|
TỔNG CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN BÌNH PHƯỚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 207/QĐ-HQBP
|
Bình Phước, ngày
05 tháng 09 năm 2012
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN BÌNH PHƯỚC
CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN BÌNH PHƯỚC
Căn cứ Luật Hải quan số 29/2011/QH10 ngày
29/6/2001 và luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Hải quan số 42/2005/QH11
ngày 14/6/2005;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày
04/4/2001;
Căn cứ Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001
của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004
của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004
của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu
trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính;
Căn cứ Quyết đinh số 224/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009
của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan;
Căn cứ Quyết định số 225/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009
của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác văn thư ngành Hải quan;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan
Bình Phước,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành Quy chế
công tác văn thư - lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Phước.
Điều 2. Quyết định này có
hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 139/QĐ-HQBP ngày 22/4/2009 của
Cục Hải quan Bình Phước.
Điều 3. Chánh Văn phòng,
Trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục Hải quan Bình Phước có trách nhiệm thi
hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- TCHQ;
- LĐC (để b/c);
- Lưu: VT, VP.
|
CỤC TRƯỞNG
Võ Tri Tâm
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN BÌNH PHƯỚC
(Bàn hành kèm theo Quyết định số: 207/QĐ-HQBP ngày 05/9/2012 của Cục
Trưởng Cục Hải quan Bình Phước)
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượng và phạm
vi điều chỉnh
1. Đối tượng điều chỉnh:
a) Công tác văn thư - lưu trữ của Cục Hải quan
Bình Phước bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành, quản lý các loại văn
bản, hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; quản lý và sử dụng
con dấu hành chính, dấu nghiệp vụ và các loại dấu khác; lập hồ sơ hiện hành và
giao nộp vào lưu trữ; thống kê và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của Cục Hải quan Bình Phước.
b) Tất cả văn bản, hồ sơ tài liệu, dữ liệu văn
bản điện tử trong chương trình quản lý điều hành qua mạng của Tổng cục Hải
quan, của Bộ Tài chính, của Chính phủ... thư tín, phim ảnh, băng từ, đĩa từ, ấn
phẩm... liên quan đến chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Cục Hải quan Bình
Phước đều là tài liệu văn thư của Cục Hải quan Bình Phước;
c) Những tài liệu, hồ sơ do các cá nhân hoặc tổ
chức trong hoặc ngoài nước chuyển nhượng cho Cục Hải quan Bình Phước cũng là
tài liệu lưu trữ của Cục Hải quan Bình Phước.
2. Phạm vi điều chỉnh:
Quy chế này áp dụng đối với tất cả cá nhân, đơn
vị thuộc và trực thuộc, các tổ chức Đảng, đoàn thể của Cục Hải quan Bình Phước.
Điều 2. Tổ chức công tác
văn thư - lưu trữ
Cục Trưởng Cục Hải quan Bình Phước chịu trách
nhiệm chỉ đạo và quản lý chung công tác văn thư-lưu trữ trong phạm vi Cục Hải
quan Bình Phước.
Giao Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu
Lãnh đạo Cục quản lý thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Cục.
Lãnh đạo các đơn vị thuộc, trực thuộc chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình, bố trí công chức văn thư, lưu
trữ chuyên trách hoặc bán chuyên trách để quản lý tốt hồ sơ, tài liệu của đơn
vị mình quản lý.
Từng cá nhân, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ và
danh mục hồ sơ khi tiến hành giải quyết các công việc được giao của đơn vị.
Phải có ý thức, trách nhiệm giữ gìn và bảo quản an toàn, sạch sẽ, nguyên trạng
tài liệu.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là tài sản của Cục Hải
quan Bình Phước, của Nhà nước, không một đơn vị, cá nhân nào được chiếm hồ sơ,
tài liệu lưu trữ vào mục đích riêng hoặc tự ý hủy bỏ những hồ sơ, tài liệu ấy.
Nghiêm cấm hành vi hoặc sử dụng các biện pháp để
làm bẩn, tẩy xóa, làm hư hại, sai lệch tài liệu lưu trữ. Mọi hành vi đó vô ý
hoặc cố ý làm hư hại, sai lệch tài liệu lưu trữ sẽ bị xử lý theo quy định của
pháp luật.
