|
BỘ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 02/2019/TT-BNV
|
Hà Nội, ngày 24 tháng 01 năm 2019
|
THÔNG
TƯ
QUY
ĐỊNH TIÊU CHUẨN DỮ LIỆU THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ YÊU CẦU BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐIỆN TỬ
Căn cứ Luật
Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-Ttg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ
tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư
quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu
trữ điện tử.
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh
Thông tư này quy định tiêu chuẩn dữ liệu
thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, dữ liệu đặc tả
của tài liệu lưu trữ (sau đây gọi là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ) hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Đối tượng áp
dụng
1. Thông tư này áp dụng đối với cơ
quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 (sau đây gọi chung là
cơ quan, tổ chức).
2. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức
không thuộc Khoản 1 Điều này và cá nhân áp dụng các quy định tại Thông tư này.
Điều 3. Giải thích từ
ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập
hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu
lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản
lý và cập nhật.
2. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử là hệ thống tin học hóa các quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ,
bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Sự cố tin học là hiện tượng hệ thống
tin học trong
quá trình hoạt động xảy ra những trường hợp bất thường như: bị hỏng, hoạt động
không bình thường; dữ liệu, phần mềm bị thay đổi, sửa, xóa, sao chép, truy cập
trái phép bởi phần mềm bất hợp pháp; có chứa mã độc, có chứa phần mềm gián điệp,...
hoặc người sử dụng thực hiện chưa đúng quy trình.
4. Phương tiện lưu trữ là thiết bị vật
lý được sử dụng để lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm (gồm ổ cứng,
thẻ nhớ, băng từ, đĩa quang,...).
5. Sao lưu là việc tạo ra bản sao cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm.
6. Chuyển đổi phương tiện lưu trữ là
việc sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm từ phương tiện lưu trữ
này sang phương tiện lưu trữ độc lập khác.
7. Phương thức sao lưu gia tăng là việc
sao lưu tất cả các thông tin có sự thay đổi hoặc cập nhật so với lần sao lưu gần
nhất trước đó.
8. Phương thức sao lưu đầy đủ là việc
sao lưu tất cả các thông tin được chọn, không phụ thuộc vào thời điểm lưu trữ
và các lần sao lưu trước đó.
9. Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu
điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu
trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.
Chương II
TIÊU
CHUẨN DỮ LIỆU THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 4. Nguyên tắc
thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào
1. Bảo đảm thống nhất với tiêu chuẩn
thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức.
2. Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc
gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ
thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 và
tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy
định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15
tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
3. Bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa
Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.
Điều 5. Yêu cầu biên mục
nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ
1. Biên mục nội dung dữ liệu đặc tả phải
bảo đảm cô đọng, rõ nghĩa đối với nội dung tài liệu cần mô tả.
2. Trong trường hợp thuộc tính nội
dung có nhiều giá trị khác nhau, thì phân biệt các thuộc tính nội dung bằng dấu
chấm phẩy (;).
3. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cập
nhật, bổ sung khi nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ có sự thay đổi.
Điều 6. Tiêu chuẩn dữ
liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số
hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
a) Định dạng Portable Document Format
(.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
b) Ảnh màu;
c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
d) Tỷ lệ số hóa: 100%;
đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ
chức quản lý
tài
liệu lưu trữ số hóa
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu
tài liệu;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức,
màu đỏ, kích thước bằng kích thước
thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời
gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn
ISO 8601).
e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự
văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
2. Tài liệu ảnh
a) Định dạng: JPEG;
b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
3. Tài liệu phim ảnh
a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
4. Tài liệu âm thanh
a) Định dạng: MP3, .wma;
b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps.
5. Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của
các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn
kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông
tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm
2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
6. Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ
quy định tại Phụ lục I Thông tư này.
7. Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu
đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục II Thông
tư này.
Chương III
BẢO
QUẢN CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 7. Nguyên tắc
1. Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ.
2. Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý,
tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Điều 8. Yêu cầu
1. Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết
bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.
2. Không chuyển mục đích sử dụng các
thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi
bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
3. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải
được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc
sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
4. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm
tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.
5. Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao
lưu, phục hồi.
Điều 9. Kiểm tra cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Thời gian kiểm tra: Định kỳ hàng
năm.
2. Quy trình kiểm tra quy định tại Phụ lục III Thông tư này.
3. Biên bản kiểm tra quy định tại Phụ lục IV Thông tư này.
Điều 10. Sao lưu phần
mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Thời gian và phương thức sao lưu
a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải
sao lưu hàng ngày theo phương thức sao lưu gia tăng, ngày đầu tiên hàng tháng
phải sao lưu theo phương thức sao lưu đầy đủ.
b) Chuyển đổi phương tiện lưu trữ
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm
phải chuyển đổi phương tiện lưu trữ 03 năm/01 lần theo phương thức sao lưu đầy
đủ; Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sao lưu và lưu trữ bằng
định dạng file XML (eXtensible Markup Language).
2. Quy trình sao lưu quy định
tại Phụ lục V Thông tư này.
3. Nhật ký sao lưu quy định tại Phụ lục VI Thông tư này.
4. Biên bản sao lưu quy định
tại Phụ lục VII Thông tư này.
Điều 11. Phục hồi cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Quy trình và nội dung phục hồi cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục VIII Thông
tư này.
2. Biên bản phục hồi cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục IX Thông tư này.
Điều 12. Bảo đảm an
toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được
bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ được quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính
phủ và Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24
tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
2. Việc tiêu hủy thiết bị, phương tiện
lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin theo cấp
độ được quy định.
