Quyết định 1495/QĐ-UBND 2023 giải quyết thủ tục hành chính hội nghị quốc tế Sở Ngoại vụ Quảng Ngãi

• Số hiệu: 1495/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Quảng Ngãi
• Người ký: Đặng Văn Minh
• Ngày ban hành: 11/10/2023

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1495/QĐ-UBND	Quảng Ngãi, ngày 11 tháng 10 năm 2023

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NGOẠI VỤ TỈNH QUẢNG NGÃI

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính; Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07/8/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;

Căn cứ Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính; Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 44/2022/QĐ-UBND ngày 24/11/2022 của UBND tỉnh ban hành Quy chế về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 1127/TTr-SNgV ngày 22/9/2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) trong lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ.

Điều 2. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

1. Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi, giám sát và thực hiện giải quyết TTHC đảm bảo đúng Quy trình nội bộ được phê duyệt tại Quyết định này.

2. Văn phòng UBND tỉnh thực hiện kiểm soát việc chấp hành Quy trình nội bộ; kịp thời báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện; chủ trì, phối hợp với cơ quan liên quan tham mưu, đề xuất xử lý trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, cá nhân vi phạm quy trình nội bộ được phê duyệt tại Quyết định này.

3. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan, căn cứ Quyết định này xây dựng quy trình điện tử giải quyết TTHC để thiết lập trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh theo quy định.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Quy trình nội bộ giải quyết TTHC ban hành kèm theo Quyết định này thay thế Quy trình nội bộ tương ứng trong lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 932/QĐ-UBND ngày 30/6/2021.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở Ngoại vụ, Thông tin và Truyền thông và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Bộ Ngoại giao; - Cục Kiểm soát TTHC-VPCP; - CT, PCT UBND tỉnh; - VPUB: PCVP, NC, CBTH; - Lưu: VT, TTHC.

CHỦ TỊCH Đặng Văn Minh

PHỤ LỤC

QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NGOẠI VỤ TỈNH QUẢNG NGÃI
(Phê duyệt kèm theo Quyết định số 1495/QĐ-UBND ngày 11/10/2023 của Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi)

Lưu ý quy cách thực hiện và quy ước viết tắt trong quy trình:

- Khi chuyển hồ sơ giấy: Chuyển đầy đủ Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01 - Quyết định số 1179/QĐ-UBND ngày 21/12/2018 của UBND tỉnh); Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Mẫu số 04 - Quyết định số 1179/QĐ-UBND ngày 21/12/2018 của UBND tỉnh) và kèm theo hồ sơ của công dân (trong quy trình viết gọn là “Hồ sơ”).

- Khi phân công xử lý hồ sơ, chuyển tiếp hồ sơ từ bộ phận này sang bộ phận khác xử lý: Phải ký, ghi rõ tên người phân công/người chuyển tiếp, người nhận trên Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Mẫu 04). Đồng thời, phải xử lý phân công/chuyển tiếp trên phần mềm điện tử, trùng khớp với Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Mẫu 04).

- Xử lý việc dừng giải quyết hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ còn thiếu thông tin, chưa đầy đủ, chưa hợp lệ: Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày làm việc nhận được hồ sơ từ Trung tâm Phục vụ - Kiểm soát thủ tục hành chính chuyển đến (tại bước B4) phải ban hành Thông báo bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ theo đúng mẫu (Mẫu số 07 - Quyết định số 1179/QĐ-UBND ngày 21/12/2018 của UBND tỉnh); trừ trường hợp phát sinh bổ sung hồ sơ theo quy định pháp luật diễn ra sau bước B4.

+ Trường hợp không đủ cơ sở để giải quyết theo quy định: Ban hành Thông báo trả hồ sơ không giải quyết (Mẫu số 08 - Quyết định số 1179/QĐ-UBND ngày 21/12/2018 của UBND tỉnh).

+ Việc ký ban hành thông báo Mẫu số 07, Mẫu số 08: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thẩm quyền đang trực tiếp xử lý, thẩm định tại các bước của quy trình giải quyết các thủ tục hoặc ủy quyền cho cơ quan, đơn vị cấp dưới có thẩm quyền trực tiếp ký ban hành thông báo.

- Quy ước viết tắt trong Quy trình giải quyết:

+ Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, viết tắt là: “Mẫu số 01”.

+ Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, viết tắt là: “Mẫu số 04”.

+ Thông báo bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ, viết tắt là: “Mẫu số 07”.

+ Thông báo trả hồ sơ không giải quyết, viết tắt là: “Mẫu số 08”.

+ Các bước trong quy trình, viết tắt là: “B1, B2, B3...”.

+ Trung tâm Phục vụ - Kiểm soát thủ tục hành chính tỉnh Quảng Ngãi, viết tắt là: “Trung tâm”.

+ Nhân viên bưu chính công ích làm việc tại Trung tâm Phục vụ - Kiểm soát thủ tục hành chính tỉnh: “Nhân viên”.

1. Thủ tục cho phép tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế (HNHTQT) thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

- Thời hạn nộp hồ sơ xin phép tổ chức HNHTQT ít nhất là 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

- Tổng thời gian giải quyết: 12 ngày làm việc và không quá 15 ngày lấy ý kiến các Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, các Bộ ngành và các cơ quan, địa phương liên quan (chưa tính thời gian giải quyết của Thủ tướng Chính phủ) kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Các bước thực hiện	Nội dung công việc	Đơn vị/ người thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả thực hiện
B1: Nộp hồ sơ	- Hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ - Nhập dữ liệu thông tin hồ sơ vào Phần mềm - Thực hiện số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Mẫu số 01 - Mẫu số 04 - Hồ sơ - Hệ thống thông tin một cửa điện tử được cập nhật dữ liệu
B2: Chuyển hồ sơ	Chuyển hồ sơ (giấy, điện tử) về Sở Ngoại vụ xử lý	Nhân viên	02 giờ làm việc	- Mẫu số 01 - Mẫu số 04 - Hồ sơ
B3: Phân công xử lý	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ phân công cho Trưởng phòng Phòng Đối ngoại xử lý - Trên Phiếu kiểm soát (Mẫu số 04) - Trên phần mềm	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	Hồ sơ
B4: Thẩm tra hồ sơ, phân công chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại phân công cho Chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	01 giờ làm việc	Hồ sơ
B5: Kiểm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo các văn bản liên quan	Kiểm tra và tham mưu văn bản lấy ý kiến Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương liên quan.	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	Không quá 15 ngày	- Hồ sơ - Văn bản lấy ý kiến của Sở
	Tổng hợp ý kiến của các cơ quan, địa phương; dự thảo văn bản trình lãnh đạo Phòng Đối ngoại		1,5 ngày làm việc	- Hồ sơ - Công văn tham mưu của Sở - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ
B6: Trưởng Phòng thẩm tra hồ sơ	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại xem xét, chuyển trình Lãnh đạo Sở	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Duyệt dự thảo văn bản tham mưu lãnh đạo Sở
B7: Lãnh đạo Sở phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét, ký các văn bản trình Chủ tịch UBND tỉnh. - Trên Phiếu kiểm soát (Mẫu số 04) - Trên phần mềm	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Công văn - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ
B8: Gửi hồ sơ liên thông	- Văn thư vào số văn bản, đóng dấu (giấy, điện tử) lưu trữ hồ sơ. - Chuyển Phòng Đối ngoại để chuyển hồ sơ liên thông; chuyển hồ sơ (điện tử) cho Văn phòng UBND tỉnh; chuyển hồ sơ giấy cho Trung tâm.	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	Hồ sơ
	+ Hoàn thiện và gửi hồ sơ liên thông	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	01 giờ làm việc	Hồ sơ
Tiếp nhận, luân chuyển và xử lý hồ sơ liên thông tại Văn phòng UBND tỉnh
B9: Tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm	Trung tâm nhận hồ sơ liên thông, luân chuyển về Văn phòng UBND tỉnh để xử lý	Trung tâm	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Lập Phiếu chuyển
B10: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công xử lý hồ sơ	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phiếu chuyển
B11: Xử lý hồ sơ	Phòng chuyên môn tham mưu xử lý	Phòng chuyên môn	01 ngày làm việc	Dự thảo văn bản
B12: Phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phê duyệt văn bản
B13: Xem xét, quyết định hồ sơ	Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ký văn bản	Chủ tịch UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Văn bản
B14: Gửi hồ sơ trình Thủ tướng Chính phủ	- Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, phát hành văn bản. - Chuyển kết quả giải quyết cho Trung tâm.	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
