Quyết định 4054/QĐ-UBND 2019 Bộ tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng 9001 2015 Gò Vấp Hồ Chí Minh

• Số hiệu: 4054/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Quận Gò Vấp
• Người ký: Đỗ Anh Khang
• Ngày ban hành: 10/10/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 4054/QĐ-UBND	Gò Vấp, ngày 10 tháng 10 năm 2019

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH BỘ TÀI LIỆU ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP NĂM 2019

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21 tháng 01 năm 2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương;

Căn cứ Quyết định số 4933/QĐ-UBND ngày 25 tháng 9 năm 2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố về việc công bố danh mục thủ tục hành chính được xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 1389/QĐ-UBND ngày 09 tháng 4 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt Kế hoạch triển khai ISO năm 2019;

Căn cứ Quyết định số 5398/QĐ-UBND ngày 10 tháng 6 năm 2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về chỉ định đại diện Lãnh đạo của Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp;

Căn cứ Quyết định số 282/QĐ-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp về ban hành Kế hoạch triển khai xây dựng, chuyển đổi áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo phiên bản Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và triển khai thực hiện ISO điện tử vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận Gò Vấp năm 2019;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ tại Tờ trình số 1336/TTr-PNV ngày 10 tháng 10 năm 2019.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Chính thức ban hành Bộ tài liệu áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp năm 2019 bao gồm: Quy chế Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 và danh mục 212 Quy trình/228 TTHC/46 lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng QLNN của 12 cơ quan chuyên môn đã tham mưu xây dựng, trình ban hành Quy trình ISO 9001:2015 (Phụ lục 1, 2).

Điều 2. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm tổ chức quán triệt, triển khai xây dựng hoàn thiện Hệ thống tài liệu theo Mô hình khung, đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và triển khai áp dụng thực tế các Quy trình ISO 9001 đã ban hành phù hợp hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại từng cơ quan chuyên môn theo quy định pháp luật hiện hành.

Điều 3. Giao Trưởng phòng Nội vụ chủ trì, phối hợp, đôn đốc các thành viên Đoàn kiểm tra, đánh giá nội bộ triển khai thực hiện tổ chức đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận năm 2019 đối với Bộ tài liệu theo Mô hình khung và Quy trình ISO 9001 các TTHC nêu tại Điều 1 của Quyết định này.

Điều 4. Giao Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận - Cán bộ đầu mối KSTTHC của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp chịu trách nhiệm chủ trì, tham mưu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp; đề xuất triển khai thực hiện ISO điện tử năm 2019, áp dụng đối với ít nhất từ 80% TTHC trở lên đã ban hành Quy trình ISO 9001 các TTHC nêu tại Điều 1 của Quyết định này.

Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký; thay thế Quyết định số 3456/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về việc ban hành Bộ tài liệu mở rộng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại UBND quận Gò Vấp năm 2018.

Điều 6. Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân 16 phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 2, 3,4, 6 (để thực hiện); - Ông Lê Thanh Liêm-PCT TT.UBND TP; (để báo cáo) - Văn phòng UBND TP: P.KSTTHC; (để báo cáo) - Sở Nội vụ: P.CCHC; (để báo cáo) - Sở KHCN: CCTCĐLCL; (để báo cáo) - Thường trực Quận ủy - HĐND quận; (để báo cáo) - UBND quận: CT và các PCT; (để báo cáo, phối hợp triển khai) - BCĐ ISO 9001 và ISO ĐT; (phối hợp triển khai) - Công ty TNHH Tư vấn quản lý IMS; (phối hợp triển khai) - Lưu: VT, PNV.CCHC-ISO (P).

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đỗ Anh Khang

QUY CHẾ

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2015
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4054/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2019 của Ủy ban nhân dân quận)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 nhằm xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để thực hiện công bố hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.

2. Quy chế này áp dụng đối với:

a) Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.

b) Các cơ quan chuyên môn liên quan thuộc Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.

c) Các cán bộ, công chức liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015.

2. Ủy ban nhân dân quận là tổ chức xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng; là Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.

3. Lãnh đạo cao nhất là Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, quy định tại điều khoản 5 của ISO 9001:2015.

4. Đại diện lãnh đạo là chức danh được Lãnh đạo cao nhất của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 của Ủy ban nhân dân quận phân công trách nhiệm và quyền hạn, quy định tại điều khoản 5.3 của ISO 9001:2015.

5. Thủ tục trong phạm vi áp dụng hoặc thủ tục hành chính hoặc hoạt động hành chính công là thủ tục hành chính trong danh mục thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực trong phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001:2015 thuộc mỗi cơ quan chuyên môn.

6. Khách hàng là tổ chức, cá nhân có yêu cầu Ủy ban nhân dân quận thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng.

7. Hệ thống quản lý chất lượng hoặc hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát Ủy ban nhân dân quận về mức độ của tập hợp các đặc tính vốn có của thủ tục trong phạm vi áp dụng đáp ứng các quy định của pháp luật và yêu cầu của khách hàng.

8. Quy chế hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 là Mô hình Hệ thống quản lý chất lượng quy định tại điều khoản 4.3 và 4.4 của ISO 9001:2015, xác định phạm vi và các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng của Ủy ban nhân dân quận.

9. Chính sách chất lượng là định hướng chung của Ủy ban nhân dân quận có liên quan đến mức độ của tập hợp các đặc tính vốn có của thủ tục trong phạm vi áp dụng đáp ứng các quy định của pháp luật và yêu cầu của khách hàng được Lãnh đạo cao nhất công bố chính thức.

10. Mục tiêu chất lượng là những điều mong muốn được cụ thể hóa, định lượng và nhất quán với chính sách chất lượng, có liên quan đến mức độ của tập hợp các đặc tính vốn có của thủ tục trong phạm vi áp dụng đáp ứng các quy định của pháp luật và yêu cầu của khách hàng, được thiết lập tại các cấp và cơ quan chuyên môn trong Ủy ban nhân dân quận.

11. Quy định về từ viết tắt:

a) BCĐ: Ban chỉ đạo Xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 của Ủy ban nhân dân quận (sau đây gọi là Ban chỉ đạo ISO)

b) CQCM: Cơ quan chuyên môn

c) CQCMHT: Các cơ quan chuyên môn hệ thống, bao gồm:

- Phòng Nội vụ quận

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận

- Phòng Tài chính - Kế hoạch

d) CQCMLV: Các cơ quan chuyên môn lĩnh vực, bao gồm:

- Phòng Nội vụ quận

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận

- Phòng Tư pháp

- Phòng Tài chính - Kế hoạch

- Phòng Tài nguyên và Môi trường

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Phòng Y tế

- Thanh tra quận

- Phòng Kinh tế

- Phòng Quản lý đô thị

- Phòng Văn hóa và Thông tin

Điều 3. Chính sách chất lượng

Toàn thể cơ quan chuyên môn, cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh cam kết cống hiến và phục vụ nhân dân một cách tận tụy, bằng tất cả tri thức và tinh thần trách nhiệm cao nhất thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000; xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng kết hợp chặt chẽ với công tác cải cách hành chính và quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với tất cả thủ tục hành chính được chuẩn hóa và công bố trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thuộc phạm vi chức năng quản lý của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận.

Hệ thống quản lý chất lượng được tuân thủ phù hợp với những yêu cầu nghiêm ngặt của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 ; được cải tiến liên tục, được công khai và công bố nhằm thực hiện các hoạt động hành chính công nêu trên đối với nhân dân đảm bảo đúng luật, đúng hạn, công khai, rõ ràng, thuận tiện.

Chương II

PHẠM VI ÁP DỤNG, NGOẠI LỆ VÀ VIỆN DẪN CÁC TÀI LIỆU DẠNG VĂN BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Điều 4. Phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng

1. Ủy ban nhân dân quận xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để đạt được các mục tiêu chất lượng nhất quán với chính sách chất lượng của Ủy ban nhân dân quận. Việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng được theo dõi và đánh giá bởi Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đồng thời được Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận công bố phù hợp và được kiểm tra, đánh giá việc công bố bởi Sở Khoa học và Công nghệ để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của pháp luật nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và ISO 9001:2015.

2. Phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 của Ủy ban nhân dân quận là tất cả thủ tục hành chính được chuẩn hóa và công bố trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thuộc phạm vi chức năng quản lý của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận.

Điều 5. Ngoại lệ của hệ thống quản lý chất lượng

1. Ủy ban nhân dân quận cam kết áp dụng tất cả các yêu cầu của ISO 9001:2015, loại trừ các yêu cầu của các điều khoản sau đây (xem như là ngoại lệ của hệ thống quản lý chất lượng):

a) Điều khoản 8.3 - Thiết kế và phát triển sản phẩm, dịch vụ

- Tất cả quy định của các thủ tục trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận trong hệ thống này đều được tuân thủ và thực hiện theo quy định (yêu cầu) của các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan;

- Nếu quy định của Ủy ban nhân dân quận có điểm khác biệt với các quy định của pháp luật hiện hành thì đó là quy định thuận lợi hơn cho khách hàng (Ví dụ như quy định tổng thời gian tối đa thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng thấp hơn thời gian quy định của văn bản quy phạm pháp luật), hoàn toàn không có các hoạt động thiết kế, ví dụ trên có thể được hiểu là hoạt động Phát triển nhưng hoạt động này tương đối đơn giản;

- Ủy ban nhân dân quận không áp dụng các yêu cầu của điều khoản này trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

b) Điều khoản 8.5.5 - Hoạt động sau giao hàng

- Ủy ban nhân dân quận không áp dụng yêu cầu “sau giao hàng” của điều khoản này trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015;

- Các quy trình kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng được kiểm soát, theo dõi và đo lường đến khi trả kết quả cho khách hàng, các hoạt động tiếp theo sau khi trả kết quả cho khách hàng - hoạt động “hậu kiểm” - là hoạt động quản lý nhà nước hiện chưa được áp dụng trong hệ thống quản lý chất lượng;

- Các hoạt động tác nghiệp cũng được kiểm soát, theo dõi và đo lường đến công đoạn cuối cùng của mỗi quy trình liên quan, những hoạt động tiếp theo cũng chưa được áp dụng trong hệ thống quản lý chất lượng.

c) Điều khoản 8.5.1.f - Xác nhận giá trị sử dụng và xác nhận lại giá trị sử dụng định kỳ của khả năng đạt được kết quả hoạch định của quá trình đối với việc sản xuất và cung cấp dịch vụ, khi kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận được bằng việc theo dõi và đo lường sau đó

- Tất cả quy định của các thủ tục trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận trong hệ thống này đều tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành; các công đoạn của các quy trình kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng và các quy trình tác nghiệp đều được thông qua, xem xét và kiểm tra xác nhận căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan;

- Việc hồ sơ nộp vào của khách hàng đầy đủ (về số lượng và nội dung) hay không để ra văn bản yêu cầu bổ túc, đủ điều kiện hay không đủ điều kiện để ra văn bản chấp thuận hoặc kết quả tương đương, văn bản không chấp thuận hoặc kết quả tương đương đều căn cứ vào các chuẩn mực theo dõi và đo lường sản phẩm (chuẩn mực chấp nhận) - các quy định của pháp luật hiện hành và quy định cụ thể hóa của Ủy ban nhân dân quận; không có công đoạn nào cần phải thực hiện việc xác nhận giá trị sử dụng của các quy trình kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng, kết quả thực hiện các quy định trên trong việc thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng đều rõ ràng và có căn cứ;

- Ủy ban nhân dân quận không áp dụng các yêu cầu của điều khoản này trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

2. Tuy hệ thống quản lý chất lượng của Ủy ban nhân dân quận có các ngoại lệ như trên nhưng Ủy ban nhân dân quận vẫn cam kết đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu luật định và chế định của Nhà nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Các ngoại lệ này không ảnh hưởng đến khả năng hay trách nhiệm của Ủy ban nhân dân quận trong việc cung cấp các hoạt động hành chính công đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu thích hợp.

Điều 6. Viện dẫn các thông tin dạng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng

Căn cứ vào bối cảnh của tổ chức (context of the organization) phân chia thành năm quá trình chủ yếu của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 là: sự lãnh đạo (leadership), hoạch định (planning), hỗ trợ (support) và thực hiện (operation), đánh giá kết quả thực hiện (performance evaluation), cải tiến (improvement), Ủy ban nhân dân quận thiết lập bốn quá trình chính (quy định tại Điều 7) bao gồm tám loại thông tin dạng văn bản được thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục như sau:

1. Quy chế hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 - điều khoản 4.3 và 4.4: bao gồm hạng mục 3, 5, 6, 7

2. Chính sách chất lượng - điều khoản 5.2

3. Quy trình quản lý rủi ro, cơ hội và xem xét của lãnh đạo (quy định tại Mục 1, Chương IV) - điều khoản 6.1 và 9.3

4. Mục tiêu chất lượng - điều khoản 6.2

5. Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản (tài liệu và hồ sơ) (quy định tại Mục 2, Chương IV) - điều khoản 7.5

6. Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục (quy định tại Mục 3, Chương IV) - điều khoản 87 và 10.2

7. Quy trình đánh giá nội bộ (quy định tại Mục 4, Chương IV) - điều khoản 9.2

8. Quy định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh, các văn bản về hỗ trợ nguồn lực, năng lực, nhận thức và trao đổi thông tin và các văn bản liên quan theo quy định của pháp luật - điều khoản 5.3, 7.1, 7.2, 7.3 và 7.4

Chương III

SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Điều 7. Sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng

STT	Quá trình chính	Điều khoản	BCĐ	CQCMHT	CQCMLV	Thông tin dạng văn bản (viện dẫn)
1	Quá trình lãnh đạo, hoạch định và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng	4.1 4.2 4.3* 4.4* 5.1 5.2* 6.1 6.2* 6.3 9.3 10.1 10.3	C	P	P	Quy chế hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 (4.3 và 4.4)*
						Chính sách chất lượng (5.2)*
						Mục tiêu chất lượng (6.2)*
						Quy trình quản lý rủi ro, cơ hội và xem xét của lãnh đạo (6.1 và 9.3)
2	Quá trình hỗ trợ và đánh giá kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng	7.5* 9.2	P	C	P	Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản (tài liệu và hồ sơ) (7.5)*
						Quy trình đánh giá nội bộ (9.2)
3	Quá trình xác định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn; hỗ trợ nguồn lực, năng lực, nhận thức và trao đổi thông tin	5.3 7.1 7.2 7.3 7.4	P	C	P	Quy định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh
						Các văn bản về hỗ trợ nguồn lực, năng lực, nhận thức và trao đổi thông tin và các văn bản liên quan theo quy định của pháp luật
4	Quá trình thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng; theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá	8.1* 8.2 8.4 8.5 8.6 8.7 9.1 10.2	P	P	C	Quy định nội dung công việc thực hiện của thủ tục trong phạm vi áp dụng (quy định tại Điều 8)*
						Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục (8.7 và 10.2)

Ghi chú : C: trách nhiệm chính

P: trách nhiệm phụ

*: thông tin dạng văn bản được duy trì theo yêu cầu của ISO 9001:2015

Bảng trên không những thể hiện sự tương tác giữa các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 mà còn thể hiện sự tương tác giữa trách nhiệm của các CQCM, thể hiện được mối quan hệ giữa các CQCM thông qua từng quá trình chính - từng hoạt động tác nghiệp chính của hệ thống quản lý chất lượng. Đó là phương pháp mô tả sự tương tác giữa các quá trình và viện dẫn hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng mà Ủy ban nhân dân quận xác định là phù hợp đến thời điểm này.

Điều 8. Quy định nội dung công việc thực hiện của thủ tục trong phạm vi áp dụng

STT	Nội dung công việc	Các thông tin dạng văn bản liên quan (viện dẫn)
1	Xác định căn cứ pháp lý của thủ tục trong phạm vi áp dụng	Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan
2	Xác định biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ của thủ tục trong phạm vi áp dụng	Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ
3	Thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng	Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ Sổ theo dõi hồ sơ
4	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá - Sự thỏa mãn của khách hàng	Phiếu khảo sát ý kiến
5	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá - Phân tích và đánh giá dữ liệu và thông tin	Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

Chương IV

DIỄN GIẢI CÁC TÀI LIỆU DẠNG VĂN BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Mục 1. QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO, CƠ HỘI VÀ XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

Điều 9. Quy trình hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

STT	Công việc	Đối tượng thực hiện	Biểu mẫu/ hồ sơ
1	Phân tích bối cảnh	Lãnh đạo cao nhất/ Đại diện lãnh đạo Ban chỉ đạo ISO	Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
2	Nhận diện, xác định rủi ro và cơ hội	Lãnh đạo cao nhất/ Đại diện lãnh đạo Ban chỉ đạo ISO Trưởng CQCM	Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
3	Đánh giá rủi ro và cơ hội	Lãnh đạo cao nhất/ Đại diện lãnh đạo Ban chỉ đạo ISO Trưởng CQCM	Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
4	Thực hiện hành động giải quyết rủi ro và cơ hội	Lãnh đạo cao nhất/ Đại diện lãnh đạo Ban chỉ đạo ISO Trưởng CQCM	Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo
5	Đánh giá hiệu lực của hành động đã giải quyết rủi ro và cơ hội	Ban chỉ đạo ISO	Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo

Điều 10. Nội dung chi tiết của quy trình hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

1. Phân tích bối cảnh nhằm cung cấp các thông tin cho việc nhận diện các rủi ro và cơ hội mà có thể ảnh hưởng đến khả năng của cơ quan trong việc đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý chất lượng. Thông tin bối cảnh của bao gồm:

- Bối cảnh bên ngoài:

■ Môi trường pháp lý bao gồm chính sách pháp luật nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan đến hoạt động của Ủy ban nhân dân quận và các lĩnh vực, quá trình nằm trong phạm vi áp dụng hệ thống.

■ Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội trong và ngoài nước, tại tỉnh, thành phố khác hoặc địa phương.

■ Sự đổi mới trong hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin, các phương pháp cải cách hành chính của các cơ quan cùng cấp ở các tỉnh, thành phố địa phương khác hoặc trong thành phố, địa phương mình.

■ Sự tác động của các nhà thầu phụ, nhà cung cấp bên ngoài.

■ Bối cảnh bên trong (nội bộ):

■ Kết quả hoạt động trong nội bộ Ủy ban nhân dân quận, có thể bao gồm: cơ cấu tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn, sự phối kết hợp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, liên phòng, bộ phận, những vấn đề bất cập nổi bật... tác động vào các quá trình, hoạt động, hiệu quả công việc.

■ Sự đầy đủ của các nguồn lực bao gồm (nhân lực, vật lực, tài lực).

■ Tình hình văn hóa công sở.

■ Tri thức của nguồn nhân lực (cán bộ, công chức, viên chức, người lao động).

■ Các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng (liên quan đến chức năng quản lý Nhà nước và cung cấp các dịch vụ hành chính công).

- Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm:

■ Các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

■ Sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, cơ quan chủ quản, chính quyền địa phương.

■ Các yêu cầu của các cơ quan phối hợp trong giải quyết công việc, giải quyết thủ tục hành chính.

■ Nhu cầu, nguyện vọng của các nhà thầu phụ, nhà cung cấp bên ngoài.