3. Không được mang thiết bị, phương tiện
lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
Chương IV
ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều 13. Hiệu lực thi
hành
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ
ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Điều 14. Tổ chức thực
hiện
1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thực
hiện Thông tư này.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện,
nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Nội vụ để
nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
|
Nơi nhận:
-
Ban Bí thư trung ương Đảng;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước;
- Cơ quan TW của các đoàn thể;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành
phố trực thuộc TW;
- Sở Nội vụ các tỉnh, thành
phố trực thuộc TW;
- Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (20b);
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Công báo;
- Cổng Thông tin điện tử Bộ Nội vụ;
- Cổng Thông tin điện tử Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Lưu: VT, PC.
|
KT. BỘ
TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Duy Thăng
|
PHỤ
LỤC I
DỮ
LIỆU ĐẶC TẢ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ)
1. Dữ liệu đặc tả của phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết tắt
tiếng Anh)
|
Kiểu dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã cơ quan lưu trữ
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
2
|
Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
3
|
Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ
|
FondName
|
String
|
200
|
|
4
|
Lịch sử đơn vị hình thành phông
|
FondHistory
|
LongText
|
|
|
5
|
Thời gian tài liệu
|
ArchivesTime
|
String
|
30
|
|
6
|
Tổng số tài liệu giấy
|
PaperTotal
|
Number
|
10
|
|
7
|
Số lượng tài liệu giấy đã số hóa
|
PaperDigital
|
Number
|
10
|
|
8
|
Các nhóm tài liệu chủ yếu
|
KeyGroups
|
String
|
300
|
|
9
|
Các loại hình tài liệu khác
|
OtherTypes
|
String
|
300
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
100
|
|
11
|
Công cụ tra cứu
|
LookupTools
|
String
|
50
|
|
12
|
Số lượng trang tài liệu đã lập bản
sao bảo hiểm
|
CopyNumber
|
Number
|
10
|
|
13
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
1000
|
2. Dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết tắt
tiếng Anh)
|
Kiểu dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
|
|
1.1
|
Mã cơ quan lưu trữ lịch sử
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
1.2
|
Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
1.3
|
Mục lục số hoặc năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
10
|
|
1.4
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
2
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Title
|
String
|
1000
|
|
3
|
Thời hạn bảo quản
|
Maintenance
|
String
|
100
|
|
4
|
Chế độ sử dụng
|
Rights
|
String
|
30
|
|
5
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
100
|
|
6
|
Thời gian bắt đầu
|
StartDate
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
7
|
Thời gian kết thúc
|
EndDate
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
8
|
Tổng số văn bản trong hồ sơ
|
TotalDoc
|
Number
|
10
|
|
9
|
Chú giải
|
Description
|
String
|
2000
|
|
10
|
Ký hiệu thông tin
|
InforSign
|
String
|
30
|
|
11
|
Từ khóa
|
Keyword
|
String
|
100
|
|
12
|
Số lượng tờ
|
Maintenance
|
Number
|
10
|
|
13
|
Số lượng trang
|
PageNumber
|
Number
|
10
|
|
14
|
Tình trạng vật lý
|
Format
|
String
|
50
|
3. Dữ liệu đặc tả của văn
bản
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết tắt
tiếng Anh)
|
Kiểu dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã định danh văn bản
|
DocCode
|
String
|
25
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
|
|
2.1
|
Mã cơ quan lưu trữ lịch sử
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
2.2
|
Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
2.3
|
Mục lục số hoặc năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
2.4
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
Number
|
4
|
|
4
|
Tên loại văn bản
|
TypeName
|
String
|
100
|
|
5
|
Số của văn bản
|
CodeNumber
|
String
|
11
|
|
6
|
Ký hiệu của văn bản
|
CodeNotation
|
String
|
30
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm văn bản
|
IssuedDate
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
8
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
9
|
Trích yếu nội dung
|
Subject
|
String
|
500
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
100
|
|
11
|
Số lượng trang của văn bản
|
PageAmount
|
Number
|
4
|
|
12
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
13
|
Ký hiệu thông tin
|
InforSign
|
String
|
30
|
|
14
|
Từ khóa
|
Keyword
|
String
|
100
|
|
15
|
Chế độ sử dụng
|
Mode
|
String
|
20
|
|
16
|
Mức độ tin cậy
|
ConfidenceLevel
|
String
|
30
|
|
17
|
Bút tích
|
Autograph
|
String
|
2000
|
|
18
|
Tình trạng vật lý
|
Format
|
String
|
50
|
4. Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim
(âm bản)/ảnh
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết tắt
tiếng Anh)
|
Kiểu dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã cơ quan lưu trữ
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
2
|
Số lưu trữ
|
ArchivesNumber
|
String
|
50
|
|
3
|
Ký hiệu thông tin
|
InforSign
|
String
|
30
|
|
4
|
Tên sự kiện
|
EventName
|
String
|
500
|
|
5
|
Tiêu đề phim/ảnh
|
ImageTitle
|
String
|
500
|
|
6
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
7
|
Tác giả
|
Photographer
|
String
|
300
|
|
8
|
Địa điểm chụp
|
PhotoPlace
|
String
|
300
|
|
9
|
Thời gian chụp
|
PhotoTime
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
10
|
Màu sắc
|
Colour
|
String
|
50
|
|
11
|
Cỡ phim/ảnh
|
FilmSize
|
String
|
5
|
|
12
|
Tài liệu đi kèm
|
DocAttached
|
String
|
300
|
|
13
|
Chế độ sử dụng
|
Mode
|
String
|
20
|
|
14
|
Tình trạng vật lý
|
Format
|
String
|
50
|
5. Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim,
âm thanh (ghi hình, ghi
âm)
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết tắt
tiếng Anh)
|
Kiểu dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã cơ quan lưu trữ
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
2
|
Số lưu trữ
|
ArchivesNumber
|
String
|
50
|
|
3
|
Ký hiệu thông tin
|
InforSign
|
String
|
30
|
|
4
|
Tên sự kiện
|
EventName
|
String
|
500
|
|
5
|
Tiêu đề phim/âm thanh
|
MovieTitle
|
String
|
500
|
|
6
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
7
|
Tác giả
|
Recorder
|
String
|
300
|
|
8
|
Địa điểm
|
RecordPlace
|
String
|
300
|
|
9
|
Thời gian
|
RecordDate
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
100
|
|
11
|
Thời lượng
|
PlayTime
|
String
|
8
|
|
12
|
Tài liệu đi kèm
|
DocAttached
|
String
|
300
|
|
13
|
Chế độ sử dụng
|
Mode
|
String
|
20
|
|
14
|
Chất lượng
|
Quality
|
String
|
50
|
|
15
|
Tình trạng vật lý
|
Format
|
String
|
50
|
PHỤ
LỤC II
HƯỚNG
DẪN BIÊN MỤC NỘI DUNG DỮ LIỆU ĐẶC TẢ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm
theo
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ)
I. HƯỚNG DẪN CHUNG
1. Đối với các thông tin ở dạng số thì
sử dụng các chữ số Ả Rập.
