|
UBND TỈNH
SƠN LA
SỞ
NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 373/HD-SNV
|
Sơn La, ngày 16 tháng 4 năm 2015
|
HƯỚNG DẪN
THỰC
HIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước
số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày
28 tháng 12 năm 2000;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật Nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 181/2004/QĐ-TTg
ngày 15 tháng 10 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật Nhà nước,
độ Tuyệt mật và Tối mật của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
và cơ quan, tổ chức có liên quan thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương; Quyết định số 1279/QĐ- BCA(A11) ngày 10 tháng 11 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Công an
về danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân và các cơ quan, tổ chức liên quan thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Quyết định số 17/2014/QĐ-UBND ngày 13
tháng 8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ban hành Quy định về công tác văn
thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La.
Thực hiện Kế hoạch số
41/KH-UBND ngày 25
tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La về thực hiện công tác Bảo vệ
bí mật Nhà nước trên địa bàn tỉnh Sơn La năm 2015. Sở Nội vụ hướng dẫn thực hiện
công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại các
cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh như sau:
I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN
Bí mật Nhà nước trong lĩnh vực văn
thư, lưu trữ gồm hồ sơ, tài liệu mật, văn bản mật được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân; vật mang bí mật Nhà nước
tại Lưu trữ lịch sử,
Lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
1. Quản lý văn bản mật,
vật mang bí mật nhà nước đến
a) Tiếp nhận văn bản mật, vật mang bí mật
nhà nước đến
- Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
gửi đến từ các nguồn đều phải qua Văn thư vào sổ đăng ký văn bản mật đến để
theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
- Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến mà
bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu
ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có
tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết; Văn thư
không bóc bì.
- Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi
đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có
trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện
tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt
bí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải
báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
b) Đăng ký văn bản mật và vật mang bí mật
Nhà nước đến
Văn bản mật và vật mang bí mật đến được
vào sổ đăng ký riêng (Phụ lục II Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ). Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và
mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật và vật mang bí mật đến.
c) Chuyển giao văn bản mật và vật mang bí
mật đến
Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật
mang bí mật nhà nước giữa những người (người dự thảo, văn thư, giao thông viên,
người có trách nhiệm giải quyết, người lưu gữi, bảo quản...) đều phải vào sổ,
có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm
quyền, Văn thư chuyển giao văn bản mật, vật mang bí mật đến cho người có trách
nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối
tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
2. Quản lý văn bản mật,
vật mang bí mật Nhà nước đi
a) Công tác soạn thảo, nhân bản văn bản mật
- Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật nhà
nước, người được phân công soạn thảo văn bản phải đề xuất với lãnh đạo (thủ trưởng)
cơ quan, xác định mức độ mật theo đúng danh mục bí mật của cơ quan và của
ngành; đối với những văn bản trình ký ở mức độ mật có tài liệu kèm theo, đơn vị
soạn thảo văn bản phải trình rõ mức độ mật cho từng loại tài liệu; người có thẩm
quyền ban hành văn bản chịu trách nhiệm quyết định mức độ mật, số lượng bản
phát hành và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước. Đối với vật mang
bí mật nhà nước (băng, đĩa đã ghi âm, ghi hình; phim đã chụp, ảnh... có bí mật
nhà nước) phải có văn bản ghi rõ tên của vật lưu kèm theo và đóng dấu mức độ mật
vào văn bản này.
- Việc soạn thảo, đánh máy, in, sao chụp các
văn bản, hồ sơ, tài liệu... có nội dung bí mật nhà nước phải được tiến hành ở
nơi đảm bảo bí mật an toàn do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài
liệu mật quy định. Trường hợp đặc biệt, khi có yêu cầu phải được soạn thảo trên hệ thống
trang thiết bị đã qua kiểm tra và đủ điều kiện về đảm bảo an toàn, bảo mật.
