|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH TUYÊN QUANG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
117/2025/QĐ-UBND
|
Tuyên Quang, ngày
31 tháng 12 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN
TỬ CÔNG VỤ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TUYÊN QUANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin số 67/2006/QH11 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 21/2017/QH14, Luật số
20/2023/QH15, Luật số 24/2023/QH15, Luật số 71/2025/QH15, Luật số 84/2025/QH15;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng số 86/2015/QH13 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 35/2018/QH14;
Căn cứ Luật An ninh mạng số
24/2018/QH14;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật
nhà nước số 29/2018/QH14 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 81/2025/QH15
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
số 20/2023/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 60/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số
85/2016/NĐ-CP của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục
tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
12/2022/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn
một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ
về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Khoa học và Công nghệ;
Ủy ban nhân dân ban hành Quyết
định ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ
trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang.
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận
hành và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang.
Điều 2.
Điều khoản thi hành
1. Quyết định này có hiệu lực từ
ngày 20 tháng 01 năm 2026.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh; Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ
tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Khoa học và Công nghệ;
- Vụ Pháp chế - Bộ Khoa học và Công nghệ;
- Cục Kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh;
- Cơ sở dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật tỉnh (đăng tải);
- Báo và Phát thanh, Truyền hình Tuyên Quang;
- Như Điều 2;
- Các sở, ban, ngành tỉnh;
- UBND các xã, phường;
- Trung tâm Thông tin - Hội nghị tỉnh;
- Lưu: VT, KH&CĐS
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Vương Ngọc Hà
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TUYÊN QUANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 117/2025/QĐ-UBND ngày 31 tháng 11 năm 2025
của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản
lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trên địa bàn tỉnh Tuyên
Quang.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối với
tất cả các cơ quan, đơn vị nhà nước, các tổ chức đảng, đoàn thể, cán bộ, công
chức, viên chức, người lao động, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tham
gia khai thác, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ phục vụ công tác
chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Điều 3.
Thành phần hệ thống thư điện tử công vụ
1. Hệ thống thư điện tử công vụ
là phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin để các tổ chức và cá nhân được quy định
tại Điều 2 sử dụng, trao đổi thông tin dưới dạng thư điện tử
thông qua mạng internet phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ. Tên miền truy cập
https://mail.tuyenquang.gov.vn.
2. Hệ thống thư điện tử công vụ
được cài đặt, vận hành trên hạ tầng Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh, do Trung
tâm Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ
tỉnh Tuyên Quang vận hành.
3. Hệ thống thư điện tử công vụ
sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội
dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử. Các dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp
trao đổi qua hệ thống thư điện tử công vụ phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật
về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước theo đúng với các quy định
của pháp luật hiện hành.
Điều 4. Các
hành vi bị nghiêm cấm
1. Cung cấp hoặc để lộ mật khẩu
truy cập thư điện tử công vụ cho tổ chức, đơn vị và cá nhân khác không có phạm
vi, trách nhiệm sử dụng.
2. Truy nhập vào thư điện tử
công vụ của người khác hoặc để người khác sử dụng thư điện tử của mình, giả mạo
một phần hoặc toàn bộ nội dung thư điện tử của cá nhân, tổ chức khác làm mất an
toàn hoặc lộ lọt thông tin.
3. Sử dụng hệ thống thư điện tử
công vụ để phát tán, trao đổi những nội dung sai sự thật, xuyên tạc, gây mất
đoàn kết nội bộ hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục, đạo đức công vụ.
4. Sử dụng Hệ thống thư điện tử
công vụ để trao đổi, lưu trữ tài liệu, văn bản có nội dung chứa bí mật nhà nước.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 5. Định
dạng địa chỉ thư điện tử công vụ
Địa chỉ thư điện tử công vụ được
đặt duy nhất cho mỗi tổ chức và cá nhân trong tỉnh theo dạng:
1. Đối với tổ chức được đặt
theo định dạng sau:
[Tên tổ chức]@tuyenquang.gov.vn;
trong đó: Tên tổ chức là tên viết tắt của tổ chức. Các phòng, ban, đơn vị
trực thuộc tổ chức được đặt theo định dạng sau:
[Tên phòng, ban, đơn vị viết
tắt, viết liền].[Thư điện tử của tổ chức]@tuyenquang.gov.vn.
2. Đối với cá nhân được đặt
theo định dạng sau:
[Họ và tên đệm] + [Tên].[Thư
điện tử của tổ chức]@tuyenquang.gov.vn.
