|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH CÀ MAU
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
26/2020/QĐ-UBND
|
Cà Mau, ngày
02 tháng 12 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỈNH CÀ MAU
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 19 tháng 6 năm 2015, được sửa đổi bổ sung tại Luật Quy hoạch ngày 24 tháng
11 năm 2017 và Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và
Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm
2011;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01
tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16
tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 419/TTr-SNV ngày 29 tháng 10 năm 2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của tỉnh Cà Mau.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 21 tháng 12
năm 2020 và thay thế Quyết định số 27/2018/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2018 của
Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Cà
Mau.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ
trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố
Cà Mau; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân
có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Hồng Quân
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 26/2020/QĐ-UBND ngày 02 tháng 12 năm 2020 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này
quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ của tỉnh Cà Mau (đối với cơ quan, tổ chức ngoài việc thực hiện quy định
này còn phải thực hiện theo quy định chuyên ngành); được áp dụng đối với các sở,
ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, các doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy
ban nhân dân tỉnh và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ
chức) và tổ chức, cá nhân có liên quan.
2. Công tác văn
thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
3. Công tác lưu
trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
Điều 2. Giải thích từ
ngữ
1.
“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu,
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể
thức, kỹ thuật theo quy định.
2.
“Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động
chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý
ngành, lĩnh vực quy định.
3.
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành,
giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
4.
“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được
số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy
định.
5.
“Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6.
“Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ
quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc
đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện
tử hình thành trong quá trình soạn
thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
8. “Bản gốc
văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm
quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
9. “Bản
chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ
bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
10. “Bản sao y”
là bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính
xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
12. “Bản
trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của
bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
13.
“Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm
của cơ quan, tổ chức.
14. “Hồ sơ” là tập hợp
các văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. “Lập hồ sơ”
là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức,
cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
16.
“Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức
năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên
môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
17.
“Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ
quan, tổ chức.
18.
“Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ của cơ quan, tổ chức.
19. “Thu thập tài liệu” là quá
trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển
vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
20. “Chỉnh lý tài liệu” là việc
phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu
hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
21. “Xác định giá trị tài liệu” là việc
đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo
quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá
trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
22.
“Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” là hệ thống tin học hóa các quy
trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ, bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử
dụng tài liệu lưu trữ.
23.
“Hồ sơ điện tử” là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, tổ chức, cá nhân.
24.
“Lập hồ sơ điện tử” là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài
liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
25.
“Dữ liệu thông tin đầu vào” là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu
như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc
tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập,
quản lý và lưu trữ dữ liệu.
Điều 3. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1.
Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức
theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2.
Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Điều 4. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban
nhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa
bàn tỉnh Cà Mau; Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện
công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh Cà Mau.
2. Trách
nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu
trữ
a) Tổ chức
xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
b) Kiểm
tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với
các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
3. Trách
nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người phụ trách công tác hành chính
Chánh Văn
phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người phụ trách công tác hành
chính giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan tổ chức và đơn vị trực
thuộc.
4. Trách
nhiệm của Thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng
đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm triển khai
và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức và quy định của pháp luật
về văn thư, lưu trữ.
5. Trách
nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
Trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư,
lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm các quy định của cơ
quan, tổ chức và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
6. Văn thư cơ
quan có nhiệm vụ
a) Đăng ký, thực
hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
c) Sắp xếp, bảo
quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
d) Quản lý Sổ
đăng ký văn bản.
đ) Quản lý, sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác
theo quy định.
Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư,
lưu trữ
Mọi hoạt
động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có liên quan đến bí mật
nhà nước phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí
mật nhà nước.
Chương II
CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 6. Hình thức văn
bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật.
2. Văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 7. Thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện
theo quy định tại Chương V của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật (sau đây gọi tắt
là Nghị định số 34/2016/NĐ-CP).