2. Đối với thông tin là thời gian thì
ngày, tháng dùng 2 chữ số, năm dùng 4 chữ số; ngày, tháng, năm cách nhau bởi dấu
“/” (ví dụ: 03/01/2008).
3. Mã định danh của cơ quan, tổ chức
quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT
ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành
quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói
tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
4. Mã định danh văn bản quy định tại
Quyết định số 28/2018/QĐ-Ttg ngày 12 tháng
7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các
cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
II. PHÔNG/CÔNG TRÌNH/SƯU TẬP LƯU TRỮ
1. Mã cơ quan lưu trữ: Là mã
định danh của cơ quan Lưu trữ lịch sử. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được mặc
định trong Hệ thống.
2. Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ:
Đối với phông đóng, ghi theo số trong Danh sách phông do Lưu trữ lịch sử xác định.
Đối với phông mở, ghi mã định danh của cơ quan, tổ chức hình thành phông (mã định
danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ); mã công trình, sưu tập lưu trữ
do cơ quan, tổ chức xác định.
3. Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ:
Ghi đầy đủ và chính xác tên gọi của phông/công trình/sưu tập lưu trữ.
4. Lịch sử đơn vị hình thành phông: Mô tả tóm
tắt quá trình hình thành và hoạt động của đơn vị hình thành phông.
5. Thời gian tài liệu: Ghi năm văn bản
có sớm nhất và muộn nhất trong phông, năm đầu và năm cuối cách nhau bởi dấu "-".
Ví dụ: 1946-1975.
6. Tổng số tài liệu giấy: Ghi tổng số
mét giá tài liệu giấy của phông.
7. Số lượng tài liệu giấy đã số hóa:
Ghi số lượng trang tài liệu giấy đã số hóa của phông.
8. Các nhóm tài liệu chủ yếu: Ghi tên
nhóm tài liệu và thời gian của từng nhóm tài liệu trong phông theo phương án
phân loại tài liệu của phông.
Ví dụ: Phông Bộ Y tế giai đoạn
1945-1995, gồm các nhóm tài liệu như sau:
|
a) Tài liệu tổng hợp
|
(1948-1995)
|
|
b) Tài liệu về tổ chức cán bộ - lao
động tiền lương
|
(1945-1995)
|
|
c) Tài liệu về huấn luyện - đào tạo
|
(1946-1994)
|
|
d) Tài liệu về khoa học công nghệ
|
(1955-1994)
|
|
đ) Tài liệu về hợp tác quốc tế
|
(1952-1995)
|
|
e) Tài liệu về công tác tài vụ
|
(1947-1995)
|
|
g) Tài liệu về trang thiết bị và xây
dựng cơ bản
|
(1954-1990)
|
|
h) Tài liệu về phòng chống dịch bệnh
và điều trị
|
(1947-1995)
|
|
i) Tài liệu về công tác y học dân
tộc
|
(1949-1995)
|
|
k) Tài liệu về công tác dược chính
|
(1949-1994)
|
9. Các loại hình tài liệu khác: Trường
hợp trong phông có các loại hình tài liệu khác như phim, ảnh, ghi âm, ghi hình,
tài liệu
điện
tử, thì ghi rõ và kèm theo số lượng. Đơn vị tính số lượng theo quy định chế độ
báo cáo thống kê ngành Nội vụ tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV
ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
10. Ngôn ngữ: Nếu trong toàn phông chỉ
có tiếng Việt thì để trống, nếu đồng thời có cả tiếng Việt và ngôn ngữ khác thì
ghi tất cả ngôn ngữ, giữa các ngôn ngữ cách nhau bởi dấu phẩy và xếp theo thứ tự
ABC.
Ví dụ: Anh, Nga, Pháp, Việt.
11. Công cụ tra cứu: Ghi công cụ tra cứu
hiện có của phông (sách chỉ dẫn, mục lục, bộ thẻ, cơ sở dữ liệu).
12. Ghi số lượng trang tài liệu đã lập
bản sao bảo hiểm.
13. Ghi chú: Ghi những thông tin cần
thiết khác của phông mà chưa thể hiện được trong các phần trên.
III. HỒ SƠ LƯU TRỮ
1. Mã hồ sơ
a) Đối với Lưu trữ cơ quan
Mã hồ sơ bao gồm: Mã định danh của cơ
quan, tổ chức hình thành phông, Năm hình thành hồ sơ, Số và ký hiệu hồ sơ.
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ
sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định
bằng dấu chấm.
Ví dụ: 000.00.00.G09.2010.01.TH là Mã
của hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2010, Bộ Nội vụ.
