Doanh nghiệp phụ cấp xăng xe cho người lao động được tính chi phí hợp lý tối đa bao nhiêu?

Doanh nghiệp phụ cấp xăng xe cho người lao động được tính chi phí hợp lý tối đa bao nhiêu?

Tại điểm a khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

b) Khoản chi thực tế phát sinh khác, bao gồm:

b1) Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật;

b2) Khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong doanh nghiệp;

b3) Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật;

b4) Khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp;

b5) Khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; khoản tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách theo quy định của pháp luật; khoản tài trợ theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; khoản tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;

b6) Khoản chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;

b7) Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường;

b8) Khoản chi thực tế cho người được biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt, ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng;

b9) Một số khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ theo quy định của Chính phủ;

b10) Một số khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng, đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b11) Chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon và net zero, giảm ô nhiễm môi trường, đồng thời liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b12) Một số khoản đóng góp vào các quỹ được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định của Chính phủ;

c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

...

Từ các quy định nêu trên, có thể hiểu chi phí hợp lý là những khoản chi thực sự cần thiết, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm như tiền lương, các khoản phụ cấp, khấu hao tài sản cố định, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…

Đồng thời, các khoản chi này phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.

Tất cả các chi phí này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, những khoản chi phí này phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Theo đó, Doanh nghiệp phụ cấp xăng xe cho người lao động được tính chi phí hợp lý với thực tế và quy định nội bộ (như hợp đồng lao động, quy chế tiền lương...) không quy định mức chi phí tối đa.

Xem thêm:

>> Cách xác định tiền lương tăng ca được miễn thuế TNCN từ năm 2026

NÓNG: Chính phủ tiếp tục điều chỉnh tăng lương cơ sở lên 8,2% so với mức lương cũ

Doanh nghiệp phụ cấp xăng xe cho người lao động được tính chi phí hợp lý tối đa bao nhiêu? (Hình từ Internet)

Điều kiện các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN được quy định thế nào?

Căn cứ Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định điều kiện các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

*Chi phí thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.

Theo đó, khoản chi cho nghiên cứu và phát triển được trừ tối đa 200% chi phí thực tế phát sinh (không bao gồm các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; khoản chi đã được chi từ Quỹ phát triển khoa học và công nghệ của doanh nghiệp, Quỹ phát triển khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số của doanh nghiệp) với điều kiện sau khi áp dụng mức chi bổ sung, doanh nghiệp không bị lỗ và việc xác định chi phí thực hiện đúng quy định pháp luật về khoa học công nghệ.

*Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Các khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Nếu thuộc trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ phải lập bảng kê (Bảng kê 02/TNDN) mà có giá trị mua từ 05 triệu đồng/ngày/người trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Bảng kê hàng hóa mua vào (Bảng kê 02/TNDN) chỉ áp dụng với những trường hợp đặc thù người bán không xuất được hoá đơn. Do đó không phải cứ mua hàng hóa không có hoá đơn thì được phép lập bảng kê mua hàng hóa.

Cụ thể, các trường hợp được lập bảng kê mua hàng hóa 01/TNDN bao gồm:

- Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.

- Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.

- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới 500 triệu/năm.

Phụ cấp xăng xe người lao động có phải đóng thuế TNCN không?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về các khoản thu nhập chịu thuế bao gồm:

Các khoản thu nhập chịu thuế

...

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản phụ cấp, trợ cấp sau:

...

g) Không tính vào thu nhập chịu thuế đối với các khoản sau:

g.1) Khoản hỗ trợ của người sử dụng lao động cho việc khám chữa bệnh hiểm nghèo cho bản thân người lao động và thân nhân của người lao động.

g.2) Khoản tiền nhận được theo quy định về sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức Đảng, đoàn thể.

g.3) Khoản tiền nhận được theo chế độ nhà ở công vụ theo quy định của pháp luật.

...

Theo đó, các khoản thu nhập từ tiền công, tiền lương là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động bao gồm cả các khoản phụ cấp, trợ cấp đều là các khoản thu nhập phát sinh thuộc thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định.

Đồng thời theo hướng dẫn tại Công văn 79557/CT-TTHT năm 2018 và khoản 2 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC cũng có nêu rõ:

- Về khoản phụ cấp tiền thuê nhà, xăng xe, phụ cấp chuyên cần: Công ty được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Riêng khoản phụ cấp xăng xe được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN khi khoản phụ cấp đó được chi cao hơn mức khoán chi thì phần chi cao hơn sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định.

Lưu ý: Thông tư 111/2013/TT-BTC được áp dụng đến khi có văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định chi tiết nội dung trên.