B15: Trình Thủ tướng Chính phủ giải quyết (thời gian: không quy định)
Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận kết quả từ Thủ tướng Chính phủ
B16: Nhận văn bản trả lời từ Chính phủ	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh nhận kết quả, chuyển lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc	Văn bản của Thủ tướng Chính phủ trả lời về việc cho phép tổ chức HNHTQT
B17: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh	Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc
B18: Xử lý hồ sơ	Phòng chuyên môn tham mưu xử lý	Phòng chuyên môn	01 ngày	Dự thảo văn bản
B19: Phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phê duyệt văn bản
B20: Xem xét, quyết định hồ sơ	Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ký văn bản	Chủ tịch UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Văn bản
B21: Phát hành kết quả giải quyết	Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, phát hành văn bản	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
Sở Ngoại vụ tiếp nhận và xử lý hồ sơ từ Văn phòng UBND tỉnh
B22: Tiếp nhận hồ sơ	- Văn thư nhận hồ sơ, vào sổ và trình lãnh đạo Sở Ngoại vụ - Trên phần mềm	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	- Văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh - Văn bản của Thủ tướng Chính phủ trả lời về việc cho phép tổ chức HNHTQT
B23: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ phân công cho Trưởng phòng Phòng Đối ngoại xử lý	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	Hồ sơ
B24: Trưởng phòng xem xét, phân công xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại phân công cho Chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	01 giờ làm việc	Hồ sơ
B25: Xử lý hồ sơ	Chuyên viên Phòng Đối ngoại tham mưu xử lý	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	1.5 ngày làm việc	- Hồ sơ - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh trả lời đơn vị tổ chức
B26: Trưởng Phòng xem xét	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại xem xét, chuyển trình lãnh đạo Sở	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh trả lời đơn vị tổ chức
B27: Lãnh đạo Sở phê duyệt	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét, ký các văn bản trình Chủ tịch UBND tỉnh	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	02 giờ làm việc
B28: Gửi hồ sơ cho Trung tâm	Chuyển hồ sơ và văn bản tham mưu (giấy, điện tử) cho Trung tâm	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc
Tiếp nhận, luân chuyển và xử lý hồ sơ liên thông tại Văn phòng UBND tỉnh
B29: Tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm	Trung tâm nhận hồ sơ liên thông, luân chuyển về lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh	Trung tâm	01 giờ làm việc	- Hồ sơ - Lập Phiếu chuyển
B30: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công xử lý hồ sơ	Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc	Phiếu chuyển
B31: Xử lý hồ sơ	Phòng chuyên môn tham mưu xử lý	Phòng chuyên môn	1.5 ngày làm việc	Dự thảo Văn bản
B32: Phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phê duyệt văn bản
B33: Xem xét, quyết định hồ sơ	Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Chủ tịch UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Văn bản
B34: Phát hành kết quả giải quyết	- Văn thư vào sổ văn bản, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ - Chuyển kết quả giải quyết cho Trung tâm	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc	Văn bản
B35: Chuyển kết quả giải quyết	Trung tâm nhận kết quả giải quyết; bàn giao cho Quầy tiếp nhận của Sở Ngoại vụ	Trung tâm	01 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
B36: Trả kết quả	- Trả kết quả cho đơn vị tổ chức - Ký xác nhận việc nhận kết quả trên Mẫu số 04 - Kết thúc hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử - Mời đơn vị tổ chức đánh giá mức độ hài lòng	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Thu lại Mẫu số 01 - Thu văn bản ủy quyền (nếu có) - Văn bản kết quả

2. Thủ tục cho phép tổ chức HNHTQT không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

- Thời hạn nộp hồ sơ xin phép tổ chức HNHTQT ít nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

- Tổng thời gian giải quyết:

+ 03 ngày làm việc và không quá 15 ngày lấy ý kiến các cơ quan, địa phương liên quan đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở Ngoại vụ kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

