|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
64/2002/QĐ-UB
|
Bình Dương,
ngày 20 tháng 05 năm 2002
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUI ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH
DƯƠNG
ỦY BAN NHÂN DÂN
- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 21
tháng 6 năm 1994.
- Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Chủ tịch
ủy ban Thường vụ Quốc hội khoá X thông qua ngày 04/4/2001 và Nghị định số
142/CP của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và
công tác lưu trữ ngày 28/9/1963.
- Theo đề nghị của ông Chánh Văn phòng Hội đồng
nhân dân & Uỷ ban nhân dân tỉnh.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm
theo quyết định này qui định về công tác lưu trữ của tỉnh Bình Dương.
Điều 2: Quyết định này
thay thế quyết định số 42/1999/QĐ.CT ngày 24/3/1999 của Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân tỉnh về việc ban hành qui định về công tác lưu trữ của tỉnh Bình Dương. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3: Căn cứ vào quyết
định này, thủ trưởng các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã Thủ Dầu
Một xây dựng qui định về công tác lưu trữ ở đơn vị và địa phương mình.
Điều 4: Chánh Văn phòng
Văn phòng Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân tỉnh, giám đốc, thủ trưởng
các sở, ban, ngành, chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã chịu trách nhiệm
thi hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- VPCP
- Cục LTNN
- Như điều 4
- CT, PCT, TTHĐND, LĐVP
- CV các khối
- Lưu VT, LT
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Hồ Minh Phương
|
QUI ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH DƯƠNG
( Ban hành kèm theo quyết định số: 64/2002/QĐ-UB ngày 20/05/2002 của Uỷ ban
nhân dân tỉnh Bình Dương )
Chương I:
QUI ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Tài liệu lưu
trữ được bảo quản ở lưu trữ thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp là những tài liệu có
giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục,
khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt
Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tổ chức
kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân ( sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức ) và
các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt
động thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của
tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa
âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản
gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Việc thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng
và công bố tài liệu lưu trữ thuộc bí mật Nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt
quí hiếm được thực hiện theo qui định riêng của pháp luật.
Điều 2: Trung tâm Lưu
trữ tỉnh, Lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện, thị, xã, phường, thị trấn ( gọi tắt là
Lưu trữ Uỷ ban nhân dân các cấp ) có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện,
thị, xã, phường, thị trấn thực hiện chế độ quản lý tập trung thống nhất của Nhà
nước đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong địa phương.
Điều 3: Người đứng đầu
cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ
đạo công tác lưu trữ và việc ứng dụng khoa học và công nghệ để hiện đại hóa
công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả thu thập, quản lý, bảo vệ và khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ.
Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách
nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ.
Chương II:
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1: Thu thập bổ sung tài
liệu lưu trữ
Điều 4: Lưu trữ Uỷ ban
nhân dân các cấp có trách nhiệm theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu của các cơ quan đơn vị, thuộc địa phương mình quản lý.
Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu
có trách nhiệm nộp lưu tài liệu theo kế hoạch và hướng dẫn của Trung tâm Lưu trữ
tỉnh hoặc Lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện, thị sau khi tài liệu đã được giải quyết
xong và lập hồ sơ.
Điều 5: Thành phần tài
liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử ( Lưu trữ Uỷ ban nhân dân ) bao gồm bản chính ( hoặc
bản sao hợp pháp ) của các văn kiện; tài liệu khoa học kỹ thuật ( dự án, đồ án,
thiết kế, bảo vệ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế,
luận án tốt nghiệp... ); tài liệu chuyên môn ( sổ sách, thống kê, biểu mẫu, hồ
sơ nhân sự... ); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản và
dương bản các bộ phim, các bức ảnh, mi-crô phim; tài liệu ghi âm; khuôn đúc
dĩa; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, tranh vẽ hoặc in và tài liệu viết tay để
tuyên truyền, cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác... hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, trong các thời kỳ
lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hóa của các tập
thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch
sử.
Điều 6: Cán bộ, công chức
làm công tác công văn , giấy tờ và các cán bộ, công chức làm công tác chuyên
môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ, chỉ được
giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất
là 1 năm, kể từ ngày việc đó kết thúc, sau thời gian 1 năm phải đem nộp các hồ
sơ, tài liệu đó vào lưu trữ cơ quan.
Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu
về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 5 năm kể từ ngày hồ sơ, tài
liệu đó được nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức. Sau 5 năm phải đem nộp những hồ
sơ, tài liệu đó vào Lưu trữ Uỷ ban nhân dân. Trung tâm Lưu trữ tỉnh tiếp tục nhận
hồ sơ, tài liệu thuộc các cơ quan, đơn vị do Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý, Lưu
trữ UBND huyện, thị tiếp tục nhận hồ sơ, tài liệu do Uỷ ban nhân dân huyện, thị
quản lý.
Cơ quan, tổ chức nào muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu
lưu trữ đã đến hạn nộp lưu phải báo cho lưu trữ có trách nhiệm thu nhận biết.
Điều 7: Việc giao nhận hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ Uỷ ban nhân dân phải đảm bảo những thủ tục sau:
- Có biên bản bàn giao ( Biên bản lập thành 03 bản:
bên giao 01, bên nhận 01 và cơ quan cấp trên 01, xem phụ lục 1 ).
- Có mục lục hồ sơ, lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông.
- Chỉ nhận tài liệu đã lập thành hồ sơ. Nếu tài
liệu chưa chỉnh lý ( chưa phân loại, chưa thành hồ sơ ) thì bên giao có trách
nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. Phương pháp chỉnh lý theo sự hướng dẫn của Cục
Lưu trữ Nhà nước và của Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Phương tiện vận chuyển do bên giao hồ sơ, tài
liệu đảm nhận.
Điều 8: Các cán bộ nghỉ
hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác phải kiểm tra lại tài liệu do mình quản lý
để bàn giao những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong hoặc đến hạn nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan và bàn giao những hồ sơ, tài liệu về những công việc còn tiếp tục
giải quyết cho người thay thế.
Điều 9: Qui định việc quản
lý tài liệu đối với các cơ quan, đơn vị giải thể, phân chia, sáp nhập:
1. Đối với cơ quan giải thể:
a. Cấp tỉnh:
Một sở hay cơ quan ngang sở ( dưới đây gọi chung
là sở ) trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh giải thể thì hồ sơ, tài liệu nộp vào
Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Một đơn vị thuộc sở như: phòng, ban, xí nghiệp,
trường học... ( dưới dây gọi chung là đơn vị thuộc sở ) giải thể thì hồ sơ, tài
liệu nộp cho bộ phận lưu trữ của sở.
b. Cấp huyện, thị:
Một đơn vị thuộc huyện, thị giải thể thì hồ sơ
tài liệu nộp vào Lưu trữ huyện, thị.
2. Đối với cơ quan phân chia thành các cơ quan mới:
a. Cấp tỉnh:
Một sở trực thuộc UBND tỉnh phân chia thành hai
hay nhiều sở mới thì hồ sơ, tài liệu của sở cũ nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Một đơn vị thuộc sở phân chia thành hai hay nhiều
đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp cho bộ phận lưu trữ sở.
b. Cấp huyện, thị:
Một huyện, thị phân chia thành hai hay nhiều huyện,
thị mới thì hồ sơ, tài liệu của huyện, thị cũ nộp cho kho lưu trữ của một trong
số huyện, thị mới.
Một đơn vị thuộc huyện, thị phân chia thành hai
hay nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp cho kho Lưu trữ huyện,
thị.
c. Cấp xã, phường, thị trấn:
Một xã, phường, thị trấn phân chia thành hai hay
nhiều xã, phường, thị trấn mới thì hồ sơ, tài liệu của xã phường, thị trấn cũ nộp
cho Văn phòng UBND của một trong các xã, phường, thị trấn mới quản lý.
Một xã, phường, thị trấn phân chia nữa này sang
xã, phường, thị trấn A; nữa kia sang xã, phường, thị trấn B ( phường, thị trấn
) thì hồ sơ, tài liệu của xã, phường, thị trấn cũ nộp cho kho Lưu trữ huyện, thị
của xã, phường, thị trấn cũ.