Lưu trữ kiêm nhiệm hoặc văn thư các đơn vị thực
hiện lưu giữ hồ sơ một năm kể từ năm công việc kết thúc, hết thời hạn trên lập
danh mục hồ sơ bàn giao cho lưu trữ Cục lưu trữ theo quy định.
Trường hợp đến thời hạn nộp lưu: đơn vị, cá nhân
cần giữ lại hồ sơ, tài liệu phải báo cáo cho lưu trữ Cục biết bằng văn bản có ý
kiến của Lãnh đạo Cục, thời hạn giữ lại không quá hai năm kể từ năm công
việc kết thúc.
Điều 3. Nhiệm vụ của công
tác văn thư- lưu trữ
1. Nhiệm vụ của công tác văn thư:
a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức trong cơ
quan thực hiện đúng theo các nội dung quy định về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; các quy định khác có liên quan đến
công tác văn thư-lưu trữ của Bộ Tài chính, của Tổng cục và các văn bản hướng
dẫn của Cục Hải quan Bình Phước;
b) Tiếp nhận, cập nhật dữ liệu văn bản đến, phân
luồng xử lý;
c) Trình văn bản đến cho Lãnh đạo Cục, chuyển
giao văn bản đi, đến của Cục cho các đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn phòng hoặc
người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đi, đến của Cục;
d) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; nhập máy ghi số và ngày tháng; làm thủ tục phát hành văn bản đi, lưu giữ
văn bản gốc;
đ) Làm thủ tục cấp Giấy giới thiệu, Giấy đi
đường cho cán bộ công chức: đã có mẫu sẵn trên mạng Net.Office, cá nhân muốn
cấp hai loại giấy này thì liên hệ tại văn thư Cục hoặc tại mục văn bản nội bộ
trên Net.Office, tự ghi điền thông tin và chịu trách nhiệm về thông tin đó,
trình Lãnh đạo Văn phòng ký, văn thư Cục đóng dấu (Hai loại giấy này không cần
vô số theo quy định tại Quyết định số 225/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009);
e) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính; quản lý
sổ sách văn thư nói chung;
f) Áp dụng, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 và 5S vào công tác văn thư;
2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ:
a) Cán bộ lưu trữ Văn phòng Cục hướng dẫn, đôn
đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan về nghiệp vụ lập hồ sơ, tài liệu giao nộp
vào lưu trữ hiện hành; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn do các đơn vị giao nộp
vào lưu trữ hiện hành; cán bộ lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc Cục lập danh
mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan theo quy định;
b) Phân loại, sắp xếp, chỉnh lý, xác định giá
trị hồ sơ, tài liệu; Tham mưu Lãnh đạo Cục thành lập Hội đồng tiêu hủy để tổ
chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Quyết định số 224/QĐ-TCHQ
ngày 06/02/2009 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ
ngành Hải quan;
c) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của
cơ quan; phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
d) Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy
định;
e) Áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001: 2008 vào công tác lưu trữ.
Điều 4. Công chức văn
thư-lưu trữ
1. Công chức làm công tác văn thư - lưu trữ
chuyên trách phải được đào tạo, đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên ngành
văn thư- lưu trữ;
2. Công chức làm công tác văn thư - lưu trữ bán
chuyên trách phải được bồi dưỡng các kiến thức cần thiết về nghiệp vụ văn thư -
lưu trữ;
3. Công chức làm công tác văn thư - lưu trữ
chuyên trách, bán chuyên trách được trang bị các trang thiết bị, phương tiện
phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ và được hưởng mọi chế độ phụ cấp nghề
nghiệp theo quy định của Nhà nước và của Tổng cục Hải quan.
Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà
nước trong công tác văn thư - lưu trữ
Mọi hoạt động của công tác lưu trữ trong Cục
phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà
nước; Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành Tài chính ban hành kèm theo
Quyết định số 196/2003/QĐ-BTC ngày 02/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Cán bộ, công chức làm công tác văn thư-lưu trữ
phải có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức
cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và
phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương 2.