Không sử dụng máy tính, máy chuyên dùng đã kết nối mạng Internet, hoặc sử dụng các thiết bị
lưu giữ tài liệu (USB, thẻ nhớ,...) để đánh máy, in, sao các loại tài liệu mật.
- Người có trách nhiệm in, sao chụp tài liệu, vật
mang bí mật nhà nước chỉ được in, sao chụp đúng số lượng văn bản đã được Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền phê duyệt; với tài liệu đánh
máy, in, sao chụp phải đánh số trang, ghi rõ số lượng bản phát hành, phạm vi
lưu hành, tên người đánh máy, in, sao, chụp tài liệu, tuyệt đối không đánh máy
thừa hoặc sao, chụp, in thừa. Sau khi đánh máy, in, sao chụp xong phải kiểm tra
lại, hủy ngay bản dư thừa và những bản đánh máy, in, sao, chụp hỏng theo quy định
chung. Với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được sao chụp ra phải chuyển cho
bộ phận Văn thư bảo mật niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ tên người sao chụp
ở bì niêm phong.
- Những văn bản, tài liệu thuộc các loại “Tuyệt Mật”,
“Tối Mật” nếu có yêu cầu sao chụp hoặc chuyển sang dạng tin khác phải được Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị nơi ban hành tài liệu gốc đồng ý bằng văn bản và phải
ghi rõ số lượng được phép sao chụp hoặc chuyển dạng tin.
- Khi tổ chức lấy ý kiến tham gia để xây dựng dự
thảo văn bản, cơ quan chủ trì soạn thảo phải xác định cụ thể phạm vi, đối
tượng (các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan) cần xin ý kiến hoặc tham khảo
ý kiến, phải đóng dấu xác định mức độ mật cần thiết vào dự thảo trước khi gửi
xin ý kiến. Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quản
lý, sử dụng theo đúng độ mật đã ghi trên dự thảo.
- Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng
được phổ biến, sử dụng hạn chế, cần sử dụng các chỉ dẫn lưu hành như “trả lại
sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”. Chỉ dẫn về phạm
vi lưu hành thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ
và chỉ dẫn này được trình bày tại ô số 11 tại Phụ lục II - Sơ đồ bố trí các
thành phần thể thức văn bản ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Đăng ký văn bản mật và vật mang bí mật
Nhà nước đi
- Văn bản mật, vật mang bí mật Nhà nước đi được
cho số, ký hiệu và mở sổ đăng ký riêng được thực hiện theo mẫu (Phụ lục VII
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ). Trường hợp sử dụng phần
mềm trên máy vi tính thì không nối mạng nội bộ (mạng LAN) hoặc mạng Internet.
- Tài liệu mật trước khi gửi đi Văn thư vào sổ
đăng ký văn bản mật đi, phải ghi đầy đủ các cột, mục như: số thứ tự, ngày,
tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họ
tên).
- Việc ghi số, ký hiệu của văn bản mật đi thực
hiện theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ.
c) Đóng dấu mức độ mật trong văn bản mật
đi
- Mẫu dấu chỉ mức độ mật: (“tuyệt mật”, “tối mật”,
“mật”) dấu “tài liệu thu hồi” và “Chỉ người có tên mới được bóc bì” được thực
hiện theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày
13/9/2002 của Bộ Công an.
- Dấu chỉ mức độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi
được đóng vào ô số 11 tại Phụ lục II sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
3. Phát hành, chuyển
phát, giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
a) Tài liệu mật gửi đi
- Trường hợp tài liệu mật gửi đi phải kèm theo
Phiếu gửi và
phải
bỏ
chung vào bì cùng với
tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng tài
liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên của
Phiếu gửi.
- Khi nhận tài liệu mật, nơi nhận phải hoàn
ngay Phiếu gửi cho nơi đã gửi tài liệu mật.
- Làm bì: Tài liệu mật gửi đi không gửi chung
trong một bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó
bóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán phải
dính, khó bóc.
