|
BỘ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1276/QĐ-BNV
|
Hà Nội, ngày 12 tháng
04 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG THEO TIÊU CHUẨN CHỨC DANH LƯU TRỮ VIÊN (HẠNG III)
BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ
Căn cứ Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính
phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
Căn cứ Thông tư số 13/2014/TT-BNV
ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 19/2014/TT-BNV
ngày 04 tháng 12 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định, hướng dẫn công tác đào tạo,
bồi dưỡng viên chức;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức, viên chức,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Tài liệu bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh Lưu
trữ viên (hạng III).
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Các
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thủ trưởng các cơ
quan liên quan, Chánh Văn phòng - Bộ Nội vụ, Vụ trưởng Vụ Đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức, viên chức - Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
- Văn phòng TW và các Ban của Đảng;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương;
- Cơ sở ĐTBD CBCC của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP, tổ chức chính
trị - xã hội ở Trung ương;
- Sở Nội vụ, Trường Chính trị các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
- Trang Thông tin điện tử của Bộ Nội vụ;
- Lưu: VT, ĐT (5b).
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Triệu Việt Cường
|
TÀI
LIỆU BỒI DƯỠNG
THEO TIÊU CHUẨN CHỨC DANH LƯU TRỮ VIÊN (HẠNG
III)
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 1276/QĐ-BNV ngày 12 tháng 4 năm 2017 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ)
Phần
1
KIẾN
THỨC CHUNG
Chuyên
đề 1
NHÀ
NƯỚC TRONG HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ
1. Tổng quan về hệ
thống chính trị
1.1. Quyền lực và quyền
lực chính trị
1.1.1. Khái niệm quyền
lực
Quyền lực là một vấn đề
được nghiên cứu từ xa xưa trong lịch sử phát triển của loài người nhưng cho tới
nay vẫn còn là một vấn đề đang được tranh cãi. Có thể nhận thấy sự có mặt của
quyền lực trong tất cả các mối quan hệ xã hội. Theo nghĩa chung nhất, quyền lực
được hiểu là khả năng tác động, chi phối của một chủ thể đối với một đối tượng
nhất định, buộc hành vi của đối tượng này tuân thủ, phụ thuộc vào ý chí của chủ
thể. Như vậy, bản thân quyền lực xuất hiện trong mọi mối quan hệ giữa những cá
nhân hay những nhóm người khác nhau.
Từ điển Bách khoa Triết
học (Liên Xô) định nghĩa: “Quyền lực, trong ý nghĩa chung nhất, là năng lực và
khả năng thực hiện ý chí của mình tác động đến hành động, hành vi của những
người khác nhờ phương tiện nào đó, như uy tín, quyền hành, sự cưỡng bức”.
Theo nghĩa đó thì quyền
lực bao gồm hai yếu tố cơ bản yếu tố thứ nhất là “quyền” (quan hệ thừa
nhận ý chí) và yếu tố thứ hai là “lực” (sự tác động có sức mạnh bắt
buộc). Hai yếu tố đó có quan hệ gắn bó, chuyển hóa cho nhau. Có quyền có thể
tạo ra lực và khi có lực lại có khả năng sinh ra quyền.
Nắm được quyền lực
trong xã hội là nắm được khả năng chi phối những người khác, bảo vệ và thực
hiện được lợi ích của mình trong mối quan hệ với lợi ích của những người khác.
Chính vì vậy, xung đột quyền lực trong xã hội là một hiện tượng khách quan và phổ biến.
Không phải mọi xung đột quyền lực trong xã hội đều mang ý nghĩa tiêu cực đối
với sự phát triển. Chẳng hạn, đấu tranh giai cấp là một hiện tượng xung đột
quyền lực phổ biến trong xã hội có giai cấp. Sự xung đột quyền lực này lại đóng
vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của xã hội và do đó mang ý
nghĩa tích cực.
- Phân loại quyền lực:
+ Quyền lực siêu nhiên là quyền lực không có
thực mà do đầu óc con người tưởng tượng ra. Đó là quyền lực của những “Đấng
Thiêng liêng” như Thượng đế, Chúa Trời, thần thánh, ma quỷ… Đó còn
là quyền lực của những “thần tượng” do sự sùng bái mù quáng tạo ra.
+ Quyền lực tự nhiên
là quyền lực nảy sinh trong quan hệ của giới tự nhiên, mang tính bản năng
khi xem xét con người như một thực thể tự nhiên. Đó là quyền lực giống như
trong giới tự nhiên, là quyền lực cơ bắp, quyền lực giới tính, quyền lực của
người lớn đối với trẻ em…
+ Quyền lực trong xã
hội là quyền lực nảy sinh trong quan hệ giữa con người với tư cách là những
thực thể xã hội. Khi các quan hệ xã hội ngày càng trở nên hết sức phong phú, đa
dạng thì quyền lực xã hội cũng trở nên phức tạp, đan xen vào nhau.
1.1.2. Khái niệm quyền
lực chính trị
Quyền lực chính trị là
một dạng của quyền lực trong xã hội có giai cấp. Đó là quyền lực của một giai
cấp, một tập đoàn xã hội hay của nhân dân trong điều kiện của chủ nghĩa xã hội
thể hiện “khả năng của một giai cấp thực hiện lợi ích khách quan của mình”. Các
nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác-Lênin quan niệm rằng, “quyền lực chính trị là
bạo lực có tổ chức của giai cấp để đàn áp một giai cấp khác”.1 Như vậy, quyền lực
chính trị luôn gắn liền với quyền lực nhà nước, phản ánh mức độ giành, giữ và
sử dụng quyền lực nhà nước của những tập đoàn người trong xã hội để bảo vệ lợi
ích của mình, chi phối các tập đoàn khác. Nói cách khác, quyền lực chính trị
phản ánh mức độ
thực hiện
lợi ích của một giai cấp, một nhóm người nhất định trong mối quan hệ với các
giai cấp hay nhóm người khác thông qua mức độ chi phối quyền lực nhà nước.2
Là một bộ phận của
quyền lực trong xã hội có giai cấp, quyền lực chính trị có những đặc điểm chủ
yếu sau:
- Quyền lực chính trị
bao giờ cũng mang tính giai cấp, phản ánh lợi ích của giai cấp thông qua tổ
chức đại diện của mình là đảng chính trị của giai cấp thống trị.
- Quyền lực chính trị
tồn tại trong mối liên hệ lợi ích khi đặt nó trong quan hệ với giai cấp khác. Tùy
thuộc vào tương quan, so sánh lực lượng mà các giai cấp ở vào vị thế khác nhau
trong quan hệ với việc sử dụng quyền lực chính trị. Chẳng hạn, trong mối quan
hệ với giai cấp công nhân ở các nước tư bản thì quyền lực của giai cấp tư sản
là thống nhất. Nhưng
trong mối quan hệ nội tại, lợi ích của các nhóm tư sản khác nhau cũng không
giống nhau và do đó giữa các nhóm này không chỉ có mâu thuẫn mà đôi khi còn đấu
tranh gay gắt với nhau về lợi ích, về sử dụng quyền lực chính trị của mình.
- Quyền lực chính trị
của giai cấp thống trị được thực hiện trong xã hội thông qua phương tiện chủ
yếu là nhà nước. Nhà nước là bộ máy quyền lực đặc biệt nằm trong tay giai cấp
thống trị để hiện thực hóa các lợi ích của giai cấp này trong xã hội trong mối
tương quan với các giai cấp khác. Quyền lực nhà nước là một dạng của quyền lực
chính trị mang tính cưỡng chế đơn phương đối với xã hội. Trong toàn bộ cấu trúc
xã hội hiện đại, chỉ duy nhất nhà nước có khả năng hình thành và sử dụng pháp luật
cùng với các công cụ cưỡng chế khác để buộc các cá nhân công dân và tổ chức
phải tuân thủ các quy định mà mình đặt ra.
- Quyền lực chính trị
và quyền lực nhà nước có mối quan hệ qua lại chặt chẽ:
- Quyền lực nhà nước là
bộ phận quan trọng nhất của quyền lực chính trị. Việc chuyển quyền lực nhà nước
từ tay giai cấp này sang tay giai cấp khác sẽ làm thay đổi bản chất của chế độ
chính trị.
- Mọi dạng quyền lực
nhà nước đều mang tính chính trị nhưng không phải mọi quyền lực chính trị đều
có tính chất của quyền lực nhà nước. So với quyền lực nhà nước, quyền lực chính
trị rộng hơn, đa dạng hơn về phương pháp thực hiện cũng như hình thức biểu
hiện.
- Quyền lực nhà nước
trong xã hội hiện đại bao gồm 3 nhánh chủ yếu là quyền lập pháp, quyền hành
pháp và quyền tư pháp:
+ Quyền lập pháp là
quyền làm ra Hiến pháp và luật, do cơ quan
lập pháp thực hiện. Cơ quan lập pháp ở các nước khác nhau có tên gọi khác nhau
và cách thức tổ chức cũng khác nhau. Theo quy định tại Điều 69 Hiến
pháp năm 2013, ở Việt Nam “Quốc hội thực hiện quyền lập hiến, quyền lập
pháp, quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước và giám sát tối cao đối với
hoạt động của Nhà nước”. Theo qui định tại Khoản 1, Điều 1 Hiến pháp Hiệp chủng
quốc Hoa kỳ, quyền lập pháp thuộc Quốc hội với 2 viện: Thượng nghị viện và Hạ
nghị viện. Tại Điều 94, Hiến pháp Nga, Quốc hội Liên bang - Nghị viện liên bang
là cơ quan lập pháp của liên bang. Tương tự như vậy, chức năng lập pháp thuộc
Quốc hội (Đại hội đại biểu nhân dân toàn quốc) theo qui định tại Hiến pháp năm
1993 của Trung quốc.
+ Quyền hành pháp là
một trong ba bộ phận cấu thành của quyền lực nhà nước, có nhiệm vụ thực thi
pháp luật, đưa pháp luật vào tổ chức xã hội và quản lý xã hội. Quyền hành pháp
do một bộ máy hành chính nhà nước phức tạp trải rộng từ trung ương tới địa
phương thực hiện. Cơ quan hành pháp thường được gọi là Chính phủ, một số quốc
gia có tên gọi khác: Quốc vụ viện (Trung Quốc). Cơ cấu tổ chức các cơ quan hành pháp phụ thuộc vào
mô hình nhà nước. Đối với các quốc gia theo chế độ Cộng hòa Tổng thống, đứng
đầu thể chế hành pháp là Tổng thống (Mỹ). Ở các quốc gia Cộng hòa Đại nghị,
đứng đầu hành pháp là Thủ tướng (Đức, Italia…).
Bộ máy công chức được
coi là xương sống của ngành Hành pháp. Bộ máy này không chỉ đóng vai trò quan
trọng trong thực thi nhiệm vụ mà còn là yếu tố ngăn cản sự lạm quyền của giới
lãnh đạo chính trị.
+ Quyền tư pháp: Là một
trong ba yếu tố quan trọng của quyền lực nhà nước. Thông qua các cơ quan tư
pháp, quyền này được đảm bảo thực hiện. Cơ quan tư pháp có các chức năng cơ bản
là bảo vệ Hiến pháp và pháp luật thông qua
các hoạt động xét xử; giải thích hiến pháp, pháp luật; phối hợp với các ngành
khác thực hiện thẩm quyền xét xử và định hướng xét xử. Ở Việt Nam, Tòa án nhân
dân là cơ quan thực hiện quyền tư pháp (Điều 102, Hiến pháp năm
2013).
Tuy nhiên, mối quan hệ
giữa ba bộ phận quyền lực này ở các nước khác nhau không giống nhau. Đa số các
nước trên thế giới, quyền lực nhà nước được tổ chức theo nguyên tắc “tam quyền
phân lập” với những biến thể khác nhau thì ở các nước xã hội chủ nghĩa như ở
nước ta, ba nhánh quyền lực này lại không được tổ chức đối trọng với nhau mà
chỉ có sự phân công, phối hợp và kiểm soát lẫn nhau. Cương lĩnh xây dựng đất
nước thời kỳ quá độ lên CNXH (bổ sung, phát triển năm 2011) cũng đã khẳng định:
“Nhà nước ta là nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân,
vì nhân dân. Tất cả quyền lực nhà nước thuộc về nhân dân mà nền tảng là liên
minh giữa giai cấp công nhân với giai cấp nông dân và đội ngũ trí thức, do Đảng
Cộng sản Việt Nam lãnh đạo. Quyền lực nhà nước là thống nhất; có sự phân công,
phối hợp và kiểm soát giữa các cơ quan trong việc thực hiện các quyền lập pháp,
hành pháp và
tư pháp”.3
1.2. Hệ thống chính trị
và các yếu tố cấu thành hệ thống chính trị
1.2.1. Khái niệm hệ
thống chính trị
Có rất nhiều cách hiểu
khác nhau về hệ thống chính trị, các cách hiểu này phụ thuộc vào các khuynh
hướng và trường phái chính trị khác nhau. Ở phương Tây, có hai cách tiếp cận về
hệ thống chính trị. Cách tiếp cận thể chế coi hệ thống chính trị là tập hợp các
thể chế chính trị bao gồm nhà nước và các thể chế chính trị - xã hội cùng với
mối quan hệ qua lại giữa chúng. Cách tiếp cận hệ thống cho rằng hệ thống chính
trị không chỉ bao gồm các thể chế chính trị mà còn bao gồm cả những chuẩn mực
chính trị, vai trò chính trị và hành vi chính trị.
Theo nghĩa chung nhất,
hệ thống chính trị được hiểu là hình thức tổ chức chính trị của một xã hội.4 Xét từ giác độ cấu
trúc, hệ thống chính trị là hệ thống các tổ chức, các thiết chế chính trị - xã
hội và các mối quan hệ qua lại giữa chúng với nhau hợp thành cơ chế chính trị
của một chế độ xã hội tham gia vào thực hiện quyền lực chính trị. Tuy nhiên
trong thực tế, có những yếu tố mang nội dung chính trị nhưng lại không được xếp
vào hệ thống chính trị như những tổ chức, những nhóm chính trị hoạt động bất
hợp pháp theo quy định của pháp luật hiện hành của một quốc gia. Chính vì vậy,
hệ thống chính trị của một quốc gia về cấu trúc chỉ bao gồm những tổ chức thực
hiện quyền lực chính trị
được chính thức thừa nhận về mặt pháp lý.
Hệ thống chính trị là
một bộ phận cấu thành kiến trúc thượng tầng xã hội, được chế định theo tư tưởng
của giai cấp cầm quyền nhằm tác động vào đời sống kinh tế - xã hội với mục đích
duy trì và phát triển chế độ xã hội đó. Điều này có nghĩa là hệ thống chính trị
của một xã hội luôn mang tính giai cấp, phản ánh lợi ích của giai cấp cầm quyền
và được định hướng bởi lợi ích của giai cấp cầm quyền.5
Xét từ giác độ cơ cấu,
hệ thống chính trị của một quốc gia hiện đại bao gồm: hệ thống đảng chính trị
(trong đó đảng cầm quyền là trung tâm lãnh đạo chính trị của hệ thống chính
trị); Nhà nước là trung tâm của quyền lực công, thực hiện quyền quản lý xã hội
trước hết qua hệ thống pháp luật và các công cụ cưỡng chế; các tổ chức quần
chúng phản ánh lợi ích của những nhóm xã hội nhất định.
1.2.2. Các yếu tố cấu
thành hệ thống chính trị
Hệ thống chính trị là
một bộ phận cấu thành kiến trúc thượng tầng xã hội, được chế định theo tư tưởng
của giai cấp cầm quyền nhằm tác động vào đời sống kinh tế - xã hội với mục đích
duy trì và phát triển chế độ xã hội đó. Điều này có nghĩa là hệ thống chính trị
của một xã hội luôn mang tính giai cấp, phản ánh lợi ích của giai cấp cầm quyền
và được định hướng bởi lợi ích của giai cấp cầm quyền.6
Hệ thống chính trị bao
gồm các tổ chức, thiết chế với tư cách là chủ thể của các quyết định chính trị.
Hệ thống chính trị có
tính hợp pháp. Điều này có nghĩa những thể chế, thiết chế đối lập với chế độ
nhà nước, pháp luật, đấu tranh đòi lật đổ, tiêu diệt chế độ hiện hành thì không
thể là thành phần của hệ thống đó.
Hệ thống chính trị có mục
đích, chức năng thực hiện hoặc tham gia thực hiện quyền lực chính trị. Nghĩa là
thực hiện hoặc tham gia vào các quyết định chính trị, vào việc hoạch định các
chính sách quốc gia. Đó là điều kiện để phân biệt các tổ chức của hệ thống chính trị với
các tổ chức, thiết chế có mục đích, hoặc chức năng kinh tế, xã hội đa dạng
khác.7
Từ những đặc tính cơ
bản trên, hệ thống chính trị của một quốc gia hiện đại bao gồm: Hệ thống đảng
chính trị (trong đó đảng cầm quyền là trung tâm lãnh đạo chính trị của hệ thống
chính trị); Nhà nước (trung tâm của quyền lực công, thực hiện quyền quản lý xã
hội trước hết qua hệ thống pháp luật và các công cụ cưỡng chế); các tổ chức
quần chúng phản ánh lợi ích của những nhóm xã hội nhất định.
1.2.2.1. Các đảng chính
trị
Trong hệ thống chính trị,
các đảng chính trị giữ vai trò quan trọng. Đảng chính trị là sản phẩm tất yếu
của cuộc đấu tranh giai cấp trong tiến trình phát triển của lịch sử nhân loại.
Sự ra đời và phát triển của các đảng chính trị hiện đại như chúng ta thấy ngày
nay là sản phẩm của một xã hội khi đã đạt tới một mức độ dân chủ nhất định.
Đảng chính trị là bộ
phận tiên phong, đầu não của giai cấp, nơi tập trung trí tuệ của giai cấp, tổ
chức giai cấp trong cuộc đấu tranh giành quyền lực nhà nước vào tay mình để bảo
vệ lợi ích giai cấp. Mục tiêu quan trọng nhất của mọi đảng chính trị là tổ chức
giai cấp để giành quyền lực nhà nước tức là hướng tới trở thành đảng chính trị
cầm quyền. Khi một đảng chính trị trở thành đảng cầm quyền, đảng đó có vai trò
và vị trí lãnh đạo toàn bộ hệ thống chính trị, lãnh đạo nhà nước và toàn xã
hội.
Hệ thống tổ chức đảng
chính trị trong xã hội hiện đại ở các nước khác nhau không giống nhau. Theo số
lượng đảng được phép tồn tại và có khả năng cầm quyền, người ta chia hệ thống
đảng chính trị thành hệ thống đa đảng và hệ thống đơn đảng.
1.2.2.2. Nhà nước
Nhà nước là tổ chức
quan trọng nhất trong việc thực thi quyền lực chính trị của giai cấp cầm quyền,
bằng hệ thống luật pháp buộc mọi người phải tuân thủ; đồng thời còn những tổ
chức cưỡng chế đặc biệt như quân đội, cảnh sát, tòa án, nhà tù… để bảo đảm thực
hiện.
Trong hệ thống chính
trị, nhà nước giữ vai trò quản lý chủ yếu, thông qua việc ban hành hệ thống
pháp luật và thực thi hệ thống đó trong xã hội nhà nước hiện thực hóa đường lối
phát triển của đảng cầm quyền đã được pháp lý hóa trong hệ thống pháp luật,
đồng thời nhà nước trong một quốc gia còn là chủ thể duy nhất của công pháp
quốc tế.
1.2.2.3. Các tổ chức
quần chúng
Các tổ chức quần chúng
trong xã hội được hình thành khá lâu trong lịch sử. Trong điều kiện xã hội hiện
đại, các tổ chức quần chúng ngày càng phát triển và có những vai trò lớn hơn
trong hệ thống chính trị, cũng như trong toàn xã hội.
Các tổ chức quần chúng
được hình thành và phát triển rất đa dạng trong xã hội dưới nhiều hình thức,
tên gọi quy mô khác nhau (các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội nghề
nghiệp, các nhóm áp lực,...). Những tổ chức này có thể đại diện cho toàn bộ
cộng đồng, nhưng cũng có thể chỉ đại diện cho một nhóm người có lợi ích giống
nhau trong xã hội.
1.3. Hệ thống chính trị
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
1.3.1. Bản chất
Hệ thống chính trị ở
nước ta là hệ thống chính trị xã hội chủ nghĩa được hình thành sau thắng lợi
của Cách mạng tháng Tám năm 1945 cùng với sự hình thành Nhà nước dân chủ nhân
dân đầu tiên ở Đông Nam Á. Cùng với sự phát triển của xã hội mới, hệ thống
chính trị của nước ta ngày càng được củng cố, phát triển và hoàn thiện.
Hệ thống chính trị xã
hội chủ nghĩa ở Việt Nam thể hiện bản chất của nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, là
cơ chế để thực thi quyền lực chính trị trong bối cảnh giai cấp công nhân trong
liên minh với giai cấp công nhân và đội ngũ trí thức đã trở thành giai cấp cầm
quyền. Như vậy, hệ thống chính trị trở thành công cụ để bảo vệ lợi ích của giai
cấp công nhân, giai cấp nông dân và toàn thể nhân dân lao động, là công cụ để
xây dựng chủ nghĩa xã hội ở nước ta.
1.3.2. Nguyên tắc tổ
chức và hoạt động
Hệ thống chính trị này
vận hành theo những nguyên tắc phổ biến của hệ thống chính trị xã hội chủ
nghĩa:
- Nguyên tắc quyền lực
nhà nước thuộc về nhân dân.
- Nguyên tắc đảm bảo sự
lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam đối với Nhà nước và xã hội.
- Nguyên tắc tập trung
dân chủ.
- Nguyên tắc quyền lực
nhà nước thống nhất; có sự phân công, phối hợp và kiểm soát giữa các cơ quan
trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp.
1.3.3. Vai trò của các
tổ chức trong hệ thống chính trị
Hệ thống chính trị ở
nước ta bao gồm: Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước CHXHCN Việt Nam, Mặt trận Tổ
quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội. Các tổ chức trong hệ thống này vận
hành theo cơ chế “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ”, được gắn
kết với nhau theo những quan hệ, cơ chế và nguyên tắc nhất định trong một môi
trường văn hóa chính trị đặc thù.
1.3.3.1. Đảng Cộng sản
Việt Nam trong hệ thống chính trị
Hệ thống chính trị nước
ta hiện nay được tổ chức và hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt
Nam - Đảng duy nhất nắm quyền lãnh đạo nhà nước và xã hội. Vai trò, vị trí và
khả năng lãnh đạo của Đảng được xã hội thừa nhận thông qua sự nghiệp lãnh đạo của
Đảng đối với cả dân tộc trong công cuộc đấu tranh giành độc lập dân tộc và xây
dựng CNXH.
Đảng Cộng sản Việt Nam
là đội tiên phong của giai cấp công nhân, đồng thời là đội tiên phong của nhân
dân lao động và của dân tộc Việt Nam; đại biểu trung thành lợi ích của giai cấp
công nhân, nhân dân lao động và của dân tộc. Mục đích của Đảng là xây dựng nước
Việt Nam độc lập, dân chủ, giàu mạnh, xã hội công bằng, văn minh, không còn
người bóc lột người, thực hiện thành công chủ nghĩa xã hội và cuối cùng là chủ
nghĩa cộng sản.
Đảng Cộng sản Việt Nam
là Đảng cầm quyền, lãnh đạo Nhà nước và xã hội. Đảng lãnh đạo bằng cương lĩnh,
chiến lược, các định hướng về chính sách và chủ trương lớn; bằng công tác tuyên
truyền, thuyết phục, vận động, tổ chức, kiểm tra, giám sát và bằng hành động
gương mẫu của đảng viên. Đảng thống nhất lãnh đạo công tác cán bộ và quản lý
đội ngũ cán bộ, giới thiệu những đảng viên ưu tú có đủ năng lực và phẩm chất
vào hoạt động trong các cơ quan lãnh đạo của hệ thống chính trị. Đảng lãnh đạo
thông qua tổ chức đảng và đảng viên hoạt động trong các tổ chức của hệ thống
chính trị, tăng cường chế độ trách nhiệm cá nhân, nhất là người đứng đầu. Đảng
thường xuyên nâng cao năng lực cầm quyền và hiệu quả lãnh đạo, đồng thời phát
huy mạnh mẽ vai trò, tính chủ động, sáng tạo và trách nhiệm của các tổ chức
khác trong hệ
thống
chính trị.8
Đảng Cộng sản Việt Nam
là đảng cầm quyền, do đó giữ vai trò quan trọng trong hệ thống chính trị và
trong xã hội: Đảng không chỉ là một bộ phận cấu thành của hệ thống chính trị mà
còn là lực lượng lãnh đạo toàn hệ thống chính trị và lãnh đạo toàn bộ xã hội.
Đảng gắn bó mật thiết với nhân dân, tôn trọng và phát huy quyền làm chủ của
nhân dân, dựa vào nhân dân để xây dựng Đảng, chịu sự giám sát của nhân dân,
hoạt động trong khuôn khổ Hiến pháp và pháp
luật.9
1.3.3.2. Nhà nước
CHXHCN Việt Nam trong hệ thống chính trị
Nhà nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam là trụ cột của hệ thống chính trị ở nước ta, là công cụ
tổ chức thực hiện ý chí và quyền lực của nhân dân, thay mặt nhân dân, chịu
trách nhiệm trước nhân dân để quản lý toàn bộ hoạt động của đời sống xã hội.
Nhà nước là phương tiện quan trọng nhất của nhân dân thực hiện quyền làm chủ
của mình. Nhà nước trong hệ thống chính trị có chức năng thể chế hóa đường lối,
quan điểm của Đảng thành các quy định pháp luật trong Hiến pháp và các quy định pháp luật khác và
thực hiện quyền quản lý đất nước. Hoạt động của nhà nước nằm dưới sự lãnh đạo
của Đảng nhưng có tính độc lập tương đối, với các công cụ và phương thức quản
lý riêng của mình.
Quyền lực nhà nước ở
nước ta thuộc về nhân dân, được tổ chức và thực hiện theo nguyên tắc: quyền lực
nhà nước là thống nhất, có sự phân công, phối hợp và kiểm soát giữa các cơ quan
nhà nước trong việc thực hiện ba quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp. Tổ chức
và hoạt động của bộ máy nhà nước ta thể hiện rõ ràng nguyên tắc này:
- Quốc hội là cơ quan
đại diện cao nhất của nhân dân, cơ quan quyền lực Nhà nước cao nhất của nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Điều 6 Hiến pháp 1992
(sửa đổi, bổ sung năm 2001) quy định rõ: Nhân dân sử dụng quyền lực nhà nước
thông qua Quốc hội và Hội đồng nhân dân là những cơ quan đại diện cho ý chí và
nguyện vọng của nhân dân, do nhân dân bầu ra và chịu trách nhiệm trước nhân
dân.
Quốc hội do nhân dân
trực tiếp bầu ra, là cơ quan duy nhất có quyền lập hiến và lập pháp. Bên cạnh
đó, Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao đối với toàn bộ hoạt động của nhà
nước và quyết định những chính sách cơ bản về đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội, những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ
máy nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của công dân.
- Thực hiện quyền hành
pháp là bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương, đứng đầu là
Chính phủ. Theo quy định của điều 94 Hiến Pháp nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013, Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước
cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thực hiện quyền hành
pháp, là cơ quan chấp hành của Quốc hội. Chính phủ chịu trách nhiệm trước Quốc
hội và báo cáo công tác trước Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch
nước.
Bộ và cơ quan ngang Bộ
là các cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với
ngành, lĩnh vực (hay nhóm ngành, lĩnh vực) trên phạm vi cả nước và quản lý nhà
nước đối với các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực được giao.
Các cơ quan thuộc Chính
phủ do Chính phủ thành lập theo từng nhiệm kỳ, thực hiện những nhiệm vụ nhất
định do Chính phủ giao (có thể làm chức năng quản lý hành chính nhà nước hoặc
cung cấp dịch vụ công cho Chính phủ).
Bộ máy chính quyền địa
phương ở nước ta hiện nay được tổ chức ba cấp (tỉnh, huyện, xã) với hai cơ quan
chủ yếu là Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
- Cơ quan tư pháp bao
gồm Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân các cấp. Đây là những cơ quan
được lập ra trong hệ thống cơ quan quản lý nhà nước để bảo vệ pháp luật, đảm
bảo việc thực thi pháp luật một cách nghiêm minh, chính xác.
Nhà nước thực hiện quản
lý xã hội bằng pháp luật và theo pháp luật, đồng thời coi trọng giáo dục nâng
cao ý thức chấp hành pháp luật của nhân dân. Vì vậy, cần tăng cường pháp chế xã
hội chủ nghĩa. Tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước theo nguyên tắc tập
trung dân chủ.
1.3.3.3. Mặt trận Tổ
quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị
Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam và các đoàn thể chính trị - xã hội thành viên là một bộ phận của hệ thống
chính trị, là cơ sở chính trị của chính quyền nhân dân. Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam hoạt động theo phương thức hiệp thương dân chủ, phối hợp và thống nhất hành
động giữa các thành viên.
Các đoàn thể chính trị
- xã hội, các tổ chức xã hội là nơi tập hợp quần chúng, phản ánh ý chí, nguyện
vọng và lợi ích của các tầng lớp nhân dân, vì vậy là một bộ phận không thể
thiếu của một xã hội dân chủ. Các tổ chức này ở nước ta hiện nay là bộ phận
không tách rời của hệ thống chính trị và là cơ sở chính trị của chính quyền
nhân dân, một trong những công cụ bảo đảm quyền lực nhà nước thuộc về nhân dân.
Những tổ chức này có vai trò rất quan trọng trong sự nghiệp đại đoàn kết toàn
dân tộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp,
chính đáng của nhân dân, chăm lo lợi ích của các đoàn viên, hội viên; thực hiện
dân chủ và xây dựng xã hội lành mạnh; tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước; giáo
dục lý tưởng và đạo đức cách mạng, quyền và nghĩa vụ công dân, tăng cường mối
liên hệ giữa nhân dân với Đảng, Nhà nước, góp phần thực hiện và thúc đẩy quá
trình dân chủ hóa và đổi mới xã hội, thực hiện cơ chế Đảng lãnh đạo, Nhà nước
quản lý, nhân dân làm chủ.
Các đoàn thể chính trị
- xã hội rất đa dạng, có thể là các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức xã hội - nghề nghiệp,...
Trong số các tổ chức
quần chúng ở nước ta, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam là tổ chức nòng cốt, giữ vai
trò quan trọng.
Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam là tổ chức liên minh chính trị, liên hiệp tự nguyện của tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và các cá nhân tiêu biểu trong các
giai cấp, tầng lớp xã hội, các dân tộc, tôn giáo và người Việt Nam định cư ở
nước ngoài. Trong đó, Đảng Cộng sản Việt Nam vừa là thành viên vừa là người
lãnh đạo Mặt trận.
Những đoàn thể chính
trị - xã hội khác có vai trò quan trọng trong hệ thống chính trị ở nước ta gồm:
- Tổng Liên đoàn lao
động Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội rộng lớn của giai cấp công
nhân, đội ngũ trí thức và những người lao động tự nguyện lập ra nhằm mục đích
tập hợp, đoàn kết lực lượng; đại diện và bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp,
chính đáng của người lao động.
- Đoàn thanh niên
cộng sản Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị - xã hội tập hợp tầng lớp thanh
niên, là đoàn thể của các thanh niên ưu tú, đội hậu bị của Đảng. Tổ chức Đoàn
được thành lập trên phạm vi cả nước, có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn vị, được
tổ chức theo hệ thống hành chính từ trung ương đến cơ sở nhằm thu hút thế hệ trẻ vào những hoạt động
xã hội bổ ích, lành mạnh, qua đó giáo dục ý thức tôn trọng pháp luật cho thanh
niên.
- Hội Liên hiệp phụ
nữ Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội của phụ nữ, bảo vệ quyền bình
đẳng, lợi ích hợp pháp và chính đáng của phụ nữ. Hội có nhiệm vụ đoàn kết, vận
động, tổ chức, hướng dẫn phụ nữ thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước, góp phần xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ
nghĩa, tham gia vào các hoạt động chính trị, xã hội để bảo vệ quyền lợi của phụ
nữ, bảo đảm bình đẳng giới.
- Hội Nông dân Việt
Nam là tổ chức chính trị - xã hội của giai cấp nông dân, có nhiệm vụ vận
động giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm chủ, tích cực học tập nâng
cao trình độ, năng lực về mọi mặt; đại diện giai cấp nông dân tham gia xây dựng
Đảng và Nhà nước; chăm lo bảo vệ các quyền và lợi ích của nông dân Việt Nam.
- Hội Cựu chiến binh
Việt Nam là
đoàn thể chính trị - xã hội, nơi tập hợp, đoàn kết, tổ chức, động viên các thế
hệ cựu chiến binh giữ gìn và phát huy bản chất, truyền thống “Bộ đội Cụ Hồ”,
tích cực tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ thành quả cách mạng, xây
dựng và bảo vệ Đảng, chính quyền, chế độ, bảo vệ quyền lợi chính đáng và hợp
pháp của cựu chiến binh, chăm lo giúp đỡ nhau về tinh thần và vật chất trong
cuộc sống, gắn bó tình bạn chiến đấu.
Bên cạnh những tổ chức
trên đây, nhiều tổ chức xã hội khác cũng tham gia tích cực vào hoạt động trong
hệ thống chính trị như Liên hiệp các hội khoa học kĩ thuật Việt Nam (VUSTA),
Hội Nhà báo Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam, Hội Chữ thập đỏ
Việt Nam,... Một số hội nghề nghiệp, hội của các nhà trí thức, các nhà khoa
học, không chỉ đơn thuần mang tính chất đoàn thể xã hội mà các tổ chức này cũng
đóng vai trò to lớn trong việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị của đất nước.
Các tổ chức quần chúng
khác nhau này tùy theo tính chất, tôn chỉ và mục đích đã được xác định, có
nhiệm vụ vận động, giáo dục đoàn viên, hội viên chấp hành luật pháp, chính
sách; chăm lo, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của đoàn viên,
hội viên; giúp đoàn viên, hội viên nâng cao trình độ về mọi mặt và xây dựng
cuộc sống mới; tham gia quản lý nhà nước, quản lý xã hội.10
Phương thức tổ chức và
hoạt động của các tổ chức này tuy khác với tổ chức Đảng và các cơ quan nhà nước
nhưng đều gắn chặt với việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ do Đảng và Nhà
nước giao phó. Các tổ chức chính trị - xã hội là hình thức tổ chức động viên,
triển khai nguồn lực con người cho các mục tiêu xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt
Nam trong công cuộc do Đảng lãnh đạo, Nhà nước thống nhất quản lí. Trong hệ
thống chính trị - xã hội Việt Nam, với tính chất chính trị và tính chất xã hội
rộng lớn, các tổ chức chính trị - xã hội đóng vai trò là người tổ chức, vận
động đông đảo quần chúng nhân dân
thực hiện các nhiệm vụ đặt ra đối với cách mạng Việt Nam thông qua những hình
thức phù hợp.
Như vậy, có thể nhận
thấy rõ rằng trong hệ thống chính trị Việt Nam, các tổ chức quần chúng đóng vai
trò vừa là trung tâm đoàn kết, tập hợp đông đảo các lực lượng quần chúng nhân
dân (tính chất xã hội), đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng
của các thành viên vừa thực hiện vai trò nền tảng chính trị của chính quyền
nhân dân, tổ chức động viên nhân dân thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ chính trị
của Đảng và Nhà nước.
Đảng tôn trọng tính tự
chủ, ủng hộ mọi hoạt động tự nguyện, tích cực, sáng tạo và chân thành lắng nghe
ý kiến đóng góp của Mặt trận và các đoàn thể. Đảng, Nhà nước có cơ chế, chính
sách, tạo điều kiện để Mặt trận và các đoàn thể nhân dân hoạt động có hiệu quả,
thực hiện vai trò giám sát và phản biện xã hội.
2. Nhà nước - Trung tâm
của hệ thống chính trị
2.1. Nguồn gốc và bản
chất Nhà nước
2.1.1. Nguồn gốc
Nhà nước là một hiện
tượng lịch sử, được phát triển qua quá trình phát triển tự nhiên của xã hội
loài người. Lịch sử loài người chỉ ra rằng không phải khi nào xã hội và nhà
nước cũng cùng tồn tại mà nhà nước chỉ xuất hiện và tồn tại khi trong xã hội
tồn tại những mâu thuẫn giai cấp không điều hòa được và nhà nước sẽ tự tiêu
vong khi những mâu thuẫn này không còn nữa. Trong xã hội cộng sản nguyên thủy,
khi con người mới thoát thai từ vượn người, tụ tập với nhau thành xã hội, mọi
người còn ăn chung, ở chung, không có sự chiếm đoạt của chung thành của riêng,
nên chưa có xung đột về lợi ích lớn và do đó cũng chưa có sự phân chia xã hội
thành giai cấp và chưa có nhà nước. Trong giai đoạn này, đứng đầu các thị tộc
và bộ lạc là các tộc trưởng (hay tộc chủ) do những người dân ở trong cộng đồng
đó bầu ra với quyền lực được xác lập qua uy tín và đạo đức của họ. Việc điều
chỉnh các quan hệ xã hội khi ấy được thực hiện thông qua việc thừa nhận những
quy tắc chung, những tập quán trong cộng đồng. Trong tay họ không có và không
cần một công cụ cưỡng bức đặc biệt nào. Cùng với sự phát triển của con người là
quá trình phát triển lực lượng sản xuất, trước hết là sự phát triển của công cụ
lao động dẫn đến năng suất lao động tăng, của cải làm ra ngày càng nhiều, và do
đó bắt đầu có của cải dư thừa, kèm theo đó là sự tích trữ, đồng thời xuất hiện
một bộ phận chiếm đoạt của cải dư thừa đó (do nắm quyền quản lý, cai quản) hoặc
giàu lên nhờ tích trữ, đầu cơ tức là xuất hiện có sự phân hóa giàu nghèo, phân
biệt giữa người có của và người không có của. Sự phân hóa này dẫn đến hiện
tượng phân chia người dân trong xã hội thành các tầng lớp khác nhau (phân chia
giai cấp) và kéo theo xuất hiện mâu thuẫn giai cấp. Những mâu thuẫn giai cấp
này đưa tới
đấu tranh
giai cấp và làm xuất hiện nhà nước với tư cách là bộ máy thống trị của giai cấp
này đối với các giai cấp khác trong xã hội.
Như vậy, nguyên nhân
trực tiếp của sự xuất hiện nhà nước là những mâu thuẫn giai cấp không thể điều
hòa được. V.I.Lênin nhận định: “Nhà nước là sản phẩm và biểu hiện của những mâu
thuẫn giai cấp không thể điều hòa được. Bất cứ ở đâu, hễ lúc nào và chừng nào
mà, về mặt khách quan, những mâu thuẫn giai cấp không thể điều hòa được, thì
nhà nước xuất hiện. Và ngược lại: sự tồn tại của nhà nước chứng tỏ rằng những
mâu thuẫn giai cấp là không thể điều hòa được”11. Nhà nước chỉ ra đời,
tồn tại trong một giai đoạn nhất định của sự phát triển xã hội và sẽ mất đi khi
những cơ sở tồn tại của nó không còn nữa. C.Mác và Ph.Ăngghen khi phân tích sự
ra đời của nhà nước
cũng đã
nói: “Nhà nước là sản phẩm của một xã hội đã phát triển tới một giai đoạn nhất
định; nó là sự thú nhận rằng xã hội đó bị lúng túng trong một mối mâu thuẫn với
bản thân mà không sao giải quyết được, rằng xã hội đó đã bị phân thành những
mặt đối lập không thể điều hòa mà xã hội đó bất lực không sao loại bỏ được.
Nhưng muốn cho những mặt đối lập đó, những giai cấp có quyền lợi kinh tế mâu
thuẫn nhau đó, không đi đến chỗ tiêu diệt lẫn nhau và tiêu diệt luôn cả xã hội
trong một cuộc đấu tranh vô ích, thì cần phải có một lực lượng cần thiết, một
lực lượng rõ ràng là đứng trên xã hội, có nhiệm vụ làm dịu bớt xung đột và giữ
cho xung đột đó nằm trong vòng trật
tự. Và lực lượng đó... chính là Nhà nước”12
2.1.2. Bản chất
Vì là bộ máy thống trị
giai cấp, bảo vệ cho lợi ích của một giai cấp nhất định nên nhà nước luôn mang
bản chất giai cấp, không có nhà nước phi giai cấp. Theo chủ nghĩa Mác thì không
có và không thể có nhà nước đứng trên các giai cấp hoặc nhà nước chung cho mọi
giai cấp. Nhà nước chính là một bộ máy do giai cấp thống trị về kinh tế thiết
lập ra nhằm hợp pháp hóa và củng cố sự áp bức của chúng đối với quần chúng lao
động. Giai cấp thống trị sử dụng bộ máy nhà nước để đàn áp, cưỡng bức các giai
cấp khác trong khuôn khổ lợi ích của giai cấp thống trị. Đó là bản chất của nhà
nước theo nguyên nghĩa, tức nhà nước của giai cấp bóc lột. Theo bản chất đó,
nhà nước không thể là lực lượng điều hòa sự xung đột giai cấp, mà trái lại, nó
càng làm cho mâu thuẫn giai cấp ngày càng gay gắt. Như vậy, nhà nước là bộ máy
quan trọng nhất của kiến trúc thượng tầng trong xã hội có giai cấp. V.I. Lênin
khi đề cập tới bản chất của nhà nước cũng chỉ rõ: “Nhà nước là một bộ máy dùng
để duy trì thống trị của một giai cấp này đối với giai cấp khác”.13 Để thực hiện quyền
thống trị của mình, Nhà nước bao giờ cũng là một bộ máy nhất định, nó tự tách
ra từ xã hội và gồm một nhóm người
chỉ chuyên làm công việc cai trị... Bộ máy đó bao giờ cũng nắm trong tay một bộ
máy cưỡng bức nhất định, một cơ quan thực lực...”14
Tất cả những hoạt động
chính trị, văn hóa, xã hội do nhà nước tiến hành, xét cho cùng, đều xuất phát
từ lợi ích của giai cấp thống trị. Thực tế lịch sử đã chứng minh rằng, cho dù
được che giấu dưới hình thức tinh vi như thế nào, cho dù có bị khúc xạ qua
những lăng kính phức tạp ra sao, nhà nước trong mọi xã hội có giai cấp đối
kháng cũng chỉ là công cụ bảo vệ lợi ích của giai cấp thống trị.
2.2. Vai trò của Nhà
nước trong hệ thống chính trị
Quyền lực chính trị bao
giờ cũng thể hiện tập trung ở quyền lực nhà nước, tổ chức và hoạt động của hệ
thống chính trị về căn bản luôn phải dựa trên cơ sở của pháp luật do nhà nước
ban hành, hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị phụ thuộc rất nhiều vào sức
mạnh và hiệu lực quản lý nhà nước. Nhà nước giữ vai trò vô cùng quan trọng, là
công cụ để thực hiện quyền lực nhân dân, giữ gìn trật tự kỹ cương và bảo đảm
công bằng xã hội. Nhà nước là đại diện chính thức của toàn bộ dân cư, là tổ
chức rộng lớn nhất trong xã hội, nhà nước quản lý tất cả mọi công dân và dân cư
trong phạm vi lãnh thổ của mình. Nhà nước đại diện cho các tầng lớp, giai cấp
và nhóm lợi ích chủ yếu trong xã hội, là đại diện chính thức của toàn xã hội.
Nhân dân thực hiện các quyền lợi của mình một cách trực tiếp và gián tiếp thông
qua các cơ quan đại diện. Nhà nước có chủ quyền tối cao trong lĩnh vực đối nội
cũng như đối ngoại, có bộ máy quyền lực và có sức mạnh để bảo đảm thực hiện
quyền lực chính trị và bảo vệ chế độ chính trị của nhà nước. Nhà nước có pháp luật,
công cụ có hiệu lực nhất để thiết lập trật tự kỹ cương, quản lí mọi mặt đời
sống xã hội. Nhà nước là chủ sở hữu lớn trong xã hội, có đủ điều kiện và sức
mạnh vật chất để tổ chức và thực hiện quyền lực chính trị, quản lí đất nước và
xã hội, đồng thời nhà nước còn có thể bảo trợ cho các tổ chức khác trong hệ
thống chính trị để thực hiện các hoạt động của mình. Với tư cách đó, nhà nước
giữ vai trò trung tâm, là trụ cột của hệ thống chính trị.
Trong mối quan hệ với
nhà nước, các đảng chính trị hiện nay ra đời muộn hơn. Sự ra đời của các đảng
chính trị được bắt nguồn từ châu Âu từ cuối thế kỷ XVIII và phát triển nhanh
chóng trong thế kỷ XIX. Đến nay, hầu hết các quốc gia trên thế giới đều có đảng
chính trị hoạt động. Quan hệ giữa đảng chính trị (đảng lãnh đạo, cầm quyền) với
nhà nước là quan hệ giữa lãnh đạo và bị lãnh đạo, giữa quản lý và bị quản lý.
Các quan hệ này do chức năng và nhiệm vụ, phương thức tổ chức và hoạt động của
mỗi loại tổ chức quy định. Trong đó vấn đề đáng quan tâm nhất là phương thức
lãnh đạo và phương thức quản lý, giữa hai loại phương thức này cần có sự phân
công và phối hợp theo những cơ chế nhất định. Khi xã hội ngày càng phát triển,
mối quan hệ giữa nhà nước và các đảng chính trị luôn là vấn đề lớn của chính
trị hiện đại. Khi một đảng chính trị trở thành đảng cầm quyền thì mối quan hệ
của nó với nhà nước càng trở nên quan trọng. 15
Các tổ chức quần chúng,
một trong ba nhân tố của hệ thống chính trị, trong điều kiện phát triển kinh tế
thị trường cũng ngày càng giữ vai trò rất quan trọng. Là các tổ chức có tư cách
pháp nhân, các tổ chức quần chúng chịu sự quản lý của nhà nước và hoạt động
trong khuôn khổ các quy định do nhà ban hành, được sự hỗ trợ của nhà nước khi
thực hiện các công việc xã hội được nhà nước yêu cầu hoặc cho phép. Là thành
viên của hệ thống chính trị, các tổ chức quần chúng bằng nhiều cách khác nhau
tác động lên việc hình thành chủ trương của đảng cầm quyền, quá trình hoạch định
và thực thi chính sách của nhà nước, giữ vai trò “phản biện xã hội”. Những tổ
chức này lôi cuốn đông đảo quần chúng nhân dân vào đời sống chính trị, góp phần
nâng cao tính tích cực chính trị của quần chúng, bảo đảm quyền dân chủ và có
thể đảm nhận một số công việc mà Nhà nước không làm được hoặc làm kém hiệu quả.
Mối quan hệ giữa Đảng,
Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội là mối quan hệ cơ bản thể hiện bản
chất của chế độ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam. Đảng lãnh đạo nhà nước và các tổ
chức chính trị - xã hội bằng cương
lĩnh, nghị quyết…Trong điều kiện một đảng cầm quyền như ở nước ta, sự lãnh đạo
của Đảng đối với các tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện chủ yếu thông
qua Nhà nước và bằng Nhà nước. Nhà nước không tham gia Mặt trận Tổ quốc nhưng
Nhà nước và Mặt trận Tổ quốc đều là thành viên của hệ thống chính trị, cùng do
Đảng Cộng sản lãnh đạo, có nhiệm vụ thực hiện quyền làm chủ của nhân dân, chịu trách
nhiệm kiểm tra, giám sát của nhân dân 16
2.3. Xây dựng, hoàn
thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong đổi mới hệ thống
chính trị xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.3.1. Các giá trị đặc
trưng cơ bản của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Để nhà nước phát huy
tốt vai trò quản lý của mình, cần phải xây dựng nhà nước theo hướng pháp quyền.
Nhà nước pháp quyền là một hình thức tổ chức nhà nước với sự phân công và phối
hợp khoa học, hợp lý giữa các quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp, đồng thời có
cơ chế kiểm soát quyền lực. Nhà nước được tổ chức và hoạt động trên cơ sở pháp luật,
quản lý xã hội bằng pháp luật có tính nhân đạo, công bằng, vì lợi ích chính
đáng của con người.
Nhà nước pháp quyền
không chỉ là phương thức tổ chức, vận hành quyền lực nhà nước mà còn chứa đựng
trong đó các nguyên tắc hợp lý của quản lý xã hội được đúc kết qua lịch sử, vì
vậy những giá trị của nhà nước pháp quyền có tính nhân loại.
Tuy nhiên, với mỗi chế
độ chính trị có hình thức biểu hiện của nhà nước pháp quyền không giống nhau.
Nhà nước pháp quyền XHCN là nhà nước pháp quyền của nhân dân, do nhân dân, vì
nhân dân; bảo đảm quyền lực thuộc về nhân dân, bảo đảm dân chủ XHCN.
Nhà nước pháp quyền
XHCN có một số đặc điểm cơ bản sau đây:
- Nhà nước pháp
quyền XHCN Việt Nam là nhà nước của dân, do dân và vì dân: Nhà nước pháp
quyền về bản chất là một nhà nước đề cao pháp luật trong khi phải thừa nhận và
bảo đảm quyền làm chủ của nhân dân. Phát huy dân chủ trong hoạt động của Nhà
nước là một đòi hỏi tất yếu của Nhà nước pháp quyền XHCN.
- Nhà nước pháp
quyền XHCN được tổ chức và hoạt động trên cơ sở Hiến
pháp và pháp luật, bảo vệ Hiến pháp và
pháp luật: Hiến pháp và pháp luật Việt
Nam phản ánh đường lối, chủ trương của Đảng, thể hiện ý chí và nguyện vọng của
nhân dân, vì vậy, đó là thước đo giá trị phổ biến trong xã hội và cần phải trở
thành công cụ để quản lý của nhà nước.
Nhà nước cần ban hành
hệ thống pháp luật đầy đủ và hoàn chỉnh để dùng làm công cụ điều chỉnh mọi quan
hệ xã hội, làm căn cứ để xây dựng trật tự xã hội. Tuy nhiên, các cơ quan nhà
nước và các cán bộ, công chức nhà nước, và mở rộng ra là tất cả mọi cơ quan, tổ
chức, cá nhân trong xã hội đều phải tôn trọng pháp luật, đặt mình trong vòng
pháp luật, thực hiện các hoạt động tuân thủ theo pháp luật.
- Nhà nước pháp
quyền XHCN Việt Nam phải phản ánh được tính chất dân chủ trong mối quan hệ giữa
nhà nước với công dân và xã hội, bảo vệ quyền con người: Một nhà nước chỉ
được coi là nhà nước pháp quyền khi nó đảm bảo được những quyền tự nhiên của
con người, khi là một nhà nước dân chủ. Nhà nước pháp quyền XHCN chỉ xây dựng
thành công khi phát huy được dân chủ XHCN với tư cách là một nền dân chủ cho
đại đa số nhân dân lao động và trấn áp bọn bóc lột.
- Trong nhà nước
pháp quyền XHCN Việt Nam, quyền lực nhà nước là thống nhất, có sự phân công,
phối hợp và kiểm soát giữa các cơ quan nhà nước trong việc thực thi ba quyền
lập pháp, hành pháp và tư pháp: Sự thống nhất quyền lực thể hiện trước hết
ở sự thống nhất về mục đích của quyền lực: toàn bộ quyền lực nhà nước thuộc về
nhân dân có nghĩa là các cơ quan nhà nước dù làm nhiệm vụ lập pháp, hành pháp
hay tư pháp đều là cơ quan thống nhất của nhân dân, để phục vụ và bảo vệ cho
lợi ích của nhân dân. Như vậy, quyền lực nhà nước thống nhất phải thể hiện sự
tập trung quyền lực vào các cơ quan đại diện của dân, trước hết là cơ quan đại
diện cao nhất là Quốc hội để có thể thống nhất bảo vệ một mục tiêu chung là độc
lập dân tộc và lợi ích của nhân dân, đất nước và dân tộc, đi lên CNXH.
Tuy nhiên, mỗi nhánh
quyền lực đều có đặc thù riêng và có những đặc điểm kỹ thuật riêng: hoạt động
hành pháp không thể giống với hoạt động lập pháp hay tư pháp.
Do đó, để nâng cao chất
lượng hoạt động cần phân công các bộ phận quyền lực lập pháp, hành pháp và tư
pháp cho các cơ quan khác nhau, nhưng sự phân công này không giống như ”tam
quyền phân lập” ở các nước tư bản, không phải là chia để đối trọng, khống chế
lẫn nhau mà các cơ quan thực thi quyền lực này lại có mối liên hệ với nhau để
đạt mục tiêu chung.
- Nhà nước pháp
quyền XHCN Việt Nam đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam: Sự
lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam đối với cách mạng Việt Nam nói chung và
việc xây dựng và hoạt động của Nhà nước nói riêng là một tất yếu khách quan. Điều
đó được khẳng định qua vai trò lãnh đạo không thể thiếu của Đảng Cộng sản trong
suốt quá trình tuyên truyền, chỉ đạo, tổ chức và dẫn dắt dân tộc trong quá trình
đấu tranh giành độc lập dân tộc, thống nhất đất nước và đi lên xây dựng chủ
nghĩa xã hội.
2.3.2. Sự cần thiết
phải xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam hiện nay
Địa vị chính trị - pháp
lý của nhà nước trong hệ thống chính trị Việt Nam hiện nay: Địa vị chính trị -
pháp lý của Nhà nước ta bắt nguồn từ bản chất của nó là Nhà nước của dân, do
dân và vì dân. Bản chất này thể hiện ở tính giai cấp và tính xã hội của nhà
nước. Địa vị chính trị - pháp lý của Nhà nước ta được ghi nhận trong các văn
kiện chính trị và pháp lý quan trọng của Đảng và Nhà nước, được sự công nhận
của các nước và tổ chức quốc tế. Cùng với sự phát triển của đất nước và lịch sử
lập hiến của Việt Nam, Nhà nước ta ngày càng được xác định có vị trí và vai trò
trung tâm, trụ cột trong hệ thống chính trị nước nhà. Nhà nước có nhiệm vụ thể
chế hóa những chủ trương, đường lối của Đảng thành pháp luật, chính sách -
thành công cụ quản lý nhà nước đối với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Nhà nước là tổ chức
chính trị có chủ quyền. Về mặt pháp lý, đó là quyền lực tối cao của nhà nước
trong việc quyết định các vấn đề đối nội và đối ngoại của đất nước. Nhà nước là
đại diện chính thức cho mọi giai cấp và tầng lớp xã hội Việt Nam hiện nay. Nhà
nước ta là chủ thể của quyền lực chính trị, có bộ máy và công cụ chuyên biệt
làm chức năng quản lý mọi mặt của đời sống xã hội.
Nhà nước là tổ chức
chính trị - pháp lý quản lý mọi mặt của đời sống xã hội. Nhà nước có hệ thống
cơ quan đại diện được tổ chức chặt chẽ từ trung ương tới địa phương. Hệ thống
này đại diện cho nhân dân trực tiếp bầu ra và giữ vai trò quyết định đối với
toàn bộ hệ thống cơ quan nhà nước. Trong mối quan hệ với các thành tố khác của
hệ thống chính trị địa vị pháp lý của nhà nước cũng được khẳng định. Nhà nước
xây dựng những cơ sở pháp luật, xác định chức năng và nhiệm vụ, vị trí vai trò
của các tổ chức chính trị - xã hội.
Việc xây dựng nhà nước
pháp quyền xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay xuất phát từ tất yếu kinh tế, là
một nhu cầu chính trị khách quan. Thông qua xây dựng nhà nước pháp quyền, Nhà
nước ta mới có thể xác định đúng chức năng và nhiệm vụ, vị trí và vai trò của
mình trong hệ thống chính trị nói riêng và trong đời sống chính trị nói chung.
Đến nay, nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã được định hình trên
những nét cơ bản và trở thành trụ cột của hệ thống chính trị nước nhà. Trong
quá trình đổi mới hệ thống chính trị, cùng với việc xây dựng và chỉnh đốn Đảng
là nhiệm vụ then chốt, cần xác định xây dựng và hoàn thiện nhà nước là nhiệm vụ
trọng tâm. Xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam chính là xây
dựng và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, xây dựng và thực hiện quyền làm
chủ của nhân dân; làm cho quyền lực nhà nước và hệ thống tổ chức thực thi quyền
lực - hệ thống chính trị - được xác định đúng đắn và có hiệu quả hơn. Quyền lực
Nhà nước được củng cố và tăng cường cũng có nghĩa là quyền lãnh đạo của Đảng
được củng cố và tăng cường. Giữ vững và tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với
Nhà nước là nhằm củng cố và tăng cường sức mạnh của Nhà nước.
Cương lĩnh xây dựng đất
nước thời kỳ quá độ lên CNXH (bổ sung, phát triển năm 2011) đã xác định rõ: “Nhà
nước ta là Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân, vì
nhân dân. Tất cả quyền lực Nhà nước thuộc về nhân dân mà nền tảng là liên minh
giữa giai cấp công nhân với giai cấp nông dân và đội ngũ trí thức, do Đảng Cộng
sản Việt Nam lãnh đạo. Quyền lực Nhà nước là thống nhất; có sự phân công, phối
hợp và kiểm soát giữa các cơ quan trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành
pháp, tư pháp. Nhà nước ban hành pháp luật; tổ chức, quản lý xã hội bằng pháp luật và không
ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa”.17
Tuy nhiên, bên cạnh
nhiều ưu điểm, quá trình xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa nói
riêng và đổi mới tổ chức và hoạt động của hệ thống chính trị nói riêng của
chúng ta hiện nay cũng còn bộc lộ nhiều nhược điểm cần khắc phục như:18
Xây dựng nhà nước pháp
quyền XHCN chưa theo kịp yêu cầu phát triển kinh tế và quản lý đất nước, thể
hiện trên các mặt: năng lực xây dựng thể chế, quản lý, điều hành, tổ chức thực
thi pháp luật còn yếu; tổ chức bộ máy ở nhiều cơ quan còn chưa hợp lý, biên chế
cán bộ, công chức tăng thêm; chức năng, nhiệm vụ của một số cơ quan chưa đủ rõ,
còn chồng chéo; chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức chưa đáp ứng được yêu cầu
nhiệm vụ trong tình hình mới của đất nước; cải cách hành chính chưa đạt yêu cầu
đề ra; thủ tục hành chính còn gây phiền hà cho tổ chức và công dân; năng lực dự
báo, hiệu lực, hiệu quả quản lý của Nhà nước trên một số lĩnh vực yếu; phân cấp
mạnh nhưng thiếu kiểm tra, kiểm soát; trật tự, kỷ cương xã hội không nghiêm.
Cải cách tư
pháp còn
chậm, chưa đồng bộ. Công tác điều tra, giam giữ, truy tố, xét xử trong một số
trường hợp chưa chính xác; án tồn đọng, án bị hủy, bị cải sửa còn nhiều.
Công tác phòng, chống
tham nhũng, lãng phí chưa đạt được yêu cầu đề ra. Quan liêu, tham nhũng, lãng
phí vẫn còn nghiêm trọng, với những biểu hiện tinh vi, phức tạp, chưa được ngăn
chặn, đẩy lùi, gây bức xúc xã hội.
Những nhược điểm nói
trên đặt ra yêu cầu khách quan phải đổi mới, nâng cao chất lượng hoạt động của
bộ máy nhà nước để phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, thực hiện tốt quyền lực
nhà nước thuộc về nhân dân, phát triển kinh tế thị trường tạo cơ sở vật chất
cho việc xây dựng chủ nghĩa xã hội và giữ vững định hướng xã hội chủ nghĩa.
2.3.3. Định hướng xây
dựng, hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Đổi mới hệ thống chính
trị là một vấn đề phức tạp và khó khăn, tuy cấp bách nhưng không thể chủ quan,
nóng vội dễ dẫn tới sai lầm. Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII đã
chỉ rõ: “Việc đổi mới hệ thống chính trị nhất thiết phải trên cơ sở nghiên cứu
và chuẩn bị rất nghiêm túc, không cho phép gây mất ổn định chính trị dẫn đến sự
rối loạn. Nhưng không vì vậy mà tiến hành chậm trễ đổi mới hệ thống chính trị,
nhất là về tổ chức bộ máy và các bộ; mối quan hệ giữa Đảng, Nhà nước và các
đoàn thể nhân dân, bởi đó là điều kiện thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội và
thực hiện dân
chủ”.19 Do vậy, về nhận thức
cũng như hành động thực tiễn cần quán triệt quan điểm: đổi mới hệ thống chính
trị ở Việt Nam là một quá trình lâu dài, tuy khẩn trương và với quyết tâm đổi
mới cao nhưng không thể nóng vội và đơn giản hóa trong nhận thức, quan niệm
cũng như trong triển khai thực hiện.20
Bên cạnh việc đổi mới
tổ chức và phương thức lãnh đạo của Đảng theo hướng giữ vững và tăng cường sự
lãnh đạo của Đảng đối với nhà nước và xã hội và đổi mới cách thức tổ chức và
hoạt động của các tổ chức quần chúng, trước hết là các tổ chức chính trị - xã
hội, đổi mới và nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý của nhà nước theo hướng
xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của Đảng là một
yêu cầu cấp bách và quan trọng.
Nhà nước là bộ máy cơ
bản nhất để thực hiện quyền làm chủ của nhân dân, là công cụ quan trọng nhất để
phát huy dân chủ XHCN, do đó cần phải trở thành bộ máy phục vụ nhân dân, gắn bó
mật thiết với nhân dân, thực hiện đầy đủ quyền dân chủ của nhân dân, tôn trọng,
lắng nghe ý kiến của nhân dân và chịu sự giám sát của nhân dân; có cơ chế và
biện pháp kiểm soát, ngăn ngừa và trừng trị tệ quan liêu, tham nhũng, lãng phí,
vô trách nhiệm, lạm quyền, xâm phạm quyền dân chủ của công dân; giữ nghiêm kỷ
cương xã hội, nghiêm trị mọi hành động xâm phạm lợi ích của Tổ quốc và của nhân dân.
Trong tình hình hiện
nay, cần tiếp tục đẩy mạnh việc xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã
hội chủ nghĩa, bảo đảm Nhà nước ta thực sự là của nhân dân, do nhân dân và vì
nhân dân, do Đảng lãnh đạo; thực hiện tốt chức năng quản lý kinh tế, quản lý xã
hội; giải quyết đúng mối quan hệ giữa Nhà nước với các tổ chức khác trong hệ
thống chính trị, với nhân dân, với thị trường. Nâng cao năng lực quản lý và điều
hành của Nhà nước theo pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa và kỷ luật,
kỷ cương. Nhà nước chăm lo, phục vụ nhân dân, bảo đảm quyền, lợi ích chính đáng của mọi người dân.21
Để Nhà nước làm nhiệm
vụ quản lý và lãnh đạo xã hội, cần làm tốt một số nội dung chủ yếu sau:
- Nâng cao nhận thức về
nhà nước pháp quyền XHCN.
- Tiến hành cải cách
đồng bộ tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước trên cả ba lĩnh vực cải cách
lập pháp, cải cách hành chính và cải cách tư pháp, trong đó lấy cải cách hành
chính là trọng tâm.
- Xây dựng cơ chế và
biện pháp để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và trừng trị tệ quan liêu, tham
nhũng, lộng quyền, xâm phạm quyền làm chủ của nhân dân; ngăn chặn và khắc phục
tình trạng dân chủ hình thức, dân chủ cực đoan, đồng thời nghiêm trị những hoạt
động phá hoại gây rối...
- Thực hiện nghiêm túc
nguyên tắc tập trung dân chủ trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà
nước.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Chiavo - Campo và
Sundaram: Phục vụ và duy trì - Cải thiện Hành chính công trong một thế giới
cạnh tranh. NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2003.
2. David Osborne/Ted
Gaebler: Đổi mới hoạt động của Chính phủ. NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội,
1997.
3. Bùi Xuân Đức: Đổi
mới, hoàn thiện bộ máy nhà nước trong giai đoạn hiện nay, NXB. Tư pháp, Hà Nội,
2004.
4. Hoàng Văn Hảo: Tư
tưởng Hồ Chí Minh về nhà nước kiểu mới sự hình thành và phát triển, NXB. Chính
trị Quốc gia, Hà Nội, 1995.
5. Lê Quốc Hùng: Thống
nhất, phân công và phối hợp quyền lực nhà nước ở Việt Nam, NXB. Tư pháp, Hà Nội, 2004.
6. Nguyễn Văn Niên: Xây
dựng nhà nước pháp quyền Việt Nam - một số vấn đề lý luận và thực tiễn, NXB. Chính trị quốc
gia, Hà Nội, 1996.
7. Lê Minh Quân: Xây
dựng nhà nước pháp quyền, đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước theo định hướng
XHCN ở Việt Nam hiện nay, NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2003.
8. Đặng Đình Tân (chủ
biên): Nhân dân giám sát các cơ quan dân cử ở Việt Nam trong thời kỳ đổi
mới, NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.
9. Nguyễn Phú Trọng
(chủ biên): Về định hướng XHCN và
con đường đi lên
CNXH ở
Việt Nam, NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001.
10. Nguyễn Trọng Thóc:
Xây dựng nhà nước pháp quyền của dân, do dân, vì dân, NXB. Chính trị Quốc gia,
Hà Nội, 2005.
11. Nguyễn Văn Thảo:
Xây dựng nhà nước pháp quyền dưới sự lãnh đạo của Đảng, NXB. Tư pháp, Hà Nội, 2006.
12. Nguyễn Văn Yểu, Lê
Hữu Nghĩa (Đồng chủ biên): Xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN Việt Nam, NXB.
Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.
13. Viện nhà nước và
pháp luật: Tìm hiểu về nhà nước pháp quyền, NXB. Pháp lý, Hà Nội, 1992.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Quyền lực chính trị
là gì? Tại sao nói quyền lực nhà nước là bộ phận quan trọng nhất của quyền lực
chính trị?
2. Phân tích cơ chế “Đảng
lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ”?
3. Phân tích vai trò
của nhà nước trong hệ thống chính trị? Tại sao nói nhà nước là trung tâm của hệ
thống chính trị?
4. Phân tích các đặc điểm
cơ bản của nhà nước pháp quyền XHCN. Lưu trữ đóng góp gì vào việc xây dựng nhà
nước pháp quyền XHCN?
5. Phân tích cách thức
tổ chức và thực thi quyền lực nhà nước, cho biết mối quan hệ giữa quyền lập
pháp, hành pháp, tư pháp. Việc thực thi các quyền đó ảnh hưởng gì đến công tác
lưu trữ?
Chuyên
đề 2
TỔ CHỨC BỘ MÁY NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
1. Khái niệm,
đặc điểm của bộ máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
1.1. Khái niệm
Nhà nước là tổ chức
quyền lực, đại diện cho nhân dân thống nhất quản lý mọi mặt đời sống xã hội. Để
thực hiện được nhiệm vụ đó với phạm vi rộng lớn trên toàn lãnh thổ, đòi hỏi
phải lập ra hệ thống các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương. Các cơ
quan nhà nước này có cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động phù hợp với tính
chất của các chức năng, nhiệm vụ mà nhà nước giao. Tuy có sự khác nhau về tên
gọi, cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động, nhưng tất cả các cơ quan nhà nước
đều có chung một mục đích là thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của nhà nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa (CHXHCN) Việt Nam.
Bộ máy Nhà nước CHXHCN
Việt Nam là hệ thống các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, được tổ chức
theo những quan điểm, nguyên tắc chung thống nhất, tạo thành một cơ chế đồng bộ
để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước XHCN. Hiệu lực, hiệu quả của
bộ máy nhà nước tùy thuộc vào hiệu lực, hiệu quả hoạt động của từng cơ quan nhà
nước.
Tổ chức bộ máy Nhà nước
CHXHCN Việt Nam, theo quy định của Hiến pháp
năm 2013 gồm các bộ phận cấu thành sau:
- Quốc hội.
- Chủ tịch nước.
- Chính phủ.
- Tòa án nhân dân.
- Viện Kiểm sát nhân
dân.
- Chính quyền địa
phương.
Ngoài ra, có 2 thiết
chế hoạt động độc lập do Quốc hội lập ra là Hội đồng bầu cử Quốc gia và Kiểm
toán nhà nước.
1.2. Đặc điểm
Bộ máy nhà nước CHXHCN
Việt Nam có các đặc điểm cơ bản sau:
- Tất cả quyền lực nhà
nước thuộc về nhân dân lao động.
- Bộ máy nhà nước vừa
là tổ chức hành chính cưỡng chế vừa là tổ chức quản lý kinh tế, văn hóa, xã
hội.
- Bộ máy nhà nước gồm
nhiều cơ quan có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, thống nhất về quyền lực nhà
nước nhưng có sự phân công và phối hợp và kiểm soát lẫn nhau giữa các cơ quan
nhà nước trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp.
- Đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức trong bộ máy nhà nước đại diện và bảo vệ lợi ích cho giai cấp
công nhân và nhân dân lao động, chịu sự giám sát của nhân dân.
2. Nguyên tắc tổ chức
và hoạt động của bộ máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Nguyên tắc tổ chức và
hoạt động của bộ máy nhà nước Cộng hòa XHCN Việt Nam là những nguyên lý, những
tư tưởng chỉ đạo đúng đắn, khách quan và khoa học, phù hợp với bản chất của nhà
nước pháp quyền XHCN, tạo thành cơ sở cho tổ chức và hoạt động của các cơ quan
nhà nước và toàn thể bộ máy nhà nước.
Hệ thống các nguyên tắc
tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước CHXHCN Việt Nam được thể hiện cụ thể
sau:
2.1. Đảng lãnh đạo tổ
chức và hoạt động của bộ máy nhà nước
Sự lãnh đạo của Đảng
giữ vai trò quyết định đối với việc xác định phương hướng hoạt động của nhà
nước XHCN, là điều kiện quyết định để nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước. Sự
lãnh đạo của Đảng là sự lãnh đạo chính trị thông qua việc đề ra đường lối, chủ
trương, phương hướng lớn; những vấn đề quan trọng về tổ chức bộ máy và thông
qua nhà nước chúng được thể chế hóa thành pháp luật. Đảng giám sát hoạt động
của các cơ quan nhà nước thông qua các đảng viên và tổ chức Đảng trong các cơ
quan đó; tuyên truyền, vận động quần chúng trong các cơ quan nhà nước và thông
qua vai trò tiền phong, gương mẫu của mỗi Đảng viên, tổ chức Đảng trong các cơ
quan nhà nước.
Đây là nguyên tắc đã
được Điều 4 Hiến pháp năm 2013 khẳng định: “Đảng Cộng sản
Việt Nam - đội tiên phong của giai cấp công nhân, đồng thời là đội tiên phong
của nhân dân lao động và của dân tộc Việt Nam, đại biểu trung thành lợi ích của
giai cấp công nhân, nhân dân lao động và của cả dân tộc, lấy chủ nghĩa Mác -
Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh làm nền tảng tư tưởng, là lượng lãnh đạo nhà nước
và xã hội”.
2.2. Tập trung, dân chủ
Nội dung của nguyên tắc
này được thể hiện trên các mặt tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước.
Cơ quan nhà nước ở
trung ương quyết định những vấn đề cơ bản, quan trọng về chính trị, kinh tế, văn
hóa, xã hội… trên phạm vi toàn quốc.
Cơ quan nhà nước địa
phương quyết định những vấn đề thuộc phạm vi địa phương mình một cách độc lập,
cơ quan nhà nước trung ương có quyền kiểm tra, giám sát hoạt động của các cơ
quan địa phương, thậm chí có thể đình chỉ, hủy bỏ quyết định của cơ quan cấp dưới,
đồng thời cũng tạo điều kiện cho các cơ quan địa phương phát huy quyền chủ
động, sáng tạo khi giải quyết các công việc, nhiệm vụ của mình.
Các quyết định, chủ
trương của cấp trên phải thông báo kịp thời cho cấp dưới, các hoạt động của cấp
dưới phải báo cáo kịp thời và đầy đủ cho cấp trên, nhằm đảm bảo sự kiểm tra của
cấp trên đối với cấp dưới khi thi hành nhiệm vụ.
2.3. Đảm bảo quyền tham
gia quản lý nhà nước của công dân
Nguyên tắc này bắt
nguồn từ bản chất của nhà nước XHCN, tất cả quyền lực nhà nước thuộc về Nhân
dân, Nhân dân là chủ thể của quyền lực nhà nước, Nhân dân tổ chức, thực hiện và
kiểm tra hoạt động bộ máy nhà nước.
Điều
28 Hiến pháp năm 2013
quy định: “Công dân có quyền tham gia quản lý nhà nước và xã hội”. Nhân dân lao
động tham gia vào tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước bằng nhiều hình thức
như: bầu cử, ứng cử vào các cơ quan quyền lực nhà nước, tham gia thảo luận,
đóng góp ý kiến vào dự án luật, giám sát hoạt động của các cơ quan nhà nước và
nhân viên cơ quan nhà nước, tham gia hoạt động xét xử của tòa án…
2.4. Pháp quyền xã hội
chủ nghĩa
Nguyên tắc này yêu cầu
việc tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước
phải nghiêm chỉnh và triệt để tôn trọng Hiến
pháp và pháp luật, tăng cường kiểm tra giám sát và xử lý nghiêm mọi hành vi
vi phạm pháp luật. Điều 12 Hiến pháp năm 2013 quy định: “Nhà
nước quản lý xã hội bằng pháp luật, không ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ
nghĩa”.
Đây là nguyên tắc có
vai trò quan trọng trong việc bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà
nước tuân theo ý chí của Nhân dân, làm cho bộ máy nhà nước hoạt động đồng bộ,
nhịp nhàng, phát huy được hiệu lực quản lý nhà nước.
2.5. Quyền lực nhà nước
thống nhất, có sự phân công, phối hợp và kiểm soát giữa các cơ quan nhà nước
trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp
Hiến
pháp năm 2013
đã khẳng định quyền lực nhà nước là thống nhất, có sự phân công, phối hợp và
kiểm soát giữa các cơ quan trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp,
tư pháp (Điều 2). Tất cả quyền lực nhà nước thuộc về Nhân
dân và Nhân dân là chủ thể tối cao của quyền lực nhà nước, Nhân dân thông qua
quyền lập hiến giao quyền cho Quốc hội, Chính phủ và các cơ quan tư pháp. Theo Điều 70 Hiến pháp năm 2013, Nhân dân trao cho Quốc hội ba nhóm
quyền hạn và nhiệm vụ: quyền hạn và nhiệm vụ về lập hiến, lập pháp; quyền hạn
và nhiệm vụ về giám sát tối cao và quyền hạn và nhiệm vụ về quyết định các vấn
đề quan trọng của đất nước. Đồng thời Nhân dân thực hiện quyền lực nhà nước
không chỉ bằng dân chủ đại diện thông qua Quốc hội, HĐND và các cơ quan khác
của nhà nước mà còn bằng dân chủ trực tiếp thông qua việc thực hiện quyền biểu
quyết khi nhà nước tổ chức trưng cầu ý dân, trong đó có trưng cầu ý dân về Hiến pháp.
Trong chế độ dân chủ và
pháp quyền XHCN, quyền lực nhà nước không phải là quyền lực tự có của nhà nước
mà quyền lực được Nhân dân ủy quyền, giao quyền. Vì thế, tất yếu nảy sinh đòi
hỏi chính đáng và tự nhiên phải kiểm soát quyền lực nhà nước. Mặt khác, khi
được ủy quyền, quyền lực nhà nước thường có xu hướng lạm quyền. Do vậy, quyền
lực nhà nước phải được Nhân dân ủy quyền cho các cơ quan nhà nước khác nhau
thông qua Hiến pháp và pháp luật; qua đó,
Nhân dân kiểm soát và đánh giá được hiệu lực và hiệu quả thực hiện các quyền mà
mình đã giao. Đồng thời cũng là để cho các cơ quan tương ứng được giao quyền đề
cao trách nhiệm trong việc thực thi quyền lực nhà nước và tự kiểm tra việc thực
hiện quyền lực nhà nước được giao cho mình. Hiến
pháp năm 2013 đã có một bước tiến mới trong việc phân công quyền lực nhà
nước. Theo đó, Quốc hội thực hiện quyền lập hiến (không còn là duy nhất có
quyền lập hiến như Hiến pháp năm 1992), quyền
lập pháp (Điều 69), Chính phủ thực hiện quyền hành pháp (Điều 94), Tòa án Nhân dân thực hiện quyền tư pháp (Điều 102). Việc xác nhận các cơ quan khác nhau thực hiện các
quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp là một thay đổi quan trọng, tạo điều kiện
để làm rõ vị trí, vai trò, nhiệm vụ quyền hạn của mỗi quyền.
Như vậy, xuất phát từ
đặc điểm của quyền lực nhà nước, việc phân định thành ba quyền nói trên là một
nhu cầu khách quan. Ngày nay, xu hướng phân định rành mạch ba quyền đó ngày
càng được coi trọng trong tổ chức quyền lực nhà nước. Bởi vì, xã hội càng phát
triển, phân công lao động càng phải chuyên môn hóa cao để phát huy hiệu quả.
Đồng thời, thực tiễn xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN ở nước ta chỉ ra rằng
việc phân định mạch lạc ba quyền là cách thức tốt nhất để phát huy vai trò của
nhà nước trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Tuy nhiên, như đã nói ở
trên, trong Nhà nước ta quyền lực nhà nước là thống nhất. Đó là sự thống nhất
về mục tiêu chính trị chung. Việc phân định quyền lực nhà nước không chứa đựng
và bao quát việc phân lập mục tiêu chính trị chung của quyền lực nhà nước. Do
vậy, mặc dù có sự phân định ba quyền nhưng cả ba quyền lập pháp, hành pháp và
tư pháp không hoàn toàn tách biệt nhau, mà “ràng buộc lẫn nhau”, cả ba quyền
đều phải phối hợp với nhau, hoạt động một cách nhịp nhàng trên cơ sở làm đúng,
làm đủ nhiệm vụ và quyền hạn mà Nhân dân giao cho mỗi quyền được Hiến pháp - Đạo luật gốc của nhà nước và xã
hội quy định. Mục đích của việc phân công quyền lực nhà nước là để nhằm kiểm
soát quyền lực nhà nước, bảo đảm cho tính pháp quyền của nhà nước và phát huy
dân chủ XHCN, chứ không phải là để thỏa hiệp hay chia rẽ quyền lực nhà nước
giữa các quyền.
Về kiểm soát quyền lực
nhà nước, ngoài việc phân công mạch lạc nhiệm vụ quyền hạn của các quyền để tạo
cơ sở cho kiểm soát quyền lực; Hiến pháp năm
2013 còn tạo lập cơ sở Hiến định để hình thành cơ chế bảo vệ Hiến pháp do luật định (Điều
119).
3. Hệ thống các cơ quan
nhà nước trong bộ máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
3.1. Quốc hội
Theo Điều
69 Hiến pháp 2013, Quốc hội là cơ quan đại biểu cao nhất của Nhân dân, cơ
quan quyền lực nhà nước cao nhất của nước CHXHCN Việt Nam. Quốc hội thực hiện
quyền lập hiến, quyền lập pháp, quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước
và giám sát tối cao đối với hoạt động của Nhà nước.
Nhiệm kỳ của Quốc hội
mỗi khóa là 5 năm. Quốc hội bầu Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch Quốc hội.
Tổ chức của Quốc hội gồm có Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Ủy
ban của Quốc hội, các đoàn đại biểu Quốc hội và đại biểu Quốc hội.
Ủy ban thường vụ Quốc
hội là cơ quan thường trực của Quốc hội, gồm có Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và
các Ủy viên do Chủ tịch Quốc hội làm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Quốc hội làm
các Phó Chủ tịch. Ủy ban thường vụ Quốc hội làm việc theo chế độ tập thể.
- Hội đồng dân tộc và
các Ủy ban của Quốc hội là những cơ quan của Quốc hội, làm việc theo chế độ tập
thể.
Hội đồng dân tộc gồm có
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các ủy viên.
Ủy ban của Quốc hội gồm
có Chủ nhiệm, các Phó chủ nhiệm và các ủy viên. Quốc hội khóa XIV thành lập các
Ủy ban của Quốc hội sau đây:
+ Ủy ban Pháp luật
+ Ủy ban Tư pháp
+ Ủy ban Kinh tế
+ Ủy ban Tài chính,
ngân sách
+ Ủy ban Quốc phòng và
an ninh.
+ Ủy ban Văn hóa, giáo
dục, thanh niên, thiếu niên và nhi đồng.
+ Ủy ban về các vấn đề
xã hội.
+ Ủy ban Khoa học, Công
nghệ và môi trường.
+ Ủy ban Đối ngoại.
- Đoàn đại biểu Quốc
hội là các đại biểu Quốc hội được bầu trong một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc
Trung ương lập thành đoàn đại biểu Quốc hội.
Đoàn đại biểu Quốc hội
có Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn và có đại biểu hoạt động chuyên trách.
- Đại biểu Quốc hội là
người đại diện cho ý chí và nguyện vọng của nhân dân, không chỉ đại diện cho
nhân dân địa phương bầu ra mình mà còn đại diện cho nhân dân cả nước; là người
thay mặt nhân dân thực hiện quyền lực Nhà nước trong Quốc hội.
3.2. Chủ tịch nước
Điều
86 Hiến pháp năm 2013
quy định: Chủ tịch nước là người đứng đầu Nhà nước, thay mặt nước CHXHCN Việt
Nam về đối nội và đối ngoại. Chủ tịch nước do Quốc hội bầu trong số đại biểu
Quốc hội. Chủ tịch nước chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Quốc hội.
Chủ tịch nước giữ quyền thống lĩnh các lực lượng vũ trang nhân dân và giữ chức
vụ Chủ tịch Hội đồng Quốc phòng và an ninh.
Nhiệm kỳ của Chủ tịch
nước theo nhiệm kỳ của Quốc hội.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Chủ tịch nước được qui định tại Điều 88, Hiến pháp năm 2013
3.3. Chính phủ
Hiến
pháp năm 2013
quy định: “Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất của nước CHXHCN
Việt Nam, thực hiện quyền hành pháp, là cơ quan chấp hành của Quốc hội”
Chính phủ thống nhất
quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc
phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước, đảm bảo hiệu lực của bộ máy nhà nước
từ Trung ương đến cơ sở; bảo đảm việc tôn trọng và chấp hành Hiến pháp và pháp luật; phát huy quyền làm
chủ của nhân dân trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, bảo đảm ổn định và
nâng cao đời sống vật chất và văn hóa của nhân dân.
Luật
Tổ chức Chính phủ năm 2015 quy định nhiệm vụ và quyền hạn của Chính phủ trong tổ chức
thi hành Hiến pháp và pháp luật; hoạch
định chính sách và trình dự án luật, pháp lệnh; quản lý và phát triển kinh tế;
quản lý các lĩnh vực tài nguyên, môi trường và ứng phó với biến đổi khí hậu;
khoa học và công nghệ; giáo dục và đào tạo; văn hóa, thể thao và du lịch; thông
tin và truyền thông; y tế, chăm sóc sức khỏe của Nhân dân và dân số; quốc
phòng; cơ yếu; an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; đối ngoại và hội nhập
quốc tế; tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, chế độ công vụ, cán bộ, công chức,
viên chức và công tác thi đua, khen thưởng; đối với công tác dân tộc; công tác
tín ngưỡng, tôn giáo; công tác thanh tra, kiểm tra, tiếp công dân, giải quyết
khiếu nại, tố cáo, phòng, chống quan liêu, tham nhũng, lãng phí; chính quyền
địa phương; thực hiện các chính sách xã hội; bảo vệ quyền và lợi ích của Nhà
nước và xã hội, quyền con người, quyền công dân
Chính phủ chịu trách
nhiệm trước Quốc hội và báo cáo công tác với Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc
hội, Chủ tịch nước.
- Chính phủ gồm có Thủ
tướng Chính phủ do Quốc hội bầu, là đại biểu Quốc hội; các Phó Thủ tướng và các
thành viên là Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ do Quốc hội phê chuẩn theo
đề nghị của Thủ tướng Chính phủ. Nhiệm kỳ của Chính phủ theo nhiệm kỳ của Quốc
hội.
Chính phủ làm việc theo
chế độ tập thể, quyết định theo đa số.
- Về cơ cấu của Chính
phủ gồm có: Các
Bộ, Cơ quan ngang bộ,
Bộ, cơ quan ngang bộ là
cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về một hoặc một số
ngành, lĩnh vực và dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực trong phạm vi toàn quốc.
Cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ gồm vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng
cục, đơn vị sự nghiệp công lập.
Chính phủ nhiệm kỳ 2016
- 2021 có 18 Bộ và 04 cơ quan ngang bộ
3.4. Tòa án nhân dân
Theo Điều
102 Hiến pháp năm 2013: Tòa án nhân dân là cơ quan xét xử của nước CHXHCN
Việt Nam, thực hiện quyền tư pháp.
Luật
Tổ chức tòa án nhân dân năm 2015 quy định, hệ thống các cơ quan xét xử gồm có:
Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, các Tòa án nhân dân địa
phương, các Tòa án quân sự.
Tòa án nhân dân địa
phương chỉ thành lập ở cấp tỉnh, cấp huyện và tương đương, không thành lập
ở cấp cơ sở.
Trong hoạt động xét xử
có Thẩm phán và Hội thẩm nhân dân ngang quyền với nhau, độc lập, chỉ tuân theo
pháp luật và quyết định theo đa số.
Các cơ quan tòa án
trong hệ thống xét xử có Chánh án, Phó Chánh án, Thẩm phán, Hội thẩm nhân dân.
Nhiệm kỳ của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao theo nhiệm kỳ của Quốc hội. Chế
độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức và nhiệm kỳ của Thẩm phán, chế độ bầu cử và
nhiệm kỳ của Hội thẩm do pháp luật quy định.
3.5. Viện Kiểm sát nhân
dân
Điều
107 Hiến pháp 2013
quy định: Viện kiểm sát nhân dân thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư
pháp. Hệ thống các cơ quan kiểm sát gồm có: Viện Kiểm sát nhân dân tối cao,
Viện Kiểm sát nhân dân cấp cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương (ở cấp
tỉnh, huyện và tương đương) và các Viện Kiểm sát quân sự.
Hệ thống Viện Kiểm sát
được tổ chức thống nhất theo ngành dọc và thực hiện chế độ thủ trưởng. Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Quốc hội bầu, chịu trách nhiệm lãnh
đạo thống nhất toàn bộ hệ thống Viện Kiểm sát và có quyền bổ nhiệm, cách chức
đối với tất cả các thành viên của Viện Kiểm sát cấp dưới. Nhiệm kỳ của Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao theo nhiệm kỳ Quốc hội.
3.6. Chính quyền địa
phương
Theo quy định của Hiến pháp năm 2013, Chính quyền địa
phương được tổ chức ở các đơn vị hành chính của nước CHXHCN Việt Nam. Cấp chính
quyền địa phương gồm có HĐND và UBND được tổ chức phù hợp với đặc điểm nông
thôn, đô thị, hải đảo, đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt do luật định.
Chính quyền địa phương
ở nông thôn gồm chính quyền địa phương ở tỉnh, huyện, xã. Chính quyền địa
phương ở đô thị gồm chính quyền địa phương ở thành phố trực thuộc trung ương,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung
ương, phường, thị trấn.
3.6.1. Hội đồng nhân
dân
Theo Điều Điều 113, Hiến pháp năm 2013, HĐND là cơ quan quyền lực nhà
nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của Nhân
dân, do Nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương
và cơ quan nhà nước cấp trên. HĐND quyết định các vấn đề của địa phương do luật
định; giám sát việc tuân theo Hiến pháp và
pháp luật ở địa phương và việc thực hiện nghị quyết của HĐND.
HĐND quyết định những
chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương; xây dựng
và phát triển địa phương về kinh
tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật
chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối
với cả nước. HĐND thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thường trực
HĐND, UBND, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc
thực hiện các nghị quyết của HĐND, giám sát việc tuân theo pháp luật của các cơ
quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của
công dân ở địa phương.
HĐND chịu sự giám sát
và hướng dẫn hoạt động của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, chịu sự hướng dẫn và kiểm
tra của Chính phủ trong việc thực hiện các văn bản của cơ quan nhà nước cấp
trên theo quy định của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
HĐND được ra nghị quyết
để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.
- Nhiệm kỳ của HĐND, của
Thường trực HĐND, các ban của HĐND và đại biểu HĐND các cấp là 5 năm. HĐND các
cấp có Thường trực HĐND. HĐND cấp tỉnh, cấp huyện có các Ban của HĐND.
Thường trực HĐND do
HĐND cùng cấp bầu ra. Thường trực HĐND cấp tỉnh, cấp huyện gồm có Chủ tịch, Phó
Chủ tịch, Ủy viên thường trực. Thường trực HĐND cấp xã có Chủ tịch, Phó Chủ
tịch HĐND. Thành viên Thường trực HĐND không thể đồng thời là thành viên của Ủy
ban nhân dân cùng cấp.
Kết quả bầu cử Thường
trực HĐND phải được Thường trực HĐND cấp trên trực tiếp phê chuẩn. Đối với cấp
tỉnh phải được Ủy ban Thường vụ Quốc hội phê chuẩn.
HĐND cấp tỉnh thành lập
3 ban gồm: Ban Kinh tế và ngân sách, Ban Văn hóa - xã hội, Ban Pháp chế; địa
phương nào có nhiều dân tộc thì có thể thành lập Ban Dân tộc. HĐND cấp huyện
thành lập 2 ban gồm: Ban Kinh tế - xã hội, Ban Pháp chế. Ở cấp xã không lập các
Ban của HĐND.
Thành viên của các ban
HĐND không thể đồng thời là thành viên UBND cùng cấp, Trưởng ban HĐND không thể
là thủ trưởng cơ quan chuyên môn của UBND, Chánh án Tòa án nhân dân, Viện
trưởng Viện Kiểm sát nhân dân cùng cấp.
Đại biểu HĐND là người
đại diện cho ý chí, nguyện vọng của nhân dân địa phương, gương mẫu chấp hành chính
sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước; tuyên truyền vận động nhân dân thực hiện
chính sách, pháp luật và tham gia vào việc quản lý nhà nước.
3.6.2. Ủy ban nhân dân
- Theo Điều
114, Hiến pháp năm 2013, địa vị pháp lý của UBND được qui định như sau:
“1. Ủy ban nhân dân ở
cấp chính quyền địa phương do HĐND cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của HĐND,
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND và cơ
quan hành chính nhà nước cấp trên.
2. Ủy ban nhân dân tổ
chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật
ở địa phương; tổ chức thực hiện nghị quyết của HĐND và thực hiện các nhiệm vụ
do cơ quan nhà nước cấp trên giao.”
Ủy ban nhân dân thực hiện
chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý
thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở. UBND cấp
dưới chịu sự chỉ đạo của UBND cấp trên. UBND cấp tỉnh chịu sự chỉ đạo của Chính
phủ. UBND được ra quyết định và chỉ thị để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình.
- Ủy ban nhân dân gồm Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên. Số lượng cụ thể Phó Chủ tịch UBND các
cấp do Chính phủ quy định.
Chủ tịch UBND do HĐND
cùng cấp bầu trong số các đại biểu HĐND. Trường hợp khuyết chủ tịch UBND trong
nhiệm kỳ thì Chủ tịch HĐND cùng cấp giới thiệu người ứng cử Chủ tịch UBND để
HĐND bầu; người được bầu không nhất thiết là đại biểu HĐND. Các Phó chủ tịch và
Ủy viên UBND không nhất thiết là đại biểu HĐND do HĐND bầu. Kết quả bầu cử Chủ
tịch và Phó Chủ tịch UBND phải được Chủ tịch UBND cấp trên trực tiếp phê chuẩn;
kết quả bầu Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh phải được Thủ tướng Chính
phủ phê chuẩn.
Chủ tịch UBND cấp trên
trực tiếp có quyền điều động, cách chức Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND cấp
dưới. UBND chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên trực
tiếp. UBND tỉnh báo cáo trước HĐND tỉnh và Chính phủ. UBND hoạt động kết hợp
trách nhiệm tập thể UBND với trách nhiệm của Chủ tịch UBND với tư cách là người
lãnh đạo và điều hành công việc của UBND.
Cơ quan chuyên môn
thuộc UBND được tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện, là cơ quan tham mưu, giúp UBND
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương và thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan nhà nước
cấp trên theo quy định của pháp luật; góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý
của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ Trung ương đến cơ sở.
Cơ quan chuyên môn
thuộc UBND chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND
cùng cấp, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra và nghiệp vụ của cơ quan chuyên
môn cấp trên. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND chịu trách nhiệm và báo
cáo công tác trước UBND, cơ quan chuyên môn cấp trên và báo cáo công tác trước
HĐND cùng cấp khi được yêu cầu.
3.7. Hội đồng bầu cử
quốc gia và Kiểm toán Nhà nước
- Hội đồng bầu cử quốc
gia là cơ quan do Quốc hội thành lập, có nhiệm vụ tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội; chỉ đạo và
hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp. Hội đồng bầu cử
quốc gia gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên.
- Kiểm toán Nhà nước là
cơ quan do Quốc hội thành lập, hoạt động độc lập và chỉ tuân theo pháp luật,
thực hiện kiểm toán việc quản lý, sử dụng tài chính, tài sản công. Tổng Kiểm
toán Nhà nước là người đứng đầu Kiểm toán Nhà nước, do Quốc hội bầu; chịu trách
nhiệm và báo cáo kết quả kiểm toán, báo cáo công tác trước Quốc hội; trong thời
gian Quốc hội không họp chịu trách nhiệm và báo cáo trước Ủy ban thường vụ Quốc
hội. Nhiệm kỳ của Tổng Kiểm toán Nhà nước do luật định.
3.8. Quan hệ pháp lý
giữa các cơ quan nhà nước
Các cơ quan nhà nước có
mối quan hệ chặt chẽ, qua lại với nhau tạo thành một hệ thống thống nhất, toàn
vẹn. Mỗi cơ quan nhà nước là một khâu không thể thiếu được trong chuỗi mắc xích
của bộ máy. Tính thống nhất ấy thể hiện:
- Tính thống nhất ở sự
bền chặt liên tục, thường xuyên hơn bất kỳ hệ thống cơ quan nào trong bộ máy
nhà nước.
- Do tính chất thống
nhất về chức năng nghiệp vụ: quản lý nhà nước- chấp hành và điều hành.
- Chính phủ là cơ quan
trung tâm, chỉ đạo, điều khiển chung đối với các cơ quan hành chính nhà
nước.
3.8.1. Quan hệ pháp lý
giữa các cơ quan nhà nước ở Trung ương
a) Quốc hội
- Thực hiện quyền giám
sát tối cao việc tuân theo Hiến pháp, luật
và nghị quyết của Quốc hội; xét báo cáo công tác của Chủ tịch nước, Ủy ban
thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân
tối cao, Hội đồng bầu cử quốc gia, Kiểm toán Nhà nước và cơ quan khác do Quốc
hội thành lập;
Quy định tổ chức và
hoạt động của Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án nhân dân, Viện kiểm
sát nhân dân, Hội đồng bầu cử quốc gia, Kiểm toán Nhà nước, chính quyền địa
phương và cơ quan khác do Quốc hội thành lập; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ
tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Ủy viên
Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng dân tộc, Chủ nhiệm Ủy ban của Quốc
hội, Thủ tướng Chính phủ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện
kiểm sát nhân dân tối cao, Chủ tịch Hội đồng bầu cử quốc gia, Tổng Kiểm toán
Nhà nước, người đứng đầu cơ quan khác do Quốc hội thành lập; phê chuẩn đề nghị
bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phó Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng và thành
viên khác của Chính phủ, Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; phê chuẩn danh sách
thành viên Hội đồng quốc phòng và an ninh, Hội đồng bầu cử quốc gia.
- Quyết định thành lập,
bãi bỏ bộ, cơ quan ngang bộ của Chính phủ; thành lập, giải thể, nhập, chia, điều
chỉnh địa giới hành chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đơn vị hành
chính - kinh tế đặc biệt; thành lập, bãi bỏ cơ quan khác theo quy định của Hiến pháp và luật; Bãi bỏ văn bản của Chủ
tịch nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Tòa án
nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao trái với Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội;
Với Quốc hội khóa XIV,
Chính phủ có 27 thành viên, gồm Thủ tướng Chính phủ, 5 Phó Thủ tướng (01 Phó
thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Ngoại giao), 22 Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan
ngang bộ, tương ứng với 22 bộ và cơ quan ngang bộ.
b) Chủ tịch nước
Chủ tịch nước là người
đứng đầu Nhà nước, thay mặt nước CHXHCN Việt Nam về đối nội và đối ngoại (Điều 86 Hiến pháp năm 2013). Chủ tịch nước là cơ quan đặc
biệt, giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự phối hợp thống nhất giữa các
bộ phận của bộ máy nhà nước. Quốc hội phải gắn kết chặt chẽ với Chủ tịch nước
để thực hiện quyền lực của mình.
Chủ tịch nước đề nghị
Quốc hội bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Phó Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ; căn
cứ vào nghị quyết của Quốc hội bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phó Thủ tướng,
Bộ trưởng và các thành viên khác của Chính phủ; Đề nghị Quốc hội bầu, miễn
nhiệm, bãi nhiệm Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao; căn cứ vào nghị quyết của Quốc hội bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách
chức Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phó
Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Thẩm phán các Tòa án khác, Phó Viện trưởng,
Kiểm sát viên Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định đặc xá; căn cứ vào nghị
quyết của Quốc hội công bố quyết định đại xá;
c, Chính phủ là cơ quan
hành chính nhà nước cao nhất của nước CHXHCN Việt Nam, thống nhất quản lý việc
thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, quốc phòng, an ninh
và đối ngoại của nhà nước, đảm bảo hiệu lực của bộ máy nhà nước từ trung ương
đến cơ sở. Là cơ quan điều hành cao nhất, Chính phủ chỉ đạo tập trung, thống
nhất các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cấp chính quyền địa
phương. Chính phủ có toàn quyền quyết định các vấn đề có liên quan đến hoạt
động quản lý nhà nước trên phạm vi toàn quốc, trừ các công việc của Quốc hội và
Ủy ban thường vụ Quốc hội. (Ðiều 96 Hiến pháp năm 2013 và Chương
II, Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015).
Thống nhất quản lý nền
hành chính quốc gia; thực hiện quản lý về cán bộ, công chức, viên chức và công
vụ trong các cơ quan nhà nước; tổ chức công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết
khiếu nại, tố cáo của công dân, chống quan liêu, tham nhũng trong bộ máy nhà
nước; lãnh đạo công tác của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ,
UBND các cấp; hướng dẫn, kiểm tra HĐND trong việc thực hiện văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên; tạo điều kiện để HĐND thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do luật
định; Bảo vệ quyền và lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền con người, quyền
công dân; bảo đảm trật tự, an toàn xã hội;
- Thực hiện quyền hành
pháp, Chính phủ tổ chức thi hành Hiến pháp,
luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc
hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; đề xuất, xây dựng chính sách trình
Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội quyết định hoặc quyết định theo thẩm quyền
để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Điều này; trình dự án luật, dự án
ngân sách nhà nước và các dự án khác trước Quốc hội; trình dự án pháp lệnh
trước Ủy ban thường vụ Quốc hội;
- Là cơ quan chấp hành
của Quốc hội, Chính phủ và các thành viên của Chính phủ chịu sự giám sát của
Quốc hội, chịu trách nhiệm trước Quốc hội và báo cáo với Quốc hội. Chính phủ
phải trả lời chất vấn của đại biểu Quốc hội khi Quốc hội hoặc đại biểu Quốc hội
có yêu cầu.
- Trách nhiệm của Chính
phủ và các cơ quan thành viên: Chính phủ do Quốc hội lập ra trong kỳ họp thứ
nhất của mỗi khóa Quốc hội. Quốc hội bầu Thủ tướng Chính phủ theo đề nghị của
Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ đề nghị danh sách các Bộ trưởng và thành
viên khác của Chính phủ để Quốc hội phê chuẩn. Ðiều này xác định ba yếu tố:
+ Vai trò và trách
nhiệm của Chính phủ trước Quốc hội;
+ Vai trò cá nhân của
Thủ tướng Chính phủ trong việc lãnh đạo toàn bộ công việc của Chính phủ và chịu
trách nhiệm trước Quốc hội. Lãnh đạo toàn bộ hoạt động của Chính phủ là Thủ
tướng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chịu trách nhiệm trước Quốc hội, có quyền
ra quyết định, chỉ thị, xác định vai trò, trách nhiệm của các thành viên khác
trong Chính phủ; xác định trách nhiệm cá nhân của những thành viên này.
+ Trách nhiệm cá nhân
Bộ trưởng về lĩnh vực mình phụ trách.
Nhiệm vụ và quyền hạn
của Thủ tướng Chính phủ
Thủ tướng Chính phủ là
người đứng đầu Chính phủ, lãnh đạo công tác của Chính phủ, các thành viên Chính
phủ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND các cấp. Thẩm quyền của
TTCP được qui định trong Điều 98, Hiến pháp 2013 và Điều 28, Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015.
Thủ tướng Chính phủ chỉ
đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên khác của Chính phủ. Trong phạm vi
thẩm quyền của mình, TTCP ban hành văn bản quyết định và chỉ thị.
Phó Thủ tướng Chính phủ
giúp Thủ tướng Chính phủ làm nhiệm vụ theo sự phân công của Thủ tướng Chính phủ
và chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ về nhiệm vụ được phân công. Ðể
đảm bảo vai trò chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, đồng thời phát huy khả năng
sáng tạo chủ động của các phó Thủ tướng Chính phủ và các Bộ trưởng, cần phải:
+ Phó Thủ tướng được
phân công phụ trách khối hay lĩnh vực hoặc giúp Thủ tướng chỉ đạo việc phối hợp
các công việc giữa các Bộ trưởng phải bảo đảm sự lãnh đạo thống nhất của Thủ
tướng Chính phủ.
