Hướng dẫn làm Phụ lục 05 3/BK-QTT-TNCN trên HTKK Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh?

Hướng dẫn làm Phụ lục 05 3/BK-QTT-TNCN trên HTKK Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh?

Cập nhật: Đã có phần mềm HTKK 5.3.4 mới nhất không bắt buộc nhập CCCD người phụ thuộc

Phụ lục 05 3/BK-QTT-TNCN - Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh là phụ lục dùng để kê khai những người phụ thuộc tính giảm trừ gia cảnh cho NLĐ trong năm.

Khi thực hiện quyết toán thuế 2025 cho kỳ tính thuế năm 2024 thì người nộp thuế là tổ chức thực hiện các phụ lục trước sau đó phần mềm HTKK sẽ tự động cập nhật lên tờ khai quyết toán thuế 05/QTT-TNCN.

Cụ thể cách lập Phụ lục 05 3/BK-QTT-TNCN trên phần HTKK thường sẽ lập Phụ lục 05 3/BK-QTT-TNCN theo 2 cách sau:

Cách 1: Nhập trực tiếp thông tin của người lao động vào từng bảng kê. Muốn thêm dòng: ấn phím F5 (hoặc ấn tổ hợp phím Fn+F5). Xóa dòng: ấn phím F6 (hoặc ấn tổ hợp phím Fn+F6)

Cách 2: Tải mẫu bảng kê Excel từ phần mềm HTKK, sau đó nhập thông tin vào bảng kê Excel và tải bảng kê lên phần mềm.

Theo đó, tổng quan về phụ lục 05-3/BK-TNCN:

- Mỗi người phụ thuộc kê khai vào 1 dòng, trường hợp 1 người lao động có nhiều người phụ thuộc thì kê khai vào nhiều dòng để đảm bảo: Mỗi người phụ thuộc kê khai vào 1 dòng

- Đối tượng kê khai vào phụ lục 05-3/BK-TNCN: Là toàn bộ người phụ thuộc được tính giảm trừ cho cá nhân (NLĐ) trong năm tính thuế.

Bao gồm cả trường hợp được quy định tại mục c.2 khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC là người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Ví dụ: Chị Hạnh sinh con vào tháng 8/2024.Tại các tháng trong năm 2024, Chị Hạnh chưa đăng ký người phụ thuộc nên công ty ABC chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế 2024

Đến thời điểm tháng 01/2025 khi công ty ABC làm quyết toán thuế TNCN của năm 2024 thì chị Hạnh có ủy quyền quyết toán thuế và có nộp hồ sơ đăng ký NPT để đăng ký giảm trừ gia cảnh từ tháng 08/2024 tức từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Lúc này, Công ty ABC sẽ kê khai người phụ thuộc của chị Hạnh vào phụ lục Bảng kê 05-3/BK-TNCN.

Cách kê khai từng cột chỉ tiêu trên phụ lục Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm gia cảnh - Mẫu 05 3/BK-TNCN như sau:

Cột chỉ tiêu số [06] Số thứ tự: Được ghi lần lượt theo chữ số trong dãy chữ số tự nhiên (1, 2, 3….)

Phần mềm HTKK: tự động điền tăng số thứ tự khi người dùng thêm dòng.

Cột chỉ tiêu số [07] Họ và tên người nộp thuế là người lao động tại tổ chức trả thu nhập: Ghi rõ ràng, đầy đủ họ và tên của từng cá nhân đăng ký tính giảm trừ người phụ thuộc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Phần mềm HTKK yêu cầu: cho phép tự nhập kiểu text, bắt buộc nhập, nhập tối đa 100 kí tự.

Cột chỉ tiêu số [08] Mã số thuế của người nộp thuế là người lao động tại tổ chức trả thu nhập: Ghi rõ ràng, đầy đủ mã số thuế của cá nhân theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho cá nhân hoặc Thông báo mã số thuế hoặc Thẻ mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

Phần mềm HTKK yêu cầu: Bắt buộc nhập tối đa 10 ký tự, kiểm tra đúng cấu trúc mã số thuế

Cột chỉ tiêu số [09] Họ và tên người phụ thuộc: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên người phụ thuộc của cá nhân theo tờ đăng ký mã số thuế hoặc chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu/GKS.

Phần mềm HTKK yêu cầu: cho phép tự nhập kiểu text, bắt buộc nhập, nhập tối đa 100 kí tự.