2. Văn bản
hành chính: Thực hiện theo quy định tại Mục
1 Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về
công tác văn thư (sau đây gọi tắt
là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
3. Văn bản
chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức quản lý ngành.
4. Văn bản
trao đổi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo quy định hiện
hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 8. Soạn thảo văn
bản
1. Việc
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.
2. Việc
soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
a) Căn cứ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục
đích, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc
người có thẩm quyền giao cho đơn
vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị
hoặc cán bộ, công chức, viên chức được giao chủ trì soạn thảo văn bản
thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ
khẩn của văn bản cần soạn thảo, nơi nhận văn bản; thu thập và xử lý thông
tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng
hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; trường hợp cần thiết, đề xuất với Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức hoặc người
có thẩm quyền tham khảo ý kiến của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu ý kiến tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo; trình duyệt bản thảo văn
bản kèm theo các tài liệu có liên quan.
Đối với văn bản
điện tử, cán bộ, công chức, viên
chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu
kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
3. Trường hợp cần
sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo
văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ
trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4. Cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm
trước thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức
trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 9. Duyệt bản thảo
văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Bản
thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần
sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Điều 10. Kiểm tra văn
bản trước khi ký ban hành
1. Thủ
trưởng đơn vị soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về
nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào
cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước xác định việc đóng dấu mật, đối
tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh
Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người được giao trách nhiệm kiểm tra giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu
trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn
bản đúng theo quy định và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 11. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký
văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc hoặc Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức
vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền:
a) Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.
b) Văn bản
hành chính thực hiện theo Điều 13 và Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
3. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực
màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
4. Đối với văn bản
điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo
quy định tại Phụ lục I Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
Điều 12. Bản sao văn
bản
1. Các
hình thức bản sao thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao thực hiện theo quy định tại Phần II Phụ lục
I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Thẩm quyền sao văn bản thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
4. Bản
sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện đúng theo quy định của
pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Không
được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề
văn bản. Trường hợp những ý kiến của Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức ghi bên lề
văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được cụ thể hóa bằng
văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 13. Nguyên tắc chung
1. Tất cả
văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn
thư cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị,
cá nhân không có trách nhiệm giải quyết,
trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2. Văn bản
đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có dấu chỉ các mức
độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ”), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây
gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển
phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản,
tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng
ký, quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại
Quy chế này.
Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả
văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp
nhận bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình,
chuyển giao văn bản đến.
4. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Đối với văn bản giấy
a) Khi tiếp
nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư
phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối
chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số,
ký hiệu của văn bản trong bì trước
khi nhận và ký nhận.
b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng
bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc hẹn giờ”), Văn thư phải
báo cáo ngay người có trách nhiệm giải
quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua fax
hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi
văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo
cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
d)
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau
Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến (bao gồm có dấu chỉ mật) gửi
cho cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại
Văn thư phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”; khi bóc bì phải đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với
số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải
đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi
và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo
cho nơi gửi biết để giải quyết.
Loại không bóc bì: Các bì văn bản gửi đích danh cá nhân và các tổ chức
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn
thư chuyển cho nơi nhận. Những bì văn bản
gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ
quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn
thư để đăng ký.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 4 Nghị
định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2020 của
Chính phủ quy định chi tiết một số điều của
Luật Bảo vệ bí mật nhà nước (sau
đây gọi tắt là Nghị định số 26/2020/NĐ-CP).
đ)
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “ĐẾN”,
ghi số đến và ngày, tháng, năm đến. Riêng đối với văn bản fax, phải chụp lại
trước khi đóng dấu “ĐẾN”; đối với văn bản được chuyển qua mạng, trong
trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “ĐẾN”.
Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “ĐẾN” vào bản chính và làm
thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển
phát qua mạng); những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại bộ phận
Văn thư thì Văn thư chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “ĐẾN”.
Dấu “ĐẾN” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối
với Công văn) hoặc vào khoảng trống dưới ngày, tháng, năm
ban hành văn bản.
