|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
01/2014/QĐ-UBND
|
Thủ Dầu Một, ngày
13 tháng 01 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm
2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV
ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 794/TTr-SNV ngày 16 tháng 12 năm 2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công
tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10
ngày, kể từ ngày ký.
Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã thì thực
hiện theo Quyết định số 53/2012/QĐ-UBND ngày 12/12/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Bình Dương ban hành Quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
Bãi bỏ Quyết định số 61/2009/QĐ-UBND
ngày 17/8/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành Quy định công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc
Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Cục kiểm tra VBQPPL (BTP);
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT.TU, TT.HĐND, Đoàn ĐBQH tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành (19);
- UBND huyện, thị xã, thành phố;
- TT Công báo tỉnh, Website tỉnh;
- LĐVP, Lh, HC, TH;
- Lưu: VT 45
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Thanh Cung
|
QUY ĐỊNH
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND
ngày 13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định về công tác
lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
2. Quy định này áp dụng đối với các sở,
ban, ngành, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp,
đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước và Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành
phố trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ sau
đây được hiểu như sau:
1. “Hồ sơ” là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có
đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2. “Lập hồ sơ" là việc tập
hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp
nhất định.
3. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê
hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của
mỗi hồ sơ.
4. “Tài liệu” là vật mang tin
được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản
vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản,
dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản
thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài
liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
5. “Tài liệu lưu trữ” là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản
chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản
sao hợp pháp.
6. “Tài liệu lưu trữ điện tử”
là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số
hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
7. “Hoạt động lưu trữ” là hoạt
động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu
lưu trữ.
8. “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức
thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
9. “Lưu trữ lịch sử” là cơ
quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
10. “Phông lưu trữ” là toàn bộ
tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
hoặc của cá nhân.
11. “Thu thập tài liệu” là quá
trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển
vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
12. “Chỉnh lý tài liệu” là việc
phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu
hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. “Xác định giá trị tài liệu”
là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn
theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị
lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
14. “Chứng thực lưu trữ” là
xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh về nội dung thông tin bản
chứng thực hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử
tỉnh đang quản lý thực hiện.
Điều 3. Nguyên
tắc quản lý công tác lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản
lý tài liệu Lưu trữ cơ quan và tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện
thống nhất theo quy định của pháp luật.
Điều 4. Kinh phí
cho công tác lưu trữ
Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm và được sử
dụng vào các công việc sau đây:
1. Xây dựng cải tạo kho lưu trữ.
2. Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo
quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
4. Tu bổ, phục chế, lập bản sao bảo
hiểm tài liệu lưu trữ.
5. Công bố, giới thiệu, trưng bày,
triển lãm tài liệu lưu trữ.
6. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và
chuyển giao công nghệ lưu trữ.
7. Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý,
hiếm.
8. Các hoạt động phục vụ hiện đại hóa
công tác lưu trữ.
Điều 5. Chính
sách của Nhà nước về lưu trữ
1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực
trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ.
2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật
chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài
liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu
trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện
hoạt động dịch vụ lưu trữ.
4. Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế
trong hoạt động lưu trữ.
Điều 6. Quản lý
tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ
1. Những tài liệu sau đây của cá
nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với xã hội được đăng ký thuộc
Lưu trữ lịch sử tỉnh:
a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong,
tài liệu về tiểu sử;
b) Bản thảo viết tay, bản in có bút
tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;
c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi
hình; tài liệu điện tử;
d) Công trình, bài viết về cá nhân;
đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm
được.
2. Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm
xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Lưu trữ lịch sử tỉnh quy định tại
khoản 1 Điều này.
3. Cá nhân có tài liệu có các quyền
sau đây:
a) Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản, tạo điều kiện để phát
huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi
tài liệu cho Lưu trữ lịch sử tỉnh;
c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;
d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã
hiến tặng;
đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu
ký gửi tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi
ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy
định của pháp luật.
4. Cá nhân có tài liệu có các nghĩa vụ
sau đây:
a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho
Lưu trữ lịch sử tỉnh các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia;
b) Trả phí bảo quản theo quy định của
pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trừ tài liệu đã được
đăng ký.
Điều 7. Trách nhiệm
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong
phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng
các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và
sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ
chức mình; bố trí công chức làm công tác lưu trữ phải đúng tiêu chuẩn ngạch, bậc
chuyên môn theo quy định.
Điều 8. Đào tạo,
bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo
chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm lập kế hoạch, tham mưu và phối kết
hợp với các tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật để đào tạo,
bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ.
