Thông tư 14/2011/TT-BNV quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động

• Số hiệu: 14/2011/TT-BNV
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Nội vụ
• Người ký: Nguyễn Thái Bình
• Ngày ban hành: 08/11/2011

BỘ NỘI VỤ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 14/2011/TT-BNV	Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2011

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN

Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Bộ Nội vụ quy định việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn như sau:

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Thông tư này quy định về nguyên tắc, nội dung, chế độ trách nhiệm việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã bao gồm các hồ sơ, tài liệu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và hồ sơ, tài liệu của các tổ chức, đoàn thể cấp xã.

2. Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ UBND cấp xã là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, giáo dục, quốc phòng, an ninh, khoa học và công nghệ được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã qua các thời kỳ lịch sử.

Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ UBND cấp xã là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính.

3. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ UBND cấp xã bao gồm các công việc về quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu

Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã phải được quản lý tập trung tại Lưu trữ UBND cấp xã. Các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ về thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phải được thực hiện thống nhất theo các quy định tại Thông tư này và của pháp luật hiện hành.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu

1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã

Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương.

2. Trách nhiệm của Chủ tịch HĐND cấp xã

Chủ tịch HĐND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của HĐND và UBND cấp xã.

3. Trách nhiệm của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã về việc thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 Thông tư này.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã.

Cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

5. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

Điều 5. Nhiệm vụ của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ:

1. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn.

2. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu của HĐND và UBND cấp xã.

3. Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về lập hồ sơ công việc; tổ chức sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác của HĐND và UBND cấp xã.

4. Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ chức và cá nhân.

Chương 2.

QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND VÀ UBND CẤP XÃ

MỤC 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI

Điều 6. Quản lý văn bản đến

1. Quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại Văn thư HĐND và UBND cấp xã. Văn thư HĐND và UBND cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký các văn bản đến, trình Chủ tịch HĐND và UBND cấp xã (hoặc người được giao trách nhiệm) xin ý kiến phân phối văn bản và chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm giải quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Văn bản đến được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc sử dụng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính.

3. Văn thư HĐND và UBND cấp xã lập các loại Sổ đăng ký văn bản đến sau:

- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức;

- Sổ đăng ký đơn, thư khiếu nại, tố cáo;

- Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Trường hợp quản lý văn bản bằng chương trình phần mềm trên máy vi tính, việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm. Riêng văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng.

Điều 7. Quản lý văn bản đi

1. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại HĐND và UBND cấp xã phải kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trước khi phát hành; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật (nếu có). Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2. Văn bản đi phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc sử dụng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính.

Văn thư HĐND và UBND cấp xã lập các loại sổ đăng ký văn bản đi sau:

- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt;

- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính còn lại;

- Sổ đăng ký văn bản mật.

Trường hợp quản lý văn bản đi bằng chương trình phần mềm trên máy vi tính, việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm. Riêng văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng.

Điều 8. Quản lý văn bản mật

Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, Chủ tịch UBND cấp xã quy định loại tài liệu mang nội dung thuộc bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật.

Trên bì văn bản mật đóng các dấu chữ ký hiệu độ mật: Tài liệu “Mật” đóng dấu chữ “C”; tài liệu “Tối mật” đóng dấu chữ “B”; tài liệu “Tuyệt mật” đóng dấu chữ “A”. Tài liệu mật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.

Bì văn bản mật được làm bằng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; khi cần thiết phải niêm phong bì theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển văn bản mật.

Mọi trường hợp giao nhận văn bản mật giữa những người có liên quan đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.

Trong trường hợp truyền nội dung bí mật Nhà nước bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì nội dung bí mật nhà nước phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

Điều 9. Chế độ lưu văn bản

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại Văn thư HĐND, UBND cấp xã và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ, công chức trực tiếp giải quyết công việc đó.

Bản lưu văn bản đi tại Văn thư HĐND, UBND cấp xã phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

MỤC 2. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP XÃ

Điều 10. Lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ do UBND cấp xã ban hành, nhiệm vụ công tác của các cán bộ, công chức và thực tế công việc được giao, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã hướng dẫn các cán bộ, công chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ để lập hồ sơ.

b) Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ, công chức phải thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến công việc cần lập hồ sơ vào hồ sơ.