+ 06 ngày làm việc và không quá 15 ngày lấy ý kiến các cơ quan, địa phương liên quan đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Các bước thực hiện	Nội dung công việc	Đơn vị/người thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả thực hiện
B1: Nộp hồ sơ	- Hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ - Nhập dữ liệu thông tin hồ sơ vào Phần mềm - Thực hiện số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Mẫu số 01 - Mẫu số 04 - Hồ sơ - Hệ thống thông tin một cửa điện tử được cập nhật dữ liệu
B2: Chuyển hồ sơ	Chuyển hồ sơ (giấy, điện tử) về Sở Ngoại vụ xử lý	Nhân viên	02 giờ làm việc	- Mẫu số 01 - Mẫu số 04 - Hồ sơ
B3: Phân công xử lý	- Lãnh đạo Sở Ngoại vụ phân công cho Trưởng phòng Phòng Đối ngoại xử lý - Trên Phiếu kiểm soát (Mẫu số 04) - Trên phần mềm	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	02 giờ làm việc	Hồ sơ
B4: Thẩm tra, phân công xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại phân công cho Chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	02 giờ làm việc	Hồ sơ
B5: Kiểm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo các văn bản liên quan	Kiểm tra và tham mưu văn bản lấy ý kiến các cơ quan, địa phương liên quan	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	Không quá 15 ngày	- Hồ sơ - Văn bản lấy ý kiến của Sở
	Tổng hợp ý kiến của các cơ quan, địa phương; dự thảo văn bản trình lãnh đạo Phòng Đối ngoại		1.5 ngày làm việc	- Hồ sơ - Công văn tham mưu của Sở - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh
B6: Trưởng Phòng thẩm tra hồ sơ	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại xem xét, chuyên trình Lãnh đạo Sở	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Duyệt dự thảo văn bản tham mưu lãnh đạo Sở
B7. Lãnh đạo Sở phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét phê duyệt đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ hoặc ký văn bản trình Chủ tịch UBND tỉnh đối với trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh - Trên Phiếu kiểm soát (Mẫu số 04) - Trên phần mềm	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản của Giám đốc Sở trả lời cho phép tổ chức HNHTQT hoặc Công văn tham mưu của Sở và Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh
Trường hợp 1: Hội nghị hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở
B8: Phát hành kết quả giải quyết	- Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ - Chuyển kết quả giải quyết cho Trung tâm	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	- Mẫu số 04 - Văn bản của Giám đốc Sở trả lời cho phép tổ chức HNHTQT
B9: Chuyển kết quả giải quyết	Trung tâm nhận kết quả giải quyết; bàn giao cho Quầy tiếp nhận của Sở Ngoại vụ	Trung tâm	01 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
B10: Trả kết quả	- Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân - Ký xác nhận việc nhận kết quả trên Mẫu số 04 - Kết thúc hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử - Mời tổ chức, cá nhân đánh giá mức độ hài lòng	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Thu lại Mẫu số 01 - Thu văn bản ủy quyền (nếu có) - Văn bản kết quả
Trường hợp 2: Hội nghị hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh
B11: Gửi hồ sơ liên thông	Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ, chuyển lại hồ sơ cho Phòng Đối ngoại để chuyển hồ sơ liên thông	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	Hồ sơ
	Hoàn thiện và gửi hồ sơ lên Trung tâm	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	01 giờ làm việc
B12: Tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm	Trung tâm nhận hồ sơ liên thông, luân chuyển về Văn phòng UBND tỉnh để xử lý	Trung tâm	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Lập Phiếu chuyển
B13: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công xử lý hồ sơ	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phiếu chuyển
B14: Xử lý hồ sơ	Phòng chuyên môn tham mưu xử lý	Phòng chuyên môn	1.5 ngày làm việc	Dự thảo văn bản
B15: Phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phê duyệt văn bản
B16: Xem xét, quyết định hồ sơ	Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Chủ tịch UBND tỉnh	04 giờ làm việc	Văn bản
B17: Phát hành kết quả giải quyết	- Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ - Chuyển kết quả giải quyết cho Trung tâm	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc	Văn bản
B18: Chuyển kết quả giải quyết	Trung tâm nhận kết quả giải quyết; bàn giao cho Quầy tiếp nhận của Sở Ngoại vụ	Trung tâm	01 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
B19: Trả kết quả	- Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân - Ký xác nhận việc nhận kết quả trên Mẫu số 04 - Kết thúc hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử - Mời tổ chức, cá nhân đánh giá mức độ hài lòng	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Thu lại Mẫu số 01 - Thu văn bản ủy quyền (nếu có) - Kết quả văn bản