CÔNG TÁC VĂN THƯ - QUẢN
LÝ CON DẤU
MỤC 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 6. Văn bản đến
Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ gửi đến Cục
Hải quan Bình Phước và đến các đơn vị trực thuộc đều phải qua cán bộ làm công
tác văn thư tiếp nhận. Mỗi tài liệu được đóng dấu tiếp nhận vào góc trên bên
phải gần ngày tháng soạn thảo văn bản hoặc phía bên trái gần cơ quan ban hành
văn bản và được nhập máy, cho số.
Điều 7. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Văn bản đến bằng đường bưu điện của cá nhân,
tổ chức, doanh nghiệp gửi đến cơ quan
a) Văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng
bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)... Đối với văn bản mật đến, phải kiểm
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc
mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn
hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng đấu :“Hỏa tốc” hẹn giờ),
phải báo cáo ngay cho Chánh Văn phòng hoặc người có trách nhiệm theo quy định;
b) Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được
phân loại sơ bộ như sau:
- Loại văn bản không bóc bì: bao gồm các bì văn
bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, các bì văn bản gửi đích
danh người nhận, văn bản mang độ “mật”. Đối với những bì văn bản gửi đích danh
người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức
thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để cho số quản
lý. Đối với bì văn bản mật: Văn thư khi nhận tài liệu có các độ từ “mật” trở
lên không được bóc bì mà phải vào sổ đăng ký văn bản mật kèm nguyên phong bì
trình lên Lãnh đạo Cục (đối với văn thư Chi cục thì vào sổ trình lên Chi cục
trưởng).
- Loại văn bản được bóc bì: gồm tất cả các văn
bản thư từ gửi đến Cục Hải quan Bình Phước nói chung. Văn thư tiếp nhận, cho số
và trình lên Lãnh đạo để kịp thời giải quyết.
2. Văn bản đến được chuyển phát qua máy fax:
Văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số
lượng trang, ngày, giờ nhận fax, nơi gửi fax. Nếu phát hiện có sai sót, thiếu
phải kịp thời báo cho nơi gửi fax hoặc người được giao trách nhiệm để xem xét,
giải quyết.
3. Văn bản đến bằng đường thư điện tử hoặc in ra
từ chương trình Net office:
Văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng
trang, nơi gửi thư và in ra làm thủ tục nhận văn bản đến. Trường hợp thư điện
tử bị lỗi, không đọc được, văn thư phải báo ngay cho địa chỉ gửi thư hoặc người
được giao trách nhiệm được biết.
4. Đóng dấu “Công văn đến”, đăng ký và xử lý văn
bản đến
a) Sau khi tiếp nhận văn bản, văn thư làm những
công việc sau:
- Nhập dữ liệu vào chương trình Net.Office các
nội dung: số, ký hiệu, ngày, nơi gởi, trích yếu, nơi nhận, tóm tắt nội dung,
loại văn bản ...;
- Đóng dấu “Công văn đến”, ghi vào văn bản ký
hiệu, giờ, ngày, tháng tiếp nhận văn bản theo thứ tự của từng nguồn đến như
trên chương trình Net.Offìce;
- Sau khi Ban Lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo xử lý
văn bản, cán bộ văn thư scan nội dung văn bản đến có ý kiến chỉ đạo vào phần
mềm quản lý công văn. Đối với những văn bản gấp, sau khi có ý kiến chỉ đạo của
BLĐ Cục, văn thư fax trực tiếp cho cá nhân hay đơn vị liên quan để thực hiện;
- Sau khi văn bản được xử lý, văn thư đưa bản
gốc vào lưu trữ.
b) Văn bản trình BLĐ Cục được cặp vào bìa cứng
bên ngoài. Văn bản mật được đăng ký vào sổ riêng và chuyển trực tiếp cho BLĐ
hoặc đích danh tên người nhận. Không nhập nội dung vào cơ sở dữ liệu những văn
bản mật, những văn bản không phổ biến hoặc chưa công bố.
c) Tại các Chi cục, thực hiện việc giao nhận văn
bản cũng như tại Văn phòng Cục, trình cho Lãnh đạo và chuyển ý kiến chỉ đạo cho
các đơn vị cấp dưới thực hiện.
