Cách xử lý khi hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế TNCN như thế nào?

Cách xử lý khi hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế TNCN như thế nào?

Trường hợp cá nhân đã nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN, hồ sơ được chấp nhận nhưng cơ quan thuế thông báo hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế, thì người nộp thuế cần thực hiện như sau để được hoàn lại số thuế nộp thừa:

Bước 1: Xác định lý do từ chối hoàn thuế TNCN

- Kiểm tra nội dung email thông báo từ chối hoàn thuế do cơ quan thuế gửi

- Xác định rõ các lý do từ chối và thành phần hồ sơ còn thiếu.

Bước 2: Nộp bổ sung tờ khai quyết toán thuế TNCN của kỳ có số thuế được hoàn trên cổng Dịch vụ công Cục Thuế.

Chuẩn bị các thành phần hồ sơ còn thiếu để nộp bổ sung.

Xem hướng dẫn cách nộp chi tiết tại:

>> Hướng dẫn nộp lại tờ khai quyết toán thuế TNCN bổ sung năm 2026 trên Dịch vụ công

>> 03 Cách lấy lại tiền thuế TNCN nộp thừa từ các năm trước online

Ví dụ 1: Hồ sơ thiếu giấy tờ chứng minh để xác định thẩm quyền cơ quan nộp thuế

Cách xử lý: Thực hiện nộp bổ sung tờ khai quyết toán thuế TNCN của kỳ đề nghị hoàn thuế trên Cổng Dịch vụ công, đồng thời gửi kèm đầy đủ hồ sơ chứng minh, bao gồm:

- Bản sao CCCD còn hiệu lực

- Hợp đồng lao động tại đơn vị làm việc trong kỳ quyết toán

- Các tài liệu liên quan khác (nếu có) để chứng minh địa điểm làm việc hoặc nơi cư trú, làm căn cứ xác định cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Sau khi bổ sung đầy đủ, người nộp thuế thực hiện gửi lại hồ sơ để cơ quan thuế xem xét giải quyết theo quy định.

Ví dụ 2: Hồ sơ thiếu chứng từ khấu trừ thuế

Cách xử lý: Thực hiện nộp bổ sung tờ khai quyết toán thuế TNCN của kỳ đề nghị hoàn thuế trên Cổng Dịch vụ công, đồng thời bổ sung đầy đủ các chứng từ liên quan, cụ thể:

- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp (bản điện tử hoặc bản chụp)

- Trường hợp có nhiều nguồn thu nhập, cần bổ sung đầy đủ chứng từ khấu trừ của từng đơn vị chi trả

- Các tài liệu liên quan khác (nếu có) để chứng minh số thuế đã bị khấu trừ

Lưu ý:

- Trường hợp chưa được cấp chứng từ khấu trừ, người nộp thuế cần liên hệ đơn vị chi trả thu nhập để đề nghị cấp theo quy định

- Đảm bảo thông tin trên chứng từ (mã số thuế, số tiền khấu trừ…) trùng khớp với nội dung kê khai

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người nộp thuế gửi lại để cơ quan thuế xem xét giải quyết hoàn thuế theo quy định.

Xem thêm: Cách khai bổ sung quyết toán thuế TNCN đã nộp

Ví dụ 3: Hồ sơ có số liệu quyết toán thuế TNCN bị chênh lệch so với dữ liệu cơ quan thuế

Trường hợp cơ quan thuế thông báo hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế do các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán có chênh lệch (như: tổng thu nhập chịu thuế, số người phụ thuộc, các khoản giảm trừ, số thuế phải nộp hoặc số thuế nộp thừa…) so với dữ liệu do cơ quan thuế quản lý, người nộp thuế cần xử lý như sau:

Cách xử lý:

- Truy cập chức năng “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” trên ứng dụng eTax Mobile hoặc tra cứu theo mã thủ tục 2.002233 trên Cổng Dịch vụ công để đối chiếu dữ liệu do cơ quan thuế tổng hợp

- Kiểm tra, so sánh từng chỉ tiêu trên tờ khai với dữ liệu thực tế và dữ liệu của cơ quan thuế

- Thực hiện nộp bổ sung tờ khai quyết toán thuế TNCN đã điều chỉnh cho đúng số liệu

- Trường hợp NNT đã khai đúng mà lệch với số cơ quan thuế thì cần kèm theo các tài liệu chứng minh như: chứng từ khấu trừ thuế, bảng lương, hợp đồng lao động, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc…

Lưu ý:

- Trường hợp sai người phụ thuộc, cần đính kèm lại hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, đồng bộ mã số thuế người thuộc về đúng chuẩn CCCD 12 số.