Trong đó: 000.00.00.G09 là mã định
danh của Bộ Nội vụ, 2010 là năm hình thành hồ sơ, 01.TH là số và ký hiệu hồ sơ.
b) Đối với Lưu trữ lịch sử
- Trường hợp phông đóng: Mã hồ sơ bao
gồm: Mã định danh của cơ quan lưu trữ, Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ, Mục
lục số, Hồ sơ số. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ: 000.04.16.G09.003.01.30 là Mã của
hồ sơ số 30 thuộc mục lục số 1 phông số 3 hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III.
Trong đó: 000.04.16.G09 là mã định
danh của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, 003 là mã phông, 01 là mục lục số, 30
là hồ sơ số.
- Trường hợp phông mở: Mã hồ sơ mô tả
như đối với Lưu trữ cơ quan.
2. Tiêu đề hồ sơ: Ghi đầy đủ tiêu đề hồ sơ.
3. Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo
quản đã được xác định đối với hồ sơ: “vĩnh viễn” hoặc thời hạn được tính bằng
năm cụ thể.
4. Chế độ sử dụng: Ghi “hạn chế” nếu
tài liệu thuộc hồ sơ được xác định thuộc danh mục hạn chế sử dụng. Nếu không thuộc
diện đó thì để trống.
5. Ngôn ngữ: Mô tả như Mục 10 Phần II.
6. Thời gian bắt đầu: Ghi thời gian sớm
nhất của tài liệu có trong hồ sơ.
7. Thời gian kết thúc: Ghi thời gian
muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ
Ví dụ: Trong hồ sơ phê duyệt Dự án
“Trung tâm Thông tin Nông nghiệp” của Bộ Nông nghiệp do FAO tài trợ năm 1985 có
tài liệu sớm nhất là ngày 10/04/1985 và muộn nhất là 22/05/1985 thì ghi: Thời
gian bắt đầu: 10/04/1985; Thời gian kết thúc: 22/05/1985.
8. Tổng số văn bản trong hồ sơ: Ghi tổng
số văn bản trong hồ sơ.
9. Chú giải: Nhằm mục đích làm sáng tỏ
thêm nội dung văn bản, tên loại văn bản, độ gốc của văn bản, vật mang tin và thời
gian, địa điểm diễn ra sự kiện mà tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh. Tùy theo thực tế
của từng hồ sơ mà có chú giải cho phù hợp.
a) Chú giải về nội dung vấn đề
- Không chú giải đối với các hồ sơ có
tiêu đề là: chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ.
- Chỉ chú giải hồ sơ việc mà tiêu đề hồ
sơ phản ánh còn chung chung hoặc quá khái quát để sáng tỏ nội dung vấn đề mà
tài liệu có trong hồ sơ phản ánh.
Ví dụ 1: “Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào năm
1975 của Bộ Văn hóa”.
Trong trường hợp này cần chú giải đến
tên nước theo thứ tự thời gian của đoàn ra, đoàn vào trong hồ sơ như sau:
- Đoàn ra: Pháp, Ba Lan, Mông Cổ, Nhật,
Mỹ.
- Đoàn vào: Pháp, Anh, Bỉ.
Ví dụ 2: “Công văn của
Hội
đồng Bộ trưởng cho phép một số địa phương làm dịch vụ kiều hối và giao Tổng cục
Hải quan có trách
nhiệm chính trong việc kiểm tra, kiểm soát hàng của Việt kiều gửi về năm 1985”.
Trong trường hợp này chú giải là: Cho
phép Hà Nội
và
TP. Hồ Chí Minh dùng kiều hối mua thuốc chữa bệnh, mua tư liệu sản xuất và trả
bằng tiền Đồng Việt Nam cho gia đình ở trong nước.
Ví dụ 3: “Báo cáo của UBND tỉnh Nghệ
Tĩnh về tình hình trật tự trị an ở 2 xóm Tân Yên và Hội Phước, xã Tường Sơn,
huyện Anh Sơn năm 1978”.
Trong trường hợp này chú giải là: Sự
việc diễn ra ở khu vực đồng bào theo đạo Thiên chúa.
b) Chú giải về độ gốc, tên loại và tác
giả của văn bản
- Về độ gốc của văn bản: Độ gốc ở đây
được hiểu là tài liệu trong hồ sơ là bản gốc, bản chính, bản thảo hay bản sao của
văn bản. Chỉ chú giải đối với các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật
và các văn bản quan trọng khác có trong hồ sơ không phải là bản gốc, bản chính.
- Về tên loại văn bản: Nếu trong hồ sơ
có nhiều loại văn bản mà tiêu đề chưa phản ánh hết thì cần chú giải, nhưng
không liệt kê toàn bộ mà chỉ chú giải những loại văn bản có nội dung quan trọng
hoặc cần đặc biệt lưu ý.
- Về tác giả văn bản: Chỉ chú giải về
tác giả của những văn bản quan trọng hoặc có giá trị đặc biệt, tức là các cá
nhân hoặc cơ quan, tổ chức làm ra văn bản.
Các chú giải về độ gốc, tên loại và
tác giả văn bản được viết liền nhau.
Ví dụ: “Hồ sơ về đàm phán cho vay dài
hạn, trao đổi hàng hóa và thanh toán từ năm 1976 đến 1981 giữa Việt Nam và CHDC
Đức”.
Chú giải: Bản sao Thư của Thủ tướng Phạm
Văn Đồng.
c) Chú giải về tên người
- Nếu trong hồ sơ đề cập đến cá nhân
quan trọng hoặc đặc biệt cần lưu ý thì phải chú giải.
Ví dụ: “Công văn của Bộ Nội vụ (nay là
Bộ Công an) về việc mang tài liệu khoa học ra nước ngoài năm 1976-1978”.