Điều 8. Chuyển giao văn bản
đến
Căn cứ ý kiến chỉ đạo của BLĐ Cục (bút phê) ghi
trên văn bản đến như: công bố mạng, chuyển trực tiếp cho đơn vị xử lý,...Văn
thư có trách nhiệm nhập máy để các đơn vị thuộc, trực thuộc theo chức năng,
nhiệm vụ triển khai thực hiện;
Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chủ
động in các văn bản đến đã được Lãnh đạo Cục bút phê chủ trì tổ chức thực hiện
tại đơn vị, văn bản gốc chỉ giao trực tiếp cho các đơn vị trong trường hợp Lãnh
đạo Cục yêu cầu đơn vị lập hồ sơ vụ việc;
Trường hợp giao văn bản trực tiếp phải vào sổ
luân chuyển văn bản, có ký nhận;
Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc phân công cán bộ
văn thư hàng ngày có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên công văn đi, đến trên
Net.Office, trong quá trình thực hiện phải cập nhật thông tin đầy đủ;
Văn bản xử lý hoàn tất cán bộ văn thư phân loại
theo nguồn đến, sắp xếp thứ tự bàn giao cho bộ phận lựu trữ.
MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 9. Văn bản đi
Tất cả các văn bản do Cục Hải quan Bình Phước
phát hành ra bên ngoài Cục hoặc tới các đơn vị thuộc trực thuộc Cục và tất cả
các văn bản các đơn vị thuộc, trực thuộc phát hành ra bên ngoài Cục, gọi chung
là văn bản đi và phải được kiểm tra về hình thức, kỹ thuật trình bày sau đó cho
số, nhập máy, nhân bản, đóng dấu và phát hành văn bản.
Điều 10. Kiểm tra về hình
thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phát hành văn bản.
Kỹ thuật trình bày thể thức văn bản thực hiện
theo Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Văn bản do các đơn vị trực thuộc Cục soạn thảo
trình Ban Lãnh đạo Cục ký để gửi đi thì lãnh đạo đơn vị phải ký tắt trước khi
trình BLĐ Cục ký;
Khi tiếp nhận văn bản phát hành đã được BLĐ Cục
ký, văn thư xử lý qua các bước:
- Kiểm tra thể thức, chữ ký Lãnh đạo Cục. Văn
bản nào sai thì đưa vào quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, ghi sổ sự
không phù hợp (BM 04.02) để kiểm tra, theo dõi kết quả xử lý sự không phù hợp
đó. Hàng tháng tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Cục để có biện pháp xử lý, khắc phục
nhằm nâng cao chất lượng trình văn bản tại các đơn vị trong toàn Cục.
Lưu ý: Nếu văn thư phát hiện văn bản sai nhiều
lỗi chính tả (trên 03 lỗi) hoặc nội dung không sát với trích yếu văn bản thì
văn thư có thể yêu cầu đơn vị soạn thảo chỉnh sửa, trình ký lại cho phù hợp.
- Cho số văn bản theo số thứ tự trên chương
trình Net.Office, ghi ngày, tháng phát hành văn bản;
- Nhập dữ liệu vào chương trình Net.Office các
nội dung: người ký văn bản, trích yếu nội dung, đơn vị soạn thảo, nơi nhận văn
bản, loại văn bản;
- Nhân bản gốc đủ theo số lượng yêu cầu phát
hành, đóng dấu tên cơ quan, chức vụ, tên người ký văn bản lên các văn bản phát
hành và tiến hành gửi văn bản đi (theo đường bưu điện, mail, fax theo yêu cầu).
Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 của Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
- Riêng đối với tài liệu ở độ: mật, tuyệt mật,
tối mật khi phát hành phải đăng ký vào sổ riêng và lưu riêng;
- Văn thư phải đăng tải nội dung văn bản đi, đến
kịp thời lên mạng Net.Office ngay sau khi được Lãnh đạo Cục phê duyệt; Bản gốc
được lưu theo file từng nguồn riêng;
- Văn bản phát hành do Lãnh đạo các đơn vị
thuộc, trực thuộc Cục ký thì do văn thư các đơn vị thuộc, trực thuộc đó cho số
vào sổ và phát hành;
Điều 11. Hình thức phát
hành văn bản
1. Đối với các đơn vị bên ngoài: văn bản được
gửi qua đường bưu điện, qua mail, qua fax. Đơn vị nào soạn thảo văn bản thì
phải cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại, số fax tại “Nơi nhận”
để văn thư phát hành văn bản đúng địa chỉ;
2. Đối với các đơn vị trong nội bộ: trường hợp
văn bản là Quyết định cá biệt thì văn thư photo gởi từng cá nhân, đơn vị có
liên quan ghi trên văn bản. Trường hơp là văn bản hành chính thông thường thì
các cá nhân, đơn vị có liên quan xem trên web nội bộ (văn thư không photo văn
bản đó);
3. Văn thư Cục chỉ gửi fax trong trường hợp văn
bản cần chuyển gấp hoặc có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục. Đối với trường hợp
các đơn vị thuộc Cục muốn gửi fax cho cá nhân, tổ chức bên ngoài vì nhiệm vụ
đột xuất, công việc riêng hoặc do yêu cầu trực tiếp của cá nhân, tổ chức bên
ngoài đối với đơn vị đó thì do văn thư của đơn vị đó phát hành. Việc xác nhận
thông tin nhận văn bản sau khi fax thì do đơn vị soạn thảo thực hiện.
4. Tất cả các văn bản phát hành văn thư phải lưu
giữ bản gốc, bản thảo cuối cùng có bút tích của Lãnh đạo phải được đơn vị soạn
thảo lưu giữ;
5. Văn bản gửi đi ngoài bì thư ghi rõ tên cơ quan
gửi, số và ký hiệu công văn; tên, địa chỉ cơ quan hoặc người nhận văn bản;
6. Văn bản gửi qua đường bưu điện được mở sổ tem
bưu điện để theo dõi, ghi đầy đủ số văn bản phát hành, số tem bưu điện, địa chỉ
nơi gửi để có thể truy tìm khi cần thiết; phải đảm bảo việc chuyển phát văn bản
kịp thời, chính xác, các tài liệu hỏa tốc, khẩn phải chuyển ngay đến nơi
nhận đúng thời gian quy định.
MỤC 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON
DẤU
Điều 12. Quản lý và sử dụng
con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công
tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng
con dấu, các quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Nghị định số
110/2004/NĐ-CP;
2. Dấu tròn hành chính của Cục HQBP và của các
Chi cục Hải quan trực thuộc được đăng ký sử dụng tại Công an tỉnh Bình Phước và
có thông báo rộng rãi, cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu chặt chẽ
và sử dụng theo đúng quy định của Nhà nước. Phải đối chiếu chữ ký trong văn bản
với chữ ký mẫu đã đăng ký trước khi đóng dấu vào văn bản;
3. Công chức văn thư có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa
được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ
của cơ quan;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ
sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ trừ trường hợp
đặc biệt có sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan;
đ) Con dấu sau ngày làm việc phải cất giữ cẩn
thận vào tủ khóa cẩn thận;
4. Việc sử dụng con dấu tròn hành chính của Cục
được quy định như sau:
a) Dấu tròn hành chính của Cục: sử dụng đóng cho
các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Cục do Cục trưởng ký, các Phó
Cục trưởng ký thay, lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục ký thừa ủy
quyền, ký thừa lệnh theo quy định;
b) Dấu tròn hành chính của Chi cục: sử dụng đóng
cho các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chi cục và đơn vị tương
đương trực thuộc Cục do Chi cục trưởng (trưởng đơn vị tương đương) ký, các Phó
Chi cục trưởng ký thay theo quy định.
5. Đóng dấu
a) Dấu đóng phải đúng màu mực, rõ ràng, ngay
ngắn, chiếm 1/3 chữ ký về phía bên trái;
b) Để đảm bảo về nội dung, những văn bản có từ
02 trang trở lên được đóng dấu giáp lai. Nghiêm cấm việc đóng dấu treo;
c) Việc đóng dấu các độ mật (Tuyệt mật, Tối mật,
Mật) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA. Dấu mức độ mật, khẩn đóng vào khoảng giấy trống dưới số và ký
hiệu văn bản. Ngoài bì đóng dấu theo cấp độ mật A,B,C.
