Hướng dẫn cách lấy sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc ở công ty cũ?

Hướng dẫn cách lấy sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc ở công ty cũ năm 2025?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 48 Bộ Luật lao động 2019 quy định về trách nhiệm chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

[...]

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Căn cứ theo khoản 6 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

Điều 13. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

[...]

6. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động trong trường hợp chi trả thông qua người sử dụng lao động.

[...]

Như vậy, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động.

Theo đó, tùy vào công ty còn hoạt động hay không người lao động có 2 cách lấy sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc ở công ty cũ như sau:

- Trường hợp đơn vị sử dụng lao động còn hoạt động:

Bước 1: Người lao động yêu cầu đơn vị sử dụng lao động chốt sổ BHXH.

Bước 2: Chờ đơn vị sử dụng lao động tiến hành chốt sổ BHXH.

Người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (trừ trường hợp có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày).

Lưu ý khi chốt sổ BHXH:

- Doanh nghiệp phải thanh toán tiền BHXH đầy đủ

- Trường hợp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ.

- Nếu thực hiện đồng thời báo giảm và báo chốt cho người lao động, đơn vị chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần.

Bước 3: Nhận lại sổ BHXH tại đơn vị cũ.

Người lao động nhận lại sổ BHXH của mình tại công ty cũ trong thời gian mà người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận trước.

Sổ BHXH là giấy tờ, tài liệu quan trọng để người lao động có thể tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị làm việc mới hoặc làm hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp kịp thời...

- Trường hợp đơn vị sử dụng lao động không còn hoạt động không chốt sổ BHXH cho người lao động:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ tùy thân, chứng minh nhân thân.

Bước 2: Đến tại cơ quan BHXH nơi quản lý sổ BHXH đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH đến thời điểm doanh nghiệp bị đóng cửa.

Lưu ý: Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025

Hướng dẫn cách lấy sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc ở công ty cũ? (Hình từ Internet)

Công ty giữ sổ bảo hiểm không trả cho người lao động thì mức phạt là bao nhiêu?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

Điều 41. Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp

[...]

4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

[...]

d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.

[...]

Như vậy, công ty giữ sổ bảo hiểm không trả cho người lao động thì mức phạt là từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

Mức phạt tiền trên là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. (khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)

Trường hợp nghỉ việc không thông báo trước có được trả sổ bảo hiểm không?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 48 Bộ Luật lao động 2019 quy định về trách nhiệm chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

[...]

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Như vậy, không phân biệt nghĩa vụ áp dụng cho trường hợp chấm dứt hợp đồng đúng luật hay trái luật. Trường hợp nghỉ việc không thông báo trước thì người sử dụng lao động vẫn phải có trách nhiệm chốt sổ và trả lại tờ rời BHXH cho người lao động theo quy định.