|
BỘ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA
XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1276/QĐ-BNV
|
Hà Nội,
ngày 12 tháng 04 năm 2017
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN
HÀNH TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG THEO TIÊU CHUẨN CHỨC DANH LƯU TRỮ VIÊN (HẠNG III)
BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ
Căn cứ Nghị định số 34/2017/NĐ-CP
ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP
ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên
chức;
Căn cứ Thông tư số 13/2014/TT-BNV
ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 19/2014/TT-BNV
ngày 04 tháng 12 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định, hướng dẫn công tác đào tạo,
bồi dưỡng viên chức;
Theo đề nghị của Vụ
trưởng Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Tài liệu bồi dưỡng theo
tiêu chuẩn chức danh Lưu trữ viên (hạng III).
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ
quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương, Thủ trưởng các cơ quan liên quan, Chánh Văn phòng - Bộ Nội vụ, Vụ trưởng
Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức - Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
- Văn phòng TW và các Ban của Đảng;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương;
- Cơ sở ĐTBD CBCC của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP, tổ chức chính
trị - xã hội ở Trung ương;
- Sở Nội vụ, Trường Chính trị các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
- Trang Thông tin điện tử của Bộ Nội vụ;
- Lưu: VT, ĐT (5b).
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Triệu Việt Cường
|
TÀI
LIỆU BỒI DƯỠNG
THEO TIÊU CHUẨN CHỨC DANH LƯU TRỮ VIÊN (HẠNG
III)
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 1276/QĐ-BNV ngày 12 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ)
Phần
1
KIẾN THỨC CHUNG
Chuyên
đề 1
NHÀ NƯỚC TRONG HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ
1. Tổng quan
về hệ thống chính trị
1.1. Quyền
lực và quyền lực chính trị
1.1.1. Khái
niệm quyền lực
Quyền lực là
một vấn đề được nghiên cứu từ xa xưa trong lịch sử phát triển của loài người
nhưng cho tới nay vẫn còn là một vấn đề đang được tranh cãi. Có thể nhận thấy
sự có mặt của quyền lực trong tất cả các mối quan hệ xã hội. Theo nghĩa chung
nhất, quyền lực được hiểu là khả năng tác động, chi phối của một chủ thể đối
với một đối tượng nhất định, buộc hành vi của đối tượng này tuân thủ, phụ thuộc
vào ý chí của chủ thể. Như vậy, bản thân quyền lực xuất hiện trong mọi mối quan
hệ giữa những cá nhân hay những nhóm người khác nhau.
Từ điển Bách
khoa Triết học (Liên Xô) định nghĩa: “Quyền lực, trong ý nghĩa chung nhất, là
năng lực và khả năng thực hiện ý chí của mình tác động đến hành động, hành vi
của những người khác nhờ phương tiện nào đó, như uy tín, quyền hành, sự cưỡng
bức”.
Theo nghĩa
đó thì quyền lực bao gồm hai yếu tố cơ bản yếu tố thứ nhất là “quyền” (quan
hệ thừa nhận ý chí) và yếu tố thứ hai là “lực” (sự tác động có sức mạnh
bắt buộc). Hai yếu tố đó có quan hệ gắn bó, chuyển hóa cho nhau. Có quyền có
thể tạo ra lực và khi có lực lại có khả năng sinh ra quyền.
Nắm được
quyền lực trong xã hội là nắm được khả năng chi phối những người khác, bảo vệ
và thực hiện được lợi ích của mình trong mối quan hệ với lợi ích của những
người khác. Chính vì vậy, xung đột quyền lực trong xã hội là một hiện tượng khách quan
và phổ biến. Không phải mọi xung đột quyền lực trong xã hội đều mang ý nghĩa
tiêu cực đối với sự phát triển. Chẳng hạn, đấu tranh giai cấp là một hiện tượng
xung đột quyền lực phổ biến trong xã hội có giai cấp. Sự xung đột quyền lực này
lại đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của xã hội và do
đó mang ý nghĩa tích cực.
- Phân loại
quyền lực:
+ Quyền lực
siêu nhiên là quyền lực không có thực mà do đầu óc con người tưởng
tượng ra. Đó là quyền lực của những “Đấng Thiêng liêng” như Thượng đế, Chúa
Trời, thần thánh, ma quỷ… Đó còn là quyền lực của những “thần tượng” do
sự sùng bái mù quáng tạo ra.
+ Quyền
lực tự nhiên là quyền lực nảy sinh trong quan hệ của giới tự nhiên, mang
tính bản năng khi xem xét con người như một thực thể tự nhiên. Đó là quyền lực
giống như trong giới tự nhiên, là quyền lực cơ bắp, quyền lực giới tính, quyền
lực của người lớn đối với trẻ em…
+ Quyền
lực trong xã hội là quyền lực nảy sinh trong quan hệ giữa con người với tư
cách là những thực thể xã hội. Khi các quan hệ xã hội ngày càng trở nên hết sức
phong phú, đa dạng thì quyền lực xã hội cũng trở nên phức tạp, đan xen vào
nhau.
1.1.2. Khái
niệm quyền lực chính trị
Quyền lực
chính trị là một dạng của quyền lực trong xã hội có giai cấp. Đó là quyền lực
của một giai cấp, một tập đoàn xã hội hay của nhân dân trong điều kiện của chủ
nghĩa xã hội thể hiện “khả năng của một giai cấp thực hiện lợi ích khách quan
của mình”. Các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác-Lênin quan niệm rằng, “quyền lực
chính trị là bạo lực có tổ chức của giai cấp để đàn áp một giai cấp khác”.1 Như vậy,
quyền lực chính trị luôn gắn liền với quyền lực nhà nước, phản ánh mức độ
giành, giữ và sử dụng quyền lực nhà nước của những tập đoàn người trong xã hội
để bảo vệ lợi ích của mình, chi phối các tập đoàn khác. Nói cách khác, quyền
lực chính trị phản ánh mức độ thực hiện lợi ích của một giai cấp, một nhóm
người nhất định trong mối quan hệ với các giai cấp hay nhóm người khác thông
qua mức độ chi phối quyền lực nhà nước.2
Là một bộ
phận của quyền lực trong xã hội có giai cấp, quyền lực chính trị có những đặc điểm
chủ yếu sau:
- Quyền lực
chính trị bao giờ cũng mang tính giai cấp, phản ánh lợi ích của giai cấp thông
qua tổ chức đại diện của mình là đảng chính trị của giai cấp thống trị.
- Quyền lực
chính trị tồn tại trong mối liên hệ lợi ích khi đặt nó trong quan hệ với giai
cấp khác. Tùy thuộc vào tương quan, so sánh lực lượng mà các giai cấp ở vào vị
thế khác nhau trong quan hệ với việc sử dụng quyền lực chính trị. Chẳng hạn,
trong
mối quan
hệ với giai cấp công nhân ở các nước tư bản thì quyền lực của giai cấp tư sản
là thống nhất. Nhưng trong mối quan hệ nội tại, lợi ích của các nhóm tư
sản khác nhau cũng không giống nhau và do đó giữa các nhóm này không chỉ có mâu
thuẫn mà đôi khi còn đấu tranh gay gắt với nhau về lợi ích, về sử dụng quyền
lực chính trị của mình.
- Quyền lực
chính trị của giai cấp thống trị được thực hiện trong xã hội thông qua phương
tiện chủ yếu là nhà nước. Nhà nước là bộ máy quyền lực đặc biệt nằm trong tay
giai cấp thống trị để hiện thực hóa các lợi ích của giai cấp này trong xã hội
trong mối tương quan với các giai cấp khác. Quyền lực nhà nước là một dạng của
quyền lực chính trị mang tính cưỡng chế đơn phương đối với xã hội. Trong toàn
bộ cấu trúc xã hội hiện đại, chỉ duy nhất nhà nước có khả năng hình thành và sử
dụng pháp luật cùng với các công cụ cưỡng chế khác để buộc các cá nhân công dân
và tổ chức phải tuân thủ các quy định mà mình đặt ra.
- Quyền lực
chính trị và quyền lực nhà nước có mối quan hệ qua lại chặt chẽ:
- Quyền lực
nhà nước là bộ phận quan trọng nhất của quyền lực chính trị. Việc chuyển quyền
lực nhà nước từ tay giai cấp này sang tay giai cấp khác sẽ làm thay đổi bản
chất của chế độ chính trị.
- Mọi dạng
quyền lực nhà nước đều mang tính chính trị nhưng không phải mọi quyền lực chính
trị đều có tính chất của quyền lực nhà nước. So với quyền lực nhà nước, quyền
lực chính trị rộng hơn, đa dạng hơn về phương pháp thực hiện cũng như hình thức
biểu hiện.
- Quyền lực
nhà nước trong xã hội hiện đại bao gồm 3 nhánh chủ yếu là quyền lập pháp, quyền
hành pháp và quyền tư pháp:
+ Quyền lập
pháp là quyền làm ra Hiến pháp và luật, do cơ quan lập pháp thực hiện. Cơ quan
lập pháp ở các nước khác nhau có tên gọi khác nhau và cách thức tổ chức cũng
khác nhau. Theo quy định tại Điều 69 Hiến pháp năm 2013, ở
Việt Nam “Quốc hội thực hiện quyền lập hiến, quyền lập pháp, quyết định các vấn
đề quan trọng của đất nước và giám sát tối cao đối với hoạt động của Nhà nước”.
Theo qui định tại Khoản 1, Điều 1 Hiến pháp Hiệp chủng quốc Hoa kỳ, quyền lập
pháp thuộc Quốc hội với 2 viện: Thượng nghị viện và Hạ nghị viện. Tại Điều 94, Hiến
pháp Nga, Quốc hội Liên bang - Nghị viện liên bang là cơ quan lập pháp của liên
bang. Tương tự như vậy, chức năng lập pháp thuộc Quốc hội (Đại hội đại biểu
nhân dân toàn quốc) theo qui định tại Hiến pháp năm 1993 của Trung quốc.
+ Quyền hành
pháp là một trong ba bộ phận cấu thành của quyền lực nhà nước, có nhiệm vụ thực
thi pháp luật, đưa pháp luật vào tổ chức xã hội và quản lý xã hội. Quyền hành
pháp do một bộ máy hành chính nhà nước phức tạp trải rộng từ trung ương tới địa
phương thực hiện. Cơ quan hành pháp thường được gọi là Chính phủ, một số quốc
gia có tên gọi khác: Quốc vụ viện (Trung Quốc). Cơ cấu tổ chức các cơ quan hành pháp
phụ thuộc vào mô hình nhà nước. Đối với các quốc gia theo chế độ Cộng hòa Tổng
thống, đứng đầu thể chế hành pháp là Tổng thống (Mỹ). Ở các quốc gia Cộng hòa
Đại nghị, đứng đầu hành pháp là Thủ tướng (Đức, Italia…).
Bộ máy công
chức được coi là xương sống của ngành Hành pháp. Bộ máy này không chỉ đóng vai
trò quan trọng trong thực thi nhiệm vụ mà còn là yếu tố ngăn cản sự lạm quyền
của giới lãnh đạo chính trị.
+ Quyền tư
pháp: Là một trong ba yếu tố quan trọng của quyền lực nhà nước. Thông qua các
cơ quan tư pháp, quyền này được đảm bảo thực hiện. Cơ quan tư pháp có các chức
năng cơ bản là bảo vệ Hiến pháp và pháp luật thông qua các hoạt động xét xử;
giải thích hiến pháp, pháp luật; phối hợp với các ngành khác thực hiện thẩm
quyền xét xử và định hướng xét xử. Ở Việt Nam, Tòa án nhân dân là cơ quan thực
hiện quyền tư pháp (Điều 102, Hiến pháp năm 2013).
Tuy nhiên,
mối quan hệ giữa ba bộ phận quyền lực này ở các nước khác nhau không giống
nhau. Đa số các nước trên thế giới, quyền lực nhà nước được tổ chức theo nguyên
tắc “tam quyền phân lập” với những biến thể khác nhau thì ở các nước xã hội chủ
nghĩa như ở nước ta, ba nhánh quyền lực này lại không được tổ chức đối trọng
với nhau mà chỉ có sự phân công, phối hợp và kiểm soát lẫn nhau. Cương lĩnh xây
dựng đất nước thời kỳ quá độ lên CNXH (bổ sung, phát triển năm 2011) cũng đã
khẳng định: “Nhà nước ta là nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân,
do nhân dân, vì nhân dân. Tất cả quyền lực nhà nước thuộc về nhân dân mà nền
tảng là liên minh giữa giai cấp công nhân với giai cấp nông dân và đội ngũ trí
thức, do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo. Quyền lực nhà nước là thống nhất; có
sự phân công, phối hợp và kiểm soát giữa các cơ quan trong việc thực hiện các
quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp”.3
1.2. Hệ
thống chính trị và các yếu tố cấu thành hệ thống chính trị
1.2.1. Khái
niệm hệ thống chính trị
Có rất nhiều
cách hiểu khác nhau về hệ thống chính trị, các cách hiểu này phụ thuộc vào các
khuynh hướng và trường phái chính trị khác nhau. Ở phương Tây, có hai cách tiếp
cận về hệ thống chính trị. Cách tiếp cận thể chế coi hệ thống chính trị là tập
hợp các thể chế chính trị bao gồm nhà nước và các thể chế chính trị - xã hội
cùng với mối quan hệ qua lại giữa chúng. Cách tiếp cận hệ thống cho rằng hệ
thống chính trị không chỉ bao gồm các thể chế chính trị mà còn bao gồm cả những
chuẩn mực chính trị, vai trò chính trị và hành vi chính trị.
Theo nghĩa
chung nhất, hệ thống chính trị được hiểu là hình thức tổ chức chính trị của một
xã hội.4 Xét từ giác
độ cấu trúc, hệ thống chính trị là hệ thống các tổ chức, các thiết chế chính
trị - xã hội và các mối quan hệ qua lại giữa chúng với nhau hợp thành cơ chế chính
trị của một chế độ xã hội tham gia vào thực hiện quyền lực chính trị. Tuy nhiên
trong thực tế, có những yếu tố mang nội dung chính trị nhưng lại không được xếp
vào hệ thống chính trị như những tổ chức, những nhóm chính trị hoạt động bất
hợp pháp theo quy định của pháp luật hiện hành của một quốc gia. Chính vì vậy,
hệ thống chính trị của một quốc gia về cấu trúc chỉ bao gồm những tổ chức thực
hiện
quyền
lực chính trị được chính thức thừa nhận về mặt pháp lý.
Hệ thống
chính trị là một bộ phận cấu thành kiến trúc thượng tầng xã hội, được chế định
theo tư tưởng của giai cấp cầm quyền nhằm tác động vào đời sống kinh tế - xã
hội với mục đích duy trì và phát triển chế độ xã hội đó. Điều này có nghĩa là
hệ thống chính trị của một xã hội luôn mang tính giai cấp, phản ánh lợi ích của
giai cấp cầm quyền và được định hướng bởi lợi ích của giai cấp cầm quyền.5
Xét từ giác
độ cơ cấu, hệ thống chính trị của một quốc gia hiện đại bao gồm: hệ thống đảng
chính trị (trong đó đảng cầm quyền là trung tâm lãnh đạo chính trị của hệ thống
chính trị); Nhà nước là trung tâm của quyền lực công, thực hiện quyền quản lý
xã hội trước hết qua hệ thống pháp luật và các công cụ cưỡng chế; các tổ chức
quần chúng phản ánh lợi ích của những nhóm xã hội nhất định.
1.2.2. Các
yếu tố cấu thành hệ thống chính trị
Hệ thống
chính trị là một bộ phận cấu thành kiến trúc thượng tầng xã hội, được chế định
theo tư tưởng của giai cấp cầm quyền nhằm tác động vào đời sống kinh tế - xã
hội với mục đích duy trì và phát triển chế độ xã hội đó. Điều này có nghĩa là
hệ thống chính trị của một xã hội luôn mang tính giai cấp, phản ánh lợi ích của
giai cấp cầm quyền và được định hướng bởi lợi ích của giai cấp cầm quyền.6
Hệ thống
chính trị bao gồm các tổ chức, thiết chế với tư cách là chủ thể của các quyết
định chính trị.
Hệ thống
chính trị có tính hợp pháp. Điều này có nghĩa những thể chế, thiết chế đối lập
với chế độ nhà nước, pháp luật, đấu tranh đòi lật đổ, tiêu diệt chế độ hiện
hành thì không thể là thành phần của hệ thống đó.
Hệ thống
chính trị có mục đích, chức năng thực hiện hoặc tham gia thực hiện quyền lực
chính trị. Nghĩa là thực hiện hoặc tham gia vào các quyết định chính trị, vào
việc hoạch định các chính sách quốc gia. Đó là điều kiện để phân biệt các tổ
chức của
hệ
thống chính trị với các tổ chức, thiết chế có mục đích, hoặc chức năng kinh tế,
xã hội đa dạng khác.7
Từ những đặc
tính cơ bản trên, hệ thống chính trị của một quốc gia hiện đại bao gồm: Hệ
thống đảng chính trị (trong đó đảng cầm quyền là trung tâm lãnh đạo chính trị
của hệ thống chính trị); Nhà nước (trung tâm của quyền lực công, thực hiện
quyền quản lý xã hội trước hết qua hệ thống pháp luật và các công cụ cưỡng
chế); các tổ chức quần chúng phản ánh lợi ích của những nhóm xã hội nhất định.
1.2.2.1. Các
đảng chính trị
Trong hệ
thống chính trị, các đảng chính trị giữ vai trò quan trọng. Đảng chính trị là
sản phẩm tất yếu của cuộc đấu tranh giai cấp trong tiến trình phát triển của
lịch sử nhân loại. Sự ra đời và phát triển của các đảng chính trị hiện đại như
chúng ta thấy ngày nay là sản phẩm của một xã hội khi đã đạt tới một mức độ dân
chủ nhất định.
Đảng chính
trị là bộ phận tiên phong, đầu não của giai cấp, nơi tập trung trí tuệ của giai
cấp, tổ chức giai cấp trong cuộc đấu tranh giành quyền lực nhà nước vào tay
mình để bảo vệ lợi ích giai cấp. Mục tiêu quan trọng nhất của mọi đảng chính
trị là tổ chức giai cấp để giành quyền lực nhà nước tức là hướng tới trở thành
đảng chính trị cầm quyền. Khi một đảng chính trị trở thành đảng cầm quyền, đảng
đó có vai trò và vị trí lãnh đạo toàn bộ hệ thống chính trị, lãnh đạo nhà nước
và toàn xã hội.
Hệ thống tổ
chức đảng chính trị trong xã hội hiện đại ở các nước khác nhau không giống
nhau. Theo số lượng đảng được phép tồn tại và có khả năng cầm quyền, người ta
chia hệ thống đảng chính trị thành hệ thống đa đảng và hệ thống đơn đảng.
1.2.2.2. Nhà
nước
Nhà nước là
tổ chức quan trọng nhất trong việc thực thi quyền lực chính trị của giai cấp
cầm quyền, bằng hệ thống luật pháp buộc mọi người phải tuân thủ; đồng thời còn
những tổ chức cưỡng chế đặc biệt như quân đội, cảnh sát, tòa án, nhà tù… để bảo
đảm thực hiện.
Trong hệ
thống chính trị, nhà nước giữ vai trò quản lý chủ yếu, thông qua việc ban hành
hệ thống pháp luật và thực thi hệ thống đó trong xã hội nhà nước hiện thực hóa
đường lối phát triển của đảng cầm quyền đã được pháp lý hóa trong hệ thống pháp
luật, đồng thời nhà nước trong một quốc gia còn là chủ thể duy nhất của công
pháp quốc tế.
1.2.2.3. Các
tổ chức quần chúng
Các tổ chức
quần chúng trong xã hội được hình thành khá lâu trong lịch sử. Trong điều kiện
xã hội hiện đại, các tổ chức quần chúng ngày càng phát triển và có những vai
trò lớn hơn trong hệ thống chính trị, cũng như trong toàn xã hội.
Các tổ chức
quần chúng được hình thành và phát triển rất đa dạng trong xã hội dưới nhiều
hình thức, tên gọi quy mô khác nhau (các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã
hội nghề nghiệp, các nhóm áp lực,...). Những tổ chức này có thể đại diện cho
toàn bộ cộng đồng, nhưng cũng có thể chỉ đại diện cho một nhóm người có lợi ích
giống nhau trong xã hội.
1.3. Hệ
thống chính trị nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
1.3.1. Bản
chất
Hệ thống
chính trị ở nước ta là hệ thống chính trị xã hội chủ nghĩa được hình thành sau
thắng lợi của Cách mạng tháng Tám năm 1945 cùng với sự hình thành Nhà nước dân
chủ nhân dân đầu tiên ở Đông Nam Á. Cùng với sự phát triển của xã hội mới, hệ
thống chính trị của nước ta ngày càng được củng cố, phát triển và hoàn thiện.
Hệ thống
chính trị xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam thể hiện bản chất của nền dân chủ xã hội
chủ nghĩa, là cơ chế để thực thi quyền lực chính trị trong bối cảnh giai cấp
công nhân trong liên minh với giai cấp công nhân và đội ngũ trí thức đã trở
thành giai cấp cầm quyền. Như vậy, hệ thống chính trị trở thành công cụ để bảo
vệ lợi ích của giai cấp công nhân, giai cấp nông dân và toàn thể nhân dân lao
động, là công cụ để xây dựng chủ nghĩa xã hội ở nước ta.
1.3.2.
Nguyên tắc tổ chức và hoạt động
Hệ thống
chính trị này vận hành theo những nguyên tắc phổ biến của hệ thống chính trị xã
hội chủ nghĩa:
- Nguyên tắc
quyền lực nhà nước thuộc về nhân dân.
- Nguyên tắc
đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam đối với Nhà nước và xã hội.
- Nguyên tắc
tập trung dân chủ.
- Nguyên tắc
quyền lực nhà nước thống nhất; có sự phân công, phối hợp và kiểm soát giữa các
cơ quan trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp.
1.3.3. Vai
trò của các tổ chức trong hệ thống chính trị
Hệ thống
chính trị ở nước ta bao gồm: Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước CHXHCN Việt Nam,
Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội. Các tổ chức trong hệ thống
này vận hành theo cơ chế “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ”,
được gắn kết với nhau theo những quan hệ, cơ chế và nguyên tắc nhất định trong
một môi trường văn hóa chính trị đặc thù.
1.3.3.1.
Đảng Cộng sản Việt Nam trong hệ thống chính trị
Hệ thống
chính trị nước ta hiện nay được tổ chức và hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng
Cộng sản Việt Nam - Đảng duy nhất nắm quyền lãnh đạo nhà nước và xã hội. Vai
trò, vị trí và khả năng lãnh đạo của Đảng được xã hội thừa nhận thông qua sự nghiệp lãnh
đạo của Đảng đối với cả dân tộc trong công cuộc đấu tranh giành độc lập dân tộc
và xây dựng CNXH.
Đảng Cộng
sản Việt Nam là đội tiên phong của giai cấp công nhân, đồng thời là đội tiên
phong của nhân dân lao động và của dân tộc Việt Nam; đại biểu trung thành lợi
ích của giai cấp công nhân, nhân dân lao động và của dân tộc. Mục đích của Đảng
là xây dựng nước Việt Nam độc lập, dân chủ, giàu mạnh, xã hội công bằng, văn
minh, không còn người bóc lột người, thực hiện thành công chủ nghĩa xã hội và
cuối cùng là chủ nghĩa cộng sản.
Đảng Cộng
sản Việt Nam là Đảng cầm quyền, lãnh đạo Nhà nước và xã hội. Đảng lãnh đạo bằng
cương lĩnh, chiến lược, các định hướng về chính sách và chủ trương lớn; bằng
công tác tuyên truyền, thuyết phục, vận động, tổ chức, kiểm tra, giám sát và
bằng hành động gương mẫu của đảng viên. Đảng thống nhất lãnh đạo công tác cán
bộ và quản lý đội ngũ cán bộ, giới thiệu những đảng viên ưu tú có đủ năng lực
và phẩm chất vào hoạt động trong các cơ quan lãnh đạo của hệ thống chính trị.
Đảng lãnh đạo thông qua tổ chức đảng và đảng viên hoạt động trong các tổ chức
của hệ thống chính trị, tăng cường chế độ trách nhiệm cá nhân, nhất là người
đứng đầu. Đảng thường xuyên nâng cao năng lực cầm quyền và hiệu quả lãnh đạo,
đồng thời phát huy mạnh mẽ vai trò, tính chủ động, sáng tạo và trách nhiệm của
các tổ chức khác trong hệ thống chính trị.8
Đảng Cộng
sản Việt Nam là đảng cầm quyền, do đó giữ vai trò quan trọng trong hệ thống
chính trị và trong xã hội: Đảng không chỉ là một bộ phận cấu thành của hệ thống
chính trị mà còn là lực lượng lãnh đạo toàn hệ thống chính trị và lãnh đạo toàn
bộ xã hội. Đảng gắn bó mật thiết với nhân dân, tôn trọng và phát huy quyền làm
chủ của nhân dân, dựa vào nhân dân để xây dựng Đảng, chịu sự giám sát của nhân
dân, hoạt động trong khuôn khổ Hiến pháp và pháp luật.9
1.3.3.2. Nhà
nước CHXHCN Việt Nam trong hệ thống chính trị
Nhà nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là trụ cột của hệ thống chính trị ở nước ta,
là công cụ tổ chức thực hiện ý chí và quyền lực của nhân dân, thay mặt nhân
dân, chịu trách nhiệm trước nhân dân để quản lý toàn bộ hoạt động của đời sống
xã hội. Nhà nước là phương tiện quan trọng nhất của nhân dân thực hiện quyền
làm chủ của mình. Nhà nước trong hệ thống chính trị có chức năng thể chế hóa đường
lối, quan điểm của Đảng thành các quy định pháp luật trong Hiến pháp và các quy
định pháp luật khác và thực hiện quyền quản lý đất nước. Hoạt động của nhà nước
nằm dưới sự lãnh đạo của Đảng nhưng có tính độc lập tương đối, với các công cụ
và phương thức quản lý riêng của mình.
Quyền lực
nhà nước ở nước ta thuộc về nhân dân, được tổ chức và thực hiện theo nguyên
tắc: quyền lực nhà nước là thống nhất, có sự phân công, phối hợp và kiểm soát
giữa các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện ba quyền lập pháp, hành pháp và
tư pháp. Tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước ta thể hiện rõ ràng nguyên
tắc này:
- Quốc hội
là cơ quan đại diện cao nhất của nhân dân, cơ quan quyền lực Nhà nước cao nhất
của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Điều 6 Hiến pháp
1992 (sửa đổi, bổ sung năm 2001) quy định rõ: Nhân dân sử dụng quyền lực
nhà nước thông qua Quốc hội và Hội đồng nhân dân là những cơ quan đại diện cho
ý chí và nguyện vọng của nhân dân, do nhân dân bầu ra và chịu trách nhiệm trước
nhân dân.
Quốc hội do
nhân dân trực tiếp bầu ra, là cơ quan duy nhất có quyền lập hiến và lập pháp.
Bên cạnh đó, Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao đối với toàn bộ hoạt
động của nhà nước và quyết định những chính sách cơ bản về đối nội, đối ngoại,
nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và
hoạt động của bộ máy nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của công dân.
- Thực hiện
quyền hành pháp là bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương,
đứng đầu là Chính phủ. Theo quy định của điều 94 Hiến Pháp nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013, Chính phủ là cơ quan hành
chính nhà nước cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thực hiện
quyền hành pháp, là cơ quan chấp hành của Quốc hội. Chính phủ chịu trách nhiệm
trước Quốc hội và báo cáo công tác trước Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội,
Chủ tịch nước.
Bộ và cơ
quan ngang Bộ là các cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước đối với ngành, lĩnh vực (hay nhóm ngành, lĩnh vực) trên phạm vi cả nước và
quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực được giao.
Các cơ quan
thuộc Chính phủ do Chính phủ thành lập theo từng nhiệm kỳ, thực hiện những
nhiệm vụ nhất định do Chính phủ giao (có thể làm chức năng quản lý hành chính
nhà nước hoặc cung cấp dịch vụ công cho Chính phủ).
Bộ máy chính
quyền địa phương ở nước ta hiện nay được tổ chức ba cấp (tỉnh, huyện, xã) với
hai cơ quan chủ yếu là Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
- Cơ quan tư
pháp bao gồm Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân các cấp. Đây là những cơ
quan được lập ra trong hệ thống cơ quan quản lý nhà nước để bảo vệ pháp luật,
đảm bảo việc thực thi pháp luật một cách nghiêm minh, chính xác.
Nhà nước
thực hiện quản lý xã hội bằng pháp luật và theo pháp luật, đồng thời coi trọng
giáo dục nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của nhân dân. Vì vậy, cần tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước theo
nguyên tắc tập trung dân chủ.
1.3.3.3. Mặt
trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị
Mặt trận Tổ
quốc Việt Nam và các đoàn thể chính trị - xã hội thành viên là một bộ phận của
hệ thống chính trị, là cơ sở chính trị của chính quyền nhân dân. Mặt trận Tổ
quốc Việt Nam hoạt động theo phương thức hiệp thương dân chủ, phối hợp và thống
nhất hành động giữa các thành viên.
Các đoàn thể
chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội là nơi tập hợp quần chúng, phản ánh ý
chí, nguyện vọng và lợi ích của các tầng lớp nhân dân, vì vậy là một bộ phận
không thể thiếu của một xã hội dân chủ. Các tổ chức này ở nước ta hiện nay là
bộ phận không tách rời của hệ thống chính trị và là cơ sở chính trị của chính
quyền nhân dân, một trong những công cụ bảo đảm quyền lực nhà nước thuộc về
nhân dân. Những tổ chức này có vai trò rất quan trọng trong sự nghiệp đại đoàn
kết toàn dân tộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích
hợp pháp, chính đáng của nhân dân, chăm lo lợi ích của các đoàn viên, hội viên;
thực hiện dân chủ và xây dựng xã hội lành mạnh; tham gia xây dựng Đảng, Nhà
nước; giáo dục lý tưởng và đạo đức cách mạng, quyền và nghĩa vụ công dân, tăng
cường mối liên hệ giữa nhân dân với Đảng, Nhà nước, góp phần thực hiện và thúc
đẩy quá trình dân chủ hóa và đổi mới xã hội, thực hiện cơ chế Đảng lãnh đạo,
Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ.
Các đoàn thể
chính trị - xã hội rất đa dạng, có thể là các tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,...
Trong số các
tổ chức quần chúng ở nước ta, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam là tổ chức nòng
cốt, giữ vai trò quan trọng.
Mặt trận Tổ
quốc Việt Nam là tổ chức liên minh chính trị, liên hiệp tự nguyện của tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và các cá nhân tiêu biểu
trong các giai cấp, tầng lớp xã hội, các dân tộc, tôn giáo và người Việt Nam
định cư ở nước ngoài. Trong đó, Đảng Cộng sản Việt Nam vừa là thành viên vừa là
người lãnh đạo Mặt trận.
Những đoàn
thể chính trị - xã hội khác có vai trò quan trọng trong hệ thống chính trị ở
nước ta gồm:
- Tổng
Liên đoàn lao động Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội rộng lớn của giai
cấp công nhân, đội ngũ trí thức và những người lao động tự nguyện lập ra nhằm mục
đích tập hợp, đoàn kết lực lượng; đại diện và bảo vệ các quyền, lợi ích hợp
pháp, chính đáng của người lao động.
- Đoàn
thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị - xã hội tập hợp tầng
lớp thanh niên, là đoàn thể của các thanh niên ưu tú, đội hậu bị của Đảng. Tổ
chức Đoàn được thành lập trên phạm vi cả nước, có mặt ở hầu hết các cơ quan,
đơn vị, được tổ chức theo hệ thống hành chính từ trung ương đến cơ sở nhằm thu
hút thế hệ
trẻ
vào những hoạt động xã hội bổ ích, lành mạnh, qua đó giáo dục ý thức tôn trọng
pháp luật cho thanh niên.
- Hội
Liên hiệp phụ nữ Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội của phụ nữ, bảo vệ
quyền bình đẳng, lợi ích hợp pháp và chính đáng của phụ nữ. Hội có nhiệm vụ
đoàn kết, vận động, tổ chức, hướng dẫn phụ nữ thực hiện chủ trương, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước, góp phần xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam
xã hội chủ nghĩa, tham gia vào các hoạt động chính trị, xã hội để bảo vệ quyền
lợi của phụ nữ, bảo đảm bình đẳng giới.
- Hội
Nông dân Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội của giai cấp nông dân, có
nhiệm vụ vận động giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm chủ, tích cực
học tập nâng cao trình độ, năng lực về mọi mặt; đại diện giai cấp nông dân tham
gia xây dựng Đảng và Nhà nước; chăm lo bảo vệ các quyền và lợi ích của nông dân
Việt Nam.
- Hội Cựu chiến
binh Việt Nam là đoàn thể chính trị - xã hội, nơi tập hợp, đoàn kết, tổ
chức, động viên các thế hệ cựu chiến binh giữ gìn và phát huy bản chất, truyền
thống “Bộ đội Cụ Hồ”, tích cực tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ
thành quả cách mạng, xây dựng và bảo vệ Đảng, chính quyền, chế độ, bảo vệ quyền
lợi chính đáng và hợp pháp của cựu chiến binh, chăm lo giúp đỡ nhau về tinh thần
và vật chất trong cuộc sống, gắn bó tình bạn chiến đấu.
Bên cạnh
những tổ chức trên đây, nhiều tổ chức xã hội khác cũng tham gia tích cực vào
hoạt động trong hệ thống chính trị như Liên hiệp các hội khoa học kĩ thuật Việt
Nam (VUSTA), Hội Nhà báo Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam, Hội
Chữ thập đỏ Việt Nam,... Một số hội nghề nghiệp, hội của các nhà trí thức, các
nhà khoa học, không chỉ đơn thuần mang tính chất đoàn thể xã hội mà các tổ chức
này cũng đóng vai trò to lớn trong việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị của
đất nước.
Các tổ chức
quần chúng khác nhau này tùy theo tính chất, tôn chỉ và mục đích đã được xác
định, có nhiệm vụ vận động, giáo dục đoàn viên, hội viên chấp hành luật pháp,
chính sách; chăm lo, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của đoàn
viên, hội viên; giúp đoàn viên, hội viên nâng cao trình độ về mọi mặt và xây
dựng cuộc sống mới; tham gia quản lý nhà nước, quản lý xã hội.10
Phương thức
tổ chức và hoạt động của các tổ chức này tuy khác với tổ chức Đảng và các cơ
quan nhà nước nhưng đều gắn chặt với việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ do
Đảng và Nhà nước giao phó. Các tổ chức chính trị - xã hội là hình thức tổ chức
động viên, triển khai nguồn lực con người cho các mục tiêu xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc Việt Nam trong công cuộc do Đảng lãnh đạo, Nhà nước thống nhất quản lí.
Trong hệ thống chính trị - xã hội Việt Nam, với tính chất chính trị và tính
chất xã hội rộng lớn, các tổ chức chính trị - xã hội đóng vai trò là người tổ
chức, vận động đông đảo quần chúng nhân dân thực hiện các nhiệm vụ
đặt ra đối với cách mạng Việt Nam thông qua những hình thức phù hợp.
Như vậy, có
thể nhận thấy rõ rằng trong hệ thống chính trị Việt Nam, các tổ chức quần chúng
đóng vai trò vừa là trung tâm đoàn kết, tập hợp đông đảo các lực lượng quần
chúng nhân dân (tính chất xã hội), đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp,
chính đáng của các thành viên vừa thực hiện vai trò nền tảng chính trị của
chính quyền nhân dân, tổ chức động viên nhân dân thực hiện thắng lợi các nhiệm
vụ chính trị của Đảng và Nhà nước.
Đảng tôn
trọng tính tự chủ, ủng hộ mọi hoạt động tự nguyện, tích cực, sáng tạo và chân
thành lắng nghe ý kiến đóng góp của Mặt trận và các đoàn thể. Đảng, Nhà nước có
cơ chế, chính sách, tạo điều kiện để Mặt trận và các đoàn thể nhân dân hoạt
động có hiệu quả, thực hiện vai trò giám sát và phản biện xã hội.
2. Nhà nước -
Trung tâm của hệ thống chính trị
2.1. Nguồn
gốc và bản chất Nhà nước
2.1.1. Nguồn
gốc
Nhà nước là
một hiện tượng lịch sử, được phát triển qua quá trình phát triển tự nhiên của
xã hội loài người. Lịch sử loài người chỉ ra rằng không phải khi nào xã hội và
nhà nước cũng cùng tồn tại mà nhà nước chỉ xuất hiện và tồn tại khi trong xã
hội tồn tại những mâu thuẫn giai cấp không điều hòa được và nhà nước sẽ tự tiêu
vong khi những mâu thuẫn này không còn nữa. Trong xã hội cộng sản nguyên thủy,
khi con người mới thoát thai từ vượn người, tụ tập với nhau thành xã hội, mọi
người còn ăn chung, ở chung, không có sự chiếm đoạt của chung thành của riêng,
nên chưa có xung đột về lợi ích lớn và do đó cũng chưa có sự phân chia xã hội
thành giai cấp và chưa có nhà nước. Trong giai đoạn này, đứng đầu các thị tộc
và bộ lạc là các tộc trưởng (hay tộc chủ) do những người dân ở trong cộng đồng
đó bầu ra với quyền lực được xác lập qua uy tín và đạo đức của họ. Việc điều
chỉnh các quan hệ xã hội khi ấy được thực hiện thông qua việc thừa nhận những
quy tắc chung, những tập quán trong cộng đồng. Trong tay họ không có và không
cần một công cụ cưỡng bức đặc biệt nào. Cùng với sự phát triển của con người là
quá trình phát triển lực lượng sản xuất, trước hết là sự phát triển của công cụ
lao động dẫn đến năng suất lao động tăng, của cải làm ra ngày càng nhiều, và do
đó bắt đầu có của cải dư thừa, kèm theo đó là sự tích trữ, đồng thời xuất hiện
một bộ phận chiếm đoạt của cải dư thừa đó (do nắm quyền quản lý, cai quản) hoặc
giàu lên nhờ tích trữ, đầu cơ tức là xuất hiện có sự phân hóa giàu nghèo, phân
biệt giữa người có của và người không có của. Sự phân hóa này dẫn đến hiện
tượng phân chia người dân trong xã hội thành các tầng lớp khác nhau (phân chia
giai cấp) và kéo theo xuất hiện mâu thuẫn giai cấp. Những mâu thuẫn giai cấp
này đưa tới
đấu
tranh giai cấp và làm xuất hiện nhà nước với tư cách là bộ máy thống trị của
giai cấp này đối với các giai cấp khác trong xã hội.
Như vậy,
nguyên nhân trực tiếp của sự xuất hiện nhà nước là những mâu thuẫn giai cấp
không thể điều hòa được. V.I.Lênin nhận định: “Nhà nước là sản phẩm và biểu
hiện của những mâu thuẫn giai cấp không thể điều hòa được. Bất cứ ở đâu, hễ lúc
nào và chừng nào mà, về mặt khách quan, những mâu thuẫn giai cấp không thể điều
hòa được, thì nhà nước xuất hiện. Và ngược lại: sự tồn tại của nhà nước chứng
tỏ rằng những mâu thuẫn giai cấp là không thể điều hòa được”11. Nhà
nước chỉ ra đời, tồn tại trong một giai đoạn nhất định của sự phát triển xã hội
và sẽ mất đi khi những cơ sở tồn tại của nó không còn nữa. C.Mác và Ph.Ăngghen
khi phân tích sự ra đời của nhà nước cũng đã nói: “Nhà nước
là sản phẩm của một xã hội đã phát triển tới một giai đoạn nhất định; nó là sự
thú nhận rằng xã hội đó bị lúng túng trong một mối mâu thuẫn với bản thân mà
không sao giải quyết được, rằng xã hội đó đã bị phân thành những mặt đối lập
không thể điều hòa mà xã hội đó bất lực không sao loại bỏ được. Nhưng muốn cho
những mặt đối lập đó, những giai cấp có quyền lợi kinh tế mâu thuẫn nhau đó,
không đi đến chỗ tiêu diệt lẫn nhau và tiêu diệt luôn cả xã hội trong một cuộc
đấu tranh vô ích, thì cần phải có một lực lượng cần thiết, một lực lượng rõ
ràng là đứng trên xã hội, có nhiệm vụ làm dịu bớt xung đột và giữ cho xung đột
đó nằm trong vòng trật tự. Và lực lượng đó... chính là Nhà nước”12
2.1.2. Bản
chất
Vì là bộ máy
thống trị giai cấp, bảo vệ cho lợi ích của một giai cấp nhất định nên nhà nước
luôn mang bản chất giai cấp, không có nhà nước phi giai cấp. Theo chủ nghĩa Mác
thì không có và không thể có nhà nước đứng trên các giai cấp hoặc nhà nước
chung cho mọi giai cấp. Nhà nước chính là một bộ máy do giai cấp thống trị về
kinh tế thiết lập ra nhằm hợp pháp hóa và củng cố sự áp bức của chúng đối với
quần chúng lao động. Giai cấp thống trị sử dụng bộ máy nhà nước để đàn áp,
cưỡng bức các giai cấp khác trong khuôn khổ lợi ích của giai cấp thống trị. Đó
là bản chất của nhà nước theo nguyên nghĩa, tức nhà nước của giai cấp bóc lột.
Theo bản chất đó, nhà nước không thể là lực lượng điều hòa sự xung đột giai
cấp, mà trái lại, nó càng làm cho mâu thuẫn giai cấp ngày càng gay gắt. Như
vậy, nhà nước là bộ máy quan trọng nhất của kiến trúc thượng tầng trong xã hội
có giai cấp. V.I. Lênin khi đề cập tới bản chất của nhà nước cũng chỉ rõ: “Nhà
nước là một bộ máy dùng để duy trì thống trị của một giai cấp này đối với giai
cấp khác”.13 Để thực hiện
quyền thống trị của mình, Nhà nước bao giờ cũng là một bộ máy nhất định, nó tự
tách ra từ xã hội và gồm một nhóm người chỉ chuyên làm công việc cai trị... Bộ
máy đó bao giờ cũng nắm trong tay một bộ máy cưỡng bức nhất định, một cơ quan
thực lực...”14
Tất cả những
hoạt động chính trị, văn hóa, xã hội do nhà nước tiến hành, xét cho cùng, đều
xuất phát từ lợi ích của giai cấp thống trị. Thực tế lịch sử đã chứng minh
rằng, cho dù được che giấu dưới hình thức tinh vi như thế nào, cho dù có bị
khúc xạ qua những lăng kính phức tạp ra sao, nhà nước trong mọi xã hội có giai
cấp đối kháng cũng chỉ là công cụ bảo vệ lợi ích của giai cấp thống trị.
2.2. Vai trò
của Nhà nước trong hệ thống chính trị
Quyền lực
chính trị bao giờ cũng thể hiện tập trung ở quyền lực nhà nước, tổ chức và hoạt
động của hệ thống chính trị về căn bản luôn phải dựa trên cơ sở của pháp luật
do nhà nước ban hành, hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị phụ thuộc rất
nhiều vào sức mạnh và hiệu lực quản lý nhà nước. Nhà nước giữ vai trò vô cùng
quan trọng, là công cụ để thực hiện quyền lực nhân dân, giữ gìn trật tự kỹ
cương và bảo đảm công bằng xã hội. Nhà nước là đại diện chính thức của toàn bộ
dân cư, là tổ chức rộng lớn nhất trong xã hội, nhà nước quản lý tất cả mọi công
dân và dân cư trong phạm vi lãnh thổ của mình. Nhà nước đại diện cho các tầng
lớp, giai cấp và nhóm lợi ích chủ yếu trong xã hội, là đại diện chính thức của
toàn xã hội. Nhân dân thực hiện các quyền lợi của mình một cách trực tiếp và
gián tiếp thông qua các cơ quan đại diện. Nhà nước có chủ quyền tối cao trong
lĩnh vực đối nội cũng như đối ngoại, có bộ máy quyền lực và có sức mạnh để bảo
đảm thực hiện quyền lực chính trị và bảo vệ chế độ chính trị của nhà nước. Nhà
nước có pháp luật, công cụ có hiệu lực nhất để thiết lập trật tự kỹ cương, quản
lí mọi mặt đời sống xã hội. Nhà nước là chủ sở hữu lớn trong xã hội,
có đủ điều kiện và sức mạnh vật chất để tổ chức và thực hiện quyền lực chính
trị, quản lí đất nước và xã hội, đồng thời nhà nước còn có thể bảo trợ cho các
tổ chức khác trong hệ thống chính trị để thực hiện các hoạt động của mình. Với
tư cách đó, nhà nước giữ vai trò trung tâm, là trụ cột của hệ thống chính trị.
Trong mối
quan hệ với nhà nước, các đảng chính trị hiện nay ra đời muộn hơn. Sự ra đời
của các đảng chính trị được bắt nguồn từ châu Âu từ cuối thế kỷ XVIII và phát
triển nhanh chóng trong thế kỷ XIX. Đến nay, hầu hết các quốc gia trên thế giới
đều có đảng chính trị hoạt động. Quan hệ giữa đảng chính trị (đảng lãnh đạo,
cầm quyền) với nhà nước là quan hệ giữa lãnh đạo và bị lãnh đạo, giữa quản lý
và bị quản lý. Các quan hệ này do chức năng và nhiệm vụ, phương thức tổ chức và
hoạt động của mỗi loại tổ chức quy định. Trong đó vấn đề đáng quan tâm nhất là
phương thức lãnh đạo và phương thức quản lý, giữa hai loại phương thức này cần
có sự phân công và phối hợp theo những cơ chế nhất định. Khi xã hội ngày càng
phát triển, mối quan hệ giữa nhà nước và các đảng chính trị luôn là vấn đề lớn
của chính trị hiện đại. Khi một đảng chính trị trở thành đảng cầm quyền thì mối
quan hệ của nó với nhà nước càng trở nên quan trọng. 15
Các tổ chức
quần chúng, một trong ba nhân tố của hệ thống chính trị, trong điều kiện phát
triển kinh tế thị trường cũng ngày càng giữ vai trò rất quan trọng. Là các tổ
chức có tư cách pháp nhân, các tổ chức quần chúng chịu sự quản lý của nhà nước
và hoạt động trong khuôn khổ các quy định do nhà ban hành, được sự hỗ trợ của
nhà nước khi thực hiện các công việc xã hội được nhà nước yêu cầu hoặc cho
phép. Là thành viên của hệ thống chính trị, các tổ chức quần chúng bằng nhiều
cách khác nhau tác động lên việc hình thành chủ trương của đảng cầm quyền, quá
trình hoạch định và thực thi chính sách của nhà nước, giữ vai trò “phản biện xã
hội”. Những tổ chức này lôi cuốn đông đảo quần chúng nhân dân vào đời sống
chính trị, góp phần nâng cao tính tích cực chính trị của quần chúng, bảo đảm
quyền dân chủ và có thể đảm nhận một số công việc mà Nhà nước không làm được
hoặc làm kém hiệu quả.
Mối quan hệ
giữa Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội là mối quan hệ cơ bản thể
hiện bản chất của chế độ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam. Đảng lãnh đạo nhà nước và
các tổ chức chính trị - xã
hội bằng cương lĩnh, nghị quyết…Trong điều kiện một đảng cầm quyền như ở nước
ta, sự lãnh đạo của Đảng đối với các tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện
chủ yếu thông qua Nhà nước và bằng Nhà nước. Nhà nước không tham gia Mặt trận
Tổ quốc nhưng Nhà nước và Mặt trận Tổ quốc đều là thành viên của hệ thống chính
trị, cùng do Đảng Cộng sản lãnh đạo, có nhiệm vụ thực hiện quyền
làm chủ của nhân dân, chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát của nhân dân 16
2.3. Xây
dựng, hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong đổi mới hệ
thống chính trị xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.3.1. Các
giá trị đặc trưng cơ bản của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Để nhà nước
phát huy tốt vai trò quản lý của mình, cần phải xây dựng nhà nước theo hướng
pháp quyền. Nhà nước pháp quyền là một hình thức tổ chức nhà nước với sự phân
công và phối hợp khoa học, hợp lý giữa các quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp,
đồng thời có cơ chế kiểm soát quyền lực. Nhà nước được tổ chức và hoạt động
trên cơ sở pháp luật, quản lý xã hội bằng pháp luật có tính nhân đạo, công
bằng, vì lợi ích chính đáng của con người.
Nhà nước
pháp quyền không chỉ là phương thức tổ chức, vận hành quyền lực nhà nước mà còn
chứa đựng trong đó các nguyên tắc hợp lý của quản lý xã hội được đúc kết qua
lịch sử, vì vậy những giá trị của nhà nước pháp quyền có tính nhân loại.
Tuy nhiên,
với mỗi chế độ chính trị có hình thức biểu hiện của nhà nước pháp quyền không
giống nhau. Nhà nước pháp quyền XHCN là nhà nước pháp quyền của nhân dân, do
nhân dân, vì nhân dân; bảo đảm quyền lực thuộc về nhân dân, bảo đảm dân chủ
XHCN.
Nhà nước
pháp quyền XHCN có một số đặc điểm cơ bản sau đây:
- Nhà
nước pháp quyền XHCN Việt Nam là nhà nước của dân, do dân và vì dân: Nhà
nước pháp quyền về bản chất là một nhà nước đề cao pháp luật trong khi phải
thừa nhận và bảo đảm quyền làm chủ của nhân dân. Phát huy dân chủ trong hoạt
động của Nhà nước là một đòi hỏi tất yếu của Nhà nước pháp quyền XHCN.
- Nhà
nước pháp quyền XHCN được tổ chức và hoạt động trên cơ sở Hiến pháp và pháp luật,
bảo vệ Hiến pháp và pháp luật: Hiến pháp và pháp luật Việt Nam phản ánh
đường lối, chủ trương của Đảng, thể hiện ý chí và nguyện vọng của nhân dân, vì
vậy, đó là thước đo giá trị phổ biến trong xã hội và cần phải trở thành công cụ
để quản lý của nhà nước.
Nhà nước cần
ban hành hệ thống pháp luật đầy đủ và hoàn chỉnh để dùng làm công cụ điều chỉnh
mọi quan hệ xã hội, làm căn cứ để xây dựng trật tự xã hội. Tuy nhiên, các cơ
quan nhà nước và các cán bộ, công chức nhà nước, và mở rộng ra là tất cả mọi cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội đều phải tôn trọng pháp luật, đặt mình
trong vòng pháp luật, thực hiện các hoạt động tuân thủ theo pháp luật.
- Nhà
nước pháp quyền XHCN Việt Nam phải phản ánh được tính chất dân chủ trong mối
quan hệ giữa nhà nước với công dân và xã hội, bảo vệ quyền con người: Một
nhà nước chỉ được coi là nhà nước pháp quyền khi nó đảm bảo được những quyền tự
nhiên của con người, khi là một nhà nước dân chủ. Nhà nước pháp quyền XHCN chỉ
xây dựng thành công khi phát huy được dân chủ XHCN với tư cách là một nền dân
chủ cho đại đa số nhân dân lao động và trấn áp bọn bóc lột.
- Trong
nhà nước pháp quyền XHCN Việt Nam, quyền lực nhà nước là thống nhất, có sự phân
công, phối hợp và kiểm soát giữa các cơ quan nhà nước trong việc thực thi ba
quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp: Sự thống nhất quyền lực thể hiện
trước hết ở sự thống nhất về mục đích của quyền lực: toàn bộ quyền lực nhà nước
thuộc về nhân dân có nghĩa là các cơ quan nhà nước dù làm nhiệm vụ lập pháp,
hành pháp hay tư pháp đều là cơ quan thống nhất của nhân dân, để phục vụ và bảo
vệ cho lợi ích của nhân dân. Như vậy, quyền lực nhà nước thống nhất phải thể
hiện sự tập trung quyền lực vào các cơ quan đại diện của dân, trước hết là cơ
quan đại diện cao nhất là Quốc hội để có thể thống nhất bảo vệ một mục tiêu
chung là độc lập dân tộc và lợi ích của nhân dân, đất nước và dân tộc, đi lên
CNXH.
Tuy nhiên,
mỗi nhánh quyền lực đều có đặc thù riêng và có những đặc điểm kỹ thuật riêng:
hoạt động hành pháp không thể giống với hoạt động lập pháp hay tư pháp.
Do đó, để
nâng cao chất lượng hoạt động cần phân công các bộ phận quyền lực lập pháp,
hành pháp và tư pháp cho các cơ quan khác nhau, nhưng sự phân công này không
giống như ”tam quyền phân lập” ở các nước tư bản, không phải là chia để đối
trọng, khống chế lẫn nhau mà các cơ quan thực thi quyền lực này lại có mối liên
hệ với nhau để đạt mục tiêu chung.
- Nhà
nước pháp quyền XHCN Việt Nam đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam:
Sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam đối với cách mạng Việt Nam nói chung và
việc xây dựng và hoạt động của Nhà nước nói riêng là một tất yếu khách quan. Điều
đó được khẳng định qua vai trò lãnh đạo không thể thiếu của Đảng Cộng sản trong
suốt quá trình tuyên truyền, chỉ đạo, tổ chức và dẫn dắt dân tộc trong quá trình
đấu tranh giành độc lập dân tộc, thống nhất đất nước và đi lên xây dựng chủ
nghĩa xã hội.
2.3.2. Sự
cần thiết phải xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam hiện nay
Địa vị chính
trị - pháp lý của nhà nước trong hệ thống chính trị Việt Nam hiện nay: Địa vị
chính trị - pháp lý của Nhà nước ta bắt nguồn từ bản chất của nó là Nhà nước
của dân, do dân và vì dân. Bản chất này thể hiện ở tính giai cấp và tính xã hội
của nhà nước. Địa vị chính trị - pháp lý của Nhà nước ta được ghi nhận trong các
văn kiện chính trị và pháp lý quan trọng của Đảng và Nhà nước, được sự công
nhận của các nước và tổ chức quốc tế. Cùng với sự phát triển của đất nước và
lịch sử lập hiến của Việt Nam, Nhà nước ta ngày càng được xác định có vị trí và
vai trò trung tâm, trụ cột trong hệ thống chính trị nước nhà. Nhà nước có nhiệm
vụ thể chế hóa những chủ trương, đường lối của Đảng thành pháp luật, chính sách
- thành công cụ quản lý nhà nước đối với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Nhà nước là
tổ chức chính trị có chủ quyền. Về mặt pháp lý, đó là quyền lực tối cao của nhà
nước trong việc quyết định các vấn đề đối nội và đối ngoại của đất nước. Nhà
nước là đại diện chính thức cho mọi giai cấp và tầng lớp xã hội Việt Nam hiện
nay. Nhà nước ta là chủ thể của quyền lực chính trị, có bộ máy và công cụ
chuyên biệt làm chức năng quản lý mọi mặt của đời sống xã hội.
Nhà nước là
tổ chức chính trị - pháp lý quản lý mọi mặt của đời sống xã hội. Nhà nước có hệ
thống cơ quan đại diện được tổ chức chặt chẽ từ trung ương tới địa phương. Hệ
thống này đại diện cho nhân dân trực tiếp bầu ra và giữ vai trò quyết định đối
với toàn bộ hệ thống cơ quan nhà nước. Trong mối quan hệ với các thành tố khác
của hệ thống chính trị địa vị pháp lý của nhà nước cũng được khẳng định. Nhà
nước xây dựng những cơ sở pháp luật, xác định chức năng và nhiệm vụ, vị trí vai
trò của các tổ chức chính trị - xã hội.
Việc xây
dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay xuất phát từ tất
yếu kinh tế, là một nhu cầu chính trị khách quan. Thông qua xây dựng nhà nước
pháp quyền, Nhà nước ta mới có thể xác định đúng chức năng và nhiệm vụ, vị trí
và vai trò của mình trong hệ thống chính trị nói riêng và trong đời sống chính
trị nói chung. Đến nay, nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã được
định hình trên những nét cơ bản và trở thành trụ cột của hệ thống chính trị
nước nhà. Trong quá trình đổi mới hệ thống chính trị, cùng với việc xây dựng và
chỉnh đốn Đảng là nhiệm vụ then chốt, cần xác định xây dựng và hoàn thiện nhà
nước là nhiệm vụ trọng tâm. Xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt
Nam chính là xây dựng và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, xây dựng và
thực hiện quyền làm chủ của nhân dân; làm cho quyền lực nhà nước và hệ thống tổ
chức thực thi quyền lực - hệ thống chính trị - được xác định đúng đắn và có
hiệu quả hơn. Quyền lực Nhà nước được củng cố và tăng cường cũng có nghĩa là
quyền lãnh đạo của Đảng được củng cố và tăng cường. Giữ vững và tăng cường sự
lãnh đạo của Đảng đối với Nhà nước là nhằm củng cố và tăng cường sức mạnh của Nhà
nước.
Cương lĩnh
xây dựng đất nước thời kỳ quá độ lên CNXH (bổ sung, phát triển năm 2011) đã xác
định rõ: “Nhà nước ta là Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do
nhân dân, vì nhân dân. Tất cả quyền lực Nhà nước thuộc về nhân dân mà nền tảng
là liên minh giữa giai cấp công nhân với giai cấp nông dân và đội ngũ trí thức,
do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo. Quyền lực Nhà nước là thống nhất; có sự
phân công, phối hợp và kiểm soát giữa các cơ quan trong việc thực hiện các
quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp. Nhà nước ban hành pháp luật; tổ chức, quản
lý xã hội bằng
pháp
luật và không ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa”.17
Tuy nhiên,
bên cạnh nhiều ưu điểm, quá trình xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa
nói riêng và đổi mới tổ chức và hoạt động của hệ thống chính trị nói riêng của
chúng ta hiện nay cũng còn bộc lộ nhiều nhược điểm cần khắc phục như:18
Xây dựng nhà
nước pháp quyền XHCN chưa theo kịp yêu cầu phát triển kinh tế và quản lý đất
nước, thể hiện trên các mặt: năng lực xây dựng thể chế, quản lý, điều hành, tổ
chức thực thi pháp luật còn yếu; tổ chức bộ máy ở nhiều cơ quan còn chưa hợp
lý, biên chế cán bộ, công chức tăng thêm; chức năng, nhiệm vụ của một số cơ
quan chưa đủ rõ, còn chồng chéo; chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức chưa đáp
ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới của đất nước; cải cách hành chính
chưa đạt yêu cầu đề ra; thủ tục hành chính còn gây phiền hà cho tổ chức và công
dân; năng lực dự báo, hiệu lực, hiệu quả quản lý của Nhà nước trên một số lĩnh
vực yếu; phân cấp mạnh nhưng thiếu kiểm tra, kiểm soát; trật tự, kỷ cương xã
hội không nghiêm. Cải cách tư pháp còn chậm, chưa đồng bộ. Công tác điều tra,
giam giữ, truy tố, xét xử trong một số trường hợp chưa chính xác; án tồn đọng,
án bị hủy, bị cải sửa còn nhiều.
Công tác
phòng, chống tham nhũng, lãng phí chưa đạt được yêu cầu đề ra. Quan liêu, tham
nhũng, lãng phí vẫn còn nghiêm trọng, với những biểu hiện tinh vi, phức tạp,
chưa được ngăn chặn, đẩy lùi, gây bức xúc xã hội.
Những nhược điểm
nói trên đặt ra yêu cầu khách quan phải đổi mới, nâng cao chất lượng hoạt động
của bộ máy nhà nước để phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, thực hiện tốt quyền
lực nhà nước thuộc về nhân dân, phát triển kinh tế thị trường tạo cơ sở vật
chất cho việc xây dựng chủ nghĩa xã hội và giữ vững định hướng xã hội chủ
nghĩa.
2.3.3. Định
hướng xây dựng, hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Đổi mới hệ
thống chính trị là một vấn đề phức tạp và khó khăn, tuy cấp bách nhưng không
thể chủ quan, nóng vội dễ dẫn tới sai lầm. Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc
lần thứ VII đã chỉ rõ: “Việc đổi mới hệ thống chính trị nhất thiết phải trên cơ
sở nghiên cứu và chuẩn bị rất nghiêm túc, không cho phép gây mất ổn định chính
trị dẫn đến sự rối loạn. Nhưng không vì vậy mà tiến hành chậm trễ đổi mới hệ
thống chính trị, nhất là về tổ chức bộ máy và các bộ; mối quan hệ giữa Đảng,
Nhà nước và các đoàn thể nhân dân, bởi đó là điều kiện thúc đẩy phát triển kinh
tế, xã hội và thực hiện dân chủ”.19 Do vậy, về
nhận thức cũng như hành động thực tiễn cần quán triệt quan điểm: đổi mới hệ
thống chính trị ở Việt Nam là một quá trình lâu dài, tuy khẩn trương và với
quyết tâm đổi mới cao nhưng không thể nóng vội và đơn giản hóa trong nhận thức,
quan niệm cũng như trong triển khai thực hiện.20
Bên cạnh việc
đổi mới tổ chức và phương thức lãnh đạo của Đảng theo hướng giữ vững và tăng
cường sự lãnh đạo của Đảng đối với nhà nước và xã hội và đổi mới cách thức tổ
chức và hoạt động của các tổ chức quần chúng, trước hết là các tổ chức chính
trị - xã hội, đổi mới và nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý của nhà nước
theo hướng xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của
Đảng là một yêu cầu cấp bách và quan trọng.
Nhà nước là
bộ máy cơ bản nhất để thực hiện quyền làm chủ của nhân dân, là công cụ quan
trọng nhất để phát huy dân chủ XHCN, do đó cần phải trở thành bộ máy phục vụ
nhân dân, gắn bó mật thiết với nhân dân, thực hiện đầy đủ quyền dân chủ của
nhân dân, tôn trọng, lắng nghe ý kiến của nhân dân và chịu sự giám sát của nhân
dân; có cơ chế và biện pháp kiểm soát, ngăn ngừa và trừng trị tệ quan liêu,
tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm, lạm quyền, xâm phạm quyền dân chủ của
công dân; giữ nghiêm kỷ cương xã hội, nghiêm trị mọi hành động xâm phạm lợi ích
của Tổ quốc và
của
nhân dân.
Trong tình
hình hiện nay, cần tiếp tục đẩy mạnh việc xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp
quyền xã hội chủ nghĩa, bảo đảm Nhà nước ta thực sự là của nhân dân, do nhân
dân và vì nhân dân, do Đảng lãnh đạo; thực hiện tốt chức năng quản lý kinh tế,
quản lý xã hội; giải quyết đúng mối quan hệ giữa Nhà nước với các tổ chức khác
trong hệ thống chính trị, với nhân dân, với thị trường. Nâng cao năng lực quản
lý và điều hành của Nhà nước theo pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ
nghĩa và kỷ luật, kỷ cương. Nhà nước chăm lo, phục vụ nhân dân, bảo đảm quyền,
lợi ích chính
đáng
của mọi người dân.21
Để Nhà nước
làm nhiệm vụ quản lý và lãnh đạo xã hội, cần làm tốt một số nội dung chủ yếu
sau:
- Nâng cao
nhận thức về nhà nước pháp quyền XHCN.
- Tiến hành
cải cách đồng bộ tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước trên cả ba lĩnh vực
cải cách lập pháp, cải cách hành chính và cải cách tư pháp, trong đó lấy cải
cách hành chính là trọng tâm.
- Xây dựng
cơ chế và biện pháp để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và trừng trị tệ quan
liêu, tham nhũng, lộng quyền, xâm phạm quyền làm chủ của nhân dân; ngăn chặn và
khắc phục tình trạng dân chủ hình thức, dân chủ cực đoan, đồng thời nghiêm trị
những hoạt động phá hoại gây rối...
- Thực hiện
nghiêm túc nguyên tắc tập trung dân chủ trong tổ chức và hoạt động của bộ
máy nhà nước.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chiavo -
Campo và Sundaram: Phục vụ và duy trì - Cải thiện Hành chính công trong một thế
giới cạnh tranh. NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2003.
2. David
Osborne/Ted Gaebler: Đổi mới hoạt động của Chính phủ. NXB. Chính trị Quốc gia,
Hà Nội, 1997.
3. Bùi Xuân
Đức: Đổi mới, hoàn thiện bộ máy nhà nước trong giai đoạn hiện nay, NXB. Tư
pháp, Hà Nội, 2004.
4. Hoàng Văn
Hảo: Tư tưởng Hồ Chí Minh về nhà nước kiểu mới sự hình thành và phát triển,
NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1995.
5. Lê Quốc
Hùng: Thống nhất, phân công và phối hợp quyền lực nhà nước ở Việt Nam,
NXB. Tư pháp, Hà Nội, 2004.
6. Nguyễn
Văn Niên: Xây dựng nhà nước pháp quyền Việt Nam - một số vấn đề lý luận
và thực tiễn, NXB. Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1996.
7. Lê Minh
Quân: Xây dựng nhà nước pháp quyền, đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước theo
định hướng XHCN ở Việt Nam hiện nay, NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2003.
8. Đặng Đình
Tân (chủ biên): Nhân dân giám sát các cơ quan dân cử ở Việt Nam trong
thời kỳ đổi mới, NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.
9. Nguyễn
Phú Trọng (chủ biên): Về định hướng XHCN và con đường
đi lên
CNXH
ở Việt Nam, NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001.
10. Nguyễn
Trọng Thóc: Xây dựng nhà nước pháp quyền của dân, do dân, vì dân, NXB. Chính
trị Quốc gia, Hà Nội, 2005.
11. Nguyễn
Văn Thảo: Xây dựng nhà nước pháp quyền dưới sự lãnh đạo của Đảng, NXB.
Tư pháp, Hà Nội, 2006.
12. Nguyễn
Văn Yểu, Lê Hữu Nghĩa (Đồng chủ biên): Xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN Việt
Nam, NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.
13. Viện nhà
nước và pháp luật: Tìm hiểu về nhà nước pháp quyền, NXB. Pháp lý, Hà Nội, 1992.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Quyền lực
chính trị là gì? Tại sao nói quyền lực nhà nước là bộ phận quan trọng nhất của
quyền lực chính trị?
2. Phân tích
cơ chế “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ”?
3. Phân tích
vai trò của nhà nước trong hệ thống chính trị? Tại sao nói nhà nước là trung
tâm của hệ thống chính trị?
4. Phân tích
các đặc điểm cơ bản của nhà nước pháp quyền XHCN. Lưu trữ đóng góp gì vào việc
xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN?
5. Phân tích
cách thức tổ chức và thực thi quyền lực nhà nước, cho biết mối quan hệ giữa
quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp. Việc thực thi các quyền đó ảnh hưởng gì đến
công tác lưu trữ?
Chuyên
đề 2
TỔ
CHỨC BỘ MÁY NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
1. Khái niệm, đặc điểm của
bộ máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
1.1. Khái
niệm
Nhà nước là
tổ chức quyền lực, đại diện cho nhân dân thống nhất quản lý mọi mặt đời sống xã
hội. Để thực hiện được nhiệm vụ đó với phạm vi rộng lớn trên toàn lãnh thổ, đòi
hỏi phải lập ra hệ thống các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương. Các
cơ quan nhà nước này có cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động phù hợp với
tính chất của các chức năng, nhiệm vụ mà nhà nước giao. Tuy có sự khác nhau về
tên gọi, cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động, nhưng tất cả các cơ quan nhà
nước đều có chung một mục đích là thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của nhà
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa (CHXHCN) Việt Nam.
Bộ máy Nhà
nước CHXHCN Việt Nam là hệ thống các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến cơ sở,
được tổ chức theo những quan điểm, nguyên tắc chung thống nhất, tạo thành một
cơ chế đồng bộ để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước XHCN. Hiệu
lực, hiệu quả của bộ máy nhà nước tùy thuộc vào hiệu lực, hiệu quả hoạt động
của từng cơ quan nhà nước.
Tổ chức bộ
máy Nhà nước CHXHCN Việt Nam, theo quy định của Hiến pháp năm 2013 gồm các bộ
phận cấu thành sau:
- Quốc hội.
- Chủ tịch
nước.
- Chính phủ.
- Tòa án nhân
dân.
- Viện Kiểm
sát nhân dân.
- Chính
quyền địa phương.
Ngoài ra, có
2 thiết chế hoạt động độc lập do Quốc hội lập ra là Hội đồng bầu cử Quốc gia và
Kiểm toán nhà nước.
1.2. Đặc điểm
Bộ máy nhà
nước CHXHCN Việt Nam có các đặc điểm cơ bản sau:
- Tất cả
quyền lực nhà nước thuộc về nhân dân lao động.
- Bộ máy nhà
nước vừa là tổ chức hành chính cưỡng chế vừa là tổ chức quản lý kinh tế, văn
hóa, xã hội.
- Bộ máy nhà
nước gồm nhiều cơ quan có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, thống nhất về quyền
lực nhà nước nhưng có sự phân công và phối hợp và kiểm soát lẫn nhau giữa các
cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp.
- Đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức trong bộ máy nhà nước đại diện và bảo vệ lợi ích
cho giai cấp công nhân và nhân dân lao động, chịu sự giám sát của nhân dân.
2. Nguyên
tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Nguyên tắc
tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước Cộng hòa XHCN Việt Nam là những nguyên
lý, những tư tưởng chỉ đạo đúng đắn, khách quan và khoa học, phù hợp với bản
chất của nhà nước pháp quyền XHCN, tạo thành cơ sở cho tổ chức và hoạt động của
các cơ quan nhà nước và toàn thể bộ máy nhà nước.
Hệ thống các
nguyên tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước CHXHCN Việt Nam được thể
hiện cụ thể sau:
2.1. Đảng
lãnh đạo tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước
Sự lãnh đạo
của Đảng giữ vai trò quyết định đối với việc xác định phương hướng hoạt động
của nhà nước XHCN, là điều kiện quyết định để nâng cao hiệu lực quản lý nhà
nước. Sự lãnh đạo của Đảng là sự lãnh đạo chính trị thông qua việc đề ra đường
lối, chủ trương, phương hướng lớn; những vấn đề quan trọng về tổ chức bộ máy và
thông qua nhà nước chúng được thể chế hóa thành pháp luật. Đảng giám sát hoạt
động của các cơ quan nhà nước thông qua các đảng viên và tổ chức Đảng trong các
cơ quan đó; tuyên truyền, vận động quần chúng trong các cơ quan nhà nước và
thông qua vai trò tiền phong, gương mẫu của mỗi Đảng viên, tổ chức Đảng trong
các cơ quan nhà nước.
Đây là
nguyên tắc đã được Điều 4 Hiến pháp năm 2013 khẳng định: “Đảng
Cộng sản Việt Nam - đội tiên phong của giai cấp công nhân, đồng thời là đội
tiên phong của nhân dân lao động và của dân tộc Việt Nam, đại biểu trung thành
lợi ích của giai cấp công nhân, nhân dân lao động và của cả dân tộc, lấy chủ
nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh làm nền tảng tư tưởng, là lượng lãnh
đạo nhà nước và xã hội”.
2.2. Tập
trung, dân chủ
Nội dung của
nguyên tắc này được thể hiện trên các mặt tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà
nước.
Cơ quan nhà
nước ở trung ương quyết định những vấn đề cơ bản, quan trọng về chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội… trên phạm vi toàn quốc.
Cơ quan nhà
nước địa phương quyết định những vấn đề thuộc phạm vi địa phương mình một cách
độc lập, cơ quan nhà nước trung ương có quyền kiểm tra, giám sát hoạt động của
các cơ quan địa phương, thậm chí có thể đình chỉ, hủy bỏ quyết định của cơ quan
cấp dưới, đồng thời cũng tạo điều kiện cho các cơ quan địa phương phát huy
quyền chủ động, sáng tạo khi giải quyết các công việc, nhiệm vụ của mình.
Các quyết
định, chủ trương của cấp trên phải thông báo kịp thời cho cấp dưới, các hoạt
động của cấp dưới phải báo cáo kịp thời và đầy đủ cho cấp trên, nhằm đảm bảo sự
kiểm tra của cấp trên đối với cấp dưới khi thi hành nhiệm vụ.
2.3. Đảm bảo
quyền tham gia quản lý nhà nước của công dân
Nguyên tắc
này bắt nguồn từ bản chất của nhà nước XHCN, tất cả quyền lực nhà nước thuộc về
Nhân dân, Nhân dân là chủ thể của quyền lực nhà nước, Nhân dân tổ chức, thực
hiện và kiểm tra hoạt động bộ máy nhà nước.
Điều
28 Hiến pháp năm 2013 quy định: “Công dân có quyền tham gia quản lý
nhà nước và xã hội”. Nhân dân lao động tham gia vào tổ chức và hoạt động của bộ
máy nhà nước bằng nhiều hình thức như: bầu cử, ứng cử vào các cơ quan quyền lực
nhà nước, tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến vào dự án luật, giám sát hoạt
động của các cơ quan nhà nước và nhân viên cơ quan nhà nước, tham gia hoạt động
xét xử của tòa án…
2.4. Pháp
quyền xã hội chủ nghĩa
Nguyên tắc
này yêu cầu việc tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước, cán bộ, công
chức nhà nước phải nghiêm chỉnh và triệt để tôn trọng Hiến pháp và pháp luật,
tăng cường kiểm tra giám sát và xử lý nghiêm mọi hành vi vi phạm pháp luật. Điều 12 Hiến pháp năm 2013 quy định: “Nhà nước quản lý xã hội
bằng pháp luật, không ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa”.
Đây là
nguyên tắc có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm cho tổ chức và hoạt động
của bộ máy nhà nước tuân theo ý chí của Nhân dân, làm cho bộ máy nhà nước hoạt
động đồng bộ, nhịp nhàng, phát huy được hiệu lực quản lý nhà nước.
2.5. Quyền
lực nhà nước thống nhất, có sự phân công, phối hợp và kiểm soát giữa các cơ
quan nhà nước trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp
Hiến pháp
năm 2013 đã khẳng định quyền lực nhà nước là thống nhất, có sự phân công, phối
hợp và kiểm soát giữa các cơ quan trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành
pháp, tư pháp (Điều 2). Tất cả quyền lực nhà nước thuộc về
Nhân dân và Nhân dân là chủ thể tối cao của quyền lực nhà nước, Nhân dân thông
qua quyền lập hiến giao quyền cho Quốc hội, Chính phủ và các cơ quan tư pháp.
Theo Điều 70 Hiến pháp năm 2013, Nhân dân trao cho Quốc hội
ba nhóm quyền hạn và nhiệm vụ: quyền hạn và nhiệm vụ về lập hiến, lập pháp;
quyền hạn và nhiệm vụ về giám sát tối cao và quyền hạn và nhiệm vụ về quyết
định các vấn đề quan trọng của đất nước. Đồng thời Nhân dân thực hiện quyền lực
nhà nước không chỉ bằng dân chủ đại diện thông qua Quốc hội, HĐND và các cơ
quan khác của nhà nước mà còn bằng dân chủ trực tiếp thông qua việc thực hiện
quyền biểu quyết khi nhà nước tổ chức trưng cầu ý dân, trong đó có trưng cầu ý
dân về Hiến pháp.
Trong chế độ
dân chủ và pháp quyền XHCN, quyền lực nhà nước không phải là quyền lực tự có
của nhà nước mà quyền lực được Nhân dân ủy quyền, giao quyền. Vì thế, tất yếu
nảy sinh đòi hỏi chính đáng và tự nhiên phải kiểm soát quyền lực nhà nước. Mặt
khác, khi được ủy quyền, quyền lực nhà nước thường có xu hướng lạm quyền. Do
vậy, quyền lực nhà nước phải được Nhân dân ủy quyền cho các cơ quan nhà nước
khác nhau thông qua Hiến pháp và pháp luật; qua đó, Nhân dân kiểm soát và đánh
giá được hiệu lực và hiệu quả thực hiện các quyền mà mình đã giao. Đồng thời
cũng là để cho các cơ quan tương ứng được giao quyền đề cao trách nhiệm trong
việc thực thi quyền lực nhà nước và tự kiểm tra việc thực hiện quyền lực nhà
nước được giao cho mình. Hiến pháp năm 2013 đã có một bước tiến mới trong việc
phân công quyền lực nhà nước. Theo đó, Quốc hội thực hiện quyền lập hiến (không
còn là duy nhất có quyền lập hiến như Hiến pháp năm 1992), quyền lập pháp (Điều 69), Chính phủ thực hiện quyền hành pháp (Điều
94), Tòa án Nhân dân thực hiện quyền tư pháp (Điều 102).
Việc xác nhận các cơ quan khác nhau thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và
tư pháp là một thay đổi quan trọng, tạo điều kiện để làm rõ vị trí, vai trò,
nhiệm vụ quyền hạn của mỗi quyền.
Như vậy,
xuất phát từ đặc điểm của quyền lực nhà nước, việc phân định thành ba quyền nói
trên là một nhu cầu khách quan. Ngày nay, xu hướng phân định rành mạch ba quyền
đó ngày càng được coi trọng trong tổ chức quyền lực nhà nước. Bởi vì, xã hội
càng phát triển, phân công lao động càng phải chuyên môn hóa cao để phát huy
hiệu quả. Đồng thời, thực tiễn xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN ở nước ta chỉ
ra rằng việc phân định mạch lạc ba quyền là cách thức tốt nhất để phát huy vai
trò của nhà nước trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Tuy nhiên,
như đã nói ở trên, trong Nhà nước ta quyền lực nhà nước là thống nhất. Đó là sự
thống nhất về mục tiêu chính trị chung. Việc phân định quyền lực nhà nước không
chứa đựng và bao quát việc phân lập mục tiêu chính trị chung của quyền lực nhà
nước. Do vậy, mặc dù có sự phân định ba quyền nhưng cả ba quyền lập pháp, hành
pháp và tư pháp không hoàn toàn tách biệt nhau, mà “ràng buộc lẫn nhau”, cả ba
quyền đều phải phối hợp với nhau, hoạt động một cách nhịp nhàng trên cơ sở làm
đúng, làm đủ nhiệm vụ và quyền hạn mà Nhân dân giao cho mỗi quyền được Hiến
pháp - Đạo luật gốc của nhà nước và xã hội quy định. Mục đích của việc phân
công quyền lực nhà nước là để nhằm kiểm soát quyền lực nhà nước, bảo đảm cho
tính pháp quyền của nhà nước và phát huy dân chủ XHCN, chứ không phải là để
thỏa hiệp hay chia rẽ quyền lực nhà nước giữa các quyền.
Về kiểm soát
quyền lực nhà nước, ngoài việc phân công mạch lạc nhiệm vụ quyền hạn của các
quyền để tạo cơ sở cho kiểm soát quyền lực; Hiến pháp năm 2013 còn tạo lập cơ
sở Hiến định để hình thành cơ chế bảo vệ Hiến pháp do luật định (Điều
119).
3. Hệ thống
các cơ quan nhà nước trong bộ máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
3.1. Quốc
hội
Theo Điều 69 Hiến pháp 2013, Quốc hội là cơ quan đại biểu cao nhất
của Nhân dân, cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất của nước CHXHCN Việt Nam.
Quốc hội thực hiện quyền lập hiến, quyền lập pháp, quyết định các vấn đề quan
trọng của đất nước và giám sát tối cao đối với hoạt động của Nhà nước.
Nhiệm kỳ của
Quốc hội mỗi khóa là 5 năm. Quốc hội bầu Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch
Quốc hội. Tổ chức của Quốc hội gồm có Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân
tộc, các Ủy ban của Quốc hội, các đoàn đại biểu Quốc hội và đại biểu Quốc hội.
Ủy ban
thường vụ Quốc hội là cơ quan thường trực của Quốc hội, gồm có Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch và các Ủy viên do Chủ tịch Quốc hội làm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
Quốc hội làm các Phó Chủ tịch. Ủy ban thường vụ Quốc hội làm việc theo chế độ
tập thể.
- Hội đồng
dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội là những cơ quan của Quốc hội, làm việc theo
chế độ tập thể.
Hội đồng dân
tộc gồm có Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các ủy viên.
Ủy ban của
Quốc hội gồm có Chủ nhiệm, các Phó chủ nhiệm và các ủy viên. Quốc hội khóa XIV
thành lập các Ủy ban của Quốc hội sau đây:
+ Ủy ban
Pháp luật
+ Ủy ban Tư
pháp
+ Ủy ban
Kinh tế
+ Ủy ban Tài
chính, ngân sách
+ Ủy ban
Quốc phòng và an ninh.
+ Ủy ban Văn
hóa, giáo dục, thanh niên, thiếu niên và nhi đồng.
+ Ủy ban về
các vấn đề xã hội.
+ Ủy ban
Khoa học, Công nghệ và môi trường.
+ Ủy ban Đối
ngoại.
- Đoàn đại
biểu Quốc hội là các đại biểu Quốc hội được bầu trong một tỉnh hoặc thành phố
trực thuộc Trung ương lập thành đoàn đại biểu Quốc hội.
Đoàn đại
biểu Quốc hội có Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn và có đại biểu hoạt động chuyên
trách.
- Đại biểu
Quốc hội là người đại diện cho ý chí và nguyện vọng của nhân dân, không chỉ đại
diện cho nhân dân địa phương bầu ra mình mà còn đại diện cho nhân dân cả nước;
là người thay mặt nhân dân thực hiện quyền lực Nhà nước trong Quốc hội.
3.2. Chủ
tịch nước
Điều
86 Hiến pháp năm 2013 quy định: Chủ tịch nước là người đứng đầu Nhà
nước, thay mặt nước CHXHCN Việt Nam về đối nội và đối ngoại. Chủ tịch nước do
Quốc hội bầu trong số đại biểu Quốc hội. Chủ tịch nước chịu trách nhiệm và báo
cáo công tác trước Quốc hội. Chủ tịch nước giữ quyền thống lĩnh các lực lượng
vũ trang nhân dân và giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng Quốc phòng và an ninh.
Nhiệm kỳ của
Chủ tịch nước theo nhiệm kỳ của Quốc hội.
Nhiệm vụ và
quyền hạn Chủ tịch nước được qui định tại Điều 88, Hiến pháp
năm 2013
3.3. Chính
phủ
Hiến pháp
năm 2013 quy định: “Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất của nước
CHXHCN Việt Nam, thực hiện quyền hành pháp, là cơ quan chấp hành của Quốc hội”
Chính phủ
thống nhất quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã
hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước, đảm bảo hiệu lực của bộ máy
nhà nước từ Trung ương đến cơ sở; bảo đảm việc tôn trọng và chấp hành Hiến pháp
và pháp luật; phát huy quyền làm chủ của nhân dân trong sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ tổ quốc, bảo đảm ổn định và nâng cao đời sống vật chất và văn hóa của
nhân
dân.
Luật Tổ chức
Chính phủ năm 2015 quy định nhiệm vụ và quyền hạn của Chính phủ trong tổ chức
thi hành Hiến pháp và pháp luật; hoạch định chính sách và trình dự án luật,
pháp lệnh; quản lý và phát triển kinh tế; quản lý các lĩnh vực tài nguyên, môi
trường và ứng phó với biến đổi khí hậu; khoa học và công nghệ; giáo dục và đào
tạo; văn hóa, thể thao và du lịch; thông tin và truyền thông; y tế, chăm sóc
sức khỏe của Nhân dân và dân số; quốc phòng; cơ yếu; an ninh quốc gia, trật tự,
an toàn xã hội; đối ngoại và hội nhập quốc tế; tổ chức bộ máy hành chính nhà
nước, chế độ công vụ, cán bộ, công chức, viên chức và công tác thi đua, khen
thưởng; đối với công tác dân tộc; công tác tín ngưỡng, tôn giáo; công tác thanh
tra, kiểm tra, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống quan
liêu, tham nhũng, lãng phí; chính quyền địa phương; thực hiện các chính sách xã
hội; bảo vệ quyền và lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền con người, quyền
công dân
Chính phủ
chịu trách nhiệm trước Quốc hội và báo cáo công tác với Quốc hội, Ủy ban
Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước.
- Chính phủ
gồm có Thủ tướng Chính phủ do Quốc hội bầu, là đại biểu Quốc hội; các Phó Thủ
tướng và các thành viên là Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ do Quốc hội
phê chuẩn theo đề nghị của Thủ tướng Chính phủ. Nhiệm kỳ của Chính phủ theo
nhiệm kỳ của Quốc hội.
Chính phủ
làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa số.
- Về cơ cấu
của Chính phủ gồm có: Các Bộ, Cơ quan ngang bộ,
Bộ, cơ quan
ngang bộ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về một
hoặc một số ngành, lĩnh vực và dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực trong phạm vi
toàn quốc. Cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ gồm vụ, văn phòng, thanh
tra, cục, tổng cục, đơn vị sự nghiệp công lập.
Chính phủ
nhiệm kỳ 2016 - 2021 có 18 Bộ và 04 cơ quan ngang bộ
3.4. Tòa án
nhân dân
Theo Điều 102 Hiến pháp năm 2013: Tòa án nhân dân là cơ quan xét xử
của nước CHXHCN Việt Nam, thực hiện quyền tư pháp.
Luật Tổ chức
tòa án nhân dân năm 2015 quy định, hệ thống các cơ quan xét xử gồm có: Tòa án
nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, các Tòa án nhân dân địa phương, các
Tòa án quân sự.
Tòa án nhân
dân địa phương chỉ thành lập ở cấp tỉnh, cấp huyện và tương đương, không
thành lập ở cấp cơ sở.
Trong hoạt
động xét xử có Thẩm phán và Hội thẩm nhân dân ngang quyền với nhau, độc lập,
chỉ tuân theo pháp luật và quyết định theo đa số.
Các cơ quan
tòa án trong hệ thống xét xử có Chánh án, Phó Chánh án, Thẩm phán, Hội thẩm
nhân dân. Nhiệm kỳ của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao theo nhiệm kỳ của Quốc
hội. Chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức và nhiệm kỳ của Thẩm phán, chế độ
bầu cử và nhiệm kỳ của Hội thẩm do pháp luật quy định.
3.5. Viện
Kiểm sát nhân dân
Điều
107 Hiến pháp 2013 quy định: Viện kiểm sát nhân dân thực hành
quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp. Hệ thống các cơ quan kiểm sát gồm
có: Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân cấp cao, các Viện
Kiểm sát nhân dân địa phương (ở cấp tỉnh, huyện và tương đương) và các Viện
Kiểm sát quân sự.
Hệ thống
Viện Kiểm sát được tổ chức thống nhất theo ngành dọc và thực hiện chế độ thủ
trưởng. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Quốc hội bầu, chịu trách
nhiệm lãnh đạo thống nhất toàn bộ hệ thống Viện Kiểm sát và có quyền bổ nhiệm,
cách chức đối với tất cả các thành viên của Viện Kiểm sát cấp dưới. Nhiệm kỳ
của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao theo nhiệm kỳ Quốc hội.
3.6. Chính
quyền địa phương
Theo quy
định của Hiến pháp năm 2013, Chính quyền địa phương được tổ chức ở các đơn
vị hành chính của nước CHXHCN Việt Nam. Cấp chính quyền địa phương gồm có HĐND
và UBND được tổ chức phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo, đơn vị
hành chính - kinh tế đặc biệt do luật định.
Chính quyền
địa phương ở nông thôn gồm chính quyền địa phương ở tỉnh, huyện, xã. Chính
quyền địa phương ở đô thị gồm chính quyền địa phương ở thành phố trực thuộc
trung ương, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực
thuộc trung ương, phường, thị trấn.
3.6.1. Hội
đồng nhân dân
Theo Điều Điều 113, Hiến pháp năm 2013, HĐND là cơ quan quyền lực nhà
nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của Nhân
dân, do Nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương
và cơ quan nhà nước cấp trên. HĐND quyết định các vấn đề của địa phương do luật
định; giám sát việc tuân theo Hiến pháp và pháp luật ở địa phương và việc thực
hiện nghị quyết của HĐND.
HĐND quyết
định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa
phương; xây dựng và phát triển địa
phương về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện
đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của
địa phương đối với cả nước. HĐND thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám
sát việc thực hiện các nghị quyết của HĐND, giám sát việc tuân theo pháp luật
của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân và của công dân ở địa phương.
HĐND chịu sự
giám sát và hướng dẫn hoạt động của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, chịu sự hướng
dẫn và kiểm tra của Chính phủ trong việc thực hiện các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên theo quy định của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
HĐND được ra
nghị quyết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.
- Nhiệm kỳ của
HĐND, của Thường trực HĐND, các ban của HĐND và đại biểu HĐND các cấp là 5 năm.
HĐND các cấp có Thường trực HĐND. HĐND cấp tỉnh, cấp huyện có các Ban của HĐND.
Thường trực
HĐND do HĐND cùng cấp bầu ra. Thường trực HĐND cấp tỉnh, cấp huyện gồm có Chủ
tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên thường trực. Thường trực HĐND cấp xã có Chủ tịch,
Phó Chủ tịch HĐND. Thành viên Thường trực HĐND không thể đồng thời là thành
viên của Ủy ban nhân dân cùng cấp.
Kết quả bầu
cử Thường trực HĐND phải được Thường trực HĐND cấp trên trực tiếp phê chuẩn.
Đối với cấp tỉnh phải được Ủy ban Thường vụ Quốc hội phê chuẩn.
HĐND cấp
tỉnh thành lập 3 ban gồm: Ban Kinh tế và ngân sách, Ban Văn hóa - xã hội, Ban
Pháp chế; địa phương nào có nhiều dân tộc thì có thể thành lập Ban Dân tộc.
HĐND cấp huyện thành lập 2 ban gồm: Ban Kinh tế - xã hội, Ban Pháp chế. Ở cấp
xã không lập các Ban của HĐND.
Thành viên
của các ban HĐND không thể đồng thời là thành viên UBND cùng cấp, Trưởng ban
HĐND không thể là thủ trưởng cơ quan chuyên môn của UBND, Chánh án Tòa án nhân
dân, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân cùng cấp.
Đại biểu
HĐND là người đại diện cho ý chí, nguyện vọng của nhân dân địa phương, gương
mẫu chấp hành chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước; tuyên truyền vận động
nhân dân thực hiện chính sách, pháp luật và tham gia vào việc quản lý nhà nước.
3.6.2. Ủy
ban nhân dân
- Theo Điều 114, Hiến pháp năm 2013, địa vị pháp lý của UBND được qui
định như sau:
“1. Ủy ban
nhân dân ở cấp chính quyền địa phương do HĐND cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành
của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND
và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
2. Ủy ban
nhân dân tổ chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; tổ chức
thực hiện nghị quyết của HĐND và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp
trên giao.”
Ủy ban nhân
dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ
đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ
sở. UBND cấp dưới chịu sự chỉ đạo của UBND cấp trên. UBND cấp tỉnh chịu sự chỉ
đạo của Chính phủ. UBND được ra quyết định và chỉ thị để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình.
- Ủy ban nhân
dân gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên. Số lượng cụ thể Phó Chủ tịch
UBND các cấp do Chính phủ quy định.
Chủ tịch
UBND do HĐND cùng cấp bầu trong số các đại biểu HĐND. Trường hợp khuyết chủ
tịch UBND trong nhiệm kỳ thì Chủ tịch HĐND cùng cấp giới thiệu người ứng cử Chủ
tịch UBND để HĐND bầu; người được bầu không nhất thiết là đại biểu HĐND. Các
Phó chủ tịch và Ủy viên UBND không nhất thiết là đại biểu HĐND do HĐND bầu. Kết
quả bầu cử Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND phải được Chủ tịch UBND cấp trên trực
tiếp phê chuẩn; kết quả bầu Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh phải được
Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn.
Chủ tịch
UBND cấp trên trực tiếp có quyền điều động, cách chức Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND cấp dưới. UBND chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND cùng cấp và UBND
cấp trên trực tiếp. UBND tỉnh báo cáo trước HĐND tỉnh và Chính phủ. UBND hoạt
động kết hợp trách nhiệm tập thể UBND với trách nhiệm của Chủ tịch UBND với tư
cách là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND.
Cơ quan
chuyên môn thuộc UBND được tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện, là cơ quan tham mưu,
giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương
và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan nhà
nước cấp trên theo quy định của pháp luật; góp phần đảm bảo sự thống nhất quản
lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ Trung ương đến cơ sở.
Cơ quan
chuyên môn thuộc UBND chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của UBND cùng cấp, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra và nghiệp vụ của cơ quan
chuyên môn cấp trên. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND chịu trách nhiệm
và báo cáo công tác trước UBND, cơ quan chuyên môn cấp trên và báo cáo công tác
trước HĐND cùng cấp khi được yêu cầu.
3.7. Hội
đồng bầu cử quốc gia và Kiểm toán Nhà nước
- Hội đồng
bầu cử quốc gia là cơ quan do Quốc hội thành lập, có nhiệm vụ tổ chức bầu
cử đại biểu Quốc hội; chỉ đạo và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng
nhân dân các cấp. Hội đồng bầu cử quốc gia gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và
các Ủy viên.
- Kiểm toán
Nhà nước là cơ quan do Quốc hội thành lập, hoạt động độc lập và chỉ tuân theo
pháp luật, thực hiện kiểm toán việc quản lý, sử dụng tài chính, tài sản công. Tổng
Kiểm toán Nhà nước là người đứng đầu Kiểm toán Nhà nước, do Quốc hội bầu; chịu
trách nhiệm và báo cáo kết quả kiểm toán, báo cáo công tác trước Quốc hội;
trong thời gian Quốc hội không họp chịu trách nhiệm và báo cáo trước Ủy ban
thường vụ Quốc hội. Nhiệm kỳ của Tổng Kiểm toán Nhà nước do luật định.
3.8. Quan hệ
pháp lý giữa các cơ quan nhà nước
Các cơ quan
nhà nước có mối quan hệ chặt chẽ, qua lại với nhau tạo thành một hệ thống thống
nhất, toàn vẹn. Mỗi cơ quan nhà nước là một khâu không thể thiếu được trong
chuỗi mắc xích của bộ máy. Tính thống nhất ấy thể hiện:
- Tính thống
nhất ở sự bền chặt liên tục, thường xuyên hơn bất kỳ hệ thống cơ quan nào
trong bộ máy nhà nước.
- Do tính
chất thống nhất về chức năng nghiệp vụ: quản lý nhà nước- chấp hành và điều hành.
- Chính phủ
là cơ quan trung tâm, chỉ đạo, điều khiển chung đối với các cơ quan hành
chính nhà nước.
3.8.1. Quan
hệ pháp lý giữa các cơ quan nhà nước ở Trung ương
a) Quốc hội
- Thực hiện
quyền giám sát tối cao việc tuân theo Hiến pháp, luật và nghị quyết của Quốc
hội; xét báo cáo công tác của Chủ tịch nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính
phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Hội đồng bầu cử
quốc gia, Kiểm toán Nhà nước và cơ quan khác do Quốc hội thành lập;
Quy định tổ
chức và hoạt động của Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án nhân dân, Viện
kiểm sát nhân dân, Hội đồng bầu cử quốc gia, Kiểm toán Nhà nước, chính quyền
địa phương và cơ quan khác do Quốc hội thành lập; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm
Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Ủy
viên Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng dân tộc, Chủ nhiệm Ủy ban của
Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng
Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chủ tịch Hội đồng bầu cử quốc gia, Tổng Kiểm
toán Nhà nước, người đứng đầu cơ quan khác do Quốc hội thành lập; phê chuẩn đề
nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phó Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng và
thành viên khác của Chính phủ, Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; phê chuẩn
danh sách thành viên Hội đồng quốc phòng và an ninh, Hội đồng bầu cử quốc gia.
- Quyết định
thành lập, bãi bỏ bộ, cơ quan ngang bộ của Chính phủ; thành lập, giải thể,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương, đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt; thành lập, bãi bỏ cơ quan khác theo
quy định của Hiến pháp và luật; Bãi bỏ văn bản của Chủ tịch nước, Ủy ban thường
vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm
sát nhân dân tối cao trái với Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội;
Với Quốc hội
khóa XIV, Chính phủ có 27 thành viên, gồm Thủ tướng Chính phủ, 5 Phó Thủ tướng
(01 Phó thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Ngoại giao), 22 Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ
quan ngang bộ, tương ứng với 22 bộ và cơ quan ngang bộ.
b) Chủ tịch
nước
Chủ tịch
nước là người đứng đầu Nhà nước, thay mặt nước CHXHCN Việt Nam về đối nội và
đối ngoại (Điều 86 Hiến pháp năm 2013). Chủ tịch nước là cơ
quan đặc biệt, giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự phối hợp thống nhất
giữa các bộ phận của bộ máy nhà nước. Quốc hội phải gắn kết chặt chẽ với Chủ
tịch nước để thực hiện quyền lực của mình.
Chủ tịch
nước đề nghị Quốc hội bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Phó Chủ tịch nước, Thủ tướng
Chính phủ; căn cứ vào nghị quyết của Quốc hội bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức
Phó Thủ tướng, Bộ trưởng và các thành viên khác của Chính phủ; Đề nghị Quốc hội
bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện
kiểm sát nhân dân tối cao; căn cứ vào nghị quyết của Quốc hội bổ nhiệm, miễn
nhiệm, cách chức Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách
chức Phó Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Thẩm phán các Tòa án khác, Phó Viện
trưởng, Kiểm sát viên Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định đặc xá; căn cứ
vào nghị quyết của Quốc hội công bố quyết định đại xá;
c, Chính phủ
là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất của nước CHXHCN Việt Nam, thống nhất
quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, quốc
phòng, an ninh và đối ngoại của nhà nước, đảm bảo hiệu lực của bộ máy nhà nước
từ trung ương đến cơ sở. Là cơ quan điều hành cao nhất, Chính phủ chỉ đạo tập
trung, thống nhất các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cấp
chính quyền địa phương. Chính phủ có toàn quyền quyết định các vấn đề có liên
quan đến hoạt động quản lý nhà nước trên phạm vi toàn quốc, trừ các công việc
của Quốc hội và Ủy ban thường vụ Quốc hội. (Ðiều 96 Hiến pháp
năm 2013 và Chương II, Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015).
Thống nhất
quản lý nền hành chính quốc gia; thực hiện quản lý về cán bộ, công chức, viên
chức và công vụ trong các cơ quan nhà nước; tổ chức công tác thanh tra, kiểm
tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân, chống quan liêu, tham nhũng
trong bộ máy nhà nước; lãnh đạo công tác của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ, UBND các cấp; hướng dẫn, kiểm tra HĐND trong việc thực hiện
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; tạo điều kiện để HĐND thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn do luật định; Bảo vệ quyền và lợi ích của Nhà nước và xã hội,
quyền con người, quyền công dân; bảo đảm trật tự, an toàn xã hội;
- Thực hiện
quyền hành pháp, Chính phủ tổ chức thi hành Hiến pháp, luật, nghị quyết của
Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định
của Chủ tịch nước; đề xuất, xây dựng chính sách trình Quốc hội, Ủy ban thường
vụ Quốc hội quyết định hoặc quyết định theo thẩm quyền để thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn quy định tại Điều này; trình dự án luật, dự án ngân sách nhà nước và
các dự án khác trước Quốc hội; trình dự án pháp lệnh trước Ủy ban thường vụ
Quốc
hội;
- Là cơ quan
chấp hành của Quốc hội, Chính phủ và các thành viên của Chính phủ chịu sự giám
sát của Quốc hội, chịu trách nhiệm trước Quốc hội và báo cáo với Quốc hội.
Chính phủ phải trả lời chất vấn của đại biểu Quốc hội khi Quốc hội hoặc đại
biểu Quốc hội có yêu cầu.
- Trách
nhiệm của Chính phủ và các cơ quan thành viên: Chính phủ do Quốc hội lập ra
trong kỳ họp thứ nhất của mỗi khóa Quốc hội. Quốc hội bầu Thủ tướng Chính phủ
theo đề nghị của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ đề nghị danh sách các Bộ
trưởng và thành viên khác của Chính phủ để Quốc hội phê chuẩn. Ðiều này xác
định ba yếu tố:
+ Vai trò và
trách nhiệm của Chính phủ trước Quốc hội;
+ Vai trò cá
nhân của Thủ tướng Chính phủ trong việc lãnh đạo toàn bộ công việc của Chính
phủ và chịu trách nhiệm trước Quốc hội. Lãnh đạo toàn bộ hoạt động của Chính
phủ là Thủ tướng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chịu trách nhiệm trước Quốc
hội, có quyền ra quyết định, chỉ thị, xác định vai trò, trách nhiệm của các
thành viên khác trong Chính phủ; xác định trách nhiệm cá nhân của những thành
viên này.
+ Trách
nhiệm cá nhân Bộ trưởng về lĩnh vực mình phụ trách.
Nhiệm vụ và
quyền hạn của Thủ tướng Chính phủ
Thủ tướng
Chính phủ là người đứng đầu Chính phủ, lãnh đạo công tác của Chính phủ, các
thành viên Chính phủ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND các
cấp. Thẩm quyền của TTCP được qui định trong Điều 98, Hiến pháp
2013 và Điều 28, Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015.
Thủ tướng
Chính phủ chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên khác của Chính phủ.
Trong phạm vi thẩm quyền của mình, TTCP ban hành văn bản quyết định và chỉ thị.
Phó Thủ
tướng Chính phủ giúp Thủ tướng Chính phủ làm nhiệm vụ theo sự phân công của Thủ
tướng Chính phủ và chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ về nhiệm vụ được
phân công. Ðể đảm bảo vai trò chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, đồng thời phát
huy khả năng sáng tạo chủ động của các phó Thủ tướng Chính phủ và các Bộ
trưởng, cần phải:
+ Phó Thủ
tướng được phân công phụ trách khối hay lĩnh vực hoặc giúp Thủ tướng chỉ đạo
việc phối hợp các công việc giữa các Bộ trưởng phải bảo đảm sự lãnh đạo thống
nhất của Thủ tướng Chính phủ.
+ Trong phạm
vi quyền hạn được qui định và được giao, các phó Thủ tướng Chính phủ và các Bộ
trưởng phải chủ động trong hoạt động của mình. Tuy vậy, vẫn phải đảm bảo việc
phối hợp và điều hòa chung trong Chính phủ, bởi vì quyết định của tập thể Chính
phủ là quyết định cao nhất của cơ quan hành pháp nước CHXHCN Việt Nam.
d) Tòa án
nhân dân là cơ quan xét xử cao nhất của nước CH XHCN Việt Nam (khoản
1 Điều 104 Hiến pháp năm 2013). Viện kiểm sát nhân dân tối cao thực hành
quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp (khoản 1,2 Điều 107 Hiến
pháp 2013). Sự phân công, phối hợp hoạt động giữa hai cơ quan tư pháp này
với Quốc hội giúp pháp luật phát huy quyền lực của nó trên thực tế.
Quốc hội quy
định tổ chức, hoạt động và nhiệm vụ quyền hạn của 2 cơ quan. Chánh án tòa án
nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Quốc hội bầu
ra, nhiệm kỳ theo nhiệm kỳ của Quốc hội là 5 năm; việc bầu, miễn nhiệm, bãi
nhiệm 2 chức danh này cũng do Quốc hội quyết định (khoản 7 Điều
70 Hiến pháp năm 2013).
Các quy định
về bộ máy làm việc của Viện kiểm sát nhân dân tối cao phải trình Ủy ban thường
vụ Quốc hội phê chuẩn. Một số Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao do Ủy ban
thường vụ Quốc hội quyết định theo đề nghị của Chánh án Tòa án nhân dân tối
cao.
3.8.2. Quan
hệ pháp lý giữa các cơ quan nhà nước ở địa phương
Theo quy
định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, nhiệm vụ, quyền hạn của
chính quyền địa phương các cấp được xác định trên cơ sở phân định thẩm quyền
giữa các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương và của mỗi cấp chính quyền
địa phương theo hình thức phân quyền, phân cấp.
- Việc phân
quyền cho mỗi cấp chính quyền địa phương phải được quy định trong các luật.
Chính quyền địa phương tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các
nhiệm vụ, quyền hạn được phân quyền. Cơ quan nhà nước cấp trên trong phạm vi
nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra tính hợp hiến,
hợp pháp trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được phân quyền cho các
cấp chính quyền địa phương.
Căn cứ vào
yêu cầu công tác, khả năng thực hiện và điều kiện, tình hình cụ thể của địa
phương, cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương được quyền phân cấp cho
chính quyền địa phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện một cách liên
tục, thường xuyên một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của
mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc phân
cấp phải bảo đảm các nguyên tắc quy định tại khoản 2 Điều 11
của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và phải được quy định
trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước phân cấp, trong đó xác
định rõ nhiệm vụ, quyền hạn phân cấp cho chính quyền địa phương hoặc cơ quan
nhà nước cấp dưới, trách nhiệm của cơ quan nhà nước phân cấp và cơ quan nhà
nước được phân cấp. Cơ quan nhà nước cấp trên khi phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn
cho chính quyền địa phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới phải bảo đảm các
nguồn lực và điều kiện cần thiết khác để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình
phân cấp; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã phân cấp và
chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình phân cấp. Cơ
quan nhà nước được phân cấp chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước đã phân cấp
về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được phân cấp. Căn cứ tình hình cụ thể ở
địa phương, cơ quan nhà nước ở địa phương có thể phân cấp tiếp cho chính quyền
địa phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã
được cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp nhưng phải được sự đồng ý của cơ quan
nhà nước đã phân cấp.
