|
BỘ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 04/2013/TT-BNV
|
Hà Nội, ngày 16
tháng 04 năm 2013
|
THÔNG TƯ
HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ
CHỨC
Căn cứ Luật lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP
ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP
ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây
dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
Thông tư này hướng dẫn xây dựng Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ; được áp dụng đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi
chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Tổ chức
thực hiện
1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy
chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ, gồm 3 chương, 38 điều.
2. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập
đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân, căn cứ Thông tư này ban hành
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.
3. Quy chế được ban hành kèm theo Quyết
định của cơ quan, tổ chức và có các phụ lục để khi thực hiện Quy chế có sự thống
nhất.
Điều 3. Điều khoản
thi hành
1. Thông tư này bãi bỏ Công văn số
260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.
2. Thông tư này có hiệu lực từ ngày
01 tháng 6 năm 2013.
3. Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
- nghề nghiệp và các tổ chức kinh tế khác, có thể vận dụng Thông tư này để xây
dựng Quy chế mẫu riêng cho cơ quan, đơn vị mình./.
|
Nơi nhận:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán nhà nước;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Các tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nuớc (91);
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Công báo;
- Website Bộ Nội vụ;
- Bộ Nội vụ: Lãnh đạo Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (20b);
- Lưu: VT, PC.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Văn Tất Thu
|
QUY CHẾ (MẪU)
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số... ngày ...
tháng... năm của ...)
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định các hoạt động về
văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Đối tượng áp dụng (nêu cụ thể các đối
tượng phải điều chỉnh).
Công tác văn thư bao gồm các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu
trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc
về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu
lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Quy chế (mẫu) công tác văn thư,
lưu trữ bao gồm những quy định chung về hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các
loại hình cơ quan, tổ chức để các cơ quan, tổ chức vận dụng xây dựng Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức.
2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) bao gồm tất cả những quy định
về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mình.
3. Văn bản đến là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi
đến cơ quan, tổ chức.
4. Văn bản đi là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức
phát hành.
5. Bản thảo văn bản là bản được viết
hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
6. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
7. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) ban hành.
8. Bản sao y bản chính là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
9. Bản trích sao là bản sao một phần
nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải
được thực hiện từ bản chính.
10. Bản sao lục là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình
bày theo thể thức quy định.
11. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
12. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp
văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), cá nhân thành hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định.
13. Thu thập tài liệu là quá trình
xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
14. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại,
xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), cá nhân.
15. Xác định giá trị tài liệu là việc
đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo
quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ,
thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách
nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) trong việc quản lý công tác văn
thư, lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo
thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn
phòng) giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) trực tiếp
quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp
vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
và đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
Trưởng các đơn vị chức năng (vụ,
phòng, ban...), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai
và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) về văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong quá trình giải quyết công việc
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải
thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải thực hiện theo
các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương 2.
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1: SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức
văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 6. Thể thức
văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật
a) Đối với Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên
tịch giữa Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thực hiện theo quy
định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật
liên tịch.
b) Đối với các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành
Do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản
lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cá nhân nước ngoài
Thực hiện theo các quy định hiện hành
của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo
văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện các quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm
2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật số 31/2004/QH11 ngày 03
tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được
thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) giao
cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo
văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức
được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ
mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên
quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) tham khảo ý kiến của
các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 8. Duyệt dự
thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có
thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phê duyệt, nhưng thấy cần
thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định
việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra
văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn
thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn
bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn;
đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu
mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu
cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật
trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn
bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện
theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức).
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ
ký của người có thẩm quyền
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức) ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh
(phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để
ký văn bản.
Điều 11. Bản sao
văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Việc sao y bản chính, sao lục,
trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức),
Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục,
trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và
chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này
thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát
ra ngoài cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) những ý kiến ghi bên lề
văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công
tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2: QUẢN LÝ VĂN
BẢN
Điều 12. Nguyên
tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được quản lý tập trung tại
Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký,
trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những
văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày
nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa
tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là
văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau
khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang
bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông
tư này.