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc diễn biến sự việc, phản ánh đúng nội dung công việc đã diễn ra.

c) Kết thúc hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần thiết trong hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND, đúng nhiệm vụ được giao giải quyết của cán bộ, công chức;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết sự việc.

3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ

a) Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quản lý chỉ đạo công tác lập hồ sơ theo các quy định hiện hành của Nhà nước;

b) Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND cấp xã theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

c) Các cán bộ, công chức HĐND và UBND cấp xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc.

Điều 11. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã.

1. Thời hạn giao nộp

a) Tài liệu hành chính sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

c) Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

2. Thủ tục giao nộp

Bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã lập 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu.

Bên giao và bên nhận tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản.

3. Trách nhiệm của các bộ phận, cán bộ, công chức

Các bộ phận, cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cấp xã theo thời hạn quy định tại Khoản 1 Điều này. Trường hợp các bộ phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ cấp xã nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.

Cán bộ lãnh đạo HĐND, UBND cấp xã, công chức trước khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm. Không được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân, mang về nhà hoặc sang cơ quan, đơn vị khác. Việc bàn giao hồ sơ tài liệu cho Lưu trữ cấp xã phải được lập thành văn bản.

MỤC 3. THU THẬP, BỔ SUNG VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

Điều 12. Thu thập, bổ sung tài liệu

Hàng năm, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần giao nộp; tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã.

Chủ tịch UBND cấp xã chỉ đạo các bộ phận, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã.

Điều 13. Các nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung

1. Các nguồn nộp lưu

a) Các cơ quan cấp trên;

b) Lãnh đạo HĐND và UBND cấp xã: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch;

c) Các bộ phận, cán bộ, công chức phụ trách các lĩnh vực chuyên môn;

d) Các tổ chức đoàn thể cấp xã.

2. Thành phần tài liệu cần thu vào Lưu trữ cấp xã

a) Khối tài liệu của HĐND cấp xã

- Hồ sơ, tài liệu về bầu cử HĐND;

- Hồ sơ, tài liệu các kỳ họp thường kỳ và bất thường;

- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát của HĐND và đại biểu HĐND;

- Tài liệu về công tác tiếp dân;

- Tài liệu khác.

b) Khối tài liệu của UBND cấp xã

- Tài liệu tổng hợp gồm tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo;

- Tài liệu văn phòng - thống kê;

- Tài liệu công an;

- Tài liệu quân sự;

- Tài liệu tư pháp - hộ tịch;

- Tài liệu địa chính - xây dựng;

- Tài liệu tài chính - kế toán;

- Tài liệu văn hóa - xã hội;

- Tài liệu khác.

c) Hồ sơ, tài liệu của các tổ chức đoàn thể cấp xã.

Điều 14. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của cấp xã phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

2. Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ.

a) Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bố trí độc lập trong trụ sở UBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m^2;

b) Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời;

c) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắc chắn, không bị đột nhập; không bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị các loại côn trùng phá hoại;

d) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo sạch sẽ và có trang bị quạt thông gió;

đ) Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu;

e) Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy.

3. Phải thực hiện chế độ vệ sinh kho; thực hiện và duy trì các biện pháp phòng chống côn trùng phá hoại tài liệu.

Điều 15. Quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã

1. Khi chia, tách đơn vị hành chính cấp xã thành các đơn vị hành chính cấp xã mới, xã mới nào tiếp nhận trụ sở cũ thì xã đó tiếp tục quản lý hồ sơ, tài liệu hiện có của xã bị chia tách.

2. Khi điều chỉnh đơn vị hành chính cấp xã từ huyện này sang huyện khác quản lý.

a) Nếu xã được điều chỉnh từ huyện này sang huyện khác quản lý nhưng vẫn giữ nguyên đơn vị hành chính xã cũ thì việc quản lý tài liệu của xã không thay đổi;

b) Khi điều chỉnh một phần diện tích tự nhiên và dân số từ xã này sang xã khác quản lý thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu về phần diện tích và dân số được điều chỉnh tính đến thời điểm được điều chỉnh vẫn do xã cũ tiếp tục quản lý.

3. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) một số xã để thành xã mới

Hồ sơ, tài liệu hiện có của các xã cũ được đưa về bảo quản tập trung tại xã mới.

Điều 16. Chế độ báo cáo thống kê, kiểm kê

1. Hàng năm, Lưu trữ cấp xã phải thực hiện thống kê định kỳ về tài liệu lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu và công tác khai thác tài liệu lưu trữ.

2. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 (theo mẫu biểu tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ).

3. Báo cáo thống kê của UBND cấp xã phải gửi về Phòng Nội vụ cấp huyện theo quy định.

4. Chế độ kiểm kê định kỳ

Lưu trữ cấp xã phải tổ chức kiểm kê tài liệu theo định kỳ mỗi năm một lần vào ngày 31/12 hàng năm.

MỤC 4. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Điều 17. Chỉnh lý tài liệu

1. Tài liệu trước khi đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ phải được chỉnh lý. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu cho cán bộ, công chức HĐND và UBND cấp xã.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu;

đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

Điều 18. Xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

- Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách công tác văn phòng - thống kê, Chủ tịch Hội đồng;

- Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, Ủy viên (kiêm thư ký Hội đồng);

- Công chức có tài liệu hoặc công chức bộ phận có tài liệu, Ủy viên.

b) Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch UBND cấp xã quyết định thành phần hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và thành phần tài liệu hết giá trị.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

Điều 19. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy

Phòng Nội vụ cấp huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị của cấp xã.

2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Chủ tịch UBND cấp xã ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm tra bằng văn bản của Phòng Nội vụ cấp huyện về Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại và Danh mục tài liệu hết giá trị.

3. Quy trình tiêu hủy tài liệu

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (do Lưu trữ UBND hoặc đơn vị chỉnh lý tài liệu trình); cần thiết phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

b) Hoàn thiện Danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã xem xét;

c) Làm thủ tục đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;

d) Căn cứ vào ý kiến thẩm tra của Phòng Nội vụ cấp huyện, hoàn thiện hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã ban hành quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

đ) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

e) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

4. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã (quản lý kho lưu trữ) và người thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Có thể thực hiện tại trụ sở UBND cấp xã hoặc có thể chuyển đến các cơ sở sản xuất giấy để tái chế;

d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị và Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản của Phòng Nội vụ cấp huyện về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

đ) Quyết định của Chủ tịch UBND cấp xã cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

e) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

h) Quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Nếu chưa thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu);

i) Các tài liệu liên quan khác.

Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ xã trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.

MỤC 5. TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 20. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

1. Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu.

Tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức UBND cấp xã và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm trực tiếp phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cấp xã.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cấp xã

Do Chủ tịch UBND cấp xã quy định.

3. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.

Điều 21. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu và sao, chụp tài liệu

1. Chủ tịch UBND cấp xã cho phép sử dụng và sao chụp tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ cấp xã.

2. Việc sao, chụp tài liệu phải do công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã trực tiếp thực hiện.

Điều 22. Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ

Độc giả có nhu cầu cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ phải làm thủ tục theo quy định của UBND cấp xã. Chủ tịch UBND cấp xã xét duyệt việc cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.

Điều 23. Thu nộp phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Chế độ thu nộp phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.

Chương 3.

HIỆU LỰC, TRÁCH NHIỆM THI HÀNH

Điều 24. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ban hành.

Điều 25. Trách nhiệm thi hành

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này./.

Nơi nhận: - HĐND, UBND, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - BNV: Bộ trưởng, Thứ trưởng Văn Tất Thu; - Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Vụ Pháp chế; - Website BNV; - Lưu: VT, Cục VTLTNN (10b).

BỘ TRƯỞNG Nguyễn Thái Bình

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF HOME AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No.: 14/2011/TT-BNV	Hanoi, November 08, 2011

CIRCULAR

DEFINING MANAGEMENT OF RECORDS, DOCUMENTS FORMED IN THE OPERATION OF THE PEOPLE'S COUNCILS AND PEOPLE’S COMMITTEES OF COMMUNES, WARDS, TOWNSHIP

Pursuant to Decree No.48/2008/ND-CP dated April 17, 2008 of the Government regulating functions, duties, powers and organizational structure of Ministry of Home Affairs;

Pursuant to the National Archives Ordinance on April 04, 2001;

Pursuant to Decree No.110/2004/ND-CP dated April 08, 2004 by the Government on clerical work;

Pursuant to Decree No.09/2010/ND-CP dated February 08, 2010  of the Government amending and supplementing some Articles of Decree No.110/2004/ND-CP dated April 08, 2004 of the Government on clerical work;

Pursuant to Decree No.111/2004/ND-CP dated April 08, 2004 of the Government detailing the implementation of some Articles of the Ordinance on National Archives;

Pursuant to Circular No.02/2010/TT-BNV dated April 28, 2010 of Ministry of Home Affairs guiding functions, duties, powers and organization of the archive organizations of Ministries, ministerial agencies, Governmental agencies and People's Committees at all levels;

...