- Trong
trường hợp cần thiết, cơ quan hành chính nhà nước cấp trên có thể ủy quyền bằng
văn bản cho UBND cấp dưới hoặc cơ quan, tổ chức khác thực hiện một hoặc một số
nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong khoảng thời gian xác định kèm theo các điều
kiện cụ thể. Cơ quan hành chính nhà nước cấp trên khi ủy quyền cho UBND cấp
dưới hoặc cơ quan, tổ chức khác phải bảo đảm các nguồn lực và điều kiện cần
thiết khác để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình ủy quyền; hướng dẫn, kiểm
tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã ủy quyền và chịu trách nhiệm về kết
quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình đã ủy quyền. Cơ quan, tổ chức được ủy
quyền phải thực hiện đúng nội dung và chịu trách nhiệm trước cơ quan hành chính
nhà nước cấp trên về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình được ủy quyền.
Cơ quan, tổ chức nhận ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho cơ quan, tổ chức
khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã được cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên ủy quyền.
Ủy ban nhân
dân được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc song trùng trực thuộc: vừa phụ
thuộc vào HÐND cùng cấp vừa phụ thuộc cơ quan nhà nước cấp trên.
Các sở,
phòng, ban là cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp tỉnh, huyện, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp UBND cùng cấp quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa
phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cùng
cấp và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của
ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Cơ quan
chuyên môn thuộc UBND chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của UBND, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan quản lý
nhà nước về ngành, lĩnh vực cấp trên.
4. Hệ thống
các cơ quan, đơn vị quản lý công tác lưu trữ
4.1. Hệ
thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Theo Luật
Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII tại kỳ
họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011,, trách nhiệm quản lý về
lưu trữ được quy định như sau:
- Chính phủ
thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Bộ Nội vụ
chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và
quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
- Cơ quan có
thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính
trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về
lưu trữ.
- Ủy ban
nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý
nhà nước về lưu trữ ở địa phương.
Giúp việc
cho các cơ quan quản lý là các cơ quan trực tiếp tham mưu như Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng
Nội vụ các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
4.1.1. Hệ
thống các cơ quan cấp Trung ương
a) Bộ Nội vụ
Theo Nghị
định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10/8/2012 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, về quản lý công tác lưu trữ nhà
nước, Bộ Nội vụ có những nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng
các đề án, dự án về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm,
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có
thẩm quyền phê duyệt;
+ Hướng dẫn,
kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý công tác văn
thư, lưu trữ;
Thực hiện
các quy trình nghiệp vụ về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo vệ,
bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu,
triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
+ Thống nhất
quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước;
+ Lưu trữ
thông tin số trong các cơ quan nhà nước.
b) Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước
Theo Quyết
định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu,
giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả
nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Trình Bộ
trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy
phạm pháp luật; chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia; đề án, dự án quốc
gia; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức
kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ.
- Giúp Bộ
trưởng Bộ Nội vụ ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
- Tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề
án về văn thư, lưu trữ sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
- Thực hiện
hoạt động về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ
chức giải
mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ; quyết định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng đối với tài
liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo ủy
quyền của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
- Giúp Bộ
trưởng Bộ Nội vụ thực hiện lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước.
- Giúp Bộ
trưởng Bộ Nội vụ thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi
cả nước.
- Tổ chức
thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ về
văn thư, lưu trữ; hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công tác văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng
và trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và kiểm tra công tác đào tạo, bồi
dưỡng về văn thư, lưu trữ.
- Giúp Bộ
trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý chứng chỉ hành nghề lưu
trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi
cả nước. Quản lý và phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
- Hợp tác
quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định
của pháp luật.
- Thực hiện
cung cấp dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật…
4.1.2. Hệ
thống các cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực và địa phương
a) Cơ quan quản lý
ngành, lĩnh vực
Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội
trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ.
b) Cơ quan
quản lý ở địa phương
- Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc
Theo Luật Tổ
chức chính quyền địa phương năm 2013: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực
thuộc TW thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương về các lĩnh vực,
trong đó có công tác Văn thư - Lưu trữ.
- Sở Nội vụ
Theo Thông
tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh.
Sở Nội vụ là
cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ nhà nước:
+ Tham mưu,
giúp UBND cấp tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công
tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
+ Tham mưu,
giúp UBND cấp tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ
quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
+ Trình cấp
có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của
tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy
định của pháp luật;
+ Thẩm định
Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc
hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định
của pháp luật;
+ Nghiên
cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tổ chức
tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
+ Kiểm tra
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ: giải quyết
theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố
cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện
công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện
nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành
Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác
định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu
lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định
của pháp luật;
+ Cấp, cấp
lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo
quy định của pháp luật;
+ Thực hiện
các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Chi cục
Văn thư - Lưu trữ
Theo Thông
tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ của Ủy ban nhân dân các
cấp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ được thành lập trên cơ sở
hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Chi cục Văn
thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở
Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi
chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản
lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
+ Trình cấp
có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình,
đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
+ Hướng dẫn,
kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
+ Thẩm định,
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc
diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
+ Thẩm định,
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ
lịch sử của tỉnh;
+ Thẩm định,
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Nghiên
cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tổ chức
tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
+ Phối hợp
với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật
về văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện
báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
+ Sơ kết,
tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện
công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
- Giúp Giám
đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh:
+ Hướng dẫn
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp
lưu;
+ Thu thập
hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Phân loại,
chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
+ Bảo vệ,
bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
+ Tu bổ,
phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
+ Xây dựng
công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện
một số dịch vụ công về lưu trữ;
+ Quản lý
tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy
định.
4.1.2. Hệ
thống các cơ quan Đảng thực hiện quản lý về công tác lưu trữ
Tài liệu
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các cơ quan quản lý và các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ riêng của Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng
được tổ chức và thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương.
a) Cơ quan
Đảng thực hiện quản lý cấp Trung ương
Quy định số
270-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 06/12/2014 về Phông Lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam, cơ quan quản lý cấp Trung ương được quy định như sau:
Cục Lưu trữ
Văn phòng Trung ương Đảng có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng
tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn
thư và lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương;
trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn thống
nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và
tổ chức chính trị - xã hội; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan của Trung ương
Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng.
Lưu trữ lịch
sử của Đảng được tổ chức ở Trung ương để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản
vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của các cơ quan,
tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Lưu trữ lịch
sử của Trung ương Đảng có trách nhiệm trình Chánh Văn phòng Trung ương Đảng ban
hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
b) Hệ thống
các cơ quan Đảng thực hiện quản lý ở địa phương
Hệ thống các
cơ quan quản lý địa phương đối với Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được
thực hiện theo Quy định số 270-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 06/12/2014
như sau:
Phòng lưu
trữ tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh ủy), đặt
trong văn phòng tỉnh ủy, có chức năng giúp chánh văn phòng tỉnh ủy tham mưu cho
tỉnh ủy chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ; trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử
của Đảng ở cấp tỉnh; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và
lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp
tỉnh, cấp huyện và cấp xã, phường, thị trấn; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan
của tỉnh ủy và văn phòng tỉnh ủy”.
Lưu trữ lịch
sử của Đảng được tổ chức ở các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương để lưu
trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Lưu trữ lịch
sử của Đảng ở cấp tỉnh có trách nhiệm trình ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy
trực thuộc Trung ương ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu và phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
4.2. Trách
nhiệm quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
4.2.1. Trách
nhiệm quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức của Nhà nước
a) Trách
nhiệm của thủ trưởng cơ quan, tổ chức
Theo quy
định tại Luật Lưu trữ năm 2011, người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm
vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử
dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ
chức mình.
Thủ trưởng
cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi cơ quan mình và
chỉ đạo nghiệp vụ ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Công tác lưu
trữ của cơ quan làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng
cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh
Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
phạm vi trách nhiệm của mình.
b) Trách
nhiệm của Chánh Văn phòng (trưởng phòng Hành chính)
Chánh Văn
phòng hoặc trưởng phòng Hành chính là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác lưu trữ của cơ quan mình và trực tiếp
chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ ở cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
Chánh Văn
phòng hoặc trưởng phòng Hành chính có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của
mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
c) Trách
nhiệm của trưởng đơn vị, bộ phận trong cơ quan, tổ chức
Trưởng các
đơn vị, bộ phận trong cơ quan chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan trong
việc chỉ đạo, đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào
lưu trữ cơ quan; kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện
tốt các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định hiện hành.
d) Trách
nhiệm của lưu trữ cơ quan, tổ chức
Theo Điều 10 Luật Lưu trữ, trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp
người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu.
2. Thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ.
3. Giao nộp
tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Mỗi cơ quan,
tổ chức phải có lưu trữ cơ quan để quản lý hồ sơ, TLLT của mình. Lưu trữ cơ
quan có nhiệm vụ:
- Hướng dẫn
cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ
sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập
hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
- Phân loại,
chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ,
bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ
việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn
hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu) và làm các thủ tục hủy tài liệu hết giá trị.
4.2.2. Trách
nhiệm quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản
Việt Nam
Theo Quy định
số 270-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 06/12/2014
về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, lưu trữ cơ quan được lập ở các cơ quan,
tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:
- Giúp người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
- Thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ.
- Giao nộp
tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng;
tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức.
Tại các
huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc lập lưu trữ cơ quan huyện ủy,
đặt trong văn phòng huyện ủy để quản lý tài liệu lưu trữ hiện hành của huyện
ủy, các ban tham mưu giúp việc huyện ủy, các đảng ủy trực thuộc và các tổ chức
chính trị - xã hội cấp huyện./.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Ban Chấp hành Trung
ương: Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam.
2. Bộ Nội
vụ: Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/10/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân.
3. Bộ Nội
vụ: Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
4. Bộ Nội
vụ: Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ.
5. Chính
phủ: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật Lưu trữ.
6. Hiến pháp
nước CHXHCN Việt Nam năm 2013
7. Đảng Cộng
sản Việt Nam: Văn kiện Đại hội Đảng lần thứ XI. NXB.Chính trị Quốc gia.
HN. 2011
8. Đảng Cộng
sản Việt Nam: Văn kiện Đại hội Đảng lần thứ XII. NXB.Chính trị Quốc gia. HN.
2016
9. Phan Đình
Nham (2015). Lưu trữ học đại cương, NXB Đại học Quốc gia TPHCM.
10. Quốc
hội: Luật Tổ chức Quốc hội năm 2015
11. Quốc
hội: Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015
12. Quốc
hội: Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2015
13. Quốc
hội: Luật Tổ chức Viện Kiểm sát nhân dân năm 2015
14. Quốc
hội: Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015
15. Quốc
hội: Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 ban hành Luật lưu trữ, Hà Nội năm
2011.
16. Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (1990). Lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ.
17. Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội (2015). Tập bài giảng Nghiệp vụ Lưu trữ.
18. Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội (2016). Giáo trình Lưu trữ, NXB Giao thông vận
tải.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Hãy trình
bày các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam
2. Hãy trình
bày hệ thống các cơ quan nhà nước trong bộ máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam
3. Hãy sơ đồ
hóa hệ thống các cơ quan, đơn vị quản lý công tác lưu trữ của Việt Nam hiện
nay;
4. Hãy
trình bày khái quát hệ thống các cơ quan Nhà nước từ Trung ương đến ngành, lĩnh
vực và địa phương thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ;
5. Hãy trình
bày khái quát hệ thống các cơ quan Đảng từ Trung ương đến địa phương thực hiện
quản lý về công tác lưu trữ.
Chuyên
đề 3
PHÁP
LUẬT VÀ HỆ THỐNG PHÁP LUẬT XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
1. Một số vấn đề cơ bản
về pháp luật
1.1. Khái
niệm
Tiếp cận
dưới góc độ lịch sử chính trị pháp lý, có rất nhiều quan niệm về pháp luật khác
nhau. Các trường phái pháp luật khác nhau tiếp cận quan niệm về pháp luật trên
cơ sở mục đích của pháp luật. Theo quan điểm của trường phái pháp luật tự nhiên,
pháp luật là hình thức tồn tại bên ngoài của công lý. Theo Ciceron, một nhà
triết gia thời La Mã cổ đại, người tiếp tục phát triển học thuyết pháp luật tự
nhiên trong các tư tưởng của Socrates, Plato, Aristotle cho rằng: pháp luật là
sự phân biệt giữa thứ công bằng và bất công, luật tự nhiên phải là những chuẩn
mực dùng để đánh giá các văn bản do nhà nước ban hành. Khác với trường phái
pháp luật tự nhiên, trường phái pháp luật thực chứng cho rằng pháp luật là sản
phẩm của Nhà nước, là những quy tắc xử sự chung do các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành. Đây là quan niệm khá phổ biến ở Việt Nam, căn cứ vào con đường
hình thành pháp luật, căn cứ vào các dấu hiệu đặc trưng của pháp luật, mặc dù
có nhiều cách diễn đạt khác nhau nhưng pháp luật được hiểu là hệ thống các quy
tắc xử sự có tính bắt buộc chung do Nhà nước ban hành hoặc thừa nhận, thể hiện
ý chí và bảo vệ quyền lợi của giai cấp thống trị, được nhà nước bảo đảm thực
hiện bằng sức mạnh cưỡng chế của nhà nước; là phương tiện hữu hiệu điều chỉnh
các quan hệ xã hội.
Như vậy,
khái niệm pháp luật phản ánh nguồn gốc pháp luật luôn gắn liền với nguồn gốc ra
đời của nhà nước xuất phát từ những tiền đề kinh tế và cơ sở của xã hội. Pháp luật
được hình thành chủ yếu từ ba con đường:
- Một là,
nhà nước thừa nhận một số quy phạm xã hội (đạo đức, tập quán…) phù hợp điều
chỉnh các quan hệ xã hội. Sau này các quy phạm xã hội đó có thể được nhà nước
ghi nhận và trở thành các quy phạm pháp luật.
- Hai là,
nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật có chứa đựng các quy tắc xử sự
chung để điều chỉnh các quan hệ xã hội đa dạng và phức tạp trong xã hội. Các
văn bản quy phạm pháp luật tồn tại trong một hệ thống thống nhất theo thứ bậc
trật tự nhất định và được nhà nước bảo đảm thi hành.
- Ba là, nhà
nước thừa nhận các cách thức giải quyết vụ việc của các cơ quan có thẩm quyền
(chủ yếu là tòa án) làm cơ sở để áp dụng giải quyết các vụ việc tương tự.
Ba con đường
hình thành pháp luật đã tạo nên nguồn của hệ thống pháp luật của mỗi quốc gia,
đó là văn bản quy phạm pháp luật, tập quán pháp và tiền lệ pháp.
1.2. Bản
chất
Gắn liền với
sự ra đời của Nhà nước khi xã hội cộng sản nguyên thủy tan rã với những điều
kiện về kinh tế, xã hội thay đổi, bản chất của của pháp luật có mối quan hệ bản
chất với điều kiện kinh tế, xã hội của các hình thái kinh tế - xã hội khác nhau
và gắn liền với bản chất của nhà nước. Do vậy, bản chất của pháp luật phản ánh
tính giai cấp và tính xã hội sâu sắc.
- Tính giai
cấp của pháp luật thể hiện ở nguồn gốc ra đời và mục đích của pháp luật. Có thể
nói, pháp luật chỉ ra đời khi đảm bảo đầy đủ hai điều kiện: cơ sở kinh tế và cơ
sở xã hội. Về cơ sở kinh tế, đó là khi nền kinh tế của chế độ cộng sản nguyên
thủy đã thay đổi toàn bộ về chế độ sở hữu và nguyên tắc phân phối lao động. Về
cơ sở xã hội, sự phân hóa và mâu thuẫn giai cấp trong xã hội đòi hỏi phải có
những công cụ điều chỉnh mới được đảm bảo thi hành bằng một bộ máy quản lý có
tính cưỡng chế. Tính giai cấp của pháp luật còn thể hiện ở mục đích của pháp luật.
Pháp luật ra đời nhằm mục đích phản ánh ý chí của giai cấp thống trị, là phương
tiện hữu hiệu để giai cấp thống trị điều chỉnh các quan hệ xã hội theo ý chí và
phù hợp với lợi ích của giai cấp thống trị. Tính giai cấp của pháp luật thể
hiện rõ nét nhất trong các kiểu nhà nước đầu tiên trong lịch sử (kiểu nhà nước
chủ nô, kiểu nhà nước phong kiến). Pháp luật chủ nô, pháp luật phong kiến chủ
yếu ghi nhận và bảo vệ chế độ sở hữu về tư liệu sản xuất của giai cấp thống
trị, thậm chí xác lập sự thống trị về chính trị, tư tưởng, văn hóa đối với giai
cấp bị trị. Trong các kiểu nhà nước này, tính giai cấp của pháp luật còn thể
hiện ở chỗ pháp luật sẽ là phương tiện để nhà nước nô dịch, đàn áp đối với giai
cấp bị trị. Hiện nay, tính giai cấp trong nhà nước tư sản và đặc biệt là nhà
nước xã hội chủ nghĩa có nhiều nét khác biệt. Mặc dù pháp luật do nhà nước ban
hành hoặc thừa nhận, phản ánh ý chí của nhà nước nhưng ý chí đó, nội dung của
pháp luật đều phản ánh tính hợp lý, tính tồn tại khách quan bởi pháp luật được
nhà nước ban hành xuất phát từ các điều kiện kinh tế - xã hội, từ các nhu cầu
của xã hội, để giải quyết các vấn đề của đời sống kinh tế - xã hội.
- Tính xã
hội của pháp luật xuất phát từ việc pháp luật là một hiện tượng của xã hội nên
phản ánh những giá trị tích cực, phổ biến trong xã hội con người. Pháp luật
không chỉ là phương tiện để ghi nhận và bảo vệ lợi ích giai cấp mà còn là
phương tiện để nhà nước quản lý xã hội, duy trì trật tự xã hội, giải quyết các
vấn đề về an sinh xã hội, dịch vụ công, môi trường… Trên thực tế tính xã hội và
tính giai cấp không phải là những mặt bản chất độc lập của pháp luật, chúng
cùng tồn tại trong một thực thể đó là pháp luật, do vậy tính giai cấp và tính
xã hội là hai mặt bản chất không thể tách rời của pháp luật bất kỳ quốc gia
nào. Thực tiễn đặt ra cho mỗi nhà nước hiện nay đó là vấn đề giải quyết tốt mối
quan hệ giữa lợi ích giai cấp và lợi ích của xã hội trong quá trình thực hiện
chức năng của nhà nước.
1.3. Các
thuộc tính của pháp luật
Các thuộc
tính của pháp luật được trình bày ở đây được hiểu là những đặc trưng riêng, cơ
bản của pháp luật. So với các quy phạm xã hội, pháp luật có các thuộc tính cơ
bản sau:
- Tính quyền
lực nhà nước
Đây là thuộc
tính cơ bản, đặc trưng riêng của nhà nước bởi nguồn gốc hay cách thức hình
thành pháp luật đều gắn liền với nhà nước. Pháp luật do nhà nước ban hành hoặc
thừa nhận và được bảo đảm bằng sức mạnh cưỡng chế của nhà nước thông qua hệ
thống quyền lực nhà nước. Quyền lực nhà nước được triển khai trên thực tế thông
qua pháp luật do đó việc bảo đảm thực hiện pháp luật chính là việc bảo đảm thực
hiện quyền lực nhà nước. Pháp luật do nhà nước ban hành nhưng pháp luật trở
thành phương tiện để ghi nhận và tổ chức thực hiện việc kiểm soát quyền lực nhà
nước giữa các cơ quan thực hiện quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp; giữa chính
quyền trung ương và chính quyền địa phương.
- Tính bắt
buộc chung
Pháp luật là
hệ thống các quy tắc xử sự chung do nhà nước ban hành hoặc thừa nhận do vậy đối
tượng điều chỉnh của pháp luật luôn là các chủ thể của xã hội tồn tại dưới các
hình thức như cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tính bắt buộc chung của pháp luật thể
hiện chủ yếu ở đối tượng áp dụng của văn bản quy phạm pháp luật. Thông qua các
quy phạm pháp luật bắt buộc, cấm đoán, cho phép, trao quyền, pháp luật tác động
đến các chủ thể, ghi nhận quyền và xác lập nghĩa vụ cho các chủ thể. Các chủ
thể sẽ phải tuân thủ các quy tắc xử sự mà pháp luật đã đặt ra trong quá trình
sử dụng, thi hành và áp dụng pháp luật. Nếu các chủ thể không tuân thủ các quy
tắc xử sự, nhà nước sẽ sử dụng tính quyền lực nhà nước trong pháp luật để áp
dụng các biện pháp trách nhiệm pháp lý thích hợp.
- Tính quy
phạm phổ biến
Tính quy
phạm phổ biến thể hiện hiệu lực về không gian của pháp luật. Pháp luật do nhà
nước ban hành nên nó chính là giới hạn xử sự hành vi của con người trong phạm vi
lãnh thổ quốc gia. Tính quy phạm của pháp luật thể hiện nhiều điểm tương đồng
với các quy phạm xã hội. Pháp luật cũng như các quy phạm xã hội đều là đặt ra
những quy tắc xử sự và giới hạn xử sự của con người. Tuy nhiên, nếu các quy
phạm xã hội được áp dụng chủ yếu trong một cộng đồng dân cư hoặc một bộ phận
người nhất định thì pháp luật được áp dụng rộng rãi trong phạm vi lãnh thổ quốc
gia. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, các quy phạm xã hội, đặc biệt là các
quy phạm tôn giáo có tính phổ quát rất lớn, không chỉ giới hạn trong phạm vi
lãnh thổ quốc gia mà còn ảnh hưởng đến nhiều quốc gia trên thế giới. Do vậy về
cơ bản, chúng ta nên xác
định tính
quy phạm phổ biến của pháp luật thể hiện sự tác động sâu hơn của pháp luật so
với các quy phạm xã hội khác.
- Tính xác
định chặt chẽ về mặt hình thức
Pháp luật
được nhà nước ban hành thể hiện dưới những hình thức khác nhau: văn bản quy
phạm pháp luật, tập quán pháp, tiền lệ pháp. Đối với tập quán pháp và tiền lệ
pháp, nhà nước phải xác định rõ ràng những tiêu chuẩn, điều kiện về tập quán
pháp và tiền lệ pháp. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, các quy tắc xử sự
chung phải được thể hiện rõ ràng, chặt chẽ đảm bảo sự áp dụng thống nhất với
đối tượng áp dụng và phạm vi áp dụng của văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp
luật, tính xác định chặt chẽ về mặt hình thức của pháp luật còn thể hiện ở sự
phù hợp giữa nội dung, tên loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản. Chẳng
hạn đối với hệ thống pháp luật Việt Nam, để quy định tổ chức hoạt động của các
cơ quan nhà nước, Quốc hội phải ban hành luật; để quyết định các biện pháp cụ
thể tổ chức thi hành Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, Chính phủ ban
hành nghị định; việc ban hành biện pháp nhằm phát triển kinh tế, xã hội ở địa
phương thuộc thẩm quyền ban hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh…
Tính xác định chặt chẽ về hình thức của pháp luật là một trong những tiêu chí
để phân biệt giữa quy phạm pháp luật và các quy phạm xã hội khác.
1.4. Chức
năng
1.4.1. Chức
năng điều chỉnh
Pháp luật
được hình thành nhằm tác động đến các quan hệ xã hội phát sinh trong lĩnh vực
của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi quốc gia. Do vậy, một
trong những chức năng rất quan trọng của pháp luật là chức năng điều chỉnh.
Pháp luật điều chỉnh hành vi của các chủ thể tham gia quan hệ xã hội; đồng thời
tác động đến các quan hệ xã hội để duy trì chúng trong một trật tự pháp lý nhất
định mà nhà nước đã tạo ra. Pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội bằng cách
ghi nhận quyền và nghĩa vụ của các chủ thể trong xã hội, ghi nhận cơ chế bảo
đảm cho các quyền và nghĩa vụ đó được thực hiện trong thực tế. Pháp luật điều
chỉnh các quan hệ xã hội thực tế đã phát sinh theo mong muốn của các nhà lập
pháp, đồng thời đảm bảo lợi ích của các chủ thể tham gia trong các quan hệ xã
hội, đảm bảo lợi ích của Nhà nước, của xã hội. Ngoài ra, Nhà nước còn dự tính
các quan hệ xã hội có thể phát sinh trong tương lai để ban hành pháp luật điều
chỉnh.
Trong quá
trình điều chỉnh các quan hệ xã hội, việc đánh giá hiệu quả của pháp luật trên
cơ sở so sánh các quan hệ trước và sau khi được pháp luật điều chỉnh là một yêu
cầu bắt buộc. Trên cơ sở xác định trạng thái biến đổi của các quan hệ xã hội
chịu sự điều chỉnh của pháp luật, các nhà lập pháp có thể đánh giá mức độ hiệu quả
của
pháp luật đã
được ban hành để từ đó có thể tiếp tục điều chỉnh hoặc sửa đổi, bổ sung, ban
hành mới.
1.4.2. Chức
năng bảo vệ
Sự thể hiện
chức năng bảo vệ của pháp luật phụ thuộc vào bản chất của nhà nước, bản chất
của pháp luật. Trong các nhà nước chủ nô, phong kiến, pháp luật luôn là phương
tiện quan trọng nhất để giai cấp chủ nô, phong kiến ghi nhận và bảo vệ quyền
lợi của giai cấp mình. Không chỉ có vậy, pháp luật chủ nô, pháp luật phong kiến
còn ghi nhận các phương thức bảo vệ quyền lợi của giai cấp thông qua các biện
pháp cưỡng chế, biện pháp đàn áp sự phản kháng của giai cấp bị trị. Hiện nay,
trong nhà nước tư sản và nhà nước xã hội chủ nghĩa, chức năng bảo vệ của pháp luật
là một trong những chức năng rất quan trọng. Pháp luật không chỉ bảo vệ lợi ích
của giai cấp thống trị mà còn là một công cụ để bảo vệ lợi ích xã hội, lợi ích
của các chủ thể tham gia vào quan hệ xã hội mà nhà nước lựa chọn để điều chỉnh.
Nhà nước tư sản và nhà nước xã hội chủ nghĩa sử dụng Hiến pháp với tư cách là
đạo luật tối cao để bảo vệ chế độ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất
nước; bảo vệ cách thức tổ chức và thực hiện quyền lực nhà nước; bảo vệ quyền
con người, quyền công dân.
1.4.3. Chức
năng giáo dục
Pháp luật
được ban hành không chỉ đặt ra những quy tắc hành vi cho các ứng xử trong xã
hội mà còn tác động đến suy nghĩ, ý thức, tình cảm của con người bởi trong pháp
luật có tồn tại những giá trị đạo đức cá nhân, đạo đức xã hội. Bằng những quy
định cấm đoán, quy định bắt buộc, quy định cho phép, pháp luật uốn nắn những
hành vi sai lệch với những giá trị chuẩn mực của xã hội để nâng cao ý thức của
các chủ thể. Thông qua chức năng điều chỉnh, chức năng bảo vệ, pháp luật luôn
hướng con người tới sự tuân thủ pháp luật trong quá trình thực hiện pháp luật.
Đối với các hành vi vi phạm pháp luật, các biện pháp trách nhiệm pháp lý mà
pháp luật quy định không chỉ có ý nghĩa trừng phạt các hành vi đó mà còn có ý
nghĩa giáo dục, răn đe và
phòng ngừa đối với các chủ thể khác. Pháp luật giáo dục con người tôn trọng
pháp luật, bảo vệ pháp luật; giúp con người biết duy trì mối quan hệ với pháp luật
trong cuộc sống; giúp con người biết đánh giá tính hợp pháp hay không hợp pháp
đối với các hành vi pháp lí phát sinh trong thực tiễn.
Tính hiệu
quả trong chức năng giáo dục của pháp luật phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng
của pháp luật. Chất lượng của pháp luật thể hiện sự phù hợp giữa pháp luật với
trình độ phát triển kinh tế, xã hội của đất nước; phù hợp với đạo đức xã hội
được thừa nhận. Do vậy, mối quan hệ giữa đạo đức và pháp luật luôn là mối quan
hệ cần phải được giải quyết một cách thỏa đáng. Pháp luật cần được xây dựng
trên cơ sở những nguyên tắc, chuẩn mực của đạo đức để từ đó tác động sâu sắc
đến tâm lí pháp luật, hình thành những cảm xúc, thái độ đúng đắn của con người
đối với pháp luật để từ đó thực hiện các hành vi hợp pháp và loại
trừ các hành vi vi phạm pháp luật; đồng thời hướng con người tiến tới các hành
vi tôn trọng quyền của người khác và góp phần giúp hành vi pháp luật của con
người tiệm cận đến hành vi đạo đức. Đây chính là những giá trị mà chức năng
giáo dục của pháp luật đã mang lại.
1.5. Các
kiểu pháp luật
Trong lịch
sử nhà nước và pháp luật, chúng ta đều thừa nhận có bốn kiểu pháp luật tồn tại
trong mối quan hệ biện chứng với bốn kiểu nhà nước. Kiểu pháp luật là tổng thể
những dấu hiệu cơ bản, đặc thù của pháp luật, thể hiện bản chất giai cấp và
những điều kiện tồn tại, phát triển của pháp luật trong một hình thái kinh tế -
xã hội nhất định [1].
Theo học
thuyết Mác - Lênin, căn cứ để phân định các kiểu pháp luật là các hình thái
kinh tế - xã hội. Đối với hình thái kinh tế - xã hội mà chế độ sở hữu nô lệ đã
quyết định đến sự nô dịch về mọi mặt của giai cấp chủ nô đối với giai cấp nô lệ
đã sinh ra kiểu pháp luật chủ nô phản ánh đầy đủ nhất bản chất giai cấp của xã
hội đó. Hình thái kinh tế - xã hội phong kiến xác lập chế độ sở hữu về tư liệu
sản xuất ruộng đất, kiểu pháp luật phong kiến đã trở thành phương tiện để ghi
nhận và phản ánh mối quan hệ giữa giai cấp địa chủ phong kiến với người nông
dân, phản ánh sự bóc lột nặng nề đối với sức lao động của giai cấp bị trị. Và
đúng theo quy luật của lịch sử, kiểu nhà nước sau ra đời bao giờ cũng tiến bộ
hơn các kiểu nhà nước trước. Với những giá trị nhất định, kiểu pháp luật tư sản
và kiểu pháp luật xã hội chủ nghĩa đã giúp cho nhà nước tư sản và nhà nước xã
hội chủ nghĩa tồn tại và phát triển bền vững.
- Pháp luật
chủ nô là kiểu pháp luật đầu tiên trong lịch sử, ra đời cùng với sự tan rã của chế
động cộng sản nguyên thủy và tồn tại trên cơ sở các quan hệ sản xuất chiếm hữu
nô lệ mà trong đó tư liệu sản
xuất và người sản xuất đều thuộc sở hữu của giai cấp thống trị. Pháp luật chủ
nô củng cố quan hệ sản xuất hình thành trên cơ sở chế độ chiếm hữu của chủ nô
đối với tư liệu sản xuất và đối với người sản xuất, hợp pháp hóa sự bóc lột
không có giới hạn của chủ nô đối với nô lệ; ghi nhận và củng cố tình trạng
không bình đẳng trong xã hội.
- Nhà nước
và pháp luật phong kiến ra đời thay thế cho nhà nước và pháp luật chủ nô trên
cơ sở các chế độ kinh tế - xã hội có những thay đổi nhất định làm phát sinh mâu
thuẫn giữa giai cấp chủ nô và nô lệ không thể điều hòa được. Khi các quan hệ
sản xuất phong kiến dần hình thành gắn liền với phương thức sản xuất đặc trưng
bởi chế độ chiếm hữu tư nhân đối với đất đai của địa chủ phong kiến, cơ cấu xã
hội phong kiến trở nên phức tạp với nhiều bộ phận dân cư khác nhau nhưng hai
giai cấp chính trong xã hội là giai cấp địa chủ phong kiến và giai cấp nông
dân. Giai cấp địa chủ phong kiến nắm giữ tư liệu sản xuất quan trọng nhất và
thống trị về tư tưởng trong xã hội. Giai cấp nông dân là lực lượng sản xuất
trực tiếp và bị bóc lột. Trên cơ sở kinh tế - xã hội đó, pháp
luật phong kiến được sử dụng với tư cách là một công cụ quan trọng nhất nhằm
hợp pháp hóa ý chí của giai cấp địa chủ phong kiến, thực hiện mưu đồ thống trị,
bảo vệ chế độ sở hữu của địa chủ phong kiến, duy trì các hình thức bóc lột và
sự thống trị về tư tưởng đối với các tầng lớp trong xã hội.
Với vai trò
là công cụ quản lý trong tay giai cấp địa chủ phong kiến, chịu ảnh hưởng sâu
sắc của tôn giáo và đạo đức phong kiến, đặc điểm nổi bật của pháp luật phong
kiến là củng cố và bảo vệ trật tự xã hội phong kiến thông qua việc sử dụng bạo
lực trong xã hội với tính chất hà khắc, dã man đồng thời xâm phạm quyền con
người của các tầng lớp trong xã hội.
- Nhà nước
tư sản tồn tại và phát triển qua nhiều giai đoạn khác nhau nên pháp luật tư sản
cũng có nhiều thay đổi về bản chất. Mặc dù bản chất giai cấp của pháp luật tư
sản vẫn mang tính đặc thù, thể hiện ý chí và bảo vệ quyền lợi của giai cấp tư
sản, phục vụ và bảo vệ quan hệ sản xuất tư bản chủ nghĩa tuy nhiên bản chất xã
hội của pháp luật tư sản là một trong những giá trị được ghi nhận với những tư
tưởng dân chủ tiến bộ được ghi nhận trong các văn bản pháp luật tư sản đầu tiên
ra đời như: Tuyên ngôn độc lập của nước Mỹ (1776), Hiến pháp Hoa Kỳ (1787),
Tuyên ngôn nhân quyền và quyền công dân của Pháp (1789), Hiến pháp của Pháp
(1791)… Có thể nói Hiến pháp là thành quả cách mạng rất lớn của pháp luật tư
sản, không chỉ là công cụ để quản lí xã hội mà là công cụ rất quan trọng để
giám sát và hạn chế quyền lực nhà nước, ghi nhận và bảo đảm quyền con người,
quyền công dân. Đây là những tư tưởng, giá trị tiến bộ làm nên sự phát triển
bền vững của Nhà nước tư sản hiện nay.
Về mặt hình
thức, pháp luật tư sản phát triển tương đối toàn diện, thống nhất và đồng bộ
với ba nguồn hình thành chủ yếu đó là tập quán pháp, tiền lệ pháp và văn bản
quy phạm pháp luật. Đối với hệ thống pháp luật Common law (tồn tại chủ yếu ở
Anh, Mỹ, Canada, Australia…), tiền lệ pháp rất được coi trọng. Đây là hình thức
pháp luật chủ yếu do tòa án tạo ra nhằm đảm bảo công lí cho xã hội. Những bản
án, quyết định mẫu mực, sáng tạo và bảo đảm công lí được coi là khuôn mẫu để áp
dụng cho các vụ việc tương tự xảy ra sau này.
- Kiểu pháp luật
xã hội chủ nghĩa là kiểu pháp luật có nhiều đặc trưng riêng so với kiểu pháp luật
tư sản. Điều này xuất phát từ những đặc thù trong bản chất và chức năng của
kiểu nhà nước xã hội chủ nghĩa. Nếu pháp luật tư sản bảo vệ chế độ sở hữu tư
nhân thì pháp luật xã hội chủ nghĩa ghi nhận và củng cố chế độ công hữu về tư
liệu sản xuất, bảo vệ và phát triển nền kinh tế xã hội chủ nghĩa trong đó đảm
bảo sự bình đẳng giữa chế độ sở hữu của những người tham gia quan hệ pháp luật
lao động.
Kiểu pháp luật
xã hội chủ nghĩa có những đặc thù riêng trong mối quan hệ giữa bản chất giai
cấp và bản chất xã hội. Tính xã hội luôn được đặt lên hàng đầu trong mối quan
hệ này. Pháp luật xã hội chủ nghĩa là công cụ để nhà nước xã hội chủ nghĩa quản lí các lĩnh
vực của đời sống xã hội để phục vụ quyền và lợi ích chính đáng của nhân dân lao
động. Có thể nói tính xã hội và tính giai cấp trong bản chất của kiểu pháp luật
xã hội chủ nghĩa rất khó phân chia bởi pháp luật xã hội chủ nghĩa thể hiện ý
chí của nhà nước, phản ánh ý chí của nhà nước, bảo vệ quyền lợi của nhà nước
nhưng nhà nước đó là nhà nước của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân; ý chí của
nhà nước là ý chí của giai cấp công nhân và nhân dân lao động.
2. Hệ thống
pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.1. Khái
niệm và bản chất hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.1.1. Khái
niệm
Có nhiều
quan điểm khác nhau về hệ thống pháp luật. Theo nghĩa hẹp, hệ thống pháp luật
là tổng thể các quy phạm pháp luật có mối liên hệ nội tại thống nhất với nhau,
được phân định thành các chế định pháp luật, các ngành luật và được thể hiện
trong các văn bản quy phạm pháp luật do nhà nước ban hành theo trình tự và hình
thức thống nhất [1, 469]. Theo nghĩa rộng, hệ thống pháp luật được xem là tổng
thể tất cả các quy phạm pháp luật, các thiết chế bảo vệ và bảo đảm việc thực
thi pháp luật, các hoạt động thực hiện pháp luật, các nguồn lực pháp luật và
hoạt động đào tạo luật của quốc gia có sự liên hệ gắn bó chặt chẽ và thống nhất
với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và được vận hành theo những trật tự, quy
trình nhất định. Ngoài ra có quan điểm cho rằng các thành tố của hệ thống pháp luật
bao gồm toàn bộ pháp luật, cơ chế hình thành pháp luật, giải thích và thực thi
pháp luật ở một quốc gia nhất định luôn liên kết, gắn bó chặt chẽ với nhau để
thực hiện việc điều chỉnh pháp luật đối với các quan hệ xã hội [1, 470].
Trong phạm
vi nghiên cứu của chuyên đề, hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam là
tổng thể các quy phạm pháp luật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, được phân
định thành các chế định pháp luật, các ngành luật và được thể hiện trong các
văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành
theo trình tự, thủ tục luật định.
2.1.2. Bản
chất
Bản chất của
hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam được xem xét dưới hai nội dung:
bản chất của pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam và đặc điểm của hệ thống pháp luật
xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Bản chất
pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam được thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:
- Bản chất
xã hội: Pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam là phương tiện để Nhà nước thực
hiện việc quản lí xã hội trên tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế, chính
trị, văn hóa, xã hội với mục tiêu làm cho dân giàu, nước mạnh, xã hội công
bằng, dân chủ, văn minh. Bản chất xã hội của pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt
Nam còn thể hiện ở việc pháp luật là phương tiện quan trọng để thực hiện dân
chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam.
- Bản chất
giai cấp: Tính giai cấp của pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam có những đặc
thù riêng. Pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam thể hiện ý chí của nhân dân Việt
Nam. Nhân dân Việt Nam xây dựng, thi hành và bảo vệ Hiến pháp; thông qua Hiến
pháp ủy quyền cho các cơ quan nhà nước thực hiện quyền lập pháp, hành pháp và
tư pháp và tự mình kiểm soát việc thực thi quyền lực nhà nước của bộ máy nhà
nước. Bên cạnh đó, pháp luật xã hội chủ nghĩa còn ghi nhận, tôn trọng và bảo
đảm quyền con người, quyền công dân. Pháp luật xã hội chủ nghĩa là pháp luật
của nhân dân, do nhân dân, tạo điều kiện để Nhân dân Việt Nam tham gia hoạt
động quản lý nhà nước và xã hội, tham gia thảo luận và kiến nghị với cơ quan
nhà nước về các vấn đề của cơ sở, địa phương và cả nước.
Hệ thống
pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam có những đặc trưng riêng theo từng giai
đoạn phát triển của Nhà nước. Trong thời kỳ xây dựng và hoàn thiện Nhà nước
pháp quyền xã hội chủ nghĩa hiện nay, hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa có
những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, là
hệ thống pháp luật thể chế hóa đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt
Nam. Điều này xuất phát từ một trong những nguyên tắc tổ chức và hoạt động của
bộ máy nhà nước Việt Nam đó là nguyên tắc Đảng lãnh đạo. Hệ thống pháp luật xã
hội chủ nghĩa Việt Nam có nhiệm vụ qui phạm hóa đường lối, chủ trương, chính
sách của Đảng thành các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung để điều chỉnh
các quan hệ xã hội phát sinh trong các lĩnh vực của đời sống chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội.
Thứ hai, hệ
thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam luôn thể hiện ý chí và bảo vệ lợi ích
của nhân dân lao động. Đặc điểm này phản ánh mối quan hệ giữa bản chất nhà nước
và bản chất pháp luật. Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là Nhà nước
của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân, do đó pháp luật là phương tiện để nhà
nước ghi nhận, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Nhân dân; là phương tiện
bảo đảm Nhân dân tham gia quản lý nhà nước, quản lý xã hội.
Thứ ba, hệ
thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam là hệ thống các quy phạm pháp luật có
mối liên hệ nội tại thống nhất với nhau nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
trong các lĩnh vực của đời sống chính trị, kinh tế, xã hội. Nguồn của hệ thống
pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam chủ yếu là các văn bản quy phạm pháp luật
do Nhà nước ban hành và bảo đảm thực hiện.
2.2. Cấu
trúc của hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.2.1. Quy
phạm pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật
2.2.1.1. Quy
phạm pháp luật
Quy phạm
pháp luật là phương tiện quan trọng để Nhà nước điều chỉnh các quan hệ xã hội.
Cũng giống như các quy phạm xã hội khác, quy phạm pháp luật là hệ thống các quy
tắc xử sự chung, là giới hạn xử sự của con người trong phạm vi nhất điều kiện,
hoàn cảnh nhất định.
Quy phạm
pháp luật luôn là những chuẩn mực để đánh giá tính hợp pháp của hành vi con
người trong các quan hệ xã hội. Dựa vào quy phạm pháp luật, chúng ta có thể xác
định được các hành vi hợp pháp và hành vi bất hợp pháp, từ đó sử dụng chính các
quy phạm pháp luật với tư cách là các quy tắc xử sự chung để điều chỉnh hành vi
của con người theo một trật tự pháp lý nhất định. Để thực hiện được chức năng điều
chỉnh, quy phạm pháp luật phải được Nhà nước đảm bảo thực hiện bằng sức mạnh
của quyền lực nhà nước. Điều này không thể có trong đặc điểm của quy phạm xã
hội. Quy phạm xã hội có thể được đảm bảo bằng nhiều biện pháp khác nhau như dư
luận xã hội hoặc các biện pháp tác động nội bộ của cơ quan, tổ chức. Các quy
phạm pháp luật không tồn tại độc lập. Chúng thiết lập mối quan hệ mật thiết với
nhau tạo thành một hệ thống, được phân định thành các chế định pháp luật, các
ngành luật để điều chỉnh nhóm quan hệ xã hội có cùng tính chất.
Với những
đặc trưng cơ bản, quy phạm pháp luật có thể được định nghĩa như sau: Quy phạm
pháp luật là quy tắc xử sự chung do Nhà nước ban hành hoặc thừa nhận và bảo đảm
thực hiện bằng sức mạnh của quyền lực nhà nước.
2.2.1.2. Văn
bản quy phạm pháp luật
Theo quy
định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, văn bản quy phạm
pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm
quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định.
Hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật bao gồm các loại văn bản cụ thể như sau:
1. Hiến
pháp.
2. Bộ luật, luật
(sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3. Pháp lệnh,
nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban
thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam.
4. Lệnh,
quyết định của Chủ tịch nước.
5. Nghị định
của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban
trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết
định của Thủ tướng Chính phủ.
7. Nghị
quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
8. Thông tư
của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư
liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước.
9. Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi
chung là cấp tỉnh).
10. Quyết
định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
11. Văn bản
quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc
biệt.
12. Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành
phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).
13. Quyết
định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
14. Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).
15. Quyết
định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
2.2.2. Hệ
thống các ngành luật
Các ngành luật
trong hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam được phân định trên cơ sở
đối tượng điều chỉnh và phương pháp điều chỉnh. Đối tượng điều chỉnh của các
ngành luật là các quan hệ xã hội trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã
hội. Mỗi ngành luật sẽ điều chỉnh những nhóm quan hệ xã hội có cùng tính chất
bằng những phương pháp điều chỉnh nhất định. Phương pháp điều chỉnh của ngành luật
được hiểu là cách thức, biện pháp pháp luật tác động lên các quan hệ xã hội
thuộc đối tượng điều chỉnh của ngành luật đó. Như vậy, nội dung, tính chất các
quan hệ xã hội sẽ quyết định đến sự lựa chọn phương pháp điều chỉnh của ngành luật.
Căn cứ vào
đối tượng điều chỉnh và phương pháp điều chỉnh, hệ thống pháp luật xã hội chủ
nghĩa Việt Nam bao gồm rất nhiều các ngành luật khác nhau như: Luật Hiến pháp, Luật
Hành chính, Luật Dân sự, Luật Hình sự, Luật Lao động, Luật Đất đai, Luật Kinh
tế, Luật Tố tụng dân sự, Luật Tố tụng hình sự, Luật Tố tụng hành chính…
Trong hệ thống
các ngành luật này, có quan điểm lại phân chia thành các ngành luật nội dung (Luật
Dân sự, Luật Hình sự, Luật Hành chính…) và các ngành luật thủ tục (Luật Tố tụng
dân sự, Luật Tố tụng hình sự, Luật Tố tụng hành chính) hay phân chia thành Luật
công và Luật tư. Tư tưởng phân chia thành các ngành luật công và luật tư trong
hệ thống pháp luật bắt nguồn từ việc phân chia các hệ thống pháp luật thuộc
dòng họ pháp luật Châu Âu lục địa (Civil law). Luật công bao gồm các ngành luật
điều
chỉnh
các quan hệ xã hội có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các
cơ quan nhà nước (Luật Hiến pháp, Luật Hành chính, Luật Hình sự, Luật Tài chính
công…). Luật tư bao gồm các ngành luật điều chỉnh các quan hệ giữa tư nhân với
tư nhân (Luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Lao động…). Theo các nhà khoa học
pháp lý, việc phân định giữa luật công và luật tư có ý nghĩa rất quan trọng về
cả lý luận và thực tế. Về lý luận, việc phân chia luật công và luật tư sẽ đảm
bảo sự thống nhất, chặt chẽ của hệ thống pháp luật. Về thực tế, việc xác định
ranh giới giữa luật công và luật tư sẽ đảm bảo những nguyên tắc nhất định khi
áp dụng pháp luật, đặc biệt là việc lựa chọn các quy phạm nội dung cũng như
phương pháp điều chỉnh trong hoạt động xét xử hoặc giải quyết tranh chấp.
2.3. Một số
nội dung cơ bản trong hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.3.1. Luật Hiến
pháp
Trong hệ
thống pháp luật Việt Nam, luật hiến pháp là một ngành luật cơ bản và quan trọng
nhất bởi phạm vi đối tượng điều chỉnh của ngành luật hiến pháp là những quan hệ
xã hội phát sinh gắn liền với việc xác định chế độ chính trị, chế độ kinh tế,
chính sách văn hóa, xã hội, quốc phòng an ninh của đất nước; điều chỉnh mối
quan hệ pháp lý cơ bản giữa Nhà nước và công dân; thiết lập tổ chức và hoạt
động của bộ máy nhà nước. Như vậy, đối tượng điều chỉnh của ngành luật hiến
pháp là những quan hệ xã hội nền tảng của nhà nước và xã hội, là những quan hệ
xã hội có liên quan đến cách thức tổ chức và thực hiện quyền lực nhà nước. Đối
tượng điều chỉnh của ngành luật hiến pháp bao gồm:
- Các quan
hệ xã hội cơ bản trong lĩnh vực chính trị. Đây là các quan hệ xã hội liên quan
đến việc xác định nguồn gốc của quyền lực nhà nước; cách thức tổ chức và thực
hiện quyền lực nhà nước; mối quan hệ giữa các thành tố của hệ thống chính trị
xã hội Việt Nam; các quan hệ xã hội cơ bản xác định chính sách đối nội, đối
ngoại của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Các quan
hệ xã hội cơ bản trong lĩnh vực kinh tế, xã hội: các quan hệ xã hội xác định
loại hình sở hữu, các thành phần kinh tế, chính sách của Nhà nước đối với các
thành phần kinh tế; chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục,
khoa học, công nghệ và môi trường.
- Các quan
hệ xã hội thể hiện mối quan hệ giữa Nhà nước và công dân. Trong lĩnh vực này luật
hiến pháp điều chỉnh các quan hệ xã hội xác định quyền con người, địa vị pháp
lí của công dân.
- Các quan
hệ xã hội trong lĩnh vực tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước. Các quan hệ
xã hội trong phạm vi này bao gồm các quan hệ xã hội cơ bản xác định nguyên tắc tổ
chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, xác định địa vị pháp lí của các cơ quan nhà
nước (vị trí pháp lí, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn và phương thức hoạt
động).
Với tư cách
là một ngành luật chủ đạo trong hệ thống pháp luật Việt Nam, điều chỉnh những
quan hệ xã hội cơ bản, xác lập những nguyên tắc cơ bản làm cơ sở để xây dựng
các ngành luật khác, luật hiến pháp dựa trên tính chất của các quan hệ xã hội
thuộc đối tượng điều chỉnh để xác lập các phương pháp điều chỉnh như phương
pháp cho phép, phương pháp bắt buộc, phương pháp cấm. Mỗi nhóm quan hệ xã hội
khác nhau, luật hiến pháp sẽ sử dụng các phương pháp điều chỉnh khác nhau.
Phương pháp cho phép thường được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội liên
quan đến thẩm quyền của các cơ quan nhà nước. Phương pháp bắt buộc được sử dụng
để xác lập nghĩa vụ pháp lý của các cơ quan, tổ chức, công dân. Một số quan hệ
xã hội liên quan đến hoạt động cụ thể của các cơ quan nhà nước, công dân, luật hiến
pháp sử dụng phương pháp cấm để xác định những quy tắc xử sự chung nhất định
của các chủ thể luật hiến pháp. Ngoài ra, luật hiến pháp còn sử dụng phương
pháp xác lập những nguyên tắc chung mang tính định hướng hành vi cho các chủ
thể tham gia vào quan hệ pháp luật hiến pháp.
2.3.2. Luật
Hành chính
2.3.2.1. Đối
tượng điều chỉnh, phương pháp điều chỉnh
So với ngành
luật hiến pháp, luật hành chính có đối tượng điều chỉnh hẹp hơn. Các quy phạm
pháp luật hiến pháp là cơ sở cho việc ban hành quy phạm pháp luật hành chính để
điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt động quản lí hành chính nhà
nước. Nhóm các quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt động quản lí hành chính nhà
nước thuộc phạm vi điều chỉnh của ngành luật hành chính bao gồm:
- Nhóm các
quan hệ xã hội phát sinh trong quá trình cơ quan hành chính nhà nước thực hiện
chức năng quản lí hành chính nhà nước.
- Nhóm các
quan hệ xã hội phát sinh khi cơ quan, tổ chức nhà nước thực hiện chế độ xây
dựng và củng cố công tác nội bộ của cơ quan, tổ chức.
- Nhóm các
quan hệ xã hội phát sinh khi cá nhân, tổ chức được nhà nước trao quyền thực
hiện hoạt động quản lí hành chính nhà nước trong một số trường hợp cụ thể do
pháp luật quy định.
Về cơ bản,
các nhóm quan hệ xã hội thuộc đối tượng điều chỉnh của luật hành chính thường
là những quan hệ xã hội mang tính chất quản lí, trong đó một bên chủ thể luôn
là các cơ quan, tổ chức, cá nhân được sử dụng quyền lực nhà nước, nhân danh nhà
nước với một bên là các chủ thể thuộc đối tượng quản lí. Do vậy, phương pháp điều
chỉnh chủ yếu mà nhà nước sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc đối
tượng điều chỉnh của luật hành chính là phương pháp mệnh lệnh, đơn phương.
Phương pháp này được thực hiện trên cơ sở tính chất không bình đẳng giữa các
chủ thể tham
gia
quan hệ quản lí hành chính nhà nước. Các chủ thể quản lí nhà nước có thể sử
dụng quyền lực nhà nước, nhân danh nhà nước thực hiện các hành vi hành chính
hoặc ban hành các quyết định hành chính có tính bắt buộc đối với đối tượng quản
lí. Nếu đối tượng quản lí không chấp hành các yêu cầu đặt ra, chủ thể quản lí
có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế thích hợp.
Như vậy, luật
hành chính là một ngành luật trong hệ thống pháp luật Việt Nam, bao gồm tổng
thể các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt
động quản lí hành chính nhà nước.
2.3.3. Pháp luật
lưu trữ
Pháp luật
lưu trữ Việt Nam là hệ thống các quy tắc xử sự chung do các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt
động lưu trữ. Hiện nay, pháp luật lưu trữ bao gồm hệ thống các văn bản quy phạm
pháp luật quản lý về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ, nghị định của
Chính phủ (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi
hành Luật Lưu trữ); Thông tư của Bộ trưởng (Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ; Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn
giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Thông tư số 10/2014/TT-BNV
ngày 01/10/2014 qui định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch
sử …)…
Đối tượng áp
dụng của pháp luật lưu trữ Việt Nam áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự
nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân.
Phạm vi điều
chỉnh và nội dung cơ bản của pháp luật lưu trữ bao gồm:
- Các hoạt
động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động
lưu trữ. Hoạt động lưu trữ được hiểu là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định
giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nội dung cụ thể của các
hoạt động lưu trữ được pháp luật quy định như sau:
+ Hoạt động
thu thập tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt
động thu thập tài liệu lưu trữ, pháp luật lưu trữ quy định trách nhiệm của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu
tại lưu trữ cơ quan; trong hoạt động chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu
trữ và trong hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
+ Hoạt động
bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị.
Đối với hoạt
động bảo quản tài liệu lưu trữ, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện
pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm
việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm, phải được
kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt. Đối
với hoạt động thống kê nhà nước về lưu trữ, các cơ quan, tổ chức ở trung ương,
cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã có trách nhiệm thực hiện hoạt động thống kê lưu trữ
theo đúng quy định của pháp luật. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải
được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
Đối với hoạt động hủy tài liệu hết giá trị, các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong
hoạt động lưu trữ phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật lưu trữ về
thẩm quyền, trình tự, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị.
+ Hoạt động
sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong hoạt
động sử dụng tài liệu lưu trữ, pháp luật quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân có
quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch
sử và các nhu cầu chính đáng khác. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ
quan, lưu trữ lịch sử phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Trong
quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, cơ quan, tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ chỉ
dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích
dẫn tài liệu lưu trữ; không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp
pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy
định của pháp luật; thực hiện các quy định của pháp luật, nội quy, quy chế của
cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có
liên quan. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm chủ động giới
thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu
trữ đang trực tiếp quản lý; hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc
Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
- Hoạt động
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
Theo quy
định của pháp luật, tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật
được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ. Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội
dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương
trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ.
- Hoạt động
dịch vụ lưu trữ.
Các hoạt
động dịch vụ lưu trữ bao gồm: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit,
khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;
nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ. Tổ
chức, cá nhân được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện theo quy
định của pháp
luật.
- Hoạt động
quản lí về lưu trữ.
Thông qua
pháp luật lưu trữ, Nhà nước thực hiện hoạt động quản lí về lưu trữ. Hoạt động
quản lí về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở các nguyên tắc sau:
+ Nhà nước
thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
+ Hoạt động
lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
+ Tài liệu
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Khi thực
hiện hoạt động quản lí về lưu trữ, Nhà nước thực hiện các chính sách bảo đảm
kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng
có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; tập trung hiện đại hóa cơ
sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ;
thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến
tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho
hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; tăng cường mở rộng
hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ. Bên cạnh đó nhà nước còn quy định các
nội dung có liên quan đến hoạt động quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình,
dòng họ. Những tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng
ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trường
Đại học Luật Hà Nội: Giáo trình Lý luận về Nhà nước và pháp luật, NXB Công an
nhân dân, Hà Nội, 2015.
2. Đại học
quốc gia, Khoa Luật: Giáo trình Lý luận về Nhà nước và pháp luật, NXB Đại học
quốc gia, Hà Nội, 2015.
3. Nguyễn
Văn Động: Giáo trình Lý luận về Nhà nước và pháp luật, NXB Giáo dục, Hà Nội,
2008.
4. Học viện
Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh: Một số vấn đề lý luận và thực tiễn
về thực hiện pháp luật, NXB Chính trị - Hành chính, Hà Nội, 2009.
5. Trường
Đại học Luật Hà Nội: Giáo trình Luật Hiến pháp Việt Nam, NXB Công an nhân dân,
Hà Nội, 2015.
6. Trường
Đại học Luật Hà Nội: Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam, NXB Công an nhân dân,
Hà Nội, 2015.
7. Trường
Đại học Luật Hà Nội: Giáo trình Luật So sánh, NXB Công an nhân dân, Hà Nội,
2015.
8. Trường
Đại học Luật Hà Nội: Giáo trình Lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam, NXB
Công an nhân dân, Hà Nội, 2015.
9. Từ điển
Bách khoa toàn thư, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 2008.
11. Khoa Luật
Đại học Quốc gia: Hỏi đáp về quyền con người, NXB Đại học Quốc gia, Hà
Nội, 2012.
12. Quốc hội
Việt Nam: Hiến pháp 2013.
13. Quốc hội
Việt Nam: Luật Tổ chức Quốc hội năm 2014.
14. Quốc hội
Việt Nam: Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015.
15. Quốc hội
Việt Nam: Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2014.
16. Quốc hội
Việt Nam: Luật Tổ chức Viện Kiểm sát nhân dân năm 2014.
17. Quốc hội
Việt Nam: Luật Cán bộ, công chức năm 2008.
18. Quốc hội
Việt Nam: Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012.
19. Quốc hội
Việt Nam, Luật Lưu trữ năm 2011.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Trình bày
quan điểm cá nhân về những giá trị của pháp luật tư sản và việc vận dụng trong
quá trình xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
2. Nội dung
cơ bản của pháp luật lưu trữ.
3. Vai trò
của pháp luật lưu trữ.
Chuyên
đề 4
VIÊN
CHỨC VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ
1. Những vấn đề cơ bản
về viên chức
1.1. Khái
niệm, đặc điểm, phân loại
1.1.1. Khái
niệm, đặc điểm
a. Khái
niệm: Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm
việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương
từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
b. Đặc điểm:
Viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập là những người được tuyển dụng, bổ
nhiệm vào ngạch viên chức, được giao nhiệm vụ thường xuyên. Hoạt động của viên
chức chủ yếu là những hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, nhằm phục vụ
các nhu cầu của người dân mà không vì mục đích lợi nhuận, không gắn với thực
thi công quyền, không nhân danh quyền lực nhà nước, hưởng lương từ ngân sách
nhà nước.
- Viên chức
phải là công dân Việt Nam.
- Viên chức
được tuyển dụng theo vị trí việc làm.
- Viên chức
làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
- Thời gian
làm việc của viên chức được tính kể từ khi được tuyển dụng.
- Viên chức
làm việc theo chế độ hợp đồng làm việc và hưởng lương từ quỹ lương của
đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Từ đặc điểm trên
của viên chức, có thể thấy viên chức khác cán bộ, công chức ở các tính
chất sau:
- Lao động
của viên chức mang tính hoạt động nghề nghiệp.
- Viên chức
hoạt động trên cơ sở chuyên môn đã được đào tạo, được cấp văn bằng, chứng chỉ.
- Viên chức
hoạt động theo tiêu chuẩn chuyên môn riêng của từng ngành nghề, lĩnh vực.
- Viên chức
hoạt động trong các đơn vị sự nghiệp công lập đặt mục đích phục vụ nhân dân lên
hàng đầu, không vì mục đích lợi nhuận.
1.1.2. Phân
loại
a. Theo vị
trí việc làm, viên chức được phân loại như sau:
+ Viên chức
quản lý là người được bổ nhiệm giữ chức vụ quản lý có thời hạn, chịu trách
nhiệm điều hành, tổ chức thực hiện một hoặc một số công việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập nhưng không phải là công chức và được hưởng phụ cấp chức vụ
quản lý;
+ Viên chức
không giữ chức vụ quản lý bao gồm những người chỉ thực hiện chuyên môn nghiệp
vụ theo chức danh nghề nghiệp trong đơn vị sự nghiệp công lập.
b. Theo chức
danh nghề nghiệp, viên chức được phân loại trong từng lĩnh vực hoạt động nghề
nghiệp với các cấp độ từ cao xuống thấp như sau:
+ Viên chức
giữ chức danh nghề nghiệp hạng I;
+ Viên chức
giữ chức danh nghề nghiệp hạng II;
+ Viên chức
giữ chức danh nghề nghiệp hạng III;
+ Viên chức
giữ chức danh nghề nghiệp hạng IV.
Phân loại
viên chức nhằm bảo đảm tính khoa học, hợp lý trong việc quản lý, sử dụng đội
ngũ viên chức. Việc phân loại viên chức góp phần trong việc xây dựng chính
sách, chế độ đãi ngộ viên chức công bằng, kịp thời và tạo động lực khuyến khích
viên chức trong công việc.
1.2. Tuyển
dụng viên chức
Tuyển dụng
là việc lựa chọn người có phẩm chất, trình độ, năng lực vào làm viên chức trong
đơn vị sự nghiệp công lập. Tuyển dụng viên chức là là hoạt động có ý nghĩa đặc
biệt quan trọng phải được tiến hành trên cơ sở những nguyên tắc do pháp luật
quy định. Những nguyên tắc đó là:
- Bảo đảm
công khai, minh bạch, công bằng, khách quan và đúng pháp luật.
- Bảo đảm
tính cạnh tranh.
- Tuyển chọn
đúng người đáp ứng yêu cầu của vị trí việc làm.
- Đề cao
trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập.
- Ưu tiên
người có tài năng, người có công với cách mạng, dân tộc thiểu số.
1.2.1. Điều
kiện tuyển dụng
a. Căn cứ
tuyển dụng: Việc tuyển dụng viên chức phải được tiến hành dựa trên các căn cứ vào
nhu cầu công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và quỹ
tiền lương của đơn vị sự nghiệp công lập.
+ Nhu cầu
công việc: Xác định nhu cầu công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của người đứng
đầu đơn vị sự nghiệp công lập. Hàng năm, ban lãnh đạo đơn vị sự nghiệp sự
nghiệp công lập phải căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị để xây dựng kế hoạch
tuyển dụng trình cấp có thẩm quyền phê chuẩn.
+ Vị trí
việc làm: Vị ví việc làm được xác định là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức
danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý tương ứng, là căn cứ xác định số lượng
người làm việc, cơ cấu viên chức để thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản
lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập.
+ Tiêu chuẩn
chức danh nghề nghiệp: Chức danh nghề nghiệp là tên gọi thể hiện trình độ và
năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của viên chức trong từng lĩnh vực nghề nghiệp.
Việc quy định hệ thống danh mục, tiêu chuẩn và mã số chức danh nghề nghiệp do Bộ
Nội vụ chủ trì, phối hợp với các bộ, cơ quan ngang bộ có liên quan tiến hành.
+ Quỹ tiền
lương: Quỹ tiền lương của đơn vị sự nghiệp công lập được hình thành từ nguồn
ngân sách nhà nước cấp và nguồn thu từ hoạt động dịch vụ công của đơn vị sự
nghiệp công lập.
b. Điều kiện
đăng ký dự tuyển:
- Người có
đủ các điều kiện sau đây không phân biệt dân tộc, nam nữ, thành phần xã hội,
tín ngưỡng, tôn giáo được đăng ký dự tuyển viên chức:
+ Có quốc
tịch Việt Nam và cư trú tại Việt Nam;
+ Từ đủ 18
tuổi trở lên. Đối với một số lĩnh vực hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể dục,
thể thao, tuổi dự tuyển có thể thấp hơn theo quy định của pháp luật; đồng thời,
phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật;
+ Có đơn
đăng ký dự tuyển;
+ Có lý lịch
rõ ràng;
+ Có văn
bằng, chứng chỉ đào tạo, chứng chỉ hành nghề hoặc có năng khiếu kỹ năng phù hợp
với vị trí việc làm;
+ Đủ sức khỏe
để thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ;
+ Đáp ứng
các điều kiện khác theo yêu cầu của vị trí việc làm do đơn vị sự nghiệp công
lập xác định nhưng không được trái với quy định của pháp luật.
- Những
người sau đây không được đăng ký dự tuyển viên chức:
+ Mất năng
lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;
+ Đang bị
truy cứu trách nhiệm hình sự; đang chấp hành bản án, quyết định về hình sự của
Tòa án; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ
sở giáo dục, trường giáo dưỡng.
1.2.2. Thẩm
quyền tuyển dụng
Đối với đơn
vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp
công lập thực hiện việc tuyển dụng viên chức và chịu trách nhiệm về quyết định
của mình.
Đối với đơn
vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ, cơ quan có thẩm quyền quản
lý đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện việc tuyển dụng viên chức hoặc phân cấp
cho người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện việc tuyển dụng.
Căn cứ vào
kết quả tuyển dụng, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập ký kết hợp đồng
làm việc với người trúng tuyển vào viên chức.
Chính phủ
quy định chi tiết các nội dung liên quan đến tuyển dụng viên chức.
Đối với đơn
vị sự nghiệp công lập giao quyền tự chủ quy định tại Điểm a Khoản
2 Điều 9 Luật Viên chức, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập tổ chức thực hiện
việc tuyển dụng viên chức; quyết định tuyển dụng viên chức qua thi tuyển hoặc
xét tuyển. Đối với đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ quy
định tại Điểm b Khoản 2 Điều 9 Luật Viên chức, cơ quan, đơn
vị có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập
tổ chức thực hiện hoặc phân cấp tổ chức thực hiện việc tuyển dụng viên chức cho
đơn vị sự nghiệp công lập thuộc quyền quản lý; quyết định hoặc ủy quyền quyết
định tuyển dụng viên chức qua thi tuyển hoặc xét tuyển.
Đối với tổ
chức sự nghiệp thuộc Chính phủ, người đứng đầu các tổ chức sự nghiệp này tổ
chức hoặc phân cấp tổ chức thực hiện việc tuyển dụng viên chức; quyết định
tuyển dụng viên chức qua thi tuyển hoặc xét tuyển.
Hàng năm,
đơn vị sự nghiệp công lập xây dựng kế hoạch tuyển dụng viên chức trình cấp có
thẩm quyền phê duyệt hoặc quyết định theo thẩm quyền để tổ chức thực hiện. Bộ
Nội vụ ban hành nội quy, quy chế thi tuyển, xét tuyển viên chức.
1.2.3. Hình
thức tuyển dụng
Tuyển dụng
viên chức được thông qua thi tuyển và xét tuyển.
1.3. Nghĩa
vụ và quyền của viên chức
1.3.1. Nghĩa
vụ của viên chức
Nghĩa vụ của
viên chức được phân thành 3 nhóm lớn:
Nhóm 1: Nghĩa vụ chung
của viên chức
- Chấp hành
đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam và pháp luật của
Nhà nước.
- Có nếp
sống lành mạnh, trung thực, cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư.
- Có ý thức
tổ chức kỷ luật và trách nhiệm trong hoạt động nghề nghiệp; thực hiện đúng các
quy định, nội quy, quy chế làm việc của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Bảo vệ bí
mật nhà nước; giữ gìn và bảo vệ của công, sử dụng hiệu quả, tiết kiệm tài sản
được giao.
- Tu dưỡng,
rèn luyện đạo đức nghề nghiệp, thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức.
Nhóm 2:
Nghĩa vụ của viên chức trong hoạt động nghề nghiệp
- Thực hiện
công việc hoặc nhiệm vụ được giao bảo đảm yêu cầu về thời gian và chất
lượng.
- Phối hợp
tốt với đồng nghiệp trong thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ.
- Chấp hành
sự phân công công tác của người có thẩm quyền.
- Thường
xuyên học tập nâng cao trình độ, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ.
- Khi phục
vụ nhân dân, viên chức phải tuân thủ các quy định sau:
+ Có thái độ
lịch sự, tôn trọng nhân dân;
+ Có tinh
thần hợp tác, tác phong khiêm tốn;
+ Không hách
dịch, cửa quyền, gây khó khăn, phiền hà đối với nhân dân;
+ Chấp hành
các quy định về đạo đức nghề nghiệp.
- Chịu trách
nhiệm về việc thực hiện hoạt động nghề nghiệp.
- Thực hiện
các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Đối với viên
chức quản lý có nghĩa vụ sau:
Viên chức
quản lý thực hiện các nghĩa vụ quy định tại Điều 16, Điều 17
của Luật viên chức hiện hành và các nghĩa vụ sau:
- Chỉ đạo và
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị theo đúng chức trách, thẩm quyền được
giao;
- Thực hiện
dân chủ, giữ gìn sự đoàn kết, đạo đức nghề nghiệp trong đơn vị được giao quản
lý, phụ trách;
- Chịu trách
nhiệm hoặc liên đới chịu trách nhiệm về việc thực hiện hoạt động nghề nghiệp
của viên chức thuộc quyền quản lý, phụ trách;
- Xây dựng
và phát triển nguồn nhân lực; quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất,
tài chính trong đơn vị được giao quản lý, phụ trách;
- Tổ chức
thực hiện các biện pháp phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm, chống
lãng phí trong đơn vị được giao quản lý, phụ trách.
Nhóm 3:
Những việc viên chức không được làm
- Trốn tránh
trách nhiệm, thoái thác công việc hoặc nhiệm vụ được giao; gây bè phái, mất
đoàn kết; tự ý bỏ việc; tham gia đình công.
- Sử dụng
tài sản của cơ quan, tổ chức, đơn vị và của nhân dân trái với quy định của pháp
luật.
- Phân biệt
đối xử dân tộc, nam nữ, thành phần xã hội, tín ngưỡng, tôn giáo dưới mọi hình
thức.
- Lợi dụng
hoạt động nghề nghiệp để tuyên truyền chống lại chủ trương đường lối, chính
sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước hoặc gây phương hại đối với thuần phong,
mỹ tục, đời sống văn hóa, tinh thần của nhân dân và xã hội.
- Xúc phạm
danh dự, nhân phẩm, uy tín của người khác trong khi thực hiện hoạt động nghề
nghiệp.
- Những việc
khác viên chức không được làm theo quy định của Luật phòng, chống tham nhũng, Luật
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và các quy định khác của pháp luật có liên
quan.
1.3.2. Quyền
của viên chức
Để tiến hành
hoạt động nghề nghiệp, viên chức được trao phạm vi quyền hạn khá rộng. Quyền
của viên chức được được phân thành 5 nhóm lớn sau đây:
Nhóm 1:
Quyền của viên chức về hoạt động nghề nghiệp
- Được pháp luật
bảo vệ trong hoạt động nghề nghiệp.
- Được đào
tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ.
- Được bảo
đảm trang bị, thiết bị và các điều kiện làm việc.
- Được cung
cấp thông tin liên quan đến công việc hoặc nhiệm vụ được giao.
- Được quyết
định vấn đề mang tính chuyên môn gắn với công việc hoặc nhiệm vụ được giao.
- Được quyền
từ chối thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ trái với quy định của pháp luật.
- Được hưởng
các quyền khác về hoạt động nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.
Nhóm 2:
Quyền của viên chức về tiền lương và các chế độ liên quan đến tiền lương
- Được trả
lương tương xứng với vị trí việc làm, chức danh nghề nghiệp, chức vụ quản lý
và kết quả thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ được giao; được hưởng phụ cấp và
chính sách ưu đãi trong trường hợp làm việc ở miền núi, biên giới, hải đảo,
vùng sâu, vùng xa, vùng dân tộc thiểu số, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc
biệt khó khăn hoặc làm việc trong ngành nghề có môi trường độc hại, nguy hiểm,
lĩnh vực sự nghiệp đặc thù.
- Được hưởng
tiền làm thêm giờ, tiền làm đêm, công tác phí và chế độ khác theo quy định của
pháp luật và quy chế của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Được hưởng
tiền thưởng, được xét nâng lương theo quy định của pháp luật và quy chế của đơn
vị sự nghiệp công lập.
Nhóm 3:
Quyền của viên chức về nghỉ ngơi
- Được nghỉ
hàng năm, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng theo quy định của pháp luật về lao động. Do
yêu cầu công việc, viên chức không sử dụng hoặc sử dụng không hết số ngày nghỉ
hàng năm thì được thanh toán một khoản tiền cho những ngày không nghỉ.
- Viên chức
làm việc ở miền núi, biên giới, hải đảo, vùng sâu, vùng xa hoặc trường hợp đặc
biệt khác, nếu có yêu cầu, được gộp số ngày nghỉ phép của 02 năm để nghỉ một
lần; nếu gộp số ngày nghỉ phép của 03 năm để nghỉ một lần thì phải được sự đồng
ý của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập.
- Đối với
lĩnh vực sự nghiệp đặc thù, viên chức được nghỉ việc và hưởng lương theo quy
định của pháp luật.
- Được nghỉ
không hưởng lương trong trường hợp có lý do chính đáng và được sự đồng ý của
người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập.
Nhóm 4:
Quyền của viên chức về hoạt động kinh doanh và làm việc ngoài thời gian quy
định
- Được hoạt
động nghề nghiệp ngoài thời gian làm việc quy định trong hợp đồng làm
việc, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Được ký
hợp đồng vụ, việc với cơ quan, tổ chức, đơn vị khác mà pháp luật không cấm
nhưng phải hoàn thành nhiệm vụ được giao và có sự đồng ý của người đứng đầu đơn
vị sự nghiệp công lập.
- Được góp
vốn nhưng không tham gia quản lý, điều hành công ty trách nhiệm hữu hạn, công
ty cổ phần, công ty hợp danh, hợp tác xã, bệnh viện tư, trường học tư và tổ
chức nghiên cứu khoa học tư, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Nhóm 5: Các
quyền khác của viên chức
Viên chức
được khen thưởng, tôn vinh, được tham gia hoạt động kinh tế xã hội; được hưởng
chính sách ưu đãi về nhà ở; được tạo điều kiện học tập hoạt động nghề nghiệp ở
trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. Trường hợp bị thương hoặc
chết do thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ được giao thì được xét hưởng chính
sách như thương binh hoặc được xét để công nhận là liệt sĩ theo quy định của
pháp luật.
1.4. Đạo đức
nghề nghiệp của viên chức
Đạo đức nghề
nghiệp là những chân giá trị mà những người lao động trong nghề phải tuân theo
và hướng tới trong hoạt động hành nghề của mình. Mỗi nghề trong xã hội đều có
những chân giá trị riêng. Đạo đức nghề nghiệp được duy trì dựa trên những nỗ
lực của cá nhân, của tổ chức nghề nghiệp, nhà nước và kỳ vọng của xã hội
Như vậy, đạo
đức nghề nghiệp là các chuẩn mực về nhận thức và hành vi phù hợp với đặc thù
của từng lĩnh vực hoạt động nghề nghiệp do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy
định.
Luật Viên
chức quy định “Đạo đức nghề nghiệp là các chuẩn mực về nhận thức và hành vi
phù hợp với đặc thù của từng lĩnh vực hoạt động nghề nghiệp do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền quy định” (Điều 3, Khoản 2, Luật Viên chức).
1.4.1. Các
yếu tố cấu thành đạo đức nghề nghiệp
Đạo đức nghề
nghiệp được cấu thành bởi các yếu tố sau:
- Tuân thủ
quy chế, quy trình, quy định trong quá trình viên chức thực hiện nghề nghiệp;
- Mức độ
trung thực, khách quan, công bằng khi viên chức thực hiện nghề nghiệp;
- Năng lực
chuyên môn, tính chuyên nghiệp và sự đam mê công việc của viên chức;
- Mối quan
hệ giữa viên chức với các đồng nghiệp.
1.4.2. Các
yếu tố ảnh hưởng đến đạo đức nghề nghiệp
Một là, sự tự rèn
luyện, tu dưỡng của mỗi viên chức.
Hai là, sự tác động của
nền kinh tế thị trường.
Ba là, sự
tác động của pháp luật và việc tổ chức thực hiện pháp luật.
Bốn là, sự tác động của
dư luận xã hội.
Năm là, sự
tác động của tâm lý xã hội.
Sáu là, sự
tác động của ý thức pháp luật trong xã hội.
Bảy là, sự
tác động của môi trường và điều kiện làm việc.
Tám là, sự tác động của
gia đình, nhà trường.
Chín là, sự
tác động của các tổ chức xã hội.
1.4.3. Quy
định pháp luật về đạo đức nghề nghiệp
Trên cơ sở
quy định của Luật Viên chức hiện hành, có thể thấy yêu cầu về đạo đức nghề
nghiệp của viên chức được đặt ra, đòi hỏi viên chức trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn cần quán triệt:
* Đối với Tổ
quốc: Trung thành, phấn đấu vì mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công
bằng, văn minh”.
- Tuyệt đối
tin tưởng vào lý tưởng cách mạng, đường lối của đảng Cộng sản Việt Nam, trung
thành với Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa; kiên quyết chống lại những hành vi
xâm phạm an ninh quốc gia, phá hoại hòa bình, độc lập của tổ quốc; tích cực và
sẵn sàng tham gia bảo vệ độc lập, chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ
của Tổ quốc.
- Tận tâm,
tận lực đóng góp công sức, trí tuệ cho công tác xây dựng ngành, lĩnh vực hoạt
động ngày càng chính quy, hiện đại, hội nhập quốc tế, phục vụ đắc lực cho công
cuộc phát triển bền vững đất nước.
* Đối với
nhân dân: Gần dân, tôn trọng, lắng nghe ý kiến của nhân dân, hiểu dân, phục vụ
nhân dân, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân.
- Nắm vững
quan điểm vì dân, tôn trọng và phát huy quyền làm chủ của nhân dân; kiên quyết
đấu tranh với mọi hành vi xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân.
- Gần gũi
với nhân dân, khi giao tiếp với công dân phải có thái độ lịch sự, nghiêm túc,
khiêm tốn, tôn trọng, lắng nghe, ngôn ngữ giao tiếp phải chuẩn mực, rõ ràng;
không được hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn, phiền hà cho nhân dân khi thực
hiện nhiệm vụ; công tâm, khách quan, tận tình hướng dẫn nhân dân thực hiện quy
trình, thủ tục theo quy định khi giải quyết công việc.
- Tuyên
truyền, giải thích, vận động nhân dân sống và làm việc theo đúng các quy định
của pháp luật.
* Đối với
công việc: Hiểu biết, trách nhiệm, yêu ngành, yêu nghề, vượt khó để hoàn thành
tốt nhiệm vụ của một viên chức.
- Nhận thức
rõ vị trí, vai trò, ý nghĩa công việc được giao; nắm vững chuyên môn, thường
xuyên cập nhật quy định của pháp luật; không ngừng học tập nâng cao trình độ, kỹ
năng nghiệp vụ và nghiên cứu, đề xuất cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả
công việc.
- Thực hiện
tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo năng suất, chất lượng, hiệu quả, thời gian theo
quy định; báo cáo kịp thời với cấp có thẩm quyền về những khó khăn, vướng mắc;
chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình; khi mắc khuyết điểm, sai lầm
phải dũng cảm tự phê bình, dám nhận khuyết điểm và nghiêm túc sửa chữa,
- Yêu ngành,
yêu nghề, tự hào với công việc mình đang làm; tận tụy với công việc, chủ động,
sáng tạo, không ngừng cống hiến trí tuệ, tài năng; vượt qua khó khăn hoàn thành
tốt công việc được giao.
* Đối với
đồng nghiệp: Đoàn kết, chân tình, thẳng thắn, hợp tác, giúp nhau cùng tiến bộ.
- Quan tâm,
chia sẻ, giúp đỡ, chân thành, hỗ trợ, phối hợp với nhau trong công việc và cuộc
sống; tôn trọng tập thể, mình vì mọi người; chống chia rẽ, bè phái, đố kỵ, chủ
nghĩa cá nhân và cục bộ địa phương.
- Thẳng thắn
tự phê bình và phê bình, góp ý với thái độ tích cực, cầu tiến để cùng nhau
rút kinh nghiệm, sửa chữa, thực hiện công việc với chất lượng tốt hơn.
- Phục tùng,
chấp hành quyết định của cấp trên và của tổ chức.
- Viên chức
lãnh đạo quản lý không được lạm dụng chức vụ để trục lợi; nắm bắt kịp thời tâm
lý, phát huy khả năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động của viên chức; thực
hành dân chủ, tạo điều kiện học tập, tôn trọng và xây dựng niềm tin cho viên
chức; bảo vệ danh dự của viên chức khi bị phản ánh, khiếu nại, tố cáo không
đúng sự thật.
* Đối với
bản thân: Nêu gương cần, kiệm, liêm, chính, sống và làm việc theo Hiến pháp và
pháp luật, có ý thức, trách nhiệm cao trong công việc, cống hiến hết mình vì sự
nghiệp phát triển của ngành, lĩnh vực mà viên chức hoạt động.
- Thực hành
cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư, nói đi đôi với làm; thường xuyên tự rèn
luyện để có lối sống lành mạnh, trong sáng, giản dị, khiêm tốn, biết yêu thương
những người xung quanh, thường xuyên thực hiện tự phê bình và phê bình.
- Gương mẫu
chấp hành, nội quy, quy định, kỷ cương, kỷ luật của cơ quan, đoàn thể, nơi cư
trú; thực hiện nghiêm các quy định về những điều viên chức không được làm theo
quy định tại Luật Viên chức; Luật Phòng, chống tham nhũng; Luật thực hành tiết
kiệm, chống lãng phí và các quy định khác của pháp luật.
- Hướng dẫn,
tuyên truyền, vận động người thân trong gia đình chấp hành đúng chủ trương,
đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước.
- Người đứng
đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:
+ Quán
triệt, hướng dẫn, tổ chức thực hiện Quy định này đến toàn thể viên chức thuộc
thẩm quyền quản lý, sử dụng của cơ quan, đơn vị.
+ Kiểm tra,
giám sát việc thực hiện của viên chức.
+ Phê bình,
chấn chỉnh, xử lý hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm của viên
chức.
Để các quy
định pháp luật về đạo đức nghề nghiệp trở thành hoạt động thường xuyên và hiệu
quả đòi hỏi đội ngũ viên chức trong quá trình hoạt động nghề nghiệp cần nắm
vững quy tắc ứng xử trong ngành, lĩnh vực mà mình công tác.
1.5. Đánh
giá viên chức
1.5.1. Mục
đích đánh giá
Mục đích của
đánh giá viên chức để làm căn cứ tiếp tục bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách
đối với viên chức.
1.5.2. Căn
cứ đánh giá
Việc đánh
giá viên chức được thực hiện dựa trên các căn cứ sau:
- Các cam
kết trong hợp đồng làm việc đã ký kết;
- Quy định
về đạo đức nghề nghiệp, quy tắc ứng xử của viên chức.
1.5.3. Nội
dung đánh giá
Việc đánh
giá viên chức được xem xét theo các nội dung sau:
- Kết quả
thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã ký kết;
- Việc thực
hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp;
- Tinh thần
trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và
việc thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức;
- Việc thực
hiện các nghĩa vụ khác của viên chức.
Việc đánh giá
viên chức quản lý được xem xét theo các nội dung quy định tại khoản
1 Điều 41 của Luật Viên chức và các nội dung sau:
- Năng lực
lãnh đạo, quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ;
- Kết quả
hoạt động của đơn vị được giao quản lý, phụ trách.
-Việc đánh
giá viên chức được thực hiện hàng năm; khi kết thúc thời gian tập sự; trước khi
ký tiếp hợp đồng làm việc; thay đổi vị trí việc làm; xét khen thưởng, kỷ luật,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng.
1.5.4. Trách
nhiệm đánh giá
- Người đứng
đầu đơn vị sự nghiệp công lập có trách nhiệm tổ chức việc đánh giá viên chức
thuộc thẩm quyền quản lý.
- Căn cứ vào
điều kiện cụ thể, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện việc đánh
giá hoặc phân công, phân cấp việc đánh giá viên chức thuộc thẩm quyền quản lý.
Người được giao thẩm quyền đánh giá viên chức phải chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập về kết quả đánh giá.
- Người có
thẩm quyền bổ nhiệm chịu trách nhiệm đánh giá viên chức quản lý trong đơn vị sự
nghiệp công lập.
- Chính phủ
quy định chi tiết trình tự, thủ tục đánh giá viên chức.
1.5.5. Phân
loại đánh giá
Hàng năm,
căn cứ vào nội dung đánh giá, viên chức được phân loại như sau:
+ Hoàn thành
xuất sắc nhiệm vụ;
+ Hoàn thành
tốt nhiệm vụ;
+ Hoàn thành
nhiệm vụ;
+ Không hoàn
thành nhiệm vụ.
1.6. Trách
nhiệm pháp lý của viên chức
1.6.1. Khái
niệm trách nhiệm pháp lý
Trách nhiệm
pháp lý là quan hệ pháp lý đặc biệt giữa một bên là Nhà nước (thông qua cơ quan
nhà nước, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền) với một bên là người vi phạm. Trong
đó, Nhà nước có quyền áp dụng chế tài của quy phạm pháp luật còn người vi phạm
phải chịu những hậu quả bất lợi do mình gây ra.
1.6.2. Phân
loại trách nhiệm pháp lý
a. Trách
nhiệm kỷ luật
- Viên chức
vi phạm các quy định của pháp luật trong quá trình thực hiện công việc hoặc
nhiệm vụ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, phải chịu một trong các hình
thức kỷ luật sau:
+ Khiển
trách;
+ Cảnh cáo;
+ Cách chức;
+ Buộc thôi
việc.
- Viên chức
bị kỷ luật bằng một trong các hình thức theo quy định còn có thể bị hạn chế thực
hiện hoạt động nghề nghiệp theo quy định của pháp luật có liên quan.
- Hình thức
kỷ luật cách chức chỉ áp dụng đối với viên chức quản lý.
- Quyết định
kỷ luật được lưu vào hồ sơ viên chức.
- Chính phủ
quy định việc áp dụng các hình thức kỷ luật, trình tự, thủ tục và thẩm quyền xử
lý kỷ luật đối với viên chức.
* Tạm đình
chỉ công tác
- Trong thời
hạn xử lý kỷ luật, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập quyết định tạm đình
chỉ công tác của viên chức nếu thấy viên chức tiếp tục làm việc có thể gây khó
khăn cho việc xem xét, xử lý kỷ luật. Thời gian tạm đình chỉ công tác không quá
15 ngày, trường hợp cần thiết có thể kéo dài thêm nhưng không quá 30 ngày. Hết
thời gian tạm đình chỉ công tác, nếu viên chức không bị xử lý kỷ luật thì được
bố trí vào vị trí việc làm cũ.
- Trong thời
gian bị tạm đình chỉ công tác, viên chức được hưởng lương theo quy định của
Chính phủ.
* Ngoài ra,
viên chức bị xử lý kỷ luật còn bị áp dụng các quy định khác liên quan.
- Viên chức
bị khiển trách thì thời hạn nâng lương bị kéo dài 03 tháng; bị cảnh cáo thì thời
hạn nâng lương bị kéo dài 06 tháng. Trường hợp viên chức bị cách chức thì thời
hạn nâng lương bị kéo dài 12 tháng, đồng thời đơn vị sự nghiệp công lập bố trí
vị trí việc làm khác phù hợp.
- Viên chức
bị kỷ luật từ khiển trách đến cách chức thì không thực hiện việc quy hoạch, đào
tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày quyết định kỷ luật
có hiệu lực.
- Viên chức
đang trong thời hạn xử lý kỷ luật, đang bị điều tra, truy tố, xét xử thì không
được bổ nhiệm, biệt phái, đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết nghỉ hưu hoặc thôi
việc.
- Viên chức
quản lý đã bị kỷ luật cách chức do tham nhũng hoặc bị Tòa án kết án về hành vi
tham nhũng thì không được bổ nhiệm vào vị trí quản lý.
- Viên chức bị
cấm hành nghề hoặc bị hạn chế hoạt động nghề nghiệp trong một thời hạn nhất
định theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, nếu không bị xử lý kỷ luật buộc
thôi việc thì đơn vị sự nghiệp công lập phải bố trí viên chức vào vị trí việc
làm khác không liên quan đến hoạt động nghề nghiệp bị cấm hoặc bị hạn chế.
- Viên chức
bị xử lý kỷ luật, bị tạm đình chỉ công tác hoặc phải bồi thường, hoàn trả theo
quyết định của đơn vị sự nghiệp công lập nếu thấy không thỏa đáng thì có quyền
khiếu nại, khởi kiện hoặc yêu cầu giải quyết theo trình tự do pháp luật quy định.
Khi tiến
hành xử lý kỷ luật viên chức, cơ quan, người có thẩm quyền phải thực hiện theo
các nguyên tắc:
- Khách
quan, công bằng, nghiêm minh, đúng pháp luật.
- Mỗi hành
vi vi phạm pháp luật chỉ bị xử lý một hình thức kỷ luật. Nếu viên chức có nhiều
hành vi vi phạm pháp luật hoặc tiếp tục có hành vi vi phạm pháp luật trong thời
gian đang thi hành quyết định kỷ luật thì bị xử lý kỷ luật về từng hành vi vi
phạm pháp luật và chịu hình thức kỷ luật năng hơn một mức so với hình thức kỷ luật
áp dụng với hành vi vi phạm nặng nhất, trừ trường hợp có hành vi vi phạm bị xử
lý kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc.
- Thái độ
tiếp thu, sửa chữa và chủ động khắc phục hậu quả của viên chức có hành vi vi
phạm pháp luật là yếu tố xem xét tăng nặng hoặc giảm nhẹ khi áp dụng hình thức
kỷ luật.
- Thời gian
chưa xem xét xử lý kỷ luật đối với viên chức trong các trường hợp quy định tại Điều 5 Nghị định 27/2012/NĐ-CP quy định về xử lý kỷ luật viên
chức và trách nhiệm bồi thường, hoàn trả của viên chức, không tính vào thời hạn
xử lý kỷ luật.
- Không áp
dụng hình thức xử phạt hành chính thay cho hình thức kỷ luật.
- Cấm mọi
hành vi xâm phạm thân thể, danh dự, nhân phẩm của viên chức trong quá trình xử
lý kỷ luật.
b. Trách
nhiệm hành chính
Viên chức
thực hiện hành vi vi phạm hành chính bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử
lý vi phạm hành chính. Có những hành vi vi phạm hành chính được thực hiện bởi
viên chức, nó gắn với tính chất đặc thù công việc mà viên chức đang đảm nhiệm.
Trong trường hợp, viên chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính không gắn với
hoạt động nghề nghiệp của họ thì sẽ phải chịu trách nhiệm hành chính như những
cá nhân khác.
c. Trách
nhiệm vật chất
Trách nhiệm
vật chất được hiểu là trách nhiệm bồi thường bằng tiền. Trách nhiệm vật chất
của viên chức gồm có trách nhiệm bồi thường thiệt hại và trách nhiệm hoàn trả.
- Viên chức
làm mất, hư hỏng trang bị, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản
của đơn vị sự nghiệp công lập thì phải bồi thường thiệt hại.
- Viên chức
khi thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ được phân công có lỗi gây thiệt hại cho
người khác mà đơn vị sự nghiệp công lập phải bồi thường thì có nghĩa vụ hoàn
trả cho đơn vị sự nghiệp công lập.
Quá trình
xem xét việc bồi thường thiệt hại được tiến hành theo các nguyên tắc sau:
- Phải căn
cứ vào lỗi, tính chất của hành vi gây thiệt hại, mức độ thiệt hại tài sản thực tế
gây ra để quyết định mức và phương thức bồi thường thiệt hại, hoàn trả cho đơn vị, bảo
đảm khách quan, công bằng và công khai.
- Viên chức
gây ra thiệt hại có trách nhiệm bồi thường, hoàn trả theo quyết định của người
đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập hoặc cấp có thẩm quyền. Nếu viên chức không
đủ khả năng bồi thường một lần thì bị trừ 20% (hai mươi phần trăm) tiền lương
hàng tháng cho đến khi bồi thường đủ theo quyết định của người có thẩm quyền.
- Trường hợp
viên chức gây thiệt hại thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu hay thôi việc thì phải
hoàn thành việc bồi thường, hoàn trả trước khi thuyên chuyển, nghỉ hưu hay thôi
việc; nếu không đủ khả năng bồi thường, hoàn trả thì đơn vị sự nghiệp công lập
quản lý viên chức có trách nhiệm phối hợp với cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc
chính quyền địa phương nơi viên chức cư trú tiếp tục thu tiền bồi thường, hoàn
trả cho đến khi thu đủ theo quyết định của người có thẩm quyền.
Nếu đơn vị
sự nghiệp công lập quản lý viên chức gây ra thiệt hại bị giải thể, sáp nhập thì
cơ quan, tổ chức, đơn vị kế thừa đơn vị bị giải thể, sáp nhập có trách nhiệm
tiếp tục thu tiền bồi thường, hoàn trả cho đến khi thu đủ theo quyết định của
người có thẩm quyền.
Trường hợp
viên chức gây ra thiệt hại bị phạt tù mà không được hưởng án treo thì cơ quan
thi hành án có trách nhiệm thu tiền bồi thường, hoàn trả theo quyết định của
bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án.
- Trường hợp
có từ 02 viên chức trở lên cùng làm mất mát, hư hỏng hoặc gây thiệt hại đến tài
sản của đơn vị sự nghiệp công lập hoặc gây thiệt hại cho người khác mà đơn vị
sự nghiệp công lập phải bồi thường thì các viên chức đó đều phải liên đới chịu
trách nhiệm bồi thường, hoàn trả trên cơ sở mức độ thiệt hại tài sản thực tế và
mức độ lỗi của mỗi người.
- Tài sản bị
mất mát, hư hỏng, thiệt hại do lỗi cố ý của viên chức thì viên chức phải bồi
thường, hoàn trả toàn bộ giá trị thiệt hại gây ra. Nếu tài sản bị mất mát, hư
hỏng, thiệt hại do lỗi vô ý của viên chức thì căn cứ vào từng trường hợp cụ thể
người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập quyết định mức và phương thức bồi
thường, hoàn
trả.
- Trường hợp
viên chức ngay sau khi gây ra thiệt hại có đơn xin tự nguyện bồi thường, hoàn
trả thiệt hại và được người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập có thẩm quyền
đồng ý bằng văn bản về mức, phương thức và thời hạn bồi thường, hoàn trả thì
không phải thành lập Hội đồng xử lý trách nhiệm bồi thường theo quy định tại Điều 27 hoặc Hội đồng xử lý trách nhiệm hoàn trả theo quy định
tại Điều 32 Nghị định số 27/2012/NĐ-CP quy định về xử lý kỷ
luật viên chức và trách nhiệm bồi thường, hoàn trả của viên chức.
- Trường hợp
thiệt hại xảy ra do nguyên nhân bất khả kháng thì viên chức liên quan không
phải chịu trách nhiệm bồi thường, hoàn trả.
d. Trách
nhiệm hình sự
- Viên chức
bị Tòa án kết án phạt tù mà không được hưởng án treo hoặc bị Tòa án kết án về
hành vi tham nhũng thì bị buộc thôi việc, kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa
án có hiệu lực pháp luật.
- Viên chức
quản lý bị Tòa án tuyên phạm tội thì đương nhiên thôi giữ chức vụ quản lý, kể
từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật.
2. Văn hóa
công sở
2.1. Khái
niệm, đặc điểm và vai trò của văn hóa công sở
2.1.1. Khái
niệm
Công sở - là
nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, để thực hiện các nghĩa vụ và quyền
được nhà nước giao phó. Do vậy, công sở luôn có những quy chế, quy định riêng
nhằm để mọi người tuân thủ, thực hiện, tạo nên sự thống nhất trong công việc,
trong ý chí và hành động. Nói đến công sở là nói đến văn minh công sở, là nói
đến nếp sống, đến ý thức và bản lĩnh sống của cán bộ, công chức, viên chức.
Công sở là nơi tập thể cán bộ, công chức, viên chức cùng lao động, suy nghĩ để
hoàn thành chức năng, công việc được giao. Do vậy, yêu cầu quan trọng nhất đặt
ra đối với mỗi thành viên trong tập thể ấy là lòng tự trọng, ý thức tự giác,
phục tùng kỷ luật, tôn trọng lẫn nhau để sao cho mỗi cá nhân phát huy hết được
năng lực sáng tạo, tính độc lập, tự chủ trong công việc, giúp cho công việc cơ
quan đạt chất lượng cao nhất. Công sở là một bộ phận hợp thành tất yếu của
thiết chế bộ máy nhà nước. Vì vậy khái niệm về văn hóa công sở được hiểu là:
“Văn hóa công
sở là một hệ thống các chuẩn mực, quy tắc, giá trị được hình thành trong quá
trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của cán bộ,
công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong
công sở và hiệu quả hoạt động của công sở”.
Xây dựng văn
hóa công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương và dân chủ,
đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như cán bộ, công chức, viên chức nói
chung và các lưu trữ viên của cơ quan nói riêng nghiêm túc thực hiện và chuyển
từ bắt buộc sang tự giác thực hiện.
2.1.2. Đặc điểm
Văn hóa công
sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và tinh thần, là thành quả trí
tuệ sáng tạo của con người, thể hiện bản chất nhà nước và bản sắc dân tộc của
mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử. Chính vì vậy văn hóa công sở có những
đặc trưng sau:
- Tính hệ
thống: Văn hóa công sở có tính tổ chức nhà nước và tổ chức xã hội;
- Tính giá
trị: Văn hóa có giá trị thẩm mỹ, bởi nó giúp mỗi người luôn vươn tới cái hay,
cái đẹp. Với giá trị đạo đức, văn hóa sẽ điều chỉnh hành vi của con người. Đặc
trưng này làm cho văn hóa công sở có tính điều chỉnh xã hội, cộng đồng;
- Tính nhân
sinh: Văn hóa do con người tạo ra vì vậy nó mang tính nhân sinh;
- Tính lịch
sử: Văn hóa công sở là sản phẩm của một quá trình, được tích lũy trong một thời
gian dài, từ thời kỳ này sang thời kỳ khác.
Từ những đặc
trưng trên, văn hóa công sở mang những bản chất cơ bản như:
- Mức độ tự
quản cá nhân là trách nhiệm, mức độ độc lập và cơ hội mà các cá nhân trong công
sở đó có được để thực hiện sự sáng tạo của mình;
- Tính chính
quy là mức độ áp dụng quy chế, điều lệ, nội quy để kiểm soát hành vi của các cá
nhân trong công sở;
- Sự hỗ trợ
của cấp trên, sự nhiệt tình quan tâm của người quản lý trong việc giúp đỡ cấp
dưới của mình;
- Sự hòa
đồng là mức độ gắn bó giữa các thành viên với công sở, mức độ gắn bó này phản
ánh sự gắn bó và thống nhất về mục tiêu và lợi ích của cá nhân với mục tiêu lợi
ích của công sở;
- Hệ thống
các chuẩn mực và giá trị, nội dung của các tiêu chuẩn đánh giá, khen thưởng, kỷ
luật, hình thức và mức độ thực hiện;
- Khả năng
chịu đựng các xung đột nội bộ và xung đột với bên ngoài, là mức độ các xung đột
tồn tại trong các mối quan hệ cá nhân, các nhóm hoặc các bộ phận cũng như thái
độ, thiện ý, sự trung thực, cởi mở, …
- Khả năng
chịu đựng rủi ro, là mức độ mà các thành viên được khuyến khích sáng tạo, dám
nghĩ, dám làm và chấp nhận may rủi;
- Hình ảnh
bên ngoài của công sở, là sự trang trọng, uy nghi, lịch sự, bề thế hay thiếu
trang trọng, không lịch sự...
2.1.3. Vai
trò
Những giá
trị văn hóa công sở có tác dụng điều chỉnh hành vi của con người trong cơ quan
nhà nước theo một quy chuẩn nhất định và quy chuẩn ấy luôn được nhiều người ủng
hộ. Vì vậy, với tư cách là một sản phẩm độc đáo của trình độ xã hội loài người,
văn hóa công sở có những tác động nhất định và thể hiện vai trò quan trọng của
mình trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước.
- Thứ nhất:
Văn hóa là một yếu tố góp phần vào xây dựng môi trường làm việc tích cực, ổn
định, hiệu quả, thống nhất, hợp tác
Đối với mỗi
cơ quan đơn vị, khi thực hiện công việc của mình đều hướng đến những giá trị
nhất định, về mục tiêu hoạt động. Nói đến văn hóa công sở là nói đến việc phát
huy những năng lực bản chất cán bộ nhân viên trong công sở. Hình ảnh tốt hay
xấu nơi công sở đều có thể nhận thấy qua con người, nhất là những cán bộ nhân
viên đang giữ vị trí chức danh quan trọng trong cơ quan, kể cả các lưu trữ
viên. Xây dựng được một nền văn hóa công sở sẽ góp phần xây dựng một nề nếp làm
việc khoa học, có kỷ cương dân chủ nhờ đó góp phần tạo ra sự đoàn kết cao, chống
lại sự lệch lạc, quan liêu, hách dịch, cơ hội, tạo ra được niềm tin của cán bộ
công chức đối với cơ quan, nhân dân với cán bộ hành chính, góp phần nâng cao
vai trò của công sở và hiệu quả hoạt động công sở cao hơn.
Tuy nhiên,
sự ổn định có thể là một trong những điểm hạn chế để các cơ quan tiến hành
đổi mới, cải cách hoạt động quản lý. Hoạt động văn phòng nói riêng và hoạt động
của các cơ quan nói chung không thể lúc nào cũng nhất nhất bất biến, đặc biệt
trước những biến động hiện nay. Khi môi trường xung quanh có sự biến đổi, điều
này sẽ kéo theo sự biến đổi của môi trường làm việc. Và lúc này những tư tưởng
đổi mới chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng bởi sự ổn định của mỗi công sở.
- Thứ hai:
Xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp
* Sự tự giác
trong hoạt động của cán bộ công chức trong việc tuân theo quy chế, điều lệ sẽ
giúp công sở phát triển, công sở này sẽ vượt lên khác hơn, phát triển hơn so
với công sở khác. Khi làm việc trong một công sở mà mọi người đều có tinh thần
tự quản, tính tự giác của cán bộ công chức làm việc tại công sở thì sẽ đảm bảo
cho sự hoạt động của công sở nghiêm minh, hiệu quả. Tạo ra tinh thần đoàn kết
tương trợ, tin cậy lẫn nhau; tạo ra mức độ bầu không khí tập thể cởi mở, giúp
cho cán bộ công chức trong công sở làm việc hiệu quả cao, góp phần đưa công sở
phát triển hơn nữa.
* Ở những
công sở kiểu văn hóa vai trò được đề cao thì cần khuyến khích vai trò cá nhân
trong điều hành công việc để phát huy hết năng lực cán bộ trên cương vị đã giao
phó, để họ hăng say sản xuất nhằm đưa công sở phát triển nhanh đạt được mục
tiêu của tổ chức công sở.
* Ở những
công sở xây dựng theo kiểu văn hóa quyền lực sẽ giúp công sở có khả năng vận
động nhanh, phản ứng kịp thời trước những biến đổi của môi trường bên ngoài,
giúp công sở phát triển tạo ra tính bền vững cho công sở, thực hiện mục tiêu
của mình. Như vậy, văn hóa công sở có vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức
và hoạt động của công sở, vì với một công sở mà vấn đề văn hóa được đề cao thì
kéo theo đó là việc vận dụng các yếu tố văn hóa trong việc thúc đẩy mọi hoạt
động của công sở như có hệ thống khuyến khích thi đua khen thưởng, tạo ra bầu
không khí làm việc thoải mái, sẽ kích thích mọi người hăng say làm việc. Xây
dựng đổi mới các nền văn hóa trong công sở, giúp công sở ngày càng phát triển bền
vững,nhanh chóng, hiệu quả cao, giúp công sở đạt được mục tiêu của cơ quan
mình.
- Thứ ba:
Xây dựng thương hiệu của cơ quan tổ chức.