Trong đó Họ và tên đệm viết
tắt chữ cái đầu, Tên được viết đầy đủ không dấu, Thư điện tử của tổ
chức được đặt theo khoản 1 Điều này.
Trong trường hợp sau khi xác định
địa chỉ theo định dạng trên mà bị trùng với địa chỉ của cá nhân khác thì thực
hiện như sau:
- Cá nhân không trùng hoàn toàn
cả họ và tên không dấu thì bổ sung thêm các ký tự tiếp theo trong họ và tên đệm
cho đến khi không trùng.
- Cá nhân trùng hoàn toàn cả họ
và tên không dấu thì bổ sung thêm số thứ tự theo định dạng:
[Họ_tên_ đệm]+[Tên]+[Số thứ
tự].[Thư điện tử của tổ chức]@tuyenquang. gov.vn.
Điều 6. Quy
tắc thiết lập mật khẩu cho tài khoản thư điện tử công vụ
1. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản thư điện tử công vụ phải thay đổi mật khẩu trong lần truy cập đầu
tiên (trường hợp không thay đổi mật khẩu sẽ không thể truy cập, sử dụng hệ thống).
Khuyến khích tổ chức, cá nhân thường xuyên thay đổi mật khẩu trong quá trình sử
dụng.
2. Mật khẩu sử dụng cho thư điện
tử công vụ phải có độ dài tối thiểu 8 ký tự, có sử dụng ký tự dạng chữ in hoa,
số ký tự đặc biệt và không chứa tên tổ chức, tên phòng ban và tên cá nhân của
hòm thư trong mật khẩu.
Điều 7. Quy
trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản thư điện tử công vụ
1. Gửi yêu cầu.
a) Khi cần cấp mới hoặc thay đổi
hoặc hủy bỏ tài khoản thư điện tử công vụ cho cá nhân mới được tuyển dụng hoặc
luân chuyển hoặc nghỉ việc, về hưu. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị lập yêu cầu cấp
mới hoặc thay đổi hoặc hủy bỏ tài khoản thư điện tử công vụ gửi Trung tâm Khoa
học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ.
b) Khi có thay đổi về tổ chức
(sáp nhập, giải thể tổ chức), cơ quan, đơn vị gửi văn bản yêu cầu cấp mới, thay
đổi hoặc hủy bỏ tài khoản thư điện tử công vụ của tổ chức gửi Trung tâm Khoa học,
Công nghệ và Đổi mới sáng tạo trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ.
c) Yêu cầu cấp mới, thay đổi, hủy
bỏ tài khoản thư điện tử công vụ gửi đến Trung tâm Khoa học, Công nghệ và Đổi mới
sáng tạo trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ qua Hệ thống quản lý và điều hành
của tỉnh.
2. Thực hiện yêu cầu
Trung tâm Khoa học, Công nghệ
và Đổi mới sáng tạo trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ thực hiện yêu cầu cấp mới,
thay đổi, hủy bỏ tài khoản thư điện tử công vụ theo quy định trong Quy chế này.
Tài khoản thư điện tử công vụ sau khi hủy bỏ sẽ được xóa và không còn khả năng
khôi phục.
3. Cập nhật, phản hồi thông tin
Sau khi giải quyết yêu cầu,
Trung tâm Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo gửi thông báo kết quả thực hiện
đến tổ chức có văn bản yêu cầu, đồng gửi Sở Khoa học và Công nghệ để báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh.
Điều 8. Tạm
khóa, khôi phục tài khoản thư điện tử công vụ
1. Tạm khóa tài khoản thư điện
tử công vụ
Là việc áp dụng các biện pháp kỹ
thuật để tăng cường đảm bảo an toàn thông tin trên Hệ thống thư điện tử công vụ.
Việc tạm khóa sẽ do đơn vị quản trị, vận hành thực hiện khi có đề nghị của các
cơ quan, đơn vị hoặc trong trường hợp phát hiện tài khoản thư điện tử có nguy
cơ gây mất an toàn thông tin. Tài khoản thư điện tử tạm khóa sẽ không thể đăng
nhập, gửi/nhận thư điện tử.