+ Trong phạm vi quyền
hạn được qui định và được giao, các phó Thủ tướng Chính phủ và các Bộ trưởng
phải chủ động trong hoạt động của mình. Tuy vậy, vẫn phải đảm bảo việc phối hợp
và điều hòa chung trong Chính phủ, bởi vì quyết định của tập thể Chính phủ là
quyết định cao nhất của cơ quan hành pháp nước CHXHCN Việt Nam.
d) Tòa án nhân dân là
cơ quan xét xử cao nhất của nước CH XHCN Việt Nam (khoản 1 Điều
104 Hiến pháp năm 2013). Viện kiểm sát nhân dân tối cao thực hành quyền
công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp (khoản 1,2 Điều 107 Hiến
pháp 2013). Sự phân công, phối hợp hoạt động giữa hai cơ quan tư pháp này
với Quốc hội giúp pháp luật phát huy quyền lực của nó trên thực tế.
Quốc hội quy định tổ
chức, hoạt động và nhiệm vụ quyền hạn của 2 cơ quan. Chánh án tòa án nhân dân
tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Quốc hội bầu ra, nhiệm
kỳ theo nhiệm kỳ của Quốc hội là 5 năm; việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm 2 chức
danh này cũng do Quốc hội quyết định (khoản 7 Điều 70 Hiến pháp
năm 2013).
Các quy định về bộ máy
làm việc của Viện kiểm sát nhân dân tối cao phải trình Ủy ban thường vụ Quốc
hội phê chuẩn. Một số Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao do Ủy ban thường vụ
Quốc hội quyết định theo đề nghị của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.
3.8.2. Quan hệ pháp lý
giữa các cơ quan nhà nước ở địa phương
Theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015,
nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương các cấp được xác định trên cơ sở
phân định thẩm quyền giữa các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương và
của mỗi cấp chính quyền địa phương theo hình thức phân quyền, phân cấp.
- Việc phân quyền cho
mỗi cấp chính quyền địa phương phải được quy định trong các luật. Chính quyền
địa phương tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn được phân quyền. Cơ quan nhà nước cấp trên trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn của mình có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra tính hợp hiến, hợp pháp trong
việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được phân quyền cho các cấp chính quyền
địa phương.
Căn cứ vào yêu cầu công
tác, khả năng thực hiện và điều kiện, tình hình cụ thể của địa phương, cơ quan
nhà nước ở trung ương và địa phương được quyền phân cấp cho chính quyền địa
phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện một cách liên tục, thường xuyên
một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình, trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác.
- Việc phân cấp phải bảo
đảm các nguyên tắc quy định tại khoản 2 Điều 11 của Luật Tổ
chức chính quyền địa phương năm 2015 và phải được quy định trong văn bản
quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước phân cấp, trong đó xác định rõ nhiệm
vụ, quyền hạn phân cấp cho chính quyền địa phương hoặc cơ quan nhà nước cấp
dưới, trách nhiệm của cơ quan nhà nước phân cấp và cơ quan nhà nước được phân
cấp. Cơ quan nhà nước cấp trên khi phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho chính quyền
địa phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới phải bảo đảm các nguồn lực và điều
kiện cần thiết khác để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình phân cấp; hướng
dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã phân cấp và chịu trách
nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình phân cấp. Cơ quan nhà
nước được phân cấp chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước đã phân cấp về việc
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được phân cấp. Căn cứ tình hình cụ thể ở địa
phương, cơ quan nhà nước ở địa phương có thể phân cấp tiếp cho chính quyền địa
phương hoặc cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã được
cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp nhưng phải được sự đồng ý của cơ quan nhà
nước đã phân cấp.
- Trong trường hợp cần
thiết, cơ quan hành chính nhà nước cấp trên có thể ủy quyền bằng văn bản cho
UBND cấp dưới hoặc cơ quan, tổ chức khác thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ,
quyền hạn của mình trong khoảng thời gian xác định kèm theo các điều kiện cụ
thể. Cơ quan hành chính nhà nước cấp trên khi ủy quyền cho UBND cấp dưới hoặc
cơ quan, tổ chức khác phải bảo đảm các nguồn lực và điều kiện cần thiết khác để
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình ủy quyền; hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã ủy quyền và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn mà mình đã ủy quyền. Cơ quan, tổ chức được ủy quyền phải
thực hiện đúng nội dung và chịu trách nhiệm trước cơ quan hành chính nhà nước
cấp trên về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà mình được ủy quyền. Cơ quan,
tổ chức nhận ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho cơ quan, tổ chức khác thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã được cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy
quyền.
Ủy ban nhân dân được tổ
chức và hoạt động theo nguyên tắc song trùng trực thuộc: vừa phụ thuộc vào HÐND
cùng cấp vừa phụ thuộc cơ quan nhà nước cấp trên.
Các sở, phòng, ban là
cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp tỉnh, huyện, thực hiện chức năng tham
mưu, giúp UBND cùng cấp quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương và
thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cùng cấp và theo
quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc
lĩnh vực công tác ở địa phương.
Cơ quan chuyên môn
thuộc UBND chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND,
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước
về ngành, lĩnh vực cấp trên.
4. Hệ thống các cơ
quan, đơn vị quản lý công tác lưu trữ
4.1. Hệ thống các cơ
quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII tại kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011,, trách nhiệm quản lý về lưu trữ được quy định như sau:
- Chính phủ thống nhất
quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Bộ Nội vụ chịu trách
nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài
liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
- Cơ quan có thẩm quyền
của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam.
- Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội
trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ.
- Ủy ban nhân dân các
cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về
lưu trữ ở địa phương.
Giúp việc cho các cơ
quan quản lý là các cơ quan trực tiếp tham mưu như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ các
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
4.1.1. Hệ thống các cơ
quan cấp Trung ương
a) Bộ Nội vụ
Theo Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10/8/2012 của Chính phủ Quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, về quản lý
công tác lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ có những nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng các đề án,
dự án về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê
duyệt;
+ Hướng dẫn, kiểm tra
các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu
trữ;
Thực hiện các quy trình
nghiệp vụ về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo vệ, bảo quản, bảo
hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng
bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
+ Thống nhất quản lý về
thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước;
+ Lưu trữ thông tin số
trong các cơ quan nhà nước.
b) Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước
Theo Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ thực
hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện
các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Trình Bộ trưởng Bộ
Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;
chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia; đề án, dự án quốc gia; quy hoạch,
kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế - kỹ
thuật về văn thư, lưu trữ.
- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội
vụ ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ và kiểm tra
việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
- Tuyên truyền, phổ
biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án về văn
thư, lưu trữ sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
- Thực hiện hoạt động
về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, xác định giá trị tài
liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ
chức giải mật, công bố,
giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ; quyết định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng đối với tài liệu lưu trữ
đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo ủy quyền của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ.
- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội
vụ thực hiện lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước.
- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội
vụ thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước.
- Tổ chức thực hiện
công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu
trữ; hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công tác văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng và trình cấp
có thẩm quyền ban hành chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và kiểm tra công tác đào tạo, bồi dưỡng về văn
thư, lưu trữ.
- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội
vụ hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thống kê,
tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước. Quản
lý và phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
- Hợp tác quốc tế về
văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật.
- Thực hiện cung cấp
dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật…
4.1.2. Hệ thống các cơ
quan quản lý ngành, lĩnh vực và địa phương
a) Cơ quan quản
lý ngành, lĩnh vực
Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị -
xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ.
b) Cơ quan quản lý ở
địa phương
- Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh, thành phố trực thuộc
Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2013:
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW thực hiện chức năng quản lý
nhà nước ở địa phương về các lĩnh vực, trong đó có công tác Văn thư - Lưu trữ.
- Sở Nội vụ
Theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Sở Nội vụ là cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ nhà nước:
+ Tham mưu, giúp UBND
cấp tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
+ Tham mưu, giúp UBND
cấp tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn
tỉnh theo quy định của pháp luật;
+ Trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của tỉnh,
quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định
của pháp luật;
+ Thẩm định Danh mục
tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc hủy tài
liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp
luật;
+ Nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tổ chức tập huấn, bồi
dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công
tác văn thư, lưu trữ;
+ Kiểm tra việc thực
hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ: giải quyết theo thẩm
quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử
lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện công tác
báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện nhiệm vụ
của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ
lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
+ Cấp, cấp lại, thu hồi
chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của
pháp luật;
+ Thực hiện các hoạt
động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Chi cục Văn thư - Lưu
trữ
Theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu
trữ của Ủy ban nhân dân các cấp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ
được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm
Lưu trữ tỉnh.
Chi cục Văn thư - Lưu
trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham
mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là
tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài
liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
+ Trình cấp có thẩm
quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án,
dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
+ Hướng dẫn, kiểm tra
việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
+ Thẩm định, trình cấp
có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp
vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
+ Thẩm định, trình cấp
có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của
tỉnh;
+ Thẩm định, trình cấp
có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tổ chức tập huấn, bồi
dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
+ Phối hợp với Thanh
tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn
thư, lưu trữ;
+ Thực hiện báo cáo,
thống kê về văn thư, lưu trữ;
+ Sơ kết, tổng kết công
tác văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện công tác
thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
- Giúp Giám đốc Sở Nội
vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh:
+ Hướng dẫn các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
+ Thu thập hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Phân loại, chỉnh lý,
xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
+ Bảo vệ, bảo quản,
thống kê tài liệu lưu trữ;
+ Tu bổ, phục chế và
bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
+ Xây dựng công cụ tra
cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện một số dịch
vụ công về lưu trữ;
+ Quản lý tài chính,
tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định.
4.1.2. Hệ thống các cơ
quan Đảng thực hiện quản lý về công tác lưu trữ
Tài liệu Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các cơ quan quản lý và các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ riêng của Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng được tổ chức và
thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương.
a) Cơ quan Đảng thực
hiện quản lý cấp Trung ương
Quy định số 270-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 06/12/2014
về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, cơ quan quản lý cấp Trung ương
được quy định như sau:
Cục Lưu trữ Văn phòng
Trung ương Đảng có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho
Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; nghiên cứu, soạn
thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưu trữ;
kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương; trực tiếp quản lý
Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học
nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính
trị - xã hội; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan của Trung ương Đảng và Văn
phòng Trung ương Đảng.
Lưu trữ lịch sử của
Đảng được tổ chức ở Trung ương để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh
viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Lưu trữ lịch sử của
Trung ương Đảng có trách nhiệm trình Chánh Văn phòng Trung ương Đảng ban hành
danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
b) Hệ thống các cơ quan
Đảng thực hiện quản lý ở địa phương
Hệ thống các cơ quan
quản lý địa phương đối với Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được thực hiện
theo Quy định số 270-QĐ/TW của Ban Chấp
hành Trung ương ngày 06/12/2014 như sau:
Phòng lưu trữ tỉnh ủy,
thành ủy trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh ủy), đặt trong văn
phòng tỉnh ủy, có chức năng giúp chánh văn phòng tỉnh ủy tham mưu cho tỉnh ủy
chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ; trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử của Đảng
ở cấp tỉnh; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ
đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh, cấp
huyện và cấp xã, phường, thị trấn; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan của tỉnh
ủy và văn phòng tỉnh ủy”.
Lưu trữ lịch sử của
Đảng được tổ chức ở các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương để lưu trữ tài
liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Lưu trữ lịch sử của
Đảng ở cấp tỉnh có trách nhiệm trình ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc
Trung ương ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và
phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác
định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
4.2. Trách nhiệm quản
lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
4.2.1. Trách nhiệm quản
lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức của Nhà nước
a) Trách nhiệm của thủ
trưởng cơ quan, tổ chức
Theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011, người đứng đầu cơ quan,
tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ,
quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp
nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài
liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.
Thủ trưởng cơ quan chịu
trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo
nghiệp vụ ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Công tác lưu trữ của
cơ quan làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan.
Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng
hoặc Trưởng phòng Hành chính tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi
trách nhiệm của mình.
b) Trách nhiệm của
Chánh Văn phòng (trưởng phòng Hành chính)
Chánh Văn phòng hoặc
trưởng phòng Hành chính là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ công tác lưu trữ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp
vụ lưu trữ ở cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
Chánh Văn phòng hoặc
trưởng phòng Hành chính có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực
hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
c) Trách nhiệm của
trưởng đơn vị, bộ phận trong cơ quan, tổ chức
Trưởng các đơn vị, bộ
phận trong cơ quan chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan trong việc chỉ
đạo, đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ
cơ quan; kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các
quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định hiện hành.
d) Trách nhiệm của lưu
trữ cơ quan, tổ chức
Theo Điều
10 Luật Lưu trữ, trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Thu thập, chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức.
Mỗi cơ quan, tổ chức
phải có lưu trữ cơ quan để quản lý hồ sơ, TLLT của mình. Lưu trữ cơ quan có
nhiệm vụ:
- Hướng dẫn cán bộ,
công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
- Phân loại, chỉnh lý,
xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản an
toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ việc khai
thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài
liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu) và làm các thủ tục hủy tài liệu hết giá trị.
4.2.2. Trách nhiệm quản
lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam
Theo Quy định số 270-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 06/12/2014 về Phông Lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, lưu trữ cơ quan được lập ở các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:
- Giúp người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
- Thu thập, chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Giao nộp tài liệu lưu
trữ thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng; tổ chức hủy
tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Tại các huyện ủy, quận
ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc lập lưu trữ cơ quan huyện ủy, đặt trong văn
phòng huyện ủy để quản lý tài liệu lưu trữ hiện hành của huyện ủy, các ban tham
mưu giúp việc huyện ủy, các đảng ủy trực thuộc và các tổ chức chính trị - xã
hội cấp huyện./.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Ban Chấp
hành Trung ương: Quy định số 270-QĐ/TW ngày
06/12/2014 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
2. Bộ Nội vụ: Thông tư
số 02/2010/TT-BNV ngày 28/10/2010 hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân.
3. Bộ Nội vụ: Thông tư
số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân
dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
4. Bộ Nội vụ: Thông tư
số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ.
5. Chính phủ: Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
6. Hiến pháp nước CHXHCN Việt Nam năm 2013
7. Đảng Cộng sản Việt
Nam: Văn kiện Đại hội Đảng lần thứ XI. NXB.Chính trị Quốc gia. HN. 2011
8. Đảng Cộng sản Việt
Nam: Văn kiện Đại hội Đảng lần thứ XII. NXB.Chính trị Quốc gia. HN. 2016
9. Phan Đình Nham
(2015). Lưu trữ học đại cương, NXB Đại học Quốc gia TPHCM.
10. Quốc hội: Luật Tổ chức Quốc hội năm 2015
11. Quốc hội: Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015
12. Quốc hội: Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2015
13. Quốc hội: Luật Tổ chức Viện Kiểm sát nhân dân năm 2015
14. Quốc hội: Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015
15. Quốc hội: Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 ban hành Luật lưu trữ, Hà Nội năm 2011.
16. Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn (1990). Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.
17. Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội (2015). Tập bài giảng Nghiệp vụ Lưu trữ.
18. Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội (2016). Giáo trình Lưu trữ, NXB Giao thông vận tải.
CÂU
HỎI ÔN TẬP
1. Hãy trình bày các
nguyên tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam
2. Hãy trình bày hệ
thống các cơ quan nhà nước trong bộ máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam
3. Hãy sơ đồ hóa hệ
thống các cơ quan, đơn vị quản lý công tác lưu trữ của Việt Nam hiện nay;
4. Hãy trình bày
khái quát hệ thống các cơ quan Nhà nước từ Trung ương đến ngành, lĩnh vực và
địa phương thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ;
5. Hãy trình bày khái
quát hệ thống các cơ quan Đảng từ Trung ương đến địa phương thực hiện quản lý
về công tác lưu trữ.
Chuyên
đề 3
PHÁP LUẬT VÀ HỆ THỐNG PHÁP LUẬT XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
1. Một số vấn
đề cơ bản về pháp luật
1.1. Khái niệm
Tiếp cận dưới góc độ
lịch sử chính trị pháp lý, có rất nhiều quan niệm về pháp luật khác nhau. Các
trường phái pháp luật khác nhau tiếp cận quan niệm về pháp luật trên cơ sở mục
đích của pháp luật. Theo quan điểm của trường phái pháp luật tự nhiên, pháp luật
là hình thức tồn tại bên ngoài của công lý. Theo Ciceron, một nhà triết gia
thời La Mã cổ đại, người tiếp tục phát triển học thuyết pháp luật tự nhiên
trong các tư tưởng của Socrates, Plato, Aristotle cho rằng: pháp luật là sự
phân biệt giữa thứ công bằng và bất công, luật tự nhiên phải là những chuẩn mực
dùng để đánh giá các văn bản do nhà nước ban hành. Khác với trường phái pháp luật
tự nhiên, trường phái pháp luật thực chứng cho rằng pháp luật là sản phẩm của
Nhà nước, là những quy tắc xử sự chung do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành. Đây là quan niệm khá phổ biến ở Việt Nam, căn cứ vào con đường hình
thành pháp luật, căn cứ vào các dấu hiệu đặc trưng của pháp luật, mặc dù có
nhiều cách diễn đạt khác nhau nhưng pháp luật được hiểu là hệ thống các quy tắc
xử sự có tính bắt buộc chung do Nhà nước ban hành hoặc thừa nhận, thể hiện ý
chí và bảo vệ quyền lợi của giai cấp thống trị, được nhà nước bảo đảm thực hiện
bằng sức mạnh cưỡng chế của nhà nước; là phương tiện hữu hiệu điều chỉnh các
quan hệ xã hội.
Như vậy, khái niệm pháp
luật phản ánh nguồn gốc pháp luật luôn gắn liền với nguồn gốc ra đời của nhà
nước xuất phát từ những tiền đề kinh tế và cơ sở của xã hội. Pháp luật được
hình thành chủ yếu từ ba con đường:
- Một là, nhà nước thừa
nhận một số quy phạm xã hội (đạo đức, tập quán…) phù hợp điều chỉnh các quan hệ
xã hội. Sau này các quy phạm xã hội đó có thể được nhà nước ghi nhận và trở
thành các quy phạm pháp luật.
- Hai là, nhà nước ban
hành các văn bản quy phạm pháp luật có chứa đựng các quy tắc xử sự chung để điều
chỉnh các quan hệ xã hội đa dạng và phức tạp trong xã hội. Các văn bản quy phạm
pháp luật tồn tại trong một hệ thống thống nhất theo thứ bậc trật tự nhất định
và được nhà nước bảo đảm thi hành.
- Ba là, nhà nước thừa
nhận các cách thức giải quyết vụ việc của các cơ quan có thẩm quyền (chủ yếu là
tòa án) làm cơ sở để áp dụng giải quyết các vụ việc tương tự.
Ba con đường hình thành
pháp luật đã tạo nên nguồn của hệ thống pháp luật của mỗi quốc gia, đó là văn
bản quy phạm pháp luật, tập quán pháp và tiền lệ pháp.
1.2. Bản chất
Gắn liền với sự ra đời
của Nhà nước khi xã hội cộng sản nguyên thủy tan rã với những điều kiện về kinh
tế, xã hội thay đổi, bản chất của của pháp luật có mối quan hệ bản chất với điều
kiện kinh tế, xã hội của các hình thái kinh tế - xã hội khác nhau và gắn liền
với bản chất của nhà nước. Do vậy, bản chất của pháp luật phản ánh tính giai
cấp và tính xã hội sâu sắc.
- Tính giai cấp của
pháp luật thể hiện ở nguồn gốc ra đời và mục đích của pháp luật. Có thể nói,
pháp luật chỉ ra đời khi đảm bảo đầy đủ hai điều kiện: cơ sở kinh tế và cơ sở
xã hội. Về cơ sở kinh tế, đó là khi nền kinh tế của chế độ cộng sản nguyên thủy
đã thay đổi toàn bộ về chế độ sở hữu và nguyên tắc phân phối lao động. Về cơ sở
xã hội, sự phân hóa và mâu thuẫn giai cấp trong xã hội đòi hỏi phải có những
công cụ điều chỉnh mới được đảm bảo thi hành bằng một bộ máy quản lý có tính
cưỡng chế. Tính giai cấp của pháp luật còn thể hiện ở mục đích của pháp luật.
Pháp luật ra đời nhằm mục đích phản ánh ý chí của giai cấp thống trị, là phương
tiện hữu hiệu để giai cấp thống trị điều chỉnh các quan hệ xã hội theo ý chí và
phù hợp với lợi ích của giai cấp thống trị. Tính giai cấp của pháp luật thể
hiện rõ nét nhất trong các kiểu nhà nước đầu tiên trong lịch sử (kiểu nhà nước
chủ nô, kiểu nhà nước phong kiến). Pháp luật chủ nô, pháp luật phong kiến chủ
yếu ghi nhận và bảo vệ chế độ sở hữu về tư liệu sản xuất của giai cấp thống
trị, thậm chí xác lập sự thống trị về chính trị, tư tưởng, văn hóa đối với giai
cấp bị trị. Trong các kiểu nhà nước này, tính giai cấp của pháp luật còn thể
hiện ở chỗ pháp luật sẽ là phương tiện để nhà nước nô dịch, đàn áp đối với giai
cấp bị trị. Hiện nay, tính giai cấp trong nhà nước tư sản và đặc biệt là nhà
nước xã hội chủ nghĩa có nhiều nét khác biệt. Mặc dù pháp luật do nhà nước ban
hành hoặc thừa nhận, phản ánh ý chí của nhà nước nhưng ý chí đó, nội dung của
pháp luật đều phản ánh tính hợp lý, tính tồn tại khách quan bởi pháp luật được
nhà nước ban hành xuất phát từ các điều kiện kinh tế - xã hội, từ các nhu cầu
của xã hội, để giải quyết các vấn đề của đời sống kinh tế - xã hội.
- Tính xã hội của pháp luật
xuất phát từ việc pháp luật là một hiện tượng của xã hội nên phản ánh những giá
trị tích cực, phổ biến trong xã hội con người. Pháp luật không chỉ là phương
tiện để ghi nhận và bảo vệ lợi ích giai cấp mà còn là phương tiện để nhà nước
quản lý xã hội, duy trì trật tự xã hội, giải quyết các vấn đề về an sinh xã
hội, dịch vụ công, môi trường… Trên thực tế tính xã hội và tính giai cấp không
phải là những mặt bản chất độc lập của pháp luật, chúng cùng tồn tại trong một
thực thể đó là pháp luật, do vậy tính giai cấp và tính xã hội là hai mặt bản
chất không thể tách rời của pháp luật bất kỳ quốc gia nào. Thực tiễn đặt ra cho
mỗi nhà nước hiện nay đó là vấn đề giải quyết tốt mối quan hệ giữa lợi ích giai
cấp và lợi ích của xã hội trong quá trình thực hiện chức năng của nhà nước.
1.3. Các thuộc tính của
pháp luật
Các thuộc tính của pháp
luật được trình bày ở đây được hiểu là những đặc trưng riêng, cơ bản của pháp luật.
So với các quy phạm xã hội, pháp luật có các thuộc tính cơ bản sau:
- Tính quyền lực nhà
nước
Đây là thuộc tính cơ
bản, đặc trưng riêng của nhà nước bởi nguồn gốc hay cách thức hình thành pháp luật
đều gắn liền với nhà nước. Pháp luật do nhà nước ban hành hoặc thừa nhận và
được bảo đảm bằng sức mạnh cưỡng chế của nhà nước thông qua hệ thống quyền lực
nhà nước. Quyền lực nhà nước được triển khai trên thực tế thông qua pháp luật
do đó việc bảo đảm thực hiện pháp luật chính là việc bảo đảm thực hiện quyền
lực nhà nước. Pháp luật do nhà nước ban hành nhưng pháp luật trở thành phương
tiện để ghi nhận và tổ chức thực hiện việc kiểm soát quyền lực nhà nước giữa
các cơ quan thực hiện quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp; giữa chính quyền
trung ương và chính quyền địa phương.
- Tính bắt buộc chung
Pháp luật là hệ thống
các quy tắc xử sự chung do nhà nước ban hành hoặc thừa nhận do vậy đối tượng điều
chỉnh của pháp luật luôn là các chủ thể của xã hội tồn tại dưới các hình thức
như cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tính bắt buộc chung của pháp luật thể hiện chủ
yếu ở đối tượng áp dụng của văn bản quy phạm pháp luật. Thông qua các quy phạm
pháp luật bắt buộc, cấm đoán, cho phép, trao quyền, pháp luật tác động đến các
chủ thể, ghi nhận quyền và xác lập nghĩa vụ cho các chủ thể. Các chủ thể sẽ
phải tuân thủ các quy tắc xử sự mà pháp luật đã đặt ra trong quá trình sử dụng,
thi hành và áp dụng pháp luật. Nếu các chủ thể không tuân thủ các quy tắc xử
sự, nhà nước sẽ sử dụng tính quyền lực nhà nước trong pháp luật để áp dụng các
biện pháp trách nhiệm pháp lý thích hợp.
- Tính quy phạm phổ
biến
Tính quy phạm phổ biến
thể hiện hiệu lực về không gian của pháp luật. Pháp luật do nhà nước ban hành
nên nó chính là giới hạn xử sự hành vi của con người trong phạm vi lãnh thổ
quốc gia. Tính quy phạm của pháp luật thể hiện nhiều điểm tương đồng với các
quy phạm xã hội. Pháp luật cũng như các quy phạm xã hội đều là đặt ra những quy
tắc xử sự và giới hạn xử sự của con người. Tuy nhiên, nếu các quy phạm xã hội
được áp dụng chủ yếu trong một cộng đồng dân cư hoặc một bộ phận người nhất
định thì pháp luật được áp dụng rộng rãi trong phạm vi lãnh thổ quốc gia. Tuy
nhiên, trong một số trường hợp nhất định, các quy phạm xã hội, đặc biệt là các quy phạm
tôn giáo có tính phổ quát rất lớn, không chỉ giới hạn trong phạm vi lãnh thổ
quốc gia mà còn ảnh hưởng đến nhiều quốc gia trên thế giới. Do vậy về cơ bản,
chúng ta nên xác
định tính quy phạm phổ
biến của pháp luật thể hiện sự tác động sâu hơn của pháp luật so với các quy
phạm xã hội khác.
- Tính xác định chặt
chẽ về mặt hình thức
Pháp luật được nhà nước
ban hành thể hiện dưới những hình thức khác nhau: văn bản quy phạm pháp luật,
tập quán pháp, tiền lệ pháp. Đối với tập quán pháp và tiền lệ pháp, nhà nước
phải xác định rõ ràng những tiêu chuẩn, điều kiện về tập quán pháp và tiền lệ
pháp. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, các quy tắc xử sự chung phải được thể
hiện rõ ràng, chặt chẽ đảm bảo sự áp dụng thống nhất với đối tượng áp dụng và
phạm vi áp dụng của văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, tính xác định
chặt chẽ về mặt hình thức của pháp luật còn thể hiện ở sự phù hợp giữa nội
dung, tên loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản. Chẳng hạn đối với hệ
thống pháp luật Việt Nam, để quy định tổ chức hoạt động của các cơ quan nhà
nước, Quốc hội phải ban hành luật; để quyết định các biện pháp cụ thể tổ chức
thi hành Hiến pháp, luật, nghị quyết của
Quốc hội, Chính phủ ban hành nghị định; việc ban hành biện pháp nhằm phát triển
kinh tế, xã hội ở địa phương thuộc thẩm quyền ban hành nghị quyết của Hội đồng
nhân dân cấp tỉnh… Tính xác định chặt chẽ về hình thức của pháp luật là một
trong những tiêu chí để phân biệt giữa quy phạm pháp luật và các quy phạm xã
hội khác.
1.4. Chức năng
1.4.1. Chức năng điều
chỉnh
Pháp luật được hình thành
nhằm tác động đến các quan hệ xã hội phát sinh trong lĩnh vực của đời sống
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi quốc gia. Do vậy, một trong những
chức năng rất quan trọng của pháp luật là chức năng điều chỉnh. Pháp luật điều
chỉnh hành vi của các chủ thể tham gia quan hệ xã hội; đồng thời tác động đến
các quan hệ xã hội để duy trì chúng trong một trật tự pháp lý nhất định mà nhà
nước đã tạo ra. Pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội bằng cách ghi nhận
quyền và nghĩa vụ của các chủ thể trong xã hội, ghi nhận cơ chế bảo đảm cho các
quyền và nghĩa vụ đó được thực hiện trong thực tế. Pháp luật điều chỉnh các
quan hệ xã hội thực tế đã phát sinh theo mong muốn của các nhà lập pháp, đồng
thời đảm bảo lợi ích của các chủ thể tham gia trong các quan hệ xã hội, đảm bảo
lợi ích của Nhà nước, của xã hội. Ngoài ra, Nhà nước còn dự tính các quan hệ xã
hội có thể phát sinh trong tương lai để ban hành pháp luật điều chỉnh.
Trong quá trình điều
chỉnh các quan hệ xã hội, việc đánh giá hiệu quả của pháp luật trên cơ sở so
sánh các quan hệ trước và sau khi được pháp luật điều chỉnh là một yêu cầu bắt
buộc. Trên cơ sở xác định trạng thái biến đổi của các quan hệ xã hội chịu sự điều
chỉnh của pháp luật, các nhà lập pháp có thể đánh giá mức độ hiệu quả của
pháp luật đã được ban
hành để từ đó có thể tiếp tục điều chỉnh hoặc sửa đổi, bổ sung, ban hành mới.
1.4.2. Chức năng bảo vệ
Sự thể hiện chức năng
bảo vệ của pháp luật phụ thuộc vào bản chất của nhà nước, bản chất của pháp luật.
Trong các nhà nước chủ nô, phong kiến, pháp luật luôn là phương tiện quan trọng
nhất để giai cấp chủ nô, phong kiến ghi nhận và bảo vệ quyền lợi của giai cấp
mình. Không chỉ có vậy, pháp luật chủ nô, pháp luật phong kiến còn ghi nhận các
phương thức bảo vệ quyền lợi của giai cấp thông qua các biện pháp cưỡng chế,
biện pháp đàn áp sự phản kháng của giai cấp bị trị. Hiện nay, trong nhà nước tư
sản và nhà nước xã hội chủ nghĩa, chức năng bảo vệ của pháp luật là một trong
những chức năng rất quan trọng. Pháp luật không chỉ bảo vệ lợi ích của giai cấp
thống trị mà còn là một công cụ để bảo vệ lợi ích xã hội, lợi ích của các chủ
thể tham gia vào quan hệ xã hội mà nhà nước lựa chọn để điều chỉnh. Nhà nước tư
sản và nhà nước xã hội chủ nghĩa sử dụng Hiến
pháp với tư cách là đạo luật tối cao để bảo vệ chế độ chính trị, kinh tế,
văn hóa, xã hội của đất nước; bảo vệ cách thức tổ chức và thực hiện quyền lực
nhà nước; bảo vệ quyền con người, quyền công dân.
1.4.3. Chức năng giáo
dục
Pháp luật được ban hành
không chỉ đặt ra những quy tắc hành vi cho các ứng xử trong xã hội mà còn tác
động đến suy nghĩ, ý thức, tình cảm của con người bởi trong pháp luật có tồn
tại những giá trị đạo đức cá nhân, đạo đức xã hội. Bằng những quy định cấm
đoán, quy định bắt buộc, quy định cho phép, pháp luật uốn nắn những hành vi sai
lệch với những giá trị chuẩn mực của xã hội để nâng cao ý thức của các chủ thể.
Thông qua chức năng điều chỉnh, chức năng bảo vệ, pháp luật luôn hướng con
người tới sự tuân thủ pháp luật trong quá trình thực hiện pháp luật. Đối với
các hành vi vi phạm pháp luật, các biện pháp trách nhiệm pháp lý mà pháp luật
quy định không chỉ có ý nghĩa trừng phạt các hành vi đó mà còn có ý nghĩa giáo
dục, răn đe và phòng ngừa đối
với các chủ thể khác. Pháp luật giáo dục con người tôn trọng pháp luật, bảo vệ
pháp luật; giúp con người biết duy trì mối quan hệ với pháp luật trong cuộc
sống; giúp con người biết đánh giá tính hợp pháp hay không hợp pháp đối với các
hành vi pháp lí phát sinh trong thực tiễn.
Tính hiệu quả trong
chức năng giáo dục của pháp luật phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của pháp luật.
Chất lượng của pháp luật thể hiện sự phù hợp giữa pháp luật với trình độ phát
triển kinh tế, xã hội của đất nước; phù hợp với đạo đức xã hội được thừa nhận.
Do vậy, mối quan hệ giữa đạo đức và pháp luật luôn là mối quan hệ cần phải được
giải quyết một cách thỏa đáng. Pháp luật cần được xây dựng trên cơ sở những
nguyên tắc, chuẩn mực của đạo đức để từ đó tác động sâu sắc đến tâm lí pháp luật,
hình thành những cảm xúc, thái độ đúng đắn của con người đối với pháp luật để từ đó thực hiện các
hành vi hợp pháp và loại trừ các hành vi vi phạm pháp luật; đồng thời hướng con
người tiến tới các hành vi tôn trọng quyền của người khác và góp phần giúp hành
vi pháp luật của con người tiệm cận đến hành vi đạo đức. Đây chính là những giá
trị mà chức năng giáo dục của pháp luật đã mang lại.
1.5. Các kiểu pháp luật
Trong lịch sử nhà nước
và pháp luật, chúng ta đều thừa nhận có bốn kiểu pháp luật tồn tại trong mối
quan hệ biện chứng với bốn kiểu nhà nước. Kiểu pháp luật là tổng thể những dấu
hiệu cơ bản, đặc thù của pháp luật, thể hiện bản chất giai cấp và những điều
kiện tồn tại, phát triển của pháp luật trong một hình thái kinh tế - xã hội
nhất định [1].
Theo học thuyết Mác -
Lênin, căn cứ để phân định các kiểu pháp luật là các hình thái kinh tế - xã
hội. Đối với hình thái kinh tế - xã hội mà chế độ sở hữu nô lệ đã quyết định
đến sự nô dịch về mọi mặt của giai cấp chủ nô đối với giai cấp nô lệ đã sinh ra
kiểu pháp luật chủ nô phản ánh đầy đủ nhất bản chất giai cấp của xã hội đó.
Hình thái kinh tế - xã hội phong kiến xác lập chế độ sở hữu về tư liệu sản xuất
ruộng đất, kiểu pháp luật phong kiến đã trở thành phương tiện để ghi nhận và
phản ánh mối quan hệ giữa giai cấp địa chủ phong kiến với người nông dân, phản
ánh sự bóc lột nặng nề đối với sức lao động của giai cấp bị trị. Và đúng theo
quy luật của lịch sử, kiểu nhà nước sau ra đời bao giờ cũng tiến bộ hơn các
kiểu nhà nước trước. Với những giá trị nhất định, kiểu pháp luật tư sản và kiểu
pháp luật xã hội chủ nghĩa đã giúp cho nhà nước tư sản và nhà nước xã hội chủ
nghĩa tồn tại và phát triển bền vững.
- Pháp luật chủ nô là
kiểu pháp luật đầu tiên trong lịch sử, ra đời cùng với sự tan rã của chế động cộng sản
nguyên thủy và tồn tại trên cơ sở các quan hệ sản xuất chiếm hữu nô lệ mà trong
đó tư liệu sản xuất và người
sản xuất đều thuộc sở hữu của giai cấp thống trị. Pháp luật chủ nô củng cố quan
hệ sản xuất hình thành trên cơ sở chế độ chiếm hữu của chủ nô đối với tư liệu
sản xuất và đối với người sản xuất, hợp pháp hóa sự bóc lột không có giới hạn
của chủ nô đối với nô lệ; ghi nhận và củng cố tình trạng không bình đẳng trong
xã hội.
- Nhà nước và pháp luật
phong kiến ra đời thay thế cho nhà nước và pháp luật chủ nô trên cơ sở các chế
độ kinh tế - xã hội có những thay đổi nhất định làm phát sinh mâu thuẫn giữa
giai cấp chủ nô và nô lệ không thể điều hòa được. Khi các quan hệ sản xuất
phong kiến dần hình thành gắn liền với phương thức sản xuất đặc trưng bởi chế
độ chiếm hữu tư nhân đối với đất đai của địa chủ phong kiến, cơ cấu xã hội
phong kiến trở nên phức tạp với nhiều bộ phận dân cư khác nhau nhưng hai giai
cấp chính trong xã hội là giai cấp địa chủ phong kiến và giai cấp nông dân.
Giai cấp địa chủ phong kiến nắm giữ tư liệu sản xuất quan trọng nhất và thống
trị về tư tưởng trong xã hội. Giai cấp nông dân là lực lượng sản xuất trực tiếp
và bị bóc lột. Trên cơ sở kinh tế - xã hội đó, pháp luật phong kiến được sử dụng với
tư cách là một công cụ quan trọng nhất nhằm hợp pháp hóa ý chí của giai cấp địa
chủ phong kiến, thực hiện mưu đồ thống trị, bảo vệ chế độ sở hữu của địa chủ
phong kiến, duy trì các hình thức bóc lột và sự thống trị về tư tưởng đối với
các tầng lớp trong xã hội.
Với vai trò là công cụ
quản lý trong tay giai cấp địa chủ phong kiến, chịu ảnh hưởng sâu sắc của tôn
giáo và đạo đức phong kiến, đặc điểm nổi bật của pháp luật phong kiến là củng
cố và bảo vệ trật tự xã hội phong kiến thông qua việc sử dụng bạo lực trong xã
hội với tính chất hà khắc, dã man đồng thời xâm phạm quyền con người của các
tầng lớp trong xã hội.
- Nhà nước tư sản tồn
tại và phát triển qua nhiều giai đoạn khác nhau nên pháp luật tư sản cũng có
nhiều thay đổi về bản chất. Mặc dù bản chất giai cấp của pháp luật tư sản vẫn
mang tính đặc thù, thể hiện ý chí và bảo vệ quyền lợi của giai cấp tư sản, phục
vụ và bảo vệ quan hệ sản xuất tư bản chủ nghĩa tuy nhiên bản chất xã hội của
pháp luật tư sản là một trong những giá trị được ghi nhận với những tư tưởng
dân chủ tiến bộ được ghi nhận trong các văn bản pháp luật tư sản đầu tiên ra
đời như: Tuyên ngôn độc lập của nước Mỹ (1776), Hiến pháp Hoa Kỳ (1787), Tuyên
ngôn nhân quyền và quyền công dân của Pháp (1789), Hiến pháp của Pháp (1791)…
Có thể nói Hiến pháp là thành quả cách
mạng rất lớn của pháp luật tư sản, không chỉ là công cụ để quản lí xã hội mà là
công cụ rất quan trọng để giám sát và hạn chế quyền lực nhà nước, ghi nhận và
bảo đảm quyền con người, quyền công dân. Đây là những tư tưởng, giá trị tiến bộ
làm nên sự phát triển bền vững của Nhà nước tư sản hiện nay.
Về mặt hình thức, pháp luật
tư sản phát triển tương đối toàn diện, thống nhất và đồng bộ với ba nguồn hình
thành chủ yếu đó là tập quán pháp, tiền lệ pháp và văn bản quy phạm pháp luật.
Đối với hệ thống pháp luật Common law (tồn tại chủ yếu ở Anh, Mỹ, Canada,
Australia…), tiền lệ pháp rất được coi trọng. Đây là hình thức pháp luật chủ
yếu do tòa án tạo ra nhằm đảm bảo công lí cho xã hội. Những bản án, quyết định
mẫu mực, sáng tạo và bảo đảm công lí được coi là khuôn mẫu để áp dụng cho các
vụ việc tương tự xảy ra sau này.
- Kiểu pháp luật xã hội
chủ nghĩa là kiểu pháp luật có nhiều đặc trưng riêng so với kiểu pháp luật tư
sản. Điều này xuất phát từ những đặc thù trong bản chất và chức năng của kiểu
nhà nước xã hội chủ nghĩa. Nếu pháp luật tư sản bảo vệ chế độ sở hữu tư nhân
thì pháp luật xã hội chủ nghĩa ghi nhận và củng cố chế độ công hữu về tư liệu
sản xuất, bảo vệ và phát triển nền kinh tế xã hội chủ nghĩa trong đó đảm bảo sự
bình đẳng giữa chế độ sở hữu của những người tham gia quan hệ pháp luật lao
động.
Kiểu pháp luật xã hội
chủ nghĩa có những đặc thù riêng trong mối quan hệ giữa bản chất giai cấp và
bản chất xã hội. Tính xã hội luôn được đặt lên hàng đầu trong mối quan hệ này.
Pháp luật xã hội chủ nghĩa là công cụ để nhà nước xã hội chủ nghĩa quản lí các lĩnh vực của đời
sống xã hội để phục vụ quyền và lợi ích chính đáng của nhân dân lao động. Có
thể nói tính xã hội và tính giai cấp trong bản chất của kiểu pháp luật xã hội
chủ nghĩa rất khó phân chia bởi pháp luật xã hội chủ nghĩa thể hiện ý chí của
nhà nước, phản ánh ý chí của nhà nước, bảo vệ quyền lợi của nhà nước nhưng nhà
nước đó là nhà nước của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân; ý chí của nhà nước
là ý chí của giai cấp công nhân và nhân dân lao động.
2. Hệ thống pháp luật
xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.1. Khái niệm và bản
chất hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.1.1. Khái niệm
Có nhiều quan điểm khác
nhau về hệ thống pháp luật. Theo nghĩa hẹp, hệ thống pháp luật là tổng thể các
quy phạm pháp luật có mối liên hệ nội tại thống nhất với nhau, được phân định
thành các chế định pháp luật, các ngành luật và được thể hiện trong các văn bản
quy phạm pháp luật do nhà nước ban hành theo trình tự và hình thức thống nhất
[1, 469]. Theo nghĩa rộng, hệ thống pháp luật được xem là tổng thể tất cả các
quy phạm pháp luật, các thiết chế bảo vệ và bảo đảm việc thực thi pháp luật,
các hoạt động thực hiện pháp luật, các nguồn lực pháp luật và hoạt động đào tạo
luật của quốc gia có sự liên hệ gắn bó chặt chẽ và thống nhất với nhau, tác
động qua lại lẫn nhau và được vận hành theo những trật tự, quy trình nhất định.
Ngoài ra có quan điểm cho rằng các thành tố của hệ thống pháp luật bao gồm toàn
bộ pháp luật, cơ chế hình thành pháp luật, giải thích và thực thi pháp luật ở
một quốc gia nhất định luôn liên kết, gắn bó chặt chẽ với nhau để thực hiện
việc điều chỉnh pháp luật đối với các quan hệ xã hội [1, 470].
Trong phạm vi nghiên
cứu của chuyên đề, hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam là tổng thể các
quy phạm pháp luật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, được phân định thành các
chế định pháp luật, các ngành luật và được thể hiện trong các văn bản quy phạm
pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự,
thủ tục luật định.
2.1.2. Bản chất
Bản chất của hệ thống
pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam được xem xét dưới hai nội dung: bản chất
của pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam và đặc điểm của hệ thống pháp luật xã
hội chủ nghĩa Việt Nam.
Bản chất pháp luật xã
hội chủ nghĩa Việt Nam được thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:
- Bản chất xã hội: Pháp
luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam là phương tiện để Nhà nước thực hiện việc quản
lí xã hội trên tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã
hội với mục tiêu làm cho dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn
minh. Bản chất xã hội của pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam còn thể hiện ở
việc pháp luật là phương tiện quan trọng để thực hiện dân chủ xã hội chủ nghĩa
ở Việt Nam.
- Bản chất giai cấp:
Tính giai cấp của pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam có những đặc thù riêng.
Pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam thể hiện ý chí của nhân dân Việt Nam. Nhân
dân Việt Nam xây dựng, thi hành và bảo vệ Hiến
pháp; thông qua Hiến pháp ủy quyền cho
các cơ quan nhà nước thực hiện quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp và tự mình
kiểm soát việc thực thi quyền lực nhà nước của bộ máy nhà nước. Bên cạnh đó,
pháp luật xã hội chủ nghĩa còn ghi nhận, tôn trọng và bảo đảm quyền con người,
quyền công dân. Pháp luật xã hội chủ nghĩa là pháp luật của nhân dân, do nhân
dân, tạo điều kiện để Nhân dân Việt Nam tham gia hoạt động quản lý nhà nước và
xã hội, tham gia thảo luận và kiến nghị với cơ quan nhà nước về các vấn đề của
cơ sở, địa phương và cả nước.
Hệ thống pháp luật xã
hội chủ nghĩa Việt Nam có những đặc trưng riêng theo từng giai đoạn phát triển
của Nhà nước. Trong thời kỳ xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội
chủ nghĩa hiện nay, hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa có những đặc điểm cơ
bản sau:
Thứ nhất, là hệ thống
pháp luật thể chế hóa đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam. Điều
này xuất phát từ một trong những nguyên tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà
nước Việt Nam đó là nguyên tắc Đảng lãnh đạo. Hệ thống pháp luật xã hội chủ
nghĩa Việt Nam có nhiệm vụ qui phạm hóa đường lối, chủ trương, chính sách của
Đảng thành các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung để điều chỉnh các quan hệ
xã hội phát sinh trong các lĩnh vực của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa,
xã hội.
Thứ hai, hệ thống pháp luật
xã hội chủ nghĩa Việt Nam luôn thể hiện ý chí và bảo vệ lợi ích của nhân dân
lao động. Đặc điểm này phản ánh mối quan hệ giữa bản chất nhà nước và bản chất
pháp luật. Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là Nhà nước của Nhân
dân, do Nhân dân, vì Nhân dân, do đó pháp luật là phương tiện để nhà nước ghi
nhận, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Nhân dân; là phương tiện bảo đảm
Nhân dân tham gia quản lý nhà nước, quản lý xã hội.
Thứ ba, hệ thống pháp luật
xã hội chủ nghĩa Việt Nam là hệ thống các quy phạm pháp luật có mối liên hệ nội
tại thống nhất với nhau nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội trong các lĩnh vực
của đời sống chính trị, kinh tế, xã hội. Nguồn của hệ thống pháp luật xã hội
chủ nghĩa Việt Nam chủ yếu là các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban
hành và bảo đảm thực hiện.
2.2. Cấu trúc của hệ
thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.2.1. Quy phạm pháp luật,
văn bản quy phạm pháp luật
2.2.1.1. Quy phạm pháp luật
Quy phạm pháp luật là
phương tiện quan trọng để Nhà nước điều chỉnh các quan hệ xã hội. Cũng giống
như các quy phạm xã hội khác, quy phạm pháp luật là hệ thống các quy tắc xử sự
chung, là giới hạn xử sự của con người trong phạm vi nhất điều kiện, hoàn cảnh
nhất định.
Quy phạm pháp luật luôn
là những chuẩn mực để đánh giá tính hợp pháp của hành vi con người trong các
quan hệ xã hội. Dựa vào quy phạm pháp luật, chúng ta có thể xác định được các
hành vi hợp pháp và hành vi bất hợp pháp, từ đó sử dụng chính các quy phạm pháp
luật với tư cách là các quy tắc xử sự chung để điều chỉnh hành vi của con người
theo một trật tự pháp lý nhất định. Để thực hiện được chức năng điều chỉnh, quy
phạm pháp luật phải được Nhà nước đảm bảo thực hiện bằng sức mạnh của quyền lực
nhà nước. Điều này không thể có trong đặc điểm của quy phạm xã hội. Quy phạm xã
hội có thể được đảm bảo bằng nhiều biện pháp khác nhau như dư luận xã hội hoặc
các biện pháp tác động nội bộ của cơ quan, tổ chức. Các quy phạm pháp luật
không tồn tại độc lập. Chúng thiết lập mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành
một hệ thống, được phân định thành các chế định pháp luật, các ngành luật để điều
chỉnh nhóm quan hệ xã hội có cùng tính chất.
Với những đặc trưng cơ
bản, quy phạm pháp luật có thể được định nghĩa như sau: Quy phạm pháp luật là
quy tắc xử sự chung do Nhà nước ban hành hoặc thừa nhận và bảo đảm thực hiện
bằng sức mạnh của quyền lực nhà nước.
2.2.1.2. Văn bản quy
phạm pháp luật
Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015,
văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành
theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định.
Hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật bao gồm các loại văn bản cụ thể như sau:
1. Hiến pháp.
2. Bộ luật, luật (sau
đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3. Pháp lệnh, nghị
quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ
Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
4. Lệnh, quyết định của
Chủ tịch nước.
5. Nghị định của Chính
phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết định của Thủ
tướng Chính phủ.
7. Nghị quyết của Hội
đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
8. Thông tư của Chánh
án Tòa án nhân dân tối cao; Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch
giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh
án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết
định của Tổng Kiểm toán nhà nước.
9. Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là
cấp tỉnh).
10. Quyết định của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh.
11. Văn bản quy phạm
pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt.
12. Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành
phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).
13. Quyết định của Ủy
ban nhân dân cấp huyện.
14. Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).
15. Quyết định của Ủy
ban nhân dân cấp xã.
2.2.2. Hệ thống các
ngành luật
Các ngành luật trong hệ
thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam được phân định trên cơ sở đối tượng điều
chỉnh và phương pháp điều chỉnh. Đối tượng điều chỉnh của các ngành luật là các
quan hệ xã hội trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Mỗi ngành luật
sẽ điều chỉnh những nhóm quan hệ xã hội có cùng tính chất bằng những phương
pháp điều chỉnh nhất định. Phương pháp điều chỉnh của ngành luật được hiểu là
cách thức, biện pháp pháp luật tác động lên các quan hệ xã hội thuộc đối tượng điều
chỉnh của ngành luật đó. Như vậy, nội dung, tính chất các quan hệ xã hội sẽ
quyết định đến sự lựa chọn phương pháp điều chỉnh của ngành luật.
Căn cứ vào đối tượng điều
chỉnh và phương pháp điều chỉnh, hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
bao gồm rất nhiều các ngành luật khác nhau như: Luật Hiến pháp, Luật Hành
chính, Luật Dân sự, Luật Hình sự, Luật Lao động, Luật Đất đai, Luật Kinh tế, Luật
Tố tụng dân sự, Luật Tố tụng hình sự, Luật Tố tụng hành chính…
Trong hệ thống các
ngành luật này, có quan điểm lại phân chia thành các ngành luật nội dung (Luật
Dân sự, Luật Hình sự, Luật Hành chính…) và các ngành luật thủ tục (Luật Tố tụng
dân sự, Luật Tố tụng hình sự, Luật Tố tụng hành chính) hay phân chia thành Luật
công và Luật tư. Tư tưởng phân chia thành các ngành luật công và luật tư trong
hệ thống pháp luật bắt nguồn từ việc phân chia các hệ thống pháp luật thuộc
dòng họ pháp luật Châu Âu lục địa (Civil law). Luật công bao gồm các ngành luật
điều chỉnh các quan hệ xã hội
có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước (Luật
Hiến pháp, Luật Hành chính, Luật Hình sự, Luật Tài chính công…). Luật tư bao
gồm các ngành luật điều chỉnh các quan hệ giữa tư nhân với tư nhân (Luật Dân
sự, Luật Thương mại, Luật Lao động…). Theo các nhà khoa học pháp lý, việc phân
định giữa luật công và luật tư có ý nghĩa rất quan trọng về cả lý luận và thực
tế. Về lý luận, việc phân chia luật công và luật tư sẽ đảm bảo sự thống nhất,
chặt chẽ của hệ thống pháp luật. Về thực tế, việc xác định ranh giới giữa luật
công và luật tư sẽ đảm bảo những nguyên tắc nhất định khi áp dụng pháp luật,
đặc biệt là việc lựa chọn các quy phạm nội dung cũng như phương pháp điều chỉnh
trong hoạt động xét xử hoặc giải quyết tranh chấp.
2.3. Một số nội dung cơ
bản trong hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2.3.1. Luật Hiến pháp
Trong hệ thống pháp luật
Việt Nam, luật hiến pháp là một ngành luật cơ bản và quan trọng nhất bởi
phạm vi đối tượng điều chỉnh của ngành luật hiến pháp là những quan hệ xã hội
phát sinh gắn liền với việc xác định chế độ chính trị, chế độ kinh tế, chính
sách văn hóa, xã hội, quốc phòng an ninh của đất nước; điều chỉnh mối quan hệ
pháp lý cơ bản giữa Nhà nước và công dân; thiết lập tổ chức và hoạt động của bộ
máy nhà nước. Như vậy, đối tượng điều chỉnh của ngành luật hiến pháp là những
quan hệ xã hội nền tảng của nhà nước và xã hội, là những quan hệ xã hội có liên
quan đến cách thức tổ chức và thực hiện quyền lực nhà nước. Đối tượng điều
chỉnh của ngành luật hiến pháp bao gồm:
- Các quan hệ xã hội cơ
bản trong lĩnh vực chính trị. Đây là các quan hệ xã hội liên quan đến việc xác
định nguồn gốc của quyền lực nhà nước; cách thức tổ chức và thực hiện quyền lực
nhà nước; mối quan hệ giữa các thành tố của hệ thống chính trị xã hội Việt Nam;
các quan hệ xã hội cơ bản xác định chính sách đối nội, đối ngoại của Nhà nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Các quan hệ xã hội cơ
bản trong lĩnh vực kinh tế, xã hội: các quan hệ xã hội xác định loại hình sở
hữu, các thành phần kinh tế, chính sách của Nhà nước đối với các thành phần
kinh tế; chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, khoa học,
công nghệ và môi trường.
- Các quan hệ xã hội
thể hiện mối quan hệ giữa Nhà nước và công dân. Trong lĩnh vực này luật hiến
pháp điều chỉnh các quan hệ xã hội xác định quyền con người, địa vị pháp lí của
công dân.
- Các quan hệ xã hội
trong lĩnh vực tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước. Các quan hệ xã hội
trong phạm vi này bao gồm các quan hệ xã hội cơ bản xác định nguyên tắc tổ chức
và hoạt động của bộ máy nhà nước, xác định địa vị pháp lí của các cơ quan nhà nước (vị
trí pháp lí, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn và phương thức hoạt động).
Với tư cách là một
ngành luật chủ đạo trong hệ thống pháp luật Việt Nam, điều chỉnh những quan hệ
xã hội cơ bản, xác lập những nguyên tắc cơ bản làm cơ sở để xây dựng các ngành luật
khác, luật hiến pháp dựa trên tính chất của các quan hệ xã hội thuộc đối tượng điều
chỉnh để xác lập các phương pháp điều chỉnh như phương pháp cho phép, phương
pháp bắt buộc, phương pháp cấm. Mỗi nhóm quan hệ xã hội khác nhau, luật hiến
pháp sẽ sử dụng các phương pháp điều chỉnh khác nhau. Phương pháp cho phép
thường được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội liên quan đến thẩm quyền
của các cơ quan nhà nước. Phương pháp bắt buộc được sử dụng để xác lập nghĩa vụ
pháp lý của các cơ quan, tổ chức, công dân. Một số quan hệ xã hội liên quan đến
hoạt động cụ thể của các cơ quan nhà nước, công dân, luật hiến pháp sử dụng
phương pháp cấm để xác định những quy tắc xử sự chung nhất định của các chủ thể
luật hiến pháp. Ngoài ra, luật hiến pháp còn sử dụng phương pháp xác lập những
nguyên tắc chung mang tính định hướng hành vi cho các chủ thể tham gia vào quan
hệ pháp luật hiến pháp.
2.3.2. Luật Hành chính
2.3.2.1. Đối tượng điều
chỉnh, phương pháp điều chỉnh
So với ngành luật hiến
pháp, luật hành chính có đối tượng điều chỉnh hẹp hơn. Các quy phạm pháp luật hiến
pháp là cơ sở cho việc ban hành quy phạm pháp luật hành chính để điều chỉnh các
quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt động quản lí hành chính nhà nước. Nhóm các
quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt động quản lí hành chính nhà nước thuộc phạm
vi điều chỉnh của ngành luật hành chính bao gồm:
- Nhóm các quan hệ xã
hội phát sinh trong quá trình cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng
quản lí hành chính nhà nước.
- Nhóm các quan hệ xã
hội phát sinh khi cơ quan, tổ chức nhà nước thực hiện chế độ xây dựng và củng
cố công tác nội bộ của cơ quan, tổ chức.
- Nhóm các quan hệ xã
hội phát sinh khi cá nhân, tổ chức được nhà nước trao quyền thực hiện hoạt động
quản lí hành chính nhà nước trong một số trường hợp cụ thể do pháp luật quy
định.
Về cơ bản, các nhóm
quan hệ xã hội thuộc đối tượng điều chỉnh của luật hành chính thường là những
quan hệ xã hội mang tính chất quản lí, trong đó một bên chủ thể luôn là các cơ
quan, tổ chức, cá nhân được sử dụng quyền lực nhà nước, nhân danh nhà nước với
một bên là các chủ thể thuộc đối tượng quản lí. Do vậy, phương pháp điều chỉnh
chủ yếu mà nhà nước sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc đối tượng điều
chỉnh của luật hành chính là phương pháp mệnh lệnh, đơn phương. Phương pháp này
được thực hiện trên cơ sở tính chất không bình đẳng giữa các chủ thể tham gia quan hệ quản lí
hành chính nhà nước. Các chủ thể quản lí nhà nước có thể sử dụng quyền lực nhà
nước, nhân danh nhà nước thực hiện các hành vi hành chính hoặc ban hành các
quyết định hành chính có tính bắt buộc đối với đối tượng quản lí. Nếu đối tượng
quản lí không chấp hành các yêu cầu đặt ra, chủ thể quản lí có thể áp dụng các
biện pháp cưỡng chế thích hợp.
Như vậy, luật hành
chính là một ngành luật trong hệ thống pháp luật Việt Nam, bao gồm tổng thể các
quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt động
quản lí hành chính nhà nước.
2.3.3. Pháp luật lưu
trữ
Pháp luật lưu trữ Việt
Nam là hệ thống các quy tắc xử sự chung do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt động lưu trữ.
Hiện nay, pháp luật lưu trữ bao gồm hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật
quản lý về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật
Lưu trữ, nghị định của Chính phủ (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết
thi hành Luật Lưu trữ); Thông tư của Bộ trưởng
(Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ; Thông tư số 16/2014/TT-BNV
ngày 20/11/2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các
cấp; Thông tư số
10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 qui định về việc sử dụng tài
liệu tại Phòng đọc của
Lưu trữ
lịch sử …)…
Đối tượng áp dụng của
pháp luật lưu trữ Việt Nam áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ
trang nhân dân và cá nhân.
Phạm vi điều chỉnh và
nội dung cơ bản của pháp luật lưu trữ bao gồm:
- Các hoạt động lưu
trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ.
Hoạt động lưu trữ được hiểu là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nội dung cụ thể của các hoạt động
lưu trữ được pháp luật quy định như sau:
+ Hoạt động thu thập
tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động thu
thập tài liệu lưu trữ, pháp luật lưu trữ quy định trách nhiệm của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân trong hoạt động lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ
cơ quan; trong hoạt động chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ và trong
hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
+ Hoạt động bảo quản,
thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị.
Đối với hoạt động bảo
quản tài liệu lưu trữ, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng,
bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật
nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng
tài liệu lưu trữ. Đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm, phải được kiểm kê, bảo
quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt. Đối với hoạt động
thống kê nhà nước về lưu trữ, các cơ quan, tổ chức ở trung ương, cấp tỉnh, cấp
huyện, cấp xã có trách nhiệm thực hiện hoạt động thống kê lưu trữ theo đúng quy
định của pháp luật. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê
tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Đối với hoạt
động hủy tài liệu hết giá trị, các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động
lưu trữ phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền,
trình tự, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị.
+ Hoạt động sử dụng tài
liệu lưu trữ
Trong hoạt động sử dụng
tài liệu lưu trữ, pháp luật quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng
tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu
cầu chính đáng khác. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ
lịch sử phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Trong quá trình sử
dụng tài liệu lưu trữ, cơ quan, tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ chỉ dẫn số lưu
trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ;
tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu
lưu trữ; không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ
quan, tổ chức, cá nhân; nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp
luật; thực hiện các quy định của pháp luật, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ
chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm chủ động giới thiệu tài liệu
lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực
tiếp quản lý; hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài
liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
- Hoạt động đào tạo,
bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
Theo quy định của pháp luật,
tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật được đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ lưu trữ. Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp
vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào
tạo nghiệp vụ lưu trữ.
- Hoạt động dịch vụ lưu
trữ.
Các hoạt động dịch vụ
lưu trữ bao gồm: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc,
số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư
vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ. Tổ chức, cá nhân được
hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
- Hoạt động quản lí về
lưu trữ.
Thông qua pháp luật lưu
trữ, Nhà nước thực hiện hoạt động quản lí về lưu trữ. Hoạt động quản lí về lưu
trữ được thực hiện trên cơ sở các nguyên tắc sau:
+ Nhà nước thống nhất
quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
+ Hoạt động lưu trữ
được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
+ Tài liệu Phông lưu
trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Khi thực hiện hoạt động
quản lí về lưu trữ, Nhà nước thực hiện các chính sách bảo đảm kinh phí, nguồn
nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ
thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ; thừa nhận quyền
sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký
gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt
động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; tăng cường mở rộng hợp tác
quốc tế trong hoạt động lưu trữ. Bên cạnh đó nhà nước còn quy định các nội dung
có liên quan đến hoạt động quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ. Những
tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông
lưu trữ quốc gia Việt Nam.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Trường Đại học Luật
Hà Nội: Giáo trình Lý luận về Nhà nước và pháp luật, NXB Công an nhân dân, Hà
Nội, 2015.
2. Đại học quốc gia,
Khoa Luật: Giáo trình Lý luận về Nhà nước và pháp luật, NXB Đại học quốc gia,
Hà Nội, 2015.
3. Nguyễn Văn Động:
Giáo trình Lý luận về Nhà nước và pháp luật, NXB Giáo dục, Hà Nội, 2008.
4. Học viện Chính trị -
Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh: Một số vấn đề lý luận và thực tiễn về thực
hiện pháp luật, NXB Chính trị - Hành chính, Hà Nội, 2009.
5. Trường Đại học Luật
Hà Nội: Giáo trình Luật Hiến pháp Việt Nam, NXB Công an nhân dân, Hà Nội, 2015.
6. Trường Đại học Luật
Hà Nội: Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam, NXB Công an nhân dân, Hà Nội,
2015.
7. Trường Đại học Luật
Hà Nội: Giáo trình Luật So sánh, NXB Công an nhân dân, Hà Nội, 2015.
8. Trường Đại học Luật
Hà Nội: Giáo trình Lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam, NXB Công an nhân
dân, Hà Nội, 2015.
9. Từ điển Bách khoa
toàn thư, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 2008.
11. Khoa Luật Đại học
Quốc gia: Hỏi đáp về quyền con người, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2012.
12. Quốc hội Việt Nam: Hiến pháp 2013.
13. Quốc hội Việt Nam: Luật Tổ chức Quốc hội năm 2014.
14. Quốc hội Việt Nam: Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015.
15. Quốc hội Việt Nam: Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2014.
16. Quốc hội Việt Nam: Luật Tổ chức Viện Kiểm sát nhân dân năm 2014.
17. Quốc hội Việt Nam: Luật Cán bộ, công chức năm 2008.
18. Quốc hội Việt Nam: Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012.
19. Quốc hội Việt Nam, Luật Lưu trữ năm 2011.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Trình bày quan điểm cá
nhân về những giá trị của pháp luật tư sản và việc vận dụng trong quá trình xây
dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
2. Nội dung cơ bản của
pháp luật lưu trữ.
3. Vai trò của pháp luật
lưu trữ.
Chuyên
đề 4
VIÊN CHỨC VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ
1. Những vấn đề
cơ bản về viên chức
1.1. Khái niệm, đặc điểm,
phân loại
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm
a. Khái niệm: Viên chức
là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị
sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của
đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
b. Đặc điểm: Viên chức
trong đơn vị sự nghiệp công lập là những người được tuyển dụng, bổ nhiệm vào
ngạch viên chức, được giao nhiệm vụ thường xuyên. Hoạt động của viên chức chủ
yếu là những hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, nhằm phục vụ các nhu
cầu của người dân mà không vì mục đích lợi nhuận, không gắn với thực thi công
quyền, không nhân danh quyền lực nhà nước, hưởng lương từ ngân sách nhà nước.
- Viên chức phải là
công dân Việt Nam.
- Viên chức được tuyển
dụng theo vị trí việc làm.
- Viên chức làm việc
trong các đơn vị sự nghiệp
công lập.
- Thời gian làm việc
của viên chức được tính kể từ khi được tuyển dụng.
- Viên chức làm việc
theo chế độ hợp đồng làm việc và hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự
nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Từ đặc điểm trên của
viên chức, có thể thấy viên chức khác cán bộ, công chức ở các tính chất sau:
- Lao động của viên
chức mang tính hoạt động nghề nghiệp.
- Viên chức hoạt động
trên cơ sở chuyên môn đã được đào tạo, được cấp văn bằng, chứng chỉ.
- Viên chức hoạt động
theo tiêu chuẩn chuyên môn riêng của từng ngành nghề, lĩnh vực.
- Viên chức hoạt động
trong các đơn vị sự nghiệp công lập đặt mục đích phục vụ nhân dân lên hàng đầu,
không vì mục đích lợi nhuận.
1.1.2. Phân loại
a. Theo vị trí việc
làm, viên chức được phân loại như sau:
+ Viên chức quản lý là
người được bổ nhiệm giữ chức vụ quản lý có thời hạn, chịu trách nhiệm điều
hành, tổ chức thực hiện một hoặc một số công việc trong đơn vị sự nghiệp công
lập nhưng không phải là công chức và được hưởng phụ cấp chức vụ quản lý;
+ Viên chức không giữ
chức vụ quản lý bao gồm những người chỉ thực hiện chuyên môn nghiệp vụ theo
chức danh nghề nghiệp trong đơn vị sự nghiệp công lập.
b. Theo chức danh nghề
nghiệp, viên chức được phân loại trong từng lĩnh vực hoạt động nghề nghiệp với
các cấp độ từ cao xuống thấp như sau:
+ Viên chức giữ chức
danh nghề nghiệp hạng I;
+ Viên chức giữ chức
danh nghề nghiệp hạng II;
+ Viên chức giữ chức
danh nghề nghiệp hạng III;
+ Viên chức giữ chức
danh nghề nghiệp hạng IV.
Phân loại viên chức
nhằm bảo đảm tính khoa học, hợp lý trong việc quản lý, sử dụng đội ngũ viên
chức. Việc phân loại viên chức góp phần trong việc xây dựng chính sách, chế độ
đãi ngộ viên chức công bằng, kịp thời và tạo động lực khuyến khích viên chức
trong công việc.
1.2. Tuyển dụng viên
chức
Tuyển dụng là việc lựa
chọn người có phẩm chất, trình độ, năng lực vào làm viên chức trong đơn vị sự
nghiệp công lập. Tuyển dụng viên chức là là hoạt động có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng phải được tiến hành trên cơ sở những nguyên tắc do pháp luật quy định.
Những nguyên tắc đó là:
- Bảo đảm công khai,
minh bạch, công bằng, khách quan và đúng pháp luật.
- Bảo đảm tính cạnh
tranh.
- Tuyển chọn đúng người
đáp ứng yêu cầu của vị trí việc làm.
- Đề cao trách nhiệm
của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập.
- Ưu tiên người có tài
năng, người có công với cách mạng, dân tộc thiểu số.
1.2.1. Điều kiện tuyển
dụng
a. Căn cứ tuyển dụng:
Việc tuyển dụng viên chức phải được tiến hành dựa trên các căn cứ vào nhu cầu
công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và quỹ tiền lương
của đơn vị sự nghiệp công lập.
+ Nhu cầu công việc:
Xác định nhu cầu công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị
sự nghiệp công lập. Hàng năm, ban lãnh đạo đơn vị sự nghiệp sự nghiệp công lập
phải căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị để xây dựng kế hoạch tuyển dụng
trình cấp có thẩm quyền phê chuẩn.
+ Vị trí việc làm: Vị
ví việc làm được xác định là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp
hoặc chức vụ quản lý tương ứng, là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ
cấu viên chức để thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong
đơn vị sự nghiệp công lập.
+ Tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp: Chức danh nghề nghiệp là tên gọi thể hiện trình độ và năng lực
chuyên môn, nghiệp vụ của viên chức trong từng lĩnh vực nghề nghiệp. Việc quy
định hệ thống danh mục, tiêu chuẩn và mã số chức danh nghề nghiệp do Bộ Nội vụ chủ
trì, phối hợp với các bộ, cơ quan ngang bộ có liên quan tiến hành.
+ Quỹ tiền lương: Quỹ
tiền lương của đơn vị sự nghiệp công lập được hình thành từ nguồn ngân sách nhà
nước cấp và nguồn thu từ hoạt động dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công lập.
b. Điều kiện đăng ký dự
tuyển:
- Người có đủ các điều
kiện sau đây không phân biệt dân tộc, nam nữ, thành phần xã hội, tín ngưỡng,
tôn giáo được đăng ký dự tuyển viên chức:
+ Có quốc tịch Việt Nam
và cư trú tại Việt Nam;
+ Từ đủ 18 tuổi trở
lên. Đối với một số lĩnh vực hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể dục, thể thao,
tuổi dự tuyển có thể thấp hơn theo quy định của pháp luật; đồng thời, phải có
sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật;
+ Có đơn đăng ký dự
tuyển;
+ Có lý lịch rõ ràng;
+ Có văn bằng, chứng
chỉ đào tạo, chứng chỉ hành nghề hoặc có năng khiếu kỹ năng phù hợp với vị trí
việc làm;
+ Đủ sức khỏe để thực
hiện công việc hoặc nhiệm vụ;
+ Đáp ứng các điều kiện
khác theo yêu cầu của vị trí việc làm do đơn vị sự nghiệp công lập xác
định nhưng không được trái với quy định của pháp luật.
- Những người sau đây
không được đăng ký dự tuyển viên chức:
+ Mất năng lực hành vi
dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;
+ Đang bị truy cứu
trách nhiệm hình sự; đang chấp hành bản án, quyết định về hình sự của Tòa án;
đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo
dục, trường giáo dưỡng.
1.2.2. Thẩm quyền tuyển
dụng
Đối với đơn vị sự
nghiệp công lập được giao quyền tự chủ, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công
lập thực hiện việc tuyển dụng viên chức và chịu trách nhiệm về quyết định của
mình.
Đối với đơn vị sự
nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ, cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn
vị sự nghiệp công lập thực hiện việc tuyển dụng viên chức hoặc phân cấp cho
người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện việc tuyển dụng.
Căn cứ vào kết quả
tuyển dụng, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập ký kết hợp đồng làm việc
với người trúng tuyển vào viên chức.
Chính phủ quy định chi tiết
các nội dung liên quan đến tuyển dụng viên chức.
Đối với đơn vị sự
nghiệp công lập giao quyền tự chủ quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều
9 Luật Viên chức, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập tổ chức thực hiện việc tuyển
dụng viên chức; quyết định tuyển dụng viên chức qua thi tuyển hoặc xét tuyển.
Đối với đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 9 Luật Viên chức, cơ quan, đơn vị có thẩm
quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập tổ chức
thực hiện hoặc phân cấp tổ chức thực hiện việc tuyển dụng viên chức cho đơn vị
sự nghiệp công lập thuộc quyền quản lý; quyết định hoặc ủy quyền quyết định
tuyển dụng viên chức qua thi tuyển hoặc xét tuyển.
Đối với tổ chức sự
nghiệp thuộc Chính phủ, người đứng đầu các tổ chức sự nghiệp này tổ chức hoặc
phân cấp tổ chức thực hiện việc tuyển dụng viên chức; quyết định tuyển dụng
viên chức qua thi tuyển hoặc xét tuyển.
Hàng năm, đơn vị sự
nghiệp công lập xây dựng kế hoạch tuyển dụng viên chức trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt hoặc quyết định theo thẩm quyền để tổ chức thực hiện. Bộ Nội vụ ban
hành nội quy, quy chế thi tuyển, xét tuyển viên chức.
1.2.3. Hình thức tuyển
dụng
Tuyển dụng viên chức
được thông qua thi tuyển và xét tuyển.
1.3. Nghĩa vụ và quyền
của viên chức
1.3.1. Nghĩa vụ của
viên chức
Nghĩa vụ của viên chức
được phân thành 3 nhóm lớn:
Nhóm 1: Nghĩa
vụ chung của viên chức
- Chấp hành đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam và pháp luật của Nhà nước.
- Có nếp sống lành
mạnh, trung thực, cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư.
- Có ý thức tổ chức kỷ luật
và trách nhiệm trong hoạt động nghề nghiệp; thực hiện đúng các quy định, nội
quy, quy chế làm việc của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Bảo vệ bí mật nhà
nước; giữ gìn và bảo vệ của công, sử dụng hiệu quả, tiết kiệm tài sản được
giao.
- Tu dưỡng, rèn luyện
đạo đức nghề nghiệp, thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức.
Nhóm 2: Nghĩa vụ của
viên chức trong hoạt động nghề nghiệp
- Thực hiện công việc
hoặc nhiệm vụ được giao bảo đảm yêu cầu về thời gian và chất lượng.
- Phối hợp tốt với đồng
nghiệp trong thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ.
- Chấp hành sự phân
công công tác của người có thẩm quyền.
- Thường xuyên học tập
nâng cao trình độ, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ.
- Khi phục vụ nhân dân,
viên chức phải tuân thủ các quy định sau:
+ Có thái độ lịch sự,
tôn trọng nhân dân;
+ Có tinh thần hợp tác,
tác phong khiêm tốn;
+ Không hách dịch, cửa
quyền, gây khó khăn, phiền hà đối với nhân dân;
+ Chấp hành các quy
định về đạo đức nghề nghiệp.
- Chịu trách nhiệm về
việc thực hiện hoạt động nghề nghiệp.
- Thực hiện các nghĩa
vụ khác theo quy định của pháp luật.
Đối với viên chức quản
lý có nghĩa vụ sau:
Viên chức quản lý thực
hiện các nghĩa vụ quy định tại Điều 16, Điều 17 của Luật viên
chức hiện hành và các nghĩa vụ sau:
- Chỉ đạo và tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị theo đúng chức trách, thẩm quyền được giao;
- Thực hiện dân chủ,
giữ gìn sự đoàn kết, đạo đức nghề nghiệp trong đơn vị được giao quản lý, phụ
trách;
- Chịu trách nhiệm hoặc
liên đới chịu trách nhiệm về việc thực hiện hoạt động nghề nghiệp của viên chức
thuộc quyền quản lý, phụ trách;
- Xây dựng và phát
triển nguồn nhân lực; quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, tài chính
trong đơn vị được giao quản lý, phụ trách;
- Tổ chức thực hiện các
biện pháp phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong
đơn vị được giao quản lý, phụ trách.
Nhóm 3: Những việc viên
chức không được làm
- Trốn tránh trách
nhiệm, thoái thác công việc hoặc nhiệm vụ được giao; gây bè phái, mất đoàn kết;
tự ý bỏ việc; tham gia đình công.
- Sử dụng tài sản của
cơ quan, tổ chức, đơn vị và của nhân dân trái với quy định của pháp luật.
- Phân biệt đối xử dân
tộc, nam nữ, thành phần xã hội, tín ngưỡng, tôn giáo dưới mọi hình thức.
- Lợi dụng hoạt động
nghề nghiệp để tuyên truyền chống lại chủ trương đường lối, chính sách của
Đảng, pháp luật của Nhà nước hoặc gây phương hại đối với thuần phong, mỹ tục,
đời sống văn hóa, tinh thần của nhân dân và xã hội.
- Xúc phạm danh dự,
nhân phẩm, uy tín của người khác trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp.
- Những việc khác viên
chức không được làm theo quy định của Luật phòng,
chống tham nhũng, Luật thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
1.3.2. Quyền của viên
chức
Để tiến hành hoạt động
nghề nghiệp, viên chức được trao phạm vi quyền hạn khá rộng. Quyền của viên chức
được được phân thành 5 nhóm lớn sau đây:
Nhóm 1: Quyền của viên
chức về hoạt động nghề nghiệp
- Được pháp luật bảo vệ
trong hoạt động nghề nghiệp.
- Được đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ.
- Được bảo đảm trang
bị, thiết bị và các điều kiện làm việc.
- Được cung cấp thông
tin liên quan đến công việc hoặc nhiệm vụ được giao.
- Được quyết định vấn
đề mang tính chuyên môn gắn với công việc hoặc nhiệm vụ được giao.
- Được quyền từ chối
thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ trái với quy định của pháp luật.
- Được hưởng các quyền
khác về hoạt động nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.
Nhóm 2: Quyền của viên
chức về tiền lương và các chế độ liên quan đến tiền lương
- Được trả lương tương
xứng với vị trí việc làm, chức danh nghề nghiệp, chức vụ quản lý và kết quả
thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ được giao; được hưởng phụ cấp và chính sách
ưu đãi trong trường hợp làm việc ở miền núi, biên giới, hải đảo, vùng sâu, vùng
xa, vùng dân tộc thiểu số, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn
hoặc làm việc trong ngành nghề có môi trường độc hại, nguy hiểm, lĩnh vực sự
nghiệp đặc thù.
- Được hưởng tiền làm
thêm giờ, tiền làm đêm, công tác phí và chế độ khác theo quy định của pháp luật
và quy chế của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Được hưởng tiền
thưởng, được xét nâng lương theo quy định của pháp luật và quy chế của đơn vị
sự nghiệp công lập.
Nhóm 3: Quyền của viên
chức về nghỉ ngơi
- Được nghỉ hàng năm,
nghỉ lễ, nghỉ việc riêng theo quy định của pháp luật về lao động. Do yêu cầu công
việc, viên chức không sử dụng hoặc sử dụng không hết số ngày nghỉ hàng năm thì
được thanh toán một khoản tiền cho những ngày không nghỉ.
- Viên chức làm việc ở
miền núi, biên giới, hải đảo, vùng sâu, vùng xa hoặc trường hợp đặc biệt khác,
nếu có yêu cầu, được gộp số ngày nghỉ phép của 02 năm để nghỉ một lần; nếu gộp
số ngày nghỉ phép của 03 năm để nghỉ một lần thì phải được sự đồng ý của người
đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập.
- Đối với lĩnh vực sự
nghiệp đặc thù, viên chức được nghỉ việc và hưởng lương theo quy định của pháp luật.
- Được nghỉ không hưởng
lương trong trường hợp có lý do chính đáng và được sự đồng ý của người đứng đầu
đơn vị sự nghiệp công lập.
Nhóm 4: Quyền của viên
chức về hoạt động kinh doanh và làm việc ngoài thời gian quy định
- Được hoạt động nghề
nghiệp ngoài thời gian làm việc quy định trong hợp đồng làm việc, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Được ký hợp đồng vụ,
việc với cơ quan, tổ chức, đơn vị khác mà pháp luật không cấm nhưng phải hoàn
thành nhiệm vụ được giao và có sự đồng ý của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp
công lập.
- Được góp vốn nhưng
không tham gia quản lý, điều hành công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần,
công ty hợp danh, hợp tác xã, bệnh viện tư, trường học tư và tổ chức nghiên cứu
khoa học tư, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Nhóm 5: Các quyền khác
của viên chức
Viên chức được khen
thưởng, tôn vinh, được tham gia hoạt động kinh tế xã hội; được hưởng chính sách
ưu đãi về nhà ở; được tạo điều kiện học tập hoạt động nghề nghiệp ở trong nước
và nước ngoài theo quy định của pháp luật. Trường hợp bị thương hoặc chết do
thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ được giao thì được xét hưởng chính sách như
thương binh hoặc được xét để công nhận là liệt sĩ theo quy định của pháp luật.
1.4. Đạo đức nghề
nghiệp của viên chức
Đạo đức nghề nghiệp là
những chân giá trị mà những người lao động trong nghề phải tuân theo và hướng
tới trong hoạt động hành nghề của mình. Mỗi nghề trong xã hội đều có những chân
giá trị riêng. Đạo đức nghề nghiệp được duy trì dựa trên những nỗ lực của cá
nhân, của tổ chức nghề nghiệp, nhà nước và kỳ vọng của xã hội
Như vậy, đạo đức nghề
nghiệp là các chuẩn mực về nhận thức và hành vi phù hợp với đặc thù của từng
lĩnh vực hoạt động nghề nghiệp do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định.
Luật
Viên chức
quy định “Đạo đức nghề nghiệp là các chuẩn mực về nhận thức và hành vi phù
hợp với đặc thù của từng lĩnh vực hoạt động nghề nghiệp do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền quy định” (Điều 3, Khoản 2, Luật Viên chức).
1.4.1. Các yếu tố cấu
thành đạo đức nghề nghiệp
Đạo đức nghề nghiệp
được cấu thành bởi các yếu tố sau:
- Tuân thủ quy chế, quy
trình, quy định trong quá trình viên chức thực hiện nghề nghiệp;
- Mức độ trung thực,
khách quan, công bằng khi viên chức thực hiện nghề nghiệp;
- Năng lực chuyên môn,
tính chuyên nghiệp và sự đam mê công việc của viên chức;
- Mối quan hệ giữa viên
chức với các đồng nghiệp.
1.4.2. Các yếu tố ảnh
hưởng đến đạo đức nghề nghiệp
Một là, sự tự
rèn luyện, tu dưỡng của mỗi viên chức.
Hai là, sự tác
động của nền kinh tế thị trường.
Ba là, sự tác động của
pháp luật và việc tổ chức thực hiện pháp luật.
Bốn là, sự tác
động của dư luận xã hội.
Năm là, sự tác động của
tâm lý xã hội.
Sáu là, sự tác động của
ý thức pháp luật trong xã hội.
Bảy là, sự tác động của
môi trường và điều kiện làm việc.
Tám là, sự tác
động của gia đình, nhà trường.
Chín là, sự tác động
của các tổ chức xã hội.
1.4.3. Quy định pháp luật
về đạo đức nghề nghiệp
Trên cơ sở quy định của
Luật Viên chức hiện hành, có thể thấy yêu
cầu về đạo đức nghề nghiệp của viên chức được đặt ra, đòi hỏi viên chức trong
quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cần quán triệt:
* Đối với Tổ quốc:
Trung thành, phấn đấu vì mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn
minh”.
- Tuyệt đối tin tưởng
vào lý tưởng cách mạng, đường lối của đảng Cộng sản Việt Nam, trung thành với
Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa; kiên quyết chống lại những hành vi xâm phạm
an ninh quốc gia, phá hoại hòa bình, độc lập của tổ quốc; tích cực và sẵn sàng
tham gia bảo vệ độc lập, chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ của Tổ
quốc.
- Tận tâm, tận lực đóng
góp công sức, trí tuệ cho công tác xây dựng ngành, lĩnh vực hoạt động ngày càng
chính quy, hiện đại, hội nhập quốc tế, phục vụ đắc lực cho công cuộc phát triển
bền vững đất nước.
* Đối với nhân dân: Gần
dân, tôn trọng, lắng nghe ý kiến của nhân dân, hiểu dân, phục vụ nhân dân, bảo
vệ quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân.
- Nắm vững quan điểm vì
dân, tôn trọng và phát huy quyền làm chủ của nhân dân; kiên quyết đấu tranh với
mọi hành vi xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân.
- Gần gũi với nhân dân,
khi giao tiếp với công dân phải có thái độ lịch sự, nghiêm túc, khiêm tốn, tôn
trọng, lắng nghe, ngôn ngữ giao tiếp phải chuẩn mực, rõ ràng; không được hách
dịch, cửa quyền, gây khó khăn, phiền hà cho nhân dân khi thực hiện nhiệm vụ;
công tâm, khách quan, tận tình hướng dẫn nhân dân thực hiện quy trình, thủ tục
theo quy định khi giải quyết công việc.
- Tuyên truyền, giải
thích, vận động nhân dân sống và làm việc theo đúng các quy định của pháp luật.
* Đối với công việc:
Hiểu biết, trách nhiệm, yêu ngành, yêu nghề, vượt khó để hoàn thành tốt nhiệm vụ
của một viên chức.
- Nhận thức rõ vị trí,
vai trò, ý nghĩa công việc được giao; nắm vững chuyên môn, thường xuyên cập
nhật quy định của pháp luật; không ngừng học tập nâng cao trình độ, kỹ năng
nghiệp vụ và nghiên cứu, đề xuất cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả công
việc.
- Thực hiện tốt nhiệm
vụ được giao, đảm bảo năng suất, chất lượng, hiệu quả, thời gian theo quy định;
báo cáo kịp thời với cấp có thẩm quyền về những khó khăn, vướng mắc; chịu trách
nhiệm về kết quả công việc của mình; khi mắc khuyết điểm, sai lầm phải dũng cảm
tự phê bình, dám nhận khuyết điểm và nghiêm túc sửa chữa,
- Yêu ngành, yêu nghề,
tự hào với công việc mình đang làm; tận tụy với công việc, chủ động, sáng tạo,
không ngừng cống hiến trí tuệ, tài năng; vượt qua khó khăn hoàn thành tốt công
việc được giao.
* Đối với đồng nghiệp:
Đoàn kết, chân tình, thẳng thắn, hợp tác, giúp nhau cùng tiến bộ.
- Quan tâm, chia sẻ,
giúp đỡ, chân thành, hỗ trợ, phối hợp với nhau trong công việc và cuộc sống;
tôn trọng tập thể, mình vì mọi người; chống chia rẽ, bè phái, đố kỵ, chủ nghĩa
cá nhân và cục bộ địa phương.
- Thẳng thắn tự phê
bình và phê bình, góp ý với thái độ tích cực, cầu tiến để cùng nhau rút kinh
nghiệm, sửa chữa, thực hiện công việc với chất lượng tốt hơn.
- Phục tùng, chấp hành
quyết định của cấp trên và của tổ chức.
- Viên chức lãnh đạo
quản lý không được lạm dụng chức vụ để trục lợi; nắm bắt kịp thời tâm lý, phát
huy khả năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động của viên chức; thực hành dân
chủ, tạo điều kiện học tập, tôn trọng và xây dựng niềm tin cho viên chức; bảo
vệ danh dự của viên chức khi bị phản ánh, khiếu nại, tố cáo không đúng sự thật.
* Đối với bản thân: Nêu
gương cần, kiệm, liêm, chính, sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp luật, có ý thức, trách
nhiệm cao trong công việc, cống hiến hết mình vì sự nghiệp phát triển của
ngành, lĩnh vực mà viên chức hoạt động.
- Thực hành cần, kiệm,
liêm, chính, chí công vô tư, nói đi đôi với làm; thường xuyên tự rèn luyện để
có lối sống lành mạnh, trong sáng, giản dị, khiêm tốn, biết yêu thương những
người xung quanh, thường xuyên thực hiện tự phê bình và phê bình.
- Gương mẫu chấp hành,
nội quy, quy định, kỷ cương, kỷ luật của cơ quan, đoàn thể, nơi cư trú; thực
hiện nghiêm các quy định về những điều viên chức không được làm theo quy định
tại Luật Viên chức; Luật Phòng, chống tham nhũng; Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và
các quy định khác của pháp luật.
- Hướng dẫn, tuyên
truyền, vận động người thân trong gia đình chấp hành đúng chủ trương, đường lối
của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước.
- Người đứng đầu cơ
quan, đơn vị có trách nhiệm:
+ Quán triệt, hướng
dẫn, tổ chức thực hiện Quy định này đến toàn thể viên chức thuộc thẩm quyền
quản lý, sử dụng của cơ quan, đơn vị.
+ Kiểm tra, giám sát
việc thực hiện của viên chức.
+ Phê bình, chấn chỉnh,
xử lý hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm của viên chức.
Để các quy định pháp luật
về đạo đức nghề nghiệp trở thành hoạt động thường xuyên và hiệu quả đòi hỏi đội
ngũ viên chức trong quá trình hoạt động nghề nghiệp cần nắm vững quy tắc ứng xử
trong ngành, lĩnh vực mà mình công tác.
1.5. Đánh giá viên chức
1.5.1. Mục đích đánh
giá
Mục đích của đánh giá
viên chức để làm căn cứ tiếp tục bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào
tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối với
viên chức.
1.5.2. Căn cứ đánh giá
Việc đánh giá viên chức
được thực hiện dựa trên các căn cứ sau:
- Các cam kết trong hợp
đồng làm việc đã ký kết;
- Quy định về đạo đức
nghề nghiệp, quy tắc ứng xử của viên chức.
1.5.3. Nội dung đánh
giá
Việc đánh giá viên chức
được xem xét theo các nội dung sau:
- Kết quả thực hiện
công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã ký kết;
- Việc thực hiện quy
định về đạo đức nghề nghiệp;
- Tinh thần trách
nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và việc thực
hiện quy tắc ứng xử của viên chức;
- Việc thực hiện các
nghĩa vụ khác của viên chức.
Việc đánh giá viên chức
quản lý được xem xét theo các nội dung quy định tại khoản 1 Điều
41 của Luật Viên chức và các nội dung sau:
- Năng lực lãnh đạo,
quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ;
- Kết quả hoạt động của
đơn vị được giao quản lý, phụ trách.
-Việc đánh giá viên
chức được thực hiện hàng năm; khi kết thúc thời gian tập sự; trước khi ký tiếp
hợp đồng làm việc; thay đổi vị trí việc làm; xét khen thưởng, kỷ luật, bổ
nhiệm, bổ nhiệm lại, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng.
1.5.4. Trách nhiệm đánh
giá
- Người đứng đầu đơn vị
sự nghiệp công lập có trách nhiệm tổ chức việc đánh giá viên chức thuộc thẩm
quyền quản lý.
- Căn cứ vào điều kiện
cụ thể, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện việc đánh giá hoặc
phân công, phân cấp việc đánh giá viên chức thuộc thẩm quyền quản lý. Người
được giao thẩm quyền đánh giá viên chức phải chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu đơn vị sự nghiệp công lập về kết quả đánh giá.
- Người có thẩm quyền
bổ nhiệm chịu trách nhiệm đánh giá viên chức quản lý trong đơn vị sự nghiệp
công lập.
- Chính phủ quy định
chi tiết trình tự, thủ tục đánh giá viên chức.
1.5.5. Phân loại đánh
giá
Hàng năm, căn cứ vào
nội dung đánh giá, viên chức được phân loại như sau:
+ Hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ;
+ Hoàn thành tốt nhiệm
vụ;
+ Hoàn thành nhiệm vụ;
+ Không hoàn thành
nhiệm vụ.
1.6. Trách nhiệm pháp
lý của viên chức
1.6.1. Khái niệm trách
nhiệm pháp lý
Trách nhiệm pháp lý là
quan hệ pháp lý đặc biệt giữa một bên là Nhà nước (thông qua cơ quan nhà nước,
tổ chức, cá nhân có thẩm quyền) với một bên là người vi phạm. Trong đó, Nhà
nước có quyền áp dụng chế tài của quy phạm pháp luật còn người vi phạm phải
chịu những hậu quả bất lợi do mình gây ra.
1.6.2. Phân loại trách
nhiệm pháp lý
a. Trách nhiệm kỷ luật
- Viên chức vi phạm các
quy định của pháp luật trong quá trình thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ thì tùy
theo tính chất, mức độ vi phạm, phải chịu một trong các hình thức kỷ luật sau:
+ Khiển trách;
+ Cảnh cáo;
+ Cách chức;
+ Buộc thôi việc.
- Viên chức bị kỷ luật
bằng một trong các hình thức theo quy định còn có thể bị hạn chế thực hiện hoạt
động nghề nghiệp theo quy định của pháp luật có liên quan.
- Hình thức kỷ luật
cách chức chỉ áp dụng đối với viên chức quản lý.
- Quyết định kỷ luật
được lưu vào hồ sơ viên chức.
- Chính phủ quy định
việc áp dụng các hình thức kỷ luật, trình tự, thủ tục và thẩm quyền xử lý kỷ luật
đối với viên chức.
* Tạm đình chỉ công tác
- Trong thời hạn xử lý
kỷ luật, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập quyết định tạm đình chỉ công
tác của viên chức nếu thấy viên chức tiếp tục làm việc có thể gây khó khăn cho
việc xem xét, xử lý kỷ luật. Thời gian tạm đình chỉ công tác không quá 15 ngày,
trường hợp cần thiết có thể kéo dài thêm nhưng không quá 30 ngày. Hết thời gian
tạm đình chỉ công tác, nếu viên chức không bị xử lý kỷ luật thì được bố trí vào
vị trí việc làm cũ.
- Trong thời gian bị
tạm đình chỉ công tác, viên chức được hưởng lương theo quy định của Chính phủ.
* Ngoài ra, viên chức
bị xử lý kỷ luật còn bị áp dụng các quy định khác liên quan.
- Viên chức bị khiển
trách thì thời hạn nâng lương bị kéo dài 03 tháng; bị cảnh cáo thì thời hạn nâng
lương bị kéo dài 06 tháng. Trường hợp viên chức bị cách chức thì thời hạn nâng
lương bị kéo dài 12 tháng, đồng thời đơn vị sự nghiệp công lập bố trí vị trí
việc làm khác phù hợp.
- Viên chức bị kỷ luật
từ khiển trách đến cách chức thì không thực hiện việc quy hoạch, đào tạo, bồi
dưỡng, bổ nhiệm trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày quyết định kỷ luật có hiệu
lực.
- Viên chức đang trong
thời hạn xử lý kỷ luật, đang bị điều tra, truy tố, xét xử thì không được bổ
nhiệm, biệt phái, đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết nghỉ hưu hoặc thôi việc.
- Viên chức quản lý đã
bị kỷ luật cách chức do tham nhũng hoặc bị Tòa án kết án về hành vi tham nhũng
thì không được bổ nhiệm vào vị trí quản lý.
- Viên chức bị cấm hành
nghề hoặc bị hạn chế hoạt động nghề nghiệp trong một thời hạn nhất định theo
quyết định của cơ quan có thẩm quyền, nếu không bị xử lý kỷ luật buộc thôi việc
thì đơn vị sự nghiệp công lập phải bố trí viên chức vào vị trí việc làm khác
không liên quan đến hoạt động nghề nghiệp bị cấm hoặc bị hạn chế.
- Viên chức bị xử lý kỷ
luật, bị tạm đình chỉ công tác hoặc phải bồi thường, hoàn trả theo quyết định
của đơn vị sự nghiệp công lập nếu thấy không thỏa đáng thì có quyền khiếu nại,
khởi kiện hoặc yêu cầu giải quyết theo trình tự do pháp luật quy định.
Khi tiến hành xử lý kỷ luật
viên chức, cơ quan, người có thẩm quyền phải thực hiện theo các nguyên tắc:
- Khách quan, công
bằng, nghiêm minh, đúng pháp luật.
- Mỗi hành vi vi phạm
pháp luật chỉ bị xử lý một hình thức kỷ luật. Nếu viên chức có nhiều hành vi vi
phạm pháp luật hoặc tiếp tục có hành vi vi phạm pháp luật trong thời gian đang
thi hành quyết định kỷ luật thì bị xử lý kỷ luật về từng hành vi vi phạm pháp luật
và chịu hình thức kỷ luật năng hơn một mức so với hình thức kỷ luật áp dụng với
hành vi vi phạm nặng nhất, trừ trường hợp có hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật
bằng hình thức buộc thôi việc.
- Thái độ tiếp thu, sửa
chữa và chủ động khắc phục hậu quả của viên chức có hành vi vi phạm pháp luật
là yếu tố xem xét tăng nặng hoặc giảm nhẹ khi áp dụng hình thức kỷ luật.
- Thời gian chưa xem
xét xử lý kỷ luật đối với viên chức trong các trường hợp quy định tại Điều 5 Nghị định 27/2012/NĐ-CP quy định về xử lý kỷ luật viên
chức và trách nhiệm bồi thường, hoàn trả của viên chức, không tính vào thời hạn
xử lý kỷ luật.
- Không áp dụng hình
thức xử phạt hành chính thay cho hình thức kỷ luật.
- Cấm mọi hành vi xâm
phạm thân thể, danh dự, nhân phẩm của viên chức trong quá trình xử lý kỷ luật.
b. Trách nhiệm hành chính
Viên chức thực hiện
hành vi vi phạm hành chính bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử lý vi
phạm hành chính. Có những hành vi vi phạm hành chính được thực hiện bởi viên
chức, nó gắn với tính chất đặc thù công việc mà viên chức đang đảm nhiệm. Trong
trường hợp, viên chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính không gắn với hoạt
động nghề nghiệp của họ thì sẽ phải chịu trách nhiệm hành chính như những cá
nhân khác.
c. Trách nhiệm vật chất
Trách nhiệm vật chất
được hiểu là trách nhiệm bồi thường bằng tiền. Trách nhiệm vật chất của viên
chức gồm có trách nhiệm bồi thường thiệt hại và trách nhiệm hoàn trả.
- Viên chức làm mất, hư
hỏng trang bị, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của đơn vị
sự nghiệp công lập thì phải bồi thường thiệt hại.
- Viên chức khi thực
hiện công việc hoặc nhiệm vụ được phân công có lỗi gây thiệt hại cho người khác
mà đơn vị sự nghiệp công lập phải bồi thường thì có nghĩa vụ hoàn trả cho đơn
vị sự nghiệp công lập.
Quá trình xem xét việc
bồi thường thiệt hại được tiến hành theo các nguyên tắc sau:
- Phải căn cứ vào lỗi,
tính chất của hành vi gây thiệt hại, mức độ thiệt hại tài sản thực tế gây ra để
quyết định mức và phương thức bồi thường thiệt hại, hoàn trả cho đơn vị, bảo đảm khách
quan, công bằng và công khai.
- Viên chức gây ra
thiệt hại có trách nhiệm bồi thường, hoàn trả theo quyết định của người đứng
đầu đơn vị sự nghiệp công lập hoặc cấp có thẩm quyền. Nếu viên chức không đủ
khả năng bồi thường một lần thì bị trừ 20% (hai mươi phần trăm) tiền lương hàng
tháng cho đến khi bồi thường đủ theo quyết định của người có thẩm quyền.
- Trường hợp viên chức
gây thiệt hại thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu hay thôi việc thì phải hoàn
thành việc bồi thường, hoàn trả trước khi thuyên chuyển, nghỉ hưu hay thôi
việc; nếu không đủ khả năng bồi thường, hoàn trả thì đơn vị sự nghiệp công lập
quản lý viên chức có trách nhiệm phối hợp với cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc
chính quyền địa phương nơi viên chức cư trú tiếp tục thu tiền bồi thường, hoàn
trả cho đến khi thu đủ theo quyết định của người có thẩm quyền.
Nếu đơn vị sự nghiệp
công lập quản lý viên chức gây ra thiệt hại bị giải thể, sáp nhập thì cơ quan,
tổ chức, đơn vị kế thừa đơn vị bị giải thể, sáp nhập có trách nhiệm tiếp tục
thu tiền bồi thường, hoàn trả cho đến khi thu đủ theo quyết định của người có
thẩm quyền.
Trường hợp viên chức
gây ra thiệt hại bị phạt tù mà không được hưởng án treo thì cơ quan thi hành án
có trách nhiệm thu tiền bồi thường, hoàn trả theo quyết định của bản án, quyết
định có hiệu lực của Tòa án.
- Trường hợp có từ 02
viên chức trở lên cùng làm mất mát, hư hỏng hoặc gây thiệt hại đến tài sản của
đơn vị sự nghiệp công lập hoặc gây thiệt hại cho người khác mà đơn vị sự nghiệp
công lập phải bồi thường thì các viên chức đó đều phải liên đới chịu trách
nhiệm bồi thường, hoàn trả trên cơ sở mức độ thiệt hại tài sản thực tế và mức
độ lỗi của mỗi người.
- Tài sản bị mất mát,
hư hỏng, thiệt hại do lỗi cố ý của viên chức thì viên chức phải bồi thường,
hoàn trả toàn bộ giá trị thiệt hại gây ra. Nếu tài sản bị mất mát, hư hỏng,
thiệt hại do lỗi vô ý của viên chức thì căn cứ vào từng trường hợp cụ thể người
đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập quyết định mức và phương thức bồi thường,
hoàn trả.
- Trường hợp viên chức
ngay sau khi gây ra thiệt hại có đơn xin tự nguyện bồi thường, hoàn trả thiệt
hại và được người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập có thẩm quyền đồng ý bằng
văn bản về mức, phương thức và thời hạn bồi thường, hoàn trả thì không phải
thành lập Hội đồng xử lý trách nhiệm bồi thường theo quy định tại Điều 27 hoặc Hội đồng xử lý trách nhiệm hoàn trả theo quy định
tại Điều 32 Nghị định số 27/2012/NĐ-CP quy định về xử lý kỷ
luật viên chức và trách nhiệm bồi thường, hoàn trả của viên chức.
- Trường hợp thiệt hại
xảy ra do nguyên nhân bất khả kháng thì viên chức liên quan không phải chịu
trách nhiệm bồi thường, hoàn trả.
d. Trách nhiệm hình sự
- Viên chức bị Tòa án
kết án phạt tù mà không được hưởng án treo hoặc bị Tòa án kết án về hành vi
tham nhũng thì bị buộc thôi việc, kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có
hiệu lực pháp luật.
- Viên chức quản lý bị
Tòa án tuyên phạm tội thì đương nhiên thôi giữ chức vụ quản lý, kể từ ngày bản
án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật.
2. Văn hóa công sở
2.1. Khái niệm, đặc điểm
và vai trò của văn hóa công sở
2.1.1. Khái niệm
Công sở - là nơi cán
bộ, công chức, viên chức làm việc, để thực hiện các nghĩa vụ và quyền được nhà
nước giao phó. Do vậy, công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để
mọi người tuân thủ, thực hiện, tạo nên sự thống nhất trong công việc, trong ý
chí và hành động. Nói đến công sở là nói đến văn minh công sở, là nói đến nếp
sống, đến ý thức và bản lĩnh sống của cán bộ, công chức, viên chức. Công sở là
nơi tập thể cán bộ, công chức, viên chức cùng lao động, suy nghĩ để hoàn thành
chức năng, công việc được giao. Do vậy, yêu cầu quan trọng nhất đặt ra đối với
mỗi thành viên trong tập thể ấy là lòng tự trọng, ý thức tự giác, phục tùng kỷ luật,
tôn trọng lẫn nhau để sao cho mỗi cá nhân phát huy hết được năng lực sáng tạo,
tính độc lập, tự chủ trong công việc, giúp cho công việc cơ quan đạt chất lượng
cao nhất. Công sở là một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy nhà
nước. Vì vậy khái niệm về văn hóa công sở được hiểu là:
“Văn hóa công sở là một
hệ thống các chuẩn mực, quy tắc, giá trị được hình thành trong quá trình hoạt
động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của cán bộ, công chức,
viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và
hiệu quả hoạt động của công sở”.