Chính những
yếu tố của văn hóa công sở tạo ra nét đặc trưng trong phong thái của mỗi cơ
quan tổ chức, giúp phân biệt cơ quan này với cơ quan khác. Phong thái này dễ
nhận biết và là niềm tự hào của mỗi thành viên trong cơ quan đó. Tổng hợp các
yếu tố: thương hiệu, cách giao tiếp ứng xử, gắn kết các thành viên, tạo động
lực làm việc, môi trường làm việc chuyên nghiệp. Văn hóa công sở sẽ làm tăng
hiệu quả hoạt động và tạo sự khác biệt cho mỗi cơ quan tổ chức. Tóm lại, văn
hóa công sở có tác động to lớn đối với đời sống con người nói chung, tổ chức và
hoạt động của công sở nói riêng.
Do đó, Nhà
nước cần phải xây dựng và phát triển một nền văn hóa công sở vững mạnh.
- Thứ tư:
Văn hóa công sở là nền tảng để các nhân viên phấn đấu vì một mục đích chung.
Văn hóa suy cho cùng luôn hướng tới cái chân - thiện - mỹ. Và một trong cái
đích cuối cùng mà văn hóa hướng tới đó là đạt được mục tiêu của tổ chức. Cách
thức đạt được mục tiêu, tức cách thức làm việc như nào, văn hóa cũng là một
kênh truyền tải. Như vậy, ngay từ khi gia nhập vào cơ quan, các nhân viên mới
đã phải tìm hiểu và thâm nhập vào những giá trị văn hóa của tổ chức. Đồng thời,
họ cũng phải tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức, trong quá trình làm việc và cống
hiến, họ cũng phải phấn đấu vì mục đích chung đó. Văn hóa công sở chính là con
đường ngắn nhất để truyền đạt mục tiêu hay giá trị của tổ chức tới các cán bộ,
nhân viên.
Tóm lại, văn
hóa công sở có tác động to lớn đối với đời sống con người nói chung, tổ chức và
hoạt động của công sở nói riêng. Do đó, Nhà nước cần phải xây dựng và phát
triển một nền văn hóa công sở vững mạnh.
2.2. Các yếu
tố cấu thành văn hóa công sở
2.2.1. Các yếu
tố bên ngoài
2.2.1.1. Quy
định chung của Đảng, nhà nước
Nhà nước ta
đã ban hành nhiều văn bản quy định việc xây dựng hoạt động văn hóa công sở. Một
số văn bản đã được ban hành:
1. Luật Tiếp
công dân được Quốc hội CHXHCNVN khóa XIII, kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 25 tháng
11 năm 2013. Luật tiếp công dân với nội dung: Quy định trách nhiệm tiếp công
dân, quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh;
việc tổ chức hoạt động tiếp công dân tại trụ sở tiếp dân, địa điểm tiếp công
dân của cơ quan, tổ chức, đơn vị và điều kiện bảo đảm cho hoạt động tiếp công
dân. Trong đó quy định cụ thể việc tiếp công dân tại các cơ quan cấp trung
ương, địa phương tại các cơ quan hành chính nhà nước.
2. Quyết
định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 2/8/2007 ban hành Quy chế VHCS tại các cơ quan
hành chính nhà nước. Quy chế này gồm 3 chương và 16 điều. Một số quy định điển
hình trong Quyết định 129/2007/QĐ-TTg như sau:
- Các quy
định về trụ sở làm việc:
+ Bài trí
công sở: Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy
đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan (Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất cách
thể hiện biển tên cơ quan). Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương
tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm
việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm
việc.
+ Phòng làm
việc: Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chức danh
cán bộ, công chức, viên chức; việc sắp xếp bài trí phòng làm việc phải đảm bảo gọn gàng,
ngăn nắp, khoa học, hợp lý; không lập bàn thờ, thắp hương, không đun nấu trong
phòng làm việc
+ Quốc huy
được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc tòa nhà chính. Kích cỡ Quốc
huy phải phù hợp với không gian treo.Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư
hỏng. Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc tòa nhà chính. Quốc
kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định. Việc
treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang tuân theo
quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang.
- Các quy
định về văn hóa, giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức:
+ Cán bộ,
công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những
việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật;
+ Trong giao
tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn
trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng
lóng, quát nạt;
+ Giao tiếp
và ứng xử với nhân dân: phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn
rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc;
+ Cán bộ,
công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó
khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ;
+ Giao tiếp
và ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác;
+ Khi giao
tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn
vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không
ngắt điện thoại đột ngột.
Ngoài ra,
Chính phủ còn ban hành một số quy định sau:
- Nghị định
64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 về việc hướng dẫn Luật tiếp công dân 2013, có hiệu
lực ngày 15/8/2014.
- Nghị định
số 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 quy định về tổ chức ngày kỷ niệm, nghi thức
trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua, nghi lễ đối ngoại
và đón, tiếp khách nước ngoài.
2.2.1.2. Các
mối quan hệ của cơ quan
Văn hóa công
sở có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa từ bên trong và bên
ngoài công sở, cơ quan hay tổ chức, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong một
chừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự
đối lập có tính bản thể của các công sở nói riêng. Đó là một trong những yếu tố
cấu thành nên văn hóa của mỗi công sở.
2.2.1.3. Các
đối tượng phục vụ của cơ quan
Công sở là nơi
công dân, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp trong ngành… đến liên hệ, công
tác. Vì vậy, cán bộ, viên chức làm việc ở đây cần có những ứng xử văn minh,
thanh lịch trong giao tiếp. Đặc biệt là những cán bộ, viên chức làm công tác
văn thư; những người thư ký làm việc ở văn phòng Ủy ban nhân dân, văn phòng các
Bộ hoặc các công ty lớn thì thường xuyên phải giao tiếp với nhiều đối tượng
trong và ngoài cơ quan. Mỗi đối tượng đến giao dịch thường có những yêu cầu, mục
đích và tâm trạng khác nhau. Kết quả công việc lại không phải lúc nào cũng đúng
như điều họ muốn, dễ dẫn đến những tình trạng căng thẳng trong giao tiếp, thái
độ phục vụ cán bộ không đúng… Vì vậy, đối tượng phục vụ của cơ quan cũng là một
trong những yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở của cơ quan đó.
Để phục vụ
tốt các đối tượng đến liên hệ công tác với cơ quan yêu cầu đầu tiên là: Mỗi cán
bộ, viên chức phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ
quan, công sở mình để thực hiện tốt phần nhiệm vụ của bản thân cũng như của cơ
quan. Thứ hai là phải có tính cởi mở, quảng giao và kỹ năng giao tiếp tốt để
phục vụ các đối tượng đến liên hệ. Thứ ba là phải có khả năng kiềm chế cảm xúc
trong giao tiếp. Thực hiện được ba yêu cầu trên thì mỗi cán bộ, viên chức sẽ
tạo được ấn tượng tốt với các đối tượng đến liên hệ công tác, mang lại hiệu quả
cao trong công việc và góp phần xây dựng văn hóa công sở cho cơ quan mình.
2.2.2. Các
yếu tố bên trong
2.2.2.1. Yếu
tố con người
Con người là
nhân tố quyết định văn hóa công sở, quyết định sự thành bại cũng như dấu ấn ghi
lại của công sở trong suốt quá trình tổ chức đó hoạt động, thông qua: Cách giao
tiếp ứng xử, việc thực hiện các nội quy, quy chế … Ví dụ: Một cán bộ văn thư có
thái độ giao tiếp tốt với các đối tượng đến liên hệ công tác, một người thư ký
làm việc ở văn phòng Ủy ban nhân dân tiếp đón người dân đến giải quyết các thủ
tục hành chính rất nhiệt tình, chu đáo, một lưu trữ viên nhiệt tình trong việc
giúp cán bộ của các phòng ban chuyên môn tìm tài liệu … sẽ tạo ấn tượng tốt và
góp phần vào việc hình thành văn hóa công sở của cơ quan.
Văn hóa công
sở của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào khả năng nhận thức, năng lực tổ chức, điều
hành hoạt động công sở của nhân sự giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý. Nếu người
lãnh đạo nhận thức rõ sự cần thiết, tầm quan trọng của việc xây dựng văn hóa
công sở, có sự quan tâm và nỗ lực cần thiết cho việc xây dựng và phát triển văn
hóa công sở trong cơ quan, đơn vị mình, đồng thời có năng lực tổ chức, điều
hành hoạt động công sở bảo đảm sự đoàn kết, dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu
quả trong mọi
hoạt
động… thì văn hóa công sở sẽ không ngừng được tăng cường và đảm bảo thực hiện.
Ngược lại, nếu người lãnh đạo quan liêu, cửa quyền, tổ chức điều hành mất dân
chủ, không được cấp dưới ủng hộ, gây mất đoàn kết trong cơ quan thì không thể
phát huy tác dụng của văn hóa công sở, làm ảnh hưởng tới kết quả thực hiện
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Do đó, cần đề cao vai trò, trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng, nâng cao văn hóa công sở trong
các cơ quan hành chính hiện nay.
Bên cạnh đó,
văn hóa nơi công sở là nơi thể hiện đạo đức, phẩm chất, trình độ văn hóa của
mỗi người của mỗi cán bộ, công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ, nên
yếu tố con người được coi là yếu tố quyết định đến việc hình thành, xây dựng
văn hóa của mỗi công sở.
2.2.2.2. Nội
quy, quy chế làm việc của cơ quan
Trong công
sở, việc ban hành nội quy, quy chế là nhằm cụ thể hóa những nhiệm vụ quyền hạn
của các cơ quan ban hành, chứ không phải tự định ra những nhiệm vụ quyền hạn
mới, nghĩa là phải bao gồm những quy định nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ
quyền hạn nói trên và nêu rõ quy tắc tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Đối với người làm cán bộ công tác văn thư lưu trữ thì nội quy, quy chế được thể
hiện rõ qua việc tổ chức sử dụng và giải quyết văn bản đi và đến kịp thời đúng
địa điểm thời gian. Cách thức xử lý đảm bảo đúng nguyên tắc, quy trình ban hành
văn
bản.
Vai trò của
nội quy, quy chế đối với việc xây dựng văn hóa công sở:
- Quy định
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, do vậy
nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc phát triển của chính cơ quan đó.
- Nội quy,
quy chế sẽ xác định cách thức, nguyên tắc, chế độ, thủ tục hành chính, quy
trình... trong giải quyết công việc nội bộ cũng như những công việc bên ngoài
cơ quan.
- Nội quy,
quy chế giúp nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc
- Quy chế
giúp cụ thể hóa quy định của pháp luật đảm bảo những qui định đó được thực
hiện một cách nghiêm túc trong công sở
- Là công cụ
đảm bảo tính dân chủ, góp phần làm giảm hoặc ngăn chặn biểu hiện của bệnh quan
liêu cửa quyền.
Yêu cầu xây
dựng nội quy, quy chế công sở trong cơ quan:
- Đầy đủ về
mặt nội dung;
- Ban hành
đúng thể thức;
- Có giá trị
pháp lý;
- Có tính
khả thi.
2.2.2.3. Chế
độ chính sách
Chế độ chính
sách có vai trò đối với việc xây dựng văn hóa công sở được thể hiện như
sau:
- Đảm bảo
tính thống nhất trong hoạt động công sở.
- Khi ban
hành các chế độ chính sách thì các các bộ, nhân viên trong công sở phải nghiêm
túc thực hiện và chấp hành nghiêm chỉnh góp phần vào việc thực hiện mục tiêu
chung.
- Hệ thống
chế độ chính sách là một trong những công cụ kiểm tra giám sát đội ngũ cán bộ,
nhân viên trong công sở nhằm điều chỉnh, định hướng các hoạt động công sở.
- Hệ thống
chính sách tạo sự công bằng, khách quan góp phần thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, tổ chức.
- Động viên,
khích lệ đội ngũ nhân sự: Bảo đảm khen thưởng nghiêm túc, khách quan,
kịp thời và công khai hóa, đúng người, đúng thành tích…tạo điều kiện kích thích
cán bộ công chức, viên chức đạt hiệu quả công việc cao, từ đó thấy gắn bó với
cơ quan, công sở.
- Xây dựng
và phát triển thương hiệu: Thể hiện qua những yếu tố: đồng phục; cách giao
tiếp, ứng xử, môi trường làm việc, slogan …
2.2.2.4. Môi
trường làm việc
- Khi xây
dựng môi trường làm việc cần đảm bảo các nguyên tắc: kinh tế, thuận tiện, thẩm
mỹ, phong thủy …giúp người cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tiết kiệm thời
gian, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
2.3. Xây
dựng văn hóa công sở
Công sở là
một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi
soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ
máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà
nước giao. Công sở là nơi thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, với các cơ quan
hữu quan, đồng cấp và cấp trên. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại nơi công
sở chỉ đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc và giao tiếp, yếu tố quan
trọng hơn cả chính là yếu tố con người. Khái niệm xây dựng văn hóa công sở được
hiểu như sau:
“Xây dựng
văn hóa công sở là xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ
cương, tuân theo những nội quy, quy định chung nhưng không mất đi tính dân chủ”
Trong môi
trường làm việc năng động và chuyên nghiệp như hiện nay, bên cạnh việc sáng tạo
để tìm ra phương pháp giúp làm việc nhanh hơn và đạt hiệu quả cao hơn thì việc
xây dựng giá trị riêng của bản thân thông qua việc hình thành những thói quen,
lề lối làm việc, phong cách ứng xử cùng hành vi văn minh, lịch sự chốn công sở là
điều hết sức quan trọng.
2.3.1. Yêu
cầu cần thiết để xây dựng văn hóa công sở
Nhu cầu cần
thiết của việc xây dựng và nâng cao văn hóa công sở chính là xuất phát từ chính
vai trò của văn hóa công sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy
hành chính mà ở đó văn hóa công sở là một bộ phận cấu thành. Công tác văn thư
lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động văn phòng, người cán bộ
văn thư lưu trữ chính là bộ mặt của văn phòng trong khâu xử lý sắp xếp lưu trữ
các tài liệu hợp lý vì vậy văn hóa đóng vai trò to lớn trong việc xây dựng nề
nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ. Nó đòi hỏi các thành viên trong
công sở phải quan tâm đến hiệu quả công việc chung của công sở, giúp cho mỗi
cán bộ công chức tự nhìn lại mình, đánh giá mình, chống lại những biểu hiện
thiếu văn hóa như tham ô, móc ngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, cơ hội.
Bên cạnh đó yếu tố văn hóa còn giúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôn
trọng ý thức kỷ luật, danh dự của công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác
vì sự nghiệp chung của cơ quan, đơn vị.
Thấy rõ được
vai trò trên của văn hóa công sở, Ngày 02/8/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban
hành Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg , quy định về việc thực hiện văn hóa công sở
trong cơ quan hành chính Nhà nước. Không thể phủ nhận những chuyển biến tích
cực sau một thời gian thực hiện quyết định này:
- Đầu tiên
là những biểu hiện thiếu văn hóa trong việc thiết lập hệ thống mục tiêu cá nhân
trong công sở. Nếu mục tiêu chung của công sở là hoàn thành một cách tốt nhất
chức năng, nhiệm vụ được giao, thì mục tiêu riêng của từng cán bộ, công chức
rất phong phú và đa dạng. Đặc biệt đối với người cán bộ làm công tác văn thư
lưu trữ cho thấy cán bộ, công chức không quan tâm đến sứ mệnh của tổ chức mình
đang phục
vụ.
- Thời gian
gần đây trong công tác tổ chức và giải quyết văn bản có một bộ phận không nhỏ
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước tỏ ra thờ ơ, vô cảm trước nguyện vọng của
công dân, tiếp và giải quyết các thủ tục hành chính cho công dân một cách thiếu
nhiệt tình. Đây là một biểu hiện kém văn hóa của những người thực thi pháp luật.
- Đã có
nhiều văn bản cấm hút thuốc, sử dụng chất có cồn trong giờ làm việc, nhưng thực tế còn tồn tại
rất nhiều hạn chế. Có cán bộ, công chức từng tuyên bố: “Thà bỏ việc chứ không
bỏ thuốc lá!” … Sử dụng chất có cồn trong giờ làm việc là một vấn đề phổ biến
hiện nay ở các công sở. Thật ra không nhiều người muốn như vậy, nhưng việc trao
đổi thông tin, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp là nhiệm
vụ thường xuyên, đi liền với đó là quan hệ giao tiếp thông qua tách trà, ly
rượu, đã tiếp khách thì thường là phải có rượu, bia, vì “phi tửu bất thành lễ”,
nếu
không
thì e không phải đạo, không hiếu khách, mà đã tiếp khách thì cả chủ và khách
đều phải vui vẻ, nhiệt thành, tạo nên không gian văn hóa ẩm thực rất đa dạng và
chứa đựng nhiều cảm xúc. Nếu việc giao lưu ẩm thực ở mức độ vừa phải thì không
sao, song thực tế thường hay quá đà, đây đã làm mất thời gian, tổn hại sức khỏe
và gây lãng phí tiền bạc của tập thể, cá nhân.
- Lãng phí
là một biểu hiện thiếu văn hóa hiện nay ở một số công sở. Lãng phí thời gian
làm việc: Buôn chuyện tại công sở, làm việc riêng trong giờ hành chính hoặc
trong thời gian đi công tác. Lãng phí nguồn lực công như: Tiền điện thoại, tiền
điện, vật tư văn phòng...
- Đối với
các cán bộ văn thư thường xuyên phải giao tiếp với các đối tượng đến từ nhiều
đơn vị trong và ngoài cơ quan thì vẫn tồn tại tình trạng: Giải quyết các thủ
tục hành chính chưa nhiệt tình, hiệu quả; thái độ giao tiếp với khách đến liên
hệ công tác còn chưa đúng mực; chưa thực hiện đúng các quy định về chuyên môn
như: lập hồ sơ hiện hành, nộp lưu hồ sơ theo đúng thời gian quy định...
Từ những
thực tế còn tồn tại như trên, đặt ra một yêu cầu cấp thiết về việc xây dựng văn
hóa công sở cho mỗi cơ quan, đơn vị. Để xây dựng tốt văn hóa công sở yêu cầu
trước hết phải đặt ra cho chính bản thân mỗi cán bộ, viên chức (dù giữ vị trí
lãnh đạo, quản lý trong cơ quan hay chỉ là nhân viên hành chính, văn thư, lưu
trữ...) thì đều phải nâng cao tinh thần trách nhiệm, coi chính mình là một
trong những yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở; thực hiện tốt chức năng nhiệm
vụ, quyền hạn của bản thân, đảm bảo thực hiện tốt các quy định, quy chế của cơ
quan, đơn vị mình.
2.3.2. Nội
dung xây dựng văn hóa công sở
2.3.2.1.
Những nguyên tắc xây dựng văn hóa công sở
- Phù hợp
với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;
- Phù hợp
với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên
nghiệp, hiện đại theo chủ trương chung của nhà nước;
- Phù hợp
với các quy định của pháp luật và quy định, quy chế của mỗi cơ quan, công
sở.
2.3.2.2. Mục
đích xây dựng văn hóa công sở
- Bảo đảm
tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan;
- Xây dựng
phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động
công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có
phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
2.3.2.3. Nội
dung xây dựng văn hóa công sở
- Một là,
xây dựng hệ giá trị chuẩn.
Xây dựng hệ
giá trị chuẩn về “Văn hóa công sở” là yêu cầu trước tiên. Hệ thống giá trị này
được thể hiện thông qua các quy định, quy chế, các văn bản quy định khác của
mỗi cơ quan, công sở. Nó vừa là căn cứ để mỗi cán bộ, viên chức tham chiếu
những hành động, lời nói, trang phục, cách giao tiếp ứng xử trong môi trường
công sở, vừa là công cụ để các nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát việc thực thi
văn hóa công sở trong mỗi cơ quan. Ví dụ: Mỗi cơ quan cần ban hành quy chế văn hóa
công sở, quy chế ra - vào cơ quan, quy chế thường trực; các phòng ban chuyên
môn cần ban hành quy chế, quy định riêng cho phòng ban mình: Quy định phòng đọc
(dành cho thư viện); quy định mượn tài liệu (dành cho phòng lưu trữ)...
- Hai là,
xây dựng bầu không khí làm việc.
Xây dựng và
gìn giữ bầu không khí làm việc nơi công sở là một trong những điều quan trọng
hiện nay để người cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ không cảm thấy nhàm chán
và thiếu nhiệt huyết.
- Ba là, xây
dựng phong cách ứng xử chuẩn mực.
Căn cứ theo
Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ v/v ban hành Quy chế văn
hóa công sở, yêu cầu các nhà quản lý, các nhân viên phải thực hiện tốt những
nội dung cơ bản sau để hình thành phong cách ứng xử chuẩn mực, góp phần xây
dựng văn hóa công sở:
- Trang
phục: Cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, phải đeo thẻ
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong những trong những buổi lễ, cuộc họp
trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài cần sử dụng lễ phục.
- Giao tiếp
và ứng xử: Cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng.
Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.
+ Giao tiếp
và ứng xử với nhân dân: Cần nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn
rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc. Không được
có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm
vụ.
+ Giao tiếp
và ứng xử với đồng nghiệp: Những cán bộ văn thư - lưu trữ trong giao tiếp và
ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
+ Giao tiếp
qua điện thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải
xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội
dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
- Trong bài
trí công sở: Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, ghi rõ tên gọi
đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan. Cơ quan có trách nhiệm bố trí
khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người
đến
giao
dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao
dịch, làm việc
- Phòng làm
việc: Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chức danh
cán bộ, công chức, viên chức; việc sắp xếp bài trí phòng làm việc phải đảm bảo
gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý; không lập bàn thờ, thắp hương, không đun
nấu trong phòng làm việc. Đặc biệt đối với các phòng ban chuyên môn đặc thù
phải đáp ứng các điều kiện cơ sở vật chất để tăng hiệu quả công việc. Ví dụ:
Đối với các phòng lưu trữ tài liệu phải đảm bảo các cơ sở vật chất tốt để tăng
tuổi thọ của tài liệu.
- Bốn là
tăng cường cơ sở vật
chất, kỹ thuật và tài chính cho việc xây dựng văn hóa công sở trong các cơ
quan. Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, cần dự kiến kinh phí và đầu tư
trang bị về cơ sở vật chất tại công sở, chẳng hạn như mô hình một cửa hiện nay
đã tạo cho công sở có một phong cách chuyên nghiệp, ngăn nắp, hiện đại, phải
chú ý đến yếu tố thẩm mỹ, tránh tư tưởng phô trương tại phòng làm việc; hay
trang bị về trang phục, lễ phục cho cán bộ, viên chức nhằm tạo ra thương hiệu
riêng cho từng công sở;.
+ Lắp đặt hệ
thống camera tự động đối với những bộ phận thường xuyên tiếp xúc với nhân dân
như: Phòng công chứng, khai và nộp thuế, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu
nại, tố cáo của công dân, bộ phận tiếp dân, bộ phận văn thư… Trên cơ sở các
tiêu chí về văn hóa công sở đã quy định như: Phải tươi cười, niềm nở khi tiếp
dân, phải hướng dẫn tận tình, trách nhiệm khi có công dân đến liên hệ công
việc, trang phục trong khi thực thi công vụ, các hành vi gây phiền hà, tiêu cực
đòi hối lộ. Kịp thời phát hiện, tiến hành lập biên bản và áp dụng các biện pháp
xử lý nếu phát hiện sai phạm.
+ Xây dựng
tiêu chí và định mức khen thưởng, kỷ luật bằng vật chất trong quá trình thực
hiện văn hóa công sở.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội
vụ, Thông tư số 12/2012/TT-BNV quy định về chức danh nghề nghiệp và
thay đổi chức danh nghề nghiệp đối với viên chức.
2. Bộ Nội
vụ, Thông tư số 14/2012/TT-BNV ngày 18/12/2012 hướng dẫn thực hiện nghị định số
41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm trong
các đơn vị sự nghiệp công lập.
3. Bộ Nội
vụ, Thông tư số 15/2012/TT-BNV hướng dẫn về tuyển dụng, ký kết hợp đồng làm
việc và đền bù chi phí đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức.
4. Bộ Nội
vụ, Thông tư số 16/2012/TT-BNV về việc ban hành quy chế thi tuyển, xét tuyển
viên chức; quy chế thăng hạng chức danh nghề nghiệp đối với viên chức và nội
quy kỳ thi tuyển, thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp đối với viên chức.
5. Bộ Nội
vụ, Thông tư số 13/2014/TT-BNV về việc Quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.
6. Bộ Nội
vụ, Quyết định số 916/QĐ-BNV năm 2016 ban hành quy tắc ứng xử, đạo đức nghề
nghiệp đối với viên chức ngành lưu trữ.
7. Chính
phủ, Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 quy định về vị trí việc làm
trong đơn vị sự nghiệp công lập.
8. Chính
phủ, Nghị định 64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 về việc hướng dẫn Luật tiếp
công dân 2013.
9. Chính
phủ, Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 quy định về tổ chức ngày kỷ
niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua,
nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài.
10. Coral
& Brain Works, “Phong cách làm việc nơi công sở”, Nxb Phụ nữ, H 2010
11. Lam
Điền, Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
văn thư, lưu trữ. http://www.congbao.hochiminhcity.gov.vn/tin-tuc-tong- hop/%C4%91e-an-nang-cao-nang-luc-%C4%91oi-ngu-can-bo-cong-chuc-vien-chuc-
lam-cong-tac-van-thu-luu-tru
12. Trần
Hoàng, “Văn hóa ứng xử ở công sở”, Nxb CTQG, H 2004
13. Vũ Gia
Hiền, “Văn hóa giao tiếp trong quản lý hành chính công”, Nxb Lao động, H 2009
14. ThS.
Nguyễn Tiến Hiệp - Học viện Hành chính quốc gia, “Những yếu tố tác động đến đạo
đức công vụ ở nước ta hiện nay”, http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/31992/những
yếu tố tác động đến đạo đức công vụ hiện nay.
15. Trần
Nghị, Viện Khoa học Tổ chức nhà nước, chuyên đề “Đánh giá tình hình thực hiện
phân cấp tuyển dụng viên chức ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hiện
nay” Hà Nội, 12/2015.
16. Quốc
hội, Luật Viên chức năm 2010
17. Lam
Triều, Thuật đối nhân xử thế nơi công sở, Văn hóa Thông tin, H 2004
18. Nguyễn
Văn Thâm, “Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở”, Nxb CTQG, H 2003
19. Trần Thị
Thơi, Viện Khoa học nhà nước, Bộ Nội vụ: “Một số quan điểm và giải pháp xây
dựng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp của viên chức trong bối cảnh hiện nay”. http://isos.gov.vn/Thongtinchitiet/tabid/84/ArticleId/972/language/vi-VN/M-t-s-quan-di-m-va-gi-i-phap-xay-d-ng-tieu-chu-n-ch-c-danh-ngh-nghi-p-c-a-
vien-ch-c-trong-b-i-c-nh-h.aspx
20. Viện
nghiên cứu lập pháp, “Chế độ hợp đồng trong Luật Viên chức”
21. Trần
Quốc Vượng và cộng sự, “Cơ sở văn hóa Việt Nam”, Nxb Giáo dục, H 2009
22. Thủ
tướng Chính phủ, Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 ban hành Quy
chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
23. Thủ
tướng Chính phủ, Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg về việc ban hành quy chế thực
hiện “một cửa” tại cơ quan hành chính ở địa phương.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Phân tích
vị trí, vai trò của viên chức hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ. Liên hệ thực
tiễn tại cơ quan, đơn vị nơi anh/chị đang công tác.
2. Phân biệt
trách nhiệm pháp lý của viên chức với cán bộ, công chức.
3. Trình bày
nghĩa vụ và quyền lợi của viên chức theo quy định của pháp luật hiện hành.
4. Phân biệt
tuyển dụng giữa viên chức với công chức.
5. Phân tích
thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của viên chức
lưu trữ làm việc tại các Bộ, ngành, địa phương.
6. Tại cơ
quan anh /chị công tác người
cán
bộ làm công tác văn thư lưu trữ áp dụng nội quy của văn hóa công sở như thế
nào?
7. Vai trò
của văn hóa công sở trong các cơ quan tổ chức.
8. Tìm hiểu
những loại hình văn hóa công sở. Liên hệ với thực tiễn tại cơ quan anh/chị đang
công tác
9. Tìm hiểu
Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa
công sở và việc áp dụng quy chế vào trong hoạt động công sở tại cơ quan anh/
chị.
10. Những cách
thức nhằm xây dựng văn hóa công sở hiện nay. Liên hệ thực tế với cơ quan
anh /chị công tác.
Chuyên
đề 5
TIÊU
CHUẨN CHỨC DANH LƯU TRỮ VIÊN VÀ ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP
1. Một số vấn đề cơ bản
1.1. Phân
hạng chức danh nghề nghiệp viên chức ngành lưu trữ
Trước đây,
các Bộ, ngành, địa phương đã thực hiện việc sử dụng, tuyển dụng, bổ nhiệm, đào
tạo, bồi dưỡng, nâng bậc lương và chuyển ngạch cho công chức ngành Lưu trữ theo
quy định tại Quyết định số 420/TCCP-VC ngày 29 tháng 5 năm 1993 của Bộ trưởng,
Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ
các ngạch công chức ngành Lưu trữ và Quyết định số 78/2004/QĐ-BNV ngày 03 tháng
11 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành danh mục các ngạch công chức và
các ngạch viên chức. Theo đó, các ngạch công chức, viên chức ngành Lưu trữ bao
gồm: Lưu trữ viên cao cấp, Lưu trữ viên chính, Lưu trữ viên, Lưu trữ viên trung
cấp, Kỹ thuật viên lưu trữ.
Ngày 31
tháng 10 năm 2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 13/2014/TT-BNV quy định mã
số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ). Thông
tư này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2014. Việc ban hành Thông tư có ý
nghĩa quan trọng nhằm nâng cao chất lượng công chức, viên chức ngành Lưu trữ
đáp ứng yêu cầu triển khai Luật Lưu trữ và phù hợp với quy định của Luật Viên
chức và nội dung Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức” được Thủ
tướng Chính phủ phê duyệt theo Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18 tháng 10 năm 2012.
Đối tượng áp dụng của Thông tư gồm viên chức chuyên ngành lưu trữ làm việc
trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Các đơn vị sự nghiệp thuộc tổ chức chính
trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị
sự nghiệp thuộc đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị sự nghiệp thuộc công ty trách
nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu được áp dụng các quy
định tại Thông tư để tuyển dụng, sử dụng và quản lý người làm công tác lưu trữ.
Như vậy, so
với các quy định trước đây về chức danh nghề nghiệp lưu trữ viên, điểm mới của Thông
tư số 13/2014/TT-BNV là đưa ra quy định về việc sử dụng “chức danh nghề nghiệp”
của viên chức thay thế cho việc sử dụng “ngạch”, bên cạnh đó, không còn chức
danh Lưu trữ viên cao cấp. Như vậy, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên
ngành lưu trữ được phân thành 3 hạng: Lưu trữ viên chính (hạng II, mã số:
V.01.02.01), Lưu trữ viên (hạng III, mã số: V.01.02.02), Lưu trữ viên trung cấp
(hạng IV, mã số: V.01.02.03).
1.1.1. Lưu
trữ viên chính (hạng II)
Lưu trữ viên
chính (hạng II) có nhiệm vụ chủ trì việc biên soạn, xây dựng các chế độ, quy
định, kế hoạch, tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ; Chủ trì tổ chức việc sưu
tầm, thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử, chỉnh lý, xác
định giá trị, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, xây dựng
hệ thống công cụ tra cứu theo quy định;
Lưu trữ viên
chính phải đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng, bao gồm: Tốt
nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt nghiệp đại học
chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghề
nghiệp chuyên ngành lưu trữ; Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 3; Có chứng
chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản.
Đối với viên
chức dự thi hoặc xét thăng hạng lưu trữ viên chính thì phải là người đã chủ
trì, tham gia ít nhất 1 (một) đề tài, đề án nghiên cứu, công trình khoa học cấp
bộ, ngành, tỉnh (hoặc chủ trì ít nhất 1 (một) đề tài, đề án nghiên cứu, công
trình khoa học cấp cơ sở) được cấp có thẩm quyền nghiệm thu và đánh giá đạt yêu
cầu; hoặc là tác giả của ít nhất 3 (ba) bài báo khoa học được công bố trên tạp
chí chuyên ngành; hoặc có ít nhất 1 (một) sáng kiến được áp dụng có hiệu quả
vào công tác lưu trữ được cơ quan có thẩm quyền công nhận;
Viên chức
thăng hạng từ chức danh lưu trữ viên (hạng III) lên chức danh lưu trữ viên
chính (hạng II) phải có thời gian công tác giữ chức danh lưu trữ viên (hạng
III) tối thiểu đủ 9 (chín) năm; trong đó, đã tốt nghiệp đại học trước khi thi
hoặc xét thăng hạng từ đủ 3 (ba) năm trở lên.
1.1.2. Lưu
trữ viên (hạng III)
Lưu trữ viên
phải đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng gồm: Tốt nghiệp từ cao
đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành
khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên ngành
lưu trữ; Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2; Có chứng chỉ tin học với trình
độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản.
Đối với viên
chức dự thi hoặc xét thăng hạng lưu trữ viên thì phải tham gia nghiên cứu ít
nhất 1 (một) đề tài, đề án, công trình khoa học cấp cơ sở trở lên được cấp có
thẩm quyền nghiệm thu và đánh giá đạt yêu cầu;
Viên chức
thăng hạng từ chức danh lưu trữ viên trung cấp (hạng IV) lên chức danh lưu trữ
viên (hạng III) phải có thời gian công tác giữ chức danh lưu trữ viên trung cấp
(hạng IV) tối thiểu từ đủ 3 (ba) năm trở lên.
1.1.3. Lưu
trữ viên trung cấp (hạng IV)
Nhiệm vụ của
Lưu trữ viên trung cấp bao gồm:
a) Tham gia
xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
b) Thực hiện
các nhiệm vụ phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu
trên cơ sở những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hiện hành;
c) Thực hiện
việc tu bổ, phục chế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn;
d) Tham gia
xây dựng các loại công cụ tra tìm khác của tài liệu theo thực tế nhiệm vụ của
cơ quan, tổ chức;
đ) Thực hiện
thống kê tài liệu lưu trữ theo quy trình nghiệp vụ và theo quy định của pháp luật
hiện hành;
e) Thực hiện
các nhiệm vụ khác do thủ trưởng cơ quan, đơn vị giao.
1.2. Thay
đổi chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ
1.2.1. Xét
chuyển chức danh nghề nghiệp
Việc xét
chuyển từ chức danh nghề nghiệp chuyên ngành lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu
chung theo quy định tại Thông tư số 12/2012/TT-BNV ngày 18 tháng 12 năm 2012
của Bộ Nội vụ quy định về chức danh nghề nghiệp và thay đổi chức danh nghề
nghiệp đối với viên chức. Điều 6 Thông tư số 12/2012/TT-BNV
nêu rõ: Việc xét chuyển từ chức danh nghề nghiệp này sang chức danh nghề nghiệp
khác cùng hạng đối với viên chức phải bảo đảm các điều kiện như: Viên chức được
bố trí sang vị trí việc làm mới có yêu cầu chức danh nghề nghiệp chuyên ngành
khác cùng hạng với chức danh nghề nghiệp đang đảm nhiệm; Viên chức đáp ứng đúng
tiêu chuẩn của chức danh nghề nghiệp mới.
Việc xét
chuyển sang chức danh nghề nghiệp khác cùng hạng đối với viên chức được tiến
hành như sau: Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập tổ chức xem xét các văn
bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng của viên chức; kiểm tra, sát hạch về hiểu
biết, về chuyên môn, nghiệp vụ và các yêu cầu khác theo tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp tương ứng với vị trí việc làm mới bằng hình thức phỏng vấn hoặc
thực hành;
Nếu viên
chức đáp ứng đủ tiêu chuẩn của chức danh nghề nghiệp tương ứng với vị trí việc
làm mới thì người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập ra quyết định bổ nhiệm
theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức bổ nhiệm
vào chức danh nghề nghiệp mới. Khi xét chuyển sang chức danh nghề nghiệp khác
cùng hạng không kết hợp nâng bậc lương đối với viên chức.
Như vậy, nếu
viên chức đang giữ chức danh nghề nghiệp khác muốn xét chuyển vào chức danh
nghề nghiệp lưu trữ hoặc viên chức đang giữ chức danh nghề nghiệp lưu trữ muốn
xét chuyển vào chức danh nghề nghiệp khác phải đáp ứng các điều kiện tại quy
định nêu trên.
1.2.2. Thăng
hạng chức danh nghề nghiệp
Việc thăng
hạng chức danh nghề nghiệp viên chức có thể thực hiện thông qua một trong hai
hình thức: Thi hoặc xét thăng hạng.
Viên chức
được đăng ký dự thi hoặc dự xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp khi đảm bảo đủ
các tiêu chuẩn, điều kiện sau:
- Đơn vị sự
nghiệp công lập có nhu cầu;
- Hoàn thành
tốt nhiệm vụ trong thời gian công tác 03 năm liên tục gần nhất; có phẩm chất và
đạo đức nghề nghiệp; không trong thời gian thi hành kỷ luật hoặc đã có thông
báo về việc xem xét kỷ luật của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền;
- Có đủ
trình độ đào tạo, bồi dưỡng và năng lực chuyên môn nghiệp vụ của chức danh nghề
nghiệp ở hạng cao hơn hạng hiện giữ trong cùng ngành, lĩnh vực;
- Đáp ứng
các yêu cầu khác do Bộ quản lý viên chức chuyên ngành quy định.
2. Tiêu
chuẩn chức danh nghề nghiệp Lưu trữ viên
2.1. Tiêu
chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng
Tiêu chuẩn
về trình độ đào tạo, bồi dưỡng của Lưu trữ viên gồm:
- Tốt nghiệp
từ cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt nghiệp đại học
chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ
chuyên ngành lưu trữ:
- Có chứng
chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt
Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 01 năm 2014
của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho
Việt Nam;
- Có chứng
chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản
theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Bộ
Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
2.2. Tiêu
chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ
Tiêu chuẩn
về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của lưu trữ viên bao gồm:
a) Nắm vững
và thực hiện đúng đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà
nước và các chế độ, quy định của ngành, của cơ quan, tổ chức về công tác lưu
trữ. Nắm được lý thuyết, lịch sử và yêu cầu hoạt động của ngành lưu trữ, các
quy trình nghiệp vụ, các chế độ, quy định về công tác lưu trữ;
b) Nắm vững
kiến thức các môn khoa học có liên quan đến yêu cầu của hoạt động lưu
trữ;
c) Nắm vững
và thực hiện đúng các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục trong hoạt động
lưu trữ;
d) Nắm được
những vấn đề cơ bản về tổ chức lao động khoa học trong hoạt động quản lý
lưu trữ và có năng lực tổ chức thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ;
đ) Có kỹ
năng và phương pháp nghiên cứu, tổng hợp, đề xuất cải tiến nghiệp vụ lưu trữ;
e) Có năng
lực hướng dẫn, kiểm tra và phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp để triển khai
thực hiện nhiệm vụ;
g) Đối với
viên chức dự thi hoặc xét thăng hạng lưu trữ viên thì phải tham gia nghiên cứu
ít nhất 1 (một) đề tài, đề án, công trình khoa học cấp cơ sở trở lên được cấp
có thẩm quyền nghiệm thu và đánh giá đạt yêu cầu;
h) Viên chức
thăng hạng từ chức danh lưu trữ viên trung cấp (hạng IV) lên chức danh lưu trữ
viên (hạng III) phải có thời gian công tác giữ chức danh lưu trữ viên trung cấp
(hạng IV) tối thiểu từ đủ 3 (ba) năm trở lên.
3. Đạo đức
nghề nghiệp của Lưu trữ viên
3.1. Những
vấn đề cơ bản về đạo đức nghề nghiệp
Quan niệm về
đạo đức
Trong ngôn
ngữ tiếng Việt, “đạo đức” được giải thích theo nhiều cách khác nhau. Theo quan
niệm của nhóm tác giả Đại từ điển tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên thì đạo
đức được hiểu là “Phép tắc về quan hệ giữa người với người, giữa cá nhân với
tập thể, với xã hội”, “phẩm chất tốt đẹp của con người”. Theo cách giải thích
của Đào Duy Anh thì chữ “đạo đức” được tạo bởi hai thành tố “đạo” và “đức”. “Đạo”
có nghĩa là đường đi, còn “đức” có nghĩa là nguyên lý tự nhiên, được vào lòng
người là đức-cái lý- pháp người ta nên noi theo.
Đạo đức thuộc
hình thái ý thức xã hội, là tập hợp những nguyên tắc, quy tắc nhằm điều chỉnh
và đánh giá cách ứng xử của con người trong quan hệ với nhau, với xã hội, với
tự nhiên trong hiện tại hoặc quá khứ cũng như tương lai chúng được thực hiện
bởi niềm tin cá nhân, bởi truyền thống và sức mạnh của dư luận xã hội[2].
Xét một cách
tổng quát, đạo đức là những tiêu chuẩn, nguyên tắc được xã hội thừa nhận, quy
định hành vi, quan hệ của con người đối với nhau và đối với xã hội.
Đạo đức nghề
nghiệp
Con người
sống trên đời cần có đạo đức, mà để sống thì con người cần làm việc, có nghề
nghiệp vì thế bất cứ nghề gì cũng cần đạo đức nghề nghiệp để tạo ra giá trị,
lợi ích cho xã hội, để làm đúng với trách nhiệm của mình. Trong xã hội có bao
nhiêu nghề thì có bấy nhiêu thứ đạo đức nghề nghiệp. Đạo đức nghề nghiệp là đạo
đức xã hội được thể hiện một cách đặc thù, cụ thể trong các hoạt động nghề
nghiệp. Với tính cách là một dạng của đạo đức xã hội, nó có quan hệ chặt chẽ
với đạo đức cá nhân và thể hiện thông qua đạo đức cá nhân.
Luật Viên
chức nêu khái niệm đạo đức nghề nghiệp như sau:
“Đạo đức
nghề nghiệp là các chuẩn mực về nhận thức và hành vi phù hợp với đặc thù của
từng lĩnh vực hoạt động nghề nghiệp do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định”
(Điều 3, Khoản 2, Luật Viên chức).
Bất kỳ nhà
nước nào cũng có những chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp đối với từng chức danh
nghề nghiệp cụ thể. Ngoài những nội dung, chuẩn mực tương tự như nhau, tùy theo
đặc điểm văn hóa, tâm lý, xã hội... mỗi nước có những chuẩn mực đạo đức công vụ
riêng. Mặt khác, do đặc trưng mỗi công việc trong nền công vụ khác nhau, hệ giá
trị mà mỗi nghề nghiệp hướng tới là không giống nhau nên chuẩn mực đạo đức của
mỗi nghề sẽ khác nhau trong những tiêu chí cụ thể hoặc mức độ yêu cầu đối với
mỗi chuẩn mực có thứ bậc ưu tiên khác nhau.
3.2. Bộ tiêu
chuẩn đạo đức dành cho lưu trữ viên do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ban hành
Năm 1996,
Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã ban hành Bộ tiêu chuẩn đạo đức dành cho viên chức
ngành lưu trữ với 10 nội dung nhằm xác lập các tiêu chuẩn cao trong hoạt động
nghề nghiệp lưu trữ, cụ thể:
- Các lưu
trữ viên nên bảo vệ sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và trên cơ sở đó đảm bảo rằng
các tài liệu vẫn tiếp tục là bằng chứng đáng tin cậy của quá khứ.
- Các lưu
trữ viên nên xác định giá trị, lựa chọn và bảo quản các tài liệu lưu trữ trong
bối cảnh lịch sử, pháp lý và hành chính của nó, từ đó vẫn giữ nguyên tắc xuất
xứ, bảo quản và hiểu rõ các mối quan hệ ban đầu của tài liệu.
- Các lưu
trữ viên phải bảo vệ tính xác thực của các tài liệu trong quá trình lưu trữ,
bảo quản và sử dụng.
- Các lưu
trữ viên phải đảm bảo khả năng tiếp cận liên tục và tính dễ hiểu của tài liệu
lưu trữ.
- Các lưu
trữ viên nên ghi lại, và nhờ đó có thể chứng minh các hành động của họ trên các
tài liệu lưu trữ.
- Các lưu
trữ viên nên thúc đẩy việc tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách rộng rãi nhất có
thể và cung cấp một dịch vụ công bằng cho tất cả người dùng.
- Các lưu
trữ viên nên tôn trọng quyền truy cập và quyền riêng tư, và hành động trong
phạm vi ranh giới của pháp luật có liên quan.
- Các lưu
trữ viên nên sử dụng sự tin tưởng đặc biệt dành cho mình vì lợi ích chung và
tránh sử dụng vị trí của họ để làm lợi một cách không công bằng cho mình hoặc
cho người khác.
- Các lưu
trữ viên nên theo đuổi sở trường chuyên môn bằng cách cập nhật một cách hệ
thống và liên tục kiến thức về lưu trữ của họ, và chia sẻ các kết quả nghiên
cứu và kinh nghiệm của họ.
- Các lưu
trữ viên nên thúc đẩy việc bảo quản và sử dụng di sản tư liệu thế giới, thông
qua việc hợp tác với các thành viên trong và ngoài ngành nghề của họ.
3.3. Tiêu
chuẩn đạo đức nghề nghiệp của lưu trữ viên
Trên cơ sở Luật
Lưu trữ và Luật Viên chức, ngày 20 tháng 4 năm 2016, Bộ Nội vụ đã ban hành
Quyết định số 916/QĐ-BNV về việc Ban hành Quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp
đối với viên chức ngành Lưu trữ. Quy tắc này gồm 4 chương và 14 Điều, áp
dụng đối với viên chức thực hiện công tác lưu trữ trong các đơn vị sự nghiệp
công lập. Các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung
ương, cấp tỉnh, cấp huyện áp dụng các quy định tại Quy tắc này để quản lý, đánh
giá viên chức thực hiện công tác lưu trữ.
Mục đích của
Bộ quy tắc: Nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của viên chức ngành Lưu trữ trong
thi hành nhiệm vụ, quan hệ xã hội, công tác phòng, chống tham nhũng và thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí; nâng cao tinh thần trách nhiệm trong bảo vệ,
bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị và
của nhân dân; là căn cứ để cơ quan, đơn vị đánh giá phẩm chất chính trị, đạo
đức, lối sống của viên chức, xử lý trách nhiệm khi viên chức vi phạm trong thực
hiện nhiệm vụ và trong quan hệ xã hội.
Các quy định
về đạo đức nghề nghiệp của lưu trữ viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ bao
gồm:
a) Có đạo
đức, nhân cách và lối sống lành mạnh, trong sáng của công chức, viên chức theo
quan điểm cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư;
Những khái
niệm như trung, hiếu, nhân, nghĩa, cần, kiệm, liêm, chính đã có trong Nho giáo
nhưng đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh kế thừa, phát huy nâng lên một tầm cao mới.
Người coi đạo đức là nền tảng của cách mạng, cũng như gốc của cây, ngọn nguồn
của sông, của suối; người cách mạng phải có đạo đức cách mạng mới hoàn thành
được nhiệm vụ, sự nghiệp cách mạng. Tháng 3 năm 1947, Người kêu gọi thi đua xây
dựng “đời sống mới là cần, kiệm, liêm, chính”. Sau đó, Người viết tác phẩm “Cần,
kiệm, liêm, chính”, trong đó, Người coi đó là bốn đức tính không thể thiếu,
như trời có bốn mùa, đất có bốn phương. Bốn đức tính này trở thành nền tảng cơ
bản để trở thành một con người có đạo đức, cơ bản đến mức, “thiếu một đức thì
không thành người”. Đây là những đức tính mà bản thân mỗi viên chức lấy đó để điều
chỉnh, soi rọi, thực hiện trong mọi hoạt động.
b) Trung thực,
khách quan trong quá trình thực hiện công việc;
Trung thực
là đức tính, phẩm giá cao quý của con người, là sự đối lập với lừa đảo, dối
trá. Tính trung thực của con người trong đời sống quyết định sự đúng đắn, khách
quan trong các hành vi xử sự của con người. Trong quá trình thực hiện công
việc, lưu trữ viên phải đảm bảo sự thẳng thắn, trung thực, không cho phép sự
thiên vị,
xung
đột lợi ích hoặc bất cứ ảnh hưởng không hợp lý nào chi phối các hoạt động
chuyên môn, nghiệp vụ.
c) Tâm huyết
với nghề, có trách nhiệm với công việc;
Đối với các
cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan
trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành
lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch”
trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều
hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức.
Khi hiểu
thực sự về vai trò của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của xã hội, lưu
trữ viên dần hình thành lòng yêu nghề. Lòng yêu nghề là tình cảm say mê và thái
độ sẵn sàng đi tới cùng với nghề mà mình lựa chọn. Chính nhờ lòng yêu nghề này
mà các lưu trữ viên mới có thể hoàn thành tốt công việc của mình, giải quyết
các công việc một cách thành thạo chuyên nghiệp (Thạo nghề) và đầy trách nhiệm
(Có trách nhiệm với nghề).
d) Đoàn kết,
khiêm tốn, hợp tác chặt chẽ với đồng nghiệp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
Khi thực
hiện hoạt động nghề nghiệp, viên chức hình thành nhiều mối quan hệ với cơ quan,
đồng nghiệp. Quan hệ này được pháp luật điều chỉnh, tùy thuộc vào chức vụ, chức
danh do viên chức đảm nhiệm, đồng thời từ đó cũng hình thành nên tình cảm, thái
độ của họ với nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Người viên
chức biết thiết lập quan hệ với đồng nghiệp trong công việc, biết chia sẻ kinh
nghiệm, hợp tác với đồng nghiệp, không chỉ biết hoàn thành nghĩa vụ của mình mà
phải biết giúp đỡ đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ, có tinh thần, thái độ cầu
thị, biết giúp nhau cùng phát triển, hoàn thiện để hoàn thành nhiệm vụ được
giao. Nếu trong một tập thể mà các thành viên có thành kiến với nhau, dè dặt,
đối phó với nhau, kèn cựa lẫn nhau thì “nó làm cho trống đánh xuôi kèn thổi
ngược, nó làm cho công tác bị tê liệt, hư hỏng”. Tuy nhiên, thân ái, hợp tác ở
đây không phải là bao che khuyết điểm cho đồng nghiệp mà để giúp đỡ nhau cùng
tiến bộ và kiên quyết đấu tranh, ngăn chặn những hành vi vi phạm kỷ luật trong
thực hiện nhiệm vụ và trong cuộc sống.
Đối với cấp
dưới, viên chức lãnh đạo cần hướng dẫn, dẫn dắt cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ,
tôn trọng ý kiến cấp dưới, biết tạo điều kiện cho cấp dưới phát triển trong chức
nghiệp. Đối với cấp trên, nhân viên phải tôn trọng người lãnh đạo quản lý, chấp
hành mọi quyết định hợp pháp
của người lãnh đạo, quản lý, hoàn thành mọi nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước
cấp trên.
e) Học tập
thường xuyên nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề
nghiệp, kỹ năng giao tiếp, ứng xử;
Trong hoạt
động nghề nghiệp, viên chức có quyền và nghĩa thường xuyên học tập nâng cao
trình độ, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ. Tinh thần cầu tiến, học tập không
ngừng là một yêu cầu đối với mỗi viên chức.
g) Chủ động
nghiên cứu, áp dụng các thành tựu khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác
văn thư, lưu trữ.
Xã hội ngày
càng phát triển, nhu cầu về thông tin ngày càng cao. Để thực hiện tốt nhiệm vụ
bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, lưu trữ viên cần không ngừng
nghiên cứu, sáng tạo, ứng dụng khoa học kỹ thuật trong tiến trình phát triển,
hội nhập, cùng với lưu trữ các nước tiên tiến trên thế giới.
h) Giữ gìn
bí mật thông tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định của cơ
quan, tổ chức, đơn vị.
Thông đạt số
1C-VP ngày 03/01/1946 của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam DCCH về
việc gìn giữ công văn tài liệu đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác
dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương
trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh
tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu
là một công tác hết sức quan trọng”. Người yêu cầu các Bộ trưởng, ban “chỉ thị
cho nhân viên các sở phải giữ gìn công văn, tài liệu và cấm không được hủy bỏ
các công văn, tài liệu ấy”, “Hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải
gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ”.
Trong hoạt
động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào phải luôn luôn thực hiện bảo vệ bí mật nhà
nước để bảo vệ những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời
nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối
ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa
công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và
cho Nhà nước nói chung. Sản phẩm hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức chủ yếu là văn bản, tài liệu, do đó phần lớn các nội dung thuộc bí mật nhà
nước đều được văn bản hóa, được phản ánh cụ thể trong các văn bản, tài liệu. Do
đó, những bí mật về nội dung, thông tin trong văn bản thuộc danh mục bí
mật nhà nước nếu được bảo vệ tốt, sẽ là yếu tố quyết định
trong việc thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật nhà nước.
Các nội dung
công việc liên quan đến văn bản, tài liệu như: soạn thảo, ban hành văn bản, vận
chuyển, giao nhận, quản lý, bảo quản, sử dụng văn bản, tài liệu… lại chính là
các nội dung công việc chủ yếu của công tác văn thư, lưu trữ. Nếu công tác văn
thư, lưu trữ được quan tâm, thực hiện đúng quy định sẽ góp phần bảo được bí mật
nhà nước có trong văn bản, tài liệu; ngược lại, nếu các quy định của công tác
văn thư, lưu trữ không được thực hiện đúng thì có thể dẫn đến lộ, lọt, mất
thông tin bí mật nhà nước có trong văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Từ
đó cho thấy viên chức lưu trữ cần tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về
văn thư, lưu trữ nhằm bảo vệ an toàn các nội dung bí mật nhà nước chứa đựng
trong văn bản, tài liệu.
e) Thực hiện
thường xuyên, nghiêm túc việc tự phê bình và phê bình.
Song song
với việc hình thành những giá trị phẩm chất, những thói quen hành vi đạo đức
liên quan trực tiếp tới công việc thuộc lĩnh vực nghề nghiệp của mình, cũng như
cán bộ, công chức các cơ quan Nhà nước khác, lưu trữ viên muốn có đạo đức nghề
nghiệp trong sáng phải luôn phấn đấu tự hoàn thiện mình về mọi mặt, trong đó
cần là phải thường xuyên và tự giác trong việc rèn luyện và tu dưỡng đạo đức,
lối sống của mỗi người, đặc biệt là đẩy mạnh tinh thần tự phê bình và phê bình,
đấu tranh với các hiện tượng sai trái.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Duy
Anh: Hán Việt từ điển, NXB Văn hóa - Thông tin, trang 207.
2. Nguyễn
Huy Phòng: Đạo đức nghề nghiệp trong kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế, Tạp
chí Cộng sản, tháng 3 năm 2013, http://www.tapchicongsan.org.vn/Home/Viet-nam-tren-duong-doi-
moi/2013/22482/Dao-duc-nghe-nghiep-trong-kinh-te-thi-truong-va-hoi-nhap.aspx
3. Phạm Hồng
Thái: Pháp luật về công vụ và đạo đức công vụ, NXB Đại học Quốc gia, Hà
Nội, 2013.
4. Thông tư
số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã
số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ.
5. Hồ Đức
Việt, Phạm Hồng Tung: Chủ tịch Hồ Chí Minh với bài học lịch sử và kinh
nghiệm trọng dụng nhân tài, Hội thảo khoa học Công tác nhân tài ở Việt Nam - Một số vấn
đề lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2011.
6. Nguyễn
Như Ý: Đại từ điển Tiếng Việt, NXB Văn hóa - Thông tin, 1998, trang 595.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Phân biệt các hạng
viên chức chuyên ngành lưu trữ ?
2. Tiêu
chuẩn về đạo đức nghề nghiệp đối với Lưu trữ viên là gì ? Theo anh/chị, tiêu
chuẩn nào là quan trọng nhất ? Vì sao ?
3. Nhận xét
về sự tương đồng trong các tiêu chuẩn về đạo đức nghề nghiệp do Hội đồng Lưu
trữ quốc tế ban hành so với các tiêu chuẩn về đạo đức nghề nghiệp lưu trữ đang
được áp dụng tại Việt Nam?
Chuyên
đề 6
CẢI
CÁCH HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1. Những vấn đề chung về
cải cách hành chính nhà nước
1.1. Khái
niệm
Trong vài
năm trở lại đây, thuật ngữ cải cách hành chính nhà nước (hay thường nói ngắn
gọn là cải cách hành chính) thường được dùng phổ biến không chỉ trong các diễn
đàn học thuật, mà còn thường xuyên xuất hiện trong phát biểu của lãnh đạo, của
ngôn ngữ báo chí và xã hội. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của cải cách hành
chính nhà nước đang tác động tới mọi mặt của đời sống xã hội ở Việt Nam. Vậy
cải cách hành chính nhà nước là gì?
Trước hết,
cần bắt đầu từ khái niệm: cải cách. Theo từ điển Tiếng Việt: “Cải cách là sửa
đổi cái cũ đã trở thành lạc hậu để cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu của tình hình
mới”22.
Theo tác giả
Nguyễn Trần Bạt: “Cải cách là một biện pháp được thực hiện để giải quyết những
đòi hỏi của thực tiễn với mục tiêu rõ ràng, chương trình cụ thể và yêu cầu phải
hoàn tất trong một thời gian nhất định”.23 Cũng theo
tác giả, cải cách chỉ được thực hiện dựa khi có cơ sở dựa trên những phân tích,
nghiên cứu, đánh giá thấu đáo về mục đích, hậu quả. Và phải chấp nhận những hệ
quả mà cải cách đem lại.
Cải cách có
thể diễn ra trên lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội và ngay cả lĩnh vực chính
trị với những nội dung, quy mô và mức độ khác nhau. Gắn với lĩnh vực hành chính
nhà nước, không chỉ ở Việt Nam mà các nước trên thế giới cũng đang diễn ra quá
trình cải cách hành chính nhà nước. Thuật ngữ cải cách hành chính nhà nước có
thể tiếp cận ở nhiều góc độ khác nhau. Có thể kể đến một số quan niệm như:
- Cải cách
hành chính là quá trình làm cho bộ máy hành chính phù hợp với yêu cầu phát
triển kinh tế - xã hội, đổi mới hệ thống chính trị bao gồm một hệ thống tổ chức
và định chế có chức năng thực thi quyền hành pháp tức là quản lý công việc hàng
ngày của Nhà nước, bảo đảm tổ chức thực hiện thành công các nhiệm vụ chính trị của
Nhà nước24.
- Cải cách
hành chính là quá trình lâu dài và liên tục nhằm nâng cao hiệu suất hành chính,
cải tiến chế độ và phương thức hành chính cũ, xây dựng chế độ và phương thức
hành chính mới trong phạm vi quản lý của hệ thống các cơ quan thực thi quyền
hành pháp cũng như tất cả các hoạt động có ý thức của bộ máy nhà nước25.
Theo quan
niệm của Liên hợp quốc thì cải cách hành chính là những nỗ lực có chủ định nhằm
tạo nên những thay đổi cơ bản trong hệ thống hành chính nhà nước thông qua các
cải cách có hệ thống hoặc thay đổi các phương thức để cải tiến ít nhất một
trong những yếu tố cấu thành hành chính nhà nước: thể chế, cơ cấu tổ chức, nhân
sự, tài chính công và tiến trình quản lý.
Ở Việt Nam,
thuật ngữ cải cách hành chính bắt đầu xuất hiện từ năm 1995, chính thức trong
văn kiện Hội nghị Trung ương 8, khóa VII: Cải cách hành chính là trọng tâm của
công cuộc tiếp tục xây dựng và kiện toàn Nhà nước Cộng hòa XHCN Việt Nam, bao
gồm những cố gắng có chủ định nhằm hoàn thiện thể chế của nền hành chính, cơ cấu
tổ chức và cơ chế vận hành của bộ máy hành chính các cấp, đội ngũ công chức
hành chính để nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu quả hoạt động của hành chính công
phục vụ nhân dân26.
Từ các quan
niệm trên, có thể hiểu: Cải cách hành chính nhà nước là một quá trình
thay đổi, hoàn thiện các yếu tố cấu thành của nền hành chính nhà nước nhằm làm
cho hoạt động của hành chính nhà nước hiệu lực, hiệu quả hơn, phục vụ nhân dân,
phục vụ xã hội tốt hơn.
1.2. Mục
đích, vai trò của cải cách hành chính nhà nước
Nền hành
chính nhà nước là trung tâm của bộ máy nhà nước, là bộ phận năng động nhất tác
động trực tiếp tới các hành vi và các mối quan hệ xã hội. Do đó, mỗi sự thay
đổi của hành chính nhà nước đều tác động trực tiếp hoặc gián tiếp tới các quá
trình xã hội. Và ngược lại, những yêu cầu của đời sống xã hội cũng lại là nhân
tố thúc đẩy tiến trình cải cách hành chính nhà nước. Vì vậy, cải cách hành
chính nhà nước một mặt nhằm mục đích thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội, đáp
ứng những yêu cầu của người dân và xã hội về việc xây dựng một nền hành chính
phục vụ. Mặt khác, cải cách hành chính nhà nước nhằm khắc phục những yếu kém,
bất cập trong nội tại của nền hành chính nhà nước để xây dựng nền hành chính
nhà nước hiện đại, hoạt động hiệu lực, hiệu quả hơn.
Do đó, cải cách
hành chính nhà nước có vai trò quan trọng trên tất cả các phương diện kinh tế,
chính trị, xã hội.
Về mặt kinh
tế: Cải cách hành chính nhà nước có vai trò hỗ trợ, định hướng và tạo thuận lợi
cho các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi,
môi trường kinh doanh bình đẳng, thông thoáng, nhanh chóng và thuận tiện. Việc
đơn giản hóa các thủ tục hành chính, loại bỏ những giấy phép, điều kiện kinh
doanh không phù hợp, áp dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành
chính sẽ giúp cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công
sức, chi phí thực hiện. Do đó, cải cách hành chính nhà nước sẽ góp phần làm cho
tăng trưởng
Về mặt xã
hội: Cải cách hành chính nhà nước theo hướng xây dựng nền hành chính phục vụ, đặt
lợi ích người dân và xã hội lên trên hết sẽ thúc đẩy quá trình dân chủ hóa đời
sống xã hội; xây dựng xã hội dân chủ, văn minh, công khai minh bạch và trách
nhiệm giải trình.
Về mặt chính
trị: Cải cách hành chính nhà nước thúc đẩy cải cách chính trị, tăng uy tín cho đảng
cầm quyền đồng thời mở ra cơ hội cho các đảng chính trị trong việc giám sát,
phản biện các chính sách, pháp luật của Nhà nước đang được dẫn dắt bởi đảng cầm
quyền.
2. Xu hướng
cải cách hành chính nhà nước trên thế giới
2.1. Xu
hướng cải cách hành chính ở các nước phát triển
Hiện nay,
cải cách hành chính đều đang diễn ra ở mọi quốc gia. Đi đầu là các quốc gia
phát triển. Do đặc thù của thể chế chính trị, lịch sử, văn hóa, truyền thống và
trình độ phát triển khác nhau mà mức độ, nội dung, phạm vi, cách thức cải cách
ở các quốc gia là khác nhau. Trong đó, xu hướng chuyển đổi sang mô hình Quản lý
công mới bắt đầu từ những năm 80 của thế kỷ XX với các quốc gia đi tiên phong
đó là: Anh, Mỹ, Úc, Thụy Sĩ.... Tiếp nối mô hình này, trong đầu thập niên của
thế kỷ XXI, nền hành chính đang tiếp cận với định hướng cải cách của mô hình
Quản trị nhà nước tốt.
Theo đó, xu
hướng cải cách hành chính nhà nước ở các quốc gia phát triển tập trung vào các
nội dung chủ yếu sau:
Một là: Tăng
cường tư nhân hóa.
Trong điều
kiện nguồn lực tự nhiên ngày càng khan hiếm mà nhu cầu của xã hội ngày càng gia
tăng, buộc các quốc gia phải giải quyết bài toán đáp ứng tối đa nhu cầu của xã
hội với hao phí nguồn lực một cách ít nhất. Vì vậy, hầu hết các quốc gia đều
tối đa hóa việc huy động tư nhân hóa trong các hoạt động của mình theo nguyên
tắc những gì xã hội và tư nhân làm tốt hơn thì giao cho tư nhân và xã hội làm.
Nhà nước tập trung vào việc hoạch định thể chế, chính sách, tạo khuôn khổ pháp luật
và cung cấp những dịch vụ công mang tính thiết yếu, bắt buộc. Từ đó, dẫn đến
việc xác định lại phạm vi những công việc mà nhà nước phải làm, những công việc
nào mà hợp tác công tư cùng làm và những công việc nào có thể giao cho tư nhân
triển khai thực hiện. Điều này cũng kéo theo những sự thay đổi về tổ chức bộ
máy các cơ quan hành chính nhà nước theo hướng tinh giản bộ máy, gọn nhẹ.
Hai là: Chú
trọng quản lý đầu ra thay cho quản lý đầu vào và tiến trình bằng việc tập trung
thiết lập các tiêu chuẩn để kiểm soát kết quả. Vì vậy, các quy trình, thủ tục
sẽ được đơn giản hóa và linh hoạt để thích ứng với sự biến đổi của môi trường
và
đáp
ứng tối đa nhu cầu đa dạng của các chủ thể trong xã hội. Điều này đồng nghĩa
với việc khuyến khích khả năng sáng tạo cho đối tượng thực thi những cũng đồng
thời đòi hỏi nhà quản lý, bộ máy lãnh đạo phải giỏi và năng động.
Ba là: Đẩy
mạnh phân công, phân cấp, phân quyền cho chính quyền địa phương nhằm tăng tính
chủ động, sáng tạo, phát huy tiềm năng, thế mạnh của địa phương. Chính phủ
trung ương có điều kiện tập trung nguồn lực để giải quyết các công việc quốc
gia. Nhiều nước, đang thiết lập mô hình “tự quản địa phương” với việc trao
quyền tự quản, tự quyết cho địa phương trong khuôn khổ Hiến pháp, pháp luật. Đi
liền với việc trao quyền ”tự quản địa phương” là nâng cao năng lực của chính
quyền địa phương trong việc quyết định và chịu trách nhiệm những vấn đề đã được
phân công, phân cấp, phân quyền.
Bốn là: Cải
cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước theo hướng tinh giản bộ máy, điều chỉnh
chức năng của các cơ quan hành chính nhà nước. Hình thành các nhóm chuyên gia
làm việc theo dự án để tư vấn, hỗ trợ cho các cơ quan hành chính nhà nước, các
chính khách đề xuất và triển khai thực thi các chính sách quản lý.
Năm là: Cải
cách chế độ công vụ công chức nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự làm
việc trong khu vực công có khả năng giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả
trong điều kiện áp lực công việc và đòi hỏi của người dân, xã hội ngày càng gia
tăng. Bên cạnh đó là xu hướng áp dụng các ưu điểm trong quản lý nhân sự của khu
vực tư để vận dụng trong quản lý nhân sự ở khu vực công. Đồng thời chú trọng
việc giáo dục tính liêm chính, đạo đức công vụ và trách nhiệm nghề nghiệp của
nhân sự làm việc trong khu vực công nhằm xây dựng nền hành chính phục vụ.
Sáu là: Cải
cách tài chính công hướng đến chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả. Thay đổi quy
trình cấp phát ngân sách theo biên chế, định mức sang phương thức cấp phát dựa
theo chương trình dự án và kiểm soát chi tiêu công cho hợp lý và hiệu quả.
Bảy là: Hiện
đại hóa nền hành chính, đẩy mạnh việc ứng dụng khoa học công nghệ đặc biệt là
lĩnh vực công nghệ thông tin vào giải quyết các công việc và hoạt động hành
chính. Hướng đến việc cung cấp các dịch vụ công trực tuyến. Xây dựng chính phủ
điện tử.
Tám là: Xây
dựng nền hành chính công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình nhằm hướng
đến mục tiêu tạo sự đồng thuận trong xã hội và thúc đẩy sự phát triển xã hội.
2.2. Vận
dụng kinh nghiệm cải cách hành chính nhà nước trên thế giới vào cải cách hành
chính nhà nước ở Việt Nam.
Bất kỳ một
cuộc cải cách nào cũng đều phải được đặt trong một môi trường nhất định.
Có cuộc cải cách thành công ở nước này nhưng lại không thành công ở nước khác
do điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, dân tộc, truyền thống lịch sử mỗi nước là
khác nhau. Mặt
khác, cải cách hành chính sẽ tác động mạnh mẽ tới cải cách chính trị, cải cách
kinh tế, cải cách xã hội. Do đó, mỗi bước đi trong tiến trình cải cách hành
chính nhà nước ở Việt Nam cần phải được thực hiện một cách thận trọng có sự vận
dụng kinh nghiệm trong thực tiễn lịch sử của dân tộc và kinh nghiệm cải cách
hành chính của các quốc gia trong khu vực và quốc tế.
Xem xét nội
dung cải cách hành chính ở các quốc gia phát triển, có thể rút ra một số kinh
nghiệm cho công cuộc cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam như sau: Một là:
các quốc gia hiện đại thường lựa chọn một hoặc một số nội dung của các hoạt động
hành chính, một trong các yếu tố cấu thành của nền hành chính để tiến hành cải
cách hành chính cho từng giai đoạn, từng năm. Điều này là hoàn toàn khác so với
Việt Nam khi thường tiến hành cải cách hành chính trải rộng trên tất cả các nội
dung. Điều này, là do các nước phát triển đã thiết lập một nền hành chính hiện
đại, chuyên nghiệp, bảo đảm tính hệ thống. Trong khi nền hành chính Việt Nam vẫn
mang nặng tư duy nền hành chính bao cấp, tính quan liêu, phong kiến vẫn còn ăn
sâu trong nếp nghĩ, cách làm của công chức làm việc trong nền hành chính ấy.
Hai là: Bất kỳ
một nội dung cải cách nào đã được lựa chọn đều có sự chỉ đạo tập trung quyết
liệt, cam kết chính trị và chịu trách nhiệm của cấp hành chính cao nhất. Do đó,
Việt Nam khi xây dựng chương trình CCHC cần phải có sự chỉ đạo quyết liệt, sát
sao từ Chính phủ, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các đầu mối triển khai thực
hiện, đồng thời có kiểm tra, giám sát, đánh giá thực hiện chương trình. Hay nói
khác đi đó là sự cam kết triển khai của lãnh đạo, sự đồng thuận giữa các cấp
triển khai và cam kết thực thi của cấp dưới.
Ba là: Bất kỳ
một cuộc cải cách hành chính nào muốn thành công cũng đều phải xuất phát từ
thực tiễn và phục vụ thực tiễn. Do đó, phải có sự tổng kết, đánh giá thực tiễn.
Và đặc biệt là phải nâng cao nhận thức, làm cho mỗi cán bộ, công chức và ngay
cả người dân, doanh nghiệp phải coi cải cách hành chính nhà nước là một công
việc thường xuyên, gắn liền với nội tại từng vị trí công việc của người cán bộ,
công chức làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước.
Bốn là: Cuộc
cải cách có thành công hay không phụ thuộc vào yếu tố coi người. Do đó phải chú
trọng vào việc nâng cao năng lực thực thi, xây dựng khung năng lực của cán bộ,
công chức trong quá trình thực hiện công việc. Quan tâm bảo đảm thu nhập hợp lý
cho cán bộ, công chức và giáo dục tính liêm chính, đạo đức nghề nghiệp và trách
nhiệm công vụ.
Năm là: Xây
dựng nền hành chính công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình để giám sát
hoạt động của hành chính nhà nước, tạo sự đồng thuận xã hội.
Sáu là: Trong
bối cảnh thế giới phẳng và công dân toàn cầu, thì cần có sự kết hợp giữa khu vực công và khu
vực tư. Khu vực công cần vận dụng và học hỏi các điểm tiến bộ của khu vực tư để
vận hành, quản lí hoạt động của khu vực công.
Bảy là: Các
quốc gia đều thành lập cơ quan chuyên trách tham mưu cho Chính phủ cải cách
hành chính. Vì vậy, Việt Nam cũng cần phải có cơ quan chuyên trách chịu trách nhiệm
chính trong việc xây dựng chương trình cải cách, đôn đốc triển khai và giám sát
thực hiện các nội dung cải cách hành chính nhà nước.
3. Cải cách
hành chính nhà nước ở Việt Nam
3.1. Sự cần
thiết phải cải cách hành chính nhà nước
Một là: Sự phát
triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa
Từ năm 1986,
Việt Nam đánh dấu quá trình đổi mới phát triển chuyển từ nền kinh tế tập trung
quan liêu, bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự
thay đổi, vận hành kinh tế theo kinh tế thị trường đã kéo theo những thay đổi
về tổ chức bộ máy, phương thức làm việc, cách thức can thiệp của nhà nước tới
các chủ thể trong xã hội đặc biệt là các thành phần kinh tế. Theo đó Nhà nước
chuyển từ vai trò là “bà đẻ” sang vai trò là “bà đỡ” của nền kinh tế. Các quy luật
khách quan của kinh tế thị trường được tôn trọng và bảo đảm vận hành theo quy luật
vốn có của nó. Nhà nước tập trung vào việc hoạch định thể chế, chính sách, tạo
ra khung hành lang pháp lý và là trọng tài cho các thành phần kinh tế thực hiện
các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mặt khác, quá
trình phát triển nền kinh tế thị trường buộc các cơ quan nhà nước nói chung,
các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng phải thay đổi tư duy, cách thức và lề
lối làm việc theo phương châm nhanh hơn, chính xác hơn và quản lý theo luật. Do
đó, Nhà nước tập trung vào việc hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường, thiết
lập môi trường pháp lý và giữ vai trò kiến tạo cho sự phát triển.
Hai là: Sự phát
triển của xã hội dân chủ
Trình độ dân
trí, mức độ hiểu biết pháp luật của người dân ngày càng cao, người dân và xã
hội yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước, hoạt động
của cán bộ, công chức. Buộc các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức phải luôn
xác định tinh thần xây dựng nền hành chính phục vụ; thiết lập nền hành chính
công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình để đáp ứng ngày càng tối đa các
nhu cầu hợp pháp, hợp lý của người dân.
Mức độ phát
triển xã hội dân chủ ngày càng cao cũng đặt ra yêu cầu nền hành chính nhà nước
cần phải huy động nhân dân tham gia quản lý và giám sát hoạt động của nền hành
chính. Vì vậy, Nhà nước phải hoàn thiện các thể chế liên quan đến quyền và lợi
ích hợp pháp của người dân; hoàn thiện các quy định của pháp luật về mối quan hệ giữa công
dân với nhà nước. Ví dụ như: Luật về quyền tiếp cận thông tin, luật về trách nhiệm bồi
thường nhà nước, luật về tiếp công dân, luật khiếu nại, luật tố cáo....
Ba là: Sự phát
triển của khoa học công nghệ đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin làm cho
phương thức thực hiện các công việc hành chính thay đổi. Các cơ quan hành chính
nhà nước, cán bộ, công chức buộc phải nâng cao trình độ tiếp cận khoa học công
nghệ để vận dụng, ứng dụng thành tựu của khoa học công nghệ vào giải quyết các
công việc. Trong đó, hướng tới việc xây dựng chính phủ điện tử, cung cấp các
dịch vụ công trực tuyến để tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp.
Bốn là: Quá
trình toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế. Trong bối cảnh “thế giới phẳng”
và môi trường “công dân toàn cầu” thì toàn cầu hóa là xu hướng khách quan, tất
yếu buộc các quốc gia muốn phát triển phải tham gia và tuân thủ luật chơi chung
của thế giới. Quá trình toàn cầu hóa làm cho các quốc gia có mối quan hệ phụ
thuộc lẫn nhau, trở thành một mắt xích, một khâu trong chuỗi giá trị toàn cầu.
Quá trình này vừa đem lại những thời cơ đồng thời tạo ra những thách thức cho
các quốc gia thành viên.
Do đó, khi tham
gia hội nhập quốc tế, tham gia là thành viên của các tổ chức quốc tế, buộc quốc
gia đó phải thay đổi hệ thống pháp luật quốc gia, cam kết tuân thủ các điều
kiện rằng buộc về mặt pháp lý, chính trị của các tổ chức. Mỗi quốc gia phải có
được đội ngũ cán bộ, công chức hành chính năng động và sáng tạo.
Năm là: Tính
tất yếu của cải cách hành chính nhà nước còn xuất phát từ chính những bất cập,
những yếu kém của nền hành chính nhà nước ở Việt Nam hiện nay. Đó là tổ chức bộ
máy còn cồng kềnh; chưa phân công, phân cấp rõ ràng chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn giữa các cơ quan, các cấp chính quyền. Việc quản lý và sử dụng nguồn tài
chính công còn thiếu chặt chẽ gây thất thoát, lãng phí, tham ô, tham nhũng. Thể
chế còn nhiêu bất cập, thủ tục hành chính rườm rà, gây phiền hà, khó dễ cho
người dân. Năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức chưa đáp ứng được tốt nhu cầu
của người dân và xã hội; đạo đức công vụ, trách nhiệm công vụ xuống cấp, gây
mất lòng tin của người dân và xã hội vào hoạt động của bộ máy công quyền,...
Những yếu kém, bất cập này đặt ra yêu cầu Nhà nước cần phải có những đổi mới,
sửa chữa nhằm chứng minh cho tính ưu việt của nhà nước xã hội chủ nghĩa, làm
cho bộ máy hành chính nhà nước hoạt động hiệu lực, hiệu quả.
Sáu là: Đặt
trong bối cảnh hiện nay, nếu không cải cách hành chính nhà nước sẽ làm tụt hậu
đi sự phát triển của đất nước. Trong điều kiện nguồn lực tự nhiên ngày càng
khan hiếm trong khi nhu cầu của xã hội ngày càng gia tăng theo cấp số nhân. Quá
trình phát triển đòi hỏi phải tối đa hóa nhu cầu của người dân và xã hội với
chi phí nguồn lực thấp nhất. Muốn vậy, cần phải cải cách để huy động chính các
nguồn lực xã hội và trách nhiệm xã hội để cùng chia sẻ và thực hiện các công
việc quản lý xã hội.
Có như vậy mới
tạo ra được một xã hội đồng thuận và phát triển. Xây dựng nền hành chính phục
vụ, công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình.
3.2. Mục tiêu
cải cách hành chính nhà nước
Cải cách hành
chính để hướng tới xây dựng một nền hành chính dân chủ, hoạt động có hiệu lực,
hiệu quả; kiến tạo và phục vụ là một đòi hỏi tất yếu của sự phát triển xã hội
trong giai đoạn hiện nay.
Nối tiếp những
kết quả đã đạt được của công cuộc cải cách hành chính nhà nước từ năm 1986 tới
nay, Việt Nam tiếp tục triển khai chương trình tổng thể cải cách hành chính
giai đoạn 2011 - 2020. Chương trình chỉ rõ 5 mục tiêu phải thực hiện. Đó là:
- Xây dựng,
hoàn thiện hệ thống thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa nhằm
giải phóng lực lượng sản xuất, huy động và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực
cho phát triển đất nước.
- Tạo môi
trường kinh doanh bình đẳng, thông thoáng, thuận lợi, minh bạch nhằm giảm thiểu
chi phí về thời gian và kinh phí của các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh
tế trong việc tuân thủ thủ tục hành chính.
- Xây dựng hệ
thống các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở thông suốt, trong
sạch, vững mạnh, hiện đại, hiệu lực, hiệu quả, tăng tính dân chủ và pháp quyền
trong hoạt động điều hành của Chính phủ và của các cơ quan hành chính nhà nước.
- Bảo đảm thực
hiện trên thực tế quyền dân chủ của nhân dân, bảo vệ quyền con người, gắn quyền
con người với quyền và lợi ích của dân tộc, của đất nước.
- Xây dựng đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức có đủ phẩm chất, năng lực và trình độ, đáp ứng
yêu cầu phục vụ nhân dân và sự phát triển của đất nước.
Chương trình
cũng nêu rõ 3 trọng tâm cải cách hành chính đó là: Cải cách thể chế; xây dựng,
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, chú trọng cải cách
chính sách tiền lương nhằm tạo động lực thực sự để cán bộ, công chức, viên chức
thực thi công vụ có chất lượng và hiệu quả cao; nâng cao chất lượng dịch vụ
hành chính và chất lượng dịch vụ công.
Cụ thể hóa Chương
trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020, Kế hoạch cải
cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020 (ban hành kèm theo Quyết định số
225/QĐ-TTg , ngày 04/02/2016 của Thủ tướng Chính phủ) tiếp tục chỉ rõ hơn nữa mục
tiêu cần phải đạt được đó là:
- Tiếp tục đẩy
mạnh triển khai thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước
giai đoạn 2011 - 2020 theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP của Chính phủ, đảm bảo hoàn
thành các mục tiêu, nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước trong giai đoạn II
(2016 - 2020). Trong đó, tập trung thực hiện các trọng tâm cải cách hành chính giai đoạn 2016
- 2020 là: Cải cách thể chế; xây dựng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức, chú trọng cải cách chính sách tiền lương nhằm tạo động lực
thực sự để cán bộ, công chức, viên chức thực thi công vụ có chất lượng và hiệu
quả cao; nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và chất lượng dịch vụ công.
- Khắc phục
những tồn tại, hạn chế, bất cập trong quá trình triển khai thực hiện giai đoạn
2011 - 2015 của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước theo Nghị
quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ.
- Gắn kết công
tác cải cách hành chính của các bộ, ngành và địa phương; tăng cường trách nhiệm
của các cá nhân, cơ quan, đơn vị và người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước
các cấp trong việc triển khai nhiệm vụ cải cách hành chính. Nâng cao chất
lượng, hiệu quả của cải cách hành chính để phục vụ cho mục tiêu phát triển kinh
tế - xã hội của đất nước đến năm 2020.
Để đạt được các
mục tiêu trên, kế hoạch đặt ra 5 yêu cầu:
Một là, nâng
cao chất lượng toàn diện triển khai cải cách hành chính tại cơ quan hành chính
nhà nước các cấp từ Trung ương tới địa phương đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới.
Hai là, gắn kết
chặt chẽ việc triển khai các nhiệm vụ, đề án, dự án cải cách hành chính; tăng
cường chỉ đạo, phối hợp giữa các bộ, ngành và địa phương trong thực hiện các
nhiệm vụ cải cách hành chính giai đoạn 2016 - 2020, bảo đảm chất lượng, hiệu
quả trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nhóm giải pháp quy định tại Nghị quyết 30c/NQ-CP
ngày 08/11/2011 của Chính phủ.
Ba là, đôn đốc
triển khai có kết quả các nhiệm vụ trọng tâm trong cải cách hành chính giai
đoạn 2016 - 2020, bảo đảm nâng cao năng lực, kỹ năng thực thi công vụ, ý thức
trách nhiệm, đạo đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp; gắn cải cách hành chính với
cải cách lập pháp, tư pháp; cải thiện môi trường đầu tư, kinh doanh.
Bốn là, xác
định rõ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan hành chính nước tại các bộ,
ngành và địa phương trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ cải cách
hành chính.
Năm là, kế thừa
và phát huy những kinh nghiệm tốt trong cải cách hành chính ở trong nước giai
đoạn vừa qua, đồng thời chủ động nghiên cứu kinh nghiệm tiên tiến của các nước
áp dụng phù hợp vào thực tiễn của Việt Nam.
3.3. Nội dung
cải cách hành chính nhà nước
a. Nội dung Chương
trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.
Trên cơ sở tiếp
nối thành công của việc thực hiện Chương trình Tổng thể cải cách hành chính
nhà nước giai đoạn 2001 -2010, Chương trình Tổng thể cải cách hành chính nhà nước
giai đoạn 2011 -2020 xác định 6 nội dung cơ bản của cải cách hành chính nhà
nước là:
Thứ nhất: Cải
cách thể chế hành chính nhà nước
Cải cách thể
chế hành chính nhà nước nhằm tạo ra hệ thống hành lang pháp lý cho hoạt động
hành chính nhà nước đầy đủ, chính xác, rõ ràng. Những nhiệm vụ chủ yếu của cải
cách thể chế hành chính nhà nước bao gồm:
- Xây dựng,
hoàn thiện hệ thống pháp luật trên cơ sở Hiến pháp năm 1992 được sửa đổi, bổ
sung;
- Đổi mới và
nâng cao chất lượng công tác xây dựng pháp luật, trước hết là quy trình xây
dựng, ban hành luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định, thông tư và văn bản quy
phạm pháp luật của chính quyền địa phương nhằm bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp,
tính đồng bộ, cụ thể và khả thi của các văn bản quy phạm pháp luật;
- Tiếp tục xây
dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế, cơ chế, chính sách, trước hết là thể chế
kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm sự công bằng trong phân
phối thành quả của đổi mới, của phát triển kinh tế - xã hội;
- Hoàn thiện
thể chế về sở hữu, trong đó khẳng định rõ sự tồn tại khách quan, lâu dài của
các hình thức sở hữu, trước hết là sở hữu nhà nước, sở hữu tập thể, sở hữu tư
nhân, bảo đảm các quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu khác nhau trong
nền kinh tế; sửa đổi đồng bộ thể chế hiện hành về sở hữu đất đai, phân định rõ
quyền sở hữu đất và quyền sử dụng đất, bảo đảm quyền của người sử dụng đất;
- Tiếp tục đổi
mới thể chế về doanh nghiệp nhà nước mà trọng tâm là xác định rõ vai trò quản
lý của Nhà nước với vai trò chủ sở hữu tài sản, vốn của Nhà nước; tách chức
năng chủ sở hữu tài sản, vốn của Nhà nước với chức năng quản trị kinh doanh của
doanh nghiệp nhà nước; hoàn thiện thể chế về tổ chức và kinh doanh vốn nhà nước;
- Sửa đổi, bổ
sung các quy định của pháp luật về xã hội hóa theo hướng quy định rõ trách
nhiệm của Nhà nước trong việc chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của nhân
dân; khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia cung ứng các dịch vụ trong
môi trường cạnh tranh bình đẳng, lành mạnh;
- Tiếp tục xây
dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế về tổ chức và hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước; sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật
về tổ chức và hoạt động của Chính phủ, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các
cấp;
- Xây dựng,
hoàn thiện quy định của pháp luật về mối quan hệ giữa Nhà nước và nhân dân,
trọng tâm là bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của nhân dân, lấy ý kiến của
nhân dân trước khi quyết định các chủ trương, chính sách quan trọng và về quyền
giám sát của nhân dân đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
Thứ hai: Cải
cách thủ tục hành chính
Cải cách thủ
tục hành chính là một quá trình nhằm khắc phục những hạn chế của hệ thống thủ
tục hiện hành theo hướng đơn giản hóa, minh bạch hóa, công khai hóa, tạo ra sự
chuyển biến căn bản trong quan hệ giải quyết công việc giữa các cơ quan hành
chính nhà nước với tổ chức, công dân.
Cải cách thủ
tục hành chính là điều kiện cần thiết để tăng cường, củng cố mối quan hệ giữa
nhà nước và nhân dân, tăng cường sự tham gia quản lý nhà nước của nhân dân. Cải
cách thủ tục hành chính được coi là khâu đột phá trong cải cách nền hành chính
nhà nước, nghĩa là để tạo sự chuyển biến của toàn bộ hệ thống nền hành chính
quốc gia. Trong đó, cải cách thủ tục hành chính sẽ thúc đẩy toàn bộ hệ thống
hành chính phát triển.
Cải cách thủ
tục hành chính là một đòi hỏi tất yếu của thực tiễn khách quan trong công cuộc
đổi mới. Với vai trò ý nghĩa vô cùng quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta đã xác
định đây là trọng tâm của công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia.
Những nội dung
chủ yếu của cải cách thủ tục hành chính gồm:
- Cắt giảm và
nâng cao chất lượng thủ tục hành chính trong tất cả các lĩnh vực quản lý nhà
nước, nhất là thủ tục hành chính liên quan tới người dân, doanh nghiệp;
- Trong giai
đoạn 2011 - 2015, thực hiện cải cách thủ tục hành chính để tiếp tục cải thiện
môi trường kinh doanh, giải phóng mọi nguồn lực của xã hội và nâng cao năng lực
cạnh tranh quốc gia, bảo đảm điều kiện cho nền kinh tế của đất nước phát triển
nhanh, bền vững. Một số lĩnh vực trọng tâm cần tập trung là: Đầu tư; đất đai;
xây dựng; sở hữu nhà ở; thuế; hải quan; xuất khẩu, nhập khẩu; y tế; giáo dục;
lao động; bảo hiểm; khoa học, công nghệ và một số lĩnh vực khác do Thủ tướng
Chính phủ quyết định theo yêu cầu cải cách trong từng giai đoạn;
- Cải cách thủ
tục hành chính giữa các cơ quan hành chính nhà nước, các ngành, các cấp và
trong nội bộ từng cơ quan hành chính nhà nước;
- Kiểm soát
chặt chẽ việc ban hành mới các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật;
- Công khai,
minh bạch tất cả các thủ tục hành chính bằng các hình thức thiết thực và thích
hợp; thực hiện thống nhất cách tính chi phí mà cá nhân, tổ chức phải bỏ ra khi
giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan hành chính nhà nước; duy trì và cập nhật
cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính;
- Đặt yêu cầu
cải cách thủ tục hành chính ngay trong quá trình xây dựng thể chế, tổng kết
kinh nghiệm thực tiễn và tăng cường đối thoại giữa Nhà nước với doanh nghiệp và
nhân dân; mở rộng dân chủ, phát huy vai trò của các tổ chức và chuyên gia tư
vấn độc lập trong việc xây dựng thể chế, chuẩn mực quốc gia về thủ tục hành
chính;
giảm
mạnh các thủ tục hành chính hiện hành; công khai các chuẩn mực, các quy định
hành chính để nhân dân giám sát việc thực hiện;
- Tiếp nhận, xử
lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quy định hành chính để hỗ
trợ việc nâng cao chất lượng các quy định hành chính và giám sát việc thực hiện
thủ tục hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước các cấp.
Thứ ba: Cải
cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước
Cải cách tổ
chức bộ máy hành chính nhà nước là quá trình thay đổi chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức và phương thức làm việc của tổ chức bộ máy hành chính
nhà nước để hoạt động hiệu lực, hiệu quả hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu phục vụ
nhân dân, phục vụ xã hội của nền hành chính.
Hiện nay, chúng
ta buộc phải cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước bởi các lý do sau: Một
là, chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, vai trò, chức
năng của nhà nước nói chung, của từng cơ quan hành chính nói riêng cần phải có
sự điều chỉnh lại cho phù hợp, từ đó dẫn đến tổ chức bộ máy phải có những thay
đổi cần thiết. Hai là, bản thân tổ chức bộ máy hành chính từ trung ương đến cơ
sở còn nhiều bất cập, cụ thể
là: cồng kềnh, nhiều tầng nấc. Ba là, phương thức làm việc của các cơ quan hành chính
chưa mang lại hiệu quả cao, đòi hỏi phải nghiên cứu cải cách.
Do đó, khi tiến
hành cải cách phải bảo đảm yêu cầu: Bám sát mục tiêu, chương trình tổng thể cải
cách hành chính nhà nước; cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước phải bảo
đảm bộ máy được tinh giản, gọn nhẹ, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và địa vị
pháp lý của từng cơ quan; phải khắc phục được những yếu kém, bất cập trong tổ
chức và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; và phải lấy sự hài lòng
của người dân, doanh nghiệp là tiêu chí đánh giá hiệu quả của việc cải cách.
Theo đó, Chương
trình đã xác định nội dung cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước gồm:
- Tiến hành
tổng rà soát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên
chế hiện có của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân
dân các cấp, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện,
các cơ quan, tổ chức khác thuộc bộ máy hành chính nhà nước ở trung ương và địa
phương (bao gồm cả các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước); trên cơ sở đó điều chỉnh
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức, sắp xếp lại các cơ quan, đơn vị nhằm
khắc phục tình trạng chồng chéo, bỏ trống hoặc trùng lắp về chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn; chuyển giao những công việc mà cơ quan hành chính nhà nước không
nên làm hoặc làm hiệu quả thấp cho xã hội, các tổ chức xã hội, tổ chức phi
chính phủ đảm nhận;
- Tổng kết,
đánh giá mô hình tổ chức và chất lượng hoạt động của chính quyền địa phương
nhằm xác lập mô hình tổ chức phù hợp, bảo đảm phân định đúng chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, sát thực tế, hiệu lực, hiệu quả; xây dựng mô hình chính quyền đô
thị và chính quyền nông thôn phù hợp.
Hoàn thiện cơ
chế phân cấp, bảo đảm quản lý thống nhất về tài nguyên, khoáng sản quốc gia;
quy hoạch và có định hướng phát triển; tăng cường giám sát, kiểm tra, thanh
tra; đồng thời, đề cao vai trò chủ động, tinh thần trách nhiệm, nâng cao năng
lực của từng cấp, từng ngành;
- Tiếp tục đổi
mới phương thức làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; thực hiện thống nhất
và nâng cao chất lượng thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tập trung
tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện; bảo đảm sự hài lòng của cá nhân, tổ chức đối với sự phục vụ
của cơ quan hành chính nhà nước đạt mức trên 80% vào năm 2020;
- Cải cách và
triển khai trên diện rộng cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị sự
nghiệp dịch vụ công; chất lượng dịch vụ công từng bước được nâng cao, nhất là
trong các lĩnh vực giáo dục, y tế; bảo đảm sự hài lòng của cá nhân đối với dịch
vụ do đơn vị sự nghiệp công cung cấp trong các lĩnh vực giáo dục, y tế đạt mức
trên
80%
vào năm 2020.
Thứ tư: Xây
dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
Đội ngũ cán bộ,
công chức có vị trí rường cột trong tổ chức, hoạt động của các cơ quan hành
chính, có vai trò quyết định đến sự phát triển của đất nước, là người trực tiếp
tham gia vào quá trình xây dựng và thực thi luật pháp, quản lý mọi mặt của đời
sống kinh tế - xã hội; tham mưu, hoạch định, tổ chức thực hiện và thanh tra,
kiểm tra việc thực thi các đường lối, chính sách. Vì vậy, đây là một trong
những nội dung được chú trọng nhất trong tiến trình cải cách hành chính ở nước
ta. Những nhiệm vụ chủ yếu đặt ra trong giai đoạn 2011-2020 trong lĩnh vực này
bao gồm:
- Đến năm 2020,
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có số lượng, cơ cấu hợp lý, đủ trình độ và
năng lực thi hành công vụ, phục vụ nhân dân và phục vụ sự nghiệp phát triển của
đất nước;
- Xây dựng đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính
trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy phục vụ nhân dân thông qua
các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp, có hiệu quả;
- Xây dựng, bổ
sung và hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật về chức danh, tiêu chuẩn
nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức, kể cả cán bộ, công chức lãnh đạo,
quản lý;
- Trên cơ sở
xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, xây dựng cơ cấu cán
bộ, công chức, viên chức hợp lý gắn với vị trí việc làm;
- Hoàn thiện
quy định của pháp luật về tuyển dụng, bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp với
trình độ, năng lực, sở trường của công chức, viên chức trúng tuyển; thực hiện
chế độ thi nâng ngạch theo nguyên tắc cạnh tranh; thi tuyển cạnh tranh để bổ
nhiệm vào các vị trí lãnh đạo, quản lý từ cấp vụ trưởng và tương đương (ở trung
ương), giám đốc sở và tương đương (ở địa phương) trở xuống;
- Hoàn thiện
quy định của pháp luật về đánh giá cán bộ, công chức, viên chức trên cơ sở kết
quả thực hiện nhiệm vụ được giao; thực hiện cơ chế loại bỏ, bãi miễn những
người không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm kỷ luật, mất uy tín với nhân dân; quy
định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức tương ứng với
trách nhiệm và có chế tài nghiêm đối với hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm kỷ luật,
vi phạm đạo đức công vụ của cán bộ, công chức, viên chức;
- Đổi mới nội
dung và chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; thực hiện
việc đào tạo, bồi dưỡng theo các hình thức: Hướng dẫn tập sự trong thời gian
tập sự; bồi dưỡng theo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức; đào tạo, bồi
dưỡng theo tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý; bồi dưỡng bắt buộc kiến thức,
kỹ năng tối thiểu trước khi bổ nhiệm và bồi dưỡng hàng năm;
- Tập trung
nguồn lực ưu tiên cho cải cách chính sách tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội và
ưu đãi người có công; đến năm 2020, tiền lương của cán bộ, công chức, viên chức
được cải cách cơ bản, bảo đảm được cuộc sống của cán bộ, công chức, viên chức
và gia đình ở mức trung bình khá trong xã hội.
Sửa đổi, bổ
sung các quy định về chế độ phụ cấp ngoài lương theo ngạch, bậc, theo cấp bậc
chuyên môn, nghiệp vụ và điều kiện làm việc khó khăn, nguy hiểm, độc hại.
Đổi mới quy
định của pháp luật về khen thưởng đối với cán bộ, công chức, viên chức trong
thực thi công vụ và có chế độ tiền thưởng hợp lý đối với cán bộ, công chức,
viên chức hoàn thành xuất sắc công vụ;
- Nâng cao
trách nhiệm, kỷ luật, kỷ cương hành chính và đạo đức công vụ của cán bộ, công
chức, viên chức.
Thứ năm: Cải
cách tài chính công
Cải cách tài
chính công trong tổng thể cải cách hành chính có ý nghĩa quan trọng. Thực tiễn
cho thấy các giải pháp ở các lĩnh vực khác chi có thể được thực hiện tốt nếu
gắn liền với một cơ chế tài chính minh bạch và hiệu quả. Những nhiệm vụ chính
đặt ra đối với cải cách tài chính công giai đoạn 2011-2020 bao gồm:
- Động viên hợp
lý, phân phối và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực cho phát triển kinh tế - xã
hội; tiếp tục hoàn thiện chính sách và hệ thống thuế, các chính sách về thu
nhập, tiền lương, tiền công; thực hiện cân đối ngân sách tích cực, bảo đảm tỷ
lệ
tích
lũy hợp lý cho đầu tư phát triển; dành nguồn lực cho con người, nhất là cải
cách chính sách tiền lương và an sinh xã hội; phấn đấu giảm dần bội chi ngân
sách;
- Tiếp tục đổi
mới cơ chế, chính sách tài chính đối với doanh nghiệp nhà nước, nhất là các tập
đoàn kinh tế và các tổng công ty; quản lý chặt chẽ việc vay và trả nợ nước
ngoài; giữ mức nợ Chính phủ, nợ quốc gia và nợ công trong giới hạn an toàn;
- Đổi mới căn
bản cơ chế sử dụng kinh phí nhà nước và cơ chế xây dựng, triển khai các nhiệm
vụ khoa học, công nghệ theo hướng lấy mục tiêu và hiệu quả ứng dụng là tiêu
chuẩn hàng đầu; chuyển các đơn vị sự nghiệp khoa học, công nghệ sang cơ chế tự
chủ, tự chịu trách nhiệm; phát triển các doanh nghiệp khoa học, công nghệ, các
quỹ đổi mới công nghệ và quỹ đầu tư mạo hiểm; xây dựng đồng bộ chính sách đào
tạo, thu hút, trọng dụng, đãi ngộ xứng đáng nhân tài khoa học và công nghệ;
- Đổi mới cơ
chế phân bổ ngân sách cho cơ quan hành chính nhà nước, tiến tới xóa bỏ chế độ
cấp kinh phí theo số lượng biên chế, thay thế bằng cơ chế cấp ngân sách dựa
trên kết quả và chất lượng hoạt động, hướng vào kiểm soát đầu ra, chất lượng
chi tiêu theo mục tiêu, nhiệm vụ của các cơ quan hành chính nhà nước;
- Nhà nước tăng
đầu tư, đồng thời đẩy mạnh xã hội hóa, huy động toàn xã hội chăm lo phát triển
giáo dục, đào tạo, y tế, dân số - kế hoạch hóa gia đình, thể dục, thể thao.
Đổi mới cơ chế
hoạt động, nhất là cơ chế tài chính của các đơn vị sự nghiệp dịch vụ công; từng
bước thực hiện chính sách điều chỉnh giá dịch vụ sự nghiệp công phù hợp; chú
trọng đổi mới cơ chế tài chính của các cơ sở giáo dục, đào tạo, y tế công lập
theo hướng tự chủ, công khai, minh bạch. Chuẩn hóa chất lượng dịch vụ giáo dục,
đào tạo, y tế; nâng cao chất lượng các cơ sở giáo dục, đào tạo, khám chữa bệnh,
từng bước tiếp cận với tiêu chuẩn khu vực và quốc tế. Đổi mới và hoàn thiện
đồng bộ các chính sách bảo hiểm y tế, khám, chữa bệnh; có lộ trình thực hiện
bảo hiểm y tế toàn dân.
Thứ sáu: Hiện
đại hóa hành chính
Trong bối cảnh
cách mạng khoa học - công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin phát triển mạnh
mẽ hiện nay, nếu không coi trọng việc hiện đại hóa hành chính thì sẽ khiến cho
nền hành chính bị tụt hậu, khó thực hiện được mục tiêu của cải cách hành chính
mà Chính phủ đề ra. Việc ứng dụng các thành tựu khoa học-công nghệ vào hoạt
động hành chính nhà nước không chỉ làm tăng năng suất lao động mà còn góp phần
quan trọng làm thay đổi phương thức làm việc của cán bộ, công chức, hướng tới
một môi trường hành chính hiện đại. Do đó, hiện đại hóa hành chính là một nội
dung cần được coi trọng. Những nhiệm vụ chủ yếu của hiện đại hóa hành chính
trong giai đoạn từ 2010 - 2020 thể hiện trên các mặt sau:
- Hoàn thiện và
đẩy mạnh hoạt động của Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên
Internet. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu
chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới
dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư
điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động
trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước
được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng
truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến
trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng
nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên
nhiều phương tiện khác nhau;
- Ứng dụng công
nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan
hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong
giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính
công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công;
- Công bố danh mục
các dịch vụ hành chính công trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính
phủ trên Internet. Xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao
dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn
giản và cải cách thủ tục hành chính;
- Thực hiện có
hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan hành chính nhà nước;
- Thực hiện
Quyết định số 1441/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về
việc phê duyệt Kế hoạch đầu tư trụ sở cấp xã, phường bảo đảm yêu cầu cải cách
hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước;
- Xây dựng trụ
sở cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương hiện đại, tập trung ở những nơi có điều
kiện.
4. Kết luận:
Hoạt động hành
chính nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm trật tự của xã hội,
duy trì sự phát triển xã hội theo định hướng của Nhà nước, qua đó hiện thực hóa
mục tiêu chính trị của Đảng. Chính vì vậy, nâng cao chất lượng hoạt động của bộ
máy hành chính nhà nước là yêu cầu và mong muốn của toàn Đảng, toàn dân. Cải
cách hành chính là một chủ trương, công cuộc có tính đổi mới nhằm nâng cao hiệu
lực, hiệu quả của nhà nước và cải cách hành chính có vai trò to lớn đối với mọi
lĩnh vực của đời sống xã hội.
Công tác cải
cách hành chính trong những năm qua đã đạt được những kết quả tích cực trên các
nội dung của hai Chương trình cải cách hành chính nhà nước. Chẳng hạn, cơ chế
một cửa, một cửa liên thông tại tất các các Sở, ngành, địa phương với sự đầu tư
ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, giải quyết nhanh chóng hồ sơ, thủ tục
tại nhiều lĩnh vực. Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của các cơ quan nhà
nước được đầu tư cơ bản tạo môi trường làm việc lịch sự, nâng cao chất lượng,
hiệu quả công tác. Bộ máy cơ quan hành chính Nhà nước, chính quyền cơ sở của
tỉnh được kịp thời củng cố, sắp xếp kiện toàn để đi vào hoạt động. Chất lượng đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức các năm qua đã có bước chuyển biến đáng kể, việc
tuyển dụng công chức, viên chức có nhiều đổi mới, phần nào đáp ứng được yêu cầu
của công việc.
Bên cạnh những
kết quả đã đạt được, công tác cải cách hành chính nhà nước còn bộc lộ nhiều hạn
chế. Tại một số cơ quan, đơn vị, việc công bố thủ tục hành chính còn chậm và
công tác niêm yết công khai thủ tục hành chính chưa kịp thời. Tổ chức bộ máy
một số cơ quan, đơn vị, nhất là các đơn vị sự nghiệp còn cồng kềnh, hoạt động
chưa thực sự hiệu quả. Việc đầu tư, ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin trong
hoạt động các cơ quan nhà nước còn nhiều hạn chế, phân tán nhiều đầu mối, thiếu
gắn kết. Nhưng tồn tại lớn nhất hiện nay là người dân chưa thực sự hài lòng với
chất lượng dịch vụ hành chính công tại các cơ quan, đơn vị trong thời gian qua,
nhất là những phản ánh về thái độ của cán bộ, công chức, viên chức; hiện tượng
vòi vĩnh, tiêu cực khi tiếp nhận, thụ lý và giải quyết hồ sơ.