3. Đối với cơ quan sáp nhập thành cơ quan mới:
a. Cấp tỉnh:
Hai hay nhiều sở sáp nhập thành một sở mới thì
tài liệu của các sở cũ nộp cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Hai hay nhiều đơn vị thuộc một sở sáp nhập thành
một đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp cho bộ phận lưu trữ của sở.
b. Cấp huyện, thị:
Hai hay nhiều huyện, thị sáp nhập thành một huyện,
thị mới thì hồ sơ, tài liệu của huyện, thị cũ do kho Lưu trữ huyện, thị mới quản
lý.
Hai hay nhiều đơn vị của một huyện, thị sáp nhập
thành một đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp cho kho Lưu trữ huyện,
thị.
c. Cấp xã, phường, thị trấn:
Hai hay nhiều xã, phường, thị trấn sáp nhập
thành một xã, phường, thị trấn mới thì hồ sơ, tài liệu của xã, phường, thị trấn
cũ do Văn phòng UBND xã, phường, thị trấn mới quản lý.
* Trường hợp các cơ quan phân chia, sáp nhập có
những hồ sơ, tài liệu về các vụ việc chưa giải quyết xong thì được chuyển sang
cơ quan, đơn vị mới để tiếp tục giải quyết nhưng phải thống kê đầy đủ và gửi
cho kho ( hoặc tổ, bộ phận) lưu trữ có trách nhiệm thu nhận biết để theo dõi.
Điều 10: Trên cơ sở các
văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước; Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ Uỷ
ban nhân dân huyện, thị có trách nhiệm xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu
lưu trữ tại địa phương mình quản lý trình Uỷ ban nhân dân ban hành nhằm đảm bảo
sự thống nhất trong việc lựa chọn tài liệu thật sự có giá trị đưa vào lưu trữ.
Điều 11: Hàng năm,
Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện, thị xây dựng kế hoạch tổ
chức thu thập, sưu tầm để bổ sung những tài liệu còn thiếu từ các nguồn: tài liệu
của các cơ quan, đơn vị giải thể, tài liệu của cá nhân nổi tiếng, có thành tích
đặc biệt, tiêu biểu.
Điều 12:
1. Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, đơn vị mình để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn
tài liệu từ lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ ủy ban ( lưu trữ lịch sử )
và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng
đầu cơ quan, tổ chức thành lập. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu
bao gồm:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm chủ tịch Hội
đồng.
- Đại diện các đơn vị, tổ chức có tài liệu làm ủy
viên.
- Lưu trữ cơ quan làm ủy viên.
2. Việc lựa chọn những tài liệu từ Lưu trữ lịch
sử ( Lưu trữ UBND ) để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị tại Lưu
trữ lịch sử để tiêu hủy do Cục Lưu trữ Nhà nước qui định.
Điều 13: Cơ quan, tổ chức
chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu hết giá trị theo quyết định của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo
hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được tiến hành theo đúng thủ tục:
Lập hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
gồm:
+ Lập tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá
trị.
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
+ Có biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài
liệu.
+ Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của
cơ quan có thẩm quyền.
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị và các
tài liệu có liên quan.
Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất
hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.
Mục 2: Thống kê bảo quản
Điều 14: Hằng năm,
Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở các sở, ban, ngành trực
thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, các Uỷ ban nhân dân huyện, thị thực hiện chế độ báo
cáo thống kê định kỳ về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định của
liên bộ số: 149/CLT-TCTK, ngày 23/10/1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng cục
Thống kê.
Điều 15: Để nắm được số
lượng và tình trạng tài liệu hiện có, các kho Lưu trữ phải xây dựng kế hoạch kiểm
kê định kỳ hàng năm nhằm có biện pháp khắc phục kịp thời những sai sót trong
quá trình bảo quản tài liệu và tổ chức phục vụ khai thác tài liệu tại các kho.
Điều 16: Các kho Lưu trữ
phải đảm bảo có đủ sổ sách thống kê và công cụ tra tìm sau:
1. Sổ nhập tài liệu: Để thống kê toàn bộ số lần
tài liệu lưu trữ được nhập vào kho ( phụ lục 3 ).
