|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH PHÚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
31/2021/QĐ-UBND
|
Vĩnh Phúc, ngày
11 tháng 6 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH VĨNH PHÚC
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm
2020;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số
99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con
dấu;
Căn cứ Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Căn cứ Nghị định số
154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy
định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 03/2018/TT-BNV
ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ Nội vụ về quy định chế độ báo cáo thống kê
ngành Nội vụ;
Căn cứ Thông tư số
04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số
15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 322/TTr-SNV ngày 24 tháng 5 năm 2021; Báo cáo kết quả thẩm
định số 302/BC-STP ngày 24/12/2020 và văn bản phối hợp số
657/STP-XD&KTVBQPPL ngày 18/5/2021 của Sở Tư pháp.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 22 tháng 6 năm
2021. Quyết định này thay thế Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND ngày 08/7/2014 của
UBND tỉnh về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh
Phúc và Quyết định số 30/2017/QĐ-UBND ngày 11/9/2017 của UBND tỉnh ban hành Quy
định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
Điều 3.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành;
Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và
các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3 (t/h);
- Văn phòng Chính phủ;
- Cục Kiểm tra VBQPPL-Bộ Tư Pháp;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN-Bộ Nội vụ;
- TTTU, TTHĐND tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Đoàn ĐBQH tỉnh;
- UBMTTQVN và các tổ chức đoàn thể tỉnh;
- CPVP UBND tỉnh;
- Cổng TT-GTĐT tỉnh;
- Báo Vĩnh Phúc, Đài PT-TH tỉnh;
- Trung tâm Tin học-Công báo;
- Lưu: VT, TH2.
(V- b).
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Vũ Việt Văn
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số /2021/QĐ-UBND ngày
tháng năm 2021 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về công
tác văn thư, lưu trữ và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Các sở, ban, ngành thuộc Ủy
ban nhân dân tỉnh.
2. Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố.
3. Ủy ban nhân dân các xã, phường,
thị trấn.
4. Các doanh nghiệp nhà nước
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân
tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.(gọi chung là các cơ quan, tổ chức, cá
nhân).
Điều 3.
Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Sở Nội vụ chịu trách nhiệm
trước UBND tỉnh trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ: tham mưu trình UBND tỉnh xây dựng các đề án, dự án, chương trình,
kế hoạch, đào tạo bồi dưỡng và thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về
văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức.
a) Tổ chức xây dựng, ban hành,
chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo
quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
theo thẩm quyền.
3. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng
phòng Hành chính.
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh
Văn phòng) giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám
sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đồng thời tổ
chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và
đơn vị trực thuộc.
4. Trách nhiệm của Trưởng các
đơn vị chức năng.
Trưởng các đơn vị chức năng,
người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực
hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
5. Cán bộ, công chức, viên chức.
Trong quá trình giải quyết công
việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức
phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo
vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có liên quan đến bí mật nhà nước phải thực
hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1: SOẠN
THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5. Các
hình thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản quy phạm pháp luật của
HĐND và UBND gồm:
- Nghị quyết của HĐND.
- Quyết định của UBND.
2. Văn bản hành chính.
Bao gồm các loại văn bản được liệt
kê tại Mục I Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
3. Văn bản chuyên ngành.
4. Văn bản trao đổi với cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 6. Thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật
thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015
và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
năm 2020, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật,
Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ Quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản QPPL.
2. Văn bản hành chính thực hiện
theo quy định tại Điều 8, 9 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ và các mẫu trình bày văn bản tại Mục II Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP .
3. Văn bản chuyên ngành.
Văn bản chuyên ngành của cơ
quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.
4. Văn bản trao đổi với các cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo các quy định hiện hành của
pháp luật và thông lệ quốc tế.
5. Văn bản của các cơ quan, tổ
chức ban hành thống nhất sử dụng phông chữ Tiếng Việt: Times New Roman của bộ
mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 .
Điều 7. Quy
trình soạn thảo, ban hành văn bản
1. Quy trình soạn thảo, ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp
thực hiện theo quy định tại Chương VIII, Chương IX, Chương X, Chương XI Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 (được sửa đổi, bổ sung một số điều
theo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật năm 2020).
2. Quy trình soạn thảo, duyệt bản
thảo văn bản, kiểm tra và ký ban hành văn bản hành chính thực hiện theo quy định
từ Điều 10 đến Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 8. Sao
văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm:
Sao y, sao lục và trích sao.
2. Thể thức, kỹ thuật trình bày
bản sao y, sao lục và trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP .
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các
cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
4. Bản sao y, bản sao lục và bản
trích sao được thực hiện theo đúng quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có
giá trị pháp lý như bản chính.
5. Việc sao, chụp tài liệu, vật
chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước.
Mục 2: QUẢN
LÝ VĂN BẢN
Điều 9.
Nguyên tắc chung
1. Văn bản đi, văn bản đến của
cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, tổ chức (sau
đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Những văn bản đi, văn bản đến
không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc
ngày nào phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hoả tốc”
(kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây chung là văn bản khẩn)
phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi
phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được
ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội
dung bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý
theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Quy chế này.
Điều 10.
Trình tự quản lý văn bản đi, văn bản đến
Trình tự quản lý văn bản đi,
văn bản đến được thực hiện theo quy định từ Điều 14 đến Điều 24 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
Đối với văn bản điện tử, quy
trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản được thực hiện theo quy định
tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc
gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
và Quyết định số 04/2020/QD-UBND ngày 15/01/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ban
hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các
cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
Mục 3: LẬP HỒ
SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 11. Lập
Danh mục hồ sơ
Việc lập Danh mục hồ sơ được thực
hiện theo quy định tại Điều 28 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ.
Điều 12. Lập
hồ sơ
Việc lập hồ sơ được thực hiện
theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ.
