|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
211/2025/QĐ-UBND
|
Hải Phòng, ngày
18 tháng 11 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG
THỰC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số
72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15;
Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng
5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành
Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng
02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch; Nghị định 280/2025/NĐ-CP ngày
27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
23/2015/NĐ-CP;
Căn cứ Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7
năm 2016 của Chính phủ về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định 278/2025/NĐ-CP ngày 22 tháng 10
năm 2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các
cơ quan thuộc hệ thống chính trị;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ
trình số 4091/TTr-STP ngày 31 tháng 10 năm 2025;
Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành
Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ
sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy
chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày 28 tháng 11 năm 2025.
Các Quyết định sau hết hiệu lực kể từ ngày Quyết
định này có hiệu lực: Quyết định số 449/2016/QĐ-UBND ngày 18/3/2016 của Ủy ban
nhân dân thành phố Hải Phòng về việc ban hành Quy chế quản lý, khai thác cơ sở
dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trên địa bàn
thành phố Hải Phòng; Quyết định số 08/2019/QĐ-UBND ngày 18/3/2019 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Hải Dương về việc ban hành Quy định quản lý, cập nhật, khai thác
và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Hải Dương.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
thành phố, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
các xã, phường, đặc khu, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành
phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- VP Chính phủ, Bộ Tư pháp;
- Cục KTVB&QLXLVPHC - Bộ Tư pháp;
- TTTU, TT HĐND TP;
- CT, các PCT UBND TP;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố;
- TAND TP, VKSND TP; THA TP;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội TP HP;
- Báo và phát thanh, truyền hình HP;
- Cổng thông tin điện tử TP;
- Công báo thành phố;
- CVP, các PCVP UBND TP;
- Các Phòng, ban, đơn vị thuộc VP UBND TP;
- Lưu: VT, NC, N.T.Dung.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Ngọc Châu
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT,
KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 211/2025/QĐ-UBND)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về quản lý, cập nhật, khai
thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành
phố Hải Phòng.
2. Đối tượng áp dụng
a) Hội Công chứng viên thành phố, các tổ chức hành nghề
công chứng trên địa bàn thành phố;
b) Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu.
c) Người có thẩm quyền chứng thực giao dịch thuộc
Ủy ban nhân dân cấp xã (sau đây gọi tắt là người có thẩm quyền chứng thực),
công chứng viên, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là
hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản,
tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh
báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực; thông tin về giao dịch đã
được công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng
thực (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu).
2. Thông tin ngăn chặn là thông tin do các
cơ quan nhà nước yêu cầu ngăn chặn, dừng, tạm dừng giao dịch bằng văn bản hoặc
các thông tin khác cho thấy nếu công chứng, chứng thực giao dịch tài sản sẽ
không đúng quy định của pháp luật.
3. Thông tin cảnh báo rủi ro là thông tin do
các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp bằng văn bản kèm theo tài liệu làm căn
cứ đề nghị ngăn chặn, tạm dừng giao dịch liên quan đến tài sản nhất định, có ý
nghĩa cảnh báo cho các công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực giao
dịch xem xét, xác minh trước khi giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.
4. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin
do chính cơ quan, tổ chức, cá nhằn đã có văn bản ngăn chặn trước đây ban hành hoặc
của cơ quan có thẩm quyền khác trong các trường hợp pháp luật có quy định để
chấm dứt việc ngăn chặn.
5. Thông tin giải tỏa cảnh báo rủi ro là
thông tin do chính các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã có văn bản cảnh báo rủi ro
trước đây hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác cung cấp để chấm dứt việc cảnh
báo rủi ro.
6. Thông tin về giao dịch là nội dung thông tin
cơ bản của giao dịch đã công chứng, chứng thực được các tổ chức hành nghề công
chứng và Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
7. Tài khoản là những thông số nhất định mà người
quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm có tên
người sử dụng và mật khẩu.
8. Sai sót về kỹ thuật là sai sót khi đánh máy,
in ấn hoặc cập nhật thông tin lên Cơ sở dữ liệu mà việc sửa lỗi sai sót đó không
làm ảnh hưởng đến tính pháp lý của giao dịch tài sản.
Điều 3. Tên miền truy cập Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu có tên miền truy cập là:
https://congchung.haiphong.gov.vn
Điều 4. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác,
sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu
1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia
sẻ cơ sở dữ liệu phải thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy
chế này.
2. Các hoạt động quản lý, cập nhật, khai thác, sử
dụng cơ sở dữ liệu; cung cấp, kiểm tra, xác minh thông tin theo Quy chế này là
một hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục
hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.