2. Sổ đăng ký các phông lưu trữ: Dùng để thống
kê tất cả số lượng phông và đánh số cho các phông có trong kho Lưu trữ phục vụ
cho việc quản lý tài liệu và tra tìm nhanh chóng ( phụ lục 4 ).
3. Mục lục hồ sơ: Dùng để thống kê các hồ sơ, cố
định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hóa; mục lục hồ sơ là một trong
những công cụ tra cứu cơ bản của kho lưu trữ.
4. Thẻ tra tìm tài liệu ( phụ lục 5 ).
Điều 17: Tài liệu lưu
trữ phải được bảo quản an toàn trong kho Lưu trữ. Các kho Lưu trữ phải đảm bảo
được các yêu cầu sau:
1. Tiêu chuẩn nhà kho:
- Địa điểm xây kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ ở nơi khô ráo.
+ Có môi trường không khí trong sạch.
+ Thuận lợi cho giao thông, bảo vệ, phòng cháy,
chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
- Cửa kho: phải chắc chắn, có khoá tốt.
- Chế độ nhiệt độ - độ ẩm: trong kho tài liệu giấy
cần duy trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm 24 giờ trong 1 ngày đêm như:
+ Nhiệt độ: 20 ± 2 0C
+ Độ ẩm: 50 ± 5 %
- Luôn duy trì lượng gió lưu thông trong các kho
với tốc độ 5m/giây.
2. Trang thiết bị bảo quản:
- Phương tiện bảo quản chủ yếu được dùng trong
kho là hộp để đựng tài liệu và giá để đựng hộp.
- Quạt thông gió.
- Thiết bị phòng chống cháy.
3. Kho Lưu trữ phải có các biện pháp kỹ thuật để
bảo quản tài liệu như: chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột. Tuyệt đối
không được đưa trực tiếp các loại hóa chất vào tài liệu.
4. Các kho Lưu trữ phải xây dựng nội qui kho Lưu
trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Qui định việc ra vào và làm việc trong kho Lưu
trữ.
- Qui định việc đưa tài liệu ra khai thác và sử
dụng.
- Qui định công tác phòng gian bảo mật cho kho
Lưu trữ.
- Qui định việc phòng chống cháy.
Điều 18: Chỉ có cán bộ,
nhân viên lưu trữ được giao nhiệm vụ quản lý kho Lưu trữ mới được đóng, mở cửa
kho và nhập, xuất tài liệu, người không có nhiệm vụ không được vào kho Lưu trữ.
Khi nhập hoặc xuất tài liệu ra khỏi kho Lưu trữ
phải vào sổ và có ký nhận đầy đủ ( mẫu sổ xuất xem phụ lục 6).
Mục 3: Sử dụng tài liệu lưu
trữ
Điều 19: Tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử ( Lưu trữ Uỷ ban nhân dân) được khai thác, sử dụng rộng
rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục
bí mật Nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quí, hiếm.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các
nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các qui định của
quyết định này.
Các đối tượng sau đây được sử dụng tài liệu lưu
trữ:
- Cán bộ, công chức trong cơ quan để thực hiện
nhiệm vụ được giao.
- Cán bộ, công chức ngoài cơ quan để thực hiện
việc công.
- Các cá nhân đến sử dụng tài liệu cho các công
việc chính đáng đã được duyệt.
- Người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu.
Điều 20: Việc tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ ở các phòng, kho Lưu trữ được thực hiện bằng nhiều hình
thức khác nhau. Tùy theo điều kiện của từng nơi, các phòng, kho Lưu trữ có thể
thực hiện các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như:
- Tổ chức phòng đọc: Độc giả đến nghiên cứu tài
liệu phải đăng ký vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ( phụ lục 7 + 8 ).
Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc được dễ dàng, thuận tiện, đạt hiệu
quả cao; các phòng, kho Lưu trữ cần có các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, thẻ
tra tìm tài liệu...
- Công bố, giới thiệu danh mục thống kê tài liệu,
các công trình nghiên cứu, bài viết chuyên đề.
- Cấp chứng thực lưu trữ.