Những hạn chế,
tồn tại nêu trên xuất phát từ một số nguyên nhân: Lãnh đạo một số cơ quan, đơn
vị, địa phương chưa nhận thức đúng đắn về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác
cải cách hành chính để có chỉ đạo quyết liệt, hiệu quả. Chưa thực sự chủ động
nghiên cứu, đề ra các giải pháp đổi mới trong quá trình quản lý nhà nước, còn
ngại khó, duy trì cách làm cũ. Sự phối hợp giữa một số cơ quan, giữa các ngành,
các cấp trong triển khai thực hiện các nội dung cải cách hành chính chưa thực
sự chặt chẽ, hiệu quả. Còn một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chưa đáp
ứng yêu cầu về kỹ năng nghiệp vụ, ý thức pháp luật, tinh thần trách nhiệm, đạo
đức công vụ chưa cao, gây khó khăn, phiền hà cho người dân, doanh nghiệp. Trong
cải cách chế độ công vụ, công chức chưa có giải pháp thiết thực, hiệu quả để
quy trách nhiệm cho người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trong thực hiện nhiệm
vụ, trong quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức. Công tác thanh tra,
kiểm tra chưa phát huy tối đa vai trò trách nhiệm, chậm phát hiện vi phạm,
nhiều trường hợp việc xử lý vi phạm còn mang tính tình thế, cả nể; biện pháp
ngăn chặn các vi phạm của công chức trong thi hành công vụ chưa triệt để. Bên
cạnh đó, việc ban hành các văn bản của Trung ương như nghị định, thông tư đôi
khi còn chậm, chưa đồng bộ thống nhất hoặc chồng chéo khiến cho việc thực hiện
cải cách hành chính chưa đạt được mục tiêu mong muốn.
Cải cách hành
chính là khâu đột phá, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, đòi hỏi sự quyết
tâm, nghiêm túc thực hiện của cả bộ máy nhà nước và sự chung tay của toàn dân, trong
đó, bắt đầu từ sự thay đổi về tư tưởng, nhận thức về cải cách hành chính. Có
như vậy, mới có thể nâng cao được sức cạnh tranh của nền kinh tế, nhanh
chóng thoát khỏi nguy cơ tụt hậu so với trình độ phát triển chung của khu vực
và thế giới, để tạo đà phấn đấu trước năm 2020 nước ta về cơ bản trở thành nước
công nghiệp theo hướng hiện đại.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Trần
Bạt (2005), Cải cách và sự phát triển, Nxb. Hội nhà văn.
2. Bộ Nội vụ
(2013), Tài liệu chương trình bồi dưỡng ngạch chuyên viên.
3. Bộ Nội vụ
(2013), Tài liệu chương trình bồi dưỡng công chức chuyên trách cải cách hành
chính.
4. Chính phủ, Báo
cáo tổng kết thực hiện Chương trình Tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai
đoạn 2001 - 2010 và phương hướng, nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước giai
đoạn 2011 - 2020.
5. Học viện
Hành chính quốc gia (2000), Đề tài Hành chính phát triển và cải cách hành
chính”, Hà Nội.
6. Thủ tướng
Chính phủ, Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ, công vụ công chức”, ban hành
kèm theo Quyết định 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ.
7. Trung tâm
biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam (1995), Từ điển Bách khoa Việt Nam, Nxb.
Từ điển Bách khoa.
8. Trung tâm Từ
điển học (2007) Từ Điển tiếng Việt, Nxb. Đà Nẵng.
9. Quyết định
số 225/QĐ-TTg , ngày 04/02/2016 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch cải
cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Tại sao cải
cách hành chính nhà nước ở nước ta được Đảng và Nhà nước ta xác định là trọng
tâm của cải cách nhà nước theo hướng pháp quyền XHCN?
2. Anh/Chị hãy
phân tích mục đích và vai trò của cải cách hành chính. Liên hệ với thực tiễn
Việt Nam.
3. Anh/Chị hãy
nêu xu hướng cải cách hành chính ở các nước phát triển và rút ra một số kinh
nghiệm vận dụng vào cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam.
4. Theo Anh/Chị,
công cuộc cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam hiện nay đang gặp phải thách
thức nào? Cần làm gì để khắc phục?
Chuyên
đề 7
CHUYÊN
ĐỀ BÁO CÁO
THỰC HIỆN PHÁP LUẬT TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ
Nội dung báo cáo tùy
thuộc vào vị trí việc làm của học viên. Những gợi ý sau đây chỉ nhằm hỗ trợ cho
quá trình xây dựng và trình bày báo cáo.
1. Một số vấn
đề cơ bản về thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước đối với lĩnh vực lưu
trữ
1.1. Thực hiện
pháp luật
1.1.1. Khái
niệm
- Nêu được các
quan niệm khác nhau về thực hiện pháp luật.
- Lựa chọn quan
niệm mang tính phổ quát, khoa học làm cơ sở chính thức cho việc nghiên cứu các
vấn đề lý luận khác về thực hiện pháp luật.
1.1.2. Các hình
thức thực hiện pháp luật
- Nêu được
những vấn đề lý luận cơ bản về các hình thức thực hiện pháp luật: tuân thủ pháp luật,
sử dụng pháp luật, thi hành pháp luật, áp dụng pháp luật.
- Tìm ra những điểm
khác biệt trong các hình thức thực hiện pháp luật đã nêu.
1.1.3. Các yêu
cầu của việc thực hiện pháp luật
- Việc thực
hiện pháp luật phải bảo đảm nguyên tắc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
- Việc thực
hiện pháp luật phải đặt trong mối quan hệ chặt chẽ với hoạt động xây dựng pháp luật
và bảo vệ pháp luật.
- Việc thực
hiện pháp luật phải đảm bảo nguyên tắc: công dân có quyền làm những điều pháp luật
không cấm; cán bộ, công chức, viên chức chỉ được làm những điều pháp luật cho
phép.
- Thực hiện
pháp luật phải bảo đảm quyền con người, quyền công dân.
- Thực hiện
pháp luật phải phù hợp với các cam kết quốc tế.
1.2. Quản lý
nhà nước về lưu trữ
1.2.1. Khái
niệm
- Nêu khái niệm
quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Phân tích các
yếu tố cấu thành trong khái niệm quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Nêu đặc điểm của
hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ.
1.2.2. Chủ thể,
khách thể quản lý nhà nước về lưu trữ
- Nêu cơ sở
pháp lý về việc ghi nhận chủ thể hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ; quyền
và nghĩa vụ của các chủ thể quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Nêu và phân
tích khách thể quản lý nhà nước về lưu trữ. Trình bày được những đặc trưng cơ
bản của khách thể trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Phân tích, lý
giải mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý nhà nước về lưu trữ để tìm
ra những đặc trưng phải có trong việc lựa chọn nội dung, phương pháp, công cụ
quản lý nhà nước về lưu trữ.
1.2.3. Nội dung
quản lý nhà nước về lưu trữ
- Nêu cơ sở
pháp lý quy định nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Trình bày
được những nội dung cơ bản trong hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ theo
quy định của pháp luật hiện hành.
- So sánh nội
dung quản lý nhà nước về lưu trữ của Việt Nam với một số quốc gia trên thế giới
(nếu có).
1.2.4. Phương
pháp, công cụ quản lý nhà nước về lưu trữ
- Trình bày
khái niệm, nội dung phương pháp, công cụ quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Đánh giá hiệu
quả của các phương pháp, công cụ quản lý nhà nước về lưu trữ ở Việt Nam hiện
nay.
1.3. Vai trò
của thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
- Nghiên
cứu, tổng hợp các vai trò của thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu
trữ theo quan điểm của các chủ thể thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Trình bày
quan điểm cá nhân về vai trò của thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về
lưu trữ.
2. Thực
trạng hoạt động thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
2.1. Nghiên
cứu các hình thức thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
- Trên cơ sở
các vấn đề lý luận đã nghiên cứu, chỉ rõ các hình thức thực hiện pháp luật
trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Tập trung
nghiên cứu, xác định rõ các vấn đề cơ bản sau:
+ Các yếu tố
đảm bảo thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
+ Chủ thể
thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
+ Quy trình
thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
2.2. Đánh
giá về các hình thức thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
Tập trung
đánh giá một số vấn đề cơ bản đã nghiên cứu ở phần 2.1
- Đánh giá
về các yếu tố bảo đảm thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ:
+ Đánh giá
về chất lượng văn bản pháp luật lưu trữ.
+ Các yếu tố
liên quan đến tổ chức thực hiện pháp luật.
+ Trình độ
phát triển kinh tế, cơ sở hạ tầng.
+ Trình độ
văn hóa, ý thức pháp luật.
+ Nguồn tài
chính bảo đảm thực hiện pháp luật.
- Đánh giá
về chủ thể thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
+ Đánh giá
về các quy định pháp luật có liên quan đến việc ghi nhận, phân định quyền và
nghĩa vụ của các chủ thể thực hiện pháp luật.
+ Đánh giá
trình độ chuyên môn, năng lực, phẩm chất chính trị, đạo đức của đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức thực hiện hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Đánh giá
về quy trình thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
+ Đánh giá
hoạt động tuyên truyền, phổ biến, giáo
dục pháp luật lưu trữ.
+ Đánh giá
hoạt động hướng dẫn, giải thích pháp luật lưu trữ.
+ Đánh giá
các hoạt động kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật lưu trữ khi thực hiện
các hoạt động sử dụng, thi hành và áp dụng pháp luật lưu trữ.
+ Tổng kết,
đánh giá hiệu lực, hiệu quả của pháp luật lưu trữ qua quá trình quản lý nhà
nước về lưu trữ.
- Đánh giá
hiệu quả của việc thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
2.3. Tìm
hiểu nguyên nhân
- Tìm hiểu
và phân tích các nguyên nhân khách quan.
- Tìm hiểu
và phân tích các nguyên nhân chủ quan.
3. Giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về
lưu trữ
Trên cơ sở
những hạn chế, bất cập và nguyên nhân đã được đánh giá, phân tích làm rõ, học
viên có thể đề xuất các giải pháp theo quan điểm cá nhân theo hai nhóm:
3.1. Nhóm
giải pháp chung
3.2. Nhóm
giải pháp cụ thể trong từng cơ quan, tổ chức chuyên ngành Lưu trữ.
Yêu cầu đối
với các giải pháp:
Giải pháp
phải đảm bảo tính khoa học, tính thực tiễn, tính phù hợp, tình hình mới và tính
khả thi.
Phần
2
KIẾN THỨC, KĨ NĂNG NGHỀ NGHIỆP
Chuyên
đề 8
KỸ
NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÍ
Hoạt động
quản lí diễn ra ở tất cả các cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của mình, các cơ
quan, tổ chức sử dụng văn bản là phương tiện để phục vụ cho hoạt động quản lí.
Từ đó, hình thành nên nhiều hệ thống văn bản khác nhau. Do vậy, nội dung kĩ
năng soạn thảo văn bản quản lí rất rộng, bao gồm: kĩ năng soạn thảo văn bản
quản lí nhà nước, văn bản của Đảng, văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội,
tổ chức kinh tế…Tuy nhiên, với đối tượng bồi dưỡng ngạch lưu trữ viên, trong
chuyên đề này chỉ tập trung trình bày về kĩ năng soạn thảo văn bản quản lí nhà
nước.
1. Một số
vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
1.1. Khái
niệm văn bản và văn bản quản lí nhà nước
1.1.1. Khái
niệm văn bản
Thuật ngữ
văn bản có gốc từ tiếng Latin là “documentum” có nghĩa là sự chứng minh, chứng
nhận. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: là vật
mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định. Khái niệm này từ lâu đã được
sử dụng phổ biến trong giới nghiên cứu về sử học, văn bản học ở nước ta.
Dưới góc độ
hành chính học, văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn: là công văn, giấy tờ hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Theo đó thì các chỉ thị, quyết
định, chương trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên bản, sổ sách, chứng từ,
đơn từ… được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều
được gọi là văn bản.
1.1.2. Khái
niệm văn bản quản lí nhà nước
Văn bản quản
lí nhà nước là những quyết định và thông tin quản lí thành văn, do cơ quan nhà
nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật, được đảm bảo
thi hành bằng quyền lực nhà nước.
Văn bản quản
lí nhà nước có đặc điểm:
1. Được ban
hành dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan, là tiếng nói chính
thức của một cơ quan nhà nước - cơ quan công quyền.
2. Văn bản
quản lí nhà nước thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền và mang tính quyền lực
đơn phương. Có thể nói, đây là đặc điểm cơ bản của văn bản quản lí nhà nước.
3. Văn bản
quản lí nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, ngôn ngữ theo quy định
của pháp luật và có thể thức thống nhất do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quy định.
1.2. Chức
năng của văn bản quản lí nhà nước
Chức năng
của văn bản quản lí nhà nước là thuộc tính vốn có của văn bản quản lí nhà nước,
bắt nguồn từ chức năng của văn bản nói chung và chức năng đối nội, đối ngoại
của nhà nước, cụ thể như sau:
1.2.1. Chức
năng thông tin
Văn bản được
làm ra trước hết là do nhu cầu giao tiếp của con người, nhằm ghi chép và truyền
đạt thông tin. Vì vậy chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn
bản nói chung và văn bản quản lí nhà nước nói riêng.
Xét về mặt
lịch sử, việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản chỉ xuất
hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết - văn tự. Chữ viết ra đời, văn bản
trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội, nó
khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian, có độ chính xác cao so
với việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một động lực thúc đẩy mạnh mẽ
sự phát triển của xã hội loài người.
Trong văn
bản quản lí nhà nước, thông tin gồm nhiều loại, được phân chia theo nhiều tiêu
chí khác nhau tùy mục tiêu, tính chất và nội dung công việc như theo lĩnh vực
quản lí có thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa - xã hội…;
theo thẩm quyền tạo lập thông tin có thông tin từ trên xuống, thông tin từ dưới
lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ; theo thời điểm của thông tin có
thông tin quá khứ, thông tin hiện hành, thông tin dự báo…
Chức năng
thông tin của văn bản quản lí nhà nước thể hiện qua các mặt sau: Ghi lại và
truyền đạt thông tin quản lí từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lí hay
từ cơ quan đến nhân dân; Giúp các cơ quan thu nhập những thông tin cần cho hoạt
động quản lí; Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống
truyền đạt thông tin khác.
Có thể khẳng
định, không thể đạt được hiệu lực và hiệu quả quản lí nhà nước nếu không có các
quyết định quản lí được xây dựng và ban hành trên cơ sở thu thập, xử lí và
truyền đạt thông tin hiệu quả.
1.2.2. Chức
năng pháp lí
Chức năng
pháp lí là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lí nhà nước,
được thể hiện ở các mặt sau đây:
- Văn bản
quản lí nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy phạm pháp luật,
xác lập quan hệ về mặt pháp luật tồn tại trong xã hội.
- Văn bản
quản lí nhà nước còn làm bằng chứng pháp lí cho các quyết định quản lí và các
thông tin quản lí khác.
Việc nắm
vững chức năng pháp lí của văn bản quản lí nhà nước có ý nghĩa thiết thực, đòi
hỏi việc soạn thảo và ban hành văn bản phải tuân thủ các quy định, chuẩn mực. Mọi
biểu hiện tùy tiện trong soạn thảo và ban hành văn bản đều có thể làm suy giảm,
hạ thấp chức năng pháp lí, từ đó ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động
quản lí của cơ quan, nhà nước.
1.2.3. Chức
năng quản lí
Nhìn từ góc
độ quản lí, văn bản quản lí nhà nước là phương tiện nhà nước sử dụng để điều
hành các hoạt động của bộ máy nhà nước trong nhiều phạm vi thời gian, không
gian theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Chức năng này tạo nên vai
trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lí nhà nước trong hoạt động của các cơ
quan quản lí nhà nước.
Trong công
tác quản lí, văn bản được dùng vào nhiều mục đích: Ghi lại và truyền đạt các
quyết định quản lí, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện các quyết định đó, phản
ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với các cơ quan hoặc với cán bộ
và công dân về những vấn đề có liên quan… Trong đó, khâu quan trọng nhất là
truyền đạt các quyết định quản lí, như đề ra các chủ trương, chính sách, các
biện pháp công tác, xây dựng chương trình, kế hoạch… các thông tin này cần văn bản
hóa để có thể truyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác đến các cơ quan, đơn
vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp cho các đối tượng đó thực hiện
nội dung các quyết định được thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Mặt khác,
các quyết định quản lí được văn bản hóa cũng sẽ là căn cứ không thể thiếu để
chủ thể ban hành tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lí
những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh.
1.2.4. Các
chức năng khác
Ngoài ba
chức năng chính của văn bản quản lí nhà nước đã trình bày trên đây, văn bản
quản lí nhà nước còn có nhiều chức năng khác như chức năng văn hóa - xã hội,
chức năng thống kê,…
Trong thực
tế, nói chung không tồn tại văn bản quản lí nhà nước chỉ có một chức năng mà là
đa chức năng. Sự phân tích theo từng chức năng như trên chỉ nhằm mục đích giúp
chúng ta nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trò của văn bản quản lí nhà nước đối
với hoạt động của một cơ quan nói riêng và của bộ máy nhà nước nói chung, từ đó
sử dụng và phát huy công cụ này nhằm phục vụ hiệu quả công tác quản lí.
1.3. Vai trò
của văn bản quản lí nhà nước
Từ những
chức năng nêu trên, chúng ta thấy vai trò của văn bản quản lí nhà nước được thể
hiện như sau:
1.3.1. Văn
bản là phương tiện đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lí của cơ quan, đơn
vị
Trong hoạt
động quản lí nhà nước, nhu cầu thông tin rất lớn, đa dạng và luôn luôn biến
đổi. Nhu cầu này xác định tùy vào từng công việc, phạm vi hoạt động của từng cơ quan
và các yếu tố khác. Thông tin để đảm bảo cho hoạt động quản lí của cơ quan, đơn
vị cần chính xác, đầy đủ, kịp thời và phải được xử lí. Trong đó, văn bản là
hình thức thông tin chủ yếu và quan trọng để phục vụ hoạt động quản lí của các
cơ quan nhà nước. Các thông tin thường thu thập được trong văn bản bao gồm:
Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu
và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan; Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu
hoạt động cụ thể của từng cơ quan, tổ chức; Thông tin về phương thức hoạt động,
quan hệ công tác giữa các đơn vị và các cơ quan với nhau; Thông tin về tình
hình đối tượng bị quản lí, về sự biến động của cơ quan, về chức năng, nhiệm vụ
và quyền hạn của cơ quan, tổ chức; Thông tin về các kết quả đạt được trong quản
lí.
Đối với mọi
cơ quan, tổ chức, những thông tin đó là quan trọng và cần thiết để mọi cơ quan,
tổ chức có thể hoạt động có hiệu quả.
1.3.2. Văn
bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lí
Quản lí là
một khoa học và là một nghệ thuật nên việc truyền đạt các quyết định quản lí có
một ý nghĩa rất quan trọng. Nó đòi hỏi nhanh chóng, chính xác và đúng đối
tượng. Vấn đề đặt ra là phải truyền đạt như thế nào để đối tượng quản lí không
chỉ thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm bắt được ý đồ lãnh đạo, mà còn nhiệt
tình và phấn khởi thực hiện khi nhận được quyết định quản lí. Việc truyền đạt
kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu chính xác sẽ làm cho quyết định quản lí
khó có điều kiện thực hiện hoặc thực hiện với hiệu quả thấp hoặc không hiệu
quả.
Trong thực
tế, văn bản có vai trò rất quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản
lí. Chúng có khả năng giúp cho việc truyền đạt các thông tin quản lí đến hệ
thống bị quản lí được chính xác, đầy đủ.
Truyền đạt
quyết định quản lí và việc sử dụng văn bản như một phương tiện để truyền đạt là
một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức lao động khoa học của hoạt động quản
lí.
1.3.3. Văn
bản là phương tiện giúp kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và
quản lí
Kiểm tra là
một khâu của quá trình quản lí để đảm bảo cho hoạt động quản lí có hiệu quả.
Nếu không có kiểm tra chặt chẽ và thiết thực, mọi chỉ thị, nghị quyết, quyết
định của các cơ quan lãnh đạo và quản lí rất có thể chỉ là lí thuyết.
Trong thực
tế, có nhiều phương tiện để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động
quản lí nhà nước, nhưng một trong những phương tiện quan trọng không thể thiếu
cho công tác kiểm tra là hệ thống văn bản quản lí nhà nước. Tuy nhiên, để cho
công tác kiểm tra bằng văn bản thu được kết quả, cần tổ chức một cách khoa học,
cần xác định rõ phải có những văn bản gì để phục vụ cho công tác kiểm tra và
biện pháp áp dụng văn bản đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị.
Song song
với việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lí thông qua hệ thống
văn bản cần gắn với việc phân công trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho
mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lí. Nếu sự phân
công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có kết quả.
1.3.4. Văn
bản đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống pháp luật
Hệ thống văn
bản quản lí nhà nước, một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản lí
nhà nước, mặt khác cụ thể hóa các chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách,
pháp luật của Nhà nước. Đó là một công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống
pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng.
Theo quy
định hiện hành, các văn bản dù thuộc hệ thống nào của bộ máy nhà nước cũng đều
được ban hành dựa trên những thẩm quyền do pháp luật quy định.
Vai trò của
văn bản quản lí nhà nước trong việc xây dựng hệ thống pháp luật được thể hiện:
nó góp phần đắc lực vào việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lí cần thiết
cho việc xem xét các hành vi chính trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lí
của các cơ quan. Đó là một trong những cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh
chấp giữa các cơ quan, các đơn vị và cá nhân, giải quyết các quan hệ về pháp lí
trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
1.4. Phân
loại văn bản quản lí nhà nước
1.4.1. Mục
đích của việc phân loại văn bản quản lí nhà nước
Văn bản quản
lí nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng, được ban
hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản lí. Trong hoạt động của
các cơ quan nhà nước, hàng năm nếu là cơ quan nhỏ có tới hàng trăm văn bản được
hình thành; nếu là cơ quan lớn như các bộ, ngành ở Trung ương, UBND các tỉnh
thì số lượng văn bản hình thành sẽ tới hàng nghìn với thể loại đa dạng và nội
dung phong phú. Việc phân loại chung văn bản quản lí nhà nước nhằm các mục đích
dưới đây:
- Giúp chúng
ta nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản để chọn thể
loại văn bản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể, đồng thời áp dụng
phương pháp soạn thảo thích hợp (cả về cấu trúc, ngôn ngữ, văn phong cũng như
nội dung văn bản).
- Tạo thuận
lợi cho việc quản lí và sử dụng văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.
- Có cách xử
lí đúng đắn đối với từng loại, từng nhóm văn bản khi lập hồ sơ, xác định giá
trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1.4.2. Một
số tiêu chí phân loại văn bản quản lí nhà nước
Có thể phân
loại văn bản quản lí nhà nước theo nhiều tiêu chí khác nhau dựa vào những đặc điểm
về hình thức và nội dung của chúng. Sau đây là một số cách phân loại thường
được áp dụng:
1.4.2.1.
Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản
Có thể chia
thành các loại:
- Văn bản
của các cơ quan quyền lực nhà nước;
- Văn bản
của các cơ quan hành chính nhà nước;
- Văn bản
của các cơ quan xét xử;
- Văn bản
của các cơ quan kiểm sát;
- Văn bản
của Chủ tịch nước;
- Các văn
bản khác.
* Văn bản
của các cơ quan quyền lực nhà nước: bao gồm văn bản của Quốc hội, Hội đồng
nhân dân các cấp.
* Văn bản
của các cơ quan hành chính nhà nước: bao gồm văn bản của Chính phủ, Ủy ban
nhân dân các cấp; các bộ, cơ quan ngang bộ, các cơ quan chuyên môn ở địa
phương.
* Văn bản
của các cơ quan xét xử: văn bản của Tòa án nhân dân các cấp.
* Văn bản
của các cơ quan kiểm sát: văn bản của Viện kiểm sát nhân dân các cấp.
* Văn bản
của Chủ tịch nước.
* Các văn
bản khác: văn bản của Kiểm toán Nhà nước…
1.4.2.2.
Phân loại theo nguồn gốc của văn bản
Văn bản hình
thành trong hoạt động của cơ quan, nếu theo nguồn gốc của chúng có thể
chia làm hai loại:
- Văn bản
đi;
- Văn bản
đến.
* Văn bản
đi: là
tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật)
do cơ quan, tổ chức phát hành.
Ví dụ: báo
cáo, tờ trình gửi lên các cơ quan cấp trên; chỉ thị, quyết định gửi cơ quan cấp
dưới.
* Văn bản
đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua
mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: chỉ
thị, thông tư của cơ quan cấp trên gửi xuống; báo cáo, tờ trình của cơ quan cấp
dưới gửi lên hoặc công văn hành chính của các cơ quan ngang cấp gửi tới.
1.4.2.3.
Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản
Căn cứ vào
nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản, có thể chia văn bản quản lí nhà nước
làm hai loại:
- Văn bản
thông dụng;
- Văn bản
chuyên ngành.
* Văn bản
thông dụng: là văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lí của
các cơ quan. Ví dụ: quyết định, công văn, thông báo, biên bản, báo cáo…
* Văn bản
chuyên ngành: là loại văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tính đặc
thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định. Ví dụ: Văn bản ngoại
giao (công hàm, bị vong lục, hiệp định, hiệp ước….), văn bản tài chính (phiếu
thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán…), văn bản tư pháp (cáo trạng, quyết định
khởi tố, án văn….). Thể thức của các văn bản chuyên ngành do thủ trưởng cơ quan
đứng đầu ngành đó quy định.
1.4.2.4.
Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản
Theo đặc điểm
này, có thể chia văn bản quản lí nhà nước thành ba loại:
- Văn bản
mật;
- Văn bản
nội bộ;
- Văn bản
phổ biến rộng rãi.
* Văn bản
mật: là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan không
được phổ biến và chỉ những người có trách nhiệm mới được đọc. Văn bản mật được
bảo quản cẩn thận theo quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tính
chất mật của văn bản có thể mất dần theo thời gian tùy theo nội dung thông tin
mà văn bản đề cập và sự thay đổi của tình hình có liên quan.
Ví dụ: Kế
hoạch chuẩn bị đón tiếp một nguyên thủ quốc gia do Văn phòng Chủ tịch nước và
Bộ Ngoại giao lập chỉ mang tính chất cơ mật khi sự kiện này sắp diễn ra hoặc
đang diễn ra, nhưng sau khi sự kiện này đã kết thúc thì các văn bản này không
còn mang tính chất mật nữa.
* Văn bản
nội bộ: là văn bản chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan mà không công bố ra
ngoài.
* Văn bản
phổ biến rộng rãi: là văn bản được phổ biến rộng trong các cơ quan và quần
chúng nhân dân. Ví dụ: Các thông cáo của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, các đạo luật
được ban hành, các bài phát biểu của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước tại các
hội nghị quan trọng…Các văn bản này thường được công bố rộng rãi trên các
phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, đài phát thanh, đài truyền hình
hoặc truyền đạt bằng miệng.
1.4.2.5.
Phân loại theo hiệu lực pháp lí của văn bản
Dựa vào hiệu
lực pháp lí của văn bản, có thể chia văn bản quản lí nhà nước làm hai loại:
- Văn bản
quy phạm pháp luật;
- Văn bản
hành chính.
* Văn bản
quy phạm pháp luật: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm
pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục
được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
* Văn bản
hành chính: là loại văn bản quản lí nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật
được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công
việc và xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí.
1.4.2.6.
Phân loại theo mức độ chính xác của văn bản
Theo phân
cách loại này, có thể chia văn bản quản lí nhà nước làm ba loại:
- Bản gốc
văn bản;
- Bản chính
văn bản;
- Bản sao
văn bản.
* Bản gốc
văn bản:
là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ
chức ban hành và có chữ kí trực tiếp của người có thẩm quyền (khoản
1 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010).
Bản gốc văn
bản là bản có độ chính xác cao nhất. Bản gốc thường chỉ có một bản. Tuy nhiên, có
trường hợp bản gốc có nhiều bản.
* Bản chính
văn bản: là
bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành
(khoản 1 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư).
Bản chính
được xem là văn bản có độ chính xác cao. Một văn bản ban hành có thể có nhiều
bản chính và có giá trị như nhau.
* Bản sao
văn bản: là
bản được sao từ bản chính hoặc từ một bản sao khác có giá trị như bản chính
theo thể thức quy định. Về mặt pháp lí, bản sao cũng có hiệu lực thi hành như
bản chính. Nhưng nếu xét từ góc độ sử liệu học và lưu trữ học thì bản sao không
được coi trọng bằng bản chính, bởi vì được sao lại nên có thể xảy ra sai sót,
độ tin cậy thấp hơn.
Theo quy
định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư, đối với văn bản quản lí nhà nước có 3 loại bản sao gồm: bản sao y bản
chính, bản trích sao và bản sao lục.
Ngoài ra,
khi đề cập đến bản chính và bản sao của văn bản quản lí nhà nước, cũng cần phải
nói tới bản thảo.
Bản thảo văn
bản: là
bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản
của cơ quan, tổ chức. Bản thảo sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt mới
được nhân bản để ban hành chính thức. Bởi vậy bản thảo không có hiệu lực thi
hành, nên không phải là văn bản quản lí nhà nước.
Trong trường
hợp không có bản chính hoặc bản sao của văn bản người ta vẫn có thể giữ lại bản
thảo để làm bằng chứng. Còn đối với các bản thảo của Hiến pháp, những đạo luật,
bộ luật và văn kiện quan trọng khác thường được lưu giữ để phục vụ cho nghiên
cứu.
Ngoài 6 cách
phân loại nói trên, còn có thể phân loại văn bản theo những đặc điểm khác của
văn bản như theo tác giả văn bản, tên loại văn bản, nội dung, thời gian ban
hành…Chọn cách phân loại nào là tùy thuộc vào yêu cầu nghiên cứu và xử lí những
vấn đề, sự việc có liên quan đến văn bản. Các cách phân loại nói trên chỉ mang
tính tương đối. Bởi trong thực tế có những loại văn bản có nhiều chức năng và
thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều loại cơ quan, cho nên tính chất và đặc điểm
của văn bản có thể thay đổi tùy thuộc vào mục đích ban hành và cơ quan ban
hành.
Tóm lại,
phân loại chung văn bản quản lí nhà nước là một phương pháp khoa học, giúp
chúng ta nhận thức được văn bản từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó có thể xử lí
tốt những vấn đề có liên quan đến văn bản.
1.5. Hệ
thống văn bản quản lí nhà nước
1.5.1. Khái
niệm về hệ thống văn bản quản lí nhà nước
Hệ thống văn
bản quản lí nhà nước là một tập hợp những văn bản hình thành trong hoạt động
quản lí của các cơ quan nhà nước mà giữa chúng có liên quan với nhau, ảnh hưởng
lẫn nhau và có quan hệ nhất định về mặt pháp lí.
Hệ thống văn
bản quản lí nhà nước gồm nhiều phân hệ và tiểu hệ thống. Các phân hệ và tiểu hệ
thống này được hình thành theo chức năng quản lí hoặc theo phạm vi quản lí. Có
thể tập hợp hệ thống văn bản quản lí nhà nước thành các phân hệ:
- Hệ thống
văn bản quản lí nhà nước (phân hệ) của các cơ quan quyền lực nhà nước;
- Hệ thống
văn bản quản lí nhà nước của các cơ quan hành chính nhà nước;
- Hệ thống
văn bản quản lí nhà nước của các cơ quan xét xử;
- Hệ thống
văn bản quản lí nhà nước của các cơ quan kiểm sát;
- Hệ thống
văn bản của Chủ tịch nước;
- Các hệ
thống văn bản khác.
Trong mỗi
phân hệ trên lại có thể gồm nhiều tiểu hệ thống. Ví dụ: Hệ thống văn bản của các
cơ quan quyền lực nhà nước gồm có:
+ Hệ thống
văn bản quản lí nhà nước của Quốc hội;
+ Hệ thống
văn bản quản lí nhà nước của Hội đồng nhân dân các cấp…
Sự hình thành
hệ thống văn bản của một cơ quan (hệ thống nhỏ nhất) được xác định theo chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của cơ quan đó trong hệ thống tổ chức bộ
máy nhà nước.
Hiện nay ở
nước ta, bên cạnh hệ thống văn bản quản lí nhà nước, còn có hệ thống văn bản
khác. Đó là hệ thống văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam - lực lượng chính trị
lãnh đạo Nhà nước và xã hội với loại hình văn bản đa dạng, khối văn bản hình
thành rất lớn; hệ thống văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội, như hệ
thống văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt nam, hệ thống văn bản của Tổng Liên
đoàn Lao động Việt Nam…, hệ thống văn bản của các tổ chức kinh tế, tổ chức phi
chính phủ…
1.5.2. Hệ
thống văn bản quản lí nhà nước
1.5.2.1. Văn
bản quy phạm pháp luật
a. Khái niệm
Văn bản quy
phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật.
Văn bản có
chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức,
trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy phạm
pháp luật.
b. Đặc điểm
- Văn bản
quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành
hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật.
- Nội dung
văn bản quy phạm pháp luật có chứa quy tắc xử sự chung mang tính bắt buộc thực
hiện đối với mọi đối tượng chịu sự điều chỉnh của văn bản.
- Văn bản
quy phạm pháp luật mang tính cưỡng chế.
1.5.2.2. Văn
bản hành chính
a. Khái niệm
Văn bản hành
chính là loại văn bản quản lí không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để
quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lí
các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí.
b. Đặc điểm
- Văn bản
hành chính do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành;
- Nội dung
văn bản hành chính chứa quyết định quản lí cá biệt (quy tắc xử sự riêng) hoặc
thông tin quản lí thông thường;
- Văn bản
hành chính không có tính cưỡng chế (trừ các văn bản cá biệt). Văn bản hành
chính có hiệu lực trong phạm vi thường hẹp hơn và thời gian thường ngắn hơn so
với văn bản quy phạm pháp luật và đối tượng thi hành chỉ bao gồm một hoặc một
số đối tượng cụ thể, nhất định.
Văn bản hành
chính được chia thành hai loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành
chính thông thường.
+ Văn bản
hành chính cá biệt do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết
những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt. Nội dung văn bản hành chính cá biệt
chứa quy tắc xử sự riêng (quy tắc xử sự cá biệt, cụ thể).
+ Văn bản
hành chính thông thường được sử dụng để ghi chép, truyền đạt và phản ánh các
thông tin trong hoạt động quản lí.
1.6. Công
dụng của các loại văn bản quản lý nhà nước
1.6.1. Văn
bản hành chính
Theo quy
định tại Khoản 2 điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về việc bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản hành chính
gồm:
Nghị quyết
(cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông
báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên
bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản
thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư
công.
Mỗi loại văn
bản trên đều có công dụng riêng. Tuy nhiên, khái quát lại, văn bản hành chính
thường dùng vào các mục đích sau đây:
- Dùng để
quy định, quyết định: như nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy chế,
quy định.
- Dùng để
chỉ đạo thực hiện: như chỉ thị.
- Dùng để
công bố một quyết định, một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ
quan Nhà nước có thẩm quyền; thông tin về tình hình công tác, quyết định về
quản lí…: như thông cáo, thông báo.
- Dùng để
giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp
trên: hướng dẫn, công văn.
- Dùng để
trình bày dự kiến những hoạt động hay để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ
tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác, giải pháp thực
hiện…: chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án.
- Dùng để phản
ánh tình hình lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình, sơ kết, tổng kết công tác: báo cáo.
- Dùng để
ghi chép diễn biến của sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra: biên bản.
- Dùng để
gửi lên cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền trình bày về một chủ trương, chính
sách, chế độ, đề án công tác, dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức hoặc sửa
đổi, bổ sung chế độ, chính sách...và đề nghị cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền
phê duyệt: tờ trình.
- Dùng để
thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên trong việc xác lập quan hệ pháp lí về quyền
và nghĩa vụ của mỗi bên: hợp đồng.
- Dùng để
trao đổi, giao dịch: công văn.
- Dùng để
thông tin hoặc truyền đạt lệnh, quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có
thẩm quyền trong trường hợp cần kíp: công điện.
- Dùng để
ghi lại những nội dung đã thỏa thuận trên tinh thần hợp tác và hữu nghị; làm
chứng cứ cho việc cam kết thực hiện công việc một cách tự nguyện; mô tả các
hoạt động và các tiêu chuẩn mà hai bên đã thống nhất thực hiện trong công việc:
như bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận.
- Một số
loại giấy tờ dùng trong công tác hành chính như: giấy chứng nhận, giấy ủy
quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận
hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
- Dùng để
thực hiện các giao tiếp xã hội như: chúc mừng, chia buồn, cảm ơn…: thư công.
1.6.2. Văn
bản quy phạm pháp luật
Theo quy
định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật gồm:
1. Hiến
pháp.
2. Bộ luật, luật
(sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3. Pháp lệnh,
nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban
thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam.
4. Lệnh,
quyết định của Chủ tịch nước.
5. Nghị định
của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban
trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết
định của Thủ tướng Chính phủ.
7. Nghị
quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
8. Thông tư
của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân
dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên
tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân
dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với
Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước.
9. Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi
chung là cấp tỉnh).
10. Quyết
định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
11. Văn bản
quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc
biệt.
12. Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành
phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).
13. Quyết
định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
14. Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).
15. Quyết
định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Trong hệ
thống này, Hiến pháp, sau đó là Luật là văn bản quy phạm pháp luật có giá trị
pháp lí cao nhất. Các văn bản quy phạm pháp luật khác không được mâu thuẫn với Hiến
pháp, Luật và văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên.
Công dụng
của từng hình thức văn bản quy phạm pháp luật xem cụ thể trong Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Các yêu
cầu và quy trình soạn thảo văn bản quản lí nhà nước
2.1. Các yêu
cầu về soạn thảo văn bản
Để văn bản
ban hành đạt chất lượng cao về thông tin, hạn chế những hậu quả có thể xảy ra,
nâng cao giá trị sử dụng của văn bản, trong quá trình soạn thảo cần đảm bảo
thực hiện các yêu cầu về soạn thảo văn bản.
2.1.1. Yêu
cầu về hình thức
- Văn bản
phải được lựa chọn hình thức phù hợp và trình bày đúng thể thức:
+ Hình thức
văn bản được hiểu là thể loại văn bản, mang tính hoàn chỉnh và thống nhất
giữa mặt biểu hiện bên ngoài với nội dung hàm chứa của mỗi văn bản. Căn cứ vào
nội dung mà chọn hình thức cho phù hợp để đạt được mục đích ban hành văn bản
(Ví dụ: trường hợp nào sử dụng tờ trình, công văn…). Bên cạnh đó, cơ quan, tổ
chức chỉ được ban hành những hình thức văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
thẩm quyền.
+ Thể thức
văn bản là phần biểu hiện bên ngoài của văn bản. Cùng với nội dung hàm chứa
chúng sẽ tạo nên hình thức - thể loại văn bản hoàn chỉnh. Thể thức văn bản là
các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó do các cơ
quan có thẩm quyền quy định. Văn bản phải được trình bày đúng thể thức theo quy
định của
cơ
quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là một yêu cầu mang tính bắt buộc đối với văn
bản quản lí nhà nước.
- Bố cục văn
bản phải phù hợp
Bố cục văn
bản là sự phân nhóm các ý và sắp xếp chúng trong văn bản theo một trật tự logic
nào đó, nhằm nêu bật được mục đích cần thể hiện trong văn bản. Việc phân nhóm,
sắp xếp các ý và các nhóm trong văn bản phải dựa trên những cơ sở hợp lí, không
thể sắp xếp một cách tùy tiện. Việc ngắt đoạn và thể hiện rõ ràng từng vấn đề
trong văn bản cũng tạo nên một thể thống nhất về nội dung, đảm bảo yêu cầu về
hình thức văn bản.
Trong một
văn bản cần triển khai những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy,
vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, sự tản mạn,
vụn vặt của pháp luật và các mệnh lệnh, vừa cho cơ quan ban hành không phải ban
hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định. Nội dung các mệnh lệnh
và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau.
Tùy theo
từng loại văn bản mà người soạn thảo trình bày bố cục cho phù hợp. Thông
thường, các văn bản có bố cục 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thúc. Tuy nhiên,
có một số văn bản được soạn thảo không có phần mở đầu và phần kết thúc nhưng
vẫn đảm bảo mục đích của văn bản.
+ Phần mở
đầu: Phần
mở đầu của văn bản thường nêu mục đích, lí do ban hành, trong đó nêu những cơ
sở pháp lí, cơ sở thực tiễn của việc ban hành văn bản đó.
+ Phần nội
dung: Tùy
theo thể loại và nội dung mà văn bản có thể có các phần căn cứ pháp lí để ban
hành. Văn bản có thể được bố cục thành chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được
chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định:
Nghị quyết
(cá biệt): Điều, khoản, điểm hoặc khoản, điểm;
Quyết định (cá biệt): Điều,
khoản, điểm;
Quy chế kèm
theo Quyết định có bố cục: chương, mục, điều, khoản, điểm;
Chỉ thị (cá biệt): khoản,
điểm;
Các văn bản
hành chính khác: phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
Đối với các
văn bản có bố cục theo phần, chương, mục, điều thì các phần, chương, mục điều
phải có tiêu đề.
+ Phần kết
luận: Trong
văn bản dưới dạng điều khoản, phần kết luận thường nêu điều khoản thi hành và
hiệu lực của văn bản. Các văn bản hành chính khác phần kết luận thường trình
bày mong muốn hoặc yêu cầu thực hiện.
2.1.2. Yêu
cầu về nội dung
- Văn bản
ban hành phải đúng thẩm quyền và hợp pháp
Trong nhà
nước pháp quyền, các cơ quan nhà nước chỉ được làm những việc pháp luật cho
phép theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền. Theo đó, văn bản ban hành của các cơ
quan nhà nước, bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đều
phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, đúng thẩm quyền.
Thẩm quyền
ban hành văn bản quản lí nhà nước được xem xét trên cả hai phương diện: thẩm
quyền ban hành về hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành về nội dung văn bản.
Thẩm quyền
ban hành về hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan, tổ chức chỉ được ban hành
những thể loại văn bản được luật pháp quy định. Ví dụ, ngoài Quốc hội, không cơ
quan nào được ban hành Hiến pháp, Luật.
Thẩm quyền
về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ được phép ban hành văn bản để giải
quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải
quyết.
Nội dung văn
bản ban hành không được trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các quy định
của cấp trên. Mục đích chính là để đảm bảo kỷ cương phép nước; làm cho mọi chủ
trương chính sách, luật pháp của nhà nước được thi hành nghiêm chỉnh và thống
nhất, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của
cơ quan ban hành văn bản, ngăn ngừa tình trạng mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi cơ quan
tùy tiện đặt ra những quy định, chế độ riêng của mình mà không dựa trên cơ sở
pháp luật của nhà nước.
Tính hợp
pháp được hiểu là văn bản được ban hành phải đúng thẩm quyền; được ban hành
trên cơ sở các căn cứ xác thực. Nội dung văn bản ban hành không được mâu thuẫn,
trái với quy định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành và phù hợp với nội dung
văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên.
- Nội dung
văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học và tính khả
thi
Văn bản đạt
được mục đích cần xác định rõ: văn bản này có thực sự cần thiết phải ban hành
hay không? Văn bản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn
đề đến đâu? Lời giải của các câu hỏi trên sẽ là định hướng cơ bản cho người
thảo, người tham gia góp ý kiến và người duyệt, kí văn bản trong quá trình soạn thảo.
Một văn bản
có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông tin pháp lí và thông tin thực
tế cần thiết. Các thông tin này phải được xử lí và đảm bảo chính xác, đầy đủ sự
kiện và số liệu; phải có sự nhất quán, logic về chủ đề, không có sự mâu thuẫn, chồng
chéo giữa các ý; kết cấu hợp lý, chặt chẽ; nội dung của văn bản phải là một bộ
phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lí nhà nước nói chung.
Tính khả thi
trong văn bản là một yêu cầu quan trọng đối với văn bản, đảm bảo cho văn bản có
thể triển khai được và đem lại hiệu quả quản lí.
Văn bản ban
hành phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luật phát triển của sự vật,
hiện tượng có liên quan, phải giải quyết hài hòa giữa lợi ích của nhà nước và
lợi ích của nhân dân. Ngược lại, nếu văn bản ban hành mang tính chủ quan, duy ý
chí hay vì lợi ích một phía thì tính khả thi và hiệu quả mang lại của văn bản
đó sẽ bị hạn chế, thậm chí có thể làm tổn thất đến lợi ích của Nhà nước hoặc
gây khó khăn và thiệt hại cho quần chúng nhân dân.
2.1.3. Yêu
cầu về ngôn ngữ
Tùy theo thể
loại, phạm vi và đối tượng tác động của văn bản mà người soạn thảo sử dụng ngôn
ngữ sao cho phù hợp để đạt được mục đích của chủ thể ban hành.
Ngôn ngữ sử
dụng phải chính xác, phổ thông; diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ
dân trí, sao cho mọi đối tượng có liên quan đến việc chấp hành và thi hành văn
bản đều có thể hiểu nội dung văn bản đúng đắn và thống nhất.
Ngắn gọn là
một yêu cầu được đặt ra đối với việc soạn thảo văn bản quản lí nhà nước nói
chung. Văn bản viết ngắn gọn sẽ giúp cho người giải quyết rút ngắn được thời
gian đọc, tạo thuận lợi cho việc nắm hiểu nội dung văn bản và giải quyết văn
bản đó. Ngoài ra, còn góp phần tiết kiệm văn phòng phẩm và công sức của cán bộ
làm công tác in ấn.
Về cơ bản,
việc sử dụng ngôn ngữ nên tuân theo những yêu cầu sau đây:
- Yêu cầu về
từ ngữ:
+ Từ ngữ sử
dụng trong văn bản thường có sự quy định chặt chẽ, phổ thông, dễ hiểu và tuân
thủ tính thứ bậc trong nền hành chính.
+ Từ ngữ
phải trung tính về màu sắc tu từ; tần số sử dụng các phương tiện khuôn mẫu
(khuôn sáo hành chính), các thuật ngữ hành chính rất cao.
+ Không sử
dụng những từ ngữ diễn đạt khái niệm chung chung, mơ hồ, đa nghĩa, mang tính
hình ảnh biểu tượng; không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, phong cách văn chương
nghệ thuật; tránh sử dụng từ cổ, thận trọng với việc dùng từ mới; không dùng từ
địa phương, tiếng lóng, từ tục tĩu vì chúng làm mất đi tính trang trọng, thể
chế, pháp quy nghiêm túc của văn bản. Cần sử dụng đúng các thuật ngữ chuyên
ngành.
- Yêu cầu về
câu:
+ Câu phải
có đủ thành phần nòng cốt của câu (chủ ngữ, vị ngữ, vế của câu ghép);
+ Câu phải
phản ánh đúng hiện thực khách quan và có các vế câu hợp logic ngữ nghĩa;
+ Nghĩa của
câu phải phù hợp với chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản.
Đó là cơ sở
để tạo tính trọn vẹn về nội dung của văn bản.
+ Cần điền
dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu. Không dùng dấu
chấm hỏi (?), dấu chấm than (!), tức không dùng hình thức của câu nghi vấn và
câu cảm thán.
2.2. Quy
trình soạn thảo văn bản
2.2.1. Khái
niệm
Quy trình
soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn
thảo một văn bản để ban hành.
2.2.2. Quy
trình soạn thảo văn bản
Đối với văn
bản quy phạm pháp luật, việc soạn thảo cần theo trình tự, thủ tục luật định.
Đối với các
văn bản hành chính có quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đơn giản hơn và
có những bước chung như sau:
Bước 1:
Chuẩn bị soạn thảo
Đây là bước
quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi và chất lượng gồm
các nội dung sau đây:
- Phân công
soạn thảo
Căn cứ tính
chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:
+ Xác định mục
đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản;
+ Xác định
tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Thu thập
thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin;
- Xây dựng
đề cương
Xây dựng đề
cương văn bản là phác thảo bố cục nội dung, các ý lớn nhỏ trong văn bản nhằm
giúp cho việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc
chi tiết về dự định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản.
Những văn bản có nội dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề
cương.
Bước 2: Xây
dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của
nhà nước
- Viết bản
thảo:
Trên cơ sở
đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản
phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định.
Sau khi soạn
thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt được của
văn bản.
- Xin ý kiến
góp ý cho bản thảo:
Văn bản có
tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu
cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá
nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý
kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3:
Duyệt văn bản
- Lãnh đạo
phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo.
- Chánh Văn
phòng (cơ quan có Văn phòng) hoặc trưởng/phó phòng hành chính duyệt thể thức và
thủ tục pháp lí.
- Lãnh đạo
cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt và kí ban
hành.
Đối với
những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông qua phải do tập thể
thảo luận và quyết định theo đa số thì việc thông qua do tập thể quyết định.
Bước 4: Kiểm
tra thể thức, ghi số; ghi ngày, tháng, năm; đóng dấu và làm các thủ tục phát
hành
- Hoàn chỉnh
dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình kí chính thức.
- Sau khi có
chữ kí của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và làm
các thủ tục ban hành:
+ Văn thư
ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Nhân bản
theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu
cơ quan;
+ Làm các
thủ tục ban hành;
+ Lưu văn
bản theo quy định hiện hành (01 bản gốc lưu tại văn thư, 01 bản chính lưu tại
đơn vị soạn thảo)
Việc đưa ra
các bước trên chỉ là tương đối, phụ thuộc vào tính chất công việc của cơ quan,
tổ chức; nội dung của văn bản quan trọng, phức tạp hay đơn giản để phân ra các
bước thích hợp, làm sao công việc được nhanh chóng, tránh quá nhiều tầng nấc
làm chậm việc nhưng nhất thiết phải đảm bảo tính chặt chẽ để việc soạn thảo và
ban hành văn bản đạt chất lượng và hiệu quả cao.
3. Thể thức
văn bản
3.1. Khái niệm,
ý nghĩa và tác dụng của thể thức văn bản
3.1.1. Khái
niệm
Thể thức văn
bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối
với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định.
3.1.2. Ý
nghĩa và tác dụng của thể thức văn bản
Thể thức văn
bản quản lí nhà nước được quy định thống nhất sẽ có ý nghĩa và tác dụng dưới
đây:
- Đảm bảo
tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành văn bản;
- Đảm bảo
tính chân thực và hiệu lực pháp lí của văn bản;
- Thể hiện
quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản và người kí văn
bản;
- Nâng cao
hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành;
- Tạo thuận
lợi cho việc xử lí văn bản.
3.2. Cách
trình bày các thành phần thể thức văn bản quản lí nhà nước
Về thể thức
văn bản quản lí nhà nước nói chung được quy định tại các văn bản:
- Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư
- Nghị định
số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Đối với thể thức
văn bản hành chính được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình
bày văn bản hành chính;
Thể thức và
kĩ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội
thực hiện theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ
trưởng Bộ Quốc phòng.
Đối với thể
thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP
ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật năm 2015.
(xem cụ thể
trong các văn bản trên)
4. Kỹ thuật
soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng
4.1. Soạn
thảo quyết định (cá biệt)
4.1.1. Các
loại quyết định
Theo tiêu
chí hiệu lực pháp lí, quyết định chia làm 2 loại là quyết định quy phạm pháp luật
và quyết định cá biệt.
4.1.2.
Phương pháp soạn thảo
4.1.2.1. Về
thể thức
Quyết định
cá biệt phải trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
4.1.2.2. Bố
cục nội dung
Quyết định
có bố cục nội dung gồm hai phần: phần mở đầu và nội dung chính.
- Phần mở
đầu:
Phần mở đầu
còn gọi là phần căn cứ ban hành quyết định. Phần này nêu các căn cứ pháp lí và
căn cứ thực tế để khẳng định tính hợp pháp và tính khả thi của văn bản.
Căn cứ pháp
lí gồm:
+ Căn cứ
pháp lí khẳng định thẩm quyền của cơ quan ban hành quyết định (còn gọi là căn
cứ giao quyền). Cần đưa vào căn cứ này văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan hoặc phân cấp quản lí;
+ Căn cứ
pháp lí làm cơ sở cho việc quy định, quyết định các vấn đề mà nội dung quyết
định đề cập.
Căn cứ thực
tế gồm:
+ Căn cứ là
các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán bộ…)
hoặc các văn bản phản ánh về thực tế (biên bản, kế hoạch…);
+ Căn cứ là
đề nghị của cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp việc và phụ
trách về vấn đề văn bản đề cập.
- Phần nội
dung chính:
Thông thường
một quyết định cá biệt có từ 2 đến 5 điều tùy theo nội dung của quyết định. Nội
dung thường trình bày theo trật tự sau:
+ Tại Điều 1
trình bày chủ đề chính của văn bản (được nêu trong phần trích yếu nội dung của
quyết định). Trong đó cần nêu được quyết định về vấn đề gì? Quyết định như thế
nào?
+ Tại Điều 2
và các Điều tiếp theo cần trình bày những nội dung nhằm cụ thể hóa Điều 1. Đó
là các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi, nghĩa vụ, trách
nhiệm... của cơ quan, cá nhân nói đến ở Điều 1.
+ Điều cuối
cùng của quyết định (Điều khoản thi hành) quy định về trách nhiệm thi hành
quyết định, trong đó xác định rõ những đối tượng chịu trách nhiệm thi hành (cơ
quan, tổ chức, cá nhân). Ngoài ra, có thể quy định về hiệu lực của quyết định
và điều khoản chuyển tiếp nếu cần.
4.1.3. Mẫu
quyết định
Mẫu
quyết định
(cá biệt) xem các mẫu tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
hành chính.
4.2. Soạn
thảo kế hoạch
4.2.1. Các
loại kế hoạch
Kế hoạch
thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn 5 năm (kế hoạch
dài hạn), 2-3 năm (kế hoạch trung hạn), 1 năm (kế hoạch ngắn hạn).
Kế hoạch
ngắn hạn được xây dựng trên cơ sở kế hoạch dài hạn hoặc trung hạn, nhằm cụ thể hóa
việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ tiêu của kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch trung hạn
trong từng thời gian nhất định. Đối với kế hoạch năm (ngắn hạn) cũng có thể
được cụ thể hóa bằng kế hoạch tháng, kế hoạch quý hoặc kế hoạch 6 tháng.
Theo nguyên
tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thì bắt buộc các cơ
quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn. Kế
hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không
là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ
quan, đơn vị.
4.2.2. Yêu
cầu chung về soạn thảo kế hoạch
Một bản kế
hoạch ban hành phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Trình bày
các thành phần thể thức theo quy định hiện hành;
- Nội dung
kế hoạch phải ngắn gọn, đủ ý, cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu và có tính khả thi để
tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, thực hiện. Trong trường hợp cần thiết có thể
kèm theo các văn bản như: Bản phân công nhiệm vụ; Lịch trình làm việc; Dự trù
kinh phí v.v.
4.2.3.
Phương pháp soạn thảo
- Về thể
thức
Kế hoạch
phải trình bày theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
- Về bố cục
nội dung
Kế hoạch
được chia làm ba phần gồm phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc.
+ Phần mở
đầu:
xác định mục đích, yêu cầu của bản kế hoạch.
Căn cứ vào
yêu cầu của thực tiễn; vào chức năng, nhiệm vụ được giao hay kế hoạch công tác
đã hoạch định (kế hoạch năm) hoặc chủ trương của Đảng, Nhà nước để xác định mục
đích của kế hoạch;
Đặt ra các
yêu cầu nhằm đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch.
+ Phần nội
dung chính: Xác định và sắp xếp những công việc cần làm theo trật tự
logic (theo từng nhóm công việc hoặc theo từng công việc cụ thể); Xác định
thành phần/ đối tượng tham gia và thời gian, địa điểm, điều kiện, biện pháp
thực hiện công việc.
+ Phần kết
thúc (Phần tổ chức thực hiện): Phân công rõ ràng, cụ thể trách nhiệm
của từng cơ quan, đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện kế hoạch;
Quy định về
sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân và quy định về chế độ báo cáo,
phản hồi nếu cần.
4.2.4. Mẫu
kế hoạch
Mẫu kế hoạch
thực hiện theo mẫu 1.4 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
4.3. Soạn
thảo công văn
4.3.1. Các
loại công văn
Ứng với từng
mục đích khác nhau, trong hoạt động thực tiễn đã hình thành nên nhiều loại công
văn khác nhau như công văn trả lời, công văn đề nghị, công văn đôn đốc, nhắc
nhở, công văn mời họp… Tuy nhiên, đó là cách gọi mang tính quy ước.
Do được sử
dụng với nhiều mục đích khác nhau nên công văn được sử dụng rất phổ biến và
chiếm tỷ lệ khá lớn trong số lượng văn bản được ban hành của các cơ quan, tổ
chức.
4.3.2. Yêu
cầu chung về soạn thảo công văn
Một công văn
hành chính ban hành phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Trình bày
các thành phần thể thức theo quy định hiện hành;
- Mỗi công
văn nói chung chỉ nên đề cập đến một vấn đề với nội dung ngắn gọn, đủ ý, rõ
ràng, dễ hiểu để tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết;
- Ngôn ngữ
sử dụng phải đúng mực, thể hiện được phép lịch sự trong giao tiếp, không dùng
lời lẽ mang tính chất riêng tư, nhất là trong xưng hô.
4.3.3.
Phương pháp soạn thảo
- Thể thức:
Công văn phải trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
- Bố cục nội
dung:
Công văn có
bố cục gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc.
Do công văn
được sử dụng với nhiều mục đích và được dùng để gửi cho nhiều đối tượng khác
nhau nên phương pháp soạn thảo công văn cũng phải vận dụng một cách linh hoạt tùy
theo mục đích ban hành và đối tượng nhận văn bản.
* Phần mở
đầu: Cần trình bày mục đích, lí do hoặc cơ sở để ban hành công văn. Khi vận
dụng vào thực tiễn soạn thảo, tùy theo mục đích ban hành, phần mở đầu của mỗi
công văn lại được trình bày khác nhau.
+ Công văn
trao đổi: Trình bày mục đích, lí do trao đổi (trình bày thực trạng hoặc thuận
lợi, khó khăn trong thực hiện công việc để làm cơ sở trao đổi).
+ Công văn
trả lời: Trình bày mục đích, lí do trả lời (nhắc lại sự việc hoặc văn bản đã
nhận được và những căn cứ, cơ sở trả lời).
+ Công văn
đôn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lí do đôn đốc, nhắc nhở (nêu tóm tắt
nhiệm vụ đã giao hoặc chỉ đạo cấp dưới; những ưu điểm và khuyết điểm trong việc
thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt nhấn mạnh những khuyết điểm cần khắc phục).
+ Công văn
mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lí do tổ chức hội nghị, lí do
mời.
* Phần
nội dung chính: Phần nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất để
thể hiện mục đích ban hành văn bản. Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung công
văn có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt.
Khi soạn
thảo phần này cần căn cứ vào mục đích, tính chất của từng loại công văn; căn cứ
vào đối tượng nhận văn bản và những yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày.
+ Nếu là
công văn trao đổi, đề nghị thì nội dung phải hợp lí, xác đáng, có tính khả thi.
Lời lẽ thể hiện phải khiêm tốn và cầu thị, không được mang tính áp đặt, lập
luận phải chặt chẽ, logic. Cụ thể, nội dung công văn cần làm rõ được vấn đề
trao đổi, đề nghị, thành phần, đối tượng liên quan (cơ quan, tổ chức, cá nhân),
thời gian, địa điểm, biện pháp tổ chức thực hiện và những lưu ý (nếu có) về vấn
đề đó.
+ Công văn
trả lời thì nội dung phải rõ ràng, mạch lạc, sử dụng các luận cứ để nội dung
trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã nhặn. Trường
hợp chưa đủ thông tin chính xác để trả lời, cần giải thích rõ lý do và hẹn thời
gian trả
lời.
+ Công văn
đôn đốc, nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp dưới, các biện pháp
thực hiện, thời gian thực hiện và trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức.
+ Công văn
mời họp phải nêu được tóm tắt nội dung chính (nếu cần); thành phần tham dự;
thời gian, địa điểm, yêu cầu, đề nghị về tài liệu, phương tiện, kinh phí… (nếu
có).
+ Công văn
hướng dẫn thì nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và mạch lạc để đối tượng dễ thực
hiện.
Khi trình
bày nội dung công văn, nếu nội dung có nhiều ý thì phân thành các tiểu mục để
trình bày. Những nội dung đơn giản thì mỗi ý trình bày bằng một đoạn văn.
* Phần
kết thúc: Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiện hoặc yêu
cầu, đề nghị chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt và thực hiện, đề nghị
giúp đỡ hay lời cảm ơn xã giao.
4.3.4. Mẫu
công văn
Mẫu chung
công văn thực hiện theo mẫu 1.5 của Thông tư
số 01/2011/TT-BNV .
4.4. Soạn
thảo tờ trình
4.4.1. Yêu
cầu chung về soạn thảo tờ trình
- Nội dung
của các đề nghị phải có mục đích rõ ràng, cụ thể và hợp lí:
Cần xác định
đúng mục đích và giới hạn của tờ trình: tờ trình soạn thảo và ban hành nhằm
trình bày sự việc, vấn đề gì? Giới hạn và mức độ đến đâu? Trọng tâm cần trình
bày là vấn đề nào?
Không nên
trình nhiều vấn đề khác nhau hoặc vấn đề quá lớn (phạm vi rộng) hay vấn đề
không nhất thiết phải làm tờ trình.
- Nội dung
trình bày phải thuyết phục:
+ Có đầy đủ
các luận chứng, luận cứ để người đọc thấy được sự cấp thiết của vấn đề trình
bày, đề nghị giải quyết.
+ Có sự phân
tích, so sánh để chỉ rõ những ưu điểm, lợi ích, hiệu quả nếu tờ trình được
phê duyệt.
- Ngôn ngữ
tờ trình phải khách quan, nghiêm túc, lập luận chặt chẽ, logic; lời lẽ đúng mực
theo phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ.
4.4.2.
Phương pháp soạn thảo
- Thể thức:
Tờ trình phải trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
- Bố cục nội
dung
Nội dung tờ
trình gồm ba phần, được viết theo dạng văn xuôi hành chính nghị luận.
* Phần mở
đầu: Trình
bày mục đích, lí do đưa ra vấn đề trình duyệt (Trong đó cần trình
bày ngắn gọn thực trạng, nhận định tình hình làm cơ sở cho việc đề xuất nhằm
giúp người duyệt thấy được tính cấp thiết của vấn đề trình duyệt).
* Phần nội
dung chính:
+ Trình bày
nội dung vấn đề trình (Trình bày về vấn đề gì, cơ sở pháp lý để thực hiện, vấn
đề đó liên quan đến cơ quan, tổ chức nào, do ai thực hiện, thực hiện ở đâu,
thực hiện khi nào, tổ chức thực hiện như thế nào). Đối với những nội dung đơn
giản có thể trình bày trực tiếp trong tờ trình, đối với những nội dung phức tạp
chỉ cần trình bày một cách tóm tắt nội dung chính còn những nội dung cụ thể và
chi tiết có thể được trình bày tại các văn bản kèm theo (Đề án, kế hoạch, sơ
đồ, biểu mẫu, dự toán …).
+ Phân tích
ý nghĩa, lợi ích, hiệu quả của vấn đề trình duyệt.
+ Có thể dự
kiến những khó khăn, những phản ứng có thể phát sinh từ việc thực hiện đề xuất
và dự kiến biện pháp khắc phục, tiến độ thực hiện.
* Phần kết
thúc:
+ Bày tỏ mong
muốn tờ trình được phê duyệt.
+ Có thể đề
nghị sự hồi đáp, cho ý kiến chỉ đạo, lời cảm ơn xã giao.
4.4.3. Mẫu
tờ trình
Mẫu tờ trình
thực hiện theo mẫu 1.4 của Thông tư
số 01/2011/TT-BNV .
4.5. Soạn
thảo thông báo
4.5.1. Thể
thức:
Thông báo
phải trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
4.5.2. Bố
cục nội dung
Nội dung
thông báo thường gồm ba phần, được viết theo dạng văn xuôi hành chính nghị luận.
Ngôn ngữ của thông báo không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình cảm như ở một số
văn bản hành chính khác.
* Phần mở
đầu: Không
cần trình bày lí do mà có thể giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thông
báo.
* Phần nội
dung:
+ Đối với
thông báo về văn bản mới, truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ
thị... cần nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của văn
bản đó và yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.
+ Đối với
thông báo về nhiệm vụ được giao cần nêu rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ,
những yêu cầu, quán triệt khi thực hiện nhiệm vụ và các biện pháp cần áp dụng
để triển khai thực hiện.
+ Đối với
thông báo về sự kiện, sự việc, hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xảy ra cần
nêu rõ nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm, biện pháp tổ chức thực hiện,
kết quả sự kiện, sự việc, hoạt động và những lưu ý nếu có.
+ Đối với
thông báo về kết luận của cấp có thẩm quyền phải nêu thời gian, địa điểm họp;
thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung họp và các quyết định, nghị
quyết, kết luận của cuộc họp.
* Phần kết
thúc: Nhấn
mạnh nội dung chính, trọng tâm cần lưu ý người đọc hoặc một nội dung có tính
chất xã giao nếu cần.
4.5.3. Mẫu
thông báo
Mẫu thông
báo thực hiện theo mẫu 1.4 của Thông
tư số 01/2011/TT-BNV .
4.6. Ghi
biên bản
4.6.1. Các
loại biên bản
Biên bản có
nhiều thể loại khác nhau như biên bản hội nghị, cuộc họp; biên bản sự việc;
biên bản xử lí; biên bản bàn giao; biên bản nghiệm thu…
4.6.2. Yêu
cầu chung về ghi biên bản
- Ghi chép
và mô tả chính xác, trung thực, đầy đủ các số liệu, diễn biến các sự kiện, vụ
việc đã hoặc đang xảy ra. Không suy diễn, bình luận và thêm bớt theo ý chủ
quan.
- Không ghi
chép, diễn giải lan man mà đi vào trọng tâm, tập trung vào chủ đề.
- Về thủ tục
phải chặt chẽ:
Nếu có tang
vật, chứng cứ phải ghi vào và gửi kèm theo biên bản.
Biên bản làm
xong phải được những người có mặt nhất trí thông qua, nếu có sai sót thì phải
bổ sung, sửa chữa lại và phải xác nhận vào biên bản. Việc thông qua và nhất trí
với biên bản phải được ghi vào trong văn bản.
Biên bản
phải có ít nhất hai chữ kí và phải lập thành từ hai bản trở lên.
4.6.3.
Phương pháp ghi biên bản
Phương pháp
ghi chi tiết, cụ thể: áp dụng đối với biên bản ghi những cuộc họp
quan trọng, khám xét, khám nghiệm, hỏi cung, bàn giao công tác, bàn giao tài
sản… Có những trường hợp phải ghi nguyên văn lời phát biểu của những người tham
dự cuộc họp, lời khai của những đối tượng bị thẩm vấn, lời kết luận của những
người phụ trách kiểm tra, thanh tra hoặc khám nghiệm.
Phương pháp
ghi tóm tắt, khái quát: áp dụng cho những biên bản ghi những cuộc họp
đã có chương trình, báo cáo thành văn.
Phương pháp
ghi tổng hợp: là phương pháp ghi biên bản kết hợp từ cả hai phương pháp
trên.
Bố cục nội
dung chung của biên bản gồm:
- Phần mở
đầu:
+ Thời gian
và địa điểm lập biên bản;
+ Thành phần
tham dự.
- Phần nội
dung chính:
+ Ghi diễn
biến sự kiện (nội dung chính) từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
- Phần kết
thúc:
+ Ghi tóm
tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ tọa nếu là biên bản hội nghị,
nhận xét kết luận nếu là biên bản kiểm tra, thanh tra.
+ Ghi thời
gian kết thúc biên bản.
+ Thông qua
và kí xác nhận vào biên bản.
Bố cục nội
dung một số loại biên bản thường gặp:
* Biên bản
về một vụ việc xảy ra
- Ghi thời
gian và địa điểm lập biên bản
- Thành phần
tham gia lập biên bản: gồm những ai, đại diện cho cơ quan, tổ chức nào, họ
tên, địa chỉ của nhân chứng.
- Những cứ
liệu liên quan đến vụ việc: đặc điểm nơi xảy ra vụ việc, diễn biến vụ việc xảy
ra, lời khai của các nhân chứng.
- Kết luận
bước đầu của những người tham gia lập biên bản: nguyên nhân xảy ra vụ việc, lỗi
thuộc về ai, ai là người chịu trách nhiệm chính.
- Đọc lại
biên bản cho đương sự và những người có mặt cùng nghe để thông qua.
- Kí xác
nhận.
* Biên bản
bàn giao công việc
- Viện dẫn
tên văn bản của thủ trưởng hay cấp trên với mục đích làm căn cứ cho việc bàn
giao công việc.
- Thời gian,
địa điểm tiến hành bàn giao; thành phần tham gia bàn giao.
- Nội dung
bàn giao chính.
- Những công
việc khác liên quan.
- Đọc lại
biên bản cho các bên bàn giao cùng nghe để thông qua.
- Ghi số
lượng biên bản được lập để gửi cho các cấp có liên quan. Các bên kí nhận và
trình lên cấp trên xác nhận việc bàn giao.
* Biên bản
hội nghị (cuộc họp)
- Phần mở
đầu
+ Lí do, mục
đích tiến hành hội nghị, nội dung chính của hội nghị;
+ Thời gian,
địa điểm, thành phần tham dự (Chủ tọa hoặc đoàn chủ tịch, thư kí của hội nghị,
số người tham dự, họ tên, chức danh đại biểu tham dự hội nghị, đại diện cơ quan
đoàn thể nào. Nếu có danh sách thì ghi có danh sách kèm theo).
- Phần ghi
diễn biến hội nghị
+ Phần khai
mạc: ghi rõ hội nghị do ai khai mạc;
+ Phần báo
cáo: Ghi tên, chức vụ người trình bày báo cáo; nếu có báo cáo thành văn thì chỉ
cần ghi: xem báo cáo kèm theo, nếu không có báo cáo thành văn thì ghi tóm tắt
nội dung báo cáo.
+ Phần thảo
luận: Ghi những vấn đề mà chủ tịch (người chủ trì) hội nghị nêu ra thảo luận;
các đề tài tham luận, các ý kiến phát biểu.
+ Phần quyết
nghị: Đây là phần quan trọng cần ghi thật đầy đủ và chính xác tất cả các ý kiến
của tất cả các đại biểu xoay quanh vấn đề đưa ra quyết nghị, hình thức biểu
quyết, ghi số phiếu tán thành, không tán thành, phiếu trắng.
- Phần kết
thúc:
+ Ý kiến
phát biểu của đại biểu cấp trên, của khách tới dự, tóm tắt ý kiến phê bình,
đóng góp của đại biểu về tổ chức hội nghị.
+ Nhận xét
kết quả hội nghị.
+ Thông qua
biên bản trước hội nghị. Trong những trường hợp cần thiết, theo đề nghị của các
đại biểu, của người dự hội nghị (hoặc có những vấn đề phức tạp) thư kí phải đọc
lại từng phần hoặc toàn bộ biên bản để hội nghị thông qua.
Chủ tọa, thư
kí kí vào biên bản.
4.6.4. Mẫu
biên bản
Mẫu biên bản
thực hiện theo mẫu 1.12 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
4.7. Soạn
thảo báo cáo
4.7.1. Yêu
cầu chung về soạn thảo báo cáo
- Một là,
đảm bảo tính khách quan, trung thực:
Các số liệu,
sự việc, sự kiện phải được phản ánh một cách chính xác, đúng với thực tiễn
khách quan, không được xuyên tạc sự thật hoặc hư cấu sự việc; khi đánh giá và
nhận xét phải đầy đủ, toàn diện, không được áp đặt những suy nghĩ chủ quan.
Thông tin đưa vào báo cáo phải có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng và được xử lí khoa
học, chính xác. Khi cần có thể dùng các biểu mẫu, bảng biểu, sơ đồ kèm theo để
chứng
minh.
- Hai là,
nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm:
Tùy theo mục
đích, yêu cầu của từng loại báo cáo để xác định nội dung vấn đề, sự việc trọng tâm,
trọng điểm cần đưa vào báo cáo. Cần đưa vào nội dung báo cáo những thông tin về
các mặt hoạt động chính, các vấn đề, sự việc chủ yếu đã hoặc đang thực hiện;
tránh đưa các nội dung dài dòng, dàn trải, vụn vặt, không liên quan đến chủ đề;
các nhận xét phải có trọng tâm và xác đáng.
- Ba là, ngắn
gọn, logic:
Nội dung phản
ánh phải đầy đủ thông tin, phân tích phải ngắn gọn. Nội dung giữa các ý, các phần,
mục, tiểu mục phải có sự logic với nhau để thể hiện được chủ đề chính. Các nội
dung phải liên kết chặt chẽ, không được trùng lặp, mâu thuẫn.
4.7.2. Phương
pháp soạn thảo
- Về thể thức
Báo cáo phải
trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
- Về bố cục nội
dung
Tùy theo mục
đích, tính chất và nội dung báo cáo để lựa chọn kết cấu bố cục nội dung báo cáo
phù hợp:
* Đối với các
loại báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ trong thời gian ngắn (tháng, quý) thì nội dung
thường bố cục gồm các phần chủ yếu sau:
- Phần nội dung
kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các lĩnh vực hoạt động:
+ Trình bày
những kết quả, những nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động, những mặt hoạt động đã hoặc
đang thực hiện; đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong quá trình thực hiện. Mỗi
nội dung phản ánh được chia thành từng mục, khoản, điểm.
+ Khi viết về
mỗi nội dung cần có sự tổng hợp, phân tích, so sánh với chỉ tiêu kế hoạch được
giao, so sánh với cùng kỳ thời gian trước để đánh giá tiến độ và kết quả thực
hiện.
+ Khi đưa ra
các số liệu phải có sự tổng hợp, xử lí chính xác.
- Phần phương
hướng, nhiệm vụ: Cần trình bày những nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu cần tiếp
tục thực hiện trong thời gian tới để tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục hạn
chế nhằm hoàn thành nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Trong đó có thể nêu ra
các phương hướng, nhiệm vụ chung và phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu cụ thể.
* Đối với các
báo cáo tổng kết thì bố cục phải có các phần:
- Phần đặc điểm
tình hình: Trình
bày khái quát những nhiệm vụ được giao, nhiệm vụ đang thực hiện (hoặc đánh giá
khái quát những đặc điểm chung, đặc điểm riêng về các vấn đề, sự việc phản
ánh); trình bày những thuận lợi và khó khăn cơ bản đối với việc thực hiện nhiệm
vụ.
- Phần nội dung
kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các lĩnh vực hoạt động:
Trình bày nội
dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ công tác, các lĩnh vực hoạt động.
Phương pháp
trình bày phần này như phần kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các
lĩnh vực hoạt động của báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ nêu trên nhưng các thông
tin phải mang tính khái quát, tổng hợp toàn bộ vấn đề, sự việc. Đồng thời trình
bày đánh giá chung về ưu - nhược điểm trong thực hiện các nhiệm vụ, từ đó chỉ
ra nguyên nhân và bài học kinh nghiệm.
- Phần phương
hướng nhiệm vụ: Dựa trên những chỉ tiêu, kế hoạch được giao và những chủ
trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, đồng thời dựa trên những kết quả thực
hiện và những đánh giá chung trình bày ở phần trước để đưa ra các phương hướng,
nhiệm vụ trong thời gian tới.
Phần này cần
đưa ra các phương hướng, nhiệm vụ chung và phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu cụ
thể theo từng mặt hoạt động, nhiệm vụ công tác. Ngoài ra phải đưa ra các biện
pháp thực hiện.
- Phần kết luận:
Đánh
giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghị với cấp trên hoặc cơ quan có
thẩm quyền; có thể đưa ra những nhận định về triển vọng tình hình thực hiện các
nhiệm vụ trong thời gian tới.
4.7.3. Mẫu báo
cáo
Mẫu báo cáo
thực hiện theo mẫu 1.4 của Thông tư
số 01/2011/TT-BNV .
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Triệu Văn
Cường, Nguyễn Cảnh Đương (Chủ biên), Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2014). Văn
bản QLNN - Những vấn đề về lý luận và kỹ thuật soạn thảo. NXBCTQG, Hà Nội.
2. Học viện
Hành chính (2009). Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa
học và Kĩ thuật, Hà Nội.
3. Hiến pháp
Việt Nam năm 2013.
4. Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
5. Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
6. Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
7. Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và
biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
8. Pháp lệnh số
01/2012/UBTVQH13 ngày 22/3/2012 Hợp nhất văn bản quy phạm pháp luật.
9. PGS. Vương
Đình Quyền (2011). Lí luận và phương pháp công tác văn thư (tái bản lần thứ hai,
có bổ sung và sửa chữa), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
10. Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và
kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
11. Thông tư số
13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu
chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Tại sao Lưu trữ
viên cần nắm được kĩ năng soạn thảo văn bản quản lí nhà nước?
2. Phân tích
khái niệm văn bản, văn bản quản lí nhà nước.
3. Phân tích
chức năng của văn bản quản lí nhà nước.
4. Phân tích
khái niệm hệ thống văn bản quản lí nhà nước.
5. Trình bày mục
đích của việc phân loại văn bản quản lí nhà nước và các tiêu chí phân loại văn
bản.
6. Trình bày
khái niệm, đặc điểm, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính.
Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật với các loại hình văn bản khác.
7. Phân tích
các yêu cầu soạn thảo văn bản.
8. Trình bày
khái niệm quy trình soạn thảo văn bản và phân tích nội dung quy trình soạn thảo
văn bản.
9. Phân tích
khái niệm thể thức văn bản quản lí nhà nước.
10. Nghiên cứu
các quy định hiện hành và trình bày các thành phần thể thức văn bản quản lí nhà
nước theo đúng quy định.
11. Soạn thảo
một số văn bản hành chính (quyết định; kế hoạch, công văn, tờ trình, thông báo,
biên bản, báo cáo) theo dữ liệu giảng viên cung cấp phù hợp với ngạch lưu trữ
viên.
Chuyên
đề 9
KỸ
NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ HỐ SƠ
1. Những vấn đề
chung về hồ sơ và lập hồ sơ
1.1. Khái niệm
1.1.1. Hồ sơ
Hồ sơ là một
tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Ví dụ: Hồ sơ nâng
lương và nâng lương trước thời hạn cho cán bộ, công chức của UBND quận Tây Hồ
năm 2013
- Công văn của
Phòng Nội vụ về việc đề nghị các đơn vị lập danh sách nâng lương cho cán bộ, công
chức.
- Biên bản họp
của các đơn vị về việc đề nghị nâng lương cho cán bộ công chức.
- Bảng tổng hợp
danh sách đề nghị nâng lương, nâng lương trước thời hạn cho cán bộ công
chức của UBND quận Tây Hồ đợt 1 năm 2013.
- Quyết định
thành lập hội đồng xét nâng lương đợt 1 cho cán bộ, công chức của UBND quận Tây
Hồ.
- Tờ trình hội
đồng xét nâng lương, nâng lương trước thời hạn cho cán bộ, công chức.
- Danh sách
nâng lương năm 2013 cho cán bộ, công chức
- Thông báo kết
luận của hội đồng họp xét nâng lương năm 2013.
- Quyết định
nâng lương và nâng lương trước thời hạn cho cán bộ, công chức UBND quận Tây
Hồ….
1.1.2. Lập hồ
sơ
Là tập hợp, sắp
xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp quy định.
1.1.3. Các loại
hồ sơ
- Hồ sơ
công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề
một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả... hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn
vị.
Ví dụ: Hồ sơ
hội nghị tổng kết công tác năm 2014 của UBND huyện Kiến Xương tỉnh Thái
Bình
Văn bản chỉ đạo/kế
hoạch tổ chức hội nghị
Giấy mời hoặc
công văn triệu tập
Danh sách đại
biểu
Chương trình
hội nghị
Lời khai mạc
Báo cáo của hội
nghị
Ý kiến phát
biểu chỉ đạo của cấp trên
Tài liệu hội
nghị (báo cáo chính, báo cáo tham luận hoặc các văn bản cần phổ biến)
Thông qua kết
quả của hội nghị
Kết luận/lời bế
mạc hội nghị
Nghị quyết hội
nghị (nếu có)/biên bản hội nghị
Tài liệu ghi
âm, ghi hình về hội nghị.
- Hồ sơ
nguyên tắc: là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng
dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu
khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Ví dụ: Hồ sơ
nguyên tắc về công tác văn thư gồm các văn bản như:
+ Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước năm 2000
+ Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.
+ Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước.
+ Thông tư số
12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước.
+ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư.
+ Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều
tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng
con dấu.
+ Thông tư số
07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 qui định chi tiết thi hành một số Điều của Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009.
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về bổ sung sửa đổi một số điều tại Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư.
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.
+ Thông tư 25/2011/TT-BTP
ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản Quy phạm
pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ và văn bản Quy phạm pháp luật liên tịch.
+ Luật Lưu trữ
số 01/2011/QH13 Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
+ Thông tư 09/2011/TT-BNV
ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
+ Thông tư số
13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài
liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương.
+ Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn.
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV
ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
+ ………………………
- Hồ sơ
nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên,
hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...).
Ví dụ: Đối với hồ sơ
công chức tuyển dụng lần đầu gồm các tài liệu:
Nhóm tài liệu
về sơ yếu lý lịch: Quyển “lý lịch cán bộ, công chức”, bản “sơ yếu lý lịch cán
bộ, công chức”, bản “ Tiểu sử tóm tắt”, Giấy khai sinh, Văn bằng, chứng chỉ về
trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng
nghiệp vụ …., các tài liệu về tuyển dụng và tiếp nhận công chức (kết quả thi
tuyển, xét tuyển, quyết định công nhận trúng tuyển, quyết định tiếp nhận, tuyển
dụng)….
1.2. Tầm quan
trọng của việc lập hồ sơ
1.2.1. Góp phần
tạo tác phong làm việc khoa học
Lập hồ sơ thể
hiện tinh thần trách nhiệm và đức tính làm việc khoa học của cán bộ, công chức,
viên chức.
Góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu suất của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Trong cơ quan,
đơn vị sau khi giải quyết xong công việc văn bản tài liệu được lập thành hồ sơ,
được phân loại, sắp xếp theo một trật tự khoa học, vấn đề nào để riêng theo vấn
đề đó giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn
đề được hoàn chỉnh, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu
quả.
- Lập hồ sơ sẽ
xây dựng nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan, đấu tranh chống lại tác phong
làm việc luộm thuộm, tùy tiện, thiếu trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên
chức.
1.2.2. Góp phần
tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời,
hiệu quả.
Trong quá trình
giải quyết công việc các cán bộ chuyên môn phải căn cứ vào hồ sơ để giải quyết
công việc vì đó là căn cứ pháp lý giúp cho việc giải quyết đúng chế độ chính
sách, qui định của nhà nước. Nếu không có hồ sơ thì giải quyết công việc sẽ sai
sót. Nếu không
có hồ sơ sẽ gây ách tắc trong quá trình giải quyết công việc.
Góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu suất của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Sau khi giải
quyết xong công việc văn bản tài liệu được lập thành hồ sơ, được phân loại, sắp
xếp theo một trật tự khoa học, vấn đề nào để riêng theo vấn đề đó giúp cho việc
tra tìm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh,
làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
1.2.3. Góp phần
quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị.
Lập hồ sơ tốt,
đúng qui định sẽ góp phần quản lý văn bản tài liệu không để xảy ra mất mát,
thất lạc những thông tin trong văn bản tài liệu không bị lọt ra ngoài, bí mật
của Đảng, Nhà nước của cơ quan, đơn vị không bị tiết lộ.
1.2.4. Góp phần
tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên
cứu trước mắt và lâu dài về sau.
Lập hồ sơ tốt bước
đầu xác định giá trị, phân loại tài liệu trên cơ sở đó lựa chọn những hồ sơ có
giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan. Nếu hồ sơ được lập tốt ở giai đoạn văn thư
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ: không phải lập lại hồ sơ.
Thuận lợi trong
việc xác định giá trị tài liệu.
Nhanh chóng tổ
chức khoa học khối tài liệu và đưa khối tài liệu ra phục vụ các yêu cầu nghiên
cứu tài liệu của cơ quan một cách thuận lợi nhất.
Đối với từng
cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ
để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu
suất và chất lượng công tác.
Đối với cơ
quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan,
đơn vị, góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức.
Lập hồ sơ tốt
sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng
nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành
các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên
cứu.
1.3. Yêu cầu
1.3.1. Hồ sơ
được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng
công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết
Chức năng,
nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động của cơ quan, đơn
vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ nhất định do nhà nước
hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó văn bản tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan đơn vị đó.
Hay nói cách
khác: chúng phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng
vấn đề, sự việc cụ thể. Vì vậy thành phần nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ
thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Văn bản hình
thành trong hoạt động của trường Đại học sẽ phản ánh các hoạt động về công tác
tuyển sinh, đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế,…… của trường đó. Văn
bản tài liệu hình thành trong hồ sơ về công tác tuyển sinh sẽ gồm các văn bản
chủ yếu như: Kế hoạch tổ chức thi tuyển sinh; Thông báo tuyển sinh; Quyết định
thành lập hội đồng tuyển sinh và ban giúp việc cho hội đồng; Quyết định thành
lập ban đề thi; Quyết định thành lập ban chấm thi; Danh sách thí sinh dự thi; Đề
thi, biên bản bàn giao bài thi, báo cáo tình hình thi, biên bản niêm phong bài
thi, đáp án, kết quả chấm điểm; Quyết định công nhận trúng tuyển (kèm theo danh
sách trúng tuyển)…..
Xuất phát từ mục
đích lập hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan nói chung và của từng đơn vị nói riêng theo vấn đề, sự việc để
phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng, nên thành phần và nội dung của các văn bản
trong hồ sơ thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình
thành hồ sơ.
Văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại:
loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi
lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thi hành,
giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để
tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước
mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này sẽ
phản ánh đúng đắn hoạt động lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, góp phần
làm nhẹ khối tài liệu của cơ quan do tránh được tình trạng cùng một văn bản
nhưng được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị có chức năng nhiệm vụ khác nhau.
Những văn bản
không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết
thì không cần lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ)
Điều
9 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã quy định: “Người
được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
lập hồ sơ về công việc được giao”
1.3.2. Văn bản,
tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải
quyết công việc
Khi lập hồ sơ
cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con
người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự
nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau,
nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự
việc hoặc một con người.
Việc sắp xếp
tài liệu trong hồ sơ theo phương án tối ưu và trình tự khoa học sẽ giúp người
khai thác sử dụng thông tin tài liệu nhanh chóng hình dung và tra tìm văn bản
liên quan mà mình đang cần khai thác thông tin.
1.3.3. Văn bản,
tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý
Muốn cho hồ sơ
lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi
các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do cơ quan có thẩm quyền qui
định. Nếu văn bản thiếu những yếu tố trên sẽ không có giá trị pháp lý cao. Xét
về mặt lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành nguồn sử liệu đáng
tin cậy.
Có giá trị pháp
lý và độ tin cậy cao là căn cứ trung thực để giải quyết các vấn đề liên quan
khi có nhu cầu sử dụng.
Văn bản tài
liệu thu thập đưa vào lập hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp
pháp.
1.3.4. Hồ sơ
cần được biên mục đầy đủ và chính xác
Thông tin về hồ
sơ phải được biên mục bên trong và bên ngoài nhằm giới thiệu thành phần và nội
dung của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ để phục vụ cho việc tra tìm được
nhanh chóng, thuận tiện và phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu. Việc mô
tả thông tin trong hồ sơ đầy đủ, chính xác giúp cho người tra cứu nắm và cập
nhật các thông tin tổng quát về hồ sơ trước khi sử dụng.
Đối với hồ sơ
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản
trong hồ sơ.
2. Trách nhiệm
đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
2.1. Trách
nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
Khoản
2 Điều 9 Luật Lưu trữ 2011 qui định: “Người đứng đầu cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan”
Thủ trưởng cơ
quan có trách nhiệm ban hành văn bản quy định về việc nộp lưu hồ sơ tài liệu
vào lưu trữ cơ quan. Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2.2. Trách
nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính
Tham mưu cho
người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ
quan, tổ chức cấp dưới. Cụ thể:
Chỉ đạo việc
xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;
Chỉ đạo việc
hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
Tham mưu cho
người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức
cấp dưới.
2.3. Trách
nhiệm của Lãnh đạo đơn vị
Người đứng đầu
đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ,
bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
Phân công trách
nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao
chủ trì giải quyết.
Tổ chức tiếp
nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của
đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
Tổ chức lựa
chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn
quy định.
Những hồ sơ
chưa nộp lưu phải lập thành Danh mục hồ sơ, tài liệu chưa nộp lưu để gửi lưu
trữ cơ quan. Lựa chọn những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên để giao
nộp vào lưu trữ cơ quan.
2.4. Trách
nhiệm của công chức, viên chức
Trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Ngoài việc lập
hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng
ngày.
Trường hợp đơn
vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ
công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh
mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ,
tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Trường hợp nghỉ
hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho
đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập
biên bản giao nhận.
2.5. Trách
nhiệm của văn thư -lưu trữ cơ quan
2.5.1. Trách
nhiệm của văn thư cơ quan
Giúp Thủ trưởng
cơ quan và Chánh văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) Xây dựng Danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức.
Đầu năm, Văn
thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn
cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho
đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.
Phối hợp với
Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ
quan.
2.5.2. Trách
nhiệm của Lưu trữ cơ quan
Giúp người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
Tiếp nhận, hoàn
chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu:
- Tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao
nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá
nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
- Hoàn chỉnh hồ
sơ và lập Mục lục hồ sơ
+ Hoàn chỉnh hồ
sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần),
đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết
Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.
+ Lập Mục lục
hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng.
+ Sắp xếp hồ
sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.
- Giao nộp tài
liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức.
3. Quy trình tổ
chức lập hồ sơ
3.1. Ban hành
các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ
3.1.1. Ban hành
văn bản chỉ đạo về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan
Lãnh đạo cơ
quan cần ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác văn thư trong đó có
công tác lập hồ sơ nhằm tạo sự thống nhất trong quá trình thực hiện.
Để làm được điều
này các cơ quan, tổ chức cần dựa vào các quy định hiện hành của nhà nước, của
cơ quan có thẩm quyền quy định về công tác văn thư để ban hành: Qui định, Hướng
dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Cách thức xây
dựng Quy định, Hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu gồm:
Bước 1: Sưu tầm
văn bản quy định về công tác văn thư (trong đó có công tác lập hồ sơ) của cơ quan
nhà nước có thẩm quyền và cơ quan cấp trên (nếu có)
Bước 2: Hệ
thống hóa các quy định
Bước 3: Vận
dụng các quy định vào thực tiễn hoạt động của cơ quan, tổ chức
Bước 4: Xây
dựng dự thảo Quy định, Hướng dẫn
Bước 5: Gửi dự
thảo để xin ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân có liên quan
Bước 6: Tổng
hợp ý kiến, sửa chữa hoàn thiện bản thảo
- Trình lãnh
đạo ký ban hành
(Khi xây
dựng Quy định, Hướng dẫn cơ quan, tổ chức có thể tham khảo hướng dẫn tại Thông
tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ ban hành Thông tư
Hướng dẫn Xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức).
3.1.2. Hướng
dẫn phương pháp lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ
chức
Công tác văn
thư đòi hỏi phải có sự thống nhất cao, vì thế sau khi ban hành các quy định và
hướng dẫn, các cơ quan, tổ chức cần thường xuyên tổ chức tập huấn để hướng dẫn
cho các cán bộ, công chức, viên chức. Những vấn đề cơ bản của công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hình thức hướng
dẫn:
- Xây dựng
thành văn bản qui trình thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu để
cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đọc.
- Cán bộ văn
thư, lưu trữ trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban, để hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.
- Mở lớp bồi
dưỡng (mời các giảng viên, chuyên gia) đến tập huấn.
- Cử cán bộ,
nhân viên đi tham dự các lớp tập huấn.
Nội dung hướng
dẫn: Quy trình lập hồ sơ gồm:
- Phương pháp
xây dựng Danh mục hồ sơ
- Phương pháp
lập các loại hồ sơ
- Thành phần,
thời hạn, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức
3.2. Tổ chức
lập danh mục hồ sơ
3.2.1. Phương
pháp lập Danh mục hồ sơ (được lập theo hai cách)
- Cách thứ nhất: Văn thư xây
dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; sau đó lấy ý kiến đóng góp
của các đơn vị, cá nhân liên quan tham gia ý kiến rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn thiện dự thảo,
trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan,
tổ chức xem xét và ký ban hành.
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự
kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình. Từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ
thể của mình để dự kiến những hồ sơ mình cần lập theo hướng dẫn nghiệp vụ của
Văn thư. Trưởng đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị,
bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành
bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của
cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh
đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký
ban hành.
Áp dụng cách
làm nào là tùy thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Điều cơ bản là
làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác văn bản, giấy tờ thấy được
tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia
xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
* Sử dụng Danh mục
hồ sơ:
- Danh mục hồ
sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
- Văn thư sao
chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực
hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến
chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm
lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời
sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung
vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
- Việc xây dựng
danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục
hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho
việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị.
3.2.2. Nội dung
lập Danh mục hồ sơ
* Xây dựng
khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Khung đề mục
của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để
chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, đảm bảo việc lập hồ sơ được đầy
đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định,
chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục
Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức
tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo
lĩnh vực hoạt động.
- Nếu theo cơ
cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt
động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục
lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.
- Trong từng đề
mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn
vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi
một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.
- Trong mỗi đề mục
nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến
cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.
Mẫu
Danh mục hồ sơ
(Kèm
theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012của Bộ Nội vụ)
|
TÊN CQ, TỔ CHỨC CẤP
TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA
XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ CỦA... (Tên cơ quan, tổ chức)
Năm...
(Ban hành kèm theo Quyết định số…ngày…tháng…năm…của…)
|
Số và ký hiệu HS
|
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản
|
Đơn vị/ người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LƠN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
- Tiêu đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản danh mục
hồ sơ này có.... hồ sơ, bao gồm:
-...... hồ
sơ bảo quản vĩnh viễn;
-....... hồ
sơ bảo quản có
thời hạn.
|
|
QUYỀN HẠN,
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ
và tên
|
* Xác định những hồ sơ
cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập.
- Xác định những hồ sơ
cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các
căn cứ lập Danh mục hồ sơ; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công
tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể
của từng cá nhân trong đơn vị.
- Tiêu đề hồ
sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản,
tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
Sau đây là
một số mẫu tiêu đề hồ sơ tiêu biểu
Tên loại văn
bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ
sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.
Tên loại văn
bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các
hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề.
Tập lưu
(quyết định, chỉ thị, v.v...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các
hồ
sơ
là tập lưu văn bản đi của cơ quan.
Ví dụ: Tập
lưu Quyết định quý I năm 2014 của Bộ Nội vụ.
Hồ sơ hội
nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) -
địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
Ví dụ: Hồ sơ
Hội nghị tổng kết công tác năm 2014 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Hồ sơ - vấn
đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc.
Ví dụ: Hồ sơ
về việc nâng lương và phụ cấp của cán bộ, nhân viên Học viện Phòng Không -
Không Quân năm 2014 (nếu trong một năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng
lương lập một hồ sơ).
Hồ sơ - tên
người:
áp dụng đối với hồ sơ nhân sự
Ví dụ: Hồ sơ
của Nguyễn Văn A./.
* Dự kiến
thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn bảo
quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
* Đánh số,
ký hiệu các đề mục và hồ sơ
- Các đề mục
lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
- Các đề mục
nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.
- Số, ký
hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng
các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong
Danh mục hồ
sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
Việc đánh số
hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
+ Số của hồ
sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.
+ Số của hồ
sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
3.3. Kiểm
tra, đánh giá công tác lập hồ sơ
Các cơ quan
nhà nước có thẩm quyền và lãnh đạo các cơ quan, tổ chức cần có qui định và
tiến hành kiểm tra, đánh giá công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng. Đồng thời đề ra chế
độ khen thưởng cũng như chế tài xử lý vi phạm rõ ràng, cụ thể.
Đặc biệt cần
duy trì chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo qui định tại
Thông tư số 09/2013/TT-BNV về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê công tác
văn thư, lưu trữ.
Công tác
kiểm tra cần được tiến hành định kỳ và đột xuất để từ đó tìm ra những ưu điểm và
hạn chế trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan, tổ chức. Những ưu điểm cần được nhân rộng và khen thưởng kịp thời và
những hạn chế cần phải đưa ra các biện pháp khắc phục.
Song song
với việc kiểm tra cần tiến hành biện pháp đánh giá (khen thưởng và kỷ luật).
Hình thức khen thưởng được tiến hành với nhiều hình thức khác nhau như thưởng
lương, thăng chức….. Nếu thực hiện không tốt nhiệm vụ công tác phải kỷ luật
hoặc đánh giá vào thi đua cuối năm.
4. Phương
pháp lập hồ sơ
4.1. Mở hồ
sơ
Mở hồ sơ là
việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu
hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu
chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
Người mở hồ
sơ: cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ
4.1.1. Đối
với cơ quan có danh mục hồ sơ:
Vào đầu năm
từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm
lập bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì. Căn cứ vào danh mục hồ sơ đã được ban
hành, các đơn vị, cá nhân chuẩn bị bìa hồ sơ, để ghi tiêu đề hồ sơ và ghi mã hồ
sơ và thời hạn bảo quản theo bản danh mục hồ sơ đã được duyệt lên tờ bìa.
Tiêu đề hồ
sơ cần ngắn, rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc, vấn
đề.
Trong quá
trình giải quyết công việc nếu có việc đột xuất phải giải quyết thì cũng lấy
bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ.
4.1.2. Đối
với cơ quan không có danh mục hồ sơ:
Cán bộ, nhân
viên trong cơ quan, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải
quyết và thực tế tài liệu hình thành, đồng thời căn cứ vào kế hoạch công tác
năm tiến hành ghi tiêu đề hồ sơ (hay còn gọi là mở hồ sơ).
4.2. Thu
thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ
Để lập được
hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ, nhân viên trong quá
trình giải quyết công việc cần phải thu thập kịp thời các văn bản tài liệu đưa
vào hồ sơ.Văn bản thuộc hồ sơ nào, đưa vào hồ sơ đó.
Nguồn thu:
Văn bản đi, văn bản đến hoặc văn bản đề xuất, các ý kiến đóng góp (nếu có), tài
liệu liên quan đến giải quyết công việc (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm) hình
thành trong quá trình giải quyết công việc phải thu thập đầy đủ đảm bảo sự toàn
vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Cần thu thập
kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của
các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ,
tránh bị thất lạc.
Không đưa
vào hồ sơ những văn bản có tính nhắc nhở, giao dịch. Tuy nhiên cần lưu ý đến
những giấy tờ có “bút phê” của thủ trưởng hoặc ý kiến của lãnh đạo cấp trên.
Trách nhiệm
thu thập: cán bộ, chuyên viên, người trực tiếp giải quyết công việc.
Các văn bản
tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp
(sao y bản chính, sao lục, trích sao).
Các văn bản
tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên quan chặt chẽ với nhau.
4.3. Kết
thúc hồ sơ
* Kết thúc
hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong, để hoàn chỉnh hồ sơ về
công việc mình theo dõi, giải quyết thì người lập hồ sơ phải làm thủ tục kết
thúc và biên mục hồ sơ. Bao gồm:
4.3.1. Kiểm
tra mức độ đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ
Tiếp tục thu
thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu để đưa vào hồ sơ. Xem xét, loại
bỏ những văn bản tài liệu trùng thừa, tài liệu tham khảo (trừ bản thảo về
những vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, hoặc ý kiến
góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết
giữ lại), văn bản tài liệu hết giá trị…. ra khỏi hồ sơ. Ưu tiên bản gốc văn
bản, bản có bút phê của lãnh đạo. Nếu văn bản tài liệu có chất liệu giấy khác
nhau thì lựa chọn giấy có chất lượng tốt và tuổi thọ cao.
Soát xét lại
thời hạn bảo quản cho hồ sơ (đối chiếu với danh mục hồ sơ và tài liệu trong hồ
sơ)
4.3.2. Phân
chia đơn vị bảo quản
Hồ sơ sau
khi đã làm thủ tục kết thúc, nếu số lượng văn bản, tài liệu nhiều (quá 3cm hoặc
200 tờ, không nên tách dưới 01cm) thì phải phân chia thành các tập, các tập đó
gọi là đơn vị bảo quản để thuận lợi cho việc bảo quản.
Khi phân
chia đơn vị bảo chúng ta phải dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian, giá
trị của văn bản, tài liệu để phân chia cho hợp lý.
Mỗi văn bản
trong hồ sơ chỉ giữ lại 1 bản chính, nếu không có bản chính thì giữ bản sao có
giá trị như bản chính
4.3.3. Sắp
xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản.
Là việc cố
định trật tự vị trí của văn bản tài liệu trong hồ sơ sao cho văn bản tài liệu
đó thể hiện một cách rõ ràng, cụ thể và có mối liên hệ mật thiết với nhau. Cùng
phản ánh chính xác về một đối tượng cụ thể, một sự việc, một vấn đề giúp cho
việc nghiên cứu được thuận tiện.
- Tùy theo
từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp.
- Thường ứng
dụng các cách sắp xếp sau:
- Sắp xếp
theo thời gian ban hành văn bản:
+ Văn bản
nào có thời gian ban hành sớm sắp xếp trước, muộn xếp sau.
Thường áp
dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ việc,
- Sắp xếp
theo số thứ tự của văn bản:
+ Sắp xếp
theo số thứ tự của văn bản (theo cách đánh số văn bản). Văn bản nào có số nhỏ
xếp trước, số lớn xếp sau.
Thường áp
dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản
- Sắp xếp
theo quá trình giải quyết công việc:
+ Sắp xếp
theo trình tự giải quyết công việc (trình tự phát sinh, phát triển đến kết thúc
vấn đề). Những văn bản tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn
bản tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản tài liệu kết thúc vấn
đề.
- Sắp xếp
theo vần chữ cái a,b,c
+ Trong một
hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo
vần chữ cái A,B,C
Thường áp
dụng để sắp xếp các tập báo cáo của nhiều địa phương, các tập quyết định nhân
sự như quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật...
Lưu ý: Khi sắp xếp
văn bản trong hồ sơ
+ Kế hoạch
của năm sau nhưng ban hành vào cuối năm trước thì phải xếp hồ sơ năm sau
Ví dụ: Kế
hoạch công tác năm 2013 ban hành cuối năm 2012 phải xếp vào năm 2013
+ Báo cáo
của năm trước nhưng ban hành vào đầu năm sau thì phải sắp xếp hồ sơ vào năm
trước
Ví dụ: Báo
cáo công tác năm 2013 ban hành vào đầu năm 2014 phải sắp xếp vào năm 2013.
4.3.4. Biên mục
hồ sơ
Biên mục hồ
sơ là ghi chép lên bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội dung và
những thông tin cần thiết khác của văn bản trong hồ sơ để tra tìm nhanh chóng,
nghiên cứu và sử dụng thuận lợi.
Biên mục hồ
sơ gồm 2 phần: biên mục bên trong và biên mục bên ngoài
*Biên mục
bên trong gồm:
- Đánh số tờ
Mục đích:
+ Cố định
trật tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ sau khi đã sắp xếp.
+ Phục vụ
cho tra tìm nhanh và thuận tiện.
Yêu cầu: Rõ ràng,
chính xác.
Phương pháp
đánh số tờ: Mỗi tờ văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản đều được đánh
một chữ số Ả Rập
Mỗi tờ văn
bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản đều được đánh một số vào góc phải, phía
trên tờ văn bản, bằng chữ số Ả Rập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B) không
phân biệt đó là tờ to hay nhỏ, tờ một mặt hay hai mặt chữ.
Chú ý khi
đánh số tờ:
+ Nếu trong
một tờ khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh 2 số. Một tờ to thì
gấp bằng khổ giấy bình thường và đánh một số.
+ Nếu có ảnh thì đánh
số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì
+ Nếu trong một tờ giấy
có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số
+ Trường hợp
đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ cái a,b,c và ghi rõ vào chứng từ
kết thúc.