2. Nhận diện, xác định rủi ro và cơ hội:

- Nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng (tổ chức, cá nhân có nhu cầu), các bên quan tâm đến hệ thống quản lý chất lượng và quy định của pháp luật, trên cơ sở xem xét các thông tin phân tích bối cảnh, các CQCM tham mưu của Ủy ban nhân dân quận có trách nhiệm xác định các rủi ro mà có tác động bất lợi, tiêu cực, không mong muốn ảnh hưởng đến:

■ Định hướng chiến lược;

■ Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng;

■ Các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý chất lượng;

■ Sự phù hợp của kết quả hoạt động quản lý Nhà nước, hoạt động nội bộ của cơ quan;

■ Sự phù hợp của các kết quả giải quyết dịch vụ hành chính công.

- Nhận diện cơ hội là nhận diện các rủi ro mà có tác động có lợi, tích cực ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý chất lượng, sự phù hợp của các hoạt động chức năng quản lý Nhà nước, hoạt động nội bộ, dịch vụ hành chính công, nâng cao sự thỏa mãn khách hàng của Ủy ban nhân dân quận.

- Căn cứ vào bối cảnh hiện tại của Ủy ban nhân dân quận (bên trong và bên ngoài) và mức độ của các rủi ro để xác định cơ hội để đạt được mục tiêu, kết quả dự kiến.

- Kết quả nhận diện và việc mô tả rủi ro phải đảm bảo nội dung sau đây:

■ Bản chất của rủi ro;

■ Nguyên nhân và tác động tiêu cực của chúng, đối với các rủi ro có tác động tích cực có thể dẫn đến cơ hội thì ghi vào mục cơ hội;

■ Không nên mô tả như một quá trình, một biện pháp kiểm soát tiêu cực hoặc một hoạt động kiểm soát không xảy ra.

3. Đánh giá rủi ro và cơ hội:

- Đánh giá rủi ro nhằm xác lập mức độ ưu tiên giải quyết các rủi ro quan trọng và chỉ ra các cơ hội cho việc cải tiến đối với các hoạt động hiện tại. Đánh giá rủi ro giúp thấu hiểu các rủi ro cố hữu từ bối cảnh thực tế và kết nối tới các mục tiêu, các chiến lược và các quá trình của HTQLCL.

- Căn cứ từ kết quả xem xét nêu trên, tiến hành nhận định vấn đề tác động vào Ủy ban nhân dân quận, trong đó xác định ba mức độ rủi ro:

■ Thấp: mọi thứ đều ổn định, không có bất cập hoặc tác động ảnh hưởng đến CQCM. Kết luận: Không phải là rủi ro hoặc cơ hội.

■ Cao: có xuất hiện sự tích cực hoặc không tích cực có khả năng tác động đến CQCM. Kết luận: Trường hợp tích cực là cơ hội, trường hợp không tích cực là rủi ro.

■ Rất cao: có xuất hiện tác động không tích cực đáng kể, gây ảnh hưởng diện sâu, rộng và thường xuyên, tác động vào việc tuân thủ quy định pháp luật, uy tín, hình ảnh... của CQCM. Kết luận: Rủi ro và cần có hành động nhanh chóng, kịp thời.

4. Thực hiện hành động giải quyết rủi ro và cơ hội:

- Sau khi đánh giá rủi ro và cơ hội, CQCM tiến hành thiết lập kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội (đưa ra các biện pháp, đối sách phù hợp), trong đó phải làm rõ:

■ Những hành động cụ thể sẽ đưa ra để thực hiện giải quyết rủi ro và cơ hội.

■ Trách nhiệm cho từng hành động.

■ Thời gian thực hiện.

■ Kết quả dự kiến sẽ đạt được.

- Trưởng CQCM phê duyệt kế hoạch và chỉ đạo việc thực hiện tại các CQCM. Định kỳ (tối thiểu 01 năm/lần), triển khai đánh giá và xác nhận tính hiệu lực của kế hoạch. Trường hợp không đảm bảo đáp ứng, yêu cầu hành động khắc phục theo Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục.

5. Đánh giá hiệu lực của hành động đã giải quyết rủi ro và cơ hội:

- Lãnh đạo cao nhất phân công Trưởng CQCM thực hiện giám sát và báo cáo việc thực hiện các hành động xử lý rủi ro và cơ hội.

- Định kỳ theo Quy trình xem xét của lãnh đạo, Đại diện lãnh đạo xem xét các rủi ro và cơ hội đã được nhận diện, văn bản hóa các hành động làm thay đổi hiện trạng của các rủi ro và cơ hội để có các quyết sách phù hợp cho việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

- Ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm cập nhật thông tin về hoạt động giám sát, báo cáo và xem xét hiệu lực, tiến độ của các hành động xử lý rủi ro và cơ hội theo Quy trình xem xét của lãnh đạo.

Điều 11. Quy định quản lý rủi ro và cơ hội

1. Mục đích của hành động giải quyết rủi ro và cơ hội là đảm bảo khi hoạch định các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng, Ủy ban nhân dân quận xác định các rủi ro và cơ hội của mình và hoạch định các hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội. Đồng thời, ngăn ngừa sự không phù hợp, bao gồm cả đầu ra không phù hợp và xác định các cơ hội có thể nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng hay đạt được các mục tiêu chất lượng của Ủy ban nhân dân quận.

2. Khi nhận diện, xác định các rủi ro và cơ hội đối với hệ thống quản lý chất lượng, các vấn đề nội bộ và bên ngoài cũng như yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan đều được Ủy ban nhân dân quận xem xét.

- Các ví dụ về rủi ro như các quá trình, sản phẩm và dịch vụ không đáp ứng các yêu cầu hoặc Ủy ban nhân dân quận không đạt được sự thỏa mãn của tổ chức, công dân.

- Các ví dụ về cơ hội như tiềm năng nhận biết đối tượng phục vụ mới, xác định nhu cầu đối với sản phẩm hay dịch vụ mới và đưa chúng ra phục vụ tổ chức, công dân hoặc xác định nhu cầu sửa đổi hay thay thế một quá trình bằng việc đưa vào áp dụng công nghệ mới để quá trình trở nên hiệu quả hơn.

3. Chấp nhận cách tiếp cận tư duy dựa trên rủi ro, Ủy ban nhân dân quận xem xét việc áp dụng cách tiếp cận này cho các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng. Khi xác định các rủi ro và cơ hội của mình, Ủy ban nhân dân quận tập trung vào việc:

- Mang lại sự sự tin cậy về việc hệ thống quản lý chất lượng có thể đạt được các kết quả dự kiến.

- Nâng cao những tác động mong muốn và tạo ra những khả năng mới (thông qua việc cải thiện hiệu quả của các hoạt động, việc phát triển và ứng dụng công nghệ mới,...).

- Ngăn ngừa hoặc giảm bớt những tác động không mong muốn (thông qua việc giảm rủi ro hoặc hành động phòng ngừa).

- Đạt được cải tiến để đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.

4. Hành động mà Ủy ban nhân dân quận có thể để giải quyết rủi ro sẽ tùy thuộc vào bản chất của rủi ro:

- Tránh rủi ro bằng cách không tiếp tục thực hiện các quá trình mà trong đó có thể gặp phải rủi ro;

- Loại bỏ rủi ro bằng cách sử dụng các phương án để tuyển dụng, đào tạo, hỗ trợ nhân viên có ít kinh nghiệm trong Ủy ban nhân dân quận;

- Chấp nhận rủi ro để theo đuổi một cơ hội, như đầu tư vào các thiết bị mới, áp dụng công nghệ mới để việc cung cấp dịch vụ hành chính công trở nên hiệu quả hơn.

- Chia sẻ rủi ro bằng cách làm việc trực tiếp, định kỳ hoặc lấy ý kiến của tổ chức, công dân để tạo thuận lợi cho quá trình thuê bên ngoài (công ty bảo hiểm, hợp đồng nhà thầu, dịch vụ...), giải quyết thủ tục hành chính.

- Không hành động, khi Ủy ban nhân dân quận tự mình chấp nhận rủi ro, trên cơ sở tác động tiềm ẩn của rủi ro hoặc chi phí cho hành động cần thiết.

5. Việc áp dụng tư duy dựa trên rủi ro giúp Ủy ban nhân dân quận xây dựng văn hóa chủ động và phòng ngừa hướng tới việc thực hiện tốt hơn và cải tiến cách thức thực hiện công việc nói chung. Có nhiều hình thức khác nhau để có thể xem xét, xác định rủi ro và cơ hội, ví dụ: các cuộc họp về chiến lược, xem xét của lãnh đạo, đánh giá nội bộ, các hình thức họp khác nhau về chất lượng, họp thiết lập mục tiêu chất lượng, giai đoạn hoạch định việc thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và cung cấp dịch vụ hành chính công...

Điều 12. Quy trình xem xét của lãnh đạo

STT	Công việc	Đối tượng thực hiện	Biểu mẫu/ hồ sơ
1	Báo cáo tình hình hoạt động của hệ thống	Tất cả CQCM liên quan	Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
2	Chuẩn bị họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Ban Lãnh đạo	Lãnh đạo cao nhất/ Đại diện lãnh đạo Tất cả CQCM liên quan	- -
3	Tiến hành họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Ban Lãnh đạo	Đại diện lãnh đạo Tất cả CQCM liên quan	Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo
4	Thực hiện quyết định và hành động theo kết luận của cuộc họp	Tất cả CQCM liên quan	Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo
5	Theo dõi kết quả thực hiện của cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Ban Lãnh đạo	Đại diện lãnh đạo hoặc người được ủy quyền	Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo

Điều 13. Quy định xem xét của lãnh đạo

1. Lãnh đạo cao nhất tổ chức xem xét hệ thống quản lý chất lượng thông qua các cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết, định kỳ hoặc đột xuất... để đảm bảo rằng nó luôn phù hợp, thỏa đáng và có hiệu lực và phù hợp với định hướng chiến lược của Ủy ban nhân dân quận. Việc xem xét sẽ bao gồm việc đánh giá các cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả việc xem xét chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng.

2. Ủy ban nhân dân quận lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo.

3. Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng từng thời kỳ là đầu vào của cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất.

4. Mỗi năm một lần (thông thường sau đánh giá nội bộ định kỳ), Lãnh đạo cao nhất tiến hành định kỳ xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo sự thích hợp, đầy đủ, hiệu lực và cải tiến (nếu có) của hệ thống.

5. Theo yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo cao nhất, bất cứ lúc nào cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất cũng có thể được tiến hành.

6. Thư ký cuộc họp hoàn chỉnh Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo để mô tả nội dung cuộc họp dưới dạng văn bản chuyển đến tất cả CQCM liên quan sau cuộc họp để theo dõi và thực hiện quyết định của Lãnh đạo cao nhất (nếu có) một cách chính thức. Đây chính là đầu ra của cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm theo dõi việc thực hiện các quyết định của mình (đầu ra của cuộc họp).

7. Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo, và các báo cáo, biên bản khác được luân chuyển giữa Lãnh đạo cao nhất và các CQCM liên quan thể hiện việc trao đổi thông tin nội bộ về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng ngoài các phương pháp trao đổi thông tin khác.

8. Đầu vào và đầu ra của cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất thể hiện sự cam kết của lãnh đạo, hướng vào khách hàng, hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, theo dõi, đo lường các quá trình và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.

9. Các cuộc họp giao ban và bất kỳ cuộc họp nào khác (định kỳ và đột xuất) của Lãnh đạo cao nhất với nội dung liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng vẫn được xem là cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất và biên bản của các cuộc họp này (nếu có) là bằng chứng lãnh đạo xem xét hệ thống quản lý chất lượng.

10. Nội dung (đầu vào) của cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất bao gồm các nội dung như sau:

STT	Nội dung	Diễn giải
1	Các hành động tiếp theo từ các cuộc xem xét của lãnh đạo lần trước	1. Kết quả thực hiện của những công việc được giao theo quyết định, hành động cụ thể trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo lần trước. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
2	Những thay đổi trong các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng	1. Thay đổi, bổ sung quy định của luật pháp. 2. Thay đổi, bổ sung yêu cầu của khách hàng. 3. Thay đổi, bổ sung nhân sự. 4. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
3	Thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng	1. Thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm bảy nội dung cụ thể. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
3.1	Sự thỏa mãn của khách hàng và thông tin phản hồi của các bên quan tâm liên quan	1. Phản hồi của khách hàng: số lượng, phản hồi “quan trọng” và “thường xảy ra”, cách giải quyết. 2. Hành động khắc phục phát sinh sau khi đã giải quyết phản hồi của khách hàng (nếu có). 3. Kết quả theo dõi, đo lường sự thỏa mãn của khách hàng, phân tích dữ liệu về sự thỏa mãn của khách hàng, sự phù hợp với các yêu cầu về dịch vụ và nhận xét. 4. Thông tin phản hồi của các bên quan tâm liên quan. 5. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
3.2	Mức độ thực hiện các mục tiêu chất lượng	1. Kết quả thực hiện các mục tiêu chất lượng. 2. Việc xác định nguyên nhân gốc rễ, xác định hành động khắc phục và thực hiện hành động khắc phục nêu kết quả thực hiện các mục tiêu chất lượng không đạt so với mục tiêu đề ra. 3. Việc xác định nguyên nhân gốc rễ, xác định rủi ro và thực hiện hành động nếu kết quả thực hiện các mục tiêu chất lượng đạt so với mục tiêu đề ra nhưng kết quả quá thấp hoặc không ổn định (nếu có). 4. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
3.3	Kết quả thực hiện quy trình cung cấp thủ tục trong phạm vi áp dụng và sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ	1. Việc vận hành hệ thống tài liệu (khó khăn và thuận lợi). 2. Dữ liệu thống kê. 3. Những lỗi “quan trọng” khi phát sinh đầu ra không phù hợp, cách xử lý. 4. Những lỗi “thường xảy ra” khi phát sinh đầu ra không phù hợp, cách xử lý. 5. Hành động khắc phục phát sinh sau khi đã xử lý những lỗi “quan trọng” và “thường xảy ra” đó (nếu có). 6. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
3.4	Sự không phù hợp và hành động khắc phục	1. Sự không phù hợp và hành động khắc phục phát sinh từ công việc hàng ngày. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
3.5	Kết quả theo dõi và đo lường	1. Kết quả theo dõi và đo lường từ công việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
3.6	Kết quả đánh giá	1. Sự không phù hợp và hành động khắc phục phát sinh từ đánh giá (nội bộ và bên ngoài). 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
3.7	Kết quả thực hiện của nhà cung cấp bên ngoài	1. Kết quả thực hiện của nhà cung cấp bên ngoài. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
4	Sự đầy đủ của nguồn lực	1. Nhu cầu về con người. 2. Nhu cầu về cơ sở hạ tầng. 3. Nhu cầu về môi trường cho việc thực hiện quá trình. 4. Nhu cầu về nguồn lực theo dõi và đo lường. 5. Nhu cầu về tri thức. 6. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
5	Hiệu lực của hành động thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội	1. Hiệu lực của hành động thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
6	Các cơ hội cải tiến	1. Đề nghị cải tiến các quy trình (hệ thống tài liệu) và thủ tục trong phạm vi áp dụng. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).

11. Kết quả (đầu ra) của cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất bao gồm các nội dung như sau:

STT	Nội dung	Diễn giải
1	Các cơ hội cải tiến	1. Quyết định những vấn đề liên quan đến cải tiến các quy trình (hệ thống tài liệu) và thủ tục trong phạm vi áp dụng liên quan đến yêu cầu của khách hàng. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
2	Mọi nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý chất lượng	1. Quyết định những vấn đề liên quan đến mọi nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả cải tiến chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).
3	Nhu cầu về nguồn lực	1. Quyết định những vấn đề liên quan đến nguồn lực theo đề xuất của CQCM liên quan hoặc từ chính Lãnh đạo cao nhất để đạt được những yêu cầu trên. 2. Những vấn đề khác liên quan (nếu có).

12. Tất cả các nội dung và kết quả xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất nêu trên được xem xét ít nhất mỗi năm một lần.

13. Căn cứ Mục tiêu chất lượng, Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng có nội dung cơ bản dưới đây (hoặc kết hợp nội dung với các báo cáo khác).

14. Nội dung cơ bản của việc báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng như sau (những chữ in nghiêng là nội dung của báo cáo, những chữ in thường là hướng dẫn phương pháp báo cáo, nếu mục nào không phát sinh thì ghi rõ là “không phát sinh”):

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG (cột “nội dung” và “mục tiêu đề ra” sao chép từ Mục tiêu chất lượng, cột “kết quả đạt được” ghi rõ kết quả thực tế)

STT	Nội dung	Mục tiêu đề ra	Kết quả đạt được

II. VIỆC THỰC HIỆN QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG VÀ SỰ PHÙ HỢP CỦA DỊCH VỤ

1. Số liệu thống kê, tổng hợp và phân tích về hồ sơ được giải quyết của tất cả các lĩnh vực (chi tiết tại Bảng số liệu thống kê, tổng hợp và phân tích về hồ sơ được giải quyết kèm theo báo cáo này) (tách ra thành phụ lục đính kèm Báo cáo)

STT	Chỉ tiêu	Số lượng hồ sơ hàng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và năm
		1	2	3	Q1	4	5	6	Q2	6T	7	8	9	Q3	9T	10	11	12	Q4	N
1	Hồ sơ nhận kỳ này (1.1)+(1.2)+(1.3)+(1-4)
1.1	Đủ điều kiện (1.1)
1.2	Không đủ điều kiện (1.2)
1.3	Chưa đủ điều kiện (1.3)
1.4	Hồ sơ nhận kỳ này đang giải quyết (1.4)
	• Còn trong hạn
	• Đã trễ hạn
2	Hồ sơ nhận kỳ trước, hoàn tất kỳ này (2.1)+(2.2)+(2.3)
2.1	Đủ điều kiện (2.1)
2.2	Không đủ điều kiện (2.2)
2.3	Chưa đủ điều kiện (2.3)
3	Hồ sơ trễ hạn tính đến kỳ báo cáo
4	Tổng hồ sơ hoàn tất (1.1)+(1.2)+(1.3) (2.1)+(2.2)+(2.3)
4.1	Trước hạn
4.2	Đúng hạn
4.3	Trễ hạn
5	Hồ sơ hoàn tất bị lỗi (không phù hợp) (bị lỗi của (4))
5.1	Lỗi trễ hạn
5.2	Lỗi thất lạc/ hư hỏng hồ sơ
5.3	Lỗi nghiệp vụ
5.4	Lỗi khác

Hồ sơ hoàn tất được tính theo thời điểm kết quả đã được chuyển đến nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chờ khách hàng đến nhận, không tính thời điểm khách hàng nhận kết quả.

Số lượng chỉ tiêu Tổng hồ sơ hoàn tất trước hạn (4.1) cộng số lượng chỉ tiêu Tổng hồ sơ hoàn tất đúng hạn (4.2) chia cho số lượng chỉ tiêu Tổng hồ sơ hoàn tất (4) bằng kết quả thực hiện “hồ sơ được giải quyết hoàn tất đúng thời hạn”.

Số lượng chỉ tiêu Hồ sơ mới nhân và đang giải quyết (1.4), Hồ sơ nhận kỳ trước, hoàn tất kỳ này (2), Hồ sơ trễ hạn tính đến kỳ báo cáo (3) không được cộng dồn cho quý, 6 tháng, 9 tháng và năm.

Báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng, 9 tháng và năm được thực hiện chung với báo cáo tháng 3, tháng 6, tháng 9 và tháng 12.

2. Đề xuất, kiến nghị (nêu những nhận xét đối với bảng dữ liệu thống kê trên, phân tích điểm mạnh, điểm yếu (sự phù hợp với các yêu cầu về sản phẩm, đặc tính và xu hướng của các quá trình và sản phẩm))

III. PHẢN HỒI CỦA KHÁCH HÀNG (việc này được thực hiện từ việc phát, thu thập, tổng hợp - thống kê, phân tích kết quả các Phiếu câu hỏi ý kiến khách hàng)

1. Số liệu thống kê, tổng hợp và phân tích về sự hài lòng của khách hàng của các thủ tục trong phạm vi áp dụng (kết quả thống kê, tổng hợp và phân tích theo từng lĩnh vực, theo từng cơ quan chuyên môn)

2. Đề xuất, kiến nghị (nêu nhận xét, phân tích điểm mạnh, điểm yếu về sự thỏa mãn của khách hàng)

IV. TÌNH TRẠNG CỦA CÁC HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

1. Hành động khắc phục phát sinh từ kết quả đánh giá nội bộ (những điểm không phù hợp phát sinh, giải trình nguyên nhân, đề xuất phương hướng thực hiện chấn chỉnh đối với những điểm không phù hợp trong đánh giá nội bộ)

2. Hành động khắc phục phát sinh từ kết quả đánh giá của các cơ quan (những điểm không phù hợp phát sinh, giải trình nguyên nhân, đề xuất phương hướng thực hiện chấn chỉnh đối với những điểm không phù hợp trong đánh giá chứng nhận/ đánh giá giám sát)

3. Hành động khắc phục phát sinh từ kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng không đạt (giải trình nguyên nhân, đề xuất phương hướng thực hiện chấn chỉnh đối với kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng không đạt)

Hành động khắc phục phát sinh từ công việc (những vấn đề trục trặc liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng, đến công việc phát sinh đã, đang và sẽ được giải quyết)

V. CÁC ĐỀ NGHỊ CẢI TIẾN VÀ NHU CẦU VỀ NGUỒN LỰC (NHÂN LỰC, CƠ SỞ VẬT CHẤT, MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC) (nêu nhận xét, phân tích điểm mạnh, điểm yếu của việc đào tạo nguồn nhân lực về hệ thống quản lý chất lượng; đề xuất cải tiến và nhu cầu về nguồn lực để phục vụ khách hàng tốt hơn)

Điều 14. Biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ

STT	Tên biểu mẫu/ hồ sơ	Trách nhiệm lưu	Thời gian lưu tối đa
1	Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng	Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
2	Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo	Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm

Mục 2. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN (TÀI LIỆU, HỒ SƠ)

Điều 15. Quy trình

STT	Công việc	Đối tượng thực hiện	Biểu mẫu/ hồ sơ
1	Phát sinh nhu cầu soạn thảo mới hoặc điều chỉnh nội dung tài liệu	Người có nhu cầu (Tất cả CQCM liên quan)	Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu
2	Xem xét sự phù hợp của tài liệu so với yêu cầu của văn bản quy phạm pháp luật, yêu cầu của ISO 9001:2015 và yêu cầu thực tế	Phòng Nội vụ quận	Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu
3	Xem xét và phê duyệt nội dung đề nghị soạn thảo mới hoặc điều chỉnh	Đại diện lãnh đạo	Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu
4	Ban hành tài liệu mới và thu hồi tài liệu cũ (nếu có)	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	Sổ công văn Bản hiệu đính tài liệu

Điều 16. Quy định về thông tin dạng văn bản được duy trì (tài liệu)

1. Phê duyệt tài liệu về sự đầy đủ trước khi ban hành

a) Hệ thống tài liệu nội bộ là các tài liệu do Ủy ban nhân dân quận ban hành được sử dụng cho hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Hệ thống tài liệu nội bộ do các CQCM liên quan đóng góp ý kiến, Phòng Nội vụ quận biên soạn (tổng hợp), Đại diện lãnh đạo xem xét (tham mưu) bao gồm:

- Chính sách chất lượng.

- Mục tiêu chất lượng.

- Quy chế hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 (bao gồm cả nội dung chi tiết của thông tin dạng văn bản thiết lập theo yêu cầu của ISO 9001:2015 được quy định từ Mục 2 đến Mục 4, Chương IV).

- Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ áp dụng thuộc hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:

■ Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ của các tài liệu hệ thống thuộc Danh mục biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống ban hành kèm theo Quy chế này.

■ Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ của các thủ tục trong phạm vi áp dụng và biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống còn lại được cập nhật trong Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ được các CQCM biên soạn (tổng hợp) và xem xét (tham mưu).

b) Quy chế hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng được Lãnh đạo cao nhất phê duyệt; Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ được Đại diện lãnh đạo phê duyệt.

2. Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu

a) Lãnh đạo cao nhất hoặc Đại diện lãnh đạo có thẩm quyền kiểm soát và yêu cầu trực tiếp Phòng Nội vụ quận điều chỉnh hệ thống tài liệu nội bộ.

b) Khi nhận được Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu đã được Lãnh đạo cao nhất hoặc Đại diện lãnh đạo phê duyệt, nếu không chỉnh sửa trực tiếp hệ thống tài liệu nội bộ lưu trên máy vi tính, in ra, trình xem xét, phê duyệt và ban hành lại thì Bản hiệu đính tài liệu được Phòng Nội vụ quận cập nhật, trình Lãnh đạo cao nhất hoặc Đại diện lãnh đạo phê duyệt và phân phối đến tất cả CQCM liên quan. Bản hiệu đính tài liệu được xem là một phần của hệ thống tài liệu nội bộ.

c) Sau một khoảng thời gian nào đó, nếu cần thiết, căn cứ vào Bản hiệu đính tài liệu, Phòng Nội vụ quận chỉnh sửa trực tiếp hệ thống tài liệu nội bộ lưu trên máy vi tính, in ra, trình xem xét, phê duyệt và ban hành lại. Bản hiệu đính tài liệu được xóa bỏ phần nội dung đã được cập nhật và quay trở lại điểm xuất phát ban đầu.

3. Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu

a) Tình trạng thay đổi và sửa đổi hiện hành của hệ thống tài liệu nội bộ được nhận biết và thể hiện thông qua ngày ký văn bản/ hồ sơ ban hành của tài liệu đó.

b) Tất cả các tài liệu có hiệu lực thi hành sau năm ngày làm việc kể từ ngày ký văn bản/ hồ sơ ban hành, nếu không có quy định nào khác trong văn bản/ hồ sơ ban hành.

4. Đảm bảo các bản của tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng

a) Phòng Nội vụ quận giữ bản gốc và một bản chính của hệ thống tài liệu nội bộ.

b) Phòng Nội vụ quận ban hành (các) bản chính của hệ thống tài liệu nội bộ đến tất cả CQCM liên quan.

c) Bản chính của hệ thống tài liệu nội bộ phải luôn có sẵn tại nơi làm việc của các CQCM liên quan.

5. Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết

a) Bản gốc của hệ thống tài liệu nội bộ chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền và chi có bản duy nhất tại Phòng Nội vụ quận.

b) Các bản chính của hệ thống tài liệu nội bộ có chữ ký của người có thẩm quyền và được đóng dấu.

c) Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của hệ thống tài liệu nội bộ không được thực hiện theo đúng thể thức bản sao chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Đảm bảo các các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát

a) Hệ thống tài liệu có nguồn gốc bên ngoài - hệ thống tài liệu bên ngoài - là tất cả văn bản quy phạm pháp luật (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, v.v...) và các văn bản áp dụng pháp luật do các cơ quan nhà nước ban hành thể hiện dưới dạng văn bản mà Ủy ban nhân dân quận phải chịu sự điều chỉnh và bắt buộc áp dụng, những tài liệu kỹ thuật chuyên môn bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng (nếu có).

b) Ngoài ra, các văn bản quy phạm pháp luật đăng trên Công báo cũng được xem là một phần của hệ thống tài liệu bên ngoài. Việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thi hành được Ủy ban nhân dân quận nhận biết trong những trường hợp sau:

- Nếu các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật chưa/ không chính thức được ban hành đến Ủy ban nhân dân quận thì sử dụng mọi phương thức để có được văn bản đó (từ mạng internet, từ các cuộc họp tập huấn triển khai, từ các sách tổng hợp văn bản, v.v...). Các văn bản này không có đầy đủ các dấu hiệu kiểm soát như văn bản được ban hành chính thức đến Ủy ban nhân dân quận.

- Nếu các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật được ban hành chính thức đến Ủy ban nhân dân quận thì được thực hiện theo quy định về công tác văn thư (có thể được kiểm soát thông qua phần mềm tin học).

c) Các CQCM liên quan lập Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan và kèm theo tất cả các văn bản được cập nhật trong Danh mục (tối thiểu là dạng file trên máy tính) để kiểm soát hệ thống tài liệu bên ngoài.

d) Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan do Đại diện lãnh đạo phê duyệt, đảm bảo bao gồm tất cả các loại văn bản sau:

- Các văn bản quy định thành phần hồ sơ mà khách hàng cần nộp, quy định thời hạn giải quyết (tổng thời gian chuẩn).

- Các văn bản quy định phí và lệ phí mà khách hàng phải nộp (nếu có).

- Các văn bản quy định những điều kiện cụ thể để thụ lý hồ sơ, căn cứ để phát hành kết quả đến khách hàng.

e) Nếu cần thiết, Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan và văn bản kèm theo được công khai tại vị trí tiếp nhận hồ sơ để khách hàng tra cứu.

f) Khuyến khích tất cả CQCM liên quan nên lập Sổ công văn có ký giao nhận nhằm mục đích kiểm soát được sự luân chuyển của các văn bản nội bộ và bên ngoài.

7. Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào đó

a) Nếu Phòng Nội vụ quận ban hành hệ thống tài liệu nội bộ mới được chỉnh sửa từ hệ thống tài liệu cũ thì các CQCM liên quan có trách nhiệm thu hồi hệ thống tài liệu cũ để loại bỏ bằng cách gạch chéo (sử dụng mặt sau làm giấy nháp) hoặc xé bỏ hoặc hủy bằng máy hủy giấy.

b) Khi văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật được ban hành mà có ảnh hưởng đến quy trình liên quan đến các thủ tục trong phạm vi áp dụng, các CQCM phải áp dụng và thông báo cho Phòng Nội vụ quận tối đa trong thời hạn ba ngày kể từ ngày văn bản có hiệu lực thi hành để Phòng Nội vụ quận kịp thời lập Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu. Các việc tiếp theo được thực hiện như sau:

- Nếu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan được thay thế một phần bằng một văn bản mới thì cập nhật bổ sung văn bản mới vào Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan.

- Nếu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan được thay thế toàn phần bằng một văn bản mới thì cập nhật thay thế văn bản mới vào Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan (xóa văn bản cũ, thêm văn bản mới).

c) Nếu hệ thống tài liệu nội bộ và bên ngoài không còn hiệu lực nhưng cần lưu trữ để tham khảo thì Phòng Nội vụ quận và CQCM liên quan có nhu cầu lưu lại tham khảo phải sử dụng những dấu hiệu nhận biết phù hợp, tránh việc sử dụng vô tình. Hệ thống tài liệu lỗi thời này phải được tách biệt và nhận biết khác với hệ thống tài liệu hiện hành đang có hiệu lực.

Điều 17. Quy định về thông tin dạng văn bản được lưu trữ (hồ sơ)

1. Phân loại hồ sơ

a) Hồ sơ là bằng chứng khách quan phát sinh từ phiếu, bảng, biểu, sổ được sao chụp từ biểu mẫu định trước và được điền đầy đủ thông tin (viết tay hoặc đánh máy vi tính) khi vận hành các hoạt động tác nghiệp liên quan, cũng có thể phát sinh mà không theo hình thức của một biểu mẫu định trước và các hồ sơ xuất phát từ bên ngoài.

b) Hồ sơ của hệ thống quản lý chất lượng được quy định tại Điều 13 như sau:

- Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ của các tài liệu hệ thống thuộc Danh mục biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống ban hành kèm theo Quy chế này.

- Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ của các thủ tục trong phạm vi áp dụng và biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống còn lại được cập nhật trong Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ.

c) Biểu mẫu/ hồ sơ của các thủ tục trong phạm vi áp dụng được phân loại như sau:

- Hồ sơ đầu vào: thành phần hồ sơ khách hàng nộp.

- Hồ sơ giải quyết: hồ sơ phát sinh từ công đoạn tiếp nhận, công đoạn thụ lý và công đoạn phê duyệt kết quả theo thẩm quyền.

- Hồ sơ đầu ra: kết quả phát hành đến khách hàng; bao gồm kết quả đủ điều kiện, không đủ điều kiện và chưa đủ điều kiện.

d) Tùy thuộc vào tình hình thực tế của mỗi thủ tục trong phạm vi áp dụng, Danh mục hồ sơ cần nộp đảm bảo nội dung sau (không bắt buộc phải đầy đủ nội dung này, yêu cầu cơ bản là xác định rõ thành phần hồ sơ mà khách hàng cần nộp):

- Quy định thành phần hồ sơ cần nộp thông thường và các trường hợp phát sinh (tình huống), thành phần hồ sơ này phải Căn cứ vào các văn bản được cập nhật trong Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan;

- Mỗi loại hồ sơ cần nộp được xác định tên, số lượng bản chính để nộp/ đối chiếu, số lượng bản sao (công chứng, chứng thực hoặc chỉ cần sao chụp), cơ quan liên hệ và địa chỉ cụ thể (nếu có) để thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan đó trước khi tập hợp đủ hồ sơ nộp cho Ủy ban nhân dân quận.

e) Danh mục hồ sơ cần nộp được công khai tại vị trí tiếp nhận hồ sơ. Tên của Danh mục hồ sơ cần nộp có thể được đặt khác tùy thuộc vào tình hình thực tế của mỗi thủ tục trong phạm vi áp dụng; kết hợp với công khai bộ thủ tục hành chính chung.

f) Các CQCM liên quan lập Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ và kèm theo tất cả các biểu mẫu/ hồ sơ được cập nhật trong Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ để kiểm soát tất cả biểu mẫu/ hồ sơ áp dụng thuộc hệ thống quản lý chất lượng; Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ đảm bảo nội dung sau:

- Biểu mẫu/ hồ sơ của các thủ tục trong phạm vi áp dụng: hồ sơ đầu vào, hồ sơ giải quyết và hồ sơ đầu ra.

- Biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống còn lại (ngoại trừ biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống kèm theo Quy chế này).

- Bao gồm tất cả biểu mẫu/ hồ sơ được quy định theo các văn bản được cập nhật trong Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan (yêu cầu tối thiểu); tất cả biểu mẫu/ hồ sơ do CQCM liên quan tự quy định (để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, nếu cần thiết).

- Biểu mẫu/ hồ sơ là văn bản hành chính được ghi rõ là “dạng văn bản” sau tên biểu mẫu/ hồ sơ.

g) Căn cứ danh mục thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực trong phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001:2015 thuộc mỗi CQCM, các CQCM đảm bảo tổng thời gian chuẩn và thời gian chuẩn của từng công đoạn thông qua các Biểu mẫu/ hồ sơ thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng (các biểu mẫu/ hồ sơ này được cập nhật trong Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ). Sáu Biểu mẫu cần áp dụng khi thực hiện mỗi thủ tục hành chính bao gồm:

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ theo dõi hồ sơ

h) Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ là phương pháp để kiểm soát thời gian chuẩn của từng công đoạn, được xem như quy trình kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ đảm bảo các yêu cầu sau (nếu cần thiết):

- Thực hiện sau khi tiếp nhận thành phần hồ sơ mà khách hàng nộp, luân chuyển và luôn được lưu kèm theo hồ sơ lưu của thủ tục trong phạm vi áp dụng.

- Tổng thời gian chuẩn được quy định trong Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ là tổng thời gian tối đa, không được vượt quá quy định của văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

- Một thủ tục trong phạm vi áp dụng có thể được thể hiện thông qua một hoặc nhiều Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, một Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ có thể bao gồm một hoặc nhiều thủ tục trong phạm vi áp dụng; việc phân chia này tùy thuộc vào tổng thời gian chuẩn, sự phân chia công đoạn của quy trình.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ phân chia tổng thời gian chuẩn thành thời gian chuẩn của từng công đoạn - mỗi công đoạn được đánh số thứ tự.

- Trong Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, việc ký giao nhận là yêu cầu bắt buộc phải quy định khi xác nhận sự chuyển giao từ công đoạn này sang công đoạn sau.

i) Quy định về thời hạn giải quyết (tổng thời gian chuẩn):

- Ngày được hiểu là ngày làm việc; các ngày nghỉ theo quy định của nhà nước không phải là ngày làm việc (ngoại trừ trường hợp văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể là tính tất cả mọi ngày).

- Thời hạn bắt đầu tại thời điểm phát sinh sự kiện của ngày đầu tiên của thời hạn - nghĩa là ngày nhận hồ sơ của khách hàng được tính là ngày thứ nhất, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì ngày hôm sau được tính là ngày thứ nhất.

- Thời hạn kết thúc tại thời điểm kết thúc ngày cuối cùng của thời hạn - nghĩa là ngày hoàn tất kết quả là ngày cuối cùng, ngày hẹn trả kết quả là ngày hôm sau của ngày cuối cùng; nếu ngày hẹn trả kết quả là ngày cuối cùng thì giờ hoàn tất kết quả phải trước giờ hẹn trả kết quả.

2. Quy định về kiểm soát hồ sơ

a) Tất cả hồ sơ được nhận biết, truy cập theo phần Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ.

b) Tất cả hồ sơ do CQCM liên quan lưu trữ được xác định thời gian lưu tối đa cũng theo Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ.

c) Thời gian lưu tối đa là thời gian lưu trữ tối đa trước khi chuyển khu vực lưu trữ (kho lưu trữ - nếu có), thời gian lưu trữ tại khu vực lưu trữ tuân theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan.

d) Sau khi hết thời gian lưu tối đa, các CQCM liên quan chuyển toàn bộ hồ sơ đến khu vực lưu trữ hồ sơ (nếu có khu vực lưu trữ) để lưu trữ theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan đối với từng loại hồ sơ. Nếu không xác định được thời gian lưu trữ thì tùy theo tính chất quan trọng và giá trị hiệu lực của hồ sơ mà ấn định thời gian lưu hoặc lưu vô thời hạn cho đến khi có văn bản chính thức quy định về lưu trữ của cấp có thẩm quyền.

e) Khu vực lưu trữ hồ sơ luôn sạch sẽ, ngăn nắp, thông thoáng và không bị ẩm mốc để không xảy ra tình trạng thiếu kiểm soát, hư hỏng, nhàu nát, ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, tài liệu.

f) Tất cả các hồ sơ khi hết hạn lưu trữ đều được tập hợp ở khu vực riêng biệt, dễ nhận biết để chờ hủy bỏ và tiến hành thủ tục hủy hồ sơ theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan.

g) Các hồ sơ được lưu trữ để phục vụ cho việc kiểm soát các hoạt động tác nghiệp của các CQCM liên quan và cũng là bằng chứng của việc vận hành các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng, cần rõ ràng, dễ nhận biết và dễ truy cập.

h) Bên cạnh đó, các hồ sơ cũng phải được nhận biết, bảo quản, bảo vệ, truy cập, lưu trữ và hủy bỏ sao cho đảm bảo được tính bảo mật của các hoạt động tác nghiệp liên quan.

i) Chỉ có người có thẩm quyền liên quan mới được phép tiếp cận hoặc sử dụng các dữ liệu trên các hồ sơ; những người khác, đặc biệt là người ngoài cơ quan muốn tiếp cận hoặc sử dụng phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cao nhất bằng văn bản.

j) Các chuyên gia đánh giá (nội bộ và bên ngoài) có thẩm quyền tiếp cận các hồ sơ trong khi tiến hành đánh giá khi được phân công theo Kế hoạch đánh giá nội bộ của Quy trình đánh giá nội bộ và kiểm tra quá trình cung cấp dịch vụ hoặc chương trình đánh giá của bên ngoài và cam kết bảo mật đối với việc tiếp cận hồ sơ này (chỉ xem xét hồ sơ trong lúc đánh giá, không sao chụp hồ sơ).