Trong trường hợp này chú giải là: Đề
xuất cho Ông Nguyễn Ngọc Châu mang tài liệu sang Liên Xô để làm Luận án Phó Tiến
sỹ.
- Nếu cá nhân mang nhiều bí danh, bút
danh,... cần phải thống nhất lấy một tên gọi chung cho các bí danh, bút danh của
người đó. Tên gọi chung được chú giải sau tên bí danh và đặt trong ngoặc đơn.
Ví dụ: Anh Ba (Hồ Chí Minh); Trần Lực
(Hồ Chí Minh); Chiến sỹ (Hồ Chí Minh).
- Nếu cá nhân giữ chức vụ lãnh đạo, có
học vị, học hàm, danh hiệu được Nhà nước phong thì chức vụ, học vị, học hàm,
danh hiệu được ghi trước họ và tên cá nhân.
Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phó Thủ
tướng Lê Thanh Nghị, Giáo sư Tôn Thất Tùng...
d) Chú giải về thời gian sự kiện
Thời gian sự kiện là thời gian sự kiện
diễn ra. Chú giải đầy đủ ngày, tháng năm. Trường hợp hồ sơ kéo dài nhiều ngày
hoặc nhiều tháng, năm thì giữa ngày, tháng, năm đầu và ngày, tháng, năm cuối
cách nhau dấu gạch ngang (-). Ví dụ: 01/02/1970-12/01/1971.
đ) Chú giải về địa điểm sự kiện
- Địa điểm sự kiện là nơi sự kiện diễn
ra, chú giải theo thứ tự: xã (phường)- huyện (quận) - tỉnh (Thành phố).
- Nếu địa danh nơi sự kiện diễn ra
ngày nay đã mang tên địa danh mới thì tên địa danh mới cần được chú giải sau
tên địa danh cũ và đặt trong ngoặc đơn. Ví dụ: Thăng Long ngày xưa nay đổi là
Hà Nội thì ở phần chú giải ghi: Thăng Long (Hà Nội).
e) Chú giải về vật mang tin
Trừ tài liệu có vật mang tin là giấy,
còn tất cả những tài liệu ghi trên vật mang tin khác có trong hồ sơ đều cần chú
giải.
Ví dụ: Trong hồ sơ có ảnh thì ở phần
chú giải ghi là: có ảnh chụp ai hoặc sự kiện gì đang diễn ra ở đâu, khi nào và ảnh
đó đang bảo quản ở đâu?
10. Ký hiệu thông tin (nếu có).
11. Từ khóa: Ghi các từ mang trọng tâm
thông tin.
12. Số lượng tờ: Ghi tổng số tờ tài liệu
có trong hồ sơ.
13. Số lượng trang: Ghi tổng số trang
tài liệu có trong hồ sơ.
14. Tình trạng vật lý: Chỉ ghi tình trạng
vật lý của tài liệu bị hư hỏng, tài liệu bình thường thì để trống.
IV. VĂN BẢN
1. Mã định danh văn bản: Lưu trong Hệ
thống khi văn bản được tạo lập.
2. Mã hồ sơ: Mô tả như Mục 1 Phần III.
3. Số thứ tự văn bản trong hồ sơ: do Hệ
thống tự cập nhật.
4. Tên loại văn bản: Ghi đúng tên loại
của văn bản.
5. Số của văn bản: Ghi số của văn bản
(nếu có).
6. Ký hiệu của văn bản: Ghi ký hiệu của
văn bản (nếu có).
7. Ngày, tháng, năm văn bản: Ghi thời
gian của văn bản, tài liệu.
8. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
- Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản theo đúng tên được thể hiện trong văn bản. Nếu là văn bản liên tịch do
nhiều cơ quan ban hành thì ghi tất cả các cơ quan ban hành, tên của mỗi cơ quan
cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;).
- Đối với tài liệu mà tác giả là cá
nhân thì ghi họ tên và chức vụ (nếu có) của cá nhân đó theo đúng họ
tên và chức vụ được thể hiện trong văn bản, tài liệu.
9. Trích yếu nội dung: Ghi đúng trích
yếu nội dung của văn bản, tài liệu. Đối với văn bản, tài liệu không có trích yếu
nội dung thì người biên mục phải đọc và tóm tắt nội dung của văn bản, tài liệu
đó.
10. Ngôn ngữ: Mô tả như Mục 10 Phần
II.
11. Số lượng trang của văn bản: Ghi số
lượng trang của văn bản, tài liệu.
12. Ghi chú: Ghi những thông tin cần
thiết khác về tài liệu (nếu có).
13. Ký hiệu thông tin (nếu có).
14. Từ khóa: Ghi các từ mang trọng tâm thông
tin.
15. Chế độ sử dụng: Ghi là “Hạn chế”
hoặc “Không hạn chế”
16. Mức độ tin cậy: Ghi “Bản chính” nếu
văn bản, tài liệu là bản chính hoặc “Bản sao” nếu văn bản, tài liệu là bản sao.
17. Bút tích: Bút tích là chữ ký phê
duyệt, ghi góp ý, sửa chữa... trên văn bản. Chỉ ghi bút tích của những cá nhân
giữ chức vụ: Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt
Nam, Thủ tướng, Tổng thống và những chức vụ tương đương. Những cá nhân này trước
đó thường giữ nhiều chức vụ khác, do vậy không ghi chức vụ, chỉ ghi họ tên cá
nhân. Ví dụ: Đỗ Mười, Tôn Đức Thắng, Võ Văn Kiệt, trường hợp trên tài liệu ghi bí
danh thì sau bí danh ghi họ và tên cá nhân và đặt trong ngoặc đơn.
