6 bước lập hóa đơn điện tử khi giao dịch bán hàng trực tuyến ra sao?

6 bước lập hóa đơn điện tử khi giao dịch bán hàng trực tuyến ra sao?

Mới đây, Cục Thuế đã có hướng dẫn 6 bước lập hóa đơn điện tử khi giao dịch bán hàng trực tuyến cụ thể như sau:

Bước 1: Phát sinh giao dịch

Người mua đặt hàng hoặc phát sinh giao dịch mua bán trên website, sàn TMĐT hoặc các nền tảng trực tuyến.

Bước 2: Xác định thời điểm lập hóa đơn

Xác định đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ theo quy định.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điện tử với đầy đủ thông tin theo quy định về người bán, người mua, hàng hóa và giá trị giao dịch.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua

Gửi hoặc cung cấp hóa đơn điện tử để người mua có thể nhận hoặc tra cứu theo quy định.

Bước 5: Chuyển dữ liệu đến Cơ quan Thuế

Chuyển dữ liệu hóa đơn đến Cơ quan Thuế theo phương thức và thời hạn quy định.

Bước 6: Lưu trữ & xử lý hóa đơn

Lưu trữ hóa đơn, đối chiếu dữ liệu và xử lý đúng quy định khi phát sinh hủy, điều chỉnh hoặc trả hàng.

LƯU Ý:

- Thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa mà căn cứ vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ theo quy định.

- Không gộp nhiều giao dịch để lập một hóa đơn, trừ trường hợp được pháp luật quy định.

Trên đây là thông tin về 6 bước lập hóa đơn điện tử khi giao dịch bán hàng trực tuyến.

6 bước lập hóa đơn điện tử khi giao dịch bán hàng trực tuyến ra sao? (Hình từ Internet)

Đối tượng nào được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026?

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định như sau:

Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

1. Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 Thông tư này đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

...

Tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định những trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh;

- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quyết định của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử;

- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, khởi tố và thông báo cho cơ quan thuế; cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức, cá nhân nêu trên;

- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật hoặc trường hợp cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế người nộp thuế có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn;

- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì cơ quan thuế ra thông báo người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC;

- Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 nhưng thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ thì cơ quan thuế yêu cầu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bổ sung thông tin trong thời hạn 10 ngày làm việc. Sau thời hạn này, trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thực hiện, cơ quan thuế thực hiện tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;

- Trong quá trình kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế, người nộp thuế được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; người nộp thuế bị xử lý theo quy định của pháp luật theo trình tự quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC;

- Trường hợp người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo quy định tại Thông tư 94/2026/TT-BTC, cơ quan thuế thực hiện biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Như vậy, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia thì được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Nội dung của hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định những nội dung gì?

Căn cứ Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

(2) Số hóa đơn;

(3) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua;

(5) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

(6) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận);

(7) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;

(8) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;

(9) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

(10) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến

mại (nều có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

(11) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

(12) Nội dung khác trên hóa đơn.

Quy định chi tiết nội dung của hóa đơn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung được quy định tại Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.