Xây dựng văn hóa công
sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương và dân chủ, đòi hỏi
các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như cán bộ, công chức, viên chức nói chung và
các lưu trữ viên của cơ quan nói riêng nghiêm túc thực hiện và chuyển từ bắt
buộc sang tự giác thực hiện.
2.1.2. Đặc điểm
Văn hóa công sở là tổng
hợp của hệ thống các giá trị vật chất và tinh thần, là thành quả trí tuệ sáng
tạo của con người, thể hiện bản chất nhà nước và bản sắc dân tộc của mỗi quốc
gia trong mỗi giai đoạn lịch sử. Chính vì vậy văn hóa công sở có những đặc
trưng sau:
- Tính hệ thống: Văn
hóa công sở có tính tổ chức nhà nước và tổ chức xã hội;
- Tính giá trị: Văn hóa
có giá trị thẩm mỹ, bởi nó giúp mỗi người luôn vươn tới cái hay, cái đẹp. Với
giá trị đạo đức, văn hóa sẽ điều chỉnh hành vi của con người. Đặc trưng này làm
cho văn hóa công sở có tính điều chỉnh xã hội, cộng đồng;
- Tính nhân sinh: Văn
hóa do con người tạo ra vì vậy nó mang tính nhân sinh;
- Tính lịch sử: Văn hóa
công sở là sản phẩm của một quá trình, được tích lũy trong một thời gian dài,
từ thời kỳ này sang thời kỳ khác.
Từ những đặc trưng
trên, văn hóa công sở mang những bản chất cơ bản như:
- Mức độ tự quản cá
nhân là trách nhiệm, mức độ độc lập và cơ hội mà các cá nhân trong công sở đó
có được để thực hiện sự sáng tạo của mình;
- Tính chính quy là mức
độ áp dụng quy chế, điều lệ, nội quy để kiểm soát hành vi của các cá nhân trong
công sở;
- Sự hỗ trợ của cấp
trên, sự nhiệt tình quan tâm của người quản lý trong việc giúp đỡ cấp dưới của
mình;
- Sự hòa đồng là mức độ
gắn bó giữa các thành viên với công sở, mức độ gắn bó này phản ánh sự gắn bó và
thống nhất về mục tiêu và lợi ích của cá nhân với mục tiêu lợi ích của công sở;
- Hệ thống các chuẩn
mực và giá trị, nội dung của các tiêu chuẩn đánh giá, khen thưởng, kỷ luật,
hình thức và mức độ thực hiện;
- Khả năng chịu đựng
các xung đột nội bộ và xung đột với bên ngoài, là mức độ các xung đột tồn tại
trong các mối quan hệ cá nhân, các nhóm hoặc các bộ phận cũng như thái độ,
thiện ý, sự trung thực, cởi mở, …
- Khả năng chịu đựng
rủi ro, là mức độ mà các thành viên được khuyến khích sáng tạo, dám nghĩ, dám
làm và chấp nhận may rủi;
- Hình ảnh bên ngoài
của công sở, là sự trang trọng, uy nghi, lịch sự, bề thế hay thiếu trang trọng,
không lịch sự...
2.1.3. Vai trò
Những giá trị văn hóa
công sở có tác dụng điều chỉnh hành vi của con người trong cơ quan nhà nước
theo một quy chuẩn nhất định và quy chuẩn ấy luôn được nhiều người ủng hộ. Vì
vậy, với tư cách là một sản phẩm độc đáo của trình độ xã hội loài người, văn
hóa công sở có những tác động nhất định và thể hiện vai trò quan trọng của mình
trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước.
- Thứ nhất: Văn hóa là
một yếu tố góp phần vào xây dựng môi trường làm việc tích cực, ổn định, hiệu
quả, thống nhất, hợp tác
Đối với mỗi cơ quan đơn
vị, khi thực hiện công việc của mình đều hướng đến những giá trị nhất định, về mục
tiêu hoạt động. Nói đến văn hóa công sở là nói đến việc phát huy những năng lực
bản chất cán bộ nhân viên trong công sở. Hình ảnh tốt hay xấu nơi công sở đều
có thể nhận thấy qua con người, nhất là những cán bộ nhân viên đang giữ vị trí
chức danh quan trọng trong cơ quan, kể cả các lưu trữ viên. Xây dựng được một
nền văn hóa công sở sẽ góp phần xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ
cương dân chủ nhờ đó góp phần tạo ra sự đoàn kết cao, chống lại sự lệch lạc,
quan liêu, hách dịch, cơ hội, tạo ra được niềm tin của cán bộ công chức đối với
cơ quan, nhân dân với cán bộ hành chính, góp phần nâng cao vai trò của công sở
và hiệu quả hoạt động công sở cao hơn.
Tuy nhiên, sự ổn định
có thể là một trong những điểm hạn chế để các cơ quan tiến hành đổi mới, cải
cách hoạt động quản lý. Hoạt động văn phòng nói riêng và hoạt động của các cơ
quan nói chung không thể lúc nào cũng nhất nhất bất biến, đặc biệt trước những
biến động hiện nay. Khi môi trường xung quanh có sự biến đổi, điều này sẽ kéo
theo sự biến đổi của môi trường làm việc. Và lúc này những tư tưởng đổi mới
chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng bởi sự ổn định của mỗi công sở.
- Thứ hai: Xây dựng tác
phong làm việc chuyên nghiệp
* Sự tự giác trong hoạt
động của cán bộ công chức trong việc tuân theo quy chế, điều lệ sẽ giúp công sở
phát triển, công sở này sẽ vượt lên khác hơn, phát triển hơn so với công sở
khác. Khi làm việc trong một công sở mà mọi người đều có tinh thần tự quản,
tính tự giác của cán bộ công chức làm việc tại công sở thì sẽ đảm bảo cho sự
hoạt động của công sở nghiêm minh, hiệu quả. Tạo ra tinh thần đoàn kết tương
trợ, tin cậy lẫn nhau; tạo ra mức độ bầu không khí tập thể cởi mở, giúp cho cán
bộ công chức trong công sở làm việc hiệu quả cao, góp phần đưa công sở phát
triển hơn nữa.
* Ở những công sở kiểu
văn hóa vai trò được đề cao thì cần khuyến khích vai trò cá nhân trong điều
hành công việc để phát huy hết năng lực cán bộ trên cương vị đã giao phó, để họ
hăng say sản xuất nhằm đưa công sở phát triển nhanh đạt được mục tiêu của tổ
chức công sở.
* Ở những công sở xây
dựng theo kiểu văn hóa quyền lực sẽ giúp công sở có khả năng vận động nhanh,
phản ứng kịp thời trước những biến đổi của môi trường bên ngoài, giúp công sở
phát triển tạo ra tính bền vững cho công sở, thực hiện mục tiêu của mình. Như
vậy, văn hóa công sở có vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức và hoạt động
của công sở, vì với một công sở mà vấn đề văn hóa được đề cao thì kéo theo đó
là việc vận dụng các yếu tố văn hóa trong việc thúc đẩy mọi hoạt động của công
sở như có hệ thống khuyến khích thi đua khen thưởng, tạo ra bầu không khí làm
việc thoải mái, sẽ kích thích mọi người hăng say làm việc. Xây dựng đổi mới các
nền văn hóa trong công sở, giúp công sở ngày càng phát triển bền vững,nhanh
chóng, hiệu quả cao, giúp công sở đạt được mục tiêu của cơ quan mình.
- Thứ ba: Xây dựng
thương hiệu của cơ quan tổ chức.
Chính những yếu tố của
văn hóa công sở tạo ra nét đặc trưng trong phong thái của mỗi cơ quan tổ chức,
giúp phân biệt cơ quan này với cơ quan khác. Phong thái này dễ nhận biết và là
niềm tự hào của mỗi thành viên trong cơ quan đó. Tổng hợp các yếu tố: thương
hiệu, cách giao tiếp ứng xử, gắn kết các thành viên, tạo động lực làm việc, môi
trường làm việc chuyên nghiệp. Văn hóa công sở sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động
và tạo sự khác biệt cho mỗi cơ quan tổ chức. Tóm lại, văn hóa công sở có tác
động to lớn đối với đời sống con người nói chung, tổ chức và hoạt động của công
sở nói riêng.
Do đó, Nhà nước cần
phải xây dựng và phát triển một nền văn hóa công sở vững mạnh.
- Thứ tư: Văn hóa công
sở là nền tảng để các nhân viên phấn đấu vì một mục đích chung. Văn hóa suy cho
cùng luôn hướng tới cái chân - thiện - mỹ. Và một trong cái đích cuối cùng mà
văn hóa hướng tới đó là đạt được mục tiêu của tổ chức. Cách thức đạt được mục
tiêu, tức cách thức làm việc như nào, văn hóa cũng là một kênh truyền tải. Như
vậy, ngay từ khi gia nhập vào cơ quan, các nhân viên mới đã phải tìm hiểu và
thâm nhập vào những giá trị văn hóa của tổ chức. Đồng thời, họ cũng phải tìm
hiểu về mục tiêu của tổ chức, trong quá trình làm việc và cống hiến, họ cũng
phải phấn đấu vì mục đích chung đó. Văn hóa công sở chính là con đường ngắn
nhất để truyền đạt mục tiêu hay giá trị của tổ chức tới các cán bộ, nhân viên.
Tóm lại, văn hóa công
sở có tác động to lớn đối với đời sống con người nói chung, tổ chức và hoạt
động của công sở nói riêng. Do đó, Nhà nước cần phải xây dựng và phát triển một
nền văn hóa công sở vững mạnh.
2.2. Các yếu tố cấu
thành văn hóa công sở
2.2.1. Các yếu tố bên
ngoài
2.2.1.1. Quy định chung
của Đảng, nhà nước
Nhà nước ta đã ban hành
nhiều văn bản quy định việc xây dựng hoạt động văn hóa công sở. Một số văn bản
đã được ban hành:
1. Luật Tiếp công dân được Quốc hội CHXHCNVN khóa XIII,
kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 25 tháng 11 năm 2013. Luật tiếp công dân với nội dung: Quy định
trách nhiệm tiếp công dân, quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo,
kiến nghị, phản ánh; việc tổ chức hoạt động tiếp công dân tại trụ sở tiếp dân,
địa điểm tiếp công dân của cơ quan, tổ chức, đơn vị và điều kiện bảo đảm cho
hoạt động tiếp công dân. Trong đó quy định cụ thể việc tiếp công dân tại các cơ
quan cấp trung ương, địa phương tại các cơ quan hành chính nhà nước.
2. Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 2/8/2007 ban hành Quy chế
VHCS tại các cơ quan hành chính nhà nước. Quy chế này gồm 3 chương và 16 điều.
Một số quy định điển hình trong Quyết định 129/2007/QĐ-TTg
như sau:
- Các quy định về trụ
sở làm việc:
+ Bài trí công sở: Cơ
quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng
Việt và địa chỉ của cơ quan (Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất cách thể hiện biển
tên cơ quan). Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông
của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không
thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.
+ Phòng làm việc: Phòng
làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chức danh cán bộ, công
chức, viên chức; việc sắp xếp bài trí phòng làm việc phải đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp,
khoa học, hợp lý; không lập bàn thờ, thắp hương, không đun nấu trong phòng làm
việc
+ Quốc huy được treo
trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc tòa nhà chính. Kích cỡ Quốc huy phải
phù hợp với không gian treo.Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng. Quốc kỳ
được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc tòa nhà chính. Quốc kỳ phải đúng
tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến
pháp quy định. Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước
ngoài và lễ tang tuân theo quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước
ngoài, tổ chức lễ tang.
- Các quy định về văn hóa,
giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức:
+ Cán bộ, công chức,
viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải
làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật;
+ Trong giao tiếp và
ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn
ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt;
+ Giao tiếp và ứng xử
với nhân dân: phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng,
cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc;
+ Cán bộ, công chức,
viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà
khi thực hiện nhiệm vụ;
+ Giao tiếp và ứng xử
với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác;
+ Khi giao tiếp qua
điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi
công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện
thoại đột ngột.
Ngoài ra, Chính phủ còn
ban hành một số quy định sau:
- Nghị định 64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 về việc hướng dẫn Luật tiếp công dân 2013, có hiệu lực ngày 15/8/2014.
- Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 quy định về tổ
chức ngày kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh
hiệu thi đua, nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài.
2.2.1.2. Các mối quan
hệ của cơ quan
Văn hóa công sở có sự
kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa từ bên trong và bên ngoài
công sở, cơ quan hay tổ chức, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong một chừng
mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự đối lập
có tính bản thể của các công sở nói riêng. Đó là một trong những yếu tố cấu
thành nên văn hóa của mỗi công sở.
2.2.1.3. Các đối tượng
phục vụ của cơ quan
Công sở là nơi công dân,
các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp trong ngành… đến liên hệ, công tác. Vì
vậy, cán bộ, viên chức làm việc ở đây cần có những ứng xử văn minh, thanh lịch
trong giao tiếp. Đặc biệt là những cán bộ, viên chức làm công tác văn thư;
những người thư ký làm việc ở văn phòng Ủy ban nhân dân, văn phòng các Bộ hoặc
các công ty lớn thì thường xuyên phải giao tiếp với nhiều đối tượng trong và
ngoài cơ quan. Mỗi đối tượng đến giao dịch thường có những yêu cầu, mục đích và
tâm trạng khác nhau. Kết quả công việc lại không phải lúc nào cũng đúng như điều
họ muốn, dễ dẫn đến những tình trạng căng thẳng trong giao tiếp, thái độ phục
vụ cán bộ không đúng… Vì vậy, đối tượng phục vụ của cơ quan cũng là một trong
những yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở của cơ quan đó.
Để phục vụ tốt các đối
tượng đến liên hệ công tác với cơ quan yêu cầu đầu tiên là: Mỗi cán bộ, viên
chức phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan,
công sở mình để thực hiện tốt phần nhiệm vụ của bản thân cũng như của cơ quan.
Thứ hai là phải có tính cởi mở, quảng giao và kỹ năng giao tiếp tốt để phục vụ
các đối tượng đến liên hệ. Thứ ba là phải có khả năng kiềm chế cảm xúc trong
giao tiếp. Thực hiện được ba yêu cầu trên thì mỗi cán bộ, viên chức sẽ tạo được
ấn tượng tốt với các đối tượng đến liên hệ công tác, mang lại hiệu quả cao
trong công việc và góp phần xây dựng văn hóa công sở cho cơ quan mình.
2.2.2. Các yếu tố bên
trong
2.2.2.1. Yếu tố con người
Con người là nhân tố
quyết định văn hóa công sở, quyết định sự thành bại cũng như dấu ấn ghi lại của
công sở trong suốt quá trình tổ chức đó hoạt động, thông qua: Cách giao tiếp
ứng xử, việc thực hiện các nội quy, quy chế … Ví dụ: Một cán bộ văn thư có thái
độ giao tiếp tốt với các đối tượng đến liên hệ công tác, một người thư ký làm
việc ở văn phòng Ủy ban nhân dân tiếp đón người dân đến giải quyết các thủ tục
hành chính rất nhiệt tình, chu đáo, một lưu trữ viên nhiệt tình trong việc giúp
cán bộ của các phòng ban chuyên môn tìm tài liệu … sẽ tạo ấn tượng tốt và góp phần
vào việc hình thành văn hóa công sở của cơ quan.
Văn hóa công sở của cơ
quan, tổ chức phụ thuộc vào khả năng nhận thức, năng lực tổ chức, điều hành
hoạt động công sở của nhân sự giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý. Nếu người lãnh đạo
nhận thức rõ sự cần thiết, tầm quan trọng của việc xây dựng văn hóa công sở, có
sự quan tâm và nỗ lực cần thiết cho việc xây dựng và phát triển văn hóa công sở
trong cơ quan, đơn vị mình, đồng thời có năng lực tổ chức, điều hành hoạt động
công sở bảo đảm sự đoàn kết, dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động… thì văn hóa
công sở sẽ không ngừng được tăng cường và đảm bảo thực hiện. Ngược lại, nếu
người lãnh đạo quan liêu, cửa quyền, tổ chức điều hành mất dân chủ, không được
cấp dưới ủng hộ, gây mất đoàn kết trong cơ quan thì không thể phát huy tác dụng
của văn hóa công sở, làm ảnh hưởng tới kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị. Do đó, cần đề cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn
vị trong việc xây dựng, nâng cao văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính
hiện nay.
Bên cạnh đó, văn hóa nơi
công sở là nơi thể hiện đạo đức, phẩm chất, trình độ văn hóa của mỗi người của
mỗi cán bộ, công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ, nên yếu tố con
người được coi là yếu tố quyết định đến việc hình thành, xây dựng văn hóa của
mỗi công sở.
2.2.2.2. Nội quy, quy
chế làm việc của cơ quan
Trong công sở, việc ban
hành nội quy, quy chế là nhằm cụ thể hóa những nhiệm vụ quyền hạn của các cơ
quan ban hành, chứ không phải tự định ra những nhiệm vụ quyền hạn mới, nghĩa là
phải bao gồm những quy định nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn nói
trên và nêu rõ quy tắc tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đối với người
làm cán bộ công tác văn thư lưu trữ thì nội quy, quy chế được thể hiện rõ qua
việc tổ chức sử dụng và giải quyết văn bản đi và đến kịp thời đúng địa điểm thời
gian. Cách thức xử lý đảm bảo đúng nguyên tắc, quy trình ban hành văn bản.
Vai trò của nội quy,
quy chế đối với việc xây dựng văn hóa công sở:
- Quy định việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, do vậy nó ảnh
hưởng trực tiếp đến việc phát triển của chính cơ quan đó.
- Nội quy, quy chế sẽ
xác định cách thức, nguyên tắc, chế độ, thủ tục hành chính, quy trình... trong
giải quyết công việc nội bộ cũng như những công việc bên ngoài cơ quan.
- Nội quy, quy chế giúp
nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc
- Quy chế giúp cụ thể hóa
quy định của pháp luật đảm bảo những qui định đó được thực hiện một cách nghiêm túc trong công
sở
- Là công cụ đảm bảo
tính dân chủ, góp phần làm giảm hoặc ngăn chặn biểu hiện của bệnh quan liêu cửa
quyền.
Yêu cầu xây dựng nội
quy, quy chế công sở trong cơ quan:
- Đầy đủ về mặt nội
dung;
- Ban hành đúng thể thức;
- Có giá trị pháp lý;
- Có tính khả thi.
2.2.2.3. Chế độ chính
sách
Chế độ chính sách có
vai trò đối với việc xây dựng văn hóa công sở được thể hiện như sau:
- Đảm bảo tính thống
nhất trong hoạt động công sở.
- Khi ban hành các chế
độ chính sách thì các các bộ, nhân viên trong công sở phải nghiêm túc thực hiện
và chấp hành nghiêm chỉnh góp phần vào việc thực hiện mục tiêu chung.
- Hệ thống chế độ chính
sách là một trong những công cụ kiểm tra giám sát đội ngũ cán bộ, nhân viên
trong công sở nhằm điều chỉnh, định hướng các hoạt động công sở.
- Hệ thống chính sách
tạo sự công bằng, khách quan góp phần thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức.
- Động viên, khích lệ
đội ngũ nhân sự: Bảo đảm khen thưởng nghiêm túc, khách quan, kịp thời và
công khai hóa, đúng người, đúng thành tích…tạo điều kiện kích thích cán bộ công
chức, viên chức đạt hiệu quả công việc cao, từ đó thấy gắn bó với cơ quan, công
sở.
- Xây dựng và phát
triển thương hiệu: Thể hiện qua những yếu tố: đồng phục; cách giao tiếp, ứng xử,
môi trường làm việc, slogan …
2.2.2.4. Môi trường làm
việc
- Khi xây dựng môi
trường làm việc cần đảm bảo các nguyên tắc: kinh tế, thuận tiện, thẩm mỹ, phong
thủy …giúp người cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tiết kiệm thời gian, nâng
cao hiệu quả và chất lượng công việc.
2.3. Xây dựng văn hóa công
sở
Công sở là một tổ chức
thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo
văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản
lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao.
Công sở là nơi thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, với các cơ quan hữu quan,
đồng cấp và cấp trên. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại nơi công sở chỉ
đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc và giao tiếp, yếu tố quan trọng
hơn cả chính là yếu tố con người. Khái niệm xây dựng văn hóa công sở được hiểu
như sau:
“Xây dựng văn hóa công
sở là xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo
những nội quy, quy định chung nhưng không mất đi tính dân chủ”
Trong môi trường làm
việc năng động và chuyên nghiệp như hiện nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra
phương pháp giúp làm việc nhanh hơn và đạt hiệu quả cao hơn thì việc xây dựng
giá trị riêng của bản thân thông qua việc hình thành những thói quen, lề lối
làm việc, phong cách ứng xử cùng hành vi văn minh, lịch sự chốn công sở là điều
hết sức quan trọng.
2.3.1. Yêu cầu cần
thiết để xây dựng văn hóa công sở
Nhu cầu cần thiết của
việc xây dựng và nâng cao văn hóa công sở chính là xuất phát từ chính vai trò
của văn hóa công sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy hành
chính mà ở đó văn hóa công sở là một bộ phận cấu thành. Công tác văn thư lưu
trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động văn phòng, người cán bộ văn
thư lưu trữ chính là bộ mặt của văn phòng trong khâu xử lý sắp xếp lưu trữ các
tài liệu hợp lý vì vậy văn hóa đóng vai trò to lớn trong việc xây dựng nề nếp
làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ. Nó đòi hỏi các thành viên trong công
sở phải quan tâm đến hiệu quả công việc chung của công sở, giúp cho mỗi cán bộ
công chức tự nhìn lại mình, đánh giá mình, chống lại những biểu hiện thiếu văn
hóa như tham ô, móc ngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, cơ hội. Bên cạnh đó
yếu tố văn hóa còn giúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôn trọng ý thức
kỷ luật, danh dự của công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp
chung của cơ quan, đơn vị.
Thấy rõ được vai trò
trên của văn hóa công sở, Ngày 02/8/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết
định số 129/2007/QĐ-TTg, quy định về việc
thực hiện văn hóa công sở trong cơ quan hành chính Nhà nước. Không thể phủ nhận
những chuyển biến tích cực sau một thời gian thực hiện quyết định này:
- Đầu tiên là những
biểu hiện thiếu văn hóa trong việc thiết lập hệ thống mục tiêu cá nhân trong
công sở. Nếu mục tiêu chung của công sở là hoàn thành một cách tốt nhất chức
năng, nhiệm vụ được giao, thì mục tiêu riêng của từng cán bộ, công chức rất
phong phú và đa dạng. Đặc biệt đối với người cán bộ làm công tác văn thư lưu
trữ cho thấy cán bộ, công chức không quan tâm đến sứ mệnh của tổ chức mình đang
phục vụ.
- Thời gian gần đây
trong công tác tổ chức và giải quyết văn bản có một bộ phận không nhỏ cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước tỏ ra thờ ơ, vô cảm trước nguyện vọng của công dân,
tiếp và giải quyết các thủ tục hành chính cho công dân một cách thiếu nhiệt
tình. Đây là một biểu hiện kém văn hóa của những người thực thi pháp luật.
- Đã có nhiều văn bản
cấm hút thuốc, sử dụng chất có cồn trong giờ làm việc, nhưng thực tế còn tồn tại rất nhiều
hạn chế. Có cán bộ, công chức từng tuyên bố: “Thà bỏ việc chứ không bỏ thuốc
lá!” … Sử dụng chất có cồn trong giờ làm việc là một vấn đề phổ biến hiện nay ở
các công sở. Thật ra không nhiều người muốn như vậy, nhưng việc trao đổi thông
tin, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp là nhiệm vụ thường
xuyên, đi liền với đó là quan hệ giao tiếp thông qua tách trà, ly rượu, đã tiếp
khách thì thường là phải có rượu, bia, vì “phi tửu bất thành lễ”, nếu không thì e không phải
đạo, không hiếu khách, mà đã tiếp khách thì cả chủ và khách đều phải vui vẻ,
nhiệt thành, tạo nên không gian văn hóa ẩm thực rất đa dạng và chứa đựng nhiều
cảm xúc. Nếu việc giao lưu ẩm thực ở mức độ vừa phải thì không sao, song thực
tế thường hay quá đà, đây đã làm mất thời gian, tổn hại sức khỏe và gây lãng
phí tiền bạc của tập thể, cá nhân.
- Lãng phí là một biểu
hiện thiếu văn hóa hiện nay ở một số công sở. Lãng phí thời gian làm việc: Buôn
chuyện tại công sở, làm việc riêng trong giờ hành chính hoặc trong thời gian đi
công tác. Lãng phí nguồn lực công như: Tiền điện thoại, tiền điện, vật tư văn
phòng...
- Đối với các cán bộ
văn thư thường xuyên phải giao tiếp với các đối tượng đến từ nhiều đơn vị trong
và ngoài cơ quan thì vẫn tồn tại tình trạng: Giải quyết các thủ tục hành chính
chưa nhiệt tình, hiệu quả; thái độ giao tiếp với khách đến liên hệ công tác còn
chưa đúng mực; chưa thực hiện đúng các quy định về chuyên môn như: lập hồ sơ
hiện hành, nộp lưu hồ sơ theo đúng thời gian quy định...
Từ những thực tế còn
tồn tại như trên, đặt ra một yêu cầu cấp thiết về việc xây dựng văn hóa công sở
cho mỗi cơ quan, đơn vị. Để xây dựng tốt văn hóa công sở yêu cầu trước hết phải
đặt ra cho chính bản thân mỗi cán bộ, viên chức (dù giữ vị trí lãnh đạo, quản
lý trong cơ quan hay chỉ là nhân viên hành chính, văn thư, lưu trữ...) thì đều
phải nâng cao tinh thần trách nhiệm, coi chính mình là một trong những yếu tố
cấu thành nên văn hóa công sở; thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của
bản thân, đảm bảo thực hiện tốt các quy định, quy chế của cơ quan, đơn vị mình.
2.3.2. Nội dung xây
dựng văn hóa công sở
2.3.2.1. Những nguyên
tắc xây dựng văn hóa công sở
- Phù hợp với truyền
thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;
- Phù hợp với định
hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại
theo chủ trương chung của nhà nước;
- Phù hợp với các quy
định của pháp luật và quy định, quy chế của mỗi cơ quan, công sở.
2.3.2.2. Mục đích xây
dựng văn hóa công sở
- Bảo đảm tính trang
nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan;
- Xây dựng phong cách
ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ,
hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất
đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
2.3.2.3. Nội dung xây
dựng văn hóa công sở
- Một là, xây dựng hệ
giá trị chuẩn.
Xây dựng hệ giá trị
chuẩn về “Văn hóa công sở” là yêu cầu trước tiên. Hệ thống giá trị này được thể
hiện thông qua các quy định, quy chế, các văn bản quy định khác của mỗi cơ
quan, công sở. Nó vừa là căn cứ để mỗi cán bộ, viên chức tham chiếu những hành
động, lời nói, trang phục, cách giao tiếp ứng xử trong môi trường công sở, vừa
là công cụ để các nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát việc thực thi văn hóa công sở
trong mỗi cơ quan. Ví dụ: Mỗi cơ quan cần ban hành quy chế văn hóa công sở, quy
chế ra - vào cơ quan, quy chế thường trực; các phòng ban chuyên môn cần ban
hành quy chế, quy định riêng cho phòng ban mình: Quy định phòng đọc (dành cho
thư viện); quy định mượn tài liệu (dành cho phòng lưu trữ)...
- Hai là, xây dựng bầu
không khí làm việc.
Xây dựng và gìn giữ bầu
không khí làm việc nơi công sở là một trong những điều quan trọng hiện nay để
người cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ không cảm thấy nhàm chán và thiếu
nhiệt huyết.
- Ba là, xây dựng phong
cách ứng xử chuẩn mực.
Căn cứ theo Quyết định
số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ
v/v ban hành Quy chế văn hóa công sở, yêu cầu các nhà quản lý, các nhân viên
phải thực hiện tốt những nội dung cơ bản sau để hình thành phong cách ứng xử
chuẩn mực, góp phần xây dựng văn hóa công sở:
- Trang phục: Cán bộ,
công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, phải đeo thẻ trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ. Trong những trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể,
các cuộc tiếp khách nước ngoài cần sử dụng lễ phục.
- Giao tiếp và ứng xử:
Cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao
tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.
+ Giao tiếp và ứng xử
với nhân dân: Cần nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ
thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc. Không được có thái độ
hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
+ Giao tiếp và ứng xử
với đồng nghiệp: Những cán bộ văn thư - lưu trữ trong giao tiếp và ứng xử với
đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
+ Giao tiếp qua điện
thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng
tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung
công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
- Trong bài trí công
sở: Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ
bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan. Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực
để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc.
Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc
- Phòng làm việc: Phòng
làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chức danh cán bộ, công chức,
viên chức; việc sắp xếp bài trí phòng làm việc phải đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp,
khoa học, hợp lý; không lập bàn thờ, thắp hương, không đun nấu trong phòng làm
việc. Đặc biệt đối với các phòng ban chuyên môn đặc thù phải đáp ứng các điều
kiện cơ sở vật chất để tăng hiệu quả công việc. Ví dụ: Đối với các phòng lưu
trữ tài liệu phải đảm bảo các cơ sở vật chất tốt để tăng tuổi thọ của tài liệu.
- Bốn là tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật
và tài chính cho việc xây dựng văn hóa công sở trong các cơ quan. Căn cứ vào
tình hình thực tế của cơ quan, cần dự kiến kinh phí và đầu tư trang bị về cơ sở
vật chất tại công sở, chẳng hạn như mô hình một cửa hiện nay đã tạo cho công sở
có một phong cách chuyên nghiệp, ngăn nắp, hiện đại, phải chú ý đến yếu tố thẩm
mỹ, tránh tư tưởng phô trương tại phòng làm việc; hay trang bị về trang phục,
lễ phục cho cán bộ, viên chức nhằm tạo ra thương hiệu riêng cho từng công sở;.
+ Lắp đặt hệ thống
camera tự động đối với những bộ phận thường xuyên tiếp xúc với nhân dân như:
Phòng công chứng, khai và nộp thuế, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại,
tố cáo của công dân, bộ phận tiếp dân, bộ phận văn thư… Trên cơ sở các tiêu chí
về văn hóa công sở đã quy định như: Phải tươi cười, niềm nở khi tiếp dân, phải
hướng dẫn tận tình, trách nhiệm khi có công dân đến liên hệ công việc, trang
phục trong khi thực thi công vụ, các hành vi gây phiền hà, tiêu cực đòi hối lộ.
Kịp thời phát hiện, tiến hành lập biên bản và áp dụng các biện pháp xử lý nếu
phát hiện sai
phạm.
+ Xây dựng tiêu chí và
định mức khen thưởng, kỷ luật bằng vật chất trong quá trình thực hiện văn hóa công
sở.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ, Thông tư
số 12/2012/TT-BNV quy định về chức danh nghề nghiệp và thay đổi chức
danh nghề nghiệp đối với viên chức.
2. Bộ Nội vụ, Thông tư
số 14/2012/TT-BNV ngày 18/12/2012 hướng dẫn
thực hiện nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012
của Chính phủ quy định về vị trí việc làm trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
3. Bộ Nội vụ, Thông tư
số 15/2012/TT-BNV hướng dẫn về tuyển dụng, ký
kết hợp đồng làm việc và đền bù chi phí đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức.
4. Bộ Nội vụ, Thông tư
số 16/2012/TT-BNV về việc ban hành quy chế
thi tuyển, xét tuyển viên chức; quy chế thăng hạng chức danh nghề nghiệp đối
với viên chức và nội quy kỳ thi tuyển, thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp đối
với viên chức.
5. Bộ Nội vụ, Thông tư
số 13/2014/TT-BNV về việc Quy định mã số và
tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.
6. Bộ Nội vụ, Quyết
định số 916/QĐ-BNV năm 2016 ban hành quy tắc
ứng xử, đạo đức nghề nghiệp đối
với viên chức ngành lưu trữ.
7. Chính phủ, Nghị định
số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 quy định về
vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập.
8. Chính phủ, Nghị định
64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 về việc hướng
dẫn Luật
tiếp công dân 2013.
9. Chính phủ, Nghị định
số 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 quy định
về tổ chức ngày kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng,
danh hiệu thi đua, nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài.
10. Coral & Brain
Works, “Phong cách làm việc nơi công sở”, Nxb Phụ nữ, H 2010
11. Lam Điền, Đề án
nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ. http://www.congbao.hochiminhcity.gov.vn/tin-tuc-tong- hop/%C4%91e-an-nang-cao-nang-luc-%C4%91oi-ngu-can-bo-cong-chuc-vien-chuc-
lam-cong-tac-van-thu-luu-tru
12. Trần Hoàng, “Văn
hóa ứng xử ở công sở”, Nxb CTQG, H 2004
13. Vũ Gia Hiền, “Văn
hóa giao tiếp trong quản lý hành chính công”, Nxb Lao động, H 2009
14. ThS. Nguyễn Tiến
Hiệp - Học viện Hành chính quốc gia, “Những yếu tố tác động đến đạo đức công vụ
ở nước ta hiện nay”, http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/31992/những
yếu tố tác động đến đạo
đức công
vụ hiện nay.
15. Trần Nghị, Viện
Khoa học Tổ chức nhà nước, chuyên đề “Đánh giá tình hình thực hiện phân cấp
tuyển dụng viên chức ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hiện nay” Hà
Nội, 12/2015.
16. Quốc hội, Luật Viên chức năm 2010
17. Lam Triều, Thuật
đối nhân xử thế nơi công sở, Văn hóa Thông tin, H 2004
18. Nguyễn Văn Thâm, “Tổ
chức điều hành hoạt động của các công sở”, Nxb CTQG, H 2003
19. Trần Thị Thơi, Viện
Khoa học nhà nước, Bộ Nội vụ: “Một số quan điểm và giải pháp xây dựng tiêu
chuẩn chức danh nghề nghiệp của viên chức trong bối cảnh hiện nay”. http://isos.gov.vn/Thongtinchitiet/tabid/84/ArticleId/972/language/vi-VN/M-t-s-quan-di-m-va-gi-i-phap-xay-d-ng-tieu-chu-n-ch-c-danh-ngh-nghi-p-c-a-
vien-ch-c-trong-b-i-c-nh-h.aspx
20. Viện nghiên cứu lập
pháp, “Chế độ hợp đồng trong Luật Viên chức”
21. Trần Quốc Vượng và
cộng sự, “Cơ sở văn hóa Việt Nam”, Nxb Giáo dục, H 2009
22. Thủ tướng Chính
phủ, Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 ban hành Quy chế văn
hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
23. Thủ tướng Chính
phủ, Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg về việc
ban hành quy chế thực hiện “một cửa” tại cơ quan hành chính ở địa phương.
CÂU
HỎI ÔN TẬP
1. Phân tích vị trí,
vai trò của viên chức hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ. Liên hệ thực tiễn tại
cơ quan, đơn vị nơi anh/chị đang công tác.
2. Phân biệt trách
nhiệm pháp lý của viên chức với cán bộ, công chức.
3. Trình bày nghĩa vụ
và quyền lợi của viên chức theo quy định của pháp luật hiện hành.
4. Phân biệt tuyển dụng
giữa viên chức với công chức.
5. Phân tích thực trạng
và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của viên chức lưu trữ làm
việc tại các Bộ, ngành, địa phương.
6. Tại cơ quan anh /chị
công tác người
cán bộ làm
công tác văn thư lưu trữ áp dụng nội quy của văn hóa công sở như thế nào?
7. Vai trò của văn hóa
công sở trong các cơ quan tổ chức.
8. Tìm hiểu những loại
hình văn hóa công sở. Liên hệ với thực tiễn tại cơ quan anh/chị đang công tác
9. Tìm hiểu Quyết định
số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ
ban hành Quy chế văn hóa công sở và việc áp dụng quy chế vào trong hoạt động
công sở tại cơ quan anh/ chị.
10. Những cách thức
nhằm xây dựng văn hóa công sở hiện nay. Liên hệ thực tế với cơ quan anh /chị
công tác.
Chuyên
đề 5
TIÊU CHUẨN CHỨC DANH LƯU TRỮ VIÊN VÀ ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP
1. Một số vấn
đề cơ bản
1.1. Phân hạng chức
danh nghề nghiệp viên chức ngành lưu trữ
Trước đây, các Bộ,
ngành, địa phương đã thực hiện việc sử dụng, tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, bồi
dưỡng, nâng bậc lương và chuyển ngạch cho công chức ngành Lưu trữ theo quy định
tại Quyết định số 420/TCCP-VC ngày 29 tháng 5
năm 1993 của Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc ban
hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành Lưu trữ và Quyết định số 78/2004/QĐ-BNV ngày 03 tháng 11 năm 2004 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ ban hành danh mục các ngạch công chức và các ngạch viên chức.
Theo đó, các ngạch công chức, viên chức ngành Lưu trữ bao gồm: Lưu trữ viên cao
cấp, Lưu trữ viên chính, Lưu trữ viên, Lưu trữ viên trung cấp, Kỹ thuật viên
lưu trữ.
Ngày 31 tháng 10 năm
2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 13/2014/TT-BNV
quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu
trữ). Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2014. Việc ban hành
Thông tư có ý nghĩa quan trọng nhằm nâng cao chất lượng công chức, viên chức
ngành Lưu trữ đáp ứng yêu cầu triển khai Luật Lưu
trữ và phù hợp với quy định của Luật Viên
chức và nội dung Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức” được
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt theo Quyết định số 1557/QĐ-TTg
ngày 18 tháng
10 năm
2012. Đối tượng áp dụng của Thông tư gồm viên chức chuyên ngành lưu trữ làm
việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Các đơn vị sự nghiệp thuộc tổ chức
chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,
đơn vị sự nghiệp thuộc đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị sự nghiệp thuộc công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu được áp dụng các
quy định tại Thông tư để tuyển dụng, sử dụng và quản lý người làm công tác lưu
trữ.
Như vậy, so với các quy
định trước đây về chức danh nghề nghiệp lưu trữ viên, điểm mới của Thông tư số 13/2014/TT-BNV là đưa ra quy định về việc sử
dụng “chức danh nghề nghiệp” của viên chức thay thế cho việc sử dụng “ngạch”,
bên cạnh đó, không còn chức danh Lưu trữ viên cao cấp. Như vậy, chức danh nghề
nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ được phân thành 3 hạng: Lưu trữ viên
chính (hạng II, mã số: V.01.02.01), Lưu trữ viên (hạng III, mã số: V.01.02.02),
Lưu trữ viên trung cấp (hạng IV, mã số: V.01.02.03).
1.1.1. Lưu trữ viên
chính (hạng II)
Lưu trữ viên chính
(hạng II) có nhiệm vụ chủ trì việc biên soạn, xây dựng các chế độ, quy định, kế
hoạch, tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ; Chủ trì tổ chức việc sưu tầm, thu
thập, bổ sung tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử, chỉnh lý, xác định giá
trị, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống
công cụ tra cứu theo quy định;
Lưu trữ viên chính phải
đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng, bao gồm: Tốt nghiệp đại học
chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác
thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp chuyên ngành lưu
trữ; Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 3; Có chứng chỉ tin học với trình độ
đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản.
Đối với viên chức dự
thi hoặc xét thăng hạng lưu trữ viên chính thì phải là người đã chủ trì, tham
gia ít nhất 1 (một) đề tài, đề án nghiên cứu, công trình khoa học cấp bộ,
ngành, tỉnh (hoặc chủ trì ít nhất 1 (một) đề tài, đề án nghiên cứu, công trình
khoa học cấp cơ sở) được cấp có thẩm quyền nghiệm thu và đánh giá đạt yêu cầu;
hoặc là tác giả của ít nhất 3 (ba) bài báo khoa học được công bố trên tạp chí
chuyên ngành; hoặc có ít nhất 1 (một) sáng kiến được áp dụng có hiệu quả vào
công tác lưu trữ được cơ quan có thẩm quyền công nhận;
Viên chức thăng hạng từ
chức danh lưu trữ viên (hạng III) lên chức danh lưu trữ viên chính (hạng II)
phải có thời gian công tác giữ chức danh lưu trữ viên (hạng III) tối thiểu đủ 9
(chín) năm; trong đó, đã tốt nghiệp đại học trước khi thi hoặc xét thăng hạng
từ đủ 3 (ba) năm trở lên.
1.1.2. Lưu trữ viên
(hạng III)
Lưu trữ viên phải đáp
ứng tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng gồm: Tốt nghiệp từ cao đẳng
chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác
thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên ngành lưu
trữ; Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2; Có chứng chỉ tin học với trình độ
đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản.
Đối với viên chức dự
thi hoặc xét thăng hạng lưu trữ viên thì phải tham gia nghiên cứu ít nhất 1
(một) đề tài, đề án, công trình khoa học cấp cơ sở trở lên được cấp có thẩm
quyền nghiệm thu và đánh giá đạt yêu cầu;
Viên chức thăng hạng từ
chức danh lưu trữ viên trung cấp (hạng IV) lên chức danh lưu trữ viên (hạng
III) phải có thời gian công tác giữ chức danh lưu trữ viên trung cấp (hạng IV)
tối thiểu từ đủ 3 (ba) năm trở lên.
1.1.3. Lưu trữ viên
trung cấp (hạng IV)
Nhiệm vụ của Lưu trữ
viên trung cấp bao gồm:
a) Tham gia xây dựng chương
trình, kế hoạch về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
b) Thực hiện các nhiệm
vụ phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở
những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hiện hành;
c) Thực hiện việc tu
bổ, phục chế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn;
d) Tham gia xây dựng
các loại công cụ tra tìm khác của tài liệu theo thực tế nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức;
đ) Thực hiện thống kê
tài liệu lưu trữ theo quy trình nghiệp vụ và theo quy định của pháp luật hiện
hành;
e) Thực hiện các nhiệm
vụ khác do thủ trưởng cơ quan, đơn vị giao.
1.2. Thay đổi chức danh
nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ
1.2.1. Xét chuyển chức
danh nghề nghiệp
Việc xét chuyển từ chức
danh nghề nghiệp chuyên ngành lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu chung theo quy
định tại Thông tư số 12/2012/TT-BNV ngày 18
tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ quy định về chức danh nghề nghiệp và thay đổi
chức danh nghề nghiệp đối với viên chức. Điều 6 Thông tư số 12/2012/TT-BNV
nêu rõ: Việc xét chuyển từ chức danh nghề nghiệp này sang chức danh nghề nghiệp
khác cùng hạng đối với viên chức phải bảo đảm các điều kiện như: Viên chức được
bố trí sang vị trí việc làm mới có yêu cầu chức danh nghề nghiệp chuyên ngành
khác cùng hạng với chức danh nghề nghiệp đang đảm nhiệm; Viên chức đáp ứng đúng
tiêu chuẩn của chức danh nghề nghiệp mới.
Việc xét chuyển sang chức
danh nghề nghiệp khác cùng hạng đối với viên chức được tiến hành như sau: Người
đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập tổ chức xem xét các văn bằng, chứng chỉ đào
tạo, bồi dưỡng của viên chức; kiểm tra, sát hạch về hiểu biết, về chuyên môn,
nghiệp vụ và các yêu cầu khác theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp tương ứng
với vị trí việc làm mới bằng hình thức phỏng vấn hoặc thực hành;
Nếu viên chức đáp ứng
đủ tiêu chuẩn của chức danh nghề nghiệp tương ứng với vị trí việc làm mới thì
người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập ra quyết định bổ nhiệm theo thẩm quyền
hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức bổ nhiệm vào chức danh
nghề nghiệp mới. Khi xét chuyển sang chức danh nghề nghiệp khác cùng hạng không
kết hợp nâng bậc lương đối với viên chức.
Như vậy, nếu viên chức
đang giữ chức danh nghề nghiệp khác muốn xét chuyển vào chức danh nghề nghiệp
lưu trữ hoặc viên chức đang giữ chức danh nghề nghiệp lưu trữ muốn xét chuyển
vào chức danh nghề nghiệp khác phải đáp ứng các điều kiện tại quy định nêu
trên.
1.2.2. Thăng hạng chức
danh nghề nghiệp
Việc thăng hạng chức
danh nghề nghiệp viên chức có thể thực hiện thông qua một trong hai hình thức:
Thi hoặc xét thăng hạng.
Viên chức được đăng ký
dự thi hoặc dự xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp khi đảm bảo đủ các tiêu
chuẩn, điều kiện sau:
- Đơn vị sự nghiệp công
lập có nhu cầu;
- Hoàn thành tốt nhiệm
vụ trong thời gian công tác 03 năm liên tục gần nhất; có phẩm chất và đạo đức
nghề nghiệp; không trong thời gian thi hành kỷ luật hoặc đã có thông báo về
việc xem xét kỷ luật của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền;
- Có đủ trình độ đào
tạo, bồi dưỡng và năng lực chuyên môn nghiệp vụ của chức danh nghề nghiệp ở
hạng cao hơn hạng hiện giữ trong cùng ngành, lĩnh vực;
- Đáp ứng các yêu cầu
khác do Bộ quản lý viên chức chuyên ngành quy định.
2. Tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp Lưu trữ viên
2.1. Tiêu chuẩn về
trình độ đào tạo, bồi dưỡng
Tiêu chuẩn về trình độ
đào tạo, bồi dưỡng của Lưu trữ viên gồm:
- Tốt nghiệp từ cao
đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành
khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên ngành
lưu trữ:
- Có chứng chỉ ngoại
ngữ trình độ bậc 2 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo
quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT
ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Khung năng lực
ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam;
- Có chứng chỉ tin học
với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định
tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11
tháng 3 năm 2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử
dụng công nghệ thông tin.
2.2. Tiêu chuẩn về năng
lực chuyên môn, nghiệp vụ
Tiêu chuẩn về năng lực
chuyên môn, nghiệp vụ của lưu trữ viên bao gồm:
a) Nắm vững và thực
hiện đúng đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và
các chế độ, quy định của ngành, của cơ quan, tổ chức về công tác lưu trữ. Nắm
được lý thuyết, lịch sử và yêu cầu hoạt động của ngành lưu trữ, các quy trình
nghiệp vụ, các chế độ, quy định về công tác lưu trữ;
b) Nắm vững kiến thức
các môn khoa học có liên quan đến yêu cầu của hoạt động lưu trữ;
c) Nắm vững và thực
hiện đúng các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục trong hoạt động lưu
trữ;
d) Nắm được những vấn
đề cơ bản về tổ chức lao động khoa học trong hoạt động quản lý lưu trữ và có năng lực tổ chức
thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ;
đ) Có kỹ năng và phương
pháp nghiên cứu, tổng hợp, đề xuất cải tiến nghiệp vụ lưu trữ;
e) Có năng lực hướng
dẫn, kiểm tra và phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp để triển khai thực hiện
nhiệm vụ;
g) Đối với viên chức dự
thi hoặc xét thăng hạng lưu trữ viên thì phải tham gia nghiên cứu ít nhất 1
(một) đề tài, đề án, công trình khoa học cấp cơ sở trở lên được cấp có thẩm
quyền nghiệm thu và đánh giá đạt yêu cầu;
h) Viên chức thăng hạng
từ chức danh lưu trữ viên trung cấp (hạng IV) lên chức danh lưu trữ viên (hạng
III) phải có thời gian công tác giữ chức danh lưu trữ viên trung cấp (hạng IV)
tối thiểu từ đủ 3 (ba) năm trở lên.
3. Đạo đức nghề nghiệp
của Lưu trữ viên
3.1. Những vấn đề cơ
bản về đạo đức nghề nghiệp
Quan niệm về đạo đức
Trong ngôn ngữ tiếng
Việt, “đạo đức” được giải thích theo nhiều cách khác nhau. Theo quan niệm của
nhóm tác giả Đại từ điển tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên thì đạo đức được
hiểu là “Phép tắc về quan hệ giữa người với người, giữa cá nhân với tập thể,
với xã hội”, “phẩm chất tốt đẹp của con người”. Theo cách giải thích của Đào
Duy Anh thì chữ “đạo đức” được tạo bởi hai thành tố “đạo” và “đức”. “Đạo” có
nghĩa là đường đi, còn “đức” có nghĩa là nguyên lý tự nhiên, được vào lòng
người là đức-cái lý- pháp người ta nên noi theo.
Đạo đức thuộc hình thái
ý thức xã hội, là tập hợp những nguyên tắc, quy tắc nhằm điều chỉnh và đánh giá
cách ứng xử của con người trong quan hệ với nhau, với xã hội, với tự nhiên
trong hiện tại hoặc quá khứ cũng như tương lai chúng được thực hiện bởi niềm
tin cá nhân, bởi truyền thống và sức mạnh của dư luận xã hội[2].
Xét một cách tổng quát,
đạo đức là những tiêu chuẩn, nguyên tắc được xã hội thừa nhận, quy định hành
vi, quan hệ của con người đối với nhau và đối với xã hội.
Đạo đức nghề nghiệp
Con người sống trên đời
cần có đạo đức, mà để sống thì con người cần làm việc, có nghề nghiệp vì thế
bất cứ nghề gì cũng cần đạo đức nghề nghiệp để tạo ra giá trị, lợi ích cho xã
hội, để làm đúng với trách nhiệm của mình. Trong xã hội có bao nhiêu nghề thì
có bấy nhiêu thứ đạo đức nghề nghiệp. Đạo đức nghề nghiệp là đạo đức xã hội
được thể hiện một cách đặc thù, cụ thể trong các hoạt động nghề nghiệp. Với
tính cách là một dạng của đạo đức xã hội, nó có quan hệ chặt chẽ với đạo đức cá
nhân và thể hiện thông qua đạo đức cá nhân.
Luật
Viên chức
nêu khái niệm đạo đức nghề nghiệp như sau:
“Đạo đức nghề nghiệp
là các chuẩn mực về nhận thức và hành vi phù hợp với đặc thù của từng lĩnh vực
hoạt động nghề nghiệp do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định” (Điều 3, Khoản 2, Luật Viên chức).
Bất kỳ nhà nước nào
cũng có những chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp đối với từng chức danh nghề nghiệp
cụ thể. Ngoài những nội dung, chuẩn mực tương tự như nhau, tùy theo đặc điểm văn
hóa, tâm lý, xã hội... mỗi nước có những chuẩn mực đạo đức công vụ riêng. Mặt
khác, do đặc trưng mỗi công việc trong nền công vụ khác nhau, hệ giá trị mà mỗi
nghề nghiệp hướng tới là không giống nhau nên chuẩn mực đạo đức của mỗi nghề sẽ
khác nhau trong những tiêu chí cụ thể hoặc mức độ yêu cầu đối với mỗi chuẩn mực
có thứ bậc ưu tiên khác nhau.
3.2. Bộ tiêu chuẩn đạo
đức dành cho lưu trữ viên do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ban hành
Năm 1996, Hội đồng Lưu
trữ Quốc tế đã ban hành Bộ tiêu chuẩn đạo đức dành cho viên chức ngành lưu trữ
với 10 nội dung nhằm xác lập các tiêu chuẩn cao trong hoạt động nghề nghiệp lưu
trữ, cụ thể:
- Các lưu trữ viên nên
bảo vệ sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và trên cơ sở đó đảm bảo rằng các tài
liệu vẫn tiếp tục là bằng chứng đáng tin cậy của quá khứ.
- Các lưu trữ viên nên
xác định giá trị, lựa chọn và bảo quản các tài liệu lưu trữ trong bối cảnh lịch
sử, pháp lý và hành chính của nó, từ đó vẫn giữ nguyên tắc xuất xứ, bảo quản và
hiểu rõ các mối quan hệ ban đầu của tài liệu.
- Các lưu trữ viên phải
bảo vệ tính xác thực của các tài liệu trong quá trình lưu trữ, bảo quản và sử
dụng.
- Các lưu trữ viên phải
đảm bảo khả năng tiếp cận liên tục và tính dễ hiểu của tài liệu lưu trữ.
- Các lưu trữ viên nên
ghi lại, và nhờ đó có thể chứng minh các hành động của họ trên các tài liệu lưu
trữ.
- Các lưu trữ viên nên
thúc đẩy việc tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách rộng rãi nhất có thể và cung
cấp một dịch vụ công bằng cho tất cả người dùng.
- Các lưu trữ viên nên
tôn trọng quyền truy cập và quyền riêng tư, và hành động trong phạm vi ranh
giới của pháp luật có liên quan.
- Các lưu trữ viên nên
sử dụng sự tin tưởng đặc biệt dành cho mình vì lợi ích chung và tránh sử dụng
vị trí của họ để làm lợi một cách không công bằng cho mình hoặc cho người khác.
- Các lưu trữ viên nên
theo đuổi sở trường chuyên môn bằng cách cập nhật một cách hệ thống và liên tục
kiến thức về lưu trữ của họ, và chia sẻ các kết quả nghiên cứu và kinh nghiệm
của họ.
- Các lưu trữ viên nên
thúc đẩy việc bảo quản và sử dụng di sản tư liệu thế giới, thông qua việc hợp
tác với các thành viên trong và ngoài ngành nghề của họ.
3.3. Tiêu chuẩn đạo đức
nghề nghiệp của lưu trữ viên
Trên cơ sở Luật Lưu trữ và Luật
Viên chức, ngày 20 tháng 4 năm 2016, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 916/QĐ-BNV về việc Ban hành Quy tắc ứng xử,
đạo đức nghề nghiệp đối với viên chức ngành Lưu trữ. Quy tắc này gồm 4 chương
và 14 Điều, áp dụng đối với
viên chức thực hiện công tác lưu trữ trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Các
cơ quan, tổ chức của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp
tỉnh, cấp huyện áp dụng các quy định tại Quy tắc này để quản lý, đánh giá viên
chức thực hiện công tác lưu trữ.
Mục đích của Bộ quy
tắc: Nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của viên chức ngành Lưu trữ trong thi
hành nhiệm vụ, quan hệ xã hội, công tác phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết
kiệm, chống lãng phí; nâng cao tinh thần trách nhiệm trong bảo vệ, bảo quản an
toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị và của nhân dân;
là căn cứ để cơ quan, đơn vị đánh giá phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống
của viên chức, xử lý trách nhiệm khi viên chức vi phạm trong thực hiện nhiệm vụ
và trong quan hệ xã hội.
Các quy định về đạo đức
nghề nghiệp của lưu trữ viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ bao gồm:
a) Có đạo đức, nhân
cách và lối sống lành mạnh, trong sáng của công chức, viên chức theo quan điểm cần,
kiệm, liêm, chính, chí công vô tư;
Những khái niệm như
trung, hiếu, nhân, nghĩa, cần, kiệm, liêm, chính đã có trong Nho giáo nhưng đã
được Chủ tịch Hồ Chí Minh kế thừa, phát huy nâng lên một tầm cao mới. Người coi
đạo đức là nền tảng của cách mạng, cũng như gốc của cây, ngọn nguồn của sông,
của suối; người cách mạng phải có đạo đức cách mạng mới hoàn thành được nhiệm
vụ, sự nghiệp cách mạng. Tháng 3 năm 1947, Người kêu gọi thi đua xây dựng “đời
sống mới là cần, kiệm, liêm, chính”. Sau đó, Người viết tác phẩm “Cần, kiệm,
liêm, chính”, trong đó, Người coi đó là bốn đức tính không thể thiếu, như
trời có bốn mùa, đất có bốn phương. Bốn đức tính này trở thành nền tảng cơ bản
để trở thành một con người có đạo đức, cơ bản đến mức, “thiếu một đức thì không
thành người”. Đây là những đức tính mà bản thân mỗi viên chức lấy đó để điều
chỉnh, soi rọi, thực hiện trong mọi hoạt động.
b) Trung thực, khách
quan trong quá trình thực hiện công việc;
Trung thực là đức tính,
phẩm giá cao quý của con người, là sự đối lập với lừa đảo, dối trá. Tính trung
thực của con người trong đời sống quyết định sự đúng đắn, khách quan trong các
hành vi xử sự của con người. Trong quá trình thực hiện công việc, lưu trữ viên
phải đảm bảo sự thẳng thắn, trung thực, không cho phép sự thiên vị, xung đột lợi ích hoặc
bất cứ ảnh hưởng không hợp lý nào chi phối các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ.
c) Tâm huyết với nghề,
có trách nhiệm với công việc;
Đối với các cơ quan, tổ
chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ
quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là
trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn
bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần
thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy
ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng,
việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn
quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác
văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trọng hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc,
cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết
công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức.
Khi hiểu thực sự về vai
trò của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của xã hội, lưu trữ viên dần
hình thành lòng yêu nghề. Lòng yêu nghề là tình cảm say mê và thái độ sẵn sàng
đi tới cùng với nghề mà mình lựa chọn. Chính nhờ lòng yêu nghề này mà các lưu
trữ viên mới có thể hoàn thành tốt công việc của mình, giải quyết các công việc
một cách thành thạo chuyên nghiệp (Thạo nghề) và đầy trách nhiệm (Có trách
nhiệm với nghề).
d) Đoàn kết, khiêm tốn,
hợp tác chặt chẽ với đồng nghiệp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
Khi thực hiện hoạt động
nghề nghiệp, viên chức hình thành nhiều mối quan hệ với cơ quan, đồng nghiệp.
Quan hệ này được pháp luật điều chỉnh, tùy thuộc vào chức vụ, chức danh do viên
chức đảm nhiệm, đồng thời từ đó cũng hình thành nên tình cảm, thái độ của họ
với nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Người viên chức biết
thiết lập quan hệ với đồng nghiệp trong công việc, biết chia sẻ kinh nghiệm,
hợp tác với đồng nghiệp, không chỉ biết hoàn thành nghĩa vụ của mình mà phải
biết giúp đỡ đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ, có tinh thần, thái độ cầu thị,
biết giúp nhau cùng phát triển, hoàn thiện để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Nếu trong một tập thể mà các thành viên có thành kiến với nhau, dè dặt, đối phó
với nhau, kèn cựa lẫn nhau thì “nó làm cho trống đánh xuôi kèn thổi ngược, nó
làm cho công tác bị tê liệt, hư hỏng”. Tuy nhiên, thân ái, hợp tác ở đây không
phải là bao che khuyết điểm cho đồng nghiệp mà để giúp đỡ nhau cùng tiến bộ và
kiên quyết đấu tranh, ngăn chặn những hành vi vi phạm kỷ luật trong thực hiện
nhiệm vụ và trong cuộc sống.
Đối với cấp dưới, viên
chức lãnh đạo cần hướng dẫn, dẫn dắt cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ, tôn trọng ý
kiến cấp dưới, biết tạo điều kiện cho cấp dưới phát triển trong chức nghiệp.
Đối với cấp trên, nhân viên phải tôn trọng người lãnh đạo quản lý, chấp hành
mọi quyết định hợp pháp của người
lãnh đạo, quản lý, hoàn thành mọi nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước cấp trên.
e) Học tập thường xuyên
nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp, kỹ
năng giao tiếp, ứng xử;
Trong hoạt động nghề
nghiệp, viên chức có quyền và nghĩa thường xuyên học tập nâng cao trình độ, kỹ
năng chuyên môn, nghiệp vụ. Tinh thần cầu tiến, học tập không ngừng là một yêu
cầu đối với mỗi viên chức.
g) Chủ động nghiên cứu,
áp dụng các thành tựu khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư,
lưu trữ.
Xã hội ngày càng phát
triển, nhu cầu về thông tin ngày càng cao. Để thực hiện tốt nhiệm vụ bảo quản
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, lưu trữ viên cần không ngừng nghiên cứu,
sáng tạo, ứng dụng khoa học kỹ thuật trong tiến trình phát triển, hội nhập,
cùng với lưu trữ các nước tiên tiến trên thế giới.
h) Giữ gìn bí mật thông
tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định của cơ quan, tổ
chức, đơn vị.
Thông đạt số 1C-VP ngày
03/01/1946 của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam DCCH về việc gìn giữ
công văn tài liệu đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương
diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất
lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương
trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh
tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu
là một công tác hết sức quan trọng”. Người yêu cầu các Bộ trưởng, ban “chỉ thị
cho nhân viên các sở phải giữ gìn công văn, tài liệu và cấm không được hủy bỏ
các công văn, tài liệu ấy”, “Hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải
gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ”.
Trong hoạt động của bất
kỳ cơ quan, tổ chức nào phải luôn luôn thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước để bảo
vệ những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung
quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế,
khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu
bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước nói
chung. Sản phẩm hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chủ yếu là
văn bản, tài liệu, do đó phần lớn các nội dung thuộc bí mật nhà nước đều được
văn bản hóa, được phản ánh cụ thể trong các văn bản, tài liệu. Do đó, những bí
mật về nội
dung,
thông tin trong văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước nếu được bảo vệ tốt, sẽ là yếu tố quyết định
trong việc thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật nhà nước.
Các nội dung công việc
liên quan đến văn bản, tài liệu như: soạn thảo, ban hành văn bản, vận chuyển,
giao nhận, quản lý, bảo quản, sử dụng văn bản, tài liệu… lại chính là các nội
dung công việc chủ yếu của công tác văn thư, lưu trữ. Nếu công tác văn thư, lưu
trữ được quan tâm, thực hiện đúng quy định sẽ góp phần bảo được bí mật nhà nước
có trong văn bản, tài liệu; ngược lại, nếu các quy định của công tác văn thư,
lưu trữ không được thực hiện đúng thì có thể dẫn đến lộ, lọt, mất thông tin bí
mật nhà nước có trong văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Từ đó cho thấy
viên chức lưu trữ cần tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về văn thư,
lưu trữ nhằm bảo vệ an toàn các nội dung bí mật nhà nước chứa đựng trong văn
bản, tài liệu.
e) Thực hiện thường
xuyên, nghiêm túc việc tự phê bình và phê bình.
Song song với việc hình
thành những giá trị phẩm chất, những thói quen hành vi đạo đức liên quan trực
tiếp tới công việc thuộc lĩnh vực nghề nghiệp của mình, cũng như cán bộ, công
chức các cơ quan Nhà nước khác, lưu trữ viên muốn có đạo đức nghề nghiệp trong
sáng phải luôn phấn đấu tự hoàn thiện mình về mọi mặt, trong đó cần là phải thường
xuyên và tự giác trong việc rèn luyện và tu dưỡng đạo đức, lối sống của mỗi
người, đặc biệt là đẩy mạnh tinh thần tự phê bình và phê bình, đấu tranh với
các hiện tượng sai trái.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Duy Anh: Hán
Việt từ điển, NXB Văn hóa - Thông tin, trang 207.
2. Nguyễn Huy Phòng:
Đạo đức nghề nghiệp trong kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế, Tạp chí Cộng sản,
tháng 3 năm 2013, http://www.tapchicongsan.org.vn/Home/Viet-nam-tren-duong-doi-
moi/2013/22482/Dao-duc-nghe-nghiep-trong-kinh-te-thi-truong-va-hoi-nhap.aspx
3. Phạm Hồng Thái: Pháp
luật về công vụ và đạo đức công vụ, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2013.
4. Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của
Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu
chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ.
5. Hồ Đức Việt, Phạm
Hồng Tung: Chủ tịch Hồ Chí Minh với bài học lịch sử và kinh nghiệm trọng
dụng nhân tài, Hội thảo khoa học Công tác nhân tài ở Việt Nam - Một số vấn đề lý luận
và thực tiễn, Hà Nội, 2011.
6. Nguyễn Như Ý: Đại từ
điển Tiếng Việt, NXB Văn hóa - Thông tin, 1998, trang 595.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Phân biệt
các hạng viên chức chuyên ngành lưu trữ ?
2. Tiêu chuẩn về đạo
đức nghề nghiệp đối với Lưu trữ viên là gì ? Theo anh/chị, tiêu chuẩn nào là
quan trọng nhất ? Vì sao ?
3. Nhận xét về sự tương
đồng trong các tiêu chuẩn về đạo đức nghề nghiệp do Hội đồng Lưu trữ quốc tế
ban hành so với các tiêu chuẩn về đạo đức nghề nghiệp lưu trữ đang được áp dụng
tại Việt Nam?
Chuyên
đề 6
CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1. Những vấn đề
chung về cải cách hành chính nhà nước
1.1. Khái niệm
Trong vài năm trở lại
đây, thuật ngữ cải cách hành chính nhà nước (hay thường nói ngắn gọn là cải
cách hành chính) thường được dùng phổ biến không chỉ trong các diễn đàn học
thuật, mà còn thường xuyên xuất hiện trong phát biểu của lãnh đạo, của ngôn ngữ
báo chí và xã hội. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của cải cách hành chính nhà
nước đang tác động tới mọi mặt của đời sống xã hội ở Việt Nam. Vậy cải cách
hành chính nhà nước là gì?
Trước hết, cần bắt đầu
từ khái niệm: cải cách. Theo từ điển Tiếng Việt: “Cải cách là sửa đổi cái cũ đã
trở thành lạc hậu để cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu của tình hình mới”22.
Theo tác giả Nguyễn
Trần Bạt: “Cải cách là một biện pháp được thực hiện để giải quyết những đòi hỏi
của thực tiễn với mục tiêu rõ ràng, chương trình cụ thể và yêu cầu phải hoàn
tất trong một thời gian nhất định”.23 Cũng theo tác giả, cải cách chỉ được thực hiện
dựa khi có cơ sở dựa trên những phân tích, nghiên cứu, đánh giá thấu đáo về mục
đích, hậu quả. Và phải chấp nhận những hệ quả mà cải cách đem lại.
Cải cách có thể diễn ra
trên lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội và ngay cả lĩnh vực chính trị với những
nội dung, quy mô và mức độ khác nhau. Gắn với lĩnh vực hành chính nhà nước,
không chỉ ở Việt Nam mà các nước trên thế giới cũng đang diễn ra quá trình cải
cách hành chính nhà nước. Thuật ngữ cải cách hành chính nhà nước có thể tiếp
cận ở nhiều góc độ khác nhau. Có thể kể đến một số quan niệm như:
- Cải cách hành chính
là quá trình làm cho bộ máy hành chính phù hợp với yêu cầu phát triển kinh tế -
xã hội, đổi mới hệ thống chính trị bao gồm một hệ thống tổ chức và định chế có
chức năng thực thi quyền hành pháp tức là quản lý công việc hàng ngày của Nhà
nước, bảo đảm tổ chức thực hiện thành công các nhiệm vụ chính trị của Nhà nước24.
- Cải cách hành chính
là quá trình lâu dài và liên tục nhằm nâng cao hiệu suất hành chính, cải tiến
chế độ và phương thức hành chính cũ, xây dựng chế độ và phương thức hành chính
mới trong phạm vi quản lý của hệ thống các cơ quan thực thi quyền hành pháp
cũng như tất cả các hoạt động có ý thức của bộ máy nhà nước25.
Theo quan niệm của Liên
hợp quốc thì cải cách hành chính là những nỗ lực có chủ định nhằm tạo nên những
thay đổi cơ bản trong hệ thống hành chính nhà nước thông qua các cải cách có hệ
thống hoặc thay đổi các phương thức để cải tiến ít nhất một trong những yếu tố
cấu thành hành chính nhà nước: thể chế, cơ cấu tổ chức, nhân sự, tài chính công
và tiến trình quản lý.
Ở Việt Nam, thuật ngữ
cải cách hành chính bắt đầu xuất hiện từ năm 1995, chính thức trong văn kiện
Hội nghị Trung ương 8, khóa VII: Cải cách hành chính là trọng tâm của công cuộc
tiếp tục xây dựng và kiện toàn Nhà nước Cộng hòa XHCN Việt Nam, bao gồm những
cố gắng có chủ định nhằm hoàn thiện thể chế của nền hành chính, cơ cấu tổ chức
và cơ chế vận hành của bộ máy hành chính các cấp, đội ngũ công chức hành chính
để nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu quả hoạt động của hành chính công phục vụ nhân
dân26.
Từ các quan niệm trên,
có thể hiểu: Cải cách hành chính nhà nước là một quá trình thay đổi, hoàn
thiện các yếu tố cấu thành của nền hành chính nhà nước nhằm làm cho hoạt động
của hành chính nhà nước hiệu lực, hiệu quả hơn, phục vụ nhân dân, phục vụ xã
hội tốt hơn.
1.2. Mục đích, vai trò
của cải cách hành chính nhà nước
Nền hành chính nhà nước
là trung tâm của bộ máy nhà nước, là bộ phận năng động nhất tác động trực tiếp
tới các hành vi và các mối quan hệ xã hội. Do đó, mỗi sự thay đổi của hành
chính nhà nước đều tác động trực tiếp hoặc gián tiếp tới các quá trình xã hội.
Và ngược lại, những yêu cầu của đời sống xã hội cũng lại là nhân tố thúc đẩy
tiến trình cải cách hành chính nhà nước. Vì vậy, cải cách hành chính nhà nước
một mặt nhằm mục đích thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội, đáp ứng những yêu
cầu của người dân và xã hội về việc xây dựng một nền hành chính phục vụ. Mặt
khác, cải cách hành chính nhà nước nhằm khắc phục những yếu kém, bất cập trong
nội tại của nền hành chính nhà nước để xây dựng nền hành chính nhà nước hiện
đại, hoạt động hiệu lực, hiệu quả hơn.
Do đó, cải cách hành
chính nhà nước có vai trò quan trọng trên tất cả các phương diện kinh tế, chính
trị, xã hội.
Về mặt kinh tế: Cải
cách hành chính nhà nước có vai trò hỗ trợ, định hướng và tạo thuận lợi cho các
hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi, môi
trường kinh doanh bình đẳng, thông thoáng, nhanh chóng và thuận tiện. Việc đơn
giản hóa các thủ tục hành chính, loại bỏ những giấy phép, điều kiện kinh doanh
không phù hợp, áp dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính
sẽ giúp cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi
phí thực hiện. Do đó, cải cách hành chính nhà nước sẽ góp phần làm cho tăng
trưởng
Về mặt xã hội: Cải cách
hành chính nhà nước theo hướng xây dựng nền hành chính phục vụ, đặt lợi ích
người dân và xã hội lên trên hết sẽ thúc đẩy quá trình dân chủ hóa đời sống xã
hội; xây dựng xã hội dân chủ, văn minh, công khai minh bạch và trách nhiệm giải
trình.
Về mặt chính trị: Cải
cách hành chính nhà nước thúc đẩy cải cách chính trị, tăng uy tín cho đảng cầm quyền
đồng thời mở ra cơ hội cho các đảng chính trị trong việc giám sát, phản biện
các chính sách, pháp luật của Nhà nước đang được dẫn dắt bởi đảng cầm quyền.
2. Xu hướng cải cách
hành chính nhà nước trên thế giới
2.1. Xu hướng cải cách
hành chính ở các nước phát triển
Hiện nay, cải cách hành
chính đều đang diễn ra ở mọi quốc gia. Đi đầu là các quốc gia phát triển. Do
đặc thù của thể chế chính trị, lịch sử, văn hóa, truyền thống và trình độ phát
triển khác nhau mà mức độ, nội dung, phạm vi, cách thức cải cách ở các quốc gia
là khác nhau. Trong đó, xu hướng chuyển đổi sang mô hình Quản lý công mới bắt
đầu từ những năm 80 của thế kỷ XX với các quốc gia đi tiên phong đó là: Anh,
Mỹ, Úc, Thụy Sĩ.... Tiếp nối mô hình này, trong đầu thập niên của thế kỷ XXI,
nền hành chính đang tiếp cận với định hướng cải cách của mô hình Quản trị nhà
nước tốt.
Theo đó, xu hướng cải
cách hành chính nhà nước ở các quốc gia phát triển tập trung vào các nội dung
chủ yếu sau:
Một là: Tăng cường tư
nhân hóa.
Trong điều kiện nguồn
lực tự nhiên ngày càng khan hiếm mà nhu cầu của xã hội ngày càng gia tăng, buộc
các quốc gia phải giải quyết bài toán đáp ứng tối đa nhu cầu của xã hội với hao
phí nguồn lực một cách ít nhất. Vì vậy, hầu hết các quốc gia đều tối đa hóa việc
huy động tư nhân hóa trong các hoạt động của mình theo nguyên tắc những gì xã
hội và tư nhân làm tốt hơn thì giao cho tư nhân và xã hội làm. Nhà nước tập
trung vào việc hoạch định thể chế, chính sách, tạo khuôn khổ pháp luật và cung
cấp những dịch vụ công mang tính thiết yếu, bắt buộc. Từ đó, dẫn đến việc xác
định lại phạm vi những công việc mà nhà nước phải làm, những công việc nào mà
hợp tác công tư cùng làm và những công việc nào có thể giao cho tư nhân triển
khai thực hiện. Điều này cũng kéo theo những sự thay đổi về tổ chức bộ máy các
cơ quan hành chính nhà nước theo hướng tinh giản bộ máy, gọn nhẹ.
Hai là: Chú trọng quản
lý đầu ra thay cho quản lý đầu vào và tiến trình bằng việc tập trung thiết lập
các tiêu chuẩn để kiểm soát kết quả. Vì vậy, các quy trình, thủ tục sẽ được đơn
giản hóa và linh hoạt để thích ứng với sự biến đổi của môi trường và đáp ứng tối đa nhu cầu
đa dạng của các chủ thể trong xã hội. Điều này đồng nghĩa với việc khuyến khích
khả năng sáng tạo cho đối tượng thực thi những cũng đồng thời đòi hỏi nhà quản
lý, bộ máy lãnh đạo phải giỏi và năng động.
Ba là: Đẩy mạnh phân
công, phân cấp, phân quyền cho chính quyền địa phương nhằm tăng tính chủ động,
sáng tạo, phát huy tiềm năng, thế mạnh của địa phương. Chính phủ trung ương có điều
kiện tập trung nguồn lực để giải quyết các công việc quốc gia. Nhiều nước, đang
thiết lập mô hình “tự quản địa phương” với việc trao quyền tự quản, tự quyết
cho địa phương trong khuôn khổ Hiến pháp,
pháp luật. Đi liền với việc trao quyền ”tự quản địa phương” là nâng cao năng
lực của chính quyền địa phương trong việc quyết định và chịu trách nhiệm những
vấn đề đã được phân công, phân cấp, phân quyền.
Bốn là: Cải cách tổ
chức bộ máy hành chính nhà nước theo hướng tinh giản bộ máy, điều chỉnh chức
năng của các cơ quan hành chính nhà nước. Hình thành các nhóm chuyên gia làm
việc theo dự án để tư vấn, hỗ trợ cho các cơ quan hành chính nhà nước, các
chính khách đề xuất và triển khai thực thi các chính sách quản lý.
Năm là: Cải cách chế độ
công vụ công chức nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự làm việc trong khu
vực công có khả năng giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả trong điều kiện
áp lực công việc và đòi hỏi của người dân, xã hội ngày càng gia tăng. Bên cạnh
đó là xu hướng áp dụng các ưu điểm trong quản lý nhân sự của khu vực tư để vận
dụng trong quản lý nhân sự ở khu vực công. Đồng thời chú trọng việc giáo dục
tính liêm chính, đạo đức công vụ và trách nhiệm nghề nghiệp của nhân sự làm
việc trong khu vực công nhằm xây dựng nền hành chính phục vụ.
Sáu là: Cải cách tài
chính công hướng đến chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả. Thay đổi quy trình cấp
phát ngân sách theo biên chế, định mức sang phương thức cấp phát dựa theo chương
trình dự án và kiểm soát chi tiêu công cho hợp lý và hiệu quả.
Bảy là: Hiện đại hóa nền
hành chính, đẩy mạnh việc ứng dụng khoa học công nghệ đặc biệt là lĩnh vực công
nghệ thông tin vào giải quyết các công việc và hoạt động hành chính. Hướng đến
việc cung cấp các dịch vụ công trực tuyến. Xây dựng chính phủ điện tử.
Tám là: Xây dựng nền
hành chính công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình nhằm hướng đến mục
tiêu tạo sự đồng thuận trong xã hội và thúc đẩy sự phát triển xã hội.
2.2. Vận dụng kinh
nghiệm cải cách hành chính nhà nước trên thế giới vào cải cách hành chính nhà
nước ở Việt Nam.
Bất kỳ một cuộc cải
cách nào cũng đều phải được đặt trong một môi trường nhất định. Có cuộc cải cách thành
công ở nước này nhưng lại không thành công ở nước khác do điều kiện kinh tế,
chính trị, văn hóa, xã hội, dân tộc, truyền thống lịch sử mỗi nước là khác nhau. Mặt khác, cải
cách hành chính sẽ tác động mạnh mẽ tới cải cách chính trị, cải cách kinh tế,
cải cách xã hội. Do đó, mỗi bước đi trong tiến trình cải cách hành chính nhà
nước ở Việt Nam cần phải được thực hiện một cách thận trọng có sự vận dụng kinh
nghiệm trong thực tiễn lịch sử của dân tộc và kinh nghiệm cải cách hành chính
của các quốc gia trong khu vực và quốc tế.
Xem xét nội
dung cải cách hành chính ở các quốc gia phát triển, có thể rút ra một số kinh
nghiệm cho công cuộc cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam như sau: Một là:
các quốc gia hiện đại thường lựa chọn một hoặc một số nội dung của các hoạt động
hành chính, một trong các yếu tố cấu thành của nền hành chính để tiến hành cải
cách hành chính cho từng giai đoạn, từng năm. Điều này là hoàn toàn khác so với
Việt Nam khi thường tiến hành cải cách hành chính trải rộng trên tất cả các nội
dung. Điều này, là do các nước phát triển đã thiết lập một nền hành chính hiện
đại, chuyên nghiệp, bảo đảm tính hệ thống. Trong khi nền hành chính Việt Nam vẫn
mang nặng tư duy nền hành chính bao cấp, tính quan liêu, phong kiến vẫn còn ăn
sâu trong nếp nghĩ, cách làm của công chức làm việc trong nền hành chính ấy.
Hai là: Bất kỳ
một nội dung cải cách nào đã được lựa chọn đều có sự chỉ đạo tập trung quyết
liệt, cam kết chính trị và chịu trách nhiệm của cấp hành chính cao nhất. Do đó,
Việt Nam khi xây dựng chương trình CCHC cần phải có sự chỉ đạo quyết liệt, sát
sao từ Chính phủ, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các đầu mối triển khai thực
hiện, đồng thời có kiểm tra, giám sát, đánh giá thực hiện chương trình. Hay nói
khác đi đó là sự cam kết triển khai của lãnh đạo, sự đồng thuận giữa các cấp
triển khai và cam kết thực thi của cấp dưới.
Ba là: Bất kỳ
một cuộc cải cách hành chính nào muốn thành công cũng đều phải xuất phát từ
thực tiễn và phục vụ thực tiễn. Do đó, phải có sự tổng kết, đánh giá thực tiễn.
Và đặc biệt là phải nâng cao nhận thức, làm cho mỗi cán bộ, công chức và ngay
cả người dân, doanh nghiệp phải coi cải cách hành chính nhà nước là một công
việc thường xuyên, gắn liền với nội tại từng vị trí công việc của người cán bộ,
công chức làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước.
Bốn là: Cuộc
cải cách có thành công hay không phụ thuộc vào yếu tố coi người. Do đó phải chú
trọng vào việc nâng cao năng lực thực thi, xây dựng khung năng lực của cán bộ,
công chức trong quá trình thực hiện công việc. Quan tâm bảo đảm thu nhập hợp lý
cho cán bộ, công chức và giáo dục tính liêm chính, đạo đức nghề nghiệp và trách
nhiệm công vụ.
Năm là: Xây
dựng nền hành chính công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình để giám sát
hoạt động của hành chính nhà nước, tạo sự đồng thuận xã hội.
Sáu là: Trong
bối cảnh thế giới phẳng và công dân toàn cầu, thì cần có sự kết hợp giữa khu vực công
và khu vực tư. Khu vực công cần vận dụng và học hỏi các điểm tiến bộ của khu
vực tư để vận hành, quản lí hoạt động của khu vực công.
Bảy là: Các
quốc gia đều thành lập cơ quan chuyên trách tham mưu cho Chính phủ cải cách
hành chính. Vì vậy, Việt Nam cũng cần phải có cơ quan chuyên trách chịu trách nhiệm
chính trong việc xây dựng chương trình cải cách, đôn đốc triển khai và giám sát
thực hiện các nội dung cải cách hành chính nhà nước.
3. Cải cách
hành chính nhà nước ở Việt Nam
3.1. Sự cần
thiết phải cải cách hành chính nhà nước
Một là: Sự phát
triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa
Từ năm 1986,
Việt Nam đánh dấu quá trình đổi mới phát triển chuyển từ nền kinh tế tập trung
quan liêu, bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự
thay đổi, vận hành kinh tế theo kinh tế thị trường đã kéo theo những thay đổi
về tổ chức bộ máy, phương thức làm việc, cách thức can thiệp của nhà nước tới
các chủ thể trong xã hội đặc biệt là các thành phần kinh tế. Theo đó Nhà nước
chuyển từ vai trò là “bà đẻ” sang vai trò là “bà đỡ” của nền kinh tế. Các quy luật
khách quan của kinh tế thị trường được tôn trọng và bảo đảm vận hành theo quy luật
vốn có của nó. Nhà nước tập trung vào việc hoạch định thể chế, chính sách, tạo
ra khung hành lang pháp lý và là trọng tài cho các thành phần kinh tế thực hiện
các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mặt khác, quá
trình phát triển nền kinh tế thị trường buộc các cơ quan nhà nước nói chung,
các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng phải thay đổi tư duy, cách thức và lề
lối làm việc theo phương châm nhanh hơn, chính xác hơn và quản lý theo luật. Do
đó, Nhà nước tập trung vào việc hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường, thiết
lập môi trường pháp lý và giữ vai trò kiến tạo cho sự phát triển.
Hai là: Sự phát
triển của xã hội dân chủ
Trình độ dân
trí, mức độ hiểu biết pháp luật của người dân ngày càng cao, người dân và xã
hội yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước, hoạt động
của cán bộ, công chức. Buộc các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức phải luôn
xác định tinh thần xây dựng nền hành chính phục vụ; thiết lập nền hành chính
công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình để đáp ứng ngày càng tối đa các
nhu cầu hợp pháp, hợp lý của người dân.
Mức độ phát
triển xã hội dân chủ ngày càng cao cũng đặt ra yêu cầu nền hành chính nhà nước
cần phải huy động nhân dân tham gia quản lý và giám sát hoạt động của nền hành
chính. Vì vậy, Nhà nước phải hoàn thiện các thể chế liên quan đến quyền và lợi
ích hợp pháp của người dân; hoàn thiện các quy định của pháp luật về mối quan hệ giữa công
dân với nhà nước. Ví dụ như: Luật về quyền tiếp cận thông tin, luật về trách nhiệm bồi
thường nhà nước, luật về tiếp công dân, luật
khiếu nại, luật tố cáo....
Ba là: Sự phát
triển của khoa học công nghệ đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin làm cho
phương thức thực hiện các công việc hành chính thay đổi. Các cơ quan hành chính
nhà nước, cán bộ, công chức buộc phải nâng cao trình độ tiếp cận khoa học công
nghệ để vận dụng, ứng dụng thành tựu của khoa học công nghệ vào giải quyết các
công việc. Trong đó, hướng tới việc xây dựng chính phủ điện tử, cung cấp các
dịch vụ công trực tuyến để tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp.
Bốn là: Quá
trình toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế. Trong bối cảnh “thế giới phẳng”
và môi trường “công dân toàn cầu” thì toàn cầu hóa là xu hướng khách quan, tất
yếu buộc các quốc gia muốn phát triển phải tham gia và tuân thủ luật chơi chung
của thế giới. Quá trình toàn cầu hóa làm cho các quốc gia có mối quan hệ phụ
thuộc lẫn nhau, trở thành một mắt xích, một khâu trong chuỗi giá trị toàn cầu.
Quá trình này vừa đem lại những thời cơ đồng thời tạo ra những thách thức cho
các quốc gia thành viên.
Do đó, khi tham
gia hội nhập quốc tế, tham gia là thành viên của các tổ chức quốc tế, buộc quốc
gia đó phải thay đổi hệ thống pháp luật quốc gia, cam kết tuân thủ các điều
kiện rằng buộc về mặt pháp lý, chính trị của các tổ chức. Mỗi quốc gia phải có
được đội ngũ cán bộ, công chức hành chính năng động và sáng tạo.
Năm là: Tính
tất yếu của cải cách hành chính nhà nước còn xuất phát từ chính những bất cập,
những yếu kém của nền hành chính nhà nước ở Việt Nam hiện nay. Đó là tổ chức bộ
máy còn cồng kềnh; chưa phân công, phân cấp rõ ràng chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn giữa các cơ quan, các cấp chính quyền. Việc quản lý và sử dụng nguồn tài
chính công còn thiếu chặt chẽ gây thất thoát, lãng phí, tham ô, tham nhũng. Thể
chế còn nhiêu bất cập, thủ tục hành chính rườm rà, gây phiền hà, khó dễ cho
người dân. Năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức chưa đáp ứng được tốt nhu cầu
của người dân và xã hội; đạo đức công vụ, trách nhiệm công vụ xuống cấp, gây
mất lòng tin của người dân và xã hội vào hoạt động của bộ máy công quyền,...
Những yếu kém, bất cập này đặt ra yêu cầu Nhà nước cần phải có những đổi mới,
sửa chữa nhằm chứng minh cho tính ưu việt của nhà nước xã hội chủ nghĩa, làm
cho bộ máy hành chính nhà nước hoạt động hiệu lực, hiệu quả.
Sáu là: Đặt
trong bối cảnh hiện nay, nếu không cải cách hành chính nhà nước sẽ làm tụt hậu
đi sự phát triển của đất nước. Trong điều kiện nguồn lực tự nhiên ngày càng
khan hiếm trong khi nhu cầu của xã hội ngày càng gia tăng theo cấp số nhân. Quá
trình phát triển đòi hỏi phải tối đa hóa nhu cầu của người dân và xã hội với
chi phí nguồn lực thấp nhất. Muốn vậy, cần phải cải cách để huy động chính các
nguồn lực xã hội và trách nhiệm xã hội để cùng chia sẻ và thực hiện các công
việc quản lý xã hội.
Có như vậy mới
tạo ra được một xã hội đồng thuận và phát triển. Xây dựng nền hành chính phục
vụ, công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình.
3.2. Mục tiêu
cải cách hành chính nhà nước
Cải cách hành
chính để hướng tới xây dựng một nền hành chính dân chủ, hoạt động có hiệu lực,
hiệu quả; kiến tạo và phục vụ là một đòi hỏi tất yếu của sự phát triển xã hội
trong giai đoạn hiện nay.
Nối tiếp những
kết quả đã đạt được của công cuộc cải cách hành chính nhà nước từ năm 1986 tới
nay, Việt Nam tiếp tục triển khai chương trình tổng thể cải cách hành chính
giai đoạn 2011 - 2020. Chương trình chỉ rõ 5 mục tiêu phải thực hiện. Đó là:
- Xây dựng,
hoàn thiện hệ thống thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa nhằm
giải phóng lực lượng sản xuất, huy động và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực
cho phát triển đất nước.
- Tạo môi
trường kinh doanh bình đẳng, thông thoáng, thuận lợi, minh bạch nhằm giảm thiểu
chi phí về thời gian và kinh phí của các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh
tế trong việc tuân thủ thủ tục hành chính.
- Xây dựng hệ
thống các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở thông suốt, trong
sạch, vững mạnh, hiện đại, hiệu lực, hiệu quả, tăng tính dân chủ và pháp quyền
trong hoạt động điều hành của Chính phủ và của các cơ quan hành chính nhà nước.
- Bảo đảm thực
hiện trên thực tế quyền dân chủ của nhân dân, bảo vệ quyền con người, gắn quyền
con người với quyền và lợi ích của dân tộc, của đất nước.
- Xây dựng đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức có đủ phẩm chất, năng lực và trình độ, đáp ứng
yêu cầu phục vụ nhân dân và sự phát triển của đất nước.
Chương trình
cũng nêu rõ 3 trọng tâm cải cách hành chính đó là: Cải cách thể chế; xây dựng,
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, chú trọng cải cách
chính sách tiền lương nhằm tạo động lực thực sự để cán bộ, công chức, viên chức
thực thi công vụ có chất lượng và hiệu quả cao; nâng cao chất lượng dịch vụ
hành chính và chất lượng dịch vụ công.
Cụ thể hóa Chương
trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020, Kế hoạch cải
cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020 (ban hành kèm theo Quyết định số
225/QĐ-TTg, ngày 04/02/2016 của Thủ tướng
Chính phủ) tiếp tục chỉ rõ hơn nữa mục tiêu cần phải đạt được đó là:
- Tiếp tục đẩy
mạnh triển khai thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước
giai đoạn 2011 - 2020 theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP
của Chính phủ, đảm bảo hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ cải cách hành chính
nhà nước trong giai đoạn II (2016 - 2020). Trong đó, tập trung thực hiện các
trọng tâm cải cách hành chính giai đoạn 2016 - 2020 là: Cải cách thể chế; xây
dựng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, chú trọng cải
cách chính sách tiền lương nhằm tạo động lực thực sự để cán bộ, công chức, viên
chức thực thi công vụ có chất lượng và hiệu quả cao; nâng cao chất lượng dịch
vụ hành chính và chất lượng dịch vụ công.
- Khắc phục
những tồn tại, hạn chế, bất cập trong quá trình triển khai thực hiện giai đoạn
2011 - 2015 của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước theo Nghị
quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm
2011 của Chính phủ.
- Gắn kết công
tác cải cách hành chính của các bộ, ngành và địa phương; tăng cường trách nhiệm
của các cá nhân, cơ quan, đơn vị và người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước
các cấp trong việc triển khai nhiệm vụ cải cách hành chính. Nâng cao chất
lượng, hiệu quả của cải cách hành chính để phục vụ cho mục tiêu phát triển kinh
tế - xã hội của đất nước đến năm 2020.
Để đạt được các
mục tiêu trên, kế hoạch đặt ra 5 yêu cầu:
Một là, nâng
cao chất lượng toàn diện triển khai cải cách hành chính tại cơ quan hành chính
nhà nước các cấp từ Trung ương tới địa phương đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới.
Hai là, gắn kết
chặt chẽ việc triển khai các nhiệm vụ, đề án, dự án cải cách hành chính; tăng
cường chỉ đạo, phối hợp giữa các bộ, ngành và địa phương trong thực hiện các
nhiệm vụ cải cách hành chính giai đoạn 2016 - 2020, bảo đảm chất lượng, hiệu
quả trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nhóm giải pháp quy định tại Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ.
Ba là, đôn đốc
triển khai có kết quả các nhiệm vụ trọng tâm trong cải cách hành chính giai
đoạn 2016 - 2020, bảo đảm nâng cao năng lực, kỹ năng thực thi công vụ, ý thức
trách nhiệm, đạo đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp; gắn cải cách hành chính với
cải cách lập pháp, tư pháp; cải thiện môi trường đầu tư, kinh doanh.
Bốn là, xác
định rõ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan hành chính nước tại các bộ,
ngành và địa phương trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ cải cách
hành chính.
Năm là, kế thừa
và phát huy những kinh nghiệm tốt trong cải cách hành chính ở trong nước giai
đoạn vừa qua, đồng thời chủ động nghiên cứu kinh nghiệm tiên tiến của các nước
áp dụng phù hợp vào thực tiễn của Việt Nam.
3.3. Nội dung
cải cách hành chính nhà nước
a. Nội dung Chương
trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.
Trên cơ sở tiếp
nối thành công của việc thực hiện Chương trình Tổng thể cải cách hành chính
nhà nước giai đoạn 2001 -2010, Chương trình Tổng thể cải cách hành chính nhà nước
giai đoạn 2011 -2020 xác định 6 nội dung cơ bản của cải cách hành chính nhà
nước là:
Thứ nhất: Cải
cách thể chế hành chính nhà nước
Cải cách thể
chế hành chính nhà nước nhằm tạo ra hệ thống hành lang pháp lý cho hoạt động
hành chính nhà nước đầy đủ, chính xác, rõ ràng. Những nhiệm vụ chủ yếu của cải
cách thể chế hành chính nhà nước bao gồm:
- Xây dựng,
hoàn thiện hệ thống pháp luật trên cơ sở Hiến
pháp năm 1992 được sửa đổi, bổ sung;
- Đổi mới và
nâng cao chất lượng công tác xây dựng pháp luật, trước hết là quy trình xây
dựng, ban hành luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định, thông tư và văn bản quy
phạm pháp luật của chính quyền địa phương nhằm bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp,
tính đồng bộ, cụ thể và khả thi của các văn bản quy phạm pháp luật;
- Tiếp tục xây
dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế, cơ chế, chính sách, trước hết là thể chế
kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm sự công bằng trong phân
phối thành quả của đổi mới, của phát triển kinh tế - xã hội;
- Hoàn thiện
thể chế về sở hữu, trong đó khẳng định rõ sự tồn tại khách quan, lâu dài của
các hình thức sở hữu, trước hết là sở hữu nhà nước, sở hữu tập thể, sở hữu tư
nhân, bảo đảm các quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu khác nhau trong
nền kinh tế; sửa đổi đồng bộ thể chế hiện hành về sở hữu đất đai, phân định rõ
quyền sở hữu đất và quyền sử dụng đất, bảo đảm quyền của người sử dụng đất;
- Tiếp tục đổi
mới thể chế về doanh nghiệp nhà nước mà trọng tâm là xác định rõ vai trò quản
lý của Nhà nước với vai trò chủ sở hữu tài sản, vốn của Nhà nước; tách chức
năng chủ sở hữu tài sản, vốn của Nhà nước với chức năng quản trị kinh doanh của
doanh nghiệp nhà nước; hoàn thiện thể chế về tổ chức và kinh doanh vốn nhà nước;
- Sửa đổi, bổ
sung các quy định của pháp luật về xã hội hóa theo hướng quy định rõ trách
nhiệm của Nhà nước trong việc chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của nhân
dân; khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia cung ứng các dịch vụ trong
môi trường cạnh tranh bình đẳng, lành mạnh;
- Tiếp tục xây
dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế về tổ chức và hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước; sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật
về tổ chức và hoạt động của Chính phủ, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các
cấp;
- Xây dựng,
hoàn thiện quy định của pháp luật về mối quan hệ giữa Nhà nước và nhân dân,
trọng tâm là bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của nhân dân, lấy ý kiến của
nhân dân trước khi quyết định các chủ trương, chính sách quan trọng và về quyền
giám sát của nhân dân đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
Thứ hai: Cải
cách thủ tục hành chính
Cải cách thủ
tục hành chính là một quá trình nhằm khắc phục những hạn chế của hệ thống thủ
tục hiện hành theo hướng đơn giản hóa, minh bạch hóa, công khai hóa, tạo ra sự
chuyển biến căn bản trong quan hệ giải quyết công việc giữa các cơ quan hành
chính nhà nước với tổ chức, công dân.
Cải cách thủ
tục hành chính là điều kiện cần thiết để tăng cường, củng cố mối quan hệ giữa
nhà nước và nhân dân, tăng cường sự tham gia quản lý nhà nước của nhân dân. Cải
cách thủ tục hành chính được coi là khâu đột phá trong cải cách nền hành chính
nhà nước, nghĩa là để tạo sự chuyển biến của toàn bộ hệ thống nền hành chính
quốc gia. Trong đó, cải cách thủ tục hành chính sẽ thúc đẩy toàn bộ hệ thống
hành chính phát triển.
Cải cách thủ
tục hành chính là một đòi hỏi tất yếu của thực tiễn khách quan trong công cuộc
đổi mới. Với vai trò ý nghĩa vô cùng quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta đã xác
định đây là trọng tâm của công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia.
Những nội dung
chủ yếu của cải cách thủ tục hành chính gồm:
- Cắt giảm và
nâng cao chất lượng thủ tục hành chính trong tất cả các lĩnh vực quản lý nhà
nước, nhất là thủ tục hành chính liên quan tới người dân, doanh nghiệp;
- Trong giai
đoạn 2011 - 2015, thực hiện cải cách thủ tục hành chính để tiếp tục cải thiện
môi trường kinh doanh, giải phóng mọi nguồn lực của xã hội và nâng cao năng lực
cạnh tranh quốc gia, bảo đảm điều kiện cho nền kinh tế của đất nước phát triển
nhanh, bền vững. Một số lĩnh vực trọng tâm cần tập trung là: Đầu tư; đất đai;
xây dựng; sở hữu nhà ở; thuế; hải quan; xuất khẩu, nhập khẩu; y tế; giáo dục;
lao động; bảo hiểm; khoa học, công nghệ và một số lĩnh vực khác do Thủ tướng
Chính phủ quyết định theo yêu cầu cải cách trong từng giai đoạn;
- Cải cách thủ
tục hành chính giữa các cơ quan hành chính nhà nước, các ngành, các cấp và
trong nội bộ từng cơ quan hành chính nhà nước;
- Kiểm soát
chặt chẽ việc ban hành mới các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật;
- Công khai,
minh bạch tất cả các thủ tục hành chính bằng các hình thức thiết thực và thích
hợp; thực hiện thống nhất cách tính chi phí mà cá nhân, tổ chức phải bỏ ra khi
giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan hành chính nhà nước; duy trì và cập nhật
cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính;
- Đặt yêu cầu
cải cách thủ tục hành chính ngay trong quá trình xây dựng thể chế, tổng kết
kinh nghiệm thực tiễn và tăng cường đối thoại giữa Nhà nước với doanh nghiệp và
nhân dân; mở rộng dân chủ, phát huy vai trò của các tổ chức và chuyên gia tư
vấn độc lập trong việc xây dựng thể chế, chuẩn mực quốc gia về thủ tục hành
chính;
giảm
mạnh các thủ tục hành chính hiện hành; công khai các chuẩn mực, các quy định
hành chính để nhân dân giám sát việc thực hiện;
- Tiếp nhận, xử
lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quy định hành chính để hỗ
trợ việc nâng cao chất lượng các quy định hành chính và giám sát việc thực hiện
thủ tục hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước các cấp.
Thứ ba: Cải
cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước
Cải cách tổ
chức bộ máy hành chính nhà nước là quá trình thay đổi chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức và phương thức làm việc của tổ chức bộ máy hành chính
nhà nước để hoạt động hiệu lực, hiệu quả hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu phục vụ
nhân dân, phục vụ xã hội của nền hành chính.
Hiện nay, chúng
ta buộc phải cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước bởi các lý do sau: Một
là, chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, vai trò, chức
năng của nhà nước nói chung, của từng cơ quan hành chính nói riêng cần phải có
sự điều chỉnh lại cho phù hợp, từ đó dẫn đến tổ chức bộ máy phải có những thay
đổi cần thiết. Hai là, bản thân tổ chức bộ máy hành chính từ trung ương đến cơ
sở còn nhiều bất cập, cụ thể
là: cồng kềnh, nhiều tầng nấc. Ba là, phương thức làm việc của các cơ
quan hành chính chưa mang lại hiệu quả cao, đòi hỏi phải nghiên cứu cải cách.
Do đó, khi tiến
hành cải cách phải bảo đảm yêu cầu: Bám sát mục tiêu, chương trình tổng thể cải
cách hành chính nhà nước; cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước phải bảo
đảm bộ máy được tinh giản, gọn nhẹ, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và địa vị
pháp lý của từng cơ quan; phải khắc phục được những yếu kém, bất cập trong tổ
chức và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; và phải lấy sự hài lòng
của người dân, doanh nghiệp là tiêu chí đánh giá hiệu quả của việc cải cách.
Theo đó, Chương
trình đã xác định nội dung cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước gồm:
- Tiến hành
tổng rà soát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên
chế hiện có của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân
dân các cấp, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện,
các cơ quan, tổ chức khác thuộc bộ máy hành chính nhà nước ở trung ương và địa
phương (bao gồm cả các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước); trên cơ sở đó điều chỉnh
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức, sắp xếp lại các cơ quan, đơn vị nhằm
khắc phục tình trạng chồng chéo, bỏ trống hoặc trùng lắp về chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn; chuyển giao những công việc mà cơ quan hành chính nhà nước không
nên làm hoặc làm hiệu quả thấp cho xã hội, các tổ chức xã hội, tổ chức phi
chính phủ đảm nhận;
- Tổng kết,
đánh giá mô hình tổ chức và chất lượng hoạt động của chính quyền địa phương
nhằm xác lập mô hình tổ chức phù hợp, bảo đảm phân định đúng chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, sát thực tế, hiệu lực, hiệu quả; xây dựng mô hình chính quyền đô
thị và chính quyền nông thôn phù hợp.
Hoàn thiện cơ
chế phân cấp, bảo đảm quản lý thống nhất về tài nguyên, khoáng sản quốc gia;
quy hoạch và có định hướng phát triển; tăng cường giám sát, kiểm tra, thanh
tra; đồng thời, đề cao vai trò chủ động, tinh thần trách nhiệm, nâng cao năng
lực của từng cấp, từng ngành;
- Tiếp tục đổi
mới phương thức làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; thực hiện thống nhất
và nâng cao chất lượng thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tập trung
tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện; bảo đảm sự hài lòng của cá nhân, tổ chức đối với sự phục vụ
của cơ quan hành chính nhà nước đạt mức trên 80% vào năm 2020;
- Cải cách và
triển khai trên diện rộng cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị sự
nghiệp dịch vụ công; chất lượng dịch vụ công từng bước được nâng cao, nhất là
trong các lĩnh vực giáo dục, y tế; bảo đảm sự hài lòng của cá nhân đối với dịch
vụ do đơn vị sự nghiệp công cung cấp trong các lĩnh vực giáo dục, y tế đạt mức
trên
80%
vào năm 2020.