Điều 13. Nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 30 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
Điều 14.
Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều
31 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
Mục 4: QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 15.
Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Việc quản lý con dấu, thiết
bị lưu khóa bí mật thực hiện theo quy định tại Điều 32 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
2. Con dấu, thiết bị lưu khoá
bí mật của cơ quan, tổ chức phải để trong tủ có khoá và bảo quản theo quy định
tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.
3. Trường hợp con dấu của cơ
quan, tổ chức đang sử dụng bị mòn, hỏng, thiết bị lưu khóa bí mật bị hỏng, Văn
thư phải báo cáo ngay người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức để xin phép đổi
con dấu, cấp thiết bị lưu khoá bí mật mới theo đúng quy định của pháp luật.
Điều 16. Sử
dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật
Việc sử dụng con dấu, thiết bị
lưu khoá bí mật thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
.
Chương
III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1: THU
THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 17.
Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, công chức, viên chức
lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ,
tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán
bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và Lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương
tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài
liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 18.
Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ
chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ hoặc Hệ thống
lưu trữ của cơ quan.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh
sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài
liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
đạt yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn
chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản
cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục
hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và
tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập Danh mục tài liệu hết
giá trị.
Điều 19.
Xác định giá trị tài liệu
1. Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ
quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của
cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu
phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị
để tiêu hủy.
Điều 20. Hội
đồng xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều
18 Luật Lưu trữ năm 2011, cụ thể như sau:
1. Hội đồng xác định giá trị
tài liệu được thành lập để tham mưu, giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong
việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan để giao
nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị
tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần Hội
đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức là
Chủ tịch Hội đồng;
- Người làm lưu trữ ở cơ quan,
tổ chức là Thư ký Hội đồng;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có
tài liệu là ủy viên;
- Người am hiểu về lĩnh vực có
tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị
tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được
ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn
bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn
tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hủy
tài liệu hết giá trị theo quy định.
Điều 21. Hủy
tài liệu hết giá trị
Thực hiện theo quy định tại Điều
28 Luật lưu trữ năm 2011, cụ thể như sau:
1. Thẩm quyền quyết định huỷ
tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm
quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử
cùng cấp.
2. Thủ tục quyết định hủy tài
liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Theo đề nghị của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ
quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực
hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá
trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của
cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần
hủy;
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của
Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người
có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết
giá trị;
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm
tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản
lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu
trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá
trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về
lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch
sử;
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị
phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá
trị gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị;
tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định,
xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến
của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định huỷ tài liệu hết
giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản huỷ tài liệu hết
giá trị.
5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá
trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm,
kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều 22.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Thực hiện theo quy định tại Điều
21 Luật lưu trữ năm 2011, cụ thể như sau:
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ
năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản
vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ có giá trị
bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ
chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng
ngày.
Mục 2: BẢO
QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 23. Bảo
quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn
nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo
quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến
hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản
trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các
thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm
chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu
trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu
trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu
lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ
thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm
tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
Điều 24. Đối
tượng và thủ tục khai thác và các hình thức sử dụng tài liệu
1. Cán bộ, công chức, viên chức
trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức
ngoài cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới
thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức
hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng
tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư
nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức
hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
4. Hình thức sử dụng tài liệu
lưu trữ thực hiện theo Điều 32 Luật Lưu trữ năm 2011.
Điều 25. Sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Thực hiện theo quy định tại Điều
30 Luật Lưu trữ năm 2011.
Điều 26.
Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thực hiện theo quy định tạ Điều
31 và Điều 34 Luật Lưu trữ 2011.
Điều 27.
Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ Lịch sử, Lưu trữ cơ
quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm
các nội dung cần quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất
trình khi đến khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng được và không
được mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực
hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên
phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao,
chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi
chưa được phép;
e) Ngoài các quy định trên, độc
giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào
cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ
quan, tổ chức.
3. Công chức, viên chức lưu trữ
cơ quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ
và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Điều 28.
Chế độ báo cáo thống kê
1. Các cơ quan, tổ chức trên địa
bàn tỉnh thực hiện báo cáo thống kê hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ, tài
liệu lưu trữ thời gian được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12
năm báo cáo, nội dung báo cáo theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày
06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.
2. Chế độ báo cáo thống kê văn
thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:
a) Phòng Nội vụ giúp UBND cấp
huyện tổng hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ của các phòng chuyên môn, đơn
vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện, cấp xã báo cáo Sở Nội vụ trước ngày 15 tháng
02 năm sau;
b) Văn phòng hoặc Phòng Tổ chức
- Hành chính giúp sở, ban, ngành, các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tổng hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ các phòng,
ban, đơn vị trực thuộc và báo cáo về Sở Nội vụ trước ngày 15 tháng 02 năm sau;
c) Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh tổng
hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện và các
cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, báo cáo
UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ trước ngày 28 tháng 02
năm sau.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 29.
Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
Căn cứ vào Quy chế này và các
quy định của pháp luật có liên quan, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình,
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế
này, đồng thời, chỉ đạo xây dựng Quy chế chi tiết về công tác văn thư, lưu trữ
cho phù hợp với phạm vi cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý.
Điều 30.
Trách nhiệm của Giám đốc Sở Nội vụ
Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm
hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh trong quá
trình triển khai thực hiện Quy chế này; định kỳ báo cáo kết quả thực hiện đến Bộ
Nội vụ và Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trong quá trình thực hiện, nếu
có khó khăn, vướng mắc, yêu cầu các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh đến Ủy
ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để nghiên cứu giải quyết hoặc tổng hợp, báo
cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp với
tình hình thực tế và quy định của pháp luật hiện hành./.