Ví dụ: Tô (Phạm Văn Đồng); Thận (Trường
Chinh)...
18. Tình trạng vật lý: Mô tả như Mục
14 Phần III.
V. TÀI LIỆU PHIM/ẢNH (ÂM BẢN/ẢNH)
1. Mã cơ quan lưu trữ: mô tả như Mục 1
Phần II.
2. Số lưu trữ:
a) Đối với tài liệu định dạng số: Ghi
số, ký hiệu thiết bị lưu trữ tài liệu phim/ảnh; tên file tài liệu phim/ảnh;
b) Đối với tài liệu định dạng khác:
Ghi số thứ tự của phim/ảnh trong kho lưu trữ.
3. Ký hiệu thông tin (nếu có).
4. Tên sự kiện: Ghi tên sự kiện chẳng
hạn như tên đại hội, hội nghị, chuyến thăm.
Ví dụ: Chủ tịch nước Trần Đức Lương
thăm huyện Bắc Sơn tỉnh Lạng Sơn ngày 27 tháng 9 năm 2003.
5. Tiêu đề phim/ảnh: Ghi tên phim/ảnh.
Nếu phim/ảnh có nhiều nhân vật thì ghi theo trật tự: thứ tự hàng thứ nhất, thứ
hai (nếu có), chức vụ và họ, tên người trong phim/ảnh theo thứ tự từ trái sang
phải.
Ví dụ: Chủ tịch nước Trần Đức Lương thăm hỏi
các đồng chí lão thành cách mạng và cựu chiến binh huyện Bắc Sơn.
Từ trái sang phải: Chủ tịch UBND tỉnh
Lạng Sơn Đoàn Bá Nhiên (người thứ hai); Chủ tịch nước Trần Đức Lương (người thứ
ba).
6. Ghi chú: Chú giải thêm những thông
tin mà tiêu đề chưa phản ánh hết như các dữ kiện về sự kiện trong phim/ảnh, xuất
xứ phim/ảnh, phim/ảnh được giải thưởng trong và ngoài nước.
7. Tác giả: Ghi họ và tên tác giả chụp
ảnh.
8. Địa điểm chụp: Ghi nơi xảy ra sự kiện
mà ảnh được chụp theo trình tự: xã (phường/thị trấn), huyện (quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh), tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương).
9. Thời gian chụp: Ghi ngày, tháng,
năm mà ảnh đó được chụp.
10. Màu sắc: Ghi rõ đó là “Màu” hoặc
“Đen trắng”.
11. Cỡ phim/ảnh: Ghi cỡ phim/ảnh.
12. Tài liệu đi kèm: Ghi
tài liệu đi kèm nếu có.
13. Chế độ sử dụng: Ghi là “Hạn chế”
hoặc “Không hạn chế”
14. Tình trạng vật lý: Ghi tình trạng
vật lý của phim/ảnh như: bình thường; rách; mờ; nấm mốc; ố, vàng (đối với
tài liệu không ở định dạng số).
VI. TÀI LIỆU PHIM, ÂM THANH (GHI HÌNH,
GHI ÂM)
1. Mã cơ quan lưu trữ: mô tả như Mục 1
Phần II.
2. Số lưu trữ:
a) Đối với tài liệu định dạng số: Ghi
số, ký hiệu thiết bị lưu trữ tài liệu phim, âm thanh; tên file tài liệu phim,
âm thanh;
b) Đối với tài liệu định dạng khác:
Ghi số ký hiệu của băng gốc; số ký hiệu của băng sao.
3. Ký hiệu thông tin (nếu có).
4. Tên sự kiện: Ghi đầy đủ tên sự kiện,
địa điểm và thời gian xảy ra sự kiện.
Ví dụ: Đại hội Đại biểu toàn quốc lần
thứ IV của Đảng Lao động Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ ngày 14 tháng 12 năm
1976 đến ngày 20 tháng 12 năm 1976.
5. Tiêu đề phim, âm thanh: Ghi theo
trình tự tên loại, tác giả, nội dung, thời gian.
6. Ghi chú: Ghi những nội dung nhằm
làm sáng tỏ sự kiện, nội dung tài liệu hoặc những đặc điểm nổi bật khác cần lưu
ý.
7. Tác giả: Ghi theo thứ tự tác giả (nếu
không có thì bỏ qua): lời; nhạc; tác phẩm văn học; kịch bản; đạo diễn; biên tập;
quay phim hoặc thu thanh.
8. Địa điểm: Ghi địa điểm nơi ghi âm,
ghi hình.
9. Thời gian: Ghi đầy đủ ngày, tháng,
năm.
10. Ngôn ngữ: Ghi tất cả ngôn ngữ được
sử dụng trong sự kiện.
11. Thời lượng phát: Ghi cụ thể thời
lượng phát của tài liệu bao nhiêu giờ, phút, giây; giữa các số cách nhau bằng dấu
hai chấm (:).
Ví dụ: 00:05:35; 01:12:58
12. Tài liệu đi kèm: Ghi tài liệu đi
kèm nếu có.
Ví dụ: bài gỡ băng, ảnh v.v...
13. Chế độ sử dụng: Ghi là “Hạn chế”
hoặc “Không hạn chế”
14. Chất lượng: Ghi chất lượng thực tế
của phim, âm thanh như: bình thường, mờ; lẫn tạp âm; tiếng rè, méo; tiếng lúc
to, lúc nhỏ.
15. Tình trạng vật lý: Ghi tình trạng vật
lý của vật mang tin như: bình thường, quăn, xoắn, bết dính; bong lớp từ, xước;
nấm mốc; đứt nối (đối với tài liệu không ở định dạng số).