Thứ tư: Xây
dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
Đội ngũ cán bộ,
công chức có vị trí rường cột trong tổ chức, hoạt động của các cơ quan hành
chính, có vai trò quyết định đến sự phát triển của đất nước, là người trực tiếp
tham gia vào quá trình xây dựng và thực thi luật pháp, quản lý mọi mặt của đời
sống kinh tế - xã hội; tham mưu, hoạch định, tổ chức thực hiện và thanh tra,
kiểm tra việc thực thi các đường lối, chính sách. Vì vậy, đây là một trong
những nội dung được chú trọng nhất trong tiến trình cải cách hành chính ở nước
ta. Những nhiệm vụ chủ yếu đặt ra trong giai đoạn 2011-2020 trong lĩnh vực này
bao gồm:
- Đến năm 2020,
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có số lượng, cơ cấu hợp lý, đủ trình độ và
năng lực thi hành công vụ, phục vụ nhân dân và phục vụ sự nghiệp phát triển của
đất nước;
- Xây dựng đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính
trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy phục vụ nhân dân thông qua
các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp, có hiệu quả;
- Xây dựng, bổ
sung và hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật về chức danh, tiêu chuẩn
nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức, kể cả cán bộ, công chức lãnh đạo,
quản lý;
- Trên cơ sở
xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, xây dựng cơ cấu cán
bộ, công chức, viên chức hợp lý gắn với vị trí việc làm;
- Hoàn thiện
quy định của pháp luật về tuyển dụng, bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp với
trình độ, năng lực, sở trường của công chức, viên chức trúng tuyển; thực hiện
chế độ thi nâng ngạch theo nguyên tắc cạnh tranh; thi tuyển cạnh tranh để bổ
nhiệm vào các vị trí lãnh đạo, quản lý từ cấp vụ trưởng và tương đương (ở trung
ương), giám đốc sở và tương đương (ở địa phương) trở xuống;
- Hoàn thiện
quy định của pháp luật về đánh giá cán bộ, công chức, viên chức trên cơ sở kết
quả thực hiện nhiệm vụ được giao; thực hiện cơ chế loại bỏ, bãi miễn những
người không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm kỷ luật, mất uy tín với nhân dân; quy
định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức tương ứng với
trách nhiệm và có chế tài nghiêm đối với hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm kỷ luật,
vi phạm đạo đức công vụ của cán bộ, công chức, viên chức;
- Đổi mới nội
dung và chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; thực hiện
việc đào tạo, bồi dưỡng theo các hình thức: Hướng dẫn tập sự trong thời gian
tập sự; bồi dưỡng theo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức; đào tạo, bồi
dưỡng theo tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý; bồi dưỡng bắt buộc kiến thức,
kỹ năng tối thiểu trước khi bổ nhiệm và bồi dưỡng hàng năm;
- Tập trung
nguồn lực ưu tiên cho cải cách chính sách tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội và
ưu đãi người có công; đến năm 2020, tiền lương của cán bộ, công chức, viên chức
được cải cách cơ bản, bảo đảm được cuộc sống của cán bộ, công chức, viên chức
và gia đình ở mức trung bình khá trong xã hội.
Sửa đổi, bổ
sung các quy định về chế độ phụ cấp ngoài lương theo ngạch, bậc, theo cấp bậc
chuyên môn, nghiệp vụ và điều kiện làm việc khó khăn, nguy hiểm, độc hại.
Đổi mới quy
định của pháp luật về khen thưởng đối với cán bộ, công chức, viên chức trong
thực thi công vụ và có chế độ tiền thưởng hợp lý đối với cán bộ, công chức,
viên chức hoàn thành xuất sắc công vụ;
- Nâng cao
trách nhiệm, kỷ luật, kỷ cương hành chính và đạo đức công vụ của cán bộ, công
chức, viên chức.
Thứ năm: Cải
cách tài chính công
Cải cách tài
chính công trong tổng thể cải cách hành chính có ý nghĩa quan trọng. Thực tiễn
cho thấy các giải pháp ở các lĩnh vực khác chi có thể được thực hiện tốt nếu
gắn liền với một cơ chế tài chính minh bạch và hiệu quả. Những nhiệm vụ chính
đặt ra đối với cải cách tài chính công giai đoạn 2011-2020 bao gồm:
- Động viên hợp
lý, phân phối và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực cho phát triển kinh tế - xã
hội; tiếp tục hoàn thiện chính sách và hệ thống thuế, các chính sách về thu
nhập, tiền lương, tiền công; thực hiện cân đối ngân sách tích cực, bảo đảm tỷ
lệ
tích
lũy hợp lý cho đầu tư phát triển; dành nguồn lực cho con người, nhất là cải
cách chính sách tiền lương và an sinh xã hội; phấn đấu giảm dần bội chi ngân
sách;
- Tiếp tục đổi
mới cơ chế, chính sách tài chính đối với doanh nghiệp nhà nước, nhất là các tập
đoàn kinh tế và các tổng công ty; quản lý chặt chẽ việc vay và trả nợ nước
ngoài; giữ mức nợ Chính phủ, nợ quốc gia và nợ công trong giới hạn an toàn;
- Đổi mới căn
bản cơ chế sử dụng kinh phí nhà nước và cơ chế xây dựng, triển khai các nhiệm
vụ khoa học, công nghệ theo hướng lấy mục tiêu và hiệu quả ứng dụng là tiêu
chuẩn hàng đầu; chuyển các đơn vị sự nghiệp khoa học, công nghệ sang cơ chế tự
chủ, tự chịu trách nhiệm; phát triển các doanh nghiệp khoa học, công nghệ, các
quỹ đổi mới công nghệ và quỹ đầu tư mạo hiểm; xây dựng đồng bộ chính sách đào
tạo, thu hút, trọng dụng, đãi ngộ xứng đáng nhân tài khoa học và công nghệ;
- Đổi mới cơ
chế phân bổ ngân sách cho cơ quan hành chính nhà nước, tiến tới xóa bỏ chế độ
cấp kinh phí theo số lượng biên chế, thay thế bằng cơ chế cấp ngân sách dựa
trên kết quả và chất lượng hoạt động, hướng vào kiểm soát đầu ra, chất lượng
chi tiêu theo mục tiêu, nhiệm vụ của các cơ quan hành chính nhà nước;
- Nhà nước tăng
đầu tư, đồng thời đẩy mạnh xã hội hóa, huy động toàn xã hội chăm lo phát triển
giáo dục, đào tạo, y tế, dân số - kế hoạch hóa gia đình, thể dục, thể thao.
Đổi mới cơ chế
hoạt động, nhất là cơ chế tài chính của các đơn vị sự nghiệp dịch vụ công; từng
bước thực hiện chính sách điều chỉnh giá dịch vụ sự nghiệp công phù hợp; chú
trọng đổi mới cơ chế tài chính của các cơ sở giáo dục, đào tạo, y tế công lập
theo hướng tự chủ, công khai, minh bạch. Chuẩn hóa chất lượng dịch vụ giáo dục,
đào tạo, y tế; nâng cao chất lượng các cơ sở giáo dục, đào tạo, khám chữa bệnh,
từng bước tiếp cận với tiêu chuẩn khu vực và quốc tế. Đổi mới và hoàn thiện
đồng bộ các chính sách bảo hiểm y tế, khám, chữa bệnh; có lộ trình thực hiện
bảo hiểm y tế toàn dân.
Thứ sáu: Hiện
đại hóa hành chính
Trong bối cảnh
cách mạng khoa học - công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin phát triển mạnh
mẽ hiện nay, nếu không coi trọng việc hiện đại hóa hành chính thì sẽ khiến cho
nền hành chính bị tụt hậu, khó thực hiện được mục tiêu của cải cách hành chính
mà Chính phủ đề ra. Việc ứng dụng các thành tựu khoa học-công nghệ vào hoạt
động hành chính nhà nước không chỉ làm tăng năng suất lao động mà còn góp phần
quan trọng làm thay đổi phương thức làm việc của cán bộ, công chức, hướng tới
một môi trường hành chính hiện đại. Do đó, hiện đại hóa hành chính là một nội
dung cần được coi trọng. Những nhiệm vụ chủ yếu của hiện đại hóa hành chính
trong giai đoạn từ 2010 - 2020 thể hiện trên các mặt sau:
- Hoàn thiện và
đẩy mạnh hoạt động của Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên
Internet. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu
chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới
dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư
điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động
trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước
được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng
truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến
trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng
nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên
nhiều phương tiện khác nhau;
- Ứng dụng công
nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan
hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong
giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính
công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công;
- Công bố danh mục
các dịch vụ hành chính công trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính
phủ trên Internet. Xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao
dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn
giản và cải cách thủ tục hành chính;
- Thực hiện có
hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan hành chính nhà nước;
- Thực hiện
Quyết định số 1441/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10
năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Kế hoạch đầu tư trụ sở cấp
xã, phường bảo đảm yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
quản lý của bộ máy nhà nước;
- Xây dựng trụ
sở cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương hiện đại, tập trung ở những nơi có điều
kiện.
4. Kết luận:
Hoạt động hành
chính nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm trật tự của xã hội,
duy trì sự phát triển xã hội theo định hướng của Nhà nước, qua đó hiện thực hóa
mục tiêu chính trị của Đảng. Chính vì vậy, nâng cao chất lượng hoạt động của bộ
máy hành chính nhà nước là yêu cầu và mong muốn của toàn Đảng, toàn dân. Cải
cách hành chính là một chủ trương, công cuộc có tính đổi mới nhằm nâng cao hiệu
lực, hiệu quả của nhà nước và cải cách hành chính có vai trò to lớn đối với mọi
lĩnh vực của đời sống xã hội.
Công tác cải
cách hành chính trong những năm qua đã đạt được những kết quả tích cực trên các
nội dung của hai Chương trình cải cách hành chính nhà nước. Chẳng hạn, cơ chế
một cửa, một cửa liên thông tại tất các các Sở, ngành, địa phương với sự đầu tư
ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, giải quyết nhanh chóng hồ sơ, thủ tục
tại nhiều lĩnh vực. Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của các cơ quan nhà
nước được đầu tư cơ bản tạo môi trường làm việc lịch sự, nâng cao chất lượng,
hiệu quả công tác. Bộ máy cơ quan hành chính Nhà nước, chính quyền cơ sở của
tỉnh được kịp thời củng cố, sắp xếp kiện toàn để đi vào hoạt động. Chất
lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức các năm qua đã có bước chuyển biến
đáng kể, việc tuyển dụng công chức, viên chức có nhiều đổi mới, phần nào đáp
ứng được yêu cầu của công việc.
Bên cạnh những
kết quả đã đạt được, công tác cải cách hành chính nhà nước còn bộc lộ nhiều hạn
chế. Tại một số cơ quan, đơn vị, việc công bố thủ tục hành chính còn chậm và
công tác niêm yết công khai thủ tục hành chính chưa kịp thời. Tổ chức bộ máy
một số cơ quan, đơn vị, nhất là các đơn vị sự nghiệp còn cồng kềnh, hoạt động
chưa thực sự hiệu quả. Việc đầu tư, ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin trong
hoạt động các cơ quan nhà nước còn nhiều hạn chế, phân tán nhiều đầu mối, thiếu
gắn kết. Nhưng tồn tại lớn nhất hiện nay là người dân chưa thực sự hài lòng với
chất lượng dịch vụ hành chính công tại các cơ quan, đơn vị trong thời gian qua,
nhất là những phản ánh về thái độ của cán bộ, công chức, viên chức; hiện tượng
vòi vĩnh, tiêu cực khi tiếp nhận, thụ lý và giải quyết hồ sơ.
Những hạn chế,
tồn tại nêu trên xuất phát từ một số nguyên nhân: Lãnh đạo một số cơ quan, đơn
vị, địa phương chưa nhận thức đúng đắn về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác
cải cách hành chính để có chỉ đạo quyết liệt, hiệu quả. Chưa thực sự chủ động
nghiên cứu, đề ra các giải pháp đổi mới trong quá trình quản lý nhà nước, còn
ngại khó, duy trì cách làm cũ. Sự phối hợp giữa một số cơ quan, giữa các ngành,
các cấp trong triển khai thực hiện các nội dung cải cách hành chính chưa thực
sự chặt chẽ, hiệu quả. Còn một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chưa đáp
ứng yêu cầu về kỹ năng nghiệp vụ, ý thức pháp luật, tinh thần trách nhiệm, đạo
đức công vụ chưa cao, gây khó khăn, phiền hà cho người dân, doanh nghiệp. Trong
cải cách chế độ công vụ, công chức chưa có giải pháp thiết thực, hiệu quả để
quy trách nhiệm cho người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trong thực hiện nhiệm
vụ, trong quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức. Công tác thanh tra,
kiểm tra chưa phát huy tối đa vai trò trách nhiệm, chậm phát hiện vi phạm,
nhiều trường hợp việc xử lý vi phạm còn mang tính tình thế, cả nể; biện pháp
ngăn chặn các vi phạm của công chức trong thi hành công vụ chưa triệt để. Bên
cạnh đó, việc ban hành các văn bản của Trung ương như nghị định, thông tư đôi
khi còn chậm, chưa đồng bộ thống nhất hoặc chồng chéo khiến cho việc thực hiện
cải cách hành chính chưa đạt được mục tiêu mong muốn.
Cải cách hành
chính là khâu đột phá, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, đòi hỏi sự quyết
tâm, nghiêm túc thực hiện của cả bộ máy nhà nước và sự chung tay của toàn dân, trong
đó, bắt đầu từ sự thay đổi về tư tưởng, nhận thức về cải cách hành chính. Có
như vậy, mới có thể nâng cao được sức cạnh tranh của nền kinh tế, nhanh
chóng thoát khỏi nguy cơ tụt hậu so với trình độ phát triển chung của khu vực
và thế giới, để tạo đà phấn đấu trước năm 2020 nước ta về cơ bản trở thành nước
công nghiệp theo hướng hiện đại.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Trần
Bạt (2005), Cải cách và sự phát triển, Nxb. Hội nhà văn.
2. Bộ Nội vụ
(2013), Tài liệu chương trình bồi dưỡng ngạch chuyên viên.
3. Bộ Nội vụ
(2013), Tài liệu chương trình bồi dưỡng công chức chuyên trách cải cách hành
chính.
4. Chính phủ, Báo
cáo tổng kết thực hiện Chương trình Tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai
đoạn 2001 - 2010 và phương hướng, nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước giai
đoạn 2011 - 2020.
5. Học viện
Hành chính quốc gia (2000), Đề tài Hành chính phát triển và cải cách hành
chính”, Hà Nội.
6. Thủ tướng
Chính phủ, Đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ, công vụ công chức”, ban hành
kèm theo Quyết định 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012
của Thủ tướng Chính phủ.
7. Trung tâm
biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam (1995), Từ điển Bách khoa Việt Nam, Nxb.
Từ điển Bách khoa.
8. Trung tâm Từ
điển học (2007) Từ Điển tiếng Việt, Nxb. Đà Nẵng.
9. Quyết định
số 225/QĐ-TTg, ngày 04/02/2016 của Thủ
tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 -
2020.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Tại sao cải
cách hành chính nhà nước ở nước ta được Đảng và Nhà nước ta xác định là trọng
tâm của cải cách nhà nước theo hướng pháp quyền XHCN?
2. Anh/Chị hãy
phân tích mục đích và vai trò của cải cách hành chính. Liên hệ với thực tiễn
Việt Nam.
3. Anh/Chị hãy
nêu xu hướng cải cách hành chính ở các nước phát triển và rút ra một số kinh
nghiệm vận dụng vào cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam.
4. Theo Anh/Chị,
công cuộc cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam hiện nay đang gặp phải thách
thức nào? Cần làm gì để khắc phục?
Chuyên
đề 7
CHUYÊN ĐỀ BÁO CÁO
THỰC HIỆN PHÁP LUẬT TRONG QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC VỀ LƯU TRỮ
Nội dung báo
cáo tùy thuộc vào vị trí việc làm của học viên. Những gợi ý sau đây chỉ nhằm hỗ
trợ cho quá trình xây dựng và trình bày báo cáo.
1. Một số vấn
đề cơ bản về thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước đối với lĩnh vực lưu
trữ
1.1. Thực hiện
pháp luật
1.1.1. Khái
niệm
- Nêu được các
quan niệm khác nhau về thực hiện pháp luật.
- Lựa chọn quan
niệm mang tính phổ quát, khoa học làm cơ sở chính thức cho việc nghiên cứu các
vấn đề lý luận khác về thực hiện pháp luật.
1.1.2. Các hình
thức thực hiện pháp luật
- Nêu được
những vấn đề lý luận cơ bản về các hình thức thực hiện pháp luật: tuân thủ pháp luật,
sử dụng pháp luật, thi hành pháp luật, áp dụng pháp luật.
- Tìm ra những điểm
khác biệt trong các hình thức thực hiện pháp luật đã nêu.
1.1.3. Các yêu
cầu của việc thực hiện pháp luật
- Việc thực
hiện pháp luật phải bảo đảm nguyên tắc tuân thủ Hiến
pháp và pháp
luật.
- Việc thực
hiện pháp luật phải đặt trong mối quan hệ chặt chẽ với hoạt động xây dựng pháp luật
và bảo vệ pháp luật.
- Việc thực
hiện pháp luật phải đảm bảo nguyên tắc: công dân có quyền làm những điều pháp luật
không cấm; cán bộ, công chức, viên chức chỉ được làm những điều pháp luật cho
phép.
- Thực hiện
pháp luật phải bảo đảm quyền con người, quyền công dân.
- Thực hiện
pháp luật phải phù hợp với các cam kết quốc tế.
1.2. Quản lý
nhà nước về lưu trữ
1.2.1. Khái
niệm
- Nêu khái niệm
quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Phân tích các
yếu tố cấu thành trong khái niệm quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Nêu đặc điểm của
hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ.
1.2.2. Chủ thể,
khách thể quản lý nhà nước về lưu trữ
- Nêu cơ sở
pháp lý về việc ghi nhận chủ thể hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ; quyền
và nghĩa vụ của các chủ thể quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Nêu và phân
tích khách thể quản lý nhà nước về lưu trữ. Trình bày được những đặc trưng cơ
bản của khách thể trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Phân tích, lý
giải mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý nhà nước về lưu trữ để tìm
ra những đặc trưng phải có trong việc lựa chọn nội dung, phương pháp, công cụ
quản lý nhà nước về lưu trữ.
1.2.3. Nội dung
quản lý nhà nước về lưu trữ
- Nêu cơ sở
pháp lý quy định nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Trình bày
được những nội dung cơ bản trong hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ theo
quy định của pháp luật hiện hành.
- So sánh nội
dung quản lý nhà nước về lưu trữ của Việt Nam với một số quốc gia trên thế giới
(nếu có).
1.2.4. Phương
pháp, công cụ quản lý nhà nước về lưu trữ
- Trình bày
khái niệm, nội dung phương pháp, công cụ quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Đánh giá hiệu
quả của các phương pháp, công cụ quản lý nhà nước về lưu trữ ở Việt Nam hiện
nay.
1.3. Vai trò của thực
hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
- Nghiên cứu, tổng hợp
các vai trò của thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ theo quan
điểm của các chủ thể thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Trình bày quan điểm cá
nhân về vai trò của thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
2. Thực trạng hoạt động
thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
2.1. Nghiên cứu các
hình thức thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
- Trên cơ sở các vấn đề
lý luận đã nghiên cứu, chỉ rõ các hình thức thực hiện pháp luật trong quản lý
nhà nước về lưu trữ.
- Tập trung nghiên cứu,
xác định rõ các vấn đề cơ bản sau:
+ Các yếu tố đảm bảo
thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
+ Chủ thể thực hiện
pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
+ Quy trình thực hiện
pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
2.2. Đánh giá về các
hình thức thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
Tập trung đánh giá một
số vấn đề cơ bản đã nghiên cứu ở phần 2.1
- Đánh giá về các yếu
tố bảo đảm thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ:
+ Đánh giá về chất
lượng văn bản pháp luật lưu trữ.
+ Các yếu tố liên quan
đến tổ chức thực hiện pháp luật.
+ Trình độ phát triển
kinh tế, cơ sở hạ tầng.
+ Trình độ văn hóa, ý
thức pháp luật.
+ Nguồn tài chính bảo
đảm thực hiện pháp luật.
- Đánh giá về chủ thể
thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
+ Đánh giá về các quy
định pháp luật có liên quan đến việc ghi nhận, phân định quyền và nghĩa vụ của
các chủ thể thực hiện pháp luật.
+ Đánh giá trình độ
chuyên môn, năng lực, phẩm chất chính trị, đạo đức của đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức thực hiện hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Đánh giá về quy trình
thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
+ Đánh giá hoạt động
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật
lưu trữ.
+ Đánh giá hoạt động
hướng dẫn, giải thích pháp luật lưu trữ.
+ Đánh giá các hoạt
động kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật lưu trữ khi thực hiện các hoạt
động sử dụng, thi hành và áp dụng pháp luật lưu trữ.
+ Tổng kết, đánh giá
hiệu lực, hiệu quả của pháp luật lưu trữ qua quá trình quản lý nhà nước về lưu
trữ.
- Đánh giá hiệu quả của
việc thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ.
2.3. Tìm hiểu nguyên
nhân
- Tìm hiểu và phân tích
các nguyên nhân khách quan.
- Tìm hiểu và phân tích
các nguyên nhân chủ quan.
3. Giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả thực hiện pháp luật trong quản lý nhà nước về lưu trữ
Trên cơ sở những hạn
chế, bất cập và nguyên nhân đã được đánh giá, phân tích làm rõ, học viên có thể
đề xuất các giải pháp theo quan điểm cá nhân theo hai nhóm:
3.1. Nhóm giải pháp
chung
3.2. Nhóm giải pháp cụ
thể trong từng cơ quan, tổ chức chuyên ngành Lưu trữ.
Yêu cầu đối với các
giải pháp:
Giải pháp phải đảm bảo
tính khoa học, tính thực tiễn, tính phù hợp, tình hình mới và tính khả thi.
Phần
2
KIẾN
THỨC, KĨ NĂNG NGHỀ NGHIỆP
Chuyên
đề 8
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÍ
Hoạt động quản lí diễn
ra ở tất cả các cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của mình, các cơ quan, tổ
chức sử dụng văn bản là phương tiện để phục vụ cho hoạt động quản lí. Từ đó,
hình thành nên nhiều hệ thống văn bản khác nhau. Do vậy, nội dung kĩ năng soạn
thảo văn bản quản lí rất rộng, bao gồm: kĩ năng soạn thảo văn bản quản lí nhà
nước, văn bản của Đảng, văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức
kinh tế…Tuy nhiên, với đối tượng bồi dưỡng ngạch lưu trữ viên, trong chuyên đề
này chỉ tập trung trình bày về kĩ năng soạn thảo văn bản quản lí nhà nước.
1. Một số vấn đề chung
về văn bản quản lý nhà nước
1.1. Khái niệm văn bản
và văn bản quản lí nhà nước
1.1.1. Khái niệm văn
bản
Thuật ngữ văn bản có
gốc từ tiếng Latin là “documentum” có nghĩa là sự chứng minh, chứng nhận. Dưới
góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: là vật mang tin
được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định. Khái niệm này từ lâu đã được sử dụng
phổ biến trong giới nghiên cứu về sử học, văn bản học ở nước ta.
Dưới góc độ hành chính
học, văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn: là công văn, giấy tờ hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Theo đó thì các chỉ thị, quyết định, chương
trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên bản, sổ sách, chứng từ, đơn từ… được
hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi là
văn bản.
1.1.2. Khái niệm văn
bản quản lí nhà nước
Văn bản quản lí nhà
nước là những quyết định và thông tin quản lí thành văn, do cơ quan nhà nước
ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật, được đảm bảo thi
hành bằng quyền lực nhà nước.
Văn bản quản lí nhà
nước có đặc điểm:
1. Được ban hành dưới
danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan, là tiếng nói chính thức của một
cơ quan nhà nước - cơ quan công quyền.
2. Văn bản quản lí nhà
nước thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền và mang tính quyền lực đơn phương.
Có thể nói, đây là đặc điểm cơ bản của văn bản quản lí nhà nước.
3. Văn bản quản lí nhà
nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, ngôn ngữ theo quy định của pháp luật
và có thể thức thống nhất do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
1.2. Chức năng của văn
bản quản lí nhà nước
Chức năng của văn bản
quản lí nhà nước là thuộc tính vốn có của văn bản quản lí nhà nước, bắt nguồn
từ chức năng của văn bản nói chung và chức năng đối nội, đối ngoại của nhà
nước, cụ thể như sau:
1.2.1. Chức năng thông
tin
Văn bản được làm ra
trước hết là do nhu cầu giao tiếp của con người, nhằm ghi chép và truyền đạt
thông tin. Vì vậy chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản
nói chung và văn bản quản lí nhà nước nói riêng.
Xét về mặt lịch sử,
việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản chỉ xuất hiện sau
khi loài người sáng tạo ra chữ viết - văn tự. Chữ viết ra đời, văn bản trở
thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội, nó khắc
phục được những hạn chế về không gian và thời gian, có độ chính xác cao so với
việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự
phát triển của xã hội loài người.
Trong văn bản quản lí
nhà nước, thông tin gồm nhiều loại, được phân chia theo nhiều tiêu chí khác
nhau tùy mục tiêu, tính chất và nội dung công việc như theo lĩnh vực quản lí có
thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa - xã hội…; theo thẩm
quyền tạo lập thông tin có thông tin từ trên xuống, thông tin từ dưới lên,
thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ; theo thời điểm của thông tin có thông
tin quá khứ, thông tin hiện hành, thông tin dự báo…
Chức năng thông tin của
văn bản quản lí nhà nước thể hiện qua các mặt sau: Ghi lại và truyền đạt thông
tin quản lí từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lí hay từ cơ quan đến
nhân dân; Giúp các cơ quan thu nhập những thông tin cần cho hoạt động quản lí;
Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt
thông tin khác.
Có thể khẳng định,
không thể đạt được hiệu lực và hiệu quả quản lí nhà nước nếu không có các quyết
định quản lí được xây dựng và ban hành trên cơ sở thu thập, xử lí và truyền đạt
thông tin hiệu quả.
1.2.2. Chức năng pháp
lí
Chức năng pháp lí là
một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lí nhà nước, được thể hiện
ở các mặt sau đây:
- Văn bản quản lí nhà
nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy phạm pháp luật, xác lập quan
hệ về mặt pháp luật tồn tại trong xã hội.
- Văn bản quản lí nhà
nước còn làm bằng chứng pháp lí cho các quyết định quản lí và các thông tin
quản lí khác.
Việc nắm vững chức năng
pháp lí của văn bản quản lí nhà nước có ý nghĩa thiết thực, đòi hỏi việc soạn
thảo và ban hành văn bản phải tuân thủ các quy định, chuẩn mực. Mọi biểu hiện tùy
tiện trong soạn thảo và ban hành văn bản đều có thể làm suy giảm, hạ thấp chức
năng pháp lí, từ đó ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lí của cơ
quan, nhà nước.
1.2.3. Chức năng quản
lí
Nhìn từ góc độ quản lí,
văn bản quản lí nhà nước là phương tiện nhà nước sử dụng để điều hành các hoạt
động của bộ máy nhà nước trong nhiều phạm vi thời gian, không gian theo chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Chức năng này tạo nên vai trò đặc biệt
quan trọng của văn bản quản lí nhà nước trong hoạt động của các cơ quan quản lí
nhà nước.
Trong công tác quản lí,
văn bản được dùng vào nhiều mục đích: Ghi lại và truyền đạt các quyết định quản
lí, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện các quyết định đó, phản ánh tình hình lên
cấp trên, liên hệ, trao đổi với các cơ quan hoặc với cán bộ và công dân về
những vấn đề có liên quan… Trong đó, khâu quan trọng nhất là truyền đạt các
quyết định quản lí, như đề ra các chủ trương, chính sách, các biện pháp công
tác, xây dựng chương trình, kế hoạch… các thông tin này cần văn bản hóa để có
thể truyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác đến các cơ quan, đơn vị hoặc
cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp cho các đối tượng đó thực hiện nội dung
các quyết định được thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Mặt khác, các quyết
định quản lí được văn bản hóa cũng sẽ là căn cứ không thể thiếu để chủ thể ban
hành tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lí những trường
hợp không chấp hành nghiêm chỉnh.
1.2.4. Các chức năng
khác
Ngoài ba chức năng
chính của văn bản quản lí nhà nước đã trình bày trên đây, văn bản quản lí nhà
nước còn có nhiều chức năng khác như chức năng văn hóa - xã hội, chức năng
thống kê,…
Trong thực tế, nói
chung không tồn tại văn bản quản lí nhà nước chỉ có một chức năng mà là đa chức
năng. Sự phân tích theo từng chức năng như trên chỉ nhằm mục đích giúp chúng ta
nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trò của văn bản quản lí nhà nước đối với hoạt
động của một cơ quan nói riêng và của bộ máy nhà nước nói chung, từ đó sử dụng
và phát huy công cụ này nhằm phục vụ hiệu quả công tác quản lí.
1.3. Vai trò của văn
bản quản lí nhà nước
Từ những chức năng nêu
trên, chúng ta thấy vai trò của văn bản quản lí nhà nước được thể hiện như sau:
1.3.1. Văn bản là
phương tiện đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị
Trong hoạt động quản lí
nhà nước, nhu cầu thông tin rất lớn, đa dạng và luôn luôn biến đổi. Nhu cầu này
xác định tùy vào từng công việc, phạm vi hoạt động của từng cơ quan và các yếu
tố khác. Thông tin để đảm bảo cho hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị cần
chính xác, đầy đủ, kịp thời và phải được xử lí. Trong đó, văn bản là hình thức
thông tin chủ yếu và quan trọng để phục vụ hoạt động quản lí của các cơ quan
nhà nước. Các thông tin thường thu thập được trong văn bản bao gồm: Thông tin
về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương
hướng hoạt động lâu dài của cơ quan; Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động
cụ thể của từng cơ quan, tổ chức; Thông tin về phương thức hoạt động, quan hệ
công tác giữa các đơn vị và các cơ quan với nhau; Thông tin về tình hình đối
tượng bị quản lí, về sự biến động của cơ quan, về chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của cơ quan, tổ chức; Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lí.
Đối với mọi cơ quan, tổ
chức, những thông tin đó là quan trọng và cần thiết để mọi cơ quan, tổ chức có
thể hoạt động có hiệu quả.
1.3.2. Văn bản là
phương tiện truyền đạt các quyết định quản lí
Quản lí là một khoa học
và là một nghệ thuật nên việc truyền đạt các quyết định quản lí có một ý nghĩa
rất quan trọng. Nó đòi hỏi nhanh chóng, chính xác và đúng đối tượng. Vấn đề đặt
ra là phải truyền đạt như thế nào để đối tượng quản lí không chỉ thông suốt,
hiểu được nhiệm vụ và nắm bắt được ý đồ lãnh đạo, mà còn nhiệt tình và phấn
khởi thực hiện khi nhận được quyết định quản lí. Việc truyền đạt kéo dài, nửa
vời, thiếu cụ thể, thiếu chính xác sẽ làm cho quyết định quản lí khó có điều
kiện thực hiện hoặc thực hiện với hiệu quả thấp hoặc không hiệu quả.
Trong thực tế, văn bản
có vai trò rất quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản lí. Chúng
có khả năng giúp cho việc truyền đạt các thông tin quản lí đến hệ thống bị quản
lí được chính xác, đầy đủ.
Truyền đạt quyết định
quản lí và việc sử dụng văn bản như một phương tiện để truyền đạt là một khía
cạnh quan trọng của việc tổ chức lao động khoa học của hoạt động quản lí.
1.3.3. Văn bản là
phương tiện giúp kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lí
Kiểm tra là một khâu
của quá trình quản lí để đảm bảo cho hoạt động quản lí có hiệu quả. Nếu không
có kiểm tra chặt chẽ và thiết thực, mọi chỉ thị, nghị quyết, quyết định của các
cơ quan lãnh đạo và quản lí rất có thể chỉ là lí thuyết.
Trong thực tế, có nhiều
phương tiện để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động quản lí nhà
nước, nhưng một trong những phương tiện quan trọng không thể thiếu cho công tác
kiểm tra là hệ thống văn bản quản lí nhà nước. Tuy nhiên, để cho công tác kiểm
tra bằng văn bản thu được kết quả, cần tổ chức một cách khoa học, cần xác định
rõ phải có những văn bản gì để phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp áp
dụng văn bản đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị.
Song song với việc kiểm
tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lí thông qua hệ thống văn bản cần gắn
với việc phân công trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi
cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lí. Nếu sự phân công không rõ
ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có kết quả.
1.3.4. Văn bản đóng vai
trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống pháp luật
Hệ thống văn bản quản
lí nhà nước, một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản lí nhà nước,
mặt khác cụ thể hóa các chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật
của Nhà nước. Đó là một công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật
nói chung và pháp luật hành chính nói riêng.
Theo quy định hiện
hành, các văn bản dù thuộc hệ thống nào của bộ máy nhà nước cũng đều được ban
hành dựa trên những thẩm quyền do pháp luật quy định.
Vai trò của văn bản
quản lí nhà nước trong việc xây dựng hệ thống pháp luật được thể hiện: nó góp phần
đắc lực vào việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lí cần thiết cho việc
xem xét các hành vi chính trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lí của các cơ
quan. Đó là một trong những cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa
các cơ quan, các đơn vị và cá nhân, giải quyết các quan hệ về pháp lí trong
hoạt động của cơ quan nhà nước.
1.4. Phân loại văn bản
quản lí nhà nước
1.4.1. Mục đích của
việc phân loại văn bản quản lí nhà nước
Văn bản quản lí nhà
nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng, được ban hành nhằm
đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản lí. Trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước, hàng năm nếu là cơ quan nhỏ có tới hàng trăm văn bản được hình
thành; nếu là cơ quan lớn như các bộ, ngành ở Trung ương, UBND các tỉnh thì số
lượng văn bản hình thành sẽ tới hàng nghìn với thể loại đa dạng và nội dung
phong phú. Việc phân loại chung văn bản quản lí nhà nước nhằm các mục đích dưới
đây:
- Giúp chúng ta nắm
được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản để chọn thể loại văn
bản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể, đồng thời áp dụng phương pháp
soạn thảo thích hợp (cả về cấu trúc, ngôn ngữ, văn phong cũng như nội dung văn
bản).
- Tạo thuận lợi cho
việc quản lí và sử dụng văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.
- Có cách xử lí đúng
đắn đối với từng loại, từng nhóm văn bản khi lập hồ sơ, xác định giá trị, tổ
chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1.4.2. Một số tiêu chí
phân loại văn bản quản lí nhà nước
Có thể phân loại văn
bản quản lí nhà nước theo nhiều tiêu chí khác nhau dựa vào những đặc điểm về
hình thức và nội dung của chúng. Sau đây là một số cách phân loại thường được
áp dụng:
1.4.2.1. Phân loại theo
chủ thể ban hành văn bản
Có thể chia thành các
loại:
- Văn bản của các cơ
quan quyền lực nhà nước;
- Văn bản của các cơ
quan hành chính nhà nước;
- Văn bản của các cơ
quan xét xử;
- Văn bản của các cơ
quan kiểm sát;
- Văn bản của Chủ tịch
nước;
- Các văn bản khác.
* Văn bản của các cơ
quan quyền lực nhà nước: bao gồm văn bản của Quốc hội, Hội đồng nhân dân
các cấp.
* Văn bản của các cơ
quan hành chính nhà nước: bao gồm văn bản của Chính phủ, Ủy ban nhân dân
các cấp; các bộ, cơ quan ngang bộ, các cơ quan chuyên môn ở địa phương.
* Văn bản của các cơ
quan xét xử: văn bản của Tòa án nhân dân các cấp.
* Văn bản của các cơ
quan kiểm sát: văn bản của Viện kiểm sát nhân dân các cấp.
* Văn bản của Chủ
tịch nước.
* Các văn bản khác: văn
bản của Kiểm toán Nhà nước…
1.4.2.2. Phân loại theo
nguồn gốc của văn bản
Văn bản hình thành
trong hoạt động của cơ quan, nếu theo nguồn gốc của chúng có thể chia làm
hai loại:
- Văn bản đi;
- Văn bản đến.
* Văn bản đi: là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ
chức phát hành.
Ví dụ: báo cáo, tờ
trình gửi lên các cơ quan cấp trên; chỉ thị, quyết định gửi cơ quan cấp dưới.
* Văn bản đến:
là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản
mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: chỉ thị, thông
tư của cơ quan cấp trên gửi xuống; báo cáo, tờ trình của cơ quan cấp dưới gửi lên
hoặc công văn hành chính của các cơ quan ngang cấp gửi tới.
1.4.2.3. Phân loại theo
nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản
Căn cứ vào nội dung và
phạm vi sử dụng của văn bản, có thể chia văn bản quản lí nhà nước làm hai loại:
- Văn bản thông dụng;
- Văn bản chuyên ngành.
* Văn bản thông dụng:
là văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lí của các cơ quan. Ví
dụ: quyết định, công văn, thông báo, biên bản, báo cáo…
* Văn bản chuyên
ngành: là loại văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tính đặc thù của
một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định. Ví dụ: Văn bản ngoại giao (công
hàm, bị vong lục, hiệp định, hiệp ước….), văn bản tài chính (phiếu thu, phiếu
chi, báo cáo quyết toán…), văn bản tư pháp (cáo trạng, quyết định khởi tố, án
văn….). Thể thức của các văn bản chuyên ngành do thủ trưởng cơ quan đứng đầu
ngành đó quy định.
1.4.2.4. Phân loại theo
tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản
Theo đặc điểm này, có
thể chia văn bản quản lí nhà nước thành ba loại:
- Văn bản mật;
- Văn bản nội bộ;
- Văn bản phổ biến rộng
rãi.
* Văn bản mật:
là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan không được phổ
biến và chỉ những người có trách nhiệm mới được đọc. Văn bản mật được bảo quản
cẩn thận theo quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tính chất mật
của văn bản có thể mất dần theo thời gian tùy theo nội dung thông tin mà văn
bản đề cập và sự thay đổi của tình hình có liên quan.
Ví dụ: Kế hoạch chuẩn
bị đón tiếp một nguyên thủ quốc gia do Văn phòng Chủ tịch nước và Bộ Ngoại giao
lập chỉ mang tính chất cơ mật khi sự kiện này sắp diễn ra hoặc đang diễn ra,
nhưng sau khi sự kiện này đã kết thúc thì các văn bản này không còn mang tính
chất mật nữa.
* Văn bản nội bộ:
là văn bản chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan mà không công bố ra ngoài.
* Văn bản phổ biến
rộng rãi: là văn bản được phổ biến rộng trong các cơ quan và quần chúng
nhân dân. Ví dụ: Các thông cáo của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, các đạo luật được
ban hành, các bài phát biểu của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước tại các hội
nghị quan trọng…Các văn bản này thường được công bố rộng rãi trên các phương
tiện thông tin đại chúng như báo chí, đài phát thanh, đài truyền hình hoặc
truyền đạt bằng miệng.
1.4.2.5. Phân loại theo
hiệu lực pháp lí của văn bản
Dựa vào hiệu lực pháp
lí của văn bản, có thể chia văn bản quản lí nhà nước làm hai loại:
- Văn bản quy phạm pháp
luật;
- Văn bản hành chính.
* Văn bản quy phạm
pháp luật: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,
được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định
trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
* Văn bản hành chính:
là loại văn bản quản lí nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật được dùng
để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và
xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí.
1.4.2.6. Phân loại theo
mức độ chính xác của văn bản
Theo phân cách loại
này, có thể chia văn bản quản lí nhà nước làm ba loại:
- Bản gốc văn bản;
- Bản chính văn bản;
- Bản sao văn bản.
* Bản gốc văn bản: là bản hoàn chỉnh về
nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ kí trực tiếp
của người có thẩm quyền (khoản 1 Điều 1 Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010).
Bản gốc văn bản là bản
có độ chính xác cao nhất. Bản gốc thường chỉ có một bản. Tuy nhiên, có trường
hợp bản gốc có nhiều bản.
* Bản chính văn bản: là bản hoàn chỉnh về
nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành (khoản
1 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).
Bản chính được xem là
văn bản có độ chính xác cao. Một văn bản ban hành có thể có nhiều bản chính và
có giá trị như nhau.
* Bản sao văn bản: là bản được sao từ bản
chính hoặc từ một bản sao khác có giá trị như bản chính theo thể thức quy định.
Về mặt pháp lí, bản sao cũng có hiệu lực thi hành như bản chính. Nhưng nếu xét
từ góc độ sử liệu học và lưu trữ học thì bản sao không được coi trọng bằng bản
chính, bởi vì được sao lại nên có thể xảy ra sai sót, độ tin cậy thấp hơn.
Theo quy định tại Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, đối với văn bản quản lí nhà nước có 3 loại bản
sao gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
Ngoài ra, khi đề cập
đến bản chính và bản sao của văn bản quản lí nhà nước, cũng cần phải nói tới
bản thảo.
Bản thảo văn bản: là bản được viết hoặc
đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ
chức. Bản thảo sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt mới được nhân bản để
ban hành chính thức. Bởi vậy bản thảo không có hiệu lực thi hành, nên không
phải là văn bản quản lí nhà nước.
Trong trường hợp không
có bản chính hoặc bản sao của văn bản người ta vẫn có thể giữ lại bản thảo để
làm bằng chứng. Còn đối với các bản thảo của Hiến
pháp, những đạo luật, bộ luật và văn kiện quan trọng khác thường được lưu
giữ để phục vụ cho nghiên cứu.
Ngoài 6 cách phân loại
nói trên, còn có thể phân loại văn bản theo những đặc điểm khác của văn bản như
theo tác giả văn bản, tên loại văn bản, nội dung, thời gian ban hành…Chọn cách
phân loại nào là tùy thuộc vào yêu cầu nghiên cứu và xử lí những vấn đề, sự
việc có liên quan đến văn bản. Các cách phân loại nói trên chỉ mang tính tương
đối. Bởi trong thực tế có những loại văn bản có nhiều chức năng và thuộc thẩm
quyền ban hành của nhiều loại cơ quan, cho nên tính chất và đặc điểm của văn
bản có thể thay đổi tùy thuộc vào mục đích ban hành và cơ quan ban hành.
Tóm lại, phân loại
chung văn bản quản lí nhà nước là một phương pháp khoa học, giúp chúng ta nhận
thức được văn bản từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó có thể xử lí tốt những vấn
đề có liên quan đến văn bản.
1.5. Hệ thống văn bản
quản lí nhà nước
1.5.1. Khái niệm về hệ
thống văn bản quản lí nhà nước
Hệ thống văn bản quản
lí nhà nước là một tập hợp những văn bản hình thành trong hoạt động quản lí của
các cơ quan nhà nước mà giữa chúng có liên quan với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau và
có quan hệ nhất định về mặt pháp lí.
Hệ thống văn bản quản
lí nhà nước gồm nhiều phân hệ và tiểu hệ thống. Các phân hệ và tiểu hệ thống
này được hình thành theo chức năng quản lí hoặc theo phạm vi quản lí. Có thể
tập hợp hệ thống văn bản quản lí nhà nước thành các phân hệ:
- Hệ thống văn bản quản
lí nhà nước (phân hệ) của các cơ quan quyền lực nhà nước;
- Hệ thống văn bản quản
lí nhà nước của các cơ quan hành chính nhà nước;
- Hệ thống văn bản quản
lí nhà nước của các cơ quan xét xử;
- Hệ thống văn bản quản
lí nhà nước của các cơ quan kiểm sát;
- Hệ thống văn bản của
Chủ tịch nước;
- Các hệ thống văn bản
khác.
Trong mỗi phân hệ trên
lại có thể gồm nhiều tiểu hệ thống. Ví dụ: Hệ thống văn bản của các cơ quan
quyền lực nhà nước gồm có:
+ Hệ thống văn bản quản
lí nhà nước của Quốc hội;
+ Hệ thống văn bản quản
lí nhà nước của Hội đồng nhân dân các cấp…
Sự hình thành hệ thống
văn bản của một cơ quan (hệ thống nhỏ nhất) được xác định theo chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và vị trí của cơ quan đó trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.
Hiện nay ở nước ta, bên
cạnh hệ thống văn bản quản lí nhà nước, còn có hệ thống văn bản khác. Đó là hệ
thống văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam - lực lượng chính trị lãnh đạo Nhà
nước và xã hội với loại hình văn bản đa dạng, khối văn bản hình thành rất lớn;
hệ thống văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội, như hệ thống văn bản của Mặt
trận Tổ quốc Việt nam, hệ thống văn bản của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam…,
hệ thống văn bản của các tổ chức kinh tế, tổ chức phi chính phủ…
1.5.2. Hệ thống văn bản
quản lí nhà nước
1.5.2.1. Văn bản quy
phạm pháp luật
a. Khái niệm
Văn bản quy phạm pháp luật
là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình
thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản có chứa quy
phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự,
thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật.
b. Đặc điểm
- Văn bản quy phạm pháp
luật do cơ quan hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phối hợp
ban hành theo quy định của pháp luật.
- Nội dung văn bản quy
phạm pháp luật có chứa quy tắc xử sự chung mang tính bắt buộc thực hiện đối với
mọi đối tượng chịu sự điều chỉnh của văn bản.
- Văn bản quy phạm pháp
luật mang tính cưỡng chế.
1.5.2.2. Văn bản hành
chính
a. Khái niệm
Văn bản hành chính là
loại văn bản quản lí không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định,
quyết định, phản ánh, thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lí các vấn
đề cụ thể khác của hoạt động quản lí.
b. Đặc điểm
- Văn bản hành chính do
cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành;
- Nội dung văn bản hành
chính chứa quyết định quản lí cá biệt (quy tắc xử sự riêng) hoặc thông tin
quản lí thông thường;
- Văn bản hành chính
không có tính cưỡng chế (trừ các văn bản cá biệt). Văn bản hành chính có hiệu
lực trong phạm vi thường hẹp hơn và thời gian thường ngắn hơn so với văn bản
quy phạm pháp luật và đối tượng thi hành chỉ bao gồm một hoặc một số đối tượng
cụ thể, nhất định.
Văn bản hành chính được
chia thành hai loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông
thường.
+ Văn bản hành chính cá
biệt do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự,
thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có
tính chất cụ thể, cá biệt. Nội dung văn bản hành chính cá biệt chứa quy tắc xử
sự riêng (quy tắc xử sự cá biệt, cụ thể).
+ Văn bản hành chính
thông thường được sử dụng để ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin
trong hoạt động quản lí.
1.6. Công dụng của các
loại văn bản quản lý nhà nước
1.6.1. Văn bản hành
chính
Theo quy định tại Khoản 2 điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm
2010 của Chính phủ về việc bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư, hệ thống văn bản hành chính gồm:
Nghị quyết (cá biệt),
quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng
dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận,
giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
Mỗi loại văn bản trên
đều có công dụng riêng. Tuy nhiên, khái quát lại, văn bản hành chính thường
dùng vào các mục đích sau đây:
- Dùng để quy định,
quyết định: như nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy chế, quy định.
- Dùng để chỉ đạo thực
hiện: như chỉ thị.
- Dùng để công bố một
quyết định, một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền; thông tin về tình hình công tác, quyết định về quản lí…:
như thông cáo, thông báo.
- Dùng để giải thích,
hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên: hướng
dẫn, công văn.
- Dùng để trình bày dự
kiến những hoạt động hay để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện
pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác, giải pháp thực hiện…: chương
trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án.
- Dùng để phản ánh tình
hình lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của mình, sơ kết, tổng kết công tác: báo cáo.
- Dùng để ghi chép diễn
biến của sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra: biên bản.
- Dùng để gửi lên cấp
trên hoặc cấp có thẩm quyền trình bày về một chủ trương, chính sách, chế độ, đề
án công tác, dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chế
độ, chính sách...và đề nghị cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt: tờ
trình.
- Dùng để thể hiện sự thỏa
thuận giữa hai bên trong việc xác lập quan hệ pháp lí về quyền và nghĩa vụ của
mỗi bên: hợp đồng.
- Dùng để trao đổi,
giao dịch: công văn.
- Dùng để thông tin
hoặc truyền đạt lệnh, quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền
trong trường hợp cần kíp: công điện.
- Dùng để ghi lại những
nội dung đã thỏa thuận trên tinh thần hợp tác và hữu nghị; làm chứng cứ cho
việc cam kết thực hiện công việc một cách tự nguyện; mô tả các hoạt động và các
tiêu chuẩn mà hai bên đã thống nhất thực hiện trong công việc: như bản ghi nhớ,
bản cam kết, bản thỏa thuận.
- Một số loại giấy tờ
dùng trong công tác hành chính như: giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời,
giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu
gửi, phiếu chuyển.
- Dùng để thực hiện các
giao tiếp xã hội như: chúc mừng, chia buồn, cảm ơn…: thư công.
1.6.2. Văn bản quy phạm
pháp luật
Theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật gồm:
1. Hiến pháp.
2. Bộ luật, luật (sau
đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3. Pháp lệnh, nghị
quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ
Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
4. Lệnh, quyết định của
Chủ tịch nước.
5. Nghị định của Chính
phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết định của Thủ
tướng Chính phủ.
7. Nghị quyết của Hội
đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
8. Thông tư của Chánh
án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch
giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân
tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với
Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước.
9. Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là
cấp tỉnh).
10. Quyết định của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh.
11. Văn bản quy phạm
pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt.
12. Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành
phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).
13. Quyết định của Ủy
ban nhân dân cấp huyện.
14. Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).
15. Quyết định của Ủy
ban nhân dân cấp xã.
Trong hệ thống này, Hiến pháp, sau đó là Luật là văn bản quy phạm
pháp luật có giá trị pháp lí cao nhất. Các văn bản quy phạm pháp luật khác
không được mâu thuẫn với Hiến pháp, Luật
và văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên.
Công dụng của từng hình
thức văn bản quy phạm pháp luật xem cụ thể trong Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật.
2. Các yêu cầu và quy
trình soạn thảo văn bản quản lí nhà nước
2.1. Các yêu cầu về
soạn thảo văn bản
Để văn bản ban hành đạt
chất lượng cao về thông tin, hạn chế những hậu quả có thể xảy ra, nâng cao giá
trị sử dụng của văn bản, trong quá trình soạn thảo cần đảm bảo thực hiện các
yêu cầu về soạn thảo văn bản.
2.1.1. Yêu cầu về hình
thức
- Văn bản phải được lựa
chọn hình thức phù hợp và trình bày đúng thể thức:
+ Hình thức văn bản
được hiểu là thể loại văn bản, mang tính hoàn chỉnh và thống nhất giữa mặt
biểu hiện bên ngoài với nội dung hàm chứa của mỗi văn bản. Căn cứ vào nội dung
mà chọn hình thức cho phù hợp để đạt được mục đích ban hành văn bản (Ví dụ:
trường hợp nào sử dụng tờ trình, công văn…). Bên cạnh đó, cơ quan, tổ chức chỉ
được ban hành những hình thức văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, thẩm
quyền.
+ Thể thức văn bản là phần
biểu hiện bên ngoài của văn bản. Cùng với nội dung hàm chứa chúng sẽ tạo nên
hình thức - thể loại văn bản hoàn chỉnh. Thể thức văn bản là các thành phần cần
phải có và cách thức trình bày các thành phần đó do các cơ quan có thẩm quyền
quy định. Văn bản phải được trình bày đúng thể thức theo quy định của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền. Đây là một yêu cầu mang tính bắt buộc đối với văn bản quản lí nhà
nước.
- Bố cục văn bản phải
phù hợp
Bố cục văn bản là sự
phân nhóm các ý và sắp xếp chúng trong văn bản theo một trật tự logic nào đó,
nhằm nêu bật được mục đích cần thể hiện trong văn bản. Việc phân nhóm, sắp xếp
các ý và các nhóm trong văn bản phải dựa trên những cơ sở hợp lí, không thể sắp
xếp một cách tùy tiện. Việc ngắt đoạn và thể hiện rõ ràng từng vấn đề trong văn
bản cũng tạo nên một thể thống nhất về nội dung, đảm bảo yêu cầu về hình thức
văn bản.
Trong một văn bản cần
triển khai những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy, vừa tránh được
tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, sự tản mạn, vụn vặt của
pháp luật và các mệnh lệnh, vừa cho cơ quan ban hành không phải ban hành nhiều
văn bản để giải quyết một công việc nhất định. Nội dung các mệnh lệnh và các ý
tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau.
Tùy theo từng loại văn
bản mà người soạn thảo trình bày bố cục cho phù hợp. Thông thường, các văn bản
có bố cục 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thúc. Tuy nhiên, có một số văn bản
được soạn thảo không có phần mở đầu và phần kết thúc nhưng vẫn đảm bảo mục đích
của văn bản.
+ Phần mở đầu: Phần mở đầu của văn bản
thường nêu mục đích, lí do ban hành, trong đó nêu những cơ sở pháp lí, cơ sở
thực tiễn của việc ban hành văn bản đó.
+ Phần nội dung: Tùy theo thể loại và
nội dung mà văn bản có thể có các phần căn cứ pháp lí để ban hành. Văn bản có
thể được bố cục thành chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được chia thành các phần,
mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định:
Nghị quyết (cá biệt): Điều,
khoản, điểm hoặc khoản, điểm;
Quyết định (cá
biệt): Điều, khoản, điểm;
Quy chế kèm theo Quyết
định có bố cục: chương, mục, điều, khoản, điểm;
Chỉ thị (cá
biệt): khoản, điểm;
Các văn bản hành chính
khác: phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
Đối với các văn bản có
bố cục theo phần, chương, mục, điều thì các phần, chương, mục điều phải có tiêu đề.
+ Phần kết luận: Trong văn bản dưới dạng
điều khoản, phần kết luận thường nêu điều khoản thi hành và hiệu lực của văn
bản. Các văn bản hành chính khác phần kết luận thường trình bày mong muốn hoặc
yêu cầu thực hiện.
2.1.2. Yêu cầu về nội
dung
- Văn bản ban hành phải
đúng thẩm quyền và hợp pháp
Trong nhà nước pháp
quyền, các cơ quan nhà nước chỉ được làm những việc pháp luật cho phép theo
chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền. Theo đó, văn bản ban hành của các cơ quan nhà
nước, bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đều phải đảm
bảo tính hợp hiến, hợp pháp, đúng thẩm quyền.
Thẩm quyền ban hành văn
bản quản lí nhà nước được xem xét trên cả hai phương diện: thẩm quyền ban hành
về hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành về nội dung văn bản.
Thẩm quyền ban hành về
hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan, tổ chức chỉ được ban hành những thể loại
văn bản được luật pháp quy định. Ví dụ, ngoài Quốc hội, không cơ quan nào được
ban hành Hiến pháp, Luật.
Thẩm quyền về nội dung
có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ được phép ban hành văn bản để giải quyết những
vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết.
Nội dung văn bản ban
hành không được trái với Hiến pháp, pháp luật
hiện hành và các quy định của cấp trên. Mục đích chính là để đảm bảo kỷ cương
phép nước; làm cho mọi chủ trương chính sách, luật pháp của nhà nước được thi
hành nghiêm chỉnh và thống nhất, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý
thức tổ chức và kỷ luật của cơ quan ban hành văn bản, ngăn ngừa tình trạng mỗi
ngành, mỗi cấp, mỗi cơ quan tùy tiện đặt ra những quy định, chế độ riêng của
mình mà không dựa trên cơ sở pháp luật của nhà nước.
Tính hợp pháp được hiểu
là văn bản được ban hành phải đúng thẩm quyền; được ban hành trên cơ sở các căn
cứ xác thực. Nội dung văn bản ban hành không được mâu thuẫn, trái với quy định
của Hiến pháp, pháp luật hiện hành và phù
hợp với nội dung văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên.
- Nội dung văn bản phải
đảm bảo các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học và tính khả thi
Văn bản đạt được mục
đích cần xác định rõ: văn bản này có thực sự cần thiết phải ban hành hay không?
Văn bản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề đến đâu?
Lời giải của các câu hỏi trên sẽ là định hướng cơ bản cho người thảo, người
tham gia góp ý kiến và người duyệt, kí văn bản trong quá trình soạn thảo.
Một văn bản có tính
khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông tin pháp lí và thông tin thực tế cần
thiết. Các thông tin này phải được xử lí và đảm bảo chính xác, đầy đủ sự kiện
và số liệu; phải có sự nhất quán, logic về chủ đề, không có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa
các ý; kết cấu hợp lý, chặt chẽ; nội dung của văn bản phải là một bộ phận cấu
thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lí nhà nước nói chung.
Tính khả thi trong văn
bản là một yêu cầu quan trọng đối với văn bản, đảm bảo cho văn bản có thể triển
khai được và đem lại hiệu quả quản lí.
Văn bản ban hành phải
phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luật phát triển của sự vật, hiện tượng
có liên quan, phải giải quyết hài hòa giữa lợi ích của nhà nước và lợi ích của
nhân dân. Ngược lại, nếu văn bản ban hành mang tính chủ quan, duy ý chí hay vì
lợi ích một phía thì tính khả thi và hiệu quả mang lại của văn bản đó sẽ bị hạn
chế, thậm chí có thể làm tổn thất đến lợi ích của Nhà nước hoặc gây khó khăn và
thiệt hại cho quần chúng nhân dân.
2.1.3. Yêu cầu về ngôn
ngữ
Tùy theo thể loại, phạm
vi và đối tượng tác động của văn bản mà người soạn thảo sử dụng ngôn ngữ sao
cho phù hợp để đạt được mục đích của chủ thể ban hành.
Ngôn ngữ sử dụng phải
chính xác, phổ thông; diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí,
sao cho mọi đối tượng có liên quan đến việc chấp hành và thi hành văn bản đều
có thể hiểu nội dung văn bản đúng đắn và thống nhất.
Ngắn gọn là một yêu cầu
được đặt ra đối với việc soạn thảo văn bản quản lí nhà nước nói chung. Văn bản
viết ngắn gọn sẽ giúp cho người giải quyết rút ngắn được thời gian đọc, tạo
thuận lợi cho việc nắm hiểu nội dung văn bản và giải quyết văn bản đó. Ngoài
ra, còn góp phần tiết kiệm văn phòng phẩm và công sức của cán bộ làm công tác
in ấn.
Về cơ bản, việc sử dụng
ngôn ngữ nên tuân theo những yêu cầu sau đây:
- Yêu cầu về từ ngữ:
+ Từ ngữ sử dụng trong
văn bản thường có sự quy định chặt chẽ, phổ thông, dễ hiểu và tuân thủ tính
thứ bậc trong nền hành chính.
+ Từ ngữ phải trung
tính về màu sắc tu từ; tần số sử dụng các phương tiện khuôn mẫu (khuôn sáo hành
chính), các thuật ngữ hành chính rất cao.
+ Không sử dụng những
từ ngữ diễn đạt khái niệm chung chung, mơ hồ, đa nghĩa, mang tính hình ảnh biểu
tượng; không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, phong cách văn chương nghệ
thuật; tránh sử dụng từ cổ, thận trọng với việc dùng từ mới; không dùng từ địa
phương, tiếng lóng, từ tục tĩu vì chúng làm mất đi tính trang trọng, thể chế,
pháp quy nghiêm túc của văn bản. Cần sử dụng đúng các thuật ngữ chuyên ngành.
- Yêu cầu về câu:
+ Câu phải có đủ thành phần
nòng cốt của câu (chủ ngữ, vị ngữ, vế của câu ghép);
+ Câu phải phản ánh
đúng hiện thực khách quan và có các vế câu hợp logic ngữ nghĩa;
+ Nghĩa của câu phải
phù hợp với chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản.
Đó là cơ sở để tạo tính
trọn vẹn về nội dung của văn bản.
+ Cần điền dấu câu cho
phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu. Không dùng dấu chấm hỏi
(?), dấu chấm than (!), tức không dùng hình thức của câu nghi vấn và câu cảm
thán.
2.2. Quy trình soạn
thảo văn bản
2.2.1. Khái niệm
Quy trình soạn thảo văn
bản là trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn
bản để ban hành.
2.2.2. Quy trình soạn
thảo văn bản
Đối với văn bản quy
phạm pháp luật, việc soạn thảo cần theo trình tự, thủ tục luật định.
Đối với các văn bản
hành chính có quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đơn giản hơn và có những
bước chung như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn
thảo
Đây là bước quan trọng
để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi và chất lượng gồm các nội
dung sau đây:
- Phân công soạn thảo
Căn cứ tính chất, nội
dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:
+ Xác định mục đích,
tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản;
+ Xác định tên loại và
trích yếu nội dung của văn bản;
- Thu thập thông tin,
phân tích, lựa chọn các thông tin;
- Xây dựng đề cương
Xây dựng đề cương văn
bản là phác thảo bố cục nội dung, các ý lớn nhỏ trong văn bản nhằm giúp cho
việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết
về dự định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản. Những văn
bản có nội dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương.
Bước 2: Xây dựng dự
thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước
- Viết bản thảo:
Trên cơ sở đề cương đã
xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với
hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định.
Sau khi soạn thảo xong
phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt được của văn bản.
- Xin ý kiến góp ý cho
bản thảo:
Văn bản có tính chất
quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ
chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có
liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý
(nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt văn bản
- Lãnh đạo phụ trách
trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo.
- Chánh Văn phòng (cơ
quan có Văn phòng) hoặc trưởng/phó phòng hành chính duyệt thể thức và thủ tục
pháp lí.
- Lãnh đạo cơ quan (thủ
trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt và kí ban hành.
Đối với những văn bản
thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông qua phải do tập thể thảo luận và
quyết định theo đa số thì việc thông qua do tập thể quyết định.
Bước 4: Kiểm tra thể
thức, ghi số; ghi ngày, tháng, năm; đóng dấu và làm các thủ tục phát hành
- Hoàn chỉnh dự thảo
lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình kí chính thức.
- Sau khi có chữ kí của
người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục
ban hành:
+ Văn thư ghi số, ngày,
tháng, năm ban hành văn bản;
+ Nhân bản theo số
lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban
hành;
+ Lưu văn bản theo quy
định hiện hành (01 bản gốc lưu tại văn thư, 01 bản chính lưu tại đơn vị soạn
thảo)
Việc đưa ra các bước
trên chỉ là tương đối, phụ thuộc vào tính chất công việc của cơ quan, tổ chức;
nội dung của văn bản quan trọng, phức tạp hay đơn giản để phân ra các bước
thích hợp, làm sao công việc được nhanh chóng, tránh quá nhiều tầng nấc làm
chậm việc nhưng nhất thiết phải đảm bảo tính chặt chẽ để việc soạn thảo và ban
hành văn bản đạt chất lượng và hiệu quả cao.
3. Thể thức văn bản
3.1. Khái niệm, ý nghĩa
và tác dụng của thể thức văn bản
3.1.1. Khái niệm
Thể thức văn bản là các
thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối với một thể
loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định.
3.1.2. Ý nghĩa và tác
dụng của thể thức văn bản
Thể thức văn bản quản
lí nhà nước được quy định thống nhất sẽ có ý nghĩa và tác dụng dưới đây:
- Đảm bảo tính kỷ cương
và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành văn bản;
- Đảm bảo tính chân
thực và hiệu lực pháp lí của văn bản;
- Thể hiện quyền uy và
tinh thần trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản và người kí văn bản;
- Nâng cao hiệu suất
soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành;
- Tạo thuận lợi cho
việc xử lí văn bản.
3.2. Cách trình bày các
thành phần thể thức văn bản quản lí nhà nước
Về thể thức văn bản
quản lí nhà nước nói chung được quy định tại các văn bản:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về
công tác
văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Đối với thể thức văn bản
hành chính được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thể thức và kĩ thuật
trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội thực hiện
theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng
7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.
Đối với thể thức văn
bản quy phạm pháp luật được quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của
Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
(xem cụ thể trong các
văn bản trên)
4. Kỹ thuật soạn thảo
một số văn bản hành chính thông dụng
4.1. Soạn thảo quyết
định (cá biệt)
4.1.1. Các loại quyết
định
Theo tiêu chí hiệu lực
pháp lí, quyết định chia làm 2 loại là quyết định quy phạm pháp luật và quyết
định cá biệt.
4.1.2. Phương pháp soạn
thảo
4.1.2.1. Về thể thức
Quyết định cá biệt phải
trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.
4.1.2.2. Bố cục nội
dung
Quyết định có bố cục
nội dung gồm hai phần: phần mở đầu và nội dung chính.
- Phần mở đầu:
Phần mở đầu còn gọi là phần
căn cứ ban hành quyết định. Phần này nêu các căn cứ pháp lí và căn cứ thực tế
để khẳng định tính hợp pháp và tính khả thi của văn bản.
Căn cứ pháp lí gồm:
+ Căn cứ pháp lí khẳng
định thẩm quyền của cơ quan ban hành quyết định (còn gọi là căn cứ giao quyền).
Cần đưa vào căn cứ này văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của cơ quan hoặc phân cấp quản lí;
+ Căn cứ pháp lí làm cơ
sở cho việc quy định, quyết định các vấn đề mà nội dung quyết định đề cập.
Căn cứ thực tế gồm:
+ Căn cứ là các thông
tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán bộ…) hoặc các
văn bản phản ánh về thực tế (biên bản, kế hoạch…);
+ Căn cứ là đề nghị của
cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp việc và phụ trách về vấn
đề văn bản đề cập.
- Phần nội dung chính:
Thông thường một quyết
định cá biệt có từ 2 đến 5 điều tùy theo nội dung của quyết định. Nội dung thường
trình bày theo trật tự sau:
+ Tại Điều 1 trình bày
chủ đề chính của văn bản (được nêu trong phần trích yếu nội dung của quyết
định). Trong đó cần nêu được quyết định về vấn đề gì? Quyết định như thế nào?
+ Tại Điều 2 và các Điều
tiếp theo cần trình bày những nội dung nhằm cụ thể hóa Điều 1. Đó là các nội
dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm... của
cơ quan, cá nhân nói đến ở Điều 1.
+ Điều cuối cùng của
quyết định (Điều khoản thi hành) quy định về trách nhiệm thi hành quyết định,
trong đó xác định rõ những đối tượng chịu trách nhiệm thi hành (cơ quan, tổ
chức, cá nhân). Ngoài ra, có thể quy định về hiệu lực của quyết định và điều khoản
chuyển tiếp nếu cần.
4.1.3. Mẫu quyết định
Mẫu
quyết định
(cá biệt) xem các mẫu tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành
chính.
4.2. Soạn thảo kế hoạch
4.2.1. Các loại kế
hoạch
Kế hoạch thường được
xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn 5 năm (kế hoạch dài hạn),
2-3 năm (kế hoạch trung hạn), 1 năm (kế hoạch ngắn hạn).
Kế hoạch ngắn hạn được
xây dựng trên cơ sở kế hoạch dài hạn hoặc trung hạn, nhằm cụ thể hóa việc thực
hiện nhiệm vụ, chỉ tiêu của kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch trung hạn trong từng
thời gian nhất định. Đối với kế hoạch năm (ngắn hạn) cũng có thể được cụ thể hóa
bằng kế hoạch tháng, kế hoạch quý hoặc kế hoạch 6 tháng.
Theo nguyên tắc, kế
hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thì bắt buộc các cơ quan,
đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch đề
ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ
chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan, đơn
vị.
4.2.2. Yêu cầu chung về
soạn thảo kế hoạch
Một bản kế hoạch ban
hành phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Trình bày các thành phần
thể thức theo quy định hiện hành;
- Nội dung kế hoạch
phải ngắn gọn, đủ ý, cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu và có tính khả thi để tạo thuận
lợi cho việc nghiên cứu, thực hiện. Trong trường hợp cần thiết có thể kèm theo
các văn bản như: Bản phân công nhiệm vụ; Lịch trình làm việc; Dự trù kinh phí
v.v.
4.2.3. Phương pháp soạn
thảo
- Về thể thức
Kế hoạch phải trình bày
theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Về bố cục nội dung
Kế hoạch được chia làm
ba phần gồm phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc.
+ Phần mở đầu: xác định mục đích,
yêu cầu của bản kế hoạch.
Căn cứ vào yêu cầu của
thực tiễn; vào chức năng, nhiệm vụ được giao hay kế hoạch công tác đã hoạch
định (kế hoạch năm) hoặc chủ trương của Đảng, Nhà nước để xác định mục đích của
kế hoạch;
Đặt ra các yêu cầu nhằm
đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch.
+ Phần nội dung chính: Xác định và sắp xếp
những công việc cần làm theo trật tự logic (theo từng nhóm công việc hoặc theo
từng công việc cụ thể); Xác định thành phần/ đối tượng tham gia và thời gian,
địa điểm, điều kiện, biện pháp thực hiện công việc.
+ Phần kết thúc (Phần
tổ chức thực hiện): Phân
công rõ ràng, cụ thể trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị, cá nhân trong việc
thực hiện kế hoạch;
Quy định về sự phối hợp
giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân và quy định về chế độ báo cáo, phản hồi nếu
cần.
4.2.4. Mẫu kế hoạch
Mẫu kế hoạch thực hiện
theo mẫu 1.4 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
4.3. Soạn thảo công văn
4.3.1. Các loại công
văn
Ứng với từng mục đích
khác nhau, trong hoạt động thực tiễn đã hình thành nên nhiều loại công văn khác
nhau như công văn trả lời, công văn đề nghị, công văn đôn đốc, nhắc nhở, công
văn mời họp… Tuy nhiên, đó là cách gọi mang tính quy ước.
Do được sử dụng với
nhiều mục đích khác nhau nên công văn được sử dụng rất phổ biến và chiếm tỷ lệ
khá lớn trong số lượng văn bản được ban hành của các cơ quan, tổ chức.
4.3.2. Yêu cầu chung về
soạn thảo công văn
Một công văn hành chính
ban hành phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Trình bày các thành phần
thể thức theo quy định hiện hành;
- Mỗi công văn nói
chung chỉ nên đề cập đến một vấn đề với nội dung ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ
hiểu để tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết;
- Ngôn ngữ sử dụng phải
đúng mực, thể hiện được phép lịch sự trong giao tiếp, không dùng lời lẽ mang
tính chất riêng tư, nhất là trong xưng hô.
4.3.3. Phương pháp soạn
thảo
- Thể thức: Công văn
phải trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.
- Bố cục nội dung:
Công văn có bố cục gồm
ba phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc.
Do công văn được sử
dụng với nhiều mục đích và được dùng để gửi cho nhiều đối tượng khác nhau nên
phương pháp soạn thảo công văn cũng phải vận dụng một cách linh hoạt tùy theo mục
đích ban hành và đối tượng nhận văn bản.
* Phần mở đầu: Cần
trình bày mục đích, lí do hoặc cơ sở để ban hành công văn. Khi vận dụng vào
thực tiễn soạn thảo, tùy theo mục đích ban hành, phần mở đầu của mỗi công văn
lại được trình bày khác nhau.
+ Công văn trao đổi:
Trình bày mục đích, lí do trao đổi (trình bày thực trạng hoặc thuận lợi, khó
khăn trong thực hiện công việc để làm cơ sở trao đổi).
+ Công văn trả lời:
Trình bày mục đích, lí do trả lời (nhắc lại sự việc hoặc văn bản đã nhận được
và những căn cứ, cơ sở trả lời).
+ Công văn đôn đốc,
nhắc nhở: Trình bày mục đích, lí do đôn đốc, nhắc nhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ đã
giao hoặc chỉ đạo cấp dưới; những ưu điểm và khuyết điểm trong việc thực hiện
nhiệm vụ, đặc biệt nhấn mạnh những khuyết điểm cần khắc phục).
+ Công văn mời họp, mời
dự hội nghị: Trình bày mục đích, lí do tổ chức hội nghị, lí do mời.
* Phần nội dung
chính: Phần nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất để thể hiện
mục đích ban hành văn bản. Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung công văn có
sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt.
Khi soạn thảo phần này
cần căn cứ vào mục đích, tính chất của từng loại công văn; căn cứ vào đối tượng
nhận văn bản và những yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày.
+ Nếu là công văn trao
đổi, đề nghị thì nội dung phải hợp lí, xác đáng, có tính khả thi. Lời lẽ thể
hiện phải khiêm tốn và cầu thị, không được mang tính áp đặt, lập luận phải chặt
chẽ, logic. Cụ thể, nội dung công văn cần làm rõ được vấn đề trao đổi, đề nghị,
thành phần, đối tượng liên quan (cơ quan, tổ chức, cá nhân), thời gian, địa điểm,
biện pháp tổ chức thực hiện và những lưu ý (nếu có) về vấn đề đó.
+ Công văn trả lời thì
nội dung phải rõ ràng, mạch lạc, sử dụng các luận cứ để nội dung trả lời có sức
thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã nhặn. Trường hợp chưa đủ
thông tin chính xác để trả lời, cần giải thích rõ lý do và hẹn thời gian trả lời.
+ Công văn đôn đốc,
nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp dưới, các biện pháp thực hiện,
thời gian thực hiện và trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức.
+ Công văn mời họp phải
nêu được tóm tắt nội dung chính (nếu cần); thành phần tham dự; thời gian, địa điểm,
yêu cầu, đề nghị về tài liệu, phương tiện, kinh phí… (nếu có).
+ Công văn hướng dẫn
thì nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và mạch lạc để đối tượng dễ thực hiện.
Khi trình bày nội dung
công văn, nếu nội dung có nhiều ý thì phân thành các tiểu mục để trình bày.
Những nội dung đơn giản thì mỗi ý trình bày bằng một đoạn văn.
* Phần kết thúc:
Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiện hoặc yêu cầu, đề nghị
chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt và thực hiện, đề nghị giúp đỡ hay
lời cảm ơn xã giao.
4.3.4. Mẫu công văn
Mẫu chung công văn thực
hiện theo mẫu 1.5 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
4.4. Soạn thảo tờ trình
4.4.1. Yêu cầu chung về
soạn thảo tờ trình
- Nội dung của các đề nghị
phải có mục đích rõ ràng, cụ thể và hợp lí:
Cần xác định đúng mục
đích và giới hạn của tờ trình: tờ trình soạn thảo và ban hành nhằm trình bày sự
việc, vấn đề gì? Giới hạn và mức độ đến đâu? Trọng tâm cần trình bày là vấn đề
nào?
Không nên trình nhiều vấn
đề khác nhau hoặc vấn đề quá lớn (phạm vi rộng) hay vấn đề không nhất thiết phải làm tờ trình.
- Nội dung trình bày
phải thuyết phục:
+ Có đầy đủ các luận
chứng, luận cứ để người đọc thấy được sự cấp thiết của vấn đề trình bày, đề
nghị giải quyết.
+ Có sự phân tích, so
sánh để chỉ rõ những ưu điểm, lợi ích, hiệu quả nếu tờ trình được phê duyệt.
- Ngôn ngữ tờ trình
phải khách quan, nghiêm túc, lập luận chặt chẽ, logic; lời lẽ đúng mực theo
phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ.
4.4.2. Phương pháp soạn
thảo
- Thể thức: Tờ trình
phải trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.
- Bố cục nội dung
Nội dung tờ trình gồm
ba phần, được viết theo dạng văn xuôi hành chính nghị luận.
* Phần mở đầu: Trình bày mục đích, lí
do đưa ra vấn đề trình duyệt (Trong đó cần trình bày ngắn gọn thực trạng, nhận định
tình hình làm cơ sở cho việc đề xuất nhằm giúp người duyệt thấy được tính cấp
thiết của vấn đề trình duyệt).
* Phần nội dung chính:
+ Trình bày nội dung vấn
đề trình (Trình bày về vấn đề gì, cơ sở pháp lý để thực hiện, vấn đề đó liên
quan đến cơ quan, tổ chức nào, do ai thực hiện, thực hiện ở đâu, thực hiện khi
nào, tổ chức thực hiện như thế nào). Đối với những nội dung đơn giản có thể
trình bày trực tiếp trong tờ trình, đối với những nội dung phức tạp chỉ cần
trình bày một cách tóm tắt nội dung chính còn những nội dung cụ thể và chi tiết
có thể được trình bày tại các văn bản kèm theo (Đề án, kế hoạch, sơ đồ, biểu
mẫu, dự toán …).
+ Phân tích ý nghĩa,
lợi ích, hiệu quả của vấn đề trình duyệt.
+ Có thể dự kiến những
khó khăn, những phản ứng có thể phát sinh từ việc thực hiện đề xuất và dự kiến
biện pháp khắc phục, tiến độ thực hiện.
* Phần kết thúc:
+ Bày tỏ mong muốn tờ
trình được phê duyệt.
+ Có thể đề nghị sự hồi
đáp, cho ý kiến chỉ đạo, lời cảm ơn xã giao.
4.4.3. Mẫu tờ trình
Mẫu tờ trình thực hiện
theo mẫu 1.4 của
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
4.5. Soạn thảo thông
báo
4.5.1. Thể thức:
Thông báo phải trình
bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
4.5.2. Bố cục nội dung
Nội dung thông báo
thường gồm ba phần, được viết theo dạng văn xuôi hành chính nghị luận. Ngôn ngữ
của thông báo không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình cảm như ở một số văn bản
hành chính khác.
* Phần mở đầu: Không cần trình bày lí
do mà có thể giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thông báo.
* Phần nội dung:
+ Đối với thông báo về
văn bản mới, truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị... cần nhắc
lại tên văn bản cần truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản đó và yêu
cầu quán triệt, triển khai thực hiện.
+ Đối với thông báo về
nhiệm vụ được giao cần nêu rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu,
quán triệt khi thực hiện nhiệm vụ và các biện pháp cần áp dụng để triển khai
thực hiện.
+ Đối với thông báo về
sự kiện, sự việc, hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xảy ra cần nêu rõ nội
dung, thành phần, thời gian, địa điểm, biện pháp tổ chức thực hiện, kết quả sự
kiện, sự việc, hoạt động và những lưu ý nếu có.
+ Đối với thông báo về
kết luận của cấp có thẩm quyền phải nêu thời gian, địa điểm họp; thành phần
tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung họp và các quyết định, nghị quyết, kết
luận của cuộc họp.
* Phần kết thúc: Nhấn mạnh nội dung
chính, trọng tâm cần lưu ý người đọc hoặc một nội dung có tính chất xã giao nếu
cần.
4.5.3. Mẫu thông báo
Mẫu thông báo thực hiện
theo mẫu 1.4 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
4.6. Ghi biên bản
4.6.1. Các loại biên
bản
Biên bản có nhiều thể
loại khác nhau như biên bản hội nghị, cuộc họp; biên bản sự việc; biên bản xử
lí; biên bản bàn giao; biên bản nghiệm thu…
4.6.2. Yêu cầu chung về
ghi biên bản
- Ghi chép và mô tả
chính xác, trung thực, đầy đủ các số liệu, diễn biến các sự kiện, vụ việc đã
hoặc đang xảy ra. Không suy diễn, bình luận và thêm bớt theo ý chủ quan.
- Không ghi chép, diễn
giải lan man mà đi vào trọng tâm, tập trung vào chủ đề.
- Về thủ tục phải chặt
chẽ:
Nếu có tang vật, chứng
cứ phải ghi vào và gửi kèm theo biên bản.
Biên bản làm xong phải
được những người có mặt nhất trí thông qua, nếu có sai sót thì phải bổ sung,
sửa chữa lại và phải xác nhận vào biên bản. Việc thông qua và nhất trí với biên
bản phải được ghi vào trong văn bản.
Biên bản phải có ít
nhất hai chữ kí và phải lập thành từ hai bản trở lên.
4.6.3. Phương pháp ghi
biên bản
Phương pháp ghi chi tiết,
cụ thể: áp
dụng đối với biên bản ghi những cuộc họp quan trọng, khám xét, khám nghiệm, hỏi
cung, bàn giao công tác, bàn giao tài sản… Có những trường hợp phải ghi nguyên
văn lời phát biểu của những người tham dự cuộc họp, lời khai của những đối
tượng bị thẩm vấn, lời kết luận của những người phụ trách kiểm tra, thanh tra
hoặc khám nghiệm.
Phương pháp ghi tóm
tắt, khái quát: áp
dụng cho những biên bản ghi những cuộc họp đã có chương trình, báo cáo thành
văn.
Phương pháp ghi tổng
hợp: là
phương pháp ghi biên bản kết hợp từ cả hai phương pháp trên.
Bố cục nội dung chung
của biên bản gồm:
- Phần mở đầu:
+ Thời gian và địa điểm
lập biên bản;
+ Thành phần tham dự.
- Phần nội dung chính:
+ Ghi diễn biến sự kiện
(nội dung chính) từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
- Phần kết thúc:
+ Ghi tóm tắt kết luận
hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ tọa nếu là biên bản hội nghị, nhận xét kết
luận nếu là biên bản kiểm tra, thanh tra.
+ Ghi thời gian kết
thúc biên bản.
+ Thông qua và kí xác
nhận vào biên bản.
Bố cục nội dung một số
loại biên bản thường gặp:
* Biên bản về một vụ
việc xảy ra
- Ghi thời gian và địa điểm
lập biên bản
- Thành phần tham gia
lập biên bản: gồm những ai, đại diện cho cơ quan, tổ chức nào, họ tên, địa
chỉ của nhân chứng.
- Những cứ liệu liên
quan đến vụ việc: đặc điểm nơi xảy ra vụ việc, diễn biến vụ việc xảy ra, lời
khai của các nhân chứng.
- Kết luận bước đầu của
những người tham gia lập biên bản: nguyên nhân xảy ra vụ việc, lỗi thuộc về ai,
ai là người chịu trách nhiệm chính.
- Đọc lại biên bản cho
đương sự và những người có mặt cùng nghe để thông qua.
- Kí xác nhận.
* Biên bản bàn giao
công việc
- Viện dẫn tên văn bản
của thủ trưởng hay cấp trên với mục đích làm căn cứ cho việc bàn giao công
việc.
- Thời gian, địa điểm tiến
hành bàn giao; thành phần tham gia bàn giao.
- Nội dung bàn giao
chính.
- Những công việc khác
liên quan.
- Đọc lại biên bản cho
các bên bàn giao cùng nghe để thông qua.
- Ghi số lượng biên bản
được lập để gửi cho các cấp có liên quan. Các bên kí nhận và trình lên cấp trên
xác nhận việc bàn giao.
* Biên bản hội nghị
(cuộc họp)
- Phần mở đầu
+ Lí do, mục đích tiến
hành hội nghị, nội dung chính của hội nghị;
+ Thời gian, địa điểm,
thành phần tham dự (Chủ tọa hoặc đoàn chủ tịch, thư kí của hội nghị, số người
tham dự, họ tên, chức danh đại biểu tham dự hội nghị, đại diện cơ quan đoàn thể
nào. Nếu có danh sách thì ghi có danh sách kèm theo).
- Phần ghi diễn biến
hội nghị
+ Phần khai mạc: ghi rõ
hội nghị do ai khai mạc;
+ Phần báo cáo: Ghi
tên, chức vụ người trình bày báo cáo; nếu có báo cáo thành văn thì chỉ cần ghi:
xem báo cáo kèm theo, nếu không có báo cáo thành văn thì ghi tóm tắt nội dung
báo cáo.
+ Phần thảo luận: Ghi
những vấn đề mà chủ tịch (người chủ trì) hội nghị nêu ra thảo luận; các đề tài
tham luận, các ý kiến phát biểu.
+ Phần quyết nghị: Đây
là phần quan trọng cần ghi thật đầy đủ và chính xác tất cả các ý kiến của tất
cả các đại biểu xoay quanh vấn đề đưa ra quyết nghị, hình thức biểu quyết, ghi
số phiếu tán thành, không tán thành, phiếu trắng.
- Phần kết thúc:
+ Ý kiến phát biểu của
đại biểu cấp trên, của khách tới dự, tóm tắt ý kiến phê bình, đóng góp của đại
biểu về tổ chức hội nghị.
+ Nhận xét kết quả hội
nghị.
+ Thông qua biên bản
trước hội nghị. Trong những trường hợp cần thiết, theo đề nghị của các đại
biểu, của người dự hội nghị (hoặc có những vấn đề phức tạp) thư kí phải đọc lại
từng phần hoặc toàn bộ biên bản để hội nghị thông qua.
Chủ tọa, thư kí kí vào
biên bản.
4.6.4. Mẫu biên bản
Mẫu biên bản thực hiện
theo mẫu 1.12 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
4.7. Soạn thảo báo cáo
4.7.1. Yêu cầu chung về
soạn thảo báo cáo
- Một là, đảm bảo tính
khách quan, trung thực:
Các số liệu, sự việc,
sự kiện phải được phản ánh một cách chính xác, đúng với thực tiễn khách quan,
không được xuyên tạc sự thật hoặc hư cấu sự việc; khi đánh giá và nhận xét phải
đầy đủ, toàn diện, không được áp đặt những suy nghĩ chủ quan. Thông tin đưa vào
báo cáo phải có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng và được xử lí khoa học, chính xác.
Khi cần có thể dùng các biểu mẫu, bảng biểu, sơ đồ kèm theo để chứng minh.
- Hai là, nội dung phải
có trọng tâm, trọng điểm:
Tùy theo mục đích, yêu
cầu của từng loại báo cáo để xác định nội dung vấn đề, sự việc trọng tâm, trọng
điểm cần đưa vào báo cáo. Cần đưa vào nội dung báo cáo những thông tin về các
mặt hoạt động chính, các vấn đề, sự việc chủ yếu đã hoặc đang thực hiện; tránh
đưa các nội dung dài dòng, dàn trải, vụn vặt, không liên quan đến chủ đề; các
nhận xét phải có trọng tâm và xác đáng.
- Ba là, ngắn
gọn, logic:
Nội dung phản
ánh phải đầy đủ thông tin, phân tích phải ngắn gọn. Nội dung giữa các ý, các phần,
mục, tiểu mục phải có sự logic với nhau để thể hiện được chủ đề chính. Các nội
dung phải liên kết chặt chẽ, không được trùng lặp, mâu thuẫn.
4.7.2. Phương
pháp soạn thảo
- Về thể thức
Báo cáo phải
trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày
19/01/2011
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
- Về bố cục nội
dung
Tùy theo mục
đích, tính chất và nội dung báo cáo để lựa chọn kết cấu bố cục nội dung báo cáo
phù hợp:
* Đối với các
loại báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ trong thời gian ngắn (tháng, quý) thì nội dung
thường bố cục gồm các phần chủ yếu sau:
- Phần nội dung
kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các lĩnh vực hoạt động:
+ Trình bày
những kết quả, những nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động, những mặt hoạt động đã hoặc
đang thực hiện; đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong quá trình thực hiện. Mỗi
nội dung phản ánh được chia thành từng mục, khoản, điểm.
+ Khi viết về
mỗi nội dung cần có sự tổng hợp, phân tích, so sánh với chỉ tiêu kế hoạch được
giao, so sánh với cùng kỳ thời gian trước để đánh giá tiến độ và kết quả thực
hiện.
+ Khi đưa ra
các số liệu phải có sự tổng hợp, xử lí chính xác.
- Phần phương
hướng, nhiệm vụ: Cần trình bày những nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu cần tiếp
tục thực hiện trong thời gian tới để tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục hạn
chế nhằm hoàn thành nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Trong đó có thể nêu ra
các phương hướng, nhiệm vụ chung và phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu cụ thể.
* Đối với các
báo cáo tổng kết thì bố cục phải có các phần:
- Phần đặc điểm
tình hình: Trình
bày khái quát những nhiệm vụ được giao, nhiệm vụ đang thực hiện (hoặc đánh giá
khái quát những đặc điểm chung, đặc điểm riêng về các vấn đề, sự việc phản
ánh); trình bày những thuận lợi và khó khăn cơ bản đối với việc thực hiện nhiệm
vụ.
- Phần nội dung
kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các lĩnh vực hoạt động:
Trình bày nội
dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ công tác, các lĩnh vực hoạt động.
Phương pháp
trình bày phần này như phần kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các
lĩnh vực hoạt động của báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ nêu trên nhưng các thông
tin phải mang tính khái quát, tổng hợp toàn bộ vấn đề, sự việc. Đồng thời trình
bày đánh giá chung về ưu - nhược điểm trong thực hiện các nhiệm vụ, từ đó chỉ
ra nguyên nhân và bài học kinh nghiệm.
- Phần phương
hướng nhiệm vụ: Dựa trên những chỉ tiêu, kế hoạch được giao và những chủ
trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, đồng thời dựa trên những kết quả thực
hiện và những đánh giá chung trình bày ở phần trước để đưa ra các phương hướng,
nhiệm vụ trong thời gian tới.
Phần này cần
đưa ra các phương hướng, nhiệm vụ chung và phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu cụ
thể theo từng mặt hoạt động, nhiệm vụ công tác. Ngoài ra phải đưa ra các biện
pháp thực hiện.
- Phần kết luận:
Đánh
giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghị với cấp trên hoặc cơ quan có
thẩm quyền; có thể đưa ra những nhận định về triển vọng tình hình thực hiện các
nhiệm vụ trong thời gian tới.
4.7.3. Mẫu báo
cáo
Mẫu báo cáo
thực hiện theo mẫu 1.4 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Triệu Văn
Cường, Nguyễn Cảnh Đương (Chủ biên), Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2014). Văn
bản QLNN - Những vấn đề về lý luận và kỹ thuật soạn thảo. NXBCTQG, Hà Nội.
2. Học viện
Hành chính (2009). Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa
học và Kĩ thuật, Hà Nội.
3. Hiến pháp Việt Nam năm 2013.
4. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
5. Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
6. Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
7. Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
8. Pháp lệnh số 01/2012/UBTVQH13 ngày 22/3/2012 Hợp
nhất văn bản quy phạm pháp luật.
9. PGS. Vương
Đình Quyền (2011). Lí luận và phương pháp công tác văn thư (tái bản lần thứ hai,
có bổ sung và sửa chữa), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
10. Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ
hướng
dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
11. Thông tư số
13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ
quy
định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Tại sao Lưu trữ
viên cần nắm được kĩ năng soạn thảo văn bản quản lí nhà nước?
2. Phân tích
khái niệm văn bản, văn bản quản lí nhà nước.
3. Phân tích
chức năng của văn bản quản lí nhà nước.
4. Phân tích
khái niệm hệ thống văn bản quản lí nhà nước.
5. Trình bày mục
đích của việc phân loại văn bản quản lí nhà nước và các tiêu chí phân loại văn
bản.
6. Trình bày
khái niệm, đặc điểm, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính.
Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật với các loại hình văn bản khác.
7. Phân tích
các yêu cầu soạn thảo văn bản.
8. Trình bày
khái niệm quy trình soạn thảo văn bản và phân tích nội dung quy trình soạn thảo
văn bản.
9. Phân tích
khái niệm thể thức văn bản quản lí nhà nước.
10. Nghiên cứu
các quy định hiện hành và trình bày các thành phần thể thức văn bản quản lí nhà
nước theo đúng quy định.
11. Soạn thảo
một số văn bản hành chính (quyết định; kế hoạch, công văn, tờ trình, thông báo,
biên bản, báo cáo) theo dữ liệu giảng viên cung cấp phù hợp với ngạch lưu trữ
viên.
Chuyên
đề 9
KỸ NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ HỐ SƠ
1. Những vấn đề
chung về hồ sơ và lập hồ sơ
1.1. Khái niệm
1.1.1. Hồ sơ
Hồ sơ là một
tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Ví dụ: Hồ sơ nâng
lương và nâng lương trước thời hạn cho cán bộ, công chức của UBND quận Tây Hồ
năm 2013
- Công văn của
Phòng Nội vụ về việc đề nghị các đơn vị lập danh sách nâng lương cho cán bộ, công
chức.
- Biên bản họp
của các đơn vị về việc đề nghị nâng lương cho cán bộ công chức.
- Bảng tổng hợp
danh sách đề nghị nâng lương, nâng lương trước thời hạn cho cán bộ công
chức của UBND quận Tây Hồ đợt 1 năm 2013.
- Quyết định
thành lập hội đồng xét nâng lương đợt 1 cho cán bộ, công chức của UBND quận Tây
Hồ.
- Tờ trình hội
đồng xét nâng lương, nâng lương trước thời hạn cho cán bộ, công chức.
- Danh sách
nâng lương năm 2013 cho cán bộ, công chức
- Thông báo kết
luận của hội đồng họp xét nâng lương năm 2013.
- Quyết định
nâng lương và nâng lương trước thời hạn cho cán bộ, công chức UBND quận Tây
Hồ….
1.1.2. Lập hồ
sơ
Là tập hợp, sắp
xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp quy định.
1.1.3. Các loại
hồ sơ
- Hồ sơ
công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề
một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả... hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn
vị.
Ví dụ: Hồ sơ
hội nghị tổng kết công tác năm 2014 của UBND huyện Kiến Xương tỉnh Thái
Bình
Văn bản chỉ đạo/kế
hoạch tổ chức hội nghị
Giấy mời hoặc
công văn triệu tập
Danh sách đại
biểu
Chương trình
hội nghị
Lời khai mạc
Báo cáo của hội
nghị
Ý kiến phát
biểu chỉ đạo của cấp trên
Tài liệu hội
nghị (báo cáo chính, báo cáo tham luận hoặc các văn bản cần phổ biến)
Thông qua kết
quả của hội nghị
Kết luận/lời bế
mạc hội nghị
Nghị quyết hội
nghị (nếu có)/biên bản hội nghị
Tài liệu ghi
âm, ghi hình về hội nghị.
- Hồ sơ
nguyên tắc: là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng
dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu
khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Ví dụ: Hồ sơ
nguyên tắc về công tác văn thư gồm các văn bản như:
+ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về
Quản lý và sử dụng con dấu.
+ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
nhà nước.
+ Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
Công tác
Văn
thư.
+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ về sửa đổi bổ sung một số điều tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP
ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 qui định chi tiết
thi hành một số Điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009.
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ về bổ sung sửa đổi một số điều tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về Công tác văn thư.
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp Về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản Quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản Quy phạm
pháp luật liên tịch.
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội khóa
XIII, kỳ họp thứ 2 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
+ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức.
+ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy
định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương.
+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy
định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã,
phường, thị trấn.
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
+ ………………………
- Hồ sơ
nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên,
hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...).
Ví dụ: Đối với hồ sơ
công chức tuyển dụng lần đầu gồm các tài liệu:
Nhóm tài liệu
về sơ yếu lý lịch: Quyển “lý lịch cán bộ, công chức”, bản “sơ yếu lý lịch cán
bộ, công chức”, bản “ Tiểu sử tóm tắt”, Giấy khai sinh, Văn bằng, chứng chỉ về
trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng
nghiệp vụ …., các tài liệu về tuyển dụng và tiếp nhận công chức (kết quả thi
tuyển, xét tuyển, quyết định công nhận trúng tuyển, quyết định tiếp nhận, tuyển
dụng)….
1.2. Tầm quan
trọng của việc lập hồ sơ
1.2.1. Góp phần
tạo tác phong làm việc khoa học
Lập hồ sơ thể
hiện tinh thần trách nhiệm và đức tính làm việc khoa học của cán bộ, công chức,
viên chức.
Góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu suất của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Trong cơ quan,
đơn vị sau khi giải quyết xong công việc văn bản tài liệu được lập thành hồ sơ,
được phân loại, sắp xếp theo một trật tự khoa học, vấn đề nào để riêng theo vấn
đề đó giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn
đề được hoàn chỉnh, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu
quả.
- Lập hồ sơ sẽ
xây dựng nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan, đấu tranh chống lại tác phong
làm việc luộm thuộm, tùy tiện, thiếu trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên
chức.
1.2.2. Góp phần
tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời,
hiệu quả.
Trong quá trình
giải quyết công việc các cán bộ chuyên môn phải căn cứ vào hồ sơ để giải quyết
công việc vì đó là căn cứ pháp lý giúp cho việc giải quyết đúng chế độ chính
sách, qui định của nhà nước. Nếu không có hồ sơ thì giải quyết công việc sẽ sai
sót. Nếu không
có hồ sơ sẽ gây ách tắc trong quá trình giải quyết công việc.
Góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu suất của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Sau khi giải
quyết xong công việc văn bản tài liệu được lập thành hồ sơ, được phân loại, sắp
xếp theo một trật tự khoa học, vấn đề nào để riêng theo vấn đề đó giúp cho việc
tra tìm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh,
làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
1.2.3. Góp phần
quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị.
Lập hồ sơ tốt,
đúng qui định sẽ góp phần quản lý văn bản tài liệu không để xảy ra mất mát,
thất lạc những thông tin trong văn bản tài liệu không bị lọt ra ngoài, bí mật
của Đảng, Nhà nước của cơ quan, đơn vị không bị tiết lộ.
1.2.4. Góp phần
tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên
cứu trước mắt và lâu dài về sau.
Lập hồ sơ tốt bước
đầu xác định giá trị, phân loại tài liệu trên cơ sở đó lựa chọn những hồ sơ có
giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan. Nếu hồ sơ được lập tốt ở giai đoạn văn thư
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ: không phải lập lại hồ sơ.
Thuận lợi trong
việc xác định giá trị tài liệu.
Nhanh chóng tổ
chức khoa học khối tài liệu và đưa khối tài liệu ra phục vụ các yêu cầu nghiên
cứu tài liệu của cơ quan một cách thuận lợi nhất.
Đối với từng
cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ
để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu
suất và chất lượng công tác.
Đối với cơ
quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan,
đơn vị, góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức.
Lập hồ sơ tốt
sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng
nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành
các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên
cứu.
1.3. Yêu cầu
1.3.1. Hồ sơ
được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng
công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết
Chức năng,
nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động của cơ quan, đơn
vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ nhất định do nhà nước
hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó văn bản tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan đơn vị đó.
Hay nói cách
khác: chúng phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng
vấn đề, sự việc cụ thể. Vì vậy thành phần nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ
thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Văn bản hình
thành trong hoạt động của trường Đại học sẽ phản ánh các hoạt động về công tác
tuyển sinh, đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế,…… của trường đó. Văn
bản tài liệu hình thành trong hồ sơ về công tác tuyển sinh sẽ gồm các văn bản
chủ yếu như: Kế hoạch tổ chức thi tuyển sinh; Thông báo tuyển sinh; Quyết định
thành lập hội đồng tuyển sinh và ban giúp việc cho hội đồng; Quyết định thành
lập ban đề thi; Quyết định thành lập ban chấm thi; Danh sách thí sinh dự thi; Đề
thi, biên bản bàn giao bài thi, báo cáo tình hình thi, biên bản niêm phong bài
thi, đáp án, kết quả chấm điểm; Quyết định công nhận trúng tuyển (kèm theo danh
sách trúng tuyển)…..
Xuất phát từ mục
đích lập hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan nói chung và của từng đơn vị nói riêng theo vấn đề, sự việc để
phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng, nên thành phần và nội dung của các văn bản
trong hồ sơ thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình
thành hồ sơ.
Văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại:
loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi
lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thi hành,
giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để
tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước
mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này sẽ
phản ánh đúng đắn hoạt động lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, góp phần
làm nhẹ khối tài liệu của cơ quan do tránh được tình trạng cùng một văn bản
nhưng được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị có chức năng nhiệm vụ khác nhau.
Những văn bản
không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết
thì không cần lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ)
Điều
9 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã quy định: “Người
được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
lập hồ sơ về công việc được giao”
1.3.2. Văn bản,
tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải
quyết công việc
Khi lập hồ sơ
cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con
người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự
nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau,
nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự
việc hoặc một con người.
Việc sắp xếp
tài liệu trong hồ sơ theo phương án tối ưu và trình tự khoa học sẽ giúp người
khai thác sử dụng thông tin tài liệu nhanh chóng hình dung và tra tìm văn bản
liên quan mà mình đang cần khai thác thông tin.
1.3.3. Văn bản,
tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý
Muốn cho hồ sơ
lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi
các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do cơ quan có thẩm quyền qui
định. Nếu văn bản thiếu những yếu tố trên sẽ không có giá trị pháp lý cao. Xét
về mặt lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành nguồn sử liệu đáng
tin cậy.
Có giá trị pháp
lý và độ tin cậy cao là căn cứ trung thực để giải quyết các vấn đề liên quan
khi có nhu cầu sử dụng.
Văn bản tài
liệu thu thập đưa vào lập hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp
pháp.
1.3.4. Hồ sơ
cần được biên mục đầy đủ và chính xác
Thông tin về hồ
sơ phải được biên mục bên trong và bên ngoài nhằm giới thiệu thành phần và nội
dung của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ để phục vụ cho việc tra tìm được
nhanh chóng, thuận tiện và phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu. Việc mô
tả thông tin trong hồ sơ đầy đủ, chính xác giúp cho người tra cứu nắm và cập
nhật các thông tin tổng quát về hồ sơ trước khi sử dụng.
Đối với hồ sơ
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản
trong hồ sơ.
2. Trách nhiệm
đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
2.1. Trách
nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
Khoản
2 Điều 9 Luật Lưu trữ 2011 qui định: “Người đứng đầu cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan”
Thủ trưởng cơ
quan có trách nhiệm ban hành văn bản quy định về việc nộp lưu hồ sơ tài liệu
vào lưu trữ cơ quan. Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2.2. Trách
nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính
Tham mưu cho
người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ
quan, tổ chức cấp dưới. Cụ thể:
Chỉ đạo việc
xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;
Chỉ đạo việc
hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
Tham mưu cho
người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức
cấp dưới.
2.3. Trách
nhiệm của Lãnh đạo đơn vị
Người đứng đầu
đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ,
bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
Phân công trách
nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao
chủ trì giải quyết.
Tổ chức tiếp
nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của
đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
Tổ chức lựa
chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn
quy định.
Những hồ sơ
chưa nộp lưu phải lập thành Danh mục hồ sơ, tài liệu chưa nộp lưu để gửi lưu
trữ cơ quan. Lựa chọn những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm
trở lên để giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
2.4. Trách
nhiệm của công chức, viên chức
Trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Ngoài việc lập
hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng
ngày.
Trường hợp đơn
vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ
công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh
mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ,
tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Trường hợp nghỉ
hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho
đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập
biên bản giao nhận.
2.5. Trách
nhiệm của văn thư -lưu trữ cơ quan
2.5.1. Trách
nhiệm của văn thư cơ quan
Giúp Thủ trưởng
cơ quan và Chánh văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) Xây dựng Danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức.
Đầu năm, Văn
thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn
cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho
đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.
Phối hợp với
Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ
quan.
2.5.2. Trách
nhiệm của Lưu trữ cơ quan
Giúp người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
Tiếp nhận, hoàn
chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu:
- Tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao
nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá
nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
- Hoàn chỉnh hồ
sơ và lập Mục lục hồ sơ
+ Hoàn chỉnh hồ
sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần),
đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết
Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.
+ Lập Mục lục
hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng.
+ Sắp xếp hồ
sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.
- Giao nộp tài
liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức.
