Doanh nghiệp có cần khai thuế TNCN hàng tháng cho nhân viên không?

Doanh nghiệp có cần khai thuế TNCN hàng tháng cho nhân viên không?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về các loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế như sau:

Các loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế

1. Các loại thuế, khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước do cơ quan quản lý thuế quản lý thu thuộc loại khai theo tháng, bao gồm:

a) Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp người nộp thuế đáp ứng các tiêu chí theo quy định tại Điều 9 Nghị định này thì được lựa chọn khai theo quý.

b) Thuế tiêu thụ đặc biệt.

c) Thuế bảo vệ môi trường.

d) Thuế tài nguyên, trừ thuế tài nguyên quy định tại điểm e khoản này.

đ) Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước (trừ phí, lệ phí do cơ quan đại diện nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện thu theo quy định tại Điều 12 Nghị định này; phí hải quan; lệ phí hàng hoá, hành lý, phương tiện vận tải quá cảnh).

e) Đối với hoạt động khai thác, xuất bán khí thiên nhiên: Thuế tài nguyên; thuế thu nhập doanh nghiệp; thuế đặc biệt của Liên doanh Việt - Nga “Vietsovpetro” tại Lô 09.1 theo Hiệp định giữa Chính phủ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ Liên bang Nga ký ngày 27 tháng 12 năm 2010 về việc tiếp tục hợp tác trong lĩnh vực thăm dò địa chất và khai thác dầu khí tại thềm lục địa Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong khuôn khổ Liên doanh Việt - Nga “Vietsovpetro” (sau đây gọi là Liên doanh Vietsovpetro tại Lô 09.1); tiền lãi khí nước chủ nhà được chia.

Đồng thời căn cứ vào Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định:

Tiêu chí khai thuế theo quý đối với thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân

1. Tiêu chí khai thuế theo quý

a) Khai thuế giá trị gia tăng theo quý áp dụng đối với:

a.1) Người nộp thuế thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng theo tháng được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định này nếu có tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống thì được khai thuế giá trị gia tăng theo quý. Doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xác định là tổng doanh thu trên các tờ khai thuế giá trị gia tăng của các kỳ tính thuế trong năm dương lịch.

Trường hợp người nộp thuế thực hiện khai thuế tập trung tại trụ sở chính cho đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh thì doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm cả doanh thu của đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh.

a.2) Trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động, kinh doanh thì được lựa chọn khai thuế giá trị gia tăng theo quý. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch liền kề tiếp theo năm đã đủ 12 tháng sẽ căn cứ theo mức doanh thu của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ tính thuế tháng hoặc quý.

b) Khai thuế thu nhập cá nhân theo quý như sau:

b.1) Người nộp thuế thuộc diện khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định này nếu đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý thì được lựa chọn khai thuế thu nhập cá nhân theo quý.

b.2) Việc khai thuế theo quý được xác định một lần kể từ quý đầu tiên phát sinh nghĩa vụ khai thuế và được áp dụng ổn định trong cả năm dương lịch.

Theo đó, điều kiện để doanh nghiệp được phép khai thuế theo quý:

- Doanh nghiệp có tổng doanh thu của năm trước liền kề không quá 50 tỷ đồng;

- Doanh nghiệp mới thành lập, sau 12 tháng hoạt động, doanh thu của năm liền kề tiếp theo sẽ quyết định việc kê khai thuế theo tháng hoặc quý.

Đối chiếu 02 quy định nêu trên thì doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam đều phải thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng tháng.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý nêu trên thì doanh nghiệp đó cũng có thể lựa chọn khai thuế TNCN theo quý.

Việc khai thuế theo quý sẽ được xác định từ quý đầu tiên doanh nghiệp phát sinh nghĩa vụ khai thuế và sẽ được áp dụng ổn định trong suốt cả năm dương lịch đó.

Như vậy, doanh nghiệp nếu như đáp ứng được các điều kiện được khai thuế theo quý thì có thể lựa chọn khai thuế theo quý hoặc theo tháng. Còn những doanh nghiệp không đủ điều kiện thì phải thực hiện khai thuế TNCN theo tháng cho nhân viên.