Điều 9. Người làm
lưu trữ
1. Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức
phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng
về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công
việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng
phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ không thuộc các
trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên
môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được
hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong cơ quan, tổ chức đó.
3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu
trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần
thiết khác phù hợp với công việc.
Điều 10. Các
hành vi bị nghiêm cấm
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài
liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội
dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái
phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục
đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước
ngoài trái phép.
Chương 2.
HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
Mục 1: LẬP HỒ SƠ, THU THẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 11. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn công tác ban hành Danh mục hồ sơ cơ
quan hàng năm, chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ,
bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ
quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập
hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ của cơ quan,
tổ chức.
4. Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết, theo dõi và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ
hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ
quan hoặc người kế nhiệm.
Điều 12. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 13. Trách
nhiệm của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá
trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; lập
thủ tục hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức.
Điều 14. Thời hạn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ
ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu
cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để
phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải
lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của
đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Điều 15. Thu thập
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu
có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao
hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
Điều 16. Quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng
các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất,
độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương
pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
2. Tài liệu được số hóa từ tài liệu
lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số
hóa.
3. Thực hiện các nghiệp vụ quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ và theo quy định pháp luật hiện hành.
Mục 2: CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 17. Chỉnh
lý tài liệu
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
thực hiện theo quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội
vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo
đảm các yêu cầu sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc
nghiệp vụ lưu trữ;
b) Được xác định thời hạn bảo quản;
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống
hóa;
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
tra cứu đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;
đ) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
tra cứu đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản có thời hạn;
e) Danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 18. Xác định
giá trị tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo
đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
2. Xác định giá trị tài liệu được thực
hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
3. Xác định giá trị tài liệu phải căn
cứ vào các tiêu chuẩn sau đây:
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá
nhân hình thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và
địa điểm hình thành tài liệu;
d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
đ) Hình thức của tài liệu;
e) Tình trạng vật lý của tài liệu.
Điều 19. Thời hạn
bảo quản tài liệu
1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài
liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.
Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm
tài liệu về chủ trương, chính sách, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục
tiêu, trọng điểm của tỉnh; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ
quan có thẩm quyền.
2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là
tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định
thời hạn bảo quản dưới 70 năm.
3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để
hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định
và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
căn cứ vào tình hình thực tế hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cụ thể hóa,
ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức mình theo
quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức và các bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành khác (nếu
có).
Điều 20. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định
thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn
tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại
tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng
bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức
là Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu
là ủy viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu
cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào
biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn
bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn
tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài
liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 29 Quy định này.
Mục 3: THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
Điều 21. Lưu trữ
lịch sử tỉnh
1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở cấp
tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm
sau đây:
a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban
hành Danh mục Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục
thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 22. Thu thập,
tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Lưu trữ lịch sử tỉnh thu thập, tiếp
nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức ở cấp tỉnh, cấp huyện.
2. Lưu trữ lịch sử tỉnh sưu tầm tài
liệu lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ trên cơ sở thỏa thuận.
Điều 23. Thời hạn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và của ngành khác được
thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ.
Điều 24. Trách
nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp
và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu,
cơ sở dữ liệu tra cứu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm
tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
Điều 25. Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục
tài liệu nộp Iưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
Tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan.
Điều 26. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách,
sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập,
giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản
Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập,
giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải
thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:
1. Tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản
theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.
2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định
chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập,
giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì toàn bộ các hồ sơ, tài
liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu
theo quy định.
3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh
lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Tài liệu lưu trữ của đơn vị trực
thuộc các cơ quan, tổ chức được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức chủ quản;
c) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại
Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường
hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ
quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Mục 4: BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Điều 27. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định;
b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống
cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và
tài liệu lưu trữ;
c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng
phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;
đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống
côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hỏng tài liệu;
e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ đối
với hồ sơ, tài liệu có giá trị bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
3. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa
có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu thì được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh và phải trả phí theo quy định của pháp luật.
Điều 28. Thống
kê nhà nước về lưu trữ
1. Tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản
lý.
2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu
trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê
hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
3. Thống kê lưu trữ được thực hiện
theo quy định sau:
a) Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tổng
hợp số liệu và báo cáo Sở Nội vụ;
b) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện tổng
hợp số liệu và báo cáo Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố.
Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành
phố tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo Sở Nội
vụ.