3. Quy trình tổ
chức lập hồ sơ
3.1. Ban hành
các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ
3.1.1. Ban hành
văn bản chỉ đạo về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan
Lãnh đạo cơ
quan cần ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác văn thư trong đó có
công tác lập hồ sơ nhằm tạo sự thống nhất trong quá trình thực hiện.
Để làm được điều
này các cơ quan, tổ chức cần dựa vào các quy định hiện hành của nhà nước, của
cơ quan có thẩm quyền quy định về công tác văn thư để ban hành: Qui định, Hướng
dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Cách thức xây
dựng Quy định, Hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu gồm:
Bước 1: Sưu tầm
văn bản quy định về công tác văn thư (trong đó có công tác lập hồ sơ) của cơ quan
nhà nước có thẩm quyền và cơ quan cấp trên (nếu có)
Bước 2: Hệ
thống hóa các quy định
Bước 3: Vận
dụng các quy định vào thực tiễn hoạt động của cơ quan, tổ chức
Bước 4: Xây
dựng dự thảo Quy định, Hướng dẫn
Bước 5: Gửi dự
thảo để xin ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân có liên quan
Bước 6: Tổng
hợp ý kiến, sửa chữa hoàn thiện bản thảo
- Trình lãnh
đạo ký ban hành
(Khi xây
dựng Quy định, Hướng dẫn cơ quan, tổ chức có thể tham khảo hướng dẫn tại Thông
tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013
của Bộ Nội Vụ ban hành Thông tư Hướng dẫn Xây dựng Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức).
3.1.2. Hướng
dẫn phương pháp lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ
chức
Công tác văn
thư đòi hỏi phải có sự thống nhất cao, vì thế sau khi ban hành các quy định và
hướng dẫn, các cơ quan, tổ chức cần thường xuyên tổ chức tập huấn để hướng dẫn
cho các cán bộ, công chức, viên chức. Những vấn đề cơ bản của công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hình thức hướng
dẫn:
- Xây dựng
thành văn bản qui trình thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu để
cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đọc.
- Cán bộ văn
thư, lưu trữ trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban, để hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.
- Mở lớp bồi
dưỡng (mời các giảng viên, chuyên gia) đến tập huấn.
- Cử cán bộ,
nhân viên đi tham dự các lớp tập huấn.
Nội dung hướng
dẫn: Quy trình lập hồ sơ gồm:
- Phương pháp
xây dựng Danh mục hồ sơ
- Phương pháp
lập các loại hồ sơ
- Thành phần,
thời hạn, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức
3.2. Tổ chức
lập danh mục hồ sơ
3.2.1. Phương
pháp lập Danh mục hồ sơ (được lập theo hai cách)
- Cách thứ nhất: Văn thư xây
dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; sau đó lấy ý kiến đóng góp
của các đơn vị, cá nhân liên quan tham gia ý kiến rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn thiện dự
thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức xem xét và ký ban hành.
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự
kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình. Từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ
thể của mình để dự kiến những hồ sơ mình cần lập theo hướng dẫn nghiệp vụ của
Văn thư. Trưởng đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị,
bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành
bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của
cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh
đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký
ban hành.
Áp dụng cách
làm nào là tùy thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Điều cơ bản là
làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác văn bản, giấy tờ thấy được
tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia
xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
* Sử dụng Danh mục
hồ sơ:
- Danh mục hồ
sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
- Văn thư sao
chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực
hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến
chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm
lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời
sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung
vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
- Việc xây dựng
danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục
hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho
việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị.
3.2.2. Nội dung
lập Danh mục hồ sơ
* Xây dựng
khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Khung đề mục
của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để
chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, đảm bảo việc lập hồ sơ được đầy
đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định,
chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục
Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức
tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo
lĩnh vực hoạt động.
- Nếu theo cơ
cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt
động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục
lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.
- Trong từng đề
mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn
vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi
một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.
- Trong mỗi đề mục
nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến
cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.
Mẫu Danh mục hồ sơ
(Kèm
theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012của Bộ Nội vụ)
|
TÊN CQ, TỔ
CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ CỦA... (Tên
cơ quan, tổ chức)
Năm...
(Ban
hành kèm theo Quyết định số…ngày…tháng…năm…của…)
|
Số
và ký hiệu HS
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Đơn
vị/ người lập hồ sơ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I.
TÊN ĐỀ MỤC LƠN
|
|
|
|
|
|
1.
Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
-
Tiêu đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản danh mục hồ sơ này
có.... hồ sơ, bao gồm:
-...... hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn;
-....... hồ sơ bảo quản có thời hạn.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và
tên
|
* Xác định
những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập.
- Xác định
những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ
dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ; đặc biệt là chương trình kế hoạch và
nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công
việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.
- Tiêu đề hồ sơ cần
ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu
sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
Sau đây là một số mẫu
tiêu đề hồ sơ tiêu biểu
Tên loại văn bản - nội
dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế
hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.
Tên loại văn bản - tác
giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo
cáo chuyên đề.
Tập lưu (quyết định,
chỉ thị, v.v...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản
đi của cơ quan.
Ví dụ: Tập lưu Quyết
định quý I năm 2014 của Bộ Nội vụ.
Hồ sơ hội nghị (hội
thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm -
thời gian:
áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị
tổng kết công tác năm 2014 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Hồ sơ - vấn đề - địa điểm
- thời gian:
áp dụng đối với loại hồ sơ việc.
Ví dụ: Hồ sơ về việc
nâng lương và phụ cấp của cán bộ, nhân viên Học viện Phòng Không - Không Quân năm
2014 (nếu trong một năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một
hồ sơ).
Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ
nhân sự
Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn
Văn A./.
* Dự kiến thời hạn bảo
quản của hồ sơ
Thời hạn bảo quản của
hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên
ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
* Đánh số, ký hiệu các
đề mục và hồ sơ
- Các đề mục lớn được
đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
- Các đề mục nhỏ (nếu
có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.
- Số, ký hiệu của hồ sơ
bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết
tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong
Danh mục hồ sơ do cơ
quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
Việc đánh số hồ sơ có
thể áp dụng một trong hai cách sau:
+ Số của hồ sơ được
đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.
+ Số của hồ sơ được
đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
3.3. Kiểm tra, đánh giá
công tác lập hồ sơ
Các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền và lãnh đạo các cơ quan, tổ chức cần có qui định và tiến hành
kiểm tra, đánh giá công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng. Đồng thời đề ra chế độ khen
thưởng cũng như chế tài xử lý vi phạm rõ ràng, cụ thể.
Đặc biệt cần duy trì
chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo qui định tại Thông tư
số 09/2013/TT-BNV về việc ban hành chế độ báo
cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác kiểm tra cần
được tiến hành định kỳ và đột xuất để từ đó tìm ra những ưu điểm và hạn chế
trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ
chức. Những ưu điểm cần được nhân rộng và khen thưởng kịp thời và những hạn chế
cần phải đưa ra các biện pháp khắc phục.
Song song với việc kiểm
tra cần tiến hành biện pháp đánh giá (khen thưởng và kỷ luật). Hình thức khen
thưởng được tiến hành với nhiều hình thức khác nhau như thưởng lương, thăng
chức….. Nếu thực hiện không tốt nhiệm vụ công tác phải kỷ luật hoặc đánh giá
vào thi đua cuối năm.
4. Phương pháp lập hồ
sơ
4.1. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy
một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ,
tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc
gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
Người mở hồ sơ: cán bộ,
công chức, viên chức được giao nhiệm vụ
4.1.1. Đối với cơ quan
có danh mục hồ sơ:
Vào đầu năm từng cán
bộ, nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập bao
nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì. Căn cứ vào danh mục hồ sơ đã được ban hành, các
đơn vị, cá nhân chuẩn bị bìa hồ sơ, để ghi tiêu đề hồ sơ và ghi mã hồ sơ và
thời hạn bảo quản theo bản danh mục hồ sơ đã được duyệt lên tờ bìa.
Tiêu đề hồ sơ cần ngắn,
rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc, vấn đề.
Trong quá trình giải quyết
công việc nếu có việc đột xuất phải giải quyết thì cũng lấy bìa hồ sơ để mở
thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ.
4.1.2. Đối với cơ quan
không có danh mục hồ sơ:
Cán bộ, nhân viên trong
cơ quan, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết và
thực tế tài liệu hình thành, đồng thời căn cứ vào kế hoạch công tác năm tiến
hành ghi tiêu đề hồ sơ (hay còn gọi là mở hồ sơ).
4.2. Thu thập, cập nhật
văn bản vào hồ sơ
Để lập được hồ sơ đầy
đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ, nhân viên trong quá trình giải
quyết công việc cần phải thu thập kịp thời các văn bản tài liệu đưa vào hồ
sơ.Văn bản thuộc hồ sơ nào, đưa vào hồ sơ đó.
Nguồn thu: Văn bản đi,
văn bản đến hoặc văn bản đề xuất, các ý kiến đóng góp (nếu có), tài liệu liên
quan đến giải quyết công việc (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm) hình thành
trong quá trình giải quyết công việc phải thu thập đầy đủ đảm bảo sự toàn vẹn,
đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Cần thu thập kịp thời
những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại
biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị
thất lạc.
Không đưa vào hồ sơ
những văn bản có tính nhắc nhở, giao dịch. Tuy nhiên cần lưu ý đến những giấy
tờ có “bút phê” của thủ trưởng hoặc ý kiến của lãnh đạo cấp trên.
Trách nhiệm thu thập:
cán bộ, chuyên viên, người trực tiếp giải quyết công việc.
Các văn bản tài liệu
thu thập đưa vào hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp (sao y bản
chính, sao lục, trích sao).
Các văn bản tài liệu
trong hồ sơ phải có mối liên quan chặt chẽ với nhau.
4.3. Kết thúc hồ sơ
* Kết thúc hồ sơ: Khi công việc đã giải
quyết xong, để hoàn chỉnh hồ sơ về công việc mình theo dõi, giải quyết thì
người lập hồ sơ phải làm thủ tục kết thúc và biên mục hồ sơ. Bao gồm:
4.3.1. Kiểm tra mức độ
đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ
Tiếp tục thu thập, bổ
sung những văn bản, tài liệu còn thiếu để đưa vào hồ sơ. Xem xét, loại bỏ những
văn bản tài liệu trùng thừa, tài liệu tham khảo (trừ bản thảo về những vấn đề
quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, hoặc ý kiến góp ý của
các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết giữ lại),
văn bản tài liệu hết giá trị…. ra khỏi hồ sơ. Ưu tiên bản gốc văn bản, bản có
bút phê của lãnh đạo. Nếu văn bản tài liệu có chất liệu giấy khác nhau thì lựa
chọn giấy có chất lượng tốt và tuổi thọ cao.
Soát xét lại thời hạn
bảo quản cho hồ sơ (đối chiếu với danh mục hồ sơ và tài liệu trong hồ sơ)
4.3.2. Phân chia đơn vị
bảo quản
Hồ sơ sau khi đã làm thủ
tục kết thúc, nếu số lượng văn bản, tài liệu nhiều (quá 3cm hoặc 200 tờ, không
nên tách dưới 01cm) thì phải phân chia thành các tập, các tập đó gọi là đơn vị
bảo quản để thuận lợi cho việc bảo quản.
Khi phân chia đơn vị
bảo chúng ta phải dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian, giá trị của văn
bản, tài liệu để phân chia cho hợp lý.
Mỗi văn bản trong hồ sơ
chỉ giữ lại 1 bản chính, nếu không có bản chính thì giữ bản sao có giá trị như
bản chính
4.3.3. Sắp xếp văn bản,
tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản.
Là việc cố định trật tự
vị trí của văn bản tài liệu trong hồ sơ sao cho văn bản tài liệu đó thể hiện
một cách rõ ràng, cụ thể và có mối liên hệ mật thiết với nhau. Cùng phản ánh
chính xác về một đối tượng cụ thể, một sự việc, một vấn đề giúp cho việc nghiên
cứu được thuận tiện.
- Tùy theo từng hồ sơ
(đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp.
- Thường ứng dụng các
cách sắp xếp sau:
- Sắp xếp theo thời
gian ban hành văn bản:
+ Văn bản nào có thời
gian ban hành sớm sắp xếp trước, muộn xếp sau.
Thường áp dụng để sắp
xếp các hồ sơ vấn đề, vụ việc,
- Sắp xếp theo số thứ
tự của văn bản:
+ Sắp xếp theo số thứ
tự của văn bản (theo cách đánh số văn bản). Văn bản nào có số nhỏ xếp trước, số
lớn xếp sau.
Thường áp dụng để sắp
xếp các tập lưu văn bản
- Sắp xếp theo quá
trình giải quyết công việc:
+ Sắp xếp theo trình tự
giải quyết công việc (trình tự phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề).
Những văn bản tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản tài
liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản tài liệu kết thúc vấn đề.
- Sắp xếp theo vần chữ
cái a,b,c
+ Trong một hồ sơ (đơn
vị bảo quản), có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái
A,B,C
Thường áp dụng để sắp
xếp các tập báo cáo của nhiều địa phương, các tập quyết định nhân sự như quyết
định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật...
Lưu ý: Khi sắp xếp văn bản
trong hồ sơ
+ Kế hoạch của năm sau
nhưng ban hành vào cuối năm trước thì phải xếp hồ sơ năm sau
Ví dụ: Kế hoạch công
tác năm 2013 ban hành cuối năm 2012 phải xếp vào năm 2013
+ Báo cáo của năm trước
nhưng ban hành vào đầu năm sau thì phải sắp xếp hồ sơ vào năm trước
Ví dụ: Báo cáo công tác
năm 2013 ban hành vào đầu năm 2014 phải sắp xếp vào năm 2013.
4.3.4. Biên mục hồ sơ
Biên mục hồ sơ là ghi
chép lên bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội dung và những thông
tin cần thiết khác của văn bản trong hồ sơ để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu
và sử dụng thuận lợi.
Biên mục hồ sơ gồm 2 phần:
biên mục bên trong và biên mục bên ngoài
*Biên mục bên trong
gồm:
- Đánh số tờ
Mục đích:
+ Cố định trật tự các
văn bản, tài liệu trong hồ sơ sau khi đã sắp xếp.
+ Phục vụ cho tra tìm
nhanh và thuận tiện.
Yêu cầu: Rõ ràng, chính xác.
Phương pháp đánh số tờ:
Mỗi
tờ văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản đều được đánh một chữ số Ả Rập
Mỗi tờ văn bản, tài
liệu trong đơn vị bảo quản đều được đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn
bản, bằng chữ số Ả Rập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B) không phân biệt đó
là tờ to hay nhỏ, tờ một mặt hay hai mặt chữ.
Chú ý khi đánh số tờ:
+ Nếu trong một tờ khổ to
gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh 2 số. Một tờ to thì gấp bằng khổ
giấy bình thường và đánh một số.
+ Nếu có ảnh
thì đánh số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì
+ Nếu trong một
tờ giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số
+ Trường hợp đánh số
sót thì được đánh số trùng và thêm chữ cái a,b,c và ghi rõ vào chứng từ kết
thúc.
-Trường hợp trong hồ sơ
có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ
vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.
Lưu ý: Các tờ mục lục
đánh số thứ tự riêng
- Ghi mục lục văn bản
- Mục đích:
thống kê, quản lý văn bản một cách chặt chẽ, tránh mất mát, thất lạc, phục vụ
tra tìm nhanh chóng, chính xác.
- Mục lục văn bản chỉ
dùng cho những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và thời hạn bảo
quản từ 20 năm trở lên để quản lý văn bản.
- Tờ mục lục có thể in
hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210m m x 297m m), được xếp lên đầu hồ sơ hoặc in vào bìa hồ sơ.
Mẫu
tờ mục lục văn bản
|
Số
thứ tự
|
Số ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng văn bản
|
Tác
giả văn
bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Tờ
số
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
Hướng dẫn
ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự
các văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Cột 2: Ghi số,
ký hiệu của văn bản
Cột 3: Ghi ngày, tháng,
năm của văn bản, tài liệu
Cột 4: Ghi tác giả ban
hành văn bản (không cần ghi tên cơ quan chủ quản)
Cột 5: Ghi tên loại và
trích yếu nội dung văn bản (nếu không có thì đọc tóm tắt nội dung để ghi)
Cột 6: Ghi tờ số (văn
bản đó bắt đầu từ số mấy)
Cột 7: Ghi những điều
cần thiết: thiếu dấu, có bút tích, bản dự thảo, văn bản mật....
- Viết chứng từ kết
thúc
Chứng từ kết thúc là
bản nhận xét về số lượng và chất lượng và trạng thái vật lý của các văn bản trong
hồ sơ để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời. Từ trang nào đến trang nào giấy
tốt hay xấu, chữ mờ hay khó đọc, có bút tích sửa chữa, văn bản tài liệu trong
hồ sơ là bản gốc, bản chính hay bản sao hoặc có phim ảnh, băng đĩa đi kèm.
Chứng từ kết thúc giúp cho việc quản lý văn bản, tài liệu tránh mất mát, đánh
tráo, giả mạo.
Chứng từ kết thúc được
in sẵn hai bên cạnh tai bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất
- Mẫu chứng từ kết
thúc: Quyết
định 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa
học Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ)
|
Đơn vị bảo
quản này gồm có..........(1)................... tờ
Viết bằng
chữ:...........................................................
Được đánh số
từ số ………….…. đến số………….……..
Số
trang…..………………(2)…………………………….
Số khuyết
…………………(3)……………………………
Mục lục văn
bản gồm.........(3)................................ tờ
(Viết bằng
chữ…………………………………………….)
Đặc điểm tài
liệu trong hồ sơ……(4)....……..................
......................................................................................
......................................................................................
Ngày.......
tháng.......năm....(5)..
Người lập hồ sơ
|
PHẦN
BỔ SUNG (6)
……………..………………………………………..
……………………….…………………
+ Hướng dẫn cách ghi
chứng từ kết thúc:
(1) Ghi số lượng tờ
trong đơn vị bảo quản: Ghi bằng số Ả Rập;
(2) Ghi những
số đánh trùng trong hồ sơ/đơn vị bảo quản;
(3) Ghi những số khuyết
trong hồ sơ/ đơn vị bảo quản;
(4) Ghi các đặc điểm của
tài liệu như tình trạng vật lý của tài liệu, mức độ mật, bút tích…;
(5) Ghi thời gian lập
hồ sơ
(6) Ghi thông tin bổ
sung thêm văn bản (nếu có)
- Dòng chữ “chứng từ
kết thúc” cách mép trên bìa hồ sơ 40mm, cân giữa, phông chữ Time Newroman in
hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
- Dưới dòng chữ “chứng
từ kết thúc” 15mm là các dòng chữ: Thông tin ở chứng từ kết thúc gồm:
+ Đơn vị bảo quản này
gồm có.......... tờ (Dùng để ghi số tờ trong đơn vị bảo quản)
+ Viết bằng chữ:.......................
+ Được đánh từ
số......... đến số...........
+ Số trùng:...................
(dùng để ghi những số đánh trùng trong hồ sơ/đơn vị bảo quản)
+ Số khuyết:..................
(dùng để ghi những số khuyết trong hồ sơ/đơn vị bảo quản)
+ Mục lục văn bản gồm:......tờ
(dùng để ghi số lượng tờ mục lục văn bản trong hồ sơ/đơn vị bảo quản)
+ Viết bằng chữ:.................
+ Đặc điểm tài liệu
trong hồ sơ:.................... (dùng để ghi các đặc điểm của tài liệu như:
tình trạng vật lý của tài liệu, dấu chỉ mức độ mật, bút tích.....)
Người lập hồ sơ ghi địa
danh, ngày, tháng, năm lập hồ sơ và ký ghi rõ họ tên để quy trách nhiệm khi cần
thiết.
*Biên mục bên ngoài:
- Viết bìa hồ sơ:
+ Mục đích:
Giới thiệu một cách tổng quát những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý, tra
tìm được thuận tiện.
+ Bìa hồ sơ được thiết
kế và in mẫu thống nhất theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ
|
_______(1) _______
_______ (2) _______
_______ (3) _______
Mã hồ sơ:…(4)…….
HỒ SƠ
_______
(5) _______
_________________
_________________
|
+ Hướng dẫn cách viết
bìa hồ sơ:
(1) Ghi tên lưu trữ
lịch sử mà tài liệu phải nộp vào.
(2) Ghi tên cơ
quan, tổ chức.
(3) Tên đơn vị có hồ
sơ.
(4) Mã hồ sơ: Ghi số,
ký hiệu hồ sơ.
(5) Ghi tiêu đề hồ sơ.
(6) Ghi số lượng tờ:
ghi chính xác số lượng tờ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ/đơn vị bảo quản
(7,9,10) Phông số; mục
lục số; hồ sơ số: do cán bộ lưu trữ ghi.
(11) Thời hạn
bảo quản: ghi thời hạn bảo quản trong hồ sơ.
Chữ viết trên bìa phải
đẹp mắt, rõ ràng, dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa phải đầy đủ, (tên cơ quan
hình thành hồ sơ, tên đơn vị hình thành hồ sơ (viết chữ in đứng đậm) phải chính
xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viết đúng kiểu chữ dáng nghiêng có
nét thanh, nét đậm, không viết tắt những từ không thông dụng, viết rõ ràng,
chính xác, không ngắt dòng tùy tiện.
+ Ngày tháng bắt
đầu…kết thúc: căn cứ vào mục lục văn bản trong hồ sơ để ghi
+ Số lượng tờ: Căn cứ
vào phần chứng từ kết thúc để ghi
+ Thời hạn bảo quản:
Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV; căn cứ
vào Bảng thời hạn Bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành, cơ quan, tổ chức (nếu
có); căn cứ vào giá trị của văn bản tài liệu trong hồ sơ.
Lưu ý: Nếu hết năm mà
công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ
đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
5. Quản lý hồ sơ tại cơ
quan, đơn vị
5.1. Trách nhiệm quản
lý hồ sơ
- Thủ trưởng cơ quan
cần chỉ đạo việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trữ cơ quan,
tổ chức thuộc quyền quản lý của mình như:
- Ban hành văn bản
hướng dẫn lập hồ sơ
- Phân công trách nhiệm
lập hồ sơ
- Tạo điều kiện cần thiết
để lập và quản lý hồ sơ như: bố trí nhân sự, đầu tư kinh phí cho việc triển
khai lập hồ sơ.
- Chánh văn phòng
(Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm cần:
- Tham mưu cho người
đứng đầu chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đối với
cơ quan.
- Tổ chức cấp dưới và
tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại cơ quan mình.
- Trưởng các đơn vị
trong cơ quan:
- Tổ chức việc lập hồ
sơ trong đơn vị, phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ
về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
- Tổ chức bảo quản hồ
sơ khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
- Tổ chức giao nộp hồ
sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn.
5.2. Biện pháp quản lý
hồ sơ
Cơ quan, tổ chức phải
ban hành các quy định cụ thể về lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Xây dựng quy định về
chế độ bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ,
tài liệu.
Muốn làm tốt điều này
cần phải thực hiện tốt việc quản lý hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ. Do đó, cần
có quy trình lập và kiểm soát hồ sơ. Trong đó, cần quy định cụ thể việc lập hồ
sơ và quản lý hồ sơ từ khi hình thành cho đến khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Cần xác định rõ trách
nhiệm của cá nhân, đơn vị được giao lập và quản lý hồ sơ.
Cần quy định rõ đối
tượng được phép khai thác thông tin trong hồ sơ, thủ tục khai thác và trách
nhiệm của người quản lý hồ sơ và người khai thác thông tin trong hồ sơ.
Nếu làm tốt điều này sẽ
góp phần đắc lực cho công tác lập và quản lý hồ sơ của cơ quan tổ chức nói
chung và của đơn vị, cá nhân nói riêng.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Quốc hội: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011
2. Chính phủ: Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư..
3. Chính phủ: Nghị định
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/
NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
4. Bộ Nội vụ: Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn
bản đi, đến và lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
5. Bộ Nội vụ: Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
6. Bộ Nội vụ: Thông tư
số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ
Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
7. Bộ Nội vụ: Thông tư
số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ
Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và
UBND xã, phường, thị trấn.
8. Bộ Nội vụ: Thông tư
số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ
Nội vụ Quy định mã số và tiêu
chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức ngành lưu trữ.
9. Vương Đình Quyền
(2011). Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB. Đại học
Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
10. Bộ Nội vụ:
Quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của
Bộ Nội vụ về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
11. Bộ Nội vụ: Quyết
định số: 06/2007/QĐ-BNV, ngày 18/6/2007 của
Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức;
12. Bộ Nội vụ: Quyết
định số: 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của
Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
13. Bộ Nội vụ: Quyết
định số: 58/2007/BGDĐT ngày 12/10/2007 của Bộ
Giáo dục và Đào tạo ban hành Qui định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên.
14. Ban Tổ chức Trung
ương: Hướng dẫn số: 05-HD/BTCTW, ngày 26/02/2002 của Ban Tổ chức Trung ương về một số
vấn đề cụ thể về nghiệp vụ công tác đảng viên
15. Văn phòng Trung
ương Đảng: Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 06/11/2009 của Văn phòng Trung ương về lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức
đảng các cấp
16. Bộ Khoa học và Công
nghệ: Quyết định 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012
của Bộ Khoa học Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN 9251: 2012 bìa hồ sơ Lưu trữ)
17. Cục Văn thư Lưu trữ
Nhà nước: Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn
thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong
môi trường mạng.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Phân tích khái niệm
hồ sơ? Yêu cầu đối với hồ sơ được lập.
2. Nêu các loại hồ sơ
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
3. Phân tích vị trí,
tác dụng của hồ sơ.
4. Trình bày trách
nhiệm của các cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan.
10. Trình bày nhiệm vụ
của lưu trữ viên (hạng III) đối với việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
11. Trình bày khái
niệm, nội dung xây dựng danh mục hồ sơ.
12. Trình bày khái niệm
và phương pháp lập hồ sơ công việc.
13. Trình bày thành phần,
thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Chuyên
đề 10
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
1. Những vấn đề chung
trong làm việc nhóm
1.1. Các khái niệm
1.1.1. Khái niệm nhóm
Nhóm không đơn giản là
một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của
một nhà quản lý, nhóm là một tập hợp người, có ít nhất từ hai người trở lên,
có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục
tiêu chung.
1.1.2. Khái niệm nhóm
làm việc và làm việc nhóm
Nhóm làm việc là nhóm
tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của
các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục
đích mà nhóm đặt ra.
Làm việc nhóm là hoạt
động tương tác, phối hợp giữa nhiều người với nhau, vận dụng những kiến thức
chuyên môn và các kỹ năng của mỗi cá nhân, nhằm đạt được mục tiêu chung.
1.1.3. Khái niệm kỹ
năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm
là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả
công việc và phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên.
1.2. Ý nghĩa của làm
việc nhóm
1.2.1. Tăng hiệu suất
làm việc
Nhiều nghiên cứu đã
chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi cá nhân cao
hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ.
Hơn nữa làm việc nhóm có thể giải quyết các công việc ngoài khả năng của cá
nhân.
1.2.2. Giảm thiểu khâu
trung gian
Làm việc nhóm trong tổ
chức giúp giảm thiểu các khâu trung gian, tiêu hủy bộ máy cồng kềnh lãng phí,
tạo nên sự linh hoạt, giúp tổ chức dễ dàng đối phó với những thay đổi của môi
trường, từ đó nắm bắt cơ hội, giảm bớt rủi ro.
1.2.3. Phát huy sức
mạnh tập thể
Làm việc nhóm giúp tăng
cường tính hợp tác và xây dựng trong một tổ chức. Các cá nhân sẽ có nhiều động
lực làm việc hơn, giải toả căng thẳng, và có nhiều ý tưởng đóng góp trong công
việc. Nhờ làm việc nhóm, các thành viên trong tổ chức có cơ hội hiểu nhau hơn,
từ đó đoàn kết lẫn nhau, phát huy tinh thần tập thể, vượt qua mọi khó khăn thử
thách, cùng đi đến thành công.
1.2.4. Phát triển cá
nhân
Nhóm có thể tận dụng
những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên
môn. Các thành viên tự rút ra những gì tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, ít bị áp
lực hơn so với làm việc một mình, đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm việc
với người khác. Từ đó, các thành viên có thể phát huy hết khả năng của bản
thân, học hỏi được nhiều hơn để hoàn thiện hơn.
1.3. Các loại nhóm làm
việc
1.3.1. Nhóm chính thức
1.3.1.1. Khái niệm
Nhóm chính thức là nền
tảng quan trọng của một tổ chức. Nhóm này thường làm việc lâu dài, thực hiện
những công việc lặp đi lặp lại, có tính thi đua và có sự phân công rõ ràng.
1.3.1.2. Đặc điểm
Nhóm cùng làm việc
trong thời gian tương đối dài. Các thành viên của nhóm có quyền tự do nhất định
trong việc quyết định phương pháp làm việc hiệu quả nhất và tất cả mọi người
đều được khuyến khích tự tìm kiếm các quy trình làm việc tối ưu cũng như liên
tục cải thiện quy trình làm việc của mình.
Một số ví dụ về nhóm
chính thức: các nhóm nhân viên hành chính - văn phòng chuyên chịu trách nhiệm
tổ chức các hoạt động, phong trào của cơ quan; các nhóm nhân viên chỉnh lý tài
liệu làm việc toàn thời gian cố định của các công ty chuyên cung cấp nhân sự
chỉnh lý tài liệu cho các đơn vị có nhu cầu...
1.3.2. Nhóm không chính
thức
1.3.2.1. Khái niệm
Nhóm không chính thức
gồm những người tập hợp lại với nhau không thường xuyên để thực hiện công việc
trên cơ sở không chính thức trong tất cả mọi tổ chức.
1.3.2.2. Đặc điểm
Được tổ chức xoay quanh
một nhiệm vụ đột xuất trong một khoảng thời gian giới hạn (một tuần, một
năm...) hoặc có thể hình thành theo hình thức chỉ định để giải quyết nhiều nhu
cầu công việc. Sau khi công việc hoàn tất, nhóm sẽ giải tán.
Ví dụ: các nhóm sinh
viên đại học chuyên ngành Lưu trữ học được huy động bổ sung đi chỉnh lý tài
liệu lưu trữ cho một dự án nhất định, có thời gian ngắn (vài tháng đến một
năm), chỉnh lý xong nhóm sẽ giải tán….
1.4. Các giai đoạn phát
triển của nhóm làm việc
Mô hình các giai đoạn
phát triển của nhóm làm việc được Tiến sĩ Tuckman cùng cộng sự đã nghiên cứu và
đưa ra từ năm 1965. Theo đó, một nhóm chính thức hay không chính thức đều trải
qua 5 giai đoạn trong quá trình phát triển. Cụ thể:
1.4.1. Giai đoạn hình
thành
- Đặc điểm của giai
đoạn:
+ Chưa rõ ràng về mục
tiêu, vai trò và cách thức làm việc nhóm, thường có thái độ thăm dò, hào hứng,
lịch sự, kỷ luật khi tham gia mọi hoạt động của nhóm.
+ Hình thành mối quan
hệ phụ thuộc giữa các nhóm viên, các thành viên hoàn toàn tán thành các kế
hoạch do người trưởng nhóm hoặc người có ảnh hưởng lớn trong nhóm đề ra.
+ Mức độ hoàn thành
công việc thấp, các thành viên mất nhiều thời gian để tìm hiểu nhau và tìm hiểu
về công việc trước khi có thể tập trung hoàn thành tốt công việc của mình.
- Những yêu cầu đặt ra
để nhóm vượt qua giai đoạn:
+ Sự thông hiểu chung
của mọi người về mục đích của nhóm, thiết lập mối quan hệ giữa các cá nhân.
+ Sự thống nhất về
nguyên tắc làm việc, điều lệ hoạt động của nhóm.
+ Lên kế hoạch hoạt
động cho nhóm, thống nhất quyền ra quyết định và trách nhiệm liên quan, cách
thức làm việc và các giới hạn trong công việc: công việc sẽ được thực hiện như
thế nào, bởi những ai, nguồn lực sẵn có để thực hiện và những quy định về thời
hạn, nhiệm vụ, các kỹ năng cần phải có…
+ Xây dựng mối quan hệ
giữa các cá nhân cần chú trọng đến lợi ích của từng cá nhân, giúp các nhóm viên
hiểu nhau và tạo dựng niềm tin.
1.4.2. Giai đoạn hỗn
loạn
- Đặc điểm của giai
đoạn:
+ Có nhiều ý kiến bất
đồng; bắt đầu hình thành các phe phái; kém tin tưởng lẫn nhau
+ Chỉ một vài nhiệm vụ
được hoàn tất
- Những yêu cầu đặt ra
để vượt qua giai đoạn:
+ Làm rõ hoàn cảnh vấn
đề, giải quyết các xung đột kịp thời và thỏa đáng
+ Xác định lại mục
đích, vai trò, mục tiêu và cấu trúc công việc; cam kết lại những điều luật và nội
quy
+ Động viên khuyến
khích và củng cố tạo dựng niềm tin, có tinh thần trách nhiệm với nhau; phát
triển các hoạt động giao tiếp trong nhóm: lắng nghe tích cực, trao đổi ý kiến
ôn hòa và không phán xét nhau;
+ Trân trọng những
thành quả đạt được và tôn trọng những sự khác biệt trong nhóm
Đây là giai đoạn mà bất
kì một nhóm làm việc nào cũng phải “kinh qua” trước khi nhóm hoạt động có hiệu
quả. Mặc dù đặc thù của giai đoạn này là đầy những xung đột và mâu thuẫn về
quyền lực, nhưng lại giúp nảy sinh sức sáng tạo và xác định những quan điểm khác
biệt trong nhóm.
1.4.3. Ổn định
- Đặc điểm:
+ Việc phân chia vai
trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí của các thành viên trở nên rõ ràng hơn.
+ Phát huy niềm tin, sự
gắn bó, hài hòa và thái độ tôn trọng lẫn nhau; sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm,
quyền lãnh đạo và điều khiển nhóm.
+ Thấu hiểu và trân
trọng những khác biệt giữa các thành viên.
+ Có khuynh hướng tránh
gây xung đột.
+ Những nỗ lực hợp tác
bắt đầu có hiệu quả, gia tăng số lượng nhiệm vụ được hoàn tất, hướng đến năng
suất cao.
- Những yêu cầu đặt
ra cho nhóm:
+ Giữ cho mọi việc đi
đúng quỹ đạo đã vạch ra; tạo sự hài hòa giữa mục tiêu chung và vai trò, mục
tiêu, nhiệm vụ và vị trí của từng cá nhân.
+ Chia sẻ trách nhiệm
lãnh đạo và điều hành nhóm; khuyến khích chia sẻ những quan điểm khác nhau và
bày tỏ ý kiến bất đồng để phát huy kỹ năng giải quyết khó khăn; liên tục phát
triển niềm tin và xây dựng các mối quan hệ tích cực.
+ Không ngừng phát
triển các kỹ năng; đánh giá và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.
+ Tập trung nâng cao
hiệu quả công việc; công nhận và ăn mừng thành công của nhóm.
1.4.4. Hoạt động hiệu
quả
- Đặc điểm:
+ Các thành viên nắm rõ
mục đích, giá trị, vai trò, mục tiêu; cả nhóm tập trung toàn bộ sức lực hoàn
thành mục tiêu chung.
+ Thúc đẩy sức mạnh của
nhóm để phát huy năng lực của nhóm và không ngừng cải thiện; sự linh hoạt và
chia sẻ trong trách nhiệm lãnh đạo là nguồn động lực giúp nhóm đương đầu với
những thử thách mới.
+ Các mối quan hệ và
giao tiếp trong nhóm được xây dựng trên cơ sở niềm tin, sự tôn trọng lẫn nhau
và tinh thần cởi mở; có tinh thần hăng hái cao độ.
+ Đạt hiệu quả tối ưu
và chất lượng công việc cao; công nhận và trân trọng đối với thành quả của cá
nhân và nhóm.
- Những yêu cầu cho
nhóm:
Tập trung vào hiệu quả
công việc; đón nhận những thử thách mới; tự đưa ra quyết định trong phạm vi
nhất định; công nhận và đánh dấu những thành quả của nhóm và của những cá nhân
xuất sắc.
1.4.5. Kết thúc
- Đặc điểm: Giảm sự phụ thuộc lẫn
nhau; các thành viên xây dựng, tập hợp thành các nhóm mới với mục tiêu mới;
hoặc kết thúc dự án tại đây.
- Yêu cầu: hoạt động của nhóm
thường được giám sát và đánh giá để rút kinh nghiệm và bài học cho các nhóm
khác, các dự án khác.
1.5. Một số yếu tố ảnh
hưởng đến làm việc nhóm
1.5.1. Mục tiêu nhóm
- Ảnh hưởng:
+ Hợp nhất các thành
viên lại với nhau.
+ Động lực cho hoạt
động nhóm
- Yêu cầu:
+ Đưa ra mục tiêu chung
rõ ràng, các thành viên cần phải hiểu rõ mục tiêu chung và biết rõ các nhiệm vụ
cần hoàn thành để đạt mục tiêu.
+ Nhóm trưởng phải biết
tạo sự hài hòa giữa các mục tiêu riêng của các cá nhân và mục tiêu chung của cả
nhóm.
1.5.2. Quy mô nhóm
- Ảnh hưởng: quy mô nhóm ảnh hưởng
trực tiếp đến hiệu quả làm việc nhóm và tạo nên đặc trưng của nhóm.
- Yêu cầu: tùy
từng nội dung công việc thực tế để xác định quy mô nhóm phù hợp.
1.5.3. Năng lực thành
viên
- Năng lực thành viên
là thành viên nhóm:
Thể hiện chất lượng làm
việc của nhóm và khả năng đương đầu với mọi thử thách của nhóm.
- Năng lực thành viên
là lãnh đạo nhóm:
Người trưởng nhóm hay
lãnh đạo nhóm sẽ là người dẫn dắt nhóm đi đến thành công. Bên cạnh đó, lãnh đạo
nhóm còn là người truyền cảm hứng làm việc cho nhóm, đứng ra giải quyết các mâu
thuẫn, tạo điều kiện cho các thành viên giao tiếp và hợp tác lẫn nhau cũng như
giao tiếp và hợp tác với các nhóm khác trong tổ chức và với bên ngoài.
- Yêu cầu: Không ngừng học hỏi
kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng và thể hiện thái độ tích cực nhằm nâng cao năng
lực của các nhóm viên.
1.5.4. Sự hợp tác của
các thành viên nhóm
- Ảnh hưởng: Hoạt động của nhóm phụ
thuộc vào sự hợp tác của các thành viên.
- Yêu cầu:
Các nhóm viên lắng nghe
tích cực và chủ động để thấu hiểu sự việc thay vì phán xét nhau, tham gia đóng
góp ý tưởng, ý kiến cho nhóm và tôn trọng, có thái độ cởi mở đối với những cảm
nhận, quan điểm của các thành viên khác.
1.5.5. Môi trường làm
việc
- Ảnh hưởng:
+ Nhóm phụ thuộc vào tổ
chức về: nguồn lực, thông tin, hỗ trợ. Mục đích hoạt động của tổ chức cũng
ảnh hưởng đến mục đích hoạt động của nhóm.
+ Thái độ của tổ chức
tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhóm. Phong cách lãnh đạo của nhà
quản lý cũng là yếu tố quan trọng tạo nên môi trường làm việc.
Môi trường năng động,
chuyên nghiệp, cởi mở, kích thích tính sáng tạo sẽ có ảnh hưởng tích cực tác
động lên hoạt động của nhóm.
2. Một số kỹ năng cơ
bản trong làm việc nhóm
2.1. Kỹ năng thiết lập
nhóm làm việc
2.1.1. Lập kế hoạch xây
dựng nhóm làm việc
Quá trình lập kế hoạch
xây dựng nhóm làm việc phải được thực hiện trước khi hình thành nhóm.
2.1.1.1. Nguyên tắc lập
kế hoạch xây dựng nhóm làm việc
- Chia nhỏ các nhiệm vụ
và xây dựng mục tiêu từng chặng
- Tiết kiệm tài nguyên:
tinh thần, con người, thời gian, sức lực, vật chất.
2.1.1.2. Nội dung lập
kế hoạch xây dựng nhóm làm việc
a. Xác định mục tiêu
nhóm
b. Xác định quyền hạn
nhóm
c. Dự kiến các
hoạt động
d. Xác định nguồn lực
e. Xác định
thời hạn
2.1.2. Lựa chọn thành
viên
2.1.2.1. Nguyên tắc lựa
chọn thành viên
- Thành viên hiểu rõ mục
tiêu nhóm
- Lựa chọn người phù
hợp, không phải người giỏi nhất
2.1.2.2. Tiêu chuẩn lựa
chọn
a. Yêu cầu công
việc
Thành viên có đủ kiến
thức, kinh nghiệm để thực hiện công việc, có khả năng đáp ứng được yêu cầu
công việc được giao.
b. Kỹ năng
Một tập hợp những kỹ
năng cần thiết sẽ rất khác nhau tùy thuộc vào nhiệm vụ của từng nhóm, nhưng tất
cả các nhóm đều đòi hỏi phải thông thạo về kỹ thuật chuyên môn.
c. Thái độ
Lựa chọn thành viên có
thái độ đúng mực, có tinh thần trách nhiệm cao thay vì quá chú trọng đến những
kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến công việc.
2.1.3. Phân công trách
nhiệm
Để một nhóm làm việc có
hiệu quả nhất nên phân công một số vai trò chủ chốt. Các vai trò này gồm: điều
phối viên, người phát kiến, người phản biện, người ngoại giao, người thực hiện,
trưởng nhóm và người giám sát. Không cần thiết phân công mỗi người chỉ thực
hiện một chức năng.
Trong các cơ quan lưu
trữ hay trong việc thực hiện các hoạt động lưu trữ các thành viên nhóm là các
lưu trữ viên hạng III thường giữ vai trò là người tham gia, vai trò điều hành
thuộc về các lưu trữ viên chính (hạng II) hoặc lãnh đạo cấp trên; tuy nhiên nếu
hai đối tượng này không tham gia nhóm thì lưu trữ viên hạng III vẫn có thể giữ
vai trò điều hành nhóm, tùy thuộc vào nội dung công việc của nhóm.
2.1.3.1. Nguyên tắc
phân công trách nhiệm
- Phân công đúng người,
đúng việc, đúng thời điểm;
- Rõ ràng, công khai,
minh bạch;
- Công bằng, hợp lý.
2.1.3.2. Các bước phân
công trách nhiệm
a. Chuẩn bị
- Nhận dạng loại công
việc cần phải làm trước khi phân công người có trách nhiệm;
- Sắp xếp trình tự công
việc trong nhóm theo tính chất ưu tiên và quan trọng;
- Nhóm công việc theo
các tiêu chí đặc thù. b. Lựa chọn
Nắm vững thông tin về
năng lực của từng cá nhân, cách ứng xử và thái độ của họ, nắm rõ mảng công việc
chính của từng người và lượng công việc hiện tại của họ. Tùy từng loại hình và
quy mô nhóm mà phân chia các vai trò trách nhiệm trong nhóm, không phải nhóm
làm việc nào cũng có tất cả các vai trò.
c. Thảo luận
Thảo luận với các thành
viên về nhiệm vụ cần phải phân công, ai là người phù hợp để giao việc và tại
sao. Nêu đầy đủ thông tin cần thiết về nhiệm vụ, yêu cầu, mong đợi và ước lượng
thời gian hoàn thành.
d. Kiểm soát
Kiểm soát từng phần
công việc và trách nhiệm của từng cá nhân trong việc thực hiện. Việc kiểm soát
cá nhân thực hiện công việc là rất cần thiết để đảm bảo các thành viên không đi
chệch hướng trong việc thực hiện mục tiêu. Việc kiểm soát do người có trách
nhiệm giám sát đảm nhiệm, theo quy định mà cả nhóm đã thông qua.
e. Đánh giá
Bước đánh giá nhằm giúp
các thành viên biết được hiệu quả công việc mà họ đã làm, liệu các thành viên
đã làm tròn trách nhiệm của họ hay chưa. Từ đó hiểu rõ việc phân công đã đúng
người đúng việc hay chưa để có thể điều chỉnh vai trò hoặc trách nhiệm của từng
thành viên khi cần.
2.1.4. Thiết lập quy
tắc nhóm
Các quy tắc làm việc
nhóm căn bản
a. Quy tắc ra
quyết định
Các phương pháp ra
quyết định mà nhóm có thể lựa chọn: lãnh đạo ra quyết định; đa số ra quyết
định; nhóm nhỏ các chuyên gia quyết định; quyết định bằng sự nhất trí.
Có rất nhiều cách để ra
quyết định, nhưng phương pháp mà tất cả các thành viên trong nhóm đều nhiệt
tình ủng hộ luôn là cách tốt nhất.
b. Quy tắc họp nhóm
c. Quy tắc thông tin
trong nhóm: nhằm đảm bảo mọi hoạt động của các thành viên đều được cập nhật và
xử lý kịp thời.
d. Quy tắc kiểm tra,
giám sát
e. Quy tắc khen thưởng:
nhằm khích lệ nhóm cải thiện được kết quả thực hiện chung, cơ chế khen thưởng
sẽ tạo động lực cho nhóm làm việc.
2.2. Kỹ năng giải quyết
xung đột
2.2.1. Những xung đột
thường gặp
Phân theo nội dung có
ba loại xung đột chính gồm: xung đột ý kiến, xung đột trách nhiệm và xung đột
lợi ích.
2.2.1.1. Xung đột ý
kiến
Xung đột ý kiến là khi
các thành viên có những ý kiến hoặc quan điểm bất đồng, trái ngược nhau. Những
xung đột ý kiến hoàn toàn là giữa các cá nhân với nhau mà không ảnh hưởng tới
quyền lợi và trách nhiệm đối với tổ chức.
2.2.1.2. Xung đột trách
nhiệm
Xung đột trách nhiệm
xảy ra khi sự phân công vai trò giữa các thành viên hoặc trưởng nhóm giao phó
công việc một cách không cân đối dẫn tới các cá nhân xung đột lẫn nhau. Nhìn
chung, loại xung đột này sẽ nghiêm trọng và khó giải quyết hơn so với xung đột
ý kiến.
2.2.1.3. Xung đột lợi
ích
Đây là loại xung đột
mang tính gay gắt và nghiêm trọng cao nhất trong ba loại xung đột nhóm thường
gặp. Xung đột lợi ích không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà các cá nhân gây xung
đột đang thực hiện mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các cá nhân đó.
2.2.2. Các phong cách
giải quyết xung đột
Từ những năm 1970,
Kenneth Thomas và Ralph Killmann đã phát triển mô hình về cách cá nhân hoặc các
nhóm phản ứng trong một tình huống xung đột. Theo đó, có năm phong cách giải
quyết xung đột cụ thể là:
2.2.2.1. Cứng rắn, áp
đảo
Phong cách xử lý này có
thể đặt mối quan hệ giữa các bên vào tình thế nguy hiểm, gây thù địch khi có kẻ
thắng, người thua; nhưng cũng có thể tạo ra sự thay đổi tích cực tiến bộ hơn
nếu người thua cuộc nhận ra lỗi sai của mình và có thái độ cầu thị.
2.2.2.2. Né tránh
Phong cách giải quyết
né tránh là khi gặp xung đột thì tránh sự va chạm, sợ đối đầu với mâu thuẫn.
Người có phong cách né tránh không quan tâm đến nhu cầu của các bên, thua cũng
không quan trọng. Tuy nhiên, cách này dễ tạo ra kết quả là các bên cùng thua, không
giải quyết triệt để mâu thuẫn, dễ xảy ra những xung đột tiếp theo.
2.2.2.3. Nhường nhịn,
xoa dịu
Nhường nhịn, xoa dịu là
cách xử lý quan tâm đến mối quan hệ thay vì kết quả quyền lợi. Người có phong
cách nhường nhịn thường đề cao sự hòa thuận trong các mối quan hệ, thậm chí có
thể hy sinh quyền lợi cá nhân để giữ cho các mối quan hệ được ổn định giữa các
các nhân trong nhóm hoặc giữa các nhóm với nhau.
2.2.2.4. Thỏa hiệp
Phong cách giải quyết
theo kiểu thỏa hiệp tức là mỗi bên có thể phải hy sinh một số quyền lợi để dành
được một số quyền lợi khác. Hai bên cùng nhau tìm ra giải pháp trung hòa để đôi
bên cùng có phần lợi ích. Kết quả tạo ra có thể là cùng thắng hoặc cùng thua
thiệt sau mâu thuẫn.
2.2.2.5. Hợp tác
Phong cách hợp tác
trong giải quyết mâu thuẫn đề cao cả kết quả và mối quan hệ. Các bên có thái độ
chủ động hợp tác để tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả hai bên, chú trọng sự đồng
thuận. Tất cả các bên sẽ cùng theo đuổi và tìm kiếm giải pháp tốt nhất cho cả
hai bên chứ không chỉ riêng cho một bên. Kết quả là cả hai bên đều thắng.
2.2.3. Các bước giải
quyết xung đột
Có ba bước cụ thể cần
thực hiện để quản lý tốt xung đột
- Nhận diện xung đột
- Xác định nguyên nhân
- Tìm kiếm giải pháp
2.3. Kỹ năng tổ chức
họp nhóm
2.3.1. Các kiểu họp
nhóm
2.3.1.1. Theo thành phần
họp
a. Họp nhóm: Là cuộc
họp cập nhật thông tin theo định kỳ cho cả nhóm
b. Thảo luận tổ: Là
cuộc họp tổ gồm những người có kiến thức chuyên ngành.
c. Họp giữa hai
người: Là cuộc họp riêng được tổ chức giữa hai người.
2.3.1.2. Theo nội dung
họp
a. Họp triển khai: Họp
cả nhóm để nghiên cứu các phương pháp làm việc.
b. Họp đánh giá tiến
độ: Cuộc họp cập nhật thông tin theo định kỳ cho các tổ trong nhóm.
c. Họp báo cáo: Họp để
phổ biến thông tin cụ thể.
2.3.2. Các bước họp
nhóm
2.3.2.1. Chuẩn bị
Những việc cần làm
trong bước chuẩn bị họp:
- Xem xét chủ đề, mục
tiêu và nội dung;
- Thành viên cần tham
gia;
- Kế hoạch điều hành
cuộc họp;
- Kế hoạch sử dụng công
cụ trực quan (bảng biểu, tài liệu, máy chiếu...);
- Kế hoạch thời gian,
địa điểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông báo...;
- Ai chuẩn bị, chuẩn bị
như thế nào;
- Chuẩn bị sức khoẻ,
tinh thần, làm quen phương tiện, phòng họp.
2.3.2.2. Bắt đầu cuộc
họp
Mục tiêu bước bắt đầu
cuộc họp là:
- Làm quen thành viên;
- Tạo không khí thân
thiện;
- Thống nhất khung chương
trình làm việc;
- Chỉnh sửa mục tiêu
cuộc họp (nếu cần);
- Thống nhất cách thức
làm việc.
2.3.2.3. Thảo luận
Đây là bước quan trọng
nhất trong một cuộc họp. Các thành viên được thảo luận, đóng góp ý kiến để nhóm
ra quyết định cuối cùng, các quyết định này phải phù hợp với mục tiêu cuộc họp.
2.3.2.4. Phân công thực
hiện
Việc phân công nhiệm vụ
cũng phải được thực hiện dựa trên các tiêu chí sau:
- Phân công nhiệm vụ
cho các cá nhân có khả năng thực hiện công việc tốt nhất;
- Xác định mỗi nhiệm vụ
được giao sẽ phù hợp ở mức độ nào với các mục tiêu cao nhất của nhóm, và những mục
tiêu của nhóm này liên quan thế nào với mục tiêu của tổ chức;
- Khi phân công nhiệm
vụ, hãy kèm theo cả quyền hạn và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Cụ thể các nội dung cần phân công: công việc gì cần làm; ai làm; làm như thế
nào; kết quả mong muốn; thời gian; điều kiện; nguồn lực hỗ trợ....
2.3.2.5. Kết thúc cuộc
họp
Dành thời gian đánh
giá, suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ sót, các
vấn đề gác lại để cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa, các
thành viên sẽ nhận kết quả này như thế nào, cuộc họp thành công đến mức nào qua
đánh giá nhanh.
2.4. Kỹ năng giải quyết
vấn đề
2.4.1. Quy trình giải
quyết vấn đề
2.4.1.1. Nhận ra vấn đề
- Xác định vấn đề của
nhóm hoặc của cá nhân thành viên;
- Ảnh hưởng của vấn đề
đến hoạt động chung của nhóm.
2.4.1.2. Đề ra mục tiêu
cần giải quyết
Sau khi xác định được
vấn đề cần đề ra mục tiêu cần hướng đến hoặc mục tiêu cần giải quyết vấn đề. Đề
ra mục tiêu để giải quyết giúp nhóm hoặc cá nhân nhìn nhận rõ vấn đề gặp phải,
từ đó hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề, những tác động của nó đối với nhóm hoặc
công việc của cá nhân.
2.4.1.3. Hiểu rõ vấn đề
Đây là bước quan trọng
nhất trong quy trình giải quyết vấn đề, nếu hiểu sai vấn đề thì việc giải quyết
vấn đề sẽ không triệt để. Ở bước này, cá nhân hoặc nhóm cần tìm hiểu rõ nguyên
nhân của vấn đề; vấn đề ảnh hưởng đến nhóm hoặc cá nhân như thế nào; vấn đề xảy
ra ở đâu...
2.4.1.4. Đề xuất giải pháp
và lựa chọn
Cần đưa ra nhiều phương
án để giải quyết một vấn đề. Các giải pháp đa dạng sẽ giúp nhóm hoặc cá nhân có
nhiều lựa chọn để từ đó có những quyết định đúng đắn nhất trong việc lựa chọn
các giải pháp. Trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng, nhóm hoặc cá nhân cần đánh
giá từng giải pháp bằng cách phân tích điểm mạnh, điểm yếu của từng giải pháp,
thấy được những vấn đề mới nảy sinh tại bước này.
Việc lựa chọn giải pháp
cần ưu tiên giải pháp khả thi nhất, giải quyết vấn đề mang tính dài hạn và
triệt để, có hiệu quả cao. Lúc này tính sáng tạo của các thành viên cần được
huy động và khích lệ tối đa để đưa ra phương án tối ưu.
2.4.1.5. Thực thi giải
pháp
Bước thực thi giải pháp
trả lời các câu hỏi: ai là người có liên quan; ai chịu trách nhiệm gì; thời gian
giải quyết vấn đề cần thiết; các nguồn lực để giải quyết vấn đề...
2.4.1.6. Đánh giá và
kiểm soát
Sau khi thực thi giải
pháp, nhóm hoặc cá nhân sẽ kiểm tra xem cách giải quyết có hiệu quả không; bài
học rút ra sau khi giải quyết vấn đề là gì; mục tiêu ban đầu có đạt được
không.... Cần chú ý rằng nếu mục tiêu giải quyết vấn đề của nhóm không đạt được
thì chắc chắn vấn đề chưa giải quyết được triệt để. Quy trình sẽ được thực hiện
lại từ bước một.
2.4.2. Các công cụ giải
quyết vấn đề
a. Phương pháp
sáu chiếc mũ tư duy
“Sáu chiếc mũ tư duy” là một công cụ trợ giúp
tư duy được Edward de Bono giới thiệu trong cuốn “Six Thinking Hats”. Đây là
một phương pháp cực kỳ hiệu quả, giúp đánh giá sự việc từ nhiều góc nhìn khác
nhau để đưa ra quyết định tốt hơn. Nhờ vậy, cá nhân sẽ hiểu rõ hơn mọi ngóc
ngách của sự việc, nhận diện được những nguy cơ, cơ hội.
Trong công tác lưu trữ,
vận dụng phương pháp “Sáu chiếc mũ tư duy” khi họp nhóm giúp các nhóm viên
nhanh chóng nắm được kế hoạch cụ thể thứ tự các công việc cần làm, phân công
người thực hiện một cách khoa học và hợp lý, từ đó việc họp nhóm cũng trở nên
hiệu quả hơn (ví dụ đối với nhóm nhân viên chỉnh lý tài liệu, nhóm nhân viên
văn thư lưu trữ ở các cơ quan…).
b. Phương pháp KJ
Phương pháp KJ rút gọn
do Tiến sĩ người Nhật Bản Kawakita Jiro phát triển và được áp dụng rất thành
công trong những năm 1950 tại các Công ty của Nhật Bản. Đây là một phương pháp
làm việc được áp dụng hầu hết cho hoạt động nhóm nhỏ và mang lại hiệu quả rõ
rệt trong giải quyết các vấn đề của nhóm.
Phương pháp này thường
được áp dụng khi nhóm cần giải quyết một vấn đề nào đó nhanh chóng, cần ý kiến của tất cả các
thành viên để đưa ra phương án tối ưu nhất.
2.5. Kỹ năng đánh giá
hiệu quả làm việc nhóm
2.5.1. Tiêu chí và nội
dung đánh giá
2.5.1.1. Về kết quả
- Đạt được mục tiêu nhóm;
- Sự hài lòng của khách
hàng hoặc đối tác;
- Khối lượng công việc
đã hoàn thành;
- Kiến thức nghề nghiệp
và kỹ năng thu được.
2.5.1.2. Về thời gian
- Đảm bảo lượng thời gian
thực hiện phù hợp cho từng công việc của nhóm và năng lực thành viên;
- Hoàn thành công việc
đúng hạn định, tuy nhiên sẽ có một số trường hợp ngoại trừ (cơ hội/rủi ro).
2.5.1.3. Về chi phí
- Chi phí cho từng dự án
hoặc công việc phù hợp với thực tế, không lãng phí, hao hụt vô lý;
- Các khoản chi tiêu và
lợi nhuận thực tế so với dự đoán.
2.5.1.4. Về quy trình
- Mức độ tham gia và lãnh
đạo;
- Sự cộng tác;
- Biện pháp giải quyết
xung đột;
- Lập kế hoạch và mục
tiêu;
- Độ cam kết với quy
trình và các thủ tục đã thống nhất;
- Xây dựng và duy trì
quan hệ giữa các cá nhân với nhau;
- Sự rèn luyện kỹ năng
của cá nhân và nhóm.
2.5.2. Phương pháp đánh
giá
Sau khi đã xác định cơ
sở để đánh giá hiệu quả hoạt động, bước tiếp theo là phương pháp hay cách thức
đánh giá. Có nhiều cách khác nhau để đánh giá thành công của nhóm, tùy vào mức
độ phức tạp, chi phí và thời gian thực hiện cần thiết.
2.5.2.1. Đánh giá bên
trong
- Tự đánh giá: Mỗi
thành viên trong nhóm tự đánh giá hiệu suất làm việc của mình
- Đánh giá của đồng
nghiệp: Các thành viên trong nhóm đánh giá sự đóng góp của nhau.
- Đánh giá của trưởng
nhóm: Với tư cách là trưởng nhóm hay người giám sát, bạn đánh giá hiệu suất làm
việc của từng cá nhân.
2.5.2.2. Đánh giá bên
ngoài
- Đánh giá sự thỏa mãn
của khách hàng: Khách hàng trong và ngoài công ty đánh giá hiệu suất hoạt động
của nhóm và các thành viên trong nhóm. Đó là những khách hàng tương tác và làm
việc thường xuyên với các thành viên nhóm. Hoặc đánh giá từ các đối tác của
nhóm.
- Đánh giá của cấp quản
lý: Các trưởng phòng hay nhà quản lý của các trưởng nhóm đánh giá hiệu suất
hoạt động của cá nhân và của cả nhóm.
Khi xem xét hiệu quả
làm việc, nhóm có thể kết hợp phương pháp đánh giá trong và đánh giá ngoài để
đánh giá từng vai trò của thành viên.
3. Xây dựng nhóm làm
việc hiệu quả
3.1. Thực trạng và
nguyên nhân của thực trạng
3.1.1. Thực trạng
Cho đến nay tại Việt
Nam, cụm từ “team work” (làm việc theo nhóm) được nhắc đến và sử dụng nhiều tại
các tổ chức. Các từ thay thế cho cụm từ này là nhóm, tổ, phòng, ban... nhưng
thường được hình thành và hoạt động theo cơ chế và mang tính hình thức nhiều
hơn là mang lại hiệu quả thực sự cho tổ chức. Vì vậy có thể thấy rằng cụm từ “làm
việc nhóm” được sử dụng một cách tùy tiện, thực tế có nhiều tổ chức, dự án đã
gặp thất bại do chưa hiểu và biết cách khai thác triệt để hiệu quả của “làm
việc nhóm”.
3.1.2. Nguyên nhân
- Tham gia nhóm miễn
cưỡng hoặc không chủ động
- Sa đà vào tranh cãi
thay vì tranh luận để giải quyết vấn đề
- Không thống nhất và
cùng tập trung vào mục tiêu chung
- Đùn đẩy trách nhiệm,
ỷ lại vào người
- Quá nể nang các mối
quan hệ hoặc ngại va chạm
3.2. Xây dựng nhóm làm
việc hiệu quả
3.2.1. Đặc điểm của
nhóm làm việc hiệu quả (PERFORM)
3.2.1.1. Có mục tiêu rõ
ràng và giá trị (Purpose and Values)
3.2.1.2. Được hỗ trợ và
tiếp thêm sức mạnh (Empowerment)
3.2.1.3. Có quan hệ
giao tiếp tốt (Relationships and Communication)
3.2.1.4. Có sự linh
hoạt (Flexibility)
3.2.1.5. Có năng suất
làm việc tối ưu (Optimal Performance)
3.2.1.6. Có sự công
nhận và trân trọng thành quả đạt được (Recognition and Appreaciation)
3.2.1.7. Có tinh thần
nhiệt huyết (Morale)
3.2.2. Đặc điểm cá nhân
là thành viên
3.1.2.1. Suy nghĩ như
lãnh đạo
Thành viên của một nhóm
tuyệt vời sẽ có suy nghĩ như những thành viên của ban lãnh đạo tổ chức. Họ luôn
tập trung vào những mục tiêu và kết quả mà công ty cần đạt được để đứng vững
trong sự cạnh tranh. Lối suy nghĩ như lãnh đạo cũng giúp cho các thành viên dễ
dàng thông cảm với người lãnh đạo nhóm hơn, đồng thời nhanh chóng và linh hoạt
ứng phó với những thách thức và thay đổi xảy ra với nhóm.
3.2.2.2. Đồng đội là số
1
Thành viên luôn luôn
nghĩ về việc làm thế nào để đóng góp năng lực của họ cho tổ chức thay vì chỉ
nghĩ đến việc hoàn thành nhiệm vụ của mình, vì vậy tài năng và kinh nghiệm của
họ trở thành lực lượng nòng cốt trong tổ chức.
3.2.2.3. Tinh thần
trách nhiệm cao
Sự đóng góp mà những
nhóm làm việc hiệu suất cao cùng nhau chia sẻ là tinh thần trách nhiệm. Cả
thành viên và lãnh đạo nhóm đều chia sẻ trách nhiệm.
3.2.3. Đặc điểm cá nhân
là lãnh đạo nhóm
3.2.2.1. Người khởi
xướng
Trưởng nhóm khởi xướng
mọi hành động của nhóm. Một trưởng nhóm giỏi sẽ tìm thấy vị trí thuận lợi để
khởi xướng hành động - một vị trí có phần hơi tách biệt với công việc bình
thường của nhóm nhằm quan sát những mối quan hệ giữa công việc và các mục tiêu
cao hơn.
3.2.2.2. Tấm gương cho
người khác
Trưởng nhóm có thể làm
gương bằng nhiều cách khác nhau.
3.2.2.3. Huấn luyện
viên giỏi
Huấn luyện là một hoạt
động có tính hai chiều, qua đó các bên chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm để tối
đa hóa tiềm năng của mỗi thành viên trong nhóm và giúp thành viên đó đạt được mục
tiêu mà nhóm đã thông qua. Nếu một trưởng nhóm và một thành viên nhất
trí tạo lập mối quan hệ huấn luyện, cả hai sẽ tin tưởng nhau để cải thiện hiệu
suất lao động.
3.2.2.4. Tạo điều kiện
cho các thành viên giao tiếp và hợp tác
- Sự hợp tác lành mạnh
có những đặc điểm sau:
+ Đặt quyền lợi nhóm
lên trên quyền lợi bản thân;
+ Trao một phần ngân
sách, thời gian sử dụng phòng thí nghiệm, hay các nguồn lực khác mà họ có cho
thành viên cùng nhóm, nếu người này có thể sử dụng hiệu quả hơn;
+ Nhiệt tình chia sẻ
niềm tin vào sự thành công;
+ Xử lý những điểm khác
biệt và đề ra lịch trình giữa các thành viên;
- Nguyên tắc xây
dựng mối quan hệ bền vững giữa các thành viên:
+ Tôn trọng năng lực của
các thành viên;
+ Tận dụng tối ưu sự khác
biệt trong nhóm;
+ Tin tưởng lẫn nhau;
+ Tạo điều kiện cho các
thành viên mới hòa nhập
3.2.2.5. Hòa giải mâu
thuẫn
Ba bước giúp lãnh đạo
nhóm giải quyết mâu thuẫn.
- Tạo môi trường để mọi
người thảo luận những vấn đề khó khăn
- Tạo điều kiện thuận
lợi để thảo luận
- Hãy tập trung vào vấn
đề chứ không phải đổ lỗi cho ai.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Đặng Đình
Bôi (2010). Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm, Trường Đại học Nông lâm TP.
Hồ Chí
Minh, TP. Hồ
Chí Minh.
2. Edward de
Bono (2008). Sáu chiếc nón tư duy, Nhà xuất bản Trẻ, Hà Nội.
3. Harvard
Business School Press (2006). Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - Cẩm nang
kinh doanh Hazard, Nhà xuất bản Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh,
TP. Hồ Chí Minh.
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Một nhóm làm
việc thường trải qua những giai đoạn nào trong quá trình phát triển? Trong các
giai đoạn đó, giai đoạn nào được coi là giai đoạn khó khăn nhất, giai đoạn nào
là giai đoạn thành công nhất? Giải thích.
2. Trình bày
các tiêu chuẩn lựa chọn thành viên khi tham gia vào nhóm làm việc. Tại sao nói
trong các tiêu chuẩn đó, tiêu chuẩn về thái độ thành viên là quan trọng nhất?
3. Phân tích
năm phong cách giải quyết xung đột. Phong cách nào được coi là phong cách tối
ưu nhất để giải quyết các xung đột trong nhóm làm việc?
4. Trình bày
các phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm? Để
đánh giá một nhóm thực hiện các hoạt động lưu trữ thì phương pháp đánh giá
ngoài gồm các yếu tố nào?
5. Một nhóm làm
việc hiệu quả có những đặc điểm gì? Làm thế nào để nâng cao hiệu suất làm việc
nhóm trong cơ quan, tổ chức nơi anh/chị công tác?
6. Xử lý tình
huống trong một cuộc họp của nhóm chỉnh lý tài liệu sau:
a. Không khí
cuộc họp buồn tẻ, trầm lắng khi không có sự tham gia ý kiến của các thành viên
dự họp, nhóm trưởng phải tổ chức nhiều cuộc họp nhưng vẫn không phân công được
nhiệm vụ để các thành viên làm việc chung một cách khoa học và hợp lý.
b. Cuộc họp
luôn luôn căng thẳng do các thành viên chỉ đưa ra ý kiến cá nhân mà không lắng
nghe ý kiến của người khác, nhóm trưởng phải tổ chức nhiều cuộc họp nhưng các
thành viên vẫn chưa thể làm việc ăn ý với nhau.
Chuyên đề 11
KỸ NĂNG GIAO TIẾP
1.
Tổng quan về giao tiếp và kỹ năng giao tiếp
1.1.
Một số khái niệm
1.1.1.
Khái niệm Giao tiếp
Giao
tiếp là một nhu cầu tồn tại và phát triển của mỗi cá nhân và xã hội loài người.
Thông qua giao tiếp, con người trao đổi thông tin, gửi gắm tình cảm, tương tác
qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Giao tiếp diễn ra trong mọi lĩnh vực hoạt động
của con người.
Theo
Từ điển Tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê: “Giao tiếp là tiếp xúc, trao đổi”.
Các
nhà tâm lý học cho rằng: Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa con người và con
người, nhờ đó con người trao đổi thông tin, kinh nghiệm hiểu biết, những rung
cảm, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau.
Trong
Giáo trình Kỹ năng giao tiếp do Thạc sĩ Chu Văn Đức (chủ biên): Giao
tiếp đã được định nghĩa là “hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa
con người với con người nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định”. (5,13)
Tác
giả Đào Thị Ái Thi quan điểm: “Giao tiếp là sự trao đổi tư tưởng, tình cảm và
hành vi giữa con người với nhau thông qua hệ thống tín hiệu ngôn ngữ, được xác
lập và vận hành bởi các mối quan hệ tương tác xã hội có chủ định hoặc không chủ
định giữa các bên tham gia vào quan hệ giao tiếp nhằm thỏa mãn những nhu cầu và
mục tiêu nhất định”. (10,12-13)
Mặc
dù có nhiều ý kiến khác nhau song có thể hiểu giao tiếp là quá trình tiếp
xúc, trao đổi thông tin, tình cảm giữa con người với con người nhằm thỏa mãn
nhu cầu, mục tiêu nhất định.
Như
vậy Giao tiếp là một quá trình tương tác, có tính hai chiều, được cấu thành bởi
các thành tố: đối tượng giao tiếp giữa người với người; thông điệp được truyền
tải; phương tiện giao tiếp; không gian, thời gian, hoàn cảnh giao tiếp; nhu
cầu, mục tiêu mà đối tượng giao tiếp đặt ra và mong muốn đạt được.
Trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng thường xuyên diễn ra các quá trình giao
tiếp, trao đổi thông tin, tình cảm giữa con người với nhau nhằm đạt được những
nhu cầu, mục tiêu nhất định. Quá trình giao tiếp diễn ra trong nội bộ và ngoài
cơ quan, tổ chức.
1.1.2.
Khái niệm kỹ năng giao tiếp
Kỹ
năng là khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được trong một lĩnh vực nào
đó vào thực tiễn.
“Kỹ
năng giao tiếp là sự thể hiện trên thực tế năng lực giao tiếp của con người
trong việc vận dụng tri thức, tình cảm, kinh nghiệm để nhận biết, phán đoán và
sử dụng phương tiện giao tiếp một cách thành thạo trong các mối quan hệ giao
tiếp và phù hợp với từng tình huống giao tiếp cụ thể nhằm đạt hiệu quả giao
tiếp” (10,30)
1.2.
Vai trò của giao tiếp
1.2.1.
Trao đổi thông tin
Trao
đổi thông tin là nhu cầu không thể thiếu của con người. Quá trình trao đổi
thông tin giúp cho con người nói chung, các lưu trữ viên nói riêng tăng thêm sự
hiểu biết, tri thức về các lĩnh vực như: kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội…;
chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên; chương
trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị; nội dung công việc mà mình được
giao. Từ đó, giúp các lưu trữ viên xác định rõ và hoàn thành tốt hơn chức
trách, nhiệm vụ đồng thời nâng cao hiệu quả giải quyết công việc.
Ví
dụ: Khi tham gia vào quá trình giao tiếp với lãnh đạo cơ quan, thủ
trưởng đơn vị, các lưu trữ viên sẽ hiểu rõ hơn về chủ trương, kế hoạch công tác
của cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định; các yêu cầu của lãnh đạo về
tiến độ, chất lượng công việc đối với đơn vị hoặc đối với từng cá nhân. Từ đó,
các lưu trữ viên sẽ xác định rõ hơn nhiệm vụ, công việc mà bản thân phải thực
hiện; hoạch định các công việc cho bản thân một cách rõ ràng, hiệu quả.
1.2.2.
Trao đổi tình cảm và mở rộng các mối quan hệ giữa con người với nhau
Giao
tiếp không chỉ giúp con người trao đổi thông tin mà còn giúp trao đổi về tâm
tư, tình cảm, nguyện vọng. Từ đó con người có sự cảm thông, chia sẻ, tôn trọng,
đoàn kết và tương trợ lẫn nhau. Qua giao tiếp, mỗi cá nhân biết được những điều
tốt - không tốt, điều nên làm - không nên làm, học hỏi lẫn nhau và dần dần hoàn
thiện bản thân. Thông qua giao tiếp, mỗi cá nhân tham gia vào các mối quan hệ
xã hội, không ngừng mở rộng các mối quan hệ xã hội, tạo cơ sở, tiền đề cho sự
hợp tác và phát triển.
Ví
dụ: Thông qua quá trình tiếp xúc, trao đổi với khách đến giao dịch
(các độc giả), lưu trữ viên không chỉ nắm được nội dung thông tin khách đã
truyền tải mà còn hiểu được tâm tư, nguyện vọng, cảm xúc của họ. Từ đó, có
những chia sẻ và cách cư xử phù hợp với từng đối tượng, hoàn cảnh giao tiếp.
1.2.3.
Giao tiếp là điều kiện để hình thành và phát triển nhân cách
Giao
tiếp là điều kiện tồn tại của cá nhân và xã hội loài người. Trong quá trình
giao tiếp, con người có điều kiện gia nhập vào các quan hệ xã hội, lĩnh hội nền
văn hóa, các quy tắc đạo đức, chuẩn mực xã hội, đồng thời tự nhận thức và đánh
giá bản thân, tự đối chiếu, so sánh mình với người khác, với các chuẩn mực
xã hội. Có thể nói, thông qua quá trình giao tiếp, con người đã dần dần hình
thành, hoàn thiện và phát triển nhân cách của bản thân.
1.3.
Phân loại hình thức giao tiếp
Dựa
trên những tiêu chí phân loại khác nhau, giao tiếp được chia thành những hình
thức sau:
Theo
tính chất tiếp xúc: Giao tiếp gồm giao tiếp trực tiếp;
giao tiếp gián tiếp; giao tiếp bán trực tiếp.
Theo
tính chính thức - quy cách giao tiếp: Giao tiếp
được phân thành giao tiếp chính thức (công vụ, quy định, thể chế) và giao tiếp
không chính thức (giao tiếp giữa các cá nhân).
Theo
vị thế: Giao tiếp có giao tiếp ở thế mạnh; giao tiếp ở thế yếu và giao
tiếp ở thế ngang bằng.
Theo
số lượng người, tính chất mối quan hệ giữa các cá nhân bao gồm: Giao
tiếp giữa hai người; giao tiếp giữa cá nhân với nhóm; giao tiếp giữa các cá
nhân trong nhóm; giao tiếp giữa các nhóm.
Theo
phương tiện giao tiếp gồm: giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao
tiếp phi ngôn ngữ.
1.4.
Các nguyên tắc giao tiếp
1.4.1.
Tôn trọng đối tượng giao tiếp:
Trong
cuộc sống cũng như công việc, tôn trọng lẫn nhau trong giao tiếp là một trong
những nguyên tắc cơ bản và quan trọng. Khi tham gia vào hoạt động giao tiếp
chính thức hay không chính thức, các đối tượng giao tiếp thường đặt ra và mong
muốn đạt được mục đích nhất định. Tuy nhiên, trên thực tế giữa các đối tượng
giao tiếp vẫn luôn xảy ra những mâu thuẫn, xung đột. Chính sự tôn trọng lẫn
nhau với biểu hiện là lựa chọn, vận dụng các nghi thức giao tiếp cơ bản, hành
vi, cách ứng xử phù hợp, linh hoạt, sáng tạo và có văn hóa, chuẩn mực đồng thời
luôn biết lắng nghe, chia sẻ với nhau sẽ giúp các đối tượng giao tiếp tránh
được những mâu thuẫn, tìm được tiếng nói chung và giải quyết công việc hiệu quả
nhất.
Ví
dụ: Khi độc giả đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và gặp gỡ các lưu trữ
viên với mục đích là đọc tài liệu. Mặc dù, độc giả đã chuẩn bị và xuất trình
đầy đủ giấy tờ có liên quan đến thủ tục đọc tài liệu nhưng những tài liệu mà
độc giả có nhu cầu khai thác lại thuộc vào danh mục tài liệu quan trọng, chưa
được giải mật, không được phép tiếp cận. Để giải quyết tình huống này và thuyết
phục được độc giả thì ngoài kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, các lưu trữ viên
phải có nghệ thuật giao tiếp, đặc biệt là biết vận dụng tốt nguyên tắc tôn
trọng đối tượng giao tiếp, biết lựa chọn hành vi, lời nói, cử
chỉ phù hợp để giải thích và giúp độc giả hiểu được thông điệp mà lưu trữ viên
truyền tải. Đồng thời tạo được ấn tượng tốt đối với các độc giả.
1.4.2. Bình
đẳng trong giao tiếp:
Trong cuộc
sống cũng như quá trình thực thi công việc, con người luôn hình thành và có
nhiều mối quan hệ khác nhau: mối quan hệ gia đình; mối quan hệ đồng nghiệp; mối
quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới....Để dung hòa các mối quan hệ đó và giải
quyết tốt công việc, các lưu trữ viên phải luôn xác định và dựa trên nguyên
tắc: “Mọi người đều quan trọng”. Nói khác đi, trong giao tiếp, các lưu trữ viên
phải luôn quan tâm, coi trọng giá trị của con người (đối tượng giao tiếp), phải
tôn trọng và đối xử bình đẳng, công bằng với các đối tượng giao tiếp.
Ví dụ: Trong quá
trình giải quyết công việc cho 2 đối tượng giao tiếp. Họ đến cùng thời điểm (gần
hết giờ làm việc buổi sáng) và nhu cầu, mức độ phức tạp của công việc của hai
người khách là như nhau. Tuy nhiên, một trong hai khách lại có quan hệ mật thân
thiết, gần gũi, quen biết với lưu trữ viên. Để vận dụng tốt nguyên tắc trên,
các lưu trữ viên phải đối xử công bằng với cả hai người khách trên. Nghĩa là:
Một là cố gắng giải quyết ngay công việc cho cả hai người khách; Hai là xây
dựng lịch hẹn và giải quyết công việc cho cả hai người khách vào một thời điểm thích
hợp.
1.4.3.
Thiện chí trong giao tiếp
Một trong
những đặc trưng văn hóa trong giao tiếp của người Việt là: “Trọng tình - Coi
tình cảm là khuôn vàng, thước ngọc”. Vì vậy, khi thiết lập, duy trì các mối
quan hệ và giải quyết công việc, các lưu trữ viên phải luôn cởi mở, nhiệt tình,
chu đáo, thân thiện, lịch sự, văn hóa, có sự hợp tác, đoàn kết và tương trợ.
Trường hợp, xảy ra mâu thuẫn, xung đột thì phải cạnh
tranh một cách lành mạnh, công khai.
Ví dụ: Trong quá
trình giải quyết công việc chung cơ quan, đơn vị, các lưu trữ viên phải luôn
xác định và có tinh thần làm việc nhóm, luôn tôn trọng lẫn nhau, đoàn kết, chia
sẻ với nhau. Nếu có cạnh tranh thì cạnh tranh bằng chính năng lực, phẩm chất
của bản thân, không nên nói xấu nhau hoặc dùng mọi thủ đoạn để bôi nhọ danh dự,
uy tín của người khác, đồng nghiệp.
1.4.4. Tôn
trọng các giá trị văn hóa
Bên cạnh
những nguyên tắc trên, khi tham gia vào quá trình giao tiếp, mỗi cá nhân phải
nhận thức, biết vận dụng và tôn trọng các chuẩn mực đạo đức, phong tục, tập
quán, tín ngưỡng, văn hóa của quốc gia mình và các quốc gia mà mình đặt mối
quan hệ giao tiếp.
Ví dụ: Khi chào
hỏi, giao tiếp với người nước ngoài: Campuchia, Lào…thì ngoài hiểu về văn hóa
của quốc gia mình, biết cách sử dụng nghi thức chào hỏi bằng ngôn ngữ và bằng
hành động là “bắt tay”, các lưu trữ viên cần tìm hiểu kỹ về văn hóa và vận dụng
thành thục nghi thức chào hỏi của nước bạn là: chắp tay trước ngực và đầu hơi
cúi xuống.
1.5. Phân
loại kỹ năng giao tiếp
Với các
tiêu chí phân loại khác nhau, tác giả Đào Thị Ái Thi đã đưa ra cách phân loại
mang tính tương đối về kỹ năng giao tiếp như sau:
- Dựa trên
năng lực của con người: kỹ năng giao tiếp bao gồm:
Kỹ năng
nhận biết: kỹ năng biết, hiểu, áp dụng, phân tích, khái quát, nhận xét. Kỹ năng
cảm nhận: cảm giác, tình cảm, giá trị, bản chất, đánh giá.
Kỹ năng
hành động: bắt chước, thao tác, chủ động, kỹ xảo, nghệ thuật.
- Dựa trên
phương diện hành vi hành chính gồm:
Kỹ năng xã
hội: đáp ứng nhu cầu, lợi ích, chọn thời gian, kiểm soát.
Kỹ năng vận
động: thái độ, ứng xử, trình diễn, rèn luyện, thành thạo, tự tin
Kỹ năng
nhóm: quan sát, chia sẻ, phối hợp, động viên..
- Dựa trên
phương diện nghệ thuật quản lý gồm: kỹ năng định vị, kỹ năng định
hướng, kỹ năng điều chỉnh.
- Dựa trên
phương diện kỹ thuật hành chính: kỹ năng nghe - nói; kỹ năng đọc - viết; kỹ
năng phản hồi.
2. Một số
kỹ năng giao tiếp cơ bản
2.1. Kỹ
năng lắng nghe
2.1.1. Vai
trò
Kỹ năng
lắng nghe là một kỹ năng cơ bản, quan trọng trong hoạt động giao tiếp. Trong
quá trình giao tiếp, các đối tượng giao tiếp (kể cả người phát lẫn người nhận
thông tin) đều phải sử dụng kỹ năng lắng nghe. Lắng nghe là chìa khóa giúp các
viên chức hiểu vấn đề và thực thi công việc. Nói khác đi, lắng nghe sẽ mang lại
những lợi ích cơ bản sau:
- Thu thập
thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác;
- Giúp các
viên chức thực hiện tốt những gì được hướng dẫn và đưa ra những kết luận chính
xác, nhanh chóng;
- Tiếp thu
được những ý kiến hay của người khác;
- Hiểu được
nhu cầu, tình trạng của đối tượng giao tiếp;
- Hiểu được
những khó khăn của đối tượng giao tiếp;
- Thể hiện
sự tôn trọng đối với đối tượng giao tiếp;
- Tiết kiệm
được thời gian và công sức;
- Nâng cao
hiệu quả giải quyết công việc.
Như vậy,
lắng nghe đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với mỗi viên chức
trong quá trình thực thi nhiệm vụ và thiết lập mối quan hệ với các đối tượng giao tiếp.
Lắng nghe vừa giúp viên chức thể hiện sự tôn trọng của mình đối với người
truyền đạt thông tin vừa giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
2.1.2. Phân
loại kiểu nghe
Lắng nghe
là hoạt động được tạo thành bởi 4 yếu tố: người nói, thông điệp, kênh truyền
dẫn và người nghe.
Căn cứ vào mục
tiêu của hoạt động nghe, có thể chia nghe thành 5 kiểu sau:
- Nghe giao
tiếp xã hội;
- Nghe giải
trí;
- Nghe
thông tin;
- Nghe phân
tích, ra quyết định;
- Nghe đồng
cảm.
Căn cứ vào
cấp độ nghe, có thể phân nghe thành một số kiểu sau:
- Nghe phớt
lờ;
- Nghe giả
vờ;
- Nghe chọn
lọc;
- Nghe chú
ý;
- Nghe thấu
cảm.
Trong quá
trình giải quyết công việc, các lưu trữ viên cần nắm được công dụng của từng
kiểu nghe và vận dụng sáng tạo, linh hoạt, phù hợp trong từng hoàn cảnh, tình
huống giao tiếp.
Ví dụ:
Trường hợp
1: Khi tham gia các hội nghị tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ lưu
trữ thì các lưu trữ viên phải vận dụng tốt kiểu nghe “thông tin”, “chú ý”, nghe
“đồng cảm”. Có như vậy, họ mới thu thập được thông tin một cách đầy đủ, chính
xác.
Trường hợp
2: Khi tiếp xúc, trao đổi với khách, ngoài việc vận dụng tốt các kiểu
nghe trên, các lưu trữ viên phải biết sử dụng thành thạo kiểu nghe “thấu cảm”
để có thể đặt mình vào hoàn cảnh của đối tượng giao tiếp để hiểu, chia sẻ, đồng
cảm và giúp họ giải quyết nhu cầu, mục đích giao tiếp.
2.1.3. Các
yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng lắng nghe
Hoạt động
lắng nghe luôn bị chi phối bởi nhiều yếu tố vừa có có lợi vừa có hại. Nếu loại
trừ được những yếu tố bất lợi sẽ làm tăng mặt lợi của nó. Vì vậy, trong quá
trình nghiên cứu về hoạt động lắng nghe, chúng ta cần tìm ra những rào cản ảnh
hưởng đến hiệu quả nghe để chọn lựa được giải pháp đảm bảo cho hoạt động nghe
được hiệu quả. Sau đây là một số yếu tố, rào cản cơ bản đối với lắng nghe:
- Thái độ
của cả người nghe và nói trong quá trình giao tiếp
Nếu với
thái độ thiếu tôn trọng lẫn nhau, thù địch, không thiện chí, thờ ơ…của cả người
nói và nghe trong quá trình giao tiếp thì sẽ tạo nên khoảng cách tâm lý giữa hai đối
tượng, một bầu không khí căng thẳng và ảnh hưởng xấu đến hiệu quả của cuộc giao
tiếp.
- Yếu tố
môi trường
Môi trường
là một trong những yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến sự tập trung của người nghe
và hiệu quả giao tiếp.
Ví dụ: Khi các lưu
trữ viên giao tiếp với các đối tượng như đồng nghiệp, lãnh đạo, độc giả trong điều
kiện phòng làm việc thiếu ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ cao, tiếng ồn quá lớn…Điều
này sẽ tạo ra một cảm giác không thoải mái, căng thẳng cho các đối tượng giao
tiếp đặc biệt là người nghe, gây khó khăn cho họ trong quá trình tiếp nhận
thông tin. Vì vậy, việc đảm bảo môi trường không bị tác động làm phân tán hoặc
ngắt quãng là hết sức cần thiết trong quá trình giao tiếp.
- Sự phức
tạp của thông tin
Giao tiếp
là một khoa học và nghệ thuật. Điều này đòi hỏi cả người nói và người nghe phải
có một tư duy nhất định mới đảm bảo hiệu quả giao tiếp. Khi giao tiếp, dung
lượng thông tin lớn và phức tạp, vượt khỏi sự hiểu biết của đối tượng giao tiếp
thì dễ dàng làm cho người nghe không thể tập trung vào những thông tin quan
trọng, cần thiết thậm chí gây nên tâm trạng hoang mang, không tiếp thu được nội
dung thông tin đã được truyền tải.
- Thiếu sự
tập trung trong lắng nghe
Đây là một
rào cản rất hay xảy ra trong quá trình giao tiếp. Biểu hiện của sự thiếu tập
trung của người nghe được thể hiện ở nhiều khía cạnh như: người nghe không quan
sát bằng mắt hoặc người nghe không chú ý vào nội dung thông tin mà chỉ chăm chú
phát hiện những dấu hiệu khác của người nói như: dáng vẻ, phong thái, trang phục….
Do không quan sát người nói nên người nghe không nhận biết hết, giải mã được
những dấu hiệu phi ngôn ngữ như: ánh mắt, cử chỉ tay…; người nghe dễ dàng để
các yếu tố môi trường bên ngoài tác động vào quá trình giao tiếp hoặc người
nghe có thể làm nhiều việc cùng một lúc.
- Nguyên
nhân sinh lý: Đây cũng là một nguyên nhân cơ bản có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả
lắng nghe. Nguyên nhân này bao gồm các yếu tố như: vấn đề tuổi tác, sức khỏe
hoặc người nghe có thói quen nghe nhanh hơn nói hoặc người nghe có vấn đề về
thính giác.
Bên cạnh
những rào cản trên, hiệu quả lắng nghe còn bị chi phối bởi các rào cản khác: sự
thiếu rèn luyện, tập luyện thường xuyên; sự thiếu kiên nhẫn; sự thành kiến của
các đối tượng trong quá trình giao tiếp.
2.1.4. Rèn
luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả
Để có khả
năng lắng nghe tốt, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, các lưu trữ viên
cần tập trung rèn luyện một số kỹ năng sau:
- Trước
hết, tập trung sự chú ý vào người nói
Để thể hiện
sự tập trung của mình đối với người nói, người nghe cần thể hiện thái độ tích
cực, sự nhiệt tình trong quá trình lắng nghe. Nói khác đi, trong quá trình giao
tiếp, các lưu trữ viên phải luôn chuẩn bị sẵn sàng về mặt tinh thần, tình cảm,
thể chất để lắng nghe. Hơn nữa, trong khi nghe phải loại bỏ những thành kiến,
quan điểm cá nhân đối với người nói. Điều quan trọng khi giao tiếp trực tiếp là
các lưu trữ viên phải luôn tỏ rõ mong muốn lắng nghe các đối tượng giao tiếp,
dù họ là lãnh đạo hay đồng nghiệp hay khách đến từ bên ngoài. Ngoài ra, các lưu
trữ viên phải luôn duy trì việc giao tiếp bằng mắt một cách thường xuyên và sử
dụng có hiệu quả các điệu bộ, cử chỉ.
Ví dụ: Để nghe
khách (độc giả) trình bày nguyện vọng, mong muốn của họ một cách tốt hơn, các
lưu trữ viên cần tập trung vào nội dung giao tiếp bằng cách sử dụng mắt và có
cử chỉ nhẹ nhàng là hướng người về phía người nói hoặc ngồi xích lại gần hơn
hoặc không khoanh tay trước ngực.
- Hai là,
xây dựng một môi trường giao tiếp thích hợp
Để đảm bảo
môi trường giao tiếp thích hợp, các lưu trữ viên phải duy trì một khoảng cách
vừa phải, hợp lý giữa người nghe và người nói; đảm bảo môi trường giao tiếp
không bị các tác động khác làm phân tán hoặc ngắt quãng người nghe như: yếu tố
tâm lý bất lợi, tiếng chuông điện thoại…; dỡ bỏ những rào cản hữu hình giữa
người nghe và nói như: một chồng tài liệu quá cao, một chiếc bàn quá rộng…
- Ba là,
biết cách khuyến khích người nói
Đây là một
trong những giải pháp nhằm thu hút và thể hiện thái độ lắng nghe một cách hiệu
quả. Vì vậy, để khuyến khích người nói, các lưu trữ viên nên tạo cơ hội cho
người nói được trình bày: không ngắt lời khi chưa thực sự cần thiết, không vội
vàng tranh cãi hay phê phán, hãy tạo điều kiện cho người nói được bộc lộ cảm
xúc, suy nghĩ, ý kiến.
Khuyến
khích người nói bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. Cụ thể: biết cách sử dụng các từ
ngữ mang tính hỗ trợ như: vâng, xin anh/ chị cứ tiếp tục nói…; thế à; Tôi
hiểu…Ngoài ra, trong quá trình lắng nghe, các lưu trữ viên cần sử dụng các cử
chỉ tích cực và có tính hỗ trợ như: gật đầu, ánh mắt sáng…; biết cách đặt những
câu hỏi mang tính mở để thu thập thông tin.
- Bốn là,
phải có kỹ năng phản hồi
Trong quá
trình lắng nghe, các lưu trữ viên cần đưa ra những phản hồi để chứng tỏ với các
đối tượng giao tiếp: mình đã nhận được thông tin và hiểu thông tin đó ở một mức
độ nhất định. Có nhiều phương pháp để thể hiện kỹ năng phản hồi. Tuy nhiên, các
lưu trữ viên nên sử dụng 2 phương pháp cơ bản sau:
Phương pháp
diễn giải: Phương pháp này dùng trong trường hợp người nói diễn đạt, trình bày
quá dài, không rõ ý. Vì vậy, các lưu trữ viên phải thay họ trình bày, diễn đạt
các ý chính một cách ngắn gọn để kiểm tra lại và thu thập thông tin.
Phương pháp
tóm tắt lại: là phương pháp thu gọn thành các ý. Phương pháp này thường dùng
cuối cuộc giao tiếp, trong trường hợp người nói trình bày rõ ràng, mạch lạc
thông tin.
Ngoài những
kỹ năng trên, các lưu trữ viên cần có khả năng phân tích giọng nói của đối
tượng giao tiếp. Điều này sẽ giúp các lưu trữ viên nắm bắt được tâm lý, cảm xúc của
người nói và từ đó sẽ hiểu thông tin được truyền đạt đầy đủ hơn hoặc có những điều
chỉnh trong hành vi, lời nói và đưa ra những quyết định sáng suốt, hiệu quả hơn.
2.2. Kỹ
năng nói
2.2.1. Vai
trò và các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng nói
2.2.1.1.
Vai trò
Nói là hình
thức giao tiếp trực tiếp, được sử dụng nhiều trong hoạt động giao tiếp của các
lưu trữ viên đối với lãnh đạo cơ quan, đồng nghiệp và độc giả. Kỹ năng nói hiệu
quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư
tưởng, tình cảm một cách chính xác, sinh động, có sức thuyết phục. Mặc dù,
không chiếm tỷ lệ cao như kỹ năng lắng nghe nhưng với một khả năng nói tốt sẽ
giúp các lưu trữ viên đạt được những hiệu quả sau:
- Truyền
đạt thông tin đến các đối tượng giao tiếp một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu
quả;
- Nâng cao
hiệu quả giải quyết công việc;
- Thể hiện
năng lực, tư duy của bản thân;
- Tiết kiệm
về thời gian, công sức.
2.2.1.2.
Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng nói
Trong quá
trình giao tiếp, để nâng cao kỹ năng nói, các lưu trữ viên cần nắm vững những
yếu tố có ảnh hưởng đến kỹ năng truyền đạt thông tin của bản thân. Có thể khái
quát các rào cản (yếu tố) đó thành 2 nhóm cơ bản sau:
Nhóm rào
cản mang tính khách quan bao gồm: yếu tố môi trường; văn hóa cơ quan; chế
độ, chính sách; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; bố trí cán bộ; thời gian; người nghe
Nhóm rào
cản mang tính chủ quan bao gồm: kiến thức; kỹ năng; thái độ; sức khỏe; uy tín;
kinh nghiệm; tâm trạng.
2.2.2. Các
yêu cầu khi sử dụng yếu tố ngôn từ và phi ngôn từ
Trong quá
trình giao tiếp, giải quyết công việc, các đối tượng giao tiếp trong đó có các
lưu trữ viên luôn phải sử dụng có hiệu quả các yếu tố ngôn từ (lời nói) và yếu
tố phi ngôn từ (cử chỉ, điệu bộ, hình ảnh…). Khi sử dụng lời nói
trong giao tiếp, các lưu trữ viên phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đảm bảo
tính chính xác, rõ ràng. Để làm được này, các lưu trữ viên phải thu nhận, phân
tích thông tin một cách đầy đủ, chính xác. Ngoài ra, phải nắm chắc pháp luật về
lưu trữ, quy định, quy chế làm việc của cơ quan để xây dựng thông điệp trả lời
(nói, phản hồi) chính xác, hiệu quả. Phải làm sao để các đối tượng giao tiếp
nắm, hiểu chính xác thông tin mà mình truyền tải. Trong quá trình nói, không
dùng những từ ngữ đa nghĩa, từ lóng, dễ gây hiểu lầm; không nên phản hồi một
cách vội vàng khi chưa suy nghĩ, phân tích kỹ nội dung thông tin, mục đích, ý
tưởng của người truyền tải thông tin.
- Đảm bảo
tính dễ hiểu, có sức thuyết phục. Để lời nói đơn giản, dễ hiểu, các lưu trữ
viên cần chú ý sử dụng từ ngữ phổ thông, phù hợp với từng đối tượng; tránh dùng
những thuật ngữ chuyên môn phức tạp; nói ngắn gọn, súc tích đồng thời để thuyết
phục đối tượng giao tiếp phải luôn chủ động giải thích tại sao phải làm như
vậy.
- Đảm bảo
tính khách quan, lịch sự. Khi giao tiếp với các đối tượng nhất là đối với các
độc giả bằng ngôn ngữ, các lưu trữ viên không chỉ mang danh nghĩa của cá nhân
mà còn nhân danh cơ quan, tổ chức. Lời nói khi giao tiếp phải luôn thể hiện
tính trang trọng, lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với các đối tượng giao
tiếp. Do đó, các lưu trữ viên cần chú ý đến cách xưng hô; không sử dụng từ ngữ
có nghĩa mỉa mai, thiếu tôn trọng người khác; tránh ngắt lời người khác khi
chưa cần thiết.
Bên cạnh
yếu tố ngôn từ thì yếu tố phi ngôn ngữ cũng đóng vai trò quan trọng quyết định
sự thành công trong giao tiếp, giải quyết công việc của các lưu trữ viên.
Giao tiếp
phi ngôn ngữ là giao tiếp không dùng lời nói mà dùng giọng điệu, âm lượng, nhịp
điệu, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, tư thế, trang phục, khoảng cách…Trong giao
tiếp, các lưu trữ viên phải nắm được những thói quen, quy tắc trong việc sử dụng
các yếu tố phi ngôn ngữ. Đồng thời phải biết vận dụng khéo léo ngôn ngữ có âm
thanh và ngôn ngữ không có âm thanh trong mỗi tình huống, hoàn cảnh giao tiếp.
Ví dụ:
- Khi
sử dụng Ánh mắt: Ánh mắt phản ánh mong muốn, ý nghĩ, tâm trạng, xúc
cảm, tình cảm của con người như vui, buồn, tức giận, sợ hãi, lo lắng, yên tâm,
trìu mến, thiện cảm. Sử dụng ánh mắt hiệu quả sẽ giúp các lưu trữ viên bao quát
được xung quanh đặc biệt là tâm lý, mong muốn của các đối tượng giao tiếp; duy
trì, thiết lập các mối quan hệ; thể hiện sự tôn trọng của các đối tượng giao
tiếp. Trong quá trình giao tiếp, các lưu trữ viên nên lưu ý một số điểm sau:
+ Sử dụng
ánh mắt phù hợp với đối tượng, tình huống và hoàn cảnh giao tiếp.
+ Nhìn
thẳng, tránh nhìn một cách chằm chằm, giễu cợt, mỉa mai, coi thường.
+ Không
nhìn quá chăm chú vào người khác. Nếu lưu trữ viên đưa mắt nhìn quá chăm chú
vào một người nào đó thì sẽ làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy lo lắng, khó
chịu, giống như họ có một sai sót, một điều gì đó không bình thường và đang bị
người khác soi mói.
+ Không đảo
mắt hoặc đưa mắt liếc nhìn một cách vụng trộm. Trong giao tiếp xã giao, đảo
mắt, đưa mắt nhìn một cách vụng trộm thường được xem là biểu hiện của những con
người không đàng hoàng, xảo trá, thâm độc. Vì vậy, khi đang trò chuyện với
khách mà muốn di chuyển mắt nhìn sang một người khác hoặc một sự vật khác thì
các lưu trữ viên phải thực hiện một cách từ từ, nhẹ nhàng, không đảo mắt hoặc
liếc nhanh một cách vụng trộm. Điều đó nói lên sự quang minh chính đại và sự tự
tin của lưu trữ viên.
+ Không
nheo mắt hoặc nhắm cả hai mắt trước mặt người khác.
- Khi sử
dụng Nụ cười:
Nụ cười là
một phương tiện giao tiếp quan trọng, chứa đựng nhiều nội dung phong phú. Khi
sử dụng nụ cười, các lưu trữ viên phải thể hiện thái độ, tình cảm và cả tính
cách của bản thân. Khi cười, các lưu trữ viên không chỉ đem lại cho đối tượng
giao tiếp sự thoải mái, tự tin mà còn làm cho họ cảm thấy đây là tín hiệu của
sự tốt lành, tình hữu hảo và lòng chân thành. Nụ cười biểu hiện thái độ tích
cực, thiện cảm, là lời mời chào hữu hiệu nhất.
Có nhiều nụ
cười khác nhau và không phải nụ cười nào cũng tốt. Nụ cười phải tự nhiên, chân
thành thì mới có hiệu quả. Trong các kiểu cười, mỉm cười là kiểu cười tốt nhất
phù hợp với nhiều tình huống giao tiếp. Cần tránh những kiểu cười như cười hô
hố, cười ha hả, cười ré lên ở nơi công cộng, cười mỉa mai, cười nhạt, cười lẳng
lơ…
- Sử dụng
điệu bộ, hành vi, cử chỉ, tư thế, tác phong:
Điệu bộ là
sự phối hợp vận động của trán, lông mày, mắt. Lông mày nhíu lại biểu lộ một suy
nghĩ. Mi mắt mở to thể hiện sự ngạc nhiên hoặc sợ hãi, mi khép lại biểu hiện sự
thỏa mãn yêu cầu. Điệu bộ, cử chỉ chịu sự chia phối của lứa tuổi, giới tính,
nghề nghiệp.
Cử chỉ điệu
bộ do vận động thân mình tạo ra như: cúi người, ưỡn người, quay lưng, nghiêng mình
đều thể hiện các nét tính cách riêng.
Cử chỉ điệu
bộ tay, chân vô cùng phong phú như: vẫy tay, phẩy tay, che mặt, che mồm, đạp
bàn, gõ ngón tay hoặc giơ ngón cái, bắt chéo tay...Mỗi cử chỉ là một trạng thái
xúc cảm, một tín hiệu giao tiếp của chủ thể đối với đối tượng giao tiếp. Mỗi
bước đi cũng thể hiện cảm xúc tự tin, sự hối hả, vội vàng hoặc ung dung, khoan
hòa, bình thản...
Tư thế cũng
có vai trò quan trọng trong giao tiếp. Một người có vẻ bề ngoài đẹp, cơ thể
khỏe mạnh nhưng tư thế không đường hoàng thì vẻ đẹp đó cũng kém phần giá trị.
Trong giao tiếp có ba tư thế chủ yếu là: đi, đứng và ngồi.
- Tư thế đi
đẹp: là đi nhanh và nhẹ nhàng, đầu ngẩng cao, ngực hơi ưỡn ra phía
trước một chút. Tư thế đi như vậy chứng tỏ đó là con người tự tin, năng động, giàu
nghị lực, đang hướng đến những công việc quan trọng.
