Chuyển giao hàng hóa cho bên thứ 3 thì dùng phiếu xuất kho hay lập hóa đơn bán hàng?

Chuyển giao hàng hóa cho bên thứ 3 thì dùng phiếu xuất kho hay lập hóa đơn bán hàng?

Để xác định được chuyển giao hàng hóa cho bên thứ 3 thì dùng phiếu xuất kho hay lập hóa đơn như ban hàng hóa thông thường thì người bán hàng cần tiến hành xác định được bên thứ 3 là đối tượng nào.

Theo đó, căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

...

3. Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý như sau:

...

d) Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

- Sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

- Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế giá trị gia tăng khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng của cơ sở giao hàng xuất cho.

Trường hợp các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị phụ thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

...

Như vậy, theo quy định trên xác định được đối tượng bên thứ 3 thì việc xuất phiếu xuất kho và lập hóa đơn thực hiện như sau:

- Nếu bên thứ 3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc của người bán hàng thì khi chuyển giao hàng hóa cho bên thứ 3 thì người bán hàng sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

- Nếu bên thứ 3 là cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, chỉ hưởng hoa hồng của người bán thì khi chuyển giao hàng hóa cho bên thứ 3 người bán hàng sẽ sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

- Nếu bên thứ 3 không phải là đơn vị phụ thuộc hoặc không phải đại lý thì khi chuyển giao hàng hóa cho bên thứ thì người bán hàng sẽ phải lập hóa đơn bán hàng như khi bán hàng thông thường.

Xem thêm: Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất năm 2026?

Chuyển giao hàng hóa cho bên thứ 3 thì dùng phiếu xuất kho hay lập hóa đơn bán hàng?

Phiếu xuất kho cần thể hiện những nội dung gì?

Căn cứ theo quy định tại điểm g khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì những nối dung trên phiếu xuất kho như sau:

(1) Đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần có những nội dung sau:

- Các thông tin liên quan đến lệnh điều động nội bộ

- Các thông tin liên quan đến người nhận hàng

- Các thông tin liên quan đến người xuất hàng

- Các thông tin liên quan đến địa điểm kho xuất

- Các thông tin liên quan đến địa điểm nhận hàng

- Các thông tin liên quan đến phương tiện vận chuyển

(2) Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý cần có những nội dung sau:

- Các thông tin liên quan đến hợp đồng kinh tế

- Các thông tin liên quan đến người vận chuyển

- Các thông tin liên quan đến phương tiện vận chuyển

- Các thông tin liên quan đến địa điểm kho xuất

- Các thông tin liên quan đến địa điểm kho nhận

- Các thông tin liên quan đến tên sản phẩm hàng hóa

- Các thông tin liên quan đến đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là khi nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

...

Như vậy, thời điểm lập hóa đơn bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa sẽ là thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.