|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH ĐỒNG THÁP
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
143/2025/QĐ-UBND
|
Đồng Tháp,
ngày 02 tháng 12 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC, SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH ĐỒNG THÁP
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số
87/2025/QH15;
Căn cứ Luật Công nghệ
thông tin số 67/2006/QH11;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng số 86/2015/QH13;
Căn cứ Luật An ninh mạng
số 24/2018/QH14;
Căn cứ Luật Giao dịch điện
tử số 20/2023/QH15;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư
điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc
Sở Khoa học và Công nghệ;
Ủy ban nhân dân Tỉnh ban
hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh Đồng Tháp.
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận
hành, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Đồng Tháp.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 20 tháng
12 năm 2025.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh; Thủ trưởng các
sở, ban, ngành, đoàn thể Tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường; các đơn
vị, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Cục KTVB&QLXLVPHC - Bộ Tư pháp;
- Vụ Pháp chế - Bộ Khoa học và Công nghệ;
- VP Đoàn ĐBQH và HĐND Tỉnh;
- UBMTTQVN Tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND Tỉnh;
- Sở, ban, ngành, đoàn thể Tỉnh;
- Báo và PTTH Đồng Tháp;
- UBND các xã, phường;
- VPUB: CVP, các PCVP;
- Cổng TTĐT Tỉnh, Công báo Tỉnh;
- Lưu: VT, KGVX (KD).
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Huỳnh Minh Tuấn
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ
ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 143/2025/QĐ-UBND ngày 02 tháng 12 năm 2025
của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp)
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định việc
quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Đồng
Tháp.
2. Quy chế này được áp dụng
đối với cơ quan nhà nước tỉnh Đồng Tháp; cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động thuộc các cơ quan nhà nước tỉnh Đồng Tháp, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan (sau
đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức, cá nhân) khi sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh
Đồng Tháp.
3. Quy chế này không áp dụng
đối với viên chức, người lao động trong các cơ sở giáo dục, cơ sở y tế công lập
thuộc ngành giáo dục và ngành y tế tỉnh Đồng Tháp.
Điều
2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
được hiểu như sau:
1. Hệ thống thư điện tử là hệ
thống thông tin quản lý các hộp thư điện tử và thực hiện gửi, nhận thư điện tử.
2. Hộp thư điện tử là một dịch
vụ trên mạng máy tính cho phép người dùng gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thư điện
tử (email).
3. Hộp thư điện tử công vụ
là hộp thư điện tử được cấp cho các cơ quan nhà nước (gọi là Hộp thư điện tử
công vụ cơ quan, tổ chức), cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (gọi
là Hộp thư điện tử công vụ cá nhân) làm việc trong các cơ quan nhà nước, tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội để trao đổi thông tin, tài liệu, văn
bản trong hoạt động công vụ.
4. Tài khoản thư điện tử là
thông tin bao gồm địa chỉ hộp thư điện tử và mật khẩu để truy nhập vào hộp thư
điện tử thực hiện gửi và nhận thư điện tử.
Điều
3. Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Đồng Tháp
1. Hệ thống thư điện tử công
vụ tỉnh Đồng Tháp là thành phần trong hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh Đồng
Tháp được sử dụng vào việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử trên môi
trường mạng (Internet), có tên miền là @dongthap.gov.vn và địa chỉ truy
cập trên môi trường mạng là: https://mail.dongthap.gov.vn.
2. Hệ thống thư điện tử công
vụ tỉnh Đồng Tháp được cài đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh, do Trung
tâm Chuyển đổi số (Sở Khoa học và Công nghệ) trực tiếp quản lý và vận
hành.
Điều 4.
Nguyên tắc quản lý và sử dụng
1. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ khi trao đổi văn bản, hồ sơ, tài liệu,
thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp công tác và những thông tin khác liên
quan đến hoạt động thực thi công vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao (trừ
các văn bản, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định).
2. Không sử dụng Hệ thống
thư điện tử công vụ để trao đổi các nội dung thông tin xấu gây phương hại đến
an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi
trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của
dân tộc; tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại
và những bí mật khác do pháp luật quy định; đưa thông tin xuyên tạc, vu khống,
xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của công dân; quảng cáo, tuyên
truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ bị cấm; truyền bá tác phẩm báo chí, văn học,
nghệ thuật, xuất bản phẩm bị cấm; phát tán vi rút (virus) máy tính thông
qua hộp thư điện tử cá nhân vào Hệ thống thư điện tử công vụ.