- Xem lại quá trình của người phụ thuộc đã phù hợp với thời gian phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thực tế.

- Trường hợp điều chỉnh không thành công NNT liên hệ cơ quan thuế để được hỗ trợ.

Xem hướng dẫn cách điều chỉnh: Sửa lỗi thiếu thông tin người phụ thuộc trên tờ khai quyết toán thuế TNCN tại eTax Mobile

Xem thêm: Cách khai bổ sung quyết toán thuế TNCN đã nộp

Cách xử lý khi hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế TNCN như thế nào? (Hình từ Internet)

Lưu ý khi thực hiện hoàn thuế TNCN online qua mạng gồm những gì?

Tại Mục III Công văn 1296/CT-NVT năm 2026 từ năm 2025, cơ quan thuế đã triển khai việc hoàn thuế TNCN tự động trên hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin.

Theo đó trường hợp NTT thực hiện hoàn thuế TNCN tự động online thì cần lưu ý chủ động thực hiện các việc sau để hồ sơ được xử lý nhanh chóng và hiệu quả:

[1] Rà soát, cập nhật thông tin định danh cá nhân (họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân), thông tin đăng ký người phụ thuộc đảm bảo trùng khớp với dữ liệu tại Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư của Bộ Công an.

[2] Kiểm tra thông tin trên tờ khai quyết toán trước khi xác nhận gửi hồ sơ, đặc biệt là tổng thu nhập, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ, chứng từ khấu trừ thuế TNCN và số tiền đề nghị hoàn.

[3] Rà soát tình hình quyết toán thuế TNCN các năm trước (nếu có) làm cơ sở để thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, đề nghị hoàn hoặc nộp số thuế còn phải nộp theo quy định. Trường hợp cá nhân thuộc diện phải trực tiếp quyết toán có phát sinh số thuế phải nộp nhưng chưa hoàn thành thì cần thực hiện nghĩa vụ đầy đủ với NSNN trước khi đề nghị hoàn thuế của năm hiện tại.

[4] Cập nhật và xác thực chính xác tài khoản ngân hàng (cá nhân không sử dụng tài khoản được mở tại các Công ty chứng khoán, Quỹ tín dụng nhân dân...để nhận tiền hoàn thuế) trên ứng dụng Etax Mobile hoặc Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính Cục Thuế trước khi gửi hồ sơ đề nghị hoàn. Tài khoản cần được liên kết hợp lệ để nhận tiền hoàn thuế đúng đối tượng và kịp thời.

[5] Kê khai trung thực, đúng thực tế phát sinh, không điều chỉnh tăng số tiền đề nghị hoàn khi không có căn cứ.

Lưu ý quan trọng: Người nộp thuế lưu ý thực hiện quyết toán thuế và đề nghị hoàn thuế sau thời điểm tổ chức trả thu nhập đã nộp quyết toán thuế TNCN theo quy định để hệ thống có đầy đủ dữ liệu xác định hồ sơ đề nghị hoàn đủ điều kiện xử lý tự động nhanh chóng, chính xác.

Đồng thời, trường hợp hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN nếu nộp chậm thì không thuộc trường hợp xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 9 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, do đó người nộp thuế có thể nộp hồ sơ đề nghị hoàn phù hợp trong năm tránh nộp vào giai đoạn cao điểm quyết toán tập trung vào tháng 4, tháng 5 để được giải quyết hoàn thuế nhanh chóng, kịp thời, không bị quá tải hệ thống ứng dụng.

XEM THÊM LƯU Ý: Cách kiểm tra số thu nhập phải nộp và xử lý khi bị khai khống thuế TNCN.

Điều kiện để hồ sơ hoàn thuế TNCN online được xử lý tự động trong năm 2026 là gì?

Cũng theo nội dung hướng dẫn tại Mục III Công văn 1296/CT-NVT năm 2026 thì hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế tự động kiểm tra và xác định hồ sơ được xử lý tự động nếu hồ sơ đáp ứng các điều kiện như sau:

- Tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN của cá nhân, tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN đã khấu trừ hoặc cá nhân đã nộp đủ thuế TNCN vào NSNN tại kỳ quyết toán NNT đề nghị hoàn thuế;

- Hồ sơ hoàn thuế TNCN có chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ và có chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ;

- Thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn trả của NNT được xác minh, cập nhật, xác thực, liên kết hợp lệ với dữ liệu quản lý của ngành Thuế.