Chương 3.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 13. Tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của Cục, của các đơn vị trực thuộc đều phải được tập trung lưu trữ thống
nhất để bảo quản. Khi có sự sát nhập hay giải thể của các đơn vị thì phải thực
hiện công tác bàn giao để tránh tài liệu bị thất lạc.
Điều 14. Thu thập hồ sơ,
tài liệu
1. Hồ sơ nghiệp vụ:
- Bộ hồ sơ làm thủ tục XNK (gồm: Tờ khai, hồ sơ
thanh khoản...) trước khi đưa vào kho lưu trữ cán bộ đơn vị phải niêm phong bộ
hồ sơ, lập thành file theo số thứ tự, loại hình, năm. Cuối năm các đơn vị liệt
kê danh mục nộp về kho lưu trữ của Cục;
- Hồ sơ tổ chức, hồ sơ tài vụ, hồ sơ thanh tra,
hồ sơ xử lý chống buôn lậu, hồ sơ kiểm soát, hồ sơ Kiểm tra sau thông quan, hồ
sơ nghiệp vụ về thuế, vướng mắc về thủ tục... Sau một năm các đơn vị cũng liệt
kê danh sách và niêm phong lập thành file theo số thứ tự, tên loại, năm trước
khi nộp vào kho lưu trữ của Cục;
- Đối với hồ sơ liên quan đến tài chính thu chi
ngân sách, mua sắm tài sản, dự toán, quyết toán, công trình xây dựng cơ bản sau
03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán phải nộp về kho lưu trữ;
- Hồ sơ điển hình những vụ việc nổi cộm, hồ sơ
mang tính chất lịch sử đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ nhà nước;
- Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ; (xem Phụ
lục danh mục tài liệu nộp lưu trữ đính kèm)
2. Hồ sơ hành chính:
Văn bản đi, đến được đưa vào kho lưu trữ theo
quy định sau:
a) Thời gian bàn giao giữa cán bộ tiếp nhận văn
bản đến, cán bộ phát hành văn bản đi với bộ phận lưu trữ: hàng tuần bàn giao
toàn bộ văn bản phát sinh của tuần trước;
b) Nhiệm vụ của cán bộ tiếp nhận văn bản đến,
cán bộ phát hành văn bản đi: phân loại văn bản theo nguồn, xếp theo thứ tự tăng
dần, lập bảng thống kê chi tiết số lượng văn bản sẽ bàn giao (ngày, số thứ tự
khi nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý công văn), bàn giao bản gốc văn bản cho
bộ phận lưu trữ;
c) Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ: kiểm tra số
lượng, chi tiết văn bản nhận bàn giao, đối chiếu với bảng thống kê của bên
giao, ký xác nhận và nhận bàn giao văn bản gốc đưa vào lưu trữ;
d) Thời hạn lưu trữ: căn cứ theo nội dung Quyết
định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ Tài chính về việc ban hành bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, Cục Hải quan Bình Phước lập danh mục thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu của đơn vị (xem phụ lục 1, phụ lục 2).
- Cán bộ lưu trữ sắp xếp các văn bản vào từng
file, chuyển vào kho lưu trữ theo đúng kệ quy định theo số thứ tự file tăng dần;
Điều 15. Xác định giá trị
tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu tức là xác định giá
trị tài liệu cần bảo quản lâu dài, vĩnh viễn; tài liệu hết giá trị cần loại ra
để tiêu hủy và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu.
2. Đối với những tài liệu quan trọng, có giá trị
pháp lý cần phải nộp kèm theo tất cả những bản nháp tờ trình, ý kiến chỉ đạo của
BLĐ, các phòng nghiệp vụ, các ban ngành khác (nếu có). Tất cả phải được ký nhận
cụ thể, ghi rõ bản chính, bản sao.