-Trường hợp
trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi
hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.
Lưu ý: Các
tờ mục lục đánh số thứ tự riêng
- Ghi mục
lục văn bản
- Mục
đích: thống kê, quản lý văn bản một cách chặt chẽ, tránh mất mát, thất lạc,
phục vụ tra tìm nhanh chóng, chính xác.
- Mục lục
văn bản chỉ dùng cho những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và
thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên để quản lý văn bản.
- Tờ mục lục
có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210m m x 297m m), được xếp lên
đầu hồ sơ hoặc in vào bìa hồ sơ.
Mẫu
tờ mục lục văn bản
|
Số thứ tự
|
Số ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tác giả văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Tờ số
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
Hướng dẫn
ghi các cột:
Cột 1: Ghi
số thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Cột 2: Ghi số, ký hiệu
của văn bản
Cột 3: Ghi
ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu
Cột 4: Ghi
tác giả ban hành văn bản (không cần ghi tên cơ quan chủ quản)
Cột 5: Ghi
tên loại và trích yếu nội dung văn bản (nếu không có thì đọc tóm tắt nội dung
để ghi)
Cột 6: Ghi
tờ số (văn bản đó bắt đầu từ số mấy)
Cột 7: Ghi
những điều cần thiết: thiếu dấu, có bút tích, bản dự thảo, văn bản mật....
- Viết chứng
từ kết thúc
Chứng từ kết
thúc là bản nhận xét về số lượng và chất lượng và trạng thái vật lý của các văn
bản trong hồ sơ để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời. Từ trang nào đến
trang nào giấy tốt hay xấu, chữ mờ hay khó đọc, có bút tích sửa chữa, văn bản
tài liệu trong hồ sơ là bản gốc, bản chính hay bản sao hoặc có phim ảnh, băng
đĩa đi kèm. Chứng từ kết thúc giúp cho việc quản lý văn bản, tài liệu tránh mất
mát, đánh tráo, giả mạo.
Chứng từ kết
thúc được in sẵn hai bên cạnh tai bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất
- Mẫu chứng
từ kết thúc: Quyết định 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ
Khoa học Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN 9251: 2012 Bìa hồ
sơ lưu trữ)
|
Đơn vị bảo quản này
gồm có..........(1)................... tờ
Viết bằng
chữ:...........................................................
Được đánh số từ số
………….…. đến số………….……..
Số
trang…..………………(2)…………………………….
Số khuyết
…………………(3)……………………………
Mục lục văn bản
gồm.........(3)................................ tờ
(Viết bằng
chữ…………………………………………….)
Đặc điểm tài liệu
trong hồ sơ……(4)....……..................
......................................................................................
......................................................................................
Ngày.......
tháng.......năm....(5)..
Người lập hồ sơ
|
PHẦN BỔ SUNG (6)
……………..………………………………………..
……………………….…………………
+ Hướng dẫn
cách ghi chứng từ kết thúc:
(1) Ghi số
lượng tờ trong đơn vị bảo quản: Ghi bằng số Ả Rập;
(2) Ghi những số đánh
trùng trong hồ sơ/đơn vị bảo quản;
(3) Ghi
những số khuyết trong hồ sơ/ đơn vị bảo quản;
(4) Ghi các
đặc điểm của tài liệu như tình trạng vật lý của tài liệu, mức độ mật, bút
tích…;
(5) Ghi thời
gian lập hồ sơ
(6) Ghi
thông tin bổ sung thêm văn bản (nếu có)
- Dòng chữ “chứng
từ kết thúc” cách mép trên bìa hồ sơ 40mm, cân giữa, phông chữ Time Newroman in
hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
- Dưới dòng
chữ “chứng từ kết thúc” 15mm là các dòng chữ: Thông tin ở chứng từ kết thúc
gồm:
+ Đơn vị bảo
quản này gồm có.......... tờ (Dùng để ghi số tờ trong đơn vị bảo quản)
+ Viết bằng
chữ:.......................
+ Được đánh
từ số......... đến số...........
+ Số trùng:...................
(dùng để ghi những số đánh trùng trong hồ sơ/đơn vị bảo quản)
+ Số khuyết:..................
(dùng để ghi những số khuyết trong hồ sơ/đơn vị bảo quản)
+ Mục lục
văn bản gồm:......tờ (dùng để ghi số lượng tờ mục lục văn bản trong hồ sơ/đơn vị
bảo quản)
+ Viết bằng
chữ:.................
+ Đặc điểm tài
liệu trong hồ sơ:.................... (dùng để ghi các đặc điểm của tài liệu
như: tình trạng vật lý của tài liệu, dấu chỉ mức độ mật, bút tích.....)
Người lập hồ
sơ ghi địa danh, ngày, tháng, năm lập hồ sơ và ký ghi rõ họ tên để quy trách
nhiệm khi cần thiết.
*Biên mục
bên ngoài:
- Viết bìa
hồ sơ:
+ Mục
đích: Giới thiệu một cách tổng quát những thông tin cần thiết phục vụ cho việc
quản lý, tra tìm được thuận tiện.
+ Bìa hồ sơ
được thiết kế và in mẫu thống nhất theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN
9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ
|
_______(1) _______
_______ (2) _______
_______ (3) _______
Mã hồ
sơ:…(4)…….
HỒ
SƠ
_______
(5) _______
_________________
_________________
|
+ Hướng dẫn
cách viết bìa hồ sơ:
(1) Ghi tên
lưu trữ lịch sử mà tài liệu phải nộp vào.
(2) Ghi tên cơ quan, tổ
chức.
(3) Tên đơn
vị có hồ sơ.
(4) Mã hồ sơ:
Ghi số, ký hiệu hồ sơ.
(5) Ghi tiêu
đề hồ sơ.
(6) Ghi số
lượng tờ: ghi chính xác số lượng tờ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ/đơn vị
bảo quản
(7,9,10)
Phông số; mục lục số; hồ sơ số: do cán bộ lưu trữ ghi.
(11) Thời hạn bảo quản:
ghi thời hạn bảo quản trong hồ sơ.
Chữ viết
trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng, dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa phải đầy
đủ, (tên cơ quan hình thành hồ sơ, tên đơn vị hình thành hồ sơ (viết chữ in
đứng đậm) phải chính xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viết đúng kiểu
chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm, không viết tắt những từ không thông
dụng, viết rõ ràng, chính xác, không ngắt dòng tùy tiện.
+ Ngày tháng
bắt đầu…kết thúc: căn cứ vào mục lục văn bản trong hồ sơ để ghi
+ Số lượng
tờ: Căn cứ vào phần chứng từ kết thúc để ghi
+ Thời hạn
bảo quản: Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV ; căn cứ vào Bảng thời hạn Bảo quản
hồ sơ, tài liệu của ngành, cơ quan, tổ chức (nếu có); căn cứ vào giá trị của
văn bản tài liệu trong hồ sơ.
Lưu ý: Nếu
hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ
sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
5. Quản lý
hồ sơ tại cơ quan, đơn vị
5.1. Trách
nhiệm quản lý hồ sơ
- Thủ trưởng
cơ quan cần chỉ đạo việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trữ
cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của mình như:
- Ban hành
văn bản hướng dẫn lập hồ sơ
- Phân công
trách nhiệm lập hồ sơ
- Tạo điều
kiện cần thiết để lập và quản lý hồ sơ như: bố trí nhân sự, đầu tư kinh phí cho
việc triển khai lập hồ sơ.
- Chánh văn
phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm cần:
- Tham mưu
cho người đứng đầu chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
đối với cơ quan.
- Tổ chức
cấp dưới và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại cơ quan mình.
- Trưởng các
đơn vị trong cơ quan:
- Tổ chức
việc lập hồ sơ trong đơn vị, phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị
lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
- Tổ chức
bảo quản hồ sơ khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
- Tổ chức
giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn.
5.2. Biện
pháp quản lý hồ sơ
Cơ quan, tổ
chức phải ban hành các quy định cụ thể về lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Xây dựng quy
định về chế độ bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu, chế độ đánh giá, tiêu
hủy hồ sơ, tài liệu.
Muốn làm tốt
điều này cần phải thực hiện tốt việc quản lý hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ.
Do đó, cần có quy trình lập và kiểm soát hồ sơ. Trong đó, cần quy định cụ thể
việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ từ khi hình thành cho đến khi giao nộp vào lưu
trữ cơ quan.
Cần xác định
rõ trách nhiệm của cá nhân, đơn vị được giao lập và quản lý hồ sơ.
Cần quy định
rõ đối tượng được phép khai thác thông tin trong hồ sơ, thủ tục khai thác và
trách nhiệm của người quản lý hồ sơ và người khai thác thông tin trong hồ sơ.
Nếu làm tốt điều
này sẽ góp phần đắc lực cho công tác lập và quản lý hồ sơ của cơ quan tổ chức
nói chung và của đơn vị, cá nhân nói riêng.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quốc hội:
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011
2. Chính
phủ: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư..
3. Chính
phủ: Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định 110/2004/ NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
4. Bộ Nội
vụ: Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
5. Bộ Nội
vụ: Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức.
6. Bộ Nội
vụ: Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn
bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương.
7. Bộ Nội
vụ: Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý
hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị
trấn.
8. Bộ Nội
vụ: Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định mã
số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức ngành lưu trữ.
9. Vương
Đình Quyền (2011). Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB. Đại học Quốc gia Hà
Nội, Hà Nội.
10. Bộ Nội vụ: Quyết
định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội vụ về việc ban hành quy chế quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức;
11. Bộ Nội
vụ: Quyết định số: 06/2007/QĐ-BNV , ngày 18/6/2007 của Bộ Nội vụ về việc ban
hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức;
12. Bộ Nội
vụ: Quyết định số: 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ Nội vụ về việc ban
hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
13. Bộ Nội
vụ: Quyết định số: 58/2007/BGDĐT ngày 12/10/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban
hành Qui định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên.
14. Ban Tổ
chức Trung ương: Hướng dẫn số: 05-HD/BTCTW, ngày 26/02/2002
của Ban Tổ chức Trung ương về một số vấn đề cụ thể về nghiệp vụ công tác đảng
viên
15. Văn
phòng Trung ương Đảng: Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 06/11/2009
của Văn phòng Trung ương về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp
16. Bộ Khoa
học và Công nghệ: Quyết định 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học Công
nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN 9251: 2012 bìa hồ sơ Lưu trữ)
17. Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước: Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015
của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Phân tích
khái niệm hồ sơ? Yêu cầu đối với hồ sơ được lập.
2. Nêu các
loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
3. Phân tích
vị trí, tác dụng của hồ sơ.
4. Trình bày
trách nhiệm của các cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ
và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
10. Trình
bày nhiệm vụ của lưu trữ viên (hạng III) đối với việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan.
11. Trình
bày khái niệm, nội dung xây dựng danh mục hồ sơ.
12. Trình
bày khái niệm và phương pháp lập hồ sơ công việc.
13. Trình
bày thành phần, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Chuyên
đề 10
KỸ
NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
1. Những vấn
đề chung trong làm việc nhóm
1.1. Các
khái niệm
1.1.1. Khái
niệm nhóm
Nhóm không
đơn giản là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự
chỉ đạo của một nhà quản lý, nhóm là một tập hợp người, có ít nhất từ hai
người trở lên, có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm
thực hiện một mục tiêu chung.
1.1.2. Khái
niệm nhóm làm việc và làm việc nhóm
Nhóm làm
việc là nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các
ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết quả tốt nhất
cho mục đích mà nhóm đặt ra.
Làm việc
nhóm là hoạt động tương tác, phối hợp giữa nhiều người với nhau, vận dụng những
kiến thức chuyên môn và các kỹ năng của mỗi cá nhân, nhằm đạt được mục tiêu
chung.
1.1.3. Khái
niệm kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm
việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc
đẩy hiệu quả công việc và phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên.
1.2. Ý nghĩa
của làm việc nhóm
1.2.1. Tăng
hiệu suất làm việc
Nhiều nghiên
cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi cá nhân
cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng
lẻ. Hơn nữa làm việc nhóm có thể giải quyết các công việc ngoài khả năng của cá
nhân.
1.2.2. Giảm
thiểu khâu trung gian
Làm việc
nhóm trong tổ chức giúp giảm thiểu các khâu trung gian, tiêu hủy bộ máy cồng
kềnh lãng phí, tạo nên sự linh hoạt, giúp tổ chức dễ dàng đối phó với những
thay đổi của môi trường, từ đó nắm bắt cơ hội, giảm bớt rủi ro.
1.2.3. Phát
huy sức mạnh tập thể
Làm việc
nhóm giúp tăng cường tính hợp tác và xây dựng trong một tổ chức. Các cá nhân sẽ
có nhiều động lực làm việc hơn, giải toả căng thẳng, và có nhiều ý tưởng đóng
góp trong công việc. Nhờ làm việc nhóm, các thành viên trong tổ chức có cơ hội
hiểu nhau hơn, từ đó đoàn kết lẫn nhau, phát huy tinh thần tập thể, vượt qua
mọi khó khăn thử thách, cùng đi đến thành công.
1.2.4. Phát
triển cá nhân
Nhóm có thể
tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả
ngoài chuyên môn. Các thành viên tự rút ra những gì tốt nhất để học hỏi lẫn
nhau, ít bị áp lực hơn so với làm việc một mình, đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm
khi làm việc với người khác. Từ đó, các thành viên có thể phát huy hết khả năng
của bản thân, học hỏi được nhiều hơn để hoàn thiện hơn.
1.3. Các
loại nhóm làm việc
1.3.1. Nhóm
chính thức
1.3.1.1.
Khái niệm
Nhóm chính
thức là nền tảng quan trọng của một tổ chức. Nhóm này thường làm việc lâu dài,
thực hiện những công việc lặp đi lặp lại, có tính thi đua và có sự phân công rõ
ràng.
1.3.1.2. Đặc
điểm
Nhóm cùng
làm việc trong thời gian tương đối dài. Các thành viên của nhóm có quyền tự do
nhất định trong việc quyết định phương pháp làm việc hiệu quả nhất và tất cả
mọi người đều được khuyến khích tự tìm kiếm các quy trình làm việc tối ưu cũng
như liên tục cải thiện quy trình làm việc của mình.
Một số ví dụ
về nhóm chính thức: các nhóm nhân viên hành chính - văn phòng chuyên chịu trách
nhiệm tổ chức các hoạt động, phong trào của cơ quan; các nhóm nhân viên chỉnh
lý tài liệu làm việc toàn thời gian cố định của các công ty chuyên cung cấp
nhân sự chỉnh lý tài liệu cho các đơn vị có nhu cầu...
1.3.2. Nhóm
không chính thức
1.3.2.1.
Khái niệm
Nhóm không
chính thức gồm những người tập hợp lại với nhau không thường xuyên để thực hiện
công việc trên cơ sở không chính thức trong tất cả mọi tổ chức.
1.3.2.2. Đặc
điểm
Được tổ chức
xoay quanh một nhiệm vụ đột xuất trong một khoảng thời gian giới hạn (một tuần,
một năm...) hoặc có thể hình thành theo hình thức chỉ định để giải quyết nhiều
nhu cầu công việc. Sau khi công việc hoàn tất, nhóm sẽ giải tán.
Ví dụ: các
nhóm sinh viên đại học chuyên ngành Lưu trữ học được huy động bổ sung đi chỉnh
lý tài liệu lưu trữ cho một dự án nhất định, có thời gian ngắn (vài tháng đến
một năm), chỉnh lý xong nhóm sẽ giải tán….
1.4. Các
giai đoạn phát triển của nhóm làm việc
Mô hình các
giai đoạn phát triển của nhóm làm việc được Tiến sĩ Tuckman cùng cộng sự đã
nghiên cứu và đưa ra từ năm 1965. Theo đó, một nhóm chính thức hay không chính
thức đều trải qua 5 giai đoạn trong quá trình phát triển. Cụ thể:
1.4.1. Giai
đoạn hình thành
- Đặc điểm của
giai đoạn:
+ Chưa rõ
ràng về mục tiêu, vai trò và cách thức làm việc nhóm, thường có thái độ thăm dò,
hào hứng, lịch sự, kỷ luật khi tham gia mọi hoạt động của nhóm.
+ Hình thành
mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhóm viên, các thành viên hoàn toàn tán thành
các kế hoạch do người trưởng nhóm hoặc người có ảnh hưởng lớn trong nhóm đề ra.
+ Mức độ
hoàn thành công việc thấp, các thành viên mất nhiều thời gian để tìm hiểu nhau
và tìm hiểu về công việc trước khi có thể tập trung hoàn thành tốt công việc
của mình.
- Những yêu
cầu đặt ra để nhóm vượt qua giai đoạn:
+ Sự thông
hiểu chung của mọi người về mục đích của nhóm, thiết lập mối quan hệ giữa các
cá nhân.
+ Sự thống
nhất về nguyên tắc làm việc, điều lệ hoạt động của nhóm.
+ Lên kế
hoạch hoạt động cho nhóm, thống nhất quyền ra quyết định và trách nhiệm liên
quan, cách thức làm việc và các giới hạn trong công việc: công việc sẽ được
thực hiện như thế nào, bởi những ai, nguồn lực sẵn có để thực hiện và những quy
định về thời hạn, nhiệm vụ, các kỹ năng cần phải có…
+ Xây dựng
mối quan hệ giữa các cá nhân cần chú trọng đến lợi ích của từng cá nhân, giúp
các nhóm viên hiểu nhau và tạo dựng niềm tin.
1.4.2. Giai
đoạn hỗn loạn
- Đặc điểm của
giai đoạn:
+ Có nhiều ý
kiến bất đồng; bắt đầu hình thành các phe phái; kém tin tưởng lẫn nhau
+ Chỉ một
vài nhiệm vụ được hoàn tất
- Những yêu
cầu đặt ra để vượt qua giai đoạn:
+ Làm rõ
hoàn cảnh vấn đề, giải quyết các xung đột kịp thời và thỏa đáng
+ Xác định
lại mục đích, vai trò, mục tiêu và cấu trúc công việc; cam kết lại những điều luật
và nội quy
+ Động viên
khuyến khích và củng cố tạo dựng niềm tin, có tinh thần trách nhiệm với nhau;
phát triển các hoạt động giao tiếp trong nhóm: lắng nghe tích cực, trao đổi ý
kiến ôn hòa và không phán xét nhau;
+ Trân trọng
những thành quả đạt được và tôn trọng những sự khác biệt trong nhóm
Đây là giai
đoạn mà bất kì một nhóm làm việc nào cũng phải “kinh qua” trước khi nhóm hoạt
động có hiệu quả. Mặc dù đặc thù của giai đoạn này là đầy những xung đột và mâu
thuẫn về quyền lực, nhưng lại giúp nảy sinh sức sáng tạo và xác định những quan
điểm khác biệt trong nhóm.
1.4.3. Ổn
định
- Đặc điểm:
+ Việc phân
chia vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí của các thành viên trở nên rõ ràng
hơn.
+ Phát huy
niềm tin, sự gắn bó, hài hòa và thái độ tôn trọng lẫn nhau; sẵn sàng chia sẻ
trách nhiệm, quyền lãnh đạo và điều khiển nhóm.
+ Thấu hiểu
và trân trọng những khác biệt giữa các thành viên.
+ Có khuynh
hướng tránh gây xung đột.
+ Những nỗ
lực hợp tác bắt đầu có hiệu quả, gia tăng số lượng nhiệm vụ được hoàn tất,
hướng đến năng suất cao.
- Những
yêu cầu đặt ra cho nhóm:
+ Giữ cho
mọi việc đi đúng quỹ đạo đã vạch ra; tạo sự hài hòa giữa mục tiêu chung và vai
trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí của từng cá nhân.
+ Chia sẻ
trách nhiệm lãnh đạo và điều hành nhóm; khuyến khích chia sẻ những quan điểm khác
nhau và bày tỏ ý kiến bất đồng để phát huy kỹ năng giải quyết khó khăn; liên
tục phát triển niềm tin và xây dựng các mối quan hệ tích cực.
+ Không
ngừng phát triển các kỹ năng; đánh giá và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.
+ Tập trung
nâng cao hiệu quả công việc; công nhận và ăn mừng thành công của nhóm.
1.4.4. Hoạt
động hiệu quả
- Đặc điểm:
+ Các thành
viên nắm rõ mục đích, giá trị, vai trò, mục tiêu; cả nhóm tập trung toàn bộ sức
lực hoàn thành mục tiêu chung.
+ Thúc đẩy
sức mạnh của nhóm để phát huy năng lực của nhóm và không ngừng cải thiện; sự
linh hoạt và chia sẻ trong trách nhiệm lãnh đạo là nguồn động lực giúp nhóm
đương đầu với những thử thách mới.
+ Các mối
quan hệ và giao tiếp trong nhóm được xây dựng trên cơ sở niềm tin, sự tôn trọng
lẫn nhau và tinh thần cởi mở; có tinh thần hăng hái cao độ.
+ Đạt hiệu
quả tối ưu và chất lượng công việc cao; công nhận và trân trọng đối với thành
quả của cá nhân và nhóm.
- Những yêu
cầu cho nhóm:
Tập trung
vào hiệu quả công việc; đón nhận những thử thách mới; tự đưa ra quyết định
trong phạm vi nhất định; công nhận và đánh dấu những thành quả của nhóm và của
những cá nhân xuất sắc.
1.4.5. Kết
thúc
- Đặc điểm: Giảm sự phụ
thuộc lẫn nhau; các thành viên xây dựng, tập hợp thành các nhóm mới với mục
tiêu mới; hoặc kết thúc dự án tại đây.
- Yêu cầu: hoạt động
của nhóm thường được giám sát và đánh giá để rút kinh nghiệm và bài học cho các
nhóm khác, các dự án khác.
1.5. Một số
yếu tố ảnh hưởng đến làm việc nhóm
1.5.1. Mục
tiêu nhóm
- Ảnh hưởng:
+ Hợp nhất
các thành viên lại với nhau.
+ Động lực
cho hoạt động nhóm
- Yêu cầu:
+ Đưa ra mục
tiêu chung rõ ràng, các thành viên cần phải hiểu rõ mục tiêu chung và biết rõ
các nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt mục tiêu.
+ Nhóm
trưởng phải biết tạo sự hài hòa giữa các mục tiêu riêng của các cá nhân và mục
tiêu chung của cả nhóm.
1.5.2. Quy
mô nhóm
- Ảnh hưởng:
quy
mô nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc nhóm và tạo nên đặc trưng của
nhóm.
- Yêu
cầu: tùy từng nội dung công việc thực tế để xác định quy mô nhóm phù hợp.
1.5.3. Năng
lực thành viên
- Năng lực
thành viên là thành viên nhóm:
Thể hiện
chất lượng làm việc của nhóm và khả năng đương đầu với mọi thử thách của
nhóm.
- Năng lực
thành viên là lãnh đạo nhóm:
Người trưởng
nhóm hay lãnh đạo nhóm sẽ là người dẫn dắt nhóm đi đến thành công. Bên cạnh đó,
lãnh đạo nhóm còn là người truyền cảm hứng làm việc cho nhóm, đứng ra giải
quyết các mâu thuẫn, tạo điều kiện cho các thành viên giao tiếp và hợp tác lẫn
nhau cũng như giao tiếp và hợp tác với các nhóm khác trong tổ chức và với bên
ngoài.
- Yêu cầu: Không ngừng
học hỏi kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng và thể hiện thái độ tích cực nhằm nâng
cao năng lực của các nhóm viên.
1.5.4. Sự
hợp tác của các thành viên nhóm
- Ảnh hưởng:
Hoạt
động của nhóm phụ thuộc vào sự hợp tác của các thành viên.
- Yêu cầu:
Các nhóm
viên lắng nghe tích cực và chủ động để thấu hiểu sự việc thay vì phán xét nhau,
tham gia đóng góp ý tưởng, ý kiến cho nhóm và tôn trọng, có thái độ cởi mở đối
với những cảm nhận, quan điểm của các thành viên khác.
1.5.5. Môi
trường làm việc
- Ảnh hưởng:
+ Nhóm phụ
thuộc vào tổ chức về: nguồn lực, thông tin, hỗ trợ. Mục đích hoạt động của tổ
chức cũng ảnh hưởng đến mục đích hoạt động của nhóm.
+ Thái độ
của tổ chức tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhóm. Phong cách lãnh
đạo của nhà quản lý cũng là yếu tố quan trọng tạo nên môi trường làm việc.
Môi trường
năng động, chuyên nghiệp, cởi mở, kích thích tính sáng tạo sẽ có ảnh hưởng
tích cực tác động lên hoạt động của nhóm.
2. Một số kỹ
năng cơ bản trong làm việc nhóm
2.1. Kỹ năng
thiết lập nhóm làm việc
2.1.1. Lập
kế hoạch xây dựng nhóm làm việc
Quá trình
lập kế hoạch xây dựng nhóm làm việc phải được thực hiện trước khi hình thành
nhóm.
2.1.1.1.
Nguyên tắc lập kế hoạch xây dựng nhóm làm việc
- Chia nhỏ
các nhiệm vụ và xây dựng mục tiêu từng chặng
- Tiết kiệm
tài nguyên: tinh thần, con người, thời gian, sức lực, vật chất.
2.1.1.2. Nội
dung lập kế hoạch xây dựng nhóm làm việc
a. Xác định mục
tiêu nhóm
b. Xác định
quyền hạn nhóm
c. Dự kiến các hoạt
động
d. Xác định
nguồn lực
e. Xác định thời hạn
2.1.2. Lựa
chọn thành viên
2.1.2.1.
Nguyên tắc lựa chọn thành viên
- Thành viên
hiểu rõ mục tiêu nhóm
- Lựa chọn
người phù hợp, không phải người giỏi nhất
2.1.2.2.
Tiêu chuẩn lựa chọn
a. Yêu cầu công việc
Thành viên
có đủ kiến thức, kinh nghiệm để thực hiện công việc, có khả năng đáp ứng được
yêu cầu công việc được giao.
b. Kỹ năng
Một tập hợp
những kỹ năng cần thiết sẽ rất khác nhau tùy thuộc vào nhiệm vụ của từng nhóm,
nhưng tất cả các nhóm đều đòi hỏi phải thông thạo về kỹ thuật chuyên môn.
c. Thái độ
Lựa chọn
thành viên có thái độ đúng mực, có tinh thần trách nhiệm cao thay vì quá chú
trọng đến những kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến công việc.
2.1.3. Phân
công trách nhiệm
Để một nhóm
làm việc có hiệu quả nhất nên phân công một số vai trò chủ chốt. Các vai trò
này gồm: điều phối viên, người phát kiến, người phản biện, người ngoại giao,
người thực hiện, trưởng nhóm và người giám sát. Không cần thiết phân công mỗi
người chỉ thực hiện một chức năng.
Trong các cơ
quan lưu trữ hay trong việc thực hiện các hoạt động lưu trữ các thành viên nhóm
là các lưu trữ viên hạng III thường giữ vai trò là người tham gia, vai trò điều
hành thuộc về các lưu trữ viên chính (hạng II) hoặc lãnh đạo cấp trên; tuy
nhiên nếu hai đối tượng này không tham gia nhóm thì lưu trữ viên hạng III vẫn
có thể giữ vai trò điều hành nhóm, tùy thuộc vào nội dung công việc của nhóm.
2.1.3.1.
Nguyên tắc phân công trách nhiệm
- Phân công
đúng người, đúng việc, đúng thời điểm;
- Rõ ràng,
công khai, minh bạch;
- Công bằng,
hợp lý.
2.1.3.2. Các
bước phân công trách nhiệm
a. Chuẩn bị
- Nhận dạng
loại công việc cần phải làm trước khi phân công người có trách nhiệm;
- Sắp xếp
trình tự công việc trong nhóm theo tính chất ưu tiên và quan trọng;
- Nhóm công
việc theo các tiêu chí đặc thù. b. Lựa chọn
Nắm vững
thông tin về năng lực của từng cá nhân, cách ứng xử và thái độ của họ, nắm rõ
mảng công việc chính của từng người và lượng công việc hiện tại của họ. Tùy
từng loại hình và quy mô nhóm mà phân chia các vai trò trách nhiệm trong nhóm,
không phải nhóm làm việc nào cũng có tất cả các vai trò.
c. Thảo luận
Thảo luận
với các thành viên về nhiệm vụ cần phải phân công, ai là người phù hợp để giao
việc và tại sao. Nêu đầy đủ thông tin cần thiết về nhiệm vụ, yêu cầu, mong đợi
và ước lượng thời gian hoàn thành.
d. Kiểm soát
Kiểm soát
từng phần công việc và trách nhiệm của từng cá nhân trong việc thực hiện. Việc
kiểm soát cá nhân thực hiện công việc là rất cần thiết để đảm bảo các thành
viên không đi chệch hướng trong việc thực hiện mục tiêu. Việc kiểm soát do
người có trách nhiệm giám sát đảm nhiệm, theo quy định mà cả nhóm đã thông qua.
e. Đánh giá
Bước đánh
giá nhằm giúp các thành viên biết được hiệu quả công việc mà họ đã làm, liệu
các thành viên đã làm tròn trách nhiệm của họ hay chưa. Từ đó hiểu rõ việc phân
công đã đúng người đúng việc hay chưa để có thể điều chỉnh vai trò hoặc trách
nhiệm của từng thành viên khi cần.
2.1.4. Thiết
lập quy tắc nhóm
Các quy tắc
làm việc nhóm căn bản
a. Quy tắc ra quyết
định
Các phương
pháp ra quyết định mà nhóm có thể lựa chọn: lãnh đạo ra quyết định; đa số ra
quyết định; nhóm nhỏ các chuyên gia quyết định; quyết định bằng sự nhất trí.
Có rất nhiều
cách để ra quyết định, nhưng phương pháp mà tất cả các thành viên trong nhóm
đều nhiệt tình ủng hộ luôn là cách tốt nhất.
b. Quy tắc
họp nhóm
c. Quy tắc
thông tin trong nhóm: nhằm đảm bảo mọi hoạt động của các thành viên đều được
cập nhật và xử lý kịp thời.
d. Quy tắc
kiểm tra, giám sát
e. Quy tắc
khen thưởng: nhằm khích lệ nhóm cải thiện được kết quả thực hiện chung, cơ chế
khen thưởng sẽ tạo động lực cho nhóm làm việc.
2.2. Kỹ năng
giải quyết xung đột
2.2.1. Những
xung đột thường gặp
Phân theo
nội dung có ba loại xung đột chính gồm: xung đột ý kiến, xung đột trách nhiệm
và xung đột lợi ích.
2.2.1.1.
Xung đột ý kiến
Xung đột ý
kiến là khi các thành viên có những ý kiến hoặc quan điểm bất đồng, trái ngược
nhau. Những xung đột ý kiến hoàn toàn là giữa các cá nhân với nhau mà không ảnh
hưởng tới quyền lợi và trách nhiệm đối với tổ chức.
2.2.1.2.
Xung đột trách nhiệm
Xung đột
trách nhiệm xảy ra khi sự phân công vai trò giữa các thành viên hoặc trưởng
nhóm giao phó công việc một cách không cân đối dẫn tới các cá nhân xung đột lẫn
nhau. Nhìn chung, loại xung đột này sẽ nghiêm trọng và khó giải quyết hơn so
với xung đột ý kiến.
2.2.1.3.
Xung đột lợi ích
Đây là loại
xung đột mang tính gay gắt và nghiêm trọng cao nhất trong ba loại xung đột nhóm
thường gặp. Xung đột lợi ích không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà các cá nhân
gây xung đột đang thực hiện mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các cá
nhân đó.
2.2.2. Các
phong cách giải quyết xung đột
Từ những năm
1970, Kenneth Thomas và Ralph Killmann đã phát triển mô hình về cách cá nhân
hoặc các nhóm phản ứng trong một tình huống xung đột. Theo đó, có năm phong
cách giải quyết xung đột cụ thể là:
2.2.2.1.
Cứng rắn, áp đảo
Phong cách xử
lý này có thể đặt mối quan hệ giữa các bên vào tình thế nguy hiểm, gây thù địch
khi có kẻ thắng, người thua; nhưng cũng có thể tạo ra sự thay đổi tích cực tiến
bộ hơn nếu người thua cuộc nhận ra lỗi sai của mình và có thái độ cầu thị.
2.2.2.2. Né
tránh
Phong cách
giải quyết né tránh là khi gặp xung đột thì tránh sự va chạm, sợ đối đầu với
mâu thuẫn. Người có phong cách né tránh không quan tâm đến nhu cầu của các bên,
thua cũng không quan trọng. Tuy nhiên, cách này dễ tạo ra kết quả là các bên
cùng thua, không giải quyết triệt để mâu thuẫn, dễ xảy ra những xung đột tiếp
theo.
2.2.2.3.
Nhường nhịn, xoa dịu
Nhường nhịn,
xoa dịu là cách xử lý quan tâm đến mối quan hệ thay vì kết quả quyền lợi. Người
có phong cách nhường nhịn thường đề cao sự hòa thuận trong các mối quan hệ,
thậm chí có thể hy sinh quyền lợi cá nhân để giữ cho các mối quan hệ được ổn
định giữa các các nhân trong nhóm hoặc giữa các nhóm với nhau.
2.2.2.4.
Thỏa hiệp
Phong cách
giải quyết theo kiểu thỏa hiệp tức là mỗi bên có thể phải hy sinh một số quyền
lợi để dành được một số quyền lợi khác. Hai bên cùng nhau tìm ra giải pháp
trung hòa để đôi bên cùng có phần lợi ích. Kết quả tạo ra có thể là cùng thắng
hoặc cùng thua thiệt sau mâu thuẫn.
2.2.2.5. Hợp
tác
Phong cách
hợp tác trong giải quyết mâu thuẫn đề cao cả kết quả và mối quan hệ. Các bên có
thái độ chủ động hợp tác để tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả hai bên, chú trọng
sự đồng thuận. Tất cả các bên sẽ cùng theo đuổi và tìm kiếm giải pháp tốt nhất
cho cả hai bên chứ không chỉ riêng cho một bên. Kết quả là cả hai bên đều
thắng.
2.2.3. Các
bước giải quyết xung đột
Có ba bước
cụ thể cần thực hiện để quản lý tốt xung đột
- Nhận diện
xung đột
- Xác định
nguyên nhân
- Tìm kiếm
giải pháp
2.3. Kỹ năng
tổ chức họp nhóm
2.3.1. Các
kiểu họp nhóm
2.3.1.1. Theo
thành phần họp
a. Họp nhóm:
Là cuộc họp cập nhật thông tin theo định kỳ cho cả nhóm
b. Thảo luận
tổ: Là cuộc họp tổ gồm những người có kiến thức chuyên ngành.
c. Họp giữa hai người:
Là cuộc họp riêng được tổ chức giữa hai người.
2.3.1.2.
Theo nội dung họp
a. Họp triển
khai: Họp cả nhóm để nghiên cứu các phương pháp làm việc.
b. Họp đánh
giá tiến độ: Cuộc họp cập nhật thông tin theo định kỳ cho các tổ trong nhóm.
c. Họp báo
cáo: Họp để phổ biến thông tin cụ thể.
2.3.2. Các
bước họp nhóm
2.3.2.1.
Chuẩn bị
Những việc
cần làm trong bước chuẩn bị họp:
- Xem xét
chủ đề, mục tiêu và nội dung;
- Thành viên
cần tham gia;
- Kế hoạch điều
hành cuộc họp;
- Kế hoạch
sử dụng công cụ trực quan (bảng biểu, tài liệu, máy chiếu...);
- Kế hoạch
thời gian, địa điểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông báo...;
- Ai chuẩn
bị, chuẩn bị như thế nào;
- Chuẩn bị
sức khoẻ, tinh thần, làm quen phương tiện, phòng họp.
2.3.2.2. Bắt
đầu cuộc họp
Mục tiêu
bước bắt đầu cuộc họp là:
- Làm quen
thành viên;
- Tạo không
khí thân thiện;
- Thống nhất
khung chương trình làm việc;
- Chỉnh sửa mục
tiêu cuộc họp (nếu cần);
- Thống nhất
cách thức làm việc.
2.3.2.3.
Thảo luận
Đây là bước
quan trọng nhất trong một cuộc họp. Các thành viên được thảo luận, đóng góp ý
kiến để nhóm ra quyết định cuối cùng, các quyết định này phải phù hợp với mục
tiêu cuộc họp.
2.3.2.4.
Phân công thực hiện
Việc phân
công nhiệm vụ cũng phải được thực hiện dựa trên các tiêu chí sau:
- Phân công
nhiệm vụ cho các cá nhân có khả năng thực hiện công việc tốt nhất;
- Xác định
mỗi nhiệm vụ được giao sẽ phù hợp ở mức độ nào với các mục tiêu cao nhất của
nhóm, và những mục tiêu của nhóm này liên quan thế nào với mục tiêu của tổ
chức;
- Khi phân
công nhiệm vụ, hãy kèm theo cả quyền hạn và nguồn lực cần thiết để hoàn thành
nhiệm vụ đó. Cụ thể các nội dung cần phân công: công việc gì cần làm; ai làm;
làm như thế nào; kết quả mong muốn; thời gian; điều kiện; nguồn lực hỗ trợ....
2.3.2.5. Kết
thúc cuộc họp
Dành thời
gian đánh giá, suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ
sót, các vấn đề gác lại để cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa,
các thành viên sẽ nhận kết quả này như thế nào, cuộc họp thành công đến mức nào
qua đánh giá nhanh.
2.4. Kỹ năng
giải quyết vấn đề
2.4.1. Quy
trình giải quyết vấn đề
2.4.1.1.
Nhận ra vấn đề
- Xác định
vấn đề của nhóm hoặc của cá nhân thành viên;
- Ảnh hưởng
của vấn đề đến hoạt động chung của nhóm.
2.4.1.2. Đề
ra mục tiêu cần giải quyết
Sau khi xác
định được vấn đề cần đề ra mục tiêu cần hướng đến hoặc mục tiêu cần giải quyết
vấn đề. Đề ra mục tiêu để giải quyết giúp nhóm hoặc cá nhân nhìn nhận rõ vấn đề
gặp phải, từ đó hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề, những tác động của nó đối với
nhóm hoặc công việc của cá nhân.
2.4.1.3.
Hiểu rõ vấn đề
Đây là bước
quan trọng nhất trong quy trình giải quyết vấn đề, nếu hiểu sai vấn đề thì việc
giải quyết vấn đề sẽ không triệt để. Ở bước này, cá nhân hoặc nhóm cần tìm hiểu
rõ nguyên nhân của vấn đề; vấn đề ảnh hưởng đến nhóm hoặc cá nhân như thế nào;
vấn đề xảy ra ở đâu...
2.4.1.4. Đề
xuất giải pháp và lựa chọn
Cần đưa ra
nhiều phương án để giải quyết một vấn đề. Các giải pháp đa dạng sẽ giúp nhóm
hoặc cá nhân có nhiều lựa chọn để từ đó có những quyết định đúng đắn nhất trong
việc lựa chọn các giải pháp. Trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng, nhóm hoặc cá
nhân cần đánh giá từng giải pháp bằng cách phân tích điểm mạnh, điểm yếu của
từng giải pháp, thấy được những vấn đề mới nảy sinh tại bước này.
Việc lựa
chọn giải pháp cần ưu tiên giải pháp khả thi nhất, giải quyết vấn đề mang tính
dài hạn và triệt để, có hiệu quả cao. Lúc này tính sáng tạo của các thành viên
cần được huy động và khích lệ tối đa để đưa ra phương án tối ưu.
2.4.1.5.
Thực thi giải pháp
Bước thực
thi giải pháp trả lời các câu hỏi: ai là người có liên quan; ai chịu trách
nhiệm gì; thời gian giải quyết vấn đề cần thiết; các nguồn lực để giải quyết
vấn đề...
2.4.1.6.
Đánh giá và kiểm soát
Sau khi thực
thi giải pháp, nhóm hoặc cá nhân sẽ kiểm tra xem cách giải quyết có hiệu quả
không; bài học rút ra sau khi giải quyết vấn đề là gì; mục tiêu ban đầu có đạt
được không.... Cần chú ý rằng nếu mục tiêu giải quyết vấn đề của nhóm không đạt
được thì chắc chắn vấn đề chưa giải quyết được triệt để. Quy trình sẽ được thực
hiện lại từ bước một.
2.4.2. Các
công cụ giải quyết vấn đề
a. Phương
pháp sáu chiếc mũ tư duy
“Sáu chiếc
mũ tư duy” là một công cụ trợ giúp tư duy được Edward de Bono giới
thiệu trong cuốn “Six Thinking Hats”. Đây là một phương pháp cực kỳ hiệu quả,
giúp đánh giá sự việc từ nhiều góc nhìn khác nhau để đưa ra quyết định tốt hơn.
Nhờ vậy, cá nhân sẽ hiểu rõ hơn mọi ngóc ngách của sự việc, nhận diện được
những nguy cơ, cơ hội.
Trong công
tác lưu trữ, vận dụng phương pháp “Sáu chiếc mũ tư duy” khi họp nhóm giúp các
nhóm viên nhanh chóng nắm được kế hoạch cụ thể thứ tự các công việc cần làm,
phân công người thực hiện một cách khoa học và hợp lý, từ đó việc họp nhóm cũng
trở nên hiệu quả hơn (ví dụ đối với nhóm nhân viên chỉnh lý tài liệu, nhóm nhân
viên văn thư lưu trữ ở các cơ quan…).
b. Phương
pháp KJ
Phương pháp
KJ rút gọn do Tiến sĩ người Nhật Bản Kawakita Jiro phát triển và được áp dụng
rất thành công trong những năm 1950 tại các Công ty của Nhật Bản. Đây là một
phương pháp làm việc được áp dụng hầu hết cho hoạt động nhóm nhỏ và mang lại
hiệu quả rõ rệt trong giải quyết các vấn đề của nhóm.
Phương pháp
này thường được áp dụng khi nhóm cần giải quyết một vấn đề nào đó nhanh
chóng, cần ý kiến của tất cả các thành viên để đưa ra phương án tối ưu nhất.
2.5. Kỹ năng
đánh giá hiệu quả làm việc nhóm
2.5.1. Tiêu
chí và nội dung đánh giá
2.5.1.1. Về
kết quả
- Đạt được mục
tiêu nhóm;
- Sự hài
lòng của khách hàng hoặc đối tác;
- Khối lượng
công việc đã hoàn thành;
- Kiến thức
nghề nghiệp và kỹ năng thu được.
2.5.1.2. Về
thời gian
- Đảm bảo
lượng thời gian thực hiện phù hợp cho từng công việc của nhóm và năng lực thành
viên;
- Hoàn thành
công việc đúng hạn định, tuy nhiên sẽ có một số trường hợp ngoại trừ (cơ hội/rủi
ro).
2.5.1.3. Về
chi phí
- Chi phí cho
từng dự án hoặc công việc phù hợp với thực tế, không lãng phí, hao hụt vô lý;
- Các khoản
chi tiêu và lợi nhuận thực tế so với dự đoán.
2.5.1.4. Về
quy trình
- Mức độ tham
gia và lãnh đạo;
- Sự cộng
tác;
- Biện pháp
giải quyết xung đột;
- Lập kế
hoạch và mục tiêu;
- Độ cam kết
với quy trình và các thủ tục đã thống nhất;
- Xây dựng
và duy trì quan hệ giữa các cá nhân với nhau;
- Sự rèn
luyện kỹ năng của cá nhân và nhóm.
2.5.2.
Phương pháp đánh giá
Sau khi đã
xác định cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động, bước tiếp theo là phương pháp
hay cách thức đánh giá. Có nhiều cách khác nhau để đánh giá thành công của
nhóm, tùy vào mức độ phức tạp, chi phí và thời gian thực hiện cần thiết.
2.5.2.1.
Đánh giá bên trong
- Tự đánh
giá: Mỗi thành viên trong nhóm tự đánh giá hiệu suất làm việc của mình
- Đánh giá
của đồng nghiệp: Các thành viên trong nhóm đánh giá sự đóng góp của nhau.
- Đánh giá
của trưởng nhóm: Với tư cách là trưởng nhóm hay người giám sát, bạn đánh giá
hiệu suất làm việc của từng cá nhân.
2.5.2.2.
Đánh giá bên ngoài
- Đánh giá
sự thỏa mãn của khách hàng: Khách hàng trong và ngoài công ty đánh giá hiệu suất
hoạt động của nhóm và các thành viên trong nhóm. Đó là những khách hàng tương
tác và làm việc thường xuyên với các thành viên nhóm. Hoặc đánh giá từ các đối
tác của nhóm.
- Đánh giá
của cấp quản lý: Các trưởng phòng hay nhà quản lý của các trưởng nhóm đánh giá
hiệu suất hoạt động của cá nhân và của cả nhóm.
Khi xem xét
hiệu quả làm việc, nhóm có thể kết hợp phương pháp đánh giá trong và đánh giá
ngoài để đánh giá từng vai trò của thành viên.
3. Xây dựng
nhóm làm việc hiệu quả
3.1. Thực
trạng và nguyên nhân của thực trạng
3.1.1. Thực
trạng
Cho đến nay
tại Việt Nam, cụm từ “team work” (làm việc theo nhóm) được nhắc đến và sử dụng
nhiều tại các tổ chức. Các từ thay thế cho cụm từ này là nhóm, tổ, phòng,
ban... nhưng thường được hình thành và hoạt động theo cơ chế và mang tính hình
thức nhiều hơn là mang lại hiệu quả thực sự cho tổ chức. Vì vậy có thể thấy
rằng cụm từ “làm việc nhóm” được sử dụng một cách tùy tiện, thực tế có nhiều tổ
chức, dự án đã gặp thất bại do chưa hiểu và biết cách khai thác triệt để hiệu
quả của “làm việc nhóm”.
3.1.2.
Nguyên nhân
- Tham gia
nhóm miễn cưỡng hoặc không chủ động
- Sa đà vào
tranh cãi thay vì tranh luận để giải quyết vấn đề
- Không
thống nhất và cùng tập trung vào mục tiêu chung
- Đùn đẩy
trách nhiệm, ỷ lại vào người
- Quá nể
nang các mối quan hệ hoặc ngại va chạm
3.2. Xây
dựng nhóm làm việc hiệu quả
3.2.1. Đặc điểm
của nhóm làm việc hiệu quả (PERFORM)
3.2.1.1. Có mục
tiêu rõ ràng và giá trị (Purpose and Values)
3.2.1.2.
Được hỗ trợ và tiếp thêm sức mạnh (Empowerment)
3.2.1.3. Có
quan hệ giao tiếp tốt (Relationships and Communication)
3.2.1.4. Có
sự linh hoạt (Flexibility)
3.2.1.5. Có
năng suất làm việc tối ưu (Optimal Performance)
3.2.1.6. Có
sự công nhận và trân trọng thành quả đạt được (Recognition and Appreaciation)
3.2.1.7. Có
tinh thần nhiệt huyết (Morale)
3.2.2. Đặc điểm
cá nhân là thành viên
3.1.2.1. Suy
nghĩ như lãnh đạo
Thành viên
của một nhóm tuyệt vời sẽ có suy nghĩ như những thành viên của ban lãnh đạo tổ
chức. Họ luôn tập trung vào những mục tiêu và kết quả mà công ty cần đạt được
để đứng vững trong sự cạnh tranh. Lối suy nghĩ như lãnh đạo cũng giúp cho các
thành viên dễ dàng thông cảm với người lãnh đạo nhóm hơn, đồng thời nhanh chóng
và linh hoạt ứng phó với những thách thức và thay đổi xảy ra với nhóm.
3.2.2.2.
Đồng đội là số 1
Thành viên
luôn luôn nghĩ về việc làm thế nào để đóng góp năng lực của họ cho tổ chức thay
vì chỉ nghĩ đến việc hoàn thành nhiệm vụ của mình, vì vậy tài năng và kinh
nghiệm của họ trở thành lực lượng nòng cốt trong tổ chức.
3.2.2.3.
Tinh thần trách nhiệm cao
Sự đóng góp
mà những nhóm làm việc hiệu suất cao cùng nhau chia sẻ là tinh thần trách
nhiệm. Cả thành viên và lãnh đạo nhóm đều chia sẻ trách nhiệm.
3.2.3. Đặc điểm
cá nhân là lãnh đạo nhóm
3.2.2.1.
Người khởi xướng
Trưởng nhóm
khởi xướng mọi hành động của nhóm. Một trưởng nhóm giỏi sẽ tìm thấy vị trí
thuận lợi để khởi xướng hành động - một vị trí có phần hơi tách biệt với công
việc bình thường của nhóm nhằm quan sát những mối quan hệ giữa công việc và các
mục tiêu cao hơn.
3.2.2.2. Tấm
gương cho người khác
Trưởng nhóm
có thể làm gương bằng nhiều cách khác nhau.
3.2.2.3.
Huấn luyện viên giỏi
Huấn luyện
là một hoạt động có tính hai chiều, qua đó các bên chia sẻ kiến thức và kinh
nghiệm để tối đa hóa tiềm năng của mỗi thành viên trong nhóm và giúp thành viên
đó đạt được mục tiêu mà nhóm đã thông qua. Nếu một trưởng nhóm và một
thành viên nhất trí tạo lập mối quan hệ huấn luyện, cả hai sẽ tin tưởng nhau để
cải thiện hiệu suất lao động.
3.2.2.4. Tạo
điều kiện cho các thành viên giao tiếp và hợp tác
- Sự hợp tác
lành mạnh có những đặc điểm sau:
+ Đặt quyền
lợi nhóm lên trên quyền lợi bản thân;
+ Trao một phần
ngân sách, thời gian sử dụng phòng thí nghiệm, hay các nguồn lực khác mà họ có
cho thành viên cùng nhóm, nếu người này có thể sử dụng hiệu quả hơn;
+ Nhiệt tình
chia sẻ niềm tin vào sự thành công;
+ Xử lý
những điểm khác biệt và đề ra lịch trình giữa các thành viên;
- Nguyên
tắc xây dựng mối quan hệ bền vững giữa các thành viên:
+ Tôn trọng
năng lực của các thành viên;
+ Tận dụng
tối ưu sự khác biệt trong nhóm;
+ Tin tưởng
lẫn nhau;
+ Tạo điều
kiện cho các thành viên mới hòa nhập
3.2.2.5. Hòa
giải mâu thuẫn
Ba bước giúp
lãnh đạo nhóm giải quyết mâu thuẫn.
- Tạo môi
trường để mọi người thảo luận những vấn đề khó khăn
- Tạo điều
kiện thuận lợi để thảo luận
- Hãy tập
trung vào vấn đề chứ không phải đổ lỗi cho ai.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Đặng Đình Bôi
(2010). Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm, Trường Đại học Nông lâm TP. Hồ Chí Minh,
TP. Hồ
Chí Minh.
2. Edward de
Bono (2008). Sáu chiếc nón tư duy, Nhà xuất bản Trẻ, Hà Nội.
3. Harvard
Business School Press (2006). Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - Cẩm nang
kinh doanh Hazard, Nhà xuất bản
Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh, TP. Hồ Chí Minh.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Một nhóm làm
việc thường trải qua những giai đoạn nào trong quá trình phát triển? Trong các
giai đoạn đó, giai đoạn nào được coi là giai đoạn khó khăn nhất, giai đoạn nào
là giai đoạn thành công nhất? Giải thích.
2. Trình bày
các tiêu chuẩn lựa chọn thành viên khi tham gia vào nhóm làm việc. Tại sao nói
trong các tiêu chuẩn đó, tiêu chuẩn về thái độ thành viên là quan trọng nhất?
3. Phân tích
năm phong cách giải quyết xung đột. Phong cách nào được coi là phong cách tối
ưu nhất để giải quyết các xung đột trong nhóm làm việc?
4. Trình bày
các phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm? Để
đánh giá một nhóm thực hiện các hoạt động lưu trữ thì phương pháp đánh giá
ngoài gồm các yếu tố nào?
5. Một nhóm làm
việc hiệu quả có những đặc điểm gì? Làm thế nào để nâng cao hiệu suất làm việc
nhóm trong cơ quan, tổ chức nơi anh/chị công tác?
6. Xử lý tình
huống trong một cuộc họp của nhóm chỉnh lý tài liệu sau:
a. Không khí
cuộc họp buồn tẻ, trầm lắng khi không có sự tham gia ý kiến của các thành viên
dự họp, nhóm trưởng phải tổ chức nhiều cuộc họp nhưng vẫn không phân công được
nhiệm vụ để các thành viên làm việc chung một cách khoa học và hợp lý.
b. Cuộc họp
luôn luôn căng thẳng do các thành viên chỉ đưa ra ý kiến cá nhân mà không lắng
nghe ý kiến của người khác, nhóm trưởng phải tổ chức nhiều cuộc họp nhưng các
thành viên vẫn chưa thể làm việc ăn ý với nhau.
Chuyên đề 11
KỸ NĂNG GIAO TIẾP
1. Tổng
quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp
1.1.
Một số khái niệm
1.1.1.
Khái niệm Giao tiếp
Giao
tiếp là một nhu cầu tồn tại và phát triển của mỗi cá nhân và xã hội loài người.
Thông qua giao tiếp, con người trao đổi thông tin, gửi gắm tình cảm, tương tác
qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Giao tiếp diễn ra trong mọi lĩnh vực hoạt động
của con người.
Theo
Từ điển Tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê: “Giao tiếp là tiếp xúc, trao đổi”.
Các
nhà tâm lý học cho rằng: Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa con người và con
người, nhờ đó con người trao đổi thông tin, kinh nghiệm hiểu biết, những rung
cảm, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau.
Trong
Giáo trình Kỹ năng giao tiếp do Thạc sĩ Chu Văn Đức (chủ biên): Giao
tiếp đã được định nghĩa là “hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa
con người với con người nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định”. (5,13)
Tác
giả Đào Thị Ái Thi quan điểm: “Giao tiếp là sự trao đổi tư tưởng, tình cảm và
hành vi giữa con người với nhau thông qua hệ thống tín hiệu ngôn ngữ, được xác
lập và vận hành bởi các mối quan hệ tương tác xã hội có chủ định hoặc không chủ
định giữa các bên tham gia vào quan hệ giao tiếp nhằm thỏa mãn những nhu cầu và
mục tiêu nhất định”. (10,12-13)
Mặc
dù có nhiều ý kiến khác nhau song có thể hiểu giao tiếp là quá trình tiếp
xúc, trao đổi thông tin, tình cảm giữa con người với con người nhằm thỏa mãn
nhu cầu, mục tiêu nhất định.
Như
vậy Giao tiếp là một quá trình tương tác, có tính hai chiều, được cấu thành bởi
các thành tố: đối tượng giao tiếp giữa người với người; thông điệp được truyền
tải; phương tiện giao tiếp; không gian, thời gian, hoàn cảnh giao tiếp; nhu
cầu, mục tiêu mà đối tượng giao tiếp đặt ra và mong muốn đạt được.
Trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng thường xuyên diễn ra các quá trình giao
tiếp, trao đổi thông tin, tình cảm giữa con người với nhau nhằm đạt được những
nhu cầu, mục tiêu nhất định. Quá trình giao tiếp diễn ra trong nội bộ và ngoài
cơ quan, tổ chức.
1.1.2.
Khái niệm kỹ năng giao tiếp
Kỹ
năng là khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được trong một lĩnh vực nào
đó vào thực tiễn.
“Kỹ
năng giao tiếp là sự thể hiện trên thực tế năng lực giao tiếp của con người
trong việc vận dụng tri thức, tình cảm, kinh nghiệm để nhận biết, phán đoán và
sử dụng phương tiện giao tiếp một cách thành thạo trong các mối quan hệ giao
tiếp và phù hợp với từng tình huống giao tiếp cụ thể nhằm đạt hiệu quả giao
tiếp” (10,30)
1.2.
Vai trò của giao tiếp
1.2.1.
Trao đổi thông tin
Trao
đổi thông tin là nhu cầu không thể thiếu của con người. Quá trình trao đổi
thông tin giúp cho con người nói chung, các lưu trữ viên nói riêng tăng thêm sự
hiểu biết, tri thức về các lĩnh vực như: kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội…;
chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên; chương
trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị; nội dung công việc mà mình được
giao. Từ đó, giúp các lưu trữ viên xác định rõ và hoàn thành tốt hơn chức
trách, nhiệm vụ đồng thời nâng cao hiệu quả giải quyết công việc.
Ví
dụ: Khi tham gia vào quá trình giao tiếp với lãnh đạo cơ quan, thủ
trưởng đơn vị, các lưu trữ viên sẽ hiểu rõ hơn về chủ trương, kế hoạch công tác
của cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định; các yêu cầu của lãnh đạo về
tiến độ, chất lượng công việc đối với đơn vị hoặc đối với từng cá nhân. Từ đó,
các lưu trữ viên sẽ xác định rõ hơn nhiệm vụ, công việc mà bản thân phải thực
hiện; hoạch định các công việc cho bản thân một cách rõ ràng, hiệu quả.
1.2.2.
Trao đổi tình cảm và mở rộng các mối quan hệ giữa con người với nhau
Giao
tiếp không chỉ giúp con người trao đổi thông tin mà còn giúp trao đổi về tâm
tư, tình cảm, nguyện vọng. Từ đó con người có sự cảm thông, chia sẻ, tôn trọng,
đoàn kết và tương trợ lẫn nhau. Qua giao tiếp, mỗi cá nhân biết được những điều
tốt - không tốt, điều nên làm - không nên làm, học hỏi lẫn nhau và dần dần hoàn
thiện bản thân. Thông qua giao tiếp, mỗi cá nhân tham gia vào các mối quan hệ
xã hội, không ngừng mở rộng các mối quan hệ xã hội, tạo cơ sở, tiền đề cho sự
hợp tác và phát triển.
Ví
dụ: Thông qua quá trình tiếp xúc, trao đổi với khách đến giao dịch
(các độc giả), lưu trữ viên không chỉ nắm được nội dung thông tin khách đã
truyền tải mà còn hiểu được tâm tư, nguyện vọng, cảm xúc của họ. Từ đó, có
những chia sẻ và cách cư xử phù hợp với từng đối tượng, hoàn cảnh giao tiếp.
1.2.3.
Giao tiếp là điều kiện để hình thành và phát triển nhân cách
Giao
tiếp là điều kiện tồn tại của cá nhân và xã hội loài người. Trong quá trình
giao tiếp, con người có điều kiện gia nhập vào các quan hệ xã hội, lĩnh hội nền
văn hóa, các quy tắc đạo đức, chuẩn mực xã hội, đồng thời tự nhận thức và đánh
giá bản thân, tự đối chiếu, so sánh mình với người khác, với các chuẩn mực
xã hội. Có thể nói, thông qua quá trình giao tiếp, con người đã dần dần hình
thành, hoàn thiện và phát triển nhân cách của bản thân.
1.3.
Phân loại hình thức giao tiếp
Dựa
trên những tiêu chí phân loại khác nhau, giao tiếp được chia thành những hình
thức sau:
Theo
tính chất tiếp xúc: Giao tiếp gồm giao tiếp trực tiếp;
giao tiếp gián tiếp; giao tiếp bán trực tiếp.
Theo
tính chính thức - quy cách giao tiếp: Giao tiếp
được phân thành giao tiếp chính thức (công vụ, quy định, thể chế) và giao tiếp
không chính thức (giao tiếp giữa các cá nhân).
Theo
vị thế: Giao tiếp có giao tiếp ở thế mạnh; giao tiếp ở thế yếu và giao
tiếp ở thế ngang bằng.
Theo
số lượng người, tính chất mối quan hệ giữa các cá nhân bao gồm: Giao
tiếp giữa hai người; giao tiếp giữa cá nhân với nhóm; giao tiếp giữa các cá
nhân trong nhóm; giao tiếp giữa các nhóm.
Theo
phương tiện giao tiếp gồm: giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao
tiếp phi ngôn ngữ.
1.4.
Các nguyên tắc giao tiếp
1.4.1.
Tôn trọng đối tượng giao tiếp:
Trong
cuộc sống cũng như công việc, tôn trọng lẫn nhau trong giao tiếp là một trong
những nguyên tắc cơ bản và quan trọng. Khi tham gia vào hoạt động giao tiếp
chính thức hay không chính thức, các đối tượng giao tiếp thường đặt ra và mong
muốn đạt được mục đích nhất định. Tuy nhiên, trên thực tế giữa các đối tượng
giao tiếp vẫn luôn xảy ra những mâu thuẫn, xung đột. Chính sự tôn trọng lẫn
nhau với biểu hiện là lựa chọn, vận dụng các nghi thức giao tiếp cơ bản, hành
vi, cách ứng xử phù hợp, linh hoạt, sáng tạo và có văn hóa, chuẩn mực đồng thời
luôn biết lắng nghe, chia sẻ với nhau sẽ giúp các đối tượng giao tiếp tránh
được những mâu thuẫn, tìm được tiếng nói chung và giải quyết công việc hiệu quả
nhất.
Ví
dụ: Khi độc giả đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và gặp gỡ các lưu trữ
viên với mục đích là đọc tài liệu. Mặc dù, độc giả đã chuẩn bị và xuất trình
đầy đủ giấy tờ có liên quan đến thủ tục đọc tài liệu nhưng những tài liệu mà
độc giả có nhu cầu khai thác lại thuộc vào danh mục tài liệu quan trọng, chưa
được giải mật, không được phép tiếp cận. Để giải quyết tình huống này và thuyết
phục được độc giả thì ngoài kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, các lưu trữ viên
phải có nghệ thuật giao tiếp, đặc biệt là biết vận dụng tốt nguyên tắc tôn
trọng đối tượng giao tiếp, biết lựa chọn hành vi, lời nói, cử
chỉ phù hợp để giải thích và giúp độc giả hiểu được thông điệp mà lưu trữ viên
truyền tải. Đồng thời tạo được ấn tượng tốt đối với các độc giả.
1.4.2.
Bình đẳng trong giao tiếp:
Trong
cuộc sống cũng như quá trình thực thi công việc, con người luôn hình thành và
có nhiều mối quan hệ khác nhau: mối quan hệ gia đình; mối quan hệ đồng nghiệp;
mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới....Để dung hòa các mối quan hệ đó và
giải quyết tốt công việc, các lưu trữ viên phải luôn xác định và dựa trên
nguyên tắc: “Mọi người đều quan trọng”. Nói khác đi, trong giao tiếp, các lưu
trữ viên phải luôn quan tâm, coi trọng giá trị của con người (đối tượng giao
tiếp), phải tôn trọng và đối xử bình đẳng, công bằng với các đối tượng giao
tiếp.
Ví
dụ: Trong quá trình giải quyết công việc cho 2 đối tượng giao tiếp. Họ
đến cùng thời điểm (gần hết giờ làm việc buổi sáng) và nhu cầu, mức độ phức tạp
của công việc của hai người khách là như nhau. Tuy nhiên, một trong hai khách
lại có quan hệ mật thân thiết, gần gũi, quen biết với lưu trữ viên. Để vận dụng
tốt nguyên tắc trên, các lưu trữ viên phải đối xử công bằng với cả hai người
khách trên. Nghĩa là: Một là cố gắng giải quyết ngay công việc cho cả hai người
khách; Hai là xây dựng lịch hẹn và giải quyết công việc cho cả hai người khách
vào một thời điểm thích hợp.
1.4.3.
Thiện chí trong giao tiếp
Một
trong những đặc trưng văn hóa trong giao tiếp của người Việt là: “Trọng tình -
Coi tình cảm là khuôn vàng, thước ngọc”. Vì vậy, khi thiết lập, duy trì các mối
quan hệ và giải quyết công việc, các lưu trữ viên phải luôn cởi mở, nhiệt tình,
chu đáo, thân thiện, lịch sự, văn hóa, có sự hợp tác, đoàn kết và tương trợ.
Trường hợp, xảy ra mâu thuẫn, xung đột thì phải cạnh tranh một cách lành mạnh, công
khai.
Ví
dụ: Trong quá trình giải quyết công việc chung cơ quan, đơn vị, các
lưu trữ viên phải luôn xác định và có tinh thần làm việc nhóm, luôn tôn trọng
lẫn nhau, đoàn kết, chia sẻ với nhau. Nếu có cạnh tranh thì cạnh tranh bằng
chính năng lực, phẩm chất của bản thân, không nên nói xấu nhau hoặc dùng mọi
thủ đoạn để bôi nhọ danh dự, uy tín của người khác, đồng nghiệp.
1.4.4.
Tôn trọng các giá trị văn hóa
Bên
cạnh những nguyên tắc trên, khi tham gia vào quá trình giao tiếp, mỗi cá nhân
phải nhận thức, biết vận dụng và tôn trọng các chuẩn mực đạo đức, phong tục,
tập quán, tín ngưỡng, văn hóa của quốc gia mình và các quốc gia mà mình đặt mối
quan hệ giao tiếp.
Ví
dụ: Khi chào hỏi, giao tiếp với người nước ngoài: Campuchia, Lào…thì
ngoài hiểu về văn hóa của quốc gia mình, biết cách sử dụng nghi thức chào hỏi
bằng ngôn ngữ và bằng hành động là “bắt tay”, các lưu trữ viên cần tìm hiểu kỹ
về văn hóa và vận dụng thành thục nghi thức chào hỏi của nước bạn là: chắp tay
trước ngực và đầu hơi cúi xuống.
1.5.
Phân loại kỹ năng giao tiếp
Với
các tiêu chí phân loại khác nhau, tác giả Đào Thị Ái Thi đã đưa ra cách phân
loại mang tính tương đối về kỹ năng giao tiếp như sau:
-
Dựa trên năng lực của con người: kỹ năng giao tiếp bao gồm:
Kỹ
năng nhận biết: kỹ năng biết, hiểu, áp dụng, phân tích, khái quát, nhận xét. Kỹ
năng cảm nhận: cảm giác, tình cảm, giá trị, bản chất, đánh giá.
Kỹ
năng hành động: bắt chước, thao tác, chủ động, kỹ xảo, nghệ thuật.
-
Dựa trên phương diện hành vi hành chính gồm:
Kỹ
năng xã hội: đáp ứng nhu cầu, lợi ích, chọn thời gian, kiểm soát.
Kỹ
năng vận động: thái độ, ứng xử, trình diễn, rèn luyện, thành thạo, tự tin
Kỹ
năng nhóm: quan sát, chia sẻ, phối hợp, động viên..
-
Dựa trên phương diện nghệ thuật quản lý gồm: kỹ năng
định vị, kỹ năng định hướng, kỹ năng điều chỉnh.
-
Dựa trên phương diện kỹ thuật hành chính: kỹ năng
nghe - nói; kỹ năng đọc - viết; kỹ
năng phản hồi.
2.
Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản
2.1.
Kỹ năng lắng nghe
2.1.1.
Vai trò
Kỹ
năng lắng nghe là một kỹ năng cơ bản, quan trọng trong hoạt động giao tiếp.
Trong quá trình giao tiếp, các đối tượng giao tiếp (kể cả người phát lẫn người
nhận thông tin) đều phải sử dụng kỹ năng lắng nghe. Lắng nghe là chìa khóa giúp
các viên chức hiểu vấn đề và thực thi công việc. Nói khác đi, lắng nghe sẽ mang
lại những lợi ích cơ bản sau:
-
Thu thập thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác;
-
Giúp các viên chức thực hiện tốt những gì được hướng dẫn và đưa ra những kết
luận chính xác, nhanh chóng;
-
Tiếp thu được những ý kiến hay của người khác;
-
Hiểu được nhu cầu, tình trạng của đối tượng giao tiếp;
-
Hiểu được những khó khăn của đối tượng giao tiếp;
-
Thể hiện sự tôn trọng đối với đối tượng giao tiếp;
-
Tiết kiệm được thời gian và công sức;
-
Nâng cao hiệu quả giải quyết công việc.
Như
vậy, lắng nghe đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với mỗi viên
chức trong quá trình thực thi nhiệm vụ và thiết lập mối quan hệ với các đối
tượng giao tiếp. Lắng nghe vừa giúp viên chức thể hiện sự tôn trọng của
mình đối với người truyền đạt thông tin vừa giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao.
2.1.2.
Phân loại kiểu nghe
Lắng
nghe là hoạt động được tạo thành bởi 4 yếu tố: người nói, thông điệp, kênh
truyền dẫn và người nghe.
Căn
cứ vào mục tiêu của hoạt động nghe, có thể chia nghe thành 5 kiểu sau:
-
Nghe giao tiếp xã hội;
-
Nghe giải trí;
-
Nghe thông tin;
-
Nghe phân tích, ra quyết định;
-
Nghe đồng cảm.
Căn
cứ vào cấp độ nghe, có thể phân nghe thành một số kiểu sau:
-
Nghe phớt lờ;
-
Nghe giả vờ;
-
Nghe chọn lọc;
-
Nghe chú ý;
-
Nghe thấu cảm.
Trong
quá trình giải quyết công việc, các lưu trữ viên cần nắm được công dụng của
từng kiểu nghe và vận dụng sáng tạo, linh hoạt, phù hợp trong từng hoàn cảnh,
tình huống giao tiếp.
Ví
dụ:
Trường
hợp 1: Khi tham gia các hội nghị tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ lưu
trữ thì các lưu trữ viên phải vận dụng tốt kiểu nghe “thông tin”, “chú ý”, nghe
“đồng cảm”. Có như vậy, họ mới thu thập được thông tin một cách đầy đủ, chính
xác.
Trường
hợp 2: Khi tiếp xúc, trao đổi với khách, ngoài việc vận dụng tốt các kiểu
nghe trên, các lưu trữ viên phải biết sử dụng thành thạo kiểu nghe “thấu cảm”
để có thể đặt mình vào hoàn cảnh của đối tượng giao tiếp để hiểu, chia sẻ, đồng
cảm và giúp họ giải quyết nhu cầu, mục đích giao tiếp.
2.1.3.
Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng lắng nghe
Hoạt
động lắng nghe luôn bị chi phối bởi nhiều yếu tố vừa có có lợi vừa có hại. Nếu
loại trừ được những yếu tố bất lợi sẽ làm tăng mặt lợi của nó. Vì vậy, trong
quá trình nghiên cứu về hoạt động lắng nghe, chúng ta cần tìm ra những rào cản
ảnh hưởng đến hiệu quả nghe để chọn lựa được giải pháp đảm bảo cho hoạt động
nghe được hiệu quả. Sau đây là một số yếu tố, rào cản cơ bản đối với lắng nghe:
-
Thái độ của cả người nghe và nói trong quá trình giao tiếp
Nếu
với thái độ thiếu tôn trọng lẫn nhau, thù địch, không thiện chí, thờ ơ…của cả
người nói và nghe trong quá trình giao tiếp thì sẽ tạo nên khoảng cách tâm lý
giữa hai đối tượng, một bầu không khí căng thẳng và ảnh hưởng xấu đến
hiệu quả của cuộc giao tiếp.
-
Yếu tố môi trường
Môi
trường là một trong những yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến sự tập trung của người
nghe và hiệu quả giao tiếp.
Ví
dụ: Khi các lưu trữ viên giao tiếp với các đối tượng như đồng nghiệp,
lãnh đạo, độc giả trong điều kiện phòng làm việc thiếu ánh sáng, độ ẩm, nhiệt
độ cao, tiếng ồn quá lớn…Điều này sẽ tạo ra một cảm giác không thoải mái, căng
thẳng cho các đối tượng giao tiếp đặc biệt là người nghe, gây khó khăn cho họ
trong quá trình tiếp nhận thông tin. Vì vậy, việc đảm bảo môi trường không bị
tác động làm phân tán hoặc ngắt quãng là hết sức cần thiết trong quá trình giao
tiếp.
-
Sự phức tạp của thông tin
Giao
tiếp là một khoa học và nghệ thuật. Điều này đòi hỏi cả người nói và người nghe
phải có một tư duy nhất định mới đảm bảo hiệu quả giao tiếp. Khi giao tiếp,
dung lượng thông tin lớn và phức tạp, vượt khỏi sự hiểu biết của đối tượng giao
tiếp thì dễ dàng làm cho người nghe không thể tập trung vào những thông tin
quan trọng, cần thiết thậm chí gây nên tâm trạng hoang mang, không tiếp thu
được nội dung thông tin đã được truyền tải.
-
Thiếu sự tập trung trong lắng nghe
Đây
là một rào cản rất hay xảy ra trong quá trình giao tiếp. Biểu hiện của sự thiếu
tập trung của người nghe được thể hiện ở nhiều khía cạnh như: người nghe không
quan sát bằng mắt hoặc người nghe không chú ý vào nội dung thông tin mà chỉ
chăm chú phát hiện những dấu hiệu khác của người nói như: dáng vẻ, phong thái,
trang phục…. Do không quan sát người nói nên người nghe không nhận biết hết,
giải mã được những dấu hiệu phi ngôn ngữ như: ánh mắt, cử chỉ tay…; người nghe
dễ dàng để các yếu tố môi trường bên ngoài tác động vào quá trình giao tiếp
hoặc người nghe có thể làm nhiều việc cùng một lúc.
-
Nguyên nhân sinh lý: Đây cũng là một nguyên nhân cơ
bản có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả lắng nghe. Nguyên nhân này bao gồm các yếu tố
như: vấn đề tuổi tác, sức khỏe hoặc người nghe có thói quen nghe nhanh hơn nói
hoặc người nghe có vấn đề về thính giác.
Bên
cạnh những rào cản trên, hiệu quả lắng nghe còn bị chi phối bởi các rào cản
khác: sự thiếu rèn luyện, tập luyện thường xuyên; sự thiếu kiên nhẫn; sự thành
kiến của các đối tượng trong quá trình giao tiếp.
2.1.4.
Rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả
Để
có khả năng lắng nghe tốt, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, các lưu trữ
viên cần tập trung rèn luyện một số kỹ năng sau:
-
Trước hết, tập trung sự chú ý vào người nói
Để
thể hiện sự tập trung của mình đối với người nói, người nghe cần thể hiện thái
độ tích cực, sự nhiệt tình trong quá trình lắng nghe. Nói khác đi, trong quá
trình giao tiếp, các lưu trữ viên phải luôn chuẩn bị sẵn sàng về mặt tinh thần,
tình cảm, thể chất để lắng nghe. Hơn nữa, trong khi nghe phải loại bỏ những thành
kiến, quan điểm cá nhân đối với người nói. Điều quan trọng khi giao tiếp trực
tiếp là các lưu trữ viên phải luôn tỏ rõ mong muốn lắng nghe các đối tượng giao
tiếp, dù họ là lãnh đạo hay đồng nghiệp hay khách đến từ bên ngoài. Ngoài ra,
các lưu trữ viên phải luôn duy trì việc giao tiếp bằng mắt một cách thường
xuyên và sử dụng có hiệu quả các điệu bộ, cử chỉ.
Ví
dụ: Để nghe khách (độc giả) trình bày nguyện vọng, mong muốn của họ
một cách tốt hơn, các lưu trữ viên cần tập trung vào nội dung giao tiếp bằng cách
sử dụng mắt và có cử chỉ nhẹ nhàng là hướng người về phía người nói hoặc ngồi
xích lại gần hơn hoặc không khoanh tay trước ngực.
-
Hai là, xây dựng một môi trường giao tiếp thích hợp
Để
đảm bảo môi trường giao tiếp thích hợp, các lưu trữ viên phải duy trì một khoảng
cách vừa phải, hợp lý giữa người nghe và người nói; đảm bảo môi trường giao
tiếp không bị các tác động khác làm phân tán hoặc ngắt quãng người nghe như:
yếu tố tâm lý bất lợi, tiếng chuông điện thoại…; dỡ bỏ những rào cản hữu hình
giữa người nghe và nói như: một chồng tài liệu quá cao, một chiếc bàn quá rộng…
-
Ba là, biết cách khuyến khích người nói
Đây
là một trong những giải pháp nhằm thu hút và thể hiện thái độ lắng nghe một
cách hiệu quả. Vì vậy, để khuyến khích người nói, các lưu trữ viên nên tạo cơ
hội cho người nói được trình bày: không ngắt lời khi chưa thực sự cần thiết,
không vội vàng tranh cãi hay phê phán, hãy tạo điều kiện cho người nói được bộc
lộ cảm xúc, suy nghĩ, ý kiến.
Khuyến
khích người nói bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. Cụ thể: biết cách sử dụng các từ
ngữ mang tính hỗ trợ như: vâng, xin anh/ chị cứ tiếp tục nói…; thế à; Tôi
hiểu…Ngoài ra, trong quá trình lắng nghe, các lưu trữ viên cần sử dụng các cử
chỉ tích cực và có tính hỗ trợ như: gật đầu, ánh mắt sáng…; biết cách đặt những
câu hỏi mang tính mở để thu thập thông tin.
-
Bốn là, phải có kỹ năng phản hồi
Trong
quá trình lắng nghe, các lưu trữ viên cần đưa ra những phản hồi để chứng tỏ với
các đối tượng giao tiếp: mình đã nhận được thông tin và hiểu thông tin đó ở một
mức độ nhất định. Có nhiều phương pháp để thể hiện kỹ năng phản hồi. Tuy nhiên,
các lưu trữ viên nên sử dụng 2 phương pháp cơ bản sau:
Phương
pháp diễn giải: Phương pháp này dùng trong trường hợp người nói diễn đạt, trình
bày quá dài, không rõ ý. Vì vậy, các lưu trữ viên phải thay họ trình bày, diễn
đạt các ý chính một cách ngắn gọn để kiểm tra lại và thu thập thông tin.
Phương
pháp tóm tắt lại: là phương pháp thu gọn thành các ý. Phương pháp này thường
dùng cuối cuộc giao tiếp, trong trường hợp người nói trình bày rõ ràng, mạch
lạc thông tin.
Ngoài
những kỹ năng trên, các lưu trữ viên cần có khả năng phân tích giọng nói của
đối tượng giao tiếp. Điều này sẽ giúp các lưu trữ viên
nắm bắt được tâm lý, cảm xúc của người nói và từ đó sẽ hiểu thông tin được
truyền đạt đầy đủ hơn hoặc có những điều chỉnh trong hành vi, lời nói và đưa ra
những quyết định sáng suốt, hiệu quả hơn.
2.2.
Kỹ năng nói
2.2.1.
Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng nói
2.2.1.1.
Vai trò
Nói
là hình thức giao tiếp trực tiếp, được sử dụng nhiều trong hoạt động giao tiếp
của các lưu trữ viên đối với lãnh đạo cơ quan, đồng nghiệp và độc giả. Kỹ năng
nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói để truyền đạt thông tin, biểu
đạt tư tưởng, tình cảm một cách chính xác, sinh động, có sức thuyết phục. Mặc
dù, không chiếm tỷ lệ cao như kỹ năng lắng nghe nhưng với một khả năng nói tốt
sẽ giúp các lưu trữ viên đạt được những hiệu quả sau:
-
Truyền đạt thông tin đến các đối tượng giao tiếp một cách nhanh chóng, chính
xác, hiệu quả;
-
Nâng cao hiệu quả giải quyết công việc;
-
Thể hiện năng lực, tư duy của bản thân;
-
Tiết kiệm về thời gian, công sức.
2.2.1.2.
Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng nói
Trong
quá trình giao tiếp, để nâng cao kỹ năng nói, các lưu trữ viên cần nắm vững
những yếu tố có ảnh hưởng đến kỹ năng truyền đạt thông tin của bản thân. Có thể
khái quát các rào cản (yếu tố) đó thành 2 nhóm cơ bản sau:
Nhóm
rào cản mang tính khách quan bao gồm: yếu tố môi trường; văn hóa cơ
quan; chế độ, chính sách; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; bố trí cán
bộ; thời gian; người nghe
Nhóm
rào cản mang tính chủ quan bao gồm: kiến thức; kỹ năng; thái độ; sức khỏe; uy
tín; kinh nghiệm; tâm trạng.
2.2.2.
Các yêu cầu khi sử dụng yếu tố ngôn từ và phi ngôn từ
Trong
quá trình giao tiếp, giải quyết công việc, các đối tượng giao tiếp trong đó có
các lưu trữ viên luôn phải sử dụng có hiệu quả các yếu tố ngôn từ (lời nói) và
yếu tố phi ngôn từ (cử chỉ, điệu bộ, hình ảnh…). Khi sử dụng lời nói
trong giao tiếp, các lưu trữ viên phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-
Đảm bảo tính chính xác, rõ ràng. Để làm được này, các lưu trữ viên phải thu
nhận, phân tích thông tin một cách đầy đủ, chính xác. Ngoài ra, phải nắm chắc
pháp luật về lưu trữ, quy định, quy chế làm việc của cơ quan để xây dựng thông
điệp trả lời (nói, phản hồi) chính xác, hiệu quả. Phải làm sao để các đối tượng
giao tiếp nắm, hiểu chính xác thông tin mà mình truyền tải. Trong quá trình
nói, không dùng những từ ngữ đa nghĩa, từ lóng, dễ gây hiểu lầm; không nên phản
hồi một cách vội vàng khi chưa suy nghĩ, phân tích kỹ nội dung thông tin, mục
đích, ý tưởng của người truyền tải thông tin.
-
Đảm bảo tính dễ hiểu, có sức thuyết phục. Để lời nói đơn giản, dễ hiểu, các lưu
trữ viên cần chú ý sử dụng từ ngữ phổ thông, phù hợp với từng đối tượng; tránh
dùng những thuật ngữ chuyên môn phức tạp; nói ngắn gọn, súc tích đồng thời để
thuyết phục đối tượng giao tiếp phải luôn chủ động giải thích tại sao phải làm
như vậy.
-
Đảm bảo tính khách quan, lịch sự. Khi giao tiếp với các đối tượng nhất là đối
với các độc giả bằng ngôn ngữ, các lưu trữ viên không chỉ mang danh nghĩa của
cá nhân mà còn nhân danh cơ quan, tổ chức. Lời nói khi giao tiếp phải luôn thể
hiện tính trang trọng, lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với các đối tượng
giao tiếp. Do đó, các lưu trữ viên cần chú ý đến cách xưng hô; không sử dụng từ
ngữ có nghĩa mỉa mai, thiếu tôn trọng người khác; tránh ngắt lời người khác khi
chưa cần thiết.
Bên
cạnh yếu tố ngôn từ thì yếu tố phi ngôn ngữ cũng đóng vai trò quan trọng quyết
định sự thành công trong giao tiếp, giải quyết công việc của các lưu trữ viên.
Giao
tiếp phi ngôn ngữ là giao tiếp không dùng lời nói mà dùng giọng điệu, âm lượng,
nhịp điệu, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, tư thế, trang phục, khoảng cách…Trong giao
tiếp, các lưu trữ viên phải nắm được những thói quen, quy tắc trong việc sử dụng
các yếu tố phi ngôn ngữ. Đồng thời phải biết vận dụng khéo léo ngôn ngữ có âm
thanh và ngôn ngữ không có âm thanh trong mỗi tình huống, hoàn cảnh giao tiếp.
Ví
dụ:
-
Khi sử dụng Ánh mắt: Ánh mắt phản ánh mong muốn, ý nghĩ, tâm
trạng, xúc cảm, tình cảm của con người như vui, buồn, tức giận, sợ hãi, lo
lắng, yên tâm, trìu mến, thiện cảm. Sử dụng ánh mắt hiệu quả sẽ giúp các lưu
trữ viên bao quát được xung quanh đặc biệt là tâm lý, mong muốn của các đối
tượng giao tiếp; duy trì, thiết lập các mối quan hệ; thể hiện sự tôn trọng của
các đối tượng giao tiếp. Trong quá trình giao tiếp, các lưu trữ viên nên
lưu ý một số điểm sau:
+
Sử dụng ánh mắt phù hợp với đối tượng, tình huống và hoàn cảnh giao tiếp.
+
Nhìn thẳng, tránh nhìn một cách chằm chằm, giễu cợt, mỉa mai, coi thường.
+
Không nhìn quá chăm chú vào người khác. Nếu lưu trữ viên đưa mắt nhìn quá chăm
chú vào một người nào đó thì sẽ làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy lo lắng,
khó chịu, giống như họ có một sai sót, một điều gì đó không bình thường và đang
bị người khác soi mói.
+
Không đảo mắt hoặc đưa mắt liếc nhìn một cách vụng trộm. Trong giao tiếp xã
giao, đảo mắt, đưa mắt nhìn một cách vụng trộm thường được xem là biểu hiện của
những con người không đàng hoàng, xảo trá, thâm độc. Vì vậy, khi đang trò chuyện
với khách mà muốn di chuyển mắt nhìn sang một người khác hoặc một sự vật khác
thì các lưu trữ viên phải thực hiện một cách từ từ, nhẹ nhàng, không đảo mắt
hoặc liếc nhanh một cách vụng trộm. Điều đó nói lên sự quang minh chính đại và
sự tự tin của lưu trữ viên.
+
Không nheo mắt hoặc nhắm cả hai mắt trước mặt người khác.
-
Khi sử dụng Nụ cười:
Nụ
cười là một phương tiện giao tiếp quan trọng, chứa đựng nhiều nội dung phong
phú. Khi sử dụng nụ cười, các lưu trữ viên phải thể hiện thái độ, tình cảm và
cả tính cách của bản thân. Khi cười, các lưu trữ viên không chỉ đem lại cho đối
tượng giao tiếp sự thoải mái, tự tin mà còn làm cho họ cảm thấy đây là tín hiệu
của sự tốt lành, tình hữu hảo và lòng chân thành. Nụ cười biểu hiện thái độ
tích cực, thiện cảm, là lời mời chào hữu hiệu nhất.
Có
nhiều nụ cười khác nhau và không phải nụ cười nào cũng tốt. Nụ cười phải tự
nhiên, chân thành thì mới có hiệu quả. Trong các kiểu cười, mỉm cười là kiểu
cười tốt nhất phù hợp với nhiều tình huống giao tiếp. Cần tránh những kiểu cười
như cười hô hố, cười ha hả, cười ré lên ở nơi công cộng, cười mỉa mai, cười
nhạt, cười lẳng lơ…
-
Sử dụng điệu bộ, hành vi, cử chỉ, tư thế, tác phong:
Điệu
bộ là sự phối hợp vận động của trán, lông mày, mắt. Lông mày nhíu lại biểu lộ
một suy nghĩ. Mi mắt mở to thể hiện sự ngạc nhiên hoặc sợ hãi, mi khép lại biểu
hiện sự thỏa mãn yêu cầu. Điệu bộ, cử chỉ chịu sự chia phối của lứa tuổi, giới
tính, nghề nghiệp.
Cử
chỉ điệu bộ do vận động thân mình tạo ra như: cúi người, ưỡn người, quay lưng,
nghiêng mình đều thể hiện các nét tính cách riêng.
Cử
chỉ điệu bộ tay, chân vô cùng phong phú như: vẫy tay, phẩy tay, che mặt, che
mồm, đạp bàn, gõ ngón tay hoặc giơ ngón cái, bắt chéo tay...Mỗi cử chỉ là một
trạng thái xúc cảm, một tín hiệu giao tiếp của chủ thể đối với đối tượng giao
tiếp. Mỗi bước đi cũng thể hiện cảm xúc tự tin, sự hối hả, vội vàng hoặc ung
dung, khoan hòa, bình thản...
Tư
thế cũng có vai trò quan trọng trong giao tiếp. Một người có vẻ bề ngoài đẹp,
cơ thể khỏe mạnh nhưng tư thế không đường hoàng thì vẻ đẹp đó cũng kém phần giá
trị. Trong giao tiếp có ba tư thế chủ yếu là: đi, đứng và ngồi.
-
Tư thế đi đẹp: là đi nhanh và nhẹ nhàng, đầu ngẩng cao, ngực
hơi ưỡn ra phía trước một chút. Tư thế đi như vậy chứng tỏ đó là con người tự
tin, năng động, giàu nghị lực, đang hướng đến những công việc quan trọng.
Ví
dụ: Khi lưu trữ viên đi nhanh nhưng đầu lại cúi xuống - nghĩa là lầm
lũi đi. Đó là tư thế đi của những người tất bật, vất vả, không biết nhìn xa,
trông rộng; Nếu dò dẫm đi từng bước ngắn - Điều này cho thấy lưu trữ viên là
người hay nghi ngại, thiếu tự tin; Nếu chậm rãi ung dung, thư thái thả chân
từng bước một - Điều này chứng tỏ lưu trữ viên là con người nhàn rỗi, không có
việc gì quan trọng để giải quyết.
-
Tư thế đứng đẹp: là tư thế đứng thẳng người, ngẩng
cao đầu, vai không nhô ra phía trước, ngực thẳng, hai tay buông xuôi tự nhiên,
lòng bàn tay hướng vào trong, ngón tay giữa hơi chạm vào đường chỉ quần, nhìn
một bên, từ mép tai cho đến mắt cá chân phải là một đường thẳng. Tư thế đứng
này thể hiện một con người đàng hoàng, tự tin và phóng khoáng. Khi đứng không
đút tay túi quần, không chắp tay ra sau lưng hoặc khoanh tay. Bởi vì tư thế đó
là dấu hiệu của sự thiếu cởi mở và tự mãn.
-
Tư thế ngồi: phải thoải mái, tự nhiên và thanh thản. Trong
những quan hệ giao tiếp chính thức, dù là ngồi trên ghế thường hay trên ghế đệm
sa lông, tốt nhất các lưu trữ viên không nên ngồi choán hết chỗ, không nghiêng
về một bên, lưng và đầu phải thẳng để tỏ ra là người có tinh thần cao và đang
sẵn sàng tiếp chuyện. Tuy nhiên, không để người đối thoại cảm thấy tư thế ngồi
của mình là cứng nhắc. Nếu ngồi lâu, cảm thấy mệt, có thể tựa lưng nhưng không
được duỗi chân theo kiểu nửa nằm, nửa ngồi.
Ví
dụ: Khi ngồi, các lưu trữ viên nên để tay lên tay vịn của ghế hoặc lên
đùi hoặc lên bàn nếu có bàn ở phía trước, hai chân nên khép lại hoặc chỉ để hở
một chút. Nếu là nam giới có thể bắt chéo chân nhưng không ghếch chân quá cao,
không rung chân. Trước khi ngồi cần kiểm tra xem ghế có bị bẩn không. Khi bắt
đầu ngồi, cần nhẹ nhàng, chắc chắn.
2.2.3.
Một số kỹ năng nói cơ bản
Trong
quá trình giải quyết công việc có 2 kỹ năng nói cơ bản sau mà các lưu trữ
viên cần quan tâm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo:
2.2.3.1.
Kỹ năng thuyết trình
Là
diễn thuyết, nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó mang tính logic,
có tính hệ thống.
Để
thuyết trình hiệu quả, cần chú ý đến các giai đoạn sau:
*
Giai đoạn 1: Chuẩn bị thuyết trình
Khi
thuyết trình, nếu không có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng thì dễ dẫn đến sự lúng
túng, mất bình tĩnh, căng thẳng, trình bày lộn xộn, thiếu tính trọng tâm. Quá
trình chuẩn bị bao gồm:
-
Xác định rõ chủ đề, mục đích, yêu cầu của buổi thuyết trình.
-
Đánh giá đúng về bản thân. Trước khi thuyết trình, các lưu trữ viên cần phải
làm rõ hai vấn đề: trình độ, sự am hiểu của mình về vấn đề, nội dung, tư liệu,
thông tin để trình bày; địa vị, uy tín, kinh nghiệm của bản thân. Mình có phù
hợp với chủ đề thuyết trình hay không? Cảm xúc cá nhân như thế nào?...
-
Tìm hiểu về người nghe.
-
Chuẩn bị tài liệu, tư liệu có liên quan đến chủ đề thuyết trình. Nguồn thông
tin này nên chia thành thông tin phải biết, thông tin cần biết, thông tin nên
biết. Ngoài ra phải chuẩn bị các số liệu, sơ đồ minh họa, tranh ảnh…sẽ giúp
người nghe dễ tiếp nhận và hiểu thông tin hơn.
-
Phác thảo đề cương bài thuyết trình. Trong nội dung đề cương nên chia thành
3
phần: mở đầu, nội dung và kết luận.
-
Chuẩn bị về trang phục, phương tiện kỹ thuật hỗ trợ.
-
Thuyết trình thử.
*
Giai đoạn 2: Tiến hành thuyết trình
Trên
cơ sở nội dung đã chuẩn bị, khi tiến hành thuyết trình các lưu trữ viên cần lưu
ý một số điểm sau:
-
Sử dụng ngôn từ: chính xác, rõ ràng, ngắn gọn, súc tích, lịch sự, hoàn chỉnh.
-
Sử dụng và kiểm soát tốt các yếu tố phi ngôn từ: ánh mắt, nét mặt, nụ cười,
trang phục…
-
Sử dụng tốt các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ: máy chiếu, bút chỉ, tài liệu minh
họa…
-
Kiểm soát và xử lý tốt các tình huống phát sinh trong quá trình thuyết trình.
*
Giai đoạn 3: Đánh giá. Ở giai đoạn này các lưu trữ viên:
-
Cần đánh giá cả quá trình từ giai đoạn chuẩn bị đến kết thúc buổi thuyết trình.
-
Sử dụng nhiều hình thức khác nhau để đánh giá: tự quan sát thái độ của người
nghe, phát phiếu phỏng vấn đối với thính giả…
-
Thông qua đánh giá, các lưu trữ viên cần rút ra những ưu điểm, hạn chế, bài học
kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả cho các buổi thuyết trình sau.
2.2.3.2.
Kỹ năng thuyết phục
Là
khả năng sử dụng lý lẽ, cơ sở dữ liệu và lập luận để người khác thấy điều mình
nói là đúng, hay và làm theo.
Để
thuyết phục thành công, các lưu trữ viên cần:
-
Tìm hiểu rõ về chủ đề, đối tượng cần thuyết phục;
-
Nghiên cứu, xây dựng môi trường giao tiếp thích hợp cho thuyết phục;
-
Chuẩn bị thông tin đầy đủ, chính xác;
-
Khả năng lập luận tốt;
-
Kỹ năng lắng nghe hiệu quả;
-
Khả năng phán đoán, suy luận, xử lý, tổng hợp và phản hồi thông tin nhanh, hiệu
quả;
-
Phải có uy tín, trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt;
-
Khả năng giao tiếp tốt;
-
Trong quá trình thuyết phục phải biết kết hợp hài hòa giữa nguyên tắc và tình
cảm, giữa lý và tình.
2.3.
Kỹ năng đọc và kỹ năng viết
Trong
quá trình thực hiện công việc, bên cạnh việc vận dụng tốt, có hiệu quả kỹ năng
lắng nghe, thuyết trình, thuyết phục, các lưu trữ viên thường xuyên phải tiếp
xúc với văn bản, tài liệu và giải quyết công việc qua việc soạn thảo và ban
hành văn bản. Để thực hiện công việc này, việc vận dụng hiệu quả các kỹ năng
đọc, viết là rất cần thiết.
2.3.1.
Vai trò
Kỹ
năng đọc, kỹ năng viết (soạn thảo văn bản quản lý hoặc soạn thảo các tài liệu
chuyên môn) tốt sẽ giúp các lưu trữ viên:
-
Thu thập và truyền đạt thông tin hiệu quả, nhanh, chính xác đến các đối tượng
giao tiếp;
-
Nắm bắt những cơ hội;
-
Giải quyết công việc và đề xuất ý kiến có căn cứ sát thực;
-
Nâng cao tiến độ, hiệu suất công việc;
-
Thể hiện tư duy, trình độ, năng lực của bản thân;
-
Tạo dựng uy tín, sự tin cậy đối với lãnh đạo và các đối tượng giao tiếp khác.
2.3.2.
Rèn luyện kỹ năng đọc và kỹ năng viết
Trong
quá trình giải quyết công việc, để nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời
gian, công sức, các lưu trữ viên nên sử dụng một số phương pháp đọc cơ bản như:
-
Đọc lướt: đọc qua toàn bộ nội dung của tài liệu, nhanh chóng nắm bắt các ý
chính của tài liệu.
-
Đọc trọng tâm: đọc từng phần, tập trung vào những nội dung quan trọng, nội dung
chính của tài liệu hoặc nội dung mà mình mong muốn.
-
Đọc sâu: đọc nghiền ngẫm sâu sắc, phải hiểu cặn kẽ từng nội dung, từng ý, kết
hợp đọc hiểu và phân tích sâu nội dung của tài liệu.
Để
việc đọc đạt hiệu quả, các lưu trữ viên cần:
-
Suy nghĩ, đặt ra những câu hỏi trước khi đọc như: đọc tài liệu này để làm gì?
Nội dung chính của tài liệu là gì? Cần ghi nhớ điều gì?...
-
Lựa chọn phương pháp đọc phù hợp với từng trường hợp, yêu cầu cụ thể.
-
Sử dụng kỹ thuật ghi nhớ thông tin: xác định bố cục tài liệu; tìm ý chính; sử
dụng ký hiệu, bút các màu để đánh dấu thông tin thu được; tóm tắt
nội dung thông tin.
Bên
cạnh kỹ năng đọc, các lưu trữ viên cũng cần rèn luyện kỹ năng viết, soạn thảo
các văn bản quản lý, văn bản hành chính với ba giai đoạn: Viết phần mở đầu; phần
nội dung; phần kết luận. (Nội dung này được đề cập rõ hơn trong chuyên đề 8.
Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý).
Bên
cạnh đó, trong công việc hàng ngày, các lưu trữ viên cũng cần sử dụng kỹ năng
viết để hoàn thiện những tài liệu có tính chất chuyên môn như: viết thông tin
trên các phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả hoặc điền thông tin vào các
biểu mẫu thống kê…Trong trường hợp này, các lưu trữ viên chỉ cần viết hết sức
ngắn gọn, súc tích, chính xác thông tin, không cần sử dụng các từ ngữ hoa mỹ,
quá trang trọng.
3.
Một số nghi thức giao tiếp cơ bản
3.1.
Vai trò của nghi thức giao tiếp
Nghi
thức giao tiếp là những phương thức giao tiếp áp dụng trong hoạt động quản lý,
cuộc sống, được quy định tại các văn bản pháp luật của nhà nước, theo tập quán,
truyền thống dân tộc hoặc quốc tế mà các bên cần tuân thủ và thực hiện nghiêm
chỉnh.
Việc
nắm vững và sử dụng tốt các nghi thức giao tiếp cơ bản sẽ giúp các lưu trữ
viên đạt được hiệu quả sau:
-
Thực hiện được các mục đích giao tiếp một cách nhanh chóng, chất lượng;
-
Thể hiện được tính chuẩn mực và sự tôn trọng đối với các đối tượng giao tiếp;
-
Tạo ấn tượng và tăng cường thiết lập các mối quan hệ;
-
Xây dựng được hình ảnh cá nhân, cơ quan.
3.2.
Sử dụng một số nghi thức giao tiếp cơ bản
Hiện
nay có rất nhiều nghi thức giao tiếp cơ bản. Tuy nhiên, đối với công việc của
các lưu trữ viên có một số nghi thức giao tiếp sau được sử dụng thường xuyên.
3.2.1.
Chào hỏi:
Đây
là một trong những nghi thức cơ bản, không thể thiếu trong hoạt động giao tiếp
của các viên chức trong đó có các lưu trữ viên. Lời chào sẽ giúp các lưu trữ
viên dành được sự tôn trọng và tình cảm của các đối tượng giao tiếp. Khi thực
hiện nghi thức lời chào, các lưu trữ viên cần tuân thủ một số nguyên tắc như:
-
Người chủ động chào hỏi là: khách, người ít tuổi hoặc người có cương vị thấp.
-
Lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ, đại từ xưng hô phù hợp với đối tượng, hoàn cảnh để
giao tiếp.
Ví
dụ: Tùy thuộc hoàn cảnh, tình huống, đối tượng giao tiếp các lưu trữ
viên có thể sử dụng lời chào như:
Chào
Anh; Chào Chị; Chào Trưởng phòng; Chào Giám đốc…
Khi
chào hỏi có thể sử dụng một số yếu tố phi ngôn ngữ để thay thế hoặc hỗ trợ cho
ngôn ngữ. Ví dụ: lưu trữ viên đang nghe điện thoại nhưng có khách đến gặp thì
có thể sử dụng một số cử chỉ: nụ cười, ánh mắt, gật đầu, cử chỉ tay…để thể hiện
sự chào hỏi và hướng dẫn khách vị trí chỗ ngồi.
3.2.2.
Bắt tay:
Khi
bắt tay, các lưu trữ viên phải thể hiện được thiện chí, sự tôn trọng và tình
cảm của mình với các đối tượng giao tiếp. Một số lưu ý khi bắt tay:
-
Bắt bằng tay phải. Khi bắt tay: tay phải khô và sạch, không đeo găng khi bắt
tay.
-
Khi bắt tay: lòng bàn tay chạm nhau, không chặt hoặc lỏng quá. Khi hai người
đàn ông bắt tay nhau thì nên chặt chẽ hơn. Ngược lại, khi bắt tay
nữ giới thì nên nhẹ tay hơn.
-
Không nên bắt tay quá lâu, lắc nhiều lần; không bắt tay người nọ chéo người
kia; đưa hai tay bắt hai người cùng lúc; vừa bắt tay vừa đút tay túi quần.
3.2.3.
Giới thiệu:
Trong
công sở, việc giới thiệu sẽ giúp các đối tượng giao tiếp nhanh chóng nắm bắt
thông tin và thuận lợi hơn trong giải quyết công việc. Khi giới thiệu có một số
trường hợp cơ bản sau:
-
Tự mình giới thiệu: trong trường hợp này, người giới thiệu phải tuân theo
nguyên tắc: người chủ động giới thiệu là đàn ông với phụ nữ; người ít tuổi với
người lớn tuổi; nhân viên phải giới thiệu mình với thủ trưởng, người có cương
vị cao; khách giới thiệu mình với chủ nhà.
-
Người khác giới thiệu: Khi giới thiệu về một người khác, ngoài giới thiệu tên,
cơ quan người đó công tác còn phải giới thiệu thêm: chức vụ (nếu có), nghề
nghiệp. Như vậy sẽ tạo thuận lợi cho việc làm quen và quá trình trao đổi thông
tin.
3.2.4.
Sử dụng điện thoại:
Điện
thoại là một trong những phương tiện liên lạc được sử dụng rất phổ biến trong
công sở. Khi sử dụng điện thoại, các lưu trữ viên cần tuân thủ một số nguyên
tắc sau:
-
Đảm bảo nguyên tắc xưng danh;
-
Nói rõ ràng, chính xác, ngắn gọn, súc tích;
-
Phù hợp với hoàn cảnh, đối tượng, tình huống giao tiếp;
-
Chuẩn bị sẵn thông tin trước khi giao tiếp;
-
Thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau;
-
Nghe kết hợp ghi chép;
-
Luôn suy nghĩ, phản hồi;
-
Muốn thu thập thông tin phải biết đặt các câu hỏi đặc biệt là câu hỏi mở.
3.2.5.
Trao danh thiếp:
Đây
cũng là một nghi thức được sử dụng phổ biến trong công sở. Danh thiếp thể hiện
phong cách giao tiếp lịch sự vừa có giá trị chứng nhận tư cách của cá nhân;
đóng vai trò quan trọng trong thiết lập các mối quan hệ. Khi trao danh thiếp
nên thực hiện quy ước sau:
-
Trong trường hợp gặp gỡ nhau lần đầu song phương, người chủ động trao danh
thiếp là người chủ gặp mặt.
-
Khi tiếp xúc đa phương, ngang hàng, ngang cấp thì người nào có nhu cầu thì
người đó là người chủ động.
-
Khi tiếp xúc với người có địa vị cao, người có địa vị cao sẽ là người chủ động
trao danh thiếp.
-
Trong trường hợp tiếp xúc, trao đổi với người nước ngoài thì cần tuân theo
phong tục, tập quán của nước đó.
Ở
lần gặp gỡ lần đầu đều có thể trao danh thiếp sau khi bắt tay. Bắt tay rồi, tự
giới thiệu và trao danh thiếp hoặc khi đáp lại lời chào của khách sẽ lịch sự
trao danh thiếp của mình và nhẹ nhàng cúi đầu.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.
Allan & Barbara Pease: Cuốn sách hoàn hảo về ngôn ngữ cơ thể (Bản dịch),
Nhà xuất bản Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2013.
2.
Bộ Nội vụ: Kỹ năng giao tiếp trong thực thi công vụ, Hà Nội, 2010.
3.
Dale Carnegie: Nghệ thuật nói chuyện trước công chúng (Bản dịch), Nhà xuất bản
Văn hóa Thông tin.
4. Dale
Carnegie: Đắc nhân tâm (Bản dịch), Nhà xuất bản Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh,
2016.
5. Chu Văn
Đức (Chủ biên): Giáo trình kỹ năng giao tiếp, Nhà xuất bản Hà Nội, 2005.
6.
Giao tiếp thương mại, Nhà xuất bản tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh.
7.
Học viện Hành chính quốc gia: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong hành chính
(Tài liệu tập huấn Dự án Danida-Napa), Hà Nội, 2006.
8.
Khoa Triết học và KHXH - Đại học Kinh doanh Hà Nội: Kỹ năng thuyết trình và xử
lý văn bản.
9.