Cụ thể tại Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định về khai thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương tiền công, đã không còn áp dụng kỳ kê khai theo tháng. Cụ thể:

Khai thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công:

- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khai theo quý và quyết toán năm

- Trường hợp khai theo quý: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện khai số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của cá nhân nhận thu nhập theo quý;

Kể từ ngày 01/7/2026, theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, việc khai thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công theo tháng đã chính thức bị bãi bỏ hoàn toàn.

Doanh nghiệp có cần khai thuế TNCN hàng tháng cho nhân viên không? (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp chậm hồ sơ khai thuế TNCN cho nhân viên theo quy định thì bị phạt như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định thì việc chậm nộp hồ sơ khai thuế đối TNCN cho nhân viên thì doanh nghiệp có thể chịu những mức xử phạt sau đây:

- Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày.

- Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

+ Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;

+ Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

+ Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

+ Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải buộc khắc phục hậu quả như sau:

- Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước

- Buộc nộp hồ sơ khai thuế, phụ lục kèm theo hồ sơ khai thuế.

Căn cứ Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 10 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định về mức phạt chậm nộp tờ khai thuế TNCN như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày.

4. Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;

b) Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

c) Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

d) Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

5. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, cơ quan có thẩm quyền khác công bố quyết định thanh tra, kiểm tra hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế.

Trường hợp số tiền phạt nếu áp dụng theo khoản này lớn hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế thì số tiền phạt tối đa đối với trường hợp này bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên hồ sơ khai thuế hoặc tổng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên các hồ sơ khai thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 3 Điều 5 Nghị định này nhưng không thấp hơn mức trung bình của khung phạt tiền quy định tại khoản 4 Điều này.

6. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước đối với hành vi vi phạm quy định tại các khoản 1, 2, 3 và khoản 4 Điều này trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế dẫn đến chậm nộp tiền thuế;

b) Buộc nộp hồ sơ khai thuế, phụ lục kèm theo hồ sơ khai thuế đối với hành vi quy định tại điểm c, d khoản 4 Điều này.

Bên cạnh đó, tại khoản 5 Điều 5, khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP có quy định mức xử phạt hành vi vi phạm tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP là mức phạt đối với tổ chức, mức phạt của cá nhân bằng 1/2 mức phạt của tổ chức. Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân.

Như vậy, từ những quy định trên, sau đây là mức phạt chậm nộp tờ khai thuế TNCN từ năm 2026 như sau:

Trường hợp 1: Chậm nộp từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ

Theo quy định tại Điều 9 Luật xử lý vi phạm hành chính 2012 có quy định về tình tiết giảm nhẹ như sau:

- Người vi phạm hành chính đã có hành vi ngăn chặn, làm giảm bớt hậu quả của vi phạm hoặc tự nguyện khắc phục hậu quả, bồi thường thiệt hại;

- Người vi phạm hành chính đã tự nguyện khai báo, thành thật hối lỗi; tích cực giúp đỡ cơ quan chức năng phát hiện vi phạm hành chính, xử lý vi phạm hành chính;

- Vi phạm hành chính trong tình trạng bị kích động về tinh thần do hành vi trái pháp luật của người khác gây ra; vượt quá giới hạn phòng vệ chính đáng; vượt quá yêu cầu của tình thế cấp thiết;

- Vi phạm hành chính do bị ép buộc hoặc bị lệ thuộc về vật chất hoặc tinh thần;

- Người vi phạm hành chính là phụ nữ mang thai, người già yếu, người có bệnh hoặc khuyết tật làm hạn chế khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình;

- Vi phạm hành chính vì hoàn cảnh đặc biệt khó khăn mà không do mình gây ra;

- Vi phạm hành chính do trình độ lạc hậu;

- Những tình tiết giảm nhẹ khác do Chính phủ quy định.

Trường hợp 2: Chậm nộp từ 01 ngày đến 30 ngày (trừ trường hợp có tình tiết giảm nhẹ nêu trên)

Trường hợp 3: Chậm nộp từ 31 ngày đến 60 ngày

Trường hợp 4: Mức phạt này áp dụng đối với một trong các hành vi sau đây:

- Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 61 ngày đến 90 ngày;

- Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

- Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

- Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp 5: Chậm nộp trên 90 ngày có phát sinh số thuế phải nộp

Áp dụng đối với trường hợp nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra hoặc lập biên bản vi phạm.