Điều 18. Biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ

STT	Tên biểu mẫu/ hồ sơ	Trách nhiệm lưu	Thời gian lưu tối đa
1	Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
2	Bản hiệu đính tài liệu	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	Cho đến khi được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
3	Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	Cho đến khi được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
4	Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	Cho đến khi được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)

Mục 3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

Điều 19. Quy trình kiểm soát đầu ra không phù hợp

STT	Công việc	Đối tượng thực hiện	Biểu mẫu/ hồ sơ
1	Phát hiện đầu ra không phù hợp	Người phát hiện	- -
2	Ghi nhận đầu ra không phù hợp	Người phát hiện	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
3	Xác định sự khắc phục cần thiết để xử lý đầu ra không phù hợp, loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện	CQCM liên quan	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
4	Thực hiện sự khắc phục	CQCM liên quan	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Điều 20. Quy định kiểm soát đầu ra không phù hợp

1. Đối với thủ tục trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận, không có sự phân biệt rõ ràng giữa sản phẩm/ dịch vụ không phù hợp (đầu ra không phù hợp) và những sự không phù hợp phát sinh từ việc theo dõi, đo lường quá trình kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng.

2. Như vậy, dịch vụ không phù hợp là những sự không phù hợp (lỗi) phát sinh từ việc theo dõi, đo lường quá trình kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng, từ đánh giá nội bộ, từ kiểm tra nội bộ hoặc từ phản hồi của khách hàng; được phân loại như sau:

a) Lỗi trễ hạn: trễ hạn công đoạn so với thời gian công đoạn (nếu có quy định) hoặc trễ hạn so với tổng thời gian chuẩn (tối đa) quy định trong Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ hoặc trong quy trình tương đương.

b) Lỗi thất lạc/ hư hỏng hồ sơ: thất lạc/ hư hỏng hồ sơ mà không khắc phục được, bao gồm hồ sơ đầu vào (thành phần hồ sơ khách hàng nộp), hồ sơ giải quyết (hồ sơ phát sinh từ công đoạn tiếp nhận, công đoạn thụ lý và công đoạn phê duyệt kết quả theo thẩm quyền) và hồ sơ đầu ra (kết quả phát hành đến khách hàng).

c) Lỗi nghiệp vụ: soạn thảo các hồ sơ phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ, các hồ sơ đầu ra (kết quả) theo thủ tục trong phạm vi áp dụng không đầy đủ, không chính xác, có thiếu sót, có sai sót, chưa phù hợp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

d) Lỗi khác: những lỗi không phải là các lỗi trên và các lỗi phát sinh từ việc khách hàng nhận và phát hiện (kết quả) có sai sót (nếu có), nghĩa là sản phẩm không phù hợp được phát hiện sau khi trả kết quả hoặc đã bắt đầu sử dụng.

3. Khi ghi nhận những lỗi phát sinh như trên vào phần Ghi chú của Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, CQCM liên quan ghi nhận bản chất sự không phù hợp, nghĩa là ghi cụ thể thực tế phát sinh lỗi như thế nào.

4. Việc xử lý những lỗi phát sinh như trên được ghi nhận vào phần Ghi chú của Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, nghĩa là ghi nhận cụ thể hành động thực tế theo một trong những cách như sau (sự khắc phục - correction):

a) Lỗi trễ hạn: công việc của công đoạn sau được thực hiện để đáp ứng quy định về thời gian công đoạn và tổng thời gian chuẩn cho công đoạn trễ hạn trước đó.

b) Lỗi thất lạc/ hư hỏng hồ sơ: tìm hoặc khôi phục hồ sơ, nếu hồ sơ phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ/ hồ sơ (kết quả) không tìm thấy hoặc khôi phục được thì làm lại, nếu hồ sơ nộp vào của khách hàng không tìm thấy hoặc khôi phục được thì ra văn bản thông báo về việc thất lạc/ hư hỏng hồ sơ chuyển đến khách hàng và Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng bắt buộc phải đề cập nội dung này.

c) Lỗi nghiệp vụ: chỉnh sửa/ bổ sung/ làm lại đối với các hồ sơ phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ, các hồ sơ đầu ra (kết quả) theo thủ tục trong phạm vi áp dụng không đầy đủ, chính xác, có thiếu sót, sai sót, chưa phù hợp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

d) Lỗi khác: xử lý bản chất của sự không phù hợp đối với từng trường hợp cụ thể.

5. Trường hợp Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được sử dụng cùng với việc áp dụng công nghệ thông tin hoặc áp dụng các phương pháp khác để kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng, việc xác định bản chất và xử lý sự không phù hợp (lỗi) do CQCM chứng minh bằng các văn bản/ hồ sơ liên quan.

6. Khi những sự không phù hợp như trên phát sinh từ đánh giá nội bộ, từ kiểm tra nội bộ thì việc xử lý được thực hiện theo Quy trình đánh giá nội bộ.

7. Sau đó, nếu cần thiết thì người xử lý đề nghị thực hiện hành động khắc phục (corrective action) để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp đã được phát hiện và tránh tái diễn sự không phù hợp theo Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục, ghi nhận vào Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục (chọn ô dịch vụ không phù hợp). Hành động khắc phục thông thường nhất là cấp trên tiến hành nhắc nhở, chấn chỉnh, tập huấn, đào tạo lại hoặc phê bình người gây ra sự không phù hợp hoặc người gây ra sự không phù hợp tự phê bình, rút kinh nghiệm trong công việc.

8. Việc tổng hợp về sự phù hợp của dịch vụ được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện trong Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo.

Điều 21. Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục

STT	Công việc	Đối tượng thực hiện	Biểu mẫu/ hồ sơ
1	Phát hiện sự không phù hợp	Người phát hiện	- -
2	Ghi nhận sự không phù hợp	Người phát hiện	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục
3	Chuyển đến Phòng Nội vụ quận	Người phát hiện Phòng Nội vụ quận	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục Sổ theo dõi hành động khắc phục
4	Chuyển đến CQCM liên quan phát sinh sự không phù hợp	Phòng Nội vụ quận CQCM liên quan phát sinh sự không phù hợp	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục Sổ theo dõi hành động khắc phục
5	Xác định nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp	CQCM liên quan phát sinh sự không phù hợp	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục
6	Xác định hành động khắc phục cần thiết để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ và tránh tái diễn sự không phù hợp	CQCM liên quan phát sinh sự không phù hợp	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục
7	Trình Đại diện lãnh đạo cho ý kiến (nếu có)	Đại diện lãnh đạo CQCM liên quan phát sinh sự không phù hợp	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục
8	Thực hiện hành động khắc phục và lưu hồ sơ (nếu có)	CQCM liên quan phát sinh sự không phù hợp	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục
9	Kiểm chứng hành động khắc phục đã thực hiện	Người phát hiện Phòng Nội vụ quận	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục
10	Chuyển đến Phòng Nội vụ quận	Người phát hiện Phòng Nội vụ quận	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục Sổ theo dõi hành động khắc phục

Điều 22. Quy định kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục

1. Hành động khắc phục bắt nguồn từ:

a) Phản hồi của khách hàng/ thăm dò sự thỏa mãn của khách hàng bằng Phiếu khảo sát ý kiến (hoặc phần mềm thiết kế riêng): sau khi đã giải quyết phản hồi của khách hàng, nếu cần thiết các CQCM liên quan đều có thể đề nghị thực hiện hành động khắc phục;

b) Đầu ra không phù hợp: sau khi đã xử lý đầu ra không phù hợp, nếu cần thiết các CQCM liên quan đều có thể đề nghị thực hiện hành động khắc phục;

c) Đánh giá nội bộ: các NC chính/ nặng/ lớn hoặc phụ/ nhẹ/ nhỏ được phát hiện trong những lần đánh giá nội bộ đều được thực hiện hành động khắc phục;

d) Theo dõi các quá trình trong hệ thống: bất cứ khi nào phát hiện sự không phù hợp trong khi vận hành các hoạt động tác nghiệp theo tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng, nếu cần thiết các CQCM liên quan đều có thể đề nghị thực hiện hành động khắc phục;

e) Đo lường các quá trình trong hệ thống: kết quả của việc phân tích dữ liệu không đạt (bao gồm kết quả thực hiện không đạt so với mục tiêu chất lượng, kết quả thực hiện không đạt so với kế hoạch đề ra), các CQCM liên quan đều phải đề nghị thực hiện hành động khắc phục.

2. Sổ theo dõi hành động khắc phục được Phòng Nội vụ quận kiểm soát để theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục khi có đề nghị phát sinh từ CQCM liên quan này sang CQCM liên quan khác.

3. Hành động khắc phục được thể hiện qua việc ghi nhận Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục hoặc Bảng tổng hợp hành động khắc phục hoặc còn được thể hiện qua các văn bản khác liên quan (tổng hợp, báo cáo, biên bản họp).

4. Việc tổng hợp hành động khắc phục được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện trong Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo.

Điều 23. Biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ

STT	Tên biểu mẫu/ hồ sơ	Trách nhiệm lưu	Thời gian lưu tối đa
1	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
2	Sổ theo dõi hành động khắc phục	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
3	Phiếu khảo sát ý kiến	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm

Mục 4. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

Điều 24. Quy trình

STT	Công việc	Đối tượng thực hiện	Biểu mẫu/ hồ sơ
1	Lập Kế hoạch đánh giá nội bộ	Phòng Nội vụ quận	Kế hoạch đánh giá nội bộ
2	Thực hiện đánh giá nội bộ và ghi nhận các NC phát sinh (nếu có)	Bên đánh giá	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục Bảng tổng hợp hành động khắc phục
3	Xác định nguyên nhân gốc rễ của các NC phát sinh (nếu có) để tránh tái diễn NC	Bên được đánh giá	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục Bảng tổng hợp hành động khắc phục
4	Xác định và thực hiện hành động khắc phục đối với các NC phát sinh (nếu có)	Bên được đánh giá	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục Bảng tổng hợp hành động khắc phục
5	Kiểm chứng việc xác định nguyên nhân gốc rễ, việc xác định và thực hiện hành động khắc phục đối với các NC phát sinh (nếu có)	Bên đánh giá Phòng Nội vụ quận	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục Bảng tổng hợp hành động khắc phục
6	Sơ kết/ tổng kết (các) Kế hoạch đánh giá nội bộ	Phòng Nội vụ quận	Báo cáo đánh giá nội bộ

Điều 25. Quy định

1. Đánh giá nội bộ là hoạt động được thực hiện nhằm mục đích xác định xem hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với các yêu cầu luật định, chế định, các yêu cầu của ISO 9001:2015 và các yêu cầu của Ủy ban nhân dân quận, xác định việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực và được duy trì.

2. Kiểm tra là hoạt động để tăng cường hiệu lực quản lý hành chính nhà nước, bao gồm hai hình thức: Ủy ban nhân dân quận tự kiểm tra (kiểm tra nội bộ) và kiểm tra của cấp trên có thẩm quyền.

3. Ủy ban nhân dân quận tự kiểm tra được hiểu là việc thực hiện theo dõi và đo lường thủ tục trong phạm vi áp dụng (sản phẩm) cũng như quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân quận.

4. Chuẩn mực chấp nhận - chuẩn mực theo dõi và đo lường của thủ tục trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận chính là các hệ thống tài liệu bên ngoài (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật) và hệ thống tài liệu nội bộ phù hợp với ISO 9001:2015.

5. Điểm tìm thấy (findings) trong đánh giá nội bộ bao gồm điểm không phù hợp (NC) và điểm nhận xét/ lưu ý/ nhắc nhở (observation).

a) NC - non-conformity bao gồm 02 mức độ:

- NC phụ/ nhẹ/ nhỏ - minor NC: quy định và thực hiện các yêu cầu của hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng chưa phù hợp, chưa đầy đủ và chưa chính xác, thiếu sót, sai sót.

- NC chính/ nặng/ lớn - major NC: hoàn toàn không thỏa mãn và/ hoặc không đề cập đến một điều khoản trong ISO 9001:2015 mà Ủy ban nhân dân quận cần phải tuân thủ và đáp ứng (ngoại trừ trường hợp ngoại lệ trong điều khoản 1.2 mà ISO 9001:2015 cho phép); quy định và thực hiện các yêu cầu của hệ thống tài liệu hoàn toàn không phù hợp với yêu cầu luật định, chế định liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng trong phạm vi áp dụng; nhiều điểm không phù hợp phụ/ nhẹ/ nhỏ được phát hiện xuyên suốt, rải rác trong hệ thống quản lý chất lượng và có tính chất lặp lại mang tính hệ thống.

b) Điểm nhận xét/ lưu ý/ nhắc nhở (observation) là những điểm chưa đủ bằng chứng để kết luận là NC phụ/ nhẹ/ nhỏ, cần phải thu thập thêm thông tin để kiểm tra xác nhận; những điểm mang tính góp ý, xây dựng nhằm mục đích cải tiến (nếu tiến hành thực hiện hành động khắc phục đối với điểm nhận xét/ lưu ý thì sẽ mang lại giá trị tốt hơn cho hệ thống quản lý chất lượng).

6. Thông qua Kế hoạch đánh giá nội bộ, Ủy ban nhân dân quận tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ ít nhất một lần hàng năm (tần suất đánh giá) sao cho tất cả các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng và tất cả các điều khoản của ISO 9001:2015 được rà soát việc vận hành hàng năm.

7. Bên cạnh đó, Kế hoạch đánh giá nội bộ được Phòng Nội vụ quận hoạch định có cân nhắc đến tình trạng và tầm quan trọng của các quá trình và công việc của các CQCM liên quan được đánh giá cũng như kết quả của các cuộc đánh giá trước đó.

8. Chuẩn mực, phạm vi, phương pháp và kỹ thuật đánh giá được đề cập đầy đủ trong Kế hoạch đánh giá nội bộ. Việc lựa chọn các chuyên gia đánh giá nội bộ và tiến hành đánh giá phải đảm bảo tính khách quan và vô tư của quá trình đánh giá. Các chuyên gia đánh giá không được đánh giá công việc của mình.

9. Nếu là đánh giá nội bộ định kỳ thì Kế hoạch đánh giá nội bộ được gửi đến các CQCM liên quan trước tối thiểu hai ngày làm việc.

10. Nếu Lãnh đạo cao nhất yêu cầu đánh giá nội bộ đột xuất thì Kế hoạch đánh giá nội bộ được gửi đến các CQCM liên quan trước tối thiểu một ngày làm việc.

11. Khi tiến hành đánh giá nội bộ, tùy theo quyết định của trưởng đoàn đánh giá, nếu phát sinh NC thì đánh giá viên nội bộ viết tay vào Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục hoặc đánh máy vi tính vào Bảng tổng hợp hành động khắc phục (mỗi hàng của Bảng tổng hợp hành động khắc phục tương ứng với một Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục) chuyển đến bên được đánh giá trong cuộc họp bế mạc; bên được đánh giá cũng ấn định ngày dự kiến hoàn tất hành động khắc phục trong cuộc họp này.

12. Bên được đánh giá tiến hành xác định nguyên nhân gốc rễ, xác định hành động khắc phục cần thiết bằng cách viết tay vào Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục hoặc Bảng tổng hợp hành động khắc phục, tiếp theo là thực hiện những hành động đã xác định.

13. Sau thời hạn dự kiến hoàn tất hành động khắc phục, bên đánh giá tiến hành kiểm chứng, viết tay vào Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục hoặc Bảng tổng hợp hành động khắc phục, thu hồi hồ sơ đã hoàn tất này chuyển đến Phòng Nội vụ quận.

14. Hồ sơ đã hoàn tất của Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục và Bảng tổng hợp hành động khắc phục phát sinh từ đánh giá nội bộ do Phòng Nội vụ quận lưu trữ bản chính và sao chụp một bản sao cho bên được đánh giá lưu trữ.

15. Phòng Nội vụ quận tổng hợp thống kê các NC của đánh giá nội bộ và bản chất của các NC quan trọng (nếu cần thiết) và phân tích điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống quản lý chất lượng bằng Báo cáo đánh giá nội bộ sau khi kết thúc đánh giá nội bộ và chuyển đến Lãnh đạo cao nhất.

16. Việc sơ kết/ tổng kết các Kế hoạch đánh giá nội bộ được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện trong Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo.

Điều 26. Biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ

STT	Tên biểu mẫu/ hồ sơ	Trách nhiệm lưu	Thời gian lưu tối đa
1	Kế hoạch đánh giá nội bộ	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
2	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
3	Bảng tổng hợp hành động khắc phục	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
4	Báo cáo đánh giá nội bộ	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 27. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 10 năm 2019.