Mẫu
dấu “ĐẾN” theo quy định tại Phụ lục IV
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
2. Đối với
văn bản điện tử
a)
Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và
thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
b)
Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc
gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ
chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất
thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông
báo cho nơi gửi văn bản.
c)
Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ
quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và
báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức) để xử lý.
4. Việc
đăng ký văn bản đến thực hiện theo quy định tại Điều 22 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến
1.
Trình, chuyển giao văn bản giấy
a)
Trình, phân phối văn bản đến
Văn
bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị
hoặc cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ
đơn vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển
văn bản đến đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xử lý theo quy chế công tác
văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo
đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
Người có thẩm quyền phân phối văn bản đến cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết và thời gian giải quyết văn bản (nếu cần) trực tiếp trên văn bản đến,
trên Phiếu giải quyết văn bản đến hoặc trên mạng nội bộ. Trường hợp người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối
trực tiếp trên văn bản đến thì ý kiến phân phối được ghi vào mục “Chuyển”
trong dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc
nhiều cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết. Mẫu “Phiếu giải quyết văn bản đến” theo quy định tại
Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền,
văn bản đến được chuyển lại Văn thư để đăng ký bổ sung thông tin vào sổ đăng ký văn bản đến.
b)
Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, Văn thư thực
hiện chuyển giao văn bản đến cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển
giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, giữ bí
mật nội dung văn bản. Khi chuyển giao văn bản đến, Văn thư phải lập Sổ đăng ký văn
bản đến theo quy định.
Đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến phải ký nhận vào Sổ đăng
ký văn bản đến. Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đến” theo quy định tại
Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Đối với văn bản đến có đóng dấu “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, Văn thư phải
ghi rõ thời gian chuyển cho người có trách nhiệm xử lý.
2. Trình, chuyển
giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình văn bản
điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Người
có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật
vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái
xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được
giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ
quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến
đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
a) Khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc
theo quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu
chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết ngay.
b) Khi trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến
đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình
kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,
đôn đốc về thời hạn giải quyết.
b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng (Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo cho Chánh Văn phòng
(Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người
được giao trách nhiệm theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng
máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập sổ theo dõi việc giải quyết
văn bản đến. Mẫu “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến” theo quy định tại
Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Điều 18. Trình tự quản lý văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2.
Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
3. Đăng ký văn bản đi.
4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức và
dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (nếu có) đối với văn bản giấy; ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
5. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi.
6. Lưu văn bản đi.
Điều 19. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; cấp số, thời gian ban hành văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
2. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
a) Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được cấp số
theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác.
b) Việc cấp số, thời gian
ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại Điều 15 và Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều 20. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc bằng Hệ thống.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm,
các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đi” theo quy định
tại Mục I Phụ lục IV Nghị định số
30/2020/NĐ-CP.
2. Đăng ký văn bản đi bằng Hệ thống
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Hệ thống được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Hệ thống được thực hiện
theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức
cung cấp, phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ và truy cập.
c) Văn bản được đăng ký
bằng
Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký
văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
3.
Văn bản mật đi được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 21. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ
quan, tổ chức và dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật
1. Nhân bản đối với văn bản giấy
a) Văn bản đi được nhân bản theo
đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê
đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở
Văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ
chức phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn
bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều văn bản cho đối tượng, không gửi đến
các đối tượng khác để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời
gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định
số 26/2020/NĐ-CP.
2. Đóng dấu cơ quan đối với văn bản
giấy
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3
chữ ký về phía bên trái.
b)
Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên
trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
c) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng
dấu nổi trên văn bản giấy, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được
thực hiện theo quy định của Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
d) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu
đóng tối đa 05 trang văn bản.