2. Các trường hợp tạm khóa tài khoản
thư điện tử
a) Tài khoản không phát sinh hoạt
động đăng nhập, gửi, nhận trong khoảng thời gian 06 tháng mà không thông báo lý
do.
b) Tài khoản bị chiếm dụng, lộ
lọt hoặc tham gia vào quá trình phát tán thư rác, mã độc được cơ quan chức năng
an toàn thông tin cảnh báo.
c) Vi phạm các hành vi bị nghiêm
cấm quy định tại Điều 3 Quy chế này.
d) Không thay đổi mật khẩu mặc
định sau 01 tháng kể từ thời điểm được cấp tài khoản thư điện tử.
3. Quy trình khôi phục tài khoản
thư điện tử công vụ đã tạm khóa
a) Cơ quan, đơn vị liên hệ bằng
văn bản gửi Trung tâm Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo trực thuộc Sở
Khoa học và Công nghệ để được xử lý khôi phục tài khoản thư điện tử đang tạm
khóa.
b) Sau 03 ngày làm việc kể từ
khi tiếp nhận yêu cầu, Trung tâm Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo trực
thuộc Sở Khoa học và Công nghệ xác minh yêu cầu, thực hiện thao tác kỹ thuật
khôi phục tài khoản thư điện tử đã tạm khóa.
c) Cơ quan, đơn vị, cá nhân tiến
hành đổi mật khẩu truy nhập tài khoản thư điện tử công vụ trong lần truy cập đầu
tiên kể từ khi tài khoản thư điện tử đã tạm khóa được khôi phục.
4. Xoá vĩnh viễn tài khoản thư
điện tử
Tài khoản thư điện tử công vụ tạm
khóa liên tục trong thời gian từ 03 năm trở lên, Hệ thống sẽ tự động hủy bỏ và
không còn khả năng khôi phục.
Điều 9. Lưu
trữ thư điện tử công vụ
1. Các thông tin được lưu trữ
Hệ thống thư điện tử công vụ thực
hiện lưu trữ nhật ký hệ thống (logfile) bao gồm tối thiểu các thông tin: Thời
gian gửi, địa chỉ thư gửi, địa chỉ thư nhận, địa chỉ IP gửi, dung lượng thư,
các lỗi trên hệ thống. Thời gian lưu trữ nhật ký tối thiểu 06 tháng để có căn cứ
giải quyết khi có sự cố xảy ra.
2. Dung lượng lưu trữ
a) Dung lượng lưu trữ cấp cho mỗi
tài khoản thư điện tử công vụ được thường xuyên điều chỉnh tăng lên theo yêu cầu,
nhu cầu sử dụng thực tế và khả năng đáp ứng của Hệ thống thư điện tử công vụ
trong từng giai đoạn.
b) Sở Khoa học và Công nghệ quyết
định dung lượng cấp cho thư điện tử công vụ, cho phép dung lượng tối đa tệp gửi
kèm, đảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ; thực hiện
việc điều chỉnh tăng dung lượng, kích cỡ tệp gửi kèm đảm bảo phù hợp với hạ tầng
kỹ thuật vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ.
c) Mỗi tài khoản thư điện tử
công vụ sau khi thiết lập được liên kết với dung lượng lưu trữ đặt tại Trung
tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.
d) Hệ thống thư điện tử công vụ
sẽ gửi cảnh báo vào thư điện tử công vụ khi tổng dung lượng trong hộp thư gần
vượt quá dung lượng lưu trữ được cấp.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10.
Trách nhiệm của đơn vị quản lý, vận hành hệ thống thư điện
tử công
vụ
1. Sở Khoa học và Công nghệ
a) Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên
Quang giao Sở Khoa học và Công nghệ là cơ quan đầu mối chịu trách nhiệm quản
lý, mọi hoạt động của hệ thống thư điện tử theo quy định của Quy chế này và các
quy định khác của pháp luật.
b) Nghiên cứu triển khai tích hợp,
chia sẻ dữ liệu hệ thống thư điện tử với Hệ thống định danh và xác thực điện tử
và tích hợp đăng nhập một lần theo hướng dẫn của Bộ Khoa học và Công nghệ.
c) Lập dự toán kinh phí cho việc
quản lý, duy trì, phát triển, bảo trì hệ thống thư điện tử của tỉnh trình Ủy
ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt.
d) Thông báo đầu mối tiếp nhận
thông tin của cá nhân phản ánh, kiến nghị trong quá trình sử dụng hệ thống thư
điện tử công vụ của tỉnh.
e) Kiểm tra, thanh tra hoặc đề
nghị xử lý vi phạm đối với các tổ chức, cá nhân sử dụng tài khoản thư điện tử
trái quy định hiện hành.