Điều 21: Nguyên tắc, thủ
tục và thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
a. Nguyên tắc chung: Người đến khai thác tài liệu
lưu trữ (kể cả cán bộ, công chức, nhân dân trong nước và người nước ngoài) phải
có giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác hoặc của địa phương nơi thường trú.
b. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Đối với tài liệu thường:
+ Nếu là cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước đến
khai thác tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức do mình quản lý hoặc
có thể ủy quyền cho phụ trách lưu trữ.
+ Nếu là tổ chức, cá nhân người nước ngoài nhất
thiết phải được sự cho phép của người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu
trữ.
- Đối với tài liệu mật, đặc biệt quí hiếm:
+ Nếu là cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước
thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ cho phép khai thác tài
liệu lưu trữ.
+ Nếu là tổ chức, cá nhân người nước ngoài, Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ đối với tài liệu
thuộc quyền quản lý của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện, thị cho phép đối với tài liệu thuộc quyền quản lý của các cơ quan, tổ chức
cấp huyện, thị, xã, phường, thị trấn.
c. Tài liệu lưu trữ chỉ được sử dụng trong phòng
đọc không được mang ra khỏi kho, trừ trường hợp đặc biệt phải được sự đồng ý của
thủ trưởng cơ quan quản lý lưu trữ.
d. Đối với tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng
chỉ được khai thác, sử dụng bản sao.
Điều 22: Trong quá
trình sử dụng tài liệu, những độc giả có yêu cầu cấp các chứng thực lưu trữ,
sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ phải viết đơn yêu cầu. Cơ quan, tổ chức
nào cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì cơ quan, tổ chức đó cho
phép sao tài liệu lưu trữ.
Cơ quan lưu trữ được cấp chứng thực tài liệu lưu
trữ.
Điều 23: Việc cấp chứng
thực lưu trữ, sao lục, trích lục lưu trữ theo yêu cầu của độc giả được thực hiện
theo hình thức dịch vụ. Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện
theo qui định của Bộ Tài chính và Cục Lưu trữ Nhà nước.
Chương III:
QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Ở CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
Điều 24: Trung tâm Lưu
trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ, bộ phận lưu trữ
các sở, ban, ngành trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh; Lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện,
thị thực hiện các qui trình nghiệp vụ lưu trữ, thực hiện việc lập hồ sơ và quản
lý hồ sơ, tài liệu từ văn thư đối với tài liệu là nguồn nộp lưu.
Điều 25: Trung tâm Lưu
trữ tỉnh, Lưu trữ Uỷ ban nhân dân các huyện, thị có trách nhiệm giúp Uỷ ban
nhân dân tỉnh cụ thể hóa các văn bản qui phạm pháp luật của Chính phủ, Cục Lưu
trữ Nhà nước, Uỷ ban nhân dân tỉnh về công tác lưu trữ thành các văn bản chỉ đạo
nghiệp vụ hướng dẫn thực hiện cho các đơn vị thuộc mình quản lý.
Điều 26: Trung tâm Lưu
trữ tỉnh có nhiệm vụ, phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh có kế hoạch
đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác lưu trữ cho cán bộ lưu trữ và
những phần nghiệp vụ có liên quan đến công tác lưu trữ cho cán bộ văn thư ở các
cơ quan, đơn vị trong tỉnh.
Điều 27: Trung tâm Lưu
trữ tỉnh, Lưu trữ Uỷ ban nhân dân các huyện, thị có nhiệm vụ nghiên cứu, ứng dụng
những tiến bộ khoa học và công nghệ mới đặc biệt là tiến bộ tin học vào công
tác lưu trữ nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cần
thiết trong khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý và nghiên cứu
khoa học.
Chương IV:
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 28: Chánh Văn
phòng Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ
tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra đôn đốc việc tổ chức thực hiện bản
qui định này.
Điều 29: Thủ trưởng các
cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh và Uỷ ban nhân dân các huyện, thị có nhiệm vụ chỉ đạo
việc tổ chức thực hiện và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện bản qui định này ở
cơ quan, đơn vị mình.
Điều 30: Các cơ quan, tổ
chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện bản qui định này sẽ được
khen thưởng theo qui định của pháp luật. Người nào vi phạm những điều qui định
trong bản qui định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử phạt hành
chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo qui định của pháp luật.