Điều 13. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức
phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi
nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu
có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước
khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản
chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến
là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm
ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức), Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào
sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng
hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội
bộ) hoặc mạng Internet.
Điều 15. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký,
phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có
dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết,
công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm
bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận
văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 16. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); theo thời hạn yêu cầu
của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có
yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số
liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,
Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời
hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn
đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) về tình
hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các
đơn vị liên quan.
Điều 17. Trình tự
giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo
trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu
mức độ mật, khẩn
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát văn bản đỉ
5. Lưu văn bản đi
Điều 18. Kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư
kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì
báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn
bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ
chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống
nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp
luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực
hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản
quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều
9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Văn bản mật đi được đánh số và
đăng ký riêng.
Điều 19. Đăng ký
văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng
ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại
văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) quy định
cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện
theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính.
Điều 20. Nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để
phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến
nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải
có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể
trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện,
phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản;
không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối
tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và
thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có
ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và được thực
hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm
theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc tên của
phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không
quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN,
THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện
theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT
MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục
2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật
và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ)
trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều
15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Điều 21. Thủ tục
phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán
bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật
và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ
tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy
phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ",
"HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát
hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua
bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản,
phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản
cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc
cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản;
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy
fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát
nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển
qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá
trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện
theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
a) Công chức, viên chức văn thư có
trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những
văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất,
trình người ký quyết định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất
lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
Điều 22. Lưu văn
bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản:
bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và 01 bản
chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo
dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục 3: LẬP HỒ SƠ
VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), và thực tế công việc được giao, cán
bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ
sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình
sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu
có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp
xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa
chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến
công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ
sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm
tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng
thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị
hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao nhận
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức,
viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại
hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) biết và phải được sự đồng ý của
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nhưng thời hạn giữ lại
không quá 02 năm;
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi
chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ
sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cho người
kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày
công việc kết thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình
được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị,
cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 25. Trách
nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); chỉ đạo công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của
mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực
thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức,
viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời
hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ
công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) theo đúng quy định của Nhà nước.
Mục 4: QUẢN LÝ VÀ
SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản lý
con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) việc quản
lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức). Lãnh đạo
đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con
dấu riêng).
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức
văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo
quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con
dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại
phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra
khỏi cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được sự đồng ý của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải chịu trách nhiệm
về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ
cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác
khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,
cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải báo cáo cơ
quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia,
tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng
con dấu
1. Cán bộ, công chức, viên chức văn
thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức).
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi
các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường
hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn
trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm
quyền.
Chương 3.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1: CÔNG TÁC
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ
sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công
chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo
quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và
lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 29. Chỉnh
lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong
kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu
theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản
ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ
sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu
sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 30. Xác định
giá trị tài liệu
1. Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng
xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm
quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh
viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
Điều 31. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011.
Điều 32. Hủy tài
liệu hết giá trị
Thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật lưu trữ 2011.
Điều 33. Thời hạn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Thực hiện theo quy định tại Điều 21 luật Lưu trữ 2011.
Mục 2: BẢO QUẢN,
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) do các cán bộ,
công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp
lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức). Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết
theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ
đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu
trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu
trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm: bố trí, sắp
xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp),
dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;
thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất
lượng tài liệu.
Điều 35. Đối tượng
và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức
trong, ngoài cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và mọi cá nhân đều
được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu
riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nghiên cứu tài liệu vì mục đích
công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc Chánh Văn phòng đồng
ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu
vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc
hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều 36. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật lưu trữ 2011.
Điều 37. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo các quy định tại Điều 31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011.
Điều 38. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức) phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội
dung cần quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được
mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh
tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định
có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) phải lập các Sổ nhập, xuất tài
liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý
tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
|
|
THỦ TRƯỞNG CƠ
QUAN, TỔ CHỨC
(chữ ký và dấu)
Họ và tên
|