...

...

Chapter 1.

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope and subjects of governing

This Circular provides for the principles, contents and liability regime for the management of records and documents formed in operation of the People's Councils (HDND) and People's Committees (UBND) of communes, wards and townships (referred collectively to as commune level).

Article 2. Interpretation of terms

1. Records, documents formed in operation of the commune-level HDND and UBND consists of records, documents of building legal documents, administrative documents and records and documents of organizations, unions of commune level.

2. Archived documents stored in the Archives of communal People's Committees are the valuable documents of politic, economy, culture - society, education, national defense, security, science and technology to be chosen the entire block of materials formed in the operation of the commune level HDND and UBND over the historical periods.

Archived documents stored in the Archives of commune-level People's Committees are the originals or copies of the same value with the originals.

3. The management of records and documents at the Archives of commune-level People's Committees include the works on management of sent-out and sent-in documents; filing records, documents, delivery and submission of records and documents to the Archives of commune-level People's Committees; collection, adjustment, valuation of documents; preservation and organization of the use of the materials formed in the operation of the commune level HDND and UBND.

...

...

...

Materials formed in the operation the commune level HDND and UBND must be centrally managed at the Archives of commune-level People's Committees. The professional activities of the archival work of collection; adjustment and valuation of documents; statistics; preservation and use of documents must be made uniform by the provisions of this Circular and the current law.

Article 4. Responsibility for management of records, documents

1. Responsibilities of the Chairmen of commune level People's Committees
Chairmen of commune-level People's Committees are responsible for managing records, documents formed in the operation of the commune level HDND and UBND and directing the implementation of the State’s regulations on clerical work their respective localities.

2. Responsibilities of the chairmen of commune-level People's Councils

The chairmen of commune-level People's Councils are responsible for directing the management of records, documents formed in the operation of the HDND according to the Regulation of clerical work of the commune level HDND and UBND.

3. Responsibilities of public employees working in clerical work at commune-level People's Committees.

Public employees doing clerical work at commune-level People's Committees are responsible for the implementation of the tasks specified in Article 5 of this Circular before the Chairmen of the commune-level People's Committees.

4. Responsibility of officials, civil servants and those who do not work specialized and responsible activities at the commune level.

Officials, civil servants and those who do not work specialized and responsible activities at the commune level, in the process of tracking, handling of affairs shall implement the provisions of this Circular and other provisions of law on the work of archives.

...

...

...

Article 5. The duties of public employees doing clerical work in the commune-level People's Committees

Public employees doing clerical work in the commune-level People's Committees are responsible for:

1. To advise the chairmen of commune-level People's Committees in performing the State management of clerical work in commune-level People's Committees to ensure consistency in management according to specialized section.

2. To advise the chairmen of commune-level People's Committees in the management of records and documents of the commune level HDND and UBND.

3. To manage sent-out and sent-in documents; records and documents in the Archives of commune level; to guide officials and civil servants of commune-level People's Committees on the compilation of work records; to organize, arrange systematically and preserve records, documents safely for long service to the work of the commune level HDND and UBND.

4. To serve the needs of operation, use of records, archives of organizations and individuals

Chapter 2.

MANAGEMENT OF RECORDS, DOCUMENTS FORMED IN THE OPERRATION OF PEOPLE’S COUNCILS AND PEOPLE’S COMMITTEES OF COMMUNE-LEVEL

SECTION 1. MANAGEMENT OF SENT-OUT AND SENT-IN DOCUMENTS

...

...

...

1. Management of sent-in documents

All sent-in documents from any source must be centrally managed and unified in the Archives of the commune level HDND and UBND. Archives of the commune level HDND and UBND shall receive, register the sent-in documents to present the chairmen of the commune level HDND and UBND (or people assigned duties) to collect consultation for distribution of documents and forward scripts to the departments or individuals who are assigned duties of handling, ensuring accuracy and keeping secret of documents' contents. The documents sealed express, urgency must be registered, submitted, and forwarded as soon as received.

2. Sent-in documents are registered in the registration book of sent-in documents or the document management software on the computer.