PHỤ
LỤC III
QUY
TRÌNH KIỂM TRA CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
1. Lưu đồ quy trình
2. Mô tả chi tiết quy trình
Bước 1. Xác định nguồn cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ kiểm tra
Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thực hiện xác định cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ để tiến hành kiểm tra định kỳ.
Bước 2. Khởi động hệ thống trang thiết
bị, phần mềm phục vụ kiểm tra
Chuẩn bị trang thiết bị, phần mềm quản
lý tài liệu lưu trữ, phương tiện lưu trữ, phần mềm phục vụ kiểm tra và khởi động
hệ thống kiểm tra. Việc chuẩn bị nhằm bảo đảm an toàn, hạn chế tối đa lỗi có thể
xảy ra trong quá trình tiến hành kiểm tra.
Bước 3. Kết nối hệ thống phục vụ kiểm
tra với phương tiện lưu trữ
Sau khi đã thực hiện xác định nguồn cơ
sở dữ liệu kiểm tra và chuẩn bị các phương tiện lưu trữ, phần mềm, cần thiết để
phục vụ việc kiểm tra, người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của
cơ quan, tổ chức tiến hành kết nối các phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ với hệ thống để kiểm tra.
Bước 4. Kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ
Sử dụng phần mềm để kiểm tra dữ liệu
tài liệu lưu trữ cần kiểm tra.
Bước 5. Thống kê danh mục gồm tên
file, địa chỉ lưu trữ file bị lỗi
Thống kê danh mục gồm tên file, địa chỉ
lưu trữ file bị lỗi, địa chỉ lưu trữ file lỗi bao gồm: Số, ký hiệu phương tiện
lưu trữ, đường dẫn thư mục chứa file.
Bước 6. Ghi biên bản, lập hồ sơ
Kết thúc quá trình kiểm tra, người được
giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức ghi Biên bản
kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục IV Thông tư này, lập
và lưu hồ sơ việc phục vụ hoạt động quản lý và theo dõi định kỳ.
PHỤ
LỤC IV
BIÊN
BẢN KIỂM TRA CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm
theo
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ
trưởng Bộ Nội vụ)
|
CƠ QUAN/TỔ CHỨC
ĐƠN VỊ....
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BIÊN BẢN
KIỂM TRA CƠ SỞ
DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Thời gian: ngày……………tháng…………năm………
2. Người kiểm tra: …………………………………………………………………………………………
3. Địa chỉ tra tìm thiết bị lưu trữ: …………………………………………………………………………
4. Nội dung kiểm tra:
|
TT
|
Nội dung
|
Kết quả
|
Ghi chú
|
|
Bình thường
|
Lỗi
|
|
1
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
|
5. Đề xuất phương án khắc
phục lỗi
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
|
NGƯỜI KIỂM
TRA
(Ký và ghi rõ
họ tên)
|
ĐẠI DIỆN
ĐƠN VỊ
(Ký
và ghi rõ họ tên)
|
PHỤ
LỤC V
QUY
TRÌNH SAO LƯU CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm
theo
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ)
1. Lưu đồ quy trình
2. Mô tả chi tiết quy trình
Bước 1. Xác định nguồn cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ sao lưu
Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thực hiện xác định cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ để tiến hành sao lưu định kỳ.
Bước 2. Chuẩn bị, kiểm tra (phần mềm
quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phương tiện lưu trữ, phần mềm phục vụ
sao lưu).
Việc chuẩn bị nhằm bảo đảm an toàn, hạn
chế tối đa lỗi có thể xảy ra trong quá trình tiến hành sao lưu.
Bước 3. Tiến hành sao lưu
Sau khi đã thực hiện xác định nguồn cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ sao lưu và chuẩn bị các phương tiện lưu trữ, phần mềm để
phục vụ việc sao lưu, người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của
cơ quan, tổ chức tiến hành sao lưu gồm mã nguồn phần mềm và cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ vào phương tiện lưu trữ.
Bước 4. Kiểm tra kết quả sao lưu
Sau khi hoàn thành sao lưu cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ, người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức thực hiện kiểm tra kết quả sao lưu. Trường hợp kết quả sao lưu
không đạt yêu cầu thì quay lại Bước 2 để kiểm tra, tìm hướng khắc phục lỗi và
báo cáo Lãnh đạo; Trường hợp việc sao lưu đạt yêu cầu thì chuyển phương tiện
lưu trữ chứa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu vào nơi bảo quản.
Bước 5. Bảo quản phương tiện lưu trữ
Việc bảo quản phương tiện lưu trữ chứa
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu được thực hiện theo quy định tại Điều 12
Thông tư này.
Bước 6. Ghi nhật ký, lập hồ sơ
Kết thúc quá trình sao lưu, người được
giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức ghi nhật ký
quá trình sao lưu quy định tại Phụ lục VI Thông tư này, Biên bản sao lưu quy định
tại Phụ lục VII Thông tư này, lập và lưu hồ sơ việc phục vụ hoạt động quản lý
và theo dõi định kỳ.
PHỤ
LỤC VI
NHẬT
KÝ SAO LƯU CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm
2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
|
CƠ QUAN/TỔ CHỨC
ĐƠN VỊ....
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
NHẬT KÝ SAO
LƯU CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
|
TT
|
Phương thức,
nội dung
|
Thời gian
|
Tên file/ Thư mục
|
Mã phương tiện lưu trữ
|
Người sao
lưu
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
|
|
|
|
NGƯỜI GHI NHẬT KÝ
(Ký và ghi rõ
họ tên)
|
PHỤ LỤC
VII
BIÊN
BẢN SAO LƯU CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm
theo Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24
tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ)
|
CƠ QUAN/TỔ CHỨC
ĐƠN VỊ....
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BIÊN BẢN
SAO LƯU CƠ SỞ
DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Thời gian: ngày………tháng………năm………
2. Địa điểm:...........................................................................................................................