3. Đóng dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn và các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
a) Dấu chỉ độ mật: Việc xác
định và đóng dấu chỉ độ mật (“Tuyệt
mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của
Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà
nước (sau đây gọi tắt là Thông tư số 24/2020/TT-BCA); Điều 2 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 17 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu “Tài liệu thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA .
b) Dấu chỉ
mức độ khẩn: Việc xác định và đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên
văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại điểm b khoản 1 Điều 17 và Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Mực
để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành: Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các
chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (“XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại
Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
4.
Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định
tại Phụ lục I Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
Điều 22. Thủ tục phát hành, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát hành
văn bản đi:
a) Lựa chọn bì.
b) Viết bì.
c) Vào bì và dán bì.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng
loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được (Mẫu bì
văn bản thực hiện theo quy định tại Mục
II Phụ lục IV
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP). Bì
văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định
số 26/2020/NĐ-CP.
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã hoàn thành thủ tục tại
Văn thư theo quy định phải được
phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là ngày làm việc
tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy
định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi
hành.
b) Đối với những văn bản “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”
phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục tại Văn
thư.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm
tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện thực hiện theo
quy định tại Mục III Phụ
lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan, tổ chức hoặc các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận
vào sổ đăng ký văn bản đi.
đ) Chuyển phát hành văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản
chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát hành văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 13 của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và Điều 4 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP.
3.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng
văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể
thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4.
Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản
giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi
lại văn bản đã nhận.
b)
Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận
hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống
để bên gửi biết.
5.
Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư
cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy,
đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
6.
Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực
hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 và Phần II Phụ
lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
7. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như
sau:
a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo
dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm
văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
c) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải kịp
thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 23. Lưu văn bản đi
1. Lưu văn bản giấy
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc văn bản lưu
tại Văn thư cơ quan và bản chính lưu tại
hồ sơ theo dõi, giải quyết công
việc.
b) Bản gốc văn bản được lưu tại
Văn thư cơ quan phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
c)
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
d)
Văn thư có trách nhiệm lập sổ
theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu “Sổ sử dụng
bản lưu” thực hiện theo quy
định tại Mục IV Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Lưu
văn bản điện tử
a)
Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản.
b)
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và
các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện
tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
c)
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính
văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để
lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 24. Nội dung việc
lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ do
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn
vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu “Danh mục hồ sơ” thực hiện theo quy định tại
Mục II Phụ lục
V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
2.
Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị
bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc
của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
Trường hợp các hồ
sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cán
bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm
vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu
hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
b) Thu thập, cập nhật văn bản,
tài liệu vào hồ sơ
Cán bộ,
công chức, viên chức được giao nhiệm vụ có
trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh,
ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
c)
Kết thúc và biên mục hồ sơ
Hồ
sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. Cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản,
tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại
thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp;
hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
Đối với hồ sơ giấy:
Cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn
bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn (mẫu “Mục lục văn bản, tài liệu” thực hiện theo quy
định tại Mục IV Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP); viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ
sơ.
Đối với hồ sơ điện
tử: Cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các
thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức
năng của Hệ thống.
3.
Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
b) Các
văn bản, tài liệu thu thập vào mỗi hồ sơ
phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự
việc hay trình tự giải quyết công việc.
Điều 25. Nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Trách
nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ,
công chức, viên chức nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn được quy định tại khoản 2
Điều này và thực hiện trình tự, thủ tục
quy định.
b) Cán bộ,
công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu,
thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức (Lưu trữ cơ quan) hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu
của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác. Hồ
sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
2. Thời hạn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Đối với hồ sơ,
tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được
quyết toán.
b) Đối với hồ sơ,
tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thủ tục nộp
lưu
a) Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp
lưu hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên
bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”.
Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và Mẫu
“Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
b) Đối với hồ sơ điện tử
Cán
bộ, công chức, viên chức
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan
có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc
tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử
trên Hệ thống.