3. Archives of the commune level HDND and UBND make the following registration books of sent-in documents:

- Registration books of sent-in documents of the agencies and organizations;

- Registration books of applications, letters of complaints and denunciations;

- Registration books of sent-in confidential documents.

Where the document management is conducted by software programs on computer, the registration to implement is under instructions of using software program. Separately, confidential documents are registered in the books or computers not being connected network.

Article 7. Sent-out document management

...

...

...

2. Sent-out documents must be registered in the registration book of sent-out documents or used document management software on the computer.

Archives of the commune level HDND and UBND make the following registration books of sent-out documents:

- Registration books of legal documents and particular decisions;

- Registration books of the remaining administrative documents;

- Registration books of confidential documents.

Where management of sent-out documents is conducted by software programs on your computer, the registration to implement is under instructions of using software program. Separately, confidential documents are registered in the books or computers not being connected network.

Article 8. Management of confidential documents

Documents, materials containing contents of state secrets (hereinafter referred to as confidential documents) are registered, managed in accordance with provisions of current legislation on protection of state secrets.

Based on the list of State secrets that have been decided by competent authorities, the Chairmen of commune-level People's Committees specify type of documents containing contents of state secrets at the levels of confidentiality, strict confidentiality, and absolute confidentiality.

...

...

...

Envelop of confidential documents are made of paper that is tough, hard to absorb water, may not see through; as needed to seal the envelop according to regulations; with means of transportation to ensure safety in all circumstances; in case of necessary,  to arrange the personnel to protect the transportation of confidential documents.

All cases of delivery, receipt of confidential documents between the concerned people must be recorded in the book, with signatures of deliverer and recipient.

In the case of transmission of state secrets contents by means of telecommunications and computers, the contents of state secrets must be encrypted in accordance with provisions of the law on cipher.

Article 9. Mode of archiving documents

Each sent-out document must be archived two originals in Archives of the commune level HDND and UBND and 01 original archived in the work profile of officials and public employees who directly handle the job.

The archived sent-out documents in Archives of the commune level HDND and UBND must be stamped and arranged in order of registration.

SECTION 2. COMPILATION OF RECORDS AND DELIVERY, SUBMISSION OF RECORDS IN ARCHIVES OF THE COMMUNE LEVEL HDND AND UBND

Article 10. Compilation of records and requirement for documents to be made

1. The contents of the compilation of records

...

...

...

Based on the list of records issued by the commune-level People's Committee, duties of officials, civil servants and actual works assigned, public employees doing clerical work in commune-level People's Committee guide the officials and civil servants to prepare cover, write the title of records to make record.

b) Collection of documents, materials in profile

In the process of handling affairs, officials and public servants must collect all the documents, papers and other materials relevant to the work needed to make record in profile.

The documents in profile must be sorted in the order of time or happening of affairs, reflected the proper content of work that has taken place.

c) The end of record

When the affair is solved completely, the record shall be ended, officials and public servants are responsible for making record must review and supplement the missing documents, papers and removing the redundant duplicate documents, the drafts, the documents, books unnecessary in the profile.

2. Requirements for each record to be made

a) Record to be made must reflect the proper functions and tasks of HDND and UBND, proper tasks that officials and public employees are assigned to solve;

b) The documents and materials collected in the record must have a close relation to each other and reflect the proper order, happening of the matter or order to resolve the matter.

...

...

...

a) Chairmen of commune-level People's Committees are responsible for managing, directing the compilation of records according to current regulations of the State;

b) Public employees doing clerical work in commune level People's Committees shall advise the Chairmen of the commune level People's Committees in the management and direction of the compilation of records; monitor and guide the compilation of records and deliver, submit records, documents in Archives of commune level People's Committees under the current regulations of the State.

c) The officials and public employees of commune-level HDND and UBND in the process of monitoring, handling the job must make the work profiles.

Article 11. Delivery, submission of records, documents in archives of commune-level People's Committees.

1. The time limit for submission

a) Administrative documents after 01 year from the end of work;

b) Basic construction materials after 03 months since the work has been settled;

c) Documents of films, images, sound recordings, video recordings after 03 months from ending of the jobs.

2. Procedures for submission

...

...

...

Public employees doing clerical work in commune level People's Committees make in 02 copies of minute of delivery and receipt of documents.

The deliverer and recipient keep 01 copy for each party.