Ví dụ: Khi lưu trữ
viên đi nhanh nhưng đầu lại cúi xuống - nghĩa là lầm lũi đi. Đó là tư thế đi
của những người tất bật, vất vả, không biết nhìn xa, trông rộng; Nếu dò dẫm đi
từng bước ngắn - Điều này cho thấy lưu trữ viên là người hay nghi ngại, thiếu
tự tin; Nếu chậm rãi ung dung, thư thái thả chân từng bước một - Điều này chứng
tỏ lưu trữ viên là con người nhàn rỗi, không có việc gì quan trọng để giải
quyết.
- Tư thế
đứng đẹp: là tư thế đứng thẳng người, ngẩng cao đầu, vai không nhô ra phía
trước, ngực thẳng, hai tay buông xuôi tự nhiên, lòng bàn tay hướng vào trong,
ngón tay giữa hơi chạm vào đường chỉ quần, nhìn một bên, từ mép tai cho đến mắt
cá chân phải là một đường thẳng. Tư thế đứng này thể hiện một con người đàng
hoàng, tự tin và phóng khoáng. Khi đứng không đút tay túi quần, không chắp tay
ra sau lưng hoặc khoanh tay. Bởi vì tư thế đó là dấu hiệu của sự thiếu cởi mở
và tự mãn.
- Tư thế
ngồi: phải thoải mái, tự nhiên và thanh thản. Trong những quan hệ giao
tiếp chính thức, dù là ngồi trên ghế thường hay trên ghế đệm sa lông, tốt nhất
các lưu trữ viên không nên ngồi choán hết chỗ, không nghiêng về một bên, lưng
và đầu phải thẳng để tỏ ra là người có tinh thần cao và đang sẵn sàng tiếp
chuyện. Tuy nhiên, không để người đối thoại cảm thấy tư thế ngồi của mình là
cứng nhắc. Nếu ngồi lâu, cảm thấy mệt, có thể tựa lưng nhưng không được duỗi
chân theo kiểu nửa nằm, nửa ngồi.
Ví dụ: Khi ngồi,
các lưu trữ viên nên để tay lên tay vịn của ghế hoặc lên đùi hoặc lên bàn nếu
có bàn ở phía trước, hai chân nên khép lại hoặc chỉ để hở một chút. Nếu là nam
giới có thể bắt chéo chân nhưng không ghếch chân quá cao, không rung chân.
Trước khi ngồi cần kiểm tra xem ghế có bị bẩn không. Khi bắt đầu ngồi, cần nhẹ
nhàng, chắc chắn.
2.2.3. Một
số kỹ năng nói cơ bản
Trong quá
trình giải quyết công việc có 2 kỹ năng nói cơ bản sau mà các lưu trữ viên cần
quan tâm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo:
2.2.3.1. Kỹ
năng thuyết trình
Là diễn
thuyết, nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó mang tính logic, có
tính hệ thống.
Để thuyết
trình hiệu quả, cần chú ý đến các giai đoạn sau:
* Giai đoạn
1: Chuẩn bị thuyết trình
Khi thuyết
trình, nếu không có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng thì dễ dẫn đến sự lúng túng,
mất bình tĩnh, căng thẳng, trình bày lộn xộn, thiếu tính trọng tâm. Quá trình
chuẩn bị bao gồm:
- Xác định
rõ chủ đề, mục đích, yêu cầu của buổi thuyết trình.
- Đánh giá
đúng về bản thân. Trước khi thuyết trình, các lưu trữ viên cần phải làm rõ hai
vấn đề: trình độ, sự am hiểu của mình về vấn đề, nội dung, tư liệu, thông tin
để trình bày; địa vị, uy tín, kinh nghiệm của bản thân. Mình có phù hợp với chủ
đề thuyết trình hay không? Cảm xúc cá nhân như thế nào?...
- Tìm hiểu
về người nghe.
- Chuẩn bị
tài liệu, tư liệu có liên quan đến chủ đề thuyết trình. Nguồn thông tin này nên
chia thành thông tin phải biết, thông tin cần biết, thông tin nên biết. Ngoài
ra phải chuẩn bị các số liệu, sơ đồ minh họa, tranh ảnh…sẽ giúp người nghe dễ
tiếp nhận và hiểu thông tin hơn.
- Phác thảo
đề cương bài thuyết trình. Trong nội dung đề cương nên chia thành
3 phần: mở
đầu, nội dung và kết luận.
- Chuẩn bị
về trang phục, phương tiện kỹ thuật hỗ trợ.
- Thuyết
trình thử.
* Giai đoạn
2: Tiến hành thuyết trình
Trên cơ sở
nội dung đã chuẩn bị, khi tiến hành thuyết trình các lưu trữ viên cần lưu ý một
số điểm sau:
- Sử dụng
ngôn từ: chính xác, rõ ràng, ngắn gọn, súc tích, lịch sự, hoàn chỉnh.
- Sử dụng
và kiểm soát tốt các yếu tố phi ngôn từ: ánh mắt, nét mặt, nụ cười, trang phục…
- Sử dụng
tốt các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ: máy chiếu, bút chỉ, tài liệu minh họa…
- Kiểm soát
và xử lý tốt các tình huống phát sinh trong quá trình thuyết trình.
* Giai đoạn
3: Đánh giá. Ở giai đoạn này các lưu trữ viên:
- Cần đánh
giá cả quá trình từ giai đoạn chuẩn bị đến kết thúc buổi thuyết trình.
- Sử dụng
nhiều hình thức khác nhau để đánh giá: tự quan sát thái độ của người nghe, phát
phiếu phỏng vấn đối với thính giả…
- Thông qua
đánh giá, các lưu trữ viên cần rút ra những ưu điểm, hạn chế, bài học kinh
nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả cho các buổi thuyết trình sau.
2.2.3.2. Kỹ
năng thuyết phục
Là khả năng
sử dụng lý lẽ, cơ sở dữ liệu và lập luận để người khác thấy điều mình nói là
đúng, hay và làm theo.
Để thuyết
phục thành công, các lưu trữ viên cần:
- Tìm hiểu
rõ về chủ đề, đối tượng cần thuyết phục;
- Nghiên
cứu, xây dựng môi trường giao tiếp thích hợp cho thuyết phục;
- Chuẩn bị
thông tin đầy đủ, chính xác;
- Khả năng
lập luận tốt;
- Kỹ năng
lắng nghe hiệu quả;
- Khả năng
phán đoán, suy luận, xử lý, tổng hợp và phản hồi thông tin nhanh, hiệu quả;
- Phải có
uy tín, trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt;
- Khả năng
giao tiếp tốt;
- Trong quá
trình thuyết phục phải biết kết hợp hài hòa giữa nguyên tắc và tình cảm, giữa
lý và tình.
2.3. Kỹ
năng đọc và kỹ năng viết
Trong quá
trình thực hiện công việc, bên cạnh việc vận dụng tốt, có hiệu quả kỹ năng lắng
nghe, thuyết trình, thuyết phục, các lưu trữ viên thường xuyên phải tiếp xúc
với văn bản, tài liệu và giải quyết công việc qua việc soạn thảo và ban hành
văn bản. Để thực hiện công việc này, việc vận dụng hiệu quả các kỹ năng đọc,
viết là rất cần thiết.
2.3.1. Vai
trò
Kỹ năng
đọc, kỹ năng viết (soạn thảo văn bản quản lý hoặc soạn thảo các tài liệu chuyên
môn) tốt sẽ giúp các lưu trữ viên:
- Thu thập
và truyền đạt thông tin hiệu quả, nhanh, chính xác đến các đối tượng giao tiếp;
- Nắm bắt
những cơ hội;
- Giải
quyết công việc và đề xuất ý kiến có căn cứ sát thực;
- Nâng cao
tiến độ, hiệu suất công việc;
- Thể hiện
tư duy, trình độ, năng lực của bản thân;
- Tạo dựng
uy tín, sự tin cậy đối với lãnh đạo và các đối tượng giao tiếp khác.
2.3.2. Rèn
luyện kỹ năng đọc và kỹ năng viết
Trong quá
trình giải quyết công việc, để nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời
gian, công sức, các lưu trữ viên nên sử dụng một số phương pháp đọc cơ bản như:
- Đọc lướt:
đọc qua toàn bộ nội dung của tài liệu, nhanh chóng nắm bắt các ý chính của tài
liệu.
- Đọc trọng
tâm: đọc từng phần, tập trung vào những nội dung quan trọng, nội dung chính của
tài liệu hoặc nội dung mà mình mong muốn.
- Đọc sâu:
đọc nghiền ngẫm sâu sắc, phải hiểu cặn kẽ từng nội dung, từng ý, kết hợp đọc
hiểu và phân tích sâu nội dung của tài liệu.
Để việc đọc
đạt hiệu quả, các lưu trữ viên cần:
- Suy nghĩ,
đặt ra những câu hỏi trước khi đọc như: đọc tài liệu này để làm gì? Nội dung
chính của tài liệu là gì? Cần ghi nhớ điều gì?...
- Lựa chọn
phương pháp đọc phù hợp với từng trường hợp, yêu cầu cụ thể.
- Sử dụng
kỹ thuật ghi nhớ thông tin: xác định bố cục tài liệu; tìm ý chính; sử dụng ký
hiệu, bút các màu để đánh dấu thông tin thu được; tóm tắt nội dung thông tin.
Bên cạnh kỹ
năng đọc, các lưu trữ viên cũng cần rèn luyện kỹ năng viết, soạn thảo các văn
bản quản lý, văn bản hành chính với ba giai đoạn: Viết phần mở đầu; phần nội
dung; phần kết luận. (Nội dung này được đề cập rõ hơn trong chuyên đề 8. Kỹ
năng soạn thảo văn bản quản lý).
Bên cạnh
đó, trong công việc hàng ngày, các lưu trữ viên cũng cần sử dụng kỹ năng viết
để hoàn thiện những tài liệu có tính chất chuyên môn như: viết thông tin trên
các phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả hoặc điền thông tin vào các biểu
mẫu thống kê…Trong trường hợp này, các lưu trữ viên chỉ cần viết hết sức ngắn
gọn, súc tích, chính xác thông tin, không cần sử dụng các từ ngữ hoa mỹ, quá
trang trọng.
3. Một số
nghi thức giao tiếp cơ bản
3.1. Vai
trò của nghi thức giao tiếp
Nghi thức
giao tiếp là những phương thức giao tiếp áp dụng trong hoạt động quản lý, cuộc
sống, được quy định tại các văn bản pháp luật của nhà nước, theo tập quán,
truyền thống dân tộc hoặc quốc tế mà các bên cần tuân thủ và thực hiện nghiêm
chỉnh.
Việc nắm
vững và sử dụng tốt các nghi thức giao tiếp cơ bản sẽ giúp các lưu trữ viên đạt
được hiệu quả sau:
- Thực hiện
được các mục đích giao tiếp một cách nhanh chóng, chất lượng;
- Thể hiện
được tính chuẩn mực và sự tôn trọng đối với các đối tượng giao tiếp;
- Tạo ấn
tượng và tăng cường thiết lập các mối quan hệ;
- Xây dựng
được hình ảnh cá nhân, cơ quan.
3.2. Sử
dụng một số nghi thức giao tiếp cơ bản
Hiện nay có
rất nhiều nghi thức giao tiếp cơ bản. Tuy nhiên, đối với công việc của các lưu trữ
viên có một số nghi thức giao tiếp sau được sử dụng thường xuyên.
3.2.1. Chào
hỏi:
Đây là một
trong những nghi thức cơ bản, không thể thiếu trong hoạt động giao tiếp của các
viên chức trong đó có các lưu trữ viên. Lời chào sẽ giúp các lưu trữ viên dành
được sự tôn trọng và tình cảm của các đối tượng giao tiếp. Khi thực hiện nghi
thức lời chào, các lưu trữ viên cần tuân thủ một số nguyên tắc như:
- Người chủ
động chào hỏi là: khách, người ít tuổi hoặc người có cương vị thấp.
- Lựa chọn,
sử dụng ngôn ngữ, đại từ xưng hô phù hợp với đối tượng, hoàn cảnh để giao tiếp.
Ví dụ: Tùy thuộc
hoàn cảnh, tình huống, đối tượng giao tiếp các lưu trữ viên có thể sử dụng lời
chào như:
Chào Anh;
Chào Chị; Chào Trưởng phòng; Chào Giám đốc…
Khi chào
hỏi có thể sử dụng một số yếu tố phi ngôn ngữ để thay thế hoặc hỗ trợ cho ngôn
ngữ. Ví dụ: lưu trữ viên đang nghe điện thoại nhưng có khách đến gặp thì có thể
sử dụng một số cử chỉ: nụ cười, ánh mắt, gật đầu, cử chỉ tay…để thể hiện sự
chào hỏi và hướng dẫn khách vị trí chỗ ngồi.
3.2.2. Bắt
tay:
Khi bắt
tay, các lưu trữ viên phải thể hiện được thiện chí, sự tôn trọng và tình cảm
của mình với các đối tượng giao tiếp. Một số lưu ý khi bắt tay:
- Bắt bằng
tay phải. Khi bắt tay: tay phải khô và sạch, không đeo găng khi bắt tay.
- Khi bắt
tay: lòng bàn tay chạm nhau, không chặt hoặc lỏng quá. Khi hai người đàn ông bắt
tay nhau thì nên chặt chẽ hơn. Ngược lại, khi bắt tay nữ giới thì nên nhẹ tay hơn.
- Không nên
bắt tay quá lâu, lắc nhiều lần; không bắt tay người nọ chéo người kia; đưa hai
tay bắt hai người cùng lúc; vừa bắt tay vừa đút tay túi quần.
3.2.3. Giới
thiệu:
Trong công
sở, việc giới thiệu sẽ giúp các đối tượng giao tiếp nhanh chóng nắm bắt thông
tin và thuận lợi hơn trong giải quyết công việc. Khi giới thiệu có một số
trường hợp cơ bản sau:
- Tự mình
giới thiệu: trong trường hợp này, người giới thiệu phải tuân theo nguyên tắc:
người chủ động giới thiệu là đàn ông với phụ nữ; người ít tuổi với người lớn
tuổi; nhân viên phải giới thiệu mình với thủ trưởng, người có cương vị cao; khách
giới thiệu mình với chủ nhà.
- Người
khác giới thiệu: Khi giới thiệu về một người khác, ngoài giới thiệu tên, cơ
quan người đó công tác còn phải giới thiệu thêm: chức vụ (nếu có), nghề nghiệp.
Như vậy sẽ tạo thuận lợi cho việc làm quen và quá trình trao đổi thông tin.
3.2.4. Sử
dụng điện thoại:
Điện thoại
là một trong những phương tiện liên lạc được sử dụng rất phổ biến trong công
sở. Khi sử dụng điện thoại, các lưu trữ viên cần tuân thủ một số nguyên tắc
sau:
- Đảm bảo
nguyên tắc xưng danh;
- Nói rõ ràng,
chính xác, ngắn gọn, súc tích;
- Phù hợp
với hoàn cảnh, đối tượng, tình huống giao tiếp;
- Chuẩn bị
sẵn thông tin trước khi giao tiếp;
- Thể hiện
sự tôn trọng lẫn nhau;
- Nghe kết
hợp ghi chép;
- Luôn suy
nghĩ, phản hồi;
- Muốn thu
thập thông tin phải biết đặt các câu hỏi đặc biệt là câu hỏi mở.
3.2.5. Trao
danh thiếp:
Đây cũng là
một nghi thức được sử dụng phổ biến trong công sở. Danh thiếp thể hiện phong
cách giao tiếp lịch sự vừa có giá trị chứng nhận tư cách của cá nhân; đóng vai
trò quan trọng trong thiết lập các mối quan hệ. Khi trao danh thiếp nên thực
hiện quy ước sau:
- Trong
trường hợp gặp gỡ nhau lần đầu song phương, người chủ động trao danh thiếp là
người chủ gặp mặt.
- Khi tiếp
xúc đa phương, ngang hàng, ngang cấp thì người nào có nhu cầu thì người đó là
người chủ động.
- Khi tiếp
xúc với người có địa vị cao, người có địa vị cao sẽ là người chủ động trao danh
thiếp.
- Trong
trường hợp tiếp xúc, trao đổi với người nước ngoài thì cần tuân theo phong tục,
tập quán của nước đó.
Ở lần gặp
gỡ lần đầu đều có thể trao danh thiếp sau khi bắt tay. Bắt tay rồi, tự giới
thiệu và trao danh thiếp hoặc khi đáp lại lời chào của khách sẽ lịch sự trao
danh thiếp của mình và nhẹ nhàng cúi đầu.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Allan
& Barbara Pease: Cuốn sách hoàn hảo về ngôn ngữ cơ thể (Bản dịch), Nhà xuất
bản Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2013.
2. Bộ Nội
vụ: Kỹ năng giao tiếp trong thực thi công vụ, Hà Nội, 2010.
3. Dale
Carnegie: Nghệ thuật nói chuyện trước công chúng (Bản dịch), Nhà xuất bản Văn
hóa Thông tin.
4.
Dale Carnegie: Đắc nhân tâm (Bản dịch), Nhà xuất bản Tổng hợp thành phố Hồ Chí
Minh, 2016.
5.
Chu Văn Đức (Chủ biên): Giáo trình kỹ năng giao tiếp, Nhà xuất bản Hà Nội,
2005.
6. Giao
tiếp thương mại, Nhà xuất bản tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh.
7. Học viện
Hành chính quốc gia: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong hành chính (Tài liệu
tập huấn Dự án Danida-Napa), Hà Nội, 2006.
8. Khoa
Triết học và KHXH - Đại học Kinh doanh Hà Nội: Kỹ năng thuyết trình và xử lý
văn bản.
9. Kỹ năng
thuyết trình - Cẩm nang quản lý hiệu quả.
10. Đào Thị
Ái Thi: Kỹ năng giao tiếp của công chức trong tiến trình cải cách hành chính.
Nhà xuất bản Chính trị- Hành chính, Hà Nội, 2010.
11. Đoàn
Thị Hồng Vân (Chủ biên): Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống. Nhà Xuất bản
thống kê, Hà Nội, 2006.
12. Viện
Nghiên cứu và Đào tạo về Quản lý: Chuẩn mực giao tiếp thời hội nhập, Nhà xuất
bản Lao động và Xã hội, Hà Nội, 2008.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Phân
biệt giữa giao tiếp và kỹ năng giao tiếp. Cho ví dụ minh họa.
2. Có quan điểm
cho rằng: Lắng nghe và nghe thấy là hai khái niệm đồng nhất. Cho biết ý kiến
của anh/ chị về nhận định này. Làm rõ ý kiến của cá nhân thông qua công việc mà
anh/chị đang thực hiện.
3. Trong
quá trình giao tiếp trực tiếp, theo anh/ chị: yếu tố ngôn từ hay phi ngôn từ là
yếu tố quyết định sự thành công của quá trình giao tiếp? Tại sao? Liên hệ thực
tế.
4. Để có kỹ
năng lắng nghe hiệu quả, theo anh/ chị các lưu trữ viên cần thực hiện những
công việc nào? Liên hệ thực tế.
5. Trong
quá trình giải quyết công việc, các lưu trữ viên phải vận dụng có hiệu quả
những nghi thức giao tiếp cơ bản nào? Phân tích từng nghi thức giao tiếp cơ
bản.
6. Giả sử
có khách đến giao dịch và xin đọc tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, những tài liệu
lưu trữ này thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. Nếu là chuyên viên phòng
Tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, anh/chị sẽ trao
đổi và thuyết phục khách (độc giả) như thế nào?
Chuyên đề 12
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
1.
Những vấn đề chung về quản lý thời gian
1.1. Khái
niệm quản lý thời gian
Thời gian
là một khái niệm để diễn tả trình tự xảy ra của các sự kiện, biến cố và khoảng
kéo dài của chúng. Thời gian được xác định bằng số lượng các chuyển động của
các đối tượng có tính lặp lại (sự lượng hóa các chuyển động lặp lại) và thường
có một thời điểm mốc gắn với một sự kiện nào đó. Định nghĩa về thời gian là một
định nghĩa khó nếu phải đi đến chính xác. Đa số chúng ta ai cũng phải dùng từ
đó và nói đến nó,... do đó dứt khoát phải có một cách hiểu chung nhất.
Thời gian
chỉ có một chiều duy nhất (cho đến nay được biết đến) đó là từ quá khứ đến hiện
tại và tương lai. Do sự vận động không ngừng của thế giới vật chất từ vi mô đến
vĩ mô (và kể cả trong ý thức, nhận thức) mà trạng thái và vị trí (xét theo quan
điểm động lực học) của các vật không ngừng thay đổi, biến đổi. Chúng luôn có
những quan hệ tương hỗ với nhau và vì thế “vị trí và trật tự” của chúng luôn
biến đổi, không thể trở về với trạng thái hay vị trí trước đó được. Đó chính là
trình tự của thời gian. Theo Stephen Hawking, thời gian có liên quan đến
entropi (trạng thái động lực học) vĩ mô. Hay nói cách khác thời gian là một đại
lượng mang tính vĩ mô. Nó luôn luôn gắn với mọi vật, không trừ vật nào. Thời
gian gắn với từng vật là thời gian riêng, và thời gian riêng thì có thể khác
nhau tùy thuộc vào bản chất của vật đó và hệ quy chiếu gắn với nó, với mỗi hệ
chuyển động có vận tốc khác nhau thời gian có thể trôi đi khác nhau. Thời gian
của vật này có thể ảnh hưởng đến vật khác. Như vậy, “thời điểm” là một trạng
thái vật lý cụ thể (có thể xác định được) của một hệ và “thời gian” là diễn
biến của các trạng thái vật lý của một hệ
Thời gian
được tính bằng năm, tháng, tuần, ngày, giờ, phút, giây. Trong đó, đơn vị cơ sở
là “ngày”, một ngày được chia làm 24 giờ (12 canh giờ - cách tính thường sử
dụng thời xưa), 1 giờ chia thành 60 phút, 1 tuần gồm 7 ngày, 1 tháng bao gồm 28
đến 31 ngày tùy thuộc vào tháng trong năm...
Thời gian
cứ trôi qua nhanh không chờ đợi bất kỳ ai và khi thời gian đã qua đi thì không
thể lấy lại được nữa, do đó chúng ta cần sử dụng thời gian hiệu quả, tránh lãng
phí. Một trong những cách sử dụng thời gian hiệu quả là phải biết cách quản lý
thời gian. Vậy quản lý thời gian là gì?
Quản lý
thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện
thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không
bị lãng phí.
Theo Brain
Tracy cho rằng: “Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình
muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất”.
Việc quản
lý thời gian được hiểu là hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm soát có ý
thức về số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả
năng suất. Quản lý thời gian bắt đầu từ việc cân nhắc, xem xét những công việc
chúng ta phải làm, việc nào muốn làm và mục tiêu cụ thể là gì. Việc tiếp theo
là đo lường thời lượng mà chúng ta sẽ phải bỏ ra để hoàn thành các công việc
đó. Cuối cùng là lập kế hoạch trong ngày, trong tuần, trong tháng nhằm giúp
chúng ta tránh rơi vào tình trạng quá tải trong công việc. Quản lý thời gian có
thể được hỗ trợ bởi một loạt các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật khi thực hiện một
nhiệm vụ cụ thể. Một hệ thống quản lý thời gian là một sự kết hợp thiết kế các
công trình, công cụ, kỹ thuật và phương pháp.
Trong quá
trình thực hiện công việc rất cần quản lý thời gian để đạt được hiệu quả, nhưng
mỗi công việc đặc thù lại có phương pháp quản lý thời gian khác nhau. Đối với công việc
của một lưu trữ viên việc quản lý thời gia rất cần thiết bởi đây là một công
việc đặc thù có nhiều việc “không tên” và dễ phát sinh công việc đột xuất. Do
đó, bên cạnh việc hiểu thời gian là gì thì cần phải biết cách phân chia và quản
lý thời gian một cách hiệu quả nhất.
1.2. Phân
chia thời gian hợp lý và quản lý thời gian hiệu quả
Phân chia
thời gian hợp lý là sự phân chia khoảng thời gian cho mỗi loại công việc. Khi làm
việc chúng ta cần kiểm soát được khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi
loại công việc, thậm chí chúng ta cần phải biết được cần bao nhiêu thao tác cho
mỗi loại công việc, mỗi thao tác mất bao nhiêu thời gian.
Thời gian
được phân chia một cách hợp lý, cũng có nghĩa là chúng ta đã có chiến lược sử
dụng thời gian một cách thông minh cho việc theo đuổi những mục tiêu quan trọng
nhất.
Quản lý
thời gian hiệu quả: Là quá trình sử dụng có hiệu quả việc phân chia thời gian hợp lý
bao gồm việc lập kế hoạch làm việc, danh mục những việc cần làm, ủy quyền công
việc và những hệ thống khác.
Trong quản
lý thời gian thì đòi hỏi việc quản lý thời gian một
cách hiệu quả là rất cần thiết. Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp tránh được
sự lãng phí của thời gian, sử dụng có ích thời gian.
Trong công
việc và cuộc sống việc phân chia thời gian hợp lý và hiệu quả là rất cần thiết
và có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của mỗi cá nhân. Hai yếu tố này
cần được quan tâm và thực hiện song song không nên bỏ qua bất kỳ một yếu tố
nào.
1.3. Các
bước quản lý thời gian hiệu quả
Khái niệm
quản lý thời gian luôn liên quan đến tính hiệu quả. Tính hiệu quả quan tâm đến
giá trị mang lại, tránh tình trạng lãng phí và nó được xem xét các yếu tố đầu
vào và đầu ra của quá trình quản lý thời gian. Có nhiều cách để quản lý thời
gian nhưng nhìn chung một chương trình quản lý thời gian hiệu quả có thể bao
gồm các mục tiêu được thiết lập, các hành động hàng ngày để đạt được những mục
tiêu và đảm bảo mỗi hành động tập trung, có liên quan và có kết quả định hướng,
ưu tiên những hành động cần phải được thực hiện trước hoặc quan trọng và xem
xét lại những mục tiêu của cá nhân khi năng suất không đạt được như mong muốn.
Dưới đây là năm bước cơ bản để quản lý thời gian tốt hơn.
Bước 1: Ghi
7 mục tiêu quan trọng nhất
Bắt đầu
bằng cách liệt kê tất cả những mục tiêu, giá trị, ước mơ, sự tập trung, những
nhu cầu, mong muốn hoặc chiến lược mà chúng ta muốn đạt được. Sau đó, hãy chọn
ra 10 mục tiêu quan trọng nhất và sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít
quan trọng hơn, rồi bỏ đi 3 mục tiêu cuối cùng, bởi một danh sách quá dài khiến
chúng ta khó có thể nhớ hết được.
Để có thể
tư duy được những mục tiêu quan trọng nhất, hãy bắt đầu bằng việc tư tưởng về
tất cả những gì mà chúng ta được phép làm. Hãy tưởng tượng ngày nào là ngày tốt
đẹp nhất có thể đạt được điều đó nếu không bị cản trở về vấn đề tài chính hoặc
thời gian?
Trước khi
tiến hành một công việc nào đó, mỗi người phải hình dung ra một mục tiêu rõ
ràng, nghĩa là chúng ta muốn đạt được điều gì? Một mục tiêu rõ ràng giúp chúng
ta biết rõ mình cần làm những gì, lên kế hoạch ra sao cho thực hiện tốt nhất
đồng thời vừa tiến hành, vừa kiểm soát được tiến độ công việc.
Bước 2: Mỗi
ngày hãy viết ra 6 đến 7 hành động được hoàn thành.
Sau khi đã
xác định được mục tiêu SMART, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện, nghĩa là
phải liệt kê những công việc cụ thể phải làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi
năm. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con
đường đi bao xa, đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp
tục bao lâu nữa để về đích. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng
ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng
(important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là
việc gì dễ và thích thì làm trước, việc gì khó và không thích thì làm sau. Thực
tế là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề
quan trọng.
Bước 3: Mỗi
hành động hàng ngày cần tập trung, có liên quan và có kết quả định hướng rõ
ràng
Khi viết ra
các kế hoạch hàng ngày, phải đáp ứng được tất cả hay ít nhất một trong các yêu
cầu dưới đây:
Hành động
hàng ngày nên được tập trung thực hiện. Ít nhất 1 trong 6 hoặc 7 hành động hàng
ngày có liên quan đến 7 mục tiêu chính ban đầu đặt ra. Tuy nhiên, nếu như thiết
lập một mục tiêu định hướng hành động mỗi ngày, sẽ luôn có một bước gần hơn để
thực hiện ước mơ. Không nên mắc sai lầm trong các cam kết hành động của mình để
có quá nhiều hành động trong mỗi ngày liên quan đến 7 mục tiêu quan trọng hàng
đầu. Trong một thời gian dài, chúng ra sẽ thấy ngày càng khó khăn để duy trì
mức độ cam kết. Cần cân bằng giữa đầu ra mong muốn và thực tế năng lực bản
thân. Đối với mỗi ngày trong tuần, hãy tập trung vào một mục từ 7 mục tiêu quan
trọng trong danh sách ban đầu.
Hành động
hàng ngày của chúng ta nên có liên quan logic với nhau. Chỉ viết ra những công
việc quan trọng cần thực hiện. Hãy xem xét những nhiệm vụ không cần thiết tránh
để phá vỡ những gì thực sự quan trọng.
Bước 4: Cân
nhắc mức độ ưu tiên cho mỗi hành động.
Một cách để
ưu tiên 6 đến 7 hành động trong một ngày đơn giản là số thứ tự của nó từ 1 đến
7, một là hành động cần phải thực hiện đầu tiên trong ngày, hai là hành động kế
tiếp. Phương pháp này rất đơn giản, hãy gắn cho mỗi hành động một thứ tự 1, 2, 3. Nếu
đã nắm vững các điểm quan trọng của công việc, nên lên danh sách “Các việc phải
làm”, “Các việc cần làm” “các việc nên làm”... Có thể sử dụng số thứ tự “1”, “2”
“3” bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng của từng việc đó. Bên cạnh
đó cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày. Điều này cho phép lựa chọn
những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ công việc có
thể hoàn thành vào các ngày khác.
Một trong
những cách quản lý thời gian đơn giản nhất tại công sở là lập danh sách tất cả
các nhiệm vụ và thời hạn (deadline) cần hoàn thành. Cần phân biệt được cái nào
quan trọng và cái nào không, việc gì khẩn cấp và việc gì có thể giải quyết sau,
đâu là chuyện cần phải hoàn thành ngay… Sau đó, tùy vào tính chất và tầm quan
trọng của mỗi nhiệm vụ, hãy phân chia khung thời gian để thực hiện chúng sao
cho hợp lý. Cần ghi chú những công việc cần thực hiện lên lịch làm việc. Cách
làm mang tính kỷ luật này không chỉ giúp hoàn thành công việc, mà còn cải thiện
khả năng ước định thời lượng cũng như tăng tốc khi cần.
Bước 5: Suy
nghĩ lại mục tiêu của bản thân nếu năng suất bị ảnh hưởng.
Nếu kết
thúc các công việc giống nhau ngày này qua ngày khác, chúng ra sẽ cảm thấy buồn
chán, hành động của chúng ta sẽ trở nên vô nghĩa và năng suất sẽ bị ảnh hưởng.
Nên suy nghĩ lại 7 mục tiêu ban đầu của mình. Nếu không có cách nào để thay đổi
mục tiêu, sau đó là thay đổi cách nhìn về chúng, nên có khoảng thời gian để suy
nghĩ lại.
1.4. Những
tình huống gây lãng phí thời gian và chiến lược đối phó
Quỹ thời
gian của mỗi người là như nhau. Vấn đề không phải chúng ta có bao nhiêu thời
gian để hoàn thành công việc mà ở chỗ chúng ta sử dụng hiệu quả bao nhiêu phần trăm
thời gian mà chúng ta có. Tuy nhiên, có những tình huống gây lãng phí thời gian
mà có thể chúng ta chưa nhận biết được.
- Không
biết từ chối: Vấn đề mà chúng ta phải đối diện là làm thế nào để từ chối những
yêu cầu của bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng.... Có thể chúng ta không muốn làm
người khác buồn lòng, không muốn chứng minh mình không làm được việc hay không
biết phải nói “không” như thế nào.
Trong quá
trình thực hiện các công việc của nhân viên văn thư lưu trữ cũng cần biết nói “không”
khi cần thiết, bởi vị trí này có rất nhiều việc “không tên”.
- Điện
thoại quá lâu: Được coi là công cụ hữu hiệu giúp tiết kiệm thời gian đi ra ngoài
nhưng nếu không biết sử dụng thì điện thoại lại là kẻ thù của thời gian. Thực
tế là khi nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện mới phát sinh và chúng ta bị
cuốn theo bởi những câu chuyện dài hoặc cũng có khi chúng ta xác định chuyện
cần nói nhưng đối tác lại lái sang một hướng khác làm chúng ta mất kiểm soát.
Trong thời đại ngày nay con người đang ngày càng bị lệ thuộc vào điện thoại
trên mọi phương diện từ nghe gọi, nhắn tin đến việc chơi game, đọc báo, lướt
facebook…
- Tiếp
khách quá nhiều: Trong công việc, chúng ta phải tiếp khách và dành thời gian cho
khách là bình thường. Tuy nhiên,việc tiếp khách thường xuyên, không đúng đối
tượng khiến cho chúng ta rơi vào những câu chuyện vô bổ, không có mục đích. Ở
Việt Nam hiện nay việc tiếp khách luôn kèm theo việc ăn uống nhất là uống rượu
bia, điều này làm mất rất nhiều thời gian. Hạn chế tiếp khách nhất là việc uống
rượu bia sẽ hạn chế được sự lãng phí thời gian. Với vị trí nhân viên văn thư
lưu trữ cũng thường xuyên phải đi tiếp khách nên việc kiểm soát được việc tiếp
khách là rất quan trọng.
- Văn phòng
bừa bộn: Nếu chúng ta để chỗ làm bừa bộn và không nhớ đồ vật nào ở vị trí
nào thì khi có việc, chúng ta sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đi tìm. Cần có sự
ngăn nắp trong sắp xếp văn phòng. Định kỳ cần chỉnh lý các loại tài liệu. Hoạt
động chỉnh lý tài liệu thường được thực hiện rất tốt trong các bộ phận văn thư,
văn phòng vì học được đào tạo bài bản.
- Trì hoãn
công việc: Khi không có hứng thú hoặc công việc chưa cần kíp, chúng ta thường
cho rằng lúc khác làm cũng được, không làm ngay thì cũng chẳng sao. Tuy nhiên,
nếu có việc đột xuất cần đến việc chưa làm thì rõ ràng chúng ta sẽ bị động. Nếu
có quá nhiều việc dời lại như vậy thì đến lúc nào đó chúng ta sẽ bơi trong
những việc do chưa chịu xử lý ngay.
- Theo chủ
nghĩa hoàn hảo: Nhiều người luôn lo lắng việc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệu có
sai sót gì không, do đó họ dành nhiều thời gian cho những việc nhỏ, không quá
quan trọng. Thậm chí có lẽ họ sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được
hoàn hảo hơn. Chúng ta nên chấp nhận tính tương đối của công việc, không nên
quá cầu toàn, càng cấu toàn chúng ta càng đánh mất đi các cơ hội.
- Giao tiếp
kém: Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp còn kém. Nếu
kỹ năng giao tiếp không tốt có thể chúng ta sẽ không biết nói “không”, không
biết giảm bớt thời gian nói chuyện qua điện thoại hay khống chế thời gian nói
chuyện với khách. Giao tiếp kém sẽ dẫn đến việc mất thời gian để đi thẳng vào
vấn đề chính hoặc bị phân tán bởi những thông tin khác nhau.
* Đối với
các nhà quản lý, nguyên nhân chính gây nên tình trạng thiếu thời gian bao gồm:
Thứ nhất, nhà quản lý
không dành thời gian để lập kế hoạch công việc gắn với trách nhiệm của mình.
Biểu hiện của tình trạng này là nhà quản lý thường làm việc rất lộn xộn, việc
vặt chiếm nhiều thời gian mà việc quan trọng thì không có đủ thời gian để làm.
Họ thường chạy theo việc phát sinh khẩn cấp.
Thứ hai, không phân
quyền hoặc phân quyền không hiệu quả. Họ thường nhúng tay vào việc của nhân
viên, kể cả những việc không thuộc trọng trách quản lý lãnh đạo.
Thứ ba, Các nhà
quản lý không có ý thức thực thi chặt chẽ kế hoạch được lập, sa đà vào những
việc lắt nhắt, phát sinh bất ngờ, phục vụ cho mục đích thông tin chứ không
phải hành động như điện thoại, họp hành.
1.5. Nguyên
lý Preto trong quản lý thời gian: 80/20
Nguyên lý
Pareto được lấy tên từ nhà kinh tế học người Ý V.Pareto cho chúng ta thấy rằng,
ở bất kỳ một hệ thống nào, xu thế của nó là khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên
nhân gây ra. Dựa vào việc quản lý thời gian và năng suất sản xuất, nguyên lý đó
ảm chỉ rằng, 20% thời gian mà chúng ta tiêu tốn cho một công việc nào đó để sản
sinh ra 80% sản lượng, trong khi 80% thời gian còn lại có thể chỉ đem lại 20%
sản lượng mà thôi. Có nghĩa nếu chúng ta có danh sách 10 việc cần làm, chỉ 2
việc trong số đó đem lại nhiều giá trị hơn toàn bộ 8 việc còn lại. Thực tế là
những công việc mà chúng ta thường né tránh vì phức tạp hay khó khăn chính là
những việc quan trọng và đem lại giá trị cao nhất.
Vậy, nguyên
lý Pareto nên được sử dụng như thế nào trong việc quản lý thời gian? Nguyên lý
Pareto chỉ có vai trò như là một yếu tố hướng dẫn nó chỉ rõ sự phát sinh tất
yếu của một tình trạng nếu chúng ta không nắm vững được quyền chủ động trong công
việc. Do vậy, điều cốt lõi là chúng ta cần phải biết việc gì là quan trọng
nhất, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, việc nào đem lại giá trị
cao nhất. Trước hết, chúng ta cần xác định mục tiêu của mình trong một khoảng
thời gian nhất định, hôm nay, tuần này, tháng này, năm này. Khi đã xác định rõ mục
tiêu, chúng ra lập ra danh sách những việc mình cần làm trong ngày, tuần, tháng
và năm. Trong danh sách này, hãy phân tích, chọn ra những việc giúp chúng ta
đạt được mục tiêu sách này, hãy phân tích, chọn ra những việc chúng ta đã đạt
được mục tiêu và đánh thứ tự ưu tiên. Nhờ những thứ tự ưu tiên này, chúng ta sẽ
biết đâu là 20% công việc khó khăn nhất cần phải làm. Chúng ta cũng cần phải rà
soát danh sách những việc cần làm thường xuyên để nhắc nhở mình những việc quan
trọng và tập trung thực hiện cho đến khi hoàn thành. Cần kiên nhẫn vì những
việc quan trọng nhất, đem lại giá trị cao nhất là những việc khó khăn nhất
2. Học cách
sử dụng thời gian hiệu quả
2.1. Hiểu
về bản thân
Hiểu về bản
thân liên quan đến cách sử dụng thời gian của cá nhân mình, như việc chúng ta
xác định những gì mong muốn trong cuộc sống, mục tiêu cũng như khi nào và làm
cách nào làm việc tốt nhất. Điều đó sẽ giúp chúng ta hiểu được thứ tự ưu tiên
trong công việc.
Trước khi
bắt đầu nhìn vào cách sử dụng thời gian ở nơi làm việc, việc nghĩ về cuộc sống
trên phương diện rộng hơn sẽ rất có ý nghĩa. Hãy đặt ra các câu hỏi: Chúng ta
có một tầm nhìn rõ ràng cho cuộc sống của chính mình hay không? Điều gì khiến
ta say mê nhất? Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp quyết định những điều
thực sự quan trọng trong cuộc sống và từ đó sẽ lựa chọn cách sử dụng thời gian
hiệu quả.
- Nghĩ về
những mục tiêu cá nhân
Mục tiêu cá
nhân có thể liên quan đến công việc, cuộc sống trong gia đình hay ngoài xã hội
của mỗi cá nhân. Chúng thậm chí có thể liên quan đến vai trò cá nhân trong thế
giới. Một khi đã thiết lập mục tiêu của bản thân, mỗi cá nhân có thể lập kế
hoạch để biến nó thành hiện thực.
Để thực
hiện được những mục tiêu chính, có thể chia chúng thành những bước nhỏ hơn để
dễ thực hiện hơn. Hãy xác định mục tiêu của cá nhân và suy nghĩ một cách sáng
tạo về những khía cạnh khác nhau của chúng.
- Cần biết được
khi nào làm việc tốt nhất
Tất cả
chúng ta, ai cũng đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong
ngày. Đó có thể là vào buổi sáng sớm, giữa giờ sáng sau khi thưởng thức một
tách cà phê, sau bữa trưa hoặc vào buổi tối. Nên làm công việc quan trọng
nhất và khó khăn nhất khi tỉnh táo nhất. Nên trân trọng khoảng thời gian
làm việc hiệu quả nhất của mình và không bao giờ sử dụng nó để thực hiện những nhiệm vụ
không mang lại nhiều lợi ích.
+ Những
con người của buổi sáng: Với rất nhiều người, thời gian tốt nhất trong ngày
là vào buổi sáng, khi họ tỉnh táo nhất, có mức độ năng lượng cao nhất, và do đó
họ làm việc tốt nhất: một giờ của buổi sáng có giá trị bằng hai giờ buổi tối;
nếu đánh mất một giờ của buổi sáng, sẽ phải dành cả ngày để tìm lại nó.
+ Năng
lượng trong suốt một tuần: Quy tắc trên cũng được áp dụng cho các ngày
trong tuần. Nếu làm việc tốt nhất vào thứ Hai và thứ Ba, hãy lập kế hoạch cho
những cuộc họp mang tính thủ tục vào những ngày sau đó. Việc tận dụng tối đa khoảng
thời gian này sẽ giúp tránh bị sao nhãng bởi tất cả những sự gián đoạn liên
miên khiến không thể hoàn thành những việc cần làm.
- Kiểm soát
cảm giác căng thẳng
Phần lớn
chúng ta có quá nhiều áp lực. Khi áp lực ngày càng tăng, chúng ta tự cảm thấy
bản thân không có khả năng ra quyết định, nên dường như chúng ta mất đi sự cân
bằng trong cuộc sống. Vì thế chúng ta trở nên thất vọng cho dù đã hết sức cố
gắng, mọi công việc như dậm chân tại chỗ. Đôi khi chúng ta nghĩ mình quá bận để
có thể có một kỳ nghỉ. Nên những cảm giác đó thường xuyên đến với mỗi cá nhân,
việc thực sự quan trọng cần làm là tìm ra cách phù hợp để quản lý và giảm áp
lực cho mình. Vậy chúng ta cần làm gì?
+ Thường
xuyên lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi. Sau khi có một tuần làm việc bận
rộn, hãy cố gắng làm cho những ngày cuối tuần hoặc lịch trình làm việc của tuần
sau đỡ bận hơn.
+ Học cách
nói không. Đừng cố gắng kiểm soát mọi thứ trên đời, hãy lập cho mình những mục
tiêu thực tế.
+ Lập kế
hoạch cho kỳ nghỉ từ trước. Có người lập kế hoạch cho việc đi nghỉ cuối tuần
cho sáu tuần một lần, làm như vậy dường như sẽ có một điều gì đó để chờ đợi.
+ Dành thời
gian cho gia đình. Nếu cần thiết nên lập kế hoạch để dành thời gian cho gia
đình trong nhật ký. Việc dành thời gian cho gia đình sẽ giúp chúng ta sống có
trách nhiệm hơn và cần bằng được giữa công việc và gia đình.
+ Tìm kiếm
sở thích mới. Việc tình nguyện giúp đỡ một số tổ chức vì cộng đồng ở địa
phương, làm việc với mọi người sẽ giúp kéo ra khỏi “vấn đề” đang tồn tại.
+ Dành thời
gian cho bạn bè, cả bạn cũ và bạn mới.
+ Phát
triển khiếu hài hước, đó là một trong số những liều thuốc giải độc tốt nhất cho
áp lực.
+ Tập thể
dục, như đi bộ, chạy, đạp xe, đi bơi, hoặc khiêu vũ…
+ Thưởng
thức hội họa hay âm nhạc.
2.2. Hiểu
về công việc
Cùng với
việc hiểu được chúng ta thuộc kiểu người nào, cần suy nghĩ một cách cụ thể về
công việc. Cần phải hiểu rõ về vai trò của mình và những trách nhiệm mà người
khác mong muốn hoàn thành. Chúng ta ai cũng có lúc cần được giúp đỡ để duy trì
sự tập trung vào tất cả các khía cạnh trong công việc của mình: để dừng việc
lảng tránh những công việc hàng ngày hoặc nhiệm vụ khó khăn, để có thể vượt qua
được những động cơ không tích cực, để duy trì sự tập trung và ra những quyết
định đúng đắn. Muốn đạt được điều đó, mỗi chúng ta cần quan tâm các vấn đề sau:
- Hiểu rõ
về bản chất công việc
Dường như
tất cả chúng ta, ai cũng quá bận rộn, nhưng việc dừng lại và tìm hiểu rõ ràng
về công việc lại vô cùng quan trọng. Vì điều này sẽ giúp chúng ta có thể nghĩ
xem làm thế nào để thực hiện một cách hiệu quả công việc của mình. Chúng ta có
thể tham khảo những cách sau đây để hiểu rõ hơn về công việc của mình.
+ Viết ra
những mục đích chung nhất trong công việc, ví dụ như nhiệm vụ chính của
nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ.
+ Viết ra
những hoạt động cụ thể góp phần tạo ra mục đích chung trong công việc. Các hoạt
động đều hướng đến nhiệm vụ chính của công việc.
+ Suy nghĩ
về cách thức sử dụng thời gian của mình. Hãy xác định xem đã dành bao nhiêu
thời gian để hoàn thành mục đích chung của mình, những làm việc đã liệt kê và
những hoạt động thực sự. Như vậy, chúng ta đang dành phần lớn thời gian của
mình theo cách này, thay vì cho những công việc hành chính chung chung.
+ Nếu thuộc
một nhóm, hãy nắm rõ công việc, cách làm việc và hoạt động có phù hợp với những
điều đó ở các thành viên khác của nhóm hay không.
+ Những
cuộc họp sẽ là những dịp hữu ích để xem xét, những nguyên nhân chưa hoàn thành mục
đích chính của mình và khám phá ra những chệch hướng ở đâu trong những lĩnh vực
và hoạt động khác.
- Không né
tránh công việc
Càng trì
hoãn thực hiện nhiệm vụ, càng kháng cự nhiều hơn sẽ càng gặp nhiều khó khăn để
có thể hoàn thành nhiệm vụ đó hơn. Có thể chúng ta tránh một nhiệm vụ vì nhiều
lý do khác nhau như: công việc quá chán hoặc mang tính thủ tục, công việc không
có thời gian hoàn thành, mục tiêu không rõ ràng, hoặc đơn giản là có quá nhiều
việc để làm đến mức không biết phải bắt đầu từ đâu. Trong một số hoàn cảnh cụ
thể, việc ra quyết định không đảm nhận nhiệm vụ là đúng, như khi cần phải thu
thập tất cả mọi thông tin hoặc cần thời gian để suy nghĩ. Nhưng trong rất nhiều
hoàn cảnh khác, chung quy chỉ là trì hoãn làm việc gì đó. Để phá vỡ rào cản của
sự trì hoãn kéo dài, cần tham khảo các lời khuyên sau:
+ Chia một
nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ, dễ quản lý hơn, sau đó giải quyết một phần,
không nhất thiết phải là phần đầu tiên. Thực tế là khi hoàn thành một phần nhỏ
sẽ cảm thấy tốt hơn trước toàn bộ nhiệm vụ.
+ Bắt đầu
thực hiện phần khó nhất. Làm việc này trong khoảng thời gian nhiều năng lượng
và hoạt động hiệu quả nhất.
+ Sau khi
thực sự hoàn thành một nhiệm vụ, tự trao cho mình một phần thưởng.
+ Làm những
công việc hàng ngày trong khoảng thời gian làm việc kém hiệu quả nhất hoặc
trong những quãng nghỉ sau khi thực hiện những nhiệm vụ cần độ tập trung cao.
- Linh động
hơn về nơi làm việc
Nếu có thể
làm việc tại nhà dù chỉ là thỉnh thoảng, rất có thể sẽ làm được thêm nhiều việc
nữa. Khi cá nhân có khả năng làm việc linh động và kiểm soát kế hoạch làm việc
mà không có ai kiểm tra sẽ đem lại hiệu quả hơn. Học cách sử dụng thời gian ở
bất cứ nơi nào, nếu làm việc tại nhà trong một số ngày cụ thể, sẽ nhận thấy
rằng có thể hoàn thành công việc giấy tờ một cách hiệu quả hoặc có thời gian để
suy nghĩ sáng tạo mà không bị mất tập trung.
2.3. Ngăn
nắp
Để giúp suy
nghĩ và làm việc tốt hơn, bàn làm việc phải luôn được dọn dẹp ngăn nắp. Chúng
ta nên có một cuốn nhật ký và lập một “danh sách những việc cần làm”, điều này
sẽ giữ cho chúng ta luôn kiểm soát được công việc. Vì khi đã viết ra một điều
gì đó, sẽ không cần phải giữ nó trong đầu và do đó, có thể tập trung vào những
nhiệm vụ sáng tạo khác. Đồ dùng phục vụ công việc cần được phân loại sắp xếp
sao cho gọn gàng, ngăn nắp, để khi cần sử dụng sẽ tìm thấy nhanh nhất.
Một phần
của cuộc sống ngăn nắp là đặt tất cả những thứ cần thiết ở gần, không bị bao
quanh bởi mớ giấy tờ lộn xộn và những thứ không cần. Mục tiêu là sắp xếp lại
mọi thứ để có thể làm việc hiệu quả và có thể tìm được mọi thứ khi cần một cách
nhanh chóng. Sắp xếp những dụng cụ bạn thường xuyên sử dụng để nó ở gần chúng
ta nhất và có thể phục vụ tốt nhất. Sau đây là lời khuyên:
+ Bỏ những
thứ không liên quan đến công việc ra khỏi bàn. Việc này sẽ giúp tập trung chú ý
vào những vấn đề thực sự trong công việc. Đặt những thứ thường xuyên cần ở gần
chỗ ngồi, trong tầm với để chúng ta không phải thường xuyên đứng dậy trong khi
đang làm việc.
+ Nếu có
khay đựng công văn giấy tờ đến và khay đựng công văn giấy tờ đi, hãy sử dụng
hiệu quả. Thỉnh thoảng lại soạn lại khay đựng giấy tờ đến và bỏ đi những hoặc
phân loại những giấy tờ để ở khay.
+ Dành thời
gian để dọn dẹp môi trường làm việc - bút, giấy, tẩy, gương, bút chì, kẹp
ghim,… cất đi những thứ không thường xuyên sử dụng.
+ Lưu trữ
những tài liệu cũ, dán nhãn cho những tài liệu cũ hoặc đóng hộp và ghi rõ nội
dung, ngày tháng.
+ Những
thiết bị máy tính phải sắp xếp sao cho có thể làm việc hiệu quả, an toàn và
tiện lợi. Màn hình máy tính phải có tầm cao chuẩn - cách mắt bạn ít nhất là 63
cm và phần cao nhất của màn hình ở dưới tầm mắt. Hãy chắc chắn là đang ngồi
trên một chiếc ghế được thiết kế phù hợp và có chiều cao chuẩn. Dọn dẹp khu vực
dưới gầm bàn để có đủ chỗ cho đôi chân.
2.4. Làm
việc nhóm
- Làm việc
nhóm một cách đồng thuận
Cần làm rõ
vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm, mỗi thành viên cần hiểu
được họ được giao trọng trách gì. Điều này sẽ làm giảm căng thẳng và khiến cho
việc giao tiếp trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn. Mỗi cá nhân cần học cách để luôn
tích cực với các loại kỹ năng và tần quan trọng của những thành viên khác trong
nhóm.
Cần chú ý
những nội dung sau để nhóm hoạt động hiệu quả:
+ Giao tiếp
trong nhóm hiệu quả: hãy nói về mục tiêu chung, đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng và
giải thích hoạt động để các thành viên trong nhóm có thể nhìn thấy bức tranh
tổng thể về công việc
+ Hãy rõ
ràng về những quyền hạn mà mỗi cá nhân có trong nhóm.
+ Học cách
lắng nghe, tôn trọng từng thành viên trong nhóm với tư cách cá nhân, và nhận ra
được rằng họ cũng cần thể hiện bản thân.
+ Thảo luận
và thống nhất những sự khác biệt, khi có một vấn đề xuất hiện, cần phải tách
bạch giữa các tình tiết của sự việc, những cảm giác liên quan và những câu hỏi
đã được nêu để xác định những vấn đề phát sinh. Đôi khi ý kiến của các thành
viên trong nhóm có thể không thống nhất với nhau. Nếu cần phải đối chất với một
thành viên của nhóm, hãy kín đáo làm việc này thay vì công khai. Thể hiện sự
chỉ trích như một lời gợi ý hay một câu hỏi nếu có thể.
+ Khuyến
khích sự tin tưởng, cố gắng tạo ra một môi trường mà trong đó các đồng nghiệp
tin tưởng lẫn nhau và có thể nói về những nhu cầu phát triển của họ.
+ Đánh giá
những lựa chọn khác nhau, không bỏ qua những vấn đề nhỏ.
+ Đừng buộc
tội mà thay vào đó, hãy xác định những vấn đề thực sự và có những cách sáng tạo
để giải quyết mâu thuẫn. Nếu đã từng thực hiện thành công một nhiệm vụ nào đó, không nên
nói nhiều về nó.
+ Tin vào
sự đồng thuận của cả nhóm, làm việc nhóm là cùng nhau làm việc, mọi người làm
việc tốt hơn, đạt được nhiều thành tựu hơn.
- Ủy
thác hiệu quả
Ủy thác là
hành động giao nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc quyền hạn cho đồng nghiệp trong nhóm,
để họ có thể chủ động làm việc. Đó là một cách quan trọng giúp làm việc hiệu
quả, và hơn nữa, nó còn giúp tận dụng tốt hơn thời gian của tất cả mọi người.
Một số nhà lãnh đạo không ủy thác vì có thể họ nghĩ rằng họ là duy nhất, không thể
thay thế hoặc thậm chí sợ rằng những đồng nghiệp mà họ ủy thác công việc có thể
hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn họ. Khi ủy thác, hãy tham khảo những gợi ý sau đây:
+ Chọn đúng
người: Lựa chọn những người có thể tin tưởng để làm tốt nhiệm vụ. Có thể cân
nhắc đến việc thuê ngoài hoặc chuyển những nhiệm vụ không quá cần thiết cho
nhóm khác.
+ Giải
thích rõ ràng về nhiệm vụ, cho người khác cơ hội được đặt câu hỏi. Đôi khi có
thể giải thích mục tiêu của nhiệm vụ và lý do muốn đạt được nó, rồi sau đó để
cho người mà chúng ta ủy quyền tự tìm ra phương pháp tốt nhất mà họ sẽ thực
hiện nhiệm vụ.
+ Trao đổi
về những khó khăn có thể gặp phải. Hãy suy nghĩ trước về những vấn đề có thể
xảy ra và cách thức tiếp cận chúng. Điều này đồng nghĩa với việc tham gia vào
những thời điểm quan trọng nhất của việc thực hiện nhiệm vụ.
+ Cung cấp
đầy đủ các nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ. Hãy chắc chắn rằng người được ủy
quyền thực hiện nhiệm vụ có đủ mọi thứ mà họ cần để có thể hoàn thành tốt nhiệm
vụ.
+ Giám sát
công việc một cách đúng đắn, sắp xếp để nhân viên báo cáo lại và để cho giám
sát chứ không phải cản trở các nhiệm vụ trong tiến trình làm việc.
+ Đánh giá
công việc, sau khi hoàn thành nhiệm vụ, hãy làm một bản đánh giá để nhìn nhận
xem mọi việc đã được thực hiện tốt đến mức nào và điều gì cần thay đổi trong
lần tới.
- Lập kế
hoạch cho những cuộc họp
Cần thiết
phải xác định mục tiêu cho những cuộc họp. Các cuộc họp cần phải có sự chuẩn bị
kỹ lưỡng về mọi mặt. Cần chuẩn bị lập kế hoạch cho một cuộc họp như sau:
+ Thông báo
nội dung cuộc họp: Để tóm tắt về các báo cáo tiến trình, nội dung cuộc họp để
trao đổi thông tin hoặc có thể chỉ là thúc đẩy các đồng nghiệp hợp tác với nhau.
+ Thảo luận
cuộc họp: Để thỏa thuận một hợp đồng hoặc có thể thông qua lần cuối những sắp
xếp cho một dự án hoặc cho một sáng kiến mới; để nói về những khía cạnh khác
nhau của một vấn đề; để giải quyết một mâu thuẫn đang gia tăng.
+ Quyết
định: Để có thể ra quyết định về những bước tiếp theo mà cơ quan cần phải tiến
hành hoặc để thống nhất những điểm chính cho các đồng nghiệp làm theo.
+ Xác định
những vấn đề thực tế, như người tham dự, thời gian bắt đầu và thời gian kết
thúc, nơi tổ chức…
+ Chuẩn bị chương
trình cụ thể, nhằm đưa ra một mục tiêu rõ ràng cho chương trình, tránh nói
chung chung trong cuộc họp.
+ Sắp xếp chương
trình để những phần quan trọng được đưa ra sớm trong cuộc họp. Rất có thể sẽ bị
chệch hướng nếu làm ngược lại vì mọi người dành quá nhiều thời gian cho những
vấn đề ít quan trọng mà quên mất hoặc dành ít thời gian cho những vấn đề quan
trọng. Cần thống nhất ý kiến về những vấn đề đối lập sao cho hợp lý.
+ Lập kế
hoạch cho việc tham dự, nếu một số người nhất định chỉ cần xuất hiện trong một
vài phần cụ thể của cuộc họp, thì điều này cũng cần sắp xếp từ trước.
+ Cần để
người tham dự đọc trước tài liệu, hãy phát những báo cáo ngắn gọn trước cho các
thành viên.
2.5. Kiểm
soát thời gian
Có rất
nhiều công cụ khác nhau để giúp chúng ta quản lý thời gian của mình hiệu quả.
Như việc đặt ra những khung thời gian trong kế hoạch để hoàn thành một nhiệm
vụ, nhờ đó chúng ta tập hợp được lực đẩy cho công việc của mình; đảm bảo những
kế hoạch tiếp theo để giảm thiểu những vấn đề trong tương lai; luôn tập trung
và có mục đích; sắp xếp để công việc của chúng ta ít bị gián đoạn nhất và sử
dụng hiệu quả những khoảng thời gian bê trễ bất ngờ xuất hiện.
- Tạo khung
thời gian
Sẽ rất hữu
ích nếu tạo ra các khung thời gian khi thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Điều
này đặc biệt hữu ích cho những việc chính chúng ta cần làm, hơn nữa nó cũng rất
tốt cho cả những công việc thường xuyên. Phải xem đây là những nhiệm vụ cần
được ưu tiên không thể xao nhãng.
- Giữ tập
trung khi làm việc
Hãy hướng
toàn bộ sự tập trung vào nhiệm vụ đang phải thực hiện gần đây, như vậy có thể
hoàn thành một cách tốt nhất. Điều này có nghĩa, thay vì nói với bản thân rằng
sẽ dành thời gian để làm báo cáo trước khi về nhà, chúng ta có thể nói: “Tôi sẽ
hoàn thành việc hoàn chỉnh hai phần của báo cáo”.
Lời khuyên
cho việc duy trì sự tập trung vào thời gian như sau:
+ Đặt ra
một thời hạn thực tế để hoàn thành công việc: Nếu không gia hạn sẽ đối mặt với
nguy cơ lãng phí thời gian, do vậy hãy cương quyết với bản thân tập trung cao
độ. Song cũng đừng có phi thực tế hoặc đòi hỏi quá nhiều, đừng cầu toàn. Khi
gia hạn, hãy học từ kinh nghiệm trước đó, chẳng hạn giữ một tập tài liệu là “phân
tích dự án”, cuối mỗi dự án, hay so sánh chi phí và thời gian bạn thực sự
đã dùng vào việc hoàn thành dự án với những gì dự tính lúc ban đầu.
+ Học cách
đối phó hiệu quả với sự gián đoạn, nếu bị gián đoạn khi đang làm việc, hãy cố
gắng hoàn thành phần công việc đang dở dang. Đôi khi nói với những người làm
gián đoạn công việc như “anh có phiền không nếu tôi viết nốt câu này?”. Trước
khi nghỉ ăn trưa hoặc cuối ngày, hãy viết một ghi chú ngắn gọn về việc mình đã
làm đến đâu và bất cứ suy nghĩ, ý tưởng nào về bước tiếp theo. Điều này sẽ giúp
dễ dàng quay trở lại với công việc của mình.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội
vụ (2013), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Ban hành kèm theo Quyết định
số 51/QĐ-BNV ngày 22 tháng 1 năm 2013 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ.
2. Lại Thế
Luyện (2010), Kỹ năng quản lý thời gian. NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội.
3. Quản lý
thời gian (2007), Bộ cẩm nang bỏ túi. NXB Thông tấn, Hà Nội.
4. Dịch giả
Trần Phi Tuấn (2008), Tổ chức công việc hiệu quả.
CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ THỰC HÀNH
1. Sử dụng
các kỹ thuật đã học, phân tích các yếu tố gây lãng phí thời gian và lập kế
hoạch khắc phục sự lãng phí đó. Liên hệ với công việc mà anh/chị đang đảm nhận.
2. Viết ra
các nhiệm vụ cần phải thực hiện khi bạn theo học một lớp bồi dưỡng theo tiêu
chuẩn chức danh Lưu trữ viên. Theo anh/chị đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất.
3. Anh/chị
hãy viết bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên văn thư hoặc lưu trữ.
4. Anh/chị
hãy mô tả những yêu cầu về tính cách đối với nghề văn thư lưu trữ. Tính cách anh/chị có phù hợp với nghề này không?
5.
Anh/chị hãy mô tả mối quan hệ, cơ chế cách thức phối hợp giữa vị trí nhân
viên lưu trữ với các bộ phận khác trong cơ quan.
6. Khi làm
việc căng thẳng hoặc nhàm chán, anh/chị thường làm gì để kiểm soát các căng
thẳng đó.
Chuyên đề 13
BẢO MẬT HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Hồ
sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của bất cứ tổ chức nào luôn chứa đựng
nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của tổ chức đó. Tài liệu
của các cơ quan nhà nước chứa đựng những vấn đề “nhạy cảm” về chính sách ngoại
giao, các biện pháp liên quan đến bảo vệ an ninh quốc gia hay kế hoạch triển
khai các chủ trương, chính sách quan trọng... Tài liệu của các tổ chức chính
trị - xã hội lại phản ánh những vấn đề về tổ chức như chủ trương và các biện
pháp tuyên truyền để kiện toàn bộ máy, nhân sự hay mối quan hệ giữa các tổ chức
này với các cơ quan nhà nước. Đối với doanh nghiệp, tài liệu chứa đựng những
thông tin về bí quyết sản xuất, kinh doanh; các chính sách áp dụng với từng đối
tác…
Tính chất
cơ mật của công tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ nhiệm vụ phải quản lý toàn bộ
thông tin bằng văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay
doanh nghiệp. Do vậy, việc quản lý và bảo vệ bí mật những hồ sơ, tài liệu này
là trách nhiệm tất cả công chức, viên chức đã và đang làm việc trong các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp, trong đó, trên hết và trước hết là thuộc về những
công chức, viên chức đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ.
1. Những
vấn đề cơ bản về bảo mật hồ sơ, tài liệu
1.1. Khái
niệm:
- Bí mật
Nhà nước là những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói
có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối
ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công
bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hồ sơ,
tài liệu mật là những hồ sơ, tài liệu chứa đựng các bí mật nhà nước, bao gồm cả
tài liệu được đóng dấu mật và tài liệu không được đóng dấu mật nhưng có nội
dung mật
- Độ mật là
mức độ mật của văn bản, hồ sơ, tài liệu do chủ thể ban hành văn bản xác định
tương ứng với tính chất quan trọng, mức độ nguy hại của nội dung thông tin mà
văn bản, hồ sơ, tài liệu đó chứa đựng. Có 03 loại mật là tuyệt mật, tối mật và mật.
+ Độ tuyệt
mật được xác định cho những văn bản, hồ sơ, tài liệu chứa đựng các nội dung
thông tin trực tiếp đề cập đến chiến lược an ninh quốc gia; kế hoạch phòng thủ
đất nước; kế hoạch động viên đối phó với chiến tranh; các loại vũ khí, phương
tiện có ý nghĩa quyết định khả năng phòng thủ đất nước; các chủ trương, chính
sách về đối nội, đối ngoại của Đảng Cộng sản Việt Nam và Nhà nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa
Việt Nam
không công bố hoặc chưa công bố; những tin của nước ngoài hoặc của các tổ chức
quốc tế chuyển giao cho Việt Nam mà Chính phủ xác định thuộc độ Tuyệt mật; tổ
chức và hoạt động tình báo, phản gián do Chính phủ quy định; mật mã quốc gia;
dự trữ chiến lược quốc gia; các số liệu dự toán, quyết toán ngân sách nhà nước
về những lĩnh vực chưa công bố; kế hoạch phát hành tiền, khóa an toàn của từng
mẫu tiền và các loại giấy tờ có giá trị như tiền; phương án, kế hoạch thu đổi
tiền chưa công bố; khu vực, địa điểm cấm; tin, tài liệu khác mà Chính phủ xác
định thuộc độ tuyệt mật.
Như vậy, bí
mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật là những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm,
thời gian, lời nói có nội dung đặc biệt quan trọng thuộc danh mục bí mật nhà
nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định ban hành và nếu bị tiết lộ sẽ gây hậu
quả đặc biệt nghiêm trọng cho lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam.
+ Độ tối
mật được xác định cho những văn bản, hồ sơ, tài liệu chứa đựng các nội dung
thông tin trực tiếp đề cập đến các cuộc đàm phán và tiếp xúc cấp cao giữa nước
ta với nước ngoài hoặc các tổ chức quốc tế về chính trị, quốc phòng, an ninh,
đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác chưa công bố;
những tin của nước ngoài hoặc của các tổ chức quốc tế chuyển giao cho Việt Nam
mà Chính phủ xác định thuộc độ tối mật; tổ chức hoạt động, trang bị, phương án
tác chiến của các đơn vị vũ trang nhân dân; phương án sản xuất, vận chuyển và
cất giữ vũ khí; công trình quan trọng phòng thủ biên giới, vùng trời, vùng
biển, hải đảo; bản đồ quân sự; tọa độ điểm hạng I, hạng II nhà nước của mạng
lưới quốc gia hoàn chỉnh cùng với các ghi chú điểm kèm theo; vị trí và trị số
độ cao các mốc chính của các trạm khí tượng, thủy văn, hải văn; số liệu độ cao
và số không tuyệt đối của các mốc hải văn; số lượng tiền in, phát hành; tiền dự
trữ bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ; các số liệu về bội chi, lạm phát tiền mặt
chưa công bố; phương án giá các mặt hàng chiến lược thuộc Nhà nước quản lý chưa
công bố; nơi lưu giữ và số lượng kim loại quý hiếm, đá quý, ngoại hối và vật
quý hiếm khác của Nhà nước; công trình khoa học, phát minh, sáng chế, giải pháp
hữu ích, bí quyết nghề nghiệp đặc biệt quan trọng đối với quốc phòng, an ninh,
kinh tế, khoa học, công nghệ mà Nhà nước chưa công bố; kế hoạch xuất khẩu, nhập
khẩu các mặt hàng đặc biệt giữ vị trí trọng yếu trong việc phát triển và bảo vệ
đất nước không công bố hoặc chưa công bố; tin, tài liệu khác mà Chính phủ xác
định thuộc độ Tối mật.
Bí mật nhà
nước thuộc độ tối mật là những tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có nội dung
rất quan trọng thuộc danh mục bí mật nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định
ban hành và nếu bị tiết lộ sẽ gây hậu quả rất nghiêm trọng cho lợi ích của Nhà
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
+ Độ mật
được xác định cho những văn bản, hồ sơ, tài liệu chứa đựng các nội dung thông
tin gián tiếp đề cập đến các vấn đề trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu được xác
định tuyệt mật hoặc tối mật. Danh mục bí mật nhà nước thuộc độ Mật do người
đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức đề nghị Bộ trưởng Bộ
Công an quyết định.
Bí mật nhà
nước thuộc độ mật là những tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có nội dung quan
trọng thuộc danh mục bí mật nhà nước do Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng Bộ
Quốc phòng quyết định ban hành, nếu bị tiết lộ sẽ gây thiệt hại cho lợi ích của
Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Bảo mật
là việc bảo vệ đối với sự tồn tại của thông tin và toàn bộ nội dung thông tin
của văn bản, hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ quá trình hình thành, chuyển giao,
tiếp nhận, xử lý, bảo quản và khai thác, sử dụng.
- Giải mật
là việc công bố hoặc cho phép người có nhu cầu sử dụng tin có thể tiếp cận một phần
hoặc toàn bộ nội dung thông tin của văn bản, hồ sơ, tài liệu đã được xác định
độ mật.
1.2. Ý
nghĩa của bảo mật hồ sơ, tài liệu
Việc bảo
mật hồ sơ, tài liệu là công việc được tiến hành một cách thường xuyên trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Công việc này mang nhiều ý
nghĩa, cụ thể như sau:
- Việc bảo
mật hồ sơ, tài liệu góp phần bảo vệ các lợi ích của quốc gia, dân tộc. Những
thông tin được xác định các độ mật khác nhau đều là những thông tin có tính
chất quan trọng và có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến các phương diện quốc
phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội hay sức khỏe
cộng đồng. Lợi ích quốc gia, dân tộc là bất khả xâm phạm, bởi nếu nếu các
thông tin nói trên bị tiết lộ, sẽ kéo theo là những hậu quả, rủi ro khó có thể
lường hết được đối với quốc gia, dân tộc. Do vậy, hơn hết, những thông tin này
cần được quản lý một cách chặt chẽ vì những lợi ích chung.
- Góp phần
bảo vệ các lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp: Lợi ích
hợp pháp của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp là một trong những công cụ
quan trọng duy trì hoạt động của các tổ chức; đối với các cơ quan nhà nước hay
các tổ chức chính trị - xã hội là công cụ đảm bảo hiệu lực và hiệu quả của các
quyết định quản lý; đối với các doanh nghiệp, lợi ích hợp pháp đảm bảo hoạt
động kinh doanh được diễn ra đạt lợi nhuận cao trong môi trường cạnh tranh khốc
liệt. Những thông tin thuộc diện bí mật đồng thời là những thông tin liên quan
đến lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp như chiến lược, kế
hoạch và phương án triển khai các hoạt động, các nguồn lực và phương tiện sử
dụng… Nếu bị tiết lộ hoặc bị rò rỉ, những thông tin này sẽ gây cản trở không
nhỏ cho việc thực thi các quyết định quản lý của các cơ quan. Bên
cạnh đó, những thông tin khác cũng liên quan đến lợi ích hợp pháp của các cơ
quan, doanh nghiệp là quyền sở hữu đất đai, trụ sở, cơ sở vật chất nói chung…
Đây cũng là thông tin bí mật cần bảo vệ.
- Góp phần
nâng cao trách nhiệm, kỷ luật công vụ trong quá trình thực thi hoạt động nghiệp
vụ của các cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong các cơ quan nhà nước,
các tổ chức chính trị - xã hội, kỷ luật lao động của các nhân viên làm việc
trong các doanh nghiệp: Như đã đề cập, mọi thông tin hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đều hàm chứa các bí mật ở mức độ khác
nhau. Tuy nhiên, do việc được tiếp cận, sử dụng hay cụ thể là nghe, đọc một
cách thường xuyên các thông tin này đã khiến cho một bộ phận không nhỏ các cán
bộ, công chức, viên chức hay các nhân viên hành chính thực sự chủ quan trong
việc giữ gìn các bí mật của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp mà mình đang công
tác. Ý thức bảo mật các thông tin trong văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được thể
hiện bằng hành động trong từng thao tác nghiệp vụ. Đây đồng thời cũng là một
tiêu chí rèn luyện để đạt được tính chuyên nghiệp của tất cả nhân sự làm việc
trong bất cứ khu vực công hay tư.
1.3. Quy
định của Nhà nước về bảo mật hồ sơ, tài liệu
- Luật Lưu trữ: Luật này
quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân
trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch
vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ. Khoản 4, điều 30 về sử
dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử, trong đó có các quy định về việc sử dụng các
tài liệu lưu trữ có các dấu chỉ mức độ Mật khác nhau, như sau:
“Việc sử
dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được
thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước” (Khoản 3, điều 30);
“Tài liệu
lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng
rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
a) Được
giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
b) Sau 40 năm,
kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được
giải mật;
c) Sau 60
năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt
mật nhưng chưa được giải mật” (Khoản 4, điều 30)
- Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Thông tư quy định một số nghiệp vụ liên
quan đến việc tiếp nhận, chuyển giao, đăng ký các văn bản mật.
- Luật Tiếp cận thông tin: Luật này
quy định về việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin của công dân, nguyên tắc,
trình tự, thủ tục thực hiện quyền tiếp cận thông tin, trách
nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan nhà nước trong việc bảo đảm quyền tiếp cận thông
tin của công dân. Điều 6 của Luật này quy định như sau:
“1. Thông
tin thuộc bí mật nhà nước, bao gồm những thông tin có nội dung quan trọng thuộc
lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia, đối ngoại, kinh tế, khoa học,
công nghệ và các lĩnh vực khác theo quy định của luật.
Khi thông
tin thuộc bí mật nhà nước được giải mật thì công dân được tiếp cận theo quy
định của Luật này.
2. Thông
tin mà nếu để tiếp cận sẽ gây nguy hại đến lợi ích của Nhà nước, ảnh hưởng xấu
đến quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự, an toàn xã hội, đạo
đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng; gây nguy hại đến tính mạng, cuộc sống hoặc
tài sản của người khác; thông tin thuộc bí mật công tác; thông tin về cuộc họp
nội bộ của cơ quan nhà nước; tài liệu do cơ quan nhà nước soạn thảo cho công
việc nội bộ»
- Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước: Đây là
văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất đề cập đến vấn đề bảo mật. Nội dung pháp lệnh
đề cập đến những vấn đề chung về bảo vệ bí mật nhà nước, phạm vi bí mật nhà
nước, quản lý nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, trách nhiệm của cơ quan, tổ
chức và công dân về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước. Nghị định
quy định về việc lập, quyết định và công bố danh mục bí mật nhà nước; trách
nhiệm của cơ quan, tổ chức và công dân về bảo vệ bí mật nhà nước. Căn cứ điều 1 của Nghị định, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao,Viện
trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,
Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; người đứng đầu các tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội ở cấp Trung ương chịu trách nhiệm lập
danh mục bí mật nhà nước ở cơ quan, tổ chức của mình.
Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm lập
danh mục bí mật nhà nước của địa phương mình trên cơ sở đề xuất của các Ban,
ngành và Ủy ban nhân dân cấp dưới trực tiếp.
- Thông tư
số 33/2015/TT-BCA ngày 20
tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
bảo vệ bí mật nhà nước. Thông tư đã quy định cụ thể về các vấn đề như lập
danh mục bí mật nhà nước, sửa đổi, bổ sung, giải mật danh mục bí mật nhà nước;
vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước; lưu giữ, bảo quản, sử
dụng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước; thủ tục xét duyệt cung cấp tin thuộc
phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài; thủ tục xin phép mang
tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ra nước ngoài; giải mật, giảm mật, tăng mật
tài liệu, vật mang bí mật nhà nước do các cơ quan, tổ chức soạn thảo; giải
mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử; thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm và
giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực bảo vệ bí mật nhà nước; xây dựng
quy chế bảo vệ bí mật nhà nước; mẫu dấu mật và mẫu biển cấm.
- Bộ luật hình sự năm 2015 quy định
một số tội liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 337
quy định về xử lý tội cố ý làm lộ bí mật nhà nước, tội chiếm đoạt, mua bán,
tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước như sau:
“1. Người
nào cố ý làm lộ hoặc mua bán bí mật nhà nước, nếu không thuộc trường hợp quy
định tại Điều 110 của Bộ luật này, thì bị phạt tù từ 02 năm đến 07 năm.
2. Phạm tội
trong những trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 05 năm đến 10 năm:
a) Bí mật
nhà nước thuộc độ tối mật;
b) Lợi dụng
chức vụ, quyền hạn;
c) Gây tổn
hại về quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, văn hóa.
3. Phạm tội
trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 10 năm đến 15 năm:
a) Có tổ
chức;
b) Bí mật
nhà nước thuộc độ tuyệt mật;
c) Phạm tội
02 lần trở lên;
d) Gây tổn
hại về chế độ chính trị, độc lập, chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ.
4. Người
phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, cấm
đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05
năm.”
Điều 338 quy định về xử lý tội vô ý làm lộ bí mật nhà nước, tội làm mất
vật, tài liệu bí mật nhà nước, cụ thể như sau:
“1. Người
nào vô ý làm lộ bí mật nhà nước hoặc làm mất vật, tài liệu bí mật nhà nước, thì
bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm.
2. Phạm tội
trong những trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 02 năm đến 07 năm:
a) Bí mật
nhà nước thuộc độ tối mật, tuyệt mật;
b) Gây tổn
hại về quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, văn hóa chế độ chính trị, độc
lập, chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ.
3. Người
phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc
nhất định từ 01 năm đến 05 năm.”
Trên đây là
những văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan trung ương ban hành, một số cơ
quan địa phương cũng ban hành những văn bản quy định các nội dung về bảo vệ bí
mật nhà nước.
2. Nghiệp
vụ bảo mật hồ sơ, tài liệu
Nghiệp vụ
bảo mật, hồ sơ tài liệu bao gồm các vấn đề về nguyên tắc, yêu cầu, quy trình và
phương pháp bảo mật hồ sơ, tài liệu. Dưới đây là năm vấn đề cơ bản của bảo mật
hồ sơ, tài liệu.
2.1. Xác
định độ mật của hồ sơ, tài liệu
Khi soạn
thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước, người được phân công soạn thảo văn
bản phải đề xuất với lãnh đạo (thủ trưởng) cơ quan hoặc người được ủy quyền xác
định mức độ mật theo đúng danh mục bí mật của cơ quan và của ngành; đối với
những văn bản trình ký ở mức độ mật có tài liệu kèm theo, đơn vị soạn thảo văn
bản phải trình rõ mức độ mật cho từng loại tài liệu; người có thẩm quyền ban
hành văn bản chịu trách nhiệm quyết định mức độ mật, số lượng bản phát hành và
phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước. Trong trường hợp cần lấy ý kiến
xây dựng dự thảo văn bản có nội dung bí mật đối với các cơ quan, đơn vị và cá
nhân có liên quan thì đơn vị soạn thảo văn bản phải xác định rõ phạm vi, đối
tượng, phải đóng dấu chỉ mức độ mật vào dự thảo trước khi xin ý kiến. Cơ quan,
đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quản lý, sử dụng theo
đúng độ mật đã ghi trên dự thảo.
Danh mục bí
mật nhà nước được thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của mình tổ chức đối chiếu để xác định phạm vi bí mật nhà nước độ
Tuyệt mật, Tối mật, Mật của cơ quan, đơn vị, báo cáo theo hệ thống dọc đến
người đứng đầu cơ quan, tổ chức ở Trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương tập hợp, xem xét lập danh mục bí mật nhà nước
theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28/3/2002 của Chính phủ. Danh mục bí mật nhà nước độ Tuyệt mật và Tối mật
được gửi đến Bộ Công an để thẩm định trước khi trình Thủ tướng Chính phủ quyết
định. Danh mục bí mật nhà nước độ Mật gửi Bộ trưởng Bộ Công an quyết định. Danh
mục bí mật được soát xét, sửa đổi vào quý I hàng năm theo đúng thủ tục và trình
tự (Điều 3, Thông tư 33/2015/TT-BCA). Căn cứ xác định các
mức độ mật thực hiện theo Điều 5, điều 6 và điều 7 của Pháp lệnh
bảo vệ bí mật nhà nước.
Hồ sơ được
lập chứa các văn bản mật được xếp vào danh mục hồ sơ hạn chế tiếp cận. Cán bộ
lập hồ sơ căn cứ vào danh mục bí mật của cơ quan và của ngành để đề xuất mức độ
mật cho hồ sơ. Thủ trưởng cơ quan là người quyết định mức
độ mật của hồ sơ.
2.2. In,
sao, chụp hồ sơ, tài liệu mật
Việc soạn
thảo, đánh máy, in, sao chụp các văn bản, hồ sơ, tài liệu... có nội dung bí mật
nhà nước phải được tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật an toàn do Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định. Trường hợp đặc biệt, khi
có yêu cầu phải được soạn thảo trên hệ thống trang thiết bị đã qua kiểm tra và
đủ điều kiện về đảm bảo an toàn, bảo mật. Không sử dụng máy tính, máy chuyên
dùng đã kết nối mạng Internet, hoặc sử dụng các thiết bị lưu giữ tài liệu (USB,
thẻ nhớ,...) để đánh máy, in, sao các loại tài liệu mật.
Người có
trách nhiệm in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước chỉ được in, sao
chụp đúng số lượng văn bản đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được
ủy quyền phê duyệt; với tài liệu đánh máy, in, sao chụp phải đánh số trang, ghi
rõ số lượng bản phát hành, phạm vi lưu hành, tên người đánh máy, in, sao, chụp
tài liệu, tuyệt đối không đánh máy thừa hoặc sao, chụp, in thừa. Sau khi đánh
máy, in, sao chụp xong phải kiểm tra lại, hủy ngay bản dư thừa và những bản
đánh máy, in, sao, chụp hỏng theo quy định chung. Đối với tài liệu bí mật nhà
nước được sao chụp ở dạng đĩa, phim... phải chuyển cho bộ phận Văn thư bảo mật
niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ tên người sao chụp ở bì niêm phong.
Những văn
bản, tài liệu thuộc các loại “Tuyệt Mật”, “Tối Mật” nếu có yêu cầu sao chụp hoặc
chuyển sang dạng tin khác phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi ban hành tài
liệu gốc đồng ý bằng văn bản và phải ghi rõ số lượng được phép sao chụp hoặc
chuyển dạng tin.
2.3. Phổ
biến, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu mật
Việc phổ
biến, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu mật được thực hiện theo đúng quy định tại điều 18 và 19 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Cụ thể như sau:
“Điều 18. Cung cấp
tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam
1. Người
được giao nhiệm vụ tìm hiểu, thu thập tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải có
giấy chứng minh nhân dân kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan ghi rõ nội dung,
yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được cấp có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức
lưu giữ bí mật đồng ý.
2. Các cơ
quan, tổ chức lưu giữ bí mật nhà nước khi cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà
nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam phải được cấp có thẩm quyền duyệt
theo quy định sau:
a) Bí mật
nhà nước độ Tuyệt mật và Tối mật do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ở
Trung ương và địa phương duyệt.
b) Bí mật
nhà nước độ Mật do cấp Cục trưởng (hoặc tương đương) ở các cơ quan, tổ
chức ở Trung ương và Giám đốc sở (hoặc tương đương) ở địa phương duyệt.
Điều 19. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong quan hệ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước ngoài
1. Cơ quan,
tổ chức công dân Việt Nam quan hệ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước ngoài
không được tiết lộ bí mật nhà nước.
2. Khi tiến
hành chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ nếu có yêu cầu phải
cung cấp những tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước
ngoài phải tuân thủ theo nguyên tắc:
a) Bảo vệ
lợi ích quốc gia.
b) Chỉ cung
cấp những tin được các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định sau:
+ Bí mật
nhà nước thuộc độ Tuyệt mật do Thủ tướng Chính phủ duyệt;
+ Bí mật
nhà nước thuộc độ Tối mật do Bộ trưởng Bộ Công an duyệt, riêng trong lĩnh
vực quốc phòng do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng duyệt;
+ Bí mật
nhà nước thuộc độ Mật do người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan,
tổ chức ở Trung ương và địa phương duyệt.
c) Yêu cầu
bên nhận tin sử dụng đúng mục đích thỏa thuận và không được tiết lộ cho bên thứ
ba.”
Việc nghiên
cứu, sao chụp hồ sơ, tài liệu mật chỉ thực hiện khi có ý kiến của lãnh đạo cơ
quan, tổ chức. Cơ quan, đơn vị và người thực hiện chỉ được cung cấp theo đúng
nội dung đã được duyệt. Bên nhận tin không làm lộ thông tin và không cung cấp
thông tin đã nhận cho bên khác. Nội dung buổi làm việc về cung cấp thông tin
phải được thể hiện chi tiết bằng biên bản để báo cáo với người đã duyệt cung
cấp thông tin và nộp lại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị. Trường hợp hồ sơ,
tài liệu mật được người có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng, bộ phận quản
lý tài liệu mật phải mở sổ riêng để theo dõi.
Việc phát
ngôn, trao đổi thông tin, trong hội thảo, trao đổi hồ sơ, tài liệu khoa học
trong quá trình hợp tác, tiếp xúc với tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi bí mật nhà
nước, cơ quan, tổ chức phải xin phép bằng văn bản cấp có thẩm quyền duyệt cho
phép cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước. Trong đó, nêu rõ người hoặc tổ
chức cung cấp tin; loại tin thuộc bí mật nhà nước sẽ cung cấp; tổ chức, cá nhân
nước ngoài sẽ nhận tin; phạm vi, mục đích sử dụng tin.
2.4. Vận
chuyển, giao nhận hồ sơ, tài liệu mật
2.4.1. Hồ
sơ, tài liệu mật gửi đi
- Trường hợp
hồ sơ, tài liệu mật gửi đi phải kèm theo Phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng
với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu hồ
sơ, từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn của tài liệu vào góc phải
phía trên của Phiếu gửi.
- Khi nhận
hồ sơ, tài liệu mật, nơi nhận phải hoàn ngay Phiếu gửi cho nơi đã gửi tài liệu
mật.
- Làm bì:
Hồ sơ, tài liệu mật gửi đi không gửi chung trong một bì với tài liệu thường.
Giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó bóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua
được. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán phải dính, khó bóc.
Việc đóng
dấu ký hiệu các “độ mật” ngoài bì thực hiện như sau:
- Văn bản
mật gửi đi phải làm bì riêng. Mẫu con dấu A, B, C thực hiện theo quy định tại khoản 3, điều 7, Thông tư số 33/2015/TT-BCA (A11) ngày 20/7/2015
của Bộ Công an.
- Văn bản
mật độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ 
- Văn bản
mật độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ 
- Văn bản
mật độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì:
+ Bì trong:
Ghi rõ số ký hiệu của hồ sơ, tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”.
Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu
“Chỉ có người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài:
Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ 
2.4.2.
Giao, nhận hồ sơ, tài liệu mật
Mọi trường
hợp giao nhận hồ sơ, tài liệu mật giữa các khâu (cá nhân soạn thảo, đánh máy,
in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo
quản...) đều phải vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao, nhận. Việc giao, nhận hồ
sơ, tài liệu mật phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc theo quy định
của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có hồ sơ, tài liệu mật.
2.4.3
Chuyển phát hồ sơ, tài liệu mật
- Việc vận
chuyển, giao nhận hồ sơ, tài liệu mật ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo
mật hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển,
giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu
chính viễn thông.
- Hồ sơ,
tài liệu mật khi mang ra nước ngoài phải có văn bản xin phép và được người đứng
đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức ở Trung ương, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh đồng ý; văn bản xin phép phải nêu rõ người mang hồ sơ, tài liệu
thuộc phạm vi bí mật nhà nước ra nước ngoài; hồ sơ, tài liệu sẽ mang đi; phạm
vi, mục đích sử dụng. Khi xuất cảnh phải trình văn bản xin phép có sự phê duyệt
của cấp có thẩm quyền cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại cửa khẩu. Vận
chuyển, giao nhận hồ sơ, tài liệu mật giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với
các cơ quan, tổ chức ở nước ngoài do người làm giao liên ngoại giao thực hiện.
- Trường
hợp truyền đưa hồ sơ, tài liệu mật bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì
phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
- Khi vận
chuyển hồ sơ, tài liệu mật phải có đủ phương tiện bảo quản và lực lượng bảo vệ
để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Các hồ sơ, tài liệu mật phải
được đựng trong hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn.
- Phương
tiện vận chuyển do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có hồ sơ, tài liệu mật quyết định
và phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra mất an toàn; trong mọi trường hợp phải
có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận, bảo đảm an toàn tuyệt đối các loại hồ
sơ, tài liệu mật.
Nơi gửi và
nơi nhận hồ sơ, tài liệu mật phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm
phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời.
2.4.4. Thu
hồi hồ sơ, tài liệu mật
Những hồ
sơ, tài liệu mật có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư phải theo dõi, thu hồi
hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối
chiếu, theo dõi trong sổ sách bảo đảm hồ sơ, tài liệu không bị thất lạc.
2.5. Thống
kê, lưu giữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu mật
Mọi tài
liệu mật, vật mang bí mật nhà nước, sổ quản lý và giao nhận văn bản mật phải
được bảo quản theo chế độ mật; lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục
đích. Tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước sau khi xử lý xong phải được sắp
xếp, lập hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không tự động mang ra khỏi cơ
quan.
Cán bộ,
công chức, viên chức không tiết lộ cho cá nhân hoặc cơ quan không có trách
nhiệm biết địa điểm đặt kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật; kế hoạch, phương
án bảo vệ phòng cháy, chữa cháy, địa điểm kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật;
sao chụp sơ đồ, mạng lưới kho tàng và địa danh của các vùng kho, tổng kho, nơi
cất giữ hồ sơ, tài liệu mật. Không cho người không có trách nhiệm đến thăm,
khảo sát hoặc chụp ảnh, quay phim các vùng kho, tổng kho, nơi cất giữ hồ sơ,
tài liệu mật khi chưa được phép của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản
lý địa điểm đó.
Khi xử lý
văn bản, tài liệu mật, người được giao tài liệu mật không tự ý mang tài liệu về
nhà riêng. Nếu phải xử lý gấp, phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét,
quyết định và làm thủ tục đăng ký làm việc ngoài giờ với Văn phòng cơ quan hoặc
bảo vệ cơ quan theo quy định.
Trường hợp
cần thiết phải mang tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước ra khỏi cơ quan,
mang về nhà riêng, đi công tác hoặc cho mượn thì phải được sự đồng ý của thủ
trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với bộ phận bảo mật và có phương án bảo
mật chặt chẽ.
Thủ trưởng
các cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước trong phạm vi quyền hạn
của mình phải thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo việc lưu giữ, bảo quản và thực
hiện báo cáo thống kê tài liệu mật theo quy định. Tài liệu mật độ Tuyệt mật,
Tối mật phải được lưu giữ riêng, có phương tiện (tủ, két sắt...) bảo
quản, bảo vệ bảo đảm an toàn.
3. Giải mật
Giải mật là
việc xóa bỏ hoàn toàn các mức độ mật được xác định trước đó của tài liệu. Có
hai cách giải mật đối với hồ sơ, tài liệu: giải mật theo quy trình, thủ tục và
tự động giải mật. Giải mật theo quy định là hoạt động xem xét việc xóa bỏ độ
mật cho các hồ sơ, tài liệu mang bí mật nhà nước. Đây là hoạt động được tiến
hành thường xuyên và phải tuân thủ theo đúng quy trình, thủ tục quy định. Trong
khi đó, tự động giải mật là hồ sơ, tài liệu mật được xác định từ khâu văn thư
đến một thời hạn nhất định sẽ được tự động xóa bỏ độ mật và không cần trải qua
quy trình xem xét, quyết định của cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền. Hoạt động
giải mật là hoạt động chủ yếu diễn ra trong các lưu trữ cơ quan, tổ chức hay
doanh nghiệp hoặc lưu trữ lịch sử, nơi bảo quản các tài liệu lưu trữ hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đó.
Khoản 4 và 5, điều 30 của Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy
định cụ thể về vấn đề này như sau:
“Tài liệu
lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng
rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
a) Được
giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
b) Sau 40
năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa
được giải mật;
c) Sau 60
năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt
mật nhưng chưa được giải mật.
Tài liệu
liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua
đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ.”
Bên cạnh
việc giải mật, cũng tồn tại một dạng khác của công tác bảo mật hồ sơ, tài liệu
mật, đó là tăng mật, gia hạn độ mật và giảm độ mật. Tăng mật tài liệu, vật mang
bí mật nhà nước là tăng độ mật đã được xác định của tài liệu, vật mang bí mật
nhà nước. Gia hạn độ mật là kéo dài thời gian giữ độ mật đã được xác định của
hồ sơ, tài liệu ngay cả khi hết thời gian tối đa tự giải mật của hồ sơ, tài
liệu đó. Giảm độ mật là việc hạ mức độ mật đối với hồ sơ, tài liệu đã được xác
định độ mật.
3.1. Sự cần
thiết của việc giải mật tài liệu
Việc Quốc
hội thông qua Luật Tiếp cận thông tin năm 2016
là sự khẳng định về một trong những quyền quan trọng của công dân, đó là quyền
tiếp cận thông tin được quy định tại Hiến pháp
nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Giải mật tài liệu chính là tạo cơ hội
cho công dân được khai thác và sử dụng rộng rãi thông tin trong hồ sơ, tài liệu
lưu trữ vào các mục đích chính đáng và hợp pháp của mình. Đây là một trong những
quyền lợi tiến bộ, một trong những biểu hiện của xã hội phát triển và văn minh.
Thực hiện quyền lợi này, người dân được biết hoạt động của bộ máy nhà nước, cụ
thể là những chủ trương, quyết định của chính quyền trong quá khứ. Tính dân chủ
được thực thi và trong những trường hợp nhất định có thể làm giảm những bức xúc
không đáng có trong dư luận xã hội, từ đó, gia tăng niềm tin của nhân dân đối
với bộ máy chính quyền.
Ở một góc
độ tiếp cận khác, việc giải mật hồ sơ, tài liệu mật sẽ tác động ngược trở lại
cho những hoạt động của bộ máy nhà nước. Thông qua việc giải mật hồ sơ, tài
liệu, tính minh bạch, dân chủ, liêm chính… của nhà nước được đảm bảo từ việc
ban hành chủ trương, đường lối hay trong những quyết sách quan trọng liên quan
đến quốc gia, dân tộc đến việc thực thi, triển khai các quyết sách đó trên thực
tế. Việc giải mật chính là một động thái tích cực của nhà nước hướng tới người
dân, thể hiện sự tôn trọng của nhà nước đối với các quyền lợi cơ bản của người
dân, trong đó có quyền tiếp cận thông tin.
Dưới góc độ
tiếp cận của các lưu trữ, việc giải mật sẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần,
nội dung hồ sơ, tài liệu được phục vụ khai thác, sử dụng của các lưu trữ. Qua
đó, có thể làm gia tăng sự quan tâm của xã hội nói chung, các nhà nghiên cứu
nói riêng đối với các lưu trữ. Mặt khác, để đảm bảo việc quản lý và bảo quản hồ
sơ, tài liệu mật một cách chặt chẽ theo đúng quy định, các lưu trữ cần có những
chế độ, phương tiện riêng. Và thực tế này khiến gia tăng những chi phí cho các
lưu trữ. Việc giải mật nếu được tiến hành thường xuyên sẽ giảm các áp lực này
đối với các lưu trữ.
3.2. Trách
nhiệm giải mật tài liệu
3.2.1. Đối
với các lưu trữ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp
- Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức giải mật hồ sơ,
tài liệu của cơ quan, tổ chức. Hội đồng giải mật tài liệu do thủ trưởng cơ quan
lập ra, có nhiệm vụ giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc
thẩm định, kết luận và ra quyết định về giải mật tài liệu.
- Chánh văn
phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở những nơi không có văn phòng) cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xây dựng kế
hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch giải mật tài liệu của cơ quan, tổ chức hay
doanh nghiệp mình.
- Bộ phận
hành chính và lưu trữ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có nhiệm vụ xây dựng kế
hoạch giải mật; lập mục lục tài liệu và chuẩn bị tài liệu để đưa ra giải mật;
làm báo cáo tình hình tài liệu, đề xuất ý kiến, lý do giải mật cho từng tài
liệu.
3.2.2. Đối
với các Lưu trữ lịch sử
Các Lưu trữ
lịch sử có trách nhiệm giúp các cơ quan quản lý ngành xây dựng kế hoạch và tổ
chức thực hiện kế hoạch giải mật tài liệu trong kho của mình; lập danh mục tài
liệu dự kiến giải mật; làm báo cáo tình hình tài liệu đưa ra xem xét để giải
mật, đề xuất ý kiến, lý do giải mật hoặc gia hạn độ mật cho từng tài
liệu.
3.3. Nguyên
tắc giải mật tài liệu
Việc giải
mật hồ sơ, tài liệu cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
- Việc giải
mật hồ sơ, tài liệu phải xuất phát từ nguyên tắc bảo vệ lợi ích và an ninh của
quốc gia, dân tộc và bảo vệ bí mật của từng cơ quan. Những hồ sơ, tài liệu được
xác định độ mật khác nhau đều liên quan chặt chẽ đến việc bảo vệ lợi ích, an
ninh và sự an toàn của quốc gia, dân tộc hay của cơ quan, tổ chức hay doanh
nghiệp. Đây là những lợi ích tối thượng, bất khả xâm phạm nên cần được đảm bảo
tốt nhất có thể. Do vậy, tất cả mọi quyết định giải mật, dù chỉ một tài liệu
đơn lẻ, đều phải được suy xét và dự báo trước những rủi ro gây nguy hại đến các
lợi ích nói trên. Hay nói cách khác, việc giải mật một hồ sơ, tài liệu đều luôn
phải ưu tiên đứng trên lập trường của quốc gia, dân tộc, của Đảng hay của các
cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp để quyết định.
- Việc giải
mật hồ sơ, tài liệu cần tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật của Nhà nước,
quy chế công tác về bảo vệ bí mật của từng cơ quan. Nhà nước đã có những quy
định về trách nhiệm, quy trình, thủ tục… liên quan đến việc giải mật hồ sơ, tài
liệu. Mỗi cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp cũng có những quy định bổ sung
riêng phù hợp với đặc thù cua từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Những quy
định này đều rất chặt chẽ và được xây dựng, ban hành nhằm đảm bảo việc giải mật
hồ sơ, tài liệu đạt được mục đích đề ra, tránh nguy cơ gây ảnh hưởng nghiêm
trọng đến các lợi ích của các đối tượng khác nhau. Ngoài ra, việc tuân thủ các
quy trình, thủ tục này giúp việc xác định trách nhiệm một cách dễ dàng nếu việc
giải mật hồ sơ, tài liệu gây ra hậu quả đối với quốc gia, dân tộc hay đối với
từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
3.4. Quy
trình giải mật tài liệu
Căn cứ khoản 5, điều 12 của Thông tư 33/2015/TT-BCA ban hành ngày 20
tháng 7 năm 2015, quy trình giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí
mật nhà nước do các cơ quan, tổ chức soạn thảo được tiến hành như sau:
a) Sau khi
tiến hành rà soát các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cân giải mật, giảm
mật, tăng mật, đơn vị được giao chủ trì soạn thảo thành lập Hội đồng giải mật,
giảm mật, tăng mật, bao gồm: Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo làm chủ tịch Hội
đồng; đại diện bộ phận trực tiếp soạn thảo tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
mật và đại diện các bộ phận khác có liên quan.
Hội đồng
giải mật, giảm mật, tăng mật làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa
số và tự giải thể sau khi tiến hành giải mật, giảm mật, tăng mật;
b) Hội đồng
giải mật, giảm mật, tăng mật có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét, đánh giá đề
xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc giải mật, giảm mật, tăng
mật.
Trong
trường hợp cần thiết, Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật có thể xin ý kiến
tham gia của cơ quan, tổ chức có liên quan;
c) Danh mục
tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đề nghị giải mật, giảm mật, tăng mật của Hội
đồng phải được thể hiện bằng văn bản. Quá trình giải mật, giảm mật, tăng mật
phải được lập thành hồ sơ và lưu giữ tại đơn vị tiến hành giải mật, giảm mật,
tăng mật.
Hồ sơ giải
mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bao gồm: Quyết định
thành lập Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật; danh mục các tài liệu, vật
mang bí mật nhà nước đề nghị giải mật, giảm mật, tăng mật; bản thuyết minh về
việc giải mật, giảm mật, tăng mật; biên bản họp Hội đồng; quyết định giải mật,
giảm mật, tăng mật; ý kiến tham gia của các cơ quan chức năng và các tài liệu
khác có liên quan;
d) Sau khi
có quyết định giải mật, giảm mật, tăng mật, văn thư có trách nhiệm đóng dấu
giải mật, giảm mật, tăng mật theo quy định;
e) Sau 15
ngày kể từ khi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được giải mật, giảm mật, tăng
mật, đơn vị tiến hành giải mật có trách nhiệm thông báo cho các cơ quan, tổ
chức đã nhận tài liệu biết để thực hiện đóng dấu giải mật, giảm mật, tăng mật
đối với tài liệu do mình quản lý.
Căn cứ khoản 4, điều 13 của Thông tư 33/2015/TT-BCA ban hành ngày 20
tháng 7 năm 2015, quy trình giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí
mật nhà nước do Lưu trữ lịch sử được tiến hành như sau:
a) Sau khi
tiến hành rà soát các tài liệu lưu trữ cần giải mật, người đứng đầu cơ quan
thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thành lập Hôi đồng giải
mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp, bao gồm: Lãnh đạo cơ quan
thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ làm Chủ tịch Hội đồng;
lãnh đạo đơn vị trực tiếp bảo quản tài liệu lưu trữ và đại diện các cơ quan, tổ
chức có tài liệu nộp lưu được giải mật.
