Quyết định 376/QĐ-TCHQ 2021 Sổ tay nghiệp vụ xử phạt hành chính trong lĩnh vực Hải quan

• Số hiệu: 376/QĐ-TCHQ
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tổng cục Hải quan
• Người ký: Mai Xuân Thành
• Ngày ban hành: 03/03/2021

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 376/QĐ-TCHQ	Hà Nội, ngày 03 tháng 3 năm 2021

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH SỔ TAY NGHIỆP VỤ XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Xử lý vi phạm hành chính ngày 20 tháng 6 năm 2012;

Căn cứ Luật Khiếu nại ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật Hải quan ngày 23 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính và Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18 tháng 8 năm 2017 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính;

Căn cứ Nghị định số 115/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 10 tháng 2013 của Chính phủ quy định về quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu theo thủ tục hành chính và Nghị định số 31/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 115/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 10 năm 2013 của Chính phủ quy định về quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu theo thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 166/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định về cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

Căn cứ Nghị định số 124/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Khiếu nại;

Căn cứ Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế;

Căn cứ Nghị định số 128/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan;

Căn cứ Thông tư số 90/2020/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2020 của Bộ Tài chính quy định các biểu mẫu sử dụng để xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan;

Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17 tháng 12 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 166/QĐ-TCHQ ngày 18 tháng 01 năm 2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về ban hành Hướng dẫn trình tự xử phạt vi phạm hành chính, giải quyết khiếu nại các quyết định hành chính liên quan đến việc xử phạt vi phạm hành chính trong ngành Hải quan;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Pháp chế.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Sổ tay nghiệp vụ xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực Hải quan, sổ tay bao gồm 07 phần:

Phần I. Xác định hành vi vi phạm hành chính.

Phần II. Nghiên cứu, đề xuất xử phạt vi phạm hành chính.

Phần III. Soạn thảo quyết định xử phạt vi phạm hành chính.

Phần IV. Tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính theo thủ tục hành chính.

Phần V. Phát hành và theo dõi thi hành quyết định xử phạt.

Phần VI. Tiếp nhận, giải quyết khiếu nại vụ việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Phần VII. Lưu trữ, quản lý hồ sơ xử phạt và giải quyết khiếu nại xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT, PC (5b).

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Mai Xuân Thành

SỔ TAY NGHIỆP VỤ

XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 376/QĐ-TCHQ ngày 03 tháng 3 năm 2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

LỜI NÓI ĐẦU

Xử phạt vi phạm hành chính là một trong những khâu nghiệp vụ nhằm đảm bảo cho các quy định pháp luật về hải quan được tuân thủ. Trong những năm qua, công tác xử lý vi phạm hành chính đã được các đơn vị trong toàn Ngành triển khai một cách đầy đủ, toàn diện. Các đơn vị đã xác định được yêu cầu và tầm quan trọng của công tác này; vì vậy, đã chủ động triển khai phổ biến các văn bản pháp luật đến cán bộ, công chức trong đơn vị, tổ chức tập huấn nghiệp vụ để nâng cao kỹ năng về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan; theo dõi, nắm bắt các vướng mắc phát sinh để kịp thời báo cáo Tổng cục có văn bản hướng dẫn. Về cơ bản, việc phát hiện vi phạm pháp luật, xác lập hồ sơ xử lý, giải quyết các vụ việc vi phạm hành chính đã được các đơn vị thực hiện một cách kịp thời, hiệu quả, tuân thủ đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tục xử lý, thẩm quyền, mức phạt và các quy định khác của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Các khó khăn, vướng mắc liên quan đến công tác xử phạt vi phạm hành chính đã được Tổng cục Hải quan, Bộ Tài chính kịp thời có văn bản hướng dẫn; qua đó, giúp cho các đơn vị trong Ngành thực hiện đúng, thống nhất các quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác xử lý vi phạm hành chính, tham gia tố tụng hành chính tại Tòa án trong toàn Ngành vẫn còn một số hạn chế, tồn tại thể hiện trong kỹ năng xác định hành vi vi phạm, lập biên bản vi phạm hành chính, ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính...làm giảm hiệu quả của công tác xử phạt vi phạm hành chính và dẫn đến việc khiếu nại, khởi kiện phát sinh trong thời gian qua.

Thực hiện đổi mới phương thức quản lý nguồn nhân lực dựa trên vị trí việc làm quy định tại Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức; Tổng cục Hải quan xây dựng Sổ tay nghiệp vụ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan nhằm giúp công chức hải quan làm công tác xử phạt vi phạm hành chính có được định hướng cơ bản về trình tự, thủ tục xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan một cách cụ thể, chi tiết. Trên cơ sở đó áp dụng phù hợp, linh hoạt với từng vụ việc cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất.

Sổ tay nghiệp vụ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan được xây dựng trên cơ sở hệ thống các văn bản quy định pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính, các quy định pháp luật hiện hành về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan và kết quả tổng kết, đánh giá thực tiễn công tác xử phạt vi phạm hành chính trong toàn ngành trong những năm qua.

Việc biên soạn Sổ tay nghiệp vụ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan không những nhằm nâng cao hiệu quả công tác xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan mà còn là cơ sở để các cấp lãnh đạo đơn vị kiểm soát cách thức thực hiện công việc của công chức hải quan; góp phần vào việc ngăn chặn và xử lý nghiêm minh mọi hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan; hạn chế thấp nhất việc tổ chức, cá nhân khiếu nại hoặc khởi kiện cơ quan Hải quan, công chức Hải quan tại Toà Hành chính.

Phần I

XÁC ĐỊNH HÀNH VI VI PHẠM HÀNH CHÍNH

1. Phát hiện hành vi vi phạm

a) Khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ hải quan (thủ tục hải quan, kiểm tra hải quan, giám sát hải quan, kiểm soát hải quan, kiểm tra sau thông quan, thanh tra chuyên ngành, kiểm tra theo dấu hiệu vi phạm...), công chức hải quan phát hiện có các nội dung quản lý nhà nước về hải quan thuộc hoạt động nghiệp vụ của mình không phù hợp với quy định của pháp luật thì cần xem xét cụ thể để xác định:

- Hành vi vi phạm:

Làm rõ nội dung vi phạm là gì? Vi phạm quy định nào về mặt nội dung quản lý nhà nước về hải quan (quy định về thủ tục hải quan, về thủ tục thuế, về chính sách quản lý ngoại thương...)? Hành vi là không thực hiện (quy định về quản lý hải quan) hay thực hiện không đúng quy định? Không đúng ở nội dung gì?

- Chủ thể vi phạm:

Làm rõ ai là chủ thể có trách nhiệm thực hiện nội dung quản lý theo quy định của pháp luật? Ai là chủ thể thực hiện hành vi vi phạm đó? Thực hiện với vai trò gì (thực hiện theo trách nhiệm, nghĩa vụ của mình hay theo ủy quyền của người khác)? Chủ thể thực hiện hành vi vi phạm là cá nhân hay tổ chức?

+ Trường hợp người vi phạm là cá nhân thì cần làm rõ tên, tuổi, địa chỉ thường trú theo giấy tờ tùy thân; xác định người vi phạm có đủ tuổi là đối tượng bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 5 Luật Xử lý vi phạm hành chính hay không? Xác định độ tuổi cụ thể: dưới 14 tuổi, từ đủ 14 tuổi đến dưới 16 tuổi, từ đủ 16 tuổi đến dưới 18 tuổi, từ đủ 18 tuổi trở lên.

+ Trường hợp người vi phạm là tổ chức thì cần xác định rõ ai là người đại diện? Đại diện theo pháp luật hay đại diện theo ủy quyền (tham khảo quy định tại Điều 85 Bộ luật Dân sự về đại diện của pháp nhân, Điều 138 Bộ luật Dân sự quy định về đại diện theo ủy quyền)? Căn cứ để xác định việc đại diện? (Việc xác định tổ chức vi phạm được căn cứ vào quy định tại khoản 2 Điều 1 Nghị định số 81/2013/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18/8/2017 và khoản 4 Điều 2 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP).

- Tang vật, phương tiện vi phạm:

Công chức hải quan cần xác định rõ có tang vật, phương tiện vi phạm không? là những loại nào, số lượng, đơn vị tính, chủng loại, trị giá, tình trạng tang vật, phương tiện vi phạm, sự cần thiết áp dụng biện pháp ngăn chặn và bảo đảm thực hiện quyết định xử phạt (đã cần tạm giữ tang vật, phương tiện chưa, có thực hiện khám phương tiện vận tải không...).

- Chế tài xử phạt đối với hành vi vi phạm:

Trường hợp xác định là hành vi vi phạm hành chính thì trên cơ sở xác định hành vi vi phạm, đối chiếu với quy định tại Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan và các Nghị định xử phạt vi phạm hành chính khác có liên quan để xác định hành vi vi phạm đó bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại điều, khoản, điểm của văn bản nào?

- Xác định trường hợp vi phạm có thuộc trường hợp phải lập biên bản vi phạm hành chính hay không:

+ Không lập biên bản vi phạm hành chính trong trường hợp xác định chế tài xử phạt đối với hành vi vi phạm là cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng đối với cá nhân, 500.000 đồng đối với tổ chức.

+ Lập biên bản vi phạm hành chính: đối với các trường hợp không thuộc trường hợp không lập biên bản.

b) Ghi nhận dấu hiệu hành vi vi phạm:

Trường hợp chưa đủ cơ sở xác định đầy đủ các nội dung nêu tại điểm a khoản này thì công chức ghi nhận lại sự việc và tiến hành lập Biên bản chứng nhận vụ việc theo mẫu MBB 20 ban hành kèm theo Thông tư 90/2020/TT-BTC để làm cơ sở lập biên bản vi phạm hành chính khi có đầy đủ căn cứ.

c) Khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan, nếu hồ sơ vụ việc đã đủ cơ sở xác định vi phạm có dấu hiệu tội phạm thì thực hiện theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự.

2. Lập biên bản vi phạm hành chính

a) Ngay sau khi xác định rõ các nội dung nêu tại điểm a khoản 1 Phần này, công chức hải quan đang thi hành công vụ tiến hành lập Biên bản vi phạm hành chính theo mẫu số MBB 01 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT- BTC.

b) Biên bản vi phạm hành chính có thể in mẫu để viết tay hoặc soạn thảo trên máy vi tính và in ra để sử dụng.

Bút dùng để ghi biên bản vi phạm hành chính phải là bút mực hoặc bút bi (không dùng bút có mực màu đỏ, bút chì hoặc bút dễ bay mực...) và chỉ sử dụng một màu mực trong cùng một biên bản. Trường hợp viết tay thì chỉ một người viết biên bản vi phạm hành chính, sử dụng một kiểu chữ thường, không dùng chữ in, trừ trường hợp phải mô tả chính xác tên hàng hóa, phương tiện vi phạm theo tiếng nước ngoài. Biên bản không được tẩy, xóa, viết chồng đè lên chữ đã viết trước đó hoặc làm sai lệch các nội dung đã ghi chép trước đó. Không được viết tắt trong mọi trường hợp (trừ trường hợp pháp luật quy định viết tắt). Trường hợp sửa trong biên bản thì người lập biên bản và những người có liên quan phải ký xác nhận từng chỗ bị sửa.

c) Biên bản vi phạm hành chính được lập, ghi chép đầy đủ các nội dung, tiêu chí theo mẫu quy định. Cụ thể:

(i) Việc trình bày tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản tại biên bản vi phạm hành chính: ghi tên cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản. Không ghi tên cơ quan chủ quản của người có thẩm quyền lập biên bản.

Ví dụ: Người lập biên bản vi phạm hành chính là công chức thuộc Đội giám sát của Chi cục Hải quan B thì tại biên bản vi phạm hành chính phần “cơ quan” ghi là “Chi cục Hải quan B”.

(ii) Ghi tên của biên bản vi phạm hành chính: Biên bản vi phạm hành chính về lĩnh vực gì? (nếu là hải quan thì ghi Biên bản vi phạm hành chính về hải quan, trong lĩnh vực môi trường thì ghi Biên bản vi phạm hành chính về môi trường...).

(iii) Thời điểm, địa điểm lập biên bản (hồi... giờ... ngày... tháng... năm...) phải hợp lý và logic (cùng hoặc sau thời điểm ghi nhận dấu hiệu hành vi vi phạm hành chính nêu tại điểm b khoản 1 Mục này hoặc thời điểm xảy ra vi phạm hành chính nêu tại biên bản vi phạm hành chính).

(iv) Người lập biên bản: là người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính được quy định tại Điều 27 Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Theo đó, người có thẩm quyền lập biên bản là công chức đang được giao nhiệm vụ thi hành công vụ tại địa bàn hoạt động hải quan hoặc đang thực hiện các hoạt động nghiệp vụ hải quan (như đăng ký thủ tục hải quan, kiểm tra hải quan, giám sát hải quan, kiểm tra sau thông quan, thanh tra chuyên ngành...). Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm chỉ được lập biên bản về những vi phạm thuộc lĩnh vực, phạm vi thi hành công vụ, nhiệm vụ được giao.

Trường hợp có nhiều công chức cùng tham gia lập biên bản vi phạm hành chính thì trong biên bản ghi đầy đủ họ và tên, chức vụ, cơ quan của từng công chức.

(v) Việc ghi tổ chức/cá nhân vi phạm trong biên bản:

- Nếu là cá nhân phải ghi rõ họ tên, năm sinh, giới tính, quốc tịch, số CMND/số định danh cá nhân/số hộ chiếu/giấy thông hành/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, nơi ở hiện tại và các yêu cầu thông tin khác theo chỉ dẫn tại mẫu Biên bản vi phạm hành chính.

- Nếu là tổ chức vi phạm thì phải ghi rõ tên tổ chức vi phạm, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp..., họ tên người đại diện theo pháp luật, chức danh...

Thông tin về người đại diện hoặc người nhân danh tổ chức thực hiện hành vi vi phạm (họ tên, chức vụ, số CMND...) đã ghi nhận tại các tài liệu có trong hồ sơ vụ việc như biên bản chứng nhận sự việc,... được đưa vào mục chú thích thứ 6 của mẫu biên bản vi phạm hành chính (các tài liệu này cùng với văn bản giao đại diện hoặc giao nhiệm vụ... được lưu kèm hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính). Đồng thời, người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính có thể ghi nhận thông tin của đại diện tổ chức vi phạm tại mục số 8 “Đã có các hành vi vi phạm hành chính” của mẫu biên bản vi phạm hành chính.

(vi) Các trường hợp khi lập biên bản vi phạm phải có người chứng kiến:

Trường hợp người vi phạm vắng mặt hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan không ký biên bản thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cơ sở nơi xảy ra vi phạm hoặc hai người chứng kiến. Người chứng kiến không được là người đại diện của cơ quan, tổ chức vi phạm hoặc công chức thuộc cơ quan, đơn vị lập biên bản vi phạm.

Trường hợp có người chứng kiến thì phải ghi rõ họ, tên, nghề nghiệp, nơi ở hiện tại... của người chứng kiến; nếu là đại diện chính quyền địa phương hoặc cơ quan quản lý tại địa bàn (như cơ quan quản lý khu kinh tế, khu công nghiệp) hoặc các lực lượng phối hợp khác (như Quản lý thị trường, Cảnh sát kinh tế, Bộ đội Biên phòng, Cảnh sát biển) thì phải ghi rõ họ tên, chức vụ, nơi làm việc và các thông tin chi tiết khác theo hướng dẫn ghi chép trên mẫu Biên bản vi phạm hành chính.

(vii) Về mô tả nội dung sự việc:

Công chức chịu trách nhiệm ghi biên bản mô tả lại hành vi vi phạm của cá nhân, tổ chức một cách đầy đủ, cụ thể, trung thực nhất trên cơ sở tài liệu ghi nhận vi phạm hành chính. Không chỉ nêu hành vi vi phạm (ví dụ: không ghi “căn cứ biên bản kết luận kiểm tra sau thông quan/căn cứ biên bản chứng nhận/ căn cứ biên bản kết luận thanh tra... thì Công ty A có hành vi vi phạm khai sai mã số dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp…” mà phải mô tả rõ hành vi vi phạm như thế nào, liên quan đến tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu nào của cá nhân/tổ chức vi phạm nào? Theo loại hình gì? Mở ngày nào, tại đâu? Được phát hiện trong tình huống nào? (nếu hành vi vi phạm liên quan đến nhiều tờ khai thì lập bản thống kê tờ khai riêng kèm theo biên bản vi phạm)). Nếu có nhiều hành vi vi phạm thì phải ghi cụ thể từng hành vi vi phạm. Ví dụ:

- Đối với trường hợp vi phạm về thời hạn làm thủ tục, nộp hồ sơ hải quan: ghi rõ ngày hàng về đến cửa khẩu hoặc ngày đến hạn nộp hồ sơ... và ngày cá nhân/tổ chức đến để làm thủ tục/nộp hồ sơ hải quan.

- Đối với trường hợp xuất khẩu/nhập khẩu hàng hóa sai số với khai báo thì phải ghi rõ: Theo khai báo trên tờ khai hoặc trong hồ sơ hải quan thì hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu là gì? Số lượng bao nhiêu? Đối chiếu với kết quả kiểm tra của cơ quan hải quan/kết quả phân tích phân loại/kết quả giám định/kiểm tra nhà nước về chất lượng xác định hàng hóa thực tế không đúng với khai báo trên tờ khai về nội dung gì (nêu chi tiết, cụ thể: về số lượng/khối lượng/trị giá/mã số/xuất xứ hàng hóa không đúng khai báo, số tiền thuế thiếu trong trường hợp đã xác định được...).

Đồng thời, trong phần mô tả nội dung vụ việc phải viện dẫn các quy định tại các văn bản pháp luật bị hành vi vi phạm này xâm hại (ví dụ: hành vi nhập khẩu hàng hóa là điện tử, điện lạnh cũ là hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu quy định tại khoản 4 Mục 2 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 của Chính phủ).

Trường hợp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính xác định có tình tiết giảm nhẹ, tình tiết tăng nặng thì mô tả, ghi lại một cách cụ thể từng tình tiết trong biên bản.

(viii) Xác định hành vi và chế tài xử phạt đối với hành vi vi phạm:

Trên cơ sở nội dung vụ việc, công chức lập biên bản phải xác định hành vi vi phạm của cá nhân/tổ chức bị điều chỉnh bởi quy định nào của Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan hoặc Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong các lĩnh vực khác (ghi cụ thể điểm, khoản, Điều của Nghị định). Việc xác định hành vi vi phạm và chế tài xử phạt vi phạm hành chính phải thống nhất với nhau (ví dụ: mô tả hành vi vi phạm “khai sai số với thực tế về tên hàng là hàng viện trợ nhân đạo” đã vi phạm quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP).

Đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b, c, d khoản 3 Điều 9 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP mà cá nhân, tổ chức vi phạm đã nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn, không thu không đúng (có giấy nộp tiền thuế kèm theo) trước thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính thì biên bản vi phạm hành chính ghi rõ: cá nhân/tổ chức... đã nộp đủ số tiền thuế thiếu; số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn, không thu không đúng theo giấy nộp tiền số... ngày... tháng... năm...

(ix) Ghi việc áp dụng biện pháp ngăn chặn:

Trường hợp có áp dụng biện pháp ngăn chặn và bảo đảm thực hiện quyết định xử phạt thì phải ghi biện pháp ngăn chặn vào biên bản vi phạm hành chính. Trường hợp tạm giữ tài liệu, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính thì phải ghi vào biên bản theo mẫu hoặc ghi cụ thể tại biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính và dẫn chiếu sang biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính.

Trường hợp tạm giữ giấy phép, chứng chỉ hành nghề thì phải ghi đầy đủ các tiêu chí theo mẫu biên bản.

- Trường hợp danh mục tang vật, phương tiện vi phạm nhiều thì không nêu chi tiết vào biên bản vi phạm hành chính mà dẫn chiếu, nêu rõ “chi tiết tang vật, phương tiện vi phạm hành bị tạm giữ theo biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính số ……/BB-TGTVPTGPCC ngày…… tháng..... năm…… do………… lập”.

(x) Đối với nội dung liên quan đến việc giải trình của cá nhân/tổ chức vi phạm:

Chỉ ghi thời hạn và quyền giải trình vào nội dung biên bản khi vụ vi phạm thuộc trường hợp được giải trình theo quy định tại Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

(xi) Kết thúc việc lập biên bản:

- Ghi thời điểm kết thúc biên bản: thời điểm kết thúc lập biên bản phải sau thời điểm bắt đầu lập biên bản một khoảng thời gian hợp lý. Tránh việc ghi thời gian bắt đầu lập và kết thúc biên bản cùng một thời điểm. Trong trường hợp người vi phạm là người nước ngoài (không nói, đọc viết được tiếng Việt) thì phải đề nghị người phiên dịch dịch các nội dung của biên bản cho người vi phạm nghe, nếu người vi phạm có ý kiến bổ sung khác (bằng tiếng nước ngoài) thì phải đề nghị người phiên dịch dịch sang tiếng Việt và ghi vào biên bản (ghi cả tiếng gốc và phần dịch).

- Công chức ghi biên bản kiểm tra lại toàn bộ các nội dung Biên bản trước khi đề nghị những người có tên trong biên bản ký biên bản ký và ghi rõ họ tên vào nơi ký. Trường hợp biên bản gồm nhiều tờ thì những người có tên trong biên bản phải ký vào từng tờ trong biên bản. Đối với các dòng của biên bản không ghi chép các nội dung (dòng trống) thì phải gạch chéo hết, tránh việc ghi thêm các nội dung khác vào các dòng này.

- Ký biên bản:

Công chức lập biên bản phải đề nghị những người có tên trong biên bản (Người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm, người tham gia lập biên bản, Người chứng kiến, Phiên dịch, đại diện chính quyền) ký biên bản đúng vào phân ký tên dành cho mình (ví dụ: người vi phạm phải ký dưới vị trí cuối biên bản: “Người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm”). Trường hợp người phải ký biên bản nhưng không biết chữ thì phải yêu cầu điểm chỉ vào dưới vị trí phải ký tên của họ và người lập biên bản ghi rõ họ tên của người điểm chỉ cạnh vị trí điểm chỉ. Nhiều người vi phạm thì từng người phải ký hoặc điểm chỉ vào vị trí của người vi phạm.

- Trường hợp cá nhân/đại diện tổ chức vi phạm không ký biên bản thì phải nêu rõ lý do theo từng trường hợp cụ thể: cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm không có mặt hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan khác...

(xii) Xử lý trường hợp biên bản vi phạm hành chính có sai sót

Trường hợp hành vi vi phạm hành chính đã bị lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng sau đó cơ quan, người có thẩm quyền xử phạt phát hiện ra những sai sót trong biên bản vi phạm hành chính thì không được hủy biên bản đã lập để lập biên bản vi phạm hành chính mới. Cơ quan, người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính phát hiện ra những sai sót trong biên bản vi phạm hành chính đã lập thì có thể lập biên bản xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 2 Điều 59 Luật Xử lý vi phạm hành chính để sửa đổi, bổ sung những nội dung có sai sót trong biên bản vi phạm hành chính đã lập.

Biên bản xác minh này cũng phải được lập theo đúng thủ tục, trình tự quy định tại Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan: cá nhân hoặc đại diện tổ chức vi phạm; người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại (nếu có) và là tài liệu gắn liền với biên bản vi phạm hành chính trình người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt, đồng thời, lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính.

Phần II

NGHIÊN CỨU, ĐỀ XUẤT XỬ LÝ VI PHẠM HÀNH CHÍNH

Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất xử lý vụ việc vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan khi nhận được hồ sơ vi phạm hành chính thì tiến hành các công việc sau:

1. Xác định hành vi vi phạm ghi trong biên bản vi phạm hành chính thuộc trường hợp xử phạt hay không xử phạt

Bước 1. Nghiên cứu nội dung biên bản vi phạm hành chính và các trường hợp không xử phạt để xác định hành vi vi phạm có thuộc trường hợp xử phạt, trường hợp không ra quyết định xử phạt hay không.

Bước 2. Nếu hành vi của người bị lập biên bản vi phạm hành chính được mô tả tại biên bản mà thuộc một trong các trường hợp không xử phạt/không ra quyết định xử phạt theo quy định của pháp luật (Điều 11, Điều 65 Luật Xử lý vi phạm hành chính; Điều 6 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP) hoặc pháp luật không quy định xử phạt đối với hành vi này thì đây là trường hợp không xử phạt/không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính.

Trường hợp này, công chức được giao thụ lý hồ sơ vụ việc lập báo cáo tổng hợp, báo cáo người có thẩm quyền phê duyệt không xử phạt vi phạm hành chính/không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính và lưu hồ sơ vụ việc; người có thẩm quyền có thể ra quyết định tịch thu sung vào ngân sách nhà nước hoặc tiêu hủy tang vật vi phạm hành chính thuộc loại cấm lưu hành và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 1 Điều 28 của Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (nếu có); cập nhật kết quả xử lý vụ việc vào hệ thống quản lý vi phạm của ngành Hải quan theo quy định.

Bước 3. Nếu hành vi của người bị lập biên bản vi phạm hành chính được mô tả tại biên bản không thuộc một trong các trường hợp không xử phạt/không ra quyết định xử phạt theo quy định của pháp luật như đã nêu tại Bước 2 nêu trên thì thực hiện theo điểm 2 dưới đây.

2. Tham mưu, đề xuất xử phạt vi phạm hành chính.

Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giải quyết vụ việc thực hiện các công việc:

Bước 1. Căn cứ hồ sơ vụ việc cụ thể, công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giải quyết vụ việc xác định có đủ cơ sở để ra quyết định xử phạt hay chưa. Căn cứ vào tính chất, mức độ, cách thức thực hiện vi phạm; công chức cần đối chiếu với quy định tại Bộ luật Hình sự, Luật Xử lý vi phạm hành chính để xác định lại một lần nữa hành vi vi phạm có dấu hiệu hình sự hay không? Trường hợp có dấu hiệu hình sự thì xử lý theo trình tự, thủ tục tố tụng hình sự. Trường hợp đã đủ cơ sở ra quyết định xử phạt thì thực hiện theo Phần III Sổ tay nghiệp vụ.

Bước 2. Lập biên bản xác minh vụ vi phạm

Trường hợp hồ sơ vụ việc chưa rõ ràng, chưa đủ cơ sở để đề xuất ra quyết định xử phạt thì công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất thực hiện việc xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính. Việc xác minh tình tiết vụ vi phạm thực hiện như sau:

a) Có hay không có vi phạm hành chính xảy ra trên thực tế? Hành vi xảy ra đã vi phạm quy định về quản lý nhà nước tại văn bản nào? Văn bản đó còn hiệu lực thi hành hay đã được sửa đổi, bổ sung hoặc bị hủy bỏ bằng văn bản khác? Xác định căn cứ pháp lý để xử phạt.

b) Xác định chủ thể thực hiện hành vi vi phạm tại biên bản vi phạm hành chính đã chính xác chưa?

- Đối với cá nhân: xem xét độ tuổi chịu trách nhiệm hành chính (để xác định mức tiền phạt);

- Đối với tổ chức: Chỉ xem xét xử phạt đối với tổ chức khi có đủ các điều kiện sau đây (quy định tại khoản 2 Điều 1 Nghị định số 81/2013/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 97/2017/NĐ-CP):

(i) Là pháp nhân theo quy định của pháp luật dân sự hoặc tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật;

(ii) Hành vi vi phạm hành chính do người đại diện, người được giao nhiệm vụ nhân danh tổ chức hoặc người thực hiện hành vi theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp nhận của tổ chức và theo quy định của pháp luật phải bị xử phạt vi phạm hành chính.

c) Lỗi xác định trong biên bản vi phạm đã lập đúng hay sai, hành vi vi phạm là vi phạm hành chính hay hình sự; vi phạm là tái phạm, vi phạm nhiều lần; những tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ khác;

Xác định tình tiết tăng nặng tái phạm:

Việc xác định tình tiết tăng nặng phải căn cứ vào quy định tại khoản 5 Điều 2 Luật Xử lý vi phạm hành chính. Theo đó, khi tra cứu trên hệ thống quản lý vi phạm hành chính, nếu phát hiện trong vòng chưa quá 06 tháng kể từ ngày chấp hành xong quyết định xử phạt cảnh cáo hoặc chưa quá 01 năm kể từ ngày chấp hành xong quyết định xử phạt hành chính khác, cá nhân, tổ chức vi phạm lại thực hiện cùng một hành vi vi phạm đã bị xử phạt trước đó thì trường hợp này được xác định là tái phạm.

Trường hợp trong thời hạn nêu trên, nhưng cá nhân, tổ chức vi phạm thực hiện nhiêu hành vi vi phạm khác nhau thì không được tính là tái phạm.

d) Tính chất, mức độ thiệt hại do vi phạm hành chính gây ra;

đ) Những hàng hóa, tang vật vi phạm, tài liệu, chứng từ cần trưng cầu giám định; những chứng cứ cần xác minh, bổ sung hoặc làm rõ;

e) Các tình tiết khác làm căn cứ xem xét, quyết định xử phạt;

g) Xem xét ý kiến giải trình:

Đối với vụ việc thuộc trường hợp giải trình, nếu nhận được yêu cầu giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm thì công chức thụ lý hồ sơ vụ việc thực hiện như sau:

(i) Trường hợp nhận được văn bản giải trình thì công chức thụ lý vụ việc phải xem xét, phân tích, đánh giá ý kiến giải trình bằng văn bản của cá nhân, tổ chức vi phạm và đưa vào báo cáo tổng hợp để trình người có thẩm quyền xử phạt xem xét, quyết định.

(ii) Trường hợp cá nhân/tổ chức vi phạm có văn bản gửi cơ quan hải quan yêu cầu được giải trình trực tiếp thì trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm, công chức thụ lý vụ việc trình người có thẩm quyền giải quyết vụ việc ký văn bản thông báo cho người vi phạm biết về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp.

Việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản theo mẫu biên bản số MBB 02 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC và phải có chữ ký của các bên liên quan; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ thì các bên phải ký vào từng tờ biên bản. Biên bản này được lưu trong hồ sơ xử phạt và giao cho cá nhân/tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của họ 01 bản.

Ý kiến giải trình của cá nhân/tổ chức vi phạm phải được xem xét, phân tích, đánh giá và đưa vào báo cáo tổng hợp để trình người có thẩm quyền xử phạt xem xét, quyết định.

(iii) Trường hợp người nhận đơn giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm không có thẩm quyền xử lý vụ việc vi phạm thì người nhận được đơn phải chuyển ngay đơn giải trình đến người có thẩm quyền xử lý vụ việc.

h) Lập biên bản xác minh tình tiết của vụ vi phạm

Trên cơ sở kết quả xác minh vụ vi phạm theo Bước 1 nêu trên, công chức thụ lý vụ việc lập biên bản xác minh tình tiết của vụ vi phạm theo mẫu biên bản số MBB 15 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

Bước 3. Xác định giá trị tang vật vi phạm để xác định thẩm quyền xử phạt và khung tiền phạt

Đối với một số vụ việc cần xác định giá trị tang vật vi phạm để xác định thẩm quyền xử phạt và khung tiền phạt như: hành vi vi phạm có chế tài phạt bổ sung tịch thu tang vật vi phạm hoặc khung tiền phạt được phân chia theo giá trị tang vật vi phạm thì phải tiến hành xác định giá trị tang vật vi phạm.

Việc xác định giá trị tang vật vi phạm được thực hiện theo Điều 60 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Trường hợp không xác định được đối tượng vi phạm hành chính, người có thẩm quyền không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính nhưng có thể ra quyết định tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính. Theo đó, trường hợp không đủ căn cứ để xác định hành vi vi phạm do tổ chức thực hiện thì thẩm quyền tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính được xác định theo thẩm quyền xử phạt đối với cá nhân.

Bước 4. Lập báo cáo tổng hợp (không áp dụng đối với công chức ra quyết định xử phạt theo thẩm quyền)

Trên cơ sở bước 1, bước 2, bước 3 nêu trên, công chức thụ lý vụ việc tiến hành lập báo cáo tổng hợp.

a) Nội dung báo cáo tổng hợp: trên cơ sở kết quả xác minh tình tiết của vụ vi phạm, công chức hải quan được giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ, đề xuất xử lý phải làm rõ các nội dung nêu trên và làm “Báo cáo tổng hợp” theo mẫu đính kèm Quyết định 166/QĐ-TCHQ ngày 18/01/2021 của Tổng cục Hải quan ban hành Bản hướng dẫn trình tự xử phạt vi phạm hành chính, giải quyết khiếu nại các quyết định hành chính liên quan đến việc xử phạt vi phạm hành chính trong ngành Hải quan.

Báo cáo tổng hợp phải thể hiện được các nội dung: Mô tả đầy đủ nội dung vụ việc vi phạm; phân tích các tình tiết của vụ việc vi phạm, đối chiếu với các quy định của pháp luật để làm rõ hành vi vi phạm, chủ thể vi phạm; xác định các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ; xác định tính chất, mức độ của hành vi vi phạm là vi phạm hành chính hay vi phạm hình sự; xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm (nếu có); xác định các nội dung cần tiếp tục xác minh, làm rõ để làm căn cứ xác định chính xác hành vi vi phạm; xác định việc cần gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt, thời hạn tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm; xác định thẩm quyền xử phạt đối với hành vi vi phạm; đề xuất giải quyết vụ việc.

Ý kiến đề xuất với người có thẩm quyền phải nêu được cụ thể cách thức xử lý vụ việc theo một hoặc một số phương án sau:

(i) Ra quyết định xử phạt nếu đủ cơ sở (kèm dự thảo quyết định xử phạt + dự thảo văn bản giao quyền xử phạt trong trường hợp cấp trưởng giao quyền xử phạt cho cấp phó);

(ii) Đề nghị cấp trên trực tiếp gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt, quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm nếu thấy cần thiết (kèm dự thảo văn bản xin gia hạn);

(iii) Trao đổi ý kiến với các cơ quan chuyên môn;

(iv) Trưng cầu giám định hàng hóa, tang vật vi phạm (kèm văn bản đề nghị trưng cầu giám định);

(v) Báo cáo cơ quan cấp trên (Cục hoặc Tổng cục) xin ý kiến chỉ đạo (kèm dự thảo báo cáo);

(vi) Đề nghị tổ chức hợp hội đồng tư vấn xử lý (đối với cấp Tổng cục hoặc cấp Cục Hải quan);

(vii) Chuyển hồ sơ vụ việc đến người có thẩm quyền xử phạt (kèm dự thảo văn bản chuyển hồ sơ) đối với những vụ việc vượt quá thẩm quyền xử phạt của người đang thụ lý hồ sơ hoặc vượt quá thẩm quyền của thủ trưởng cán bộ được giao thụ lý hồ sơ;

b) Báo cáo tổng hợp có thể được lập nhiều lần trong quá trình giải quyết vụ việc;

c) Khi đã ra quyết định xử phạt và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả (buộc đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc buộc tái xuất) nhưng trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được quyết định xử phạt mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép nhập khẩu và hàng hóa chưa đưa ra khỏi Việt Nam thì hàng hóa này được phép nhập khẩu. Trường hợp này công chức thụ lý vụ việc tiến hành lập báo cáo tổng hợp về việc không áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả theo các lý do cụ thể nêu trên và lưu hồ sơ vụ việc.

d) Thời hạn phải hoàn thành báo cáo tổng hợp: tối đa 03 ngày (đối với vụ việc đơn giản) và tối đa 10 ngày (đối với vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp), kể từ ngày lập biên bản vi phạm theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Quyết định 166/QĐ-TCHQ ngày 18/01/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

Bước 5. Trên cơ sở báo cáo tổng hợp nêu trên, người có thẩm quyền xử phạt xem xét và quyết định hình thức xử lý đối với vụ việc theo đề xuất của cán bộ thụ lý hồ sơ vụ việc hoặc có ý kiến chỉ đạo khác.

Bước 6. Xử lý theo ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền

Trên cơ sở quyết định của người có thẩm quyền tại Bước 5, công chức thụ lý vụ việc thực hiện như sau:

(i) Trường hợp người có thẩm quyền phê duyệt việc ra quyết định xử phạt thì công chức thụ lý vụ việc soạn thảo quyết định xử phạt. Việc soạn thảo quyết định xử phạt thực hiện theo Phần III Sổ tay nghiệp vụ.

(ii) Trường hợp người có thẩm quyền phê duyệt đề nghị cấp trên trực tiếp gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt, quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm (kèm dự thảo văn bản xin gia hạn), công chức thụ lý vụ việc soạn thảo văn bản và hồ sơ xin gia hạn theo điểm 6 Phần II Sổ tay nghiệp vụ.

(iii) Trường hợp người có thẩm quyền phê duyệt việc trao đổi ý kiến với các cơ quan chuyên môn, hoặc thống nhất báo cáo cơ quan cấp trên xin ý kiến chỉ đạo, công chức thụ lý vụ việc thực hiện việc soạn thảo văn bản và hồ sơ trao đổi ý kiến, báo cáo theo điểm 4 Phần II Sổ tay nghiệp vụ.

(iv) Trường hợp người có thẩm quyền phê duyệt trưng cầu giám định hàng hóa, tang vật vi phạm, công chức thụ lý vụ việc soạn thảo văn bản gửi cơ quan có thẩm quyền giám định.

(v) Trường hợp người có thẩm quyền phê duyệt hợp hội đồng tư vấn xử lý, công chức thụ lý vụ việc đề xuất các nội dung liên quan để hợp Hội đồng tư vấn.

(vi) Trường hợp người có thẩm quyền phê duyệt việc chuyển hồ sơ vụ việc đến người có thẩm quyền xử phạt, công chức thụ lý vụ việc soạn thảo văn bản kèm hồ sơ để chuyển đến người có thẩm quyền xem xét, giải quyết vụ việc. Việc chuyển hồ sơ thực hiện theo điểm 3 Phần II Sổ tay nghiệp vụ.

3. Chuyển hồ sơ đề nghị ra quyết định xử phạt đối với vụ việc vi phạm vượt quá thẩm quyền xử phạt của người đang thụ lý vụ việc

Bước 1. Xác định nơi chuyển hồ sơ đến

- Vụ việc thuộc thẩm quyền của Đội trưởng thuộc Chi cục thì chuyển cho Đội trưởng ra quyết định xử phạt.

- Vụ việc thuộc thẩm quyền của Chi cục trưởng, Đội trưởng Đội trưởng Đội kiểm soát hải quan thuộc Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Đội trưởng Đội kiểm soát chống buôn lậu; Hải đội trưởng Hải đội kiểm soát trên biển; Đội trưởng Đội kiểm soát bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ thì chuyển cho Chi cục trưởng, Đội trưởng ra quyết định xử phạt.

- Vụ việc thuộc thẩm quyền của Cục trưởng Cục Hải quan, Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan thì chuyển để Cục trưởng Cục Hải quan, Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan ra quyết định xử phạt.

- Vụ việc vượt thẩm quyền của Cục trưởng Cục Hải quan thì cán bộ thụ lý hồ sơ vụ việc tham mưu, đề xuất trình Lãnh đạo Cục để chuyển Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định xử phạt.

- Vụ việc vượt thẩm quyền của Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan thì cán bộ thụ lý hồ sơ vụ việc tham mưu, đề xuất trình Lãnh đạo Cục để báo cáo Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ra quyết định xử phạt.

Bước 2. Thủ tục chuyển hồ sơ đối với trường hợp chuyển Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan

a) Thời hạn báo cáo, chuyển hồ sơ cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố hoặc Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan thực hiện như sau:

Trong thời hạn 04 (bốn) ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính, Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan gửi văn bản (kèm hồ sơ), kiến nghị hình thức xử phạt vi phạm hành chính để người có thẩm quyền xử phạt xem xét, quyết định.

Đối với vụ vi phạm hành chính có nhiều tình tiết phức tạp mà không thuộc trường hợp giải trình hoặc đối với vụ việc thuộc trường hợp giải trình theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính thì thời hạn nêu trên không quá 20 (hai mươi) ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Đối với vụ vi phạm hành chính thuộc trường hợp được gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt thì trong thời hạn không quá 10 (mười) ngày, kể từ ngày được gia hạn, Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi văn bản (kèm hồ sơ), kiến nghị hình thức xử phạt vi phạm hành chính để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, ra quyết định xử phạt theo thẩm quyền; Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan gửi văn bản (kèm hồ sơ), kiến nghị hình thức xử phạt vi phạm hành chính để Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan xem xét, ra quyết định xử phạt theo thẩm quyền.

b) Hồ sơ đề nghị ra quyết định xử phạt bao gồm: văn bản đề nghị (hoặc tờ trình) nêu nội dung vụ việc và ý kiến đề xuất, dự thảo quyết định xử phạt, kèm theo hồ sơ vụ việc.

* Lưu ý: Thời hạn báo cáo, chuyển hồ sơ cho Cục Hải quan thực hiện như đối với thời hạn báo cáo, chuyển hồ sơ cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố hoặc Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

4. Trao đổi ý kiến

Bước 1. Xác định trường hợp cần trao đổi

Công chức thụ lý vụ việc căn cứ nội dung vụ việc cụ thể để xác định những trường hợp cần trao đổi ý kiến với các cơ quan chuyên môn hoặc cơ quan cấp trên (ví dụ: những vụ vi phạm phức tạp, khó phân biệt được là vi phạm hành chính hay hình sự; những vụ việc có vướng mắc trong việc áp dụng quy định của pháp luật, trong cơ chế, chính sách...). Trên cơ sở xác định vụ việc cần trao đổi ý kiến, thực hiện tiếp Bước 2.

Bước 2. Xác định nội dung cần trao đổi và soạn thảo văn bản trao đổi ý kiến

Tại bước này, công chức thụ lý vụ việc phải xác định được vấn đề cần trao đổi, cơ quan trao đổi ý kiến. Theo đó, văn bản trao đổi ý kiến phải nêu nội dung vụ việc, những vướng mắc, khó khăn trong việc xử lý vụ việc (nêu rõ thực tế vụ việc, quy định của pháp luật hoặc pháp luật chưa quy định dẫn đến có vướng mắc trong việc giải quyết vụ việc); nêu quan điểm của đơn vị thụ lý vụ việc và đề xuất giải quyết vụ việc; thời hạn nhận lại ý kiến trả lời.

Bước 3. Gửi văn bản trao đổi và xử lý kết quả trao đổi ý kiến

- Công chức hải quan đang thụ lý vụ việc trình người có thẩm quyền của cơ quan đang thụ lý vụ việc có văn bản trao đổi ý kiến kèm hồ sơ (bản chụp) gửi cơ quan cần trao đổi ý kiến. Việc trao đổi ý kiến cần đảm bảo thời hạn ra quyết định xử phạt theo đúng quy định. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có văn bản trao đổi hoặc trước khi hết thời hạn ra quyết định xử phạt mà cơ quan tiến hành tố tụng hình sự không trả lời thì người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính phải ra quyết định xử phạt và gửi 01 bản quyết định xử phạt cho cơ quan đã trao đổi ý kiến biết.

- Khi nhận được ý kiến trả lời, công chức thụ lý vụ việc nghiên cứu ý kiến trả lời để đề xuất giải quyết vụ việc.

5. Chuyển hồ sơ để xử lý hình sự và tiếp nhận hồ sơ từ cơ quan tiến hành tố tụng hình sự để xem xét xử lý hành chính

5.1. Chuyển hồ sơ đối với vụ vi phạm có dấu hiệu tội phạm theo Điều 62 Luật Xử lý vi phạm hành chính

a) Trường hợp chưa ra quyết định xử phạt:

Bước 1. Công chức thụ lý vụ việc soạn thảo Quyết định chuyển hồ sơ vụ vi phạm hành chính có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự theo mẫu Quyết định số MQĐ 26 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

Trường hợp hồ sơ vụ vi phạm, tang vật, phương tiện vi phạm nhiều thì lập danh mục đính kèm Quyết định.

Bước 2. Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ cho cơ quan tiến hành tố tụng. Hồ sơ chuyển giao gồm có: Quyết định chuyển hồ sơ vụ vi phạm hành chính có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự và hồ sơ, tài liệu vụ việc cụ thể kèm theo. Việc chuyển hồ sơ phải lập biên bản bàn giao hồ sơ/tang vật, phương tiện vi phạm hành chính theo mẫu biên bản số MBB 18 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

b) Trường hợp đã ra quyết định xử phạt:

b.1) Trường hợp đang trong quá trình thi hành quyết định xử phạt:

Bước 1. Công chức thụ lý vụ việc soạn thảo Quyết định tạm đình chỉ thi hành Quyết định xử phạt theo mẫu Quyết định số MQĐ 27 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

Bước 2. Soạn thảo Quyết định chuyển hồ sơ vụ vi phạm hành chính có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự theo mẫu Quyết định số MQĐ 26 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

Bước 3. Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ cho cơ quan tiến hành tố tụng. Hồ sơ chuyển giao gồm có: Quyết định chuyển hồ sơ vụ vi phạm hành chính có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự, Quyết định tạm đình chỉ thi hành Quyết định xử phạt và hồ sơ, tài liệu vụ việc cụ thể kèm theo. Việc chuyển hồ sơ phải lập biên bản bàn giao hồ sơ/tang vật, phương tiện vi phạm hành chính theo mẫu biên bản số MBB 18 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

Thời hạn chuyển giao hồ sơ: trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày ra quyết định tạm đình chỉ thi hành quyết định xử phạt.

b.2) Trường hợp đã thi hành xong quyết định xử phạt:

Bước 1. Công chức thụ lý vụ việc soạn thảo Quyết định chuyển hồ sơ vụ vi phạm hành chính có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự theo mẫu Quyết định số MQĐ 26 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

Trường hợp hồ sơ vụ vi phạm, tang vật, phương tiện vi phạm nhiều thì lập danh mục đính kèm Quyết định.

Bước 2. Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ cho cơ quan tiến hành tố tụng. Hồ sơ chuyển giao gồm có: Quyết định chuyển hồ sơ vụ vi phạm hành chính có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự và hồ sơ, tài liệu vụ việc cụ thể kèm theo. Việc chuyển hồ sơ phải lập biên bản bàn giao hồ sơ/tang vật, phương tiện vi phạm hành chính theo mẫu biên bản số MBB 18 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

b.3) Trường hợp cơ quan tiến hành tố tụng có quyết định khởi tố vụ án:

Công chức thụ lý vụ việc soạn thảo Quyết định hủy bỏ quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo mẫu Quyết định số MQĐ 34 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC , chuyển toàn bộ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính và tài liệu về việc thi hành quyết định xử phạt cho cơ quan tiến hành tố tụng hình sự.

5.2. Tiếp nhận hồ sơ từ cơ quan tiến hành tố tụng hình sự để xử lý hành chính

a) Trường hợp vụ việc chưa ra quyết định xử phạt:

Khi nhận được hồ sơ kèm kiến nghị xử lý hành chính do cơ quan tiến hành tố tụng hình sự chuyển đến, công chức thụ lý vụ việc căn cứ vào hồ sơ vụ vi phạm do cơ quan tiến hành tố tụng hình sự chuyển đến để đề xuất xử lý vụ việc.

Việc nghiên cứu, đề xuất xử lý vụ việc thực hiện như Phần I, các điểm 1, 2, 3, 4 Phần II Sổ tay nghiệp vụ.

b) Trường hợp vụ việc đã được cơ quan hải quan ra quyết định xử phạt, Quyết định tạm đình chỉ thi hành Quyết định xử phạt:

Bước 1. Công chức thụ lý vụ việc soạn thảo Quyết định chấm dứt việc tạm đình chỉ thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo mẫu Quyết định số MQĐ 28 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

Bước 2. Công chức thụ lý vụ việc gửi Quyết định chấm dứt việc tạm đình chỉ thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính đến cá nhân/tổ chức bị xử phạt và theo dõi việc thi hành Quyết định xử phạt theo Phần V Sổ tay nghiệp vụ.

6. Gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt

6.1. Xin gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt

Bước 1. Xác định trường hợp được gia hạn

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính, trường hợp vụ việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau thì thuộc trường hợp được gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt:

(i) Vụ việc đặc biệt nghiêm trọng, có nhiều tình tiết phức tạp;

(Ví dụ: vụ việc liên quan đến nhiều đối tượng phải xác minh; vụ việc vi phạm có liên quan đến yếu tố nước ngoài; vụ việc khó xác định chủ thể vi phạm cần xác minh làm rõ nhân thân đối tượng vi phạm; vụ việc có vướng mắc trong việc xác định hành vi, chế tài xử phạt cần trao đổi ý kiến với các cơ quan liên quan; mặt hàng phải giám định hoặc cần xác minh, thu thập chứng cứ làm căn cứ để xử phạt; vụ việc đang trao đổi với cơ quan tố tụng (Viện kiểm sát, Cơ quan điều tra) để xem xét hành vi vi phạm có dấu hiệu vi phạm hình sự hay không...).

(ii) Hành vi vi phạm thuộc trường hợp giải trình quy định tại khoản 1 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính;

(iii) Người vi phạm đã thực hiện việc giải trình bằng văn bản với thời hạn quy định tại đoạn 2 khoản 2 Điều 61 (là thời hạn giải trình được gia hạn) hoặc giải trình trực tiếp theo quy định tại khoản 3 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính mà cần có thêm thời gian để xác minh, thu thập chứng cứ.

Theo đó, hồ sơ xin gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt phải có văn bản giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm với thời hạn theo đoạn 2 khoản 2 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính hoặc biên bản ghi nhận phiên giải trình trực tiếp theo quy định tại khoản 3 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Bước 2. Soạn thảo văn bản và gửi hồ sơ xin gia hạn

(i) Công chức thụ lý vụ việc soạn thảo công văn xin gia hạn. Nội dung công văn gồm: tóm tắt về vụ vi phạm, thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, thời điểm hết thời hạn ra quyết định xử phạt, lý do xin gia hạn.

(ii) Đối với vụ việc do cấp Chi cục và tương đương đang thụ lý giải quyết thì báo cáo Cục trưởng Cục Hải quan bằng văn bản để xin gia hạn. Đối với vụ việc do cấp Cục thụ lý giải quyết thì báo cáo Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan bằng văn bản để xin gia hạn.

(iii) Phương thức gửi hồ sơ: Hồ sơ xin gia hạn có thể được gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc gửi qua fax. Trường hợp gửi qua fax thì chỉ fax những chứng từ liên quan trực tiếp đến vụ việc cần gia hạn như: công văn đề nghị kèm báo cáo tóm tắt, tờ khai, biên bản vi phạm, văn bản giải trình của cá nhân/tổ chức vi phạm...

6.2. Gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt

(Bước này áp dụng cho công chức ở bộ phận tham mưu cấp Cục và cấp Tổng cục)

Bước 1. Tham mưu, đề xuất việc gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt

Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu việc gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt căn cứ vào quy định tại Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính để đề xuất việc gia hạn hay không gia hạn thời hạn ra quyết định xử phạt.

Không gia hạn trong những trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 18 Quyết định số 166/QĐ-TCHQ ngày 18/01/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan:

a) Vụ việc không thuộc trường hợp được gia hạn quy định tại Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính;

b) Hồ sơ xin gia hạn được gửi khi đã hết thời hạn ra quyết định xử phạt hoặc người có thẩm quyền gia hạn nhận được hồ sơ xin gia hạn khi đã hết thời hạn ra quyết định xử phạt;

c) Vụ việc vi phạm đã hết thời hiệu xử phạt.

Bước 2. Soạn thảo văn bản trả lời

(i) Trường hợp không gia hạn, công chức được giao nhiệm vụ làm báo cáo (tờ trình) trình người có thẩm quyền ký văn bản trả lời người xin gia hạn; nêu rõ lý do không gia hạn.

(ii) Trường hợp gia hạn: công chức được giao nhiệm vụ làm báo cáo (tờ trình) trình người có thẩm quyền ký văn bản trả lời người xin gia hạn, nêu rõ thời hạn gia hạn (không được quá 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày hết thời hạn ra quyết định xử phạt).

Phần III

SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH XỬ PHẠT

1. Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản

a) Trường hợp không lập biên bản vi phạm hành chính: Những người có thẩm quyền xử phạt quy định tại Điều 29 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP thực hiện xử phạt vi phạm hành chính theo quy định. Thông thường, trường hợp này Công chức hải quan sẽ ra quyết định xử phạt.

b) Về trình tự, thủ tục xử phạt: Ra quyết định xử phạt theo mẫu số MQĐ 01 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

2. Xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản vi phạm hành chính

2.1. Về hình thức quyết định

a) Quyết định xử phạt vi phạm hành chính được soạn thảo theo mẫu MQĐ 02 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

b) Trường hợp một cá nhân/tổ chức thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính mà bị xử phạt trong cùng một lần thì chỉ ra 01 quyết định xử phạt, trong đó quyết định hình thức, mức xử phạt đối với từng hành vi vi phạm hành chính.

c) Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức cùng thực hiện một hành vi vi phạm hành chính thì có thể ra 01 hoặc nhiều quyết định xử phạt để quyết định hình thức, mức xử phạt đối với từng cá nhân, tổ chức.

d) Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau trong cùng một vụ vi phạm thì có thể ra 01 hoặc nhiều quyết định xử phạt để quyết định hình thức, mức xử phạt đối với từng hành vi vi phạm của từng cá nhân, tổ chức.

2.2. Về nội dung Quyết định xử phạt

a) Về phần căn cứ ban hành quyết định:

(i) Ghi đầy đủ căn cứ ban hành theo mẫu MQĐ 02 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

(ii) Phần căn cứ ban hành của Quyết định xử phạt vi phạm hành chính phải ghi Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực cụ thể (tên loại văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên cơ quan ban hành và tên gọi văn bản).

Ví dụ:

“Căn cứ Điều 57, 68 Luật Xử lý vi phạm hành chính;

Căn cứ Nghị định số 128/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan...”

Hoặc:

“Căn cứ Điều 57, 68 Luật Xử lý vi phạm hành chính;

Căn cứ Nghị định số 98/2020/NĐ-CP ngày 26 tháng 8 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng...”

b) Phần thân quyết định xử phạt:

(i) Trường hợp ra 01 Quyết định xử phạt đối với một cá nhân/tổ chức thực hiện một hoặc nhiều hành vi vi phạm hành chính:

Trong phần thân quyết định xử phạt phải ghi cụ thể từng hành vi vi phạm mà cá nhân, tổ chức đó đã thực hiện. Ví dụ: cá nhân/tổ chức thực hiện hai hành vi vi phạm hành chính: khai sai số với thực tế về mã số hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế nhưng không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 8 và hành vi nhập khẩu hàng hóa cấm nhập khẩu mà tang vật vi phạm có trị giá dưới 20.000.000 đồng quy định tại điểm a khoản 1 Điều 15 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP thì ghi như sau:

“... Đã thực hiện hành vi hành chính: khai sai số với thực tế về mã số hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế nhưng không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

Quy định tại điểm b khoản 1 Điều 8 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Đã thực hiện hành vi hành chính: nhập khẩu hàng hóa cấm nhập khẩu mà tang vật vi phạm có trị giá dưới 20.000.000 đồng.

Quy định tại điểm a khoản 1 Điều 15 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan...”

* Lưu ý:

- Không chép nguyên cả điểm b khoản 1 Điều 8 hoặc cả khoản 1 Điều 15 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP cho trường hợp đã xác định rõ ràng là hành vi khai sai số với thực tế về mã số và hành vi nhập khẩu hàng hóa cấm nhập khẩu.

- Đối với những hành vi vi phạm có chia mức tiền phạt theo trị giá tang vật vi phạm thì phải ghi rõ tên hành vi gắn với trị giá tang vật vi phạm như ví dụ dẫn trên.

(ii) Trường hợp ra 01 Quyết định xử phạt đối với nhiều cá nhân, tổ chức cùng thực hiện một hành vi vi phạm hành chính:

Trong phần thân quyết định xử phạt phải ghi cụ thể từng cá nhân/tổ chức vi phạm và hành vi vi phạm đã thực hiện. Ví dụ:

Ông Nguyễn Văn A, Nguyễn Văn B cùng thực hiện hành vi “vứt bỏ hàng hóa để trốn tránh sự kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan” thì trong phần thân quyết định xử phạt sẽ ghi:

“Điều 1. Xử phạt vi phạm hành chính đối với:

1. Ông Nguyễn Văn A, giới tính: Nam

Ngày, tháng, năm sinh.... Quốc tịch:...

Nghề nghiệp....

Nơi ở hiện tại... số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu/Giấy thông hành/Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế:... ngày cấp...

1.1. Đã thực hiện hành vi vi phạm hành chính: vứt bỏ hàng hóa để trốn tránh sự kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.

1.2. Quy định tại: điểm d khoản 5 Điều 13 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

1.3. Các tình tiết tăng nặng...

1.4. Các tình tiết giảm nhẹ...

1.5. Bị áp dụng hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả như sau:

a) Hình thức xử phạt chính: Phạt tiền.

Cụ thể: Phạt tiền 50.000.000 đồng (Năm mươi triệu đồng chẵn).

b) Hình thức phạt bổ sung: Tịch thu tang vật vi phạm (tang vật vi phạm được thể hiện cụ thể tại biên bản tạm giữ tang vật vi phạm số.... ngày... tháng ... năm...).

2. Ông Nguyễn Văn B, giới tính: Nam

Ngày, tháng, năm sinh.... Quốc tịch:

Nghề nghiệp....

Nơi ở hiện tại... số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu/Giấy thông hành/Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế:... ngày cấp...

2.1. Đã thực hiện hành vi vi phạm hành chính: vứt bỏ hàng hóa để trốn tránh sự kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.

2.2. Quy định tại: điểm d khoản 5 Điều 13 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

2.3. Các tình tiết tăng nặng...

2.4. Các tình tiết giảm nhẹ...

2.5. Bị áp dụng hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả như sau:

a) Hình thức xử phạt chính: Phạt tiền.

Cụ thể: Phạt tiền 50.000.000 đồng (Năm mươi triệu đồng chẵn).

b) Hình thức phạt bổ sung: Tịch thu tang vật vi phạm (tang vật vi phạm được thể hiện cụ thể tại biên bản tạm giữ tang vật vi phạm số.... ngày... tháng ... năm...)...”

(iii) Trường hợp ra 01 Quyết định xử phạt đối với nhiều cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau trong cùng một vụ vi phạm:

Trong phần thân quyết định xử phạt phải ghi cụ thể từng cá nhân/tổ chức vi phạm và hành vi vi phạm đã thực hiện. Ví dụ:

Ông Nguyễn Văn A thực hiện hành vi “vứt bỏ hàng hóa để trốn tránh sự kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan”; ông Nguyễn Văn B thực hiện hành vi “nhập khẩu hàng hóa cấm nhập khẩu mà tang vật vi phạm có trị giá dưới 20.000.000 đồng” thì trong phần thân quyết định xử phạt sẽ ghi:

“Điều 1. Xử phạt vi phạm hành chính đối với:

1. Ông Nguyễn Văn A, giới tính: Nam

Ngày, tháng, năm sinh.... Quốc tịch:

Nghề nghiệp....

Nơi ở hiện tại... số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu/Giấy thông hành/Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế:... ngày cấp...

1.1. Đã thực hiện hành vi vi phạm hành chính: vứt bỏ hàng hóa để trốn tránh sự kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.

1.2. Quy định tại: điểm d khoản 5 Điều 13 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

1.3. Các tình tiết tăng nặng...

1.4. Các tình tiết giảm nhẹ...

1.5. Bị áp dụng hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả như sau:

a) Hình thức xử phạt chính: Phạt tiền.

Cụ thể: Phạt tiền 50.000.000 đồng (Năm mươi triệu đồng chẵn).

b) Hình thức phạt bổ sung: Tịch thu tang vật vi phạm (tang vật vi phạm được thể hiện cụ thể tại biên bản tạm giữ tang vật vi phạm số.... ngày... tháng ... năm...).

2. Ông Nguyễn Văn B, giới tính: Nam

Ngày, tháng, năm sinh.... Quốc tịch:

Nghề nghiệp....

Nơi ở hiện tại... số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu/Giấy thông hành/Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế:... ngày cấp...

2.1. Đã thực hiện hành vi hành chính: nhập khẩu hàng hóa cấm nhập khẩu mà tang vật vi phạm có trị giá dưới 20.000.000 đồng.

2.2. Quy định tại điểm a khoản 1 Điều 15 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan

2.3. Các tình tiết tăng nặng...

2.4. Các tình tiết giảm nhẹ...

2.5. Bị áp dụng hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả như sau:

a) Hình thức xử phạt chính: Phạt tiền.

Cụ thể: Phạt tiền 5.000.000 đồng (Năm triệu đồng chẵn).

b) Hình thức phạt bổ sung: Tịch thu tang vật vi phạm (tang vật vi phạm được thể hiện cụ thể tại biên bản tạm giữ tang vật vi phạm số.... ngày ... tháng ... năm ...)

(iv) Cách ghi hình thức xử phạt bổ sung:

Cách ghi hình thức xử phạt bổ sung tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính: ghi rõ tên tang vật vi phạm hành chính bị tịch thu, đơn vị tính, số lượng, chủng loại, tình trạng, chất lượng hoặc số tiền (ghi cả bằng số và bằng chữ) tương đương trị giá tang vật, phương tiện vi phạm bị tạm giữ do bị chiếm đoạt, sử dụng trái phép để vi phạm hành chính thuộc trường hợp bị tịch thu, nếu có biên bản kèm theo thì phải ghi rõ.

Đối với vụ việc có số lượng tang vật, phương tiện vi phạm bị tịch thu lớn thì cách ghi hình thức phạt bổ sung như sau:

- Trường hợp tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tịch thu là toàn bộ tang vật, phương tiện nêu tại biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính thì ghi rõ:

“Hình thức phạt bổ sung: Tịch thu tang vật vi phạm (tang vật vi phạm được thể hiện cụ thể tại biên bản tạm giữ tang vật vi phạm số.... ngày... tháng ... năm... và các biên bản liên quan đến tạm giữ (nếu có))

- Trường hợp tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tịch thu là một phần/không trùng khớp hoàn toàn với tang vật, phương tiện đã bị tạm giữ hoặc trường hợp tang vật, phương tiện không bị tạm giữ trước khi ra quyết định xử phạt (không có biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm) thì lập danh mục tang vật, phương tiện bị tịch thu kèm theo Quyết định xử phạt và ghi rõ:

“Hình thức phạt bổ sung: Tịch thu tang vật vi phạm theo danh mục đính kèm Quyết định này”.

(v) Cách ghi biện pháp khắc phục hậu quả buộc tiêu hủy tang vật, phương tiện vi phạm trong trường hợp tang vật vi phạm đã bị tiêu hủy theo quyết định tiêu hủy tang vật vi phạm trước khi ban hành Quyết định xử phạt:

Trong trường hợp này, tại phần biện pháp khắc phục hậu quả ghi theo hướng: tang vật vi phạm đã bị tiêu hủy theo quyết định số ngày/tháng/năm của... (người có thẩm quyền ký quyết định tiêu hủy).

c) Ký Quyết định xử phạt:

Tại phần “Người ra quyết định”:

(i) Trường hợp trực tiếp người có thẩm quyền xử phạt ký quyết định xử phạt thì ghi rõ chức danh của người có thẩm quyền ký quyết định, ví dụ: nếu Chi cục trưởng ký Quyết định thì ghi:

“CHI CỤC TRƯỞNG

Ký tên, đóng dấu

Nguyễn Văn A”.

(ii) Trường hợp người có thẩm quyền xử phạt giao quyền cho cấp phó ký quyết định xử phạt, ví dụ: nếu Chi cục trưởng giao Phó Chi cục trưởng ký Quyết định thì ghi:

“PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG

Ký tên, đóng dấu

Nguyễn Văn B”.

3. Sửa đổi, hủy bỏ, bổ sung, đính chính, ban hành quyết định mới về xử phạt vi phạm hành chính

Công chức thụ lý vụ việc căn cứ quy định tại Điều 6a, 6b, 6c, 6d Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 8, 9, 10, 11 Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18/8/2017 để tham mưu, đề xuất cho người có thẩm quyền thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, đính chính, hủy bỏ, ban hành quyết định theo quy định.

3.1. Sửa đổi, bổ sung Quyết định xử phạt vi phạm hành chính

Bước 1. Công chức thụ lý vụ việc xác định nội dung có sai sót của Quyết định xử phạt cần được sửa đổi, bổ sung. Việc xác định được căn cứ vào quy định tại khoản 1 Điều 6a Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18/8/2017.

Bước 2. Soạn thảo Quyết định sửa đổi, bổ sung Quyết định xử phạt theo mẫu Quyết định số MQĐ 32 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Xác định người có thẩm quyền ký Quyết định sửa đổi, bổ sung Quyết định xử phạt có sai sót: Thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có trách nhiệm sửa đổi, bổ sung Quyết định xử phạt do mình hoặc cấp dưới ban hành có sai sót.

3.2. Đính chính Quyết định xử phạt

Bước 1. Công chức thụ lý vụ việc xác định nội dung có sai sót của Quyết định xử phạt cần đính chính. Việc xác định được căn cứ vào quy định tại khoản 2 Điều 6a Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18/8/2017.

Bước 2. Soạn thảo Quyết định đính chính Quyết định xử phạt theo mẫu Quyết định số MQĐ 33 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Xác định người có thẩm quyền ký Quyết định đính chính Quyết định xử phạt có sai sót: Thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có trách nhiệm sửa đổi, bổ sung Quyết định xử phạt do mình hoặc cấp dưới ban hành có sai sót.

3.3. Hủy bỏ Quyết định xử phạt

Bước 1. Công chức thụ lý vụ việc xác định Quyết định xử phạt có sai sót một phần hoặc toàn bộ nội dung quyết định về xử phạt. Việc xác định được căn cứ vào quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 6b Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18/8/2017.

Bước 2. Soạn thảo Quyết định hủy bỏ Quyết định xử phạt theo mẫu Quyết định số MQĐ 34 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Xác định người có thẩm quyền ký Quyết định hủy bỏ Quyết định xử phạt có sai sót: Thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có trách nhiệm hủy bỏ Quyết định xử phạt do mình hoặc cấp dưới ban hành có sai sót.

3.4. Ban hành Quyết định mới về xử phạt vi phạm hành chính

Bước 1. Công chức thụ lý vụ việc xác định trường hợp được ban hành quyết định mới về xử phạt vi phạm. Việc xác định được căn cứ vào quy định tại khoản 3 Điều 6b Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18/8/2017.

Bước 2. Soạn thảo Quyết định xử phạt theo mẫu Quyết định số MQĐ 02 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Xác định người có thẩm quyền ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính mới: căn cứ quy định tại Điều 29 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP.

Phần IV

TẠM GIỮ TANG VẬT, PHƯƠNG TIỆN VI PHẠM HÀNH CHÍNH THEO THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Các công việc chính và kỹ năng

1. Khi phát hiện có vi phạm, công chức phát hiện đối chiếu với quy định tại khoản 1 Điều 125 Luật Xử lý vi phạm hành chính để xác định các trường hợp cần tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính; lập báo cáo người có thẩm quyền ra quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm.

2. Xác định người có thẩm quyền tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính

(i) Người có thẩm quyền tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính là những người có thẩm quyền áp dụng hình thức xử phạt tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính (Chi cục trưởng Chi cục Hải quan; Chi cục trưởng Chi cục Kiểm tra sau thông quan; Đội trưởng Đội Kiểm soát thuộc Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Đội trưởng Đội Kiểm soát chống buôn lậu, Hải đội trưởng Hải đội kiểm soát trên biển và Đội trưởng Đội Kiểm soát bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ thuộc Cục Điều tra chống buôn lậu Tổng cục Hải quan; Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu; Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan; Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan).

(ii) Cấp phó của những người có thẩm quyền tịch thu tang vật vi phạm nêu trên được giao quyền thì có thẩm quyền áp dụng biện pháp tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính.

(iii) Thủ trưởng trực tiếp của Công chức hải quan được tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính nhưng trong vòng 24 giờ phải báo cáo thủ trưởng của mình là người có thẩm quyền tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính để ra quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính.

3. Ra quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính

(i) Công chức đang thụ lý vụ việc soạn thảo Quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính theo mẫu Quyết định số MQĐ 19 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC , trình người có thẩm quyền ra quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính ký ban hành.

(ii) Thời hạn tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm thực hiện theo quy định tại khoản 8 Điều 125 Luật Xử lý vi phạm hành chính, cụ thể:

Thời hạn tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính là 07 ngày, kể từ ngày tạm giữ. Thời hạn tạm giữ có thể được kéo dài đối với những vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp, cần tiến hành xác minh nhưng tối đa không quá 30 ngày, kể từ ngày tạm giữ tang vật.

Đối với vụ việc thuộc trường hợp được gia hạn theo quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính mà cần có thêm thời gian để xác minh thì người có thẩm quyền đang giải quyết vụ việc phải báo cáo thủ trưởng trực tiếp của mình bằng văn bản để xin gia hạn việc tạm giữ; việc gia hạn phải bằng văn bản, thời hạn gia hạn không được quá 30 ngày.

4. Thực hiện Quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính

Công việc cần thực hiện:

4.1. Lập biên bản tạm giữ, niêm phong

- Căn cứ kết quả kiểm tra thực tế tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, công chức thực hiện Quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính phải lập biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm theo mẫu biên bản số MBB 07 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC ; trong biên bản tạm giữ phải ghi rõ tên, số lượng, chủng loại, tình trạng (mới, cũ, hỏng hóc, hàng hóa dễ hư hỏng...) của tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tạm giữ.

- Thực hiện niêm phong bằng niêm phong hải quan và lập biên bản niêm phong đối với tang vật, phương tiện vi phạm hành chính (nếu cần).

Việc niêm phong phải tiến hành ngay trước mặt người vi phạm; nếu người vi phạm vắng mặt thì phải tiến hành niêm phong trước mặt đại diện gia đình, đại diện tổ chức, đại diện chính quyền và người chứng kiến.

- Giao 01 bản Quyết định tạm giữ, biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính cho người vi phạm, tổ chức vi phạm.

4.2. Bàn giao, tiếp nhận tang vật, phương tiện vi phạm hành chính để quản lý, bảo quản

a) Công chức thụ lý vụ việc lập biên bản bàn giao tang vật, phương tiện vi phạm hành chính theo mẫu số MBB 18 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC và chuyển giao tang vật, cho người được giao quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện vi phạm hành chính.

Trường hợp công chức thụ lý vụ việc được giao bảo quản tang vật, phương tiện vi phạm thì không thực hiện bước này.

b) Khi tiếp nhận tang vật, phương tiện vi phạm bị tạm giữ, người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản phối hợp với người giao tang vật, phương tiện thực hiện các công việc sau đây:

b.1) Kiểm tra quyết định tạm giữ, biên bản tạm giữ và những giấy tờ khác có liên quan.

b.2) Tiếp nhận, xác định tình trạng, đặc điểm tang vật, phương tiện; so sánh, đối chiếu tang vật, phương tiện vi phạm bị tạm giữ với biên bản tạm giữ, bảng kê về tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, khối lượng, chủng loại, nhãn hiệu, xuất xứ. Trường hợp đặc biệt phải bàn giao tang vật, phương tiện nguyên niêm phong thì thực hiện kiểm tra tình trạng niêm phong.

b.3) Nếu qua kiểm tra, đối chiếu tang vật, phương tiện phù hợp với các giấy tờ nêu trên thì tiếp nhận hồ sơ, tang vật, phương tiện bị tạm giữ và thực hiện các thủ tục tiếp nhận theo quy định. Trường hợp có sai sót, không phù hợp thì không tiếp nhận và báo cáo người ra quyết định tạm giữ hoặc Thủ trưởng cơ quan hải quan nơi quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện xem xét giải quyết.

b.4) Lập Biên bản bàn giao tang vật, phương tiện vi phạm bị tạm giữ theo mẫu MBB 18 ban hành kèm theo Thông tư số 190/2020/TT-BTC, trong đó ghi rõ số lượng, chất lượng, khối lượng, chủng loại, nhãn hiệu, xuất xứ, tình trạng (nếu có). Biên bản bàn giao, nhận hồ sơ, tang vật, phương tiện phải được lập thành 03 bản; bên giao giữ 01 bản để lưu hồ sơ, bên nhận giữ 01 bản, kế toán bên nhận giữ 01 bản.

b.5) Vào Sổ theo dõi; đưa tang vật, phương tiện vi phạm vào nơi tạm giữ.

4.3. Quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện bị tạm giữ

Việc quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện bị tạm giữ thực hiện theo quy định tại Điều 125 Luật Xử lý vi phạm hành chính, Nghị định số 115/2013/NĐ-CP ngày 03/10/2013 được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 31/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020, Thông tư số 173/2013/TT-BTC ngày 20/11/2013 của Bộ Tài chính.

4.3.1. Đối với tang vật vi phạm hành chính bị tạm giữ là hàng hóa, vật phẩm dễ bị hư hỏng

a) Hàng hóa, vật phẩm dễ hư hỏng được xác định theo quy định tại Điều 2 Thông tư số 173/2013/TT-BTC ngày 20/11/2013 của Bộ Tài chính, cụ thể:

- Thực phẩm tươi sống, dễ bị ôi thiu, khó bảo quản;

- Hàng hóa dễ cháy, nổ (xăng, dầu, khí hóa lỏng và các chất dễ cháy, nổ khác);

- Thuốc chữa bệnh, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật mà hạn sử dụng còn dưới 60 ngày theo hạn ghi trên bao bì, nhãn hàng;

- Thực phẩm đã qua chế biến và các loại hàng hóa khác mà hạn sử dụng còn dưới 30 ngày theo hạn ghi trên bao bì, nhãn hàng;

- Hàng hóa có tính chất thời vụ (hàng tiêu dùng theo mùa, phục vụ lễ, tết), hàng điện tử cao cấp (các loại máy tính bảng, điện thoại thông minh) và các loại hàng hóa, vật phẩm khác nếu không xử lý ngay sau khi có quyết định tạm giữ hoặc quyết định tịch thu sẽ bị hư hỏng, không bán được hoặc hết thời hạn sử dụng.

b) Hình thức xử lý tang vật vi phạm là hàng hóa, vật phẩm dễ bị hư hỏng:

(i) Tiêu hủy đối với hàng hóa, vật phẩm đã bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng:

Bước 1. Ra quyết định tiêu hủy:

Công chức thụ lý vụ việc soạn thảo Quyết định tiêu hủy tang vật theo mẫu Quyết định số MQĐ 14 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC , trình người có thẩm quyền ký Quyết định.

Bước 2. Thành lập Hội đồng tiêu hủy:

Việc thành lập Hội đồng tiêu hủy thực hiện theo điểm a khoản 2 Điều 4 Thông tư số 173/2013/TT-BTC ngày 20/11/2013 của Bộ Tài chính. Theo đó, công chức thụ lý vụ việc hoặc người được giao quản lý, bảo quản tang vật soạn thảo quyết định thành lập Hội đồng xử lý để tiêu hủy các hàng hóa, vật phẩm hư hỏng trình người ra quyết định tạm giữ ký Quyết định thành lập Hội đồng.

Hội đồng xử lý gồm:

- Người ra quyết định tạm giữ hoặc người được ủy quyền làm Chủ tịch.

- Các thành viên khác: đại diện cơ quan tài chính cùng cấp hoặc cơ quan tài chính tại địa bàn xảy ra hành vi vi phạm và đại diện các cơ quan chuyên môn liên quan.

Bước 3. Thực hiện việc tiêu hủy

- Xác định hình thức tiêu hủy: công chức thụ lý vụ việc căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa, vật phẩm và yêu cầu đảm bảo vệ sinh môi trường để lựa chọn hình thức tiêu hủy phù hợp (sử dụng hóa chất, sử dụng biện pháp cơ học, hủy đốt, hủy chôn, hình thức khác theo quy định của pháp luật).

- Xác định đơn vị thực hiện việc tiêu hủy (ví dụ: hàng gây ô nhiễm môi trường thì mời đơn vị có khả năng xử lý về môi trường thực hiện việc tiêu hủy); kinh phí thực hiện việc tiêu hủy.

- Lập báo cáo trình người ra quyết định tạm giữ quyết định hình thức tiêu hủy; kinh phí tiêu hủy; địa điểm tiêu hủy; đơn vị thực hiện việc tiêu hủy.

- Tổ chức thực hiện việc tiêu hủy theo hình thức tiêu hủy đã được phê duyệt:

+ Mời Hội đồng tiêu hủy.

+ Chuẩn bị phương tiện, tang vật tiêu hủy.

+ Bàn giao tang vật cần tiêu hủy cho đơn vị thực hiện việc tiêu hủy.

+ Lập biên bản việc tiêu hủy theo mẫu biên bản số MBB 10 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

(ii) Bán trực tiếp (không thông qua đấu giá) đối với các trường hợp không phải tiêu hủy:

- Thẩm quyền quyết định: Người ra quyết định tạm giữ.

- Trách nhiệm tổ chức đánh giá chất lượng hàng hóa, vật phẩm bán ra: người có quyết định tạm giữ có trách nhiệm tổ chức đánh giá. Trường hợp cần thiết, người ra quyết định tạm giữ mời cơ quan chuyên môn để phối hợp đánh giá chất lượng hàng hóa, vật phẩm.

- Việc bán hàng hóa, vật phẩm dễ bị hư hỏng phải được lập thành biên bản. Nội dung chủ yếu của biên bản gồm: căn cứ thực hiện bán; thời gian, địa điểm bán; người bán; tên, chủng loại, nguồn gốc xuất xứ, số lượng, hiện trạng của hàng hóa, vật phẩm tại thời điểm bán; đơn giá bán, giá trị thanh toán; người mua và các nội dung khác có liên quan.

- Đối với hàng hóa thuộc lĩnh vực kinh doanh có điều kiện như hàng hóa dễ cháy, nổ, các loại thuốc chữa bệnh, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật chỉ được bán cho các tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

c) Quản lý tiền thu được từ việc xử lý tang vật là hàng hóa, vật phẩm dễ bị hư hỏng chưa có quyết định tịch thu sung quỹ nhà nước:

(i) Toàn bộ tiền thu được từ việc xử lý tang vật là hàng hàng hóa, vật phẩm dễ bị hư hỏng phải gửi vào tài khoản tạm giữ của cơ quan người có thẩm quyền ra quyết định tạm giữ mở tại Kho bạc nhà nước.

(ii) Trường hợp tang vật không bị tịch thu sung quỹ nhà nước thì toàn bộ số tiền thu được phải trả lại cho chủ sở hữu, người quản lý hoặc người sử dụng hợp pháp của tang vật. Việc trả lại thực hiện như sau:

Bước 1. Công chức thụ lý vụ việc làm thủ tục lấy tiền tạm gửi từ tài khoản tạm giữ.

Bước 2. lập biên bản trả lại số tiền thu được từ việc bán tang vật là hàng hóa, vật phẩm dễ bị hư hỏng.

4.3.2. Đối với tang vật, phương tiện không thuộc diện dễ bị hư hỏng

Việc quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện vi phạm bị tạm giữ được thực hiện theo quy định tại Điều 125, 126 Luật Xử lý vi phạm hành chính và Nghị định số 115/2013/NĐ-CP ngày 03/10/2013 của Chính phủ quy định về quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu theo thủ tục hành chính (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 31/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020). Các công việc cụ thể thực hiện tương tự điểm 7 Phần V Sổ tay nghiệp vụ.

4.3.3. Trình tự, thủ tục trả lại tang vật, phương tiện bị tạm giữ

a) Việc trả lại tang vật, phương tiện vi phạm bị tạm giữ phải có quyết định trả lại bằng văn bản của người có thẩm quyền ra quyết định tạm giữ theo mẫu MQĐ 21 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

b) Khi trả lại tang vật, phương tiện bị tạm giữ, người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản có trách nhiệm:

b.1) Kiểm tra quyết định trả lại tang vật, phương tiện bị tạm giữ; Phiếu xuất kho; số định danh cá nhân/giấy Chứng minh nhân dân/hộ chiếu và giấy tờ khác có liên quan của người đến nhận. Đối với trường hợp tang vật, phương tiện bị chiếm đoạt, sử dụng trái phép để vi phạm hành chính, khi trả lại tang vật, phương tiện bị tạm giữ cho chủ sở hữu, người quản lý hoặc người sử dụng hợp pháp theo quy định tại khoản 1 Điều 126 Luật Xử lý vi phạm hành chính thì phải kiểm tra giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quản lý, sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.

Người đến nhận tang vật, phương tiện phải là cá nhân/người đại diện theo pháp luật của tổ chức được ghi trong quyết định trả lại tang vật, phương tiện vi phạm tạm giữ. Nếu những người nêu trên ủy quyền cho người khác đến nhận tang vật, phương tiện thì phải có văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật.

b.2) Yêu cầu người đến nhận lại tang vật, phương tiện đối chiếu với biên bản tạm giữ để kiểm tra về tên, số lượng, đặc điểm, chủng loại, khối lượng, chất lượng, số hiệu, nhãn hiệu, ký hiệu, xuất xứ, năm sản xuất, số máy, số khung, dung tích (nếu có), tình trạng của tang vật, phương tiện bị tạm giữ dưới sự chứng kiến của người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản.

b.3) Lập biên bản trả lại tang vật, phương tiện bị tạm giữ theo mẫu biên bản số MBB 08 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC , có chữ ký của bên giao, bên nhận. Biên bản phải ghi rõ số lượng, chất lượng, khối lượng, chủng loại, nhãn hiệu, xuất xứ, tình trạng (nếu có). Biên bản trả lại tang vật, phương tiện vi phạm bị tạm giữ phải được giao cho bên nhận và cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm (nếu họ không phải là người nhận) mỗi người 01 bản; đồng thời lưu hồ sơ 01 bản, chuyển 01 bản cho kế toán theo dõi.

b.4) Vào Sổ theo dõi theo quy định.

4.3.4. Xử lý tang vật, phương tiện vi phạm hết thời hạn bị tạm giữ

Trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày hết thời hạn tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính được ghi trong quyết định tạm giữ, nếu người vi phạm không đến nhận mà không có lý do chính đáng hoặc trường hợp không xác định được người vi phạm thì người ra quyết định tạm giữ phải thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng của trung ương hoặc địa phương nơi tạm giữ tang vật, phương tiện và niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền tạm giữ; hết thời hạn 30 ngày, kể từ ngày niêm yết công khai, thông báo cuối cùng trên phương tiện thông tin đại chúng, nếu người vi phạm không đến nhận hoặc không xác định được người vi phạm thì người có thẩm quyền phải ra quyết định tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính để xử lý theo quy định.

Cơ quan của người ra quyết định tạm giữ tang vật, phương tiện có trách nhiệm tiếp tục quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện khi đã quá thời hạn tạm giữ mà người vi phạm không đến nhận hoặc không xác định được người vi phạm và trong thời gian niêm yết công khai, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng cho đến khi tang vật, phương tiện đó bị tịch thu, xử lý theo quy định.

Phần V

PHÁT HÀNH VÀ THEO DÕI THI HÀNH QUYẾT ĐỊNH XỬ PHẠT

1. Phát hành Quyết định xử phạt

a) Đối với Quyết định xử phạt do Công chức, Đội trưởng ban hành:

Công chức ban hành quyết định xử phạt hoặc công chức được giao thụ lý vụ việc rà soát, kiểm tra quyết định đã ký về mặt thể thức và nội dung, đảm bảo đúng quy định; lấy số Quyết định theo quy chế văn thư của đơn vị và đóng dấu treo của Chi cục Hải quan (đóng dấu tròn tại góc trái trên ở vị trí số quyết định).

b) Đối với Quyết định xử phạt do Chi cục trưởng, Cục trưởng, Tổng cục trưởng ban hành:

Việc lấy số, đóng dấu Quyết định xử phạt vi phạm do Chi cục trưởng, Cục trưởng, Tổng cục trưởng ký được thực hiện theo quy chế văn thư.

2. Gửi/giao Quyết định xử phạt cho cá nhân, tổ chức vi phạm

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản, người có thẩm quyền xử phạt phải gửi quyết định cho cá nhân, tổ chức bị xử phạt, cơ quan thu tiền phạt và các cơ quan liên quan khác (nếu có) để thi hành.

a) Trường hợp gửi qua đường bưu chính: do văn thư đơn vị thực hiện. Nếu sau thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định xử phạt đã được gửi đến lần thứ ba mà bị trả lại do không có người nhận thì tiến hành gửi quyết định đến chính quyền địa phương nơi cư trú của cá nhân, trụ sở của tổ chức bị xử phạt để niêm yết công khai hoặc có căn cứ xác định người vi phạm trốn tránh không nhận quyết định xử phạt thì quyết định vẫn được coi là đã được giao.

b) Trường hợp giao trực tiếp:

Công chức thụ lý vụ việc giao cho cá nhân, tổ chức bị xử phạt 01 bản Quyết định xử phạt; yêu cầu cá nhân, tổ chức bị xử phạt ký xác nhận và ghi rõ ngày, tháng, năm nhận quyết định vào mục nơi nhận của quyết định hoặc ký nhận vào số giao nhận quyết định xử phạt. Trường hợp giao trực tiếp mà cá nhân, tổ chức vi phạm cố tình không nhận quyết định thì lập biên bản về việc không nhận có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cơ quan của người ban hành quyết định xử phạt đóng trụ sở hoặc chính quyền địa phương nơi cá nhân vi phạm cư trú, tổ chức đóng trụ sở.

c) Trường hợp người chưa thành niên bị xử phạt cảnh cáo thì đồng thời gửi quyết định xử phạt cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó.

3. Theo dõi thi hành quyết định xử phạt

a) Công chức thụ lý vụ việc căn cứ quy định tại Điều 73, 74 Luật Xử lý vi phạm hành chính để theo dõi việc thi hành quyết định xử phạt của cá nhân, tổ chức bị xử phạt.

Trường hợp quá thời hạn 10 ngày, kể từ ngày cá nhân, tổ chức bị xử phạt nhận được quyết định xử phạt mà không thực hiện thì công chức thụ lý vụ việc phải làm báo cáo người có thẩm quyền để tổ chức thực hiện cưỡng chế như sau:

a.1) Đối với các quyết định xử phạt theo quy định tại Điều 9, Điều 14, khoản 2 Điều 25 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP thì căn cứ quy định tại Luật Quản lý thuế năm 2019, Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế để thực hiện.

Mẫu biên bản và quyết định cưỡng chế thực hiện theo quy định tại Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

a.2) Đối với các quyết định xử phạt khác thì căn cứ quy định tại Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, Nghị định số 166/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 của Chính phủ quy định về cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính để thực hiện.

Mẫu biên bản và quyết định cưỡng chế thực hiện theo quy định tại Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

b) Trường hợp người bị xử phạt chết, mất tích, tổ chức bị xử phạt giải thể, phá sản mà quyết định xử phạt vẫn còn thời hiệu thi hành thì công chức thụ lý vụ việc căn cứ quy định tại Điều 9 Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013 của Chính phủ để thực hiện.

c) Theo dõi việc tái xuất tang vật vi phạm:

Trường hợp trong quyết định xử phạt có áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc buộc tái xuất đối với tang vật, phương tiện vi phạm thì hàng hóa, phương tiện vi phạm bị buộc đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, buộc tái xuất phải được giám sát chặt chẽ từ nơi lưu giữ hàng vi phạm đến cửa khẩu tái xuất.

Kết quả giám sát phải được Hải quan cửa khẩu xuất xác nhận bằng văn bản và gửi lại cho đơn vị ra quyết định xử phạt trong thời hạn 05 (năm) ngày kể từ ngày hàng đã đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc tái xuất để lưu hồ sơ vụ việc.

4. Nộp tiền phạt

a) Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm nộp tiền phạt tại chỗ cho người có thẩm quyền xử phạt: người thu tiền phạt phải giao chứng từ thu tiền phạt cho cá nhân, tổ chức nộp tiền phạt và trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày thu tiền phạt, người thu tiền phạt phải nộp tiền phạt trực tiếp tại Kho bạc Nhà nước hoặc nộp vào tài khoản của Kho bạc Nhà nước.

Chứng từ thu tiền phạt thực hiện theo quy định tại Thông tư số 153/2013/TT-BTC ngày 31/10/2013 của Bộ Tài chính quy định về thủ tục thu, nộp tiền phạt, biên lai thu tiền phạt và kinh phí từ ngân sách Nhà nước bảo đảm hoạt động của các lực lượng xử phạt vi phạm hành chính và Thông tư số 105/2014/TT-BTC ngày 07/8/2014 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 153/2013/TT-BTC ngày 31/10/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

b) Trường hợp cá nhân, tổ chức bị xử phạt không có khả năng nộp tiền phạt tại chỗ phạt thì công chức thụ lý vụ việc hướng dẫn người vi phạm nộp tiền phạt trực tiếp tại Kho bạc Nhà nước hoặc Ngân hàng thương mại nơi Kho bạc Nhà nước ủy nhiệm thu tiền phạt được ghi trong quyết định xử phạt hoặc nộp vào tài khoản của Kho bạc Nhà nước được ghi trong quyết định xử phạt.

c) Thủ tục nộp tiền phạt nhiều lần

Trường hợp cá nhân, tổ chức bị phạt tiền có đơn đề nghị được nộp tiền phạt nhiều lần, công chức thụ lý vụ việc căn cứ quy định tại Điều 79 Luật Xử lý vi phạm hành chính để đề xuất xử lý vụ việc.

5. Hoãn thi hành quyết định phạt tiền; miễn, giảm tiền phạt

a) Trường hợp cá nhân bị phạt tiền có đơn đề nghị hoãn chấp hành quyết định phạt tiền, công chức thụ lý vụ việc căn cứ Quy định tại Điều 76 Luật Xử lý vi phạm hành chính để xác định đề xuất giải quyết vụ việc như sau:

Trường hợp đủ điều kiện để xem xét hoãn thi hành quyết định phạt tiền; miễn, giảm tiền phạt thì công chức thụ lý vụ việc soạn thảo Quyết định Hoãn thi hành quyết định phạt tiền theo mẫu quyết định số MQĐ 03 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

Thẩm quyền ký Quyết định hoãn thi hành quyết định phạt tiền: Người đã ra quyết định xử phạt có thẩm quyền xem xét quyết định hoãn thi hành quyết định phạt tiền.

b) Miễn, giảm tiền phạt:

b.1) Đối với các quyết định xử phạt theo quy định tại Điều 9, Điều 14, khoản 2 Điều 25 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP thì việc miễn tiền phạt thực hiện theo quy định tại Điều 34 Nghị định số 128/2020/NĐ-CP.

b.2) Đối với quyết định xử phạt vi phạm khác thì việc miễn, giảm tiền phạt thực hiện theo quy định tại Điều 77 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Công chức thụ lý vụ việc soạn thảo quyết định giảm/miễn phần còn lại (toàn bộ) tiền phạt vi phạm hành chính theo mẫu MQĐ 04 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC trình người có thẩm quyền ký ban hành quyết định.

Thẩm quyền ký Quyết định giảm, miễn tiền phạt:

- Cấp trên trực tiếp của người đã ban hành quyết định xử phạt.

- Chủ tịch UBND cấp tỉnh trong trường hợp Quyết định xử phạt do Chủ tịch UBND cấp tỉnh ban hành.

c) Trường hợp không đủ điều kiện để xem xét hoãn thi hành quyết định phạt tiền; miễn, giảm tiền phạt thì công chức thụ lý vụ việc soạn thảo văn bản trả lời cho cá nhân bị xử phạt biết. Văn bản trả lời phải nêu rõ lý do.

6. Thực hiện thủ tục tịch thu tang vật vi phạm hành chính

Khi tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính theo quyết định xử phạt hoặc quyết định tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm, công chức thụ lý vụ việc căn cứ quy định tại Điều 81 Luật Xử lý vi phạm hành chính để thực hiện.

Bước 1. Làm thủ tục mời người bị xử phạt hoặc đại diện tổ chức bị xử phạt đến để thực hiện thủ tục tịch thu tang vật vi phạm và ký biên bản tịch thu tang vật vi phạm.

Bước 2. Công chức thụ lý vụ việc kiểm tra niêm phong (nếu có), tình trạng tang vật đang bị tạm giữ thuộc diện bị tịch thu. Lập biên bản mở niêm phong (nếu có niêm phong) theo mẫu biên bản số MBB 17 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC (nếu cần).

Trường hợp niêm phong, tình trạng tang vật có thay đổi số với thời điểm ra quyết định tạm giữ thì phải lập biên bản về những thay đổi này theo mẫu biên bản MBB 22 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC. Biên bản phải có chữ ký của người lập biên bản, người có trách nhiệm tạm giữ và người chứng kiến.

Bước 3. Sau khi kiểm tra tình trạng tang vật vi phạm hành chính, công chức thụ lý vụ việc lập biên bản khi tịch thu tang vật vi phạm hành chính theo mẫu biên bản số MBB 09 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

Bước 4. Lập biên bản bàn giao tang vật tịch thu cho người được giao bảo quản theo mẫu MBB 18 ban hành kèm theo Thông tư số 90/2020/TT-BTC .

7. Quản lý, bảo quản tang vật tịch thu

Việc quản lý và bảo quản tang vật tịch thu thực hiện theo quy định tại Nghị định số 115/2013/NĐ-CP ngày 03/10/2013 của Chính phủ quy định về quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tạm giữ, tịch thu theo thủ tục hành chính, Nghị định số 31/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 115/2013/NĐ-CP , Thông tư số 173/2013/TT-BTC ngày 20/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số nội dung về quản lý, xử lý tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tạm giữ, bị tịch thu theo thủ tục hành chính, Thông tư số 47/2014/TT- BCA ngày 17/10/2014 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 115/2013/NĐ-CP .

Các công việc cần thực hiện:

7.1. Tiếp nhận tang vật tịch thu

Khi tiếp nhận tang vật, phương tiện bị tịch thu, người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản thực hiện các bước sau đây:

7.1.1. Kiểm tra quyết định tịch thu, biên bản tịch thu và những giấy tờ khác có liên quan.

7.1.2. So sánh, đối chiếu tang vật, phương tiện bị tịch thu với biên bản tịch thu và bản thống kê về tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, khối lượng, chủng loại, nhãn hiệu, xuất xứ; tình trạng niêm phong (nếu có); vào sổ theo dõi và yêu cầu bên giao ký vào sổ.

7.1.3. Vào sổ và ghi chép đầy đủ về giờ, ngày, tháng, năm tiếp nhận, trả lại, chuyển tang vật, phương tiện vi phạm; hiện trạng tang vật, phương tiện vi phạm; ghi rõ số quyết định, thời gian, lý do tạm giữ, tịch thu và họ, tên, chức vụ của người ký quyết định, người giao, người nhận tang vật, phương tiện đó.

7.2. Khi bảo quản tang vật tịch thu

Công chức được giao việc bảo quản tang vật tịch thu phải thực hiện các nhiệm vụ:

7.2.1. Tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc quản lý, bảo quản tang vật tịch thu. Theo đó:

a) Tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu phải được quản lý, bảo quản chặt chẽ, an toàn, sắp xếp hợp lý, dễ kiểm tra, tránh nhầm lẫn, không để gây ô nhiễm môi trường, lây lan dịch bệnh.

b) Bảo đảm giữ được giá trị, chất lượng, tiêu chuẩn của tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu.

c) Chỉ tiếp nhận, trả lại, chuyển tang vật, phương tiện bị tạm giữ hoặc tiếp nhận, chuyển tang vật, phương tiện bị tịch thu cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có quyết định của người có thẩm quyền.

7.2.2. Nghiêm cấm:

a) Chiếm đoạt, bán, trao đổi, cầm cố, thế chấp, đánh tráo, thay thế tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu và các hành vi trục lợi khác.

b) Vi phạm niêm phong, mang tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu ra khỏi nơi tạm giữ, bảo quản trái phép.

c) Làm mất, thiếu hụt, hủy hoại, cố ý làm hư hỏng tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu.

7.2.3. Thường xuyên kiểm tra nơi tạm giữ; phát hiện kịp thời tang vật, phương tiện bị mất, hư hỏng hoặc nơi tạm giữ không bảo đảm an toàn để có biện pháp khắc phục kịp thời.

7.2.4. Hàng ngày thống kê, định kỳ báo cáo với người đứng đầu cơ quan nơi quản lý tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu về:

a) Số lượng tang vật, phương tiện bị tạm giữ, tịch thu.

b) Tang vật, phương tiện đã trả lại cho chủ sở hữu, người quản lý hoặc người sử dụng hợp pháp.

c) Số lượng tang vật, phương tiện đã hết thời hạn bị tạm giữ mà chủ sở hữu, người quản lý hoặc người sử dụng hợp pháp không đến nhận.

d) Số lượng tang vật, phương tiện chuyển cho các cơ quan có thẩm quyền.

đ) Tổng số tang vật, phương tiện hiện còn tạm giữ.

8. Xử lý tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tịch thu

Việc xử lý tang vật vi phạm hành chính bị tịch thu thực hiện theo quy định tại Luật Quản lý, sử dụng tài sản công; Nghị định số 29/2018/NĐ-CP ngày 05/3/2018 của Chính phủ quy định trình tự, thủ tục xác lập quyền sở hữu toàn dân về tài sản và xử lý đối với tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân; Thông tư số 57/2018/TT-BTC ngày 05/7/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 29/2018/NĐ-CP ngày 05/3/2018; Quyết định số 268/QĐ-BTC ngày 19/02/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về phân cấp thẩm quyền xác lập quyền sở hữu toàn dân về tài sản và phân cấp thẩm quyền quyết định phê duyệt phương án xử lý tài sản là tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tịch thu theo quy định tại Nghị định số 29/2018/NĐ-CP ngày 05/3/2018; Quyết định số 739/QĐ-BTC ngày 18/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về phân cấp thẩm quyền xử lý đối với tang vật vi phạm hành chính là hàng hóa, vật phẩm dễ bị hư hỏng theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư số 57/2018/TT-BTC ngày 05/7/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính để tham mưu, đề xuất cho người có thẩm quyền xử lý tang vật, phương tiện vi phạm. Cụ thể như sau:

8.1. Các tài sản chuyển giao cho các cơ quan quản lý chuyên ngành để bảo quản như sau

a) Tài sản là bảo vật quốc gia, cổ vật và vật khác có giá trị lịch sử, văn hóa.

b) Tài sản là vũ khí, vật liệu nổ, công cụ hỗ trợ, phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ, phương tiện đặc chủng và tài sản khác liên quan đến quốc phòng, an ninh.

c) Tài sản là tiền Việt Nam, ngoại tệ, giấy tờ có giá, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý.

d) Tài sản là chất phóng xạ.

đ) Tài sản là bộ phận (mẫu vật) của động vật rừng quý hiếm thuộc nhóm IB.

e) Tài sản là lâm sản quý hiếm không được sử dụng vào Mục đích thương mại, trừ tài sản quy định tại điểm đ khoản này.

8.2. Bán (đấu giá, bán chỉ định, niêm yết giá) theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công và pháp luật có liên quan. Riêng đối với tài sản là hàng hóa, vật phẩm dễ bị hư hỏng (thực phẩm tươi sống, dễ bị ôi thiu, khó bảo quản, hàng hóa dễ cháy, nổ, hàng thực phẩm đã qua chế biến nhưng hạn sử dụng còn dưới 30 ngày, động vật rừng hoang dã đã chết nhưng không thuộc đối tượng phải tiêu hủy theo quy định của pháp luật...); tài sản là hàng hóa cồng kềnh, có trọng lượng lớn được chuyên chở trên các phương tiện giao thông đường thủy, đường biển mà việc bốc dỡ tốn kém, chi phí lớn; tài sản là vật tư, hàng hóa cấm nhập khẩu buộc phải tái xuất mà chỉ có một tổ chức kinh tế có chức năng tái xuất đối với vật tư, hàng hóa đó, thì được bán chỉ định hoặc niêm yết giá.

8.3. Tiêu hủy đối với tài sản là hàng hóa, vật phẩm dễ bị hư hỏng nhưng không thể xử lý theo hình thức bán; tài sản không còn khả năng sử dụng hoặc tài sản thuộc danh Mục cấm sản xuất, kinh doanh và lưu thông theo quy định của pháp luật gồm: Văn hóa phẩm độc hại, ma túy, hàng giả, vật phẩm gây hại cho sức khỏe con người, vật nuôi, cây trồng, động vật hoang dã đã chết và các tài sản khác buộc phải tiêu hủy. Trường hợp đặc biệt cần xử lý theo hình thức khác để đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả thì đơn vị chủ trì quản lý tài sản báo cáo Bộ Tài chính hoặc báo cáo cơ quan cấp trên (nếu có) để báo cáo Bộ Tài chính xem xét, quyết định xử lý.

Phần VI

TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI VỤ VIỆC XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HẢI QUAN

Mục 1. TIẾP NHẬN, PHÂN LOẠI VÀ XỬ LÝ ĐƠN KHIẾU NẠI QUYẾT ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH

Công việc chính và kỹ năng

Công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận đơn khiếu nại quyết định xử phạt vi phạm hành chính tiến hành các công việc sau:

Bước 1. Tiếp nhận đơn khiếu nại từ văn thư đơn vị chuyển đến và nghiên cứu, xem xét sơ bộ tất cả các nội dung của đơn để đảm bảo đơn này là hợp lệ (có họ tên, địa chỉ người gửi;...; tên quyết định xử phạt bị khiếu nại; nội dung bị khiếu nại).

Nếu đơn không hợp lệ thì phải báo cáo với thủ trưởng đơn vị phụ trách trực tiếp để xử lý đơn theo chế độ đơn khiếu nại không hợp lệ

Nếu đơn không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị mình thì phải báo cáo ngay thủ trưởng đơn vị phụ trách trực tiếp và chuyển đơn đến đúng đơn vị có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông báo bằng văn bản cho người gửi đơn khiếu nại biết về nơi giải quyết đơn này.

Bước 2. Tiến hành phân loại đơn khiếu nại xử phạt theo từng lĩnh vực cụ thể: (xử phạt vi phạm hành chính; xử phạt về thuế); đơn đề nghị giải quyết khiếu lại lần 1, đơn đề nghị giải quyết khiếu nại lần 2.

Bước 3. Vào sổ theo dõi giải quyết đơn khiếu nại hoặc nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu để theo dõi.

Bước 4. Báo cáo hoặc trình lãnh đạo đơn vị phụ trách công tác phê duyệt, phân công đơn vị, công chức chịu trách nhiệm để xuất tham mưu, giải quyết.

Mục 2. KIỂM TRA QUYẾT ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH BỊ KHIẾU NẠI

Công việc chính và kỹ năng

Lãnh đạo đơn vị hoặc cá nhân được phân công nhiệm vụ tham mưu, giải quyết tiến hành các công việc sau:

Bước 1. Kiểm tra toàn bộ nội dung đơn khiếu nại và các tài liệu liên quan đến đơn khiếu nại để từ đó xác định nội dung nêu tại đơn khiếu nại với nội dung bị khiếu nại tại quyết định xử phạt.

Bước 2. Kiểm tra toàn bộ quyết định xử phạt vi phạm, gồm: các văn bản, tài liệu để từ đó làm căn cứ ban hành quyết định; đối chiếu nội dung tại quyết định xử phạt bị khiếu nại với các tài liệu làm phát sinh vi phạm hành chính (tờ khai hải quan, biên bản chứng nhận, biên bản vi phạm hành chính, biên bản kết luận kiểm tra, thanh tra...); đối chiếu nội dung bị khiếu nại (hành vi vi phạm, số tiền bị xử phạt, hàng hóa, phương tiện bị tịch thu, bị tạm giữ....) với các quy định của pháp luật liên quan tùy thuộc vào hành vi vi phạm hoặc nội dung vi phạm đã bị xử phạt, như pháp luật quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan; quy định về chính sách quản lý chuyên ngành, chính sách về thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; quy định của pháp luật xử phạt vi hành chính đối với nội dung bị khiếu nại.

Bước 3. Báo cáo hoặc trình lãnh đạo phụ trách về tình trạng, nội dung, kết quả đã kiểm tra quyết định xử phạt bị khiếu nại; dự kiến phương án xử lý, giải quyết các nội dung bị khiếu nại...

Lãnh đạo phụ trách giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt vi phạm hành chính phê duyệt báo cáo, chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho công chức chịu trách nhiệm tham mưu thực hiện các công việc cho việc giải quyết khiếu nại.

Mục 3. XÁC MINH NỘI DUNG KHIẾU NẠI QUYẾT ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH BỊ KHIẾU NẠI

Công việc chính và kỹ năng

Xác minh nội dung khiếu nại quyết định xử phạt để nhằm mục đích sáng tỏ hoặc bổ sung các thông tin mà người khiếu nại đã nêu trong đơn khiếu nại hoặc các nội dung, tài liệu liên quan khác mà cần phải được thu thập nhằm ra quyết định giải quyết khiếu nại chính xác.

Bước 1. Lãnh đạo phụ trách việc giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt giao nhiệm vụ cho công chức tham mưu, đề xuất các vấn đề cần xác minh tại các quyết định bị khiếu nại; soạn thảo quyết định giao nhiệm vụ cho một công chức hoặc thành lập một tổ xác minh các nội dung thuộc đơn khiếu nại (nếu cần thiết).

Bước 2. Công chức hoặc tổ được giao nhiệm vụ xác minh khiếu nại phải triển khai ngay các công việc của hoạt động xác minh, như:

Lập kế hoạch xác minh khiếu nại. Kế hoạch phải chi tiết hóa các nội dung của công việc xác minh, như phân công công chức, nội dung xác minh, kết quả cần đạt được, thời gian xác minh đối với từng công việc, xây dựng báo cáo kết thúc việc xác minh.

Bước 3. Công bố quyết định xác minh nội dung khiếu nại

Lãnh đạo đơn vị phụ trách giải quyết khiếu nại tiến hành công bố quyết định xác minh, kế hoạch xác minh, theo đó: gửi quyết định và kế hoạch xác minh đến các nơi cần xác minh, như: đơn vị lập biên bản chứng nhận hoặc biên bản vi phạm hành chính, các biên bản kết luận thanh tra, kiểm tra...; đơn vị, tổ chức, cơ quan đã gửi đơn khiếu nại quyết định xử phạt để làm rõ hoặc xác nhận các nội dung mà người khiếu nại đã nêu trong đơn khiếu nại.

Bước 4. Làm việc trực tiếp với chủ đơn khiếu nại hoặc đại diện người khiếu nại. Theo kế hoạch xác minh, công chức được giao nhiệm vụ liên hệ với chủ đơn khiếu nại hoặc đại diện theo pháp luật của người khiếu nại để xác minh các nội dung, đề nghị đã nêu trong đơn khiếu nại. Theo đó, công chức xác minh đến nơi làm việc hoặc nơi cư trú của người đại diện hoặc người khiếu nại để xác minh và hai bên khẳng định lại việc khiếu nại quyết định xử phạt là có thật và việc gửi đơn khiếu nại quyết định xử phạt là do người bị xử phạt tiến hành hoặc do đại diện pháp luật của họ tiến hành. Kết thúc xác minh, công chức thực hiện việc xác minh lập biên bản làm việc hoặc biên bản chứng nhận. Nội dung biên bản phải ghi rõ họ tên của người xác minh, địa điểm, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xác minh, nội dung xác minh, kết quả xác minh, các ý kiến (nếu có) của chủ đơn hoặc đại diện sau khi xác minh; họ, tên của người chứng kiến (nếu có); chữ ký của công chức xác minh và người chủ đơn hoặc đại diện đơn khiếu nại.

Bước 5. Làm việc trực tiếp với người ra quyết định bị khiếu nại (trường hợp giải quyết khiếu nại quyết định lần đầu). Công chức hoặc tổ xác minh theo kế hoạch đã được phê duyệt liên hệ với đơn vị hoặc người có quyết định bị khiếu nại để xác minh các nội dung hoặc các thông tin liên quan tại quyết định xử phạt bị khiếu nại. Kết thúc buổi làm việc xác minh, công chức hoặc tổ xác minh lập biên bản làm việc giữa người xác minh và người có quyết định xử phạt bị khiếu nại. Biên bản làm việc phải ghi đầy đủ nội dung xác minh, ý kiến của người ra quyết định bị khiếu nại (nếu có).

Bước 6. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng. Đối với nội dung tại quyết định xử phạt bị khiếu nại mà nội dung đó có liên quan đến tổ chức, cá nhân khác (ví dụ: nội dung khiếu nại tại quyết định xử phạt có liên quan đến công bố hợp chuẩn, hợp quy) thì phải đề xuất, tham mưu với người phụ trách giải quyết khiếu nại ký văn bản gửi các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan đề nghị cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng hoặc trả lời các nội dung chuyên môn thuộc thẩm quyền quản lý chuyên môn, nghiệp vụ của họ để làm cơ sở cho việc giải quyết khiếu nại.

Bước 7. Tiếp nhận, xử lý thông tin, tài liệu, bằng chứng. Thông tin, tài liệu, bằng chứng do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trả lời theo đề nghị xác minh hoặc cung cấp thì công chức hoặc tổ xác minh có trách nhiệm bảo quản, phân loại, phân tích, đánh giá các yếu tố có liên quan đến nội dung khiếu nại tại quyết định xử phạt, đồng thời, tổng hợp tóm tắt lại thành một tài liệu để tiện theo dõi trong quá trình giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt.

Bước 8. Trưng cầu giám định đối với một số trường hợp liên quan đến hàng hóa, phương tiện. Đối với một số nội dung khiếu nại quyết định xử phạt (như kết quả phân tích, phân loại mã HS của hàng hóa, phương tiện..., công chức hoặc tổ xác minh đề xuất, tham mưu báo cáo lãnh đạo phụ trách giải quyết khiếu nại tổ chức giám định tại tổ chức, cơ quan giám định độc lập để đảm bảo tính khách quan, chính xác trong việc phân loại mã HS hàng hóa, phương tiện giúp cho việc giải quyết khiếu nại được chính xác.

Bước 9. Báo cáo kết quả xác minh nội dung khiếu nại. Kết thúc kế hoạch xác minh, công chức hoặc tổ xác minh có trách nhiệm lập báo cáo kết quả xác minh, bao gồm tình hình triển khai, những nội dung đã xác minh, tổ chức, cơ quan, đơn vị đã làm việc để xác minh, những vấn đề mới phát sinh, phát hiện trong quá trình xác minh, những nội dung xác minh nhưng không đạt được kết quả; những trường hợp từ chối xác minh...; xin ý kiến chỉ đạo các vấn đề còn vướng mắc, xử lý các công việc tiếp theo để giải quyết khiếu nại.

Mục 4. TỔ CHỨC ĐỐI THOẠI QUYẾT ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH BỊ KHIẾU NẠI

Công việc chính và kỹ năng

Bước 1. Công chức được giao nhiệm vụ đề xuất, tham mưu giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt nghiên cứu lại hồ sơ, tài liệu của vụ việc để xác định các trường hợp cần tổ chức đối thoại, các trường hợp không cần tổ chức đối thoại. Đối với trường hợp cần tổ chức đối thoại thì công chức được giao nhiệm tham mưu đề xuất kế hoạch, chương trình, nội dung đối thoại; đề xuất công văn mời người chủ đơn khiếu nại (hoặc người đại diện hoặc ủy quyền theo pháp luật), các tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; giấy mời triệu tập các đơn vị, công chức hải quan liên quan để tham gia phiên họp đối thoại.

Bước 2. Tổ chức phiên họp đối thoại. Công chức tham mưu giải quyết khiếu nại chuẩn bị các công việc cho phiên họp đối thoại, như phòng họp, tài liệu họp, nước uống và các điều kiện khác. Phiên họp đối thoại nhất định phải có mặt người khiếu nại (hoặc người đại diện hoặc ủy quyền), đại diện các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan đến nội dung nghiệp vụ bị khiếu nại. Trong quá trình đối thoại ý kiến của các bên tham gia đối thoại phải được ghi chép đầy đủ.

Bước 3. Lập biên bản đối thoại. Kết thúc phiên họp đối thoại, công chức được giao tham mưu, đề xuất giải quyết khiếu nại tiến hành lập Biên bản đối thoại. Nội dung biên bản đối thoại phải nêu các nội dung, vấn đề đã đối thoại, ý kiến của các cá nhân đối với các nội dung, vấn đề nêu tại phiên họp đối thoại; chữ ký và họ tên của các cá nhân hoặc đại diện cơ quan, tổ chức, đơn vị hải quan tại Biên bản đối thoại.

Mục 5. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI QUYẾT ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH

Công việc chính và kỹ năng

Bước 1. Giao nhiệm vụ cho công chức thực hiện. Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt tiến hành xem xét lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu của vụ việc để đề xuất phương án giải quyết cụ thể.

Bước 2. Tham khảo ý kiến tư vấn trong việc giải quyết khiếu nại. Nếu thấy cần thiết phải có thêm ý kiến chuyên môn của các đơn vị, cá nhân liên quan thì báo cáo với lãnh đạo phụ trách giải quyết khiếu nại và soạn thảo văn bản lấy ý kiến của cá nhân, đơn vị để bổ sung, làm sáng tỏ các nội dung có liên quan đến vấn đề bị khiếu nại tại quyết định xử phạt. Nếu xem thấy vấn đề bị khiếu nại liên quan đến nhiều nội dung quản lý chuyên ngành, liên quan đến nhiều lĩnh vực quản lý nghiệp vụ hải quan hoặc khó xác định giữa việc giữ nguyên nội dung đã xử phạt hay thay đổi, hủy bỏ quyết định xử phạt bị khiếu nại thì có thể lập hội đồng tư vấn để lấy ý kiến thêm về các vấn đề, nội dung còn chưa rõ hoặc còn có nhiều ý kiến khác nhau.

Bước 3. Tạm đình chỉ việc thi hành quyết định bị khiếu nại. Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu đề xuất giải quyết khiếu nại tiến hành tổng hợp, đánh giá tất cả các ý kiến đối với nội dung, quyết định bị khiếu nại; tham chiếu với các quy định của pháp luật có liên quan trực tiếp với vụ việc; đề xuất, tham mưu các phương án tối ưu để giải quyết khiếu nại đúng quy định của pháp luật.

Bước 4. Đình chỉ việc giải quyết khiếu nại. Nếu người khiếu nại hoặc người đại diện cho chủ đơn khiếu nại quyết định xử phạt có đơn hoặc văn bản xin được rút đơn xin khiếu nại quyết định xử phạt hoặc có đơn khởi kiện quyết định xử phạt ra Tòa án để giải quyết theo thủ tục tố tụng hành chính tại Tòa án thì công chức được giao tham mưu, đề xuất giải quyết khiếu nại làm báo cáo hoặc Tờ trình để trình lãnh đạo đơn vị phụ trách giải quyết khiếu nại xem xét, phê duyệt và ban hành quyết định định chỉ giải quyết khiếu nại đối với quyết định xử phạt vi phạm hành chính bị khiếu nại.

Bước 5. Ban hành quyết định giải quyết khiếu nại. Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giải quyết vụ việc khiếu nại tiến hành tổng hợp, phân tích, đề xuất nội dung giải quyết khiếu nại; dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại; báo cáo lãnh đạo xem xét, phê duyệt tờ trình, ký quyết định giải quyết khiếu nại.

Công chức được giao nhiệm vụ thi hành quyết định giải quyết khiếu nại kiểm tra lại các nội dung của quyết định giải quyết khiếu nại để đảm bảo đúng, chính xác hình thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản; kiểm tra lại nơi nhận đảm bảo đúng tên người được gửi là người đã gửi đơn khiếu nại, đúng địa chỉ người gửi đơn; địa chỉ nhận là các đơn vị, cá nhân giám sát, theo dõi hoặc phối hợp thi hành quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt. Phối hợp với văn thư của đơn vị nhân đủ số lượng nơi gửi, nơi nhận, bản lưu; và đóng dấu đầy đủ các bản đã nhân và bản gốc quyết định giải quyết khiếu nại.

Mục 6. THI HÀNH QUYẾT ĐỊNH GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI QUYẾT ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH

Công việc chính và kỹ năng

Bước 1. Lãnh đạo phụ trách trực tiếp giao nhiệm vụ cho đơn vị, công chức chịu trách nhiệm thi hành quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt.

Công chức được giao nhiệm vụ tổ chức thi hành quyết định giải quyết khiếu nại kiểm tra lại toàn bộ địa chỉ nơi gửi, nơi nhận quyết định. Gửi quyết định giải quyết khiếu nại đến đúng các địa chỉ nơi gửi, nơi nhận.

Bước 2. Công khai quyết định giải quyết khiếu nại. Công chức được giao nhiệm vụ thi hành quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt vi phạm hành chính tiến hành công khai quyết định này trên hệ thống thông tin và giải quyết công việc văn phòng của Tổng cục Hải quan (edoccustoms); cập nhật thông tin vi phạm pháp luật của ngành hải quan. Vào sổ theo dõi giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt vi phạm hành chính hoặc hệ thống dữ liệu điện tử về giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt vi phạm hành chính.

Phần VII

LƯU TRỮ, QUẢN LÝ HỒ SƠ XỬ PHẠT VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HẢI QUAN

Mục 1. LƯU TRỮ HỒ SƠ XỬ PHẠT VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HẢI QUAN

Công việc chính và kỹ năng

Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giải quyết xử phạt vi phạm hành chính và giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt vi phạm hành chính tiến hành xử lý hồ sơ và quản lý hồ sơ để đề xuất, tham mưu trong trường hợp người bị xử phạt khiếu nại quyết định xử phạt hoặc khiếu nại quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt. Các công việc cụ thể:

Bước 1. Mở hồ sơ xử phạt và giải quyết khiếu nại xử phạt vi phạm hành chính. Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất để trình lãnh đạo có thẩm quyền ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính và quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt sau khi trình lãnh đạo phụ trách phê duyệt, ban hành quyết định xử phạt hoặc quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt tiến hành mở hồ sơ để phục vụ các công tác nghiệp vụ tiếp theo (theo dõi, giải quyết khiếu nại, phục vụ tố tụng hành chính tại tòa án, cung cấp thông tin...). Hồ sơ phải có bìa, và các tài liệu phục vụ cho công tác tham mưu ra quyết định xử phạt hoặc quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt, được đánh số, mã ký hiệu theo quy định của công tác văn thư, lưu trữ của ngành Hải quan.

Bước 2. Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý. Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giải quyết vụ việc nào thì chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu liên quan trực tiếp đến vụ việc, lập danh mục tài liệu theo thứ tự: bắt đầu từ tài liệu văn bản tiếp nhận đầu tiên (lãnh đạo phân công, giao việc) đến tài liệu kết thúc giải quyết vụ việc (quyết định xử phạt hoặc quyết định giải quyết khiếu nại).

Bước 3. Đóng hồ sơ xử phạt và giải quyết khiếu nại xử phạt vi phạm. Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính và giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt sau khi được kiện toàn đầy đủ các tài liệu thì được đóng lại và bảo quản chặt chẽ theo đúng nguyên tắc bảo mật.

Bước 4. Sắp xếp, lập mục lục và bàn giao hồ sơ sơ xử phạt và giải quyết khiếu nại xử phạt vi phạm. Công chức được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất xử phạt vi phạm hành chính hoặc giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt quản lý, lưu giữ hồ sơ trong vòng một (01) năm kể từ thời điểm kết thúc giải quyết vụ việc (thời điểm ra quyết định xử phạt hoặc quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt). Sau thời hạn này thì tiến hành bàn giao cho bộ phận lưu trữ của đơn vị để lưu giữ lâu dài phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ khác (như công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán...). Khi bàn giao phải tiến hành lập danh mục, thống kê đầy đủ các tài liệu tại biên bản bàn giao, có chữ ký nhận giữa bên bàn giao và bên nhận bàn giao.

Mục 2. QUẢN LÝ HỒ SƠ XỬ PHẠT VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HẢI QUAN

Công việc chính và kỹ năng

Bước 1. Giao nhiệm vụ cho công chức thực hiện. Công chức/bộ phận được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính/giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt vi phạm hành chính chịu trách nhiệm nhận bàn giao hồ sơ xử phạt và quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt từ công chức tham mưu, đề xuất giải quyết vụ việc. Theo đó, nhận hồ sơ theo danh sách được lập và ký nhận vào biên bản bàn giao: tên, số lượng hồ sơ thực tế giao nhận; kiểm đếm đầy đủ các tài liệu của từng hồ sơ với danh mục do công chức bàn giao lập; trường hợp hồ sơ không đầy đủ tài tài liệu như danh mục đã lập thì phải trao đổi ngay với công chức bàn giao để bổ sung đầy đủ kịp thời.

Bước 2. Bảo quản hồ sơ xử phạt và giải quyết khiếu nại xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực hải quan. Công chức được giao nhiệm vụ quản lý, lưu giữ hồ sơ quyết định xử phạt và quyết định giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt phải chịu trách nhiệm xem xét, đối chiếu với quy định của Ngành và của Bộ Tài chính về thời hạn lưu trữ các hồ sơ này tại kho lưu trữ đơn vị để phục vụ cho các hoạt động quản lý nghiệp vụ khác (công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán...). Các hồ sơ này phải được phân loại, đánh mã số, ký hiệu và lưu trữ riêng tại từng khu vực để tiện cho việc lấy ra, đưa vào, cung cấp cho nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan, đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ khác.

Bước 3. Cung cấp hồ sơ xử phạt và giải quyết khiếu nại xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực hải quan. Công chức được giao nhiệm vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ xử phạt và hồ sơ giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt thực hiện cung cấp hồ sơ khi có phiếu yêu cầu và được lãnh đạo phụ trách công tác xử phạt và giải quyết khiếu nại quyết định xử phạt chỉ đạo và phê duyệt. Cung cấp bằng hình thức sao chụp hoặc bằng hình thức sao y bản chính đều phải ghi vào số và ký nhận của người/đơn vị được cung cấp. Việc cung cấp các tài liệu trong từng hồ sơ phải được liệt kê đầy đủ, nêu rõ tình trạng tài liệu (bản sao chụp hoặc sao y bản chính) và phải được ký nhận giữa bên cung cấp và bên được cung cấp và được lưu lại với hồ sơ gốc.

Bước 4. Lưu giữ hồ sơ xử phạt và giải quyết khiếu nại xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực hải quan. Công chức/đơn vị được giao trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hồ sơ tại đơn vị (tham mưu, đề xuất) chịu trách nhiệm theo thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ tại đơn vị. Hết thời hạn bảo quản, lưu trữ (thời hạn khiếu nại, thời hạn khởi kiện hành chính) thì lập danh sách để bàn giao cho đơn vị chuyên trách lưu trữ của Cục Hải quan hoặc của Ngành để thực hiện lưu giữ, bảo quản tài liệu theo chế độ lưu trữ của Nhà nước./.

VĂN BẢN THAM KHẢO VỀ XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH

1. Luật Xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13.

2. Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính; Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18/7/2017 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính.

3. Nghị định số 128/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

4. Thông tư số 90/2020/TT-BTC ngày 11/11/2020 của Bộ Tài chính quy định các biểu mẫu sử dụng để xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

5. Nghị định số 20/2016/NĐ-CP ngày 30/3/2016 của Chính phủ về việc quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính.

6. Nghị định số 115/2013/NĐ-CP ngày 03/10/2013 của Chính phủ quy định về quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tạm giữ, tịch thu theo thủ tục hành chính; Nghị định số 31/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 115/2013/NĐ-CP ngày 03/10/2013 của Chính phủ quy định về quản lý, bảo quản tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tạm giữ, tịch thu theo thủ tục hành chính.

7. Nghị định số 112/2013/NĐ-CP ngày 2/10/2013 của Chính phủ quy định hình thức xử phạt trục xuất, biện pháp tạm giữ người, áp giải người vi phạm theo thủ tục hành chính và quản lý người nước ngoài vi phạm pháp luật Việt Nam trong thời gian làm thủ tục trục xuất.

8. Nghị định số 166/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 của Chính phủ quy định về cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính.

9. Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.

10. Thông tư 173/2013/TT-BTC ngày 20/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số nội dung về quản lý, xử lý tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tạm giữ, tịch thu theo thủ tục hành chính.

11. Thông tư số 153/2013/TT-BTC ngày 31/10/2013 của Bộ Tài chính quy định về thủ tục thu, nộp tiền phạt, biên lai thu tiền phạt và kinh phí từ ngân sách Nhà nước bảo đảm hoạt động của các lực lượng xử phạt vi phạm hành chính.

12. Thông tư 105/2014/TT-BTC ngày 07/8/2014 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 153/2013/TT-BTC ngày 31/10/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về thủ tục thu, nộp tiền phạt, biên lai thu tiền phạt và kinh phí từ ngân sách nhà nước bảo đảm hoạt động của các lực lượng xử phạt vi phạm hành chính.

13. Thông tư liên tịch số 239/2009/TTLT-BTC-VKSNDTC-TANDTC ngày 21/12/2009 của Bộ Tài chính, Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn việc thông báo, gửi, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội, cá nhân và tổ chức vi phạm pháp luật.

14. Thông tư số 16/2018/TT-BTP ngày 14/12/2018 của Bộ Tư pháp quy định chế độ báo cáo trong quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và theo dõi tình hình thi hành pháp luật.

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ----------------
No. 376/QD-TCHQ	Hanoi, March 3, 2021

DECISION

MANUAL ON IMPOSING PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS IN CUSTOMS

DIRECTOR GENERAL OF GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS

Pursuant to Law on Penalties for Administrative Violations dated June 20, 2012;

Pursuant to Law on Complaints dated November 11, 2011;

Pursuant to Law on Customs dated June 23, 2014;

Pursuant to Decree No.81/2013/ND-CP dated July 19, 2013 of the Government on elaborating to Law on Penalties for Administrative Violations and Decree No. 97/2017/ND-CP dated August 18, 2017 on amendments to Decree No. 81/2013/ND-CP;

Pursuant to Decree No. 115/2013/ND-CP dated October 3, 2013 of the Government on management and preservation of suspended, confiscated exhibits, devices under administrative procedures and Decree No. 31/2020/ND-CP dated March 5, 2020 on amendments to Decree No. 115/2013/ND-CP; 

...

...

...

Pursuant to Decree No. 124/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on elaborating to Law on Complaints;

Pursuant to Decree No. 126/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on elaborating to Law on Tax Administration;

Pursuant to Decree No.128/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on imposing penalties for administrative violations in customs;

Pursuant to Circular No. 90/2020/TT-BTC dated November 11, 2020 of Ministry of Finance on forms for imposing penalties for administrative violations in customs;

Pursuant to Decision No. 65/2015/QD-TTg dated December 17, 2015 of Prime Minister on functions, tasks, powers, and organizational structure of General Department of Customs affiliated to Ministry of Finance;

Pursuant to Decision No. 166/QD-TCHQ dated January 18, 2021 of Director General of General Department of Customs on procedures for imposing penalties for administrative violations, settling disputes and administrative decisions relating to penalties for administrative violations in customs;

At request of General Director of Department of Legal Affairs.

HEREBY DECIDES

Article 1. Manual on imposing penalties for administrative violations in customs is attached hereto and consists of 7 parts:

...

...

...

Part II. Research and recommendations for penalties for administrative violations.

Part III. Draft decisions on imposing penalties for administrative violations.

Part IV. Suspension of exhibits of administrative violations as per administrative procedures.

Part V. Issuance and monitor of compliance with decision on imposing penalties.

Part VI. Receipt and resolution of complaints regarding penalties for administrative violations in customs.

Part VII. Storage and management of documents on penalizing and resolving complaints regarding penalties for administrative violations in customs.

Article 2. This Decision comes into effect from the day of signing.

Article 3. Heads of entities affiliated to General Department of Customs are responsible for implementation of this Decision./.

...

...

...

PP. DIRECTOR GENERAL
DEPUTY DIRECTOR GENERAL




Mai Xuan Thanh

MANUAL

ON PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS IN CUSTOMS
(Attached to Decision No. 376/QD-TCHQ dated March 3, 2021 of Director General of General Department of Customs)

PREFACE

Imposing penalties for administrative violations is one of many professional operations serving to ensure compliance with customs laws. In recent years, penalties for administrative violations have been adequately imposed by entities in customs sector. Entities have identified demands and importance of this affair and have thus actively publicized legislative documents to affiliated officials, organized professional training to improve skills related to imposing penalties for administrative violations in customs, monitored and acknowledged arising issues to promptly report to General Department of Customs.    In essence, detection of violations against the laws, preparation of documents on resolving, dealing with administrative violations have been implemented in a timely, effective and legally compliant manner.

Difficulties relating to imposing penalties for administrative violations have been dealt with by General Department of Customs and Ministry of Finance via guiding documents thereby enabling entities in customs sector to comply with regulations and law while imposing penalties for administrative violations in customs.

However, in addition to the achievements, imposition of penalties for administrative violations and participation in administrative proceeding in courts in customs sector observe drawbacks and limitations in identification of violations, issuance of administrative violation records, issuance of decisions on imposing penalties for administrative violations, etc. which diminish effectiveness of penalties for administrative violations and lead to complaints and lawsuits in recent time.

Reform personnel management method based on working position according to Law on Officials and Public Officials and Law on Public Employees; General Department of Customs develops Manual on imposing penalties for administrative violations in customs (hereinafter referred to as “Penalty Manual”)to enable customs officials imposing penalties for administrative violations to acknowledge basic understanding of procedures for imposing penalties for administrative violations in customs.  On said basis, the Penalty Manual shall be adopted on a case-by-case basis to achieve the highest effectiveness.

...

...

...

Draft of Penalty Manual shall serve to improve effectiveness of penalties for administrative violations in customs, enable heads of authorities to control operation of customs officials, participate in preventing and taking strict actions against administrative violations in customs and minimize cases in which organizations and/or individuals complain or file lawsuits against customs authorities and/or customs officials in administrative courts.

Part I

IDENTIFICATION OF ADMINISTRATIVE VIOLATIONS

1. Detection of violations

a) Upon conducting customs operations (customs procedures, customs inspection, customs supervision, customs control, post-clearance inspection, specialized inspection, suspicion-based inspection, etc.), if customs officials detect customs state management details within their profession inconsistent with regulations and law, review in detail to determine:

- Violation:

What is the violation? Which regulations regarding customs state management (customs procedures, tax procedures, foreign trade management policies, etc.) are violated? Is the violation a result of failure to comply or failure to adequately comply with regulations and law (on customs management)? Which regulation is inadequately complied with?

- Entity committing violation:

What entity is responsible for implementing state management details as per the law? What is the entity committing the violation? What is the position of the entity committing the violation (under their responsibilities, obligations or authorization of other individuals)?  Is the entity an individual or an organization?

...

...

...

+ In case an organization commits the violation, who is the representative? Is the representative legal representative or authorized representative (consult Article 85 of the Civil Code regarding presence of juridical person and Article 138 of the Civil Code regarding authorized representative)? What is the basis for determining representation? (Determination of organization committing the violation shall conform to Clause 2 Article 1 of Decree No. 81/2013/ND-CP and amendments thereto under Decree No. 97/2017/ND-CP dated August 18, 2017 and Clause 4 Article 2 of Decree No. 128/2020/ND-CP).

- Exhibits and means of violation:

Customs officials must identify whether exhibits and/or means of violation are present, specify type, quantity, unit, value, conditions, and necessity for adoption of preventive measures and assurance for implementation of penalty decisions (is suspension of exhibits and/or means necessary, is inspection of transport necessary, etc.).

- Penalties for violations:

In case the violation is determined to be an administrative violation, on the basis of identification of violation and Decree on Imposing Penalties for Administrative Violations in customs and other relevant Decrees, determine which Article(s), Clause(s), Point(s) of which documents are applied to impose penalty for the administrative violation. 

- Does the violation require preparation of record of administrative violation:

+ No in case warning or monetary fine of up to VND 250,000 for individual, VND 500,000 for organization is imposed against the violation.

+ Yes in all remaining cases.

b) Record of sign of violation

...

...

...

c) Upon detecting administrative violations in customs, if case files have sufficient evidence for violations suspected of crimes, comply with regulations and law on criminal proceeding.

2. Preparation of record of administrative violations

a) As soon as details under Point a Clause 1 of this Part are identified, customs officials on duty shall prepare record using Form MBB 01 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

b) Record of administrative violations can be made printed and filled in manually or composed on computer and printed.

Pens for filling in record of administrative violation must be fountain pens or ball-point pens (do not use pens with red ink, pencils, pens with volatile ink, etc.) and use a single ink color throughout the same record.  In case of handwriting, only one person shall fill in record of administrative violations using the same lower case font, do not use uppercase unless accurate description of violating articles and transport in foreign languages is required.   Records must not contain writings that have been erased, edited, crossed out, written over or altered. Do not use acronyms in all situations (unless otherwise prescribed by the law). In case details under record are edited, record producers and relevant individuals must countersign each edited section.

c) Record of administrative violations shall be prepared and filled in as stated in the form. To be specific:

(i) Presentation of name of agencies, organizations issuing the record: specify name of agencies of competent individuals capable of preparing record.   Do not specify name of supervisory authorities of competent individuals capable of preparing record.

Example: If individuals preparing record of administrative violation are affiliated with Supervision team of Customs Sub-department B, specify “Customs Sub-department B” in the “agency” section.

(ii) Name of record of administrative violation: What field does the record of administrative violation fall into? (specify Record of customs administrative violations if the record deals with customs sector, specify Record of environment administrative violations if the record deals with environmental sector, etc.).

...

...

...

(iv) Individual preparing record of administrative violation: refers to competent individual capable of preparing record of administrative violation according to Article 27 of Decree No. 128/2020/ND-CP. According to which, competent individuals capable of preparing records are officials assigned to conduct tasks in customs areas or officials conducting customs affairs (namely registration for customs procedures, customs inspection, customs supervision, post-clearance inspection, specialized inspection, etc.). Competent individuals capable of preparing record of administrative violation shall only prepare records under assigned field.

In case multiple officials prepare the same record of administrative violations, specify full name, position and agency of each official.

(v) Organization/individual committing the violation:

- In case of an individual, specify full name, year of birth, gender, nationality, ID Card number/personal ID number/passport number/laissez-passer number/number of document allowing international travel, current residence and other information according to Record of administrative violations.

- In case of an organization, specify name, headquarter, enterprise ID number, etc., full name and title of legal representative, etc.

Information on representatives or individuals acting on behalf of organizations which commit the violation (full name, title, ID Card number, etc.) that has been recorded in documents in case files such as case witness record, etc. is included in note section (section 6) of record of administrative violation (these documents and written authorization for representation or task assignment, etc. are stored together with documents on imposing penalties for administrative violation). Meanwhile, competent individuals shall prepare record of administrative violations to record information of representatives of organizations that commit violations in section 8 “Committed administrative violations” of record of administrative violations. 

(vi) Cases in which preparation of record of administrative violation requires witnesses:

In case individuals committing violations are absent, intentionally evading or refusing to sign the record out of objective reasons, the record must bear signatures of representatives of authorities where the violations take place or be witnessed by 2 witnesses.  Witnesses must not be representatives of agencies, organizations that commit violations or officials affiliated to agencies, entities preparing record of administrative violations.

In case of witnesses, specify full name, occupation, current residence, etc. of the witnesses; in case of representatives of local governments or local authorities (namely supervisory agencies of economic zones, industrial parks) or other cooperative forces (Market Administration, Economic Police, Border Guard, Coast Guard), specify full name, title, workplace and other information instructed on record of administrative violations.

...

...

...

Officials in charge of filling in the record shall describe violation of individuals, organizations in detail and with honesty on the basis of documents recording administrative violations. In addition to specifying the violations (e.g. do not specify “pursuant to post-clearance inspection record/verification record/inspection conclusion record No ………, Company A declares incorrect code thereby leading to insufficient tax payables...”, provide detail description of the violation and which import, export declarations of which individuals/organizations do the violations relate to?   In what form? Declaration date and location? Detected under which circumstances? (if the violations involve multiple declarations, prepare lists of all related declarations and attach to record of violations)).  If multiple violations are committed, specify each violation individually. E.g.

- In case of violations regarding deadline for procedures and submission of customs documents: specify date on which commodities arrive at border checkpoints or deadline of document submission, etc.  and date on which individuals/organizations adopt customs procedures/submit customs documents.

- In case of discrepancy between amount of commodities practically imported/exported and amount of commodities declared: According to declarations or customs documents, what are imported/exported commodities?  How many? Compare inspection results of customs authorities/analysis and classification results/assessment results/state inspection results to determine what the discrepancy between practical commodities and declarations is (specify in detail, to be specific: commodity quantity/weight/value/code/origin inconsistent with declaration, the missing tax in case the missing tax has been identified, etc.).  

Meanwhile, cite regulations under legislative documents infringed by this violation (e.g. import of old electronic appliances, air-conditioning appliances prohibited from import, export according to Clause 4 Section 2 Annex I attached to Decree No. 69/2018/ND-CP dated May 15, 2018 of the Government) under case description.

In case mitigating circumstances and/or aggravating circumstances are identified at the time of preparing record of administrative violations, record each circumstance specifically in the record.

(viii) Identification of violations and penalties for violations:

On the basis of the case, officials preparing records must determine which regulations under Decree on imposing penalties for administrative violations in customs or Decrees on imposing penalties for administrative violations in other section have the violations of individuals/organizations infringed (specify Points, Clauses and Articles of Decrees.).   Identification of violations and penalties for administrative violations must agree with one another (e.g. violation description of “incorrect declaration of commodity name as humanitarian supply” has violated Clause 1 Article 8 of Decree No. 128/2020/ND-CP).

For violations under Points b, c, and d Clause 3 Article 9 of Decree No. 128/2020/ND-CP in which individuals, organizations committing the violations have submitted adequate missing tax payables, tax that has been exempted, reduced, reimbursed or incorrectly collected (with attached tax submission notice) prior to preparation of record of administrative violations, specify: …………. (individual/organization) has adequately submitted missing tax, tax that has been exempted, reduced, reimbursed or incorrectly collected according to deposit No. …… dated ………

 (ix) Specify adoption of preventive measures:

...

...

...

In case of suspension of operating permit and/or license, fill in all criteria depending on the record form.

- In case list of exhibits, means of violations is extensive, do not specify in detail in record of administrative violations but rather refer and specify: “details of exhibits, means of administrative violations suspended under record of suspension of exhibits, means of administrative violations No. ……/BB-TGTVPTGPCC dated ……………… of …………”.   

(x) Regarding details related to accountability of individuals/organizations committing violations:

Only specify deadline and accountability right in the record if the violations require accountability according to Article 61 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations.

(xi) Conclude record preparation:

- Specify the time in which the record is complete: record completion must take place at a reasonable time after record initiation time.   Refrain from specifying the same time for both record initiation and record completion.  In case individuals committing violations are foreigners (who are unable to speak, read or write in Vietnamese), request interpreters to translate the record for the violating individuals, if the violating individuals have any feedback (in foreign languages), request the interpreters to translate into Vietnamese and specify in the record (in both source languages and translated section).

- Officials in charge of filling in the record shall examine all details before requesting individuals whose names are mentioned in the record to sign and write full name over the signature. In case a record consists of multiple pages, individuals whose names are mentioned in the record must sign every page. Lines that are not written on (blank lines) must be crossed and not filled with other details.

- Sign the record:

Officials in charge of preparing the record must request individuals whose names are mentioned in the record (violating individuals or representatives of violating organizations, individuals in charge of preparing the record, witnesses, interpreters, authority representatives) to sign in their designated sections (e.g. violating individuals must sign at the end of the record in the section: “Người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm” (Violating individual or representative of violating organization)).   In case an illiterate individual is requested to sign the record, request the individual to append fingerprints in their designated signature section and individuals in charge of preparing the record shall write the individual’s name next to the appended fingerprints.  In case of multiple violating individuals, each individual must sign or append fingerprints in designated section of violating individual.

...

...

...

(xii) Cases in which record of administrative violations are erroneous

In case an administrative violation has been recorded after which competent agencies, individuals detect errors in the record of administrative violations, do not dispose prepared record to produce new record of administrative violations.  Competent agencies and individuals capable of imposing penalties for administrative violations once detect errors in prepared record of administrative violations may produce record for verifying facts of the administrative violations according to Clause 2 Article 59 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations to revise the errors in prepared record of administrative violations.   

The verification record must be produced according to Article 58 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations and bear signatures of all relevant individuals: violating individuals or representatives of violating organizations; witnesses; victims or representatives of victim organizations (if any) and attached to record of administrative violations for submission to competent individuals for decisions on imposing penalties and storage with documents on imposing penalties for administrative violations.

Part II

RESEARCH AND RECOMMENDATIONS FOR PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS

Once officials assigned to act as consultants and propose resolutions for administrative violations in customs receive documents on imposing penalties for administrative violations, the officials shall conduct following affairs:

1. Identifying whether violations under record of administrative violations should be imposed with penalties or not

Step 1. Research contents of record of administrative violations and cases where penalties are not required to identify whether the violations should be imposed with penalties or not. 

Step 2. If violations of individuals described under record of administrative violations fall under cases in which penalties are not required or decisions on imposing penalties are not required as per the law (Article 11 and Article 65 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations; Article 6 of Decree No. 128/2020/ND-CP) or penalties are not prescribed by the law, penalties/decisions on imposing penalties for administrative violations are not required.

...

...

...

Step 3. If violations of individuals described under record do not fall under cases where penalties or penalty decisions are not required specified under Step 2 above, follow Point 2 below.

2. Consulting and proposing penalties for administrative violations.

Officials assigned to consult and deal with cases shall perform following affairs:

Step 1. Based on specific case files, officials assigned to consult and propose solution for the cases shall identify whether the basis for issuing decisions on imposing penalties is sufficient or not.  Based on nature, severity and method of committing violations; officials must refer to the Criminal Code and Law on Imposing Penalties for Administrative Violations to verify one more time whether the violations show signs of crimes?    In case of violations show signs of crimes, conform to procedures for criminal proceedings. In case of sufficient basis for issuing decisions on imposing penalties, comply with Part III of the Penalty Manual.

Step 2. Produce record of violation verification

If case files are unclear or contain insufficient basis for proposing issuance of decisions on imposing penalties, assigned officials shall verify all facts of the administrative violations. Verification of facts of the violations shall be carried out as follows:

a) Whether or not administrative violations have occurred in practice? Which legislative documents have been infringed by the violations? Whether the legislative documents above are effective or have been amended or annulled by other documents? Identify the legal basis for imposing penalties.

b) Has identification of subjects committing violations under record of administrative violations been accurate? 

- For individuals: review age for assuming administrative responsibility (to determine amount of fine).

...

...

...

(i) The violating organizations are juridical person as per civil laws or other organizations established as per the law; and

(ii) Administrative violations are committed by representatives, assigned individuals on behalf of the organizations or individuals under direction, coordination, assignment or allowance of organizations and must be imposed with penalties for administrative violations. 

c) Whether the errors identified under the record of violations are accurate or not, whether the violations are administrative violations or criminal violations; whether the violations are recidivism or multiple violations; other aggravating circumstances and mitigating circumstances;

Identify aggravating circumstances in recidivism:

Identification of aggravating circumstances must conform to Clause 5 Article 2 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations. According to which, after consulting administrative violation management system, the case where violating individuals and organizations are found to commit the same violations for which they have been previously sanctioned within 6 months from the date on which they finish complying with decisions on penalties in form of penalty or within 1 year from the date on which they finish other decisions on imposing penalties for administrative violations shall be considered as recidivism.  

The case where violating individuals and organizations commit multiple different violations within the same periods as mentioned above shall not be considered as recidivism.

d) Nature and severity of administrative violations;

dd) Commodities, exhibits of violations, documents, instrument that requires expertise; evidence that requires verification, addition or clarification;

e) Other circumstances that serve as the basis for considering and deciding on penalties;

...

...

...

For cases where accountability is required, if accountability of violating individuals and organizations is received, officials receiving the case files shall:

(i) In case written explanation is received, receiving officials must review, analyze, assess written explanation of violating individuals and organizations and include in consolidated reports to submit to competent individuals for consideration and decision.

(ii) In case violating individuals or organizations request customs authority in writing to enable them to provide explanation in person, within 5 days from the date on which request of violating individuals or organizations is received, receiving officials shall request competent individuals capable of resolving the case to sign notice informing the violating individuals or organizations about time and location of direct accountability sessions. 

Direct explanation shall be kept in record prepare using Form No. MBB 2 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC and bear signature of relevant parties; in case a record consists of multiple pages, all parties must sign each page individually.  This record shall be attached to documents on imposing penalties and given to violating individuals, organizations or legal representatives thereof.

Explanation of violating individuals or violating organizations must be reviewed, analyzed, assessed and included in consolidated reports to submit to competent individuals for consideration and decision.

(iii) In case individuals receiving written explanation of violating individuals or violating organizations are incapable of resolving the violations, the receiving individuals must immediately transfer the written explanation to competent individuals capable of resolving the case.

h) Prepare record verifying facts of the violations

On the basis of violation verification results mentioned in Step 1 above, officials in charge of the case shall produce records verifying violation facts using Form No. MBB 15 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

Step 3. Verify value of exhibits of violations to identify entitlement for imposing penalties and fine bracket

...

...

...

Identification of value of exhibits of violations shall conform to Article 60 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations.

In case entities committing violations cannot be identified, competent individuals shall not issue decisions on imposing administrative violations but may issue decisions on confiscating exhibits and instrumentalities for committing administrative violations. According to which, in case of insufficient evidence for determining violations committed by organizations, entitlement for confiscating exhibits and instrumentalities for committing administrative violations shall be determined according to entitlement for imposing penalties on individuals.

Step 4. Produce consolidated reports (do not apply to officials issuing decisions on imposing penalties within their competence)

On the basis of 3 steps from 1 through 3 mentioned above, officials accepting the case shall produce consolidated reports.

a) Details of consolidated reports: on the basis of fact verification results of the violations, customs officials assigned to research case files and propose solutions must clarify details above and produce “Consolidated report” using form attached to Decision No. 166/QD-TCHQ dated January 18, 2021 of General Department of Customs on Guidelines for imposing penalties for administrative violations, resolving disputes about administrative decisions relating to imposing penalties for administrative violations in customs.

Consolidated reports must display: Full description of the violations; analysis of facts of the violations and reference to regulations and law in order to determine acts of violations and entities committing violations; aggravating circumstances, mitigating circumstances; nature and severity of the violations (administrative violations or criminal violations); consider explanation of violating individuals, organizations (if any); determine details that require further verification to serve as the basis for determining legitimacy of the violations; determine if extension of deadline for issuance of penalty decisions, duration of suspension of exhibits of violations; determine entitlement or imposing penalties for violations; propose case resolution.  

Propositions to competent agencies must specify case resolution in any of following methods:

(i) Issue penalty decisions if well-grounded (attach draft penalty decisions + draft authorization for imposing penalties in case heads assign vices to impose penalties); or

(ii) Request direct superior to extend deadline for issuing penalty decisions, decisions on suspending exhibits of violations if necessary (attach draft request for extension); or

...

...

...

 (iv) Solicit expertise for exhibits of violations (attach written solicitation for expertise); or

(v) Report to superior agencies (Departments or General Departments) for direction (attach draft reports); or

(vi) Request establishment of consulting council for resolution (for General Department of Customs or Customs Departments); or

 (vii) Transfer case files to competent individuals capable of imposing penalties (attach draft written transfer of documents) for cases beyond competence of individuals accepting case files or heads of officials assigned to accept case files; or   

b) Consolidated reports can be produced multiple times during case resolution;

c) If competent authorities allow import within 30 days from the date on which decisions on imposing penalties and adopting remedial measures (mandatory expulsion from Vietnam or mandatory re-export) are issued and commodities have not left Vietnam, these commodities may be imported. In this case, officials accepting the case shall produce consolidated reports on not adopting remedial measures based on specific reasons above and store in the case files.

d) Deadline for completion of consolidated reports: 3 days (for simple cases) and 10 days (for complicated cases), from the date on which records of administrative violations are prepared according to Clause 2 Article 19 of Decision No. 166/QD-TCHQ dated January 18, 2021 of Director General of General Department of Customs.

Step 5. On the basis of consolidated reports mentioned above, competent individuals capable of imposing penalties shall consider and decide on penalty forms according to propositions of officials accepting the case files or other directions.

Step 6. Resolve according to approval of competent individuals

...

...

...

(i) In case competent individuals approve imposing penalties, officials accepting the case shall draft decisions on imposing penalties. Drafting decisions on imposing penalties shall conform to Part III hereof.

(ii) In case competent individuals request direct superior to extend deadline for issuing decisions on imposing penalties and decisions on suspending exhibits of violations (attach draft request for extension), officials accepting the case shall draft request for extension according to Point 6 Part II hereof.

(iii) In case competent individuals approve consulting specialized agencies or report to superior agencies for direction, officials accepting the case shall draft documents on consulting and reports according to Point 4 Part II hereof.

(iv) In case competent individuals approve soliciting expertise for commodities and exhibits of violations, officials accepting the case shall draft request and send to competent agencies capable of performing expertise.

(v) In case competent individuals approve meeting of consulting councils, officials accepting the case shall propose relevant affairs for meeting of consulting councils.

(vi) In case competent individuals approve transfer of case files to competent individuals capable of imposing penalties, officials accepting the case shall draft documents and attach the case files to transfer to competent individuals capable of considering and resolving the case.  Case file transfer shall conform to Point 3 Part II hereof.

3. Transferring request for issuance of decisions on imposing penalties for violations exceeding competence of individuals accepting the case

Step 1. Identify document recipients

- Cases within competence of team leaders affiliated to Sub-departments shall be transferred to heads of Sub-departments for decision on imposing penalties.

...

...

...

- Cases within competence of Director of Customs Departments, Director of Anti-smuggling Department or Director of Post-clearance Inspection Department shall be transferred to respective Directors. 

- For cases beyond competence of Director of Customs Departments, officials accepting the case files shall consult and request heads of Departments to transfer the case to Chairpersons of People’s Committees for issuance of decisions on imposing penalties. 

- For cases beyond competence of Director of Anti-smuggling Department or Director of Post-clearance Inspection, officials accepting the case shall consult and request heads of Departments to report to Director General of General Department of Customs.

Step 2. Procedures for document transfer for cases in which documents are transferred to People’s Committees of provinces and Director General of General Department of Customs

a) Deadline for reporting and transferring documents to People’s Committees of provinces, cities or Director General of General Department of Customs is as follow:

Within 4 days from the date on which records of administrative violations are produced, Directors of Customs Departments of provinces, central-affiliated cities, Director of Anti-smuggling Department, Director of Post-clearance Inspection Department shall send request (and case files), propose penalties for administrative violations to enable competent individuals to consider and decide.

For administrative violations with multiple complicated facts and not requiring explanation or requiring explanation for cases under Clause 2 and Clause 3 Article 61 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations, the deadline shall be 20 days from the date on which records of administrative violations are produced.

For administrative violations subject to decisions on imposing penalties eligible for deadline extension, within 10 days from the date on which decisions on imposing penalties for administrative violations are extended, Directors of Customs Departments of provinces and central-affiliated cities shall send request (and case files) and propose penalties for administrative violations to enable Chairpersons of People’s Committees of provinces to consider and issue decisions on imposing penalties within their competence; Director of Anti-smuggling Department and Director of Post-clearance Inspection Department shall send request (and case files) and propose penalties for administrative violations to enable Director General of General Department of Customs to consider and decide within their competence.  

b) Request for issuance of decisions on imposing penalties include: written request (or presentation) stating case details and propositions, draft decisions on imposing penalties and case files.

...

...

...

4. Consulting

Step 1. Identify cases where consulting is necessary

Officials accepting the case shall rely on specific case details to determine cases where consulting specialized agencies or superior agencies is required (e.g. complicated violations, violations that have difficulty being distinguished as administrative violations or criminal violations, cases with difficulty in adopting regulations and law, etc.).  On the basis of identifying cases that require consultation, follow Step 2.

Step 2. Identify details that require consultation and draft documents for consultation

In this step, officials accepting the case must identify issues and agencies for consultation.  According to which, consultation request must specify case details and issues in resolving the case (specify case situations, regulations and law or affairs not prescribed by the law leading to issues arising in case resolution); specify viewpoints of entities accepting the case, proposed resolutions and deadline for receiving reply. 

Step 3. Send consultation documents and process consultation results

- Customs officials accepting the case shall request competent individuals of agencies accepting the case to consult and send photocopy of case files to relevant agencies in writing. Consultation must guarantee deadline for issuing decisions on imposing penalties as per the law. If criminal proceedings agencies do not reply within 10 days from the date on which consultation documents are issued or before deadline for issuance of decisions on imposing penalties expires, competent individuals capable of imposing penalties for administrative violations must issue decisions on imposing penalties and send 1 copy thereof to consulted agencies.

- Upon receiving reply, officials accepting the case shall look into the reply and propose case resolution.

5. Transferring case files for criminal process and receiving case files from criminal proceedings agencies for administrative process

...

...

...

a) In case decisions on imposing penalties have not been issued:

Step 1. Officials accepting the case shall draft decisions on transferring case files of administrative violations suspected of crimes for criminal prosecution using Form No. MQD 26 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

In case of multiple case files and/or exhibits of violations, produce lists attached to decisions.

Step 2. Transfer case files to proceeding agencies. Transferred documents include: Decisions on transferring case files of administrative violations suspected of crimes for criminal prosecution and specific case files.  Document transfer must be recorded in record of transfer of case files/exhibits of administrative violations using Form No. MBB 18 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

b) In case decisions on imposing penalties have been issued:

b.1) In case compliance with decisions on imposing penalties is in progress:

Step 1. Officials accepting the case shall draft decisions on suspending compliance with decisions on imposing penalties using Form No. MQD 27 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

Step 2. Draft decisions on transferring case files of administrative violations suspected of crimes for criminal prosecution using Form No. MQD 26 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

Step 3. Transfer case files to proceeding agencies. Transferred documents include: Decisions on transferring case files of administrative violations suspected of crimes for criminal prosecution and specific case files.  Document transfer must be recorded in record of transfer of case files/exhibits of administrative violations using Form No. MBB 18 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

...

...

...

b.2) In case compliance with decisions on imposing penalties is complete:

Step 1. Officials accepting the case shall draft decisions on transferring case files of administrative violations suspected of crimes for criminal prosecution using Form No. MQD 26 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

In case of multiple case files and/or exhibits of violations, produce lists attached to decisions.

Step 2. Transfer case files to proceeding agencies. Transferred documents include: Decisions on transferring case files of administrative violations suspected of crimes for criminal prosecution and specific case files.  Document transfer must be recorded in record of transfer of case files/exhibits of administrative violations using Form No. MBB 18 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

b.3) In case proceeding agencies decide to charge the case:

Officials accepting the case shall draft decisions on annulling decisions on imposing penalties for administrative violations using Form No. MQD 34 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC, transferring all exhibits of administrative violations and documents regarding compliance with decision on imposing penalties to criminal proceedings agencies.

5.2. Receiving documents from criminal proceedings agencies for administrative process

a) In case decisions on imposing penalties have not been issued:

Upon receiving case files and request for administrative process from criminal proceedings agencies, officials accepting the case shall rely on case files transferred to by criminal proceedings agencies to propose case resolution.

...

...

...

b) For cases with decisions on imposing penalties and/or decisions on suspending compliance with decisions on imposing penalties issued by customs authority: 

Step 1. Officials accepting the case shall draft decisions on terminating suspension of compliance with decisions on imposing penalties for administrative violations using Form No. MQD 28 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

Step 2. Officials accepting the case shall send decisions on terminating suspension of compliance with decisions on imposing penalties to individuals/organizations imposed with penalties and monitor compliance with decisions on imposing penalties according to Part V hereof.

6. Extending deadline for issuing decisions on imposing penalties

6.1. Request for extension of deadline for issuing decisions on imposing penalties

Step 1. Identify cases eligible for extension

Pursuant to Clause 1 Article 66 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations, cases shall be eligible for extension of deadline for issuing decisions on imposing penalties if they satisfy all following requirements: 

(i) Particularly serious cases involve multiple complicated facts;

(E.g. cases that involve multiple entities that require verification; violations that involve foreign factors; cases where violating entities cannot be identified with ease, cases where record of violating entities needs to be clarified; cases where difficulties in identifying violations and penalties thereof require consultation with relevant agencies; commodities that require expertise or verification, collection of evidence for basis for imposing penalties; cases involved in consultation with proceeding agencies (Procuracy, Investigating authority) to determine whether suspicions of crime are present or not, etc.).

...

...

...

(iii) Violating individuals have provided written explanation within the deadline specified under Paragraph 2 Clause 2 Article 61 (extended deadline for providing explanation) or direct explanation according to Clause 3 Article 61 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations that require additional time for evidence verification and collection.

According to which, request for extension of deadline for imposing penalties must have written explanation of violating individuals, organizations attached thereto within the deadline under Paragraph 2 Clause 2 Article 61 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations or record of direct explanation session according to Clause 3 Article 61 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations.

Step 2. Extension request preparation and submission

(i) Officials accepting the case shall draft official dispatches requesting extension. Official dispatches shall include: summary of violations, time of preparation of record of administrative violations, deadline for issuing decisions on imposing penalties, reason for requesting extension.

(ii) For cases accepted and resolved by Sub-departments or equivalent, submit extension request to Directors of Customs Departments.  For cases accepted and resolved by Departments, submit extension request to Director General of General Department of Customs.

(iii) Submission method: Extension request can be submitted via postal service or fax. In case of submission via fax, only fax documents directly related to affairs requested for extension namely: official dispatches requesting extension, summary, declaration, record of violations, written explanation of violating individuals/organizations, etc.

6.2. Extension of deadline for issuing decisions on imposing penalties

(This step applies to consulting officials in Departments and General Department)

Step 1. Consultation and proposition for extension of deadline for issuing decisions on imposing penalties

...

...

...

Retention of deadline for issuing decisions on imposing penalties shall be applied for cases under Clause 4 Article 18 of Decision No. 166/QD-TCHQ dated January 18, 2021 of Director General of General Department of Customs:

a) Cases ineligible for extension according to Article 66 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations;

b) Extension request is submitted after deadline for issuing decisions on imposing penalties has expired or competent individuals receive extension request after deadline for issuing decisions on imposing penalties has expired;

c) Statute of limitations of the violations has expired.

Step 2. Preparation of written reply

(i) In case of rejection, assigned officials shall produce reports, request competent individuals to sign the written reply and specify reason for rejection.

(ii) In case of approval: assigned officials shall produce reports, request competent individuals to sign the written reply and specify the extended period (no more than 30 days from the date on which original deadline for issuing decisions on imposing penalties expires).

Part III

DRAFT DECISIONS ON IMPOSING PENALTIES

...

...

...

a) In case of not producing record of administrative violations: Competent individuals capable of imposing penalties according to Article 29 of Decree No. 128/2020/ND-CP shall impose penalties for administrative violations as per the law.  Usually, in this case, customs officials shall issue decisions on imposing penalties.

b) Regarding procedures for imposing penalties: Issue decisions on imposing penalties using Form No. MQD 01 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

2. Imposing penalties for administrative violations with records of administrative violations

2.1. Format of decisions

a) Decisions on imposing penalties for administrative violations shall be drafted using Form No. MQD 02 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

b) In case a single individual/organization imposed with penalties for multiple violations simultaneously, issue one decision on imposing penalties which dictates penalty form and severity for each administrative violation.

c) In case multiple individuals and organizations commit a single administrative violation, may issue one or many decisions on imposing penalties which dictate penalty form and severity for each violating individual and organization.   

d) In case multiple individuals and organizations commit multiple different administrative violations in the same case, may issue one or many decisions on imposing penalties which dictate penalty form and severity for each violation of each violating individual and organization.  

2.2. Contents of decisions on imposing penalties

...

...

...

(i) Specify full basis for issuance according to Form No. MQD 02 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

(ii) Basis for issuance of decisions on imposing penalties for administrative violations must include Decree on Imposing Penalties for Administrative Violations in respective field (document name; document number; date of issue; issuing agencies and document title).

E.g.

“Pursuant to Article 57 and Article 68 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations;

Pursuant to Decree No.128/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on imposing penalties for administrative violations in customs…”

Or:

“Pursuant to Article 57 and Article 68 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations;

Pursuant to Decree No. 98/2020/ND-CP dated August 26, 2020 of the Government on imposing penalties for administrative violations in commercial activities, manufacturing and trading of counterfeits, prohibited commodities and protection of consumers’ rights;

b) Detail section of decisions on imposing penalties:

...

...

...

Detail section of decisions on imposing penalties must specify each violation committed by said individual/organization. E.g. Individual/organization commits 2 administrative violations: incorrect declaration of taxable import commodity code without affecting payable tax according to Point b Clause 1 Article 8 and import of commodities prohibited from import where value of exhibits of violations is below VND 20,000,000 under Point a Clause 1 Article 15 of Decree No. 128/2020/ND-CP, specify as follows:  

“... Committed administrative violation: Incorrect declaration of taxable import commodity code without affecting payable tax.

Pursuant to Point b Clause 1 Article 8 Decree No.128/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on imposing penalties for administrative violations in customs.

Committed administrative violation: import of commodities prohibited from import where value of imported exhibits of violations is below VND 20,000,000.

Pursuant to Point a Clause 1 Article 15 Decree No.128/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on imposing penalties for administrative violations in customs…”

* Note:

- Do not specify the whole contents of Point b Clause 1 Article 8 or Clause 1 Article15 of Decree No. 128/2020/ND-CP in cases where incorrect declaration of commodity code and import of commodities prohibited from import are clearly defined.

- For violations where fine is dependent on value of exhibits of violations, specify name of violation together with value of exhibits of violations as shown in example above.

(ii) In case of issuance of one decision on imposing penalties on multiple individuals organizations which commit one administrative violation:

...

...

...

Mr. Nguyen Van A and Mr. Nguyen Van B both committed “disposal of commodities to avoid customs inspection, examination and control” and thus, the detail section of the decision on imposing penalties shall specify as follows:

“Article 1. Impose penalties for administrative violations committed by:

1. Mr. Nguyen Van A, gender: Male

Date of birth:  Nationality:

Occupation:

Current residence ……………………………………………………, personal ID/ID Card/Citizen Identity Card/laissez-passer/international travel document number: …………, date of issue: …………

1.1. Has committed the administrative violation of: disposal of commodities to avoid customs inspection, examination and control.

1.2. Pursuant to Point d Clause 5 Article 13 of Decree No. 128/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on imposing penalties for administrative violations in customs.

1.3. Aggravating circumstances:

...

...

...

1.5. Is imposed with following penalties and remedial measures:

a) Primary penalty: Fine.

To be specific: A fine of VND 50,000,000.

b) Additional penalty: Confiscation of exhibits of violations (exhibits of violations are detailed under record of suspension of exhibits of violations No. ……… dated …………).

2. Mr. Nguyen Van B, gender: Male

Date of birth:  Nationality:

Occupation:

Current residence ……………………………………………………, personal ID/ID Card/Citizen Identity Card/laissez-passer/international travel document number: …………, date of issue: …………

2.1. Has committed the administrative violation of: disposal of commodities to avoid customs inspection, examination and control.

...

...

...

2.3. Aggravating circumstances:

2.4. Mitigating circumstances:

2.5. Is imposed with following penalties and remedial measures:

a) Primary penalty: Fine.

To be specific: A fine of VND 50,000,000.

b) Additional penalty: Confiscation of exhibits of violations (exhibits of violations are detailed under record of suspension of exhibits of violations No. ……… dated …………)…”

(iii) In case of issuance of one decision on imposing penalties on multiple individuals and organizations which commit multiple different administrative violations in the same case:

Detail section of decisions on imposing penalties must specify each violating individual and organization and committed violation. E.g.

Mr. Nguyen Van A committed “disposal of commodities to avoid customs inspection, examination and control”; Mr. Nguyen Van B committed “import of commodities prohibited from import where value of exhibits of violations is below VND 20,000,000” and thus the detail section of the decision on imposing penalties shall specify as follow:

...

...

...

1. Mr. Nguyen Van A, gender: Male

Date of birth:  Nationality:

Occupation:

Current residence ……………………………………………………, personal ID/ID Card/Citizen Identity Card/laissez-passer/international travel document number: …………, date of issue: …………

1.1. Has committed the administrative violation of: disposal of commodities to avoid customs inspection, examination and control.

1.2. Pursuant to Point d Clause 5 Article 13 of Decree No.128/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on imposing penalties for administrative violations in customs.

1.3. Aggravating circumstances:

1.4. Mitigating circumstances:

1.5. Is imposed with following penalties and remedial measures:

...

...

...

To be specific: A fine of VND 50,000,000.

b) Additional penalty: Confiscation of exhibits of violations (exhibits of violations are detailed under record of suspension of exhibits of violations No. ……… dated …………).

2. Mr. Nguyen Van B, gender: Male

Date of birth:  Nationality:

Occupation:

Current residence ……………………………………………………, personal ID/ID Card/Citizen Identity Card/laissez-passer/international travel document number: …………, date of issue: …………

2.1. Committed administrative violation: import of commodities prohibited from import where value of imported exhibits of violations is below VND 20,000,000.

2.2. Pursuant to Point a Clause 1 Article 15 of Decree No. 128/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on imposing penalties for administrative violations in customs

2.3. Aggravating circumstances:

...

...

...

2.5. Is imposed with following penalties and remedial measures:

a) Primary penalty: Fine.

To be specific: A fine of VND 5,000,000.

b) Additional penalty: Confiscation of exhibits of violations (exhibits of violations are detailed under record of suspension of exhibits of violations No. ……… dated …………)

(iv) Methods of specifying additional penalty:

Methods of specifying additional penalty of confiscating exhibits and instrumentalities for committing violations: specify name of exhibits of administrative violations confiscated, unit, quantity, type, conditions, quality or monetary value (in both number and letter) of exhibits of violations suspended as a result of appropriation and/or illicit use in case of confiscation, and specify whether a record is attached or not.

For cases with large quantity of confiscated exhibits of violations, specify additional penalty as follows:

- In case confiscated exhibits of administrative violations are all exhibits specified under record of suspension of exhibits of administrative violations, specify as follows: 

“Additional penalty: Confiscation of exhibits of violations (exhibits of violations are detailed under record of suspension of exhibits of violations No. ……… dated ………… and records related to the suspension (if any))

...

...

...

“Additional penalty: Confiscate exhibits of violations according to list attached hereto”.

(v) Methods of specifying remedial measures namely mandatory disposal of exhibits of violations in case exhibits of violations have been disposed according to decisions on disposing exhibits of violations before decisions on imposing penalties are issued:

In this case, under remedial measure section, specify as follows: exhibits of violations have been disposed under decision No. ………… dated ……… of …………. (competent individuals capable of signing decisions on disposal).

c) Signing decisions on imposing penalties:

Under the section “Individual issuing decision”:

(i) In case competent individuals capable of imposing penalties directly sign decisions on imposing penalties, specify titles of the competent individuals, for example: if a head of Sub-department signs a Decision, specify as follows:

“HEAD OF SUB-DEPARTMENT

(Signature and stamp)

Nguyen Van A”.

...

...

...

“DEPUTY OF SUB-DEPARTMENT

(Signature and stamp)

Nguyen Van B”.

3. Amendments, corrections and issuance of new decisions on imposing penalties for administrative violations

Officials accepting the case shall rely on Article 6a, 6b, 6c, and 6d of Decree No. 81/2013/ND-CP dated July 19, 2013 and amendments thereto under Clauses 8, 9, 10, and 11 of Decree No. 97/2017/ND-CP dated August 18, 2017 to provide advice and request competent individuals to amend, correct and issue decisions as per the law.

3.1. Amendment to decisions on imposing penalties for administrative violations

Step 1. Officials accepting the case shall identify inconsistent details under decisions on imposing penalties that need amending. Identification shall conform to Clause 1 Article 6a of Decree No. 81/2013/ND-CP dated July 19, 2013 and amendments thereto under Decree No. 97/2017/ND-CP dated August 18, 2017.

Step 2. Draft decisions on amendments to decisions on imposing penalties using Form No. MQD 32 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC and request competent individuals to sign and issue.

Identify competent individuals to sign decisions on amendments to decisions on imposing penalties: heads of entities capable of imposing penalties for administrative violations are responsible for amending decisions on imposing penalties issued by them or their deputy.

...

...

...

Step 1. Officials accepting the case shall identify inconsistent details under decisions on imposing penalties that need correction. Identification shall conform to Clause 2 Article 6a of Decree No. 81/2013/ND-CP dated July 19, 2013 and amendments thereto under Decree No. 97/2017/ND-CP dated August 18, 2017.

Step 2. Draft decisions on correction to decisions on imposing penalties using Form No. MQD 33 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC and request competent individuals to sign and issue.

Identify competent individuals sign decisions on correction to decisions on imposing penalties: heads of entities capable of imposing penalties for administrative violations are responsible for amending decisions on imposing penalties issued by them or their deputy.

3.3. Annulment of decisions on imposing penalties

Step 1. Officials accepting the case shall identify decisions on imposing penalties with detail section that is partially or entirely erroneous.  Identification shall conform to Clause 1, Clause 2 Article 6b of Decree No. 81/2013/ND-CP dated July 19, 2013 and amendments thereto under Decree No. 97/2017/ND-CP dated August 18, 2017.

Step 2. Draft decisions on annulment of decisions on imposing penalties using Form No. MQD 34 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC and request competent individuals to sign and issue.

Identify competent individuals sign decisions on annulment of decisions on imposing penalties: heads of entities capable of imposing penalties for administrative violations are responsible for annulling decisions on imposing penalties issued by them or their deputy.

3.4. Issuance of new decisions on imposing penalties for administrative violations

Step 1. Officials accepting the case shall identify cases eligible for issuance of new decisions on imposing penalties.  Identification shall conform to Clause 3 Article 6b of Decree No. 81/2013/ND-CP dated July 19, 2013 and amendments thereto under Decree No. 97/2017/ND-CP dated August 18, 2017.

...

...

...

Identify competent individuals to issue new decisions on imposing penalties: conform to Article 29 of Decree No. 128/2020/ND-CP.

Part IV

SUSPENSION OF EXHIBITS OF ADMINISTRATIVE VIOLATIONS AS PER ADMINISTRATIVE PROCEDURES

Primary tasks and skills

1. Upon detecting violations, officials who detect the violations shall consult Clause 1 Article 125 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations to determine cases where exhibits of administrative violations must be confiscated; produce reports and submit to competent individuals capable of issuing decisions on suspending exhibits of violations. 

2. Identify competent individuals capable of suspending exhibits of administrative violations 

(i) Competent individuals capable of suspending exhibits of administrative violations are competent individuals capable of imposing penalty of confiscating exhibits of administrative violations (heads of Customs Sub-departments; heads of Post-clearance Inspection Sub-departments; team leaders of control teams affiliated to Customs Sub-departments of provinces and central-affiliated cities and provinces; team captains of anti-smuggling teams, sea captains of control teams at sea and team leaders of intellectual property right protection teams affiliated to Anti-smuggling Department of General Department of Customs; Directors of Customs Departments of provinces and central-affiliated cities; Director of Anti-smuggling Department; Director of Post-clearance Inspection Department; Director General of General Department of Customs).   

(ii) If deputies of competent individuals capable of confiscating exhibits of violations mentioned above are authorized, they may suspend exhibits of violations. 

(iii) Direct superior of customs may suspend exhibits of administrative violations but must report to their superior who are capable of suspending exhibits of administrative violations within 24 hours for issuance of decisions on suspension of exhibits of administrative violations.  

...

...

...

(i) Officials accepting the case shall draft decisions using Form No. MQD 19 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC and request competent individuals capable of issuing decisions on suspending exhibits of administrative violations to sign.

(ii) Duration of suspending exhibits of violations shall conform to Clause 8 Article 125 of Law on Imposing Penalties for Administrative violations, to be specific:

Duration of suspending exhibits of administrative violations shall be 7 days from date of suspension. Duration of suspension may be extended for complicated cases or cases that required verification but for no more than 30 days from the initial date of suspension.

For cases eligible for extension according to Law on Imposing Penalties for Administrative Violations which require more time for verification, competent individuals dealing with the case must report to their direct superior in writing to request for extension of suspension duration; permission for extension must be in written form and extended duration must not exceed 30 days. 

4. Implement decisions on suspension of exhibits of administrative violations 

Tasks to be completed:

4.1. Preparing record of suspension and record of seal

- Based on physical inspection record of exhibits of administrative violations, officials complying with decisions on suspending exhibits of administrative violations must produce record of suspension of exhibits of administrative violations using Form No. MBB 07 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC; record of suspension must include name, quantity, type, conditions (new, old, damaged, fragile, etc.) of suspended exhibits of administrative violations.

- Seal with customs seal and produce record of seal for exhibits of administrative violations (if necessary).

...

...

...

- Give 1 copy of decisions on suspension, record of suspension of exhibits of administrative violations to violating individuals and organizations.

4.2. Transferring and receiving exhibits of administrative violations for management and preservation 

a) Officials accepting the case shall produce records of transfer of exhibits of administrative violations using Form No. MBB 18 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC and transfer exhibits to individuals assigned to manage, preserve exhibits of administrative violations.

In case officials accepting the case are assigned to management, preserve exhibits of administrative violations, do not perform this step.

b) Upon receiving suspended violating exhibits of administrative violations, individuals assigned to manage, preserve shall cooperate with individuals transferring the exhibits in:

b.1) examining decision on suspension, record of suspension and other relevant documents.

b.2) accepting and verifying conditions and characteristics of exhibits; comparing suspended exhibits with record of suspension and manifest in terms of commodity, quantity, weight, model, label, origin.  In special cases where exhibits must be transferred with seals intact, examine seal conditions.

b.3) receiving documents, suspended exhibits and performing receipt procedures as per the law if exhibits are consistent with documents mentioned as shown in examination.  In case of discrepancies, do not receive and report to individuals issuing decisions on suspending or heads of customs authority where exhibits are managed and preserved for resolution.

b.4) producing records of transfer of suspended exhibits of violation using Form No. MBB 18 attached to Circular No. 190/2020/TT-BTC, which specify quantity, quality, weight, model, label, origin and conditions (if any). Records of transfer and receipt of documents and exhibits must be made into 3 copies; the transferring party shall keep 1 copy for document storage, the receiving party shall keep 1 copy and accountant of receiving party shall keep 1 copy.

...

...

...

4.3. Managing and preserving suspended exhibits

Management and preservation of suspended exhibits shall conform to Article 125 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations, Decree No. 115/2013/ND-CP dated October 3, 2013 and amendments thereto under Decree No. 31/2020/ND-CP dated March 5, 2020 and Circular No. 173/2013/TT-BTC dated November 20, 2013 of Ministry of Finance.

4.3.1. For suspended exhibits of administrative violations that are perishable commodities

a) Perishable commodities are identified according to Article 2 of Circular No. 173/2013/TT-BTC dated November 20, 2013 of Ministry of Finance, to be specific:

- Raw food, perishable food, food that is difficult to preserve.

- Explosive commodities (liquefied gasoline, oil, gas and other explosives);

- Medicine, veterinary drugs and agrochemical with less than 60 days until expiry date according to labeling;

- Processed food and other commodities with less than 30 days until expiry date according to labeling;

- Seasonal commodities (seasonal consumer products serving holidays, New Year) high quality electronic appliances (tablets, smart phones) and other commodities, products which if not immediately disposed after decisions on suspension or confiscation are issued will be spoiled, unsuited for sale or expired.

...

...

...

(i) Disposal for spoiled, unusable commodities:

Step 1. Issue decisions on disposal:

Officials accepting the case shall draft decisions on disposing exhibits using Form No. MQD 14 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC, and request competent individuals to sign.

Step 2. Establish Council for disposal:

Council for disposal shall be established according to Point a Clause 2 Article 4 of Circular No. 173/2013/TT-BTC dated November 20, 2013 of Ministry of Finance. According to which, officials accepting the case or individuals assigned to manage, preserve exhibits shall draft decisions on establishment of councils for disposal of spoiled commodities and request individuals issuing decisions on suspension to sign decisions on council establishment.

Council for disposal consists of:

- Individuals issuing decisions on suspension or authorized individuals shall act as Chairperson.

- Other members: representatives of finance authority of the same level or finance authority in administrative divisions where the violations take place and representatives of relevant specialized agencies.

Step 3. Dispose

...

...

...

- Identify disposal entities (e.g. invite entities capable of dealing with environmental issues to dispose commodities causing environmental pollution); expenditure on disposal.

- Produce reports and request individuals issuing decisions on suspension to decide on methods of disposal; expenditure on disposal; disposal entities.

- Organize disposal according to approved disposal methods:

+ Invite Council for disposal.

+ Prepare exhibits for disposal.

+ Transfer exhibits for disposal to disposal entities.

+ Produce records of disposal using Form No. MBB 10 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

(ii) Sell directly (without bidding) for cases where disposal is not required:

- Entitlement for deciding: Individuals issuing decisions on suspension.

...

...

...

- Sale of perishable commodities must be made into records. Primary contents of records include: basis for sale; location and time of sale; sellers; name, model, origin, quantity and current conditions of commodities at the time of sale; unit price and payment value; buyers and other relevant contents.

- Commodities within conditional business lines namely explosive commodities, medicine, veterinary drugs, agrochemical shall only be sold to organizations and individuals eligible for conducting business as per the law.

c) Management of revenue generated from disposal of perishable exhibits of violations when decisions on confiscation and transfer to state budget have not been issued:

(i) All revenue generated from disposal of perishable exhibits of violations must be sent to impound accounts opened by agencies of competent individuals capable of issuing decisions on suspension at State Treasury.

(ii) In case exhibits are not confiscated and transferred to state budget, all revenue generated from the sale thereof must be returned to legal owners, managers or users of the exhibits. Return of revenue shall be performed as follows:

Step 1. Officials accepting the case shall adopt procedures for collecting deposit from impound accounts.

Step 2. Produce records on return of revenue generated from sale of perishable exhibits of violations.

4.3.2. For non-perishable exhibits of violations

Management and preservation of suspended exhibits of violations shall conform to Article 125 and Article 126 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations and Decree No. 115/2013/ND-CP dated October 3, 2013 of the Government on management and preservation of confiscated, suspended exhibits (and amendments thereto under Decree No. 31/2020/ND-CP dated March 5, 2020). Specific tasks are similar to those under Point 7 Part V hereof.

...

...

...

a) Return of suspended exhibits of violations must be permitted by decisions of competent individuals using Form No. MQD 21 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

b) Upon returning suspended exhibits, individuals assigned to manage and preserve exhibits are responsible for:

b.1) examining decisions on returning suspended exhibits of violations; dispatch note; personal ID/ID card/Passport number and other relevant documents of recipients. For cases where exhibits of violations are appropriated and used illegally in order to commit administrative violations, upon returning suspended exhibits of violations to legal owners, managers or users according to Clause 1 Article 126 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations, examine documents proving ownership, management right, use right or equivalent documents for properties required by the law to register ownership and use right.

Recipients of exhibits of violations must be individuals/legal representatives of organizations specified under decisions on returning suspended exhibits of violations. If individuals above authorize other individuals to receive exhibits of violations, written authorization is required by the law.

b.2) requesting recipients to compare with records of suspension to examine name, quantity, characteristics, model, quantity, quality, number, label, code, origin, year of manufacture, engine number, chassis number, volume (if any), conditions of suspended exhibits of violations in presence of individuals assigned to manage, preserve.  

b.3) producing records of returning suspended exhibits of violations using Form No. MBB 08 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC with signature of transferring party and receiving party. The records must specify quantity, quality, model, brand, origin, conditions (if any).  Record of returning suspended exhibits of violations must be given to recipients and violating individuals, organizations (if they are not the recipients) 1 copy each; store 1 copy and transfer 1 copy to accountants.

b.4) recording in logbook as per the law.

4.3.4. Disposal of exhibits of violations exceeding suspension duration

Within 3 days from the date on which suspension period of exhibits of administrative violations specified under decisions on suspension expire, if violating individuals fail to provide reasons for not receiving the exhibits of violations or violating individuals cannot be identified, individuals issuing decisions on suspension must make announcement on mass media of central government or local government where exhibits of violations are suspended and post publicly in head offices of competent individuals capable of suspending exhibits of violations; if violating individuals fail to receive or cannot be identified after the 30 days period, competent individuals must issue decisions on confiscating exhibits of administrative violations for disposal as per the law. 

...

...

...

Part V

ISSUANCE AND MONITOR OF COMPLIANCE WITH DECISIONS ON IMPOSING PENALTIES

1. Issuance of decisions on imposing penalties

a) For decisions on imposing penalties issued by officials and team leaders:

Officials issuing decisions on imposing penalties or officials assigned to accept the case shall review and examine signed decisions in terms of format and contents to assure compliance with regulations and law; collect decision number according to document regulations of entities and issue seals of Customs Sub-departments (round seal on the upper left corner where decision number is located).

b) For decisions on imposing penalties issued by heads of Sub-departments, Directors of Departments and Director General:

Collection of number and seal issuance for decisions on imposing penalties performed by heads of Sub-departments, Directors of Departments and Director General shall conform to document regulations.

2. Transfer to decisions on imposing penalties to violating individuals, organizations

Within 2 working days from the date on which decisions on imposing penalties for administrative violations are produced with records, competent individuals capable of imposing penalties must send the decisions to sanctioned individuals, organizations, agencies collecting fine and other relevant agencies (if any).

...

...

...

b) In case of delivery in person:

Officials accepting the case shall give sanctioned individuals, organizations 1 copy of decisions on imposing penalties; request sanctioned individuals, organizations to countersign and specify date of receiving decisions on imposing penalties in recipient section of the decisions or countersign in delivery number section of decisions on imposing penalties. In case violating individuals and organizations intentionally refuse to receive decisions on imposing penalties which are delivered in person, produce records regarding failure to receive with confirmation of local government where agencies of individuals issuing decisions on imposing penalties are based or local government where violating individuals reside, where violating organizations are based.

c) In case minors are imposed with warning penalty, send decisions on imposing penalties to their parents or guardians.

3. Monitor of compliance with decisions on imposing penalties

a) Officials accepting the case shall rely on Article 73 and Article 74 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations to monitor compliance of sanctioned individuals and organizations with decisions on imposing penalties.

If sanctioned individuals and organizations fail to comply with decisions on imposing penalties after 10 days from the date on which they receive the decisions, officials accepting the case must produce reports and submit to competent individuals for implementation of following enforcement measures:

a.1) For decisions on imposing penalties according to Article 9, Article 14, Clause 2 Article 25 of Decree No. 128/2020/ND-CP, conform to Law on Tax Administration in 2019, Decree No. 126/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on elaborating to Law on Tax Administration.

Form of record and decision on enforcement shall conform to Decree No. 126/2020/ND-CP dated October 19, 2020.

a.2) For other decisions on imposing penalties, conform to Law on Imposing Penalties for Administrative Violations in 2012 and Decree No. 166/2013/ND-CP dated November 12, 2013 of the Government on enforcement for implementation of decisions on imposing penalties for administrative violations.

...

...

...

b) In case sanctioned individuals decease or sanctioned organizations dissolve or go bankrupt within the effective period of decisions on imposing penalties, officials accepting the case shall conform to Article 9 of Decree No. 81/2013/ND-CP dated July 19, 2013 of the Government.

c) Monitor re-export of exhibits of violations:

In case decisions on imposing penalties include a remedial measure of mandatory expel from Vietnam territory or mandatory re-export for exhibits of violations, exhibits of violations subject to mandatory expel from Vietnam territory or mandatory re-export must be closely monitored from exhibit storage to border checkpoint for re-export.

Monitor results must be confirmed by customs authority of border checkpoints in writing and sent to entities issuing decisions on imposing penalties within 5 days from the date on which the exhibits are brought out of Vietnam territory or re-exported for case file storage.

4. Fine submission

a) In case violating individuals and organizations submit fine on the spot to competent individuals capable of imposing penalties: fine collectors must give notice on fine collection to fine payers and, within 2 working days from the date on which the fine is collected, submit the fine to State Treasury or accounts of State Treasury in person.

Notice on fine collection shall conform to Circular No. 153/2013/TT-BTC dated October 31, 2013 of Minister of Finance on procedures for collection, submission of fine, fine invoice and state funding for guaranteeing operation of entities imposing penalties for administrative violations and Circular No. 105/2014/TT-BTC dated August 7, 2014 of Minister of Finance on amendments to Circular No. 153/2013/TT-BTC.

b) In case sanctioned individuals and organizations are incapable of submitting fine on the spot, officials accepting the case shall instruct violating individuals to submit fine in person at State Treasury or in commercial institutions that are authorized by State Treasury to collect fine according to decisions on imposing penalties or to accounts of State Treasury according to decisions on imposing penalties.

c) Procedures for submitting fine in installments

...

...

...

5. Suspension of compliance with decisions on imposing fine; fine exemption and reduction

a) In case fined individuals applied for suspension of compliance with decisions on imposing fine, officials accepting the case shall conform to Article 76 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations to propose resolution as follows:

In case the fined individuals are eligible for suspension of compliance with decisions on imposing fine or fine exemption or fine reduction, officials accepting the case shall draft decisions on suspending compliance with decisions on imposing fine using Form No. MQD 03 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

Individuals issuing decisions on imposing fine are entitled to sign decisions on suspending compliance with decisions on imposing fine.

b) Fine exemption and reduction:

b.1) For Decisions on imposing penalties according to Article 9, Article 14, Clause 2 Article 25 of Decree No. 128/2020/ND-CP, fine exemption shall conform to Article 34 of Decree No. 128/2020/ND-CP.

b.2) For other decisions on imposing penalties, fine exemption and fine reduction shall conform to Article 77 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations.

Officials accepting the case shall draft decisions on exempting/reducing the remainder/all of the fine for administrative violations using Form No. MQD 04 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC and request competent individuals to sign.

Entitlement for signing decisions on reducing, exempting fine:

...

...

...

- Chairpersons of People’s Committees of provinces in case decisions on imposing penalties are issued by Chairpersons of People’s Committees of provinces.

c) In case fined individuals are ineligible for suspension of compliance with decisions on imposing fine, fine exemption or fine reduction, officials in charge of the case shall respond the fined individuals in writing.  The written respond must include reasons.

6. Adoption of procedures for confiscating exhibits of administrative violations

Upon confiscating exhibits of administrative violations under decisions on imposing penalties or decisions on confiscating exhibits of violations, officials accepting the case shall conform to Article 81 of Law on Imposing Penalties for Administrative Violations.

Step 1. Adopt procedures for inviting sanctioned individuals or representatives of sanctioned individuals to adopt procedures for confiscating exhibits of violations and sign records of confiscating exhibits of violations.

Step 2. Officials accepting the case shall examine seals (if any), conditions of suspended exhibits waiting to be confiscated. Produce records of unsealing (if previously sealed) using Form No. MBB 17 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC (if any).

In case seals and/or exhibit conditions are changed compared decisions on suspension, produce records on these changes using Form No. MBB 22 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.  The records must bear signature of individuals producing records, individuals in charge of suspending and witnesses.

Step 3. After examining conditions of exhibits of administrative violations, officials accepting the case shall produce records using Form No. MBB 09 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC after confiscating exhibits of administrative violations.

Step 4. Produce records of transferring confiscated exhibits to individuals assigned to preserve using Form No. MBB 18 attached to Circular No. 90/2020/TT-BTC.

...

...

...

Management and preservation of confiscated exhibits shall conform to Decree No. 115/2013/ND-CP dated October 3, 2013 of the Government on management and preservation of suspended, confiscated exhibits of administrative violations, Decree No. 31/2020/ND-CP dated March 5, 2020 of the Government on amendments to Decree No. 115/2013/ND-CP, Circular No. 173/2013/TT-BTC dated November 20, 2013 of Ministry of Finance guiding implementation of regulations regarding management and disposal of suspended, confiscated exhibits of administrative violations according to administrative procedures and Circular No. 47/2014/TT-BCA dated October 17, 2014 of Ministry of Public Security on elaborating to Decree No. 115/2013/ND-CP.

Tasks to be completed:

7.1. Receiving confiscated exhibits

Upon receiving confiscated exhibits, individuals assigned to manage and preserve shall:

7.1.1. examine decisions on confiscation, records of confiscation and other relevant documents.

7.1.2. compare confiscated exhibits with records of confiscation and manifest in terms of commodity name, quantity, quality, weight, model, brand, origin, seal conditions (if any), record in logbook and request transferring party to sign the logbook.

7.1.3. record and specify time and date of receipt, return and transfer of exhibits of administrative violations, conditions of exhibits of violations, decision number, time, reasons for confiscating in details and full name, titles of individuals signing decisions, transferring individuals and receiving individuals.

7.2. Preserving confiscated exhibits

Officials assigned to preserve confiscated exhibits must:

...

...

...

a) Suspended and confiscated exhibits must be closely, safely managed, preserved, arranged in a reasonable manner to enable easy inspection, avoid confusion, prevent environmental pollution and disease spread.

b) Preserve value, quality and standards of suspended, confiscated exhibits.

c) Only receive, return, transfer suspended exhibits or receive, transfer confiscated exhibits to agencies, organizations and individuals under decisions of competent individuals.

7.2.2. prohibit:

a) Appropriating, selling, exchanging, mortgaging, swapping, replacing suspended or confiscated exhibits and other acts for personal gain.

b) Infringing seal, bringing suspended, confiscated exhibits out of storage area illegally.

c) Causing missing, losses, vandalizing or intentionally damaging suspended, confiscated exhibits.

7.2.3. regularly examine suspension location; promptly detect missing, damaged exhibits or unsafe suspension location to adopt remedial measures immediately.

7.2.4. on a daily basis, list and produce periodic reports to heads of agencies managing suspended, confiscated exhibits on:

...

...

...

b) Exhibits returned to legal owners, managers or users.

c) Number of exhibits exceeding suspension period without being received by legal owners, managers or users.

d) Number exhibits transferred to competent agencies.

dd) Total number of exhibits currently suspended.

8. Disposal of confiscated exhibits of administrative violations

Disposal of confiscated exhibits of administrative violations shall conform to Law on Management and Use of Public Property; Decree No. 29/2018/ND-CP dated March 5, 2018 of the Government on procedures for establishing general public ownership of property and disposal of property established with general public ownership; Circular No. 57/2018/TT-BTC dated July 5, 2018 of Minister of Finance guiding implementation of Decree No. 29/2018/ND-CP dated March 5, 2018; Decision No. 268/QD-BTC dated February 19, 2019 of Minister of Finance on decentralization of entitlement for establishing general public ownership of property and decentralization of entitlement for deciding approval of disposal of confiscated exhibits of administrative violations under Decree No. 29/2018/ND-CP dated March 5, 2018; Decision No. 739/QD-BTC dated March 18, 2020 of Minister of Finance on decentralization of entitlement for disposal of perishable exhibits of administrative violations according to Clause 4 Article 4 of Circular No. 57/2018/TT-BTC dated July 5, 2018 of Minister of Finance in order to inform competent individuals capable of disposing exhibits of violations. To be specific:

8.1. Properties transferred to specialized regulatory authorities for preservation:

a) Properties that are national treasure, antique and other items with historical, cultural value.

b) Properties that are weapons, explosive ordinances, combat gears, professional technical equipment, specialized equipment and other properties relating to national defense and security.

...

...

...

d) Properties that are radioactive substances.

dd) Properties that are organs (specimen) of rare wild animals categorized within IB class.

e) Properties that are rare forestry products prohibited from use for commercial purposes, other than those specified under Point d of this Clause.

8.2. Sale (bidding, sale by appointment, public price post) according to regulations and law on management and use of public property and relevant law provisions.       With respect to properties that are perishable commodities (raw, easily spoiled, difficult to preserve food, explosive commodities, processed food with less than 30 days until expiry date, dead wild animals not required by law to be disposed, etc.); commodities that are bulky, in heavy weight transported by watercrafts which lead to costly unloading; properties that are commodities prohibited from import, subject to mandatory export where only one business entity is capable of performing re-export for said commodities, may perform sale by appointment or post price publicly. 

8.3. Disposal for commodities that are perishable commodities that cannot be sold; properties that cannot be used or commodities specified under list of commodities prohibited from manufacture, sale and circulation as per the law including: Toxic cultural products, narcotics, counterfeits, items causing harm to human health, domestic animals, plants, dead wild animals and other properties that require disposal. In special cases where other forms of disposal are required for cost efficiency and effectiveness, entities in charge of managing properties shall report to Ministry of Finance or request superiors (if any) to report to Ministry of Finance for consideration.

Part VI

RECEIPT AND RESOLUTION OF COMPLAINTS REGARDING PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS IN CUSTOMS

Section 1. RECEIPT, CLASSIFICATION AND RESOLUTION FOR COMPLAINTS ABOUT DECISIONS ON IMPOSING PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS

Primary tasks and skills

...

...

...

Step 1. Receive written complaints from postal departments and review the complaints to ensure legitimacy (containing name, address of senders, etc.; name of decisions on imposing penalties in question; details of complaints).

In case of inadequate complaints, report to heads of direct supervisory agencies to process the complaints as inadequate complaints.

If complaints are beyond their competence, report to heads of direct supervisory agencies immediately and transfer the complaints to entities responsible for dealing with said complaints while inform individuals submitting the complaints in writing about entities resolving the complaints. 

Step 2. Classify complaints by sector: (complaints about penalties for administrative violations; complaints about penalties for tax); first-instance complaint resolution applications, second-instance complaint resolution applications.

Step 3. Record complaint resolution in logbook or in database system for monitor.

Step 4. Report or request heads of entities in charge of approving, assigning officials to assume responsibility for proposing consultation and resolving.

Section 2. EXAMINING COMPLAINED DECISIONS ON IMPOSING PENALTIES 

Primary tasks and skills

Heads of entities or individuals assigned to advise and resolve complaints shall:

...

...

...

Step 2. Examine decisions on imposing penalties thoroughly, including: documents which serve as the basis for issuing the decisions; match complained details under decisions on imposing penalties with documents causing administrative violations (customs declarations, records of certification, records of administrative violations, inspection conclusion, etc.); match complained details (violations, fine, confiscated and/or suspended exhibits, etc.) with relevant law provisions depending on violations or sanctioned violations, namely regulations and law on customs procedures, customs inspection, supervision and control; regulations on sector management policies, policies on tariffs of import, export commodities; regulations and law on imposing penalties for administrative violations regarding complained details.

Step 3. Report or present complaint conditions, details and examination results of decisions on imposing penalties; estimated resolutions for complained details, etc. to heads in charge. 

Heads in charge of resolving complaints about decisions on imposing penalties for administrative violations shall approve reports and assign officials in charge of consultation affairs to adopt activities serving complain resolution.

Section 3. IDENTIFYING COMPLAINTS WITHIN COMPLAINED DECISIONS ON IMPOSING PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS

Primary tasks and skills

Identify complaints within decisions on imposing penalties to clarify or add to information given under written complaints or other relevant details, documents that must be collected in order to issue accurate decisions on complaint resolution.

Step 1. Heads in charge of resolving complaints about decisions on imposing penalties shall assign officials to consult and propose issues under complained decisions to be verified; compose decisions on assigning an official or establishing a team for verifying details under written complaints (if necessary).

Step 2. Officials or teams assigned to verify complaints must immediately conduct verification affairs, namely:

Prepare plans for verifying complaints. The plans must specify all affairs, assigned officials, details to be specified, results to be achieved, verification period for each affair and produce reports on concluding verification affairs.

...

...

...

Heads in charge of resolving complaints shall publicize verification decisions, verification plans, according to which: send verification decisions and verification plans to necessary locations such as: entities producing certification records or records of administrative violations, inspection conclusion records, etc.; entities, organizations and agencies submitting written complaints about decisions on imposing penalties to clarify or verify details specified under written complaints.  

Step 4. Work directly with individuals producing the written complaints or representatives thereof. According to verification plans, assigned officials shall contact individuals producing written complaints or legal representatives thereof to verify details and propositions mentioned under the written complaints.  According to which, verification officials shall arrive at workplace or residence of individuals producing written complaints or representatives thereof to verify and both parties shall agree whether complaints about decisions on imposing penalties are legitimate and whether written complaints about decisions on imposing penalties are submitted by sanctioned individuals or legal representatives thereof.  At the end of verification session, verification officials shall produce records of affairs or certification records.  The records must specify full name of verification officials, location, starting time, ending time, verified details, verification results, post-verification remarks (if any) of individuals producing the written complaints or legal representatives thereof; full name of witnesses (if any); signatures of verification officials and individuals producing written complaints or representatives thereof.

Step 5. Work directly with individuals issuing complained decisions (in case of dealing with first-time complaints about decisions).   Verification officials or teams, according to approved plans, shall contact individuals or entities issuing complained decisions to verify relevant details or information under complained decisions on imposing penalties.  At the end of verification sessions, verification officials or teams shall produce records of affairs between verifying individuals and individuals issuing complained decisions on imposing penalties. Records of affairs must include all verification details and remarks of individuals issuing complained decisions (if any).

Step 6. Request relevant agencies, organizations, entities and individuals to provide information, documents and evidence.  For details under complained decisions on imposing penalties which involve other organizations or individuals (e.g. complaints involve conformity to regulations, conformity to standards), propose and advise individuals in charge of dealing with complaints to sign documents sent to relevant organizations, agencies, entities or individuals requesting information, documents evidence or respond to specialized details within their competence and professional scope which serve as the basis for dealing with complaints.  

Step 7. Receive and process information, documents and evidence. Verification officials or teams are responsible for preserving, classifying, analyzing and assessing information, documents and evidence provided by relevant agencies, organizations, entities and individuals under verification request in terms of complained details under complained decisions on imposing penalties while consolidating and summarizing in a single document to monitor throughout complain resolution process. 

Step 8. Solicit expertise for situations related to commodities. For complained details under decisions on imposing penalties (namely HS Code analysis, classification results of commodities, etc.), verification officials or teams shall propose, consult and report to heads in charge of resolving complaints to organize expertise at independent expertise institutions to guarantee transparency and accuracy in classifying HS Code of commodities thereby ensuring accuracy in complaint resolution.  

Step 9. Report verification results regarding complained details After finishing verification plans, verification officials or teams are responsible for producing reports on verification results which include implementation, verified details, organizations, agencies and entities involved in verification, new issues, discoveries during verification process, verified details that have no results; cases where verification is refused, etc.; request for direction for remaining issues and subsequent affairs serving complaint resolution.  

Section 4. ORGANIZING DISCUSSIONS ABOUT COMPLAINED DECISIONS ON IMPOSING PENALTIES 

Primary tasks and skills

...

...

...

Step 2. Organize discussions. Officials advising on resolution of complaints shall prepare necessary affairs for discussion session, namely meeting room, meeting materials, drinking water and other necessities. Discussions must include individuals filing the complaints (or legal representatives or authorized individuals thereof), representatives of entities and individuals related to the complaints.  During discussions, remarks of parties to the discussions must be fully recorded.

Step 3. Produce records of discussion  At the end of discussion sessions, officials assigned to advise and propose resolution for complaints shall produce records of discussions. Records of discussion must specify details, issues of discussions, remarks of individuals about details and issues mentioned in the discussions; signature and full name of individuals or representatives of agencies, organizations and customs entities in records of discussions.

Section 5. RESOLVING COMPLAINED DECISIONS ON IMPOSING PENALTIES 

Primary tasks and skills

Step 1. Assign officials. Officials assigned to advise and propose resolution for complaints about decisions on imposing penalties shall review all case files to propose specific resolutions.

Step 2. Seek consultancy in resolving complaints.  If specialized remarks of relevant entities and individuals are required, report to heads in charge of resolving complaints and draft documents collecting feedback of individuals and entities to add and clarify details related to complaints under decisions on imposing penalties.  If the complaints involve multiple specialized management details, involve multiple customs management sectors or result in difficulty determining whether to retain penalties or amend/annul decisions on imposing penalties, establish consulting councils to collect feedback on unclear and/or controversial details.

Step 3. Suspend compliance with complained decisions. Officials assigned to advise and propose complaint resolution shall consolidate and assess details related to the complaints; refer to law provisions directly related to the cases; propose optimal measures to resolve complaints as per the law.

Step 4. Suspend complaint resolution. If individuals filing complaints or representatives thereof request to withdraw the written complaints about decisions on imposing penalties or file lawsuits against decisions on imposing penalties in courts to resolve by administrative proceeding procedures in courts, officials assigned to advise and propose complaint resolution shall produce reports or presentation and submit to heads of entities in charge of resolving complaints to request consideration, approval and issuance of decisions on suspending complaint resolution for complained decisions on imposing penalties.

Step 5. Issue decisions on resolving complaints. Officials assigned to advise and propose complaint resolution shall consolidate, analyze and propose complaint resolution; draft decisions on complaint resolution; report to heads for consideration and approval of presentation and signing of decisions on complaint resolution.

...

...

...

Section 6. IMPLEMENTING DECISIONS ON COMPLAINT RESOLUTION FOR COMPLAINED DECISIONS ON IMPOSING PENALTIES 

Primary tasks and skills

Step 1. Heads in charge shall directly assign entities and officials to assume responsibilities for implementing decisions on complaint resolution for complained decisions on imposing penalties.

Officials assigned to organize implementation of decisions on complaint resolution shall examine sender and recipient address. Send decision on complaint resolution to sender and recipient address.

Step 2. Publicize decisions on resolving complaints. Officials assigned to implement decisions on complaint resolution for complained decisions on imposing penalties for administrative violations shall publicize these decisions on system for information and office affair resolution of General Department of Customs (edoccustoms); update violations to regulations and law in customs.    Record in logbook for monitoring resolution for complaints about decisions on imposing penalties for administrative violations or electronic database on resolution for complaints about decisions on imposing penalties.

Part VII

STORAGE AND MANAGEMENT OF DOCUMENTS ON IMPOSING PENALTIES AND RESOLVING COMPLAINTS REGARDING PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS IN CUSTOMS

Section 1. STORAGE OF DOCUMENTS ON IMPOSING PENALTIES AND RESOLVING COMPLAINTS REGARDING PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS IN CUSTOMS

Primary tasks and skills

...

...

...

Step 1. Initiate documents on imposing penalties and resolving complaints for penalties for administrative violations. Officials assigned to advise and request competent individuals to issue decisions on imposing penalties for administrative violations and decisions on complaint resolution for decisions on imposing penalties after requesting heads in charge to approve and issue decisions on imposing penalties and decisions on complaint resolution for decisions on imposing penalties shall initiate documents to serve subsequent professional affairs (monitoring, resolving complaints, serving administrative affairs in court, providing information, etc.). Documents must have covers and files serving consultation for issuance of decisions on imposing penalties or decisions on complaint resolution for decisions on imposing penalties, be numbered and coded according to post and storage affairs in customs.

Step 2. Collect and classify documents, files and produce annexes for management. Officials assigned to advise and propose resolution for certain cases shall be responsible for collecting documents and files directly related to the cases, produce documents in order: starting from the first documents received (documents assigned by heads) to the last documents concluding the case (decisions on imposing penalties or decisions on complaint resolution).

Step 3. Conclude documents on imposing penalties and resolving complaints for penalties for violations. Documents on imposing penalties for administrative violations and resolving complaints for decisions on imposing penalties after receiving all adequate documents shall be concluded and preserved closely according to security principles.

Step 4. Arrange, produce annexes and transfer documents on imposing penalties and resolving complaints for penalties for violations. Officials assigned to advise and propose penalties for administrative violations or resolve complaints for decisions on imposing penalties, store documents in 1 year from the date on which the cases are resolved and concluded (the date on which decisions on imposing penalties or decisions on complaint resolution for decisions on imposing penalties are issued).  Once the period mentioned above passes, transfer documents to storage department of entities for long-term storage and serving other professional activities (namely inspection, examination, accounting, etc.).  During transfer, produce lists of all documents under records of transfer and guarantee signature between transferring parties and receiving parties.

Section 2. MANAGEMENT OF DOCUMENTS ON IMPOSING PENALTIES AND RESOLVING COMPLAINTS REGARDING PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS IN CUSTOMS

Primary tasks and skills

Step 1. Assign officials. Officials/departments assigned to manage documents on imposing penalties for administrative violations/complaint resolution for decisions on imposing penalties for administrative violations are responsible of accepting transfer of penalty documents and decisions on complaint resolution for decisions on imposing penalties from officials advising and proposing case resolution.  According to which, receive documents according to prepared list and countersign in records of transfer: name, number of documents practically transferred; check contents of documents compared the list produced by transferring officials; in case documents do not contain adequate contents as produced, consult transferring officials for timely addition.

Step 2. Preserve documents on imposing penalties and resolving complaints for penalties for administrative violations in customs  Officials assigned to manage and store documents on decisions on imposing penalties and decisions on complaint resolution for decisions on imposing penalties must be responsible for considering and consulting regulations of sector and of Ministry of Finance on deadline for storing these documents in local storage to serve other professional management affairs (inspection, examination, accounting, etc.). These documents must be classified, numbered, coded and stored independently in separate locations to enable extraction, transfer and supply for state management tasks of other specialized agencies and entities. 

Step 3. Provide documents on imposing penalties and resolving complaints for penalties for administrative violations in customs.  Officials assigned to manage and store documents on imposing penalties and documents on complaint resolution for decisions on imposing penalties shall provide documents upon receiving written request and approval of heads in charge of imposing penalties and resolving complaints for decisions on imposing penalties.  Supply in form of photocopies of copies from master registers must be recorded and bear countersignature of receiving individuals/entities. Provision of files in each document must be fully listed, include specific document conditions (copies or photocopies from master registers) and countersignature between suppliers and receivers and be stored with master registers.

...

...

...

REFERENCE REGARDING PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS

1. Law on Imposing Penalties for Administrative Violations No. 15/2012/QH13.

2. Decree No. 81/2013/ND-CP dated July 19, 2013 of the Government on elaborating to Law on Penalties for Administrative Violations and Decree No. 97/2017/ND-CP dated August 18, 2017 on amendments to Decree No. 81/2013/ND-CP.

3. Decree No.128/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on imposing penalties for administrative violations in customs.

4. Circular No. 90/2020/TT-BTC dated November 11, 2020 of Ministry of Finance on forms for imposing penalties for administrative violations in customs.

5. Decree No. 20/2016/ND-CP dated March 30, 2016 of the Government on national database for penalties for administrative violations.

6. Pursuant to Decree No. 115/2013/ND-CP dated October 3, 2013 of the Government on management and preservation of suspended, confiscated exhibits, devices under administrative procedures and Decree No. 31/2020/ND-CP dated March 5, 2020 on amendments to Decree No. 115/2013/ND-CP.

7. Decree No. 112/2013/ND-CP dated October 2, 2013 of the Government on expelling, detaining and escorting violating individuals under administrative procedures and managing foreigners violating Vietnamese laws during adoption of procedures for expelling.

...

...

...

9. Pursuant to Decree No. 126/2020/ND-CP dated October 19, 2020 of the Government on elaborating to Law on Tax Administration.

10. Circular No. 173/2013/TT-BTC dated November 20, 2013 of Ministry of Finance guiding implementation of provisions on management and disposal of confiscated, suspended means of administrative violations under administrative procedures.

11. Circular No. 153/2013/TT-BTC dated October 31, 2013 of Ministry of Finance on procedures for collecting and submitting fine, fine invoices and state funding financing for guaranteeing operation of entities imposing penalties for administrative violations.

12. Circular No. 105/2014/TT-BTC dated August 7, 2014 of Minister of Finance on amendments to Circular No. 153/2013/TT-BTC dated October 31, 2013 of Minister of Finance on procedures for collection, submission of fine, fine invoice and state funding for guaranteeing operation of entities imposing penalties for administrative violations.

13. Joint Circular No. 239/2009/TTLT-BTC-VKSNDTC-TANDTC dated December 21, 2009 of Ministry of Finance, People’s Supreme Procuracy and Supreme People’s Court guiding notice, submission and provision of information and documents relating to violating individuals and organizations.

14. Circular No. 16/2018/TT-BTP dated December 14, 2018 of Ministry of Justice on reporting regime in management of law compliance regarding imposing penalties for administrative violations and monitor for compliance with regulations and law.