Hướng dẫn hạch toán Tài khoản 141 Tạm ứng theo Thông tư 24 cho cơ quan nhà nước?

Nguyên tắc kế toán Tài khoản 141 Tạm ứng như thế nào?

Căn cứ Phụ lục I Hệ thống tài khoản kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán ban hành kèm theo Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định, trong đó nguyên tắc kế toán Tài khoản 141 Tạm ứng như sau:

(1) Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ tạm ứng tiền, ấn chỉ, vật tư,... (gọi chung là kinh phí) trong nội bộ một đơn vị kế toán để thực hiện nhiệm vụ được giao, bao gồm tạm ứng kinh phí cho người lao động trong nội bộ đơn vị và cho các đơn vị cấp dưới trực thuộc mà đơn vị cấp dưới không tổ chức công tác kế toán (là đầu mối chi tiêu).

(2) Đối tượng nhận tạm ứng phải là người lao động trong đơn vị hoặc đại diện của đầu mối chi tiêu thuộc nội bộ đơn vị. Đối với người chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, làm công tác hành chính quản trị,... được phân công nhận tạm ứng phục vụ cho công việc phải được Thủ trưởng đơn vị chỉ định tên cụ thể. Đối với đại diện của đầu mối chi tiêu phải được đơn vị là đầu mối chi tiêu chỉ định cụ thể và thông báo với đơn vị kế toán. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quyết định việc tạm ứng kinh phí đảm bảo quản lý chặt chẽ, tiết kiệm, an toàn.

(3) Các khoản tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó. Sau khi hoàn thành công việc đối tượng tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay, số đã tạm ứng không sử dụng hết phải nộp trả lại cho đơn vị. Đối với cá nhân nhận tạm ứng, trường hợp không thanh toán kịp thời, đơn vị có thể trừ vào lương hàng tháng của người nhận tạm ứng.

(4) Đối với từng đối tượng, từng khoản tạm ứng, phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau.

(5) Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết tài khoản theo dõi đến từng đối tượng nhận tạm ứng, hạch toán chi tiết theo từng lần tạm ứng, từng lần thanh toán và chi tiết khác theo yêu cầu quản lý. Mỗi đối tượng nhận tạm ứng phải được cấp mã thống nhất để theo dõi việc nhận và hoàn tạm ứng đảm bảo phản ánh đúng thực tế.

Hướng dẫn hạch toán Tài khoản 141 Tạm ứng theo Thông tư 24 cho cơ quan nhà nước? (Hình từ Internet)

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 Tạm ứng được quy định như thế nào?

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 Tạm ứng được quy định tại Phụ lục I Hệ thống tài khoản kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán ban hành kèm theo Thông tư 24/2024/TT-BTC như sau:

Bên Nợ: Các khoản tiền, ấn chỉ, vật tư đã tạm ứng.

Bên Có:

- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;

- Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ, kho, hoặc trừ vào lương.

Số dư bên Nợ: Số tạm ứng chưa thanh toán.

Tài khoản 141- Tạm ứng, có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1411- Tạm ứng với người lao động: Phản ánh các khoản tiền, ấn chỉ, vật tư tạm ứng cho người lao động trong đơn vị kế toán và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó;

- Tài khoản 1412- Tạm ứng với đầu mối chi tiêu: Phản ánh các khoản tiền, ấn chỉ, vật tư tạm ứng cho đầu mối chi tiêu trong đơn vị kế toán để dùng cho các hoạt động của đầu mối chỉ tiêu và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan tới Tài khoản 141 Tạm ứng?

Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến Tài khoản 141 Tạm ứng được quy định tại Phụ lục I Hệ thống tài khoản kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán ban hành kèm theo Thông tư 24/2024/TT-BTC như sau:

(1) Khi tạm ứng, ghi:

Nợ TK 141-Tạm ứng

Có các TK 111, 112, 152, 153,....

(2) Thanh toán số đã tạm ứng: Căn cứ vào Bảng thanh toán tạm ứng của đối tượng nhận tạm ứng kèm theo chứng từ kế toán được lãnh đạo đơn vị duyệt, kế toán hạch toán theo số thực tế được duyệt, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 154, 211, 611, 612, ...

Có TK 141- Tạm ứng

Có các TK 111, 112 (nếu phải chi thêm số chi quá tạm ứng).

(3) Các khoản tạm ứng sử dụng không hết, nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:

Nợ các TK 111, 152, 153,...

Nợ TK 334- Phải trả người lao động (nếu trừ vào lương)

Có TK 141- Tạm ứng.

Nguyên tắc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán theo Thông tư 24?

Tại Phụ lục V ban hành kèm Thông tư 24/2024/TT-BTC có quy định về các nguyên tắc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán:

- Tài liệu kế toán đơn vị kế toán phải đưa vào lưu trữ theo quy định hiện hành của pháp luật kế toán.

- Trước khi đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ, đơn vị phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải bao gồm đầy đủ các hồ sơ tài liệu có liên quan đến việc hạch toán, ghi sổ kế toán cần phải lưu trữ theo quy định;

Tài liệu đưa vào lưu trữ phải là tài liệu đã hoàn chỉnh, trong đó phản ánh đầy đủ chỉ tiêu, thông tin và số liệu theo đúng quy định, đã có đầy đủ các yếu tố pháp lý trên tài liệu lưu trữ theo quy định (như có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm,...), nếu là lưu trữ tài liệu bản giấy còn phải được đóng dấu đầy đủ, sắp xếp, phân loại đóng thành tập chắc chắn. Đơn vị phải kiểm tra, phân loại để không đưa vào lưu trữ các tài liệu không thuộc trách nhiệm lưu trữ của kế toán.

- Tài liệu kế toán được đưa vào bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo đầy đủ, an toàn, nguyên vẹn theo đúng quy trình, thời hạn quy định của pháp luật kế toán, pháp luật khác có liên quan và quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp có hệ thống, đảm bảo khoa học, theo thứ tự, dễ tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Nghiêm cấm việc để thất lạc hồ sơ, tài liệu kế toán đang trong thời gian phải lưu trữ theo quy định.

Bên cạnh đó, trách nhiệm bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

- Thủ trưởng đơn vị kế toán chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng quy định.

- Kế toán trưởng/phụ trách kế toán đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp triển khai, phân công việc in, sắp xếp, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cử người làm nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán khi tài liệu đang thuộc sự quản lý của kế toán, kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, toàn vẹn của tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo đúng quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC.

Đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp về việc khai thác sử dụng tài liệu kế toán trong thời gian bảo quản tại nơi làm việc, đề xuất Thủ trưởng đơn vị kế toán để sử dụng tài liệu kế toán đang trong kho lưu trữ và tài liệu kế toán lưu trữ dưới dạng điện tử.

- Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán thuộc phạm vi công việc được giao trong quá trình sử dụng và lưu trữ tại nơi làm việc khi chưa giao nộp cho người làm nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán của đơn vị.

- Người được giao làm nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán của đơn vị phải mở sổ theo dõi tài liệu lưu trữ, có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ đảm bảo đầy đủ, nguyên vẹn, an toàn, không được để xảy ra thất lạc, hư hỏng, sửa chữa tẩy xoá trên tài liệu bản giấy hoặc làm sai lệch dữ liệu điện tử trong suốt thời gian bảo quản, lưu trữ tại đơn vị kế toán.