05 lưu ý khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thế nào?

05 lưu ý khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thế nào?

Ngày 30/01/2026, Ban Thường vụ Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam ban hành Công văn 56/CV-BTV năm 2026 về việc hướng dẫn thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Tại đây

Theo đó, 05 số lưu ý khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

(1) Không thực hiện chứng thực bản sao từ văn bản điện tử vì các lý do sau:

- Văn bản điện tử có thể nhân bản bằng thiết bị điện tử mà không làm thay đổi giá trị pháp lý.

- Pháp luật hiện hành không quy định trình tự, thủ tục, thẩm quyền chứng thực bản sao từ giấy tờ, văn bản được cấp dưới dạng điện tử, do đó chưa có đủ cơ sở để thực hiện.

- Khoản 3 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định trường hợp pháp luật quy định giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng bản điện tử thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực; trừ trường hợp có căn cứ cho rằng bản điện tử giả mạo, bất hợp pháp thì phải xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Việc yêu cầu bản sao từ các giấy tờ được cấp dưới dạng điện tử là trái với quy định này, đồng thời đi ngược lại các chủ trương của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số.

(2) Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, việc giải quyết thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện trên hệ thống nghiệp vụ, nền tảng cung cấp dịch vụ của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên không bắt buộc phải đăng ký tài khoản và thực hiện nghiệp vụ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trừ trường hợp có hướng dẫn cụ thể của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

(3) Kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính do tổ chức hành nghề công chứng giải quyết được cung cấp cho người dân thông qua địa chỉ thư điệntử (email) do người dân cung cấp. Quy trình này đảm bảo phù hợp với quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP về việc trả kết quả chứng thực bản sao điện tử.

Kết quả chứng thực điện tử, bao gồm chữ ký số của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và lời chứng, phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và các quy định về mẫu lời chứng theo pháp luật về chứng thực hiện hành.

(4) Chữ ký số sử dụng trong chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là chữ ký số hợp pháp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Khuyến khích (nhưng không bắt buộc) công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử.

(5) Phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính:

Khoản 6 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định rằng việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử không làm tăng phí, lệ phí ngoài quy định của pháp luật.

Do đó, trong khi chờ có văn bản quy định về phí, lệ phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (nếu có), Hiệp hội công chứng viên Việt Nam đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên nghiêm túc thực hiện việc thu phí chứng thực bản sao theo đúng quy định đã được Bộ Tài chính quy định (Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên).

Phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính có thể được thanh toán trực tiếp, thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định của pháp luật (Điều 13 Nghị định 45/2020/NĐ-CP).

Trên đây là thông tin: 05 lưu ý khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thế nào?

Xem thêm:

>>> Chứng thực bản sao từ bản chính là gì? Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện như thế nào?

>>> Hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính chi tiết năm 2024?

05 lưu ý khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thế nào? (Hình từ Internet)

Công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 63 Luật Công chứng 2024 quy định về điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử như sau:

Điều 63. Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử

1. Công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;

b) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;

b) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

c) Có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.

Theo đó, công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

- Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;

- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Công chứng viên có những nghĩa vụ gì?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 18 Luật Công chứng 2024 quy định về công chứng viên có những nghĩa vụ như sau:

- Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;

- Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;

- Hành nghề tại 01 tổ chức hành nghề công chứng; bảo đảm thời gian làm việc theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng;

- Hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện đúng các quy định về thủ tục công chứng và quy định của pháp luật có liên quan; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng;

- Từ chối công chứng trong trường hợp giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội và các trường hợp khác theo quy định của Luật Công chứng 2024; giải thích rõ lý do từ chối công chứng;

- Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;

- Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm;

- Gia nhập Hội công chứng viên tại địa phương nơi muốn hành nghề và duy trì tư cách hội viên trong suốt quá trình hành nghề công chứng tại địa phương đó;

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng mà mình thực hiện;

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình là thành viên hợp danh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân;

- Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng 2024 và quy định khác của pháp luật có liên quan.