3. Thủ tục cho chủ trương đăng cai tổ chức HNHTQT thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

Tổng thời gian giải quyết: 12 ngày làm việc và không quá 15 ngày lấy ý kiến các Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, các Bộ ngành và các cơ quan, địa phương liên quan (chưa tính thời gian giải quyết của Thủ tướng Chính phủ) kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Các bước thực hiện	Nội dung công việc	Đơn vị/ người thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả thực hiện
B1: Nộp hồ sơ	- Hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ. - Nhập dữ liệu thông tin hồ sơ vào Phần mềm. - Thực hiện số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử.	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Mẫu số 01 - Mẫu số 04 - Hồ sơ - Hệ thống thông tin một cửa điện tử được cập nhật dữ liệu
B2: Chuyển hồ sơ	Chuyển hồ sơ (giấy, điện tử) về Sở Ngoại vụ xử lý	Nhân viên	02 giờ làm việc	- Mẫu số 01 - Mẫu số 04 - Hồ sơ
B3: Phân công xử lý	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ phân công cho Trưởng phòng Phòng Đối ngoại xử lý - Trên Phiếu kiểm soát (Mẫu số 04) - Trên phần mềm	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	Hồ sơ
B4: Thẩm tra hồ sơ, phân công chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại phân công cho Chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	01 giờ làm việc	Hồ sơ
B5: Kiểm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo các văn bản liên quan	Kiểm tra và tham mưu văn bản lấy ý kiến Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương liên quan.	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	Không quá 15 ngày	- Hồ sơ - Văn bản lấy ý kiến của Sở
	Tổng hợp ý kiến của các cơ quan, địa phương; dự thảo văn bản trình lãnh đạo Phòng Đối ngoại		1,5 ngày làm việc	- Hồ sơ - Công văn tham mưu của Sở - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ
B6: Trưởng Phòng thẩm tra hồ sơ	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại xem xét, chuyển trình Lãnh đạo Sở	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Duyệt dự thảo văn bản tham mưu lãnh đạo Sở
B7: Lãnh đạo Sở phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét, ký các văn bản trình Chủ tịch UBND tỉnh. - Trên Phiếu kiểm soát (Mẫu số 04) - Trên phần mềm	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Công văn - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ
B8: Gửi hồ sơ liên thông	- Văn thư vào số văn bản, đóng dấu (giấy, điện tử) lưu trữ hồ sơ. - Chuyển Phòng Đối ngoại để chuyển hồ sơ liên thông; chuyển hồ sơ (điện tử) cho Văn phòng UBND tỉnh; chuyển hồ sơ giấy cho Trung tâm.	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	Hồ sơ
	+ Hoàn thiện và gửi hồ sơ liên thông	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	01 giờ làm việc	Hồ sơ
Tiếp nhận, luân chuyển và xử lý hồ sơ liên thông tại Văn phòng UBND tỉnh
B9: Tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm	Trung tâm nhận hồ sơ liên thông, luân chuyển về Văn phòng UBND tỉnh để xử lý	Trung tâm	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Lập Phiếu chuyển
B10: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công xử lý hồ sơ	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phiếu chuyển
B11: Xử lý hồ sơ	Phòng chuyên môn tham mưu xử lý	Phòng chuyên môn	01 ngày làm việc	Dự thảo văn bản
B12: Phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phê duyệt văn bản
B13: Xem xét, quyết định hồ sơ	Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ký văn bản	Chủ tịch UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Văn bản
B14: Gửi hồ sơ trình Thủ tướng Chính phủ	- Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, phát hành văn bản. - Chuyển kết quả giải quyết cho Trung tâm.	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
B15: Trình Thủ tướng Chính phủ giải quyết (thời gian: không quy định)
Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận kết quả từ Thủ tướng Chính phủ
B16: Nhận văn bản trả lời từ Chính phủ	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh nhận kết quả, chuyển lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc	Văn bản của Thủ tướng Chính phủ trả lời về việc cho chủ trương đăng cai tổ chức HNHTQT
B17: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh	Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc
B18: Xử lý hồ sơ	Phòng chuyên môn tham mưu xử lý	Phòng chuyên môn	01 ngày làm việc	Dự thảo văn bản
B19: Phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phê duyệt văn bản
B20: Xem xét, quyết định hồ sơ	Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ký văn bản	Chủ tịch UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Văn bản
B21: Phát hành kết quả giải quyết	Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, phát hành văn bản	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
Sở Ngoại vụ tiếp nhận và xử lý hồ sơ từ Văn phòng UBND tỉnh
B22: Tiếp nhận hồ sơ	- Văn thư nhận hồ sơ, vào sổ và trình lãnh đạo Sở Ngoại vụ - Trên phần mềm	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	- Văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh - Văn bản của Thủ tướng Chính phủ trả lời về việc cho chủ trương đăng cai tổ chức HNHTQT
B23: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ phân công cho Trưởng phòng Phòng Đối ngoại xử lý	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	Hồ sơ
B24: Trưởng phòng xem xét, phân công xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại phân công cho Chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	01 giờ làm việc	Hồ sơ
B25: Xử lý hồ sơ	Chuyên viên Phòng Đối ngoại tham mưu xử lý	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	1.5 ngày làm việc	- Hồ sơ - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh trả lời đơn vị tổ chức
B26: Trưởng Phòng xem xét	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại xem xét, chuyên trình lãnh đạo Sở	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh trả lời đơn vị tổ chức
B27: Lãnh đạo Sở phê duyệt	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét, ký các văn bản trình Chủ tịch UBND tỉnh	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	02 giờ làm việc
B28: Gửi hồ sơ cho Trung tâm	Chuyển hồ sơ và văn bản tham mưu (giấy, điện tử) cho Trung tâm	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc
Tiếp nhận, luân chuyển và xử lý hồ sơ liên thông tại Văn phòng UBND tỉnh
B29: Tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm	Trung tâm nhận hồ sơ liên thông, luân chuyển về lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh	Trung tâm	01 giờ làm việc	- Hồ sơ - Lập Phiếu chuyển
B30: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công xử lý hồ sơ	Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc	Phiếu chuyển
B31: Xử lý hồ sơ	Phòng chuyên môn tham mưu xử lý	Phòng chuyên môn	1.5 ngày làm việc	Dự thảo Văn bản
B32: Phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phê duyệt văn bản
B33: Xem xét, quyết định hồ sơ	Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Chủ tịch UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Văn bản
B34: Phát hành kết quả giải quyết	- Văn thư vào sổ văn bản, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ - Chuyển kết quả giải quyết cho Trung tâm	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc	Văn bản
B35: Chuyển kết quả giải quyết	Trung tâm nhận kết quả giải quyết; bàn giao cho Quầy tiếp nhận của Sở Ngoại vụ	Trung tâm	01 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
B36: Trả kết quả	- Trả kết quả cho đơn vị tổ chức - Ký xác nhận việc nhận kết quả trên Mẫu số 04 - Kết thúc hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử - Mời đơn vị tổ chức đánh giá mức độ hài lòng	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Thu lại Mẫu số 01 - Thu văn bản ủy quyền (nếu có) - Văn bản kết quả