Hội đồng
giải mật làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa số và tự giải thể sau
khi tiến hành giải mật;
b) Hội đồng
giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử các cấp có trách nhiệm nghiên cứu
tài liệu, xem xét, đánh giá đề xuất người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp quyết định việc giải mật tài liệu
lưu trữ.
Đối với các
tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc độ Tuyệt mật thì trước khi tiến hành giải mật
Hội đồng phải có trách nhiệm xin ý kiến của các Bộ, ngành có liên quan trước
khi báo cáo lãnh đạo có thẩm quyền quyết định;
c) Quá
trình giải mật tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ và lưu giữ tại cơ quan, tổ
chức thực hiện nhiệm vụ giải mật.
Hồ sơ giải
mật tài liệu lưu trữ bao gồm: Quyết định thành lập Hội đồng giải mật tài liệu
lưu trữ; danh mục tài liệu đề nghị giải mật; bản thuyết minh về việc giải mật;
biên bản họp Hội đồng; Quyết định giải mật; ý kiến tham gia của các cơ quan, tổ
chức và các tài liệu khác có liên quan;
d) Sau khi
có quyết định giải mật tài liệu lưu trữ, văn thư có trách nhiệm đóng dấu giải
mật theo quy định;
e) Việc
thông báo danh mục tài liệu lưu trữ đã được giải mật thực hiện theo quy định của
pháp luật lưu trữ.
Tóm lại,
hoạt động giải mật hồ sơ, tài liệu thường trải qua 07 bước như sau:
Bước
1: Xây dựng kế hoạch giải mật. Kế hoạch giải mật là bảng dự kiến các công việc
phải làm liên quan đến việc giải mật hồ sơ, tài liệu kèm theo trách nhiệm thực
hiện của các cá nhân, bộ phận liên quan.
Đối
với việc giải mật ở lưu trữ cơ quan, cuối năm dương lịch, bộ phận Hành chính
hay Lưu trữ cơ quan, tổ chức tiến hành xây dựng kế hoạch giải mật hồ sơ, tài
liệu và trình lên Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính). Thủ trưởng
cơ quan là người xem xét và quyết định việc thực hiện kế hoạch này.
Đối với các
Lưu trữ lịch sử, các Lưu trữ lịch sử lập kế hoạch, đệ trình lên cơ quan quản lý
ngành lưu trữ và các cơ quan đơn vị hình thành phông có hồ sơ, tài liệu dự kiến
giải mật.
Bước 2: Lập
mục lục tài liệu; báo cáo tình hình tài liệu và đề xuất giải mật tài liệu;
chuẩn bị các tài liệu để trình Hội đồng giải mật tài liệu xem xét. Trưởng bộ
phận lưu trữ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay Giám đốc các Lưu trữ lịch sử
thực hiện việc lập mục lục đề xuất các tài liệu đã đến niên hạn giải mật;
phương pháp giải mật (theo quy định hay tự giải mật); thuyết minh lý do giải
mật cho từng hồ sơ, tài liệu trong mục lục.
Bước 3: Lập
Hội đồng giải mật tài liệu.
Hội đồng
giải mật tài liệu được thành lập theo kế hoạch tổ chức giải mật tài liệu của cơ
quan, tổ chức; Hội đồng tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
- Thành phần
Hội đồng giải mật tài liệu của cơ quan, tổ chức gồm:
|
+ Đại
diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức
|
- Chủ
tịch Hội đồng.
|
|
+ Lãnh
đạo Văn phòng
|
-
Phó Chủ tịch Hội đồng.
|
|
+
Trưởng bộ phận Hành chính - Văn thư
|
- Ủy
viên.
|
|
+ Đại
diện các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có tài liệu liên quan được giải mật
|
- Ủy
viên.
|
|
+ Trưởng
bộ phận Lưu trữ
|
- Thư ký
Hội đồng.
|
|
- Thành phần
Hội đồng giải mật tài liệu của Lưu trữ lịch sử gồm:
|
|
|
+ Đại
diện lãnh đạo cơ quan quản lý ngành nội vụ
|
- Chủ
tịch Hội đồng.
|
|
+ Lãnh
đạo cơ quan quản lý ngành lưu trữ
|
-
Phó Chủ tịch Hội đồng.
|
|
+
Giám đốc Lưu trữ lịch sử
|
- Ủy
viên.
|
|
+ Đại
diện các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có tài liệu liên quan được giải mật
|
- Ủy
viên.
|
|
+ Trưởng
bộ phận Lưu trữ lịch sử
|
- Thư ký
Hội đồng
|
Nhiệm vụ
của Hội đồng giải mật: Trên cơ sở báo cáo, mục lục tài liệu và các tài liệu đề
nghị giải mật do bộ phận hành chính hoặc bộ phận lưu trữ trình, Hội đồng giải
mật tài liệu tổ chức xem xét, thẩm định nội dung và kết luận về giải mật, giảm
độ mật hoặc gia hạn độ mật (chưa giải mật) đối với từng tài liệu; xây dựng báo
cáo và lập mục lục tài liệu đề nghị giải mật, tài liệu đề nghị chưa được giải
mật, tài liệu được giải mật nhưng nội dung có tính nội bộ đề nghị hạn chế sử
dụng không được công bố rộng rãi; dự thảo quyết định giải mật hoặc gia hạn độ
mật (chưa giải mật) trình thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định.
Bước 4: Hội
đồng giải mật tài liệu tiến hành thẩm định tài liệu được đề xuất giải mật; làm
báo cáo trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
có thẩm quyền.
Bước 5: Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức hoặc thủ trưởng cơ quan quản lý ngành có thẩm quyền xem
xét báo cáo, mục lục tài liệu và tài liệu do Hội đồng giải mật tài liệu trình;
quyết định giải mật (hoặc chưa giải mật) tài liệu.
Bước 6:
Đóng dấu xác nhận giải mật cho từng tài liệu.
Tài liệu
giải mật đã được xóa bỏ độ mật hoàn toàn phải được đóng dấu xác nhận “Đã giải
mật” (gọi tắt là dấu giải mật).
- Dấu giải
mật do cơ quan, tổ chức khắc theo mẫu quy định thống nhất, sử dụng cho các lần
giải mật tài liệu.
- Nội dung
của dấu giải mật ghi rõ tên cơ quan, tổ chức chữ ĐÃ GIẢI MẬT và thời gian ra
quyết định giải mật tài liệu.
- Sử dụng
con dấu: dấu giải mật được đóng trực tiếp vào tài liệu, ở vị trí phía trên, bên
trái của tài liệu, dưới vị trí dấu chỉ độ mật cũ của tài liệu hoặc vào khoảng
trống dưới thời gian văn bản. Trường hợp giải mật cả hồ sơ (đơn vị bảo quản)
thì đóng thêm dấu giải mật lên bìa hồ sơ, phía trên tiêu đề hồ sơ.
Để thuận
tiện cho công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu, cần chú giải việc giải
mật tài liệu vào các công cụ thống kê tài liệu (mục lục tài liệu trong các hồ
sơ, bản ghi trong các cơ sở dữ liệu văn kiện, mục lục hồ sơ…).
Bước 7: Lập
hồ sơ giải mật tài liệu.
Toàn bộ tài
liệu liên quan đến quá trình giải mật hồ sơ, tài liệu phải được lập hồ sơ đầy đủ.
Hồ sơ giải mật gồm:
+ Kế hoạch
giải mật.
+ Báo cáo
tình hình tài liệu, mục lục tài liệu đề xuất giải mật.
+ Quyết
định thành lập Hội đồng giải mật.
+ Biên bản
họp Hội đồng giải mật.
+ Báo cáo
của Hội đồng giải mật trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành có thẩm quyền kèm theo mục lục tài liệu đề nghị giải mật và mục
lục tài liệu đề nghị chưa giải mật, tài liệu hạn chế sử dụng (nếu có).
+ Quyết
định của thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc thủ trưởng cơ quan quản lý ngành có
thẩm quyền về giải mật tài liệu (nội dung bao gồm tài liệu được giải mật, tài
liệu chưa được giải mật và tài liệu hạn chế sử dụng).
Hồ sơ giải
mật được quản lý theo chế độ quản lý tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Tài liệu,
vật mang bí mật nhà nước sẽ tự động giải mật trong các trường hợp sau:
a) Đăng tải
trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị;
b) Công bố
trên phương tiện thông tin đại chúng;
c) Đăng
Công báo;
d) Niêm yết
tại trụ sở cơ quan, đơn vị hoặc tại các địa điểm khác;
e) Các hình
thức công bố công khai khác.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.
Ban chấp hành Trung ương: Quy định số 212-QĐ/TW ngày 16-3-2009 về giải mật tài
liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
và tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
2. Bộ Công
an: Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20
tháng 7 năm 2015 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
bảo vệ bí mật nhà nước
3. Chính
phủ: Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 quy định chi tiết thi hành Pháp
lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Quốc
hội: Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011
ban hành Luật lưu trữ, Hà Nội năm 2011.
5. Quốc
hội: Luật số 104/2016/QH13 ngày 06/4/2016 ban
hành Luật tiếp cận thông tin, Hà Nội năm
2006.
6. Sở Nội
vụ tỉnh Sơn La: Hướng dẫn số 373/HD-SNV ngày
16 tháng 4 năm 2015 thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn
thư, lưu trữ.
7. Ủy ban
thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10
ngày 28/12/2000 ban hành Pháp lệnh bảo
vệ bí mật Nhà nước.
8. Văn
phòng Trung ương Đảng: Hướng dẫn số 10-HD/VPTW ngày 13 tháng 12 năm 2011
thực hiện Quy định số 212-QĐ/TW, ngày 16-3-2009 của Ban Bí thư Trung ương
Đảng về giải mật tài liệu.
CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN
1. Nhận xét
về tình hình thực hiện việc bảo mật hồ sơ, tài liệu của cơ quan anh, chị đang
công tác?
2. Việc tiết
lộ nội dung một văn bản đang tiến hành thủ tục ban hành (ở khâu văn thư) có bị
coi là tiết lộ bí mật cơ quan hay không? Tại sao?
3. Anh, chị
hãy cho biết những thông tin gì thuộc danh mục Bí mật Nhà nước của cơ quan anh,
chị đang công tác?
4. Anh, chị
phân tích mối quan hệ giữa Luật tiếp cận thông
tin và vấn đề giải mật tài liệu? Cho ví dụ minh họa?
5. Anh, chị
hãy đề xuất xây dựng khung văn bản quy định về bảo mật hồ sơ, tài liệu của cơ
quan anh, chị đang công tác.
Chuyên đề 14
KỸ NĂNG HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Công
tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý
luận, pháp chế và thực tiễn liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ. Một trong những nội dung chính của công tác lưu trữ là thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập tài liệu vào lưu trữ, xác định giá trị tài
liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài
liệu.
Bên cạnh
việc thực hiện được các nghiệp vụ lưu trữ, lưu trữ viên viên hạng III cần phải
có khả năng hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ. Muốn việc hướng dẫn nghiệp vụ có hiệu
quả, lưu trữ viên hạng III cần không ngừng học hỏi để rèn luyện được kỹ năng
hướng dẫn nghiệp vụ. Ở mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ, lưu trữ viên hạng III
cần hình thành các kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ cơ bản. Kỹ năng là năng lực, khả
năng của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở
hiểu biết, kiến thức, kinh nghiệm nhằm tạo ra kết quả mong đợi. Kỹ năng được
hình thành khi chúng ta áp dụng kiến thức vào thực tiễn do quá trình lặp đi lặp
lại một hoặc một nhóm hành động nhất định nào đó.
1. Nghiệp
vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ
Công tác
thu thập tài liệu của các lưu trữ có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công
tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập tài liệu vào các lưu trữ sẽ là điều
kiện thu thập, bổ sung các nguồn tài liệu có giá trị làm phong phú, đa dạng
thành phần tài liệu, bảo tồn di sản văn hóa của quốc gia, dân tộc. Vì vậy, việc
thu thập tài liệu vào kho lưu trữ là một nhiệm vụ thường xuyên, liên tục và tất
yếu của các cơ quan, tổ chức.
Đối với
nghiệp vụ này, lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các nghiệp
vụ gồm: lập kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ; biên soạn tài liệu
hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
1.1. Kỹ
năng lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
1.1.1. Các
khái niệm
Theo Giáo
trình Lưu trữ của trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, xuất bản năm
2006, “Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có
liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ
cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho
lưu trữ theo quyền hạn và phạm vị đã được Nhà nước quy định” [16;77 ]
Theo Luật Lưu trữ năm 2011: “Thu thập tài liệu
là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị
để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử”.
Theo Theo
Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS,TS Dương Văn Khảm
xuất bản năm 2011 “Kế hoạch là một văn bản hành chính bao gồm toàn bộ những
công việc dự định thực hiện theo một trình tự, thời hạn nhất định” [6;197].
Kế hoạch thu
thập, bổ sung tài liệu là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện,
nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc thu thập, bổ sung tài liệu.
1.1.2. Kỹ
năng lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Để hình
thành được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu
vào lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai?
Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng
hướng dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài
liệu vào lưu trữ
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn
qua việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến việc thu thập, bổ
sung tài liệu vào lưu trữ, lập kế hoạch thực hiện để người được hướng dẫn tìm
hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn
qua tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ thu thập,
bổ sung tài liệu vào lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung
hướng dẫn: hướng dẫn thực hiện cách xác định được các bước để tiến hành lập kế
hoạch và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng
dẫn cách xác định được các bước của lập kế hoạch thì cần chỉ cho người thực
hiện tìm hiểu về mục đích của lập kế hoạch, cần làm những gì để đạt được mục
đích đó và xác định xem ai là người sẽ làm, từ đó người thực hiện xác định được
các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1:
Xác định được mục đích, yêu cầu của đợt thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
- Bước 2.
Xác định các nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
để đạt được mục đích đề ra
- Bước 3.
Chuẩn bị địa điểm, phương tiện phục vụ thu thập, bổ sung tài liệu và lưu trữ
- Bước 4.
Chuẩn bị kinh phí tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu
Tiếp theo
cần hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1:
Xác định được mục đích, yêu cầu của đợt thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Để xác định
được mục đích, yêu cầu thu thập, bổ sung tài liệu, cán bộ lưu trữ cần khảo sát
khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức và khối tài liệu đang bảo quản trong lưu trữ. Đồng thời phải căn
cứ vào nguồn nhân lực, điều kiện, cơ sở vật chất, thời gian thực hiện để đề ra mục
đích, yêu cầu phù hợp, có tính khả thi.
Việc thu
thập, bổ sung tài liệu thường được tổ chức để thực hiện các mục đích sau đây:
- Để đưa
vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử để bảo quản nhằm
thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất các nhu
cầu nghiên cứu, sử dụng;
- Làm hoàn
chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.
* Bước 2. Xác định các nội dung công việc, phân
công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành để đạt được mục đích đề ra
|
TT
|
Nội dung công việc
|
Người thực hiện
|
Người phối hợp
|
Thời hạn
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
1
|
Xác định nguồn thu thập, bổ sung
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ chuyên môn
|
|
|
2
|
Xác định thành phần tài liệu cần thu thập, bổ
sung
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ chuyên môn
|
|
|
3
|
Thực hiện các thủ tục giao nộp
|
Cán bộ lưu trữ
|
Cán bộ chuyên môn
|
|
Các nội dung, các bước công việc và thời
gian thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng.
Trong đó:
- Cột (1): ghi số thứ
tự của các nội dung công việc
- Cột (2): ghi các nội
dung công việc, cán bộ lưu trữ cần xác định được các hoạt động chính để tiến
hành thu thập, bổ sung tài liệu và trình tự của các hoạt động đó. Trong từng
hoạt động, cán bộ lưu trữ cần rèn luyện kỹ năng để thực hiện công việc được
chính xác, thuần thục.
- Cột (3): ghi người
thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người được giao phụ trách hoặc
thực hiện từng nội dung công việc.
- Cột (4): ghi người
phối hợp, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người có trách nhiệm phối hợp
trong việc thực hiện từng nội dung công việc
Ví dụ: Trong việc thu
thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các cán bộ thực hiện công việc chuyên
môn phải phối hợp với các cán bộ lưu trữ thực hiện việc xác định thành phần tài
liệu cần thu thập, bổ sung.
- Cột (5): ghi thời
gian thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định thời gian tối thiểu và tối đa
để thực hiện từng nội dung công việc.
Bước 3. Chuẩn bị địa điểm,
phương tiện phục vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Tài liệu sau khi được
thu thập cần phải có được lưu giữ, bảo quản tại nơi có diện tích, nhiệt độ, độ
ẩm, ánh sáng phù hợp. Vì thế, khi lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu, các
cán bộ lưu trữ cần phải xác định địa điểm để bảo quản tài liệu. Địa điểm được
chuẩn bị cho việc bảo quản tài liệu phải phải căn cứ vào mục đích, quy mô, yêu
cầu của đợt thu thập, bổ sung tài liệu và điều kiện hiện có hiện có (gồm địa điểm
bảo quản hiện tại, khả năng tài chính) của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: Nếu tài liệu
chuẩn bị được thu thập có khối lượng ít, trong khi đó kho lưu trữ của cơ quan
vẫn còn diện tích bảo quản thì tài liệu sau khi thu thập sẽ được bảo quản tại
kho lưu trữ cơ quan. Các cán bộ lưu trữ chỉ cần dọn dẹp, sắp xếp tài liệu đã có
trong kho cho gọn, khoa học.
Sau khi chuẩn bị xong
địa điểm bảo quản tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần chuẩn bị các phương tiện để
hỗ trợ việc thu thập, bổ sung tài liệu như: xe đẩy để vận chuyển tài liệu, hộp đựng
tài liệu, giá, tủ để sắp xếp tài liệu...
Bước 4. Chuẩn bị kinh
phí tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu
Đây là công việc có
liên quan đến toàn bộ quá trình tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu. Để có
kinh phí thực hiện hoạt động này, các cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào quy mô, mục
đích, yêu cầu của đợt thu thập, bổ sung tài liệu để lập dự toán kinh phí. Trong
đó, cán bộ lưu trữ cần xác rõ kinh phí dành cho từng mục đích chi phí, gồm:
- Chi cho các khâu
trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu;
- Mua phương tiện, văn
phòng phẩm bảo quản tài liệu sau khi thu thập, bổ sung tài liệu;
- Các khoản chi khác.
1.2. Kỹ năng biên soạn
tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
1.2.1. Khái niệm
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, lập hồ sơ “là việc
tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định”.
Theo Từ điển giải thích
nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS,TS Dương Văn Khảm xuất bản năm 2011,
“giao nộp tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển giao tài liệu đã kết thúc
công việc trong văn thư vào lưu trữ cơ quan và tài liệu đến hạn nộp lưu của lưu
trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử” [6;157]
Người được giao giải
quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công
việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ
hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài
liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
1.2.2. Kỹ năng biên
soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng
dẫn là ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, cách biên soạn tài liệu hướng dẫn để người được
hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn tài liệu
hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ để họ có kỹ năng
thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn được tài
liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ và phương pháp
để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn cách xác
định các bước của việc biên soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để
xây dựng các nội dung của tài liệu này, từ đó người thực hiện xác định được các
bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
- Bước 2: Xây dựng đề
cương tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ và
viết bản thảo
- Bước 3. Duyệt văn bản
- Bước 4. Nhân bản văn
bản
- Bước 5. Hoàn thiện
văn bản để ban hành
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
Để xây dựng được tài
liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, cần thu thập
và xử lý thông tin từ các nguồn:
- Các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước;
- Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ
chức để biết được khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức;
Ngoài ra, có thể thu
thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn
vị.
* Bước 2: Xây dựng đề
cương tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ và
viết bản thảo
Tài liệu hướng dẫn lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ bao gồm 2 phần chính là hướng dẫn
lập hồ sơ và hướng dẫn giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
1) Phần hướng dẫn lập
hồ sơ
Phần này bao gồm hướng
dẫn chi tiết về:
- Phương pháp lập hồ sơ
đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Có hai phương
pháp đó là lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ và lập hồ sơ trong trường hợp không có
danh mục hồ sơ. Để lập được hồ sơ thì cần tiến hành theo các bước là mở hồ sơ;
thu thập, cập nhật văn bản tài liệu vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ.
- Việc viết tiêu đề hồ
sơ. Viết tiêu đề hồ sơ là ghi chép khái quát các thành phần, nội dung và các
thông tin cần thiết khác của các văn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ. Các yếu tố
thông tin được thể hiện ở tiêu đề hồ sơ bao gồm tên loại văn bản, tác giả văn
bản, cơ quan giao dịch, nội dung văn bản, thời gian, địa điểm.
- Việc sắp xếp văn bản,
tài liệu bên trong hồ sơ. Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình
tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản...
Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa
ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3
cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để
thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
- Việc biên mục hồ sơ.
Nội dung của biên mục hồ sơ gồm hai phần là biên mục bên ngoài và bên trong hồ
sơ.
2) Phần hướng dẫn giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Phần này bao gồm hướng
dẫn về:
- Thời hạn giao nộp tài
liệu vào lưu trữ. Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, hồ sơ,
tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày
công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
- Thành phần hồ sơ, tài
liệu nộp lưu. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn
bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên; trừ những
loại hồ sơ, tài liệu sau: các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo
dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân; hồ sơ về những công việc chưa giải
quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của
đơn vị chủ trì) và các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
- Thủ tục giao nộp. Khi
nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “biên
bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ
quan giữ mỗi loại một bản.
Sau khi xây dựng đề
cương tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ với
những nội dung chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã
được xây dựng. Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã
xây dựng, phân chia dung lượng thông tin trong hai phần hướng dẫn lập hồ sơ và
hướng dẫn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ và từng mục nhỏ trong hai phần
đó cho hợp lý. Đồng thời cũng cần viết các câu rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng các từ
liên kết hợp lý để tài liệu biên soạn trọn vẹn và thống nhất cả về mặt nội dung
và hình thức.
* Bước 3. Duyệt văn bản
Sau khi đã biên soạn
xong tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ,
người soạn thảo trình các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh đạo
yêu cầu hoặc người soạn thảo thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo rồi
gửi đến các phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp. Trên cơ
sở ý kiến đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để trình lãnh
đạo duyệt.
* Bước 4. Hoàn thiện
văn bản để ban hành
Sau khi trình ký văn
bản, người soạn thảo cần chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư để đăng ký
vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục gửi tài liệu hướng dẫn
này cho các đơn vị trực thuộc để hướng dẫn họ thực hiện thống nhất việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
2. Nghiệp vụ xác định
giá trị tài liệu
Luật
Lưu trữ năm 2011
quy định: “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo
những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài
liệu hết giá trị”.
Đối với nghiệp vụ này,
lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các nghiệp vụ gồm: xây
dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; biên soạn bản hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu; xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu loại.
2.1. Kỹ năng xây dựng
bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu
2.1.1. Khái niệm
Theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ
Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, “thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng
thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc”.
Trong cuốn Lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ xuất bản năm 1990, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài
liệu “là bảng kê thống kê có hệ thống các loại tài liệu của một hay nhiều cơ
quan cùng ngành chủ quản hoặc một bộ phận tài liệu của phông lưu trữ quốc gia,
thuộc một thời kỳ lịch sử nhất định, có ghi rõ thời hạn bảo quản hoặc được quy
định cần hay không cần đưa vào Nhà nước bảo quản” [1;119]
Bảng thời hạn bảo quản
hồ sơ tài liệu là một trong những công cụ để hướng dẫn công tác xác định giá
trị tài liệu và không thể thiếu đối với các phòng, kho lưu trữ, giúp cho việc
xác định giá trị tài liệu được chính xác, thống nhất và tránh được việc loại
hủy tài liệu tùy tiện.
2.2.2. Kỹ năng xây dựng
bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, các
cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương pháp hướng
dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp vụ xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung xây dựng bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, cách xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài
liệu để người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ xây dựng bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ tài liệu để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để xây dựng bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ tài liệu và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn cách xác
định được các bước của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu thì
cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng và nội dung của bảng
thời hạn bảo quản này, từ đó người thực hiện xác định được các bước phải thực
hiện gồm:
- Bước 1. Xác định hình
thức của bảng thời hạn bảo quản tài liệu cần phải xây dựng thảo
- Bước 2: Thu thập và
xử lý thông tin
- Bước 3. Xây dựng đề
cương cho thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu và viết bản
- Bước 4. Duyệt văn bản
- Bước 5. Hoàn thiện
văn bản để ban hành
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Xác định hình
thức của bảng thời hạn bảo quản tài liệu cần phải xây dựng
Để xây dựng được bảng
thời hạn bảo quản tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần xác định hình thức của bảng
thời hạn bảo quản. Bảng thời hạn bảo quản có thể được xây dựng dưới các hình
thức:
+ Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu được ban hành kèm theo Thông tư (ví dụ, bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV
ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức).
+ Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu được ban hành kèm theo 1 Quyết định hoặc 1 Quy định
(thường áp dụng đối với bảng thời hạn bảo quản của một cơ quan, tổ chức cụ
thể).
* Bước 2. Thu thập và
xử lý thông tin
Căn cứ để xây dựng bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu gồm:
- Những văn bản của Nhà
nước về việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu;
- Tình hình xây dựng
bảng thời hạn bảo quản ở các cơ quan, tổ chức khác để tham khảo;
- Các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập; quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc của cơ quan,
đơn vị;
- Sổ sách thống kê tài
liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Báo cáo kết quả khảo
sát tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
Ngoài ra cần tham khảo
ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt là những
người làm chuyên môn.
* Bước 3. Xây dựng đề
cương cho thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu và viết bản thảo
Bố cục của Bảng thời
hạn bảo quản thường gồm 2 phần: phần hướng dẫn chung và phần bảng kê các hồ
sơ, tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản.
1) Phần hướng dẫn chung,
cần đề cập đến các nội dung như:
- Giải thích thuật ngữ
- Thời hạn bảo quản
trong Bảng thời hạn bảo quản:
+ Bảo quản vĩnh viễn
+ Bảo quản có thời hạn
+ Bảo quản theo hiệu
lực pháp lý của văn bản
- Các nhóm hồ sơ, tài
liệu cơ bản trong Bảng thời hạn bảo quản:
+ Nhóm tài liệu quản lý
hành chính
+ Nhóm tài liệu chuyên
môn
+ Nhóm tài liệu của các
tổ chức đoàn thể: Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên…
- Cách sử dụng Bảng
thời hạn bảo quản
2) Phần bảng kê các hồ
sơ, tài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản
Bảng kê được thể hiện
như sau:
|
TT
|
Tên
nhóm hồ sơ, tài liệu
|
Thời
hạn bảo quản
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
|
|
Tài liệu tổ chức, cán
bộ
|
|
|
|
1
|
Tập văn bản về công
tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
|
Đến khi văn bản hết
hiệu lực thi hành
|
|
|
2
|
Hồ sơ về việc thành
lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn
vị trực thuộc
|
Vĩnh viễn
|
|
|
3
|
Báo cáo thống kê danh
sách, số lượng, chất lượng
|
Vĩnh viễn
|
|
|
4
|
Hồ sơ về quy hoạch
cán bộ
|
20 năm
|
|
|
5
|
Hồ sơ về việc bổ
nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển
|
70 năm
|
|
Trong đó:
- Cột (1) ghi số thứ tự
của các hồ sơ, tài liệu
- Cột (2) ghi tên gọi
của nhóm hồ sơ, tài liệu
- Cột (3) ghi thời hạn
bảo quản; tương ứng với mỗi nhóm hồ sơ, tài liệu sẽ định ra khoảng thời gian
cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
Tài liệu bảo quản vĩnh
viễn: là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu
bảo quản vĩnh viễn gồm tài liệu về chủ trương, đường lối, chính sách, cương
lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu trọng điểm quốc gia, tài
liệu nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
Tài liệu bảo quản có
thời hạn là tài liệu được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm. Đây là những hồ sơ
có giá trị thực tiễn gắn với hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu.
- Cột (4) ghi chú
Sau khi xây dựng đề
cương bảng thời hạn bảo quản tài liệu với những nội dung chính, người soạn thảo
tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng. Khi viết bản thảo,
người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng, phân chia dung lượng
thông tin trong phần hướng dẫn chung và phần bảng kê các hồ sơ, tài liệu trong
Bảng thời hạn bảo quản cho hợp lý. Phần bảng kê các hồ sơ, tài liệu cần được
trình bày rõ ràng, dễ hiểu, cụ thể, chính xác thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ,
tài liệu.
* Bước 4. Duyệt văn bản
Sau khi đã xây dựng
xong dự thảo bảng thời hạn bảo quản tài liệu, các cán bộ lưu trữ có thể đề xuất
Lãnh đạo cho tổ chức hội thảo hoặc gửi bản dự thảo đến các đơn vị, phòng ban
sản sinh ra tài liệu; các chuyên gia của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các
cơ sở đào tạo chuyên ngành lưu trữ để xin ý kiến đóng góp. Từ đó chỉnh sửa hoàn
thiện bảng thời hạn bảo quản. Sau khi đã biên soạn xong bản thời hạn bảo quản
tài liệu, người soạn thảo trình các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
* Bước 5. Hoàn thiện
văn bản để ban hành
Sau khi trình ký văn
bản, người soạn thảo cần chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư để đăng ký
vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục gửi tài liệu hướng dẫn
này cho các đơn vị, phòng ban, cá nhân liên quan để việc xác định thời hạn bảo
quản cho hồ sơ, tài liệu trong cơ quan được thực hiện thống nhất.
2.2. Kỹ năng biên soạn
bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Bảng hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu được dùng làm căn cứ để thực hiện việc xác định giá trị và
định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất, chính xác. Bản hướng dẫn
xác định giá trị tài liệu cần được biên soạn chi tiết, cụ thể để việc thực hiện
được dễ dàng, thống nhất trong quá trình chỉnh lý tài liệu của một phông lưu cơ
quan cụ thể.
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, các
cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương pháp hướng
dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung biên soạn bản hướng
dẫn xác định giá trị tài liệu, cách biên soạn tài liệu này để người được hướng
dẫn tìm hiểu và thực hiện theo.
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện biên soạn bản hướng dẫn xác
định giá trị tài liệu để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn bản hướng
dẫn xác định giá trị tài liệu và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn cách xác
định được các bước của việc biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng và nội dung của
bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu này, từ đó người thực hiện xác định
được các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
- Bước 2: Xây dựng đề
cương cho bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và viết bản thảo
- Bước 3. Duyệt bản
hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
- Bước 4. Hoàn thiện
bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu để ban hành
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
Căn cứ để xây dựng bảng
hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:
- Các nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;
- Các quy định của pháp
luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu;
- Các bảng thời hạn bảo
quản tài liệu như bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến; bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của ngành hoặc cơ quan (nếu có);
- Các bảng hướng dẫn
thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp;
- Danh mục hồ sơ của cơ
quan, đơn vị (nếu có);
- Bản lịch sử đơn vị
hình thành phông và lịch sử phông; bảng hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ.
Ngoài ra cần tham khảo
ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt là những
người làm chuyên môn.
* Bước 2. Xây dựng đề
cương cho bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và viết bản thảo
Để xây dựng được đề
cương cho bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần xác
định được nội dung, bố cục của văn bản này.
Nội dung bản hướng dẫn
xác định giá trị tài liệu thường bao gồm hai phần:
1) Phần căn cứ để xây
dựng bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Ở phần này, cán bộ lưu trữ cần
nêu các căn cứ được vận dụng (căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn) để biên soạn
bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
2) Phần hướng dẫn cụ
thể để xác định giá trị tài liệu, gồm:
- Bảng kê nhóm hồ sơ,
tài liệu bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài
liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn.
Bảng kê được thể hiện như
sau:
|
TT
|
Tên
nhóm hồ sơ, tài liệu
|
Thời
hạn bảo quản
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
|
1
|
Tập văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn của Kho bạc
nhà nước
về công tác kế toán
|
Vĩnh viễn
|
|
|
2
|
Báo cáo tình hình
thực hiện thu chi tiền mặt
|
Vĩnh viễn
|
|
|
3
|
Báo cáo chi tiết liên
kho bạc trong năm
|
15 năm
|
|
Trong đó:
Cột (1) ghi số thứ tự
của các hồ sơ, tài liệu
Cột (2) ghi tên gọi của
nhóm hồ sơ, tài liệu
Cột (3) ghi thời hạn
bảo quản (vĩnh viễn hay có thời hạn) Cột (4) ghi chú (có thể có hoặc không)
Sau khi xây dựng đề
cương bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu với những nội dung chính, người
soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng. Khi viết bản
thảo, người soạn thảo cần phải bám sát bố cục đề cương, trình bày các bảng kê
rõ ràng, cụ thể, chính xác.
* Bước 3. Duyệt bản
hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Sau khi đã xây dựng
xong dự thảo bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, các cán bộ lưu trữ có
thể xin ý kiến lãnh đạo, gửi bản dự thảo đến các đơn vị liên quan để xin ý kiến
đóng góp. Từ đó sửa chữa hoàn chỉnh bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
rồi trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
* Bước 4. Hoàn thiện
bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu để ban hành
2.3. Kỹ năng xây dựng
quy trình tiêu hủy tài liệu loại
Tiêu hủy tài liệu loại
là việc làm phổ biến của tất cả các phòng, kho lưu trữ; được tiến hành sau khi
đã có kết quả thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. Việc tiêu hủy tài liệu loại tiết
kiệm ngân sách cho nhà nước, giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quản, cung
cấp vật liệu làm giấy cho nhà máy giấy.
Quy trình tiêu hủy tài
liệu loại là một tài liệu quy định những hành động hay hoạt động diễn ra theo
một trình tự nhất định nhằm giúp chúng ta thực hiện có hiệu quả việc tiêu hủy
tài liệu loại.
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu loại, các cán bộ
lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội
dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp vụ xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu loại
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung xây dựng quy trình
tiêu hủy tài liệu loại, cách biên soạn quy trình để người được hướng dẫn tìm
hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ xây dựng quy trình tiêu
hủy tài liệu loại để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để xây dựng quy trình
tiêu hủy tài liệu loại và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn cách xác
định được các bước của việc xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu loại thì cần
chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng quy trình này và các nội
dung của quy trình, từ đó người thực hiện xác định được các bước phải thực hiện
gồm:
- Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
- Bước 2: Xây dựng đề
cương cho quy trình tiêu hủy tài liệu và viết bản thảo
- Bước 3. Duyệt văn bản
- Bước 4. Hoàn thiện
văn bản để ban hành
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
Để xây dựng được xây
dựng quy trình tiêu hủy tài liệu, cần thu thập và xử lý thông tin từ các nguồn:
- Các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về vấn đề này như: Công văn 879/VTLTNN- NVĐP
ngày 19/12/2006 của Cục VT<NN về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu
hết giá trị;
- Bảng thời hạn bảo
quản, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
Ngoài ra, có thể thu
thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn
vị.
* Bước 2: Xây dựng đề
cương cho quy trình tiêu hủy tài liệu và viết bản thảo
Kết cấu của quy trình
tiêu hủy tài liệu như sau:
1. Mục đích
2. Phạm vi áp dụng
3. Căn cứ và tài liệu
có liên quan để xây dựng quy trình
4. Giải thích thuật ngữ
và chữ viết tắt
5. Nội dung gồm:
5.1. Phần lưu đồ quá
trình. Lưu đồ là một khối sơ đồ biểu diễn trình tự công việc từ lúc bắt đầu
(đầu vào) đến kết thúc (đầu ra).
Lưu đồ của quy trình
tiêu hủy tài liệu được thể hiện như sau:
Các ký hiệu và ý nghĩa
của các ký hiệu trong lưu đồ được hiểu như sau:
5.2. Mô tả chi tiết
(diễn giải quá trình)
Bước 1. Lập danh mục
tài liệu loại và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
- Danh mục tài liệu
loại (BM-THTL-01)
- Bản thuyết minh tài
liệu loại (BM-THTL-01)
Bước 2. Trình người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu (BM- THTL-02)
Hồ sơ xét hủy tài liệu
gồm:
- Tờ trình về việc tiêu
hủy tài liệu loại;
- Danh mục tài liệu
loại;
- Bản thuyết minh tài
liệu loại;
- Mục lục hồ sơ, tài
liệu giữ lại;
- Dự thảo quyết định về
việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu).
………………………………………
6. Biểu mẫu sử dụng
trong quy trình (nếu có)
BM-THTL-01
DANH
MỤC TÀI LIỆU HẾT LOẠI
Phông
(khối) …………
|
Bó số
|
Tập số
|
Tiêu đề hồ sơ hoặc tập tài liệu
|
Lý do hủy
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi:
Phông (khối): Ghi tên
phông hoặc khối tài liệu
(1): Ghi thứ tự các bó
(cặp) tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.
(2): Ghi số thứ tự hồ sơ
hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).
(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ
hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài
liệu bên trong.
(4): Ghi lý do hủy tài
liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng,
quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn
khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp... Đối với những hồ sơ
hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với
hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại.
(5): Ghi ý kiến của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.
7. Hồ sơ quản lý của
quy trình: hệ thống hóa lại toàn bộ các minh chứng thực hiện quy trình (nếu có)
8. Các phụ lục khác
(nếu có)
Sau khi xây dựng đề
cương quy trình tiêu hủy tài liệu với những nội dung chính, người soạn thảo
tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng. Khi viết bản thảo,
người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng, phân chia dung lượng
thông tin trong các phần cho hợp lý. Các bước trong quy trình cần được thể hiện
chính xác, đúng trình tự.
* Bước 3. Duyệt văn bản
Sau khi đã xây dựng
xong dự thảo quy trình tiêu hủy tài liệu, người xây dựng quy trình có thể đề
xuất Lãnh đạo hoặc gửi bản dự thảo đến các đơn vị liên quan, các chuyên gia
trong lĩnh vực lưu trữ để xin ý kiến đóng góp. Từ đó chỉnh sửa hoàn thiện quy
trình tiêu hủy tài liệu. Sau đó trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
Người duyệt cuối cùng sẽ là người ký ban hành quy trình này.
* Bước 4. Hoàn thiện
văn bản để ban hành
Sau khi trình ký văn
bản, người soạn thảo cần chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư để đăng ký
vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục phát hành.
3. Nghiệp vụ chỉnh lý
khoa học tài liệu
Theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính, chỉnh lý khoa học tài liệu là “tổ chức lại tài liệu theo một
phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi
hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công
cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý”.
Chỉnh lý khoa học tài
liệu được thực hiện với mục đích, ý nghĩa: tổ chức sắp xếp tài liệu đưa ra
chỉnh lý một cách khoa học, tạo điều kiện cho công tác quản lý, bảo quản, khai
thác sử dụng tài liệu, có cơ sở loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi
phương diện để tiêu hủy, góp phần tiết kiệm được kho tàng và các phương tiện
bảo quản tài liệu.
Đối với nghiệp vụ này,
lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các nghiệp vụ gồm: biên
soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; biên soạn bản hướng dẫn
phân loại, lập hồ sơ tài liệu; lập kế hoạch chỉnh lý.
3.1. Kỹ năng biên soạn
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
3.1.1. Khái niệm
Theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính, “Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về
tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu” và “Lịch
sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu”.
3.1.2. Kỹ năng biên
soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương
pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và
lịch sử phông
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung biên soạn lịch sử đơn
vị hình thành phông và lịch sử phông để người được hướng dẫn tìm hiểu và thực
hiện theo
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn lịch sử đơn
vị hình thành phông và lịch sử phông để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn lịch sử đơn
vị hình thành phông và lịch sử phông và phương pháp để thực hiện được các bước
đó.
Để hướng dẫn cách xác
định được các bước của việc biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch
sử phông thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ và nội dung để xây
dựng tài liệu này, từ đó người thực hiện xác định được các bước phải thực hiện
gồm:
- Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
- Bước 2: Xây dựng đề
cương cho bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và viết bản thảo
- Bước 3. Duyệt văn bản
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
Để xây dựng được bản
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, cần thu thập và xử lý thông
tin từ các nguồn:
- Các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập;
- Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông và các đơn vị
cấu thành;
- Các văn bản quy định
về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành
phông;
- Các biên bản giao
nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tài liệu và sổ
đăng ký văn bản đi, đến;
- Báo cáo kết quả khảo
sát tài liệu;
Ngoài ra, có thể thu
thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn
vị.
* Bước 2. Xây dựng đề
cương cho bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và viết bản thảo
Để xây dựng đề cương
cho bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, các cán bộ lưu trữ
cần xác định được bố cục, nội dung của văn bản này. Bản lịch sử đơn vị hình
thành phông và lịch sử phông bao gồm 2 phần là lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông.
1) Đối với phần lịch sử
đơn vị hình thành phông, cán bộ lưu trữ cần trình bày được các nội dung sau:
- Bối cảnh lịch sử;
thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ
quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các
đơn vị trực thuộc (nêu đầy đủ số, ký hiệu, ngày, tháng, năm và tác giả của văn
bản thành lập cơ quan, tổ chức);
- Những thay đổi, bổ
sung (nếu có) về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị
hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc;
- Ngày, tháng, năm
ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động);
- Quy chế làm việc và
chế độ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức và những thay đổi (nếu có).
2) Đối với phần lịch sử
phông, cán bộ lưu trữ cần thể hiện được các nội dung sau:
- Giới hạn thời gian
của tài liệu: Giới hạn này được xác định từ thời gian của tài liệu được hình thành
sớm nhất tới thời gian của tài liệu được hình thành muộn nhất trong phông.
- Khối lượng của tài
liệu hành chính và các tài liệu khác nếu có.
- Thành phần tài liệu:
cần thể hiện được trong phông bao gồm những loại tài liệu gì; cụ thể tài liệu
hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì, tài liệu khác (nếu
có) bao gồm những loại gì.
- Nội dung của tài
liệu: tài liệu trong phông thể hiện những mặt hoạt động nào; những lĩnh vực,
vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt động của đơn vị hình thành
phông được phản ánh trong tài liệu.
- Tình trạng của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, bao gồm:
+ Tình hình thu thập
tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch
sử (nếu có);
+ Mức độ thiếu đủ của
phông hoặc khối tài liệu;
+ Mức độ xử lý về
nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị;
+ Tình trạng vật lý của
phông hoặc khối tài liệu.
- Công cụ thống kê, tra
cứu (nếu có).
- Nhu cầu khai thác, sử
dụng tài liệu.
Sau khi xây dựng đề
cương bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông với những nội dung
chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng.
Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng, phân
chia dung lượng thông tin trong phần lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông và từng mục nhỏ trong hai phần đó cho hợp lý. Đồng thời cũng cần viết các
câu rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng các từ liên kết hợp lý để tài liệu biên soạn trọn
vẹn và thống nhất cả về mặt nội dung và hình thức.
* Bước 3. Duyệt văn bản
Sau khi đã biên soạn
xong bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, người soạn thảo
trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh đạo yêu cầu hoặc người
soạn thảo thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo rồi gửi đến các cơ quan,
tổ chức, phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp. Trên cơ sở
ý kiến đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để trình lãnh đạo
duyệt.
3.2. Kỹ năng biên soạn
bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu
3.2.1. Khái niệm
Theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính, bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu là “bản hướng
dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các
nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương
pháp lập hồ sơ; được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện
việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ toàn phông được thống
nhất”.
Phương án phân loại tài
liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và trật tự sắp xếp các
nhóm tài liệu của phông.
3.2.2. Kỹ năng biên
soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu,
các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương pháp
hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài
liệu
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung biên soạn bản hướng
dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu để người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện
theo.
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn bản hướng
dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này.
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn bản hướng
dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn cách xác
định được các bước của việc biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài
liệu thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng bản hướng
dẫn này và các nội dung của bản hướng dẫn, từ đó người thực hiện xác định được
các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
- Bước 2: Xây dựng đề
cương cho bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu và viết bản thảo
- Bước 3. Duyệt văn bản
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1. Thu thập và
xử lý thông tin
Để xây dựng được bản
hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu, cần thu thập và xử lý thông tin từ các
nguồn:
- Các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về vấn đề này như: Công văn số 283/VTLTNN-
NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc
ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ
chức để lựa chọn được phương án phân loại tài liệu cho phù hợp. Sau khi xác
định được phương án phân loại tài liệu thì xây dựng được bản hướng dẫn phân loại,
lập hồ sơ tài liệu;
- Bản lịch sử đơn vị
hình thành phông và lịch sử phông, báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; yêu cầu
tổ chức, sắp xếp và khai thác, sử dụng tài liệu sau này để biết về tình hình
thực tế của phông hoặc khối tài liệu;
Ngoài ra, có thể thu thập
thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.
* Bước 2: Xây dựng đề
cương cho bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu và viết bản thảo
Bản hướng dẫn phân
loại, lập hồ sơ tài liệu bao gồm 2 phần chính là hướng dẫn phân loại tài liệu
và hướng dẫn lập hồ sơ.
1) Phần hướng dẫn phân
loại tài liệu
Phần này bao gồm:
- Phương án phân loại
tài liệu. Việc lựa chọn, xây dựng phương án phân loại tài liệu của phông hoặc
khối tài liệu được thực hiện trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp
phân loại tài liệu vào tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu; dựa vào
bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, báo cáo khảo sát tài
liệu; yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu. Căn cứ vào những
yếu tố đó, tài liệu trong phông có thể được phân loại theo một trong các phương
án phân loại tài liệu sau: phương án thời gian - cơ cấu tổ chức, phương án cơ
cấu tổ chức - thời gian, phương án thời gian - mặt hoạt động, phương án mặt
hoạt động - thời gian, phương án thời gian - vấn đề.
- Những hướng dẫn cụ
thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu. Dựa vào
một phương án phân loại tài liệu đã được lựa chọn, tài liệu được phân chia
thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ.
Căn cứ vào phương án
phân loại đã chọn hướng dẫn cụ thể các bước phân chia tài liệu thành các nhóm
lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ.
Ví dụ: Xây dựng phương
án phân loại tài liệu của phông lưu trữ Bộ Y tế theo phương án Thời gian - Cơ
cấu tổ chức. Theo phương án này trước hết tài liệu được chia theo thời gian,
sau đó chia về cơ cấu tổ chức. Trình tự các bước như sau:
Bước 1. Chia tài liệu
về Thời gian
Bước 2. Chia tài liệu
của từng năm về Cơ cấu tổ chức
Bước 3. Chia tài liệu
trong từng cơ cấu tổ chức về từng lĩnh vực hoạt động
Bước 4. Chia tài liệu
về các vấn đề nhỏ hơn
2) Phần hướng dẫn lập
hồ sơ tài liệu
Phần này bao gồm hướng
dẫn chi tiết về:
- Phương pháp lập hồ sơ
đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa
được lập hồ sơ. Đối với các tài liệu này cần tập hợp các văn bản, tài liệu theo
đặc trưng như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời
gian hình thành hồ sơ.
- Chỉnh sửa hoàn thiện
đối với những phông tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy
đủ, chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra.
- Việc viết tiêu đề hồ
sơ. Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản, phản ánh khái quát nội
dung của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, cần ngắn gọn, rõ ràng chính xác và
được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp. Các yếu tố thông tin cơ bản của
tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời
gian. Trật tự các yếu tố trên có thể thay đổi tùy theo từng loại hồ sơ.
- Việc sắp xếp văn bản,
tài liệu bên trong hồ sơ: Tùy theo từng loại hồ sơ cụ thể việc sắp xếp văn bản
trong mỗi loại hồ sơ theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến
của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế.
Sau đây là một số cách
sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
+ Theo số thứ tự và
ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu tên
loại văn bản.
+ Theo thời gian diễn
biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc: đối
với hồ sơ hội nghị, hội
thảo; hồ sơ công việc.
+Theo tầm quan trọng
của tác giả hoặc theo vần ABC
- Việc biên mục hồ sơ:
bao gồm biên mục bên trong (đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết
thúc) và biên mục bên ngoài (đăng ký các thông tin trên bìa tạm hoặc phiếu tin
vào bìa hồ sơ). Bìa hồ sơ được thiết kế và in mẫu thống nhất theo Tiêu chuẩn
Quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
Sau khi xây dựng đề
cương bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu với những nội dung chính,
người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng. Khi
viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng, phân chia
dung lượng thông tin trong hai phần hướng dẫn phân loại và hướng dẫn lập hồ sơ và từng mục nhỏ
trong hai phần đó cho hợp lý. Đồng thời cũng cần viết các câu rõ ràng, dễ hiểu,
sử dụng các từ liên kết hợp lý để tài liệu biên soạn trọn vẹn và thống nhất cả
về mặt nội dung và hình thức.
* Bước 3. Duyệt văn bản
Sau khi đã biên soạn
xong bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu, người soạn thảo trình các cấp
có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh đạo yêu cầu hoặc người soạn thảo
thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo rồi gửi đến các cơ quan, tổ chức,
phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp. Trên cơ sở ý kiến
đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để trình lãnh đạo duyệt.
3.3. Kỹ năng lập kế
hoạch chỉnh lý
Theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính, kế hoạch chỉnh lý là “bản dự kiến nội dung công việc, tiến
độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý”. Khi
chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện,
cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể.
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ lập kế hoạch chỉnh lý, các cán bộ lưu trữ cần xác định
đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là
gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp vụ lập kế hoạch chỉnh lý
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến việc chỉnh lý tài liệu, lập kế
hoạch thực hiện để người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ lập kế hoạch chỉnh lý để
họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để tiến hành lập kế
hoạch chỉnh lý và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn cách xác
định được các bước của lập kế hoạch chỉnh lý thì cần chỉ cho người thực hiện
tìm hiểu về mục đích của lập kế hoạch, cần làm những gì để đạt được mục đích đó
và xác định xem ai là người sẽ làm, từ đó người thực hiện xác định được các
bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1: Xác định được
mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý
- Bước 2. Xác định các
nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
- Bước 3. Chuẩn bị địa điểm,
phương tiện và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý.
- Bước 4. Chuẩn bị kinh
phí chỉnh lý
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
* Bước 1: Xác định được
mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý
Để xác định được mục
đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý, cán bộ lưu trữ cần khảo sát tài liệu nhằm thu
thập các thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý. Đồng thời phải căn cứ vào nguồn nhân lực, điều kiện, cơ sở vật chất,
thời gian thực hiện để đề ra mục đích, yêu cầu phù hợp, có tính khả thi.
Việc chỉnh lý tài liệu
thường được tổ chức để thực hiện các mục đích sau đây:
- Tổ chức khoa học tài
liệu của phông, phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng
tài liệu trong phông có hiệu quả;
- Chỉnh lý theo hướng
dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Bảo vệ, bảo quản an
toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý.
* Bước 2. Xác định các
nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
|
TT
|
Nội
dung công việc
|
Người
thực hiện
|
Người
phối hợp
|
Thời
hạn
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
1
|
Giao nhận tài liệu và
lập biên bản giao nhận tài liệu
|
Cán
bộ chỉnh lý
|
Cán
bộ chuyên môn
|
½
ngày
|
|
2
|
Vận chuyển tài liệu
từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý
|
Cán
bộ chỉnh lý
|
|
½
ngày
|
|
3
|
Vệ sinh sơ bộ tài
liệu
|
Cán
bộ chỉnh lý
|
|
01
ngày
|
|
4
|
Khảo sát và biên soạn
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý...
|
Cán
bộ chỉnh lý
|
|
0
2 ngày
|
Các nội dung,
các bước công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công
trách nhiệm thực hiện rõ ràng. Trong đó:
- Cột (1): ghi nội dung
công việc, các cán bộ lưu trữ cần xác định được các hoạt động chính để tiến
hành chỉnh lý tài liệu và trình tự của các hoạt động đó. Trong từng hoạt động,
cán bộ lưu trữ cần rèn luyện kỹ năng để thực hiện công việc được chính xác,
thuần thục.
- Cột (2): ghi người
thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người được giao phụ trách hoặc
thực hiện từng nội dung công việc.
- Cột (3): ghi người
phối hợp, các cán bộ lưu trữ cần xác định có cần người phối hợp trong việc thực
hiện từng nội dung công việc hay không (nếu có thì người đó là ai?)
- Cột (4): ghi thời
gian thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định thời gian tối thiểu và tối đa
để thực hiện từng nội dung công việc.
Bước 3. Chuẩn bị địa điểm,
phương tiện và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý.
Khi lập kế hoạch chỉnh
lý tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần phải xác định địa điểm để thực hiện chỉnh
lý. Địa điểm được chuẩn bị cho việc chỉnh lý tài liệu phải phải căn cứ vào mục
đích, quy mô, yêu cầu của đợt chỉnh lý tài liệu và điều kiện hiện có hiện có
của cơ quan, tổ chức.
Sau khi chuẩn bị xong
địa điểm chỉnh lý tài liệu, các cán bộ lưu trữ cần chuẩn bị các phương tiện để
hỗ trợ việc chỉnh lý như: bàn ghế, xe đẩy để vận chuyển tài liệu; văn phòng
phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa và
viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu…)
Bước 4. Chuẩn bị kinh
phí chỉnh lý
Đây là công việc có
liên quan đến toàn bộ quá trình chỉnh lý tài liệu. Để có kinh phí thực hiện
hoạt động này, các cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào quy mô, mục đích, yêu cầu của
đợt chỉnh lý tài liệu để lập dự toán kinh phí. Trong đó, cán bộ lưu trữ cần xác
rõ kinh phí dành cho từng mục đích chi phí, gồm:
- Thuê lao động thực
hiện chỉnh lý:
- Mua phương tiện, văn
phòng phẩm phục vụ chỉnh lý;
- Các khoản chi khác.
4. Nghiệp vụ bảo quản
tài liệu
Theo Giáo trình lưu trữ
của trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, xuất bản năm 2006, bảo quản
tài liệu “là việc sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi
thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu” [16;202].
Đối với nghiệp vụ này,
lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các nghiệp vụ gồm: biên
soạn các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức thực hiện một
số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.
4.1. Kỹ năng biên soạn
các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn các văn bản quy định về bảo quản tài liệu
lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương
pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn các văn bản quy định về bảo quản tài
liệu lưu trữ
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung về bảo quản tài liệu
lưu trữ và cách biên soạn các văn bản quy định để người được hướng dẫn tìm hiểu
và thực hiện theo
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn các văn bản
quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn bản hướng
dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu và phương pháp để thực hiện được các bước đó.
Để hướng dẫn cách xác
định được các bước của việc biên soạn các văn bản quy định về bảo quản tài liệu
lưu trữ thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng bản
hướng dẫn này và các nội dung của bản hướng dẫn, từ đó người thực hiện xác định
được các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1. Xác định hình
thức của văn bản cần phải xây dựng
- Bước 2. Thu thập và
xử lý thông tin
- Bước 3. Xây dựng đề
cương cho các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ và viết bản thảo
- Bước 4.Duyệt văn bản
- Bước 5. Hoàn thiện
văn bản để ban hành
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Xác định hình
thức của văn bản cần phải xây dựng
Để biên soạn các văn
bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định hình
thức của các văn bản này như:
- Quy định về việc bảo
quản tài liệu được ban hành kèm theo một Quyết định;
- Quy chế về việc bảo quản tài liệu;
- Quy định về việc bảo
quản tài liệu.
* Bước 2. Thu thập và
xử lý thông tin
Để xây dựng được các
văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, cần thu thập và xử lý thông tin
từ các nguồn:
- Các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về vấn đề này;
- Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ
chức để biết loại hình, đặc điểm, tính chất của tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan tổ chức để đưa ra các quy định hợp lý về bảo quản tài liệu lưu
trữ.
Ngoài ra, có thể thu
thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn
vị.
* Bước 3: Xây dựng đề
cương cho các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ và viết bản thảo
Kết cấu của văn bản quy
định về việc bảo quản tài liệu lưu trữ như sau: I. Những vấn đề chung
- Phạm vi và đối tượng
áp dụng
- Giải thích thuật ngữ
II. Những quy định cụ
thể
1. Kho bảo quản
- Địa điểm xây kho
- Diện tích các phòng
kho
- Tường kho
- Cửa kho
- Chiều cao kho
- Tải trọng sàn kho
- Hệ thống điện trong
kho
- Hệ thống nước của kho
- Chế độ ánh sáng
2. Trang thiết bị bảo
quản
- Phương tiện bảo quản
- Dụng cụ đo nhiệt độ -
độ ẩm
- Quạt thông gió
- Máy hút ẩm, máy điều
hòa không khí
- Thiết bị phòng chống
cháy
- Dụng cụ làm vệ sinh
tài liệu
3. Tổ chức tài liệu
trong kho
- Xử lý tài liệu trước
khi nhập kho
- Xếp tài liệu lên giá
- Lập sơ đồ giá trong
kho
- Đưa tài liệu ra sử
dụng
- Kiểm tra tài
liệu trong kho
4. Các biện
pháp kỹ thuật bảo quản
- Chống ẩm
- Chống nấm mốc
- Chống côn
trùng
- Chống mối
- Chống chuột
5. Tu bổ, phục
chế, lập phông bảo hiểm
Sau khi xây
dựng đề cương văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ với những nội dung
chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng. Khi
viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng, phân chia
dung lượng trong các phần, mục cho hợp lý. Đồng thời cũng cần viết các câu rõ
ràng, dễ hiểu, sử dụng các từ liên kết hợp lý để tài liệu biên soạn trọn vẹn và
thống nhất cả về mặt nội dung và hình thức.
* Bước 4. Duyệt
văn bản
Sau khi đã biên
soạn xong văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, người soạn thảo trình
các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh đạo yêu cầu hoặc người soạn
thảo thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo rồi gửi đến các cơ quan, tổ
chức, phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp. Trên cơ sở ý
kiến đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để trình lãnh đạo
duyệt.
* Bước 5. Hoàn
thiện văn bản để ban hành
Sau khi trình
ký văn bản, người soạn thảo chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư để đăng ký
vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục gửi tài liệu hướng dẫn
này cho các cơ quan, đơn vị, phòng ban trực thuộc để hướng dẫn họ thực hiện
thống nhất việc bảo quản tài liệu lưu trữ.
4.2. Kỹ năng tổ
chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Để hình thành
được kỹ năng hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài
liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai?
Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng
dẫn là cán bộ thực hiện nghiệp vụ tổ chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản
tài liệu lưu trữ.
Phương pháp
hướng dẫn gồm:
- Hướng dẫn qua
việc cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung về bảo quản tài
liệu lưu trữ và cách tổ chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu để
người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo.
- Hướng dẫn qua
tập huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ tổ chức thực hiện
một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ
này.
Nội dung hướng
dẫn: hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để tổ chức thực hiện
một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ và phương pháp để thực hiện được các
bước đó.
Để hướng dẫn
cách xác định được các bước tổ chức thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu
lưu trữ thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ và nội dung để thực
hiện được các bước này, từ đó người thực hiện xác định được các bước phải thực
hiện gồm:
- Bước 1. Lập
kế hoạch triển khai thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
- Bước 2. Tổ
chức thực hiện kế hoạch đã đề ra
- Bước 3. Kiểm
tra việc triển khai kế hoạch thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu
trữ
- Bước 4. Tổng
kết, đánh giá việc thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Tiếp theo cần
hướng dẫn cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Lập kế
hoạch triển khai thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Để lập Kế hoạch
triển khai thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ, trước hết cần
xác định được mục đích, yêu cầu của việc thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài
liệu lưu trữ. Để
xác định được mục đích, yêu cầu thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu
trữ, cán bộ lưu trữ cần khảo sát khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu
trữ; tình trạng vật lý của những tài liệu này. Đồng thời phải căn cứ vào nguồn nhân
lực, điều kiện, cơ sở vật chất, thời gian thực hiện để đề ra mục đích, yêu cầu
phù hợp, có tính khả thi.
Các cán bộ lưu
trữ cần xác định sẽ thực hiện một trong những biện pháp kỹ thuật hay toàn bộ
các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu sau đây: biện pháp phòng, chống ẩm;
biện pháp phòng, chống nấm mốc; biện pháp phòng, chống bụi bẩn; biện pháp phòng
chống côn trùng; biện pháp phòng chống cháy; hạn chế ánh sáng quá mức… Để xác
định biện pháp cần thực hiện, cán bộ lưu trữ cần dựa vào điều kiện cụ thể của
từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở
vật chất); địa điểm bảo quản tài liệu và tình hình khối tài liệu đang bảo quản.
Từ đó, xác định
các nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành để đạt được
mục đích đề ra
Ví dụ: Khi lựa
chọn thực hiện biện pháp phòng chống ẩm, các cán bộ lưu trữ cần xác định
các nội dung công việc như sau:
|
TT
|
Nội
dung công việc
|
Người
thực hiện
|
Người
phối hợp
|
Thời
hạn
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
1
|
Thông gió
|
Cán
bộ lưu trữ
|
Cán
bộ kỹ thuật
|
|
|
2
|
Dùng hóa chất hút ẩm
|
Cán
bộ lưu trữ
|
Cán
bộ kỹ thuật
|
|
|
3
|
Bao gói cách ly độ ẩm
|
Cán
bộ lưu trữ
|
|
|
Các nội dung,
các bước công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công
trách nhiệm thực hiện rõ ràng. Trong đó:
- Cột (1): ghi số thứ
tự của các nội dung công việc
- Cột (2): ghi các nội
dung công việc, các cán bộ lưu trữ cần xác định được các hoạt động chính để
tiến hành một hay nhiều biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
- Cột (3): ghi người
thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người được giao phụ trách hoặc
thực hiện từng nội dung công việc.
- Cột (4): ghi người
phối hợp, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người có trách nhiệm phối hợp
trong việc thực hiện từng nội dung công việc
- Cột (5): ghi thời
gian thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định thời gian tối thiểu và tối đa
để thực hiện từng nội dung công việc.
Tiếp theo cần chuẩn bị
địa điểm, phương tiện thực hiện biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Các biện pháp này được
thực hiện tại nơi để tài liệu lưu trữ. Các cán bộ lưu trữ cần chuẩn bị các
phương tiện để thực hiện các biện pháp này như: quạt thông gió, máy hút ẩm…
Cuối cùng cần chuẩn bị
kinh phí thực hiện biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu.
Đây là công việc có
liên quan đến toàn bộ quá trình tiến hành biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu.
Để có kinh phí thực hiện hoạt động này, các cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào quy
mô, số lượng các biện pháp kỹ thuật được thực hiện để lập dự toán kinh phí.
Trong đó, cán bộ lưu trữ cần xác rõ kinh phí dành cho từng mục đích chi phí,
gồm:
- Chi cho các khâu
trong quá trình thực hiện biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu;
- Mua phương tiện, văn
phòng phẩm để thực hiện các biện pháp này;
- Các khoản chi khác.
Bước 2. Tổ chức thực
hiện kế hoạch đã đề ra
Để triển khai được kế
hoạch thực hiện một số biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu đã đề ra, các cán
bộ trữ cần tổ chức nguồn nhân lực để thực hiện kế hoạch. Trong đó, cần xác định
rõ các cá nhân tham gia thực hiện kế hoạch và tổ chức cuộc họp với sự tham gia
của họ để triển khai công việc. Qua đó cần phân công từng nội dung công việc cụ
thể cho từng người (ai chịu trách nhiệm chính, ai phối hợp cùng); hướng dẫn
cách thức, phương pháp, kỹ năng thực hiện công việc; yêu cầu thời gian hoàn
thành công việc; cung cấp tài chính, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc.
Trong quá trình tổ chức
lực lượng thực hiện kế hoạch, tiếp đó sẽ có nhiều ý kiến phản hồi khác nhau.
Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính) cần xác định và xử lý các thông tin phản
hồi có thể điều chỉnh việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu
lưu trữ cho phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức.
Bước 3. Kiểm tra việc
triển khai kế hoạch thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Sau khi đã tổ chức lực
lượng thực hiện và xử lý các thông tin phản hồi, lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành
chính) cần tiến hành công tác kiểm tra, rà soát việc thực hiện kế hoạch nhằm
bảo đảm tiến độ về thời gian. Kiểm tra xác định những vấn đề bất hợp lý để có
thể khắc phục giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó, lãnh đạo phải thu thập thông
tin, các vấn đề phát sinh do không lường trước được trong quá trình xây dựng kế
hoạch và thực hiện nhiệm vụ, từ đó có hướng xử lý. Các hình thức kiểm tra có
thể thực hiện như: kiểm tra toàn diện quá trình thực hiện các biện pháp kỹ thuật
bảo quản tài liệu hay kiểm tra đột xuất vào một thời điểm thực hiện.
Bước 4. Tổng kết, đánh
giá việc thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
Tổ chức đánh giá việc
thực hiện một số kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ cần dựa vào mục tiêu nhiệm
vụ đặt ra từ đầu và các kết quả đã đạt được. Cần đánh giá xem biện pháp thực
hiện có phù hợp với khả năng tài chính, trình độ cán bộ, tình trạng vật lý của
tài liệu hay không? Sau khi thực hiện biện pháp đó tình trạng của tài liệu được
cải thiện nhiều hay ít? Biện pháp này có cần tiếp tục thực hiện hay không và
lần sau có cần thực hiện kết hợp với các biện pháp kỹ thuật khác hay không?
Đánh giá đòi hỏi phải chính xác và trung thực. Từ việc tổng kết, đánh giá, cần
rút kinh nghiệm để việc tổ chức thực hiện các kỹ thuật quản tài liệu ngày càng
hiệu quả.
5. Nghiệp vụ tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ
Theo Giáo trình lưu trữ
của trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, xuất bản năm 2006, tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ “là quá trình tổ chức khai thác thông
tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu
giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [16;259].
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ với mục đích là nhằm biến các thông tin quá
khứ trong tài liệu lưu trữ thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu
nghiên cứu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, nghiên cứu khoa học và nhu cầu
chính đáng của công dân.
Đối với nghiệp vụ này,
lưu trữ viên hạng III cần rèn luyện kỹ năng hướng dẫn các nghiệp vụ gồm: biên
soạn các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tổ chức thực
hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
5.1. Kỹ năng biên soạn
các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ biên soạn các văn bản quy định về tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là
ai? Phương pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn các văn bản quy định về tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung về tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ và cách biên soạn các văn bản quy định để người được hướng dẫn
tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ biên soạn các văn bản
quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp
vụ này
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để biên soạn các văn bản
quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phương pháp để thực hiện được
các bước đó.
Để hướng dẫn cách xác
định được các bước biên soạn các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ thì cần chỉ cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ để xây dựng bản hướng
dẫn này và các nội dung của bản hướng dẫn, từ đó người thực hiện xác định được
các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1. Xác định hình
thức của văn bản cần phải xây dựng
- Bước 2. Thu thập và
xử lý thông tin
- Bước 3. Xây dựng đề
cương cho các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và viết bản
thảo
- Bước 4. Duyệt văn bản
- Bước 5. Hoàn thiện
văn bản để ban hành
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Xác định hình
thức của văn bản cần phải xây dựng
Để biên soạn các văn
bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định
hình thức của các văn bản này như:
- Quy định về việc tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ được ban hành kèm theo một Quyết định;
- Quy chế về việc tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ được ban hành kèm theo một Quyết định;
* Bước 2. Thu thập và
xử lý thông tin
Để xây dựng được các
văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, cần thu thập và xử lý
thông tin từ các nguồn:
- Các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước;
- Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức
để biết loại hình, đặc điểm, tính chất của tài liệu hình thành trong hoạt động
của cơ quan tổ chức để đưa ra các quy định hợp lý về tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ;
Ngoài ra, có thể thu
thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn
vị.
* Bước 3: Xây dựng đề
cương cho các văn bản quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và viết bản
thảo
Kết cấu của văn bản quy
định về việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ như sau: I. Những vấn đề chung
- Phạm vi và đối tượng
áp dụng
- Giải thích thuật ngữ
- Các hình thức sử dụng
tài liệu lưu trữ
II. Những quy định cụ
thể
1. Thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
2. Thủ tục, quyền và
nghĩa vụ của độc giả trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
- Thủ tục khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ
- Quyền và nghĩa vụ của
độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
3. Trách nhiệm của Lưu
trữ
- Trách nhiệm người
đứng đầu cơ quan
- Trách nhiệm của cán
bộ lưu trữ phụ trách việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
4. Thời gian và thời
hạn phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Thời gian phục vụ
khai thác, sử dụng tài liệu
- Thời hạn giải quyết
5. Khen thưởng và xử lý
vi phạm
- Khen thưởng
- Xử lý vi phạm
Sau khi xây dựng đề
cương văn bản quy định về việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ với những nội
dung chính, người soạn thảo tiến hành viết bản thảo theo đề cương đã được xây
dựng. Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương đã xây dựng,
phân chia dung lượng thông tin trong các phần, mục cho hợp lý. Đồng thời cũng
cần viết các câu rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng các từ liên kết hợp lý để tài liệu
biên soạn trọn vẹn và thống nhất cả về mặt nội dung và hình thức.
* Bước 4. Duyệt văn bản
Sau khi đã biên soạn
xong văn bản quy định về việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, người soạn thảo
trình các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu lãnh đạo yêu cầu hoặc người soạn
thảo thấy cần thiết thì có thể sao chụp bản thảo rồi gửi đến các cơ quan, tổ
chức, phòng ban, cá nhân có liên quan để xin các ý kiến đóng góp. Trên cơ sở ý
kiến đóng góp, người soạn thảo sửa chữa hoàn chỉnh bản thảo để trình lãnh đạo
duyệt.
* Bước 5. Hoàn thiện
văn bản để ban hành
Sau khi trình ký văn
bản, người soạn thảo cần chuyển văn bản này xuống bộ phận văn thư để đăng ký
vào sổ, ghi ngày tháng, số ký hiệu và làm các thủ tục gửi tài liệu hướng dẫn
này cho các cơ quan, đơn vị, phòng ban trực thuộc để hướng dẫn họ thực hiện
thống nhất việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
5.2. Kỹ năng tổ chức
thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Để hình thành được kỹ
năng hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu
lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định đối tượng cần hướng dẫn là ai? Phương
pháp hướng dẫn? Nội dung cần hướng dẫn là gì?
Đối tượng hướng dẫn là
cán bộ thực hiện nghiệp tổ chức thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu
trữ
Phương pháp hướng dẫn
gồm:
- Hướng dẫn qua việc
cung cấp các tài liệu nghiệp vụ có liên quan đến nội dung về tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ và cách tổ chức thực hiện một hình thức tổ chức sử dụng tài
liệu để người được hướng dẫn tìm hiểu và thực hiện theo
- Hướng dẫn qua tập
huấn: tổ chức tập huấn cho các cán bộ thực hiện nghiệp vụ tổ chức thực hiện một
số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ để họ có kỹ năng thực hiện nghiệp vụ này
Nội dung hướng dẫn:
hướng dẫn người thực hiện cách xác định được các bước để tổ chức thực hiện một
số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ và phương pháp để thực hiện được các bước
đó.
Để hướng dẫn cách xác
định tổ chức thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ thì cần chỉ
cho người thực hiện tìm hiểu về căn cứ và nội dung để thực hiện được các bước
này, từ đó người thực hiện xác định được các bước phải thực hiện gồm:
- Bước 1. Lập kế hoạch
thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Bước 2. Tổ chức thực
hiện kế hoạch đã đề ra
- Bước 3. Kiểm tra việc
triển khai kế hoạch thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Bước 4. Tổng kết,
đánh giá việc thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tiếp theo cần hướng dẫn
cách để thực hiện được công việc của từng bước nêu trên:
Bước 1. Lập kế hoạch
thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Để lập Kế hoạch thực
hiện một số một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, đầu tiên cần xác định
được mục đích, yêu cầu của việc thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu
trữ
Để xác định được mục
đích, yêu cầu thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu
trữ cần khảo sát thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ; nhu cầu khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Đồng thời phải căn cứ vào nguồn nhân lực, điều
kiện, cơ sở vật chất để đề ra mục đích, yêu cầu phù hợp, có tính khả thi.
Các cán bộ lưu trữ cần
dựa vào các điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức để xác định sẽ thực hiện
một trong các hình thức hay toàn bộ các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ. Các
hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm: tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực lưu trữ,
triển lãm tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo, công bố
tài liệu lưu trữ, cho mượn tài liệu lưu trữ, biên soạn sách chuyên khảo, xây
dựng các bộ phim, tập ảnh chuyên đề, tổ chức tham quan các cơ quan lưu trữ…
Từ đó cần xác định các
nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành để đạt được mục
đích đề ra.
Ví dụ: Khi lựa chọn
thực hiện hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần xác định
các nội dung công việc như sau:
|
STT
|
Nội
dung công việc
|
Người
thực hiện
|
Người
phối hợp
|
Thời
hạn
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
1
|
Chọn chủ đề triển lãm
|
Cán
bộ lưu trữ
|
|
1
ngày
|
|
2
|
Lập kế hoạch tổ chức
triển lãm
|
Cán
bộ lưu trữ
|
|
½
ngày
|
|
3
|
Sưu tầm và lựa chọn
tài liệu cho cuộc triển lãm
|
Cán
bộ lưu trữ
|
Cán
bộ chuyên môn
|
4
ngày
|
|
4
|
Lập phương án trình
bày triển lãm
|
Cán
bộ lưu trữ
|
|
1
ngày
|
|
5
|
Trình bày mỹ thuật
triển lãm
|
Cán
bộ lưu trữ
|
Cán
bộ chuyên môn
|
2
ngày
|
|
6
|
Thuyết minh triển lãm
|
Cán
bộ lưu trữ
|
|
½
ngày
|
Các nội dung,
các bước công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công
trách nhiệm thực hiện rõ ràng. Trong đó:
- Cột (1): ghi số thứ
tự của các nội dung công việc
- Cột (2): ghi các nội
dung công việc, các cán bộ lưu trữ cần xác định được các hoạt động chính để
tiến hành một hay nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Cột (3): ghi người
thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người được giao phụ trách hoặc
thực hiện từng nội dung công việc.
- Cột (4): ghi người
phối hợp, các cán bộ lưu trữ cần xác định được người có trách nhiệm phối hợp
trong việc thực hiện từng nội dung công việc
- Cột (5): ghi thời
gian thực hiện, các cán bộ lưu trữ cần xác định thời gian tối thiểu và tối đa
để thực hiện từng nội dung công việc.
Tiếp theo cần chuẩn bị
địa điểm, phương tiện thực hiện tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi được
thu thập cần phải có được lưu giữ, bảo quản tại nơi có diện tích, nhiệt độ, độ
ẩm, ánh sáng phù hợp. Vì thế, khi lập kế hoạch thực hiện một số hình thức sử
dụng tài liệu lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần phải xác định địa điểm để tiến
hành công việc này. Địa điểm được chuẩn bị cho việc tổ chức sử dụng tài liệu
phải phải căn cứ vào mục đích, điều kiện hiện có hiện có của cơ quan, tổ chức.
Sau chuẩn bị địa điểm, cán bộ lưu trữ cần chuẩn bị các phương tiện, trang thiết
bị để phục vụ công việc.
Ví dụ: Nếu thực hiện
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc thì cán bộ lưu trữ cần
phải chuẩn bị phòng đọc để độc giả đến đọc tài liệu. Trong phòng đọc cần phải
có bàn, ghế, tủ để tài liệu, quạt điện…
Cuối cùng cần chuẩn bị
kinh phí thực hiện tổ chức sử dụng tài liệu.
Đây là công việc có
liên quan đến toàn bộ quá trình tiến hành các hình thức tổ chức sử dụng tài
liệu. Để có kinh phí thực hiện hoạt động này, các cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào
quy mô, số lượng các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu được thực hiện để lập
dự toán kinh phí. Trong đó, cán bộ lưu trữ cần xác rõ kinh phí dành cho từng mục
đích chi phí, gồm:
- Chi cho các công việc
trong quá trình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Mua phương tiện, văn
phòng phẩm để thực hiện công việc này;
- Các khoản chi khác.
Bước 2. Tổ chức thực
hiện kế hoạch đã đề ra
Để triển khai được kế
hoạch thực hiện một số hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã đề ra, các
cán bộ lưu trữ cần tổ chức nguồn nhân lực để thực hiện kế hoạch. Trong đó, cần
xác định rõ các cá nhân tham gia thực hiện kế hoạch và tổ chức cuộc họp với sự
tham gia của họ để triển khai công việc. Qua đó cần phân công công việc cho các
cá nhân (ai chịu trách nhiệm chính, ai phối hợp cùng); yêu cầu thời gian hoàn
thành công việc; cung cấp tài chính, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc.
Trong quá trình tổ chức
lực lượng thực hiện kế hoạch, tiếp đó sẽ có nhiều ý kiến phản hồi khác nhau.
Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính) cần xác định và xử lý các thông tin phản
hồi có thể điều chỉnh việc thực hiện cho phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức.
Bước 3. Kiểm tra việc
triển khai kế hoạch thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Sau khi đã tổ chức lực
lượng thực hiện và xử lý các thông tin phản hồi, lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành
chính) cần tiến hành công tác kiểm tra, rà soát việc thực hiện kế hoạch nhằm
bảo đảm tiến độ về thời gian. Kiểm tra để phát hiện những vấn đề bất hợp lý để
có thể khắc phục giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó, lãnh đạo phải thu thập thông
tin, các vấn đề phát sinh do không lường trước được trong quá trình xây dựng kế
hoạch và thực hiện nhiệm vụ, từ đó có hướng xử lý triệt để. Các hình thức kiểm
tra có thể thực hiện như: kiểm tra đột xuất vào một thời điểm thực hiện hay
kiểm tra toàn diện quá trình thực hiện hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bước 4. Tổng kết, đánh
giá việc thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức đánh giá việc
thực hiện một số hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ cần dựa vào mục tiêu nhiệm
vụ đặt ra từ đầu và các kết quả đã đạt được. Đánh giá đòi hỏi phải chính xác và
trung thực. Cần đánh giá xem việc thực hiện các hình thức này có phù hợp với
khả năng tài chính, trình độ cán bộ hay không? Hình thức này có giúp phát huy
tốt giá trị của tài liệu lưu trữ không? Hình thức này có làm tài liệu bị hư
hỏng hay không? Có phục vụ kịp thời các mục đích, nhu cầu của người khai thác,
sử dụng hay không? Hình thức này có nên được duy trì và có cần thực hiện kết
hợp nhiều hình thức hay không? Từ việc tổng kết, đánh giá, cần rút kinh nghiệm
để việc tổ chức thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng hiệu
quả, phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn
Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
2. Công văn số 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục
Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng
dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ.
3. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.
4. Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết
giá trị.
5. Cục Lưu trữ Nhà
nước: Kỷ yếu Hội nghị xác định giá trị tài liệu, Hà Nội, 1994.
6. Dương Văn Khảm: Từ
điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thông tin, Hà
Nội, 2011.
7. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11
năm 2011
8. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật lưu trữ
9. Vương Đình Quyền: Lý
luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà
Nội, 2005.
10. Quyết định 128-QĐ/CVTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001-2000.
11. Quyết định số 230/QĐ-VTLTNN
ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quy
trình và Hướng dẫn thực hiện Quy trình khử axít cho tài liệu giấy.
12. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về kho lưu
trữ chuyên dụng.
13. Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ
Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
14. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
15. Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01-10-2014 của Bộ Nội vụ
quy định về
việc sử
dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử.
16. Trường Cao đẳng Văn
thư Lưu trữ Trung ương I: Giáo trình lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin,
Hà Nội, 2006.
17. Từ điển Thuật ngữ
lưu trữ Việt Nam, H. 1992.
18. www.luutruvn.gov.vn
19.
www.noivu.nghean.gov.vn
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Tại sao khi
lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu lại phải xác định được mục đích, yêu
cầu của đợt thu thập, bổ sung tài liệu?
2. Tại sao cần biên
soạn tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ?
3. Vận dụng kiến thức
đã học, anh (chị) hãy xây dựng bảng kê các hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của cơ quan mình và xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài
liệu đó.
4. Phân tích mục đích,
ý nghĩa của việc biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
5. Phân tích nội dung
của các bước trong quy trình tiêu hủy tài liệu loại.
6. Bằng kiến thức đã
học, anh (chị) hãy xây dựng phương án phân loại tài liệu cho khối tài liệu hình
thành trong hoạt động của cơ quan mình.
7. Nêu mục đích, yêu
cầu của một đợt chỉnh lý tài liệu.
8. Trình bày các nội
dung cơ bản của một bản kế hoạch chỉnh lý tài liệu.
9. Phân tích các căn cứ
để biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
10. Anh (chị) hãy biên
soạn đề cương bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cho một
phông lưu trữ cụ thể.
11. Đối với tài liệu
hình thành trong hoạt động của cơ mình, theo anh (chị) cần thiết phải thực hiện
các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nào? Vì sao?
Chuyên
đề 15
SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Khái niệm, mục
đích, yêu cầu và ưu điểm, hạn chế của số hóa tài liệu lưu trữ
1.1. Khái niệm
1.1.1. Số hóa tài liệu
lưu trữ
Trong quá trình hoạt
động của các cơ quan tổ chức, tài liệu lưu trữ được sản sinh với số lượng ngày
càng nhiều và đa dạng về hình thức. Hiện nay tại các cơ quan, tổ chức, tài liệu
chủ yếu vẫn tồn tại dưới dạng văn bản giấy, điều này đặt ra thách thức lớn
trong việc quản lý, bảo quản tài liệu trong thời đại công nghệ thông tin phát
triển. Hơn nữa, qua quá trình khai thác và sử dụng tài liệu, việc tác động cơ
học cũng là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu
giấy. Chính vì vậy, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc các cơ quan lưu trữ phải
sử dụng phương pháp số hóa là một trong những yêu cầu tất yếu nhằm bảo quản và
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để hiểu khái niệm số
hóa tài liệu lưu trữ, trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu về khái niệm “số hóa” và “tài
liệu lưu trữ”.
Số hóa là tên gọi tắt
của loại công việc khi dùng kỹ thuật số để ghi, xử lý, truyền, quản lý, sử dụng
thông tin. Bản chất của số hóa là mã hóa thông tin dưới dạng các dãy số nhị
phân. Những dãy số này không có ngữ nghĩa, phải sử dụng các chương trình phần
mềm tương ứng để đọc được chúng. Khoản 18, Điều 4 Luật Công
nghệ thông tin năm 2006 định nghĩa: “Số hóa là việc biến đổi các loại hình
thông tin sang thông tin số”.
Khoản
3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Từ các khái niệm này có
thể nhận thấy số hóa tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các thiết bị số để chuyển
hóa các nguồn thông tin tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau sang
dạng số, thông tin được mã hóa dưới dạng các dãy số nhị phân, được quản lý bằng
các thiết bị điện tử, tạo nên một kho thông tin lưu trữ có kết cấu theo trật
tự, cung cấp kịp thời cho khai thác, sử dụng. Như vậy, việc số hóa tài liệu lưu
trữ có những đặc điểm sau:
- Chuyển các thông tin
từ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin truyền thống (vải, giấy…) sang dạng số
(dạng điện tử);
- Chỉ có thể tiếp cận
bằng thiết bị số.
Từ các phân tích trên
có thể định nghĩa, số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi dữ liệu trên
các vật mang tin khác sang dạng số và được nhận biết bằng các thiết bị số.
1.1.2. Tài liệu lưu trữ
dạng số (Bản số hóa tài liệu lưu trữ)
Từ điển thuật ngữ Văn
thư - Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước biên soạn năm 2015
định nghĩa: “Bản số hóa là bản sao được thực hiện bằng máy scan (máy quét) hoặc
chụp bằng các thiết bị số”. Tương tự như vậy, tài liệu lưu trữ dạng số cũng là bản sao của tài liệu
lưu trữ được thực hiện bằng máy quét hoặc các thiết bị số khác. Bản tài liệu
lưu trữ số hóa là một loại hình của tài liệu lưu trữ, do vậy, chúng cũng mang
những đặc điểm chung nhất của tài liệu lưu trữ:
- Một là, nội dung của
tài liệu lưu trữ dạng số chứa đựng những thông tin về quá khứ, có thể phản ánh
về các sự kiện, hiện tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả lao động và
sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau hoặc ghi lại những
hoạt động của các cá nhân, cơ quan, tổ chức tạo ra tài liệu…
- Hai là, tài liệu lưu
trữ dạng số chứa đựng những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao và phản ánh
một cách trung thực về sự vật, hiện tượng. Chữ ký số là một trong các hình thức
được các cơ quan, tổ chức sử dụng để xác nhận tính xác thực và toàn vẹn của tài
liệu lưu trữ dạng số hóa trong suốt quá trình chúng được số hóa, sao lưu,
chuyển giao. Do đó, nếu như tính pháp lý của bản số hóa tài liệu lưu trữ được
thừa nhận thì chúng có thể được sử dụng làm căn cứ, bằng chứng.
- Ba là, tài liệu lưu
trữ dạng số cũng được các cơ quan, tổ chức quản lý và bảo quản. Hiện nay, ở các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia, bản số hóa tài liệu lưu trữ được bảo quản để phục
vụ khai thác, sử dụng.
Bên cạnh những đặc điểm
chung của tài liệu lưu trữ, bản số hóa tài liệu lưu trữ cũng có những
đặc điểm mang tính đặc thù và khác biệt so với các loại hình tài liệu lưu trữ
truyền thống. Cụ thể là:
- Về việc ghi tin và sử
dụng các ký hiệu: Khác với tài liệu lưu trữ truyền thống (được ghi trên các
phương tiện mang tin chủ yếu là giấy và bằng cách sử dụng các ký hiệu alphabet,
chữ số… mà con người có thể tiếp cận/đọc trực tiếp), nội dung của tài liệu lưu
trữ dạng số hóa được mã hóa thông tin dưới dạng các dãy số nhị phân,chỉ có thể
tiếp cận được khi sử dụng các thiết bị số.
- Về sự liên kết giữa
nội dung của tài liệu và vật mang tin: Ở các dạng truyền thống, thông tin được
gắn với một vật mang tin nhất định (giấy, vải, lá, da thú…), tuy nhiên, tài
liệu lưu trữ dạng số hóa lại không gắn với vật mang tin cố định nào. Nó có thể
được chuyển đổi từ vật mang tin này sang vật mang tin khác tùy theo sự phát
triển của công nghệ thông tin.
- Về cấu trúc logic và
cấu trúc vật lý: Cấu trúc logic của tài liệu lưu trữ bản số hóa là cái mà người
sử dụng có thể nhìn thấy được trên các thiết bị số, chúng được biểu diễn và
được lưu lại dưới dạng các dãy số nhị phân. Còn cấu trúc vật lý của loại hình
tài liệu này lại không hiện diện đối với người sử dụng và chúng có thể bị thay
đổi khi tài liệu lưu trữ bản số hóa được chuyển sang các phương tiện mang tin
khác nhau. Do vậy, khác với tài liệu lưu trữ dạng truyền thống (người sử dụng
có thể dễ dàng nhận biết cấu trúc của tài liệu - nó bất biến và được thể hiện
ngay trên phương tiện mang tin), cấu trúc logic và cấu trúc vật lý của tài liệu
lưu trữ dạng số hóa không đồng nhất với trong một tài liệu. Bên cạnh đó, bản số
hóa tài liệu lưu trữ còn phụ thuộc rất nhiều vào các dữ liệu đặc tả mô tả các
đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng… nhằm tạo thuận lợi
cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
Bảng so sánh sự khác
nhau giữa tài liệu lưu trữ truyền thống và bản số hóa tài liệu lưu trữ:
|
|
Tài liệu lưu trữ
truyền thống
|
Tài liệu lưu trữ dạng
số
|
|
Phương thức tạo lập
|
Tài liệu được tạo ra
bằng cách ghi/in lên giấy, lá, vải….
|
Tài liệu được tạo ra
bằng cách sử dụng máy quét (scan) hoặc các thiết bị số.
|
|
Phương thức
thể hiện thông tin
|
Thông tin
được thể hiện ở dạng chữ viết, chữ số, hình khối…
|
Được thể hiện
dưới dạng thông tin số.
|
|
Phương thức tiếp cận
|
Đọc được bằng mắt
thường.
|
Chỉ có thể truy cập
và tiếp cận thông quá các thiết bị số.
|
|
Phương thức quản lý
|
Lập
hồ sơ.
|
Hệ thống phần mềm
quản lý.
|
1.1.3. Phân biệt tài
liệu điện tử và tài liệu lưu trữ dạng số
Khoản
1 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 đã định nghĩa “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài
liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ
tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”. Như vậy, tài liệu điện tử được
hình thành từ hai nguồn:
- Tài liệu được
tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức và cá nhân;
- Tài liệu được số hóa
từ các vật mang tin khác.
Vậy, tài liệu số hóa là một trong hai nguồn
hình thành
tài liệu
điện tử, nhưng khái niệm tài liệu số hóa không đồng nhất với khái niệm tài liệu
điện tử. Một tài liệu được xác định là tài liệu số hóa thì đó là tài liệu điện
tử, tuy nhiên, một tài liệu được xác định là tài liệu điện tử chưa chắc đã là
tài liệu số hóa. Ví dụ: Thông tin trên các vật mang tin như băng cassette (tài
liệu ghi âm), băng video (tài liệu ghi hình) là tài liệu điện tử nhưng chúng
không phải là tài liệu số hóa vì nó được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.
1.2. Mục đích
Việc số hóa tài liệu
được thực hiện với nhiều mục đích khác nhau. Nhìn chung, tài liệu lưu trữ được
số hóa nhằm các mục đích sau:
Bảo quản an toàn tài
liệu gốc
Tài liệu lưu trữ là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường
hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Do
vậy, tài liệu lưu trữ cần được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Tuy nhiên,
vì nhiều lý do khách quan khác nhau (chiến tranh, thiên tai, điều kiện bảo
quản…) nên hiện nay, tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, rách nát, thủng, mờ chữ… có
số lượng lớn. Do vậy, việc giảm thiếu tối đa các tác động vật lý lên tài liệu
gốc là nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ.
Một trong những giải
pháp được đặt ra hiện nay là số hóa tài liệu nhằm phục vụ độc giả đến khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Đối với những tài liệu thuộc diện hạn chế sử
dụng do tình trạng vật lý kém, những tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng
nhiều, các cơ quan lưu trữ sẽ tiến hành số hóa để phục vụ độc giả nhằm tránh
các tác động gây ảnh hưởng đến bản gốc tài liệu lưu trữ. Qua đó, kéo dài tuổi
thọ của tài liệu lưu trữ.
Phục vụ khai thác, sử
dụng
Bên cạnh mục đích bảo
quản an toàn tài liệu gốc, việc sử dụng tài liệu lưu trữ dạng số hóa để phục vụ
độc giả còn giúp việc truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin được dễ dàng. Trong
thời kỳ xã hội thông tin như hiện nay, số hóa tài liệu lưu trữ là một giải pháp
quan trọng góp phần đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng ngày càng lớn của độc
giả. Do không bị hạn chế nên một bản số hóa tài liệu lưu trữ có thể cung cấp
đồng thời cho nhiều người có nhu cầu khai thác, sử dụng. Với cơ sở dữ liệu được
xây dựng trong quá trình số hóa tài liệu, việc tìm kiếm các thông tin tài liệu
lưu trữ cũng được thực hiện nhanh chóng, giúp cơ quan quản lý tài liệu và độc
giả tìm kiếm các thông tin một cách thuận lợi, đồng thời dễ dàng tra cứu, sử dụng bản số
hóa tài liệu lưu trữ khi được phân quyền.
Bản số hóa tài liệu lưu
trữ phục vụ cho mục đích khai thác, sử dụng có thể chỉnh sửa (chỉnh sửa chất
lượng của vật mang tin trong trường hợp tài liệu bị mờ, rách…) để làm tăng khả
năng tiếp cận thông tin của độc giả.
Lập bản sao bảo hiểm27
Hiện nay, việc số hóa
tài liệu lưu trữ được thực hiện nhằm hai mục đích chính: lập bản sao bảo hiểm
tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng. Bản sao bảo hiểm được thực hiện
nhằm đề phòng các rủi ro có thể xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước đang sử dụng 02 công nghệ lập bản sao bảo hiểm, bao gồm:
Công nghệ chụp Microfilm và công nghệ chuyển từ dữ liệu số hóa sang microfilm
bảo hiểm (COM). Khác với công nghệ chụp microfilm, công nghệ COM sử dụng tài
liệu lưu trữ đã được số hóa bằng máy quét chuyên dụng của hãng Kodak để chuyển
sang microfilm qua thiết bị ghi phim Kodak i9610. Để có thể sử dụng để ghi phim
thì các tài liệu lưu trữ phải được số hóa theo các yêu cầu, tiêu chuẩn nhất
định.
1.3.Yêu cầu
1.3.1. Đối với cơ quan
thực hiện số hóa
- Có văn bản hướng dẫn
về công tác số hóa trên cơ sở các quy định của nhà nước.
- Có cơ sở hạ tầng công
nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu số.
- Có nguồn nhân lực
công nghệ thông tin.
1.3.2. Đối với việc số
hóa tài liệu lưu trữ
Để đảm bảo chất lượng của tài liệu lưu trữ được
số hóa, đáp ứng được mục đích số hóa, công tác số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm
bảo được những yêu cầu cơ bản sau đây:
- Một là, yêu cầu về
tính quy phạm. Đây là yêu cầu cơ bản nhất khi thực hiện công tác số hóa tài
liệu lưu trữ nhằm đảm bảo tính khả dụng của bản tài liệu lưu trữ số hóa. Nội dung của yêu
cầu này là tất cả tài liệu lưu trữ phải được số hóa bằng phương pháp ký thuật,
cách thức văn bản và tiêu chuẩn theo quy định hiện hành của nhà nước.
- Hai là, yêu cầu về
tính an toàn, có nghĩa là đảm bảo an toàn cho bản gốc tài liệu lưu trữ trong
quá trình số hóa. Hầu hết tài liệu lưu trữ được thực hiện số hóa là những tài
liệu cần phải được bảo quản, lưu trữ lâu dài hoặc vĩnh viễn, do đó, khi số hóa những
tài liệu này cần phải chú ý đến việc bảo vệ an toàn tài liệu gốc, hạn chế tối
đã các tác động đến tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa.
- Ba là, yêu cầu về
tính xác thực. Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần phải đảm bảo được tính xác thực
về nội dung thông tin. Số hóa chỉ là sự thay đổi về trạng thái tồn tại của
thông tin nên trong quá trình số hóa phải bảo vệ tính chân thực của nội dung
tài liệu,lưu giữ đầy đủ
nội dung
vốn có của tài liệu đó.
- Bốn là, yêu cầu về
tính hiệu quả. Số hóa tài liệu lưu trữ là một công việc hao tổn thời gian và
kinh phí, do vậy, trước khi thực hiện cần phải nghiên cứu và phân tích kỹ về
hiệu quả của công tác này.
1.3.3.Đối với hệ thống
số hóa tài liệu
1.3.3.1. Yêu cầu chung
Hệ thống cần được thiết
kế mở để bảo đảm nguyên tắc thông tin có được đến đâu thì số hóa và cập nhật
vào hệ thống đến đó. Hệ thống sẽ dần dần được mở rộng theo cả chiều rộng (số
lượng đầu mối tham gia cung cấp thông tin nguồn) và chiều sâu (chất lượng thông
tin, số lượng chỉ tiêu thông tin)
Tôn trọng các hệ thống
thông tin hiện có. Điều này có nghĩa các hệ thống cần phải được xây dựng trên
cơ sở nâng cấp hệ thống hiện có chứ không phải đập đi làm lại từ đầu. Yếu tố
này bảo đảm tính sử dụng lại những số liệu vô cùng quí giá đang có.
Hệ thống phải có cơ chế
an toàn, bảo mật thông tin nhằm đảm bảo: Thông tin không bị tiết lộ cho những
người không có thẩm quyền; thông tin không bị thay đổi hay phá hủy khi vận
chuyển trong mạng; và mọi truy cập tới hệ thống đều được xác thực và kiểm soát
tính hợp lệ.
Hệ thống cần phải có
giai đoạn thử nghiệm trước khi triển khai đồng loạt theo cả chiều rộng lẫn
chiều sâu.
Việc xây dựng hệ thống
này cần phải gắn liền với cải cách hành chính.
1.3.3.2. Yêu cầu về
kiến trúc hệ thống
Một hệ thống số hóa tốt
có khả năng chuyển đổi nhanh chóng một khối lượng lớn tài liệu giấy sang các
tài liệu số trong một thời gian ngắn. Sau khi được số hóa, các thông tin trên
tài liệu trở nên hiện hữu bởi các hệ thống khai thác thông tin và sẵn sàng để
phục vụ người sử dụng.
Kiến trúc hệ thống cần
có tính mở, dễ dàng triển khai, tích hợp với các hệ thống sẵn có, cung cấp môi
trường để phát triển các nghiệp vụ mới để đáp ứng được kế hoạch mở rộng trong
tương lai, đồng thời phù hợp với môi trường hiện tại.
1.3.3.3. Yêu cầu về kỹ
thuật
Có chức năng tổ chức và
quản lý người sử dụng.
Có công cụ kiểm soát
hoặc chứng thực người truy cập.
Có công cụ cho người
quản trị: Quản lý user, backup dữ liệu, v.v.
Nhận dạng tiếng
Việt với độ chính xác 99% trở lên
Có cơ chế hoạt động tự
động và liên tục 24/7
Định dạng của tài liệu
số sau nhận dạng được giữ nguyên như tài liệu giấy
Hỗ trợ kết xuất tài
liệu số ra các định dạng phổ biến như Microsoft Office files, PDF, PDF-A (2
lớp: ảnh + text).
1.3.3.4. Các yêu cầu
khác
Phải có khả năng chạy được
trên môi trường hệ điều hành thông dụng (Windows 2000 server hoặc trên môi trường
Linux, Apache…).
Có giải pháp tích hợp
với các phần mềm ứng dụng quản lý văn bản hiện có để phục vụ các nhu cầu mở
rộng sau này trong quá trình cải cách hành chính của cơ quan.
1.4. Ưu điểm, hạn chế
Khi đặt yêu cầu số hóa
tài liệu lưu trữ, cũng không nên tuyệt đối hóa một chiều về sự tối ưu của
chúng, để chúng ta biết trước các điều kiện nào cần có, để có thể xây dựng được
một đề án số hóa tài liệu lưu trữ cho cơ quan mình. Với mục tiêu được đặt ra,
ta cần biết được chi tiết những ưu điểm và hạn chế của dữ liệu số hóa.
1.4.1.Ưu điểm
- Giúp việc lưu trữ,
truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Ưu điểm này bao gồm
tổng hòa các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và
sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số;
- Linh hoạt trong việc
chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau (phù hợp với sự thay đổi của công
nghệ thông tin (phát triển ứng dụng phổ biến) theo thời gian. Sự chuyển đổi phổ
biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file
word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chương trình ứng dụng để chuyển
đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật
nhưng tích hợp vào chương trình ứng dụng văn phòng, hoặc là một ứng dụng
online...Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.
- Giảm chi phí tối đa
cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Chúng ta hiểu tiết kiệm không gian bảo quản
tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo quy định của Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số
hóa, vẫn phải bảo quản an toàn tài liệu bản gốc.
- Có khả năng chỉnh sửa
và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo
đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội dung tài
liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng
cần tu bổ...
1.4.2. Hạn chế
- Khi bắt đầu xây dựng
một đề án số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở
hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị khác, ví dụ, cần phải đầu tư mua
sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy quét
ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Khi đã có đầy
đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hóa tài liệu có thể thuê
các cơ quan chuyên môn thực hiện. Ngoài ra, điều rất quan trọng là phải đầu tư
cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau như đào tạo công chức
làm quản lý, công chức, viên chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ
chuyên tin.
- Hạn chế thứ hai là dữ
liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này có thể khắc phục giản
đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng, nhưng không giản đơn
đối với toàn bộ công chức, viên chức của cả một cơ quan, tổ chức có sử dụng cơ
sở dữ liệu số hóa. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp: cấp mạng, cấp cơ sở
dữ liệu và cấp người sử dụng, người ta có thể loại trừ được sự hạn chế này.
Nhưng một cơ quan đông người, rất khó có thể quản lý được từng người ở từng
cấp. Ví dụ, cấp độ 3 là bảo vệ dữ liệu ở người sử dụng, một số người trong cơ
quan tổ chức được quyền miễn trừ nguyên tắc này để họ có đủ quyền, kể cả quyền
quản trị cơ sở dữ liệu. Nhưng chính một số cá nhân có quyền quản trị mạng lại
sao chép cho riêng mình toàn bộ cơ sở dữ liệu thì sao (?)...
- Khó khăn thứ ba, cũng
như đã đề cập một phần ở phần viết trên là, việc triển khai sử dụng cơ sở dữ
liệu số hóa phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ công chức,
viên chức của cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương
pháp và nguyên tắc.
- Khó khăn thứ tư: công
nghệ thông tin thay đổi theo thời gian, tài liệu số phải di trú (chuyển đổi
định dạng) cho phù hợp với yêu cầu sử dụng)
1.5. Nguyên tắc số hóa
tài liệu lưu trữ
Trong quá trình quy
hoạch cụ thể, cần tuân theo các nguyên tắc sau:
a) Nguyên tắc về tính
giá trị
Ưu tiên số hóa những
tài liệu có giá trị cao nhất trong kho, ví như các tài liệu lưu trữ quan trọng,
các tài liệu lưu trữ quý, các tài liệu lưu trữ được bảo tồn vĩnh viễn, tài liệu
có tình trạng vật lý xuống cấp. Làm như vậy, một mặt có thể giảm thiểu việc sử
dụng trực tiếp những tài liệu lưu trữ gốc, giảm thiểu tổn thất đối với các loại
tài liệu này, làm cho các loại tài liệu lưu trữ này được bảo quản lâu dài và an
toàn khi truyền tải. Mặt khác có thể hạn chế việc phân tán nhiều loại tài liệu
quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong khai thác sử dụng.
Áp dụng nguyên tắc này
trong số hóa tài liệu lưu trữ cũng cần chú ý đến chế độ sử dụng của tài liệu.
Những tài liệu có chế độ bảo mật đặc biệt cần phải xem xét, cân nhắc trước khi
thực hiện số hóa vì trong môi trường số, mức độ an toàn thông tin của tài liệu
có thể gặp những rủi ro, sự cố trong quá trình sao lưu, lưu trữ.
b) Nguyên tắc số hóa
theo nhu cầu sử dụng
Tức ưu tiên lựa chọn để
số hóa các tài liệu lưu trữ theo tỷ lệ khai thác sử dụng cao của người dùng.