Cột chỉ tiêu số [10] Ngày sinh của người phụ thuộc: Ghi rõ ràng, đầy đủ ngày, tháng, năm sinh của người phụ thuộc

Phần mềm HTKK yêu cầu: Người sử dụng nhập kiểu dd/mm/yyyy. Kiểm tra ngày sinh không được lớn hơn ngày hiện tại và phải nhỏ hơn hoặc bằng từ tháng giảm trừ

Cột chỉ tiêu số [11] Mã số thuế của người phụ thuộc: Ghi rõ ràng, đầy đủ mã số thuế của người phụ thuộc như trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế hoặc Thẻ mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

Phần mềm HTKK yêu cầu: Nhập tối đa 10 ký tự, kiểm tra đúng cấu trúc mã số thuế và không được trùng với MST của người nộp thuế, nếu không thỏa mãn ứng dụng đưa ra cảnh báo vàng

Cột chỉ tiêu số [12] Loại giấy tờ (số CMND/CCCD/ Hộ chiếu/GKS) người phụ thuộc: Ghi loại giấy tờ chứng minh thông tin của người phụ thuộc theo từng người phụ thuộc: CMND/CCCD/Hộ chiếu/GKS.

Phần mềm HTKK yêu cầu: Chọn trong hộp chọn gồm CMND/Hộ chiếu/GSK/Khác. Bắt buộc nhập nếu không có MST

(Nếu người phụ thuộc đã có mã số thuế tại cột số 11 thì không bắt buộc phải nhập cột số 12)

Cột chỉ tiêu số [13] Số giấy tờ: Ghi rõ ràng, đầy đủ số CMND/CCCD/Hộ chiếu/GKS theo từng người phụ thuộc.

Phần mềm HTKK yêu cầu: Bắt buộc nhập nếu không có MST (Nếu người phụ thuộc đã có mã số thuế tại cột số 11 thì không bắt buộc phải nhập cột số 13)

Cột chỉ tiêu số [14] Quan hệ với người nộp thuế: Ghi rõ ràng mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế.

Phần mềm HTKK yêu cầu: Bắt buộc nhập, Cho phép người sử dụng chọn trong danh mục

Cột chỉ tiêu số [15] Từ tháng: Là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc trong năm tính thuế theo thực tế phát sinh.

Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế theo đúng thực tế phát sinh thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi cá nhân thực hiện quyết toán thuế và đã có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Trường hợp trong năm cá nhân đã thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nhưng đến cuối năm có yêu cầu điều chỉnh lại theo thực tế phát sinh thì thực hiện khai bổ sung Bản đăng ký người phụ thuộc.

Phần mềm HTKK yêu cầu: nhập dạng MM/YYYY, phải thuộc khoảng thời gian quyết toán

Cột chỉ tiêu số [16] Đến tháng: Là thời điểm kết thúc tính giảm trừ người phụ thuộc trong năm tính thuế theo thực tế phát sinh.

Phần mềm HTKK yêu cầu: nhập dạng MM/YYYY, phải thuộc khoảng thời gian quyết toán, kiểm tra Đến tháng >= Từ tháng

Lưu ý: Thời gian kê khai ở 2 cột chỉ tiêu số 15 (từ tháng) và cột chỉ tiêu số 16 (đến tháng): phải thuộc vào trong khoảng thời gian quyết toán.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp làm tờ khai quyết toán thuế TNCN cho năm 2024 thì thời gian kê khai vào cột chỉ tiêu số 15 và 16 này phải thuộc trong khoảng thời gian từ tháng 01/2024 đến tháng 12/2024 (Nếu đưa các năm không phải là năm 2024 thì phần mềm sẽ báo lỗi)

Lưu ý: Hướng dẫn trên chỉ mang tính tham khảo, người nộp thuế nên liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ phù hợp nhất với thực tế của doanh nghiệp.

Xem thêm:

>> Đã có Công văn hướng dẫn lập tờ khai số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên HTKK 5.2.9

>> Tải file cài đặt phần mềm HTKK 5.3.3 mới nhất sửa lỗi Tờ khai quyết toán thuế TNCN

Hướng dẫn làm Phụ lục 05 3/BK-QTT-TNCN trên HTKK Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh?

Mỗi người phụ thuộc được giảm trừ bao nhiêu tiền?

Căn cứ Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 quy định về mức giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế và người phụ thuộc như sau:

Mức giảm trừ gia cảnh

Điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 26/2012/QH13 như sau:

1. Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm);

2. Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.

Như vậy, theo quy định trên mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.

Ngoài ra, mức giảm trừ đối với bản thân người nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc trên HTKK theo Thông tư 86

Tuy nhiên, tại Điều 1 Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 quy định mức giảm trừ gia cảnh của thuế thu nhập cá nhân như sau:

Mức giảm trừ gia cảnh của thuế thu nhập cá nhân

Điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Thuế thu nhập cá nhân như sau:

a) Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm);

b) Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.

Đồng thời, căn cứ Điều 2 Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 quy định về hiệu lực thi hành như sau:

Hiệu lực thi hành

1. Nghị quyết này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

2. Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14 ngày 02 tháng 6 năm 2020 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh của thuế thu nhập cá nhân hết hiệu lực kể từ ngày Nghị quyết này có hiệu lực thi hành.

Như vậy, Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Do đó, mức giảm trừ gia cảnh năm 2026 đối với người nộp thuế là 15,5 triệu đồng/ tháng và người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/ tháng.