Sở Nội vụ tổng hợp số liệu của các cơ
quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố và báo cáo
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 29. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu
hết giá trị được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan)
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền
về lưu trữ cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết
giá trị
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;
người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức
cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có
thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá
trị;
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra
xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý
nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ
lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị
tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu
trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải
bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị
a) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm
có:
b) Quyết định thành lập Hội đồng;
c) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ
trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
đ) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý
kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của
cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy
tài liệu.
Mục 5: SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 30. Quyền
và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền
sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và
các nhu cầu chính đáng khác.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng
tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài
liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính
nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước,
quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ
theo quy định của pháp luật;
d) Thực hiện nội quy, quy chế của cơ
quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có
liên quan.
3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu
trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu
trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp
quản lý;
b) Hàng năm rà soát, thông báo tài liệu
lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
Điều 31. Sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định
việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình
trên cơ sở pháp luật hiện hành.
Điều 32. Sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử
dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh
quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
2. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc
Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
3. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục
tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường
hợp sau đây:
a) Được giải mật theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết
thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;
c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết
thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
4. Tài liệu đến thời hạn được sử dụng
rộng rãi quy định tại điểm c, khoản 3 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng
rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
5. Sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan
đến cá nhân quy định sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ liên quan đến cá
nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số
trường hợp đặc biệt thuộc một trong các trường hợp sau đây không được sử dụng rộng
rãi:
- Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có
liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc;
- Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá
nhân được hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử tỉnh khi chưa được cá nhân hoặc
người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép;
b) Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu
lưu trữ liên quan đến cá nhân bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh do Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh quyết định;
c) Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký gửi
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của
cá nhân đó cho phép.
Điều 33. Thủ tục
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Cá nhân, cơ quan, tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội
vụ.
2. Thành phần hồ sơ
- Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ
chiếu (bản chính để kiểm tra): Trường hợp phục vụ cho cá nhân;
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị
của Cơ quan, tổ chức nơi công tác (bản chính để lưu hồ sơ): Trường hợp phục vụ
công tác.
3. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.
4. Trong thời hạn 01 (một) ngày làm
việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ của cá nhân, tổ chức yêu cầu sử dụng tài liệu
lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ cấp bản sao tài liệu lưu trữ hoặc bản chứng
thực lưu trữ.
5. Cá nhân, cơ quan, tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định pháp luật hiện hành.
Điều 34. Các
hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ.
Điều 35. Sao tài
liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng
thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện.
Người có thẩm quyền cho phép sử dụng
tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử tỉnh
sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản
sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
2. Người được cấp bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật hiện
hành.
3. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng
thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
Điều 36. Mang
tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được
mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ
quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu
trữ đó.
2. Việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi
Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước, mang ra nước ngoài thực hiện theo
quy định tại khoản 3, khoản 4; Điều 34 của Luật Lưu trữ.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết
định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc
mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.
Chương 3.
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 37. Trách
nhiệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản
lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
2. Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân
dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, hoạt động dịch vụ lưu
trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có chức
năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản
lý nhà nước về công tác lưu trữ, dịch vụ lưu trữ và tài liệu lưu trữ lịch sử của
tỉnh.
3. Ủy ban nhân dân huyện, thị xã,
thành phố quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn huyện, thị xã,
thành phố.
Trưởng phòng Nội vụ huyện, thị xã,
thành phố thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành
phố quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện theo Quy định này.
Điều 38. Khen
thưởng, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo
1. Khen thưởng:
Cơ quan, tổ chức và cá nhân đạt một
trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:
a) Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu
thập, quản lý, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ;
b) Giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ
những tài liệu có giá trị đặc biệt quý hiếm;
c) Phát hiện và tố giác kịp thời những
hành vi làm hư hại, chiếm đoạt hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
2. Xử lý vi phạm:
Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các
quy định về lưu trữ theo Quy định này và các văn bản pháp luật khác, tùy theo
tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy cứu
trách nhiệm hình sự theo quy định pháp luật hiện hành.
3. Giải quyết khiếu nại, tố cáo:
a) Cơ quan, tổ chức và cá nhân có quyền
khiếu nại, tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ;
b) Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo
được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Chương 4.
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 39. Trách
nhiệm thực hiện
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn,
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này. Tổng hợp kết quả đề
nghị khen thưởng, kỷ luật về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các
cơ quan, tổ chức, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chịu
trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện Quy định này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có
vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản
ánh về Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.