Kỹ năng thuyết trình - Cẩm nang quản lý hiệu quả.
10.
Đào Thị Ái Thi: Kỹ năng giao tiếp của công chức trong tiến trình cải cách hành
chính. Nhà xuất bản Chính trị- Hành chính, Hà Nội, 2010.
11.
Đoàn Thị Hồng Vân (Chủ biên): Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống. Nhà Xuất
bản thống kê, Hà Nội, 2006.
12.
Viện Nghiên cứu và Đào tạo về Quản lý: Chuẩn mực giao tiếp thời hội nhập, Nhà
xuất bản Lao động và Xã hội, Hà Nội, 2008.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1.
Phân biệt giữa giao tiếp và kỹ năng giao tiếp. Cho ví dụ minh họa.
2.
Có quan điểm cho rằng: Lắng nghe và nghe thấy là hai khái niệm đồng nhất. Cho
biết ý kiến của anh/ chị về nhận định này. Làm rõ ý kiến của cá nhân thông qua
công việc mà anh/chị đang thực hiện.
3.
Trong quá trình giao tiếp trực tiếp, theo anh/ chị: yếu tố ngôn từ hay phi ngôn
từ là yếu tố quyết định sự thành công của quá trình giao tiếp? Tại sao? Liên hệ
thực tế.
4.
Để có kỹ năng lắng nghe hiệu quả, theo anh/ chị các lưu trữ viên cần thực hiện
những công việc nào? Liên hệ thực tế.
5.
Trong quá trình giải quyết công việc, các lưu trữ viên phải vận dụng có hiệu
quả những nghi thức giao tiếp cơ bản nào? Phân tích từng nghi thức giao tiếp cơ
bản.
6.
Giả sử có khách đến giao dịch và xin đọc tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, những tài
liệu lưu trữ này thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. Nếu là chuyên viên
phòng Tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, anh/chị sẽ
trao đổi và thuyết phục khách (độc giả) như thế nào?
Chuyên đề 12
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Những
vấn đề chung về quản lý thời gian
1.1.
Khái niệm quản lý thời gian
Thời
gian là một khái niệm để diễn tả trình tự xảy ra của các sự kiện, biến cố và khoảng
kéo dài của chúng. Thời gian được xác định bằng số lượng các chuyển động của
các đối tượng có tính lặp lại (sự lượng hóa các chuyển động lặp lại) và thường
có một thời điểm mốc gắn với một sự kiện nào đó. Định nghĩa về thời gian là một
định nghĩa khó nếu phải đi đến chính xác. Đa số chúng ta ai cũng phải dùng từ
đó và nói đến nó,... do đó dứt khoát phải có một cách hiểu chung nhất.
Thời
gian chỉ có một chiều duy nhất (cho đến nay được biết đến) đó là từ quá khứ đến
hiện tại và tương lai. Do sự vận động không ngừng của thế giới vật chất từ vi
mô đến vĩ mô (và kể cả trong ý thức, nhận thức) mà trạng thái và vị trí (xét
theo quan điểm động lực học) của các vật không ngừng thay đổi, biến đổi. Chúng
luôn có những quan hệ tương hỗ với nhau và vì thế “vị trí và trật tự” của chúng
luôn biến đổi, không thể trở về với trạng thái hay vị trí trước đó được. Đó
chính là trình tự của thời gian. Theo Stephen Hawking, thời gian có liên quan
đến entropi (trạng thái động lực học) vĩ mô. Hay nói cách khác thời gian là một
đại lượng mang tính vĩ mô. Nó luôn luôn gắn với mọi vật, không trừ vật nào.
Thời gian gắn với từng vật là thời gian riêng, và thời gian riêng thì có thể
khác nhau tùy thuộc vào bản chất của vật đó và hệ quy chiếu gắn với nó, với mỗi
hệ chuyển động có vận tốc khác nhau thời gian có thể trôi đi khác nhau. Thời
gian của vật này có thể ảnh hưởng đến vật khác. Như vậy, “thời điểm” là một
trạng thái vật lý cụ thể (có thể xác định được) của một hệ và “thời gian” là
diễn biến của các trạng thái vật lý của một hệ
Thời
gian được tính bằng năm, tháng, tuần, ngày, giờ, phút, giây. Trong đó, đơn vị
cơ sở là “ngày”, một ngày được chia làm 24 giờ (12 canh giờ - cách tính thường
sử dụng thời xưa), 1 giờ chia thành 60 phút, 1 tuần gồm 7 ngày, 1 tháng bao gồm
28 đến 31 ngày tùy thuộc vào tháng trong năm...
Thời
gian cứ trôi qua nhanh không chờ đợi bất kỳ ai và khi thời gian đã qua đi thì
không thể lấy lại được nữa, do đó chúng ta cần sử dụng thời gian hiệu quả,
tránh lãng phí. Một trong những cách sử dụng thời gian hiệu quả là phải biết
cách quản lý thời gian. Vậy quản lý thời gian là gì?
Quản
lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực
hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch,
không bị lãng phí.
Theo
Brain Tracy cho rằng: “Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi
việc mình muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan
trọng nhất”.
Việc
quản lý thời gian được hiểu là hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm soát có
ý thức về số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả
năng suất. Quản lý thời gian bắt đầu từ việc cân nhắc, xem xét những công việc
chúng ta phải làm, việc nào muốn làm và mục tiêu cụ thể là gì. Việc tiếp theo
là đo lường thời lượng mà chúng ta sẽ phải bỏ ra để hoàn thành các công việc
đó. Cuối cùng là lập kế hoạch trong ngày, trong tuần, trong tháng nhằm giúp
chúng ta tránh rơi vào tình trạng quá tải trong công việc. Quản lý thời gian có
thể được hỗ trợ bởi một loạt các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật khi thực hiện một
nhiệm vụ cụ thể. Một hệ thống quản lý thời gian là một sự kết hợp thiết kế các
công trình, công cụ, kỹ thuật và phương pháp.
Trong
quá trình thực hiện công việc rất cần quản lý thời gian để đạt được hiệu quả,
nhưng mỗi công việc đặc thù lại có phương pháp quản lý thời gian khác nhau. Đối
với công việc của một lưu trữ viên việc quản lý thời gia rất cần
thiết bởi đây là một công việc đặc thù có nhiều việc “không tên” và dễ phát
sinh công việc đột xuất. Do đó, bên cạnh việc hiểu thời gian là gì thì cần phải
biết cách phân chia và quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất.
1.2.
Phân chia thời gian hợp lý và quản lý thời gian hiệu quả
Phân
chia thời gian hợp lý là sự phân chia khoảng thời gian
cho mỗi loại công việc. Khi làm việc chúng ta cần kiểm soát được khoảng thời
gian cần thiết để hoàn thành mỗi loại công việc, thậm chí chúng ta cần phải
biết được cần bao nhiêu thao tác cho mỗi loại công việc, mỗi thao tác mất bao
nhiêu thời gian.
Thời
gian được phân chia một cách hợp lý, cũng có nghĩa là chúng ta đã có chiến lược
sử dụng thời gian một cách thông minh cho việc theo đuổi những mục tiêu quan
trọng nhất.
Quản
lý thời gian hiệu quả: Là quá trình sử dụng có hiệu quả việc
phân chia thời gian hợp lý bao gồm việc lập kế hoạch làm việc, danh mục những
việc cần làm, ủy quyền công việc và những hệ thống khác.
Trong
quản lý thời gian thì đòi hỏi việc quản lý thời gian một cách hiệu quả là rất cần thiết.
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp tránh được sự lãng phí của thời gian, sử
dụng có ích thời gian.
Trong
công việc và cuộc sống việc phân chia thời gian hợp lý và hiệu quả là rất cần
thiết và có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của mỗi cá nhân. Hai yếu
tố này cần được quan tâm và thực hiện song song không nên bỏ qua bất kỳ một yếu
tố nào.
1.3.
Các bước quản lý thời gian hiệu quả
Khái
niệm quản lý thời gian luôn liên quan đến tính hiệu quả. Tính hiệu quả quan tâm
đến giá trị mang lại, tránh tình trạng lãng phí và nó được xem xét các yếu tố
đầu vào và đầu ra của quá trình quản lý thời gian. Có nhiều cách để quản lý
thời gian nhưng nhìn chung một chương trình quản lý thời gian hiệu quả có thể
bao gồm các mục tiêu được thiết lập, các hành động hàng ngày để đạt được những mục
tiêu và đảm bảo mỗi hành động tập trung, có liên quan và có kết quả định hướng,
ưu tiên những hành động cần phải được thực hiện trước hoặc quan trọng và xem
xét lại những mục tiêu của cá nhân khi năng suất không đạt được như mong muốn.
Dưới đây là năm bước cơ bản để quản lý thời gian tốt hơn.
Bước
1: Ghi 7 mục tiêu quan trọng nhất
Bắt
đầu bằng cách liệt kê tất cả những mục tiêu, giá trị, ước mơ, sự tập trung,
những nhu cầu, mong muốn hoặc chiến lược mà chúng ta muốn đạt được. Sau đó, hãy
chọn ra 10 mục tiêu quan trọng nhất và sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng nhất
đến ít quan trọng hơn, rồi bỏ đi 3 mục tiêu cuối cùng, bởi một danh sách quá
dài khiến chúng ta khó có thể nhớ hết được.
Để
có thể tư duy được những mục tiêu quan trọng nhất, hãy bắt đầu bằng việc tư tưởng
về tất cả những gì mà chúng ta được phép làm. Hãy tưởng tượng ngày nào là ngày
tốt đẹp nhất có thể đạt được điều đó nếu không bị cản trở về vấn đề tài chính
hoặc thời gian?
Trước
khi tiến hành một công việc nào đó, mỗi người phải hình dung ra một mục tiêu rõ
ràng, nghĩa là chúng ta muốn đạt được điều gì? Một mục tiêu rõ ràng giúp chúng
ta biết rõ mình cần làm những gì, lên kế hoạch ra sao cho thực hiện tốt nhất
đồng thời vừa tiến hành, vừa kiểm soát được tiến độ công việc.
Bước
2: Mỗi ngày hãy viết ra 6 đến 7 hành động được hoàn thành.
Sau
khi đã xác định được mục tiêu SMART, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện,
nghĩa là phải liệt kê những công việc cụ thể phải làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi
tháng, mỗi năm. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để
biết con đường đi bao xa, đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch)
và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công
việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan
trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng
ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc gì khó và không thích thì làm
sau. Thực tế là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp
lại không hề quan trọng.
Bước
3: Mỗi hành động hàng ngày cần tập trung, có liên quan và có kết quả định hướng
rõ ràng
Khi
viết ra các kế hoạch hàng ngày, phải đáp ứng được tất cả hay ít nhất một trong
các yêu cầu dưới đây:
Hành
động hàng ngày nên được tập trung thực hiện. Ít nhất 1 trong 6 hoặc 7 hành động
hàng ngày có liên quan đến 7 mục tiêu chính ban đầu đặt ra. Tuy nhiên, nếu như
thiết lập một mục tiêu định hướng hành động mỗi ngày, sẽ luôn có một bước gần
hơn để thực hiện ước mơ. Không nên mắc sai lầm trong các cam kết hành động của
mình để có quá nhiều hành động trong mỗi ngày liên quan đến 7 mục tiêu quan
trọng hàng đầu. Trong một thời gian dài, chúng ra sẽ thấy ngày càng khó khăn để
duy trì mức độ cam kết. Cần cân bằng giữa đầu ra mong muốn và thực tế năng lực
bản thân. Đối với mỗi ngày trong tuần, hãy tập trung vào một mục từ 7 mục tiêu
quan trọng trong danh sách ban đầu.
Hành
động hàng ngày của chúng ta nên có liên quan logic với nhau. Chỉ viết ra những
công việc quan trọng cần thực hiện. Hãy xem xét những nhiệm vụ không cần thiết
tránh để phá vỡ những gì thực sự quan trọng.
Bước
4: Cân nhắc mức độ ưu tiên cho mỗi hành động.
Một
cách để ưu tiên 6 đến 7 hành động trong một ngày đơn giản là số thứ tự của nó
từ 1 đến 7, một là hành động cần phải thực hiện đầu tiên trong ngày, hai là
hành động kế tiếp. Phương pháp này rất đơn giản, hãy gắn cho mỗi hành động một
thứ tự 1, 2, 3. Nếu đã nắm vững các điểm quan trọng của công việc, nên lên
danh sách “Các việc phải làm”, “Các việc cần làm” “các việc nên làm”... Có thể
sử dụng số thứ tự “1”, “2” “3” bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng
của từng việc đó. Bên cạnh đó cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày.
Điều này cho phép lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm
đó và loại bỏ công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.
Một
trong những cách quản lý thời gian đơn giản nhất tại công sở là lập danh sách
tất cả các nhiệm vụ và thời hạn (deadline) cần hoàn thành. Cần phân biệt được
cái nào quan trọng và cái nào không, việc gì khẩn cấp và việc gì có thể giải
quyết sau, đâu là chuyện cần phải hoàn thành ngay… Sau đó, tùy vào tính chất và
tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ, hãy phân chia khung thời gian để thực hiện
chúng sao cho hợp lý. Cần ghi chú những công việc cần thực hiện lên lịch làm
việc. Cách làm mang tính kỷ luật này không chỉ giúp hoàn thành công việc, mà
còn cải thiện khả năng ước định thời lượng cũng như tăng tốc khi cần.
Bước
5: Suy nghĩ lại mục tiêu của bản thân nếu năng suất bị ảnh hưởng.
Nếu
kết thúc các công việc giống nhau ngày này qua ngày khác, chúng ra sẽ cảm thấy
buồn chán, hành động của chúng ta sẽ trở nên vô nghĩa và năng suất sẽ bị ảnh
hưởng. Nên suy nghĩ lại 7 mục tiêu ban đầu của mình. Nếu không có cách nào để thay
đổi mục tiêu, sau đó là thay đổi cách nhìn về chúng, nên có khoảng thời gian để
suy nghĩ lại.
1.4.
Những tình huống gây lãng phí thời gian và chiến lược đối phó
Quỹ
thời gian của mỗi người là như nhau. Vấn đề không phải chúng ta có bao nhiêu
thời gian để hoàn thành công việc mà ở chỗ chúng ta sử dụng hiệu quả bao nhiêu phần
trăm thời gian mà chúng ta có. Tuy nhiên, có những tình huống gây lãng phí thời
gian mà có thể chúng ta chưa nhận biết được.
-
Không biết từ chối: Vấn đề mà chúng ta phải đối diện là
làm thế nào để từ chối những yêu cầu của bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng.... Có
thể chúng ta không muốn làm người khác buồn lòng, không muốn chứng minh mình
không làm được việc hay không biết phải nói “không” như thế nào.
Trong
quá trình thực hiện các công việc của nhân viên văn thư lưu trữ cũng cần biết
nói “không” khi cần thiết, bởi vị trí này có rất nhiều việc “không tên”.
-
Điện thoại quá lâu: Được coi là công cụ hữu hiệu giúp tiết
kiệm thời gian đi ra ngoài nhưng nếu không biết sử dụng thì điện thoại lại là
kẻ thù của thời gian. Thực tế là khi nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện mới
phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi những câu chuyện dài hoặc cũng có khi
chúng ta xác định chuyện cần nói nhưng đối tác lại lái sang một hướng khác làm
chúng ta mất kiểm soát. Trong thời đại ngày nay con người đang ngày càng bị lệ
thuộc vào điện thoại trên mọi phương diện từ nghe gọi, nhắn tin đến việc chơi
game, đọc báo, lướt facebook…
-
Tiếp khách quá nhiều: Trong công việc, chúng ta phải tiếp
khách và dành thời gian cho khách là bình thường. Tuy nhiên,việc tiếp khách
thường xuyên, không đúng đối tượng khiến cho chúng ta rơi vào những câu chuyện
vô bổ, không có mục đích. Ở Việt Nam hiện nay việc tiếp khách luôn kèm theo
việc ăn uống nhất là uống rượu bia, điều này làm mất rất nhiều thời gian. Hạn
chế tiếp khách nhất là việc uống rượu bia sẽ hạn chế được sự lãng phí thời
gian. Với vị trí nhân viên văn thư lưu trữ cũng thường xuyên phải đi tiếp khách
nên việc kiểm soát được việc tiếp khách là rất quan trọng.
-
Văn phòng bừa bộn: Nếu chúng ta để chỗ làm bừa bộn và
không nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có việc, chúng ta sẽ lãng phí rất
nhiều thời gian đi tìm. Cần có sự ngăn nắp trong sắp xếp văn phòng. Định kỳ cần
chỉnh lý các loại tài liệu. Hoạt động chỉnh lý tài liệu thường được thực hiện
rất tốt trong các bộ phận văn thư, văn phòng vì học được đào tạo bài bản.
-
Trì hoãn công việc: Khi không có hứng thú hoặc công
việc chưa cần kíp, chúng ta thường cho rằng lúc khác làm cũng được, không làm
ngay thì cũng chẳng sao. Tuy nhiên, nếu có việc đột xuất cần đến việc chưa làm
thì rõ ràng chúng ta sẽ bị động. Nếu
có quá nhiều việc dời lại như vậy thì đến lúc nào đó chúng ta sẽ bơi trong
những việc do chưa chịu xử lý ngay.
-
Theo chủ nghĩa hoàn hảo: Nhiều người luôn lo lắng việc mình
làm đã hoàn thiện chưa, liệu có sai sót gì không, do đó họ dành nhiều thời gian
cho những việc nhỏ, không quá quan trọng. Thậm chí có lẽ họ
sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn. Chúng ta
nên chấp nhận tính tương đối của công việc, không nên quá cầu toàn, càng cấu
toàn chúng ta càng đánh mất đi các cơ hội.
-
Giao tiếp kém: Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin
giao tiếp còn kém. Nếu kỹ năng giao tiếp không tốt có thể chúng ta sẽ không
biết nói “không”, không biết giảm bớt thời gian nói chuyện qua điện thoại hay
khống chế thời gian nói chuyện với khách. Giao tiếp kém sẽ dẫn đến việc mất
thời gian để đi thẳng vào vấn đề chính hoặc bị phân tán bởi những thông tin
khác nhau.
*
Đối với các nhà quản lý, nguyên nhân chính gây nên tình trạng thiếu thời gian
bao gồm:
Thứ
nhất, nhà quản lý không dành thời gian để lập kế hoạch công việc gắn với
trách nhiệm của mình. Biểu hiện của tình trạng này là nhà quản lý thường làm
việc rất lộn xộn, việc vặt chiếm nhiều thời gian mà việc quan trọng thì không
có đủ thời gian để làm. Họ thường chạy theo việc phát sinh khẩn cấp.
Thứ
hai, không phân quyền hoặc phân quyền không hiệu quả. Họ thường nhúng
tay vào việc của nhân viên, kể cả những việc không thuộc trọng trách quản lý
lãnh đạo.
Thứ
ba, Các nhà quản lý không có ý thức thực thi chặt chẽ kế hoạch được
lập, sa đà vào những việc lắt nhắt, phát
sinh bất ngờ, phục vụ cho mục đích thông tin chứ không phải hành động như điện
thoại, họp hành.
1.5.
Nguyên lý Preto trong quản lý thời gian: 80/20
Nguyên
lý Pareto được lấy tên từ nhà kinh tế học người Ý V.Pareto cho chúng ta thấy
rằng, ở bất kỳ một hệ thống nào, xu thế của nó là khoảng 80% kết quả là do 20%
nguyên nhân gây ra. Dựa vào việc quản lý thời gian và năng suất sản xuất,
nguyên lý đó ảm chỉ rằng, 20% thời gian mà chúng ta tiêu tốn cho một công việc
nào đó để sản sinh ra 80% sản lượng, trong khi 80% thời gian còn lại có thể chỉ
đem lại 20% sản lượng mà thôi. Có nghĩa nếu chúng ta có danh sách 10 việc cần
làm, chỉ 2 việc trong số đó đem lại nhiều giá trị hơn toàn bộ 8 việc còn lại.
Thực tế là những công việc mà chúng ta thường né tránh vì phức tạp hay khó khăn
chính là những việc quan trọng và đem lại giá trị cao nhất.
Vậy,
nguyên lý Pareto nên được sử dụng như thế nào trong việc quản lý thời gian? Nguyên
lý Pareto chỉ có vai trò như là một yếu tố hướng dẫn nó chỉ rõ sự phát sinh tất
yếu của một tình trạng nếu chúng ta không nắm vững được quyền chủ động
trong công việc. Do vậy, điều cốt lõi là chúng ta cần phải biết
việc gì là quan trọng nhất, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, việc
nào đem lại giá trị cao nhất. Trước hết, chúng ta cần xác định mục tiêu của
mình trong một khoảng thời gian nhất định, hôm nay, tuần này, tháng này, năm
này. Khi đã xác định rõ mục tiêu, chúng ra lập ra danh sách những việc mình cần
làm trong ngày, tuần, tháng và năm. Trong danh sách này, hãy phân tích, chọn ra
những việc giúp chúng ta đạt được mục tiêu sách này, hãy phân tích, chọn ra
những việc chúng ta đã đạt được mục tiêu và đánh thứ tự ưu tiên. Nhờ những thứ
tự ưu tiên này, chúng ta sẽ biết đâu là 20% công việc khó khăn nhất cần phải
làm. Chúng ta cũng cần phải rà soát danh sách những việc cần làm thường xuyên
để nhắc nhở mình những việc quan trọng và tập trung thực hiện cho đến khi hoàn
thành. Cần kiên nhẫn vì những việc quan trọng nhất, đem lại giá trị cao nhất là
những việc khó khăn nhất
2.
Học cách sử dụng thời gian hiệu quả
2.1.
Hiểu về bản thân
Hiểu
về bản thân liên quan đến cách sử dụng thời gian của cá nhân mình, như việc
chúng ta xác định những gì mong muốn trong cuộc sống, mục tiêu cũng như khi nào
và làm cách nào làm việc tốt nhất. Điều đó sẽ giúp chúng ta hiểu được thứ tự ưu
tiên trong công việc.
Trước
khi bắt đầu nhìn vào cách sử dụng thời gian ở nơi làm việc, việc nghĩ về cuộc
sống trên phương diện rộng hơn sẽ rất có ý nghĩa. Hãy đặt ra các câu hỏi: Chúng
ta có một tầm nhìn rõ ràng cho cuộc sống của chính mình hay không? Điều gì khiến
ta say mê nhất? Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp quyết định những điều
thực sự quan trọng trong cuộc sống và từ đó sẽ lựa chọn cách sử dụng thời gian
hiệu quả.
-
Nghĩ về những mục tiêu cá nhân
Mục
tiêu cá nhân có thể liên quan đến công việc, cuộc sống trong gia đình hay ngoài
xã hội của mỗi cá nhân. Chúng thậm chí có thể liên quan đến vai trò cá nhân
trong thế giới. Một khi đã thiết lập mục tiêu của bản thân, mỗi cá nhân có thể
lập kế hoạch để biến nó thành hiện thực.
Để
thực hiện được những mục tiêu chính, có thể chia chúng thành những bước nhỏ hơn
để dễ thực hiện hơn. Hãy xác định mục tiêu của cá nhân và suy nghĩ một cách
sáng tạo về những khía cạnh khác nhau của chúng.
-
Cần biết được khi nào làm việc tốt nhất
Tất
cả chúng ta, ai cũng đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong
ngày. Đó có thể là vào buổi sáng sớm, giữa giờ sáng sau khi thưởng thức một
tách cà phê, sau bữa trưa hoặc vào buổi tối. Nên làm công việc quan trọng
nhất và khó khăn nhất khi tỉnh táo nhất. Nên trân trọng khoảng thời gian
làm việc hiệu quả nhất của mình và
không bao giờ sử dụng nó để thực hiện những nhiệm vụ không mang lại nhiều lợi
ích.
+
Những con người của buổi sáng: Với rất nhiều người, thời gian tốt nhất
trong ngày là vào buổi sáng, khi họ tỉnh táo nhất, có mức độ năng lượng cao
nhất, và do đó họ làm việc tốt nhất: một giờ của buổi sáng có giá trị bằng hai
giờ buổi tối; nếu đánh mất một giờ của buổi sáng, sẽ phải dành cả ngày để tìm
lại nó.
+
Năng lượng trong suốt một tuần: Quy tắc trên cũng được áp dụng cho các
ngày trong tuần. Nếu làm việc tốt nhất vào thứ Hai và thứ Ba, hãy lập kế hoạch
cho những cuộc họp mang tính thủ tục vào những ngày sau đó. Việc tận dụng tối
đa khoảng thời gian này sẽ giúp tránh bị sao nhãng bởi tất cả những sự gián
đoạn liên miên khiến không thể hoàn thành những việc cần làm.
-
Kiểm soát cảm giác căng thẳng
Phần
lớn chúng ta có quá nhiều áp lực. Khi áp lực ngày càng tăng, chúng ta tự cảm
thấy bản thân không có khả năng ra quyết định, nên dường như chúng ta mất đi sự
cân bằng trong cuộc sống. Vì thế chúng ta trở nên thất vọng cho dù đã hết sức
cố gắng, mọi công việc như dậm chân tại chỗ. Đôi khi chúng ta nghĩ mình quá bận
để có thể có một kỳ nghỉ. Nên những cảm giác đó thường xuyên đến với mỗi cá
nhân, việc thực sự quan trọng cần làm là tìm ra cách phù hợp để quản lý và giảm
áp lực cho mình. Vậy chúng ta cần làm gì?
+
Thường xuyên lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi. Sau khi có một tuần làm việc
bận rộn, hãy cố gắng làm cho những ngày cuối tuần hoặc lịch trình làm việc của
tuần sau đỡ bận hơn.
+
Học cách nói không. Đừng cố gắng kiểm soát mọi thứ trên đời, hãy lập cho mình
những mục tiêu thực tế.
+
Lập kế hoạch cho kỳ nghỉ từ trước. Có người lập kế hoạch cho việc đi nghỉ
cuối tuần cho sáu tuần một lần, làm như vậy dường như sẽ có một điều
gì đó để chờ đợi.
+
Dành thời gian cho gia đình. Nếu cần thiết nên lập kế hoạch để dành thời gian
cho gia đình trong nhật ký. Việc dành thời gian cho gia đình sẽ giúp chúng ta
sống có trách nhiệm hơn và cần bằng được giữa công việc và gia
đình.
+
Tìm kiếm sở thích mới. Việc tình nguyện giúp đỡ một số tổ chức vì cộng
đồng ở địa phương, làm việc với mọi người sẽ giúp kéo ra khỏi “vấn
đề” đang tồn tại.
+
Dành thời gian cho bạn bè, cả bạn cũ và bạn mới.
+
Phát triển khiếu hài hước, đó là một trong số những liều thuốc giải độc tốt
nhất cho áp lực.
+
Tập thể dục, như đi bộ, chạy, đạp xe, đi bơi, hoặc khiêu vũ…
+
Thưởng thức hội họa hay âm nhạc.
2.2.
Hiểu về công việc
Cùng
với việc hiểu được chúng ta thuộc kiểu người nào, cần suy nghĩ một cách cụ thể
về công việc. Cần phải hiểu rõ về vai trò của mình và những trách nhiệm mà
người khác mong muốn hoàn thành. Chúng ta ai cũng có lúc cần được giúp đỡ để
duy trì sự tập trung vào tất cả các khía cạnh trong công việc của mình: để dừng
việc lảng tránh những công việc hàng ngày hoặc nhiệm vụ khó khăn, để có thể
vượt qua được những động cơ không tích cực, để duy trì sự tập trung và ra những
quyết định đúng đắn. Muốn đạt được điều đó, mỗi chúng ta cần quan tâm các vấn
đề sau:
-
Hiểu rõ về bản chất công việc
Dường
như tất cả chúng ta, ai cũng quá bận rộn, nhưng việc dừng lại và tìm hiểu rõ
ràng về công việc lại vô cùng quan trọng. Vì điều này sẽ giúp chúng ta có thể
nghĩ xem làm thế nào để thực hiện một cách hiệu quả công việc của mình. Chúng
ta có thể tham khảo những cách sau đây để hiểu rõ hơn về công việc của mình.
+
Viết ra những mục đích chung nhất trong công việc, ví dụ như nhiệm vụ
chính của nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ.
+
Viết ra những hoạt động cụ thể góp phần tạo ra mục đích chung trong công việc.
Các hoạt động đều hướng đến nhiệm vụ chính của công việc.
+
Suy nghĩ về cách thức sử dụng thời gian của mình. Hãy xác định xem đã dành bao
nhiêu thời gian để hoàn thành mục đích chung của mình, những làm việc đã liệt
kê và những hoạt động thực sự. Như vậy, chúng ta đang dành phần lớn thời gian
của mình theo cách này, thay vì cho những công việc hành chính chung chung.
+
Nếu thuộc một nhóm, hãy nắm rõ công việc, cách làm việc và hoạt động có phù hợp
với những điều đó ở các thành viên khác của nhóm hay không.
+
Những cuộc họp sẽ là những dịp hữu ích để xem xét, những nguyên nhân chưa hoàn
thành mục đích chính của mình và khám phá ra những chệch hướng ở đâu trong
những lĩnh vực và hoạt động khác.
-
Không né tránh công việc
Càng
trì hoãn thực hiện nhiệm vụ, càng kháng cự nhiều hơn sẽ càng gặp nhiều khó khăn
để có thể hoàn thành nhiệm vụ đó hơn. Có thể chúng ta tránh một nhiệm vụ vì
nhiều lý do khác nhau như: công việc quá chán hoặc mang tính thủ tục, công việc
không có thời gian hoàn thành, mục tiêu không rõ ràng, hoặc đơn giản là có quá
nhiều việc để làm đến mức không biết phải bắt đầu từ đâu. Trong một số hoàn
cảnh cụ thể, việc ra quyết định không đảm nhận nhiệm vụ là đúng, như khi cần
phải thu thập tất cả mọi thông tin hoặc cần thời gian để suy nghĩ. Nhưng trong
rất nhiều hoàn cảnh khác, chung quy chỉ là trì hoãn làm việc gì đó. Để phá vỡ
rào cản của sự trì hoãn kéo dài, cần tham khảo các lời khuyên sau:
+
Chia một nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ, dễ quản lý hơn, sau đó giải quyết một phần,
không nhất thiết phải là phần đầu tiên. Thực tế là khi hoàn thành một phần nhỏ
sẽ cảm thấy tốt hơn trước toàn bộ nhiệm vụ.
+
Bắt đầu thực hiện phần khó nhất. Làm việc này trong khoảng thời gian nhiều năng
lượng và hoạt động hiệu quả nhất.
+
Sau khi thực sự hoàn thành một nhiệm vụ, tự trao cho mình một phần thưởng.
+
Làm những công việc hàng ngày trong khoảng thời gian làm việc kém hiệu quả nhất
hoặc trong những quãng nghỉ sau khi thực hiện những nhiệm vụ cần độ tập trung
cao.
-
Linh động hơn về nơi làm việc
Nếu
có thể làm việc tại nhà dù chỉ là thỉnh thoảng, rất có thể sẽ làm được thêm
nhiều việc nữa. Khi cá nhân có khả năng làm việc linh động và kiểm soát kế
hoạch làm việc mà không có ai kiểm tra sẽ đem lại hiệu quả hơn. Học cách sử
dụng thời gian ở bất cứ nơi nào, nếu làm việc tại nhà trong một số ngày cụ thể,
sẽ nhận thấy rằng có thể hoàn thành công việc giấy tờ một cách hiệu quả hoặc có
thời gian để suy nghĩ sáng tạo mà không bị mất tập trung.
2.3.
Ngăn nắp
Để
giúp suy nghĩ và làm việc tốt hơn, bàn làm việc phải luôn được dọn dẹp ngăn
nắp. Chúng ta nên có một cuốn nhật ký và lập một “danh sách những việc cần
làm”, điều này sẽ giữ cho chúng ta luôn kiểm soát được công việc. Vì khi đã
viết ra một điều gì đó, sẽ không cần phải giữ nó trong đầu và do đó, có thể tập
trung vào những nhiệm vụ sáng tạo khác. Đồ dùng phục vụ công việc cần được phân
loại sắp xếp sao cho gọn gàng, ngăn nắp, để khi cần sử dụng sẽ tìm thấy nhanh
nhất.
Một
phần của cuộc sống ngăn nắp là đặt tất cả những thứ cần thiết ở gần, không bị
bao quanh bởi mớ giấy tờ lộn xộn và những thứ không cần. Mục tiêu là sắp xếp
lại mọi thứ để có thể làm việc hiệu quả và có thể tìm được mọi thứ khi cần một
cách nhanh chóng. Sắp xếp những dụng cụ bạn thường xuyên sử dụng để nó ở gần
chúng ta nhất và có thể phục vụ tốt nhất. Sau đây là lời khuyên:
+
Bỏ những thứ không liên quan đến công việc ra khỏi bàn. Việc này sẽ giúp tập
trung chú ý vào những vấn đề thực sự trong công việc. Đặt những thứ thường
xuyên cần ở gần chỗ ngồi, trong tầm với để chúng ta không phải thường xuyên
đứng dậy trong khi đang làm việc.
+
Nếu có khay đựng công văn giấy tờ đến và khay đựng công văn giấy tờ đi, hãy sử
dụng hiệu quả. Thỉnh thoảng lại soạn lại khay đựng giấy tờ đến và bỏ đi những
hoặc phân loại những giấy tờ để ở khay.
+
Dành thời gian để dọn dẹp môi trường làm việc - bút, giấy, tẩy, gương, bút chì,
kẹp ghim,… cất đi những thứ không thường xuyên sử dụng.
+
Lưu trữ những tài liệu cũ, dán nhãn cho những tài liệu cũ hoặc đóng hộp và ghi
rõ nội dung, ngày tháng.
+
Những thiết bị máy tính phải sắp xếp sao cho có thể làm việc hiệu quả, an toàn
và tiện lợi. Màn hình máy tính phải có tầm cao chuẩn - cách mắt bạn ít nhất là
63 cm và phần cao nhất của màn hình ở dưới tầm mắt. Hãy chắc chắn là đang ngồi
trên một chiếc ghế được thiết kế phù hợp và có chiều cao chuẩn. Dọn dẹp khu vực
dưới gầm bàn để có đủ chỗ cho đôi chân.
2.4.
Làm việc nhóm
-
Làm việc nhóm một cách đồng thuận
Cần
làm rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm, mỗi thành viên cần
hiểu được họ được giao trọng trách gì. Điều này sẽ làm giảm căng thẳng và khiến
cho việc giao tiếp trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn. Mỗi cá nhân cần học cách để
luôn tích cực với các loại kỹ năng và tần quan trọng của những thành viên khác
trong nhóm.
Cần
chú ý những nội dung sau để nhóm hoạt động hiệu quả:
+
Giao tiếp trong nhóm hiệu quả: hãy nói về mục tiêu chung, đưa ra những chỉ dẫn
rõ ràng và giải thích hoạt động để các thành viên trong nhóm có thể nhìn thấy
bức tranh tổng thể về công việc
+
Hãy rõ ràng về những quyền hạn mà mỗi cá nhân có trong nhóm.
+
Học cách lắng nghe, tôn trọng từng thành viên trong nhóm với tư cách cá nhân,
và nhận ra được rằng họ cũng cần thể hiện bản thân.
+
Thảo luận và thống nhất những sự khác biệt, khi có một vấn đề xuất hiện, cần
phải tách bạch giữa các tình tiết của sự việc, những cảm giác liên quan và
những câu hỏi đã được nêu để xác định những vấn đề phát sinh. Đôi khi ý kiến
của các thành viên trong nhóm có thể không thống nhất với nhau. Nếu cần phải
đối chất với một thành viên của nhóm, hãy kín đáo làm việc này thay vì công
khai. Thể hiện sự chỉ trích như một lời gợi ý hay một câu hỏi nếu có thể.
+
Khuyến khích sự tin tưởng, cố gắng tạo ra một môi trường mà trong đó các
đồng nghiệp tin tưởng lẫn nhau và có thể nói về những nhu cầu phát
triển của họ.
+
Đánh giá những lựa chọn khác nhau, không bỏ qua những vấn đề nhỏ.
+
Đừng buộc tội mà thay vào đó, hãy xác định những vấn đề thực sự và có những
cách sáng tạo để giải quyết mâu thuẫn. Nếu đã từng thực hiện
thành công một nhiệm vụ nào đó, không nên nói nhiều về nó.
+
Tin vào sự đồng thuận của cả nhóm, làm việc nhóm là cùng nhau làm việc, mọi
người làm việc tốt hơn, đạt được nhiều thành tựu hơn.
-
Ủy thác hiệu quả
Ủy
thác là hành động giao nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc quyền hạn cho đồng nghiệp
trong nhóm, để họ có thể chủ động làm việc. Đó là một cách quan trọng giúp làm
việc hiệu quả, và hơn nữa, nó còn giúp tận dụng tốt hơn thời gian của tất cả
mọi người. Một số nhà lãnh đạo không ủy thác vì có thể họ nghĩ rằng họ là duy
nhất, không thể thay thế hoặc thậm chí sợ rằng những đồng nghiệp mà họ ủy thác
công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn họ. Khi ủy thác, hãy tham khảo
những gợi ý sau đây:
+
Chọn đúng người: Lựa chọn những người có thể tin tưởng để làm tốt nhiệm vụ. Có
thể cân nhắc đến việc thuê ngoài hoặc chuyển những nhiệm vụ không quá cần thiết
cho nhóm khác.
+
Giải thích rõ ràng về nhiệm vụ, cho người khác cơ hội được đặt câu hỏi. Đôi khi
có thể giải thích mục tiêu của nhiệm vụ và lý do muốn đạt được nó, rồi sau đó
để cho người mà chúng ta ủy quyền tự tìm ra phương pháp tốt nhất mà họ sẽ thực
hiện nhiệm vụ.
+
Trao đổi về những khó khăn có thể gặp phải. Hãy suy nghĩ trước về những vấn đề
có thể xảy ra và cách thức tiếp cận chúng. Điều này đồng nghĩa với việc tham
gia vào những thời điểm quan trọng nhất của việc thực hiện nhiệm vụ.
+
Cung cấp đầy đủ các nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ. Hãy chắc chắn rằng người
được ủy quyền thực hiện nhiệm vụ có đủ mọi thứ mà họ cần để có thể hoàn thành
tốt nhiệm vụ.
+
Giám sát công việc một cách đúng đắn, sắp xếp để nhân viên báo cáo lại và
để cho giám sát chứ không phải cản trở các nhiệm vụ trong tiến
trình làm việc.
+
Đánh giá công việc, sau khi hoàn thành nhiệm vụ, hãy làm một bản đánh giá để
nhìn nhận xem mọi việc đã được thực hiện tốt đến mức nào và điều gì cần thay
đổi trong lần tới.
-
Lập kế hoạch cho những cuộc họp
Cần
thiết phải xác định mục tiêu cho những cuộc họp. Các cuộc họp cần phải có sự
chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt. Cần chuẩn bị lập kế hoạch cho một cuộc họp như
sau:
+
Thông báo nội dung cuộc họp: Để tóm tắt về các báo cáo tiến trình, nội dung
cuộc họp để trao đổi thông tin hoặc có thể chỉ là thúc đẩy các đồng nghiệp hợp
tác với nhau.
+
Thảo luận cuộc họp: Để thỏa thuận một hợp đồng hoặc có thể thông qua lần cuối
những sắp xếp cho một dự án hoặc cho một sáng kiến mới; để nói về những khía
cạnh khác nhau của một vấn đề; để giải quyết một mâu thuẫn đang gia tăng.
+
Quyết định: Để có thể ra quyết định về những bước tiếp theo mà cơ quan cần phải
tiến hành hoặc để thống nhất những điểm chính cho các đồng nghiệp làm theo.
+
Xác định những vấn đề thực tế, như người tham dự, thời gian bắt đầu và thời
gian kết thúc, nơi tổ chức…
+
Chuẩn bị chương trình cụ thể, nhằm đưa ra một mục tiêu rõ ràng cho chương
trình, tránh nói chung chung trong cuộc họp.
+
Sắp xếp chương trình để những phần quan trọng được đưa ra sớm trong cuộc họp.
Rất có thể sẽ bị chệch hướng nếu làm ngược lại vì mọi người dành quá nhiều thời
gian cho những vấn đề ít quan trọng mà quên mất hoặc dành ít thời gian cho
những vấn đề quan trọng. Cần thống nhất ý kiến về những vấn đề đối lập sao cho
hợp lý.
+
Lập kế hoạch cho việc tham dự, nếu một số người nhất định chỉ cần xuất hiện
trong một vài phần cụ thể của cuộc họp, thì điều này cũng cần sắp xếp từ trước.
+
Cần để người tham dự đọc trước tài liệu, hãy phát những báo cáo ngắn gọn trước
cho các thành viên.
2.5.
Kiểm soát thời gian
Có
rất nhiều công cụ khác nhau để giúp chúng ta quản lý thời gian của mình hiệu
quả. Như việc đặt ra những khung thời gian trong kế hoạch để hoàn thành một
nhiệm vụ, nhờ đó chúng ta tập hợp được lực đẩy cho công việc của mình; đảm bảo
những kế hoạch tiếp theo để giảm thiểu những vấn đề trong tương lai; luôn tập
trung và có mục đích; sắp xếp để công việc của chúng ta ít bị gián đoạn nhất và
sử dụng hiệu quả những khoảng thời gian bê trễ bất ngờ xuất hiện.
-
Tạo khung thời gian
Sẽ
rất hữu ích nếu tạo ra các khung thời gian khi thực hiện những nhiệm vụ khác
nhau. Điều này đặc biệt hữu ích cho những việc chính chúng ta cần làm, hơn nữa
nó cũng rất tốt cho cả những công việc thường xuyên. Phải xem đây là những
nhiệm vụ cần được ưu tiên không thể xao nhãng.
-
Giữ tập trung khi làm việc
Hãy
hướng toàn bộ sự tập trung vào nhiệm vụ đang phải thực hiện gần đây, như vậy có
thể hoàn thành một cách tốt nhất. Điều này có nghĩa, thay vì nói với bản thân
rằng sẽ dành thời gian để làm báo cáo trước khi về nhà, chúng ta có thể nói: “Tôi
sẽ hoàn thành việc hoàn chỉnh hai phần của báo cáo”.
Lời
khuyên cho việc duy trì sự tập trung vào thời gian như sau:
+
Đặt ra một thời hạn thực tế để hoàn thành công việc: Nếu không gia hạn sẽ đối
mặt với nguy cơ lãng phí thời gian, do vậy hãy cương quyết với bản thân tập
trung cao độ. Song cũng đừng có phi thực tế hoặc đòi hỏi quá nhiều, đừng cầu
toàn. Khi gia hạn, hãy học từ kinh nghiệm trước đó, chẳng hạn giữ một tập tài
liệu là “phân tích dự án”, cuối
mỗi dự án, hay so sánh chi phí và thời gian bạn thực sự đã dùng vào việc hoàn
thành dự án với những gì dự tính lúc ban đầu.
+
Học cách đối phó hiệu quả với sự gián đoạn, nếu bị gián đoạn khi đang làm việc,
hãy cố gắng hoàn thành phần công việc đang dở dang. Đôi khi nói với những người
làm gián đoạn công việc như “anh có phiền không nếu tôi viết nốt câu này?”.
Trước khi nghỉ ăn trưa hoặc cuối ngày, hãy viết một ghi chú ngắn gọn về việc
mình đã làm đến đâu và bất cứ suy nghĩ, ý tưởng nào về bước tiếp theo. Điều này
sẽ giúp dễ dàng quay trở lại với công việc của mình.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.
Bộ Nội vụ (2013), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Ban hành kèm
theo Quyết định số 51/QĐ-BNV ngày 22 tháng 1 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ.
2.
Lại Thế Luyện (2010), Kỹ năng quản lý thời gian. NXB Văn hóa Thông tin,
Hà Nội.
3.
Quản lý thời gian (2007), Bộ cẩm nang bỏ túi. NXB Thông tấn, Hà Nội.
4.
Dịch giả Trần Phi Tuấn (2008), Tổ chức công việc hiệu quả.
CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ THỰC HÀNH
1.
Sử dụng các kỹ thuật đã học, phân tích các yếu tố gây lãng phí thời gian và lập
kế hoạch khắc phục sự lãng phí đó. Liên hệ với công việc mà anh/chị đang đảm
nhận.
2.
Viết ra các nhiệm vụ cần phải thực hiện khi bạn theo học một lớp bồi dưỡng theo
tiêu chuẩn chức danh Lưu trữ viên. Theo anh/chị đâu là nhiệm vụ quan trọng
nhất.
3.
Anh/chị hãy viết bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên văn thư hoặc lưu trữ.
4.
Anh/chị hãy mô tả những yêu cầu về tính cách đối với nghề văn thư lưu trữ.
Tính
cách anh/chị có phù hợp với nghề này không?
5. Anh/chị
hãy mô tả mối quan hệ, cơ chế cách thức phối hợp giữa vị trí nhân viên lưu trữ
với các bộ phận khác trong cơ quan.
6.
Khi làm việc căng thẳng hoặc nhàm chán, anh/chị thường làm gì để kiểm soát các
căng thẳng đó.
Chuyên đề 13
BẢO MẬT HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Hồ sơ, tài
liệu hình thành trong hoạt động của bất cứ tổ chức nào luôn chứa đựng nhiều vấn
đề thuộc phạm vi bí mật của tổ chức đó. Tài liệu
của các cơ quan nhà nước chứa đựng những vấn đề “nhạy cảm” về chính sách ngoại
giao, các biện pháp liên quan đến bảo vệ an ninh quốc gia hay kế hoạch triển
khai các chủ trương, chính sách quan trọng... Tài liệu của các tổ chức chính
trị - xã hội lại phản ánh những vấn đề về tổ chức như chủ trương và các biện
pháp tuyên truyền để kiện toàn bộ máy, nhân sự hay mối quan hệ giữa các tổ chức
này với các cơ quan nhà nước. Đối với doanh nghiệp, tài liệu chứa đựng những
thông tin về bí quyết sản xuất, kinh doanh; các chính sách áp dụng với từng đối
tác…
Tính
chất cơ mật của công tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ nhiệm vụ phải quản lý
toàn bộ thông tin bằng văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức hay doanh nghiệp. Do vậy, việc quản lý và bảo vệ bí mật những hồ sơ, tài
liệu này là trách nhiệm tất cả công chức, viên chức đã và đang làm việc trong
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trong đó, trên hết và trước hết là thuộc về
những công chức, viên chức đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ.
1.
Những vấn đề cơ bản về bảo mật hồ sơ, tài liệu
1.1.
Khái niệm:
-
Bí mật Nhà nước là những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian,
lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh,
đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không
công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
-
Hồ sơ, tài liệu mật là những hồ sơ, tài liệu chứa đựng các bí mật nhà nước, bao
gồm cả tài liệu được đóng dấu mật và tài liệu không được đóng dấu mật nhưng có
nội dung mật
-
Độ mật là mức độ mật của văn bản, hồ sơ, tài liệu do chủ thể ban hành văn bản
xác định tương ứng với tính chất quan trọng, mức độ nguy hại của nội dung thông
tin mà văn bản, hồ sơ, tài liệu đó chứa đựng. Có 03 loại mật là tuyệt mật, tối
mật và mật.
+
Độ tuyệt mật được xác định cho những văn bản, hồ sơ, tài liệu chứa đựng các nội
dung thông tin trực tiếp đề cập đến chiến lược an ninh quốc gia; kế hoạch phòng
thủ đất nước; kế hoạch động viên đối phó với chiến tranh; các loại vũ khí,
phương tiện có ý nghĩa quyết định khả năng phòng thủ đất nước; các chủ trương,
chính sách về đối nội, đối ngoại của Đảng Cộng sản Việt Nam và Nhà nước Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa
Việt
Nam không công bố hoặc chưa công bố; những tin của nước ngoài hoặc của các tổ
chức quốc tế chuyển giao cho Việt Nam mà Chính phủ xác định thuộc độ Tuyệt mật;
tổ chức và hoạt động tình báo, phản gián do Chính phủ quy định; mật mã quốc
gia; dự trữ chiến lược quốc gia; các số liệu dự toán, quyết toán ngân sách nhà
nước về những lĩnh vực chưa công bố; kế hoạch phát hành tiền, khóa an toàn của
từng mẫu tiền và các loại giấy tờ có giá trị như tiền; phương án, kế hoạch thu
đổi tiền chưa công bố; khu vực, địa điểm cấm; tin, tài liệu khác mà Chính phủ
xác định thuộc độ tuyệt mật.
Như
vậy, bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật là những tin về vụ, việc, tài liệu,
vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung đặc biệt quan trọng thuộc danh mục
bí mật nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định ban hành và nếu bị tiết lộ sẽ
gây hậu quả đặc biệt nghiêm trọng cho lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam.
+
Độ tối mật được xác định cho những văn bản, hồ sơ, tài liệu chứa đựng các nội
dung thông tin trực tiếp đề cập đến các cuộc đàm phán và tiếp xúc cấp cao giữa
nước ta với nước ngoài hoặc các tổ chức quốc tế về chính trị, quốc phòng, an
ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác chưa công
bố; những tin của nước ngoài hoặc của các tổ chức quốc tế chuyển giao cho Việt
Nam mà Chính phủ xác định thuộc độ tối mật; tổ chức hoạt động, trang bị, phương
án tác chiến của các đơn vị vũ trang nhân dân; phương án sản xuất, vận chuyển
và cất giữ vũ khí; công trình quan trọng phòng thủ biên giới, vùng trời, vùng
biển, hải đảo; bản đồ quân sự; tọa độ điểm hạng I, hạng II nhà nước của mạng
lưới quốc gia hoàn chỉnh cùng với các ghi chú điểm kèm theo; vị trí và trị số
độ cao các mốc chính của các trạm khí tượng, thủy văn, hải văn; số liệu độ cao
và số không tuyệt đối của các mốc hải văn; số lượng tiền in, phát hành; tiền dự
trữ bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ; các số liệu về bội chi, lạm phát tiền mặt
chưa công bố; phương án giá các mặt hàng chiến lược thuộc Nhà nước quản lý chưa
công bố; nơi lưu giữ và số lượng kim loại quý hiếm, đá quý, ngoại hối và vật
quý hiếm khác của Nhà nước; công trình khoa học, phát minh, sáng chế, giải pháp
hữu ích, bí quyết nghề nghiệp đặc biệt quan trọng đối với quốc phòng, an ninh,
kinh tế, khoa học, công nghệ mà Nhà nước chưa công bố; kế hoạch xuất khẩu, nhập
khẩu các mặt hàng đặc biệt giữ vị trí trọng yếu trong việc phát triển và bảo vệ
đất nước không công bố hoặc chưa công bố; tin, tài liệu khác mà Chính phủ xác
định thuộc độ Tối mật.
Bí
mật nhà nước thuộc độ tối mật là những tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có
nội dung rất quan trọng thuộc danh mục bí mật nhà nước do Thủ tướng Chính phủ
quyết định ban hành và nếu bị tiết lộ sẽ gây hậu quả rất nghiêm trọng cho lợi
ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
+
Độ mật được xác định cho những văn bản, hồ sơ, tài liệu chứa đựng các nội dung
thông tin gián tiếp đề cập đến các vấn đề trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu
được xác định tuyệt mật hoặc tối mật. Danh mục bí mật nhà nước thuộc độ Mật do
người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức đề nghị Bộ trưởng
Bộ Công an quyết định.
Bí
mật nhà nước thuộc độ mật là những tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có nội
dung quan trọng thuộc danh mục bí mật nhà nước do Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ
trưởng Bộ Quốc phòng quyết định ban hành, nếu bị tiết lộ sẽ gây thiệt hại cho
lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
-
Bảo mật là việc bảo vệ đối với sự tồn tại của thông tin và toàn bộ nội dung
thông tin của văn bản, hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ quá trình hình thành,
chuyển giao, tiếp nhận, xử lý, bảo quản và khai thác, sử dụng.
-
Giải mật là việc công bố hoặc cho phép người có nhu cầu sử dụng tin có thể tiếp
cận một phần hoặc toàn bộ nội dung thông tin của văn bản, hồ sơ, tài liệu đã
được xác định độ mật.
1.2.
Ý nghĩa của bảo mật hồ sơ, tài liệu
Việc
bảo mật hồ sơ, tài liệu là công việc được tiến hành một cách thường xuyên trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Công việc này mang nhiều ý
nghĩa, cụ thể như sau:
-
Việc bảo mật hồ sơ, tài liệu góp phần bảo vệ các lợi ích của quốc gia, dân tộc.
Những thông tin được xác định các độ mật khác nhau đều là những thông tin có
tính chất quan trọng và có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến các phương diện quốc
phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội hay sức khỏe
cộng đồng. Lợi ích quốc gia, dân tộc là bất khả xâm phạm, bởi nếu nếu các
thông tin nói trên bị tiết lộ, sẽ kéo theo là những hậu quả, rủi ro khó có thể
lường hết được đối với quốc gia, dân tộc. Do vậy, hơn hết, những thông tin này
cần được quản lý một cách chặt chẽ vì những lợi ích chung.
-
Góp phần bảo vệ các lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp:
Lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp là một trong những
công cụ quan trọng duy trì hoạt động của các tổ chức; đối với các cơ quan nhà
nước hay các tổ chức chính trị - xã hội là công cụ đảm bảo hiệu lực và hiệu quả
của các quyết định quản lý; đối với các doanh nghiệp, lợi ích hợp pháp đảm bảo
hoạt động kinh doanh được diễn ra đạt lợi nhuận cao trong môi trường cạnh tranh
khốc liệt. Những thông tin thuộc diện bí mật đồng thời là những thông tin liên
quan đến lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp như chiến lược,
kế hoạch và phương án triển khai các hoạt động, các nguồn lực và phương tiện sử
dụng… Nếu bị tiết lộ hoặc bị rò rỉ, những thông tin này sẽ gây cản trở không
nhỏ cho việc thực thi các quyết định quản
lý của các cơ quan. Bên cạnh đó, những thông tin khác cũng liên quan đến lợi
ích hợp pháp của các cơ quan, doanh nghiệp là quyền sở hữu đất đai, trụ sở, cơ
sở vật chất nói chung… Đây cũng là thông tin bí mật cần bảo vệ.
-
Góp phần nâng cao trách nhiệm, kỷ luật công vụ trong quá trình thực thi hoạt
động nghiệp vụ của các cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong các cơ quan
nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, kỷ luật lao động của các nhân viên
làm việc trong các doanh nghiệp: Như đã đề cập, mọi thông tin hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đều hàm chứa các bí mật ở
mức độ khác nhau. Tuy nhiên, do việc được tiếp cận, sử dụng hay cụ thể là nghe,
đọc một cách thường xuyên các thông tin này đã khiến cho một bộ phận không nhỏ
các cán bộ, công chức, viên chức hay các nhân viên hành chính thực sự chủ quan
trong việc giữ gìn các bí mật của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp mà mình
đang công tác. Ý thức bảo mật các thông tin trong văn bản, hồ sơ, tài liệu phải
được thể hiện bằng hành động trong từng thao tác nghiệp vụ. Đây đồng thời cũng
là một tiêu chí rèn luyện để đạt được tính chuyên nghiệp của tất cả nhân sự làm
việc trong bất cứ khu vực công hay tư.
1.3.
Quy định của Nhà nước về bảo mật hồ sơ, tài liệu
-
Luật Lưu trữ: Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền
và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ. Khoản 4, điều 30 về sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử,
trong đó có các quy định về việc sử dụng các tài liệu lưu trữ có các dấu chỉ
mức độ Mật khác nhau, như sau:
“Việc
sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước” (Khoản 3, điều 30);
“Tài
liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử
dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
a)
Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
b)
Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng
chưa được giải mật;
c)
Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật,
tuyệt mật nhưng chưa được giải mật” (Khoản 4, điều 30)
-
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan. Thông tư quy định một số nghiệp vụ liên quan đến việc tiếp nhận,
chuyển giao, đăng ký các văn bản mật.
-
Luật Tiếp cận thông tin: Luật này quy định về việc thực
hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân, nguyên tắc, trình tự, thủ tục thực
hiện quyền tiếp cận thông tin, trách
nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan nhà nước trong việc bảo đảm quyền tiếp cận thông
tin của công dân. Điều 6 của Luật này quy định như sau:
“1.
Thông tin thuộc bí mật nhà nước, bao gồm những thông tin có nội dung quan trọng
thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia, đối ngoại, kinh tế,
khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác theo quy định của luật.
Khi
thông tin thuộc bí mật nhà nước được giải mật thì công dân được tiếp cận theo
quy định của Luật này.
2.
Thông tin mà nếu để tiếp cận sẽ gây nguy hại đến lợi ích của Nhà nước, ảnh
hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã
hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; gây nguy hại đến tính mạng, cuộc
sống hoặc tài sản của người khác; thông tin thuộc bí mật công tác; thông tin về
cuộc họp nội bộ của cơ quan nhà nước; tài liệu do cơ quan nhà nước soạn thảo
cho công việc nội bộ»
-
Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước: Đây là văn bản có hiệu lực
pháp lý cao nhất đề cập đến vấn đề bảo mật. Nội dung pháp lệnh đề cập đến những
vấn đề chung về bảo vệ bí mật nhà nước, phạm vi bí mật nhà nước, quản lý nhà
nước về bảo vệ bí mật nhà nước, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và công dân về
bảo vệ bí mật nhà nước.
-
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước. Nghị định quy
định về việc lập, quyết định và công bố danh mục bí mật nhà nước; trách nhiệm
của cơ quan, tổ chức và công dân về bảo vệ bí mật nhà nước. Căn cứ điều 1 của Nghị định, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao,Viện
trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,
Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; người đứng đầu các tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội ở cấp Trung ương chịu trách nhiệm lập
danh mục bí mật nhà nước ở cơ quan, tổ chức của mình.
Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm
lập danh mục bí mật nhà nước của địa phương mình trên cơ sở đề xuất của các
Ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp dưới trực tiếp.
-
Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ
Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
Thông tư đã quy định cụ thể về các vấn đề như lập danh mục bí mật nhà nước, sửa
đổi, bổ sung, giải mật danh mục bí mật nhà nước; vận chuyển, giao nhận tài
liệu, vật mang bí mật nhà nước; lưu giữ, bảo quản, sử dụng tài liệu, vật mang
bí mật nhà nước; thủ tục xét duyệt cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước
cho tổ chức, cá nhân nước ngoài; thủ tục xin phép mang tài liệu, vật mang bí
mật nhà nước ra nước ngoài; giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí
mật nhà nước do các cơ quan, tổ chức soạn thảo;
giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử; thanh tra, kiểm tra, xử lý vi
phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực bảo vệ bí mật nhà nước; xây
dựng quy chế bảo vệ bí mật nhà nước; mẫu dấu mật và mẫu biển cấm.
-
Bộ luật hình sự năm 2015 quy định một số tội liên quan đến
bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 337 quy định về xử lý tội cố ý
làm lộ bí mật nhà nước, tội chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy tài liệu bí mật nhà
nước như sau:
“1.
Người nào cố ý làm lộ hoặc mua bán bí mật nhà nước, nếu không thuộc trường hợp
quy định tại Điều 110 của Bộ luật này, thì bị phạt tù từ 02 năm đến 07
năm.
2.
Phạm tội trong những trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 05 năm đến 10 năm:
a)
Bí mật nhà nước thuộc độ tối mật;
b)
Lợi dụng chức vụ, quyền hạn;
c)
Gây tổn hại về quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, văn hóa.
3.
Phạm tội trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 10 năm đến 15 năm:
a)
Có tổ chức;
b)
Bí mật nhà nước thuộc độ tuyệt mật;
c)
Phạm tội 02 lần trở lên;
d)
Gây tổn hại về chế độ chính trị, độc lập, chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn
lãnh thổ.
4.
Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng,
cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến
05 năm.”
Điều 338 quy định về xử lý tội vô ý làm lộ
bí mật nhà nước, tội làm mất vật, tài liệu bí mật nhà nước, cụ thể như sau:
“1.
Người nào vô ý làm lộ bí mật nhà nước hoặc làm mất vật, tài liệu bí mật nhà
nước, thì bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng
đến 03 năm.
2.
Phạm tội trong những trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 02 năm đến 07 năm:
a)
Bí mật nhà nước thuộc độ tối mật, tuyệt mật;
b)
Gây tổn hại về quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, văn hóa chế độ chính
trị, độc lập, chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ.
3.
Người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công
việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm.”
Trên
đây là những văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan trung ương ban hành, một
số cơ quan địa phương cũng ban hành những văn bản quy định các nội dung về bảo
vệ bí mật nhà nước.
2.
Nghiệp vụ bảo mật hồ sơ, tài liệu
Nghiệp
vụ bảo mật, hồ sơ tài liệu bao gồm các vấn đề về nguyên tắc, yêu cầu, quy trình
và phương pháp bảo mật hồ sơ, tài liệu. Dưới đây là năm vấn đề cơ bản của bảo
mật hồ sơ, tài liệu.
2.1.
Xác định độ mật của hồ sơ, tài liệu
Khi
soạn thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước, người được phân công soạn thảo
văn bản phải đề xuất với lãnh đạo (thủ trưởng) cơ quan hoặc người được ủy quyền
xác định mức độ mật theo đúng danh mục bí mật của cơ quan và của ngành; đối với
những văn bản trình ký ở mức độ mật có tài liệu kèm theo, đơn vị soạn thảo văn
bản phải trình rõ mức độ mật cho từng loại tài liệu; người có thẩm quyền ban
hành văn bản chịu trách nhiệm quyết định mức độ mật, số lượng bản phát hành và
phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước. Trong trường hợp cần lấy ý kiến
xây dựng dự thảo văn bản có nội dung bí mật đối với các cơ quan, đơn vị và cá
nhân có liên quan thì đơn vị soạn thảo văn bản phải xác định rõ phạm vi, đối
tượng, phải đóng dấu chỉ mức độ mật vào dự thảo trước khi xin ý kiến. Cơ quan,
đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quản lý, sử dụng theo
đúng độ mật đã ghi trên dự thảo.
Danh
mục bí mật nhà nước được thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của mình tổ chức đối chiếu để xác định phạm vi bí mật nhà nước
độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật của cơ quan, đơn vị, báo cáo theo hệ thống dọc đến
người đứng đầu cơ quan, tổ chức ở Trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương tập hợp, xem xét lập danh mục bí mật nhà nước
theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ. Danh
mục bí mật nhà nước độ Tuyệt mật và Tối mật được gửi đến Bộ Công an để thẩm
định trước khi trình Thủ tướng Chính phủ quyết định. Danh mục bí mật nhà nước
độ Mật gửi Bộ trưởng Bộ Công an quyết định. Danh mục bí mật được soát xét, sửa
đổi vào quý I hàng năm theo đúng thủ tục và trình tự (Điều 3,
Thông tư 33/2015/TT-BCA). Căn cứ xác định các mức độ mật thực hiện theo Điều 5, điều 6 và điều 7 của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
Hồ
sơ được lập chứa các văn bản mật được xếp vào danh mục hồ sơ hạn chế tiếp cận.
Cán bộ lập hồ sơ căn cứ vào danh mục bí mật của cơ quan và của ngành để đề xuất
mức độ mật cho hồ sơ. Thủ trưởng cơ quan là người quyết định mức
độ mật của hồ sơ.
2.2.
In, sao, chụp hồ sơ, tài liệu mật
Việc
soạn thảo, đánh máy, in, sao chụp các văn bản, hồ sơ, tài liệu... có nội dung
bí mật nhà nước phải được tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật an toàn do Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định. Trường hợp đặc biệt,
khi có yêu cầu phải được soạn thảo trên hệ thống trang thiết bị đã qua kiểm tra
và đủ điều kiện về đảm bảo an toàn, bảo mật. Không sử dụng máy tính, máy chuyên
dùng đã kết nối mạng Internet, hoặc sử dụng các thiết bị lưu giữ tài liệu (USB,
thẻ nhớ,...) để đánh máy, in, sao các loại tài liệu mật.
Người
có trách nhiệm in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước chỉ được in, sao
chụp đúng số lượng văn bản đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được
ủy quyền phê duyệt; với tài liệu đánh máy, in, sao chụp phải đánh số trang, ghi
rõ số lượng bản phát hành, phạm vi lưu hành, tên người đánh máy, in, sao, chụp
tài liệu, tuyệt đối không đánh máy thừa hoặc sao, chụp, in thừa. Sau khi đánh
máy, in, sao chụp xong phải kiểm tra lại, hủy ngay bản dư thừa và những bản
đánh máy, in, sao, chụp hỏng theo quy định chung. Đối với tài liệu bí mật nhà
nước được sao chụp ở dạng đĩa, phim... phải chuyển cho bộ phận Văn thư bảo mật
niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ tên người sao chụp ở bì niêm phong.
Những
văn bản, tài liệu thuộc các loại “Tuyệt Mật”, “Tối Mật” nếu có yêu cầu sao chụp
hoặc chuyển sang dạng tin khác phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi ban
hành tài liệu gốc đồng ý bằng văn bản và phải ghi rõ số lượng được phép sao
chụp hoặc chuyển dạng tin.
2.3.
Phổ biến, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu mật
Việc
phổ biến, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu mật được thực hiện theo đúng quy
định tại điều 18 và 19 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Cụ thể như sau:
“Điều
18. Cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức,
công dân Việt Nam
1.
Người được giao nhiệm vụ tìm hiểu, thu thập tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước
phải có giấy chứng minh nhân dân kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan ghi rõ
nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được cấp có thẩm quyền của cơ
quan, tổ chức lưu giữ bí mật đồng ý.
2.
Các cơ quan, tổ chức lưu giữ bí mật nhà nước khi cung cấp tin thuộc phạm vi bí
mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam phải được cấp có thẩm
quyền duyệt theo quy định sau:
a)
Bí mật nhà nước độ Tuyệt mật và Tối mật do người đứng đầu cơ quan, tổ
chức ở Trung ương và địa phương duyệt.
b)
Bí mật nhà nước độ Mật do cấp Cục trưởng (hoặc tương đương) ở các cơ
quan, tổ chức ở Trung ương và Giám đốc sở (hoặc tương đương) ở địa
phương duyệt.
Điều
19. Bảo vệ bí mật nhà nước trong quan hệ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân
nước ngoài
1.
Cơ quan, tổ chức công dân Việt Nam quan hệ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước
ngoài không được tiết lộ bí mật nhà nước.
2.
Khi tiến hành chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ nếu có yêu cầu
phải cung cấp những tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước
ngoài phải tuân thủ theo nguyên tắc:
a)
Bảo vệ lợi ích quốc gia.
b)
Chỉ cung cấp những tin được các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định
sau:
+
Bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật do Thủ tướng Chính phủ duyệt;
+
Bí mật nhà nước thuộc độ Tối mật do Bộ trưởng Bộ Công an duyệt, riêng
trong lĩnh vực quốc phòng do Bộ trưởng Bộ Quốc
phòng duyệt;
+
Bí mật nhà nước thuộc độ Mật do người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ
quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương duyệt.
c)
Yêu cầu bên nhận tin sử dụng đúng mục đích thỏa thuận và không được tiết lộ cho
bên thứ ba.”
Việc
nghiên cứu, sao chụp hồ sơ, tài liệu mật chỉ thực hiện khi có ý kiến của lãnh
đạo cơ quan, tổ chức. Cơ quan, đơn vị và người thực hiện chỉ được cung cấp theo
đúng nội dung đã được duyệt. Bên nhận tin không làm lộ thông tin và không cung
cấp thông tin đã nhận cho bên khác. Nội dung buổi làm việc về cung cấp thông
tin phải được thể hiện chi tiết bằng biên bản để báo cáo với người đã duyệt
cung cấp thông tin và nộp lại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị. Trường hợp
hồ sơ, tài liệu mật được người có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng, bộ
phận quản lý tài liệu mật phải mở sổ riêng để theo dõi.
Việc
phát ngôn, trao đổi thông tin, trong hội thảo, trao đổi hồ sơ, tài liệu khoa học
trong quá trình hợp tác, tiếp xúc với tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi bí mật nhà
nước, cơ quan, tổ chức phải xin phép bằng văn bản cấp có thẩm quyền duyệt cho
phép cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước. Trong đó, nêu rõ người hoặc tổ
chức cung cấp tin; loại tin thuộc bí mật nhà nước sẽ cung cấp; tổ chức, cá nhân
nước ngoài sẽ nhận tin; phạm vi, mục đích sử dụng tin.
2.4.
Vận chuyển, giao nhận hồ sơ, tài liệu mật
2.4.1.
Hồ sơ, tài liệu mật gửi đi
-
Trường hợp hồ sơ, tài liệu mật gửi đi phải kèm theo Phiếu gửi và phải bỏ chung
vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số
ký hiệu hồ sơ, từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn của tài liệu vào
góc phải phía trên của Phiếu gửi.
-
Khi nhận hồ sơ, tài liệu mật, nơi nhận phải hoàn ngay Phiếu gửi cho nơi đã gửi
tài liệu mật.
-
Làm bì: Hồ sơ, tài liệu mật gửi đi không gửi chung trong một bì với tài liệu
thường. Giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó bóc, khó thấm nước, không nhìn
thấu qua được. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán phải dính, khó bóc.
Việc
đóng dấu ký hiệu các “độ mật” ngoài bì thực hiện như sau:
-
Văn bản mật gửi đi phải làm bì riêng. Mẫu con dấu A, B, C thực hiện theo quy
định tại khoản 3, điều 7, Thông tư số 33/2015/TT-BCA (A11)
ngày 20/7/2015 của Bộ Công an.
-
Văn bản mật độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ 
-
Văn bản mật độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ 
-
Văn bản mật độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì:
+
Bì trong: Ghi rõ số ký hiệu của hồ sơ, tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt
mật”. Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì
đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì”.
+
Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ 
2.4.2.
Giao, nhận hồ sơ, tài liệu mật
Mọi
trường hợp giao nhận hồ sơ, tài liệu mật giữa các khâu (cá nhân soạn thảo, đánh
máy, in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ,
bảo quản...) đều phải vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao, nhận. Việc giao,
nhận hồ sơ, tài liệu mật phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc theo quy
định của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có hồ sơ, tài liệu mật.
2.4.3
Chuyển phát hồ sơ, tài liệu mật
-
Việc vận chuyển, giao nhận hồ sơ, tài liệu mật ở trong nước do cán bộ làm công
tác bảo mật hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận
chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của
ngành bưu chính viễn thông.
-
Hồ sơ, tài liệu mật khi mang ra nước ngoài phải có văn bản xin phép và được
người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức ở Trung ương, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý; văn bản xin phép phải nêu rõ người mang hồ
sơ, tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước ra nước ngoài; hồ sơ, tài liệu sẽ
mang đi; phạm vi, mục đích sử dụng. Khi xuất cảnh phải trình văn bản xin phép
có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại
cửa khẩu. Vận chuyển, giao nhận hồ sơ, tài liệu mật giữa các cơ quan, tổ chức
trong nước với các cơ quan, tổ chức ở nước ngoài do người làm giao liên ngoại
giao thực hiện.
-
Trường hợp truyền đưa hồ sơ, tài liệu mật bằng phương tiện viễn thông và máy
tính thì phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
-
Khi vận chuyển hồ sơ, tài liệu mật phải có đủ phương tiện bảo quản và lực lượng
bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Các hồ sơ, tài liệu mật
phải được đựng trong hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn.
-
Phương tiện vận chuyển do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có hồ sơ, tài liệu mật
quyết định và phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra mất an toàn; trong mọi trường
hợp phải có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận, bảo đảm an toàn tuyệt đối
các loại hồ sơ, tài liệu mật.
Nơi
gửi và nơi nhận hồ sơ, tài liệu mật phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường
xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời.
2.4.4.
Thu hồi hồ sơ, tài liệu mật
Những
hồ sơ, tài liệu mật có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư phải theo dõi, thu
hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra,
đối chiếu, theo dõi trong sổ sách bảo đảm hồ sơ, tài liệu không bị thất lạc.
2.5.
Thống kê, lưu giữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu mật
Mọi
tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước, sổ quản lý và giao nhận văn bản mật
phải được bảo quản theo chế độ mật; lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục
đích. Tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước sau khi xử lý xong phải được sắp
xếp, lập hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không tự động mang ra khỏi cơ
quan.
Cán
bộ, công chức, viên chức không tiết lộ cho cá nhân hoặc cơ quan không có trách
nhiệm biết địa điểm đặt kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật; kế hoạch, phương
án bảo vệ phòng cháy, chữa cháy, địa điểm kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật;
sao chụp sơ đồ, mạng lưới kho tàng và địa danh của các vùng kho, tổng kho, nơi
cất giữ hồ sơ, tài liệu mật. Không cho người không có trách nhiệm đến thăm,
khảo sát hoặc chụp ảnh, quay phim các vùng kho, tổng kho, nơi cất giữ hồ sơ,
tài liệu mật khi chưa được phép của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản
lý địa điểm đó.
Khi
xử lý văn bản, tài liệu mật, người được giao tài liệu mật không tự ý mang tài liệu
về nhà riêng. Nếu phải xử lý gấp, phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem
xét, quyết định và làm thủ tục đăng ký làm việc ngoài giờ với Văn phòng cơ quan
hoặc bảo vệ cơ quan theo quy định.
Trường
hợp cần thiết phải mang tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước ra khỏi cơ quan,
mang về nhà riêng, đi công tác hoặc cho mượn thì phải được sự đồng ý của thủ
trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với bộ phận bảo mật và có phương án bảo
mật chặt chẽ.
Thủ
trưởng các cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước trong phạm vi
quyền hạn của mình phải thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo việc lưu giữ, bảo quản
và thực hiện báo cáo thống kê tài liệu mật theo quy định. Tài liệu mật độ Tuyệt
mật, Tối mật phải được lưu giữ riêng, có phương tiện (tủ, két sắt...) bảo
quản, bảo vệ bảo đảm an toàn.
3.
Giải mật
Giải
mật là việc xóa bỏ hoàn toàn các mức độ mật được xác định trước đó của tài
liệu. Có hai cách giải mật đối với hồ sơ, tài liệu: giải mật theo quy trình,
thủ tục và tự động giải mật. Giải mật theo quy định là hoạt động xem xét việc
xóa bỏ độ mật cho các hồ sơ, tài liệu mang bí mật nhà nước. Đây là hoạt động
được tiến hành thường xuyên và phải tuân thủ theo đúng quy trình, thủ tục quy
định. Trong khi đó, tự động giải mật là hồ sơ, tài liệu mật được xác định từ
khâu văn thư đến một thời hạn nhất định sẽ được tự động xóa bỏ độ mật và không
cần trải qua quy trình xem xét, quyết định của cơ quan hoặc cá nhân có thẩm
quyền. Hoạt động giải mật là hoạt động chủ yếu diễn ra trong các lưu trữ cơ
quan, tổ chức hay doanh nghiệp hoặc lưu trữ lịch sử, nơi bảo quản các tài liệu
lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp
đó.
Khoản 4 và 5, điều 30 của Luật Lưu trữ năm 2011
đã quy định cụ thể về vấn đề này như
sau:
“Tài
liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử
dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
a)
Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
b)
Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng
chưa được giải mật;
c)
Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật,
tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
Tài
liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân
qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ.”
Bên
cạnh việc giải mật, cũng tồn tại một dạng khác của công tác bảo mật hồ sơ, tài
liệu mật, đó là tăng mật, gia hạn độ mật và giảm độ mật. Tăng mật tài liệu, vật
mang bí mật nhà nước là tăng độ mật đã được xác định của tài liệu, vật mang bí
mật nhà nước. Gia hạn độ mật là kéo dài thời gian giữ độ mật đã được xác định
của hồ sơ, tài liệu ngay cả khi hết thời gian tối đa tự giải mật của hồ sơ, tài
liệu đó. Giảm độ mật là việc hạ mức độ mật đối với hồ sơ, tài liệu đã được xác
định độ mật.
3.1.
Sự cần thiết của việc giải mật tài liệu
Việc
Quốc hội thông qua Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 là sự khẳng định về một
trong những quyền quan trọng của công dân, đó là quyền tiếp cận thông tin được
quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Giải mật tài
liệu chính là tạo cơ hội cho công dân được khai thác và sử dụng rộng rãi thông
tin trong hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào các mục đích chính đáng và hợp pháp của
mình. Đây là một trong những quyền lợi tiến bộ, một
trong những biểu hiện của xã hội phát triển và văn minh. Thực hiện quyền lợi
này, người dân được biết hoạt động của bộ máy nhà nước, cụ thể là những chủ
trương, quyết định của chính quyền trong quá khứ. Tính dân chủ được thực thi và
trong những trường hợp nhất định có thể làm giảm những bức xúc không đáng có
trong dư luận xã hội, từ đó, gia tăng niềm tin của nhân dân đối với bộ máy
chính quyền.
Ở
một góc độ tiếp cận khác, việc giải mật hồ sơ, tài liệu mật sẽ tác động ngược
trở lại cho những hoạt động của bộ máy nhà nước. Thông qua việc giải mật hồ sơ,
tài liệu, tính minh bạch, dân chủ, liêm chính… của nhà nước được đảm bảo từ
việc ban hành chủ trương, đường lối hay trong những quyết sách quan trọng liên
quan đến quốc gia, dân tộc đến việc thực thi, triển khai các quyết sách đó trên
thực tế. Việc giải mật chính là một động thái tích cực của nhà nước hướng tới
người dân, thể hiện sự tôn trọng của nhà nước đối với các quyền lợi cơ bản của
người dân, trong đó có quyền tiếp cận thông tin.
Dưới
góc độ tiếp cận của các lưu trữ, việc giải mật sẽ góp phần làm phong phú thêm
thành phần, nội dung hồ sơ, tài liệu được phục vụ khai thác, sử dụng của các
lưu trữ. Qua đó, có thể làm gia tăng sự quan tâm của xã hội nói chung, các nhà
nghiên cứu nói riêng đối với các lưu trữ. Mặt khác, để đảm bảo việc quản lý và
bảo quản hồ sơ, tài liệu mật một cách chặt chẽ theo đúng quy định, các lưu trữ
cần có những chế độ, phương tiện riêng. Và thực tế này khiến gia tăng những chi
phí cho các lưu trữ. Việc giải mật nếu được tiến hành thường xuyên sẽ giảm các
áp lực này đối với các lưu trữ.
3.2.
Trách nhiệm giải mật tài liệu
3.2.1.
Đối với các lưu trữ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp
-
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức giải mật hồ
sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Hội đồng giải mật tài liệu do thủ trưởng cơ
quan lập ra, có nhiệm vụ giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong
việc thẩm định, kết luận và ra quyết định về giải mật tài liệu.
-
Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở những nơi không có văn phòng)
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch giải mật tài liệu của cơ quan,
tổ chức hay doanh nghiệp mình.
-
Bộ phận hành chính và lưu trữ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có nhiệm vụ xây
dựng kế hoạch giải mật; lập mục lục tài liệu và chuẩn bị tài liệu để đưa ra
giải mật; làm báo cáo tình hình tài liệu, đề xuất ý kiến, lý do giải mật cho
từng tài liệu.
3.2.2.
Đối với các Lưu trữ lịch sử
Các
Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm giúp các cơ quan quản lý ngành xây dựng kế hoạch
và tổ chức thực hiện kế hoạch giải mật tài liệu trong kho của mình; lập danh
mục tài liệu dự kiến giải mật; làm báo cáo tình hình tài liệu đưa
ra xem xét để giải mật, đề xuất ý
kiến, lý do giải mật hoặc gia hạn độ mật cho từng tài liệu.
3.3.
Nguyên tắc giải mật tài liệu
Việc
giải mật hồ sơ, tài liệu cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
-
Việc giải mật hồ sơ, tài liệu phải xuất phát từ nguyên tắc bảo vệ lợi ích và an
ninh của quốc gia, dân tộc và bảo vệ bí mật của từng cơ quan. Những hồ sơ, tài
liệu được xác định độ mật khác nhau đều liên quan chặt chẽ đến việc bảo vệ lợi
ích, an ninh và sự an toàn của quốc gia, dân tộc hay của cơ quan, tổ chức hay
doanh nghiệp. Đây là những lợi ích tối thượng, bất khả xâm phạm nên cần được
đảm bảo tốt nhất có thể. Do vậy, tất cả mọi quyết định giải mật, dù chỉ một tài
liệu đơn lẻ, đều phải được suy xét và dự báo trước những rủi ro gây nguy hại
đến các lợi ích nói trên. Hay nói cách khác, việc giải mật một hồ sơ, tài liệu
đều luôn phải ưu tiên đứng trên lập trường của quốc gia, dân tộc, của Đảng hay
của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp để quyết định.
-
Việc giải mật hồ sơ, tài liệu cần tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật của
Nhà nước, quy chế công tác về bảo vệ bí mật của từng cơ quan. Nhà nước đã có
những quy định về trách nhiệm, quy trình, thủ tục… liên quan đến việc giải mật
hồ sơ, tài liệu. Mỗi cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp cũng có những quy định
bổ sung riêng phù hợp với đặc thù cua từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
Những quy định này đều rất chặt chẽ và được xây dựng, ban hành nhằm đảm bảo
việc giải mật hồ sơ, tài liệu đạt được mục đích đề ra, tránh nguy cơ gây ảnh
hưởng nghiêm trọng đến các lợi ích của các đối tượng khác nhau. Ngoài ra, việc
tuân thủ các quy trình, thủ tục này giúp việc xác định trách nhiệm một cách dễ
dàng nếu việc giải mật hồ sơ, tài liệu gây ra hậu quả đối với quốc gia, dân tộc
hay đối với từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
3.4.
Quy trình giải mật tài liệu
Căn
cứ khoản 5, điều 12 của Thông tư 33/2015/TT-BCA ban hành
ngày 20 tháng 7 năm 2015, quy trình giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật
mang bí mật nhà nước do các cơ quan, tổ chức soạn thảo được tiến hành
như sau:
a)
Sau khi tiến hành rà soát các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cân giải mật,
giảm mật, tăng mật, đơn vị được giao chủ trì soạn thảo thành lập Hội đồng giải
mật, giảm mật, tăng mật, bao gồm: Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo làm chủ
tịch Hội đồng; đại diện bộ phận trực tiếp soạn thảo tài liệu, vật mang bí mật
nhà nước mật và đại diện các bộ phận khác có liên quan.
Hội
đồng giải mật, giảm mật, tăng mật làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo
đa số và tự giải thể sau khi tiến hành giải mật, giảm mật, tăng mật;
b)
Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét, đánh
giá đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc giải mật, giảm mật,
tăng mật.
Trong
trường hợp cần thiết, Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật có thể xin ý kiến
tham gia của cơ quan, tổ chức có liên quan;
c)
Danh mục tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đề nghị giải mật, giảm mật, tăng
mật của Hội đồng phải được thể hiện bằng văn bản. Quá trình giải mật, giảm mật,
tăng mật phải được lập thành hồ sơ và lưu giữ tại đơn vị tiến hành giải mật,
giảm mật, tăng mật.
Hồ
sơ giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bao gồm:
Quyết định thành lập Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật; danh mục các tài
liệu, vật mang bí mật nhà nước đề nghị giải mật, giảm mật, tăng mật; bản thuyết
minh về việc giải mật, giảm mật, tăng mật; biên bản họp Hội đồng; quyết định
giải mật, giảm mật, tăng mật; ý kiến tham gia của các cơ quan chức năng và các
tài liệu khác có liên quan;
d)
Sau khi có quyết định giải mật, giảm mật, tăng mật, văn thư có trách nhiệm
đóng dấu giải mật, giảm mật, tăng mật theo quy định;
e)
Sau 15 ngày kể từ khi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được giải mật, giảm
mật, tăng mật, đơn vị tiến hành giải mật có trách nhiệm thông báo cho các cơ
quan, tổ chức đã nhận tài liệu biết để thực hiện đóng dấu giải mật, giảm mật, tăng
mật đối với tài liệu do mình quản lý.
Căn
cứ khoản 4, điều 13 của Thông tư 33/2015/TT-BCA ban hành
ngày 20 tháng 7 năm 2015, quy trình giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật
mang bí mật nhà nước do Lưu trữ lịch sử được tiến hành như sau:
a)
Sau khi tiến hành rà soát các tài liệu lưu trữ cần giải mật, người đứng đầu cơ
quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thành lập Hôi đồng
giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp, bao gồm: Lãnh đạo cơ
quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ làm Chủ tịch Hội
đồng; lãnh đạo đơn vị trực tiếp bảo quản tài liệu lưu trữ và đại diện các cơ
quan, tổ chức có tài liệu nộp lưu được giải mật.
Hội
đồng giải mật làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa số và tự giải
thể sau khi tiến hành giải mật;
b)
Hội đồng giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử các cấp có trách nhiệm
nghiên cứu tài liệu, xem xét, đánh giá đề xuất người đứng đầu cơ quan thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp quyết định việc giải mật
tài liệu lưu trữ.
Đối
với các tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc độ Tuyệt mật thì trước khi tiến hành
giải mật Hội đồng phải có trách nhiệm xin ý kiến của các Bộ, ngành có liên quan
trước khi báo cáo lãnh đạo có thẩm quyền quyết định;
c)
Quá trình giải mật tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ và lưu giữ tại cơ
quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ giải mật.
Hồ
sơ giải mật tài liệu lưu trữ bao gồm: Quyết định thành lập Hội đồng giải mật
tài liệu lưu trữ; danh mục tài liệu đề nghị giải mật; bản thuyết minh về việc
giải mật; biên bản họp Hội đồng; Quyết định giải mật; ý kiến tham gia của các
cơ quan, tổ chức và các tài liệu khác có liên quan;
d)
Sau khi có quyết định giải mật tài liệu lưu trữ, văn thư có trách nhiệm đóng
dấu giải mật theo quy định;
e)
Việc thông báo danh mục tài liệu lưu trữ đã được giải mật thực hiện theo quy
định của pháp luật lưu trữ.
Tóm
lại, hoạt động giải mật hồ sơ, tài liệu thường trải qua 07 bước như sau:
Bước 1: Xây
dựng kế hoạch giải mật. Kế hoạch giải mật là bảng dự kiến các công việc phải
làm liên quan đến việc giải mật hồ sơ, tài liệu kèm theo trách nhiệm thực hiện
của các cá nhân, bộ phận liên quan.
Đối với
việc giải mật ở lưu trữ cơ quan, cuối năm dương lịch, bộ phận Hành chính hay
Lưu trữ cơ quan, tổ chức tiến hành xây dựng kế hoạch giải mật hồ sơ, tài liệu
và trình lên Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính). Thủ
trưởng cơ quan là người xem xét và quyết định việc thực hiện kế hoạch này.
Đối
với các Lưu trữ lịch sử, các Lưu trữ lịch sử lập kế hoạch, đệ trình lên cơ quan
quản lý ngành lưu trữ và các cơ quan đơn vị hình thành phông có hồ sơ, tài liệu
dự kiến giải mật.
Bước
2: Lập mục lục tài liệu; báo cáo tình hình tài liệu và đề xuất giải mật tài
liệu; chuẩn bị các tài liệu để trình Hội đồng giải mật tài liệu xem xét. Trưởng
bộ phận lưu trữ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay Giám đốc các Lưu trữ lịch sử
thực hiện việc lập mục lục đề xuất các tài liệu đã đến niên hạn giải mật;
phương pháp giải mật (theo quy định hay tự giải mật); thuyết minh lý do giải
mật cho từng hồ sơ, tài liệu trong mục lục.
Bước
3: Lập Hội đồng giải mật tài liệu.
Hội
đồng giải mật tài liệu được thành lập theo kế hoạch tổ chức giải mật tài liệu
của cơ quan, tổ chức; Hội đồng tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
-
Thành phần Hội đồng giải mật tài liệu của cơ quan, tổ chức gồm:
|
+
Đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức
|
-
Chủ tịch Hội đồng.
|
|
+
Lãnh đạo Văn phòng
|
- Phó Chủ
tịch Hội đồng.
|
|
+ Trưởng
bộ phận Hành chính - Văn thư
|
-
Ủy viên.
|
|
+
Đại diện các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có tài liệu liên quan được giải
mật
|
-
Ủy viên.
|
|
+
Trưởng bộ phận Lưu trữ
|
-
Thư ký Hội đồng.
|
|
-
Thành phần Hội đồng giải mật tài liệu của Lưu trữ lịch sử gồm:
|
|
|
+
Đại diện lãnh đạo cơ quan quản lý ngành nội vụ
|
-
Chủ tịch Hội đồng.
|
|
+
Lãnh đạo cơ quan quản lý ngành lưu trữ
|
- Phó Chủ
tịch Hội đồng.
|
|
+ Giám
đốc Lưu trữ lịch sử
|
-
Ủy viên.
|
|
+
Đại diện các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có tài liệu liên quan được giải
mật
|
-
Ủy viên.
|
|
+
Trưởng bộ phận Lưu trữ lịch sử
|
-
Thư ký Hội đồng
|
Nhiệm
vụ của Hội đồng giải mật: Trên cơ sở báo cáo, mục lục tài liệu và các tài liệu
đề nghị giải mật do bộ phận hành chính hoặc bộ phận lưu trữ trình, Hội đồng
giải mật tài liệu tổ chức xem xét, thẩm định nội dung và kết luận về giải mật,
giảm độ mật hoặc gia hạn độ mật (chưa giải mật) đối với từng tài liệu; xây dựng
báo cáo và lập mục lục tài liệu đề nghị giải mật, tài liệu đề nghị chưa được
giải mật, tài liệu được giải mật nhưng nội dung có tính nội bộ đề nghị hạn chế
sử dụng không được công bố rộng rãi; dự thảo quyết định giải mật hoặc gia hạn
độ mật (chưa giải mật) trình thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định.
Bước
4: Hội đồng giải mật tài liệu tiến hành thẩm định tài liệu được đề xuất giải
mật; làm báo cáo trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc thủ trưởng cơ quan quản
lý ngành có thẩm quyền.
Bước
5: Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc thủ trưởng cơ quan quản lý ngành có thẩm
quyền xem xét báo cáo, mục lục tài liệu và tài liệu do Hội đồng giải mật tài
liệu trình; quyết định giải mật (hoặc chưa giải mật) tài liệu.
Bước
6: Đóng dấu xác nhận giải mật cho từng tài liệu.
Tài
liệu giải mật đã được xóa bỏ độ mật hoàn toàn phải được đóng dấu xác nhận “Đã
giải mật” (gọi tắt là dấu giải mật).
-
Dấu giải mật do cơ quan, tổ chức khắc theo mẫu quy định thống nhất, sử dụng cho
các lần giải mật tài liệu.
-
Nội dung của dấu giải mật ghi rõ tên cơ quan, tổ chức chữ ĐÃ GIẢI MẬT và thời
gian ra quyết định giải mật tài liệu.
-
Sử dụng con dấu: dấu giải mật được đóng trực tiếp vào tài liệu, ở vị trí phía
trên, bên trái của tài liệu, dưới vị trí dấu chỉ độ mật cũ của tài liệu hoặc
vào khoảng trống dưới thời gian văn bản. Trường hợp giải mật cả hồ sơ (đơn vị
bảo quản) thì đóng thêm dấu giải mật lên bìa hồ sơ, phía trên tiêu đề hồ sơ.
Để
thuận tiện cho công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu, cần chú giải
việc giải mật tài liệu vào các công cụ thống kê tài liệu (mục lục tài liệu
trong các hồ sơ, bản ghi trong các cơ sở dữ liệu văn kiện, mục lục hồ sơ…).
Bước
7: Lập hồ sơ giải mật tài liệu.
Toàn
bộ tài liệu liên quan đến quá trình giải mật hồ sơ, tài liệu phải được lập hồ
sơ đầy đủ. Hồ sơ giải mật gồm:
+
Kế hoạch giải mật.
+
Báo cáo tình hình tài liệu, mục lục tài liệu đề xuất giải mật.
+
Quyết định thành lập Hội đồng giải mật.
+
Biên bản họp Hội đồng giải mật.
+
Báo cáo của Hội đồng giải mật trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành có thẩm quyền kèm theo mục lục tài liệu đề nghị giải mật
và mục lục tài liệu đề nghị chưa giải mật, tài liệu hạn chế sử dụng (nếu có).
+
Quyết định của thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành có thẩm quyền về giải mật tài liệu (nội dung bao gồm tài liệu được giải
mật, tài liệu chưa được giải mật và tài liệu hạn chế sử dụng).
Hồ
sơ giải mật được quản lý theo chế độ quản lý tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn.
Tài
liệu, vật mang bí mật nhà nước sẽ tự động giải mật trong các trường hợp
sau:
a)
Đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị;
b)
Công bố trên phương tiện thông tin đại chúng;
c)
Đăng Công báo;
d)
Niêm yết tại trụ sở cơ quan, đơn vị hoặc tại các địa điểm khác;
e)
Các hình thức công bố công khai khác.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ban chấp
hành Trung ương: Quy định số 212-QĐ/TW ngày 16-3-2009 về giải mật tài liệu của
các cơ quan, tổ chức trước khi nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng và tài
liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
2.
Bộ Công an: Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước
3.
Chính phủ: Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
4.
Quốc hội: Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 ban hành Luật lưu trữ, Hà Nội
năm 2011.
5.
Quốc hội: Luật số 104/2016/QH13 ngày 06/4/2016 ban hành Luật tiếp cận thông
tin, Hà Nội năm 2006.
6.
Sở Nội vụ tỉnh Sơn La: Hướng dẫn số 373/HD-SNV ngày 16 tháng 4 năm
2015 thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn
thư, lưu trữ.
7.
Ủy ban thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày
28/12/2000 ban hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
8.
Văn phòng Trung ương Đảng: Hướng dẫn số 10-HD/VPTW ngày 13 tháng
12 năm 2011 thực hiện Quy định số 212-QĐ/TW, ngày 16-3-2009 của
Ban Bí thư Trung ương Đảng về giải mật tài liệu.
CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN
1.
Nhận xét về tình hình thực hiện việc bảo mật hồ sơ, tài liệu của cơ quan anh,
chị đang công tác?
2.
Việc tiết lộ nội dung một văn bản đang tiến hành thủ tục ban hành (ở khâu văn
thư) có bị coi là tiết lộ bí mật cơ quan hay không? Tại sao?
3.
Anh, chị hãy cho biết những thông tin gì thuộc danh mục Bí mật Nhà nước của cơ
quan anh, chị đang công tác?
4.
Anh, chị phân tích mối quan hệ giữa Luật tiếp cận thông tin và vấn đề giải mật
tài liệu? Cho ví dụ minh họa?
5.
Anh, chị hãy đề xuất xây dựng khung văn bản quy định về bảo mật hồ sơ, tài liệu
của cơ quan anh, chị đang công tác.
Chuyên đề 14
KỸ NĂNG HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Công tác
lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý
luận, pháp chế và thực tiễn liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ. Một trong những nội dung chính của công tác lưu trữ là thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập tài liệu vào lưu trữ, xác định giá trị tài
liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài
liệu.
Bên
cạnh việc thực hiện được các nghiệp vụ lưu trữ, lưu trữ viên viên hạng III cần
phải có khả năng hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ. Muốn việc hướng dẫn nghiệp vụ có
hiệu quả, lưu trữ viên hạng III cần không ngừng học hỏi để rèn luyện được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ. Ở mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ, lưu trữ viên hạng
III cần hình thành các kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ cơ bản. Kỹ năng là năng lực,
khả năng của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ
sở hiểu biết, kiến thức, kinh nghiệm nhằm tạo ra kết quả mong đợi. Kỹ năng được
hình thành khi chúng ta áp dụng kiến thức vào thực tiễn do quá trình lặp đi lặp
lại một hoặc một nhóm hành động nhất định nào đó.
1.
Nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ
Công
tác thu thập tài liệu của các lưu trữ có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của
công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập tài liệu vào các lưu trữ sẽ
là điều kiện thu thập, bổ sung các nguồn tài liệu có giá trị làm phong phú, đa
dạng thành phần tài liệu, bảo tồn di sản văn hóa của quốc gia, dân tộc. Vì vậy,
việc thu thập tài liệu vào kho lưu trữ là một nhiệm vụ thường xuyên, liên tục
và tất yếu của các cơ quan, tổ chức.
Đối
với nghiệp vụ này, lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các
nghiệp vụ gồm: lập kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ; biên soạn
tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
1.1.
Kỹ năng lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
1.1.1.
Các khái niệm
Theo
Giáo trình Lưu trữ của trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, xuất bản
năm 2006, “Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp
có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu
trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các
kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vị đã được Nhà nước quy định” [16;77 ]
Theo
Luật Lưu trữ năm 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài
liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan,
lưu trữ lịch sử”.
Theo
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS,TS Dương Văn
Khảm xuất bản năm 2011 “Kế hoạch là một văn bản hành chính bao gồm toàn bộ
những công việc dự định thực hiện theo một trình tự, thời hạn nhất định” [6;197].
Kế
hoạch thu thập, bổ sung tài liệu là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ
thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc thu thập,
bổ sung tài liệu.
1.1.2.
Kỹ năng lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Để
hình thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài
liệu vào lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là
ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối
tượng hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ lập kế hoạch thu thập, bổ
sung tài liệu vào lưu trữ
Phương
pháp hướng dẫn gồm:
-
Hướng dẫn qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến việc thu
thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, lập kế hoạch thực hiện để người được hướng
dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
-
Hướng dẫn qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ
thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện
nghiệp vụ này
Nội
dung hướng dẫn: hướng dẫn thực hiện cách xác định được các bước để tiến hành
lập kế hoạch và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để
hướng dẫn cách xác định được các bước của lập kế hoạch thì cần chỉ cho người
thực hiện tìm hiểu về mục đích của lập kế hoạch, cần làm những gì để đạt được mục
đích đó và xác định xem ai là người sẽ làm, từ đó người thực hiện xác định được
các bước phải thực hiện gồm:
-
Bước 1: Xác định được mục đích, yêu cầu của đợt thu thập, bổ sung tài liệu vào
lưu trữ
-
Bước 2. Xác định các nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn
thành để đạt được mục đích đề ra
-
Bước 3. Chuẩn bị địa điểm, phương tiện phục vụ thu thập, bổ sung tài liệu và
lưu trữ
-
Bước 4. Chuẩn bị kinh phí tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu
Tiếp
theo cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
*
Bước 1: Xác định được mục đích, yêu cầu của đợt thu thập, bổ sung tài liệu
vào lưu trữ
Để
xác định được mục đích, yêu cầu thu thập, bổ sung tài liệu, cán bộ lưu trữ cần
khảo sát khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức và khối tài liệu đang bảo quản trong lưu trữ. Đồng thời
phải căn cứ vào nguồn nhân lực, điều kiện, cơ sở vật chất, thời gian thực hiện
để đề ra mục đích, yêu cầu phù hợp, có tính khả thi.
Việc
thu thập, bổ sung tài liệu thường được tổ chức để thực hiện các mục đích sau
đây:
-
Để đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử để bảo quản
nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất
các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng;
-
Làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan, tổ
chức.
* Bước 2. Xác định các
nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành để đạt được mục
đích đề ra
|
TT
|
Nội dung
công việc
|
Người thực
hiện
|
Người phối
hợp
|
Thời hạn
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
1
|
Xác định nguồn thu
thập, bổ sung
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ chuyên môn
|
|
|
2
|
Xác định thành phần
tài liệu cần thu thập, bổ sung
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ chuyên môn
|
|
|
3
|
Thực hiện các thủ tục
giao nộp
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ chuyên môn
|
|
Các nội dung, các bước công việc và thời gian
thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng. Trong đó:
- Cột (1):
ghi số thứ tự của các nội dung công việc
- Cột (2):
ghi các nội dung công việc, cán bộ lưu trữ cần xác định được các hoạt động
chính để tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu và trình tự của các hoạt động đó.
Trong từng hoạt động, cán bộ lưu trữ cần rèn luyện kỹ năng để thực hiện công
việc được chính xác, thuần thục.
- Cột (3):
ghi người thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người được giao phụ
trách hoặc thực hiện từng nội dung công việc.
- Cột (4):
ghi người phối hợp, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người có trách nhiệm
phối hợp trong việc thực hiện từng nội dung công việc
Ví dụ: Trong
việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các cán bộ thực hiện công
việc chuyên môn phải phối hợp với các cán bộ lưu trữ thực hiện việc xác định
thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung.
- Cột (5):
ghi thời gian thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định thời gian tối thiểu và
tối đa để thực hiện từng nội dung công việc.
Bước 3.
Chuẩn bị địa điểm, phương tiện phục vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Tài liệu sau
khi được thu thập cần phải có được lưu giữ, bảo quản tại nơi có diện tích,
nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp. Vì thế, khi lập kế hoạch thu thập, bổ sung
tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần phải xác định địa điểm để bảo quản tài liệu.
Địa điểm được chuẩn bị cho việc bảo quản tài liệu phải phải căn cứ vào mục
đích, quy mô, yêu cầu của đợt thu thập, bổ sung tài liệu và điều kiện hiện có
hiện có (gồm địa điểm bảo quản hiện tại, khả năng tài chính) của cơ quan, tổ
chức.
Ví dụ: Nếu
tài liệu chuẩn bị được thu thập có khối lượng ít, trong khi đó kho lưu trữ của
cơ quan vẫn còn diện tích bảo quản thì tài liệu sau khi thu thập sẽ được bảo
quản tại kho lưu trữ cơ quan. Các cán bộ lưu trữ chỉ cần dọn dẹp, sắp xếp tài
liệu đã có trong kho cho gọn, khoa học.
Sau khi
chuẩn bị xong địa điểm bảo quản tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần chuẩn bị các
phương tiện để hỗ trợ việc thu thập, bổ sung tài liệu như: xe đẩy để vận chuyển
tài liệu, hộp đựng tài liệu, giá, tủ để sắp xếp tài liệu...
Bước 4.
Chuẩn bị kinh phí tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu
Đây là công
việc có liên quan đến toàn bộ quá trình tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu.
Để có kinh phí thực hiện hoạt động này, các cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào quy
mô, mục đích, yêu cầu của đợt thu thập, bổ sung tài liệu để lập dự toán kinh
phí. Trong đó, cán bộ lưu trữ cần xác rõ kinh phí dành cho từng mục đích chi
phí, gồm:
- Chi cho
các khâu trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu;
- Mua phương
tiện, văn phòng phẩm bảo quản tài liệu sau khi thu thập, bổ sung tài liệu;
- Các khoản
chi khác.
1.2. Kỹ năng
biên soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
1.2.1. Khái
niệm
Theo Luật
Lưu trữ năm 2011, lập hồ sơ “là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân
thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.
Theo Từ điển
giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS,TS Dương Văn Khảm xuất
bản năm 2011, “giao nộp tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển giao tài liệu
đã kết thúc công việc trong văn thư vào lưu trữ cơ quan và tài liệu đến hạn nộp
lưu của lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử” [6;157]
Người được
giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ
sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước
khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ,
tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
1.2.2. Kỹ
năng biên soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối
tượng cần hướng dẫn là ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, cách biên soạn tài liệu hướng dẫn để
người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn tài
liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ để họ có kỹ
năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn
được tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ và
phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định các bước của việc biên soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn
cứ để xây dựng các nội dung của tài liệu này, từ đó người thực hiện xác định
được các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 2:
Xây dựng đề cương tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ và viết bản thảo
- Bước 3.
Duyệt văn bản
- Bước 4.
Nhân bản văn bản
- Bước 5.
Hoàn thiện văn bản để ban hành
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
Để xây dựng
được tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, cần
thu thập và xử lý thông tin từ các nguồn:
- Các văn
bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước;
- Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực hoạt động của cơ
quan, tổ chức để biết được khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
Ngoài ra, có
thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan, đơn vị.
* Bước 2:
Xây dựng đề cương tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ và viết bản thảo
Tài liệu
hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ bao gồm 2 phần
chính là hướng dẫn lập hồ sơ và hướng dẫn giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
1) Phần
hướng dẫn lập hồ sơ
Phần này bao
gồm hướng dẫn chi tiết về:
- Phương
pháp lập hồ sơ đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Có hai phương pháp đó là lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ và lập hồ sơ trong
trường hợp không có danh mục hồ sơ. Để lập được hồ sơ thì cần tiến hành theo
các bước là mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản tài liệu vào hồ sơ và kết thúc
hồ sơ.
- Việc viết
tiêu đề hồ sơ. Viết tiêu đề hồ sơ là ghi chép khái quát các thành phần, nội
dung và các thông tin cần thiết khác của các văn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ.
Các yếu tố thông tin được thể hiện ở tiêu đề hồ sơ bao gồm tên loại văn bản,
tác giả văn bản, cơ quan giao dịch, nội dung văn bản, thời gian, địa điểm.
- Việc sắp
xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ. Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ
sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả
của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài
liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu
hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách
dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
- Việc biên mục
hồ sơ. Nội dung của biên mục hồ sơ gồm hai phần là biên mục bên ngoài và bên
trong hồ sơ.