3. Không sử dụng tài khoản
thư điện tử công vụ được cấp để đăng ký các dịch vụ trực tuyến trên Internet
như: đăng ký tài khoản mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn công cộng, các
hoạt động nhận thư giới thiệu, quảng bá, quảng cáo và các dịch vụ không phục vụ
hoạt động công vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên Internet.
Điều 5.
Những loại văn bản khuyến khích trao đổi qua Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Hệ thống thư điện tử công
vụ khuyến khích trao đổi thông tin, tài liệu điện tử phục vụ mục đích công vụ
giữa các cơ quan nhà nước, giữa cán bộ, công chức, viên chức với nhau và với tổ
chức, cá nhân có liên quan (trừ các văn bản, tài liệu chứa nội dung thuộc
danh mục bí mật nhà nước theo quy định hiện hành).
2. Những văn bản được trao đổi
qua hệ thống thư điện tử công vụ phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch
điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa
các cơ quan nhà nước.
3. Sử dụng bộ mã ký tự chữ
Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode để thể hiện
các nội dung, văn bản trao đổi trong hệ thống thư điện tử công vụ.
Chương
II
QUẢN LÝ, VẬN
HÀNH, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Điều 6.
Định dạng hộp thư điện tử công vụ
1. Đối với các hộp thư điện
tử công vụ của cơ quan, tổ chức và cá nhân đã được cấp trước khi Quy chế này được
ban hành vẫn giữ nguyên như hiện trạng và tiếp tục sử dụng.
2. Định dạng tên hộp thư điện
tử công vụ cơ quan, tổ chức được cấp mới
a) Hộp thư điện tử công vụ của
các cơ quan, tổ chức đặt theo cấu trúc sau: <tên viết tắt của cơ quan viết
liền, không dấu>@dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công
vụ của Sở Khoa học và Công nghệ có tên là [email protected].
b) Hộp thư điện tử công vụ của
các xã, phường đặt theo cấu trúc sau: <tên xã/phường, không dấu>@dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công
vụ của Uỷ ban nhân dân Phường Cao Lãnh có tên là [email protected].
c) Hộp thư điện tử công vụ
các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức đặt theo cấu trúc sau:
<tên viết tắt sở, ban, ngành hoặc tên xã, phường không dấu>.<tên viết
tắt phòng, ban, đơn vị trực thuộc viết liền, không dấu>@dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công
vụ của Phòng Chuyển đổi số, Sở Khoa học và Công nghệ có tên là
[email protected]; Hộp thư điện tử công vụ của Phòng Văn hóa - Xã
hội, Phường Cao Lãnh có tên là [email protected].
d) Hộp thư điện tử công vụ
các cơ quan, tổ chức khác đặt theo cấu trúc sau: <tên cơ quan, tổ chức viết
liền, không dấu>@dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công
vụ của Hội nông dân tỉnh Đồng Tháp có tên là [email protected].
3. Định dạng hộp thư điện tử
công vụ cho cá nhân được cấp mới
a) Tài khoản của cán bộ,
công chức đặt tên theo cấu trúc sau: <họ và tên viết đầy đủ, không dấu>@dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công
vụ của ông Lê Minh Hiếu là công chức Sở Khoa
học và Công nghệ có tên là
[email protected].
b) Trường hợp tên hộp thư điện
tử công vụ cá nhân bị trùng lặp với Hộp thư điện tử đã tạo lập trước: Hộp thư
điện tử cá nhân được tạo lập sau ưu tiên đặt tên tài khoản cho các trường hợp này
lần lượt theo cấu trúc sau: <họ và tên viết đầy đủ, không dấu, năm
sinh>@dongthap.gov.vn; <viết tắt họ + chữ lót + tên viết đầy đủ,
không dấu >@dongthap.gov.vn hoặc <viết tắt họ + viết tắt chữ lót +
tên viết đầy đủ, không dấu >@dongthap.gov.vn. Trong trường hợp có nhiều
cá nhân trùng họ, tên thì sử dụng thông tin năm sinh đặt tên theo cấu trúc sau:
<viết tắt họ
+ viết tắt chữ lót + tên
viết đầy đủ, không dấu + năm sinh>@dongthap.gov.vn
Ví dụ: Có nhiều cán bộ, công
chức, viên chức, người lao động cùng tên là Lê Minh Hiếu thì hộp thư điện tử
công vụ được đặt lần lượt theo thứ tự ưu tiên như sau: (1) [email protected];
(2) [email protected]; (3) [email protected]; (4) [email protected]; [email protected]; lmhieu021990 (1990, 1991 là năm sinh;
02 là tháng sinh của cán bộ, công chức, viên chức tương ứng).