3. Trước khi công chứng, chứng thực giao dịch tài
sản, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực phải tra cứu thông tin tại
Cơ sở dữ liệu.
4. Việc cung cấp, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ
liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời.
5. Phân định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm theo
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, người có thẩm quyền.
6. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích. Không
tiết lộ, sử dụng thông tin có trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp
luật hoặc mục đích thương mại, xâm phạm quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá
nhân, bí mật gia đình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
7. Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro, thông tin giải
tỏa cảnh báo rủi ro, thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực được ghi
nhận bằng nhật ký tự động được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu, là căn cứ
chứng minh việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
8. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin
chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do mình cung cấp để cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu.
Điều 5. Nguồn thông tin Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu được cập nhật từ các nguồn sau:
1. Giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức
hành nghề công chứng.
2. Giao dịch đã được chứng thực tại Ủy ban nhân dân
cấp xã trên địa bàn thành phố.
3. Văn bản, tài liệu khác của tổ chức hành nghề
công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã liên quan đến công chứng, chứng thực.
4. Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị
ngăn chặn, dừng, tạm dừng giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân có liên quan.
5. Văn bản giải tỏa thông tin yêu cầu, đề nghị ngăn
chặn, dừng, tạm dừng giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền, tổ chức, cá nhân có liên quan.
6. Thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi
ro do tổ chức, cá nhân cung cấp kèm theo tài liệu làm căn cứ.
Chương II
QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Điều 6. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản
1. Đối tượng được cấp tài khoản quản trị: Sở Tư
pháp được cấp 01 tài khoản quản trị hệ thống Cơ sở dữ liệu ở cấp cao nhất.
2. Đối tượng được cấp tài khoản sử dụng:
a) Lãnh đạo Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công
chứng, chứng thực;
b) Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, công chức phòng chuyên
môn tham mưu quản lý hoạt động công chứng, chứng thực của Sở Tư pháp;
c) Ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm: Lãnh đạo Ủy ban nhân
dân, công chức tham mưu thực hiện chứng thực;
d) Các tổ chức hành nghề công chứng bao gồm: Trưởng
các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ của các tổ
chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố;
đ) Các cơ quan, tổ chức khác khi được giao thực
hiện công tác quản lý nhà nước có liên quan đến hoạt động công chứng, chứng
thực.
e) Các đối tượng quy định tại điểm c, d, đ khoản
này được cấp tài khoản sử dụng khi có văn bản của cơ quan, tổ chức mình đề nghị
cấp tài khoản cho cán bộ tại đơn vị.
3. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản
không được chia sẻ hoặc tiết lộ tài khoản truy cập, phương thức kết nối, địa
chỉ và mã khóa truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp cho cơ quan, tổ chức, cá
nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.
Điều 7. Khóa tài khoản
1. Khóa tài khoản có thời hạn
Tài khoản của tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu bị khóa có thời hạn trong các trường hợp sau đây:
a) Có quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng
đối với công chứng viên.
b) Có văn bản của cơ quan có thẩm quyền đề nghị
khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp.
2. Tài khoản của tổ chức, cá nhân bị khoá có thời
hạn sẽ được mở lại khi không còn thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều
này.
3. Khóa tài khoản vĩnh viễn
Tài khoản của tổ chức, cá nhân quản lý, khai thác,
sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa vĩnh viễn trong các trường hợp sau đây:
a) Có quyết định miễn nhiệm, thu hồi thẻ công chứng
viên đối với công chứng viên.
b) Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc
giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất tổ chức hành nghề
công chứng.
c) Tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng Cơ sở dữ
liệu có các hành vi phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin; truy cập vào Cơ sở dữ
liệu để thực hiện các công việc không được giao hoặc sửa đổi, xóa bỏ thông tin
trong Cơ sở dữ liệu, làm biến dạng giao diện, thay đổi cấu trúc của Cơ sở dữ
liệu.
d) Có văn bản của cơ quan quy định tại điểm c, d, đ
khoản 2 Điều 6 đề nghị khóa vĩnh viễn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá
nhân.
Điều 8. Phân quyền sử dụng tài khoản
1. Tài khoản quản trị của Sở Tư pháp
a) Được quyền theo dõi, quản lý toàn bộ thông tin
về cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi tài khoản sử dụng của các cơ quan, tổ chức
vào Cơ sở dữ liệu;
b) Quản lý, phân quyền đối với tài khoản sử dụng
được cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nêu tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này.