2. Những quy định trước đây không còn phù hợp với Quy chế này đều được thay thế.

Điều 28. Trách nhiệm thực hiện

Các CQCM, cán bộ, công chức thuộc Ủy ban nhân dân quận, các đối tượng áp dụng của Quy chế và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

PHỤ LỤC 1

DANH MỤC TTHC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QLNN CỦA 12 CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND QUẬN TRIỂN KHAI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP NĂM 2019
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4054/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp)

A. Danh mục TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận (đã được Chủ tịch UBND TP công bố, chuẩn hóa TTHC theo ngành, lĩnh vực QLNN):

TÊN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH				QĐ ban hành Quy trinh ISO 9001:2015
1. VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN (01 Quy trình/01 TTHC/01 lĩnh vực)
I. Lĩnh vực tiếp công dân: 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 1754/QĐ-UBND ngày 08/5/2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Thanh tra Thành phố (mục I, phần B)
1.		Thủ tục tiếp công dân		3870/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
Tổng cộng: VP xây dựng 01 Quy trình/01 TTHC/01 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%)
2. THANH TRA QUẬN (02 Quy trình/02 TTHC/01 lĩnh vực)
II. Lĩnh vực Khiếu nại: 02 Quy trình/02 TTHC - Quyết định số 1754/QĐ-UBND ngày 08/5/2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Thanh tra Thành phố (mục II, phần B).
2.		Thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu (đối với khiếu nại thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận)		3864/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
3.		Thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai (đối với khiếu nại thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận)
Tổng cộng: Thanh tra xây dựng 02 Quy trình/02 TTHC/01 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%)
3. PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG (03 Quy trình/03 TTHC/02 lĩnh vực)
III. Lĩnh vực Đất đai: 02 Quy trình/02 TTHC - Quyết định số 1774/QĐ-UBND ngày 02/5/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC lĩnh vực đất đai được chuẩn hóa thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường tại Thành phố Hồ Chí Minh (mục I, phần A);
4.		Thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất phải được phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hộ gia đình, cá nhân.		3863/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
5.		Thủ tục giao đất, cho thuê đất cho hộ gia đình, cá nhân; giao đất cho cộng đồng dân cư đối với trường hợp giao đất, cho thuê đất không thông qua hình thức đấu giá quyền sử dụng đất trên địa bàn quận Gò vấp
IV. Lĩnh vực Giải quyết tranh chấp đất đai: 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 4108/QĐ-UBND ngày 30/9/2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường tại Thành phố Hồ Chí Minh (phần A2).
6.		Giải quyết tranh chấp đất đai thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận		3863/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
Tổng cộng: P.TNMT xây dựng 03 Quy trình/03 TTHC/02 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%)
4. PHÒNG Y TẾ (03 Quy trình/09 TTHC/03 lĩnh vực)
V. Lĩnh vực Khám bệnh, chữa bệnh (QLNN ngành Y tế - Chữ thập đỏ): 03 Quy trình /03 TTHC - Quyết định số 3758/QĐ-UBND ngày 2/7/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Y tế được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (điểm 17, 18, 19, muc I, phần A):
7.		Thủ tục cấp Giấy phép hoạt động đối với trạm, điểm sơ cấp cứu Chữ thập đỏ		3865/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
8.		Thủ tục cấp lại Giấy phép hoạt động đối với trạm, điểm sơ cấp cứu Chữ thập đỏ khi thay đổi địa điểm
9.		Thủ tục cấp lại Giấy phép hoạt động đối với trạm, điểm sơ cấp cứu Chữ thập đỏ trong trường hợp GP hoạt động mất, hỏng, rách
* Ghi chú: Phòng Y tế - lĩnh vực “An toàn thực phẩm”, không xây dựng Quy trình ISO 9001 đối với 09 TTHC trong năm 2019; cụ thể gồm: 1. Căn cứ Quyết định số 3758/QĐ-UBND ngày 2/7/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Y tế áp dụng tại UBND quận - huyện trên địa bàn TPHCM (phần B) gồm có 03 TTHC: + Thủ tục cấp mới Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống - Hiện không còn phù hợp; + Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống - Hiện không còn phù hợp; + Thủ tục Cấp Giấy xác nhận kiến thức về an toàn thực phẩm đối với tổ chức và cá nhân theo Thông tư số 47/2014/TT-BYT - Hiện không còn phù hợp. 2. Quyết định số 5595/QĐ-UBND ngày 25/10/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Công Thương (mục III, phần B) gồm có 03 TTHC: + Thủ tục cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở sản xuất thực phẩm nhỏ lẻ (Trường hợp cấp lại do cơ sở thay đổi vị trí địa lý của địa điểm sản xuất, thay đổi bổ sung quy trình sản xuất và khi Giấy chứng nhận hết hiệu lực) - Hiện không còn phù hợp; + Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở sản xuất thực phẩm (trường hợp bị mất, bị tiêu hủy toàn bộ hoặc một phần, bị rách, nát hoặc bị cháy hoặc do cơ sở có thay đổi tên cơ sở, chủ cơ sở hoặc người được ủy quyền, địa chỉ nhưng không thay đổi toàn bộ quy trình sản xuất) - Hiện không còn phù hợp; + Thủ tục kiểm tra và cấp Giấy xác nhận kiến thực về an toàn thực phẩm cho tổ chức và cá nhân thuộc thẩm quyền cấp của Ủy ban nhân dân quận/huyện - Hiện không còn phù hợp. + Tổng cộng: PYT xây dựng 03 Quy trình/09 TTHC/03 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 33,33%).
5. PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ (17 Quy trình/17 TTHC/05 lĩnh vực)
VI. Lĩnh vực cấp Giấy phép xây dựng: 09 Quy trình/09 TTHC - Quyết định số 6070/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi, bổ sung, thay thế thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Xây dựng (mục I, II và III, phần B):
10.		Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng có thời hạn đối với công trình (các công trình không theo tuyến còn lại không thuộc thẩm quyền của Bộ Xây dựng, Sở Xây dựng, Ban Quản lý đầu tư và xây dựng Khu đô thị mới Nam Thành phố, Ban Quản lý Đầu tư - Xây dựng Khu đô thị mới Thủ Thiêm, Ban Quản lý Đầu tư - Xây dựng Khu đô thị Tây Bắc Thành phố; Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, Ban Quản lý Khu Công nghệ cao Thành phố Hồ Chí Minh; công trình tín ngưỡng; công trình quảng cáo và công trình hạ tầng kỹ thuật viễn thông thụ động)		3866/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
11.		Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng có thời hạn đối với nhà ở riêng lẻ
12.		Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng đối với nhà ở riêng lẻ
13.		Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng đối với trường hợp sửa chữa, cải tạo
14.		Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng đối với trường hợp di dời
15.		Thủ tục điều chỉnh Giấy phép xây dựng		3866/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
16.		Thủ tục gia hạn Giấy phép xây dựng
17.		Thủ tục cấp lại Giấy phép xây dựng
18.		Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng đối với trường hợp xây dựng mới công trình (công trình không theo tuyến; công trình theo tuyến trong đô thị; công trình tín ngưỡng; công trình quảng cáo và công trình hạ tầng kỹ thuật viễn thông thụ động)
VII. Lĩnh vực Nhà ở: 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 3493/QĐ-UBND ngày 05/7/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Xây dựng được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (phần C):
19.		Thủ tục thuê nhà ở công vụ thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân quận - huyện		3866/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
VIII. Lĩnh vực Đường bộ: 04 Quy trình/04 TTHC - Quyết định số 453/QĐ-UBND ngày 31/1/2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC đặc thù trong lĩnh vực đường bộ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giao thông vận tải được chuẩn hóa tại TPHCM (phần C):
20.		Chấp thuận xây dựng công trình thiết yếu trong phạm vi bảo vệ kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ		3866/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
21.		Gia hạn chấp thuận xây dựng công trình thiết yếu trong phạm vi bảo vệ kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ
22.		Cấp giấy phép thi công xây dựng công trình thiết yếu trong phạm vi bảo vệ kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ
23.		Chấp thuận xây dựng cùng thời điểm với cấp phép thi công xây dựng công trình thiết yếu trong phạm vi bảo vệ kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ
IX. Lĩnh vực Hạ tầng kỹ thuật đô thị (QNNN về GT Đường bộ) 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 4014/QĐ-UBND ngày 15/8/2015 của Chủ tịch UBND Thành phố phê duyệt Danh mục TTHC đặc thù được chuẩn hóa tại TPHCM (mục II, phần B).
24.		Thủ tục cấp Giấy phép sử dụng tạm thời một phần vỉa hè (thực hiện theo Điều 7 Quyết định số 74/2008/QĐ-UBND ngày 23/10/2008 của UBND Thành phố ban hành Quy định về quản lý và sử dụng lòng đường vỉa hè trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh)		3866/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
X. Lĩnh vực quản lý đầu tư công: 03 Quy trình/03 TTHC - Quyết định số 5543/QĐ-UBND ngày 04/12/2018 của UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư (mục I, phần 2).
25.		Thủ tục thẩm định và quyết định đầu tư dự án có cấu phần xây dựng nhóm C được phân cấp cho Ủy ban nhân dân quận - huyện quyết định đầu tư		3866/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
26.		Thủ tục thẩm định và quyết định đầu tư dự án không có cấu phần xây dựng nhóm C được phân cấp cho Ủy ban nhân dân quận - huyện quyết định đầu tư
Tổng cộng: P.QLĐT xây dựng 17 Quy trình/17 TTHC/05 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%)
6. PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI (14 Quy trình/14 TTHC/04 lĩnh vực)
XI. Lĩnh vực Bảo vệ chăm sóc trẻ em: 02 Quy trình/02 TTHC - Quyết định số 2375/QĐ-UBND ngày 04/6/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố Danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (mục I phần A3):
27.		Chấm dứt việc chăm sóc thay thế cho trẻ em		2145/QĐ-UBND ngày 22/8/2019
28.		Chuyển trẻ em đang được chăm sóc thay thế tại cơ sở trợ giúp xã hội đến cá nhân, gia đình nhận chăm sóc thay thế
XII. Lĩnh vực Bảo trợ xã hội: 07 Quy trình/07 TTHC - Quyết định số 5287/QĐ-UBND ngày 10/10/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (STT 10, mục I, phần C); - Quyết định số 2375/QĐ-UBND ngày 04/6/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố Danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (mục II, phần A3); - Quyết định số 1752/QĐ-UBND ngày 08/5/2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố Danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (mục II, phần A3).
29.		Thành lập cơ sở trợ giúp xã hội công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân quận (thuộc phạm vi chức năng do PLĐTBXH tham mưu xây dựng, góp ý dự thảo Đề án, hoàn thiện hồ sơ, tài liệu chuyên môn)		2145/QĐ-UBND ngày 22/8/2019
30.		Tổ chức lại, giải thể cơ sở trợ giúp xã hội công lập thuộc UBND quận (thuộc phạm vi chức năng do PLĐTBXH tham mưu xây dựng, góp ý dự thảo Đề án, hoàn thiện hồ sơ và các tài liệu chuyên môn)
31.		Đăng ký thành lập, đăng ký thay đổi nội dung hoặc cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thành lập cơ sở trợ giúp xã hội ngoài công lập thuộc thẩm quyền giải quyết của Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
32.		Cấp giấy phép hoạt động đối với cơ sở trợ giúp xã hội thuộc thẩm quyền của Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
33.		Giải thể cơ sở trợ giúp xã hội ngoài công lập thuộc thẩm quyền thành lập của Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
34.		Cấp lại, điều chỉnh giấy phép hoạt động đối với cơ sở trợ giúp xã hội có giấy phép hoạt động do Phòng LĐTBXH cấp
35.		Trợ giúp xã hội đột xuất đối với người bị thương nặng ngoài nơi cư trú mà không có người thân thích chăm sóc
XIII. Lĩnh vực Chính sách có công: 04 Quy trình/04 TTHC - Quyết định số 290/QĐ-UBND ngày 19/01/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý và giải quyết của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (phần B):
36.		Thủ tục cấp giấy giới thiệu đi thăm viếng mộ liệt sĩ và hỗ trợ thăm viếng mộ liệt sĩ		2145/QĐ-UBND ngày 22/8/2019
37.		Thủ tục lập Sổ theo dõi và cấp phương tiện trợ giúp, dụng cụ chỉnh hình
38.		Thủ tục giải quyết chế độ đối với người hưởng chính sách như thương binh (trường hợp người bị thương thuộc cơ quan cấp quận hoặc cấp phường và các trường hợp đóng trên địa bàn quận)
39.		Thủ tục di chuyển hài cốt liệt sĩ
XIV. Lĩnh vực Lao động - Tiền lương - Tiền công: 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 5287/QĐ-UBND ngày 10/10/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (mục II, phần C):
40.		Đăng ký, đăng ký lại Nội quy lao động của doanh nghiệp (**)		2145/QĐ-UBND ngày 22/8/2019
(**) Ghi chú: TTHC ‘Đăng ký Nội quy lao động” của người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên đã được Chủ tịch UBND quận ủy quyền cho Trưởng PLĐTBXH trực tiếp nhận, kiểm tra, ký xác nhận hồ sơ theo Quyết định số 6222/QĐ-UBND ngày 20/9/2016 (theo phân cấp tại Quyết định số 15/2016/QĐ-UBND ngày 09/5/2016 của UBND TP)
Tổng cộng: P.LĐTB&XH xây dựng 14 Quy trình/14 TTHC/04 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100 %)
7. PHÒNG VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN (15 Quy trình/16 TTHC/04 lĩnh vực)
XV. Lĩnh vực Văn hóa cơ sở: 05 Quy trình/04 TTHC - Quyết định số 5032/QĐ-UBND ngày 26/9/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Văn hóa và Thể thao được chuẩn hóa tại TPHCM (mục I, phần B):
41.		Thủ tục công nhận “Khu phố văn hóa” (Công nhận lần đầu)		3862/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
42.		Thủ tục công nhận “Khu phố văn hóa” (Công nhận lại)
43.		Thủ tục công nhận “Tổ dân phố văn hóa”
44.		Thủ tục công nhận lần đầu “Phường đạt chuẩn văn minh đô thị”
45.		Thủ tục công nhận lại “Phường đạt chuẩn văn minh đô thị”
XVI. Lĩnh vực Thư viện: 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 5032/QĐ-UBND ngày 26/9/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Văn hóa và Thể thao được chuẩn hóa tại TPHCM (mục II, phần B):
46.		Thủ tục đăng ký hoạt động thư viện tư nhân có vốn sách ban đầu từ 1000 bản đến dưới 2000 bản		3862/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
XVII. Lĩnh vực Gia đình: 06 Quy trình/06 TTHC - Quyết định số 5032/QĐ-UBND ngày 26/9/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Văn hóa và Thể thao được chuẩn hóa tại TPHCM (mục III, phần B):
47.		Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ sở hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình (thẩm quyền của UBND quận)		3862/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
48.		Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ sở hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình (thẩm quyền của UBND quận)
49.		Thủ tục đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ sở hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình (thẩm quyền của UBND quận)
50.		Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ sở tư vấn về phòng, chống bạo lực gia đình (thẩm quyền của UBND quận)
51.		Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ sở tư vấn về phòng, chống bạo lực gia đình (thẩm quyền UBND quận)
52.		Thủ tục đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ sở tư vấn về phòng, chống bạo lực gia đình (thẩm quyền của UBND quận)
VIII. Lĩnh vực Xuất bản, in và phát hành: 03 Quy trình/03 TTHC - Quyết định số 5119/QĐ-UBND ngày 14/10/2015 của Chủ tịch UBND Thành phố phê duyệt danh mục TTHC chuẩn hóa thuộc phạm lĩnh vực quản lý của Sở Thông tin và Truyền thông Thành phố Hồ Chí Minh (phần B):
53.		Thủ tục khai báo hoạt động cư sở dịch vụ photocopy		3862/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
54.		Thủ tục thông báo thay đổi về thông tin đã khai báo hoạt động cơ sở dịch vụ photocopy
55.		Thủ tục báo cáo định kỳ hoạt động in, dịch vụ photocopy
* Ghi chú: Căn cứ Quyết định số 5032/QĐ-UBND ngày 26/9/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Văn hóa và Thể thao được chuẩn hóa tại TPHCM (mục I, phần B): còn 02 TTHC thuộc phạm vi chức năng QLNN của P.VH&TT - lĩnh vực “Văn hóa cơ sở”, chưa áp dụng Quy trình ISO 9001 năm 2019 (vì theo Kế hoạch số 1487/KH-BCĐ ngày 08/4/2019 của BCĐ phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” quận Gò Vấp đã phân công Liên đoàn lao động quận phụ trách công tác công nhận đạt chuẩn văn hóa đối với các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp); gồm: 1. Thủ tục công nhận lần đầu “Cơ quan đạt chuẩn văn hóa”, “Đơn vị đạt chuẩn văn hóa”, “Doanh nghiệp đạt chuẩn văn hóa” (STT 1, mục I, phần B); 2. Thủ tục công nhận lại “Cơ quan đạt chuẩn văn hóa”, “Đơn vị đạt chuẩn văn hóa”, “Doanh nghiệp đạt chuẩn văn hóa” (STT 2, mục I, phần B). Riêng 01 TTHC Công nhận “Khu phố văn hóa” (STT 3, mục I, phần B): P.VH&TT đã tham mưu tách thành 02 Quy trình ISO Công nhận lần đầu và Công nhận lại (STT 39 - 40). Tổng cộng: P.VH&TT xây dựng 15 Quy trình/16 TTHC/04 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 93,75 %).
8. PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (42 Quy trình/44 TTHC/04 lĩnh vực)
XIX. Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo: 33 Quy trình/33 TTHC - Quyết định số 3492/QĐ-UBND ngày 21/7/2009 của UBND Thành phố về việc công bố Bộ TTHC chung áp dụng tại UBND quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (mục XXXV); - Quyết định số 4686/QĐ-UBND ngày 01/9/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo được chuẩn hóa tại TPHCM (phần C); - Quyết định số 4252/QĐ-UBND ngày 28/9/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo (phần I); - Quyết định số 6046/QĐ-UBND ngày 28/12/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo TPHCM (mục III, phần A, B, C); - Quyết định số 2049/QĐ-UBND ngày 15/5/2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo (mục II, phần A):
56.		Thành lập trường mẫu giáo, trường mầm non, nhà trẻ công lập hoặc cho phép thành lập trường mẫu giáo, trường mầm non, nhà trẻ dân lập, tư thục		3867/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
57.		Cho phép trường mẫu giáo, trường mầm non, nhà trẻ hoạt động giáo dục
58.		Cho phép trường mẫu giáo, trường mầm non, nhà trẻ hoạt động giáo dục trở lại
59.		Sáp nhập, chia, tách trường mẫu giáo, trường mầm non, nhà trẻ
60.		Giải thể trường mẫu giáo, trường mầm non, nhà trẻ
61.		Chuyển đổi cơ sở Giáo dục Mầm non bán công sang cơ sở Giáo dục Mầm non dân lập
62.		Chuyển đổi cơ sở Giáo dục Mầm non bán công sang cơ sở Giáo dục Mầm non công lập		3867/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
63.		Thành lập trường tiểu học công lập hoặc cho phép thành lập trường tiểu học tư thục
64.		Cho phép trường tiểu học hoạt động giáo dục
65.		Cho phép trường tiểu học hoạt động giáo dục trở lại
66.		Sáp nhập, chia, tách trường tiểu học
67.		Giải thể trường tiểu học (theo đề nghị của tổ chức, cá nhân đề nghị thành lập trường tiểu học)
68.		Thành lập trường trung học cơ sở công lập hoặc cho phép thành lập trường trung học cơ sở tư thục
69.		Cho phép trường trung học cơ sở hoạt động giáo dục
70.		Cho phép trường trung học cơ sở hoạt động giáo dục trở lại
71.		Sáp nhập, chia, tách trường trung học cơ sở
72.		Giải thể trường trung học cơ sở (theo đề nghị của cá nhân, tổ chức thành lập trường)
73.		Đình chỉ hoạt động trường trung học cơ sở
74.		Công nhận trường mầm non đạt chuẩn Quốc gia
75.		Công nhận trường Tiểu học đạt chuẩn Quốc gia
76.		Công nhận trường trung học đạt chuẩn Quốc gia
77.		Cấp Chứng nhận trường mầm non đạt kiểm định chất lượng giáo dục
78.		Cấp Chứng nhận trường tiểu học đạt kiểm định chất lượng giáo dục
79.		Cấp Chứng nhận trường trung học đạt kiểm định chất lượng giáo dục
80.		Đề nghị phê duyệt việc dạy và học bằng tiếng nước ngoài
81.		Cấp học bổng và hỗ trợ kinh phí mua phương tiện, đồ dùng học tập dùng riêng cho người khuyết tật học tại các cơ sở giáo dục
82.		Đề nghị miễn giảm học phí và hỗ trợ chi phí học tập cho học sinh, sinh viên
83.		Hỗ trợ ăn trưa đối với trẻ em mẫu giáo		3867/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
84.		Thành lập Trung tâm học tập cộng đồng
85.		Cho phép trung tâm học tập cộng đồng hoạt động trở lại
86.		Quy trình đánh giá, xếp loại “Cộng đồng học tập” cấp phường
87.		Đình chỉ hoạt động Trung tâm học tập cộng đồng tại phường
88.		Giải thể Trung tâm học tập cộng đồng tại phường
XX. Lĩnh vực dạy thêm, học thêm: 02 Quy trình/02 TTHC - Quyết định số 6440/QĐ-UBND ngày 04/12/2015 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (mục 2, phần I):
89.		Thủ tục cấp, gia hạn giấy phép tổ chức hoạt động dạy thêm, học thêm (có nội dung thuộc chương trình tiểu học, trung học cơ sở hoặc thuộc nhiều chương trình nhưng có chương trình cao nhất là chương trình trung học cơ sở)		3867/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
90.		Xác nhận đăng ký hoạt động giáo dục kỹ năng sống và hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa (đối với nhà trẻ, nhóm trẻ; trường, lớp mẫu giáo, trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trường phổ thông có nhiều cấp học có cấp học cao nhất là trung học cơ sở, phổ thông trung học bán trú và trung tâm học tập cộng đồng)