3. Người sao lưu:...................................................................................................................
4. Mã phương tiện lưu trữ cũ:.................................................................................................
5. Mã phương tiện lưu trữ mới:...............................................................................................
6. Phương thức sao lưu:........................................................................................................
7. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao
lưu:
7.1. Tên cơ sở dữ liệu:...........................................................................................................
7.2. Nội dung dữ liệu sao lưu:.................................................................................................
7.3. Dung lượng sao lưu:.......................................................................................................
8. Lỗi xảy ra trong quá trình sao lưu
dữ liệu:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
9. Giải pháp khắc phục:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
10. Kết quả:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
|
NGƯỜI SAO
LƯU
(Ký và ghi rõ
họ tên)
|
ĐẠI DIỆN
ĐƠN VỊ
(Ký và ghi rõ
họ tên)
|
PHỤ LỤC
VIII
QUY
TRÌNH PHỤC HỒI CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01
năm 2019 của
Bộ
trưởng Bộ Nội vụ)
1. Lưu đồ quy trình
2. Mô tả chi tiết quy trình
Bước 1. Xác định sự cố tin học
Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức xác định nguyên nhân xảy ra sự cố tin học
do lỗi phần cứng hoặc lỗi phần mềm để tìm hướng khắc phục.
Bước 2. Thực hiện cách ly cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ với nguồn gây hỏng dữ liệu, khắc phục sự cố phần cứng
Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thực hiện cách ly cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ với nguồn gây hỏng dữ liệu bằng cách sửa chữa, thay thế thiết bị, chặn
tấn công xâm nhập mạng, tắt tiến trình phần mềm bảo đảm cho hệ thống được vận
hành bình thường.
Bước 3. Kiểm tra lỗi phần mềm, cơ sở dữ
liệu
Sau khi thực hiện khắc phục sự cố phần
cứng, người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức
kiểm tra lỗi phần mềm (gồm hệ điều hành, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ).
Trường hợp phần mềm không lỗi, sau khi
khắc phục sự cố phần cứng hệ thống hoạt động bình thường thì tiến hành ghi nhật
ký và lập hồ sơ công việc.
Trường hợp phần mềm lỗi thì chuyển
sang Bước 4 xác định trường hợp phục hồi.
Bước 4. Xác định trường hợp phục hồi
Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cần xác định trường hợp phục hồi là do sự
cố dữ liệu, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng để từ đó đưa ra
cách phục hồi nhanh chóng, chính xác.
Bước 5. Xác định nguồn cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ phục hồi
Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức xác định và lấy bản sao lưu cơ sở dữ liệu
gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố để tiến hành phục hồi.
Bước 6. Tiến hành phục hồi
a) Trường hợp sự cố dữ liệu
Khi toàn bộ dữ liệu hệ thống của hệ quản
trị cơ sở dữ liệu vẫn an toàn, chỉ có dữ liệu tài liệu lưu trữ bị hỏng, người
được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thực hiện
khôi phục lại dữ liệu bằng cách sử dụng file sao lưu dữ liệu gần nhất trước thời
điểm xảy ra sự cố (dùng chức năng Backup/Restore của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
hoặc chức năng phục hồi dữ liệu của phần mềm ứng dụng).
b) Trường hợp sự cố phần mềm quản trị
cơ sở dữ liệu
- Lưu lại dữ liệu tài liệu lưu trữ và
tiến hành cài đặt lại hệ quản trị cơ sở dữ liệu;
- Dùng chức năng Attach Database của hệ
quản trị cơ sở dữ liệu để phục hồi lại dữ liệu đã lưu lại ở bước trên hoặc sử dụng
dữ liệu sao lưu gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố để tiến hành phục hồi dữ
liệu.
c) Trường hợp sự cố phần mềm ứng dụng
Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu
của cơ quan, tổ chức thực hiện khôi phục lại phần mềm ứng dụng bằng cách sử dụng
phần mềm ứng dụng đã được sao lưu gần
nhất trước thời điểm xảy ra sự cố.
Bước 7. Kiểm tra kết quả phục hồi
Khi hệ thống hoạt động trở lại bình
thường, người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức thực hiện kiểm tra dữ liệu để bảo đảm dữ liệu sau khi phục hồi hoàn toàn đầy
đủ, chính xác so với trước thời điểm xảy ra sự cố. Trường hợp dữ liệu không đạt
yêu cầu thì quay lại Bước 5 để kiểm tra nguồn dữ liệu phục hồi; Trường hợp đạt
yêu cầu thì tiến hành chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 8. Ghi biên bản, lập hồ sơ
Sau khi hoàn thành quá trình phục hồi,
người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thực
hiện ghi Biên bản phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục
IX Thông tư này, lập và lưu hồ sơ việc phục vụ hoạt động quản lý và theo dõi định
kỳ.
PHỤ
LỤC IX
BIÊN
BẢN PHỤC HỒI CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm
theo Thông tư số
02/2019/TT-BNV
ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ)
|
CƠ QUAN/TỔ CHỨC
ĐƠN VỊ....
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BIÊN BẢN
PHỤC HỒI CƠ SỞ
DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Thời gian: ngày………tháng………năm………
2. Người phục hồi:...............................................................................................................
3. Lý do phục hồi:................................................................................................................
...........................................................................................................................................
4. Địa chỉ tra tìm thiết bị lưu trữ:............................................................................................
5. Tên, ngày tháng file phục hồi:...........................................................................................
6. Nội dung phục hồi:
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
7. Lỗi xảy ra trong quá
trình phục hồi:
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
8. Kết quả:
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
|
NGƯỜI PHỤC
HỒI
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN
ĐƠN VỊ
(Ký và ghi rõ
họ tên)
|