Điều 7. Dung lượng lưu trữ của hộp thư điện tử công vụ
1.
Dung lượng cấp cho mỗi hộp thư điện tử, bảo đảm tối thiểu 500MB/hộp thư điện tử
cá nhân, 2GB/hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị; kích cỡ các tệp gửi kèm tối đa
20MB/hộp thư điện tử.
2.
Sở Khoa học và Công nghệ quyết định dung lượng lưu trữ cấp cho mỗi hộp thư điện
tử được thường xuyên điều chỉnh tăng lên theo yêu cầu, nhu cầu sử dụng thực tế
và khả năng đáp ứng của Hệ thống thư điện tử công vụ trong từng giai đoạn.
Điều 8. Thẩm quyền, quy trình cấp mới, thay đổi, cấp lại mật
khẩu, thu hồi hộp thư điện tử công vụ
1.
Việc cấp mới, thay đổi và thu hồi hộp thư điện tử được áp dụng cho cơ quan, tổ
chức thành lập mới, thành lập lại, giải thể và cá nhân là cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động đương nhiệm, mới được tuyển dụng, thuyên chuyển công
tác, bổ nhiệm chức danh hoặc thôi không làm việc trong các cơ quan nhà nước
trên địa bàn tỉnh.
2.
Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử công vụ:
a)
Khi có yêu cầu cấp mới, thay đổi thông tin, tạm khóa, cấp lại mật khẩu hộp thư
điện tử cơ quan, tổ chức gửi văn bản tới Trung tâm Chuyển đổi số (Sở Khoa học
và Công nghệ) qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành hoặc qua hộp thư điện tử
[email protected] (theo mẫu Phụ lục kèm Quy
chế này) để được giải quyết. Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày
làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Trung tâm Chuyển đổi số (Sở
Khoa học và Công nghệ) xử lý và thông báo cho cơ quan, tổ chức bằng văn bản.
b)
Trường hợp cá nhân được tuyển dụng vào làm việc trong cơ quan, tổ chức: cơ
quan, tổ chức tiếp nhận cá nhân vào làm việc gửi yêu cầu tạo lập mới hộp thư điện
tử công vụ theo Mẫu số 01 tại Phụ lục kèm theo Quy
chế này.
c)
Trường hợp cá nhân (là cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đương
nhiệm) thay đổi vị trí công tác, chức danh: cơ quan, tổ chức lập danh sách,
gửi yêu cầu thay đổi thông tin theo Mẫu số 02 tại Phụ
lục kèm theo Quy chế này.
d)
Trường hợp cá nhân thay đổi vị trí công tác, chuyển sang tổ chức khác trực thuộc
tỉnh: cơ quan, tổ chức tiếp nhận cá nhân vào làm việc gửi yêu cầu thay đổi
thông tin hộp thư điện tử theo Mẫu số 02 tại Phụ
lục kèm theo Quy chế này.
đ)
Trường hợp cá nhân chuyển công tác ra khỏi tỉnh hoặc nghỉ hưu, nghỉ việc: cơ
quan, tổ chức quản lý cá nhân có trách nhiệm gửi yêu cầu thu hồi hộp thư điện tử
theo Mẫu số 02 tại Phụ lục kèm theo Quy chế này.
e)
Trung tâm Chuyển đổi số (Sở Khoa học và Công nghệ) được giao trực tiếp
thực hiện cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử công vụ.
Điều 9. Tạm khóa, khôi phục hộp thư điện tử công vụ bị tạm
khóa
1.
Tạm khóa hộp thư điện tử công vụ là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật trên hệ
thống thư điện tử công vụ để tạm thời không cho phép người sử dụng truy nhập, sử
dụng hộp thư điện tử công vụ. Hộp thư điện tử công vụ bị tạm khóa vẫn có thể nhận
thư điện tử công vụ. Sau thời gian 30 ngày mà không có đề nghị khôi phục lại hộp
thư điện tử công vụ thì Trung tâm Chuyển đổi số (Sở Khoa học và Công nghệ) thực
hiện thu hồi hộp thư điện tử.
2.
Định kỳ 03 tháng, Trung tâm Chuyển đổi số (Sở Khoa học và Công nghệ) thông
báo danh sách hộp thư điện tử công vụ bị tạm khóa gửi các cơ quan, đơn vị.