2) Phần
hướng dẫn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Phần này bao
gồm hướng dẫn về:
- Thời hạn
giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết
thúc, hồ sơ, tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Trong thời hạn 03
tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng
cơ bản.
- Thành phần
hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên;
trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ
để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân; hồ sơ về
những
công
việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp
trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì) và các văn bản, tài liệu gửi để biết, để
tham khảo.
- Thủ tục
giao nộp. Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” và hai bản “biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp
tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Sau khi xây
dựng đề cương tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ với những nội dung chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề
cương đã được xây dựng. Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề
cương đã xây dựng, phân chia dung lượng thông tin trong hai phần hướng dẫn lập
hồ sơ và hướng dẫn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ và từng mục nhỏ trong
hai phần đó cho hợp lý. Đồng thời cũng cần viết các câu rõ ràng, dễ hiểu, sử
dụng các từ liên kết hợp lý để tài liệu biên soạn trọn vẹn và thống nhất cả về
mặt nội dung và hình thức.
* Bước 3.
Duyệt văn bản
Sau khi đã
biên soạn xong tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ, người soạn thảo trình các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh
đạo yêu cầu hoặc người soạn thảo thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo
rồi gửi đến các phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp.
Trên cơ sở ý kiến đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để
trình lãnh đạo duyệt.
* Bước 4.
Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi
trình ký văn bản, người soạn thảo cần chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư
để đăng ký vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục gửi tài liệu
hướng dẫn này cho các đơn vị trực thuộc để hướng dẫn họ thực hiện thống nhất
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
2. Nghiệp vụ
xác định giá trị tài liệu
Luật Lưu trữ
năm 2011 quy định: “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài
liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan
có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản
và tài liệu hết giá trị”.
Đối với
nghiệp vụ này, lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các nghiệp
vụ gồm: xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; biên soạn bản hướng dẫn
xác định giá trị tài liệu; xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu loại.
2.1. Kỹ năng
xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu
2.1.1. Khái
niệm
Theo Thông
tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức, “thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu
giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc”.
Trong cuốn
Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ xuất bản năm 1990, bảng thời hạn bảo quản
hồ sơ tài liệu “là bảng kê thống kê có hệ thống các loại tài liệu của một
hay nhiều cơ quan cùng ngành chủ quản hoặc một bộ phận tài liệu của phông lưu
trữ quốc gia, thuộc một thời kỳ lịch sử nhất định, có ghi rõ thời hạn bảo quản
hoặc được quy định cần hay không cần đưa vào Nhà nước bảo quản” [1;119]
Bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ tài liệu là một trong những công cụ để hướng dẫn công tác
xác định giá trị tài liệu và không thể thiếu đối với các phòng, kho lưu trữ,
giúp cho việc xác định giá trị tài liệu được chính xác, thống nhất và tránh
được việc loại hủy tài liệu tùy tiện.
2.2.2. Kỹ
năng xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ
tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương
pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng
dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài
liệu
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung xây dựng
bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, cách xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ
sơ tài liệu để người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ xây dựng bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để xây dựng
bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu và phương pháp để thực hiện được các bước
đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài
liệu thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng và nội dung
của bảng thời hạn bảo quản này, từ đó người thực hiện xác định được các bước
phải thực hiện gồm:
- Bước 1.
Xác định hình thức của bảng thời hạn bảo quản tài liệu cần phải xây dựng thảo
- Bước 2:
Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 3.
Xây dựng đề cương cho thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu và viết bản
- Bước 4.
Duyệt văn bản
- Bước 5.
Hoàn thiện văn bản để ban hành
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Xác
định hình thức của bảng thời hạn bảo quản tài liệu cần phải xây dựng
Để xây dựng
được bảng thời hạn bảo quản tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần xác định hình
thức của bảng thời hạn bảo quản. Bảng thời hạn bảo quản có thể được xây dựng
dưới các hình thức:
+ Bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được ban hành kèm theo Thông tư (ví dụ, bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm
2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức).
+ Bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được ban hành kèm theo 1 Quyết định hoặc 1 Quy
định (thường áp dụng đối với bảng thời hạn bảo quản của một cơ quan, tổ chức cụ
thể).
* Bước 2.
Thu thập và xử lý thông tin
Căn cứ để
xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu gồm:
- Những văn
bản của Nhà nước về việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu;
- Tình hình
xây dựng bảng thời hạn bảo quản ở các cơ quan, tổ chức khác để tham khảo;
- Các văn
bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp
nhập; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, quy chế làm
việc của cơ quan, đơn vị;
- Sổ sách
thống kê tài liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Báo cáo
kết quả khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
Ngoài ra cần
tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc
biệt là những người làm chuyên môn.
* Bước 3.
Xây dựng đề cương cho thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu và viết bản thảo
Bố cục của
Bảng thời hạn bảo quản thường gồm 2 phần: phần hướng dẫn chung và phần bảng
kê các hồ sơ, tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản.
1) Phần
hướng dẫn chung, cần đề cập đến các nội dung như:
- Giải thích
thuật ngữ
- Thời hạn
bảo quản trong Bảng thời hạn bảo quản:
+ Bảo quản
vĩnh viễn
+ Bảo quản
có thời hạn
+ Bảo quản
theo hiệu lực pháp lý của văn bản
- Các nhóm
hồ sơ, tài liệu cơ bản trong Bảng thời hạn bảo quản:
+ Nhóm tài
liệu quản lý hành chính
+ Nhóm tài
liệu chuyên môn
+ Nhóm tài
liệu của các tổ chức đoàn thể: Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên…
- Cách sử
dụng Bảng thời hạn bảo quản
2) Phần bảng
kê các hồ sơ, tài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản
Bảng kê được
thể hiện như sau:
|
TT
|
Tên nhóm hồ sơ, tài liệu
|
Thời hạn bảo quản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
|
|
Tài liệu
tổ chức, cán bộ
|
|
|
|
1
|
Tập văn
bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
|
Đến khi
văn bản hết hiệu lực thi hành
|
|
|
2
|
Hồ sơ về
việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
và các đơn vị trực thuộc
|
Vĩnh viễn
|
|
|
3
|
Báo cáo
thống kê danh sách, số lượng, chất lượng
|
Vĩnh viễn
|
|
|
4
|
Hồ sơ về
quy hoạch cán bộ
|
20 năm
|
|
|
5
|
Hồ sơ về
việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển
|
70 năm
|
|
Trong đó:
- Cột (1)
ghi số thứ tự của các hồ sơ, tài liệu
- Cột (2)
ghi tên gọi của nhóm hồ sơ, tài liệu
- Cột (3)
ghi thời hạn bảo quản; tương ứng với mỗi nhóm hồ sơ, tài liệu sẽ định ra khoảng
thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
Tài liệu bảo
quản vĩnh viễn: là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời
gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn gồm tài liệu về chủ trương, đường lối, chính
sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu trọng điểm quốc
gia, tài liệu nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền.
Tài liệu bảo
quản có thời hạn là tài liệu được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm. Đây là
những hồ sơ có giá trị thực tiễn gắn với hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài
liệu.
- Cột (4)
ghi chú
Sau khi xây
dựng đề cương bảng thời hạn bảo quản tài liệu với những nội dung chính, người
soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng. Khi viết bản
thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng, phân chia dung
lượng thông tin trong phần hướng dẫn chung và phần bảng kê các hồ sơ, tài liệu
trong Bảng thời hạn bảo quản cho hợp lý. Phần bảng kê các hồ sơ, tài liệu cần
được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, cụ thể, chính xác thời hạn bảo quản cho từng
hồ sơ, tài liệu.
* Bước 4.
Duyệt văn bản
Sau khi đã
xây dựng xong dự thảo bảng thời hạn bảo quản tài liệu, các cán bộ lưu trữ có
thể đề xuất Lãnh đạo cho tổ chức hội thảo hoặc gửi bản dự thảo đến các đơn vị,
phòng ban sản sinh ra tài liệu; các chuyên gia của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, các cơ sở đào tạo chuyên ngành lưu trữ để xin ý kiến đóng góp. Từ đó
chỉnh sửa hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản. Sau khi đã biên soạn xong bản thời
hạn bảo quản tài liệu, người soạn thảo trình các cấp có thẩm quyền xem xét, phê
duyệt.
* Bước 5.
Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi
trình ký văn bản, người soạn thảo cần chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư
để đăng ký vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục gửi tài liệu
hướng dẫn này cho các đơn vị, phòng ban, cá nhân liên quan để việc xác định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trong cơ quan được thực hiện thống nhất.
2.2. Kỹ năng
biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Bảng hướng
dẫn xác định giá trị tài liệu được dùng làm căn cứ để thực hiện việc xác định
giá trị và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất, chính xác.
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cần được biên soạn chi tiết, cụ thể để
việc thực hiện được dễ dàng, thống nhất trong quá trình chỉnh lý tài liệu của
một phông lưu cơ quan cụ thể.
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị
tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương
pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn bản hướng dẫn xác định giá
trị tài liệu
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung biên soạn
bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, cách biên soạn tài liệu này để người
được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo.
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện biên soạn bản hướng dẫn
xác định giá trị tài liệu để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn
bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và phương pháp để thực hiện được các
bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước của việc biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị
tài liệu thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng và nội
dung của bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu này, từ đó người thực hiện xác
định được các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 2:
Xây dựng đề cương cho bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và viết bản thảo
- Bước 3.
Duyệt bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
- Bước 4.
Hoàn thiện bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu để ban hành
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
Căn cứ để
xây dựng bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:
- Các nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;
- Các quy
định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu;
- Các bảng
thời hạn bảo quản tài liệu như bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến; bảng
thời hạn bảo quản tài liệu của ngành hoặc cơ quan (nếu có);
- Các bảng
hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các
cấp;
- Danh mục
hồ sơ của cơ quan, đơn vị (nếu có);
- Bản lịch
sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; bảng hướng dẫn phân loại, lập hồ
sơ.
Ngoài ra cần
tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc
biệt là những người làm chuyên môn.
* Bước 2.
Xây dựng đề cương cho bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và viết bản thảo
Để xây dựng
được đề cương cho bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, các cán bộ lưu trữ
cần xác định được nội dung, bố cục của văn bản này.
Nội dung bản
hướng dẫn xác định giá trị tài liệu thường bao gồm hai phần:
1) Phần căn
cứ để xây dựng bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Ở phần này, cán bộ lưu
trữ cần nêu các căn cứ được vận dụng (căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn) để biên
soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
2) Phần
hướng dẫn cụ thể để xác định giá trị tài liệu, gồm:
- Bảng kê
nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn: liệt kê cụ thể các loại hồ
sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn.
Bảng kê được
thể hiện như sau:
|
TT
|
Tên nhóm hồ sơ, tài liệu
|
Thời hạn bảo quản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
|
1
|
Tập văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn của Kho bạc nhà nước về công tác
kế toán
|
Vĩnh viễn
|
|
|
2
|
Báo cáo
tình hình thực hiện thu chi tiền mặt
|
Vĩnh viễn
|
|
|
3
|
Báo cáo
chi tiết liên kho bạc trong năm
|
15 năm
|
|
Trong đó:
Cột (1) ghi
số thứ tự của các hồ sơ, tài liệu
Cột (2) ghi
tên gọi của nhóm hồ sơ, tài liệu
Cột (3) ghi
thời hạn bảo quản (vĩnh viễn hay có thời hạn) Cột (4) ghi chú (có thể có hoặc
không)
Sau khi xây
dựng đề cương bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu với những nội dung
chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng.
Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát bố cục đề cương, trình bày
các bảng kê rõ ràng, cụ thể, chính xác.
* Bước 3.
Duyệt bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Sau khi đã
xây dựng xong dự thảo bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, các cán bộ lưu
trữ có thể xin ý kiến lãnh đạo, gửi bản dự thảo đến các đơn vị liên quan để xin
ý kiến đóng góp. Từ đó sửa chữa hoàn chỉnh bảng hướng dẫn xác định giá trị tài
liệu rồi trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
* Bước 4.
Hoàn thiện bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu để ban hành
2.3. Kỹ năng
xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu loại
Tiêu hủy tài
liệu loại là việc làm phổ biến của tất cả các phòng, kho lưu trữ; được tiến
hành sau khi đã có kết quả thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. Việc tiêu hủy
tài liệu loại tiết kiệm ngân sách cho nhà nước, giải phóng kho tàng, trang
thiết bị bảo quản, cung cấp vật liệu làm giấy cho nhà máy giấy.
Quy trình
tiêu hủy tài liệu loại là một tài liệu quy định những hành động hay hoạt động
diễn ra theo một trình tự nhất định nhằm giúp chúng ta thực hiện có hiệu quả
việc tiêu hủy tài liệu loại.
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu
loại, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương
pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu
loại
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung xây dựng quy
trình tiêu hủy tài liệu loại, cách biên soạn quy trình để người được hướng dẫn
tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ xây dựng quy
trình tiêu hủy tài liệu loại để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để xây dựng
quy trình tiêu hủy tài liệu loại và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước của việc xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu loại
thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng quy trình này và
các nội dung của quy trình, từ đó người thực hiện xác định được các bước phải
thực hiện gồm:
- Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 2:
Xây dựng đề cương cho quy trình tiêu hủy tài liệu và viết bản thảo
- Bước 3.
Duyệt văn bản
- Bước 4.
Hoàn thiện văn bản để ban hành
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
Để xây dựng
được xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu, cần thu thập và xử lý thông tin từ
các nguồn:
- Các văn
bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về vấn đề này như: Công văn 879/VTLTNN- NVĐP ngày 19/12/2006
của Cục VT<NN về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Bảng thời
hạn bảo quản, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu
có).
Ngoài ra, có
thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan, đơn vị.
* Bước 2:
Xây dựng đề cương cho quy trình tiêu hủy tài liệu và viết bản thảo
Kết cấu của
quy trình tiêu hủy tài liệu như sau:
1. Mục đích
2. Phạm vi
áp dụng
3. Căn cứ và
tài liệu có liên quan để xây dựng quy trình
4. Giải
thích thuật ngữ và chữ viết tắt
5. Nội dung
gồm:
5.1. Phần
lưu đồ quá trình. Lưu đồ là một khối sơ đồ biểu diễn trình tự công việc từ lúc
bắt đầu (đầu vào) đến kết thúc (đầu ra).
Lưu đồ của
quy trình tiêu hủy tài liệu được thể hiện như sau:
Các ký hiệu
và ý nghĩa của các ký hiệu trong lưu đồ được hiểu như sau:
5.2. Mô tả
chi tiết (diễn giải quá trình)
Bước 1. Lập
danh mục tài liệu loại và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
- Danh mục
tài liệu loại (BM-THTL-01)
- Bản thuyết
minh tài liệu loại (BM-THTL-01)
Bước 2.
Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu (BM- THTL-02)
Hồ sơ xét
hủy tài liệu gồm:
- Tờ trình
về việc tiêu hủy tài liệu loại;
- Danh mục tài
liệu loại;
- Bản thuyết
minh tài liệu loại;
- Mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại;
- Dự thảo
quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ
chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu).
………………………………………
6. Biểu mẫu
sử dụng trong quy trình (nếu có)
BM-THTL-01
DANH
MỤC TÀI LIỆU HẾT LOẠI
Phông
(khối) …………
|
Bó số
|
Tập số
|
Tiêu đề hồ sơ hoặc tập tài liệu
|
Lý do hủy
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn
cách ghi:
Phông
(khối): Ghi tên phông hoặc khối tài liệu
(1): Ghi thứ tự
các bó (cặp) tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối)
tài liệu.
(2): Ghi số thứ
tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).
(3): Ghi tiêu
đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết
nội dung tài liệu bên trong.
(4): Ghi lý do hủy
tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo
tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát
không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp... Đối với
những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm
hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại.
(5): Ghi ý kiến
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.
7. Hồ sơ
quản lý của quy trình: hệ thống hóa lại toàn bộ các minh chứng thực hiện quy
trình (nếu có)
8. Các phụ
lục khác (nếu có)
Sau khi xây
dựng đề cương quy trình tiêu hủy tài liệu với những nội dung chính, người soạn
thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng. Khi viết bản thảo,
người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng, phân chia dung lượng
thông tin trong các phần cho hợp lý. Các bước trong quy trình cần được thể hiện
chính xác, đúng trình tự.
* Bước 3.
Duyệt văn bản
Sau khi đã
xây dựng xong dự thảo quy trình tiêu hủy tài liệu, người xây dựng quy trình có
thể đề xuất Lãnh đạo hoặc gửi bản dự thảo đến các đơn vị liên quan, các chuyên
gia trong lĩnh vực lưu trữ để xin ý kiến đóng góp. Từ đó chỉnh sửa hoàn thiện
quy trình tiêu hủy tài liệu. Sau đó trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
Người duyệt cuối cùng sẽ là người ký ban hành quy trình này.
* Bước 4.
Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi
trình ký văn bản, người soạn thảo cần chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư
để đăng ký vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục phát hành.
3. Nghiệp vụ
chỉnh lý khoa học tài liệu
Theo Công
văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, chỉnh lý khoa
học tài liệu là “tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học,
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá
trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý”.
Chỉnh lý
khoa học tài liệu được thực hiện với mục đích, ý nghĩa: tổ chức sắp xếp tài
liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học, tạo điều kiện cho công tác quản lý, bảo
quản, khai thác sử dụng tài liệu, có cơ sở loại ra những tài liệu hết giá trị
về mọi phương diện để tiêu hủy, góp phần tiết kiệm được kho tàng và các phương
tiện bảo quản tài liệu.
Đối với
nghiệp vụ này, lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các nghiệp
vụ gồm: biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; biên soạn
bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu; lập kế hoạch chỉnh lý.
3.1. Kỹ năng
biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
3.1.1. Khái
niệm
Theo Công
văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, “Lịch sử
đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn
vị hình thành phông hoặc khối tài liệu” và “Lịch sử phông là bản tóm tắt
tình hình, đặc điểm của phông tài liệu”.
3.1.2. Kỹ
năng biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn
là ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung biên soạn
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để người được hướng dẫn tìm
hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để họ có kỹ năng thực hiện
nghiệp vụ này
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và phương pháp để thực hiện
được các bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước của việc biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ và nội dung
để xây dựng tài liệu này, từ đó người thực hiện xác định được các bước phải
thực hiện gồm:
- Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 2:
Xây dựng đề cương cho bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và
viết bản thảo
- Bước 3.
Duyệt văn bản
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
Để xây dựng
được bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, cần thu thập và
xử lý thông tin từ các nguồn:
- Các văn
bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp
nhập;
- Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông và
các đơn vị cấu thành;
- Các văn
bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị
hình thành phông;
- Các biên
bản giao nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tài
liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Báo cáo
kết quả khảo sát tài liệu;
Ngoài ra, có
thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan, đơn vị.
* Bước 2.
Xây dựng đề cương cho bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và
viết bản thảo
Để xây dựng
đề cương cho bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, các cán bộ
lưu trữ cần xác định được bố cục, nội dung của văn bản này. Bản lịch sử đơn vị
hình thành phông và lịch sử phông bao gồm 2 phần là lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông.
1) Đối với phần
lịch sử đơn vị hình thành phông, cán bộ lưu trữ cần trình bày được các nội
dung sau:
- Bối cảnh
lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của
các đơn vị trực thuộc (nêu đầy đủ số, ký hiệu, ngày, tháng, năm và tác giả của
văn bản thành lập cơ quan, tổ chức);
- Những thay
đổi, bổ sung (nếu có) về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc;
- Ngày,
tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt
động);
- Quy chế
làm việc và chế độ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức và những thay đổi (nếu
có).
2) Đối với phần
lịch sử phông, cán bộ lưu trữ cần thể hiện được các nội dung sau:
- Giới hạn
thời gian của tài liệu: Giới hạn này được xác định từ thời gian của tài liệu được
hình thành sớm nhất tới thời gian của tài liệu được hình thành muộn nhất trong
phông.
- Khối lượng
của tài liệu hành chính và các tài liệu khác nếu có.
- Thành phần
tài liệu: cần thể hiện được trong phông bao gồm những loại tài liệu gì; cụ thể
tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì, tài liệu
khác (nếu có) bao gồm những loại gì.
- Nội dung
của tài liệu: tài liệu trong phông thể hiện những mặt hoạt động nào; những lĩnh
vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt động của đơn vị hình
thành phông được phản ánh trong tài liệu.
- Tình trạng
của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, bao gồm:
+ Tình hình
thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức và giao nộp tài liệu vào lưu
trữ lịch sử (nếu có);
+ Mức độ
thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;
+ Mức độ xử
lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị;
+ Tình trạng
vật lý của phông hoặc khối tài liệu.
- Công cụ
thống kê, tra cứu (nếu có).
- Nhu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu.
Sau khi xây
dựng đề cương bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông với những
nội dung chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được
xây dựng. Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây
dựng, phân chia dung lượng thông tin trong phần lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông và từng mục nhỏ trong hai phần đó cho hợp lý. Đồng thời cũng
cần viết các câu rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng các từ liên kết hợp lý để tài liệu
biên soạn trọn vẹn và thống nhất cả về mặt nội dung và hình thức.
* Bước 3.
Duyệt văn bản
Sau khi đã
biên soạn xong bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, người soạn
thảo trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh đạo yêu cầu hoặc
người soạn thảo thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo rồi gửi đến các cơ
quan, tổ chức, phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp. Trên
cơ sở ý kiến đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để trình
lãnh đạo duyệt.
3.2. Kỹ năng
biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu
3.2.1. Khái
niệm
Theo Công
văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, bản hướng dẫn
phân loại, lập hồ sơ tài liệu là “bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ
theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được dùng làm
căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập
hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ toàn phông được thống nhất”.
Phương án
phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và trật tự
sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.
3.2.2. Kỹ
năng biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập
hồ sơ tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai?
Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập
hồ sơ tài liệu
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung biên soạn
bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu để người được hướng dẫn tìm hiểu và
thực hiện theo.
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn bản
hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ
này.
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn
bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu và phương pháp để thực hiện được
các bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước của việc biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ
sơ tài liệu thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng bản
hướng dẫn này và các nội dung của bản hướng dẫn, từ đó người thực hiện xác định
được các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 2:
Xây dựng đề cương cho bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu và viết bản
thảo
- Bước 3.
Duyệt văn bản
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1.
Thu thập và xử lý thông tin
Để xây dựng
được bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu, cần thu thập và xử lý thông
tin từ các nguồn:
- Các văn
bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về vấn đề này như: Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19 tháng
5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn
chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực hoạt động của cơ
quan, tổ chức để lựa chọn được phương án phân loại tài liệu cho phù hợp. Sau
khi xác định được phương án phân loại tài liệu thì xây dựng được bản hướng dẫn
phân loại, lập hồ sơ tài liệu;
- Bản lịch
sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác, sử dụng tài liệu sau này để biết về tình
hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu;
Ngoài ra, có
thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan, đơn vị.
* Bước 2:
Xây dựng đề cương cho bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu và viết bản
thảo
Bản hướng
dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu bao gồm 2 phần chính là hướng dẫn phân loại
tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ.
1) Phần
hướng dẫn phân loại tài liệu
Phần này bao
gồm:
- Phương án
phân loại tài liệu. Việc lựa chọn, xây dựng phương án phân loại tài liệu của
phông hoặc khối tài liệu được thực hiện trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc,
phương pháp phân loại tài liệu vào tình hình thực tế của phông hoặc khối tài
liệu; dựa vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, báo cáo
khảo sát tài liệu; yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu. Căn
cứ vào những yếu tố đó, tài liệu trong phông có thể được phân loại theo một
trong các phương án phân loại tài liệu sau: phương án thời gian - cơ cấu tổ
chức, phương án cơ cấu tổ chức - thời gian, phương án thời gian - mặt hoạt
động, phương án mặt hoạt động - thời gian, phương án thời gian - vấn đề.
- Những
hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài
liệu. Dựa vào một phương án phân loại tài liệu đã được lựa chọn, tài liệu được
phân chia thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ.
Căn cứ vào
phương án phân loại đã chọn hướng dẫn cụ thể các bước phân chia tài liệu thành
các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ.
Ví dụ: Xây
dựng phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ Bộ Y tế theo phương án Thời
gian - Cơ cấu tổ chức. Theo phương án này trước hết tài liệu được chia theo
thời gian, sau đó chia về cơ cấu tổ chức. Trình tự các bước như sau:
Bước 1. Chia
tài liệu về Thời gian
Bước 2. Chia
tài liệu của từng năm về Cơ cấu tổ chức
Bước 3. Chia
tài liệu trong từng cơ cấu tổ chức về từng lĩnh vực hoạt động
Bước 4. Chia
tài liệu về các vấn đề nhỏ hơn
2) Phần
hướng dẫn lập hồ sơ tài liệu
Phần này bao
gồm hướng dẫn chi tiết về:
- Phương
pháp lập hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng
lộn xộn, chưa được lập hồ sơ. Đối với các tài liệu này cần tập hợp các văn bản,
tài liệu theo đặc trưng như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao
dịch, thời gian hình thành hồ sơ.
- Chỉnh sửa
hoàn thiện đối với những phông tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính
xác, đầy đủ, chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra.
- Việc viết
tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản, phản ánh khái
quát nội dung của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, cần ngắn gọn, rõ ràng chính
xác và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp. Các yếu tố thông tin
cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm,
thời gian. Trật tự các yếu tố trên có thể thay đổi tùy theo từng loại hồ sơ.
- Việc sắp
xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ: Tùy theo từng loại hồ sơ cụ thể việc sắp
xếp văn bản trong mỗi loại hồ sơ theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được
diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực
tế.
Sau đây là
một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
+ Theo số
thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ
yếu tên loại văn bản.
+ Theo thời
gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải quyết công
việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ công việc.
+Theo tầm
quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC
- Việc biên mục
hồ sơ: bao gồm biên mục bên trong (đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng
từ kết thúc) và biên mục bên ngoài (đăng ký các thông tin trên bìa tạm hoặc
phiếu tin vào bìa hồ sơ). Bìa hồ sơ được thiết kế và in mẫu thống nhất theo
Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
Sau khi xây
dựng đề cương bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu với những nội dung
chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng.
Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng, phân
chia dung lượng thông tin trong hai phần hướng dẫn phân loại và hướng dẫn lập hồ sơ và
từng mục nhỏ trong hai phần đó cho hợp lý. Đồng thời cũng cần viết các câu rõ
ràng, dễ hiểu, sử dụng các từ liên kết hợp lý để tài liệu biên soạn trọn vẹn và
thống nhất cả về mặt nội dung và hình thức.
* Bước 3.
Duyệt văn bản
Sau khi đã
biên soạn xong bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu, người soạn thảo
trình các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh đạo yêu cầu hoặc người
soạn thảo thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo rồi gửi đến các cơ quan,
tổ chức, phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp. Trên cơ sở
ý kiến đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để trình lãnh đạo
duyệt.
3.3. Kỹ năng
lập kế hoạch chỉnh lý
Theo Công
văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, kế hoạch
chỉnh lý là “bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và
cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý”. Khi chỉnh lý các phông hoặc khối
tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch
chỉnh lý chi tiết, cụ thể.
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ lập kế hoạch chỉnh lý, các cán bộ lưu
trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội dung
cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ lập kế hoạch chỉnh lý
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn qua
việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến việc chỉnh lý tài liệu,
lập kế hoạch thực hiện để người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ lập kế hoạch
chỉnh lý để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để tiến hành
lập kế hoạch chỉnh lý và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước của lập kế hoạch chỉnh lý thì cần chỉ cho người
thực hiện tìm hiểu về mục đích của lập kế hoạch, cần làm những gì để đạt được mục
đích đó và xác định xem ai là người sẽ làm, từ đó người thực hiện xác định được
các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1:
Xác định được mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý
- Bước 2.
Xác định các nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
- Bước 3.
Chuẩn bị địa điểm, phương tiện và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý.
- Bước 4.
Chuẩn bị kinh phí chỉnh lý
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1:
Xác định được mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý
Để xác định
được mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý, cán bộ lưu trữ cần khảo sát tài liệu
nhằm thu thập các thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý. Đồng thời phải căn cứ vào nguồn nhân lực, điều kiện, cơ sở vật
chất, thời gian thực hiện để đề ra mục đích, yêu cầu phù hợp, có tính khả thi.
Việc chỉnh
lý tài liệu thường được tổ chức để thực hiện các mục đích sau đây:
- Tổ chức
khoa học tài liệu của phông, phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn và tổ
chức sử dụng tài liệu trong phông có hiệu quả;
- Chỉnh lý
theo hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước;
- Bảo vệ,
bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý.
* Bước 2.
Xác định các nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
|
TT
|
Nội dung công việc
|
Người thực hiện
|
Người phối hợp
|
Thời hạn
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
1
|
Giao nhận
tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu
|
Cán bộ chỉnh lý
|
Cán bộ chuyên môn
|
½ ngày
|
|
2
|
Vận chuyển
tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý
|
Cán bộ chỉnh lý
|
|
½ ngày
|
|
3
|
Vệ sinh sơ
bộ tài liệu
|
Cán bộ chỉnh lý
|
|
01 ngày
|
|
4
|
Khảo sát
và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý...
|
Cán bộ chỉnh lý
|
|
0 2 ngày
|
Các nội dung, các bước
công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công trách
nhiệm thực hiện rõ ràng. Trong đó:
- Cột (1):
ghi nội dung công việc, các cán bộ lưu trữ cần xác định được các hoạt động
chính để tiến hành chỉnh lý tài liệu và trình tự của các hoạt động đó. Trong
từng hoạt động, cán bộ lưu trữ cần rèn luyện kỹ năng để thực hiện công việc
được chính xác, thuần thục.
- Cột (2):
ghi người thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người được giao phụ
trách hoặc thực hiện từng nội dung công việc.
- Cột (3):
ghi người phối hợp, các cán bộ lưu trữ cần xác định có cần người phối hợp trong
việc thực hiện từng nội dung công việc hay không (nếu có thì người đó là ai?)
- Cột (4):
ghi thời gian thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định thời gian tối thiểu và
tối đa để thực hiện từng nội dung công việc.
Bước 3.
Chuẩn bị địa điểm, phương tiện và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý.
Khi lập kế
hoạch chỉnh lý tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần phải xác định địa điểm để thực
hiện chỉnh lý. Địa điểm được chuẩn bị cho việc chỉnh lý tài liệu phải phải căn
cứ vào mục đích, quy mô, yêu cầu của đợt chỉnh lý tài liệu và điều kiện hiện có
hiện có của cơ quan, tổ chức.
Sau khi
chuẩn bị xong địa điểm chỉnh lý tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần chuẩn bị các
phương tiện để hỗ trợ việc chỉnh lý như: bàn ghế, xe đẩy để vận chuyển tài
liệu; văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa và
viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu…)
Bước 4.
Chuẩn bị kinh phí chỉnh lý
Đây là công
việc có liên quan đến toàn bộ quá trình chỉnh lý tài liệu. Để có kinh phí thực
hiện hoạt động này, các cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào quy mô, mục đích, yêu cầu
của đợt chỉnh lý tài liệu để lập dự toán kinh phí. Trong đó, cán bộ lưu trữ cần
xác rõ kinh phí dành cho từng mục đích chi phí, gồm:
- Thuê lao
động thực hiện chỉnh lý:
- Mua phương
tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý;
- Các khoản
chi khác.
4. Nghiệp vụ
bảo quản tài liệu
Theo Giáo
trình lưu trữ của trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, xuất bản năm
2006, bảo quản tài liệu “là việc sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu” [16;202].
Đối với
nghiệp vụ này, lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các nghiệp
vụ gồm: biên soạn các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức
thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.
4.1. Kỹ năng
biên soạn các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn các văn bản quy định về bảo
quản tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn
là ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn các văn bản quy định về bảo
quản tài liệu lưu trữ
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung về bảo quản
tài liệu lưu trữ và cách biên soạn các văn bản quy định để người được hướng dẫn
tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn các
văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp
vụ này
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn
bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu và phương pháp để thực hiện được
các bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước của việc biên soạn các văn bản quy định về bảo quản
tài liệu lưu trữ thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng
bản hướng dẫn này và các nội dung của bản hướng dẫn, từ đó người thực hiện xác
định được các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1.
Xác định hình thức của văn bản cần phải xây dựng
- Bước 2.
Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 3.
Xây dựng đề cương cho các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ và viết
bản thảo
- Bước
4.Duyệt văn bản
- Bước 5.
Hoàn thiện văn bản để ban hành
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Xác
định hình thức của văn bản cần phải xây dựng
Để biên soạn
các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác
định hình thức của các văn bản này như:
- Quy định
về việc bảo quản tài liệu được ban hành kèm theo một Quyết định;
- Quy chế về
việc bảo quản
tài liệu;
- Quy định
về việc bảo quản tài liệu.
* Bước 2.
Thu thập và xử lý thông tin
Để xây dựng
được các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, cần thu thập và xử lý
thông tin từ các nguồn:
- Các văn
bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về vấn đề này;
- Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực hoạt động của cơ
quan, tổ chức để biết loại hình, đặc điểm, tính chất của tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan tổ chức để đưa ra các quy định hợp lý về bảo quản
tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra, có
thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan, đơn vị.
* Bước 3:
Xây dựng đề cương cho các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ và viết
bản thảo
Kết cấu của
văn bản quy định về việc bảo quản tài liệu lưu trữ như sau: I. Những vấn đề
chung
- Phạm vi và
đối tượng áp dụng
- Giải thích
thuật ngữ
II. Những
quy định cụ thể
1. Kho bảo
quản
- Địa điểm xây
kho
- Diện tích
các phòng kho
- Tường kho
- Cửa kho
- Chiều cao
kho
- Tải trọng
sàn kho
- Hệ thống
điện trong kho
- Hệ thống
nước của kho
- Chế độ ánh
sáng
2. Trang
thiết bị bảo quản
- Phương
tiện bảo quản
- Dụng cụ đo
nhiệt độ - độ ẩm
- Quạt thông
gió
- Máy hút
ẩm, máy điều hòa không khí
- Thiết bị
phòng chống cháy
- Dụng cụ
làm vệ sinh tài liệu
3. Tổ chức
tài liệu trong kho
- Xử lý tài
liệu trước khi nhập kho
- Xếp tài
liệu lên giá
- Lập sơ đồ
giá trong kho
- Đưa tài
liệu ra sử dụng
- Kiểm tra tài
liệu trong kho
4. Các biện
pháp kỹ thuật bảo quản
- Chống ẩm
- Chống nấm mốc
- Chống côn
trùng
- Chống mối
- Chống chuột
5. Tu bổ, phục
chế, lập phông bảo hiểm
Sau khi xây
dựng đề cương văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ với những nội dung
chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng. Khi
viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng, phân chia
dung lượng trong các phần, mục cho hợp lý. Đồng thời cũng cần viết các câu rõ
ràng, dễ hiểu, sử dụng các từ liên kết hợp lý để tài liệu biên soạn trọn vẹn và
thống nhất cả về mặt nội dung và hình thức.
* Bước 4. Duyệt
văn bản
Sau khi đã biên
soạn xong văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, người soạn thảo trình
các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh đạo yêu cầu hoặc người soạn
thảo thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo rồi gửi đến các cơ quan, tổ
chức, phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp. Trên cơ sở ý
kiến đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để trình lãnh đạo
duyệt.
* Bước 5. Hoàn
thiện văn bản để ban hành
Sau khi trình
ký văn bản, người soạn thảo chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư để đăng ký
vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục gửi tài liệu hướng dẫn
này cho các cơ quan, đơn vị, phòng ban trực thuộc để hướng dẫn họ thực hiện
thống nhất việc bảo quản tài liệu lưu trữ.
4.2. Kỹ năng tổ
chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Để hình thành
được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài
liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai?
Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng
dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ tổ chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản
tài liệu lưu trữ.
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn qua
việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung về bảo quản tài
liệu lưu trữ và cách tổ chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu để
người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo.
- Hướng dẫn qua
tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ tổ chức thực hiện
một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ
này.
Nội dung hướng
dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để tổ chức thực hiện
một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ và phương pháp để thực hiện được các
bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước tổ chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu
lưu trữ thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ và nội dung để thực
hiện được các bước này, từ đó người thực hiện xác định được các bước phải thực
hiện gồm:
- Bước 1. Lập
kế hoạch triển khai thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
- Bước 2. Tổ
chức thực hiện kế hoạch đã đề ra
- Bước 3. Kiểm
tra việc triển khai kế hoạch thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu
trữ
- Bước 4. Tổng
kết, đánh giá việc thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Lập kế hoạch
triển khai thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Để lập Kế hoạch triển
khai thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ, trước hết cần xác
định được mục đích, yêu cầu của việc thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài
liệu lưu trữ. Để
xác định được mục đích, yêu cầu thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu
trữ, cán bộ lưu trữ cần khảo sát khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu
trữ; tình trạng vật lý của những tài liệu này. Đồng thời phải căn cứ vào nguồn nhân
lực, điều kiện, cơ sở vật chất, thời gian thực hiện để đề ra mục đích, yêu cầu
phù hợp, có tính khả thi.
Các cán bộ lưu
trữ cần xác định sẽ thực hiện một trong những biện pháp kỹ thuật hay toàn bộ
các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu sau đây: biện pháp phòng, chống ẩm;
biện pháp phòng, chống nấm mốc; biện pháp phòng, chống bụi bẩn; biện pháp phòng
chống côn trùng; biện pháp phòng chống cháy; hạn chế ánh sáng quá mức… Để xác
định biện pháp cần thực hiện, cán bộ lưu trữ cần dựa vào điều kiện cụ thể của
từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở
vật chất); địa điểm bảo quản tài liệu và tình hình khối tài liệu đang bảo quản.
Từ đó, xác định
các nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành để đạt được
mục đích đề ra
Ví dụ: Khi lựa
chọn thực hiện biện pháp phòng chống ẩm, các cán bộ lưu trữ cần xác định
các nội dung công việc như sau:
|
TT
|
Nội dung công việc
|
Người thực hiện
|
Người phối hợp
|
Thời hạn
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
1
|
Thông gió
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ kỹ thuật
|
|
|
2
|
Dùng hóa
chất hút ẩm
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ kỹ thuật
|
|
|
3
|
Bao gói
cách ly độ ẩm
|
Cán bộ lưu trữ
|
|
|
Các nội dung, các bước
công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công trách
nhiệm thực hiện rõ ràng. Trong đó:
- Cột (1): ghi
số thứ tự của các nội dung công việc
- Cột (2):
ghi các nội dung công việc, các cán bộ lưu trữ cần xác định được các hoạt động
chính để tiến hành một hay nhiều biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
- Cột (3):
ghi người thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người được giao phụ
trách hoặc thực hiện từng nội dung công việc.
- Cột (4):
ghi người phối hợp, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người có trách nhiệm
phối hợp trong việc thực hiện từng nội dung công việc
- Cột (5):
ghi thời gian thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định thời gian tối thiểu và
tối đa để thực hiện từng nội dung công việc.
Tiếp theo
cần chuẩn bị địa điểm, phương tiện thực hiện biện pháp kỹ thuật bảo quản tài
liệu lưu trữ
Các biện
pháp này được thực hiện tại nơi để tài liệu lưu trữ. Các cán bộ lưu trữ cần
chuẩn bị các phương tiện để thực hiện các biện pháp này như: quạt thông gió,
máy hút ẩm…
Cuối cùng
cần chuẩn bị kinh phí thực hiện biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu.
Đây là công
việc có liên quan đến toàn bộ quá trình tiến hành biện pháp kỹ thuật bảo quản
tài liệu. Để có kinh phí thực hiện hoạt động này, các cán bộ lưu trữ cần căn cứ
vào quy mô, số lượng các biện pháp kỹ thuật được thực hiện để lập dự toán kinh
phí. Trong đó, cán bộ lưu trữ cần xác rõ kinh phí dành cho từng mục đích chi
phí, gồm:
- Chi cho
các khâu trong quá trình thực hiện biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu;
- Mua phương
tiện, văn phòng phẩm để thực hiện các biện pháp này;
- Các khoản
chi khác.
Bước 2. Tổ
chức thực hiện kế hoạch đã đề ra
Để triển
khai được kế hoạch thực hiện một số biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu đã đề
ra, các cán bộ trữ cần tổ chức nguồn nhân lực để thực hiện kế hoạch. Trong đó,
cần xác định rõ các cá nhân tham gia thực hiện kế hoạch và tổ chức cuộc họp với
sự tham gia của họ để triển khai công việc. Qua đó cần phân công từng nội dung
công việc cụ thể cho từng người (ai chịu trách nhiệm chính, ai phối hợp cùng);
hướng dẫn cách thức, phương pháp, kỹ năng thực hiện công việc; yêu cầu thời
gian hoàn thành công việc; cung cấp tài chính, cơ sở vật chất, phương tiện làm
việc.
Trong quá
trình tổ chức lực lượng thực hiện kế hoạch, tiếp đó sẽ có nhiều ý kiến phản hồi
khác nhau. Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính) cần xác định và xử lý các
thông tin phản hồi có thể điều chỉnh việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo
quản tài liệu lưu trữ cho phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức.
Bước 3. Kiểm
tra việc triển khai kế hoạch thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu
trữ
Sau khi đã
tổ chức lực lượng thực hiện và xử lý các thông tin phản hồi, lãnh đạo Văn phòng
(Phòng Hành chính) cần tiến hành công tác kiểm tra, rà soát việc thực hiện kế
hoạch nhằm bảo đảm tiến độ về thời gian. Kiểm tra xác định những vấn đề bất hợp
lý để có thể khắc phục giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó, lãnh đạo phải thu thập
thông tin, các vấn đề phát sinh do không lường trước được trong quá trình xây
dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ, từ đó có hướng xử lý. Các hình thức kiểm
tra có thể thực hiện như: kiểm tra toàn diện quá trình thực hiện các biện pháp
kỹ thuật bảo quản tài liệu hay kiểm tra đột xuất vào một thời điểm thực hiện.
Bước 4. Tổng
kết, đánh giá việc thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Tổ chức đánh
giá việc thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ cần dựa vào mục
tiêu nhiệm vụ đặt ra từ đầu và các kết quả đã đạt được. Cần đánh giá xem biện
pháp thực hiện có phù hợp với khả năng tài chính, trình độ cán bộ, tình trạng
vật lý của tài liệu hay không? Sau khi thực hiện biện pháp đó tình trạng của
tài liệu được cải thiện nhiều hay ít? Biện pháp này có cần tiếp tục thực hiện
hay không và lần sau có cần thực hiện kết hợp với các biện pháp kỹ thuật khác
hay không? Đánh giá đòi hỏi phải chính xác và trung thực. Từ việc tổng kết,
đánh giá, cần rút kinh nghiệm để việc tổ chức thực hiện các kỹ thuật quản tài
liệu ngày càng hiệu quả.
5. Nghiệp vụ
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo Giáo
trình lưu trữ của trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, xuất bản năm
2006, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ “là quá trình tổ chức khai
thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu
nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá
nhân” [16;259]. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ với mục đích là nhằm biến
các thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ thành những thông tin tư liệu bổ
ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, nghiên cứu
khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.
Đối với
nghiệp vụ này, lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các nghiệp
vụ gồm: biên soạn các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tổ
chức thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
5.1. Kỹ năng
biên soạn các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn các văn bản quy định về tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần
hướng dẫn là ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn các văn bản quy định về tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung về tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ và cách biên soạn các văn bản quy định để người được hướng
dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn các
văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện
nghiệp vụ này
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn
các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phương pháp để thực
hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước biên soạn các văn bản quy định về tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng
bản hướng dẫn này và các nội dung của bản hướng dẫn, từ đó người thực hiện xác
định được các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1.
Xác định hình thức của văn bản cần phải xây dựng
- Bước 2.
Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 3.
Xây dựng đề cương cho các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
và viết bản thảo
- Bước 4.
Duyệt văn bản
- Bước 5.
Hoàn thiện văn bản để ban hành
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Xác
định hình thức của văn bản cần phải xây dựng
Để biên soạn
các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ
cần xác định hình thức của các văn bản này như:
- Quy định
về việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được ban hành kèm theo một Quyết định;
- Quy chế về
việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được ban hành kèm theo một Quyết định;
* Bước 2.
Thu thập và xử lý thông tin
Để xây dựng
được các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, cần thu thập và
xử lý thông tin từ các nguồn:
- Các văn
bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước;
- Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực hoạt động của cơ
quan, tổ chức để biết loại hình, đặc điểm, tính chất của tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan tổ chức để đưa ra các quy định hợp lý về tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ;
Ngoài ra, có
thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan, đơn vị.
* Bước 3:
Xây dựng đề cương cho các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
và viết bản thảo
Kết cấu của
văn bản quy định về việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ như sau: I. Những vấn
đề chung
- Phạm vi và
đối tượng áp dụng
- Giải thích
thuật ngữ
- Các hình
thức sử dụng tài liệu lưu trữ
II. Những
quy định cụ thể
1. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
2. Thủ tục,
quyền và nghĩa vụ của độc giả trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
- Thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Quyền và
nghĩa vụ của độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
3. Trách
nhiệm của Lưu trữ
- Trách
nhiệm người đứng đầu cơ quan
- Trách
nhiệm của cán bộ lưu trữ phụ trách việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
4. Thời gian
và thời hạn phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Thời gian
phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
- Thời hạn
giải quyết
5. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
- Khen
thưởng
- Xử lý vi
phạm
Sau khi xây
dựng đề cương văn bản quy định về việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ với
những nội dung chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã
được xây dựng. Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã
xây dựng, phân chia dung lượng thông tin trong các phần, mục cho hợp lý. Đồng
thời cũng cần viết các câu rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng các từ liên kết hợp lý để
tài liệu biên soạn trọn vẹn và thống nhất cả về mặt nội dung và hình thức.
* Bước 4.
Duyệt văn bản
Sau khi đã
biên soạn xong văn bản quy định về việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, người
soạn thảo trình các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh đạo yêu cầu hoặc
người soạn thảo thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo rồi gửi đến các cơ
quan, tổ chức, phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp. Trên
cơ sở ý kiến đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để trình
lãnh đạo duyệt.
* Bước 5.
Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi
trình ký văn bản, người soạn thảo cần chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư
để đăng ký vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục gửi tài liệu
hướng dẫn này cho các cơ quan, đơn vị, phòng ban trực thuộc để hướng dẫn họ
thực hiện thống nhất việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
5.2. Kỹ năng
tổ chức thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Để hình thành
được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức thực hiện một số hình thức sử dụng tài
liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai?
Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp tổ chức thực hiện một số hình thức sử dụng
tài liệu lưu trữ
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung về tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ và cách tổ chức thực hiện một hình thức tổ chức sử
dụng tài liệu để người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ tổ chức thực
hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện
nghiệp vụ này
Nội dung hướng
dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để tổ chức thực hiện
một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ và phương pháp để thực hiện được các
bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định tổ chức thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ thì
cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ và nội dung để thực hiện được
các bước này, từ đó người thực hiện xác định được các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1.
Lập kế hoạch thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Bước 2. Tổ
chức thực hiện kế hoạch đã đề ra
- Bước 3.
Kiểm tra việc triển khai kế hoạch thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu
lưu trữ
- Bước 4.
Tổng kết, đánh giá việc thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Lập
kế hoạch thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Để lập Kế
hoạch thực hiện một số một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, đầu tiên cần
xác định được mục đích, yêu cầu của việc thực hiện một số hình thức sử dụng tài
liệu lưu trữ
Để xác định
được mục đích, yêu cầu thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, cán
bộ lưu trữ cần khảo sát thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ; nhu cầu
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Đồng thời phải căn cứ vào nguồn nhân lực, điều
kiện, cơ sở vật chất để đề ra mục đích, yêu cầu phù hợp, có tính khả thi.
Các cán bộ
lưu trữ cần dựa vào các điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức để xác định
sẽ thực hiện một trong các hình thức hay toàn bộ các hình thức sử dụng tài liệu
lưu trữ. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm: tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, cấp chứng
thực lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo,
công bố tài liệu lưu trữ, cho mượn tài liệu lưu trữ, biên soạn sách chuyên
khảo, xây dựng các bộ phim, tập ảnh chuyên đề, tổ chức tham quan các cơ quan
lưu trữ…
Từ đó cần
xác định các nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
để đạt được mục đích đề ra.
Ví dụ: Khi
lựa chọn thực hiện hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần
xác định các nội dung công việc như sau:
|
STT
|
Nội dung công việc
|
Người thực hiện
|
Người phối hợp
|
Thời hạn
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
1
|
Chọn chủ
đề triển lãm
|
Cán bộ lưu trữ
|
|
1 ngày
|
|
2
|
Lập kế
hoạch tổ chức triển lãm
|
Cán bộ lưu trữ
|
|
½ ngày
|
|
3
|
Sưu tầm và
lựa chọn tài liệu cho cuộc triển lãm
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ chuyên môn
|
4 ngày
|
|
4
|
Lập phương
án trình bày triển lãm
|
Cán bộ lưu trữ
|
|
1 ngày
|
|
5
|
Trình bày
mỹ thuật triển lãm
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ chuyên môn
|
2 ngày
|
|
6
|
Thuyết
minh triển lãm
|
Cán bộ lưu trữ
|
|
½ ngày
|
Các nội dung, các bước
công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công trách
nhiệm thực hiện rõ ràng. Trong đó:
- Cột (1):
ghi số thứ tự của các nội dung công việc
- Cột (2):
ghi các nội dung công việc, các cán bộ lưu trữ cần xác định được các hoạt động
chính để tiến hành một hay nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Cột (3):
ghi người thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người được giao phụ
trách hoặc thực hiện từng nội dung công việc.
- Cột (4):
ghi người phối hợp, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người có trách nhiệm
phối hợp trong việc thực hiện từng nội dung công việc
- Cột (5):
ghi thời gian thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định thời gian tối thiểu và
tối đa để thực hiện từng nội dung công việc.
Tiếp theo
cần chuẩn bị địa điểm, phương tiện thực hiện tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau
khi được thu thập cần phải có được lưu giữ, bảo quản tại nơi có diện tích,
nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp. Vì thế, khi lập kế hoạch thực hiện một số
hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần phải xác định địa điểm
để tiến hành công việc này. Địa điểm được chuẩn bị cho việc tổ chức sử dụng tài
liệu phải phải căn cứ vào mục đích, điều kiện hiện có hiện có của cơ quan, tổ
chức. Sau chuẩn bị địa điểm, cán bộ lưu trữ cần chuẩn bị các phương tiện, trang
thiết bị để phục vụ công việc.
Ví dụ: Nếu
thực hiện hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc thì cán bộ
lưu trữ cần phải chuẩn bị phòng đọc để độc giả đến đọc tài liệu. Trong phòng
đọc cần phải có bàn, ghế, tủ để tài liệu, quạt điện…
Cuối cùng
cần chuẩn bị kinh phí thực hiện tổ chức sử dụng tài liệu.
Đây là công
việc có liên quan đến toàn bộ quá trình tiến hành các hình thức tổ chức sử dụng
tài liệu. Để có kinh phí thực hiện hoạt động này, các cán bộ lưu trữ cần căn cứ
vào quy mô, số lượng các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu được thực hiện để
lập dự toán kinh phí. Trong đó, cán bộ lưu trữ cần xác rõ kinh phí dành cho
từng mục đích chi phí, gồm:
- Chi cho
các công việc trong quá trình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Mua phương
tiện, văn phòng phẩm để thực hiện công việc này;
- Các khoản
chi khác.
Bước 2. Tổ
chức thực hiện kế hoạch đã đề ra
Để triển
khai được kế hoạch thực hiện một số hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
đã đề ra, các cán bộ lưu trữ cần tổ chức nguồn nhân lực để thực hiện kế hoạch.
Trong đó, cần xác định rõ các cá nhân tham gia thực hiện kế hoạch và tổ chức
cuộc họp với sự tham gia của họ để triển khai công việc. Qua đó cần phân công
công việc cho các cá nhân (ai chịu trách nhiệm chính, ai phối hợp cùng); yêu
cầu thời gian hoàn thành công việc; cung cấp tài chính, cơ sở vật chất, phương
tiện làm việc.
Trong quá
trình tổ chức lực lượng thực hiện kế hoạch, tiếp đó sẽ có nhiều ý kiến phản hồi
khác nhau. Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính) cần xác định và xử lý các thông
tin phản hồi có thể điều chỉnh việc thực hiện cho phù hợp với thực tế của cơ
quan, tổ chức.
Bước 3. Kiểm
tra việc triển khai kế hoạch thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu
trữ
Sau khi đã
tổ chức lực lượng thực hiện và xử lý các thông tin phản hồi, lãnh đạo Văn phòng
(Phòng Hành chính) cần tiến hành công tác kiểm tra, rà soát việc thực hiện kế
hoạch nhằm bảo đảm tiến độ về thời gian. Kiểm tra để phát hiện những vấn đề bất
hợp lý để có thể khắc phục giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó, lãnh đạo phải thu
thập thông tin, các vấn đề phát sinh do không lường trước được trong quá trình
xây dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ, từ đó có hướng xử lý triệt để. Các
hình thức kiểm tra có thể thực hiện như: kiểm tra đột xuất vào một thời điểm thực
hiện hay kiểm tra toàn diện quá trình thực hiện hình thức sử dụng tài liệu lưu
trữ.
Bước 4. Tổng
kết, đánh giá việc thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức đánh
giá việc thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ cần dựa vào mục
tiêu nhiệm vụ đặt ra từ đầu và các kết quả đã đạt được. Đánh giá đòi hỏi phải
chính xác và trung thực. Cần đánh giá xem việc thực hiện các hình thức này có
phù hợp với khả năng tài chính, trình độ cán bộ hay không? Hình thức này có
giúp phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ không? Hình thức này có làm tài
liệu bị hư hỏng hay không? Có phục vụ kịp thời các mục đích, nhu cầu của người
khai thác, sử dụng hay không? Hình thức này có nên được duy trì và có cần thực
hiện kết hợp nhiều hình thức hay không? Từ việc tổng kết, đánh giá, cần rút
kinh nghiệm để việc tổ chức thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
ngày càng hiệu quả, phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Xuân Chúc,
Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: Lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
2. Công văn
số 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng
dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ.
3. Công văn
số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
4. Công văn
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
5. Cục Lưu
trữ Nhà nước: Kỷ yếu Hội nghị xác định giá trị tài liệu, Hà Nội, 1994.
6. Dương Văn
Khảm: Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thông
tin, Hà Nội, 2011.
7. Luật Lưu
trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
8. Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ
9. Vương
Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất bản Đại học Quốc
gia Hà Nội, 2005.
10. Quyết
định 128-QĐ/CVTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước ban hành “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001-2000.
11. Quyết
định số 230/QĐ-VTLTNN ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước ban hành Quy trình và Hướng dẫn thực hiện Quy trình khử axít cho tài liệu
giấy.
12. Thông tư
số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
kho lưu trữ chuyên dụng.
13. Thông tư
số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
14. Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
15. Thông tư
số 10/2014/TT-BNV ngày 01-10-2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng
tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử.
16. Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I: Giáo trình lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa
Thông tin, Hà Nội, 2006.
17. Từ điển
Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam, H. 1992.
18. www.luutruvn.gov.vn
19.
www.noivu.nghean.gov.vn
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Tại sao khi lập kế
hoạch thu thập, bổ sung tài liệu lại phải xác định được mục đích, yêu cầu của
đợt thu thập, bổ sung tài liệu?
2. Tại sao
cần biên soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ?
3. Vận dụng
kiến thức đã học, anh (chị) hãy xây dựng bảng kê các hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan mình và xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ,
tài liệu đó.
4. Phân tích
mục đích, ý nghĩa của việc biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
5. Phân tích
nội dung của các bước trong quy trình tiêu hủy tài liệu loại.
6. Bằng kiến
thức đã học, anh (chị) hãy xây dựng phương án phân loại tài liệu cho khối tài
liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan mình.
7. Nêu mục
đích, yêu cầu của một đợt chỉnh lý tài liệu.
8. Trình bày
các nội dung cơ bản của một bản kế hoạch chỉnh lý tài liệu.
9. Phân tích
các căn cứ để biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
10. Anh
(chị) hãy biên soạn đề cương bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông cho một phông lưu trữ cụ thể.
11. Đối với
tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ mình, theo anh (chị) cần thiết phải
thực hiện các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nào? Vì sao?
Chuyên
đề 15
SỐ
HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Khái niệm, mục đích,
yêu cầu và ưu điểm, hạn chế của số hóa tài liệu lưu trữ
1.1. Khái
niệm
1.1.1. Số
hóa tài liệu lưu trữ
Trong quá
trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, tài liệu lưu trữ được sản sinh với số
lượng ngày càng nhiều và đa dạng về hình thức. Hiện nay tại các cơ quan, tổ
chức, tài liệu chủ yếu vẫn tồn tại dưới dạng văn bản giấy, điều này đặt ra
thách thức lớn trong việc quản lý, bảo quản tài liệu trong thời đại công nghệ
thông tin phát triển. Hơn nữa, qua quá trình khai thác và sử dụng tài liệu,
việc tác động cơ học cũng là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến tuổi thọ
của tài liệu giấy. Chính vì vậy, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc các cơ quan
lưu trữ phải sử dụng phương pháp số hóa là một trong những yêu cầu tất yếu nhằm
bảo quản và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để hiểu khái
niệm số hóa tài liệu lưu trữ, trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu về khái niệm “số
hóa” và “tài liệu lưu trữ”.
Số hóa là
tên gọi tắt của loại công việc khi dùng kỹ thuật số để ghi, xử lý, truyền, quản
lý, sử dụng thông tin. Bản chất của số hóa là mã hóa thông tin dưới dạng các
dãy số nhị phân. Những dãy số này không có ngữ nghĩa, phải sử dụng các chương
trình phần mềm tương ứng để đọc được chúng. Khoản 18, Điều 4 Luật
Công nghệ thông tin năm 2006 định nghĩa: “Số hóa là việc biến đổi các loại
hình thông tin sang thông tin số”.
Khoản
3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường
hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Từ các khái
niệm này có thể nhận thấy số hóa tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các thiết bị
số để chuyển hóa các nguồn thông tin tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
nhau sang dạng số, thông tin được mã hóa dưới dạng các dãy số nhị phân, được
quản lý bằng các thiết bị điện tử, tạo nên một kho thông tin lưu trữ có kết cấu
theo trật tự, cung cấp kịp thời cho khai thác, sử dụng. Như vậy, việc số hóa
tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:
- Chuyển các
thông tin từ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin truyền thống (vải, giấy…) sang
dạng số (dạng điện tử);
- Chỉ có thể
tiếp cận bằng thiết bị số.
Từ các phân
tích trên có thể định nghĩa, số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi dữ
liệu trên các vật mang tin khác sang dạng số và được nhận biết bằng các thiết
bị số.
1.1.2. Tài
liệu lưu trữ dạng số (Bản số hóa tài liệu lưu trữ)
Từ điển
thuật ngữ Văn thư - Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước biên
soạn năm 2015 định nghĩa: “Bản số hóa là bản sao được thực hiện bằng máy scan
(máy quét) hoặc chụp bằng các thiết bị số”. Tương tự như vậy, tài liệu lưu trữ
dạng số cũng
là
bản sao của tài liệu lưu trữ được thực hiện bằng máy quét hoặc các thiết bị số
khác. Bản tài liệu lưu trữ số hóa là một loại hình của tài liệu lưu trữ, do
vậy, chúng cũng mang những đặc điểm chung nhất của tài liệu lưu trữ:
- Một là,
nội dung của tài liệu lưu trữ dạng số chứa đựng những thông tin về quá khứ, có
thể phản ánh về các sự kiện, hiện tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả
lao động và sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau hoặc ghi
lại những hoạt động của các cá nhân, cơ quan, tổ chức tạo ra tài liệu…
- Hai là,
tài liệu lưu trữ dạng số chứa đựng những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao
và phản ánh một cách trung thực về sự vật, hiện tượng. Chữ ký số là một trong
các hình thức được các cơ quan, tổ chức sử dụng để xác nhận tính xác thực và
toàn vẹn của tài liệu lưu trữ dạng số hóa trong suốt quá trình chúng được số
hóa, sao lưu, chuyển giao. Do đó, nếu như tính pháp lý của bản số hóa tài liệu
lưu trữ được thừa nhận thì chúng có thể được sử dụng làm căn cứ, bằng chứng.
- Ba là, tài
liệu lưu trữ dạng số cũng được các cơ quan, tổ chức quản lý và bảo quản. Hiện
nay, ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, bản số hóa tài liệu lưu trữ được bảo
quản để phục vụ khai thác, sử dụng.
Bên cạnh
những đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ, bản số hóa tài liệu lưu trữ cũng có những
đặc điểm mang tính đặc thù và khác biệt so với các loại hình tài liệu lưu trữ
truyền thống. Cụ thể là:
- Về việc
ghi tin và sử dụng các ký hiệu: Khác với tài liệu lưu trữ truyền thống (được
ghi trên các phương tiện mang tin chủ yếu là giấy và bằng cách sử dụng các ký
hiệu alphabet, chữ số… mà con người có thể tiếp cận/đọc trực tiếp), nội dung
của tài liệu lưu trữ dạng số hóa được mã hóa thông tin dưới dạng các dãy số nhị
phân,chỉ có thể tiếp cận được khi sử dụng các thiết bị số.
- Về sự liên
kết giữa nội dung của tài liệu và vật mang tin: Ở các dạng truyền thống, thông
tin được gắn với một vật mang tin nhất định (giấy, vải, lá, da thú…), tuy
nhiên, tài liệu lưu trữ dạng số hóa lại không gắn với vật mang tin cố định nào.
Nó có thể được chuyển đổi từ vật mang tin này sang vật mang tin khác tùy theo
sự phát triển của công nghệ thông tin.
- Về cấu
trúc logic và cấu trúc vật lý: Cấu trúc logic của tài liệu lưu trữ bản số hóa
là cái mà người sử dụng có thể nhìn thấy được trên các thiết bị số, chúng được
biểu diễn và được lưu lại dưới dạng các dãy số nhị phân. Còn cấu trúc vật lý
của loại hình tài liệu này lại không hiện diện đối với người sử dụng và chúng
có thể bị thay đổi khi tài liệu lưu trữ bản số hóa được chuyển sang các phương
tiện mang tin khác nhau. Do vậy, khác với tài liệu lưu trữ dạng truyền thống
(người sử dụng có thể dễ dàng nhận biết cấu trúc của tài liệu - nó bất biến và
được thể hiện ngay trên phương tiện mang tin), cấu trúc logic và cấu trúc vật
lý của tài liệu lưu trữ dạng số hóa không đồng nhất với trong một tài liệu. Bên
cạnh đó, bản số hóa tài liệu lưu trữ còn phụ thuộc rất nhiều vào các dữ liệu
đặc tả mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng… nhằm
tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
Bảng so sánh
sự khác nhau giữa tài liệu lưu trữ truyền thống và bản số hóa tài liệu lưu trữ:
|
|
Tài liệu
lưu trữ truyền thống
|
Tài liệu
lưu trữ dạng số
|
|
Phương
thức tạo lập
|
Tài liệu
được tạo ra bằng cách ghi/in lên giấy, lá, vải….
|
Tài liệu
được tạo ra bằng cách sử dụng máy quét (scan) hoặc các thiết bị số.
|
|
Phương thức thể hiện
thông tin
|
Thông tin được thể
hiện ở dạng chữ viết, chữ số, hình khối…
|
Được thể hiện dưới
dạng thông tin số.
|
|
Phương
thức tiếp cận
|
Đọc được
bằng mắt thường.
|
Chỉ có thể
truy cập và tiếp cận thông quá các thiết bị số.
|
|
Phương
thức quản lý
|
Lập hồ sơ.
|
Hệ thống phần
mềm quản lý.
|
1.1.3. Phân
biệt tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ dạng số
Khoản
1 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 đã định nghĩa “Tài liệu lưu trữ điện tử
là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ
tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”. Như vậy, tài liệu điện tử được
hình thành từ hai nguồn:
- Tài liệu được tạo lập
ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức và cá nhân;
- Tài liệu
được số hóa từ các vật mang tin khác.
Vậy, tài
liệu số hóa là
một
trong hai nguồn hình thành tài liệu điện tử, nhưng khái niệm tài liệu số
hóa không đồng nhất với khái niệm tài liệu điện tử. Một tài liệu được xác định
là tài liệu số hóa thì đó là tài liệu điện tử, tuy nhiên, một tài liệu được xác
định là tài liệu điện tử chưa chắc đã là tài liệu số hóa. Ví dụ: Thông tin trên
các vật mang tin như băng cassette (tài liệu ghi âm), băng video (tài liệu ghi
hình) là tài liệu điện tử nhưng chúng không phải là tài liệu số hóa vì nó được
tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.
1.2. Mục
đích
Việc số hóa
tài liệu được thực hiện với nhiều mục đích khác nhau. Nhìn chung, tài liệu lưu
trữ được số hóa nhằm các mục đích sau:
Bảo quản an
toàn tài liệu gốc
Tài liệu lưu
trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học,
lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;
trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao
hợp pháp. Do vậy, tài liệu lưu trữ cần được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan khác nhau (chiến tranh, thiên tai, điều
kiện bảo quản…) nên hiện nay, tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, rách nát, thủng, mờ
chữ… có số lượng lớn. Do vậy, việc giảm thiếu tối đa các tác động vật lý lên
tài liệu gốc là nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ.
Một trong
những giải pháp được đặt ra hiện nay là số hóa tài liệu nhằm phục vụ độc giả
đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Đối với những tài liệu thuộc diện hạn
chế sử dụng do tình trạng vật lý kém, những tài liệu có tần suất khai thác, sử
dụng nhiều, các cơ quan lưu trữ sẽ tiến hành số hóa để phục vụ độc giả nhằm
tránh các tác động gây ảnh hưởng đến bản gốc tài liệu lưu trữ. Qua đó, kéo dài
tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
Phục vụ khai
thác, sử dụng
Bên cạnh mục
đích bảo quản an toàn tài liệu gốc, việc sử dụng tài liệu lưu trữ dạng số hóa
để phục vụ độc giả còn giúp việc truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin được dễ dàng.
Trong thời kỳ xã hội thông tin như hiện nay, số hóa tài liệu lưu trữ là một
giải pháp quan trọng góp phần đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng ngày càng lớn
của độc giả. Do không bị hạn chế nên một bản số hóa tài liệu lưu trữ có thể
cung cấp đồng thời cho nhiều người có nhu cầu khai thác, sử dụng. Với cơ sở dữ
liệu được xây dựng trong quá trình số hóa tài liệu, việc tìm kiếm các thông tin
tài liệu lưu trữ cũng được thực hiện nhanh chóng, giúp cơ quan quản lý tài liệu
và độc giả tìm kiếm các thông tin một cách thuận lợi, đồng thời dễ dàng
tra cứu, sử dụng bản số hóa tài liệu lưu trữ khi được phân quyền.
Bản số hóa
tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích khai thác, sử dụng có thể chỉnh sửa
(chỉnh sửa chất lượng của vật mang tin trong trường hợp tài liệu bị mờ, rách…)
để làm tăng khả năng tiếp cận thông tin của độc giả.
Lập bản sao
bảo hiểm27
Hiện nay,
việc số hóa tài liệu lưu trữ được thực hiện nhằm hai mục đích chính: lập bản
sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng. Bản sao bảo hiểm
được thực hiện nhằm đề phòng các rủi ro có thể xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
Hiện nay,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang sử dụng 02 công nghệ lập bản sao bảo hiểm,
bao gồm: Công nghệ chụp Microfilm và công nghệ chuyển từ dữ liệu số hóa sang
microfilm bảo hiểm (COM). Khác với công nghệ chụp microfilm, công nghệ COM sử
dụng tài liệu lưu trữ đã được số hóa bằng máy quét chuyên dụng của hãng Kodak
để chuyển sang microfilm qua thiết bị ghi phim Kodak i9610. Để có thể sử dụng
để ghi phim thì các tài liệu lưu trữ phải được số hóa theo các yêu cầu, tiêu
chuẩn nhất định.
1.3.Yêu cầu
1.3.1. Đối
với cơ quan thực hiện số hóa
- Có văn bản
hướng dẫn về công tác số hóa trên cơ sở các quy định của nhà nước.
- Có cơ sở
hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu số.
- Có nguồn
nhân lực công nghệ thông tin.
1.3.2. Đối
với việc số hóa tài liệu lưu trữ
Để đảm bảo
chất lượng
của
tài liệu lưu trữ được số hóa, đáp ứng được mục đích số hóa, công tác số hóa tài
liệu lưu trữ phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản sau đây:
- Một là,
yêu cầu về tính quy phạm. Đây là yêu cầu cơ bản nhất khi thực hiện công tác số
hóa tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo tính khả dụng của bản tài liệu lưu trữ số hóa. Nội
dung của yêu cầu này là tất cả tài liệu lưu trữ phải được số hóa bằng phương
pháp ký thuật, cách thức văn bản và tiêu chuẩn theo quy định hiện hành của nhà
nước.
- Hai là,
yêu cầu về tính an toàn, có nghĩa là đảm bảo an toàn cho bản gốc tài liệu lưu
trữ trong quá trình số hóa. Hầu hết tài liệu lưu trữ được thực hiện số hóa là
những tài liệu cần phải được bảo quản, lưu trữ lâu dài hoặc vĩnh viễn,
do đó, khi số hóa những tài liệu này cần phải chú ý đến việc bảo vệ an toàn tài
liệu gốc, hạn chế tối đã các tác động đến tài liệu lưu trữ trong quá trình số
hóa.
- Ba là, yêu
cầu về tính xác thực. Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần phải đảm bảo được tính
xác thực về nội dung thông tin. Số hóa chỉ là sự thay đổi về trạng thái tồn tại
của thông tin nên trong quá trình số hóa phải bảo vệ tính chân thực của nội
dung tài liệu,lưu giữ đầy đủ nội dung vốn có của tài liệu đó.
- Bốn là,
yêu cầu về tính hiệu quả. Số hóa tài liệu lưu trữ là một công việc hao tổn thời
gian và kinh phí, do vậy, trước khi thực hiện cần phải nghiên cứu và phân tích
kỹ về hiệu quả của công tác này.
1.3.3.Đối
với hệ thống số hóa tài liệu
1.3.3.1. Yêu
cầu chung
Hệ thống cần
được thiết kế mở để bảo đảm nguyên tắc thông tin có được đến đâu thì số hóa và
cập nhật vào hệ thống đến đó. Hệ thống sẽ dần dần được mở rộng theo cả chiều
rộng (số lượng đầu mối tham gia cung cấp thông tin nguồn) và chiều sâu (chất
lượng thông tin, số lượng chỉ tiêu thông tin)
Tôn trọng
các hệ thống thông tin hiện có. Điều này có nghĩa các hệ thống cần phải được
xây dựng trên cơ sở nâng cấp hệ thống hiện có chứ không phải đập đi làm lại từ
đầu. Yếu tố này bảo đảm tính sử dụng lại những số liệu vô cùng quí giá đang có.
Hệ thống
phải có cơ chế an toàn, bảo mật thông tin nhằm đảm bảo: Thông tin không bị tiết
lộ cho những người không có thẩm quyền; thông tin không bị thay đổi hay phá hủy
khi vận chuyển trong mạng; và mọi truy cập tới hệ thống đều được xác thực và
kiểm soát tính hợp lệ.
Hệ thống cần
phải có giai đoạn thử nghiệm trước khi triển khai đồng loạt theo cả chiều rộng
lẫn chiều sâu.
Việc xây
dựng hệ thống này cần phải gắn liền với cải cách hành chính.
1.3.3.2. Yêu
cầu về kiến trúc hệ thống
Một hệ thống
số hóa tốt có khả năng chuyển đổi nhanh chóng một khối lượng lớn tài liệu giấy
sang các tài liệu số trong một thời gian ngắn. Sau khi được số hóa, các thông
tin trên tài liệu trở nên hiện hữu bởi các hệ thống khai thác thông tin và sẵn
sàng để phục vụ người sử dụng.
Kiến trúc hệ
thống cần có tính mở, dễ dàng triển khai, tích hợp với các hệ thống sẵn có,
cung cấp môi trường để phát triển các nghiệp vụ mới để đáp ứng được kế hoạch mở
rộng trong tương lai, đồng thời phù hợp với môi trường hiện tại.
1.3.3.3. Yêu
cầu về kỹ thuật
Có chức năng
tổ chức và quản lý người sử dụng.
Có công cụ
kiểm soát hoặc chứng thực người truy cập.
Có công cụ
cho người quản trị: Quản lý user, backup dữ liệu, v.v.
Nhận dạng tiếng Việt
với độ chính xác 99% trở lên
Có cơ chế
hoạt động tự động và liên tục 24/7
Định dạng
của tài liệu số sau nhận dạng được giữ nguyên như tài liệu giấy
Hỗ trợ kết
xuất tài liệu số ra các định dạng phổ biến như Microsoft Office files, PDF,
PDF-A (2 lớp: ảnh + text).
1.3.3.4. Các
yêu cầu khác
Phải có khả năng
chạy được trên môi trường hệ điều hành thông dụng (Windows
2000 server
hoặc
trên môi trường Linux, Apache…).
Có giải pháp
tích hợp với các phần mềm ứng dụng quản lý văn bản hiện có để phục vụ các
nhu cầu mở rộng sau này trong quá trình cải cách hành chính của cơ quan.
1.4. Ưu điểm,
hạn chế
Khi đặt yêu
cầu số hóa tài liệu lưu trữ, cũng không nên tuyệt đối hóa một chiều về sự tối
ưu của chúng, để chúng ta biết trước các điều kiện nào cần có, để có thể xây
dựng được một đề án số hóa tài liệu lưu trữ cho cơ quan mình. Với mục tiêu được
đặt ra, ta cần biết được chi tiết những ưu điểm và hạn chế của dữ liệu số hóa.
1.4.1.Ưu điểm
- Giúp việc
lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Ưu điểm này
bao gồm tổng hòa các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số;
- Linh hoạt
trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau (phù hợp với sự thay
đổi của công nghệ thông tin (phát triển ứng dụng phổ biến) theo thời gian. Sự
chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta
đang có một file word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chương trình
ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc
là một kỹ thuật nhưng tích hợp vào chương trình ứng dụng văn phòng, hoặc là một
ứng dụng online...Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.
- Giảm chi
phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Chúng ta hiểu tiết kiệm không
gian bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo quy định của Luật
lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số hóa, vẫn phải bảo quản an toàn tài liệu
bản gốc.
- Có khả
năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu “khả năng
chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh
sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị
mờ, bị hư hỏng nặng cần tu bổ...
1.4.2. Hạn
chế
- Khi bắt
đầu xây dựng một đề án số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công
nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị khác, ví dụ, cần phải
đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính, máy
in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu.
Khi đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hóa tài
liệu có thể thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Ngoài ra, điều rất quan
trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau
như đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên chức tác nghiệp và những cán
bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin.
- Hạn chế
thứ hai là dữ liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này có thể
khắc phục giản đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng, nhưng
không giản đơn đối với toàn bộ công chức, viên chức của cả một cơ quan, tổ chức
có sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp: cấp
mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng, người ta có thể loại trừ được sự
hạn chế này. Nhưng một cơ quan đông người, rất khó có thể quản lý được từng
người ở từng cấp. Ví dụ, cấp độ 3 là bảo vệ dữ liệu ở người sử dụng, một số
người trong cơ quan tổ chức được quyền miễn trừ nguyên tắc này để họ có đủ
quyền, kể cả quyền quản trị cơ sở dữ liệu. Nhưng chính một số cá nhân có quyền
quản trị mạng lại sao chép cho riêng mình toàn bộ cơ sở dữ liệu thì sao (?)...
- Khó khăn
thứ ba, cũng như đã đề cập một phần ở phần viết trên là, việc triển khai sử
dụng cơ sở dữ liệu số hóa phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ
công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng được tài liệu số
đúng phương pháp và nguyên tắc.
- Khó khăn
thứ tư: công nghệ thông tin thay đổi theo thời gian, tài liệu số phải di trú
(chuyển đổi định dạng) cho phù hợp với yêu cầu sử dụng)
1.5. Nguyên
tắc số hóa tài liệu lưu trữ
Trong quá
trình quy hoạch cụ thể, cần tuân theo các nguyên tắc sau:
a) Nguyên
tắc về tính giá trị
Ưu tiên số
hóa những tài liệu có giá trị cao nhất trong kho, ví như các tài liệu lưu trữ
quan trọng, các tài liệu lưu trữ quý, các tài liệu lưu trữ được bảo tồn vĩnh
viễn, tài liệu có tình trạng vật lý xuống cấp. Làm như vậy, một mặt có thể giảm
thiểu việc sử dụng trực tiếp những tài liệu lưu trữ gốc, giảm thiểu tổn thất đối
với các loại tài liệu này, làm cho các loại tài liệu lưu trữ này được bảo quản
lâu dài và an toàn khi truyền tải. Mặt khác có thể hạn chế việc phân tán nhiều
loại tài liệu quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong khai
thác sử dụng.
Áp dụng
nguyên tắc này trong số hóa tài liệu lưu trữ cũng cần chú ý đến chế độ sử dụng
của tài liệu. Những tài liệu có chế độ bảo mật đặc biệt cần phải xem xét, cân
nhắc trước khi thực hiện số hóa vì trong môi trường số, mức độ an toàn thông
tin của tài liệu có thể gặp những rủi ro, sự cố trong quá trình sao lưu, lưu
trữ.
b) Nguyên
tắc số hóa theo nhu cầu sử dụng
Tức ưu tiên
lựa chọn để số hóa các tài liệu lưu trữ theo tỷ lệ khai thác sử dụng cao của
người dùng. Lựa chọn phương thức này, trước tiên phải tiến hành phân tích thông
tin của người khai thác sử dụng và kiểm duyệt thông tin của tài liệu lưu trữ
của kho, tiếp đó xác định số lượng khai thác sử dụng hoặc loại tài liệu lưu trữ
trong kho mà những người khai thác sử dụng là các người dùng quan trọng thường
dùng, từ đó tính toán để tiến hành số hóa. Đồng thời cũng có thể lựa chọn các
phương thức để bổ sung như: kiểm tra khi người dùng yêu cầu kiểm tra, thông qua
yêu cầu khi miêu tả đối với tài liệu giấy để tiến hành số hóa các nguồn tài
liệu lưu trữ và mô hình quản lý số hóa tài liệu lưu trữ.
Trong khi
phân tích thông tin về người khai thác sử dụng và thông tin được kiểm duyệt tại
kho lưu trữ cần chú ý đến các thời kỳ lịch sử khác nhau, các thứ bậc người dùng
khác nhau, với những mục đích nghiên cứu khác nhau thì nhu cầu về thông tin lưu
trữ của các người dùng cũng khác nhau.
c) Nguyên
tắc về tính mở (chế độ sử dụng)
Tức là ưu
tiên tiến hành lựa chọn số hóa cho các tài liệu lưu trữ có khả năng mở. Mức độ
mật của các tài liệu lưu trữ là nhân tố chủ yếu ảnh hưởng tới tính mở. Ở các
cấp mật khác nhau, phạm vi khai thác sử dụng và mức độ khai thác sử dụng cũng
khác nhau. Khi tiến hành số hóa, cần ưu tiên lựa chọn để tiến hành số hóa các
loại tài liệu lưu trữ được giải mật nhằm cung cấp kịp thời cho người dùng khai thác
sử dụng. Với các tài liệu lưu trữ không thể công khai bởi những hạn chế tạm
thời về cấp mật, tạm thời chưa thực hiện số hóa, đồng thời kịp thời tiến hành
kiểm định với các loại tài liệu đã mãn thời hạn bảo quản, kịp thời giải mật tài
liệu lưu trữ đó và đưa vào số hóa.
d) Nguyên
tắc tính đặc sắc
Tức ưu tiên
tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ đặc sắc trong kho. Do ở mỗi vùng địa lý, mỗi
hệ thống chuyên ngành đều có những đặc thù riêng trong khi hình thành tài liệu
lưu trữ, hơn nữa ở mỗi quốc gia lại có những quy định đặc thù đối với ngành lưu
trữ, chính vì vậy ở mỗi kho lưu trữ đều có tính đặc sắc riêng của mình. Lựa
chọn những tài liệu lưu trữ không có trong kho lưu trữ để tiến hành số hóa,
sáng tạo thương hiệu thông tin sản phẩm trong kho, điều này thể hiện giá trị và
đặc sắc của kho, đây chính là con đường tuyên truyền rất tốt cho kho lưu trữ.
Tuân theo
các nguyên tắc trên, tức là có thể tiến hành tuần tự việc thực hiện số hóa tài
liệu lưu trữ trong kho, hơn thế còn có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng.
2. Các quy
định hiện hành về số hóa tài liệu lưu trữ
2.1. Một số
văn quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan đến việc số
hóa tài liệu lưu trữ
- Luật Công
nghệ thông tin năm 2006;
- Luật Lưu
trữ năm 2011;
- Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết
một số điều của Luật Lưu trữ;
- Nghị định
số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của các cơ quan nhà nước;
- Thông tư
số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành
Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà
nước;
- Thông tư
số 194/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính Hướng dẫn mức chi
tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn
vị sử dụng ngân sách nhà nước;
- Thông tư
số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định định
mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Quyết định
số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Ban hành Quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để
lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;
- Quyết định
số 310/QĐ-VTLT ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước v/v ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Hướng dẫn
số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
2.2. Một số
quy định về số hóa tài liệu lưu trữ
Về giá trị
của tài liệu lưu trữ số hóa
Khoản
3 Điều 13. Luật Lưu trữ năm 2011 khẳng định “tài liệu được số hóa
từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài
liệu đã được số hóa”. Điều này có nghĩa là tài liệu lưu trữ dạng số hóa không
có giá trị làm bằng chứng so với tài liệu gốc. Đồng thời, sau khi thực hiện số
hóa tài liệu, cơ quan lưu trữ vẫn phải bảo quản đồng thời bản gốc và bản số
hóa.
Về yêu cầu
đối với tài liệu lưu trữ được số hóa
Điều
5, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy
định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ quy định:
“1. Tài liệu
lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ
chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau
khi tài liệu đó được số hóa.
2. Cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa.” Dữ liệu
thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung,
tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm
tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và
lưu trữ dữ liệu. Để đảm bảo tính xác thực của tài liệu lưu trữ dạng số hóa,
Nghị định này cũng yêu cầu các cơ quan, tổ chức phải sử dụng chữ ký số đối với
tài liệu này.
Về kinh phí
thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ
Ngày 23
tháng 6 năm 2014, Bộ Nội vụ Thông tư số 04/2014/TT-BNV quy định định mức kinh
tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Thông tư quy định thời
gian để thực hiện từng bước công việc, trong đó có số hóa tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra,Điều 5, Điều 6 Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15
tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử
nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà
nước cũng quy định cụ thể đơn giá chuyển đổi thông tin, số hóa thông tin tài
liệu.
Về chính
sách của nhà nước đối với việc số hóa
Điều
36 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 quy định:
“1. Nhà nước
có chính sách khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong việc số hóa sản
phẩm văn hóa, lưu trữ, quảng bá sản phẩm văn hóa đã được số hóa và các hoạt
động khác trong lĩnh vực văn hóa.
…
3. Tổ chức,
cá nhân được Nhà nước hỗ trợ kinh phí để thực hiện số hóa các sản phẩm văn hóa
có giá trị bảo tồn phải tuân thủ quy định của Chính phủ về điều kiện thực hiện
số hóa các sản phẩm văn hóa có giá trị bảo tồn”.
Về trách
nhiệm số hóa tài liệu
Nghị định 64/2007/NĐ
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của các cơ quan nhà nước quy định:
“Điều 6. Số
hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu
1. Thông tin
do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) tạo
ra đều phải ở dạng số và lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định
để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.
2. Thông tin
số phải được định kỳ sao chép và lưu trữ theo quy định do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền tại Điều 49 Nghị định này ban hành.
3. Cơ quan
nhà nước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin chưa ở dạng số theo thức tự
ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng.
4. Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định trách
nhiệm số hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu của các đơn vị, tổ chức trực thuộc
tùy theo tình hình thực tế của ngành hoặc địa phương mình”.
3. Tổ chức
thực hiện
3.1. Chuẩn bị
Trước khi
tiến hành các trình tự số hóa tài liệu thì những nhà quản lý cần xác định một
số công việc như: mục tiêu số hóa, sưu tầm tài liệu, lựa chọn công nghệ, số hóa
nguồn tài liệu, vận hành, bảo quản và cung cấp dữ liệu..
- Xác định mục
tiêu số hóa (số hóa để khai thác, sử dụng hay số hóa để bảo hiểm hay số
hóa để dùng cho cả bảo hiểm và khai thác sử dụng): đây là yêu tố quan trọng để
các nhà quản lý quyết định các vấn đề quan trọng trong quá trình số hóa như đầu
tư trang thiết bị, con người, công nghệ và kinh phí…
- Sưu tầm
tài liệu: đây
là công đoạn đầu tiên trong quy trình số hóa tài liệu, bao gồm việc cân nhắc,
lựa chọn và xác định những đối tượng tài liệu nào được đưa vào số hóa. Các nhà
quản lý lưu trữ cần đưa ra những tiêu chí cụ thể làm cơ sở và căn cứ cho việc
lựa chọn tài liệu như: vấn đề bản quyền, nội dung tài liệu, điều kiện bảo quản
hiện
tại
- Lựa chọn
công nghệ: đóng vai trò rất quan trọng bởi đây là công cụ đắc lực giúp
cơ quan thông tin thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành
bộ sưu tập số. Công nghệ để tiến hành số hóa sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng,
thuận tiện cho người dùng tiếp cận; có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ
thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá
trình hoạt động của bộ sưu tập; đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp
nghiệp vụ lưu trữ; dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao
lưu an toàn dữ liệu.
3.2. Quy
trình số hóa tài liệu lưu trữ
Tùy theo mục
đích của việc số hóa tài liệu lưu trữ: số hóa phục vụ khai thác, sử dụng, số
hóa để lập bản sao bảo hiểm mà quy định các định dạng, độ phân giải… khác nhau.
Tuy nhiên, song song với việc số hóa tài liệu, các cơ quan lưu trữ cần xây dựng
cơ sở dữ liệu để quản lý khối tài liệu số hóa đó nhằm tạo thuận lợi cho quá
trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. Do vậy, việc xây dựng cơ
sở dữ liệu cần phải gắn liền với việc số hóa tài liệu lưu trữ.
3.2.1. Lưu
đồ
3.2.2. Mô tả
chi tiết quy trình
Bước 1. Lập
Kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu
1.1. Khảo
sát, lựa chọn, thống kê tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu
1.2. Xây
dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu
1.3. Bàn
giao tài liệu cho bộ phận biên mục phiếu tin
1.4. Vận
chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi biên mục phiếu tin
1.5. Làm vệ
sinh tài liệu
Bước 2. Xây
dựng cơ sở dữ liệu đặc tả28
2.1. Xây
dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu tin
- Rà soát
nội dung cần biên mục
- Xác định
những nội dung cần biên mục.
- Quy định về
việc viết tắt và các quy định khác.
- Viết tài liệu
hướng dẫn biên mục.
2.2. Biên mục
phiếu tin
- Thiết kế
phiếu tin.
Phiếu tin là
biểu mẫu được thiết kế trên cơ sở thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu. Các mẫu
phiếu tin được thiết kế chi tiết tại Phụ lục Hướng dẫn số 169/HD- VTLTNN ngày
10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về xây dựng cơ sở dữ
liệu lưu trữ.
- In, sao
chụp phiếu tin.
- Nghiên cứu
tài liệu hướng dẫn biên mục.
- Thực hiện
biên mục theo hướng dẫn.
- Kiểm tra
kết quả biên mục.
- Thực hiện
sửa lỗi biên mục theo báo cáo kết quả kiểm tra.
2.3. Bàn
giao tài liệu, phiếu tin cho bộ phận bảo quản và bộ phận nhập dữ liệu
Bước 3. Nhập
dữ liệu29
3.1. Nhập
phiếu tin
- Chuẩn bị
trang thiết bị (cài đặt phần mềm, khởi động thiết bị).
- Nhập phiếu
tin.
+ Tiêu chuẩn
bộ ký tự và mã hóa quốc tế: Áp dụng tiêu chuẩn: American Standard
Code for Information Interchange; ký hiệu: ASCII.
+ Tiêu chuẩn
bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt: Áp dụng tiêu chuẩn: TCVN 6909:2001 “Công
nghệ thông tin - Bộ mã ký tự tiếng Việt 16 bit”; ký hiệu là: TCVN 6906:2001 .
- Kiểm tra
kết quả nhập phiếu tin.
- Thực hiện
sửa lỗi nhập phiếu tin theo báo cáo kết quả kiểm tra.
3.2. Bàn
giao tài liệu, phiếu tin, dữ liệu đặc tả cho bộ phận thực hiện số hóa
3.3. Vận
chuyển tài liệu đến nơi thực hiện số hóa
3.4. Bàn
giao tài liệu cho người thực hiện số hóa
- Người thực
hiện số hóa phải kiểm đếm từng tờ tài liệu có trong hồ sơ;
- Lập Biên
bản giao nhận tài liệu.
3.5. Kiểm
tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu đặc tả
3.6. Bóc,
tách và làm phẳng tài liệu
- Bóc, tách
từng tờ tài liệu nếu tài liệu được đóng quyển; loại bỏ ghim, kẹp.
- Làm phẳng
tài liệu: ép tài liệu cho phẳng hoặc dùng bàn là chuyên dụng để làm phẳng
tài liệu bị nhăn, gấp nếp.
3.7. Thực
hiện số hóa
a) Chuẩn bị
trang thiết bị:
- Kiểm tra
nguồn điện, bật thiết bị lưu điện;
- Khởi động
máy quét (máy scan), máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu ảnh.
b) Kẹp bìa
trước khi số hóa.
c) Thiết lập
các thông số kỹ thuật cho thiết bị (chế độ quét bao nhiêu dpi, quét hai mặt hay
một mặt, quét mầu hay đen trắng, thiết lập chế độ sáng tối, độ tương phản,…).
* Tiêu chuẩn
ảnh quét tài liệu
- Phục vụ
khai thác, sử dụng:
+ Áp dụng
tiêu chuẩn: Joint Photographic Expert Group (.jpg); ký hiệu: JPEC.
+ Ảnh mầu.
+ Độ phân
giải tối thiểu: 100 dpi.
+ Tỷ lệ
quét: 25 % - 100 %.
- Phục vụ
lập bản sao bảo hiểm (ghi sang microfilm)
+ Áp dụng
tiêu chuẩn: Tag Image File (tif); ký hiệu: TIFF.
+ Ảnh đen
trắng.
+ Độ phân
giải tối thiểu: 300 dpi.
+ Tỷ lệ
quét: 100 %.
* Tiêu chuẩn
định dạng các file dữ liệu phi cấu trúc đính kèm:
- Định dạng Plain
Text (.txt): Dành cho các tài liệu cơ bản không có cấu trúc.
- Định dạng
Rich Text (.rtf) phiên bản 1.8: Dành cho các tài liệu có thể trao đổi giữa các
nền khác nhau.
- Định dạng
Portable Document (.pdf) phiên bản 1.4 hoặc 1.5: Dành cho các tài liệu chỉ đọc.
- Định dạng
văn bản Word của Microsoft (.doc) phiên bản Word 1997-2003.
- Định dạng
Open Document (.odt) phiên bản 1.0.
d) Thực hiện số hóa tài
liệu theo yêu cầu.
e) Xem tài
liệu đã được số hóa.
g) Chỉnh lại
tài liệu đã được số hóa (điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, lọc nhiễu, cắt
bỏ viền đen, xoay ảnh,…)
h) Lưu tài
liệu số hóa vào thư mục.
i) Đặt tên
file số hóa.
k) Kiểm tra
chất lượng tài liệu số hóa, số hóa lại tài liệu không đạt yêu cầu.
3.8. Kết nối
dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu
số hóa
3.9. Bàn
giao tài liệu cho đơn vị bảo quản tài liệu
3.10. Vận
chuyển tài liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá
3.11. Kết
nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu
số hóa
3.12. Bàn
giao tài liệu cho đơn vị bảo quản tài liệu
3.13. Vận
chuyển tài liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá
- Sắp xếp
tài liệu, đóng gói, vận chuyển tài liệu về kho bảo quản tài liệu;
- Căn cứ
Biên bản giao nhận tài liệu, kho bảo quản tài liệu phải kiểm đếm từng tờ tài
liệu;
- Lập Biên
bản giao nhận tài liệu;
- Sắp xếp
tài liệu lên giá.
Bước 4.
Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu30
4.1. Xây
dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu
- Nghiên
cứu, phân tích tài liệu cần chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- Xác định
các quy tắc cần thực hiện để chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- Xác định
yêu cầu về độ chính xác của dữ liệu cần chuẩn hóa và chuyển đổi.
- Viết tài
liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- In, sao
chụp tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
4.2. Chuẩn hóa
dữ liệu
- Nghiên cứu
tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- Thực hiện
chuẩn hóa từ ngữ, tên tệp, định dạng văn bản,… theo tài liệu hướng dẫn.
4.3. Chuyển
đổi dữ liệu
- Nghiên cứu
tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- Chuẩn bị
các công cụ phần mềm phục vụ việc chuyển đổi dữ liệu.
- Thực hiện
chuyển đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn.
Bước 5. Kiểm
tra dữ liệu đã tạo lập31 (sản phẩm)
5.1. Xây
dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm
- Xác định
các tiêu chí kiểm tra sản phẩm.
- Xác định
phương pháp kiểm tra sản phẩm.
- Viết tài
liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.
- In, sao
chụp tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.
5.2. Kiểm
tra sản phẩm
- Nghiên cứu
tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.
- Thực hiện kiểm tra
sản phẩm theo hướng dẫn.
- Lập báo
cáo kiểm tra.
- Thực hiện
sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.
Bước 6.
Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm32
6.1. Nghiệm
thu sản phẩm
6.2. Sao
chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm
- Xây dựng
tài liệu hướng dẫn sao chép.
- Thực hiện
sao chép (nghiên cứu tài liệu hướng dẫn sao chép, chuẩn bị các phương tiện lưu
trữ dữ liệu, sao chép sản phẩm đã tạo lập, lập báo cáo sao chép).
- Bàn giao
sản phẩm.
- Lập và lưu
trữ hồ sơ tạo lập cơ sở dữ liệu./.
Số hóa tài
liệu lưu trữ là một nhiệm vụ lâu dài và phức tạp, nhưng là con đường tất yếu để
đưa kho lưu trữ truyền thống thành kho lưu trữ thông tin số. Trong thời đại
công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, số hóa tài liệu lưu trữ cần được
coi là nhiệm vụ ưu tiên của kho lưu trữ các ngành, các cấp./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. Các văn
bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ
1. Luật Công
nghệ thông tin năm 2006;
2. Luật Lưu
trữ năm 2011;
3. Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
4. Nghị định
số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của các cơ quan nhà nước
5. Quyết
định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước Ban hành Quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu
trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;
6. Quyết
định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông
về việc ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu trong hạng mục
công nghệ thông tin;
7. Quyết
định số 310/QĐ-VTLT ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước v/v ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
8. Hướng dẫn
số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
II. Kỷ yếu
hội thảo, bài viết trên tạp chí
9. Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Số hóa tài liệu lưu trữ -
chia sẻ kinh nghiệm”, Hà Nội, tháng 10/2009;
10. Vũ Thị Thu
Hiền, Số hóa tài liệu lưu trữ và áp dụng ở Trung Quốc trong công tác lưu
trữ, Tạp chí Văn phòng cấp ủy, chuyên đề 7-2012, tr 74;
11. Dương
Văn Khảm, Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu
trữ, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 02/2013, tr.34;
12. Dương
Văn Khảm, Thiết lập siêu dữ liệu - công việc quan trọng nhất của một dự án
số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 01/2013, tr 22.
13. Lưu Văn
Phòng, Những vấn đề cơ bản trong số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư -
Lưu trữ Việt Nam, số 10/2009, tr.03;
14. Nguyễn
Thùy Trang, Kinh nghiệm của Lưu trữ các nước về số hóa tại liệu LT, http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx?itemid=64&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content
15.Tạp chí
Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Số hóa tài liệu - con đường hội nhập của Lưu trữ
trong nền kinh tế tri thức, Số 9/2009, tr. 03
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Số hóa tài
liệu là gì? Những ưu điểm và hạn chế của việc số hóa tài liệu lưu trữ?
2. Sự khác nhau
giữa tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ dạng số hóa? Cho ví dụ minh họa?
3. Trình bày và
phân tích các nguyên tắc số hóa tài liệu lưu trữ?
4. Phân tích
các yêu cầu trong việc số hóa tài liệu lưu trữ?
5. Trình bày
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ? Theo anh (chị), bước nào là quan trọng nhất
trong quy trình?
6. Tại sao phải
xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ?
7. Anh (chị)
hay nêu một số quy định hiện hành về số hóa tài liệu lưu trữ
Chuyên
đề 16
ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU
1. Cơ sở khoa học về
ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ
1.1. Cơ sở pháp
lý
Ứng dụng CNTT
là m0ột vấn đề được Đảng và Nhà nước ta quan tâm, đã được cụ thể hóa bằng những
văn bản như Chỉ thị 58 của BCH TW Đảng về ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công
nghiệp hóa. Chỉ thị số 58-CT/TW (khóa VIII) của Bộ Chính trị đã xác định rõ mục
tiêu, yêu cầu đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin để hiện đại hóa công
tác của các cơ quan Đảng, Nhà nước như sau:
“Các cơ quan
Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội đi đầu trong việc triển khai,
ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động theo phương châm đảm bảo tiết
kiệm, thiết thực và hiệu quả lâu dài.
Tin học hóa hoạt
động của các cơ quan Đảng và Nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng cải cách nền
hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường
năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả.
Các cấp ủy, tổ
chức đảng chỉ đạo khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ
lợi ích công cộng của nhân dân, phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà
nước. Sớm hoàn thiện, thường xuyên nâng cấp và sử dụng có hiệu quả mạng thông
tin diện rộng của Đảng và Chính phủ.”
Ngày
01-07-2014, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW về đẩy mạnh ứng
dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội
nhập quốc tế. Mục tiêu tổng quát: “Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng
rãi và trở thành một ngành kinh tế có tác động lan toả trong phát triển kinh tế
- xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh, góp phần nâng cao năng suất lao động,
năng lực cạnh tranh quốc gia, chất lượng cuộc sống, chỉ số phát triển con người
Việt Nam và nâng cao khả năng phòng thủ quốc gia trong chiến tranh mạng. Đến
năm 2030, đưa năng lực nghiên cứu, ứng dụng, phát triển, sản xuất và cung ứng
sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin đạt trình độ tiên tiến thế giới; Việt Nam
trở thành quốc gia mạnh về công nghệ thông tin và bằng công nghệ thông tin”.
Để triển khai
Nghị quyết số 36-NQ/TW của Bộ Chính trị khóa XI, ngày 01-10-2014 Ban Bí thư đã
ra Quyết định số 260-QĐ/TW về ban hành Chương trình ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động của các cơ quan đảng giai đoạn 2015 - 2020 với các mục
tiêu: Xây dựng trung tâm dữ liệu chung, thống nhất của mỗi tỉnh ủy, thành ủy
trực thuộc Trung ương; Sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng để kết nối mạng
thông tin diện rộng của Đảng, kết nối Internet có quản lý và kết nối hệ thống
hội nghị
trực
tuyến; Triển khai hệ thống chứng thực chữ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ trong
hệ thống các cơ quan đảng. Chính phủ ban hành Nghị quyết số 36a/NQ-CP, ngày
14-10-2015, về chính phủ điện tử với kỳ vọng nâng cao năng lực hoạt động của bộ
máy hành chính Nhà nước; đáp ứng, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng
tốt hơn; thúc đẩy cải cách hành chính; tạo môi trường thuận lợi cho sản xuất
kinh doanh; nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế khi nước ta đang hội
nhập ngày càng sâu rộng với thế giới.
Về lĩnh vực văn
thư, lưu trữ:
Luật Lưu trữ đã
được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII thông qua ngày
11-11-2011 và từ ngày 01-7-2012 có hiệu lực thi hành. Luật Lưu trữ ra đời là
một mốc quan trọng, khẳng định một bước phát triển mới của ngành Lưu trữ Việt
Nam. Luật Lưu trữ gồm 7 chương, 42 điều quy định chi tiết, cụ thể về hoạt động lưu
trữ. Ngày 03-01-2013, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định
chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
Sự ra đời của Luật
Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ nhằm tăng cường sử dụng văn
bản điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan tổ chức như một hoạt
động cải cách hành chính chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy
sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử. Trong đó về quản lý tài
liệu điện tử và lưu trữ điện tử được xem là vấn đề có tính tất yếu, khách quan
trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Điều này đặt ra yêu cầu trách
nhiệm của các cơ quan, tổ chức và sự phối hợp chặt chẽ của các nhà quản lý, các
chuyên gia công nghệ thông tin, những người làm công tác hành chính và công tác
lưu trữ tích cực định hướng tiếp cận tài liệu điện tử theo phương thức mới,
hiện đại.
1.2. Thực trạng
ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ
Trong thời đại
công nghệ thông tin thay đổi hàng ngày, hàng giờ, việc đầu tư công nghệ thông
tin vào công tác lưu trữ luôn vận động theo hướng phát triển nhanh đòi hỏi các cơ quan lưu
trữ phải tiếp tục có những chiến lược mới để điện tử hóa Kho lưu trữ cho hiện
tại và tương lai. Trong giai đoạn hiện nay, chính sách điện tử hóa kho lưu trữ
truyền thống nên hướng tới các vấn đề, đó là số hóa tài liệu (tạo lập các tài
liệu điện tử), bảo quản lâu dài và quản lý tài liệu tài liệu điện tử cho sử
dụng hiện tại và tương lai. Việc số hóa tài liệu là xu thế phát triển chung phù
hợp với sự phát triển của công nghệ và đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu. Bảo
quản lâu dài để đảm bảo việc sử dụng trong tương lai. Việc quản lý tài liệu
điện tử là đảm bảo độ tin cậy của tài liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý và sử dụng
tài liệu điện tử.
Xây dựng nguồn
tài nguyên số là một trong những mục tiêu quan trọng của tất cả các loại hình
thư viện, lưu trữ trên thế giới, nhằm hướng đến mục tiêu phục vụ thông tin cho
người dùng ở mọi lúc, mọi nơi, không phân định không gian, thời gian.
Quá trình xây
dựng thư viện số, thư viện ảo, thư viện điện tử …đã được phát triển ở các nước
phương Tây từ những năm 90 của thế kỹ XX. Nhưng ở Việt Nam, thư viện số, thư
viện điện tử mới chỉ được quan tâm từ 10 năm trở lại đây. Và rất nhiều các cơ
quan thông tin, thư viện, lưu trữ hiện nay đang triển khai các đề án, dự án về
số hóa và bước đầu đã hình thành các kho thông tin số. Tuy nhiên, vấn đề về lưu
giữ, bảo quản, duy trì lâu dài nguồn tài nguyên số chưa được xác định rõ trong
các mục tiêu đề ra.
Đối với việc
quản lý tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác, Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm
2010 về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. Theo đó, cơ sở dữ liệu
(CSDL) lưu trữ gồm: CSDL cơ quan lưu trữ; CSDL phông/công trình/sưu tập lưu
trữ; CSDL hồ sơ; CSDL văn bản (thông tin cấp 2); CSDL toàn văn văn bản (thông
tin cấp 1) được áp dụng đối với tài liệu lưu trữ trên giấy tại Lưu trữ lịch sử
và Lưu trữ cơ quan. Cơ quan Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan căn cứ vào tính
chất của cơ quan lưu trữ (Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan); tình hình thực
tế và yêu cầu quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ để xác định các CSDL lưu trữ
cần xây dựng. Nội dung văn bản hướng dẫn mô tả thông tin đầu vào đối với các
tài liệu, hồ sơ công việc, cơ quan lưu trữ, phông/sưu tập lưu trữ, hồ sơ lưu
trữ, văn bản trong hồ sơ lưu trữ. Tuy nhiên, văn bản chưa có các quy định về
định dạng dữ liệu để trao đổi và lưu trữ. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã
ban hành Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21-12-2012 về ban hành qui trình tạo
lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Theo đó, qui trình gồm các bước: Lập kế
hoạch, chuẩn bị tài liệu để lập cơ sở dữ liệu; xây dựng dữ liệu đặc tả; nhập dữ
liệu (số hóa tài liệu; kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa); Chuẩn hóa và
chuyển đổi dữ liệu; kiểm tra dữ liệu đã tạo lập; nghiệm thu và bàn giao sản
phẩm.