XXI. Lĩnh vực Quy chế thi, tuyển sinh: 03 Quy trình/03 TTHC - Quyết định số 3492/QĐ-UBND ngày 21/7/2009 của UBND Thành phố về việc công bố Bộ TTHC chung áp dụng tại UBND quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (mục XXXIII):
91.		Chuyển trường đối với học sinh Trung học cơ sở		3867/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
92.		Tiếp nhận học sinh Việt Nam về nước cấp Trung học cơ sở
93.		Tiếp nhận học sinh người nước ngoài cấp Trung học cơ sở
XXII. Lĩnh vực Hệ thống văn bằng, chứng chỉ: 04 Quy trình/04 TTHC - Quyết định số 3492/QĐ-UBND ngày 21/7/2009 của UBND Thành phố về việc công bố Bộ TTHC chung áp dụng tại UBND quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (mục XXXIV); - Quyết định số 6046/QĐ-UBND ngày 28/12/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo TPHCM (mục III, phần A, B, C):
94.		Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc		3867/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
95.		Cấp bằng tốt nghiệp Trung học cơ sở
96.		Điều chỉnh bằng tốt nghiệp Trung học cơ sở
97.		Cấp bằng tốt nghiệp Trung học cơ sở cho học sinh được công nhận tốt nghiệp bổ túc trung học cơ sở
* Ghi chú: Căn cứ Quyết định số 4686/QĐ-UBND ngày 01/9/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo được chuẩn hóa tại TPHCM (phần C): Còn 02 TTHC thuộc phạm vi chức năng QLNN của P.GDĐT - lĩnh vực “Giáo dục và Đào tạo”, không áp dụng Quy trình ISO 9001 năm 2019 gồm: 1. Thủ tục “Công nhận trường tiểu học đạt mức chất lượng tối thiểu” (STT 12, phần C) - Hiện không còn phù hợp; 2. Thủ tục “Thành lập Trung tâm học tập cộng đồng tại phường” (STT 21, phần C - Hiện không còn phù hợp. Tổng cộng: P.GDĐT xây dựng 42 Quy trình/44 TTHC/04 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 95,46 %).
9. PHÒNG TƯ PHÁP (28 Quy trình/28 TTHC/04 lĩnh vực)
XXIII. Lĩnh vực Hộ tịch: 16 Quy trình/16 TTHC (***) - Quyết định số 2103/QĐ-UBND ngày 28/4/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (mục I, phần C) và Quyết định số 2700/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung, thay thế và bị bãi bỏ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp (muc C1; muc II - C2; mục II - C3; phần C:
98.		Thủ tục cấp bản sao trích lục Hộ tịch (mục C1 phần C QĐ 2700)		3855/QĐ-UBND ngày 08/10/2019
99.		Thủ tục Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài (công bố chuẩn hóa tại QĐ 2103; SĐ, BS theo STT 1, mục II - C2, phần C QĐ 2700)
100.		Thủ tục Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài (SĐ, BS theo STT 2, mục II - C2, phần C QĐ 2700)
101.		Thủ tục Đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài (SĐ, BS theo STT 1, mục II - C2, phần C QĐ 2700)
102.		Thủ tục Đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài (công bố tại QĐ 2103; bị thay thế bởi STT 1, mục II - C3, phần C QĐ 2700)
103.		Thủ tục Đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài (TTHC mới theo STT 2, mục II - C3, phần C QĐ 2700)
104.		02 TTHC cũ: Thủ tục Đăng ký cử giám hộ có yếu tố nước ngoài và Thủ tục Đăng ký giám hộ đương nhiên có yếu tố nước ngoài (công bố tại QĐ 2103); bị thay thế bằng 01 TTHC: Thủ tục Đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài (STT 3, mục II - C3, phần C QĐ 2700)
105.		Đăng ký chấm dứt giám hộ có yếu tố nước ngoài (SĐ, BS theo STT 4, mục II - C2, phần C QĐ 2700)
106.		Thủ tục Đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài (SĐ, BS theo STT 7, mục II- C2, phần C QĐ 2700)
107.		Thủ tục Đăng ký lại khai tử có yếu tố nước ngoài (SĐ, BS theo STT 8, mục II - C2, phần C QĐ 2700)
108.		Thủ tục Đăng ký lại kết hôn có yếu tố nước ngoài (SĐ, BS theo STT 9, mục II - C2, phần C QĐ 2700)
109.		Thủ tục Đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc (SĐ, BS theo STT 5, mục II - C2, phần C QĐ 2700)		3855/QĐ-UBND ngày 08/10/2019
110.		05 TTHC: Thủ tục Ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh; việc khai tử; việc giám hộ; việc nhận cha, mẹ, con; việc xác định cha, mẹ, con; việc nuôi con nuôi; việc thay đổi hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (công bố chuẩn hóa tại QĐ 2103); được thay thế bằng 01 TTHC: Thủ tục Ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch (sau đây gọi là các việc hộ tịch khác) của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (STT 4, mục II - C3, phần C QĐ 2700)
111.		Thủ tục Ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (SĐ, BS theo STT 11, mục II - C2, phần C QĐ 2700)
112.		Thủ tục Ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (công bố chuẩn hóa STT 15, mục I, phần C QĐ 2103)
113.		Thủ tục Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân (SĐ, BS STT 10, mục II - C2, phần C QĐ 2700)
(***) Ghi chú: Từ năm 2015, Trưởng phòng Tư pháp đã đề xuất giao ký thừa ủy quyền các VBHC liên quan đăng ký và quản lý Hộ tịch trên địa bàn quận Gò Vấp; hiện nay Chủ tịch UBND quận ủy quyền cho Trưởng Tư pháp trực tiếp thực hiện theo Quyết định số 4355/QĐ-UBND ngày 18/12/2018; bao gồm các nội dung cụ thể trong lĩnh vực Hộ tịch (theo Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch).
XXIV. Lĩnh vực Chứng thực: 08 Quy trình/08 TTHC - Quyết định số 2103/QĐ-UBND ngày 28/4/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (mục II, phần C) và Quyết định số 2700/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung, thay thế và bị bãi bỏ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp (mục I - C2, phần C):
114.		Thủ tục Cấp bản sao từ sổ gốc (đa được công bố chuẩn hóa tại điểm 1, mục II, phần C Quyết định số 2103/QĐ-UBND}		3855/QĐ-UBND ngày 08/10/2019
115.		Thủ tục Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (đã công bố chuẩn hóa tại QĐ 2103; được SĐ, BS theo STT 1, mục I - C2, phần C QĐ 2700)
116.		Thủ tục Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (thủ tục này cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được) (SĐ, BS theo STT 2, mục I - C2, phần C QĐ 2700)
117.		Thủ tục Chứng thực chữ ký người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp (SĐ, BS theo STT 3, mục I - C2, phần C QĐ 2700)
118.		Thủ tục Chứng thực chữ ký đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp (SĐ, BS theo STT 4, mục I - C2, phần C QĐ 2700)		3855/QĐ-UBND ngày 08/10/2019
119.		Thủ tục Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch (SĐ, BS theo STT 5, mục I- C2, phần C QĐ 2700)
120.		Thủ tục Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực (SĐ, BS theo STT 6, mục I - C2, phần C QĐ 2700)
121.		Thủ tục Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực (SĐ, BS theo STT 7, mục I - C2, phần C QĐ 2700)
XXV. Lĩnh vực Phổ biến, giáo dục pháp luật: 02 Quy trình/02 TTHC - Quyết định số 2103/QĐ-UBND ngày 28/4/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp được chuẩn hóa tại TPHCM (mục IV, phần C) và Quyết định số 2700/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung, thay thế và bị bãi bỏ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp (mục I - C3, phần C):
122.		Thủ tục Công nhận Báo cáo viên pháp luật (công bố chuẩn hóa tại QĐ 21 03); được thay thế bằng TTHC: Thủ tục Công nhận Báo cáo viên pháp luật quận, huyện (STT 1, mục I - C3, phần C QĐ 2700)		3855/QĐ-UBND ngày 08/10/2019
123.		Thủ tục Miễn nhiệm báo cáo viên pháp luật (công bố chuẩn hóa tại QĐ 2103); được thay thế bằng TTHC: Thủ tục Miễn nhiệm báo cáo viên pháp luật quận, huyện (STT 2, mục I - C3, phần C QĐ 2700)
XXVI. Lĩnh vực Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước trong hoạt động quản lý hành chính: 03 Quy trình/03 TTHC - Quyết định số 6048/QĐ-UBND ngày 28/12/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (phần B):
124.	Giải quyết yêu cầu bồi thường tại cơ quan trực tiếp quản lý người thi hành công vụ gây thiệt hại		3855/QĐ-UBND ngày 08/10/2019
125.	Phục hồi danh dự
Tổng cộng: PTP xây dựng 28 Quy trình/28 TTHC/04 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100 %).
10. PHÒNG KINH TẾ (38 Quy trình/41 TTHC/06 lĩnh vực)
XXVII. Lĩnh vực thành lập và hoạt động của Hộ kinh doanh: 05 Quy trình/05 TTHC - Quyết định số 3510/QĐ-UBND ngày 20/8/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư (mục I, phần 2).
126.	Thủ tục đăng ký thành lập Hộ kinh doanh		2099/QĐ-UBND ngày 26/7/2019
127.	Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký Hộ kinh doanh
128.	Thủ tục tạm ngừng hoạt động Hộ kinh doanh
129.	Thủ tục chấm dứt hoạt động Hộ kinh doanh
130.	Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký Hộ kinh doanh
XXVIII. Lĩnh vực Công nghiệp tiêu dùng: 03 Quy trình/03 TTHC - Quyết định số 281/QĐ-UBND ngày 17/01/2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Công Thương được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh.
131.	Thủ tục cấp sửa đổi, bổ sung Giấy phép sản xuất rượu thủ công nhằm mục đích kinh doanh (mục I, phần B2)		2099/QĐ-UBND ngày 26/7/2019
132.	Thủ tục cấp Giấy phép sản xuất rượu thủ công nhằm mục đích kinh doanh (STT 1, mục I, phần C2)
133.	Thủ tục cấp lại Giấy phép sản xuất rượu thủ công nhằm mục đích kinh doanh (STT 2, mục I, phần C2)
XXIX. Lĩnh vực Lưu thông hàng hóa trong nước: 12 Quy trình/12 TTHC - Quyết định số 281/QĐ-UBND ngày 17/01/2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Công Thương được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh.
134.	Thủ tục cấp sửa đổi, bổ sung Giấy phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá (mục II, phần B2)		2099/QĐ-UBND ngày 26/7/2019
135.	Thủ tục cấp Giấy phép bán lẻ rượu (STT I, mục II, phần C2)
136.	Thủ tục cấp sửa đổi, bổ sung Giấy phép bán lẻ rượu (STT 2, mục II, phần C2)
137.	Thủ tục cấp lại Giấy phép bán lẻ rượu (STT 3, mục II, phần C2)
138.	Thủ tục cấp Giấy phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá (STT 4, mục II, phần C2)
139.	Thủ tục cấp lại Giấy phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá (STT 5, mục II, phần C2)
140.	Thủ tục cấp Giấy phép bán rượu tiêu dùng tại chỗ trên địa bàn quận (STT 1, mục I, phần A2)
141.	Thủ tục cấp sửa đổi, bổ sung Giấy phép bán rượu tiêu dùng tại chỗ trên địa bàn quận (STT 1, mục I, phần A2)
142.	Thủ tục cấp lại Giấy phép bán rượu tiêu dùng tại chỗ trên địa bàn quận (STT 2, mục I, phần A2)
143.	Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện cửa hàng bán lẻ LPG chai (STT 3, mục I, phần A2)
144.	Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện cửa hàng bán lẻ LPG chai (STT 4, mục I, phần A2)
145.	Cấp điều chỉnh Giấy chứng nhận đủ điều kiện cửa hàng bán lẻ LPG chai (STT 5, mục I, phần A2)
XXX. Lĩnh vực thành lập và hoạt động của Hợp tác xã: 16 Quy trình/19 TTHC - Quyết định số 3510/QĐ-UBND ngày 20/8/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư (mục II, phần 2) bị thay thế Quyết định số 654/QĐ-BKHĐT ngày 08/5/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
146.	Thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã		2099/QĐ-UBND ngày 26/7/2019
147.	Thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã
148.	Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã
149.	Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã
150.	Thủ tục đăng ký khi Hợp tác xã chia
151.	Thủ tục đăng ký khi Hợp tác xã tách
152.	Thủ tục đăng ký khi Hợp tác xã hợp nhất
153.	Thủ tục đăng ký khi Hợp tác xã sáp nhập
154.	Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký Hợp tác xã, giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã (trong trường hợp bị mất hoặc bị hư hỏng)
155.	Thủ tục giải thể tự nguyện hợp tác xã
156.	Thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã
157.	Thủ tục thông báo về việc góp vốn, mua cổ phần, thành lập doanh nghiệp của Hợp tác xã
158.	Thủ tục tạm ngừng hoạt động của hợp tác xã, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của liên hiệp hợp tác xã
159.	Thủ tục chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã
160.	Thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã
161.	Thủ tục thay đổi cơ quan đăng ký Hợp tác xã
XXXI. Lĩnh vực thành lập và hoạt động của Hộ kinh doanh: 01 Quy trình/01 TTHC liên thông - Quyết định số 2505/QĐ-UBND ngày 13/6/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố nhóm thủ tục liên thông đăng ký hộ kinh doanh và đăng ký thuế thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư (phần I).
162.	Nhóm thủ tục liên thông đăng ký Hộ kinh doanh và đăng ký thuế		2099/QĐ-UBND ngày 26/7/2019
XXXII. Lĩnh vực Phát triển nông thôn: 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 1235/QĐ-UBND ngày 18/3/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC đặc thù được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (mục D, Phần I).
163.	Thủ tục hỗ trợ cơ sở vật chất ban đầu cho Hợp tác xã thành lập mới (Lĩnh vực nông nghiệp phát triển nông thôn		2099/QĐ-UBND ngày 26/7/2019
* Ghi chú: Phòng Kinh tế - lĩnh vực thành lập và hoạt động của Hợp tác xã”, chỉ áp dụng Quy trình ISO 9001 đối với 16 TTHC trong năm 2019, lý do cụ thể: - Căn cứ Quyết định số 3510/QĐ-UBND ngày 20/8/2018 của UBND Thành phố về việc công bố thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư áp dụng tại UBND quận - huyện trên địa bàn TPHCM (mục II, phần 2) gồm có 19 TTHC thuộc phạm vi chức năng QLNN của Phòng Kinh tế - lĩnh vực “Thành lập và hoạt động của Hợp tác xã: Hiện không còn phù hợp - Theo Quyết định số 654/QĐ-BKHĐT ngày 08/5/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư chỉ công bố 16 TTHC trong lĩnh vực “Thành lập và hoạt động của Hợp tác xã” áp dụng tại UBND quận - huyện (mục II, phần A) và có 4 TTHC bị bãi bỏ (mục II, phần A) gồm: 1. Thủ tục Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã (khi bị mất); 2. Thủ tục Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hợp tác xã (khi bị mất); 3. Thủ tục Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã (khi bị hư hỏng); 4. Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hợp tác xã (khi bị hư hỏng); - Tổng cộng: PKT xây dựng 38 Quy trình/41 TTHC/06 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 92,68 %).
11. PHÒNG NỘI VỤ (33 Quy trình/32 TTHC/07 lĩnh vực)
XXXIII. Lĩnh vực Tổ chức phi Chính phủ: 11 TTHC (Hội + Quỹ) * QLNN về Hội: 03 Quy trình/03 TTHC - Quyết định số 5456/QĐ-UBND ngày 17/10/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ được chuẩn hóa tại TPHCM (mục C, Phần I):
164.	Thủ tục công nhận Ban vận động thành lập Hội có phạm vi hoạt động trong quận, phường		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
165.	Thủ tục đăng ký tổ chức Đại hội nhiệm kỳ, Đại hội bất thường của Hội có phạm vi hoạt động trong quận, phường (dùng cho đơn vị tổ chức Đại hội từ nhiệm kỳ thứ 2 trở đi)
166.	Thủ tục phê duyệt điều lệ Hội có phạm vi hoạt động trong quận, phường
* QLNN về Quỹ: 08 Quy trình/08 TTHC - Quyết định số 6253/QĐ-UBND ngày 29/11/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ được chuẩn hóa tại TPHCM (mục C, Phần I):
167.	Thủ tục cấp giấy phép thành lập Quỹ và công nhận điều lệ Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
168.	Thủ tục công nhận Quỹ đủ điều kiện hoạt động và công nhận thành viên Hội đồng quản lý Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường
169.	Thủ tục công nhận thành viên Hội đồng quản lý Quỹ hoạt động trong phạm vi quận trường hợp có bổ sung, thay đổi thành viên
170.	Thủ tục hợp nhất, sáp nhập, chia, tách Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường
171.	Thủ tục đổi tên Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường
172.	Thủ tục thay đổi giấy phép thành lập và công nhận Điều lệ (sửa đổi, bổ sung) Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường
173.	Thủ tục cấp lại giấy phép thành lập và công nhận Điều lệ Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường
174.	Thủ tục tự giải thể Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường
XXXIV. Lĩnh vực cán bộ, công chức: 06 Quy trình/05 TTHC - Quyết định số 1637/QĐ-UBND ngày 20/4/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC lĩnh vực cán bộ, công chức, viên chức, chính quyền địa phương, tổ chức hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ (mục I, phần D):
175.	Thủ tục tiếp nhận vào công chức cấp phường không qua thi tuyển		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
176.	Thủ tục thi tuyển công chức (Quy trình thi tuyển công chức cấp phường)
177.	Thủ tục thi tuyển công chức (Quy trình thi tuyển công chức cấp quận)
178.	Thủ tục thi nâng ngạch công chức
179.	Thủ tục công nhận phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
180.	Thủ tục phê chuẩn kết quả miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
XXXV. Lĩnh vực Chính quyền địa phương: 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 1637/QĐ-UBND ngày 20/4/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC lĩnh vực cán bộ, công chức, viên chức, chính quyền địa phương, tổ chức hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ (mục II, phần D):
181.	Thủ tục thành lập Khu phố, Tổ dân phố mới (Quy trình thẩm định Đề án thành lập Khu phố, Tổ dân phố mới)		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
XXXVI. Lĩnh vực Tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập: 03 Quy trình/03 TTHC - Thẩm định Đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quyết định của UBND quận (Quy trình áp dụng chung cho tất cả các loại hình đơn vị sự nghiệp công lập theo Nghị định số 55/2012/NĐ-CP ngày 28/6/2012 của CP). - Quyết định số 3492/QĐ-UBND ngày 21/7/2009 của UBND Thành phố về việc công bố Bộ TTHC chung áp dụng tại UBND quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (mục XXXX) và cập nhật tên các TTHC theo Quyết định số 580/QĐ-BNV ngày 10/7/2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ (mục III):
182.	Thủ tục thẩm định Đề án thành lập đơn vị sự nghiệp công lập		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
183.	Thủ tục thẩm định Đề án tổ chức lại đơn vị sự nghiệp công lập
184.	Thủ tục thẩm định Đề án giải thể đơn vị sự nghiệp công lập
XXXVII. Lĩnh vực Giáo dục nghề nghiệp: 03 Quy trình/03 TTHC mới ban hành - Quyết định số 2375/QĐ-UBND ngày 04/6/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố Danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (STT 2,3, mục I, phần A3); - Quyết định số 3258/QĐ-UBND ngày 02/8/2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố Danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (phần D).
185.	Thủ tục thành lập Hội đồng trường, bổ nhiệm chủ tịch, thành viên Hội đồng trường trung cấp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân quận		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
186.	Thủ tục miễn nhiệm Chủ tịch, các thành viên Hội đồng trường Trung cấp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân quận
187.	Thủ tục cách chức Chủ tịch, các thành viên Hội đồng trường Trung cấp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân quận
XXXVIII. Lĩnh vực Thi đua - Khen thưởng: 06 Quy trình/06 TTHC - Quyết định số 3492/QĐ-UBND ngày 14/1/2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ trong lĩnh vực Thi đua khen thưởng.
188.	Tặng Giấy khen của Ủy ban nhân dân quận, huyện về công trạng và thành tích		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
189.	Tặng Giấy khen của Ủy ban nhân dân quận, huyện về thành tích thi đua theo đợt, chuyên đề		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
190.	Tặng Giấy khen của Ủy ban nhân dân quận, huyện về thành tích đột xuất
191.	Công nhận danh hiệu “Chiến sĩ thi đua cơ sở”
192.	Công nhận danh hiệu “Tập thể Lao động tiên tiến”
193.	Công nhận danh hiệu “Lao động tiên tiến”
XXXIX. Lĩnh vực Tín ngưỡng - Tôn giáo: 03 Quy trình/03 TTHC - Quyết định số 6038/QĐ-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ trong lĩnh vực Tôn giáo.
194.	Thủ tục đề nghị tổ chức Đại hội của tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức được cấp chứng nhận đăng ký hoạt động tôn giáo có địa bàn hoạt động ở quận Gò Vấp		3868/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
195.	Thủ tục đề nghị tổ chức cuộc lễ ngoài cơ sở tôn giáo, địa điểm hợp pháp đã đăng ký có quy mô tổ chức ở quận Gò Vấp
196.	Thủ tục đề nghị giảng đạo ngoài địa bàn phụ trách, cơ sở tôn giáo, địa điểm hợp pháp đã đăng ký có quy mô tổ chức ở quận Gò Vấp
* Ghi chú: Riêng 01 TTHC “Thi tuyển công chức” (STT 3, mục I, phần B): P.NV đã tham mưu tách thành 02 Quy trình ISO Quy trình thi tuyển công chức cấp quận và Quy trình thi tuyển công chức cấp phường (STT 172- 173). - Tổng cộng: PNV xây dựng 33 Quy trình/32 TTHC/07 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%).
12. PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH (03 Quy trình/08 TTHC/04 lĩnh vực)
XL. Lĩnh vực quản lý đầu tư công: 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 5543/QĐ-UBND ngày 04/12/2018 của UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư (mục I, phần 2).
197.	Thủ tục thẩm định và quyết định chủ trương đầu tư dự án nhóm B, dự án trọng điểm nhóm C sử dụng nguồn vốn ngân sách quận - huyện		3739/QĐ-UBND ngày 24/9/2019
XLI. Lĩnh vực công sản: 02 Quy trình/03 TTHC - Quyết định số 3387/QĐ-UBND ngày 29/6/2017 của UBND Thành phố về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tài chính được chuẩn hóa tại thành phố Hồ Chí Minh (mục I, phần C).
198.	Thủ tục điều chuyển tài sản nhà nước tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị (tài sản có nguyên giá dưới 500 triệu đồng và xe ô tô chuyên dụng; gồm: động sản có nguyên giá dưới 500 triệu đồng; trừ nhà, đất, xe ô tô phục vụ công tác)		3739/QĐ-UBND ngày 24/9/2019
199.	Thủ tục thanh lý tài sản nhà nước tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị (tài sản dưới 500 triệu đồng; gồm: động sản có nguyên giá dưới 500 triệu đồng, vật tư thu hồi; trừ nhà, đất, xe ô tô phục vụ công tác)