Điều 26. Trách nhiệm
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ
chức
Hàng
năm Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối
với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người phụ trách công tác hành
chính
a) Tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối
với các đơn vị trực thuộc.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của đơn
vị và cán bộ, công chức, viên chức trong
cơ quan, tổ chức
a) Thủ
trưởng đơn vị trong cơ quan, tổ
chức chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, tổ chức về việc lập hồ
sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
b) Trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải
lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung
tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước
khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo
quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
d) Trường hợp đơn
vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức có nhu cầu giữ
lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu
giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá
nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
đ) Nộp lưu hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có
trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công
việc; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của Nhà
nước.
5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức
Định kỳ hàng năm các cơ quan, tổ chức phải
báo cáo thống kê về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Số liệu thống
kê văn thư, lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng
12. Việc báo cáo thống kê được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
03/2018/TT-BNV ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ
báo cáo thống kê ngành Nội vụ.
Mục 4. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 27. Quản lý con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Chánh
Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người phụ trách công tác hành chính chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của
cơ quan, tổ chức. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của
đơn vị (đối với đơn vị có con dấu, thiết
bị lưu khóa bí mật riêng).
2. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được giao cho Văn thư cơ quan quản
lý và sử dụng. Văn thư cơ quan có trách nhiệm thực hiện theo quy
định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
3. Khi
nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, Văn thư phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp bị mất dấu, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải kịp thời thông báo cơ quan Công an nơi xảy ra mất
con dấu, lập biên bản và làm thủ tục cấp lại con dấu.
4. Khi cơ
quan, tổ chức có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc
con dấu mới.
5. Cá nhân có
trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Điều 28. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Không được đóng dấu trong các trường hợp
sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn
trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm
quyền.
Chương III
CÔNG
TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 29. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm,
cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức
thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế
hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp
với các đơn vị và cán bộ, công chức, viên
chức trong cơ quan, tổ chức xác định
những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng
dẫn đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp và lập
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn
bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” với thực tế và lập “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo quy định.
6. Trường hợp tài
liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập
cả hai loại.
7. Khi giao nhận
tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, tính
toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc
và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa
chữa hay bị mất dữ liệu.
8. Việc thu thập
tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện trên Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử và theo quy trình quy định tại khoản 3 Điều 7 Nghị
định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ (sau đây gọi tắt là Nghị định số
01/2013/NĐ-CP).
Điều 30. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ,
tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong
kho lưu trữ.
1. Nguyên
tắc chỉnh lý
a) Không
phân tán phông lưu trữ.
b) Khi
phân loại và lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, phải
tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc
(không phá vỡ hồ sơ đã được lập).
c) Tài liệu
sau khi chỉnh lý phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu
sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu
a) Phân
loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu (bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn).
c) Hệ thống
hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập
công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu
khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu.
đ) Lập
danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 31. Xác định giá trị tài liệu
1. Bộ phận
văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ căn cứ vào các quy định hiện hành
về thời hạn bảo quản tài liệu của cấp trên, ý kiến Hội đồng xác định giá trị
tài liệu của cơ quan, tổ chức và ý kiến tham gia của cơ quan có thẩm quyền (nếu
cần), giúp Chánh Văn phòng (Trưởng phòng
Hành chính - Tổ chức) hoặc người
phụ trách công tác hành chính xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm
quyền.
2. Việc
xác định giá trị tài liệu phải đạt các yêu cầu sau
a) Xác định
tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn tính bằng số
năm cụ thể.
b) Xác định
tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
3. Xác định
giá trị tài liệu đối với tài liệu giấy thực hiện theo quy định tại Điều 16 của
Luật Lưu trữ năm 2011.
4. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị
định số 01/2013/NĐ-CP .
Điều 32. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thực hiện
theo quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ năm 2011.
Điều 33. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, lập hồ sơ và phải có văn bản thẩm định của cơ quan có
thẩm quyền theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011.
2. Việc hủy tài
liệu lưu trữ điện tử hết giá trị thực hiện theo quy định tại Điều
11 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP .
Điều 34. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử
1. Thời hạn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thực
hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và của ngành
khác được thực hiện theo quy định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
Mục 2. BẢO QUẢN, THỐNG KÊ, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị,
phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ,
bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà
nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại Khoản 1
Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định
của pháp luật.
3. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan, tổ chức do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo
an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
4. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải
được nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong
kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các
trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định.
5. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức) hoặc người phụ trách công tác hành
chính có trách nhiệm tham mưu, chỉ
đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Tham
mưu Thủ trưởng cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu
chuẩn quy định; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu
lưu trữ.
b) Thực
hiện các biện pháp phòng cháy, chữa cháy, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo
mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
c) Thực
hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít; tu bổ, phục chế
tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; duy trì các chế độ bảo
quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
d) Duy trì các chế
độ bảo quản phù hợp với từng loại.
6. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
a) Bố
trí, sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu trong kho; hồ sơ, tài liệu trong
kho phải để trong hộp (cặp), dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện
thống kê, kiểm tra và tra cứu.
b) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có
trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo
quản và tu bổ phục chế.
7. Bảo quản tài
liệu lưu trữ điện tử
a) Tài liệu lưu
trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
b) Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn,
tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện
pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm
không thay đổi nội dung tài liệu.
c) Phương tiện
lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ
thích hợp.
d) Việc bảo quản
tài liệu lưu trữ điện tử phải đảm bảo các yêu cầu theo quy định tại Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 36. Đối tượng, thủ tục và thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng tài liệu
1. Cán bộ,
công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích
công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng phòng
Hành chính - Tổ chức) đồng ý.
2. Cá
nhân khai thác sử dụng vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng
minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) đồng ý.
Điều 37. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật Lưu trữ
năm 2011.
2. Sử dụng tài liệu
lưu trữ điện tử thực hiện theo
quy định tại Điều 9 Nghị định số
01/2013/NĐ-CP.
Điều 38. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
1. Thực hiện theo quy định tại Điều 31 và Điều 34
Luật Lưu trữ năm 2011.
2. Thẩm quyền cho
phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện
như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
Điều 39. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ
cơ quan, tổ chức bố trí vị trí phục vụ độc
giả và phải có Nội quy cụ thể.
2. Nội
quy bao gồm các nội dung quy định như sau
a) Thời gian phục
vụ độc giả.
b) Các giấy tờ độc
giả cần xuất trình khi đến khai thác, sử dụng tài liệu.
c) Những vật dụng
được và không được mang vào vị trí phục vụ độc giả.
d) Quy định độc
giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác sử dụng tài liệu theo hướng
dẫn của nhân viên phòng đọc, kho lưu trữ.
đ) Độc giả không
được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công
cụ tra cứu khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
e) Ngoài các quy
định trên, độc giả phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong
Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định về công tác phòng
cháy, chữa cháy.
3. Cán bộ, công
chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu; sổ
đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục
vụ khai thác tài liệu. Ngoài ra có thể dùng phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 40. Điều khoản chuyển tiếp
Trong quá trình thực hiện, trường hợp các văn
bản quy phạm pháp luật được viện dẫn để áp dụng tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới
thì áp dụng theo văn bản mới và theo quy định hiện hành.
Điều 41. Trách nhiệm
của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
Căn cứ vào Quy
chế này và các quy định của pháp luật có liên quan, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn của mình, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và tổ chức, cá nhân có liên quan
có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế này.
Điều 42. Trách nhiệm
của Giám đốc Sở Nội vụ
Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn,
kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Cà Mau trong quá trình
triển khai thực hiện Quy chế này; định kỳ báo cáo kết quả thực hiện đến Bộ Nội
vụ và Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 43. Sửa đổi, bổ
sung
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó
khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh đến Ủy ban nhân
dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để nghiên cứu giải quyết hoặc tổng hợp, báo cáo, đề xuất
Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp với tình hình thực
tế và quy định của pháp luật hiện hành./.