Hiện nay có
nhiều phần mềm phục vụ cho việc quản lý văn bản trong công tác văn thư. Tuy
nhiên, trong hệ thống tổ chức của Đảng từ Trung ương đến cấp ủy đảng ở địa
phương đang dùng chung một phần mềm thống nhất từ năm 1999 trên mạng thông tin
diện rộng của Đảng (WAN). Năm 1995, Văn phòng Trung ương Đảng đã tiến hành
nghiên cứu và tổ chức nghiệm thu đề tài KC-04/VPTW “Nghiên cứu thiết kế hệ
thống cơ sở dữ liệu và xây dựng các chương trình máy tính phục vụ cho việc quản
lý, khai thác, sử dụng tài liệu thuộc phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam”.
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề tài KC-04/VPTW, Văn phòng Trung ương đã
triển khai phát triển các phần mềm phục vụ cho việc tin học hóa quy trình quản
lý văn bản và tin học hóa công tác lưu trữ trên mạng cục bộ và mạng thông tin
diện rộng của Đảng trên môi trường phần mềm Lotus Notes từ năm 1999 đến nay. Hệ
thống tổ chức của Đảng đang dụng các phần mềm cơ sở dữ liệu thống nhất trong
quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ.
1.3. Xây dựng
hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ
Nội dung quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là một trong
số những nội dung mới. Luật Lưu trữ đã dành 1 điều (Điều 13)
để quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
(Nghị định) đã dành Chương II để quy định cụ thể các nội
dung về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Trong đó chú ý một số nội dung mới về
tính pháp lý, loại hình và hoạt động cơ bản trong quản lý tài liệu điện tử (thu
thập, bảo quản, sử dụng, bảo mật, hủy... tài liệu lưu trữ điện tử).
Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử: Trong hoạt động quản lý tài liệu điện tử, Nghị
định đã đặt yêu cầu hình thành một hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong các
cơ quan (Điều 4 và Điều 5) và hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử (Điều 7).
Về trách nhiệm
quản lý tài liệu điện tử: Nghị định đã xác định trách nhiệm của các cơ
quan trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện
tử (Điều 13). Trong đó, trách nhiệm của Bộ Nội vụ là hoạch
định các chính sách về ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng văn bản chỉ đạo
các quy định, yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ tài liệu
điện tử.
Ngoài ra, tài
liệu điện tử được hình thành song song với tài liệu giấy đã đặt ra vấn đề quản
lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử. Để thực thi chức năng quản lý tài liệu điện
tử, các cơ quan, tổ chức cần tập trung vào các giải pháp đầu tư gồm: đầu tư
công nghệ; đầu tư xây dựng cơ sở pháp lý, quản lý, điều hành; đầu tư cho đào
tạo...
2. Tổ chức, xây
dựng hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ
2.1. Phân tích
hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ
Công tác lưu
trữ:
- Công tác lưu
trữ là quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập triệt để, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu
cầu của xã hội. Nội dung hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ gồm:
+ Thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ;
+ Chỉnh lý khoa
học - kỹ thuật tài liệu;
+ Xác định giá
trị tài liệu;
+ Quản lý: Bảo
quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
- Mục tiêu ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là nhằm chủ yếu vào mục tiêu khai
thác sử dụng triệt để các thông tin lưu trữ và quản lý chặt chẽ tài liệu lưu
trữ phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý và nghiên cứu khoa học.
Hệ thống thông
tin trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử:
Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ nhằm tin học hóa và thống nhất các hình thức lưu trữ, trao
đổi, tìm kiếm, chia sẻ thông tin hồ sơ trong tổ chức. Hệ thống quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử ERMS (hệ thống ERMS) là chủ yếu ứng dụng để quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử,
mặc dù nó có thể được sử dụng để quản lý thông tin về các hồ sơ vật lý.
Thông thường,
một hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ERMS yêu cầu có phần mềm chuyên
dụng. Theo Luật Lưu trữ và Nghị định 01, một hệ thống thông tin quản lý tài
liệu điện tử thực hiện các chức năng quản lý tài liệu điện tử như sau:
- Hình thành Hệ
thống quản lý tài liệu điện tử gồm có các chức năng:
+ Quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ 2 nguồn (theo Điều 4 và
Điều 5 của Nghị định 01)
Được tạo lập
(sinh ra) đã là dạng điện tử hay dạng thông điệp dữ liệu điện tử; số hóa từ tài liệu
lưu trữ trên vật mang tin khác sang thông tin số.
+ Bảo đảm các
yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn,
nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập (theo Điều
4 của Nghị định 01);
+ Dữ liệu thông
tin đầu vào mô
tả đặc tính của tài liệu điện tử (theo Điều 6 của Nghị định 01);
+ Dịch vụ sử
dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến (theo Điều 9 của
Nghị định 01);
- Hình thành Hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử gồm chức năng:
+ Thu thập: Dữ
liệu đặc tả; phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển đi kèm hồ sơ giao nộp
(theo Điều 7 của Nghị định 01);
+ Bảo quản an
toàn và chuyển đổi theo công nghệ phù hợp (theo Điều
8 của Nghị định 01);
+ Bảo đảm an
toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ
điện tử
(theo
Điều 8 của Nghị định 01);
+ Phương tiện
lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử: bảo quản, sao lưu dự phòng (theo Điều
8 của Nghị định 01);
- Thực hiện Giao
dịch điện tử:
+ Sử dụng chữ
ký số đối với tài liệu số hóa (theo Điều 5 Nghị định 01);
+ Chứng thực
lưu trữ trong
sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử theo Điều 9 của Nghị định 01);
- Áp dụng tiêu
chuẩn:
+ Tiêu chuẩn về
trao đổi dữ liệu trong nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử (theo Điều 7 của Nghị định 01);
+ Tiêu chuẩn về
định dạng chuyển đổi trong hoạt động thu thập, bảo quản tài liệu lưu
trữ điện tử (theo Điều 7, Điều 8 của Nghị định 01).
2.2. Hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử theo nghĩa rộng có thể hiểu là hệ thống quản lý tài liệu
bao gồm cả tất cả các nhân tố kỹ thuật, quản lý, pháp luật, tiêu chuẩn, cán bộ…
có liên quan đến việc quản lý tài liệu, được xây dựng với mục đích bảo đảm cho
việc quản lý khoa học và khai thác - sử dụng có hiệu quả đối với tài liệu, bảo
đảm tính hiệu quả hành chính và tính căn cứ pháp luật của tài liệu điện tử, chủ
thể của hệ thống chính là phần mềm quản lý tài liệu điện tử.
Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử cần giải quyết việc lưu giữ, duy trì và bảo quản
lâu dài, an toàn tài liệu điện tử đã và đang hình thành từ việc tin học hóa các
hoạt động của cơ quan. Giải pháp cho hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử là phải
lựa chọn công nghệ, hoặc ưu tiên đầu tư những hạng mục, giải pháp công nghệ vừa
đảm bảo chuẩn hóa theo tiêu chuẩn chung và phổ biến (chuẩn định dạng, chuẩn
thông tin…), vừa đảm bảo đặc tính “ổn định bền vững” cho bảo quản, duy trì lâu
dài để sử dụng trong tương lai, vừa phù hợp với xu thế phát triển và khả năng
phát triển mở rộng.
Ngoài ra, hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cần phải giải quyết các chức năng quản
lý tài liệu điện tử hoàn chỉnh, tức là quản lý vòng đời tài liệu điện tử từ khi
tài liệu được tạo lập, ở các cơ quan sản sinh ra tài liệu, đến khi nộp lưu vào
kho lưu trữ điện tử. Hệ thống sẽ điều hành được chu trình quản lý nguồn tài
liệu điện tử (chức năng tác nghiệp như tạo lập, thu nhận, nhận diện, lưu giữ,
duy trì và tra cứu), đảm bảo các đặc tính của tài liệu (tính xác thực, tin cậy,
toàn vẹn, khả dụng), bảo mật thông tin, kiểm soát những rủi ro. Dựa trên các
chuẩn hóa về lưu trữ tài điện điện tử, hệ thống lưu trữ sẽ đưa ra các tiêu
chuẩn, yêu cầu cho các cơ quan để áp dụng xây dựng các hệ thống phần cứng, phần
mềm tác nghiệp cho tạo lập và giao nộp tài liệu điện tử.
2.3. Tính mở
của hệ thống thông tin
Mô hình hệ
thống thông tin lưu trữ mở:
Mô hình hệ
thống thông tin lưu trữ mở OAIS (Reference Model Open Archive Information
System - OAIS) được Ủy ban tư vấn hệ thống lưu trữ dữ liệu không gian Hoa kỳ đề
xuất năm 2002 dựa trên nhu cầu xây dựng một hệ thống lưu trữ các dữ liệu thu
thập và nghiên cứu về vũ trụ của NASA. Sau đó mô hình này được rất nhiều tổ
chức/cơ quan lưu trữ trên thế giới tham gia đóng góp và nhanh chóng được ban
hành thành chuẩn ISO 14721: 2003 năm 2003.
Mô hình hệ
thống thông tin lưu trữ mở miêu tả kho lưu trữ điện tử như là một tổ chức gồm
con người và hệ thống có trách nhiệm bảo quản lâu dài các thông tin số và sẵn
sàng phục vụ việc khai thác sử dụng thông tin số của các những nhóm độc giả
được xác định trước. Tiêu chuẩn là tài liệu mô tả cơ bản về hệ thống thông tin
lưu trữ với các yêu cầu về chức năng, thông tin cho thiết kế phần mềm.
Mô hình OAIS
không phải là một mô hình thuần túy lý thuyết, mà là mô hình được phát triển
cho thực tiễn, đã được triển khai và áp dụng ở nhiều nước, và được thực tiễn
lưu trữ kiểm nghiệm, chấp nhận. Mô hình OAIS được dùng để tham chiếu cho việc
xây dựng, hướng dẫn vận hành một tổ chức lưu trữ hiện đại, đáp ứng nhu cầu của công tác
lưu trữ và bảo quản dữ liệu dài hạn. Mô hình OAIS cung cấp đầy đủ các quy trình
chức năng nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bảo quản, quản lý dữ liệu, khai thác
sử dụng. Mô hình OAIS cũng đưa ra các đề xuất và hướng dẫn cho các vấn đề:
chuyển đổi dữ liệu điện tử sang các khuôn dạng và thiết bị lưu trữ mới, mô hình
dữ liệu, quy tắc bảo quản và việc luân chuyển dữ liệu giữa các hệ thống lưu
trữ. Mô hình OAIS quan tâm đặc biệt tới thông tin số, bao gồm thông tin số dưới
các dạng nguyên thủy của thông tin và thông tin số dưới dạng thông tin mô tả
cho các tài liệu được lưu trữ cả dưới dạng số và dạng vật thể truyền thống.
Chính vì vây, mô hình này cũng thích hợp cho các ứng dụng để quản lý các kho
lưu trữ truyền thống.
Hệ thống thông
tin lưu trữ mở được phân tách thành 6 thực thể chức năng và các giao diện liên
quan như hình 4-1. Hình vẽ chỉ thể hiện những luồng thông tin chính. Những
đường kẻ nối các thực thể giúp nhận biết các hướng giao tiếp trong đó các luồng
thông tin đi theo cả hai chiều. Những đường kẻ từ Quản trị (Administration) và
Lập kế hoạch bảo quản (Preservation Planning) được thể hiện bằng nét đứt để
giảm sự rối rắm trong biểu đồ.
2.4. Phân loại
thông tin
Tiêu chuẩn ISO
14721: 2003 định nghĩa chi tiết các kiểu dữ liệu và thông tin của hệ thống,
phân tích và mô tả cụ thể các luồng dữ liệu, mô hình thông tin. Trong đó, đối
tượng dữ liệu (data object), đối tượng thông tin (information
object) và các gói thông tin (information packages: SIP, AIP,
DIP) là các khái niệm lõi cơ bản. Mô hình OAIS phân biệt các tài liệu điện
tử, tài liệu số hay đối tượng số (digital object) với các tài liệu
truyền thống, tài liệu analog hay đối tượng vật thể (physical object).
Trong mô hình OAIS thì SIP là gói thông tin chuẩn đầu vào, AIP là gói thông tin
SIP đã được bổ sung thêm một số siêu dữ liệu có liên quan tới việc bảo quản trở
thành gói tin chuẩn lưu trữ để phục vụ cho việc bảo quản lâu dài, và DIP là gói
thông tin chuẩn đầu ra hướng vào một nhóm người đọc xác định.
Tuy nhiên, Tiêu
chuẩn ISO 14721: 2003 mới chỉ đưa ra kiến trúc hay thiết kế logic các đối tượng
thông tin, không thiết kế chi tiết và xác định phương pháp cụ thể mô tả các
siêu dữ liệu của các gói tin. Tiêu chuẩn ISO 14721: 2003 chưa thiết kế cụ thể
các siêu dữ liệu của các gói thông tin cơ bản (SIP, AIP, DIP), mà còn để mở cho
các nhà thiết kế và triển khai hệ thống ứng dụng cụ thể. Tiêu chuẩn ISO
14721:2003 cũng chưa phải là một bản thiết kế sẵn để có thể lập trình, chưa có
thiết kế cụ thể các giao diện giữa các kiểu OAIS, các thủ tục cho việc chuyển
giao các gói SIP, DIP. Việc thiết kế chi tiết và lựa chọn phương pháp cụ
thể mô tả các siêu dữ liệu cần tham khảo các tiêu chuẩn và tài liệu khác. Vì
vậy, tiêu chuẩn đề xuất cần nghiên cứu, xây dựng các tiêu chuẩn bổ sung
tương hợp với mô hình OAIS.
Hội đồng Lưu
trữ quốc tế (ICA) cũng đã tập trung xây dựng nhiều tài liệu hướng dẫn và các
tiêu chuẩn có liên quan tới việc áp dụng mô hình OAIS. Trong đó có tiêu chuẩn
mới nhất năm 2008, Tiêu chuẩn về Trao đổi hồ sơ điện tử và tiêu chuẩn này cũng
đã được xem xét, trình để công nhận là tiêu chuẩn ISO.
Ngoài ra, phân
loại thông tin nhằm xây dựng chuẩn thống nhất thông tin đầu vào của các loại
hình tài liệu, trên cơ sở đó để xây dựng cơ sở dữ liệu, thiết lập mối quan hệ,
trao đổi thông tin trong hệ thống, trong cơ sở dữ liệu.
2.5. Xây dựng
tiêu chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của CSDL quản lý tài liệu lưu trữ
Theo Điều 13 của Luật Lưu trữ đã qui định: Tài liệu lưu trữ điện
tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Tại Điều 5 của Nghị định cũng qui định: Tài liệu lưu trữ điện tử
hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp
ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.
Tại Điều 2 của Nghị định đã giải thích thuật ngữ như sau: Dữ
liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu
như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc
tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy
cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. Cũng tại Điều 6 của Nghị
định đã xác định Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất,
phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.
Cấp chính
quyền: Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn số 169/HD- VTLTNN ngày 10/3/2010
hướng dẫn về xây dựng cơ sở dữ liệu. Cụ thể:
1- Xác định
CSDL lưu trữ cần xây dựng: Cơ quan Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan căn
cứ vào tính chất của cơ quan lưu trữ (Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ lịch sử);
tình hình thực tế và yêu cầu quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ để xác định các
CSDL lưu trữ cần xây dựng. Các CSDL lưu trữ cần được xây dựng là: CSDL cơ quan
lưu trữ; CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ; CSDL hồ sơ; CSDL văn bản (thông
tin cấp 2) hoặc CSDL toàn văn văn bản (thông tin cấp 1).
2- Thông tin
đầu vào của CSDL lưu trữ
|
Cơ sở dữ
liệu
|
Thông tin
đầu vào
|
|
2.1- Thông tin đầu
vào đối với CSDL cơ quan lưu trữ gồm có:
|
1. Mã cơ quan lưu trữ
2. Tên cơ quan lưu
trữ
3. Địa chỉ
liên hệ
|
|
2.2- Thông tin đầu
vào đối với CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ gồm có:
|
1. Mã cơ quan lưu trữ
2. Mã phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
3. Tên phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
4. Lịch sử đơn vị
hình thành phông
5. Thời gian tài liệu
6. Tổng số tài liệu
7. Số tài liệu đã
chỉnh lý
8. Số tài liệu chưa
chỉnh lý
9. Các nhóm tài liệu
chủ yếu
10. Các loại hình tài
liệu khác
11. Ngôn ngữ
12. Thời gian nhập
tài liệu
13. Công cụ tra cứu
14. Lập bản sao bảo
hiểm
15. Ghi
chú
|
|
2.3- Thông tin đầu
vào đối với CSDL hồ sơ gồm có:
|
1. Mã cơ
quan lưu trữ
2. Mã
phông/công trình/sưu tập lưu trữ
3. Mục lục
số
4. Hộp số
5. Hồ sơ
số
6. Ký hiệu
thông tin
7. Tiêu đề
hồ sơ
8. Chú
giải
9. Thời
gian bắt đầu
10. Thời
gian kết thúc
11. Ngôn
ngữ
12. Bút
tích
13. Số
lượng tờ
14. Thời
hạn bảo quản
15. Chế độ
sử dụng
16. Tình
trạng vật lý
|
|
2.4- Thông tin đầu
vào đối với CSDL văn bản (thông tin cấp 2) gồm có:
|
1. Mã cơ quan lưu trữ
2. Mã phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
3. Mục lục số
4. Hồ sơ số
5. Tờ số
6. Tên loại
7. Số và ký hiệu
8. Thời gian
9. Tác giả
10. Trích yếu nội
dung
11. Ký hiệu thông tin
12. Độ mật
13. Số lượng tờ
14. Mức độ tin cậy
15. Ngôn ngữ
16. Bút tích
17. Tình trạng vật lý
18. Ghi
chú
|
|
2.5- Thông tin đầu
vào đối với CSDL toàn văn văn bản gồm có:
|
1. Mã cơ quan lưu trữ
2. Mã phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
3. Mục lục số
4. Hồ sơ số
5. Tờ số
6. Trang số
7. Tên file
|
Cơ quan cấp ủy Đảng: Văn phòng Trung ương
đã ban hành Hướng dẫn số 08- HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây dựng Cơ sở dữ liệu
Văn kiện Đảng và Hướng dẫn số 09-HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây dựng cơ sở dữ
liệu mục lục hồ sơ. Nội dung văn bản hướng dẫn xây dựng kế hoạch và cập nhật dữ
liệu (mô tả thông tin đầu vào đối với các tài liệu, hồ sơ lưu trữ).
|
Cơ sở dữ
liệu
|
Thông tin
đầu vào
|
|
1. CSDL
Văn kiện Đảng
|
1. Số văn bản
|
|
|
2. Ký hiệu
|
|
|
3. Ngày ký
|
|
|
4. Người ký
|
|
|
5. Độ mật
|
|
|
6. Thể loại
văn bản
|
|
|
7. Loại
bản
|
|
|
8. Cơ quan
ban hành
|
|
|
9. Số trang
|
|
|
10. Trích yếu
nội dung
|
|
|
11. Toàn văn
nội dung văn bản
|
|
|
12. Từ khóa
|
|
|
13. Chuyên đề
|
|
|
14. Tên hồ sơ
|
|
|
15. Địa chỉ
tài liệu gốc
|
|
|
16. Mã số ảnh
và ảnh chụp tài liệu
|
|
|
17. Người nhập
tin
|
|
2. CSDL mục lục hồ
sơ
|
1. Tên phông
|
|
|
2. Phông số”
|
|
|
3. “Mục
lục số”
|
|
|
4. “Đơn vị
bảo quản số
|
|
|
5. Địa chỉ hồ
sơ
|
|
|
6. Tiêu đề
nhóm
|
|
|
7. Tên đơn
vị bảo quản
|
|
|
8. Chú
thích
|
|
|
9. Chuyên
đề
|
|
|
10. Từ khóa
|
|
|
11. Ngày
bắt đầu
|
|
|
12. Ngày kết
thúc
|
|
|
13. Thời hạn
bảo quản
|
|
|
14. Số trang
|
|
|
15. Số tài
liệu
|
|
|
16. Độ mật
|
|
|
17. Ghi chú
|
|
|
18. Người nhập
tin
|
|
|
19. Ngày nhập
|
Tham khảo tài liệu: Lưu trữ quốc gia Úc
cũng đã định hướng trong khuôn khổ của dự án PANDORA vào mô hình OAIS. Đặc
biệt, tiêu chuẩn chuẩn bị các hồ sơ điện tử để giao nộp vào lưu trữ “ Digital
Record Export Standard ADRI - Submission Information Package (ASIP)” - Version
1, 1/2007 đã mô tả cụ thể các yêu cầu, đặc tả cấu trúc và các siêu dữ liệu đối
với các gói thông tin đầu ra của hệ thống quản lý hồ sơ điện tử và là gói thông
tin đầu vào của kho lưu trữ điện tử - hệ thống bảo quản lâu dài hồ sơ điện tử. Về thuộc tính,
Lưu trữ quốc gia Úc tuân thủ theo chuẩn VERS (Victorian Electronic Records
Strategy Standard Management of Electronic Records PROS 99/ PROS 99/007 Version
2.0) với bộ thuộc tính khoảng 158 trường.
3. Hướng dẫn
sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ
Ở Việt Nam
hiện nay đã có nhiều văn bản chỉ đạo và ứng dụng phần mềm phục vụ
việc quản lý tài liệu trong công tác lưu trữ. Chủ yếu theo 2 hệ thống cơ quan:
Cơ quan
chính quyền: Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công
tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN
ngày 10/3/2010 hướng dẫn về xây dựng cơ sở dữ liệu. Trong đó, Hướng dẫn đã xác
định các yêu cầu về việc lựa chọn phần mềm CSDL, xây dựng phần mềm ứng dụng và
cài đặt phần mềm. Việc lựa chọn phần mềm cơ sở dữ liệu được căn cứ vào các tiêu
chí cơ bản sau đây:
- Tính phổ
dụng ở Việt Nam;
- Hệ thống
đào tạo, bảo hành, bảo trì, dịch vụ đi kèm;
- Quy mô dữ
liệu mà phần mềm có khả năng quản trị đạt hiệu quả cao;
- Có công cụ
phân tích và thiết kế ứng dụng;
- Có thể
chạy trên loại máy nào, hệ điều hành nào (Platform);
- An toàn và
bảo mật dữ liệu;
- Khả năng
giải quyết các bài toán dữ liệu phân tán;
- Giá thành;
- Khả năng
nâng cấp.
Trên cơ sở
các tiêu chí trên, có thể lựa chọn một trong các phần mềm cơ sở dữ liệu như:
Microsoft Access (đối với cơ sở dữ liệu nhỏ); Microsoft SQL Server (đối với cơ
sở dữ liệu vừa); Oracle (đối với cơ sở dữ liệu lớn),...
Cơ quan cấp
ủy đảng:
Trong hệ thống tổ chức của Đảng từ Trung ương đến cấp ủy đảng ở
địa phương đang dùng chung một phần mềm thống nhất Lotus Notes từ năm 1999 trên
mạng thông tin diện rộng của Đảng (WAN). Trên nền phần mềm Lotus Notes đã phát
triển các phần mềm ứng dụng phục vụ cho việc tin học hóa quy trình quản lý văn
bản và tin học hóa công tác lưu trữ trên mạng cục bộ và mạng thông tin diện
rộng của Đảng.
Tham khảo
tài liệu: Cục
Lưu trữ quốc gia Mỹ (NARA) đã đưa ra 854 yêu cầu chi tiết (các yêu cầu chức
năng) cơ bản cho thiết kế hệ thống phần mềm của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử hay kho Lưu trữ điện tử (Tài liệu đặc tả ERA Requirements Document).
Một số chức năng chính gồm:
|
TT
|
Mô tả yêu cầu chức năng
|
|
I
|
QUẢN LÝ HỒ
SƠ
|
|
|
R1 Hệ
thống có khả năng quản lý việc sắp xếp các hồ sơ
|
|
|
R2 Hệ
thống cung cấp khả năng quản lý dữ liệu mô tả (Metadata)
|
|
|
R3 Hệ
thống cung cấp tính năng quản lý các nguồn tài nguyên tin cậy
|
|
|
R4 Hệ
thống sẽ cung cấp khả năng quản lý dữ liệu về vòng đời của hồ sơ
|
|
II
|
BẢO QUẢN
|
|
|
R5 Hệ
thống cung cấp khả năng bảo quản các mẫu
|
|
|
R6 Hệ
thống sẽ có khả năng bảo quản các hồ sơ điện tử
|
|
|
R7 Hệ
thống sẽ có khả năng sắp xếp hồ sơ điện tử
|
|
III
|
KHO LƯU
TRỮ
|
|
|
R8 Hệ
thống thực hiện lưu giữ hồ sơ
|
|
|
R9 Hệ
thống tự động kiểm soát các phương tiện lưu trữ
|
|
IV
|
AN NINH
|
|
|
R10 Hệ
thống đảm bảo an ninh đối với các hồ sơ điện tử
|
|
|
R11 Hệ
thống có khả năng tự bảo vệ
|
|
V
|
THU NHẬN
|
|
|
R12 Hệ
thống có khả năng chấp nhận tất cả các loại hồ sơ điện tử
|
|
|
R13 Hệ
thống có khả năng chuyển giao hồ sơ điện tử sang hệ thống lưu trữ hồ sơ điện
tử trong KLTĐT
|
|
|
R14 Hệ
thống cung cấp chức năng và quy trình số hóa tài liệu giấy
|
|
VI
|
TRUY CẬP/KHAI
THÁC
|
|
|
R15 Hệ
thống có khả năng kiểm tra các truy cập vào hệ thống
|
|
|
R16 Hệ
thống có khả năng tạo ra các tài nguyên
|
|
|
R17 Hệ
thống có khả năng tìm kiếm tài nguyên
|
|
|
R18 Hệ
thống cấp quyền truy cập tài nguyên
|
|
VII
|
QUẢN TRỊ
HỆ THỐNG
|
|
|
R19 Hệ
thống cho phép người dùng đăng ký
|
|
|
R20 Quản
lý có các chức năng báo cáo
|
|
|
R21 Hệ
thống sẽ có khả năng quản lý điều hành hệ thống
|
|
|
R22 Hệ
thống có khả năng quản lý các tiến trình
|
|
VIII
|
CÁC ĐẶC
ĐIỂM CHUNG CỦA HỆ THỐNG
|
|
|
R23 Hệ
thống quản lý việc đăng ký sử dụng dịch vụ của người dùng
|
|
|
R24 Hệ
thống quản lý dịch vụ
|
Trong phạm vi của bài
giảng về hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ sẽ tìm hiểu về phần
mềm Lotus Notes và ứng dụng cho xây dựng cơ sở dữ liệu làm cơ sở để hướng dẫn
thực hành về quản lý tài liệu lưu trữ.
3.1. Tổng
quan về hệ thống chương trình
Phần mềm
Lotus Notes cho chép xây dựng các ứng dụng quản lý dữ liệu dưới dạng cơ sở dữ
liệu (CSDL) với các đặc tính và cấu trúc như một phần mềm CSDL. Một số loại cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đang triển khai trong hệ thống các cơ quan của Đảng
gồm:
+ CSDL Quản
lý hồ sơ lưu trữ (CSDL Mục lục hồ sơ).
+ CSDL Quản
lý tài liệu lưu trữ (CSDL Văn kiện Đảng).
Từ năm 2000
đến nay, Hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL Tài liệu Văn kiện Đảng, CSDL Mục lục hồ
sơ) đã được xây dựng từ Trung ương đến cấp huyện theo phần mềm thống nhất của
Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin của cơ quan Đảng, đáp ứng yêu cầu quản lý, tra
tìm và khai thác nhanh chóng, chính xác thông tin tài liệu của các kho lưu trữ
cấp ủy. Hàng năm, các cơ sở dữ liệu lưu trữ tiếp tục được cập nhật, hoàn thiện
phục vụ cho việc quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ.
- Văn bản
hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu: Văn phòng Trung ương đã ban hành Hướng
dẫn số 08-HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây dựng Cơ sở dữ liệu Tài liệu Văn kiện
Đảng và Hướng dẫn số 09-HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây dựng cơ sở dữ liệu mục
lục hồ sơ. Nội dung văn bản hướng dẫn xây dựng kế hoạch và cập nhật dữ liệu (mô
tả thông tin đầu vào đối với các tài liệu, hồ sơ lưu trữ). Kinh phí thực hiện:
Hiện nay áp dụng theo Thông tư số 194/2012/TT-BTC , ngày 15/11/2012 của Bộ Tài
chính về hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử (nội dung chi gồm: nhập dữ
liệu
- áp
dụng theo mục a, khoản 1, Điều 4; số hóa thông tin-áp
dụng theo khoản 6, Điều 4).
- CSDL Văn
kiện Đảng: Theo Hướng dẫn 08-HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây dựng CSDL
tài liệu Văn kiện Đảng đã định nghĩa: CSDL Văn kiện Đảng là tập hợp dữ liệu
có cấu trúc những tài liệu chủ yếu do Trung ương và các cấp ủy địa phương ban
hành; được cập nhật, khai thác, sử dụng trong nội bộ Đảng và trên mạng thông
tin diện rộng của Đảng. CSDL Văn kiện Đảng được xây dựng trước hết và chủ yếu
nhằm tạo điều kiện tốt nhất để các cấp ủy đảng và cán bộ, chuyên viên các cơ
quan Đảng khai thác, sử dụng thông tin về các quyết định, chủ trương, chính
sách, giải pháp được hình thành trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp
ủy Đảng.
- Cơ sở dữ
liệu mục lục hồ sơ: Theo Hướng dẫn 09-HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây dựng
cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ đã định nghĩa: Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ
thống tên gọi và các thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ (đơn vị bảo
quản) của một phông, phân phông hoặc một sưu tập lưu trữ; là một trong những
công cụ thống kê chủ yếu và là công cụ tra cứu cơ bản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ là tập hợp các dữ liệu có cấu
trúc, quan hệ một cách lô gích các thông tin về từng đơn vị bảo quản của các
phông và sưu tập lưu trữ trong một kho lưu trữ hoặc một hệ thống các kho lưu
trữ, được cập nhật và khai thác thông tin trên mạng diện rộng của Đảng.
3.2. Môi
trường làm việc và phương pháp cài đặt chương trình
Phần mềm
Lotus Notes:
Lotus Domino
Server là phần mềm được cài đặt trên phía máy chủ của Lotus Notes nhằm cung cấp
các dịch vụ trên mạng cho các máy trạm (Lotus Notes Client). Lotus Domino
Server từ phiên bản 4.6 trở đi đã được thiết kế hỗ trợ cao hơn các tiêu chuẩn
mở của Internet và cũng như phát triển các ứng dụng Web, tạo điều kiện sử dụng
các dịch vụ dễ dàng hơn.
Một số khả
năng cơ bản của Lotus Notes:
+ Xây dựng
các ứng dụng từ đơn giản đến phức tạp.
+ Chạy trên
các nền cơ sở hệ thống mạng máy tính khác nhau, thích hợp với các loại hệ điều
hành mạng khác nhau.
+ Khả năng
tổ chức phân nhóm và phân quyền truy nhập.
+ Khả năng
đồng bộ dữ liệu theo lịch.
+ Khả năng
cấp chữ ký điện tử, mã hóa, nén dữ liệu trên đường truyền.
+ Giao diện
dễ hiểu, thuận tiện và đẹp mắt.
+ Hệ thống
và ứng dụng dễ mở rộng, phát triển, thích hợp với nhiều loại CSDL. Hệ thống
Lotus Notes/Domino là một hệ thống tích hợp thư điện tử và các ứng dụng Web.
Domino là một giải pháp mở, có kiến trúc thống nhất, đã được các công ty lớn
trên thế giới tin tưởng để xây dựng các hệ thống thông tin bảo mật, các ứng
dụng mang tính chất cộng tác và thương mại. Các máy chủ Domino đã cài đặt một
hệ thống tiêu chuẩn với Internet, đơn giản trong quản trị hệ thống và tích hợp
với các hệ thống nền. Với quá trình phát triển lâu dài, Lotus Notes/Domino đã
vượt qua rào cản về sử dụng chung tài nguyên, quản trị hệ thống, phân phối
thông tin, trợ giúp người sử dụng với các tiến trình đồng bộ và tự động đã giúp
cho khách hàng cải tiến các hoạt động trong công ty của mình.
Lotus Notes/Domino
làm cho các tiến trình thông tin, cộng tác và phối hợp giữa các nhân viên trong
công ty được đồng bộ và dễ dàng. Nó là sự kết hợp của các cơ sở dữ liệu hướng
văn bản, một cơ sở hạ tầng về thư tín điện tử mở rộng và sự phát triển ứng dụng
có thể chạy trên nhiều nền hệ điều hành khác nhau.
Các phần mềm
trong hệ thống Lotus:
- Máy chủ
Domino:
+ Domino
Application Server: Sự kết hợp giữa thư tín điện tử và ứng dụng;
+ Domino
Enterprise Server: hỗ trợ giống như Domino Application Server nhưng cộng
thêm vào đó khả năng hỗ trợ về cluster (nhóm máy chủ) và khả năng sẵn sàng đáp
ứng cao (24/24).
- Máy trạm
Notes: có một lượng lớn máy trạm sẵn sàng cho việc sử dụng, mỗi cái được thiết
kế cho mục đích riêng. Bao gồm:
+ Lotus
Notes: dùng cho máy trạm
+ Domino
Designer: dùng cho máy trạm muốn phát triển ứng dụng
+ Domino Administrator:
dùng cho máy trạm quản trị hệ thống;
+ Mobile
clients: dùng cho thiết bị cầm tay, di động có trình duyệt
+ iNotes Web
Access
Phần lớn các
chức năng của Lotus Domino có thể được tiếp cận trên trình duyệt web. Lotus
Domino bao gồm cả ứng dụng quản trị trên web.
- Cài đặt:
+ Cài đặt
máy chủ Lotus Domino
+ Cài đặt
Lotus Domino Designer: phát triển ứng dụng
+ Cài đặt
Lotus Domino Administrator: quản trị hệ thống
+ Có thể cài
đặt Lotus Notes Client hoặc qua giao diện web (ứng dụng trình duyệt web): kết
nối máy chủ.
3.3. Chức
năng quản trị hệ thống
Hệ quản trị
cơ sở dữ liệu là một hệ thống gồm cơ sở dữ liệu và các thao tác trên cơ sở dữ
liệu. Hệ quản trị trị cơ sở dữ liệu khi lưu trữ cơ sở dữ liệu cần đảm bảo được
được tính cấu trúc trong cơ sở dữ liệu và ngoài ra cần phải hỗ trợ chức năng
quản lý bao gồm các việc cung cấp cơ chế thao tác (đọc, chỉnh sửa, thêm và xóa)
và truy vấn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng.
Hầu hết các
hệ quản trị CSDL đều thực hiện các chức năng sau:
+ Lưu trữ dữ
liệu;
+ Tạo ra và
duy trì CSDL;
+ Cho phép
nhiều
người
dùng
truy
xuất đồng
thời;
+ Hỗ trợ
tính bảo mật và riêng tư;
+ Cho phép
xem và xử lý dữ liệu lưu trữ;
+ Cho phép
cập nhật và lưu trữ dữ liệu sau khi cập nhật;
+ Cung cấp
một cơ chế chỉ mục (index) hiệu quả để truy cập nhanh các dữ liệu lựa chọn;
+ Cung cấp
tính nhất quán giữa các bản ghi khác nhau;
+ Bảo vệ dữ
liệu khỏi mất mát bằng các quá trình sao lưu (backup) và phục hồi (recovery).
Hệ quản trị
CSDL trong phần mềm Lotus Notes: Do tính chất của công tác lưu trữ, liên
quan đến vấn đề bảo mật thông tin, nên đòi hỏi sự phân quyền truy cập. Để truy cập vào
cơ sở dữ liệu, người sử dụng cần phải được phân quyền. Việc phân quyền cho các
thành viên tham gia hệ thống, do quy định của từng đơn vị, dưới sự kiểm soát
của người quản trị hệ thống. Việc phân quyền do lãnh đạo của đơn vị, phân quyền
cho các thành viên tham gia hệ thống mạng. Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ
của các thành viên, việc phân quyền được thực hiện theo các mức khác nhau.
Quyền cao nhất được dành cho cán bộ làm công tác quản trị mạng. Quản trị mạng
có quyền tạo lập các thành viên mới, đổi quyền truy cập của các thành viên (nhưng
không làm thay đổi mật khẩu của các thành viên).
+ Phân quyền
truy cập CSDL - ACL: Kiểm soát các chức năng, vai trò như đọc, sửa, xóa thông
tin, bản ghi, chỉnh sửa cấu trúc csdl… (Hình 1.1).
+ Quản lý
người truy cập CSDL: ghi lại công việc hàng ngày của người sử dụng đối với
CSDL (người truy cập, chức năng xử lý). (Hình 1.2)
3.4. Chức năng cập nhật
thông tin
Đặc trưng thông
tin: Thông
tin trong cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Thông tin
cấp 1 là thông tin toàn văn của tài liệu, lưu dưới dạng tệp điện tử.
- Thông tin
cấp 2 là thông tin về trích ngang hay thông tin tóm tắt tài liệu. Thông tin tóm
tắt là sự thể hiện chính xác và cô đọng nội dung của một tài liệu và được trình
bầy theo phong cách tương tự như tài liệu hay hồ sơ gốc.
Xây dựng hệ
thống các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là để quản lý thông tin cấp
2 và toàn bộ
thông tin cấp 1 về tài liệu lưu trữ. Hệ thống cơ sở dữ liệu này đáp ứng kịp
thời các yêu cầu khai thác thông tin tài liệu lưu trữ.
- Cập nhật
thông tin đầu vào trong CSDL Văn kiện đảng: Mỗi tài liệu văn kiện
được trích yếu thông tin gồm 17 trường thông tin (có 2 trường thông tin cấp 1
và 15 trường thông tin cấp 2, xem chi tiết ở mục 2.4). Biểu mẫu nhập tin hình
2.1.
- Cập nhật
thông tin đầu vào trong CSDL mục lục hồ sơ: Mỗi đơn vị bảo quản hay
hồ sơ được trích yếu thông tin gồm 17 trường thông tin (thông tin cấp 2, xem
chi
tiết
ở mục 2.4). Biểu mẫu nhập tin hình 2.2.
Hình
2.1. Biểu mẫu đăng ký tài liệu lưu trữ
Hình
2.2. Biểu mẫu đăng ký hồ sơ lưu trữ
3.5. Chức
năng tìm kiếm thông tin
Khái niệm về
tìm kiếm thông tin: Tìm kiếm thông tin là tìm kiếm trong một tập
tài liệu để lấy ra các thông tin mà người tìm kiếm quan tâm.
Hệ thống tìm
kiếm thông tin (IRS) là một hệ thống có khả năng lưu trữ, truy tìm và duy trì
thông tin. Thông tin trong trường hợp này có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, âm
thanh, video và những đối tượng đa phương tiện khác.
Hiểu đơn
giản hệ thống tìm kiếm thông tin là một hệ thống hỗ trợ cho người sử dụng tìm
kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Người sử dụng có thể đưa vào
những yêu cầu (dạng ngôn ngữ tự nhiên) và hệ thống sẽ tìm kiếm trong tập các
tài
liệu
(dạng ngôn ngữ tự nhiên) đã được lưu trữ để tìm ra những tài liệu có liên quan,
sau đó sắp xếp tài liệu theo mức độ liên quan giảm dần và trả về cho người sử
dụng.
Bất kỳ hệ
thống tìm kiếm thông tin nào cũng dựa trên một tập các mục được lưu trữ cần
thiết cho truy cập dữ liệu gọi là cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu (CSDL) sử dụng
hệ quản trị cơ sở dữ liệu để lưu trữ và quản lý dữ liệu. Việc sử dụng các phần
mềm (hệ quản trị cơ sở dữ liệu) này sẽ giúp các nhà quản trị hệ thống dễ dàng
thực hiện các thao tác như tìm kiếm, lọc, xóa, chỉnh sửa hay tạo mới dữ liệu
trên cơ sở dữ liệu. Để làm được điều này trên các hệ quản trị cơ sở dữ liệu các
nhà quản trị hệ thống thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc:
Structured Query Language hay SQL.
Các bước tìm
kiếm thông tin:
+ Bước 1:
Phân tích yêu cầu;
+ Bước 2:
Diễn đạt lệnh tìm kiếm - cú pháp lệnh
+ Bước 3:
Phân nhóm yêu cầu thông tin
+ Bước 4:
Chọn công cụ tìm kiếm phù hợp
+ Bước 5:
Nếu các bước trên chưa thành công - hãy lặp lại
+ Bước 6:
Đánh giá kết quả tìm
Công cụ tìm
kiếm thông tin:
Công cụ tìm
tin trong CSDL chỉ cho phép tìm tin đối với dữ liệu văn bản (TEXT) như: các
trường thông tin cấp 2, trường thông tin cấp 1 chỉ cho phép tìm những tệp toàn
văn định dạng Microsoft Word, Excel… Cách thức tìm kiếm theo văn bản (TEXT):
tìm kiếm dựa vào các từ (words) có trong toàn văn tài liệu (thông tin cấp 1) và trong
thông tin trích yếu tài liệu (thông tin cấp 2). Kết hợp sử dụng các thuật toán
(AND-Và; OR-Hoặc; NOT-Không …) để lập các biểu thức tìm (hay nối các từ, cụm từ
có nghĩa). Kết quả tìm kiếm được thể hiện theo trật tự như vần chữ cái, thời
gian, nội dung và mức độ thích hợp.
Có 2 công cụ
tìm kiếm trong CSDL:
- Tìm kiếm
toàn văn (FullTextSearch): Tìm kiếm toàn văn văn bản là tìm kiếm văn bản
có chứa một từ hoặc cụm từ có trong văn bản (kể cả thông tin cấp 2-thông tin
trích yếu và thông tin cấp 1-tệp soạn thảo toàn văn). Nói cách khác, công cụ
tìm kiếm toàn văn cho phép tìm kiếm những cụm từ trong bản ghi mà ta đã xây
dựng. Công cụ việt hóa sử dụng tính năng của công cụ hệ thống nhưng được trình
bày với giao diện bằng tiếng Việt (Hình 3.1).
- Tìm kiếm
cấu trúc (Tìm kiếm SQL): Thông thường khi sử dụng các hệ CSDL theo mô
hình quan hệ, người sử dụng tìm kiếm bằng cách xây dựng câu hỏi SELECT qua cơ
chế viết trực tiếp câu hỏi hoặc tạo câu hỏi thông qua giao diện trực quan
(Query By Form) hay còn gọi Tìm kiếm có cấu trúc hoặc Tìm kiếm SQL. Cách tìm
kiếm này tìm
tin chính xác theo cấu trúc trường thông tin cấp 2 đã nhập (tìm theo các trường
thông tin đã trích yếu), rất thuận lợi cho những người đã quen làm việc với
CSDL quan hệ, người quản lý CSDL (Hình 3.2, Hình 3.3).
Hình
3.1. Biểu mẫu tìm kiếm toàn văn hồ sơ, tài liệu
Hình
3.2. Biểu mẫu tìm kiếm tài liệu trong CSDL Văn kiện Đảng
Hình
3.3. Biểu mẫu tìm kiếm hồ sơ trong CSDL mục lục hồ sơ
3.6. Chức
năng thống kê - tổng hợp thông tin
Khái niệm
thống kê: Thống
kê là một hệ thống các phương pháp (thu thập, tổng hợp, trình bầy số liệu và
tính toán các đặc trưng khác nhau của đối tượng nghiên cứu) để phản ánh một
cách tổng quát đối tượng nghiên cứu.
Tổ chức
thông tin theo mục lục: Các bản ghi được phân loại và sắp xếp thành
các mục lục (view) theo các tiêu chí nhằm đáp ứng yêu cầu về tra cứu thông tin,
tổng hợp số liệu, báo cáo thống kê và in theo mục lục quản lý hồ sơ, tài liệu.
CSDL Văn
kiện đảng:
- Các mục
lục (view) trong csdl tài liệu văn kiện:
|
Tên thư mục
|
Diễn giải
|
|
1. Cơ quan
ban hành
|
Sắp xếp
tên cơ quan ban hành theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
2. Thể
loại
|
Sắp xếp
tên thể loại văn bản theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
3. Thời
gian (ngày ký)
|
Sắp xếp
thời gian của trường ngày ký văn bản (năm, tháng, ngày) theo thứ tự từ bé đến
lớn;
|
|
4. Người
ký
|
Sắp xếp
tên người ký văn bản theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
5. Chuyên
đề
|
Sắp xếp
trường thông tin chuyên đề theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
6. Từ khóa
|
Sắp xếp
trường thông tin từ khóa theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
7. Độ mật
|
Sắp xếp
theo trường thông tin độ mật (Thường, Mật, Tối mật và Tuyệt Mật);
|
|
8. Địa chỉ
bảo quản
|
Sắp xếp
theo trường thông tin Phông số, mục lục số, số thứ tự đơn vị bảo quản;
|
Ví dụ 1- Trong mục lục
view Thể loại được phân loại và sắp xếp như sau:
+ Văn bản được phân
loại theo 3 cấp độ thời gian: Thể loại\Năm hoặc có thể Khóa\Thể loại\Năm,
được sắp xếp theo thứ tự số;
Hình
4.1. Cửa sổ giao diện của mục lục view Thể loại trong CSDL Văn kiện Đảng
+ Tổng hợp
số liệu: Trong cấp độ cuối cùng (Năm), văn bản được sắp xếp theo thứ tự số ký
hiệu, ngày văn bản và kèm tổng hợp số liệu về số tài liệu, số trang tài liệu.
+ Tra cứu -
Thống kê: Hỗ trợ người sử dụng có thể tra cứu, thống kê (số lượng tài liệu,
trang tài liệu) theo tiêu chí phân loại và sắp xếp (trường Khóa tài liệu, Thể
loại văn bản, Thời gian văn bản ban hành).
CSDL mục lục
hồ sơ:
- Các mục
lục (view) trong csdl mục lục hồ sơ:
|
Tên thư mục
|
Diễn giải
|
|
1. Phông
lưu trữ
|
Sắp xếp
các trường thông tin phông số, mục lục số, tiêu đề nhóm và theo thứ tự từ bé
đến lớn, và thứ tự bảng chữ cái;
|
|
2. Thời
hạn bảo quản
|
Sắp xếp
trường thông tin thời hạn bảo quản (Vĩnh viễn, 70 năm…) theo thứ tự chữ cái;
|
|
3. Độ mật
|
Sắp xếp
theo trường thông tin độ mật (Thường, Mật, Tối mật và Tuyệt Mật);
|
|
4. Chuyên
đề
|
Sắp xếp
trường thông tin chuyên đề theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
5. Từ khóa
|
Sắp xếp
trường thông tin từ khóa theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
6. Tổng hợp số liệu
toàn kho
|
Sắp xếp trường thông
tin phông số, mục lục số, số thứ tự đơn vị bảo quản và kèm theo số liệu tổng
hợp về số hồ sơ, số tài liệu, số trang tài liệu trong hồ sơ;
|
|
7. Địa chỉ
bảo quản
|
Sắp xếp
trường thông tin phông số, mục lục số, số thứ tự đơn vị bảo quản theo thứ tự
từ bé đến lớn;
|
Ví dụ: Mục
lục view 1. Phông lưu trữ:
Hình
4.2. Cửa sổ giao diện của mục lục Phông lưu trữ trong CSDL Mục Lục hồ sơ
Trong mục
lục view Phông lưu trữ được phân loại và sắp xếp như sau:
+ Hồ sơ được
phân loại theo 3 cấp độ thời gian: Phông\Mục lục\Tiêu đề nhóm, được sắp
xếp theo thứ tự số và chữ cái;
+ Tổng hợp
số liệu: Trong cấp độ cuối cùng (Tiêu đề nhóm), hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự
số đơn vị bảo quản và kèm tổng hợp số liệu theo số tài liệu, số trang.
+ Tra cứu -
Thống kê: Hỗ trợ người sử dụng có thể tra cứu, thống kê (số lượng hồ sơ, tài
liệu, trang tài liệu) theo tiêu chí phân loại và sắp xếp về địa chỉ bảo quản và
các nhóm hồ sơ (trường Tiêu đề nhóm);
2.2. Chức
năng in mục lục thông tin
- CSDL hỗ
trợ lập mục lục thông tin theo 2 loại:
+ Theo mục
lục thông tin (view): Các bản ghi được phân loại và sắp xếp thành
các mục lục (view) theo các tiêu chí khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu về tra cứu
thông tin, tổng hợp số liệu để thống kê và in tài liệu…Theo đó, chương trình
ứng dụng hỗ trợ công cụ in mục lục tài liệu theo đúng thứ tự phân loại và sắp
xếp thông tin.
+Theo mục
lục thông tin tạm (folder): chương trình ứng dụng hỗ trợ công cụ tìm kiếm
thông tin và kết quả tìm kiếm được lưu trong thư mục tạm (Folder). Theo đó, chương
trình ứng dụng cũng hỗ trợ công cụ in mục lục tài liệu theo các tiêu chí phân
loại và sắp xếp thông tin trong mục lục (view) và mục lục tạm (Folder). Do thư mục
tìm kiếm là mục lục tạm (Folder) nên chương trình cho phép lựa chọn, bổ sung và
xóa dữ liệu (bản ghi), mà không ảnh hưởng tới dữ liệu gốc.
- Chức năng
in mục lục thông tin theo mục lục (view hoặc folder) có 2 cách lập và in mục
lục thông tin:
+ In gián
tiếp qua chương trình ứng dụng bên ngoài để lưu và in: CSDL cho phép lựa
chọn tài liệu trong các mục lục view và sau đó xuất dữ liệu thành danh mục tài
liệu dưới định dạng tệp Microsoft Excel để thống kê, lưu tệp và in ấn.
+ In trực
tiếp từ mục lục view ra máy in: CSDL cho phép lựa chọn tài liệu trong các mục lục
view và in trực tiếp qua công cụ máy in.
Hình
5.1. Mục lục view Thể loại trong CSDL Văn kiện Đảng
Hình
5.2. Xuất dữ liệu thành danh mục tài liệu dưới định dạng tệp Microsoft Excel
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chính
phủ: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ
2. Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước: Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010
hướng dẫn về xây dựng cơ sở dữ liệu.
3. Quốc hội:
Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13
4. Lưu trữ quốc
gia Hoa Kỳ - NARA: ERA Requirements Document.
5. Lưu trữ
quốc gia Úc: Chuẩn VERS (Victorian Electronic Records Strategy Standard
Management of Electronic Records PROS 99/ PROS 99/007 Version 2.0).
6. Tiêu
chuẩn ISO 14721: 2003 - Mô hình hệ thống thông tin lưu trữ mở (Reference
Model Open Archive Information System - OAIS)
7. Văn phòng
Trung ương Đảng: Hướng dẫn số 08-HD/VPTW ngày 10/9/2003 về xây dựng Cơ sở dữ
liệu Văn kiện Đảng.
8. Văn phòng
Trung ương Đảng: Hướng dẫn số 09-HD/VPTW ngày 10/9/2003 về xây dựng cơ sở dữ
liệu mục lục hồ sơ.
CÂU HỎI
1. Nội dung
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ?
2. Hệ thống
thông tin quản lý tài liệu điện tử là gì? Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử gồm có các chức năng gì?
3. Hãy xây
dựng bảng dữ liệu thông tin đầu vào cho Hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu
trữ của Lưu trữ tại cơ quan bạn đang công tác?
4. Hãy xây
dựng Bảng mô tả yêu cầu chức năng cho cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ
của Lưu trữ tại cơ quan bạn đang công tác?
Chuyên
đề 17
THỰC
HIỆN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ LƯU TRỮ
1. Khái niệm đề tài
nghiên cứu khoa học và các loại đề tài nghiên cứu khoa học trong lưu trữ
1.1. Khái
niệm đề tài nghiên cứu khoa học
- Đề tài
nghiên cứu khoa học là một hình thức tổ chức nghiên cứu khoa
học, trong đó có một nhóm người (nhóm nghiên cứu) cùng thực hiện một nhiệm
vụ nghiên cứu. Nhóm nghiên cứu có thể là một người hoặc nhiều hơn một người. Đề
tài được lựa chọn từ một sự kiện khoa học [1; tr49]
- Đề tài
nghiên cứu khoa học là một hình thức tổ chức nghiên cứu khoa học do
một người hoặc một nhóm người thực hiện để trả lời những câu hỏi mang tính học
thuật hoặc ứng dụng vào thực tế. Mỗi đề tài được đặc trưng bởi một nhiệm vụ
nghiên cứu.
- Đề tài
nghiên cứu khoa học là một vấn đề của khoa học có chứa một nội dung
thông tin chưa biết cần phải nghiên cứu làm sáng tỏ
1.2. Các
loại đề tài nghiên cứu khoa học trong lưu trữ
1.2.1. Yêu
cầu đối với các loại đề tài khoa học trong lưu trữ
Đề tài
nghiên cứu khoa học nói chung và đề tài nghiên cứu khoa học trong lưu trữ nói
riêng rất phong phú đa dạng. Đó có thể là một vấn đề mang tính chiến lược đối
với sự phát triển của ngành, của xã hội, có thể là một vấn đề khoa học cụ thể
nào đó cần chứng minh,... song cho dù là một đề tài lớn hay nhỏ, cũng phải thể
hiện được những tính chất sau đây:
- Thứ nhất
là tính mới của đề tài: một đề tài mới có thể là một đề tài chưa có ai làm
(ở trong và ngoài nước) hoặc là đề tài có kết quả dự kiến khác biệt với các kết
quả đã có hoặc là phương pháp, cách tiếp cận mới.
Cái mới
trong nghiên cứu có thể là mới về ý tưởng, mới về cách tiếp cận, mới về phương
pháp, mới về kết quả hoặc mới về cách diễn giải. Ngày nay, rất khó có một
nghiên cứu hoàn toàn mới, mà chỉ mới trong một hay hai khía cạnh trên. Do đó,
một câu hỏi nghiên cứu không cần phải hoàn toàn mới và nguyên thủy, nhưng cần
phải có cách tiếp cận hay phương pháp mới.
- Thứ
hai, ý nghĩa khoa học của đề tài: khám phá và công bố những tri thức khoa
học mới, phương pháp mới.
- Thứ ba, ý
nghĩa thực tiễn của đề tài: Giải quyết các vấn đề, khó khăn, vướng mắc
trong thực tiễn công tác hoặc cuộc sống, xây dựng luận cứ cho các chương trình
phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa và xã hội… Nghĩa là đề tài nghiên cứu
đang được đời sống xã hội đòi hỏi giải quyết, nếu không sẽ cản trở hoặc hạn chế
sự phát triển.
Tính chất
này thể hiện ở chỗ, kết quả nghiên cứu của đề tài phục vụ gì cho cuộc sống đương thời
hay cho đối tượng cụ thể nào đó trong xã hội.
- Thứ tư,
tính khả thi: người nghiên cứu phải có đủ điều kiện cho việc hoàn thành đề
tài như: nguồn thông tin, tư liệu, người hướng dẫn khoa học và thời gian…
- Thứ năm,
đề tài phải xuất phát từ nhu cầu của tác giả và được tác giả yêu thích, đồng
thời phải phù hợp với năng lực, điều kiện của tác giả. Dù đề tài
có ý nghĩa khoa học và thực tiễn cao, có tính cấp thiết, nhưng nếu tác giả
không có hứng thú và không phù hợp với năng lực, điều kiện của tác giả thì đề
tài sẽ khó thực hiện thành công.
1.2.2. Cách
đặt tên đề tài nghiên cứu khoa học
Tên đề tài
phải ngắn gọn nhất, ít chữ nhất nhưng chứa đựng đầy đủ thông tin. Ngôn ngữ dùng
để đặt tên đề tài phải rõ ràng, chuẩn xác, được hiểu theo một nghĩa duy nhất,
không nên đặt tên đề tài khoa học bằng những cụm từ có độ bất định về thông
tin, như: “Vài suy nghĩ về…”; “Thử bàn về…”; “Về vấn đề…”; “Góp phần vào…”…Cách
đặt tên như trên chỉ thích hợp cho một bài báo chứ không thích hợp cho một công
trình khoa học. Trong quá trình xác định tên đề tài, người nghiên cứu cần tham
khảo ý kiến của người hướng dẫn khoa học.
Tóm lại: Đề tài
khoa học được diễn đạt bằng tên đề tài.Tên đề tài là tên gọi của vấn đề khoa
học cần nghiên cứu, được diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, chỉ có một nghĩa. Không
nên sử dụng những thuật ngữ có nhiều lớp nghĩa trong tên của đề tài nghiên cứu.
1.2.3. Các
loại đề tài nghiên cứu khoa học trong lưu trữ
* Gợi ý một
số đề tài nghiên cứu khoa học:
Nghiên cứu
khoa học trong lưu trữ có thể đề cập đến một số vấn đề như:
- Nghiên cứu
về nghiệp vụ lưu trữ: Có thể nghiên cứu những nội dung về nghiệp vụ lưu trữ tại
một hoặc một số cơ quan tổ chức cụ thể, có địa chỉ xác định. Các đề tài có thể
là:
+ Phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại.....
+ Nâng cao
hiệu quả công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại....
+ Tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại... phục vụ công tác phòng chống thiên
tai, bão lụt;
+ Nâng cao
hiệu quả công tác lưu trữ tại....;/.”
+ Tổ chức hệ
thống thông tin tài liệu lưu trữ của cơ quan....;
+ Thực trạng
quản lý tài liệu lưu trữ của một số cá nhân, gia đình, dòng họ tại địa
phương.....
+ Số hóa tài
liệu lưu trữ tại...
+ Tổ chức
khoa học tài liệu lưu trữ khoa học và công nghệ tại cơ quan...
+ Ứng dụng
công nghệ hiện đại trong tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ tại....
+ Tổ chức
lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại...;
+ Nâng cao
chất lượng đội ngũ công chức, viên chức làm lưu trữ tại tỉnh....
+ Xây dựng
phương án chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng tại....
- Nghiên cứu
về công tác quản lý nhà nước về lưu trữ: Có thể nghiên cứu Công tác quản lý
nhà nước về lưu trữ tại một hoặc một số cơ quan tổ chức cụ thể, có địa chỉ
xác định)
+ Quản lý
nhà nước đối với những hoạt động nghiệp vụ nêu trên. Ví dụ: Quản lý nhà nước
trong lĩnh vực khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại …..;Quản lý nhà nước
trong bảo quản tài liệu lưu trữ tại….)
+ Quản lý
nhà nước về việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ tại….
* Một số đề
tài nghiên cứu khoa học đã được thực hiện:
- Đề tài:
Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống thuật ngữ lưu trữ Việt Nam
+ Mã số:
2002-98-34
+ Thời gian
bắt đầu-kết thúc: 2002-2006
+ Chủ nhiệm:
TS Trần Hoàng
- Đề tài:
Nghiên cứu cơ sở khoa học xây dựng định mức chỉnh lý tài liệu ảnh tại các Trung
tâm Lưu trữ quốc gia
+ Mã số:
2003-98-11
+ Thời gian
bắt đầu-kết thúc: 2003-2005
+ Chủ nhiệm:
CN Nguyễn Thanh Sơn
- Đề tài:
Nghiên cứu nguyên tắc, phương pháp lựa chọn, quản lý và khai thác tài liệu điện
tử thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử
+ Mã số:
2004-98-07
+ Thời gian
bắt đầu-kết thúc: 2004-2005
+ Chủ nhiệm:
Th.s Nguyễn Thị Thuý Bình
- Đề tài:
Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phổ biến hình thành
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện
+ Mã số:
2009-98-01
+ Thời gian
bắt đầu-kết thúc: 2009
+ Chủ nhiệm:
CN Nguyễn Thiên Ân
- Đề tài:
Nghiên cứu các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ
chữ để lập bản sao bảo hiểm
+ Mã số:
ĐT.07/11
+ Thời gian
bắt đầu-kết thúc: 2011-2012
+ Chủ nhiệm:
Th.s Nguyễn Thị Hà
2. Quy trình
thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học
2.1. Lựa
chọn đề tài nghiên cứu
Chọn đề tài
là công việc đầu tiên đối với người nghiên cứu. Đối với những đề tài do nhà
nước, các cơ quan, tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội đặt hàng, người nghiên
cứu
cần
cân nhắc về khả năng và điều kiện để thực hiện đề tài rồi đưa ra quyết định.
Nếu chọn đề tài khác phải xuất phát từ những vấn đề nảy sinh của thực tiễn đặt
ra cần giải quyết.
Với các đề
tài nghiên cứu trong trường học (luận văn, luận án, tiểu luận): đề tài nghiên
cứu có thể do cơ sở đào tạo, các giảng viên gợi ý hay do chính bản thân người
học tự đề xuất và được giảng viên chấp thuận.
Thông
thường, các cơ sở đào tạo thường khuyến khích người học tự đề xuất vấn đề
nghiên cứu trên cơ sở năng lực, sở trường, hay những ý tưởng đã hình thành
trước đó của người học. Những ý tưởng nghiên cứu thường được hình thành khi
nghe giảng trên lớp, đọc sách báo, trao đổi, tranh luận trong quá trình thực
tập, phát hiện những vướng mắc nảy sinh trong thực tế cuộc sống…
Vậy, làm thế
nào để lựa chọn được một đề tài phù hợp, có tính cấp thiết, có tính khả thi… Đó
là câu hỏi mà bất kì người nghiên cứu nào cũng phải trăn trở. Một đề tài như
thế cần đáp ứng các tiêu chí như:
- Là đề tài
mà người nghiên cứu yêu thích, say mê (phù hợp sở thích)
- Là đề tài không
trùng lặp với các đề tài khác và có nguồn tài liệu tham khảo phong phú, tin
cậy;
- Là một vấn
đề khoa học đang có nhiều tranh luận, chưa có được sự thống nhất, mở ra cho
người nghiên cứu cơ hội mang lại những đóng góp khoa học mới
- Là đề tài
góp phần giải quyết những vấn đề cấp thiết từ thực tiễn
- Lần đề tài
phục vụ cho những dự định hoặc liên quan trực tiếp đến nghề nghiệp của
người nghiên cứu trong tương lai.
….….
Có thể lưu ý
một số gợi ý sau để lựa chọn đề tài:
- Đề tài có
nội dung đề cập đến việc giải quyết các vấn đề nảy sinh trong thực tiễn. Hoạt
động thực tiễn là một quá trình luôn vận động, biến đổi và chứa đựng nhiều tồn
tại mâu thuẫn. Người làm công tác nghiên cứu khoa học cũng chính là người tham
gia trực tiếp vào việc giải quyết mâu thuẫn đó. Những đề tài hướng đến giải
quyết nhiệm vụ này có giá trị ứng dụng cao.
- Thường
xuyên theo dõi tổng kết thành tựu nghiên cứu khoa học của ngành để tìm chủ đề
nghiên cứu, hướng suy nghĩ vào những vấn đề ít được quan tâm. Để làm được điều
này, người nghiên cứu phải chủ động đọc tài liệu, hệ thống được các vấn đề liên
quan từ sách, báo, tạp chí chuyên môn, báo cáo khoa học. Đó là những thông tin
mới nhất trong lĩnh vực nghiên cứu.
- Tham khảo
ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên ngành hẹp. Ý kiến chuyên gia là
nguồn tham khảo cần thiết, vì họ là người có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu và
nắm được thông tin mới nhất ở từng lĩnh vực chuyên môn.
- Chọn đề
tài theo yêu cầu cấp có thẩm quyền. Đây là những đề tài có tính khả thi, tuy
nhiên chỉ nên chọn những vấn đề mà bản thân người nghiên cứu có đủ hiểu biết và
điều kiện nghiên cứu.
- Khai thác
đối tượng nghiên cứu cũ bằng phương pháp mới với quan điểm mới... tài.
Tóm lại có thể dựa
vào một hoặc kết hợp nhiều gợi ý nêu trên để lựa chọn đề
2.2. Xây
dựng đề cương nghiên cứu
Đề cương
nghiên cứu cần thuyết minh những điểm sau:
- Tên đề
tài: Tên
đề tài cần thể hiện khái quát nhất nội dung nghiên cứu
- Lý do chọn
đề tài (Tính cấp thiết của đề tài): Khi thuyết minh lý do
chọn đề
tài
cần làm rõ các nội dung:
+ Nêu tầm
quan trọng của vấn đề nghiên cứu
+ Phân tích
sơ lược lịch sử vấn đề nghiên cứu, chỉ rõ mức độ nghiên cứu của các đồng nghiệp
đi trước để thấy rằng, đề tài mới sẽ kế thừa được gì từ đồng nghiệp, vấn đề sẽ
triển khai nghiên cứu là gì; khẳng định, nghiên cứu mới sẽ không lặp lại kết
quả mà các đồng nghiệp đi trước đã công bố;
+ Giải thích
lý do chọn đề tài của tác giả về mặt lý thuyết, về mặt thực tiễn, về tính cấp
thiết hay về năng lực nghiên cứu, tại sao vấn đề nghiên cứu lại cần thiết và có
ý nghĩa tại thời điểm nghiên cứu
- Mục
tiêu nghiên cứu:: Là những nội dung cần được xem xét và làm rõ trong
nghiên cứu. Mục tiêu nghiên cứu trả lời câu hỏi “Nghiên cứu cái gì?”.[ 1;
tr.51]
- Đối tượng
nghiên cứu: Là bản thân sự vật hoặc hiện tượng cần được xem xét và
làm rõ trong nhiệm vụ nghiên cứu.
- Khách thể
nghiên cứu: Là hệ thống sự vật tồn tại khách quan trong các mối liên hệ người nghiên
cứu cần khám phá, là vật mang đối tượng nghiên cứu. Khách thể nghiên cứu chính
là nơi chứa đựng những câu hỏi mà người nghiên cứu cần tìm câu trả lời.
- Đối tượng
khảo sát: Là một bộ phận đủ đại diện của khách thể nghiên cứu được
người nghiên cứu lựa chọn để xem xét. Không bao giờ người nghiên cứu có thể đủ
quỹ thời gian và kinh phí để khảo sát trên toàn bộ khách thể.
- Phạm vi
nghiên cứu:(Giới hạn nội dung nghiên cứu đến đâu?). Có 2 loại phạm vi được
xem xét [ 1; tr128]
+ Giới hạn
phạm vi nội dung nghiên cứu
+ Giới hạn
phạm vi thời gian diễn biến của sự kiện để xem xét
Cơ sở để xác
định phạm vi nghiên cứu có thể là:
+ Một bộ phận
đủ mang tính đại diện của đối tượng nghiên cứu và quỹ thời gian đủ để hoàn tất
công trình nghiên cứu.
+ Khả năng
được hỗ trợ về kinh phí, phương tiện thiết bị thí nghiệm đảm bảo thực hiện các
nội dung nghiên cứu.
- Phương
pháp nghiên cứu: Nêu các phương pháp được vận dụng để thực
hiện đề tài. Phương pháp nghiên cứu do mục tiêu và đối tượng nghiên cứu quyết
định. Phương pháp nghiên cứu khoa học là một hệ thống phong phú, vì vậy trong
thực tế có nhiều cách phân loại.
+ Dựa vào
phạm vi sử dụng, người ta thường chia thành phương pháp nghiên cứu chung và
phương pháp nghiên cứu chuyên biệt. Phương pháp nghiên cứu chung gồm
phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp toán học dùng cho tất cả các lĩnh
vực khoa học. Phương pháp nghiên cứu chuyên biệt (đặc thù) nhằm nghiên
cứu một sự vật hiện tượng nào đấy của một chuyên ngành hay một lĩnh vực cụ thể.
+ Dựa vào tính
chất nghiên cứu, người ta chia phương pháp NCKH thành 2 nhóm: Nhóm phương pháp
nghiên cứu lý thuyết (định tính):là nhóm các phương pháp thu thập thông tin
trên cơ sở nghiên cứu các văn bản, tài liệu đã có và bằng các thao tác tư duy
lôgic để rút ra kết luận khoa học cần thiết. Nhóm phương pháp lý thuyết gồm các
phương pháp: Phương pháp đọc và phân tích tài liệu,Phương pháp phân loại hệ
thống hóa lý thuyết, phương pháp mô hình hóa, phương pháp lịch sử…. Nhóm
phương pháp nghiên cứu thực tiễn (định lượng):là nhóm phương pháp trực tiếp
tác động vào đối tượng nghiên cứu thực tiễn để làm bộc lộ bản chất và các quy luật
vận động của đối tượng ấy. Nhóm phương pháp này có các phương pháp: Phương pháp
phỏng vấn, phương pháp quan sát, phương pháp thực nghiệm khoa học (thực nghiệm
sư phạm, dùng bài thử -test, nghiên cứu tâm lý…), phương pháp phân tích và tổng
kết kinh nghiệm…
+ Một số thuật
ngữ về phương pháp nghiên cứu khoa học:
* Phương
pháp phân tích và tổng hợp: Là 2 phương pháp đặt trong mối quan hệ tác động qua
lại lẫn nhau. Phân tích là tách vật thể, hiện tượng phức tạp ra thành những bộ
phận, những yếu tố những mặt đơn giản để nghiên cứu từng phần. Tổng hợp là liên
kết lại, thống nhất lại các bộ phận, các mặt đã được phân tích.
* Phương
pháp diễn dịch - quy nạp: Diễn dịch là phương pháp suy luận đi từ tổng quát đến
đặc thù, cái chung đến cái riêng, từ nguyên lý đến hiệu quả. Quy nạp là phương
pháp suy luận từ đặc thù đến tổng quát, từ nhận thức sự vật, hiện tượng riêng
rẽ đến nguyên lý chung, từ tri thức riêng đến tri thức chung.
* Phương
pháp lịch sử
Phương pháp
lịch sử là phương pháp làm tái hiện lại quá trịnh hình thành, biến đổi và phát
triển của các đối tượng với đầy đủ các sự kiện đã xảy ra trong quá trình, giúp
ta nắm bắt đến từng chi tiết liên quan tới đối tượng nghiên cứu. Hạn chế của
phương pháp này là nhà nghiên cứu không phản ánh được hoàn toàn đầy đủ và chính
xác về sự vật, hiện tượng nghiên cứu, mất nhiều thời gian xem xét và nghiên cứu
về đối tượng đó.
* Phương
pháp logic: Là phương pháp nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của
đối tượng để chỉ ra bản chất, quy luật vận động biến đổi và phát triển của đối
tượng. Nó có ưu điểm hơn phương pháp lịch sử ở chỗ là phương pháp logic đã gạt
bỏ đi những yếu tố ngẫu nhiên. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là sự
vận động biến đổi của đối tượng hết sức nghèo nàn.
* Phương
pháp quan sát - thí (thực) nghiệm: Phương pháp quan sát giúp ghi nhận một cách
đầy đủ và chính xác các hiện tượng đúng như xảy ra trong tự nhiên nhằm khám phá
ra nguyên nhân và quy luật của chúng. Phương pháp thí nghiệm giúp nghiên cứu
các sự vật, hiện tượng bằng cách can thiệp vào chúng trong những điều kiện do
nhà khoa học quy định để quan sát hoặc kiểm chứng một giả thiết.
* Phương
pháp mô hình hoá: Mô hình hóa là một phương pháp nhận thức khoa học giúp phát
hiện những đặc trưng của một khách thể nào đó dựa trên một khách thể khác,
khách thể đó gọi là mô hình. (Bản gốc - bản sao)
* Phương
pháp hệ thống - cấu trúc: Thống nhất 2 phương pháp - hệ thống và cấu trúc, hay
đúng hơn thống nhất 2 mặt của một phương pháp. Hệ thống là tổ hợp những yếu tố,
những vật thể, hiện tượng… “ giống nhau” có những mối liên hệ nhất định với
nhau hay với tổ hợp đó. Cấu trúc là một bất biến của một hệ thống. Các bộ phận
(thành tố) được sắp xếp theo cấu trúc nào thì sản sinh ra hệ thống ấy, hệ thống
nào thì có ý nghĩa ấy.
- Lịch sử
nghiên cứu: (Nội dung này đề cập khái quát lịch sử nghiên cứu của vấn
đề liên quan đến đề tài thực hiện) Liệt kê các công trình nghiên cứu, nhận xét
sơ bộ về nội dung; đánh giá kết quả nghiên cứu đã đạt được như thế nào, chỉ ra khoảng
trống trong nghiên cứu; phân tích và tổng hợp kết quả của các công trình nghiên
cứu để chỉ ra những tồn tại, vấn đề mang tính mới mà đề tài sẽ giải quyết.
- Giả thuyết
nghiên cứu
+ So sánh khái
niệm “giả thuyết” và “giả thiết” trong nghiên cứu Khái niệm “giả thuyết nghiên
cứu” hay “giả thuyết khoa học”: Là nhận định sơ bộ, là kết luận giả định của
nghiên cứu, hoặc: Là luận điểm cần chứng minh của tác giả, hoặc: Là câu
trả lời sơ bộ, cần chứng minh, hoặc: Là điều tạm nêu ra (chưa được chứng minh
hoặc kiểm nghiệm) để giải thích một hiện tượng nào đó và tạm được công nhận.
hoặc: Là một kết luận giả định do nhà nghiên cứu đặt ra để theo dõi, xem xét,
phân tích, kiểm chứng trong quá trình nghiên cứu.
Khái niệm “giả
thiết” trong nghiên cứu: Giả thiết là một điều kiện giả định trong quan sát
hoặc thực nghiệm. Giả thiết: (toán học) là mệnh đề được cho sẵn và không cần
phải chứng minh.
Điểm khác
nhau cơ bản của giả thuyết và giả thiết là: giả thuyết là cái cần chứng minh,
cần kiểm nghiệm trong nghiên cứu còn giả thiết là cái được cho sẵn, thừa nhận
và không cần quan tâm đến việc chứng minh tính đúng sai của nó.
+ Giả thuyết
đặt ra phải phù hợp và dựa trên quan sát hay cơ sở lý thuyết hiện tại (kiến
thức vốn có, nguyên lý, kinh nghiệm, kết quả nghiên cứu tương tự trước đây,
hoặc dựa vào nguồn tài liệu tham khảo), nhưng ý tưởng trong giả thuyết là phần
lý thuyết chưa được chấp nhận.
+ Xét về bản
chất logic, giả thuyết được đặt ra từ việc xem xét bản chất riêng, chung của sự
vật và mối quan hệ của chúng hay gọi là quá trình suy luận. Quá trình suy luận
là cơ sở hình thành giả thuyết khoa học.
- Đóng góp
của đề tài: Trình bày những đóng góp dự kiến của đề tài về mặt học
thuật và thực tiễn
- Cấu trúc
của đề tài: Nêu các phần dự kiến sẽ nghiên cứu (Mở đầu, các chương, mục…)
một cách chi tiết
- Danh mục
tài liệu khảo: Liệt kê các tài liệu tham khảo, sắp xếp theo đúng quy định.
2.3. Tổ chức
toạ đàm, hội thảo chuyên gia về đề tài nghiên cứu
Cần xây dựng
kế hoạch chương trình cho buổi toạ đàm, hội thảo:
- Mục đích
yêu cầu
- Thời gian,
Địa điểm, Thành phần tham dự
- Nội dung
toạ đàm
- Tổ chức
thực hiện
2.4. Thu
thập xử lý thông tin và viết nội dung đề tài
2.4.1.
Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin
- Tiếp cận nội
quan và ngoại quan: Tiếp cận nội quan là nghĩ theo ý mình. Nội quan rất cần cho
NCKH. Còn tiếp cận ngoại quan là nghĩ theo ý người khác. Người nghiên cứu không
nên ngại « nghĩ theo ý mình » vì mọi ý nghĩ dù theo ý mình hay ý người khác thì
cũng đều phải kiểm chứng để đảm bảo rằng nó đúng theo quy luật khách quan. (một
nhà sinh học người Pháp nói: Không có nội quan thì không có nghiên cứu nào được
bắt đầu, nhưng chỉ với nội quan thì không có nghiên cứu nào được kết thúc)
- Tiếp cận
quan sát hoặc thực nghiệm: Có thể quan sát hoặc thực nghiệm để thu thập
thông tin cho việc hình thành luận cứ
+ Tiếp cận
quan sát được sử dụng đối với nhiều loại hình nghiên cứu: nghiên cứu mô tả,
nghiên cứu giải thích và nghiên cứu giải pháp.
+ Tiếp cận
thực nghiệm được dùng trong nghiên cứu khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và
nghiên cứu công nghệ. Cũng có một số nghiên cứu giải pháp và nghiên cứu giải
thích bắt buộc phải sử dụng tiếp cận thực nghiệm.
- Tiếp
cận lịch sử và lôgic: Tiếp cận lịch sử là xem xét sự vật qua những
sự kiện trong quá khứ. Mỗi sự kiện riêng biệt trong quá khứ là ngẫu nhiên nhưng
chuỗi sự kiện trong quá khứ luôn bị chi phối bởi một quy luật tất yếu. Với
phương pháp khách quan thu thập thông tin về chuỗi sự kiện trong quá khứ, người
nghiên cứu sẽ nhận biết được logic tất yếu của quá trình phát triển. Tiếp cận
lịch sử đòi hỏi thu thập thông tin về các sự kiện (định tính và định lượng) sắp
xếp các sự kiện theo một trật tự nhất định, chẳng hạn diễn biến của từng sự
kiện, quan hệ nhân - quả giữa các sự kiện... nhờ đó mà làm bộc lộ lôgic tất yếu
trong tiến trình phát triển của sự vật. Tiếp cận lịch sử và logic phải đi đến
cái cuối cùng là nhận thức được cái lôgic.
- Tiếp cận
phân tích và tổng hợp: Phân tích một sự vật là sự phân chia sự vật
thành những bộ phận có bản chất khác biệt nhau.Còn tổng hợp là xác lập những
liên kết tất yếu giữa các bộ phận đã được phân tích.
Người nghiên
cứu có thể thu thập thông tin từ tiếp cận phân tích trước. Song cũng có thể thu
thập thông tin từ tiếp cận tổng hợp trước. Tuy nhiên cuối cùng vẫn phải đưa ra
một đánh giá tổng hợp đối với sự vật được xem xét.
-Tiếp cận
định tính và định lượng: Đối tượng khảo sát luôn phải xem xét ở cả 2 khía
cạnh định tính và định lượng. Cũng có khi không thể tìm
được các thông tin định lượng. Trong trường hợp đó phải chấp nhận thông tin
định tính là duy nhất. Tiếp cận định tính và định lượng dù bắt đầu từ đâu trước
cũng phải đi đến mục tiêu cuối cùng là nhận thức bản chất định tính của sự vật.
- Tiếp cận
hệ thống và cấu trúc: Hệ thống có thể được hiểu là một tập hợp các phần
tử có quan hệ tương tác để thực hiện một mục tiêu xác định. Như vậy, khi nói
đến hệ thống là phải nói đến phần tử, tương tác và mục tiêu. (Ví dụ: máy bay là
một hệ thống kỹ thuật, trong đó không một bộ phận nào có thể bay được nhưng sự
tương tác giữa chúng đã làm hệ thống này bay được.)
- Tiếp cận
cá biệt và so sánh: Tiếp cận cá biệt cho phép xem xét sự vật một
cách cô lập với các sự vật khác. Tiếp cận so sánh cho phép xem xét sự vật trong
tương quan. Bất kể trong nghiên cứu tự nhiên hay xã hội người nghiên cứu luôn
có xu hướng
chọn
các sự vật đối chứng. Cặp phương pháp tiếp cận cá biệt và so sánh cuối cùng
phải dẫn đến kết quả về nhận thức cái cá biệt.
2.4.2. Một
số phương pháp thu thập thông tin
- Phương
pháp nghiên cứu tài liệu: Mục đích của nghiên cứu tài liệu là nhằm
tìm hiểu những luận cứ mà đồng nghiệp đi trước đã làm, không mất thời gian lập
lại những công việc mà các đồng nghiệp đã thực hiện. Nghiên cứu tài liệu có thể
thu thập được những thông tin sau: Cơ sở lý thuyết liên quan đến chủ đề nghiên
cứu, kết quả nghiên cứu của đồng nghiệp đã công bố trên các ấn phẩm, chủ trương
chính sách liên quan đến chủ đề
nghiên cứu, số liệu thống kê, …Các bước tiến hành nghiên cứu tài liệu như sau:
+ Thu
thập tài liệu từ các nguồn như tài liệu khoa học trong ngành, tài liệu khoa
học ngoài ngành, tài liệu truyền thông đại chúng; Phân tích các nguồn tài liệu:
Nguồn tài liệu được phân tích từ nhiều góc độ như chủng loại, tác giả,..Xét
về chủng loại có các nguồn gồm (theo chuyên môn)
*Tạp chí và
báo cáo khoa học trong ngành - đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình tìm
kiếm luận cứ cho nghiên cứu bởi vì nó thuộc chính lĩnh vực nghiên cứu và mang tính thời sự
cao về chuyên môn.
*Tác phẩm
khoa học là loại công trình đủ hoàn thiện về lý thuyết, có giá trị cao về các
luận cứ lý thuyết nhưng không mang tính thời sự;
*Tạp chí và
báo cáo khoa học ngoài ngành cung cấp thông tin nhiều mặt, có ích cho việc phát
triển chiều rộng của nghiên cứu, có thể có những gợi ý độc đáo, thoát khỏi
đường mòn của những nghiên cứu trong ngành;
*Tài liệu
lưu trữ có thể bao gồm các văn kiện chính thức của các cơ quan nhà nước, các tổ
chức chính trị xã hội, các hồ sơ thuộc loại thông tin không công bố trên báo
chí;
*Thông tin
đại chúng gồm các báo chí, bản tin của các cơ quan thông tấn, chương trình phát
thanh truyền hình... là một nguồn tư liệu quý vì nó phản ánh nhu cầu bức xúc từ
cuộc sống. Tuy nhiên thông tin đại chúng không đòi hỏi chiều sâu nghiên cứu như
chuyên khảo khoa học;
Các nguồn
tài liệu trên đây luôn có thể tồn tại dưới 2 dạng: Nguồn tài liệu cấp 1 gồm những
tài liệu nguyên gốc của chính tác giả hoặc nhóm tác giả viết. Nguồn tài liệu
cấp 2 gồm những tài liệu được tóm tắt, xử lý biên soạn biên dịch trích dẫn,
tổng quan từ tài liệu cấp 1. Trong nghiên cứu khoa học người ta ưu tiên sử dụng
tài liệu cấp
1,
chỉ trong trường hợp không thể tìm được tài liệu cấp 1, người ta mới sử dụng
tài liệu cấp 2. Tài liệu dịch, sách dịch về nguyên tắc phải được xem là tài
liệu cấp 2, khi sử dụng tài liệu dịch phải tra cứu bản gốc.
+ Phân
tích nguồn tài liệu: Có thể phân tích nguồn tài liệu theo tác giả. Mỗi loại
tác giả có một cách nhìn riêng biệt trước đối tượng nghiên cứu. Tác giả trong
ngành có am hiểu sâu sắc lĩnh vực nghiên cứu. Tác giả ngoài ngành có thể có cái
nhìn độc đáo, khách quan thậm chí có thể cung cấp những nội dung liên ngành,
liên bộ môn. Tác giả trong cuộc được trực tiếp sống trong sự kiện. Họ có thể am
hiểu tường tận những sự kiện liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu. Còn tác giả
ngoài cuộc cũng như tác giả ngoài ngành có thể cung cấp những gợi ý độc đáo.
Tác giả trong nước am hiểu thực tiễn đất nước mình, tác giả ngoài nước cung cấp
thông tin nhiều mặt trong bối cảnh quốc tế. Các tác giả sống cùng thời với sự
kiện có thể là những nhân chứng trực tiếp. Tuy nhiên họ chưa kịp có thời gian
để thu thập hết các thông tin liên quan, hơn nữa có thể bị những hạn chế lịch
sử. Tác giả hậu thế được kế thừa cả một bề dày tích lũy kinh nghiệm và nghiên
cứu của đồng nghiệp, do vậy có điều kiện phân tích sâu sắc hơn những sự
kiện.Ngoài ra có thể phân tích tài liệu theo nội dung:
Đúng/Sai
Thật/Giả Đủ/Thiếu
Xác thực/Méo
mó/Gian lận
Đã xử lý/Tài
liệu thô chưa qua xử lý
+ Tổng hợp
tài liệu: Gồm những nội dung sau
*Chỉnh lý tài
liệu
Thiếu: Bổ
túc tài liệu sau khi phân tích phát hiện thiếu, sai lệch, chỉ chọn những thứ
cần để đủ xây dựng luận cứ
Méo mó/Gian
lận: chỉnh lý
Sai: Phân
tích phương pháp
*Sắp xếp tài
liệu
Đồng đại:
Sắp xếp theo đồng đại tức lấy trong cùng thời điểm để quan sát tương quan
Lịch đại:
Theo lịch đại, tức là theo tiến trình của các sự kiện để quan sát động thái.
*Xử lý kết
quả
- Điểm mạnh
được sử dụng để làm luận cứ cho nghiên cứu
- Điểm yếu
được sử dụng để nhận dạng vấn đề mới
- Phương
pháp quan sát: Có thể phân loại như sau:
+ Theo mức
độ chuẩn bị: Có quan sát có chuẩn bị trước và quan sát không chuẩn bị
(bất chợt gặp)
+ Theo quan
hệ giữa người quan sát và người bị quan sát: Có quan sát không tham dự (chỉ
đóng vai trò ghi chép) và quan sát có tham dự (hòa nhập vào đối tượng khảo sát
như một thành viên.
+ Theo mục
đích xử lý thông tin, quan sát được phân chia thành quan sát mô tả và quan sát
phân tích.
Trong quan sát,
người nghiên cứu có thể quan sát bằng nhiều cách khác nhau như trực tiếp xem,
nghe, sử dụng các phương tiện ghi âm, sử dụng các phương tiện đo lường ( bác sĩ
sử dụng máy siêu âm, cảnh sát sử dụng máy đo độ cồn, bắn tốc độ...)
- Phương
pháp phỏng vấn
Phỏng vấn là
đưa ra những câu hỏi với người đối thoại để thu thập thông tin. Thực chất phỏng
vấn có thể hiếu là quan sát gián tiếp hay nói cách khác là nhờ người khác quan
sát hộ sau đó hỏi lại kết quả quan sát.
Trong phỏng
vấn trước hết cần chọn người đối thoại. Người đối thoại có thể là người rất am
hiểu, ít am hiểu hoặc hoàn toàn không am hiểu lĩnh vực nghiên cứu. Họ có thể
cho ý kiến về những khía cạnh rất khác nhau.Sau khi đã lựa chọn được người đối
thoại, cần phân tích tâm lý đối tác. Trước mỗi đối tác người nghiên cứu cần có
những cách tiếp cận tâm lý khác nhau. Người có nhiều hiểu biết thường sẵn sàng
cộng tác, dễ dàng tiếp nhận câu hỏi và cho câu tả lời chính xác...
Trong phỏng
vấn người ta chia ra các loại như phỏng vấn có chuẩn bị trước, phỏng vấn không
chuẩn bị trước, trao đổi trực tiếp, trao đổi qua điện thoại.Dù là loại phỏng
vấn nào thì cách đặt câu hỏi cũng rất quan trọng vì nó có vai trò quyết định
đến kết quả phỏng vấn.. Lưu ý nên hỏi vào việc người ta làm, tránh đòi hỏi
người ta đánh giá hoặc hỏi những vấn đề nhạy cảm.
- Phương
pháp hội nghị
Nội dung
phương pháp này là nêu câu hỏi trước một nhóm chuyên gia để nghe họ tranh luận,
phân tích. Ưu điểm của phương pháp này là được nghe ý kiến của nhiều người có
hiểu biết. Nhược điểm của phương pháp này là ý kiến hội nghị thường hay bị chi
phối bởi những người có tài hùng biện và những người có địa vị xã hội cao hơn ở
trong nhóm.
Để khắc phục
nhược điểm người ta thường dùng phương pháp tấn công não (là phương pháp
nghiên cứu do A. Osbom - người Mỹ khởi xướng). Phương pháp tích ý tưởng do 2
nhóm chuyên gia thực hiện, một nhóm chuyên phát ý tưởng còn một nhóm chuyên
phân tích. Người tổ chức tấn công não cần tạo bầu không khí tự do tư tưởng,
không khích lệ tán thưởng, cũng không châm biếm chỉ trích, cần lắng
nghe mọi ý kiến kể cả ý kiến lạc đề.
- Điều tra
bằng bảng hỏi
Điều tra
bằng bảng hỏi vốn là phương pháp của xã hội học nhưng đã được áp dụng phổ biến trong
nhiều lĩnh vực. Về mặt kỹ thuật của phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi có ba
loại công việc phải quan tâm: Chọn mẫu, thiết kế bảng câu hỏi, xử lý kết quả.
+ Thứ nhất,
chọn mẫu: Việc chọn mẫu phải đảm bảo vừa mang tính ngẫu nhiên vừa mang tính đại diện,
tránh chọn mẫu theo định hướng chủ quan của người nghiên cứu.
+ Thứ 2,
thiết kế bảng câu hỏi. Có 2 nội dung cần quan tâm trong thiết kế bảng câu hỏi,
đó là: các loại câu hỏi và trật tự lôgic của câu hỏi.Các loại câu hỏi phải đảm
bảo khai thác cao nhất ý kiến cá nhân của từng người được hỏi. Tốt nhất phải
đặt câu hỏi vào những công việc cụ thể liên quan đến cá nhân mỗi người, tránh
những câu hỏi yêu cầu người ta đánh giá về người khác (chẳng hạn sinh viên của
trường có chăm học không, hoặc câu hỏi ở tầm khái quát, chẳng hạn: Chính sách
đối với giáo viên hiện nay có hợp lý không)
2.4.3 Xử lý
thông tin định lượng và thông tin định tính
- Xử lý
thông tin định lượng: Thông tin định lượng thu thập được từ các tài
liệu thống kê hoặc kết quả quan sát, thực nghiệm. Người nghiên cứu không thể
ghi chép các số liệu dưới dạng nguyên thủy vào tài liệu khoa học, mà phải sắp
xếp sao cho bộc lộ được mối liên hệ và xu thế của sự vật. Số liệu có thể trình
bày dưới nhiều dạng từ thấp đến cao gồm: con số rời rạc, bảng số liệu, biểu đồ,
đồ thị
+ Con số rời
rạc: Mô tả định lượng các sự kiện bằng con số rời rạc là hình
thức thông dụng trong các tài liệu khoa học. Nó cung cấp cho người đọc những
thông tin định lượng để có thể so sánh được các sự kiện với nhau. Con số rời
rạc được sử dụng trong trường hợp các số liệu thuộc các sự vật riêng lẻ, không
mang tính hệ thống, không thành chuỗi theo thời gian. Ví dụ: nhóm nghiên cứu đã
khảo sát 9 đoàn nghệ thuật, 5 nhà hát, 3 rạp chiếu phim trong vòng 1 tháng.
+ Bảng số
liệu: Bảng số liệu được sử dụng khi số liệu mang tính hệ thống,
thể hiện một cấu trúc hoặc một xu thế. Ví dụ, đoạn sau đây có thể thay thế bằng
bảng số liệu “Việc đăng ký danh hiệu Gia đình Văn hóa ở thành phố trong những
năm gần đây như sau: Năm 2009 trong tổng số 84 hộ gia đình có 81 hộ đăng ký đạt
tỷ lệ 98%. Trong số hộ đăng ký danh hiệu này có 71 hộ đạt chiếm tỷ lệ 87%. Năm
2010 trong tổng số 84 hộ có 82 hộ đăng ký đạt tỷ lệ 98,5%. Trong số hộ đăng ký thì
số hộ đạt danh hiệu là 70 hộ chiếm 85,5%. Năm 2011 trong tổng số 84 hộ có 80 hộ
dăng ký đạt tỷ lệ 97,5%. Trong số hộ đăng ký thì số hộ đạt danh hiệu là 70 hộ
chiếm 85,%.
|
Năm
|
Tổng số hộ dân
|
Tổng số hộ đăng ký GĐVH
|
Tỷ lệ
|
Tổng số hộ đạt GĐVH
|
Tỷ lệ
|
|
2009
|
84
|
81
|
98%
|
71
|
87%
|
|
2010
|
84
|
82
|
98,5%
|
70
|
85,5%
|
|
2011
|
84
|
80
|
97,5%
|
70
|
85,5%
|
Xây dựng bản số liệu là
xây dựng bảng kê nêu rõ, gọn theo thứ tự nhất định những số liệu thể hiện những
đặc điểm của sự vật hiện tượng. Phân tích bảng số liệu là dùng tư duy so sánh,
phân tích, tổng hợp các số liệu để qua đó làm nổi bật các đặc điểm của các đối
tượng và mối quan hệ giữa các đối tượng đó. Có 3 phương pháp phân tích bảng số
liệu là: Phương pháp phân tích theo toàn bộ quá trình biến đổi tức là
phân tích quá trình từ thời đầu đến thời điểm cuối. Phương pháp phân tích
theo từng đối tượng và Phương pháp phân tích theo giai đoạn. Cách làm này
phải chia toàn bộ quá trình biến đổi thành các giai đoạn (muốn thế quá trình
này phải có từ 3 thời điểm trở lên và mỗi giai đoạn được chia theo tiêu chí là
có ít nất một đối tượng có sự biến đổi khác hẳn trước hoặc sau đó.) Ba phương
pháp phân tích này có ý nghĩa như nhau. Tùy cấu trúc của bảng số liệu mà chọn
cách phân tích phù hợp để cho kết quả tốt.
+ Biểu đồ: Đối với
những số liệu so sánh, người nghiên cứu có thể chuyển từ bảng số liệu sang biểu
đồ để cung cấp cho người đọc một hình ảnh trực quan về tương quan giữa hai hay
nhiều sự vật cần so sánh.
Xây dựng
biểu đồ là xây dựng những hình vẽ để biểu diễn một khái niệm, quy luật hay mối
quan hệ nào đó. Có các loại biểu đồ khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng biệt
nên tùy yêu cầu xử lý thông tin mà có cách xử lý hợp lý để đưa ra biểu đồ thích
hợp. Các loại biểu đồ thường gặp trong xử lý thông tin là các loại biểu đồ:
* Biểu đồ
hình cột: Là loại biểu đồ thể hiện số lượng và sự biến đổi số lượng của các đối
tượng qua một số thời điểm.
* Biểu đồ
hình tròn: Là biểu đồ thể hiện cơ cấu các thành phần của các đối tượng
trong một vài thời điểm.
+ Đồ thị: Đồ thị được
sử dụng khi quy mô của tập hợp số liệu đủ lớn, để có thể từ các số liệu ngẫu
nhiên, nhận ra những liên hệ tất yếu. Để xử lý số liệu theo cách này người
nghiên cứu cần có những kiến
thức nhất định về toán.
Xử lý thông
tin định tính: Mục đích xử lý thông tin định tính là nhận dạng
bản chất và mối liên hệ bản chất giữa các sự kiện. Kết quả sẽ giúp người nghiên
cứu mô tả được dưới dạng các sơ đồ hoặc biểu thức toán học. Sơ đồ cho phép hình
dung một cách trực quan các mối liên hệ giữa các yếu tố trong cấu trúc của một
sự vật mà không quan tâm đến kích thước thật hoặc tỷ lệ thực của chúng. (ví dụ:
sơ đồ hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về văn hóa). Mô hình toán
cho phép khái quát hóa các liên hệ của sự
vật, tính
toán được các quan hệ định lượng giữa chúng.(Trong phương pháp mô hình toán, người
ta dùng các loại ngôn ngữ toán học như số liệu, biểu thức, biểu đồ, đồ thị...để
thực hiện các đại lượng và quan hệ gữa các đại lượng của sự vật.)
2.4.4. Viết
nội dung đề tài
Dựa vào
những thông tin đã thu thập được tiến hành viết nội dung đề tài theo cấu trúc
đã được xác định
2.5. Thực
hiện thủ tục tổ chức nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học
- Chuẩn
bị hồ sơ, bao gồm: Bản chính, bản tóm tắt, các chứng từ tài chính, các
phụ lục của đề tài…
- Tổ
chức nghiệm thu đề tài:Chủ tịch hội đồng chủ trì phiên họp theo trình
tự
sau:
- Chủ nhiệm
đề tài báo cáo tóm tắt kết quả nghiên cứu;
- Các ủy
viên phản biện đọc phiếu nhận xét đánh giá đề tài;
- Thư ký
khoa học đọc phiếu nhận xét của thành viên vắng mặt (nếu có) để hội đồng tham
khảo;
- Thành viên
hội đồng nêu câu hỏi đối với chủ nhiệm đề tài về kết quả và các vấn đề liên
quan của đề tài;
- Chủ nhiệm
đề tài trả lời các câu hỏi của hội đồng;
- Hội đồng
thảo luận kín và tiến hành đánh giá đối với đề tài
- Hội đồng
bầu Ban kiểm phiếu và tiến hành bỏ phiếu
- Trưởng ban
kiểm phiếu thông báo kết quả kiểm phiếu đối với đề tài
- Chủ tịch
hội đồng dự thảo kết luận đánh giá, trong đó cần nêu rõ, cụ thể những nội
dung cần chỉnh sửa, bổ sung để hoàn thiện đối với đề tài
- Hội đồng
thảo luận để thống nhất từng nội dung kết luận
- Hội đồng
thông qua biên bản.
2.6. Hoàn
thiện và thanh quyết toán đề tài nghiên cứu khoa học
Hoàn thiện
hồ sơ thanh quyết toán kinh phí đề tài
- Thuyết
minh đề tài đã phê duyệt
- Hợp đồng
triển khai thực hiện đề tài
- Dự toán
kinh phí
- Các phiếu
đánh giá đề tài
- Biên bản
đánh giá đề tài
- Quyết toán
kinh phí và chứng từ kèm theo (nếu có)
- Biên bản
thanh lý hợp đồng triển khai thực hiện đề tài
3. Kết cấu
của đề tài nghiên cứu
3.1. Mở đầu: Bao gồm
các nội dung:
- Lý do chọn
đề tài (Tính cấp thiết của đề tài b)
- Đối tượng
nghiên cứu của đề tài
- Khách thể
nghiên cứu
- Đối tượng
khảo sát
- Phạm vi
nghiên cứu
- Mục
tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Lịch sử
nghiên cứu
- Giả thuyết
nghiên cứu
- Phương
pháp nghiên cứu
- Đóng góp
của đề tài
- Cấu trúc
của đề tài
3.2. Phần
nội dung: Trình bày nội dung chi tiết của các chương theo
cấu trúc
đã
định
3.3. Phần
kết luận, khuyến nghị: Trình bày nội dung này sau khi kết thúc chương
cuối cùng của đề tài
- Kết luận
chính thức về kết quả nghiên cứu;
- Nêu lên
những mặt mạnh, mặt yếu và khả năng ứng dụng của đề tài;
- Khuyến
nghị về các khả năng nghiên cứu tiếp theo và đề xuất ý kiến.
3.4. Danh mục
tài liệu tham khảo: Sắp xếp theo đúng quy định đã được hướng dẫn
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Vũ Cao
Đàm (2007), Giáo trình phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Nxb Giáo
dục, Hà Nội.
2. Phạm Viết
Vượng (2004), Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Nxb Đại học Quốc
gia Hà Nội.
3. Lê Tử
Thành (2013), Logic học và phương pháp nghiên cứu khoa học Nxb Trẻ, tp
Hồ Chí Minh
4. Gille -
Gaston Granger, (người dịch: Phan Ngọc, Phan Thiều) (1995), Khoa học và
các khoa học, Nxb Thế giới.
CÂU
HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Trình bày khái niệm
đề tài khoa học, và cách đặt tên đề tài. Hãy đặt tên một đề tài
khoa học cụ thể.
2. Đề tài
nghiên cứu khoa học cần đáp ứng những yêu cầu nào? Hãy nêu những yêu cầu đó
3. Nghiên
cứu khoa học trong lưu trữ có thể đề cập đến những vấn đề nào? Hãy nêu tên một
đề tài nghiên cứu khoa học về lưu trữ
4. Trình bày
cách lựa chọn đề tài nghiên cứu khoa học? Nêu tên đề tài nghiên cứu khoa học
của anh (chị ) và cách lựa chọn đề tài đó.
5. Đề cương
nghiên cứu cần thuyết minh những nội dung gì? Hãy nêu những nội dung đó.
6. Hãy nêu
tên đề tài nghiên cứu khoa học của anh (chị) và xây dựng đề cương nghiên cứu
của đề tài đó.
7. Trình bày
các phương pháp tiếp cận thu thập thông tin.
8. Trình bày
các phương pháp thu thập thông tin.
9. Cho biết
tên đề tài nghiên cứu khoa học của anh (chị) và các phương pháp thu thập thông tin
cho đề tài đó? Tại sao lại sử dụng các phương pháp đó?
10. Trình
bày cách xử lý thông tin định lượng và thông tin định tính
12. Hãy xử
lý các thông tin định lượng và thông tin định tính trong đề tài nghiên cứu khoa
học của anh (chị).
Chuyên
đề 18 (Chuyên đề báo cáo)
THỰC
TIỄN XÂY DỰNG CÁC VĂN BẢN HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Mục đích
Chuyên đề
báo cáo giúp học viên liên hệ, vận dụng, đối chiếu, so sánh giữa lý thuyết được
cung cấp trong Phần kiến thức, kỹ năng với thực tiễn công tác tại cơ quan, tổ
chức.
2. Yêu cầu
2.1. Đối với
Ban tổ chức lớp học:
- Cần lựa
chọn nội dung chuyên đề báo cáo phù hợp với đối tượng học viên của lớp;
- Yêu cầu
báo cáo viên chuẩn bị nội dung và xây dựng kế hoạch cụ thể.
2.2. Đối với
báo cáo viên:
- Báo cáo
viên trình bày chuyên đề có thể là: Các nhà quản lý, nhà khoa học, giảng viên
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Báo cáo viên phải là người có nhiều kinh
nghiệm quản lý, nghiên cứu thực tiễn tổ chức hoạt động lưu trữ và có khả năng
sư phạm tốt.
- Thiết kế
chuyên đề báo cáo theo hình thức tọa đàm, có phần trình bày chung, phần trao
đổi - thảo luận, phần tóm tắt, kết luận nội dung và rút ra những bài học kinh
nghiệm. Có thể kết hợp với đi khảo sát thực tế.
3. Nội dung
Học viên
khảo sát thực tiễn xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức, qua đó đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
của việc xây dựng và áp dụng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ.
- Độ dài từ
15 đến 20 trang A4 (không kể trang bìa, tài liệu tham khảo và phụ lục), sử
dụng phông chức Times New Roman, cỡ chữ 14, cách dòng 1,5.
- Có phân
tích, đánh giá, ý kiến nêu ra cần có số liệu minh chứng rõ ràng.
3.1. Khái
quát về cơ quan, tổ chức và bộ phận tổ chức hoạt động công tác lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức
- Giới thiệu
khái quát cơ quan, tổ chức
- Giới thiệu
về đội ngũ viên chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức
3.2. Thực
trạng xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ
chức
- Nêu thực
trạng
- Đánh giá
- Nguyên
nhân
|
|
KT.BỘ
TRƯỞNG
THỨ
TRƯỞNG
Triệu
Văn Cường
|
MỤC LỤC
|
STT
|
Chuyên
đề
|
Trang
|
|
PHẦN
1: KIẾN THỨC CHUNG
|
|
1
|
Nhà nước trong hệ thống
chính trị
|
|
|
2
|
Tổ chức bộ máy nhà
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
|
|
|
3
|
Pháp luật và hệ thống
pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
|
|
|
4
|
Viên chức và văn hoá
công sở
|
|
|
5
|
Tiêu chuẩn chức danh
Lưu trữ viên và đạo đức nghề nghiệp
|
|
|
6
|
Cải cách hành chính
|
|
|
7
|
Chuyên đề báo cáo:
Thực hiện pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ
|
|
|
PHẦN
2: KIẾN THỨC, KỸ NĂNG NGHỀ NGHIỆP
|
|
8
|
Kỹ năng soạn thảo văn
bản quản lí
|
|
|
9
|
Kỹ năng lập hồ sơ và
quản lý hồ sơ
|
|
|
10
|
Kỹ năng làm việc
nhóm
|
|
|
11
|
Kỹ năng giao tiếp
|
|
|
12
|
Kỹ năng quản lý thời
gian
|
|
|
13
|
Bảo mật hồ sơ, tài
liệu
|
|
|
14
|
Kỹ năng hướng dẫn
nghiệp vụ lưu trữ
|
|
|
15
|
Số hóa tài liệu lưu
trữ
|
|
|
16
|
Ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ
|
|
|
17
|
Chuyên đề17. Thực
hiện đề tài nghiên cứu khoa học
|
|
|
18
|
Chuyên đề báo cáo:
Thực tiễn xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ
chức
|
|