2. Trung tâm Khoa học, Công nghệ
và Đổi mới sáng tạo trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ
a) Thực hiện chức năng quản trị,
bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố
để hệ thống thư điện tử công vụ vận hành thông suốt, liên tục. Khi gặp các sự cố
buộc phải ngừng hoạt động thì phải có thông báo gửi các tổ chức, cá nhân liên
quan và phải nêu rõ thời gian phục hồi hệ thống.
b) Triển khai các biện pháp
phòng chống mã độc, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện
tử công vụ, quản lý quyền truy nhập của các tổ chức, cá nhân khi sử dụng thư điện
tử của tỉnh.
c) Thực hiện chế độ lưu trữ dự
phòng dữ liệu hệ thống thư điện tử, tuân thủ các quy định về an toàn thông tin
theo cấp độ.
d) Thường xuyên hướng dẫn kỹ
thuật việc sử dụng thư điện tử và hỗ trợ kỹ thuật cho các tổ chức, cá nhân
trong quá trình sử dụng.
Điều 11.
Trách nhiệm của tổ chức khi sử dụng thư điện tử công vụ
1. Được cấp tài khoản thư điện
tử công vụ của tổ chức để sử dụng trao đổi, gửi nhận thông tin. Thủ trưởng các
cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo việc sử dụng hệ thống thư điện
tử công vụ đúng mục đích, có hiệu quả và chịu trách nhiệm về nội dung thông
tin, bảo đảm sự bí mật tài khoản thư điện tử.
2. Thư điện tử công vụ của tổ
chức do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người
có trách nhiệm trong tổ chức, đơn vị quản lý.
3. Khi có thay đổi Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị phải bàn giao tài khoản và dữ liệu trong thư điện tử cho Thủ
trưởng mới.
4. Khi nhận được thư điện tử,
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị (hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý
và tổ chức thực hiện.
5. Được sử dụng hệ thống thư điện
tử công vụ của tỉnh trong trao đổi văn bản, tài liệu giữa các tổ chức, cá nhân
với nhau, với người dân và doanh nghiệp trong việc cung cấp thông tin và dịch vụ
công.
6. Thực hiện chế độ báo cáo khi
có yêu cầu và gửi về Sở Khoa học và Công nghệ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân
tỉnh.
Điều 12.
Trách nhiệm của cá nhân khi sử dụng thư điện tử công vụ
1. Tài khoản thư điện tử công vụ
cá nhân được cấp để sử dụng trao đổi thông tin phục vụ công việc hàng ngày, hỗ
trợ thực hiện nhiệm vụ và công tác chuyên môn được giao. Khi được cấp tài khoản
thư điện tử công vụ, cá nhân phải truy cập và thay đổi ngay mật khẩu để bảo đảm
an toàn, bảo mật của thư điện tử.
2. Bảo quản mật khẩu để đảm bảo
an toàn cho tài khoản thư điện tử được cấp. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu
phải thực hiện thay đổi hoặc khôi phục mật khẩu thông qua các chức năng hệ thống.
Trường hợp cần thiết có thể thông báo cho Sở Khoa học và Công nghệ để được cấp
lại mật khẩu mới.
3. Sử dụng hệ thống thư điện tử
công vụ theo các quy định và chịu trách nhiệm về thông tin của mình khi gửi, nhận
qua thư điện tử.
4. Quản lý và lưu trữ các thư
điện tử trong tài khoản thư điện tử của mình.
5. Khi phát hiện những thư điện
tử không đúng mục đích, thư điện tử có mã độc thì thực hiện xóa bỏ. Trường hợp thư
điện tử có nguy cơ phát tán mã độc thì báo cáo Thủ trưởng cơ quan và Sở Khoa học
và Công nghệ phối hợp xử lý kịp thời.
6. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp
sự cố về sử dụng thư điện tử công vụ phải thông báo về Sở Khoa học và Công nghệ
hoặc Trung tâm Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo để được hỗ trợ.
7. Không sử dụng tài khoản thư
điện tử công vụ được cấp để đăng ký các dịch vụ trực tuyến trên Internet như:
đăng ký tài khoản mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn công cộng, các hoạt
động nhận thư giới thiệu, quảng bá, quảng cáo và các dịch vụ không phục vụ hoạt
động công vụ của các tổ chức, cá nhân trên Internet.
8. Không phát tán thư rác hoặc
các thư điện tử không đúng mục đích sử dụng của Hệ thống thư điện tử công vụ
thông qua địa chỉ sử dụng của mình./.