2. Tài khoản sử dụng
a) Tài khoản sử dụng của các đối tượng quy định tại
điểm a, b khoản 2 Điều 6 được quyền theo dõi toàn bộ thông tin được cập nhật
bởi các tài khoản sử dụng của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác trong Cơ sở dữ
liệu; được quyền tra cứu thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch
của tài sản; các thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông
tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro được áp dụng đối với tài sản và
cá nhân, tổ chức có liên quan đến giao dịch đã được công chứng, chứng thực.
b) Tài khoản sử dụng của các đối tượng quy định tại
điểm c, d, đ khoản 2 Điều 6 được quyền tra cứu về nguồn gốc tài sản, tình trạng
giao dịch của tài sản; các thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn
chặn, thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro được áp dụng đối với
tài sản và cá nhân, tổ chức có liên quan đến giao dịch khi thực hiện công
chứng, chứng thực; cập nhật thông tin, sửa chữa, xóa thông tin trong Cơ sở dữ
liệu theo quy định tại Quy chế này.
Điều 9. Sao lưu Cơ sở dữ liệu
1. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực phải được thực hiện thường xuyên.
2. Hoạt động sao lưu phải tuân thủ các quy định
trong Quy chế này và quy định của pháp luật.
3. Sở Tư pháp có phương án lưu trữ và phục hồi sao lưu
trong trường hợp xảy ra sự cố, hệ thống dịch vụ có thể quay trở lại trạng thái
sẵn sàng hoạt động trong thời gian yêu cầu, đồng thời đảm bảo dữ liệu, giao
dịch trong thời gian này có thể được phục hồi, không xảy ra trường hợp mất dữ
liệu.
Chương III
CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Điều 10. Cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu
1. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn
chặn; thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro
a) Sở Tư pháp có trách nhiệm xem xét, quyết định
cập nhật thông tin do các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 11 Quy chế này gửi
đến.
b) Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn
chặn; thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro phải thực hiện ngay trong
ngày làm việc nhận được văn bản cung cấp thông tin. Trong trường hợp văn bản
được gửi về sau 16 giờ thì việc cập nhật thông tin phải hoàn thành trước 10 giờ
sáng ngày làm việc tiếp theo.
2. Cập nhật thông tin về giao dịch vào Cơ sở dữ liệu
a) Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân
cấp xã có trách nhiệm cập nhật chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin về giao
dịch được công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu ngay trong ngày thực hiện
công chứng, chứng thực. Trường hợp công chứng, chứng thực sau 16 giờ thì việc
cập nhật thông tin phải hoàn thành trước 10 giờ sáng ngày làm việc tiếp theo.
b) Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân
cấp xã có trách nhiệm cập nhật chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin về sửa lỗi
kỹ thuật trong văn bản công chứng, chứng thực giao dịch đã được cập nhật vào Cơ
sở dữ liệu ngay trong ngày thực hiện. Trường hợp sửa lỗi kỹ thuật sau 16 giờ
thì việc cập nhật thông tin phải hoàn thành trước 10 giờ sáng ngày làm việc
tiếp theo.
3. Thông tin ngăn chặn và cảnh báo rủi ro được cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu khi có các nội dung cơ bản sau đây:
a) Thông tin chung gồm: số ký hiệu văn bản, trích
yếu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành; ngày, tháng, năm có hiệu lực của văn
bản; lý do ngăn chặn; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, kèm tệp tin văn bản.
b) Thông tin về tài sản gồm: bất động sản hoặc động
sản.
Thông tin tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sở
hữu tài sản gắn liền với đất, gồm: Người sử dụng đất/sở hữu tài sản gắn liền
với đất, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền
với đất, số vào sổ, cơ quan cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản đồ,
địa chỉ thửa đất, diện tích.
Thông tin tài sản là động sản có đăng ký quyền sở
hữu, quyền sử dụng và tài sản khác gồm các thông tin: tên tài sản, tên chủ sở
hữu tài sản, số đăng ký tài sản, số Giấy chứng nhận/giấy đăng ký tài sản, cơ
quan cấp, ngày tháng năm cấp.
c) Thông tin về cá nhân gồm: họ và tên, ngày tháng năm
sinh, số định danh cá nhân hoặc số căn cước công dân/thẻ căn cước, địa chỉ nơi
thường trú hoặc nơi ở hiện tại, số điện thoại liên hệ.
Điều 11. Các loại thông tin được gửi đến Sở Tư
pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu
1. Thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của Tòa
án nhân dân các cấp, Tòa án quân sự các cấp, Viện kiểm sát nhân dân các cấp,
Viện kiểm sát quân sự các cấp; văn bản của Tòa án về việc đã thụ lý đơn đề nghị
giải quyết tranh chấp đất đai, tài sản gắn liền với đất.