3.
Các trường hợp hộp thư điện tử công vụ bị tạm khóa:
a)
Không phát sinh đăng nhập vào hệ thống thư điện tử công vụ trong khoảng thời
gian 45 (bốn mươi lăm) ngày mà không có lý do.
b)
Bị chiếm dụng, lộ lọt; có hiện tượng bị lợi dụng phát tán thư rác, mã độc,.. được
các cơ quan chuyên môn có chức năng giám sát, kiểm tra an toàn, an ninh thông
tin cảnh báo hoặc hệ thống bảo mật thông tin của Hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng
Tháp phát hiện.
c)
Tham gia vào các hoạt động không được làm quy định tại khoản 2 Điều
4 Quy chế này.
d)
Không thay đổi mật khẩu mặc định lần đầu trong vòng 05 ngày kể từ thời điểm
thông báo cấp phát.
4.
Quy trình khôi phục hộp thư điện tử công vụ bị tạm khóa như quy trình tại khoản 2 Điều 8 Quy chế này.
Điều 10. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử
1.
Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ cơ quan, tổ chức
a)
Hộp thư điện tử công vụ cơ quan, tổ chức do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý,
phân công cá nhân theo dõi, kiểm tra nội dung hộp thư điện tử công vụ cơ quan,
tổ chức.
b)
Cá nhân được giao quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử công vụ.
c)
Cá nhân được giao quản lý hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị khi có thay đổi
vị trí công tác phải có trách nhiệm đảm bảo bí mật nhà nước, nội dung dữ liệu
thư điện tử theo các quy định hiện hành và bàn giao hộp thư (tài khoản, mật
khẩu) và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị.
2.
Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ cá nhân
a)
Hộp thư điện tử công vụ cấp cho cá nhân do cá nhân chịu trách nhiệm quản lý.
b)
Các cá nhân được cấp hộp thư điện tử công vụ phải thường xuyên sử dụng hộp thư
điện tử công vụ để trao đổi công việc trong hoạt động công vụ và phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung trao đổi theo quy định của pháp luật.
Điều 11. Quy trình xử lý hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh
1.
Đối với hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị
a)
Cá nhân được giao phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử công vụ của cơ
quan, đơn vị và báo cáo hoặc chuyển tiếp nội dung đã nhận cho Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị biết để kịp thời giải quyết công việc.
b)
Việc gửi các loại tài liệu khác liên quan đến phối hợp giải quyết của cơ quan,
văn thư thực hiện chuyển bằng hộp thư công vụ sau khi được sự đồng ý của Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị.
2.
Đối với hộp thư điện tử cá nhân
a)
Gửi nội dung thông tin, các loại văn bản mang tính chất trao đổi công việc với
các tổ chức, cá nhân khác. Tuyệt đối không được sử dụng hộp thư cá nhân để nhân
danh đại diện cơ quan, đơn vị gửi thông tin, văn bản mà chưa được sự đồng ý phê
duyệt của lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
b)
Khi nhận được thư, cần kiểm tra tính xác thực và thực hiện tiếp nhận thư điện tử
theo quy định.
Chương III
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ
1.
Tham mưu Ủy ban nhân dân Tỉnh thực hiện công tác quản lý, vận hành Hệ thống thư
điện tử công vụ tỉnh Đồng Tháp đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy định hiện
hành.
2.
Tổ chức theo dõi, kiểm tra việc sử dụng, xử lý các vi phạm liên quan đến Hệ thống
thư điện tử tỉnh Đồng Tháp.
3.
Báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh định kỳ 06 tháng (trước ngày 30/6 của năm), năm
(trước ngày 25/12 hàng năm) hoặc đột xuất theo yêu cầu về hoạt động và
tình hình sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Tháp.
4.
Trung tâm Chuyển đổi số thực hiện các nhiệm vụ trực tiếp quản lý, vận hành kỹ
thuật Hệ thống thư điện tử công vụ và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện, cấp
phát địa chỉ thư; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật các cơ quan, đơn vị trong quản
lý, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Tháp theo quy định tại Quy
chế này. Thực hiện cấp mới, thay đổi, thu hồi, hủy bỏ, tạm khóa và phục hồi hộp
thư điện tử công vụ của tổ chức, cá nhân theo quy định tại Điều
8 và Điều 9 của Quy chế này.
5.