Việc đóng dấu ký hiệu các “độ mật”
ngoài bì thực hiện như sau:
- Văn bản mật gửi đi phải làm bì riêng. Mẫu con dấu A,
B, C thực hiện
theo quy định tại Tiết b.1, Mục 3 Thông
tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày
13/9/2002 của Bộ Công an.
- Văn bản mật độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ 
- Văn bản mật độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ 
- Văn bản mật độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số ký hiệu của tài liệu,
tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu
là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ
có người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường,
đóng dấu ký hiệu chữ 
b) Giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật
nhà nước
Mọi trường hợp giao nhận
tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa các khâu (cá nhân soạn thảo, đánh máy,
in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản...)
đều phải vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao, nhận. Việc giao, nhận tài liệu mật
phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc theo quy định của Thủ trưởng cơ quan,
đơn vị có tài liệu mật.
c) Chuyển phát tài liệu mật
- Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu mật ở
trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ
quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện
theo quy định riêng của ngành Bưu chính Viễn thông.
- Vận chuyển, giao nhận tài liệu mật giữa các
cơ quan, tổ chức trong
nước với các cơ quan, tổ chức ở nước ngoài do người làm giao liên ngoại giao thực
hiện.
- Trường hợp truyền đưa tài liệu mật bằng phương tiện viễn
thông và máy tính thì phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
- Khi vận chuyển tài liệu mật phải có đủ phương
tiện bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
Các tài liệu mật phải được đựng trong hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn.
- Phương tiện vận chuyển do Thủ trưởng cơ quan,
đơn vị có tài liệu mật quyết định và phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra mất
an toàn; trong mọi trường hợp phải có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận, bảo
đảm an toàn tuyệt đối các loại
tài liệu mật.
Nơi gửi và nơi nhận tài liệu mật phải
tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất
mát để xử lý kịp thời.
d) Thu hồi tài liệu mật
Những tài liệu mật có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, Văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn. Khi
nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu, theo dõi trong sổ sách bảo đảm
tài liệu không bị thất lạc.
II. LƯU TRỮ, BẢO QUẢN,
SỬ DỤNG TÀI LIỆU MẬT, VẬT MANG BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
1. Mọi tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước, sổ
quản lý và giao nhận văn bản mật phải được bảo quản theo chế độ mật; lưu giữ, bảo
quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích. Tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước
sau khi xử lý xong phải được sắp xếp, lập hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không tự
động mang ra khỏi cơ quan.
Khi xử lý văn bản, tài liệu mật, người
được giao tài liệu mật không tự ý mang tài liệu về nhà riêng. Nếu phải xử lý
gấp, phải báo cáo thủ trưởng cơ
quan, đơn vị xem xét, quyết định và làm thủ tục đăng ký làm việc ngoài giờ với
Văn phòng cơ quan hoặc bảo vệ cơ quan theo quy định.
Trường hợp cần thiết phải mang
tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước ra khỏi cơ quan, mang về nhà riêng, đi
công tác hoặc cho mượn thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị,
phải đăng ký với bộ phận bảo mật và có phương án bảo mật chặt chẽ.
2. Tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước
khi mang ra nước ngoài phải có văn bản xin phép và được người đứng đầu hoặc người
được ủy quyền của cơ quan, tổ chức ở Trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh đồng ý; văn bản xin phép phải nêu rõ người mang tài liệu, vật thuộc phạm
vi bí mật nhà nước ra nước ngoài; tài liệu, vật sẽ mang đi; phạm vi, mục đích sử
dụng. Khi xuất cảnh phải trình văn bản xin phép có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền cho
cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại cửa khẩu.
