Người lao động không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp nào?

Người lao động không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

...

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

...

Theo quy định trên thì thông thường khi khấu trừ thuế TNCN tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sẽ phải lập chứng từ khấu trừ thuế để giao cho người lao động.

Tuy nhiên, cũng theo quy định trên thì trong trường hợp cá nhân bị khấu trừ thuế ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Như vậy, người lao động sẽ không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho người sử dụng lao động.

Người lao động không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp nào?

Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử thì phải ký số vào thời điểm nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nội dung chứng từ thì chữ ký của người trả thu nhập là một trong những nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN và nếu như chứng từ là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì chữ ký thể hiện trên chứng là chữ ký số.

Đồng thời căn cứ theo quy định Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ như sau:

Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Như vậy, từ căn cứ trên người trả thu nhập sẽ sử dụng chữ ký số để ký tên trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử tại thời điểm người trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thay cho người lao động.

Ngoài ra chứng từ điện tử TNCN còn phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch tại thời điểm khấu trừ thuế.

Cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2026?

Và hiện nay mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đang được áp dụng là mẫu số 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

I. Phần thông tin tổ chức trả thu nhập

Điền đầy đủ thông tin tổ chức trả thu nhập bao gồm: Tên tổ chức trả thu nhập, Mã số thuế, Điện thoại, Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.

II. Phần thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên CCCD/Thẻ Căn cước/Hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch ở Việt Nam thì có thể để trống trường này.

[08] Cá nhân cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ: Ghi địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[11] Điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[12] Số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu (Trường hợp chưa đăng ký thuế): Ghi số định danh trên CCCD.

III. Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ

[13] Khoản thu nhập: Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, …

[14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0).

[15] Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Ghi các khoản đóng

[16] Thời điểm trả thu nhập: Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

[18] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

Trong đó: Các khoản giảm trừ bao gồm:

- Tiền đóng bảo hiểm: là các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định và các khoản mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ không vượt quá mức do Chính phủ quy định

- Giảm trừ gia cảnh: Kèm theo các quy định về thuế TNCN từ tiền lương tiền công của cá nhân cư trú là mức giảm trừ gia cảnh mới chính thức được áp dụng từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Cụ thể tại Điều 1 Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 quy định mức giảm trừ gia cảnh như sau:

+ Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm);

+ Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.

- Các khoản đóng góp từ thiện: Theo quy định tại Điều 11 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 thì các đóng góp từ thiện nhân đạo sẽ được giảm trừ khi tính thuế TNCN gồm:

+ Khoản đóng góp vào tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, người khuyết tật, người già không nơi nương tựa

+ Khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học

+ Khoản đóng góp vào các tổ chức có chức năng huy động tài trợ được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật.

+ Khoản chi cho y tế, giáo dục - đào tạo của người nộp thuế, người phụ thuộc của người nộp thuế được giảm trừ

[19] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập).