USB Token là gì?
Hiện nay, không có văn bản cụ thể quy định địa nghĩa của USB Token là gì. Tuy nhiên, có thể hiểu USB Token (hay còn gọi là chữ ký số USB Token) là một thiết bị chứa các dữ liệu để thể hiện một cách hợp pháp việc xác nhận thông tin của doanh nghiệp trên các loại giấy tờ điện tử. Hiểu đơn giản thì chữ ký số USB Token giống như chiếc bút để có thể ký xác nhận các giao dịch, giấy tờ trực tuyến hợp pháp.
Doanh nghiệp thường xuyên sử dụng chữ ký số USB Token trong các hoạt động liên quan đến thuế, bảo hiểm, hải quan…Đây là những hoạt động giao dịch với Nhà nước. Nhiều trường hợp các doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số USB Token để thực hiện các hoạt động liên quan đến các đối tác của mình.
Thông tin chỉ mang tính chất tham khảo
Hướng dẫn cách sử dụng USB Token cho người mới năm 2025?
Hiện nay, có 2 cách để sử dụng chữ ký số USB Token, sau đây là chi tiết 2 cách sử dụng chữ ký số USB Token:
(1) Hướng dẫn cách sử dụng USB token để ký hóa đơn điện tử
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số USB token
Đầu tiên cần cắm chữ ký số USB token vào máy tính. Nếu máy tính đã sử dụng nhiều USB token cho nhiều công ty khác nhau (ví dụ như công ty làm về dịch vụ kế toán) thì cần lựa chọn đúng USB token của công ty.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu cần ký số
Mở hóa đơn điện tử cần ký số và nhấn vào phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Chấp nhận ký điện tử
Sau đó, một màn hình sẽ xuất hiện yêu cầu nhập mã PIN của USB Token. Người dùng cần nhập đúng mã PIN và hóa đơn sẽ được tự động ký số. Sau khi ký số xong, người dùng có thể vào xem lại lại hóa đơn của mình.
Nếu hóa đơn điện tử đã được ký số sẽ hiện dấu tích mà xanh lá cây và tên công ty đã ký vào tài liệu này. Đồng thời, hóa đơn điện tử này sẽ được tự động gửi cho cơ quan thuế và được cấp mã của cơ quan thuế. Do đó, hóa đơn điện tử sau khi ký số sẽ có thêm mã của cơ quan thuế. Kết thúc quá trình ký điện tử bằng USB token.
(2) Hướng dẫn cách sử dụng USB Token để ký trên trang thuế điện tử
Ngoài hóa đơn điện tử, chữ ký số USB Token cũng thường xuyên được sử dụng để ký các tờ khai, nộp thuế trên trang thuedientu.gdt.gov.vn.
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số USB token
Tương tự như ký hóa đơn điện tử, người dùng cần cắm USB token vào máy tính và lựa chọn đúng công ty cần ký số.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu ký số
Các tài liệu được ký số trên trang Thuế điện tử thường là các tờ khai thuế. Do đó, kế toán cần sử dụng phần mềm HTKK để kê khai thuế trên đó và kết xuất XML để tải về. Sau đó đăng nhập vào tài khoản thuế điện tử để tải lên các tờ khai dạng XMK cần nộp cho cơ quan thuế.
Bước 3: Ký điện tử
Nhấn vào “Ký điện tử” ở ngay dưới phần tải tờ khai và nhập mã PIN để ký tờ khai. Sau đó nhấn gửi tờ khai thì tờ khai sẽ được tự động gửi cho cơ quan thuế.
Để kiểm tra tờ khai đã được ký và gửi thành công hay chưa, người dùng truy cập vào phần tra cứu để tra cứu thông tin tờ khai. Nếu đã xuất hiện thông tin tờ khai ở phần tra cứu thì tờ khai đã được gửi. Mở tờ khai đã gửi và kiểm tra lại một lần nữa xem tờ khai đã được ký số hay chưa.
Trên đây là chi tiết 2 cách sử dụng chữ ký số USB Token mới nhất trong năm 2025.
USB Token là gì? Hướng dẫn cách sử dụng USB Token cho người mới năm 2025? (Hình từ Internet)
Nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số là gì?
Căn cứ Điều 15 Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số
1. Trước khi ký số, người ký phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số như sau:
a) Kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số của mình trên hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức tạo lập cấp, phát hành chứng thư chữ ký số đó;
b) Kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số của tổ chức tạo lập, phát hành chứng thư chữ ký số cho mình trên hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia;
c) Trường hợp kết quả kiểm tra tại các điểm a và điểm b khoản này đồng thời có hiệu lực, người ký thực hiện ký số. Trường hợp kết quả kiểm tra tại điểm a hoặc điểm b khoản này là không có hiệu lực, người ký số không thực hiện ký số.
2. Sử dụng phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu tại Điều 17 của Nghị định này.
Như vậy, theo quy định trên, nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số cụ thể như sau:
- Trước khi ký số, người ký phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số như sau:
+ Kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số của mình trên hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức tạo lập cấp, phát hành chứng thư chữ ký số đó;
+ Kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số của tổ chức tạo lập, phát hành chứng thư chữ ký số cho mình trên hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia;
+ Trường hợp kết quả kiểm tra tại các điểm a và điểm b khoản này đồng thời có hiệu lực, người ký thực hiện ký số. Trường hợp kết quả kiểm tra tại điểm a hoặc điểm b khoản này là không có hiệu lực, người ký số không thực hiện ký số.
- Sử dụng phần mềm ký số đáp ứng yêu cầu tại Điều 17 của Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