Điều 16. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Cục trưởng Cục HQBP ra quyết định
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu áp
dụng theo Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài
liệu bao gồm:
1. 01 Lãnh đạo Cục
: Chủ tịch Hội đồng
2. 01 Lãnh đạo Văn
phòng
: Ủy viên
3. 01 Lãnh đạo Phòng Nghiệp vụ : Ủy viên
4. Đại diện đơn vị có tài liệu
: Ủy viên
5. Cán bộ phụ trách lưu trữ
: Ủy viên kiêm Thư ký Hội đồng
Hội đồng xác định giá trị tài liệu bằng văn bản,
sau đó lập được số lượng tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;
Những tài liệu sau khi chỉnh lý đưa vào kho lưu
trữ và sắp xếp phân loại lập danh mục hồ sơ để dễ truy tìm.
Điều 17. Tiêu hủy tài liệu
hết giá trị
1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu
hủy:
Văn phòng Cục tham mưu cho Lãnh đạo Cục lập và
gửi hồ sơ xin ý kiến thẩm tra của Trung tâm lưu trữ tỉnh Bình Phước;
Hồ sơ xin thẩm tra tài liệu hết giá trị xin hủy
gồm các văn bản sau:
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu;
- Báo cáo chỉnh lý tài liệu;
- Bản thuyết minh tài liệu xin hủy;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị hồ sơ,
tài liệu.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu:
Cục trưởng Cục HQBP ra quyết định cho phép tiêu
hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan
có thẩm quyền nêu tại khoản 1 điều này.
3. Tiêu hủy tài liệu:
Việc tiêu hủy tài liệu được thực hiện sau khi có
quyết định bằng văn bản của cấp có thẩm quyền; giao cho Văn phòng tổ chức tiêu
hủy theo quy định của Nhà nước, phải hủy hết thông tin khi tiêu hủy tài liệu.
Điều 18. Bảo quản tài liệu
lưu trữ
Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho
bảo quản tài liệu, tránh nguy cơ hư hỏng đối với tài liệu;
Phải có các phương tiện cần thiết cho công tác
lưu trữ như: kho, tủ, giá, hộp đựng tài liệu, phương tiện chống cháy, chống ẩm,
chống mối mọt, chuột, bảo đảm giữ bí mật và an toàn tài liệu.
Điều 19. Tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ
Hồ sơ tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo tên
phông và năm ban hành để việc tra tìm được dễ dàng và nhanh chóng;
Các đơn vị trực thuộc Cục Hải quan Bình Phước
muốn sao chụp hồ sơ, tài liệu phải đăng ký với bộ phận lưu trữ. Bộ phận này
phải ghi sổ để theo dõi;
Đối với hồ sơ “Mật” các đơn vị trực thuộc muốn
sao chụp hoặc mượn hồ sơ phải có ý kiến của BLĐ Cục và phải ký nhận đầy đủ;
Đối với các đơn vị ngoài, muốn sao chụp hồ sơ,
tài liệu phải có lệnh viết của BLĐ.
Điều 20. Bồi dưỡng cán bộ
làm công tác lưu trữ
Công tác văn thư - lưu trữ góp phần phục vụ tốt
cho việc thu thập, khai thác hồ sơ tài liệu và nghiên cứu lâu dài, Tổng cục Hải
quan có Quyết định số 2146/QĐ-TCHQ ngày 08/11/2006 về chế độ bồi dưỡng cho cán
bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ;
Áp dụng việc tự động hóa các trang thiết bị giúp
công tác văn thư - lưu trữ đi vào ổn định.
Chương 4.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 21. Văn phòng Cục
có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thực hiện, các đơn vị trực thuộc Cục HQBP phân
công cán bộ theo dõi, phụ trách công tác này. Kiên quyết không để hồ sơ thất
lạc, mất mát hoặc tồn đọng quá thời gian quy định.
Điều 22. Đơn vị, cá
nhân nào hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và thực hiện tốt công tác văn, lưu trữ
được khen thưởng;
Đơn vị, cá nhân nào có ý làm trái quy chế này
theo từng mức độ sẽ bị kỷ luật.
Điêu 23. Các đồng chí
Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục HQBP có trách nhiệm
thi hành quy chế này./.