Hướng dẫn ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính theo Công văn 2376/CT-NVT năm 2025 như thế nào?

Hướng dẫn ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính theo Công văn 2376/CT-NVT năm 2025 như thế nào?

Căn cứ tại Công văn 2376/CT-NVT năm 2025 Tải về thì việc triển khai cập nhật địa bàn 2 cấp trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế, Cục Thuế có ý kiến về việc ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn như sau:

Địa chỉ của người nộp thuế xác định theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và địa chỉ do cơ quan thuế cập nhật tương ứng theo địa bản hành chính 2 cấp đều có giá trị pháp lý để sử dụng ghi trên hóa đơn. Do đó:

[1] Trường hợp doanh nghiệp (người mua hoặc người bán) thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh vẫn tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ cũ (địa chỉ trước khi có thay đổi địa giới hành chính) theo hướng dẫn tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 thì:

- Trường hợp thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứng và thông tin này đã được đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật. Người nộp thuế sử dụng thông báo của cơ quan thuế để cung cấp thông tin cho cơ quan liên quan hoặc khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ đã được cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ.

- Trường hợp thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bản hành chính 2 cấp tương ứng nhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

[2] Trường hợp người mua không thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh thì địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp trên hệ thống ứng dụng của ngành thuế và thông báo cho người nộp thuế.

*Trên đây là hướng dẫn ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính theo Công văn 2376/CT-NVT năm 2025.

Hướng dẫn ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính theo Công văn 2376/CT-NVT năm 2025 như thế nào? (Hình từ Internet)

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Như vậy hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo như sau:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy được quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:

[1] Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

[2] Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

[3] Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Ghi địa chỉ trên hóa đơn người mua là hộ kinh doanh ở đâu?