4. Thủ tục cho chủ trương đăng cai tổ chức HNHTQT không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

Tổng thời gian giải quyết:

- 03 ngày làm việc và không quá 15 ngày lấy ý kiến các cơ quan, địa phương liên quan đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở Ngoại vụ kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

- 06 ngày làm việc và không quá 15 ngày lấy ý kiến các cơ quan, địa phương liên quan đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Các bước thực hiện	Nội dung công việc	Đơn vị/ người thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả thực hiện
B1: Nộp hồ sơ	- Hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ - Nhập dữ liệu thông tin hồ sơ vào Phần mềm - Thực hiện số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Mẫu số 01 - Mẫu số 04 - Hồ sơ - Hệ thống thông tin một cửa điện tử được cập nhật dữ liệu
B2: Chuyển hồ sơ	Chuyển hồ sơ (giấy, điện tử) về Sở Ngoại vụ xử lý	Nhân viên	02 giờ làm việc	- Mẫu số 01 - Mẫu số 04 - Hồ sơ
B3: Phân công xử lý	- Lãnh đạo Sở Ngoại vụ phân công cho Trưởng phòng Phòng Đối ngoại xử lý - Trên Phiếu kiểm soát (Mẫu số 04) - Trên phần mềm	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	02 giờ làm việc	Hồ sơ
B4: Thẩm tra, phân công xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại phân công cho Chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	02 giờ làm việc	Hồ sơ
B5: Kiểm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo các văn bản liên quan	Kiểm tra và tham mưu văn bản lấy ý kiến các cơ quan, địa phương liên quan	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	Không quá 15 ngày	- Hồ sơ - Văn bản lấy ý kiến của Sở
	Tổng hợp ý kiến của các cơ quan, địa phương; dự thảo văn bản trình lãnh đạo Phòng Đối ngoại		1.5 ngày làm việc	- Hồ sơ - Công văn tham mưu của Sở - Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh
B6: Trưởng Phòng thẩm tra hồ sơ	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại xem xét, chuyển trình Lãnh đạo Sở	Lãnh đạo Phòng Đối ngoại	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Duyệt dự thảo văn bản tham mưu lãnh đạo Sở
B7. Lãnh đạo Sở phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét phê duyệt đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ hoặc ký văn bản trình Chủ tịch UBND tỉnh đối với trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh - Trên Phiếu kiểm soát (Mẫu số 04) - Trên phần mềm	Lãnh đạo Sở Ngoại vụ	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản của Giám đốc Sở trả lời cho chủ trương đăng cai tổ chức HNHTQT hoặc Công văn tham mưu của Sở và Dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh
Trường hợp 1: Hội nghị hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở
B8: Phát hành kết quả giải quyết	- Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ - Chuyển kết quả giải quyết cho Trung tâm	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	- Mẫu số 04 - Văn bản của Giám đốc Sở trả lời cho chủ trương đăng cai tổ chức HNHTQT
B9: Chuyển kết quả giải quyết	Trung tâm nhận kết quả giải quyết; bàn giao cho Quầy tiếp nhận của Sở Ngoại vụ	Trung tâm	01 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
B10: Trả kết quả	- Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân - Ký xác nhận việc nhận kết quả trên mẫu số 04 - Kết thúc hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử - Mời tổ chức, cá nhân đánh giá mức độ hài lòng	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Thu lại Mẫu số 01 - Thu văn bản ủy quyền (nếu có) - Văn bản kết quả
Trường hợp 2: Hội nghị hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh
B11: Gửi hồ sơ liên thông	Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ, chuyển lại hồ sơ cho Phòng Đối ngoại để chuyển hồ sơ liên thông	Văn thư Sở Ngoại vụ	01 giờ làm việc	Hồ sơ
	Hoàn thiện và gửi hồ sơ lên Trung tâm	Chuyên viên Phòng Đối ngoại	01 giờ làm việc
B12: Tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm	Trung tâm nhận hồ sơ liên thông, luân chuyển về Văn phòng UBND tỉnh để xử lý	Trung tâm	02 giờ làm việc	- Hồ sơ - Lập Phiếu chuyển
B13: Phân công xử lý hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công xử lý hồ sơ	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phiếu chuyển
B14: Xử lý hồ sơ	Phòng chuyên môn tham mưu xử lý	Phòng chuyên môn	1.5 ngày làm việc	Dự thảo văn bản
B15: Phê duyệt hồ sơ	Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Văn phòng UBND tỉnh	02 giờ làm việc	Phê duyệt văn bản
B16: Xem xét, quyết định hồ sơ	Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định	Chủ tịch UBND tỉnh	04 giờ làm việc	Văn bản
B17: Phát hành kết quả giải quyết	- Văn thư vào số văn bản, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ - Chuyển kết quả giải quyết cho Trung tâm	Văn thư Văn phòng UBND tỉnh	01 giờ làm việc	Văn bản
B18: Chuyển kết quả giải quyết	Trung tâm nhận kết quả giải quyết; bàn giao cho Quầy tiếp nhận của Sở Ngoại vụ	Trung tâm	01 giờ làm việc	- Hồ sơ - Văn bản
B19: Trả kết quả	- Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân - Ký xác nhận việc nhận kết quả trên Mẫu số 04 - Kết thúc hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử - Mời tổ chức, cá nhân đánh giá mức độ hài lòng	Tổ chức, cá nhân; Nhân viên	Trong giờ hành chính	- Thu lại Mẫu số 01 - Thu văn bản ủy quyền (nếu có) - Kết quả văn bản