Hướng dẫn xuất hóa đơn kèm bảng kê quà tặng bánh Trung thu cho nhân viên?

Hướng dẫn xuất hóa đơn kèm bảng kê quà tặng bánh Trung thu cho nhân viên?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nguyên tắc lập hóa đơn và theo hướng dẫn tại điểm a3 khoản 5 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP có nội dung sau:

NỘI DUNG CỦA HÓA ĐƠN

...

5. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

a) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

...

a.3) Số lượng hàng hóa, dịch vụ:

...

Đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại; hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế giá trị gia tăng của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa có trách nhiệm bảo đảm việc lập hóa đơn tổng hợp phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh; lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ có liên quan; cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ quản lý thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo quy định.

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm”;

...

Theo nguyên tắc, khi doanh nghiệp mua bánh Trung thu để tặng cho người lao động, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn đối với hàng hóa cho, biếu, tặng.

Trường hợp doanh nghiệp tặng bánh cho nhiều nhân viên, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn theo từng giao dịch hoặc lập hóa đơn tổng hợp theo tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế GTGT.

Lưu ý: Trường hợp người nhận yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn riêng cho giao dịch đó.

Cụ thể cách xuất hóa đơn kèm bảng kê quà tặng bánh Trung thu cho nhiều nhân viên như sau:

(1) Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các nội dung theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trong đó có thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán, thời điểm lập hóa đơn và các nội dung khác theo quy định.

Nội dung ghi trên hóa đơn: Bánh Trung thu thập cẩm – hàng cho, biếu, tặng nhân viên, không thu tiền hoặc Bánh Trung thu – quà tặng nhân viên, không thu tiền.

Doanh nghiệp vẫn phải xác định giá tính thuế và thuế GTGT đầu ra theo quy định về thuế GTGT.

Đối với hóa đơn tổng hợp, trên hóa đơn phải ghi rõ: “Kèm theo bảng kê số ..., ngày ... tháng ... năm 2026”

(2) Bảng kê phải có đầy đủ các nội dung:

+ Tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán

+ Tên hàng hóa, dịch vụ

+ Số lượng

+ Đơn giá

+ Thành tiền hàng hóa, dịch vụ

+ Ngày lập bảng kê

+ Tên và chữ ký người lập bảng kê

+ Thuế suất thuế GTGT, nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

+ Tiền thuế GTGT, nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Tổng cộng tiền thanh toán trên bảng kê phải đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê được ghi theo thứ tự bán hàng trong ngày.

Bảng kê phải ghi rõ: “Kèm theo hóa đơn số... ngày... tháng... năm...”

- Lập danh sách nhân viên nhận bánh riêng: Ngoài bảng kê kèm hóa đơn, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp lập và lưu danh sách nhân viên nhận bánh để chứng minh số lượng bánh thực tế đã được tặng.

Ví dụ:

Ví dụ bảng kê:

Tải về Mẫu tham khảo hóa đơn kèm bảng kê quà tặng bánh Trung thu cho nhân viên.

Hướng dẫn xuất hóa đơn kèm bảng kê quà tặng bánh Trung thu cho nhân viên? (Hình từ internet)

Công ty có bắt buộc tặng quà cho người lao động không?

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Bộ luật Lao động 2019, quy định công ty có các nghĩa vụ sau:

Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động

...

2. Người sử dụng lao động có các nghĩa vụ sau đây:

a) Thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và thỏa thuận hợp pháp khác; tôn trọng danh dự, nhân phẩm của người lao động;

b) Thiết lập cơ chế và thực hiện đối thoại, trao đổi với người lao động và tổ chức đại diện người lao động; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

c) Đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nhằm duy trì, chuyển đổi nghề nghiệp, việc làm cho người lao động;

d) Thực hiện quy định của pháp luật về lao động, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động; xây dựng và thực hiện các giải pháp phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Tham gia phát triển tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia, đánh giá, công nhận kỹ năng nghề cho người lao động.

Theo đó, công ty không bắt buộc phải tặng quà cho người lao động. Việc doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên phải căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

Doanh nghiệp phải ban hành quy chế thưởng hợp pháp, công bố công khai quy chế thưởng tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có nội dung như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ và chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

...

Bên cạnh đó, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán. Cụ thể, tại khoản 3 và 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

...

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Như vậy, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

- Lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

- Lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

- Lưu trữ ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.