2. Thông tin có liên quan đến việc kê biên tài sản,
chấm dứt kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt, tạm
dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản và các trường hợp cần ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn của Cơ quan thi hành án dân sự các cấp và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
khác.
3. Thông tin về các trường hợp ngăn chặn, giải tỏa,
ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản giả mạo, người giả mạo giấy tờ để
giao dịch về tài sản, lừa đảo tài sản và các trường hợp cần ngăn chặn, giải
tỏa, ngăn chặn khác của Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, Cơ quan điều tra
trong Quân đội nhân dân, Cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và
cơ quan có thẩm quyền điều tra khác.
4. Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân cấp
xã, Sở Nông nghiệp và Môi trường, cơ quan đăng ký đất đai gửi văn bản thông tin
về các trường hợp thu hồi đất; thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền
sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với
đất và các trường hợp cần ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn khác.
5. Văn bản của Trọng tài Thương mại Việt Nam về việc thụ lý đơn giải quyết tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại
liên quan đến đất đai, tài sản gắn liền với đất.
6. Công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực khi
phát hiện thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có thẩm quyền nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa
được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu phải báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập
nhật kịp thời.
Điều 12. Sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhật
vào Cơ sở dữ liệu
1. Việc sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhật vào
Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá
trình cập nhật thông tin và do chính cơ quan, tổ chức đã cập nhật thông tin
thực hiện.
2. Khi phát hiện sai sót, người thực hiện cập nhật báo
cáo ngay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức mình để kiểm tra, phê duyệt việc sửa
chữa sai sót cho chính xác với văn bản công chứng, chứng thực, thông tin ngăn
chặn, giải tỏa ngăn chặn, hoặc thực hiện việc xóa thông tin.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm
đối với việc quyết định phê duyệt sửa chữa sai sót hoặc thực hiện việc xóa
thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
Điều 13. Tra cứu thông tin và sử dụng thông tin
1. Trước khi công chứng, chứng thực giao dịch, công
chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực tra cứu các thông tin ngăn chặn,
giải tỏa ngăn chặn; thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro và
thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực trong Cơ sở dữ liệu.
2. Căn cứ kết quả tra cứu thông tin, công chứng
viên, người có thẩm quyền chứng thực quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ
chối công chứng, chứng thực hoặc tiến hành kiểm tra, xác minh.
3. Việc tra cứu thông tin không thay thế trách
nhiệm kiểm tra, xác minh, tìm hiểu thông tin của công chứng viên, người có thẩm
quyền chứng thực trong những trường hợp cần thiết.
4. Khi có thông tin cảnh báo rủi ro, công chứng
viên, người có thẩm quyền chứng thực phải tiến hành kiểm tra, xác minh bổ sung.
5. Khi có thông tin ngăn chặn, công chứng viên,
người có thẩm quyền chứng thực không thực hiện, dừng hoặc tạm dừng thực hiện
công chứng, chứng thực giao dịch có liên quan đến tài sản đó.
Điều 14. Khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng thông tin
trong Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng
thực trên địa bàn thành phố.
2. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, nhân
viên của Tổ chức hành nghề công chứng; Ủy ban nhân dân cấp xã, người có thẩm quyền
chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công
chứng, chứng thực giao dịch.
3. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu được cung cấp theo
yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác thanh tra, kiểm
tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án và công tác quản lý nhà nước theo quy
định.
4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được Sở Tư pháp cấp
tài khoản quy định tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này được khai thác, sử dụng thông
tin trong Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định
của pháp luật và Quy chế này.
Điều 15. Kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu
1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được chia sẻ với Cơ
sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp, ngành, địa phương phục vụ hoạt động của
các cơ quan nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính, đơn giản hóa thủ tục
hành chính cho người dân, doanh nghiệp theo từng giai đoạn phù hợp với lộ trình
xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp và các Cơ sở dữ liệu có liên
quan.
2. Kết nối, chia sẻ dữ liệu trực tuyến trên môi
trường mạng bằng việc đồng bộ toàn bộ hoặc một phần dữ liệu giữa các Cơ sở dữ
liệu của cơ quan cung cấp dữ liệu và cơ quan khai thác dữ liệu.
3. Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với Sở Khoa
học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện việc kết nối,
chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật hoặc quyết định của cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16. Trách nhiệm, quyền hạn của Sở Tư pháp
1. Trực tiếp thực hiện việc quản lý, khai thác, sử
dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp
luật có liên quan.
2. Tổ chức tập huấn các nội dung liên quan đến công
tác quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu.
3. Thiết lập đầu mối hỗ trợ kỹ thuật để kịp thời xử
lý ngay các lỗi sự cố dẫn đến không cập nhật được thông tin giao dịch đã công chứng,
chứng thực vào Cơ sở dữ liệu.
4. Cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan có
thẩm quyền phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi
hành án, quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật.
5. Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, chỉ đạo các tổ
chức hành nghề công chứng cập nhật, bổ sung dữ liệu các giao dịch vào Cơ sở dữ liệu
đầy đủ, kịp thời.
6. Triển khai thực hiện, theo dõi, tổng hợp tình
hình thực hiện Quy chế này báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.
Điều 17. Trách nhiệm của Sở Nông nghiệp và Môi
trường
Phối hợp thực hiện và chỉ đạo cơ quan đăng ký đất
đai cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản
là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất trong phạm vi thẩm quyền giải
quyết của cơ quan, đơn vị đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
Điều 18. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ
Phối hợp với Sở Tư pháp bố trí hạ tầng công nghệ thông
tin dùng chung của thành phố phục vụ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên
địa bàn thành phố; hướng dẫn việc quản lý, lưu trữ, kết nối và chia sẻ dữ liệu
trong phạm vi quản lý.
Điều 19. Đề nghị Tòa án nhân dân thành phố, Viện
kiểm sát nhân dân thành phố, Thi hành án dân sự thành phố
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phối hợp
thực hiện và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc ngành mình kịp thời cung cấp đến
Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các
loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị để cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu.
Điều 20. Trách nhiệm của Công an thành phố
Phối hợp thực hiện và chỉ đạo Phòng nghiệp vụ, Công
an cấp xã cung cấp thông tin ngán chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo thẩm quyền
đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
Điều 21. Trách nhiệm của Sở Tài chính
Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng dự toán kinh
phí; trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kinh phí phục vụ cho công tác quản
lý, khai thác, sử dụng, bảo trì, nâng cấp, phát triển Cơ sở dữ liệu.
Điều 22. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện
việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm
trong quản lý, xử lý các thông tin hệ thống; sử dụng, bảo mật đối với tài khoản
được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài khoản
của công chức cơ quan mình; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân
trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
2. Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, công
chức tham mưu làm công tác chứng thực được phân công cập nhật, tra cứu, khai
thác và sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Cập nhật thông tin, sửa chữa thông tin đã cập
nhập vào Cơ sở dữ liệu và tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu; chịu trách
nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã cập nhập hoặc đã tra
cứu;
b) Tham dự các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai
thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần
thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí
mật thông tin.
Điều 23. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên
thành phố, các tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân có liên quan
1. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên thành phố
a) Thực hiện và hướng dẫn, giám sát các hội viên
tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng và thực hiện Quy chế này;
b) Có biện pháp xử lý theo thẩm quyền hoặc thông
báo cho cơ quan có thẩm quyền đối với các hành vi không cập nhật, chia sẻ thông
tin kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác của công chứng viên,
tổ chức hành nghề công chứng liên quan đến việc cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ
sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp
của tổ chức, cá nhân.
2. Trách nhiệm của Trưởng các tổ chức hành nghề
công chứng
a) Đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa hoặc thay đổi tài
khoản cho công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình.
b) Chịu trách nhiệm về việc quản lý, cập nhật thông
tin về giao dịch vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu, cập nhật và sử dụng an toàn, hiệu quả
Cơ sở dữ liệu tại tổ chức mình.
c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc cập nhật,
sửa chữa thông tin trong Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình theo quy định của Quy
chế này. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin
giao dịch đã công chứng để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
d) Đảm bảo điều kiện (trang thiết bị, mạng internet
và các điều kiện khác) cho việc vận hành Cơ sở dữ liệu tại đơn vị mình.
đ) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp những vấn đề phát
sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu, tích cực phối hợp với đầu mối quản trị
của Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật
khẩu và tên đăng nhập truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay
cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên đăng nhập.
g) Cử công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ tham gia
đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở
dữ liệu.
h) Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của
pháp luật.
3. Trách nhiệm của công chứng viên, nhân viên
nghiệp vụ của tổ chức hành nghề công chứng
a) Cập nhật thông tin, sửa và xóa các thông tin
trên Cơ sở dữ liệu.
b) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công
chứng về việc cập nhật, sửa và xóa các thông tin do mình cập nhật vào Cơ sở dữ
liệu theo quy định của Quy chế này.
c) Tham dự đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập
huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
Điều 24. Điều khoản thi hành
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trong
phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình chịu trách nhiệm tổ chức thực
hiện Quy chế này.
2. Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo
dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế; tổng hợp, báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân
dân thành phố xem xét chỉ đạo giải quyết khó khăn, vướng mắc trong quá trình
thực hiện./.