3. Responsibilities of the departments, officials and civil servants

The departments, officials, public employees must deliver, submit records, documents in the Archives of commune level under the time limit specified in clause 1 of this Article.

Where the departments, officials and civil servants need to retain records and documents that come due to hand in for archiving, they must make a list to send to Archives of commune level, but this retaining is not more than 02 years.

The leaders of commune-level HDND and UBND, civil servant before transfer of their jobs, resignation, and retirement must hand over records and documents to the departments or his successor. Not to appropriate records and documents for personal purposes, take home or to other agency or unit. The handover of records and documents to Archives of commune level must be made in writing.

Section 3. COLLECTION AND SUPPLEMENTATION, PRESERVATION OF DOCUMENTS

Article 12. Collection and supplementation of documents

Every year, public employees doing clerical work in commune level People's Committees are responsible for guiding the departments and individuals to prepare records and documents required to be filed; and organize the collection of records and documents come due for handing in to the Archives of commune level.

...

...

...

Article 13. The sources handed in for archiving and composition of materials necessary to collect, supplement

1. The sources handed in for archiving

a) The superior authorities;

b) Leaders of the commune-level HDND and UBND: Chairman, Vice Chairman;

c) The departments, officials and civil servants in charge of the professional sectors;

d) The organizations, unions at commune level.

2. Composition of materials necessary to collect, supplement to the Archives of commune level

a) The block of documents of commune-level People's Council

- The records, documents of election of People's Council;

...

...

...

- The records, documents on the surveillance activities of the People's Council and representatives of People's Council;

- The documents on the reception of people;

- Other documents.

b) The block of documents of commune-level People's Committee

 - The general documents on the leadership and direction;

- Documents of Office - Statistics;

- Documents of the Public Security;

- Documents of Military;

- Documents of justice - civil status;

...

...

...

- Documents of finance - accounting;

- Documents of culture - society;

- Other documents.

c) Records and documents of the organizations, unions at commune level.

Article 14. Preservation of archives

1. Archives of the commune level should be protected and safely preserved in the Archives.

2. Warehouse of preserving archives must meet the conditions of the protection and safe preservation of documents and information of archives.

a) Rooms, storages of preserving archives must be arranged independently in the offices of commune level People's Committees with a minimum area of ​​20m^2;

b) The location of the storages must be protected from moisture or avoided directly affecting by sunlight;

...

...

...

d) The storages must be ensured clean and equipped with ventilation;

đ) The storages must be equipped with shelves, cardboard, boxes, briefcases to preserve documents;

e) The storages must be equipped with adequate facilities and equipment for fire prevention and fighting.

3. It must perform storage sanitary mode; implement and maintain the measures to prevent the damage of documents by insect.

Article 15. Document management upon splitting, separation, merger of commune level administrative units

1. When splitting commune level administrative units into new commune-level administrative units, the certain communes receive former headquarters, such communes shall continue to manage existing records and documents of the communes to be separated.

2. When adjusting a commune-level administrative unit of one district to another for management.

a) If the commune is adjusted from one district to another for management but still remains the former communal administrative unit, the management of the documents of the commune does not change;

b) When adjusting a part of natural area and population of a commune for another commune to manage, the entire records and documents on the area and population to be adjusted to the time to be adjusted shall be continued to manage by the former commune.

...

...

...

The existing records, documents of the former communes shall be sent to the new commune for focused preservation.

Article 16. Mode of statistical reports, inventory

1. Every year, commune level Archive must make periodic statistics on documents archived, document storage facilities and the exploitation of documents archived.

2. Data of annually periodic storage statistics is calculated from 0 hour on January 01 to 24 hours on December 31 (according to forms in Decision No.13/2005/QD-BNV on 06/01/2005 of the Ministry of Home Affairs).

3. Statistical Reports of the commune level People's Committees must be sent to the district-level departments of home affairs in accordance with provisions.

4. Period Inventory mode

Archives of commune level must organize to periodically inventory once every year on 31/12 every year.

SECTION 4. REVISION, VALUATION OF DOCUMENTS AND INVALID DOCUMENT DESTRUCTION

Article 17. Revision of the documents

...

...

...

2. Documents after being revised must meet the following requirements:

a) Classified and formed a complete profile;

b) Determined the preservation period for records, documents;

c) Systemized the records and documents;

d) Made index for records and documents;

đ) Made the list of invalid documents and eliminated for destruction.