Trong hoạt động văn thư, lưu trữ việc
phát ngôn, trao đổi thông tin,
trong hội thảo, trao đổi tài liệu khoa học, mẫu vật trong quá trình hợp tác, tiếp
xúc với tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi bí mật nhà nước, cơ quan, tổ chức phải
xin phép bằng văn bản cấp có thẩm quyền duyệt cho phép cung cấp tin thuộc phạm
vi bí mật nhà nước. Trong đó, nêu rõ người hoặc tổ chức cung cấp tin; loại tin
thuộc bí mật nhà nước sẽ cung cấp; tổ chức, cá nhân nước ngoài sẽ nhận tin; phạm
vi, mục đích sử dụng tin.
3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trực tiếp quản
lý bí mật nhà nước trong phạm vi quyền hạn của mình phải thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo
việc lưu giữ, bảo quản và thực hiện báo cáo thống kê tài liệu mật theo quy định.
Tài liệu mật độ Tuyệt mật, Tối mật phải được lưu giữ riêng, có
phương tiện (tủ, két sắt...) bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn.
III. TỔ CHỬC TIÊU HỦY
TÀI LIỆU MẬT
1. Cơ quan, tổ chức thực hiện việc tiêu hủy tài
liệu mật thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật và Mật khi đã được thực hiện giải mật theo quy định
tại Điều 28 Luật Lưu
trữ và Điều 21 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có tài
liệu mật có trách nhiệm xem xét, xác định giá trị tài liệu mật trong phạm vi quản
lý của mình. Việc xác định giá trị tài liệu mật phải thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu mật, thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ.
3. Trong quá trình tiêu hủy tài liệu mật phải bảo
đảm yêu cầu không để lộ, lọt bí mật nhà nước. Tiêu hủy tài liệu mật phải đốt,
xén, nghiền nhỏ đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu, không thể phục hồi được
và phải được lập thành biên bản.
IV. VỀ CUNG CẤP THÔNG
TIN TÀI LIỆU MẬT
1. Cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Điều 18 và
Điều 19 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
2. Việc nghiên cứu, sao chụp hồ sơ tài liệu mật
chỉ thực hiện khi có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
3. Cơ quan, đơn vị và người thực hiện chỉ được
cung cấp theo đúng nội dung đã được duyệt. Bên nhận tin không làm lộ thông tin
và không cung cấp thông tin đã nhận cho bên khác. Nội dung buổi làm việc về cung
cấp thông tin phải được thể hiện chi tiết bằng biên bản để báo cáo với người đã
duyệt cung cấp thông tin
và nộp lại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị.
4. Trường hợp hồ sơ, tài liệu mật được người có
thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng, bộ phận quản lý tài liệu mật phải mở sổ riêng để theo dõi.
V. BẢO VỆ BÍ MẬT VỀ ĐỊA
ĐIỂM, KHO LƯU TRỮ
1. Cán bộ, công chức, viên chức không tiết lộ
cho cá nhân hoặc cơ quan không có trách nhiệm biết:
- Địa điểm đặt kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu
mật.
- Kế hoạch, phương án bảo vệ phòng cháy, chữa
cháy, địa điểm kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật.
- Sao chụp sơ đồ, mạng lưới kho tàng và địa
danh của các vùng kho, tổng kho, nơi cất giữ hồ sơ, tài liệu mật.
2. Không cho người không có trách nhiệm đến
thăm, khảo sát hoặc chụp ảnh, quay phim các vùng kho, tổng kho, nơi cất
giữ hồ sơ, tài
liệu mật khi chưa được phép của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý địa
điểm đó.
VI. TRÁCH NHIỆM THỰC
HIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong
phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, áp dụng các biện pháp và có trách nhiệm tổ
chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ
theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Căn cứ các quy định, hướng dẫn liên quan công
tác bảo vệ bí mật nhà nước, tổ chức tuyên truyền phổ biến và thực hiện các quy định về
bảo vệ bí mật nhà nước trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức chỉ đạo xây dựng và ban hành các văn bản
quy định, nội quy về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Phân công, bố trí và xác định trách nhiệm của
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước. Thực
hiện việc ký cam kết với công chức,
viên chức có liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn
thư, lưu trữ tại cơ quan.
- Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp
có thẩm quyền quyết định, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng
và ban hành văn bản quy định các mức độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) của
từng loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc cơ quan, tổ chức quản lý.
- Quan tâm đầu tư kinh phí, mua sắm trang thiết
bị cần thiết như máy vi tính, máy photocopy, tủ, két sắt... phục vụ công tác bảo
vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực
hiện các chế độ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu
trữ thuộc phạm vi quản lý.
- Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước, theo tình hình thực
tế của cơ quan, tổ chức, thủ trưởng cơ quan xác định biên chế, bố trí, phân
công và thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm văn thư,
lưu trữ liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Trách nhiệm của Chánh
Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức)
- Trực tiếp tham mưu, đề xuất các biện pháp và
giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện công tác bảo vệ bí mật
nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
- Tham mưu việc khắc đủ các con dấu theo quy định
của công tác bảo vệ bí mật nhà nước. Thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra việc
đóng dấu các mức độ
mật của Văn thư cơ quan trong văn bản, bì văn bản.
3. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị
- Phân công, bố trí công chức, viên chức
thuộc phạm vi quản lý làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đơn vị, tổ chức thực hiện
tốt các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ tại đơn
vị.
- Trong tham mưu xây dựng văn bản, phân công
cho các cá nhân trong đơn vị xây dựng văn bản có chứa đựng và đề xuất các mức độ
mật theo quy định, đảm bảo không để lộ, lọt các thông tin liên quan đến bí mật
nhà nước.
- Chỉ đạo, quản lý việc lập hồ sơ, bảo quản hồ
sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước đang ở giai đoạn văn thư (từ lúc
hình thành hồ sơ, tài liệu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan) và bảo đảm an toàn theo
quy định.
4. Trách nhiệm của công
chức, viên chức
- Thường xuyên nghiên cứu, học tập đầy đủ các
quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc có hồ sơ, tài liệu liên quan đến phạm vi bí mật nhà nước, mỗi
cá nhân phải lập hồ sơ và có trách nhiệm đảm bảo thực hiện đúng theo các quy định
và hướng dẫn của công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực
văn thư, lưu trữ.
- Công chức, viên chức liên quan đến tài liệu mật
khi chuyển công tác, nghỉ hưu, thôi việc tuyệt đối tuân thủ các quy định
của pháp luật về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
5. Trách nhiệm của công
chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ hoặc
liên quan đến công tác bí mật nhà nước
- Công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ hoặc liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước phải trung thực,
cẩn thận, có
tinh thần trách
nhiệm,
ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; phải ký cam kết với
người đứng đầu cơ quan, tổ chức về bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản; văn bản
cam kết nộp cho bộ phận bảo mật của cơ quan, tổ chức lưu giữ.
VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Trên cơ sở nội dung Hướng dẫn của Sở Nội
vụ tỉnh, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố
trong tỉnh triển khai, hướng dẫn đến các phòng chuyên môn và đơn vị trực thuộc
thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ
thuộc phạm vi quản lý; thực hiện chế độ báo cáo về công tác bảo vệ bí mật nhà nước
trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ định kỳ hằng năm về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư -
Lưu trữ) để tổng hợp trình cơ quan Thường
trực Ban chỉ đạo công tác bảo vệ bí mật nhà nước tỉnh.
Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về
công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Trong quá trình
thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức kịp thời
phản ảnh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) số điện thoại
3.755.573) để tổng hợp, báo
cáo trình cấp có
thẩm
quyền xem xét, giải quyết./.
|
Nơi
nhận:
-
Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (để b/c);
- UBND
tỉnh (để b/c);
- Phòng
PA83-Công an tỉnh;
- Các
sở, ban, ngành;
- Các
tổ chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp;
- UBND
các huyện, thành phố;
- Lưu:
VT, CCVTLT, (L65b).
|
GIÁM ĐỐC
Lưu
Minh Quân
|