* Ghi chú: Căn cứ Quyết định số 6390/QĐ-UBND ngày 11/12/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư được chuẩn hóa tại TPHCM (mục I, phần B): Có 02 TTHC thuộc phạm vi chức năng QLNN lĩnh vực “Đấu thầu, lựa chọn nhà thầu”, chưa áp dụng Quy trình ISO 9001 năm 2019; lý do:

1. Thủ tục giải quyết kiến nghị trong quá trình lựa chọn nhà thầu thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận - huyện (STT 1, mục I, phần B Quyết định số 6390);

2. Thủ tục giải quyết kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận - huyện (STT 2, mục I, phần B Quyết định số 6390).

Và có 02 TTHC lĩnh vực “Đấu thầu, lựa chọn nhà đầu tư”, chưa áp dụng Quy trình ISO:

3. Thủ tục giải quyết kiến nghị trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư (STT 1, mục II, phần B)

4. Thủ tục giải quyết kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà đầu tư (STT 2, mục II, phần B).

- Tổng cộng: P.TC-KH xây dựng 03 Quy trình/08 TTHC/04 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 37,5%).

B. Tổng hợp Danh mục TTHC áp dụng Quy trình ISO 9001 năm 2019:

1. Tổng số Quy trình ISO 9001 toàn quận năm 2019: 199 Quy trình/215 TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận (đã được TP công bố, chuẩn hóa TTHC theo từng ngành, lĩnh vực QLNN)/40 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 92,55%).

2. Tổng số cơ quan hành chính nhà nước cấp quận đã xây dựng, triển khai áp dụng Quy trình ISO 9001 năm 2019: 12/12 cơ quan chuyên môn (đạt tỷ lệ 100%).

PHỤ LỤC 2

DANH MỤC TTHC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QLNN CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN KHUYẾN KHÍCH ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP NĂM 2019
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4054/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp)

A. Danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng QLNN của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận đã xây dựng Quy trình ISO (cập nhật, đối chiếu các Quyết định của Bộ - ngành Trung ương hoặc UBND Thành phố ban hành quy định QLNN chung - nhưng chưa công bố, chuẩn hóa TTHC):

TÊN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH			QĐ ban hành Quy trình ISO 9001:2015
1. THANH TRA (01 Quy trình ISO/01 lĩnh vực)
I. Lĩnh vực tố cáo: 01 Quy trình - Nghị định 31/2019/NĐ-CP ngày 10/4/2019 của Chính phủ về hướng dẫn Luật tố cáo (TP chưa công bố, chuẩn hóa)
1.	Thủ tục giải quyết tố cáo (đối với tố cáo thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận)		3864/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH (03 Quy trình ISO/03 lĩnh vực)
II. Lĩnh vực đấu thầu, lựa chọn nhà thầu: 01 QT-BKHĐT (TP chưa công bố, chuẩn hóa)
2.	Thủ tục thẩm định, phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu (Phòng Tài chính - Kế hoạch đã tham mưu Quy trình ISO theo Thông tư số 10/2015/TT-BKHĐT ngày 26/10/2015 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết về kế hoạch lựa chọn nhà thầu - thực hiện Luật Đấu thầu năm 2013 và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP)		3739/QĐ-UBND ngày 24/9/2019
III. Lĩnh vực Quản lý tài sản nhà nước: 01 QT-BTC (TP chưa công bố, chuẩn hóa TTHC)
3.	Thủ tục định giá tài sản trong tố tụng hình sự (Phòng Tài chính - Kế hoạch đã tham mưu Quy trình ISO theo Thông tư số 43/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn một số điều của Nghị định số 30/2018/NĐ-CP ngày 07/3/2018 của Chính phủ quy định chi tiết việc thành lập và hoạt động của Hội đồng định giá tài sản; trình tự, thủ tục định giá tài sản trong tố tụng hình sự)		3739/QĐ-UBND ngày 24/9/2019
IV. Lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước
4.	Thoái thu các khoản thu đã nộp ngân sách nhà nước (thu xử phạt VPHC) (Phòng Tài chính - Thông tư số 68/2001/TT-BTC ngày 24/8/2001 của Bộ Tài chính hướng dẫn hoàn trả các khoản thu đã nộp ngân sách nhà nước)		3739/QĐ-UBND ngày 24/9/2019
3. PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ (01 Quy trình ISO/01 lĩnh vực)
V. Lĩnh vực Hạ tầng kỹ thuật đô thị: 01 Quy trình - QLNN GT Đường thủy nội địa - Thông tư số 75/2014/TT-BGTVT ngày 19/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải Quy định về đăng ký phương tiện thủy nội địa (TP chưa công bố, chuẩn hóa TTHC); - Công văn số 2061/GTVT-GTT ngày 23/3/2015 của Sở Giao thông vận tải về thực hiện công tác đăng ký phương tiện thủy nội địa trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP chưa công bố, chuẩn hóa TTHC).
5.	Công tác đăng ký và quản lý “Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện thủy nội địa” (đối với các trường hợp tổ chức, cá nhân có trụ sở hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú tại địa bàn quận Gò Vấp) đã được Chủ tịch UBND quận ủy quyền cho Trưởng phòng Quản lý đô thị trực tiếp thực hiện theo Quyết định số 5731/QĐ-UBND ngày 10/7/2015		3866/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
4. PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG (05 Quy trình ISO/02 lĩnh vực)
VI. Lĩnh vực Tài nguyên nước: 04 Quy trình - Quyết định số 57/2015/QĐ-UBND ngày 10/12/2015 của UBND Thành phố ban hành Quy định quản lý tài nguyên nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (UBTP chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa TTHC):
6.		Thủ tục cấp Giấy phép xả nước thải vào nguồn nước (với lưu lượng từ 5 m^3/ngày đêm đến dưới 20 m^3/ngày đêm; dưới 5 m^3/ngày đêm đối với cơ sở hoạt động chức hóa chất độc hại và chất phóng xạ)	3863/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
7.		Thủ tục gia hạn, điều chỉnh Giấy phép xả nước thải vào nguồn nước (với lưu lượng từ 5 m^3/ngày đêm đến dưới 20 m^3/ngày đêm; dưới 5 m^3/ngày đêm đối với cơ sở hoạt động chức hóa chất độc hại và chất phóng xạ)
8.		Thủ tục cấp Giấy phép khai thác, sử dụng nước dưới đất (đối với công trình có lưu lượng từ 10 m^3/ngày đêm đến dưới 20 m^3/ngày đêm)
9.		Thủ tục gia hạn, điều chỉnh Giấy phép khai thác, sử dụng nước dưới đất (đối với công trình có lưu lượng từ 10 m^3/ngày đêm đến dưới 20 m^3/ngày đêm)
VII. Lĩnh vực Bảo vệ môi trường: 01 Quy trình - Thông tư số 27/2015/TT-BTNMT ngày 29/5/2015 của Bộ trưởng BTN&MT về đánh giá môi trường chiến lược, đánh giá tác động môi trường và kế hoạch bảo vệ môi trường (TP chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa TTHC):
10.		Thủ tục xác nhận đăng ký Kế hoạch bảo vệ môi trường (do Phòng Tài nguyên và Môi trường tham mưu UBND quận xác nhận đăng ký Kế hoạch bảo vệ môi trường của các dự án, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thuộc các đối tượng quy định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định số 18/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ)	3863/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
5. PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (03 Quy trình ISO/01 lĩnh vực)
VIII. Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo: 03 Quy trình - Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BGDĐT ngày 24/12/2015 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Điều lệ Trường Mầm non và Điều 8 Nghị định số 46/2017/NĐ-CP ngày 21/4/2017 của Chính phủ quy định về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục (TP chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa TTHC); - Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-BGDĐT ngày 22/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Điều lệ Trường Tiểu học và Điều 20 Nghị định số 46/2017/NĐ-CP ngày 21/4/2017 của Chính phủ quy định về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục (TP chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa TTHC); - Quyết định số 5756/QĐ-BGDĐT ngày 25/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc công bố bộ TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo (STT 17, mục I, phần C) (TP chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa TTHC):
11.		Đình chỉ hoạt động trường mầm non	3867/QĐ-UBND ngày 09/10/2019
12.		Đình chỉ hoạt động trường tiểu học
13.		Thành lập lớp năng khiếu thể dục thể thao thuộc trường tiểu học hoặc trường trung học cơ sở

B. Tổng hợp Danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng QLNN của 12 cơ quan chuyên môn đã xây dựng Quy trình ISO áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong năm 2019:

1. Số Quy trình ISO/TTHC thuộc phạm vi chức năng QLNN của 12 cơ quan chuyên môn tham mưu UBND quận giải quyết (đã được TP công bố, chuẩn hóa TTHC - thuộc phạm vi bắt buộc phải triển khai, áp dụng ISO 9001 trong năm 2019 từ 90%TTHC trở lên) 199 Quy trình/215 TTHC/40 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 92,55%)

2. Số Quy trình ISO/TTHC (chưa được TP công bố, chuẩn hóa TTHC - thuộc phạm vi khuyến khích áp dụng ISO 9001): 13 Quy trình/13 TTHC/06 lĩnh vực (trong đó có 02 lĩnh vực trùng Phụ lục 1: II, VII và có 05 lĩnh vực mới: I, III, IV, V, VI); đồng thời, kiến nghị các Sở - ngành Thành phố sớm trình công bố, chuẩn hóa TTHC.

* Tổng cộng (1 + 2): 212 Quy trình/228 TTHC/46 lĩnh vực (tổng tỷ lệ đạt 92,98%).

C. Danh mục TTHC thuộc thẩm quyền của UBND quận (theo phạm vi chức năng quản lý của các cơ quan, tổ chức, đơn vị tham mưu giải quyết theo từng ngành, lĩnh vực QLNN); chưa áp dụng Quy trình ISO 9001 năm 2019:

1. PHÒNG Y TẾ (06 TTHC/01 lĩnh vực)
I. Lĩnh vực An toàn Thực phẩm và Dinh dưỡng (QLNN ngành Y tế): 03 Quy trình /03 TTHC (*) - Quyết định số 3758/QĐ-UBND ngày 2/7/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Y tế được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (phần B):
1.	Thủ tục cấp mới Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống	P.YT đề xuất không áp dụng ISO; Hiện không còn phù hợp - Theo Nghị định 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính Phủ về sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế bãi bỏ Thông tư 47/2014/TT-BYT ngày 11/12/2014 của Bộ Y tế về hướng dẫn quản lý an toàn thực phẩm đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống
2.	Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống
3.	Thủ tục cấp Giấy xác nhận kiến thức về an toàn thực phẩm đối với tổ chức và cá nhân theo Thông tư số 47/2014/TT-BYT
II. Lĩnh vực An toàn thực phẩm (QLNN ngành Công Thương): 03 Quy trình/03 TTHC (*) - Quyết định số 5595/QĐ-UBND ngày 25/10/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Công Thương được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (mục III, phần B):
4.	Thủ tục cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở sản xuất thực phẩm nhỏ lẻ (Trường hợp cấp lại do cơ sở thay đổi vị trí địa lý của địa điểm sản xuất, thay đổi bổ sung quy trình sản xuất và khi Giấy chứng nhận hết hiệu lực)	P.YT đề xuất không áp dụng ISO; (Hiện không còn phù hợp - Theo Thông tư số 43/2018/TT-BCT ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ Công thương Quy định về quản lý an toàn thực phẩm thuộc trách nhiệm của Bộ Công Thương bãi bỏ Thông tư 58/2014/TT-BCT ngày 22/12/2014 của Bộ Công thương và Thông tư 57/2015/TT-BCT ngày 31/12/2015 của Bộ Công thương không còn hiệu lực theo Công văn 3109/BCT-KHCN ngày 20/4/2018 của Bộ Công thương về hướng dẫn thực hiện công tác quản lý an toàn thực phẩm)
5.	Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở sản xuất thực phẩm (trường hợp bị mất, bị tiêu hủy toàn bộ hoặc một phần, bị rách, nát hoặc bị cháy hoặc do cơ sở có thay đổi tên cơ sở, chủ cơ sở hoặc người được ủy quyền, địa chỉ nhưng không thay đổi toàn bộ quy trình sản xuất)
6.	Thủ tục kiểm tra và cấp Giấy xác nhận kiến thực về an toàn thực phẩm cho tổ chức và cá nhân thuộc thẩm quyền cấp của Ủy ban nhân dân quận/huyện
2. PHÒNG VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN (02 TTHC/01 lĩnh vực)
III.Lĩnh vực Văn hóa cơ sở: 02 TTHC - Quyết định số 5032/QĐ-UBND ngày 26/9/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Văn hóa và Thể thao được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (mục I, phần B):
7.	Thủ tục công nhận lần đầu “Cơ quan đạt chuẩn văn hóa”, “Đơn vị đạt chuẩn văn hóa”, “Doanh nghiệp đạt chuẩn văn hóa”	P.VH&TT đề xuất không áp dụng ISO - theo Kế hoạch số 1487/KH-BCĐ ngày 08/4/2019 của BCĐ phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” quận Gò Vấp đã phân công Liên đoàn lao động quận phụ trách công tác công nhận đạt chuẩn văn hóa đối với các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp
8.	Thủ tục công nhận lại “Cơ quan đạt chuẩn văn hóa”, “Đơn vị đạt chuẩn văn hóa”, “Doanh nghiệp đạt chuẩn văn hóa”
3. PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (02 TTHC/01 lĩnh vực)
IV. Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo: 03 TTHC - Quyết định số 4686/QĐ-UBND ngày 01/9/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo được chuẩn hóa tại TPHCM (phần C)
9.	Công nhận trường tiểu học đạt mức chất lượng tối thiểu	P.GDĐT đề xuất không áp dụng ISO Hiện không còn phù hợp
10.	Thành lập Trung tâm học tập cộng đồng tại phường	P.GDĐT đề xuất không áp dụng ISO - Trùng lập với Thủ tục “Thành lập Trung tâm học tập cộng đồng”
4. PHÒNG KINH TẾ (03 TTHC/01 lĩnh vực)
V. Lĩnh vực thành lập và hoạt động của Hợp tác xã: 03 TTHC
11.	Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hợp tác xã (khi bị mất)	PKT đề xuất không áp dụng ISO (Hiện không còn phù hợp: Do Theo Quyết định số 654/QĐ-BKHĐT ngày 08/5/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư chỉ công bố 16 TTHC trong lĩnh vực “Thành lập và hoạt động của Hợp tác xã” và quy định tên TTHC mới: “Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký Hợp tác xã, giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã (trong trường hợp bị mất hoặc bị hư hỏng)”
12.	Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã (khi bị hư hỏng)
13.	Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hợp tác xã (khi bị hư hỏng);
5. DANH MỤC TTHC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QLNN CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH; NHƯNG CƠ QUAN THỰC HIỆN TTHC LÀ CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH - SỰ NGHIỆP KHÁC (04 TTHC/02 lĩnh vực)
VI. Lĩnh vực đấu thầu, lựa chọn nhà thầu: 02 TTHC - Quyết định số 6390/QĐ-UBND ngày 11/12/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (mục I - B, Phần I - Danh mục TTHC):
14.	Thủ tục giải quyết kiến nghị trong quá trình lựa chọn nhà thầu thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận - huyện (STT 1)	P.TC-KH đề xuất chưa áp dụng ISO; đang xin ý kiến UBND quận xác định cụ thể cơ quan nào thực hiện TTHC này
15.	Thủ tục giải quyết kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận - huyện (STT 2)	P.TC-KH đề xuất chưa áp dụng ISO; đang xin ý kiến UBND quận xác định cụ thể cơ quan nào thực hiện TTHC này
* Ghi chú: Tại các điểm 1, 2, mục I - B trong Phần II-Nội dung của TTHC QĐ 6390 quy định “Cơ quan thực hiện TTHC”, bao gồm: Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận - huyện hoặc Cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp thuộc quận huyện được giao làm chủ đầu tư dự án hoặc bên mời thầu là cơ quan trực tiếp nhận và giải quyết các kiến nghị liên quan quá trình lựa chọn nhà thầu hoặc kết quả lựa chọn nhà thầu theo nội dung của 02 TTHC này.
VII. Lĩnh vực đấu thầu, lựa chọn nhà đầu tư: 02 TTHC - Quyết định số 6390/QĐ-UBND ngày 11/12/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (mục II - B, Phần I - Danh mục TTHC).
16.	Thủ tục giải quyết kiến nghị trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư (STT 1)	P.TC-KH đề xuất chưa áp dụng ISO; đang xin ý kiến UBND quận xác định cụ thể cơ quan nào thực hiện TTHC này
17.	Thủ tục giải quyết kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà đầu tư (STT 2)	P.TC-KH đề xuất chưa áp dụng ISO; đang xin ý kiến UBND quận xác định cụ thể cơ quan nào thực hiện TTHC này
VIII. Lĩnh vực công sản: 01 TTHC - Quyết định số 3387/QĐ-UBND ngày 29/6/2017 của UBND Thành phố về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tài chính được chuẩn hóa tại thành phố Hồ Chí Minh (mục I, phần C).
18.	Thủ tục bán tài sản nhà nước tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị	P.TC-KH đề xuất chưa áp dụng ISO
* Ghi chú: Tại các điểm 1, 2, mục II - B trong Phần II-Nội dung của TTHC QĐ 6390 quy định “Cơ quan thực hiện TTHC”, bao gồm: Cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện được giao nhiệm vụ làm bên mời thầu hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện đối với dự án PPP được Ủy ban nhân dân Thành phố ủy quyền là cơ quan trực tiếp nhận và giải quyết các kiến nghị có liên quan đến quá trình lựa chọn nhà đầu tư hoặc kết quả lựa chọn nhà đầu tư theo nội dung, quy trình, thủ tục, thời gian giải quyết kiến nghị quy định tại 02 TTHC này.
Tổng cộng (1 + 2 + 3 + 4 + 5): 18 TTHC/08 lĩnh vực đã được TP công bố, chuẩn hóa TTHC thuộc thẩm quyền của UBND quận (do các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp tham mưu giải quyết theo từng ngành, lĩnh vực QLNN) chưa áp dụng ISO 9001 trong năm 2019; Trong đó: - 07 TTHC đề xuất chưa áp dụng ISO 9001 (Phòng Tài chính - Kế hoạch: 05 TTHC và Phòng Văn hóa và Thông tin: 02 TTHC) - 11 TTHC đề xuất không áp dụng ISO 9001 gồm: Phòng Y tế: 06 TTHC; Phòng Kinh tế: 03 TTHC; Phòng Giáo dục và Đào tạo: 02 TTHC (UBND quận kiến nghị UBND TP xem xét bãi bỏ 11 TTHC này do hiện nay không còn phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành).

DANH MỤC BIỂU MẪU/ HỒ SƠ HỆ THỐNG
(Ban hành kèm theo Quy chế Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 theo Quyết định số 4054/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2019 của UBND quận)

STT	Tên biểu mẫu/ hồ sơ	Trách nhiệm lưu	Thời gian lưu tối đa
1	Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng (dạng văn bản hành chính)	Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
2	Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo (dạng văn bản hành chính)	Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
3	Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu (dạng văn bản hành chính)	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
4	Bản hiệu đính tài liệu	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	Cho đến khi được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
5	Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	Cho đến khi được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
6	Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	Cho đến khi được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
7	Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
8	Sổ theo dõi hành động khắc phục	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
9	Phiếu khảo sát ý kiến	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
10	Kế hoạch đánh giá nội bộ (dạng văn bản hành chính)	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
11	Bảng tổng hợp hành động khắc phục	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
12	Báo cáo đánh giá nội bộ (dạng văn bản hành chính)	Phòng Nội vụ quận Tất cả CQCM liên quan	01 năm
13	Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả	Tất cả CQCM liên quan	Theo hồ sơ lưu trữ kết quả thủ tục hành chính
14	Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ	Tất cả CQCM liên quan	Theo hồ sơ lưu trữ kết quả thủ tục hành chính
15	Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ	Tất cả CQCM liên quan	Theo hồ sơ lưu trữ kết quả thủ tục hành chính
16	Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả	Tất cả CQCM liên quan	Theo hồ sơ lưu trữ kết quả thủ tục hành chính
17	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ	Tất cả CQCM liên quan	Theo hồ sơ lưu trữ kết quả thủ tục hành chính
18	Sổ theo dõi hồ sơ	Tất cả CQCM liên quan	Theo hồ sơ lưu trữ kết quả thủ tục hành chính

Ngày ban hành: ___/10/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP

BẢN HIỆU ĐÍNH TÀI LIỆU (Bản hiệu đính này được thiết lập và chuyển đến Đại diện lãnh đạo phê duyệt; sau đó, Bản hiệu đính này được phân phối đến tất cả cơ quan chuyên môn, đơn vị liên quan)

STT	Tên tài liệu	Trang	Mục	Đoạn/ Bảng	Bổ sung (B) và/ hoặc Xóa (X)	Nội dung thay đổi

Ngày …… tháng …… năm 201... TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ

Ngày …… tháng …… năm 201... ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO

Ghi chú: Chỉ cần lưu trữ một Bản hiệu đính được cập nhật (mới nhất và duy nhất) cùng với Quy chế Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015

Ngày ban hành: ___/10/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP

DANH MỤC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ VĂN BẢN LIÊN QUAN PHÒNG:______

STT	Loại văn bản	Số văn bản	Trích yếu nội dung văn bản	Ngày ban hành	Cơ quan ban hành	Ngày hiệu lực

Ngày …… tháng …… năm 201... TRƯỞNG PHÒNG _______

Ngày …… tháng …… năm 201... ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO

Ghi chú: Danh mục này được cập nhật và điều chỉnh kịp thời khi phát sinh bất cứ thay đổi nào để kiểm soát văn bản có hiệu lực thi hành và công khai đối với nhân dân (nếu cần thiết)

Ngày ban hành: ___/10/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP

PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN (Quý khách không cần cung cấp thông tin cá nhân)

Ngày: _____/_____/201__ Số phiếu: …………………..

Nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng công tác phục vụ các cá nhân, tổ chức đến liên hệ về thủ tục hành chính tại cơ quan chúng tôi, quý khách vui lòng đóng góp ý kiến quý báu của mình bằng cách chọn 1 trong 3 câu trả lời theo các câu hỏi khảo sát sau đây, ghi ý kiến cụ thể (nếu có) vào mặt sau của phiếu này và bỏ vào thùng phiếu. Chúng tôi chân thành cảm ơn.

Quý khách đến liên hệ về thủ tục hành chính: ………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………

CÂU 1: QUÝ KHÁCH NHẬN THẤY ĐIỀU KIỆN VỀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI NƠI TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ NHƯ THẾ NÀO?

□ Tốt - Khá tốt

□ Bình thường

□ Không tốt

CÂU 2: HỒ SƠ CỦA QUÝ KHÁCH ĐƯỢC GIẢI QUYẾT ĐÚNG THỜI HẠN CAM KẾT THEO BIÊN NHẬN (TÍNH THEO NGÀY LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN) NHƯ THẾ NÀO?

□ Đến đúng hoặc sau ngày đã hẹn, nhận được kết quả trong buổi

□ Đến đúng hoặc sau ngày đã hẹn, được hẹn lại vào buổi kế tiếp

□ Đến đúng hoặc sau ngày đã hẹn, được hẹn lại vào ngày khác

CÂU 3: QUÝ KHÁCH NHẬN THẤY TÁC PHONG, THÁI ĐỘ VÀ CUNG CÁCH PHỤC VỤ CỦA CƠ QUAN NHƯ THẾ NÀO?

□ Lịch sự, tận tình, công bằng và rõ ràng

□ Thiếu lịch sự, không tận tình, không công bằng, không rõ ràng

□ Có dấu hiệu không tốt, vòi vĩnh, nhũng nhiễu

CÂU 4: QUÝ KHÁCH NHẬN THẤY THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (THÀNH PHẦN HỒ SƠ CẦN NỘP) CỦA CƠ QUAN NHƯ THẾ NÀO?

□ Công khai rõ ràng, cụ thể

□ Công khai chưa rõ ràng, cụ thể

□ Không công khai

CÂU 5: QUÝ KHÁCH ĐƯỢC YÊU CẦU BỔ TÚC HỒ SƠ BAO NHIÊU LẦN (KHÔNG TÍNH LẦN ĐẦU NỘP HỒ SƠ VÀ LẦN CUỐI NHẬN KẾT QUẢ, TÍNH THEO SỐ LƯỢNG VĂN BẢN TRẢ LỜI)? (xem mặt sau)

□ Không lần nào

□ Một - ba lần

□ Bốn lần trở lên

Ngày ban hành: ___/10/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP

PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN (Quý khách không cần cung cấp thông tin cá nhân)

Ngày: _____/_____/201__ Số phiếu: …………………..

Nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng công tác phục vụ các cá nhân, tổ chức đến liên hệ về thủ tục hành chính tại cơ quan chúng tôi, quý khách vui lòng đóng góp ý kiến quý báu của mình bằng cách chọn 1 trong 3 câu trả lời theo các câu hỏi khảo sát sau đây, ghi ý kiến cụ thể (nếu có) vào mặt sau của phiếu này và bỏ vào thùng phiếu. Chúng tôi chân thành cảm ơn.

Quý khách đến liên hệ về thủ tục hành chính: ………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………

CÂU 1: QUÝ KHÁCH NHẬN THẤY ĐIỀU KIỆN VỀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI NƠI TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ NHƯ THẾ NÀO?

□ Tốt - Khá tốt

□ Bình thường

□ Không tốt

CÂU 2: HỒ SƠ CỦA QUÝ KHÁCH ĐƯỢC GIẢI QUYẾT ĐÚNG THỜI HẠN CAM KẾT THEO BIÊN NHẬN (TÍNH THEO NGÀY LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN) NHƯ THẾ NÀO?

□ Đến đúng hoặc sau ngày đã hẹn, nhận được kết quả trong buổi

□ Đến đúng hoặc sau ngày đã hẹn, được hẹn lại vào buổi kế tiếp

□ Đến đúng hoặc sau ngày đã hẹn, được hẹn lại vào ngày khác

CÂU 3: QUÝ KHÁCH NHẬN THẤY TÁC PHONG, THÁI ĐỘ VÀ CUNG CÁCH PHỤC VỤ CỦA CƠ QUAN NHƯ THẾ NÀO?

□ Lịch sự, tận tình, công bằng và rõ ràng

□ Thiếu lịch sự, không tận tình, không công bằng, không rõ ràng

□ Có dấu hiệu không tốt, vòi vĩnh, nhũng nhiễu

CÂU 4: QUÝ KHÁCH NHẬN THẤY THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (THÀNH PHẦN HỒ SƠ CẦN NỘP) CỦA CƠ QUAN NHƯ THẾ NÀO?

□ Công khai rõ ràng, cụ thể

□ Công khai chưa rõ ràng, cụ thể

□ Không công khai

CÂU 5: QUÝ KHÁCH ĐƯỢC YÊU CẦU BỔ TÚC HỒ SƠ BAO NHIÊU LẦN (KHÔNG TÍNH LẦN ĐẦU NỘP HỒ SƠ VÀ LẦN CUỐI NHẬN KẾT QUẢ, TÍNH THEO SỐ LƯỢNG VĂN BẢN TRẢ LỜI)? (xem mặt sau)

□ Không lần nào

□ Một - ba lần

□ Bốn lần trở lên

Ý kiến đóng góp cụ thể (vui lòng nêu rõ loại hồ sơ mà quý khách được yêu cầu bổ túc (nếu có) khi trả lời câu 5) :…………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………… Chân thành cảm ơn quý khách!

Ý kiến đóng góp cụ thể (vui lòng nêu rõ loại hồ sơ mà quý khách được yêu cầu bổ túc (nếu có) khi trả lời câu 5):…………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………… Chân thành cảm ơn quý khách!

Ngày ban hành: ___/10/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP

DANH MỤC BIỂU MẪU ÁP DỤNG/ HỒ SƠ LƯU TRỮ PHÒNG: _______

STT	Tên biểu mẫu/ hồ sơ	Cơ quan ban hành	Nơi lưu trữ chính	Thời gian lưu tối đa

Ngày …… tháng …… năm 201... TRƯỞNG PHÒNG _______

Ngày …… tháng …… năm 201... ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO

Ghi chú: Danh mục này được cập nhật kịp thời để luôn đầy đủ tất cả các Biểu mẫu/ hồ sơ của Hệ thống quản lý chất lượng

Ngày ban hành: ___/10/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP

PHIẾU ĐỀ NGHỊ THỰC HIỆN HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC Số:………/……………… (số đuôi/CQCM phát sinh SKPH)

Người đề nghị		Chức danh của người đề nghị
MNguồn gốc sự không phù hợp (đánh dấu þ chọn một trong các ô dưới đây trong từng trường hợp cụ thể)
□ Phản hồi của khách hàng	□ Đầu ra không phù hợp	□ Đánh giá nội bộ (chọn một trong hai ô dưới đây)			□ Theo dõi quá trình (định tính)		□ Đo lường quá trình (định lượng)
		¦NC chính/phụ	¦Nhận xét
Nơi phát sinh SKPH
? Diễn giải chi tiết (phát hiện lúc nào, như thế nào, xác định nguyên nhân sơ bộ)						Ngày __ / __ / ___
						Người đề nghị (Chuyên gia đánh giá nội bộ)
Thời gian đề nghị hoàn tất: ______ / ______ /20______
C Ý kiến của Đại diện lãnh đạo (nếu cần thiết)						Ngày __ / __ / ___
						Đại diện lãnh đạo
Ï Nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp (CQCM phát sinh SKPH tự xác định)						Ngày hoàn tất dự kiến
						__ / __ / ___
						Người xác định
Ñ Hành động khắc phục/ phòng ngừa (CQCM phát sinh SKPH tự xác định)						Ngày hoàn tất thực tế
						__ / __ / ___
						Người thực hiện
C Ý kiến của Đại diện lãnh đạo (trường hợp CQCM phát sinh SKPH không thể xác định nguyên nhân gốc rễ và xác định HĐKP/ PN hoặc việc thực hiện HĐKP/ PN vượt quá thẩm quyền)						Ngày __ / __ / ___
						Đại diện lãnh đạo
$ Kiểm chứng (đánh dấu þ chọn 1 trong 2 ô dưới đây; trong đánh giá nội bộ, chuyên gia đánh giá nội bộ phải hoàn tất phần này)				Ngày kiểm chứng		Người kiểm chứng (Chuyên gia đánh giá nội bộ)
□ J Đạt (trong đánh giá nội bộ, Trưởng đoàn đánh giá thu hồi phiếu này chuyển đến Phòng Nội vụ lưu bản gốc, CQCM chỉ lưu bản sao đã hoàn tất phần kiểm chứng; trong các trường hợp khác, CQCM lưu bản gốc phiếu này) □ L Không đạt (người kiểm chứng lập phiếu mới số; __/_______ , tiếp tục theo dõi, nếu nhiều lần không đạt, chuyển đến Phòng Nội vụ, trình Đại diện lãnh đạo xem xét cụ thể trường hợp này)				__ / __ / ___
Ghi chú kiểm chứng (nếu cần thiết)

Ngày ban hành: ___/10/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP

SỔ THEO DÕI HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC (cần phải hoàn tất nội dung của bảng dưới đây và lưu trữ bằng chứng khắc phục (nếu có) mới thể hiện được sự triệt để trong việc thực hiện hành động khắc phục các sự không phù hợp phát sinh)

STT	Số phiếu	Bộ phận đề nghị	Người phát hiện (ghi tên)	Ngày phát hiện	Bộ phận thực hiện HĐKP/PN	Ngày hoàn tất HĐKP/PN dự kiến	Người thực hiện HĐKP/PN (ghi tên)	Ngày hoàn tất HĐKP/PN thực tế	Kết quả kiểm chứng (Đ/ K)	Ngày kiểm chứng	Người kiểm chứng (ghi tên)

Ngày ban hành: ___/10/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP

BẢNG TỔNG HỢP HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC (cần phải hoàn tất nội dung của bảng dưới đây và lưu trữ bằng chứng khắc phục (nếu có) mới thể hiện được sự triệt để trong việc thực hiện hành động khắc phục các NC phát sinh trong đánh giá nội bộ) Bộ phận phát sinh NC (đoàn đánh giá ghi): …………………………………………………….

STT	Số phiếu	NC phát sinh	Mức độ (Chính/ Phụ)	Xác định nguyên nhân gốc rễ	Xác định HĐKP	Ngày hoàn tất HĐKP	Người thực hiện HĐKP (ghi tên)	Kết quả kiểm chứng (Đ/K)	Ngày kiểm chứng	Người kiểm chứng (ghi tên)

Ngày ……. tháng ……. năm 201... (hoàn tất) ĐẠI DIỆN BÊN ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ

Ngày ……. tháng ……. năm 201... (hoàn tất) TRƯỞNG ĐOÀN ĐÁNH GIÁ

Ngày ……. tháng ……. năm 201... CHUYÊN GIA ĐÁNH GIÁ