Article 18. Determination of the value of documents

1. Valuation Council of documents

a) Attendants of Valuation Council of documents include:

...

...

...

- Public employees doing clerical work in commune level People's Committee, member (acting as secretary of the Council);

- Public servants having the documents or of the divisions having documents, member.

b) Duties of the valuation Council of documents

Valuation Council of documents shall advise the Chairman of commune level People's Committee to decide on composition of records and documents retained for preservation and invalid documents.

2. The valuation of documents must meet the following requirements

a) To valuate documents required for permanent storage and for preservation with a term calculated equal to the number of years;

b) To valuate invalid documents required to be eliminated for destruction.

Article 19. Destruction of invalid documents

1. Verification of all invalid documents before destroying them.

...

...

...

2. Competence to decide on the destruction of invalid documents

Chairmen of commune level People’s Committees make decision on destruction of invalid documents after consulting the written verifications of the district level departments of home affairs on the List of records, documents retained and the List of invalid documents.

3. The process of destruction of documents

a) Valuation Council of documents reviews the List of invalid documents and the explanation of invalid documents (presented by Archives of the People's Committee or documents revision unit); if necessary, it must compare with List of records, documents retained;

b) To complete the List of invalid documents and dossiers submitted to the chairmen of commune-level People's Committees for consideration;

c) To conduct procedures to request for verification of invalid documents;

d) Based on the evaluation opinions of the district level departments of home affairs, to complete dossiers to submit to the chairmen of commune-level People's Committees for issuing the Decisions to destroy invalid documents;

đ) To organize the destruction of invalid documents;

e) To make and archive into record of the destruction of invalid documents.

...

...

...

a) To pack invalid documents;

b) To make minutes of handing over all invalid documents between the persons ​​doing clerical work in the commune level People’s Committees (Archives manager) and those who made the destruction of invalid documents;

c) To carry out the destruction of invalid documents: This can be done at the head offices of the commune-level People's Committees or may be transferred to the establishments of producing paper for recycling;

d) To make minutes of the destruction of invalid documents.

5. Records of the destruction of invalid documents

a) A statement on the destruction of invalid documents;

b) A list of invalid documents and an explanation on the valid documents;

c) Minutes of meetings of the Valuation Council of documents;

d) An official dispatch from the district level department of home affairs on the verification of invalid documents;

...

...

...

e) A minute of handover of invalid documents;

g) A minute of the destruction of invalid documents;

h) Decision on the establishment of valuation Council of documents (if not yet established the Valuation Council of documents);

i) Other relevant documents.

Records of the destruction of invalid documents ​​must be preserved in the Archives of commune level for a period of at least 20 years from the date of destruction of the documents.

SECTION 5. ORGANIZATION OF OPERATION AND USE OF ARCHIVES

Article 20. Organization of the operation and use of documents

1. Objects of the operation and use of documents.

Archived documents of the commune-level People's Committees are used to serve the needs of officials, civil servants of commune-level People's Committees and the legitimate needs of agencies, organizations, and individuals. Public employees doing clerical work in commune level People's Committees are responsible for directly serving the needs of operation and use of documents to be preserved in the Archives of commune level.

...

...

...

To be prescribed by Chairmen of the commune level People’s Committees.

3. Units and individuals using archived documents must strictly observe the regulations on information security and keep documents safely.

Article 21. Competence to permit use of documents and copy, photocopy of documents

1. Chairmen of commune-level People's Committees permit the use and copy of archives preserved at the Archives of commune level.

2. The copy, photocopy of documents must be made directly by the public employees doing clerical work in commune level People's Committees.

Article 22. Issuance of copies, certification of archives

Readers wishing for issuance of copies, certification of documents archived must conduct procedures in accordance with provisions of the commune level People's Committees. Chairmen of commune-level People's Committees review and approve the issuance of copies, certification of archives.

Article 23. Collection, remittance of charges of operation and use of archives

The regime of collection, remittance of charges of operation and use of archives complies with the provisions of the Finance Ministry.

...

...

...

EFFECT, RESPONSIBILITY FOR IMPLEMENTTION

Article 24. Effect

This Circular takes effect 45 days from date of issuance.

Article 25. Responsibility for implementation

People's Councils and People's Committees of provinces and centrally-run cities are responsible for organizing the implementation of this Circular./.

MINISTER




Nguyen Thai Binh

...

...

...