Hằng năm, cùng thời điểm lập dự toán kinh phí theo quy định của Luật Ngân sách
nhà nước, Sở Khoa học và Công nghệ tổng hợp dự toán kinh phí gửi Sở Tài chính
tham mưu Ủy ban nhân dân Tỉnh bố trí kinh phí triển khai thực hiện.
Điều 13. Trách nhiệm của Công an Tỉnh
1.
Tổ chức thực hiện các giải pháp theo quy định để bảo đảm an toàn, bảo mật cho Hệ
thống thư điện tử tỉnh.
2.
Tổ chức phương án đảm bảo an toàn hệ thống thông tin cấp độ đối với Hệ thống
thư điện tử tỉnh Đồng Tháp theo quy định.
3.
Phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan tổ chức kiểm tra, đánh giá định kỳ an
toàn thông tin và quản lý rủi ro an toàn thông tin Hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng
Tháp theo quy định pháp luật hiện hành.
Điều 14. Trách nhiệm của Sở Tài chính
Trên
cơ sở dự toán kinh phí của Sở Khoa học và Công nghệ đề xuất, căn cứ khả năng
ngân sách tỉnh, Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân Tỉnh bố trí kinh phí để
cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Tháp thực hiện việc
duy trì, vận hành, nâng cấp hệ thống theo quy định.
Điều 15. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong quản lý,
sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
1.
Tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này trong phạm vi quản lý của
cơ quan, đơn vị. Tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử
công vụ tỉnh Đồng Tháp và các quy định bảo đảm an toàn thông tin có liên quan.
2.
Đôn đốc sử dụng hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, tổ chức và cá nhân phải
thường xuyên cập nhật. Chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn và bảo mật
thông tin theo quy định pháp luật.
3.
Thực hiện báo cáo định kỳ 06 tháng (trước ngày 20/6 của năm), năm (trước
ngày 20/12 hàng năm), đột xuất tình hình quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện
tử công vụ theo yêu cầu về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban
nhân dân Tỉnh.
Điều 16. Trách nhiệm cá nhân trong quản lý, sử dụng Hệ thống
thư điện tử công vụ
1.
Tài khoản thư điện tử công vụ cá nhân được cấp để sử dụng trao đổi thông tin phục
vụ công việc hàng ngày, hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ và công tác chuyên môn được
giao.
2.
Bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho tài khoản thư điện tử công vụ được cấp;
khi được cấp tài khoản thư điện tử công vụ, cá nhân phải truy cập và thay đổi
ngay mật khẩu để bảo đảm an toàn, bảo mật của thư điện tử công vụ.
3.
Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ theo quy định tại Quy chế này và các quy định
của pháp luật có liên quan; chịu trách nhiệm về thông tin của mình khi gửi, nhận
qua thư điện tử.
4.
Khi phát hiện những thư điện tử có mã độc, có đường dẫn truy cập (links) lạ
thì thực hiện xóa bỏ. Trường hợp thư điện tử có nguy cơ phát tán mã độc thì cá
nhân phải thông báo đến cơ quan quản lý phối hợp xử lý kịp thời.
5.
Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích sử dụng của hệ
thống thư điện tử công vụ thông qua địa chỉ sử dụng của mình.
Điều 17. Điều khoản thi hành
1.
Kinh phí thực hiện Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Đồng Tháp sử dụng từ nguồn
ngân sách nhà nước. Trong đó, kinh phí cho việc quản lý, duy trì, vận hành Hệ
thống thư điện tử công vụ được bố trí vào dự toán nguồn kinh phí sự nghiệp hằng
năm của Sở Khoa học và Công nghệ.
2.
Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên
quan triển khai thực hiện Quy chế này.
3.
Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần
sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời báo cáo về Sở Khoa học
và Công nghệ để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét, điều chỉnh./.
Phụ lục
DANH MỤC BIỂU MẪU
(Ban hành kèm theo Quyết định số
143/2025/QĐ-UBND ngày 02 tháng 12 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp)
|
STT
|
Mẫu biểu
|
Nội dung
|
|
1
|
Mẫu
số 01
|
Đề nghị cấp mới hộp thư điện
tử công vụ
|
|
2
|
Mẫu
số 02
|
Đề nghị thay đổi, thu hồi
hộp thư điện tử công vụ
|
|
3
|
Mẫu
số 03
|
Đề nghị khôi phục, cấp lại
mật khẩu hộp thư điện tử công vụ
|
Mẫu số 01
|
<CƠ QUAN CHỦ
QUẢN>
<CƠ QUAN, TỔ CHỨC
QUẢN LÝ TRỰC TIẾP>
-------`
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
<Số, ký hiệu>
V/v đăng ký cấp mới hộp thư điện tử công vụ
|
………,
ngày tháng …. năm ....
|
Kính gửi: Trung tâm Chuyển đổi số, Sở Khoa học và Công nghệ.
Căn cứ Quyết định số
…/2025/QĐ-UBND ngày /_/2025 của Ủy ban nhân dân
tỉnh về ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện
tử công vụ tỉnh Đồng Tháp;
<Cơ quan, đơn vị> trân
trọng đề nghị Trung tâm Chuyển đổi số cấp mới hộp thư điện tử công vụ cho
<cơ quan, đơn vị>, với các thông tin như sau:
Họ và tên người yêu cầu:…………………Chức
vụ:………………………
Cơ quan, đơn vị công
tác:………………………………………………….
Điện thoại liên lạc:…………………………………………………………
Nội dung yêu cầu:
1. Đề nghị cấp mới hộp thư
điện tử công vụ cơ quan, tổ chức như sau:
Tên cơ quan, tổ chức:
…………………………………………………….
Địa chỉ:
…………………………………………………..………………..
2. Đề nghị cấp mới hộp thư
điện tử công vụ cá nhân:
|
Stt
|
Họ và tên
|
Chức vụ
|
Đơn vị/bộ phận công tác
|
Số điện thoại
|
|
01
|
…
|
…
|
…
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
Danh sách đề nghị:
…………tài khoản.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT.
|
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN
|
Mẫu số 02
Kính gửi: Trung tâm Chuyển đổi số, Sở Khoa học và Công nghệ.
Căn cứ Quyết định số …/2025/QĐ-UBND
ngày /_/2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban
hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
tỉnh Đồng Tháp;
Căn cứ Quyết định số
…/QĐ-….. ngày ... tháng ... năm … của …… về việc tiếp nhận (điều động/bổ nhiệm…)
công chức.
<Cơ quan, đơn vị> đề
nghị Trung tâm Chuyển đổi số hỗ trợ cập nhật, thay đổi thông tin địa chỉ thư điện
tử công vụ cho đơn vị, công chức, viên chức, người lao động theo danh sách gửi
kèm, với các thông tin như sau:
Họ và tên người yêu cầu:…………………Chức
vụ:………………………
Cơ quan, đơn vị công
tác:………………………………………………….
Điện thoại liên lạc:…………………………………………………………
Nội dung yêu cầu: Đề nghị cập
nhật, thay đổi thông tin, thu hồi hộp thư điện tử công vụ cho đơn vị, công chức,
viên chức, người lao động:
|
Stt
|
Tên cơ quan/ Cá nhân
|
Chức vụ
|
Đơn vị
|
Đề nghị
|
Nội dung đề nghị
|
|
Thay đổi
|
Thu hồi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Danh sách đề nghị:
…………tài khoản.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT.
|
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN
|
Mẫu số 02
Kính gửi: Trung tâm Chuyển đổi số, Sở Khoa học và Công nghệ.
Căn cứ Quyết định số
…/2025/QĐ-UBND ngày /_/2025 của Ủy ban nhân dân
tỉnh về ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện
tử công vụ tỉnh Đồng Tháp;
Trong quá trình sử dụng hộp
thư điện tử công vụ của đơn vị, cá nhân công chức thuộc <đơn vị>. Hiện
nay, một số công chức không nhớ mật khẩu đã được cấp để thực hiện đăng nhập tài
khoản thư điện tử.
<Cơ quan, đơn vị> đề
nghị Trung tâm Chuyển đổi số hỗ trợ khôi phục, cấp lại mật khẩu địa chỉ thư điện
tử cho đơn vị, công chức, viên chức, người lao động, với các thông tin như sau:
Họ và tên người yêu cầu:…………………Chức
vụ:………………………
Cơ quan, đơn vị công
tác:………………………………………………….
Điện thoại liên lạc:…………………………………………………………
Nội dung yêu cầu: Đề nghị hỗ
trợ khôi phục, cấp lại mật khẩu địa chỉ thư điện tử cho đơn vị, công chức, viên
chức, người lao động theo thông tin như sau:
|
Stt
|
Đơn vị/Cá nhân
|
Đơn vị/bộ phận công tác
|
Địa chỉ thư điện tử công vụ
|
Số điện thoại
|
|
01
|
…
|
…
|
|
|
|
…
|
…
|
…
|
|
|
Danh sách đề nghị:
…………tài khoản.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT.
|
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN
|