Lựa chọn phương thức này, trước tiên phải tiến hành phân tích thông tin của
người khai thác sử dụng và kiểm duyệt thông tin của tài liệu lưu trữ của kho,
tiếp đó xác định số lượng khai thác sử dụng hoặc loại tài liệu lưu trữ trong
kho mà những người khai thác sử dụng là các người dùng quan trọng thường dùng,
từ đó tính toán để tiến hành số hóa. Đồng thời cũng có thể lựa chọn các phương
thức để bổ sung như: kiểm tra khi người dùng yêu cầu kiểm tra, thông qua yêu
cầu khi miêu tả đối với tài liệu giấy để tiến hành số hóa các nguồn tài liệu
lưu trữ và mô hình quản lý số hóa tài liệu lưu trữ.
Trong khi phân tích
thông tin về người khai thác sử dụng và thông tin được kiểm duyệt tại kho lưu
trữ cần chú ý đến các thời kỳ lịch sử khác nhau, các thứ bậc người dùng khác
nhau, với những mục đích nghiên cứu khác nhau thì nhu cầu về thông tin lưu trữ
của các người dùng cũng khác nhau.
c) Nguyên tắc về tính
mở (chế độ sử dụng)
Tức là ưu tiên tiến
hành lựa chọn số hóa cho các tài liệu lưu trữ có khả năng mở. Mức độ mật của
các tài liệu lưu trữ là nhân tố chủ yếu ảnh hưởng tới tính mở. Ở các cấp mật
khác nhau, phạm vi khai thác sử dụng và mức độ khai thác sử dụng cũng khác
nhau. Khi tiến hành số hóa, cần ưu tiên lựa chọn để tiến hành số hóa các loại
tài liệu lưu trữ được giải mật nhằm cung cấp kịp thời cho người dùng khai thác
sử dụng. Với các tài liệu lưu trữ không thể công khai bởi những hạn chế tạm
thời về cấp mật, tạm thời chưa thực hiện số hóa, đồng thời kịp thời tiến hành
kiểm định với các loại tài liệu đã mãn thời hạn bảo quản, kịp thời giải mật tài
liệu lưu trữ đó và đưa vào số hóa.
d) Nguyên tắc tính đặc
sắc
Tức ưu tiên tiến hành
số hóa tài liệu lưu trữ đặc sắc trong kho. Do ở mỗi vùng địa lý, mỗi hệ thống
chuyên ngành đều có những đặc thù riêng trong khi hình thành tài liệu lưu trữ,
hơn nữa ở mỗi quốc gia lại có những quy định đặc thù đối với ngành lưu trữ,
chính vì vậy ở mỗi kho lưu trữ đều có tính đặc sắc riêng của mình. Lựa chọn
những tài liệu lưu trữ không có trong kho lưu trữ để tiến hành số hóa, sáng tạo
thương hiệu thông tin sản phẩm trong kho, điều này thể hiện giá trị và đặc sắc
của kho, đây chính là con đường tuyên truyền rất tốt cho kho lưu trữ.
Tuân theo các nguyên
tắc trên, tức là có thể tiến hành tuần tự việc thực hiện số hóa tài liệu lưu
trữ trong kho, hơn thế còn có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ trong môi trường mạng.
2. Các quy định hiện
hành về số hóa tài liệu lưu trữ
2.1. Một số văn quy
phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan đến việc số hóa tài
liệu lưu trữ
- Luật Công nghệ thông tin năm 2006;
- Luật Lưu trữ năm 2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ quy
định chi tiết
một số điều của Luật Lưu trữ;
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;
- Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của
Bộ Thông tin và Truyền thông ban
hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan
nhà nước;
- Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Tài chính Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động
thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;
- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ
Nội vụ quy
định định
mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy trình
số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLT ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v
ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về
xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
2.2. Một số quy định về
số hóa tài liệu lưu trữ
Về giá trị của tài liệu
lưu trữ số hóa
Khoản
3 Điều 13. Luật Lưu trữ năm 2011 khẳng định “tài liệu được số hóa từ tài
liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã
được số hóa”. Điều này có nghĩa là tài liệu lưu trữ dạng số hóa không có giá
trị làm bằng chứng so với tài liệu gốc. Đồng thời, sau khi thực hiện số hóa tài
liệu, cơ quan lưu trữ vẫn phải bảo quản đồng thời bản gốc và bản số hóa.
Về yêu cầu đối với tài
liệu lưu trữ được số hóa
Điều
5, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy
định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ
quy định:
“1. Tài liệu lưu trữ
điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá
nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài
liệu đó được số hóa.
2. Cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa.” Dữ liệu thông tin đầu
vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời
gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi
cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ
liệu. Để đảm bảo tính xác thực của tài liệu lưu trữ dạng số hóa, Nghị định này
cũng yêu cầu các cơ quan, tổ chức phải sử dụng chữ ký số đối với tài liệu này.
Về kinh phí thực hiện
việc số hóa tài liệu lưu trữ
Ngày 23 tháng 6 năm
2014, Bộ Nội vụ Thông tư số 04/2014/TT-BNV
quy định định mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Thông tư quy định thời gian để thực hiện từng bước công việc, trong đó có số
hóa tài liệu lưu trữ. Ngoài ra,Điều 5, Điều 6 Thông tư số 194/2012/TT-BTC
ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin
điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân
sách nhà nước cũng quy định cụ thể đơn giá chuyển đổi thông tin, số hóa thông
tin tài liệu.
Về chính sách của nhà
nước đối với việc số hóa
Điều
36 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 quy định:
“1. Nhà nước có chính
sách khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong việc số hóa sản phẩm văn
hóa, lưu trữ, quảng bá sản phẩm văn hóa đã được số hóa và các hoạt động khác
trong lĩnh vực văn hóa.
…
3. Tổ chức, cá nhân
được Nhà nước hỗ trợ kinh phí để thực hiện số hóa các sản phẩm văn hóa có giá
trị bảo tồn phải tuân thủ quy định của Chính phủ về điều kiện thực hiện số hóa
các sản phẩm văn hóa có giá trị bảo tồn”.
Về trách nhiệm số hóa
tài liệu
Nghị định 64/2007/NĐ ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính
phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước quy
định:
“Điều 6. Số hóa thông
tin và lưu trữ dữ liệu
1. Thông tin do các Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) tạo ra đều phải
ở dạng số và lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an
toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.
2. Thông tin số phải
được định kỳ sao chép và lưu trữ theo quy định do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền tại Điều 49 Nghị định này ban hành.
3. Cơ quan nhà nước có
kế hoạch số hóa những nguồn thông tin chưa ở dạng số theo thức tự ưu tiên về
thời gian và tầm quan trọng.
4. Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định trách nhiệm số
hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu của các đơn vị, tổ chức trực thuộc tùy theo
tình hình thực tế của ngành hoặc địa phương mình”.
3. Tổ chức thực hiện
3.1. Chuẩn bị
Trước khi tiến hành các
trình tự số hóa tài liệu thì những nhà quản lý cần xác định một số công việc
như: mục tiêu số hóa, sưu tầm tài liệu, lựa chọn công nghệ, số hóa nguồn tài
liệu, vận hành, bảo quản và cung cấp dữ liệu..
- Xác định mục tiêu số hóa
(số hóa
để khai thác, sử dụng hay số hóa để bảo hiểm hay số hóa để dùng cho cả bảo hiểm
và khai thác sử dụng): đây là yêu tố quan trọng để các nhà quản lý quyết định
các vấn đề quan trọng trong quá trình số hóa như đầu tư trang thiết bị, con
người, công nghệ và kinh phí…
- Sưu tầm tài liệu: đây là công đoạn đầu
tiên trong quy trình số hóa tài liệu, bao gồm việc cân nhắc, lựa chọn và xác
định những đối tượng tài liệu nào được đưa vào số hóa. Các nhà quản lý lưu trữ
cần đưa ra những tiêu chí cụ thể làm cơ sở và căn cứ cho việc lựa chọn tài liệu
như: vấn đề bản quyền, nội dung tài liệu, điều kiện bảo quản hiện tại
- Lựa chọn công nghệ: đóng vai trò rất quan
trọng bởi đây là công cụ đắc lực giúp cơ quan thông tin thực hiện các công việc
trong quy trình tạo lập và vận hành bộ sưu tập số. Công nghệ để tiến hành số hóa
sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng tiếp cận; có đủ độ
tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản
và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động của bộ sưu tập; đáp ứng đầy đủ
các yêu cầu về chuẩn nghiệp nghiệp vụ lưu trữ; dễ dàng trao đổi dữ liệu với các
chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn dữ liệu.
3.2. Quy trình số hóa
tài liệu lưu trữ
Tùy theo mục đích của
việc số hóa tài liệu lưu trữ: số hóa phục vụ khai thác, sử dụng, số hóa để lập
bản sao bảo hiểm mà quy định các định dạng, độ phân giải… khác nhau. Tuy nhiên,
song song với việc số hóa tài liệu, các cơ quan lưu trữ cần xây dựng cơ sở dữ
liệu để quản lý khối tài liệu số hóa đó nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm
kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. Do vậy, việc xây dựng cơ sở dữ
liệu cần phải gắn liền với việc số hóa tài liệu lưu trữ.
3.2.1. Lưu đồ
3.2.2. Mô tả chi tiết
quy trình
Bước 1. Lập Kế hoạch,
chuẩn bị tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu
1.1. Khảo sát, lựa
chọn, thống kê tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu
1.2. Xây dựng, trình
duyệt kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu
1.3. Bàn giao tài liệu
cho bộ phận biên mục phiếu tin
1.4. Vận chuyển tài
liệu từ kho bảo quản đến nơi biên mục phiếu tin
1.5. Làm vệ sinh tài
liệu
Bước 2. Xây dựng cơ sở
dữ liệu đặc tả28
2.1. Xây dựng tài liệu
hướng dẫn biên mục phiếu tin
- Rà soát nội dung cần
biên mục
- Xác định những nội dung
cần biên mục.
- Quy định về việc viết
tắt và các quy định khác.
- Viết tài liệu hướng dẫn
biên mục.
2.2. Biên mục phiếu tin
- Thiết kế phiếu tin.
Phiếu tin là biểu mẫu
được thiết kế trên cơ sở thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu. Các mẫu phiếu tin
được thiết kế chi tiết tại Phụ lục Hướng dẫn số 169/HD-
VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về xây
dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
- In, sao chụp phiếu
tin.
- Nghiên cứu tài liệu
hướng dẫn biên mục.
- Thực hiện biên mục
theo hướng dẫn.
- Kiểm tra kết quả biên
mục.
- Thực hiện sửa lỗi
biên mục theo báo cáo kết quả kiểm tra.
2.3. Bàn giao tài liệu,
phiếu tin cho bộ phận bảo quản và bộ phận nhập dữ liệu
Bước 3. Nhập dữ liệu29
3.1. Nhập phiếu tin
- Chuẩn bị trang thiết
bị (cài đặt phần mềm, khởi động thiết bị).
- Nhập phiếu tin.
+ Tiêu chuẩn bộ ký tự
và mã hóa quốc tế: Áp dụng tiêu chuẩn: American Standard Code for Information Interchange; ký
hiệu: ASCII.
+ Tiêu chuẩn bộ ký tự
và mã hóa cho tiếng Việt: Áp dụng tiêu chuẩn: TCVN
6909:2001 “Công nghệ thông tin - Bộ mã ký tự tiếng Việt 16 bit”; ký hiệu
là: TCVN 6906:2001.
- Kiểm tra kết quả nhập
phiếu tin.
- Thực hiện sửa lỗi
nhập phiếu tin theo báo cáo kết quả kiểm tra.
3.2. Bàn giao tài liệu,
phiếu tin, dữ liệu đặc tả cho bộ phận thực hiện số hóa
3.3. Vận chuyển tài
liệu đến nơi thực hiện số hóa
3.4. Bàn giao tài liệu cho
người thực hiện số hóa
- Người thực hiện số
hóa phải kiểm đếm từng tờ tài liệu có trong hồ sơ;
- Lập Biên bản giao
nhận tài liệu.
3.5. Kiểm tra đối chiếu
tài liệu với danh mục, dữ liệu đặc tả
3.6. Bóc, tách và làm
phẳng tài liệu
- Bóc, tách từng tờ tài
liệu nếu tài liệu được đóng quyển; loại bỏ ghim, kẹp.
- Làm phẳng tài liệu:
ép tài liệu cho phẳng hoặc dùng bàn là chuyên dụng để làm phẳng tài liệu bị
nhăn, gấp nếp.
3.7. Thực hiện số hóa
a) Chuẩn bị trang thiết
bị:
- Kiểm tra nguồn điện,
bật thiết bị lưu điện;
- Khởi động máy quét (máy
scan), máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu ảnh.
b) Kẹp bìa trước khi số
hóa.
c) Thiết lập các thông
số kỹ thuật cho thiết bị (chế độ quét bao nhiêu dpi, quét hai mặt hay một mặt,
quét mầu hay đen trắng, thiết lập chế độ sáng tối, độ tương phản,…).
* Tiêu chuẩn ảnh quét
tài liệu
- Phục vụ khai thác, sử
dụng:
+ Áp dụng tiêu chuẩn:
Joint Photographic Expert Group (.jpg); ký hiệu: JPEC.
+ Ảnh mầu.
+ Độ phân giải tối
thiểu: 100 dpi.
+ Tỷ lệ quét: 25 % -
100 %.
- Phục vụ lập bản sao
bảo hiểm (ghi sang microfilm)
+ Áp dụng tiêu chuẩn:
Tag Image File (tif); ký hiệu: TIFF.
+ Ảnh đen trắng.
+ Độ phân giải tối
thiểu: 300 dpi.
+ Tỷ lệ quét: 100 %.
* Tiêu chuẩn định dạng
các file dữ liệu phi cấu trúc đính kèm:
- Định dạng Plain Text
(.txt): Dành cho các tài liệu cơ bản không có cấu trúc.
- Định dạng Rich Text
(.rtf) phiên bản 1.8: Dành cho các tài liệu có thể trao đổi giữa các nền khác
nhau.
- Định dạng Portable
Document (.pdf) phiên bản 1.4 hoặc 1.5: Dành cho các tài liệu chỉ đọc.
- Định dạng văn bản
Word của Microsoft (.doc) phiên bản Word 1997-2003.
- Định dạng Open
Document (.odt) phiên bản 1.0.
d) Thực hiện số
hóa tài liệu theo yêu cầu.
e) Xem tài liệu đã được
số hóa.
g) Chỉnh lại tài liệu
đã được số hóa (điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, lọc nhiễu, cắt bỏ viền
đen, xoay ảnh,…)
h) Lưu tài liệu số hóa vào
thư mục.
i) Đặt tên file số hóa.
k) Kiểm tra chất lượng
tài liệu số hóa, số hóa lại tài liệu không đạt yêu cầu.
3.8. Kết nối dữ liệu
đặc tả với tài liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa
3.9. Bàn giao tài liệu
cho đơn vị bảo quản tài liệu
3.10. Vận chuyển tài
liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá
3.11. Kết nối dữ liệu
đặc tả với tài liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa
3.12. Bàn giao tài liệu
cho đơn vị bảo quản tài liệu
3.13. Vận chuyển tài
liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá
- Sắp xếp tài liệu,
đóng gói, vận chuyển tài liệu về kho bảo quản tài liệu;
- Căn cứ Biên bản giao
nhận tài liệu, kho bảo quản tài liệu phải kiểm đếm từng tờ tài liệu;
- Lập Biên bản giao
nhận tài liệu;
- Sắp xếp tài liệu lên
giá.
Bước 4. Chuẩn hóa và
chuyển đổi dữ liệu30
4.1. Xây dựng tài liệu
hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu
- Nghiên cứu, phân tích
tài liệu cần chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- Xác định các quy tắc
cần thực hiện để chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- Xác định yêu cầu về
độ chính xác của dữ liệu cần chuẩn hóa và chuyển đổi.
- Viết tài liệu hướng
dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- In, sao chụp tài liệu
hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
4.2. Chuẩn hóa dữ liệu
- Nghiên cứu tài liệu
hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- Thực hiện chuẩn hóa từ
ngữ, tên tệp, định dạng văn bản,… theo tài liệu hướng dẫn.
4.3. Chuyển đổi dữ liệu
- Nghiên cứu tài liệu
hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
- Chuẩn bị các công cụ phần
mềm phục vụ việc chuyển đổi dữ liệu.
- Thực hiện chuyển đổi
dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn.
Bước 5. Kiểm tra dữ
liệu đã tạo lập31 (sản phẩm)
5.1. Xây dựng tài liệu
hướng dẫn kiểm tra sản phẩm
- Xác định các tiêu chí
kiểm tra sản phẩm.
- Xác định phương pháp
kiểm tra sản phẩm.
- Viết tài liệu hướng
dẫn kiểm tra sản phẩm.
- In, sao chụp tài liệu
hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.
5.2. Kiểm tra sản phẩm
- Nghiên cứu tài liệu
hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.
- Thực hiện kiểm tra sản phẩm
theo hướng dẫn.
- Lập báo cáo kiểm tra.
- Thực hiện sửa lỗi
theo báo cáo kết quả kiểm tra.
Bước 6. Nghiệm thu và
bàn giao sản phẩm32
6.1. Nghiệm thu sản
phẩm
6.2. Sao chép sản phẩm
vào các thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm
- Xây dựng tài liệu
hướng dẫn sao chép.
- Thực hiện sao chép
(nghiên cứu tài liệu hướng dẫn sao chép, chuẩn bị các phương tiện lưu trữ dữ
liệu, sao chép sản phẩm đã tạo lập, lập báo cáo sao chép).
- Bàn giao sản phẩm.
- Lập và lưu trữ hồ sơ
tạo lập cơ sở dữ liệu./.
Số hóa tài liệu lưu trữ
là một nhiệm vụ lâu dài và phức tạp, nhưng là con đường tất yếu để đưa kho lưu
trữ truyền thống thành kho lưu trữ thông tin số. Trong thời đại công nghệ thông
tin phát triển như hiện nay, số hóa tài liệu lưu trữ cần được coi là nhiệm vụ
ưu tiên của kho lưu trữ các ngành, các cấp./.
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
I. Các văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ
1. Luật Công nghệ thông tin năm 2006;
2. Luật Lưu trữ năm 2011;
3. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ Quy
định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
4. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước
5. Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy
trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;
6. Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 của Bộ
Thông tin và Truyền thông về việc ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập
cơ sở dữ liệu trong hạng mục công nghệ thông tin;
7. Quyết định số 310/QĐ-VTLT ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục
Văn thư và
Lưu trữ
nhà nước v/v ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
8. Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về
xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
II. Kỷ yếu hội thảo,
bài viết trên tạp chí
9. Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh
nghiệm”, Hà Nội, tháng 10/2009;
10. Vũ Thị Thu Hiền, Số
hóa tài liệu lưu trữ và áp dụng ở Trung Quốc trong công tác lưu trữ, Tạp
chí Văn phòng cấp ủy, chuyên đề 7-2012, tr 74;
11. Dương Văn Khảm, Số
hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ, Tạp chí Văn
thư - Lưu trữ Việt Nam, số 02/2013, tr.34;
12. Dương Văn Khảm, Thiết
lập siêu dữ liệu - công việc quan trọng nhất của một dự án số hóa tài liệu lưu
trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 01/2013, tr 22.
13. Lưu Văn Phòng, Những
vấn đề cơ bản trong số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt
Nam, số 10/2009, tr.03;
14. Nguyễn Thùy Trang, Kinh
nghiệm của Lưu trữ các nước về số hóa tại liệu LT, http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx?itemid=64&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content
15.Tạp chí Văn thư -
Lưu trữ Việt Nam, Số hóa tài liệu - con đường hội nhập của Lưu trữ trong nền kinh
tế tri thức,
Số 9/2009, tr. 03
CÂU
HỎI THẢO LUẬN
1. Số hóa tài
liệu là gì? Những ưu điểm và hạn chế của việc số hóa tài liệu lưu trữ?
2. Sự khác nhau
giữa tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ dạng số hóa? Cho ví dụ minh họa?
3. Trình bày và
phân tích các nguyên tắc số hóa tài liệu lưu trữ?
4. Phân tích
các yêu cầu trong việc số hóa tài liệu lưu trữ?
5. Trình bày
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ? Theo anh (chị), bước nào là quan trọng nhất
trong quy trình?
6. Tại sao phải
xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ?
7. Anh (chị)
hay nêu một số quy định hiện hành về số hóa tài liệu lưu trữ
Chuyên
đề 16
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU
1. Cơ sở khoa
học về ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ
1.1. Cơ sở pháp
lý
Ứng dụng CNTT
là m0ột vấn đề được Đảng và Nhà nước ta quan tâm, đã được cụ thể hóa bằng những
văn bản như Chỉ thị 58 của BCH TW Đảng về ứng
dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa. Chỉ
thị số 58-CT/TW (khóa VIII) của Bộ Chính trị đã xác định rõ mục tiêu, yêu
cầu đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin để hiện đại hóa công tác của các
cơ quan Đảng, Nhà nước như sau:
“Các cơ quan
Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội đi đầu trong việc triển khai,
ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động theo phương châm đảm bảo tiết
kiệm, thiết thực và hiệu quả lâu dài.
Tin học hóa hoạt
động của các cơ quan Đảng và Nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng cải cách nền
hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường
năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả.
Các cấp ủy, tổ
chức đảng chỉ đạo khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ
lợi ích công cộng của nhân dân, phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà
nước. Sớm hoàn thiện, thường xuyên nâng cấp và sử dụng có hiệu quả mạng thông
tin diện rộng của Đảng và Chính phủ.”
Ngày
01-07-2014, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW về đẩy mạnh ứng
dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội
nhập quốc tế. Mục tiêu tổng quát: “Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng
rãi và trở thành một ngành kinh tế có tác động lan toả trong phát triển kinh tế
- xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh, góp phần nâng cao năng suất lao động,
năng lực cạnh tranh quốc gia, chất lượng cuộc sống, chỉ số phát triển con người
Việt Nam và nâng cao khả năng phòng thủ quốc gia trong chiến tranh mạng. Đến
năm 2030, đưa năng lực nghiên cứu, ứng dụng, phát triển, sản xuất và cung ứng
sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin đạt trình độ tiên tiến thế giới; Việt Nam
trở thành quốc gia mạnh về công nghệ thông tin và bằng công nghệ thông tin”.
Để triển khai
Nghị quyết số 36-NQ/TW của Bộ Chính trị khóa XI, ngày 01-10-2014 Ban Bí thư đã
ra Quyết định số 260-QĐ/TW về ban hành Chương
trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan đảng giai
đoạn 2015 - 2020 với các mục tiêu: Xây dựng trung tâm dữ liệu chung, thống nhất
của mỗi tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương; Sử dụng mạng truyền số liệu
chuyên dùng để kết nối mạng thông tin diện rộng của Đảng, kết nối Internet có
quản lý và kết nối hệ thống hội nghị trực tuyến; Triển khai hệ thống chứng thực chữ
ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ trong hệ thống các cơ quan đảng. Chính phủ ban
hành Nghị quyết số 36a/NQ-CP, ngày
14-10-2015, về chính phủ điện tử với kỳ vọng nâng cao năng lực hoạt động của bộ
máy hành chính Nhà nước; đáp ứng, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng
tốt hơn; thúc đẩy cải cách hành chính; tạo môi trường thuận lợi cho sản xuất
kinh doanh; nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế khi nước ta đang hội
nhập ngày càng sâu rộng với thế giới.
Về lĩnh vực văn
thư, lưu trữ:
Luật Lưu trữ đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam khóa XIII thông qua ngày 11-11-2011 và từ ngày 01-7-2012 có hiệu
lực thi hành. Luật Lưu trữ ra đời là một
mốc quan trọng, khẳng định một bước phát triển mới của ngành Lưu trữ Việt Nam. Luật Lưu trữ gồm 7 chương, 42 điều quy định
chi tiết, cụ thể về hoạt động lưu trữ. Ngày 03-01-2013, Chính phủ đã ban hành Nghị
định số
01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một
số điều của Luật Lưu trữ.
Sự ra đời của Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ nhằm tăng cường sử
dụng văn bản điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan tổ chức như
một hoạt động cải cách hành chính chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa
trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử. Trong đó về
quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử được xem là vấn đề có tính tất yếu,
khách quan trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Điều này đặt ra
yêu cầu trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và sự phối hợp chặt chẽ của các
nhà quản lý, các chuyên gia công nghệ thông tin, những người làm công tác hành
chính và công tác lưu trữ tích cực định hướng tiếp cận tài liệu điện tử theo
phương thức mới, hiện đại.
1.2. Thực trạng
ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ
Trong thời đại
công nghệ thông tin thay đổi hàng ngày, hàng giờ, việc đầu tư công nghệ thông
tin vào công tác lưu trữ luôn vận động theo hướng phát triển nhanh đòi hỏi các cơ
quan lưu trữ phải tiếp tục có những chiến lược mới để điện tử hóa Kho lưu trữ
cho hiện tại và tương lai. Trong giai đoạn hiện nay, chính sách điện tử hóa kho
lưu trữ truyền thống nên hướng tới các vấn đề, đó là số hóa tài liệu (tạo lập
các tài liệu điện tử), bảo quản lâu dài và quản lý tài liệu tài liệu điện tử
cho sử dụng hiện tại và tương lai. Việc số hóa tài liệu là xu thế phát triển
chung phù hợp với sự phát triển của công nghệ và đáp ứng nhu cầu khai thác tài
liệu. Bảo quản lâu dài để đảm bảo việc sử dụng trong tương lai. Việc quản lý
tài liệu điện tử là đảm bảo độ tin cậy của tài liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý và
sử dụng tài liệu điện tử.
Xây dựng nguồn
tài nguyên số là một trong những mục tiêu quan trọng của tất cả các loại hình
thư viện, lưu trữ trên thế giới, nhằm hướng đến mục tiêu phục vụ thông tin cho
người dùng ở mọi lúc, mọi nơi, không phân định không gian, thời gian.
Quá trình xây
dựng thư viện số, thư viện ảo, thư viện điện tử …đã được phát triển ở các nước
phương Tây từ những năm 90 của thế kỹ XX. Nhưng ở Việt Nam, thư viện số, thư
viện điện tử mới chỉ được quan tâm từ 10 năm trở lại đây. Và rất nhiều các cơ
quan thông tin, thư viện, lưu trữ hiện nay đang triển khai các đề án, dự án về
số hóa và bước đầu đã hình thành các kho thông tin số. Tuy nhiên, vấn đề về lưu
giữ, bảo quản, duy trì lâu dài nguồn tài nguyên số chưa được xác định rõ trong
các mục tiêu đề ra.
Đối với việc
quản lý tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác, Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN
ngày
10
tháng 3 năm 2010 về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. Theo đó, cơ
sở dữ liệu (CSDL) lưu trữ gồm: CSDL cơ quan lưu trữ; CSDL phông/công trình/sưu
tập lưu trữ; CSDL hồ sơ; CSDL văn bản (thông tin cấp 2); CSDL toàn văn văn bản
(thông tin cấp 1) được áp dụng đối với tài liệu lưu trữ trên giấy tại Lưu trữ
lịch sử và Lưu trữ cơ quan. Cơ quan Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan căn cứ
vào tính chất của cơ quan lưu trữ (Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan); tình
hình thực tế và yêu cầu quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ để xác định các CSDL
lưu trữ cần xây dựng. Nội dung văn bản hướng dẫn mô tả thông tin đầu vào đối
với các tài liệu, hồ sơ công việc, cơ quan lưu trữ, phông/sưu tập lưu trữ, hồ
sơ lưu trữ, văn bản trong hồ sơ lưu trữ. Tuy nhiên, văn bản chưa có các quy
định về định dạng dữ liệu để trao đổi và lưu trữ. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước đã ban hành Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN
ngày 21-12-2012 về ban hành qui trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Theo đó, qui trình gồm các bước: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để lập cơ sở
dữ liệu; xây dựng dữ liệu đặc tả; nhập dữ liệu (số hóa tài liệu; kết nối dữ
liệu đặc tả với tài liệu số hóa); Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu; kiểm tra dữ
liệu đã tạo lập; nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
Hiện nay có
nhiều phần mềm phục vụ cho việc quản lý văn bản trong công tác văn thư. Tuy
nhiên, trong hệ thống tổ chức của Đảng từ Trung ương đến cấp ủy đảng ở địa
phương đang dùng chung một phần mềm thống nhất từ năm 1999 trên mạng thông tin
diện rộng của Đảng (WAN). Năm 1995, Văn phòng Trung ương Đảng đã tiến hành
nghiên cứu và tổ chức nghiệm thu đề tài KC-04/VPTW “Nghiên cứu thiết kế hệ
thống cơ sở dữ liệu và xây dựng các chương trình máy tính phục vụ cho việc quản
lý, khai thác, sử dụng tài liệu thuộc phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam”.
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề tài KC-04/VPTW, Văn phòng Trung ương đã
triển khai phát triển các phần mềm phục vụ cho việc tin học hóa quy trình quản
lý văn bản và tin học hóa công tác lưu trữ trên mạng cục bộ và mạng thông tin
diện rộng của Đảng trên môi trường phần mềm Lotus Notes từ năm 1999 đến nay. Hệ
thống tổ chức của Đảng đang dụng các phần mềm cơ sở dữ liệu thống nhất trong
quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ.
1.3. Xây dựng
hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ
Nội dung quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là một trong
số những nội dung mới. Luật Lưu trữ đã
dành 1 điều (Điều 13) để quy định về quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
(Nghị định) đã dành Chương II để quy định cụ thể các nội
dung về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Trong đó chú ý một số nội dung mới về
tính pháp lý, loại hình và hoạt động cơ bản trong quản lý tài liệu điện tử (thu
thập, bảo quản, sử dụng, bảo mật, hủy... tài liệu lưu trữ điện tử).
Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử: Trong hoạt động quản lý tài liệu điện tử, Nghị
định đã đặt yêu cầu hình thành một hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong các
cơ quan (Điều 4 và Điều 5) và hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử (Điều 7).
Về trách nhiệm
quản lý tài liệu điện tử: Nghị định đã xác định trách nhiệm của các cơ
quan trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện
tử (Điều 13). Trong đó, trách nhiệm của Bộ Nội vụ là hoạch
định các chính sách về ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng văn bản chỉ đạo
các quy định, yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ tài liệu
điện tử.
Ngoài ra, tài
liệu điện tử được hình thành song song với tài liệu giấy đã đặt ra vấn đề quản
lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử. Để thực thi chức năng quản lý tài liệu điện
tử, các cơ quan, tổ chức cần tập trung vào các giải pháp đầu tư gồm: đầu tư
công nghệ; đầu tư xây dựng cơ sở pháp lý, quản lý, điều hành; đầu tư cho đào
tạo...
2. Tổ chức, xây
dựng hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ
2.1. Phân tích
hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ
Công tác lưu
trữ:
- Công tác lưu
trữ là quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập triệt để, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu
cầu của xã hội. Nội dung hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ gồm:
+ Thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ;
+ Chỉnh lý khoa
học - kỹ thuật tài liệu;
+ Xác định giá
trị tài liệu;
+ Quản lý: Bảo
quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
- Mục tiêu ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là nhằm chủ yếu vào mục tiêu khai
thác sử dụng triệt để các thông tin lưu trữ và quản lý chặt chẽ tài liệu lưu
trữ phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý và nghiên cứu khoa học.
Hệ thống thông
tin trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử:
Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ nhằm tin học hóa và thống nhất các hình thức lưu trữ, trao
đổi, tìm kiếm, chia sẻ thông tin hồ sơ trong tổ chức. Hệ thống quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử ERMS (hệ thống ERMS) là chủ yếu ứng dụng để quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử,
mặc dù nó có thể được sử dụng để quản lý thông tin về các hồ sơ vật lý.
Thông thường,
một hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ERMS yêu cầu có phần mềm chuyên
dụng. Theo Luật Lưu trữ và Nghị định 01, một hệ thống thông tin quản lý
tài liệu điện tử thực hiện các chức năng quản lý tài liệu điện tử như sau:
- Hình thành Hệ
thống quản lý tài liệu điện tử gồm có các chức năng:
+ Quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ 2 nguồn (theo Điều 4 và
Điều 5 của Nghị định 01)
Được tạo lập
(sinh ra) đã là dạng điện tử hay dạng thông điệp dữ liệu điện tử; số hóa từ tài liệu
lưu trữ trên vật mang tin khác sang thông tin số.
+ Bảo đảm các
yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn,
nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập (theo Điều
4 của Nghị định 01);
+ Dữ liệu thông
tin đầu vào mô
tả đặc tính của tài liệu điện tử (theo Điều 6 của Nghị định 01);
+ Dịch vụ sử
dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến (theo Điều 9 của
Nghị định 01);
- Hình thành Hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử gồm chức năng:
+ Thu thập: Dữ
liệu đặc tả; phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển đi kèm hồ sơ giao nộp
(theo Điều 7 của Nghị định 01);
+ Bảo quản an
toàn và chuyển đổi theo công nghệ phù hợp (theo Điều
8 của Nghị định 01);
+ Bảo đảm an
toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ
điện tử
(theo
Điều 8 của Nghị định 01);
+ Phương tiện
lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử: bảo quản, sao lưu dự phòng (theo Điều
8 của Nghị định 01);
- Thực hiện Giao
dịch điện tử:
+ Sử dụng chữ
ký số đối với tài liệu số hóa (theo Điều 5 Nghị định 01);
+ Chứng thực
lưu trữ trong
sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử theo Điều 9 của Nghị định 01);
- Áp dụng tiêu
chuẩn:
+ Tiêu chuẩn về
trao đổi dữ liệu trong nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử (theo Điều 7 của Nghị định 01);
+ Tiêu chuẩn về
định dạng chuyển đổi trong hoạt động thu thập, bảo quản tài liệu lưu
trữ điện tử (theo Điều 7, Điều 8 của Nghị định 01).
2.2. Hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử theo nghĩa rộng có thể hiểu là hệ thống quản lý tài liệu
bao gồm cả tất cả các nhân tố kỹ thuật, quản lý, pháp luật, tiêu chuẩn, cán bộ…
có liên quan đến việc quản lý tài liệu, được xây dựng với mục đích bảo đảm cho
việc quản lý khoa học và khai thác - sử dụng có hiệu quả đối với tài liệu, bảo
đảm tính hiệu quả hành chính và tính căn cứ pháp luật của tài liệu điện tử, chủ
thể của hệ thống chính là phần mềm quản lý tài liệu điện tử.
Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử cần giải quyết việc lưu giữ, duy trì và bảo quản
lâu dài, an toàn tài liệu điện tử đã và đang hình thành từ việc tin học hóa các
hoạt động của cơ quan. Giải pháp cho hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử là phải
lựa chọn công nghệ, hoặc ưu tiên đầu tư những hạng mục, giải pháp công nghệ vừa
đảm bảo chuẩn hóa theo tiêu chuẩn chung và phổ biến (chuẩn định dạng, chuẩn
thông tin…), vừa đảm bảo đặc tính “ổn định bền vững” cho bảo quản, duy trì lâu
dài để sử dụng trong tương lai, vừa phù hợp với xu thế phát triển và khả năng
phát triển mở rộng.
Ngoài ra, hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cần phải giải quyết các chức năng quản
lý tài liệu điện tử hoàn chỉnh, tức là quản lý vòng đời tài liệu điện tử từ khi
tài liệu được tạo lập, ở các cơ quan sản sinh ra tài liệu, đến khi nộp lưu vào
kho lưu trữ điện tử. Hệ thống sẽ điều hành được chu trình quản lý nguồn tài
liệu điện tử (chức năng tác nghiệp như tạo lập, thu nhận, nhận diện, lưu giữ,
duy trì và tra cứu), đảm bảo các đặc tính của tài liệu (tính xác thực, tin cậy,
toàn vẹn, khả dụng), bảo mật thông tin, kiểm soát những rủi ro. Dựa trên các
chuẩn hóa về lưu trữ tài điện điện tử, hệ thống lưu trữ sẽ đưa ra các tiêu
chuẩn, yêu cầu cho các cơ quan để áp dụng xây dựng các hệ thống phần cứng, phần
mềm tác nghiệp cho tạo lập và giao nộp tài liệu điện tử.
2.3. Tính mở
của hệ thống thông tin
Mô hình hệ
thống thông tin lưu trữ mở:
Mô hình hệ
thống thông tin lưu trữ mở OAIS (Reference Model Open Archive Information
System - OAIS) được Ủy ban tư vấn hệ thống lưu trữ dữ liệu không gian Hoa kỳ đề
xuất năm 2002 dựa trên nhu cầu xây dựng một hệ thống lưu trữ các dữ liệu thu
thập và nghiên cứu về vũ trụ của NASA. Sau đó mô hình này được rất nhiều tổ
chức/cơ quan lưu trữ trên thế giới tham gia đóng góp và nhanh chóng được ban
hành thành chuẩn ISO 14721: 2003 năm 2003.
Mô hình hệ
thống thông tin lưu trữ mở miêu tả kho lưu trữ điện tử như là một tổ chức gồm
con người và hệ thống có trách nhiệm bảo quản lâu dài các thông tin số và sẵn
sàng phục vụ việc khai thác sử dụng thông tin số của các những nhóm độc giả
được xác định trước. Tiêu chuẩn là tài liệu mô tả cơ bản về hệ thống thông tin
lưu trữ với các yêu cầu về chức năng, thông tin cho thiết kế phần mềm.
Mô hình OAIS
không phải là một mô hình thuần túy lý thuyết, mà là mô hình được phát triển
cho thực tiễn, đã được triển khai và áp dụng ở nhiều nước, và được thực tiễn
lưu trữ kiểm nghiệm, chấp nhận. Mô hình OAIS được dùng để tham chiếu cho việc
xây dựng, hướng dẫn vận hành một tổ chức lưu trữ hiện đại, đáp ứng nhu cầu của công tác
lưu trữ và bảo quản dữ liệu dài hạn. Mô hình OAIS cung cấp đầy đủ các quy trình
chức năng nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bảo quản, quản lý dữ liệu, khai thác
sử dụng. Mô hình OAIS cũng đưa ra các đề xuất và hướng dẫn cho các vấn đề:
chuyển đổi dữ liệu điện tử sang các khuôn dạng và thiết bị lưu trữ mới, mô hình
dữ liệu, quy tắc bảo quản và việc luân chuyển dữ liệu giữa các hệ thống lưu
trữ. Mô hình OAIS quan tâm đặc biệt tới thông tin số, bao gồm thông tin số dưới
các dạng nguyên thủy của thông tin và thông tin số dưới dạng thông tin mô tả
cho các tài liệu được lưu trữ cả dưới dạng số và dạng vật thể truyền thống.
Chính vì vây, mô hình này cũng thích hợp cho các ứng dụng để quản lý các kho
lưu trữ truyền thống.
Hệ thống thông
tin lưu trữ mở được phân tách thành 6 thực thể chức năng và các giao diện liên
quan như hình 4-1. Hình vẽ chỉ thể hiện những luồng thông tin chính. Những
đường kẻ nối các thực thể giúp nhận biết các hướng giao tiếp trong đó các luồng
thông tin đi theo cả hai chiều. Những đường kẻ từ Quản trị (Administration) và
Lập kế hoạch bảo quản (Preservation Planning) được thể hiện bằng nét đứt để
giảm sự rối rắm trong biểu đồ.
2.4. Phân loại
thông tin
Tiêu chuẩn ISO
14721: 2003 định nghĩa chi tiết các kiểu dữ liệu và thông tin của hệ thống,
phân tích và mô tả cụ thể các luồng dữ liệu, mô hình thông tin. Trong đó, đối
tượng dữ liệu (data object), đối tượng thông tin (information
object) và các gói thông tin (information packages: SIP, AIP,
DIP) là các khái niệm lõi cơ bản. Mô hình OAIS phân biệt các tài liệu điện
tử, tài liệu số hay đối tượng số (digital object) với các tài liệu
truyền thống, tài liệu analog hay đối tượng vật thể (physical object).
Trong mô hình OAIS thì SIP là gói thông tin chuẩn đầu vào, AIP là gói thông tin
SIP đã được bổ sung thêm một số siêu dữ liệu có liên quan tới việc bảo quản trở
thành gói tin chuẩn lưu trữ để phục vụ cho việc bảo quản lâu dài, và DIP là gói
thông tin chuẩn đầu ra hướng vào một nhóm người đọc xác định.
Tuy nhiên, Tiêu
chuẩn ISO 14721: 2003 mới chỉ đưa ra kiến trúc hay thiết kế logic các đối tượng
thông tin, không thiết kế chi tiết và xác định phương pháp cụ thể mô tả các
siêu dữ liệu của các gói tin. Tiêu chuẩn ISO 14721: 2003 chưa thiết kế cụ thể
các siêu dữ liệu của các gói thông tin cơ bản (SIP, AIP, DIP), mà còn để mở cho
các nhà thiết kế và triển khai hệ thống ứng dụng cụ thể. Tiêu chuẩn ISO
14721:2003 cũng chưa phải là một bản thiết kế sẵn để có thể lập trình, chưa có
thiết kế cụ thể các giao diện giữa các kiểu OAIS, các thủ tục cho việc chuyển
giao các gói SIP, DIP. Việc thiết kế chi tiết và lựa chọn phương pháp cụ
thể mô tả các siêu dữ liệu cần tham khảo các tiêu chuẩn và tài liệu khác. Vì
vậy, tiêu chuẩn đề xuất cần nghiên cứu, xây dựng các tiêu chuẩn bổ sung
tương hợp với mô hình OAIS.
Hội đồng Lưu
trữ quốc tế (ICA) cũng đã tập trung xây dựng nhiều tài liệu hướng dẫn và các
tiêu chuẩn có liên quan tới việc áp dụng mô hình OAIS. Trong đó có tiêu chuẩn
mới nhất năm 2008, Tiêu chuẩn về Trao đổi hồ sơ điện tử và tiêu chuẩn này cũng
đã được xem xét, trình để công nhận là tiêu chuẩn ISO.
Ngoài ra, phân
loại thông tin nhằm xây dựng chuẩn thống nhất thông tin đầu vào của các loại
hình tài liệu, trên cơ sở đó để xây dựng cơ sở dữ liệu, thiết lập mối quan hệ,
trao đổi thông tin trong hệ thống, trong cơ sở dữ liệu.
2.5. Xây dựng
tiêu chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của CSDL quản lý tài liệu lưu trữ
Theo Điều 13 của Luật Lưu trữ đã qui định: Tài liệu lưu trữ điện
tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Tại Điều 5 của Nghị định cũng qui định: Tài liệu lưu trữ điện tử
hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp
ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.
Tại Điều 2 của Nghị định đã giải thích thuật ngữ như sau: Dữ
liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu
như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc
tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy
cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. Cũng tại Điều 6 của Nghị
định đã xác định Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất,
phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.
Cấp chính
quyền: Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn số 169/HD- VTLTNN ngày 10/3/2010 hướng dẫn về xây
dựng cơ sở dữ liệu. Cụ thể:
1- Xác định
CSDL lưu trữ cần xây dựng: Cơ quan Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan căn
cứ vào tính chất của cơ quan lưu trữ (Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ lịch sử);
tình hình thực tế và yêu cầu quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ để xác định các
CSDL lưu trữ cần xây dựng. Các CSDL lưu trữ cần được xây dựng là: CSDL cơ quan
lưu trữ; CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ; CSDL hồ sơ; CSDL văn bản (thông
tin cấp 2) hoặc CSDL toàn văn văn bản (thông tin cấp 1).
2- Thông tin
đầu vào của CSDL lưu trữ
|
Cơ sở dữ liệu
|
Thông tin đầu vào
|
|
2.1- Thông
tin đầu vào đối với CSDL cơ quan lưu trữ gồm có:
|
1. Mã cơ quan
lưu trữ
2. Tên cơ
quan lưu trữ
3. Địa chỉ liên hệ
|
|
2.2- Thông
tin đầu vào đối với CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ gồm có:
|
1. Mã cơ quan
lưu trữ
2. Mã phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
3. Tên phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
4. Lịch sử
đơn vị hình thành phông
5. Thời gian
tài liệu
6. Tổng số
tài liệu
7. Số tài
liệu đã chỉnh lý
8. Số tài
liệu chưa chỉnh lý
9. Các nhóm
tài liệu chủ yếu
10. Các loại
hình tài liệu khác
11. Ngôn ngữ
12. Thời gian
nhập tài liệu
13. Công cụ
tra cứu
14. Lập bản
sao bảo hiểm
15. Ghi chú
|
|
2.3- Thông
tin đầu vào đối với CSDL hồ sơ gồm có:
|
1. Mã cơ quan lưu trữ
2. Mã phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
3. Mục lục số
4. Hộp số
5. Hồ sơ số
6. Ký hiệu thông tin
7. Tiêu đề hồ sơ
8. Chú giải
9. Thời gian bắt đầu
10. Thời gian kết
thúc
11. Ngôn ngữ
12. Bút tích
13. Số lượng tờ
14. Thời hạn bảo quản
15. Chế độ sử dụng
16. Tình trạng vật lý
|
|
2.4- Thông
tin đầu vào đối với CSDL văn bản (thông tin cấp 2) gồm có:
|
1. Mã cơ quan
lưu trữ
2. Mã phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
3. Mục lục số
4. Hồ sơ số
5. Tờ số
6. Tên loại
7. Số và ký
hiệu
8. Thời gian
9. Tác giả
10. Trích yếu
nội dung
11. Ký hiệu
thông tin
12. Độ mật
13. Số lượng
tờ
14. Mức độ
tin cậy
15. Ngôn ngữ
16. Bút tích
17. Tình
trạng vật lý
18. Ghi chú
|
|
2.5- Thông
tin đầu vào đối với CSDL toàn văn văn bản gồm có:
|
1. Mã cơ quan
lưu trữ
2. Mã phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
3. Mục lục số
4. Hồ sơ số
5. Tờ số
6. Trang số
7. Tên file
|
Cơ quan cấp ủy
Đảng:
Văn phòng Trung ương đã ban hành Hướng dẫn số 08- HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây
dựng Cơ sở dữ liệu Văn kiện Đảng và Hướng dẫn số 09-HD/VPTW
ngày 10-9-2003 về xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ. Nội dung văn bản hướng
dẫn xây dựng kế hoạch và cập nhật dữ liệu (mô tả thông tin đầu vào đối với các
tài liệu, hồ sơ lưu trữ).
|
Cơ sở dữ liệu
|
Thông tin đầu vào
|
|
1. CSDL Văn kiện Đảng
|
1. Số văn bản
|
|
|
2. Ký hiệu
|
|
|
3. Ngày ký
|
|
|
4. Người ký
|
|
|
5. Độ mật
|
|
|
6. Thể loại văn bản
|
|
|
7. Loại bản
|
|
|
8. Cơ quan ban hành
|
|
|
9. Số trang
|
|
|
10. Trích yếu nội dung
|
|
|
11. Toàn văn nội dung văn
bản
|
|
|
12. Từ khóa
|
|
|
13. Chuyên đề
|
|
|
14. Tên hồ sơ
|
|
|
15. Địa chỉ tài liệu gốc
|
|
|
16. Mã số ảnh và ảnh chụp
tài liệu
|
|
|
17. Người nhập tin
|
|
2. CSDL mục
lục hồ sơ
|
1. Tên phông
|
|
|
2. Phông số”
|
|
|
3. “Mục lục số”
|
|
|
4. “Đơn vị bảo quản
số
|
|
|
5. Địa chỉ hồ sơ
|
|
|
6. Tiêu đề nhóm
|
|
|
7. Tên đơn vị bảo
quản
|
|
|
8. Chú thích
|
|
|
9. Chuyên đề
|
|
|
10. Từ khóa
|
|
|
11. Ngày bắt đầu
|
|
|
12. Ngày kết thúc
|
|
|
13. Thời hạn bảo quản
|
|
|
14. Số trang
|
|
|
15. Số tài liệu
|
|
|
16. Độ mật
|
|
|
17. Ghi chú
|
|
|
18. Người nhập tin
|
|
|
19. Ngày nhập
|
Tham khảo tài
liệu:
Lưu trữ quốc gia Úc cũng đã định hướng trong khuôn khổ của dự án PANDORA vào mô
hình OAIS. Đặc biệt, tiêu chuẩn chuẩn bị các hồ sơ điện tử để giao nộp vào lưu
trữ “ Digital Record Export Standard ADRI - Submission Information Package
(ASIP)” - Version 1, 1/2007 đã mô tả cụ thể các yêu cầu, đặc tả cấu trúc và các
siêu dữ liệu đối với các gói thông tin đầu ra của hệ thống quản lý hồ sơ điện
tử và là gói thông tin đầu vào của kho lưu trữ điện tử - hệ thống bảo quản lâu
dài hồ sơ điện tử. Về
thuộc tính, Lưu trữ quốc gia Úc tuân thủ theo chuẩn VERS (Victorian Electronic
Records Strategy Standard Management of Electronic Records PROS 99/ PROS 99/007
Version 2.0) với bộ thuộc tính khoảng 158 trường.
3. Hướng dẫn sử dụng phần
mềm quản lý tài liệu lưu trữ
Ở Việt Nam hiện nay đã
có nhiều văn bản chỉ đạo và ứng dụng phần mềm phục vụ việc quản lý tài liệu trong
công tác lưu trữ. Chủ yếu theo 2 hệ thống cơ quan:
Cơ quan chính quyền: Đối với việc ứng dụng
công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 hướng
dẫn về xây dựng cơ sở dữ liệu. Trong đó, Hướng dẫn đã xác định các yêu cầu về
việc lựa chọn phần mềm CSDL, xây dựng phần mềm ứng dụng và cài đặt phần mềm.
Việc lựa chọn phần mềm cơ sở dữ liệu được căn cứ vào các tiêu chí cơ bản sau
đây:
- Tính phổ dụng ở Việt
Nam;
- Hệ thống đào tạo, bảo
hành, bảo trì, dịch vụ đi kèm;
- Quy mô dữ liệu mà phần
mềm có khả năng quản trị đạt hiệu quả cao;
- Có công cụ phân tích
và thiết kế ứng dụng;
- Có thể chạy trên loại
máy nào, hệ điều hành nào (Platform);
- An toàn và bảo mật dữ
liệu;
- Khả năng giải quyết
các bài toán dữ liệu phân tán;
- Giá thành;
- Khả năng nâng cấp.
Trên cơ sở các tiêu chí
trên, có thể lựa chọn một trong các phần mềm cơ sở dữ liệu như: Microsoft
Access (đối với cơ sở dữ liệu nhỏ); Microsoft SQL Server (đối với cơ sở dữ liệu
vừa); Oracle (đối với cơ sở dữ liệu lớn),...
Cơ quan cấp ủy đảng: Trong hệ thống tổ
chức của Đảng từ Trung ương đến cấp ủy đảng ở địa phương đang dùng chung một phần
mềm thống nhất Lotus Notes từ năm 1999 trên mạng thông tin diện rộng của Đảng
(WAN). Trên nền phần mềm Lotus Notes đã phát triển các phần mềm ứng dụng phục
vụ cho việc tin học hóa quy trình quản lý văn bản và tin học hóa công tác lưu
trữ trên mạng cục bộ và mạng thông tin diện rộng của Đảng.
Tham khảo tài liệu: Cục Lưu trữ quốc gia Mỹ
(NARA) đã đưa ra 854 yêu cầu chi tiết (các yêu cầu chức năng) cơ bản cho thiết
kế hệ thống phần mềm của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hay kho Lưu trữ
điện tử (Tài liệu đặc tả ERA Requirements Document). Một số chức năng chính
gồm:
|
TT
|
Mô
tả yêu cầu chức năng
|
|
I
|
QUẢN LÝ HỒ SƠ
|
|
|
R1 Hệ thống có khả
năng quản lý việc sắp xếp các hồ sơ
|
|
|
R2 Hệ thống cung cấp
khả năng quản lý dữ liệu mô tả (Metadata)
|
|
|
R3 Hệ thống cung cấp
tính năng quản lý các nguồn tài nguyên tin cậy
|
|
|
R4 Hệ thống sẽ cung
cấp khả năng quản lý dữ liệu về vòng đời của hồ sơ
|
|
II
|
BẢO QUẢN
|
|
|
R5 Hệ thống cung cấp
khả năng bảo quản các mẫu
|
|
|
R6 Hệ thống sẽ có khả
năng bảo quản các hồ sơ điện tử
|
|
|
R7 Hệ thống sẽ có khả
năng sắp xếp hồ sơ điện tử
|
|
III
|
KHO LƯU TRỮ
|
|
|
R8 Hệ thống thực hiện
lưu giữ hồ sơ
|
|
|
R9 Hệ thống tự động
kiểm soát các phương tiện lưu trữ
|
|
IV
|
AN NINH
|
|
|
R10 Hệ thống đảm bảo
an ninh đối với các hồ sơ điện tử
|
|
|
R11 Hệ thống có khả
năng tự bảo vệ
|
|
V
|
THU NHẬN
|
|
|
R12 Hệ thống có khả
năng chấp nhận tất cả các loại hồ sơ điện tử
|
|
|
R13 Hệ thống có khả
năng chuyển giao hồ sơ điện tử sang hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong
KLTĐT
|
|
|
R14 Hệ thống cung cấp
chức năng và quy trình số hóa tài liệu giấy
|
|
VI
|
TRUY CẬP/KHAI THÁC
|
|
|
R15 Hệ thống có khả
năng kiểm tra các truy cập vào hệ thống
|
|
|
R16 Hệ thống có khả
năng tạo ra các tài nguyên
|
|
|
R17 Hệ thống có khả
năng tìm kiếm tài nguyên
|
|
|
R18 Hệ thống cấp
quyền truy cập tài nguyên
|
|
VII
|
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
|
|
|
R19 Hệ thống cho phép
người dùng đăng ký
|
|
|
R20 Quản lý có các
chức năng báo cáo
|
|
|
R21 Hệ thống sẽ có
khả năng quản lý điều hành hệ thống
|
|
|
R22 Hệ thống có khả
năng quản lý các tiến trình
|
|
VIII
|
CÁC ĐẶC ĐIỂM CHUNG
CỦA HỆ THỐNG
|
|
|
R23 Hệ thống quản lý
việc đăng ký sử dụng dịch vụ của người dùng
|
|
|
R24 Hệ thống quản lý
dịch vụ
|
Trong phạm vi
của bài giảng về hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ sẽ tìm
hiểu về phần mềm Lotus Notes và ứng dụng cho xây dựng cơ sở dữ liệu làm cơ sở
để hướng dẫn thực hành về quản lý tài liệu lưu trữ.
3.1. Tổng quan về hệ
thống chương trình
Phần mềm Lotus Notes
cho chép xây dựng các ứng dụng quản lý dữ liệu dưới dạng cơ sở dữ liệu (CSDL)
với các đặc tính và cấu trúc như một phần mềm CSDL. Một số loại cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ đang triển khai trong hệ thống các cơ quan của Đảng gồm:
+ CSDL Quản lý hồ sơ
lưu trữ (CSDL Mục lục hồ sơ).
+ CSDL Quản lý tài liệu
lưu trữ (CSDL Văn kiện Đảng).
Từ năm 2000 đến nay, Hệ
thống cơ sở dữ liệu (CSDL Tài liệu Văn kiện Đảng, CSDL Mục lục hồ sơ) đã được
xây dựng từ Trung ương đến cấp huyện theo phần mềm thống nhất của Ban Chỉ đạo
Công nghệ thông tin của cơ quan Đảng, đáp ứng yêu cầu quản lý, tra tìm và khai
thác nhanh chóng, chính xác thông tin tài liệu của các kho lưu trữ cấp ủy. Hàng
năm, các cơ sở dữ liệu lưu trữ tiếp tục được cập nhật, hoàn thiện phục vụ cho
việc quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ.
- Văn bản hướng dẫn xây
dựng cơ sở dữ liệu:
Văn phòng Trung ương đã ban hành Hướng dẫn số 08-HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây
dựng Cơ sở dữ liệu Tài liệu Văn kiện Đảng và Hướng dẫn số 09-HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây dựng cơ sở dữ
liệu mục lục hồ sơ. Nội dung văn bản hướng dẫn xây dựng kế hoạch và cập nhật dữ
liệu (mô tả thông tin đầu vào đối với các tài liệu, hồ sơ lưu trữ). Kinh phí
thực hiện: Hiện nay áp dụng theo Thông tư số 194/2012/TT-BTC,
ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính về hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử
(nội dung chi gồm: nhập dữ liệu - áp dụng theo mục a, khoản
1, Điều 4; số hóa thông tin-áp dụng theo khoản 6, Điều 4).
- CSDL Văn kiện Đảng: Theo Hướng dẫn 08-HD/VPTW
ngày 10-9-2003 về xây dựng CSDL tài liệu Văn kiện Đảng đã định nghĩa: CSDL
Văn kiện Đảng là tập hợp dữ liệu có cấu trúc những tài liệu chủ yếu do Trung
ương và các cấp ủy địa phương ban hành; được cập nhật, khai thác, sử dụng trong
nội bộ Đảng và trên mạng thông tin diện rộng của Đảng. CSDL Văn kiện Đảng được
xây dựng trước hết và chủ yếu nhằm tạo điều kiện tốt nhất để các cấp ủy đảng và
cán bộ, chuyên viên các cơ quan Đảng khai thác, sử dụng thông tin về các quyết
định, chủ trương, chính sách, giải pháp được hình thành trong quá trình lãnh
đạo, chỉ đạo của các cấp ủy Đảng.
- Cơ sở dữ liệu mục lục
hồ sơ: Theo
Hướng dẫn 09-HD/VPTW ngày 10-9-2003 về xây dựng cơ sở dữ
liệu Mục lục hồ sơ đã định nghĩa: Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên
gọi và các thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ (đơn vị bảo quản) của
một phông, phân phông hoặc một sưu tập lưu trữ; là một trong những công cụ
thống kê chủ yếu và là công cụ tra cứu cơ bản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Cơ sở dữ
liệu
mục
lục hồ sơ là tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, quan hệ một cách lô gích các
thông tin về từng đơn vị bảo quản của các phông và sưu tập lưu trữ trong một
kho lưu trữ hoặc một hệ thống các kho lưu trữ, được cập nhật và khai thác thông
tin trên mạng diện rộng của Đảng.
3.2. Môi trường làm
việc và phương pháp cài đặt chương trình
Phần mềm Lotus Notes:
Lotus Domino Server là phần
mềm được cài đặt trên phía máy chủ của Lotus Notes nhằm cung cấp các dịch vụ
trên mạng cho các máy trạm (Lotus Notes Client). Lotus Domino Server từ phiên
bản 4.6 trở đi đã được thiết kế hỗ trợ cao hơn các tiêu chuẩn mở của Internet
và cũng như phát triển các ứng dụng Web, tạo điều kiện sử dụng các dịch vụ dễ
dàng hơn.
Một số khả năng cơ bản
của Lotus Notes:
+ Xây dựng các ứng dụng
từ đơn giản đến phức tạp.
+ Chạy trên các nền cơ
sở hệ thống mạng máy tính khác nhau, thích hợp với các loại hệ điều hành mạng
khác nhau.
+ Khả năng tổ chức phân
nhóm và phân quyền truy nhập.
+ Khả năng đồng bộ dữ
liệu theo lịch.
+ Khả năng cấp chữ ký
điện tử, mã hóa, nén dữ liệu trên đường truyền.
+ Giao diện dễ hiểu,
thuận tiện và đẹp mắt.
+ Hệ thống và ứng dụng
dễ mở rộng, phát triển, thích hợp với nhiều loại CSDL. Hệ thống Lotus Notes/Domino
là một hệ thống tích hợp thư điện tử và các ứng dụng Web. Domino là một giải pháp mở, có kiến
trúc thống nhất, đã được các công ty lớn trên thế giới tin tưởng để xây dựng
các hệ thống thông tin bảo mật, các ứng dụng mang tính chất cộng tác và thương
mại. Các máy chủ Domino đã cài đặt một hệ thống tiêu chuẩn với Internet, đơn
giản trong quản trị hệ thống và tích hợp với các hệ thống nền. Với quá trình
phát triển lâu dài, Lotus Notes/Domino đã vượt qua rào cản về sử dụng chung tài
nguyên, quản trị hệ thống, phân phối thông tin, trợ giúp người sử dụng với các
tiến trình đồng bộ và tự động đã giúp cho khách hàng cải tiến các hoạt động
trong công ty của mình.
Lotus Notes/Domino làm
cho các tiến trình thông tin, cộng tác và phối hợp giữa các nhân viên trong
công ty được đồng bộ và dễ dàng. Nó là sự kết hợp của các cơ sở dữ liệu hướng
văn bản, một cơ sở hạ tầng về thư tín điện tử mở rộng và sự phát triển ứng dụng
có thể chạy trên nhiều nền hệ điều hành khác nhau.
Các phần mềm trong hệ
thống Lotus:
- Máy chủ Domino:
+ Domino Application
Server: Sự kết hợp giữa thư tín điện tử và ứng dụng;
+ Domino Enterprise
Server: hỗ trợ giống như Domino Application Server nhưng cộng thêm vào đó
khả năng hỗ trợ về cluster (nhóm máy chủ) và khả năng sẵn sàng đáp ứng cao (24/24).
- Máy trạm Notes: có
một lượng lớn máy trạm sẵn sàng cho việc sử dụng, mỗi cái được thiết kế cho mục
đích riêng. Bao gồm:
+ Lotus Notes: dùng cho
máy trạm
+ Domino Designer: dùng
cho máy trạm muốn phát triển ứng dụng
+ Domino Administrator:
dùng cho máy trạm quản trị hệ thống;
+ Mobile clients: dùng
cho thiết bị cầm tay, di động có trình duyệt
+ iNotes Web Access
Phần lớn các chức năng
của Lotus Domino có thể được tiếp cận trên trình duyệt web. Lotus Domino bao
gồm cả ứng dụng quản trị trên web.
- Cài đặt:
+ Cài đặt máy chủ Lotus
Domino
+ Cài đặt Lotus Domino
Designer: phát triển ứng dụng
+ Cài đặt Lotus Domino
Administrator: quản trị hệ thống
+ Có thể cài đặt Lotus
Notes Client hoặc qua giao diện web (ứng dụng trình duyệt web): kết nối máy
chủ.
3.3. Chức năng quản trị
hệ thống
Hệ quản trị cơ sở dữ
liệu là một hệ thống gồm cơ sở dữ liệu và các thao tác trên cơ sở dữ liệu. Hệ
quản trị trị cơ sở dữ liệu khi lưu trữ cơ sở dữ liệu cần đảm bảo được được tính
cấu trúc trong cơ sở dữ liệu và ngoài ra cần phải hỗ trợ chức năng quản lý bao
gồm các việc cung cấp cơ chế thao tác (đọc, chỉnh sửa, thêm và xóa) và truy vấn
dữ liệu trong cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng.
Hầu hết các hệ quản trị
CSDL đều thực hiện các chức năng sau:
+ Lưu trữ dữ liệu;
+ Tạo ra và duy trì
CSDL;
+ Cho phép nhiều người dùng truy xuất đồng thời;
+ Hỗ trợ tính bảo mật
và riêng tư;
+ Cho phép xem và xử lý
dữ liệu lưu trữ;
+ Cho phép cập nhật và
lưu trữ dữ liệu sau khi cập nhật;
+ Cung cấp một cơ chế
chỉ mục (index) hiệu quả để truy cập nhanh các dữ liệu lựa chọn;
+ Cung cấp tính nhất
quán giữa các bản ghi khác nhau;
+ Bảo vệ dữ liệu khỏi
mất mát bằng các quá trình sao lưu (backup) và phục hồi (recovery).
Hệ quản trị CSDL trong phần
mềm Lotus Notes: Do
tính chất của công tác lưu trữ, liên quan đến vấn đề bảo mật thông tin, nên đòi
hỏi sự phân quyền truy cập. Để truy
cập vào cơ sở dữ liệu, người sử dụng cần phải được phân quyền. Việc phân quyền
cho các thành viên tham gia hệ thống, do quy định của từng đơn vị, dưới sự kiểm
soát của người quản trị hệ thống. Việc phân quyền do lãnh đạo của đơn vị, phân
quyền cho các thành viên tham gia hệ thống mạng. Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm
vụ của các thành viên, việc phân quyền được thực hiện theo các mức khác nhau.
Quyền cao nhất được dành cho cán bộ làm công tác quản trị mạng. Quản trị mạng
có quyền tạo lập các thành viên mới, đổi quyền truy cập của các thành viên (nhưng
không làm thay đổi mật khẩu của các thành viên).
+ Phân quyền truy cập
CSDL - ACL: Kiểm soát các chức năng, vai trò như đọc, sửa, xóa thông tin, bản
ghi, chỉnh sửa cấu trúc csdl… (Hình 1.1).
+ Quản lý người truy
cập CSDL: ghi lại công việc hàng ngày của người sử dụng đối với CSDL
(người truy cập, chức năng xử lý). (Hình 1.2)
3.4. Chức năng
cập nhật thông tin
Đặc trưng thông tin: Thông tin trong cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Thông tin cấp 1 là
thông tin toàn văn của tài liệu, lưu dưới dạng tệp điện tử.
- Thông tin cấp 2 là
thông tin về trích ngang hay thông tin tóm tắt tài liệu. Thông tin tóm tắt là
sự thể hiện chính xác và cô đọng nội dung của một tài liệu và được trình bầy
theo phong cách tương tự như tài liệu hay hồ sơ gốc.
Xây dựng hệ thống các
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là để quản lý thông tin cấp
2 và toàn bộ thông tin
cấp 1 về tài liệu lưu trữ. Hệ thống cơ sở dữ liệu này đáp ứng kịp thời các yêu
cầu khai thác thông tin tài liệu lưu trữ.
- Cập nhật thông tin
đầu vào trong CSDL Văn kiện đảng: Mỗi tài liệu văn kiện được trích yếu thông tin
gồm 17 trường thông tin (có 2 trường thông tin cấp 1 và 15 trường thông tin cấp
2, xem chi tiết ở mục 2.4). Biểu mẫu nhập tin hình 2.1.
- Cập nhật thông tin
đầu vào trong CSDL mục lục hồ sơ: Mỗi đơn vị bảo quản hay hồ sơ được trích yếu
thông tin gồm 17 trường thông tin (thông tin cấp 2, xem chi tiết ở mục 2.4). Biểu
mẫu nhập tin hình 2.2.
Hình
2.1. Biểu mẫu đăng ký tài liệu lưu trữ
Hình
2.2. Biểu mẫu đăng ký hồ sơ lưu trữ
3.5. Chức năng tìm kiếm
thông tin
Khái niệm về tìm kiếm
thông tin:
Tìm kiếm thông tin là tìm kiếm trong một tập tài liệu để lấy ra các thông tin mà
người tìm kiếm quan tâm.
Hệ thống tìm kiếm thông
tin (IRS) là một hệ thống có khả năng lưu trữ, truy tìm và duy trì thông tin.
Thông tin trong trường hợp này có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh,
video và những đối tượng đa phương tiện khác.
Hiểu đơn giản hệ thống
tìm kiếm thông tin là một hệ thống hỗ trợ cho người sử dụng tìm kiếm thông tin
một cách nhanh chóng và dễ dàng. Người sử dụng có thể đưa vào những yêu cầu
(dạng ngôn ngữ tự nhiên) và hệ thống sẽ tìm kiếm trong tập các tài liệu (dạng ngôn ngữ tự
nhiên) đã được lưu trữ để tìm ra những tài liệu có liên quan, sau đó sắp xếp
tài liệu theo mức độ liên quan giảm dần và trả về cho người sử dụng.
Bất kỳ hệ thống tìm
kiếm thông tin nào cũng dựa trên một tập các mục được lưu trữ cần thiết cho
truy cập dữ liệu gọi là cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu (CSDL) sử dụng hệ quản trị
cơ sở dữ liệu để lưu trữ và quản lý dữ liệu. Việc sử dụng các phần mềm (hệ quản
trị cơ sở dữ liệu) này sẽ giúp các nhà quản trị hệ thống dễ dàng thực hiện các
thao tác như tìm kiếm, lọc, xóa, chỉnh sửa hay tạo mới dữ liệu trên cơ sở dữ
liệu. Để làm được điều này trên các hệ quản trị cơ sở dữ liệu các nhà quản trị
hệ thống thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc: Structured Query
Language hay SQL.
Các bước tìm kiếm thông
tin:
+ Bước 1: Phân tích yêu
cầu;
+ Bước 2: Diễn đạt lệnh
tìm kiếm - cú pháp lệnh
+ Bước 3: Phân nhóm yêu
cầu thông tin
+ Bước 4: Chọn công cụ
tìm kiếm phù hợp
+ Bước 5: Nếu các bước
trên chưa thành công - hãy lặp lại
+ Bước 6: Đánh giá kết
quả tìm
Công cụ tìm kiếm thông
tin:
Công cụ tìm tin trong
CSDL chỉ cho phép tìm tin đối với dữ liệu văn bản (TEXT) như: các trường thông
tin cấp 2, trường thông tin cấp 1 chỉ cho phép tìm những tệp toàn văn định dạng
Microsoft Word, Excel… Cách thức tìm kiếm theo văn bản (TEXT): tìm kiếm dựa vào
các từ (words) có trong toàn văn tài liệu (thông tin cấp 1) và trong thông tin
trích yếu tài liệu (thông tin cấp 2). Kết hợp sử dụng các thuật toán (AND-Và;
OR-Hoặc; NOT-Không …) để lập các biểu thức tìm (hay nối các từ, cụm từ có nghĩa).
Kết quả tìm kiếm được thể hiện theo trật tự như vần chữ cái, thời gian, nội
dung và mức độ thích hợp.
Có 2 công cụ tìm kiếm
trong CSDL:
- Tìm kiếm toàn văn
(FullTextSearch): Tìm
kiếm toàn văn văn bản là tìm kiếm văn bản có chứa một từ hoặc cụm từ có trong
văn bản (kể cả thông tin cấp 2-thông tin trích yếu và thông tin cấp 1-tệp soạn
thảo toàn văn). Nói cách khác, công cụ tìm kiếm toàn văn cho phép tìm kiếm
những cụm từ trong bản ghi mà ta đã xây dựng. Công cụ việt hóa sử dụng tính
năng của công cụ hệ thống nhưng được trình bày với giao diện bằng tiếng Việt
(Hình 3.1).
- Tìm kiếm cấu trúc
(Tìm kiếm SQL): Thông
thường khi sử dụng các hệ CSDL theo mô hình quan hệ, người sử dụng tìm kiếm
bằng cách xây dựng câu hỏi SELECT qua cơ chế viết trực tiếp câu hỏi hoặc tạo
câu hỏi thông qua giao diện trực quan (Query By Form) hay còn gọi Tìm kiếm có
cấu trúc hoặc Tìm kiếm SQL. Cách tìm
kiếm này tìm tin chính
xác theo cấu trúc trường thông tin cấp 2 đã nhập (tìm theo các trường thông tin
đã trích yếu), rất thuận lợi cho những người đã quen làm việc với CSDL quan hệ,
người quản lý CSDL (Hình 3.2, Hình 3.3).
Hình
3.1. Biểu mẫu tìm kiếm toàn văn hồ sơ, tài liệu
Hình
3.2. Biểu mẫu tìm kiếm tài liệu trong CSDL Văn kiện Đảng
Hình
3.3. Biểu mẫu tìm kiếm hồ sơ trong CSDL mục lục hồ sơ
3.6. Chức năng thống kê
- tổng hợp thông tin
Khái niệm thống kê: Thống kê là một hệ
thống các phương pháp (thu thập, tổng hợp, trình bầy số liệu và tính toán các
đặc trưng khác nhau của đối tượng nghiên cứu) để phản ánh một cách tổng quát đối
tượng nghiên cứu.
Tổ chức thông tin theo mục
lục:
Các bản ghi được phân loại và sắp xếp thành các mục lục (view) theo các tiêu
chí nhằm đáp ứng yêu cầu về tra cứu thông tin, tổng hợp số liệu, báo cáo thống
kê và in theo mục lục quản lý hồ sơ, tài liệu.
CSDL Văn kiện đảng:
- Các mục lục (view)
trong csdl tài liệu văn kiện:
|
Tên
thư mục
|
Diễn
giải
|
|
1. Cơ quan ban hành
|
Sắp xếp tên cơ quan
ban hành theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
2. Thể loại
|
Sắp xếp tên thể loại
văn bản theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
3. Thời gian (ngày
ký)
|
Sắp xếp thời gian của
trường ngày ký văn bản (năm, tháng, ngày) theo thứ tự từ bé đến lớn;
|
|
4. Người ký
|
Sắp xếp tên người ký
văn bản theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
5. Chuyên đề
|
Sắp xếp trường thông
tin chuyên đề theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
6. Từ khóa
|
Sắp xếp trường thông
tin từ khóa theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
7. Độ mật
|
Sắp xếp theo trường
thông tin độ mật (Thường, Mật, Tối mật và Tuyệt Mật);
|
|
8. Địa chỉ bảo quản
|
Sắp xếp theo trường
thông tin Phông số, mục lục số, số thứ tự đơn vị bảo quản;
|
Ví dụ 1- Trong mục
lục view Thể loại được phân loại và sắp xếp như sau:
+ Văn bản được
phân loại theo 3 cấp độ thời gian: Thể loại\Năm hoặc có thể Khóa\Thể
loại\Năm, được sắp xếp theo thứ tự số;
Hình
4.1. Cửa sổ giao diện của mục lục view Thể loại trong CSDL Văn kiện Đảng
+ Tổng hợp số liệu:
Trong cấp độ cuối cùng (Năm), văn bản được sắp xếp theo thứ tự số ký hiệu, ngày
văn bản và kèm tổng hợp số liệu về số tài liệu, số trang tài liệu.
+ Tra cứu - Thống kê:
Hỗ trợ người sử dụng có thể tra cứu, thống kê (số lượng tài liệu, trang tài
liệu) theo tiêu chí phân loại và sắp xếp (trường Khóa tài liệu, Thể loại văn
bản, Thời gian văn bản ban hành).
CSDL mục lục hồ sơ:
- Các mục lục (view)
trong csdl mục lục hồ sơ:
|
Tên thư mục
|
Diễn
giải
|
|
1. Phông lưu trữ
|
Sắp xếp các trường
thông tin phông số, mục lục số, tiêu đề nhóm và theo thứ tự từ bé đến lớn, và
thứ tự bảng chữ cái;
|
|
2. Thời hạn bảo quản
|
Sắp xếp trường thông
tin thời hạn bảo quản (Vĩnh viễn, 70 năm…) theo thứ tự chữ cái;
|
|
3. Độ mật
|
Sắp xếp theo trường
thông tin độ mật (Thường, Mật, Tối mật và Tuyệt Mật);
|
|
4. Chuyên đề
|
Sắp xếp trường thông
tin chuyên đề theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
5. Từ khóa
|
Sắp xếp trường thông
tin từ khóa theo thứ tự bảng chữ cái;
|
|
6. Tổng hợp
số liệu toàn kho
|
Sắp xếp
trường thông tin phông số, mục lục số, số thứ tự đơn vị bảo quản và kèm theo
số liệu tổng hợp về số hồ sơ, số tài liệu, số trang tài liệu trong hồ sơ;
|
|
7. Địa chỉ bảo quản
|
Sắp xếp trường thông
tin phông số, mục lục số, số thứ tự đơn vị bảo quản theo thứ tự từ bé đến
lớn;
|
Ví dụ: Mục lục view 1.
Phông lưu trữ:
Hình
4.2. Cửa sổ giao diện của mục lục Phông lưu trữ trong CSDL Mục Lục hồ sơ
Trong mục lục view Phông
lưu trữ được phân loại và sắp xếp như sau:
+ Hồ sơ được phân loại
theo 3 cấp độ thời gian: Phông\Mục lục\Tiêu đề nhóm, được sắp xếp theo thứ
tự số và chữ cái;
+ Tổng hợp số liệu:
Trong cấp độ cuối cùng (Tiêu đề nhóm), hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự số đơn vị
bảo quản và kèm tổng hợp số liệu theo số tài liệu, số trang.
+ Tra cứu - Thống kê:
Hỗ trợ người sử dụng có thể tra cứu, thống kê (số lượng hồ sơ, tài liệu, trang
tài liệu) theo tiêu chí phân loại và sắp xếp về địa chỉ bảo quản và các nhóm hồ
sơ (trường Tiêu đề nhóm);
2.2. Chức năng in mục
lục thông tin
- CSDL hỗ trợ lập mục
lục thông tin theo 2 loại:
+ Theo mục lục thông
tin (view):
Các bản ghi được phân loại và sắp xếp thành các mục lục (view) theo các tiêu
chí khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu về tra cứu thông tin, tổng hợp số liệu để
thống kê và in tài liệu…Theo đó, chương trình ứng dụng hỗ trợ công cụ in mục
lục tài liệu theo đúng thứ tự phân loại và sắp xếp thông tin.
+Theo mục lục thông tin
tạm (folder):
chương trình ứng dụng hỗ trợ công cụ tìm kiếm thông tin và kết quả tìm kiếm
được lưu trong thư mục tạm (Folder). Theo đó, chương trình ứng dụng cũng hỗ trợ
công cụ in mục lục tài liệu theo các tiêu chí phân loại và sắp xếp thông tin
trong mục lục (view) và mục lục tạm (Folder). Do thư mục tìm kiếm là mục lục
tạm (Folder) nên chương trình cho phép lựa chọn, bổ sung và xóa dữ liệu (bản
ghi), mà không ảnh hưởng tới dữ liệu gốc.
- Chức năng in mục lục
thông tin theo mục lục (view hoặc folder) có 2 cách lập và in mục lục thông
tin:
+ In gián tiếp qua chương
trình ứng dụng bên ngoài để lưu và in: CSDL cho phép lựa chọn tài liệu trong các mục lục view
và sau đó xuất dữ liệu thành danh mục tài liệu dưới định dạng tệp Microsoft
Excel để thống kê, lưu tệp và in ấn.
+ In trực tiếp từ mục
lục view ra máy in: CSDL cho phép lựa chọn tài liệu trong các mục lục view và in
trực tiếp qua công cụ máy in.
Hình
5.1. Mục lục view Thể loại trong CSDL Văn kiện Đảng
Hình
5.2. Xuất dữ liệu thành danh mục tài liệu dưới định dạng tệp Microsoft Excel
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Chính phủ: Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013
của Chính phủ quy định chi tiết
một số điều của Luật Lưu trữ
2. Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước: Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN
ngày 10/3/2010 hướng dẫn về
xây dựng cơ sở dữ liệu.
3. Quốc hội: Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13
4. Lưu trữ quốc
gia Hoa Kỳ - NARA: ERA Requirements Document.
5. Lưu trữ quốc gia Úc:
Chuẩn VERS (Victorian Electronic Records Strategy Standard Management of Electronic Records PROS
99/ PROS 99/007 Version 2.0).
6. Tiêu chuẩn ISO
14721: 2003 - Mô hình hệ thống thông tin lưu trữ mở (Reference Model Open
Archive Information System - OAIS)
7. Văn phòng Trung ương
Đảng: Hướng dẫn số 08-HD/VPTW ngày 10/9/2003 về xây dựng Cơ sở dữ liệu Văn kiện
Đảng.
8. Văn phòng Trung ương
Đảng: Hướng dẫn số 09-HD/VPTW ngày 10/9/2003
về xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.
CÂU
HỎI
1. Nội dung ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ?
2. Hệ thống thông tin
quản lý tài liệu điện tử là gì? Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử gồm
có các chức năng gì?
3. Hãy xây dựng bảng dữ
liệu thông tin đầu vào cho Hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ của Lưu
trữ tại cơ quan bạn đang công tác?
4. Hãy xây dựng Bảng mô
tả yêu cầu chức năng cho cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ của Lưu trữ tại
cơ quan bạn đang công tác?
Chuyên
đề 17
THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ LƯU TRỮ
1. Khái niệm đề
tài nghiên cứu khoa học và các loại đề tài nghiên cứu khoa học trong lưu trữ
1.1. Khái niệm đề tài
nghiên cứu khoa học
- Đề tài nghiên cứu khoa
học là
một hình thức tổ chức nghiên cứu khoa học, trong đó có một nhóm người
(nhóm nghiên cứu) cùng thực hiện một nhiệm vụ nghiên cứu. Nhóm nghiên cứu có thể
là một người hoặc nhiều hơn một người. Đề tài được lựa chọn từ một sự kiện khoa
học [1; tr49]
- Đề tài nghiên cứu khoa học là một hình
thức tổ chức nghiên cứu khoa học do một người hoặc một nhóm người thực hiện để
trả lời những câu hỏi mang tính học thuật hoặc ứng dụng vào thực tế. Mỗi đề tài
được đặc trưng bởi một nhiệm vụ nghiên cứu.
- Đề tài nghiên cứu
khoa học là
một vấn đề của khoa học có chứa một nội dung thông tin chưa biết cần phải
nghiên cứu làm sáng tỏ
1.2. Các loại đề tài
nghiên cứu khoa học trong lưu trữ
1.2.1. Yêu cầu đối với
các loại đề tài khoa học trong lưu trữ
Đề tài nghiên cứu khoa
học nói chung và đề tài nghiên cứu khoa học trong lưu trữ nói riêng rất phong
phú đa dạng. Đó có thể là một vấn đề mang tính chiến lược đối với sự phát triển
của ngành, của xã hội, có thể là một vấn đề khoa học cụ thể nào đó cần chứng
minh,... song cho dù là một đề tài lớn hay nhỏ, cũng phải thể hiện được những
tính chất sau đây:
- Thứ nhất là tính mới
của đề tài: một
đề tài mới có thể là một đề tài chưa có ai làm (ở trong và ngoài nước) hoặc là
đề tài có kết quả dự kiến khác biệt với các kết quả đã có hoặc là phương pháp,
cách tiếp cận mới.
Cái mới trong nghiên
cứu có thể là mới về ý tưởng, mới về cách tiếp cận, mới về phương pháp, mới về
kết quả hoặc mới về cách diễn giải. Ngày nay, rất khó có một nghiên cứu hoàn
toàn mới, mà chỉ mới trong một hay hai khía cạnh trên. Do đó, một câu hỏi
nghiên cứu không cần phải hoàn toàn mới và nguyên thủy, nhưng cần phải có cách
tiếp cận hay phương pháp mới.
- Thứ hai, ý nghĩa
khoa học của đề tài: khám phá và công bố những tri thức khoa học mới,
phương pháp mới.
- Thứ ba, ý nghĩa thực
tiễn của đề tài:
Giải quyết các vấn đề, khó khăn, vướng mắc trong thực tiễn công tác hoặc cuộc
sống, xây dựng luận cứ cho các chương trình phát triển kinh tế, chính trị, văn
hóa và xã hội… Nghĩa là đề tài nghiên cứu đang được đời sống xã hội đòi hỏi
giải quyết, nếu không sẽ cản trở hoặc hạn chế sự phát triển.
Tính chất này thể hiện
ở chỗ, kết quả nghiên cứu của đề tài phục vụ gì cho cuộc sống đương thời hay cho đối
tượng cụ thể nào đó trong xã hội.
- Thứ tư, tính khả
thi: người nghiên cứu phải có đủ điều kiện cho việc hoàn thành đề tài như:
nguồn thông tin, tư liệu, người hướng dẫn khoa học và thời gian…
- Thứ năm, đề tài phải
xuất phát từ nhu cầu của tác giả và được tác giả yêu thích, đồng thời phải phù
hợp với năng lực, điều kiện của tác giả. Dù đề tài có ý nghĩa khoa học và thực tiễn
cao, có tính cấp thiết, nhưng nếu tác giả không có hứng thú và không phù hợp
với năng lực, điều kiện của tác giả thì đề tài sẽ khó thực hiện thành công.
1.2.2. Cách đặt tên đề
tài nghiên cứu khoa học
Tên đề tài phải ngắn
gọn nhất, ít chữ nhất nhưng chứa đựng đầy đủ thông tin. Ngôn ngữ dùng để đặt
tên đề tài phải rõ ràng, chuẩn xác, được hiểu theo một nghĩa duy nhất, không
nên đặt tên đề tài khoa học bằng những cụm từ có độ bất định về thông tin, như:
“Vài suy nghĩ về…”; “Thử bàn về…”; “Về vấn đề…”; “Góp phần vào…”…Cách
đặt tên như trên chỉ thích hợp cho một bài báo chứ không thích hợp cho một công
trình khoa học. Trong quá trình xác định tên đề tài, người nghiên cứu cần tham
khảo ý kiến của người hướng dẫn khoa học.
Tóm lại: Đề tài khoa học được
diễn đạt bằng tên đề tài.Tên đề tài là tên gọi của vấn đề khoa học cần nghiên
cứu, được diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, chỉ có một nghĩa. Không nên sử dụng những
thuật ngữ có nhiều lớp nghĩa trong tên của đề tài nghiên cứu.
1.2.3. Các loại đề tài
nghiên cứu khoa học trong lưu trữ
* Gợi ý một số đề tài
nghiên cứu khoa học:
Nghiên cứu khoa học
trong lưu trữ có thể đề cập đến một số vấn đề như:
- Nghiên cứu về nghiệp
vụ lưu trữ: Có thể nghiên cứu những nội dung về nghiệp vụ lưu trữ tại một hoặc
một số cơ quan tổ chức cụ thể, có địa chỉ xác định. Các đề tài có thể là:
+ Phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại.....
+ Nâng cao hiệu quả
công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại....
+ Tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ tại... phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt;
+ Nâng cao hiệu quả
công tác lưu trữ tại....;/.”
+ Tổ chức hệ thống
thông tin tài liệu lưu trữ của cơ quan....;
+ Thực trạng quản lý
tài liệu lưu trữ của một số cá nhân, gia đình, dòng họ tại địa phương.....
+ Số hóa tài liệu lưu
trữ tại...
+ Tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ khoa học và công nghệ tại cơ quan...
+ Ứng dụng công nghệ
hiện đại trong tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ tại....
+ Tổ chức lao động khoa
học trong công tác lưu trữ tại...;
+ Nâng cao chất lượng
đội ngũ công chức, viên chức làm lưu trữ tại tỉnh....
+ Xây dựng phương án
chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng tại....
- Nghiên cứu về công
tác quản lý nhà nước về lưu trữ: Có thể nghiên cứu Công tác quản lý nhà nước
về lưu trữ tại một hoặc một số cơ quan tổ chức cụ thể, có địa chỉ xác định)
+ Quản lý nhà nước đối
với những hoạt động nghiệp vụ nêu trên. Ví dụ: Quản lý nhà nước trong lĩnh
vực khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại …..;Quản lý nhà nước trong bảo
quản tài liệu lưu trữ tại….)
+ Quản lý nhà nước về
việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ tại….
* Một số đề tài nghiên
cứu khoa học đã được thực hiện:
- Đề tài: Nghiên cứu
hoàn thiện hệ thống thuật ngữ lưu trữ Việt Nam
+ Mã số: 2002-98-34
+ Thời gian bắt đầu-kết
thúc: 2002-2006
+ Chủ nhiệm: TS Trần
Hoàng
- Đề tài: Nghiên cứu cơ
sở khoa học xây dựng định mức chỉnh lý tài liệu ảnh tại các Trung tâm Lưu trữ
quốc gia
+ Mã số: 2003-98-11
+ Thời gian bắt đầu-kết
thúc: 2003-2005
+ Chủ nhiệm: CN Nguyễn
Thanh Sơn
- Đề tài: Nghiên cứu
nguyên tắc, phương pháp lựa chọn, quản lý và khai thác tài liệu điện tử thuộc
diện nộp vào Lưu trữ lịch sử
+ Mã số: 2004-98-07
+ Thời gian bắt đầu-kết
thúc: 2004-2005
+ Chủ nhiệm: Th.s
Nguyễn Thị Thuý Bình
- Đề tài: Nghiên cứu
xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt
động của các cơ quan nhà nước cấp huyện
+ Mã số: 2009-98-01
+ Thời gian bắt đầu-kết
thúc: 2009
+ Chủ nhiệm: CN Nguyễn
Thiên Ân
- Đề tài: Nghiên cứu
các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập
bản sao bảo hiểm
+ Mã số: ĐT.07/11
+ Thời gian bắt đầu-kết
thúc: 2011-2012
+ Chủ nhiệm: Th.s
Nguyễn Thị Hà
2. Quy trình thực hiện
đề tài nghiên cứu khoa học
2.1. Lựa chọn đề tài
nghiên cứu
Chọn đề tài là công
việc đầu tiên đối với người nghiên cứu. Đối với những đề tài do nhà nước, các
cơ quan, tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội đặt hàng, người nghiên cứu cần cân nhắc về khả
năng và điều kiện để thực hiện đề tài rồi đưa ra quyết định. Nếu chọn đề tài
khác phải xuất phát từ những vấn đề nảy sinh của thực tiễn đặt ra cần giải
quyết.
Với các đề tài nghiên
cứu trong trường học (luận văn, luận án, tiểu luận): đề tài nghiên cứu có thể
do cơ sở đào tạo, các giảng viên gợi ý hay do chính bản thân người học tự đề
xuất và được giảng viên chấp thuận.
Thông thường, các cơ sở
đào tạo thường khuyến khích người học tự đề xuất vấn đề nghiên cứu trên cơ sở
năng lực, sở trường, hay những ý tưởng đã hình thành trước đó của người học.
Những ý tưởng nghiên cứu thường được hình thành khi nghe giảng trên lớp, đọc
sách báo, trao đổi, tranh luận trong quá trình thực tập, phát hiện những vướng
mắc nảy sinh trong thực tế cuộc sống…
Vậy, làm thế nào để lựa
chọn được một đề tài phù hợp, có tính cấp thiết, có tính khả thi… Đó là câu hỏi
mà bất kì người nghiên cứu nào cũng phải trăn trở. Một đề tài như thế cần đáp
ứng các tiêu chí như:
- Là đề tài mà người
nghiên cứu yêu thích, say mê (phù hợp sở thích)
- Là đề tài không trùng
lặp với các đề tài khác và có nguồn tài liệu tham khảo phong phú, tin cậy;
- Là một vấn đề khoa
học đang có nhiều tranh luận, chưa có được sự thống nhất, mở ra cho người nghiên
cứu cơ hội mang lại những đóng góp khoa học mới
- Là đề tài góp phần
giải quyết những vấn đề cấp thiết từ thực tiễn
- Lần đề tài phục vụ
cho những dự định hoặc liên quan trực tiếp đến nghề nghiệp của người nghiên
cứu trong tương lai.
….….
Có thể lưu ý một số gợi
ý sau để lựa chọn đề tài:
- Đề tài có nội dung đề
cập đến việc giải quyết các vấn đề nảy sinh trong thực tiễn. Hoạt động thực
tiễn là một quá trình luôn vận động, biến đổi và chứa đựng nhiều tồn tại mâu
thuẫn. Người làm công tác nghiên cứu khoa học cũng chính là người tham gia trực
tiếp vào việc giải quyết mâu thuẫn đó. Những đề tài hướng đến giải quyết nhiệm
vụ này có giá trị ứng dụng cao.
- Thường xuyên theo dõi
tổng kết thành tựu nghiên cứu khoa học của ngành để tìm chủ đề nghiên cứu,
hướng suy nghĩ vào những vấn đề ít được quan tâm. Để làm được điều này, người
nghiên cứu phải chủ động đọc tài liệu, hệ thống được các vấn đề liên quan từ
sách, báo, tạp chí chuyên môn, báo cáo khoa học. Đó là những thông tin mới nhất
trong lĩnh vực nghiên cứu.
- Tham khảo ý kiến của
các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên ngành hẹp. Ý kiến chuyên gia là nguồn tham
khảo cần thiết, vì họ là người có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu và nắm được
thông tin mới nhất ở từng lĩnh vực chuyên môn.
- Chọn đề tài theo yêu
cầu cấp có thẩm quyền. Đây là những đề tài có tính khả thi, tuy nhiên chỉ nên
chọn những vấn đề mà bản thân người nghiên cứu có đủ hiểu biết và điều kiện
nghiên cứu.
- Khai thác đối tượng
nghiên cứu cũ bằng phương pháp mới với quan điểm mới... tài.
Tóm lại có thể dựa vào một hoặc
kết hợp nhiều gợi ý nêu trên để lựa chọn đề
2.2. Xây dựng đề cương
nghiên cứu
Đề cương nghiên cứu cần
thuyết minh những điểm sau:
- Tên đề tài: Tên đề tài cần thể hiện
khái quát nhất nội dung nghiên cứu
- Lý do chọn đề tài
(Tính cấp thiết của đề tài): Khi thuyết minh lý do chọn đề tài cần làm rõ các nội
dung:
+ Nêu tầm quan trọng
của vấn đề nghiên cứu
+ Phân tích sơ lược
lịch sử vấn đề nghiên cứu, chỉ rõ mức độ nghiên cứu của các đồng nghiệp đi
trước để thấy rằng, đề tài mới sẽ kế thừa được gì từ đồng nghiệp, vấn đề sẽ
triển khai nghiên cứu là gì; khẳng định, nghiên cứu mới sẽ không lặp lại kết
quả mà các đồng nghiệp đi trước đã công bố;
+ Giải thích lý do chọn
đề tài của tác giả về mặt lý thuyết, về mặt thực tiễn, về tính cấp thiết hay về
năng lực nghiên cứu, tại sao vấn đề nghiên cứu lại cần thiết và có ý nghĩa tại
thời điểm nghiên cứu
- Mục tiêu nghiên
cứu:: Là những nội dung cần được xem xét và làm rõ trong nghiên cứu. Mục
tiêu nghiên cứu trả lời câu hỏi “Nghiên cứu cái gì?”.[ 1; tr.51]
- Đối tượng nghiên cứu: Là bản thân sự vật
hoặc hiện tượng cần được xem xét và làm rõ trong nhiệm vụ nghiên cứu.
- Khách thể nghiên cứu:
Là
hệ thống sự vật tồn tại khách quan trong các mối liên hệ người nghiên cứu cần
khám phá, là vật mang đối tượng nghiên cứu. Khách thể nghiên cứu chính là nơi
chứa đựng những câu hỏi mà người nghiên cứu cần tìm câu trả lời.
- Đối tượng khảo sát: Là một bộ phận đủ đại
diện của khách thể nghiên cứu được người nghiên cứu lựa chọn để xem xét. Không
bao giờ người nghiên cứu có thể đủ quỹ thời gian và kinh phí để khảo sát trên
toàn bộ khách thể.
- Phạm vi nghiên cứu:(Giới hạn nội dung
nghiên cứu đến đâu?).
Có 2 loại phạm vi được xem xét [ 1; tr128]
+ Giới hạn phạm vi nội
dung nghiên cứu
+ Giới hạn phạm vi thời
gian diễn biến của sự kiện để xem xét
Cơ sở để xác định phạm
vi nghiên cứu có thể là:
+ Một bộ phận đủ mang
tính đại diện của đối tượng nghiên cứu và quỹ thời gian đủ để hoàn tất công
trình nghiên cứu.
+ Khả năng được hỗ trợ
về kinh phí, phương tiện thiết bị thí nghiệm đảm bảo thực hiện các nội dung
nghiên cứu.
- Phương pháp nghiên
cứu:
Nêu các phương pháp được vận dụng để thực hiện đề tài. Phương pháp nghiên cứu
do mục tiêu và đối tượng nghiên cứu quyết định. Phương pháp nghiên cứu khoa học
là một hệ thống phong phú, vì vậy trong thực tế có nhiều cách phân loại.
+ Dựa vào phạm vi sử
dụng, người ta thường chia thành phương pháp nghiên cứu chung và phương pháp
nghiên cứu chuyên biệt. Phương pháp nghiên cứu chung gồm phương pháp duy
vật biện chứng và phương pháp toán học dùng cho tất cả các lĩnh vực khoa học. Phương
pháp nghiên cứu chuyên biệt (đặc thù) nhằm nghiên cứu một sự vật hiện tượng
nào đấy của một chuyên ngành hay một lĩnh vực cụ thể.
+ Dựa vào tính chất
nghiên cứu, người ta chia phương pháp NCKH thành 2 nhóm: Nhóm phương pháp
nghiên cứu lý thuyết (định tính):là nhóm các phương pháp thu thập thông tin
trên cơ sở nghiên cứu các văn bản, tài liệu đã có và bằng các thao tác tư duy
lôgic để rút ra kết luận khoa học cần thiết. Nhóm phương pháp lý thuyết gồm các
phương pháp: Phương pháp đọc và phân tích tài liệu,Phương pháp phân loại hệ
thống hóa lý thuyết, phương pháp mô hình hóa, phương pháp lịch sử…. Nhóm
phương pháp nghiên cứu thực tiễn (định lượng):là nhóm phương pháp trực tiếp
tác động vào đối tượng nghiên cứu thực tiễn để làm bộc lộ bản chất và các quy luật
vận động của đối tượng ấy. Nhóm phương pháp này có các phương pháp: Phương pháp
phỏng vấn, phương pháp quan sát, phương pháp thực nghiệm khoa học (thực nghiệm
sư phạm, dùng bài thử -test, nghiên cứu tâm lý…), phương pháp phân tích và tổng
kết kinh nghiệm…
+ Một số thuật ngữ về
phương pháp nghiên cứu khoa học:
* Phương pháp phân tích
và tổng hợp: Là 2 phương pháp đặt trong mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau.
Phân tích là tách vật thể, hiện tượng phức tạp ra thành những bộ phận, những
yếu tố những mặt đơn giản để nghiên cứu từng phần. Tổng hợp là liên kết lại,
thống nhất lại các bộ phận, các mặt đã được phân tích.
* Phương pháp diễn dịch
- quy nạp: Diễn dịch là phương pháp suy luận đi từ tổng quát đến đặc thù, cái
chung đến cái riêng, từ nguyên lý đến hiệu quả. Quy nạp là phương pháp suy luận
từ đặc thù đến tổng quát, từ nhận thức sự vật, hiện tượng riêng rẽ đến nguyên
lý chung, từ tri thức riêng đến tri thức chung.
* Phương pháp lịch sử
Phương pháp lịch sử là
phương pháp làm tái hiện lại quá trịnh hình thành, biến đổi và phát triển của
các đối tượng với đầy đủ các sự kiện đã xảy ra trong quá trình, giúp ta nắm bắt
đến từng chi tiết liên quan tới đối tượng nghiên cứu. Hạn chế của phương pháp
này là nhà nghiên cứu không phản ánh được hoàn toàn đầy đủ và chính xác về sự
vật, hiện tượng nghiên cứu, mất nhiều thời gian xem xét và nghiên cứu về đối
tượng đó.
* Phương pháp logic: Là
phương pháp nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của đối tượng để chỉ
ra bản chất, quy luật vận động biến đổi và phát triển của đối tượng. Nó có ưu điểm
hơn phương pháp lịch sử ở chỗ là phương pháp logic đã gạt bỏ đi những yếu tố
ngẫu nhiên. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là sự vận động biến đổi
của đối tượng hết sức nghèo nàn.
* Phương pháp quan sát -
thí (thực) nghiệm: Phương pháp quan sát giúp ghi nhận một cách đầy đủ và chính
xác các hiện tượng đúng như xảy ra trong tự nhiên nhằm khám phá ra nguyên nhân
và quy luật của chúng. Phương pháp thí nghiệm giúp nghiên cứu các sự vật, hiện
tượng bằng cách can thiệp vào chúng trong những điều kiện do nhà khoa học quy
định để quan sát hoặc kiểm chứng một giả thiết.
* Phương pháp mô hình
hoá: Mô hình hóa là một phương pháp nhận thức khoa học giúp phát hiện những đặc
trưng của một khách thể nào đó dựa trên một khách thể khác, khách thể đó gọi là
mô hình. (Bản gốc - bản sao)
* Phương pháp hệ thống
- cấu trúc: Thống nhất 2 phương pháp - hệ thống và cấu trúc, hay đúng hơn thống
nhất 2 mặt của một phương pháp. Hệ thống là tổ hợp những yếu tố, những vật thể,
hiện tượng… “ giống nhau” có những mối liên hệ nhất định với nhau hay với tổ
hợp đó. Cấu trúc là một bất biến của một hệ thống. Các bộ phận (thành tố) được
sắp xếp theo cấu trúc nào thì sản sinh ra hệ thống ấy, hệ thống nào thì có ý
nghĩa ấy.
- Lịch sử nghiên cứu: (Nội dung này đề cập
khái quát lịch sử nghiên cứu của vấn đề liên quan đến đề tài thực hiện) Liệt kê
các công trình nghiên cứu, nhận xét sơ bộ về nội dung; đánh giá kết quả nghiên
cứu đã đạt được như thế nào, chỉ ra khoảng trống trong nghiên cứu; phân tích và
tổng hợp kết quả của các công trình nghiên cứu để chỉ ra những tồn tại, vấn đề
mang tính mới mà đề tài sẽ giải quyết.
- Giả thuyết nghiên cứu
+ So sánh khái niệm “giả
thuyết” và “giả thiết” trong nghiên cứu Khái niệm “giả thuyết nghiên cứu” hay “giả
thuyết khoa học”: Là nhận định sơ bộ, là kết luận giả định của nghiên cứu,
hoặc: Là luận điểm cần chứng minh của tác giả, hoặc: Là câu trả lời sơ bộ, cần chứng minh,
hoặc: Là điều tạm nêu ra (chưa được chứng minh hoặc kiểm nghiệm) để giải thích
một hiện tượng nào đó và tạm được công nhận. hoặc: Là một kết luận giả định do
nhà nghiên cứu đặt ra để theo dõi, xem xét, phân tích, kiểm chứng trong quá
trình nghiên cứu.
Khái niệm “giả thiết”
trong nghiên cứu: Giả thiết là một điều kiện giả định trong quan sát hoặc thực
nghiệm. Giả thiết: (toán học) là mệnh đề được cho sẵn và không cần phải chứng
minh.
Điểm khác nhau cơ bản
của giả thuyết và giả thiết là: giả thuyết là cái cần chứng minh, cần kiểm
nghiệm trong nghiên cứu còn giả thiết là cái được cho sẵn, thừa nhận và không
cần quan tâm đến việc chứng minh tính đúng sai của nó.
+ Giả thuyết đặt ra
phải phù hợp và dựa trên quan sát hay cơ sở lý thuyết hiện tại (kiến thức vốn
có, nguyên lý, kinh nghiệm, kết quả nghiên cứu tương tự trước đây, hoặc dựa vào
nguồn tài liệu tham khảo), nhưng ý tưởng trong giả thuyết là phần lý thuyết
chưa được chấp nhận.
+ Xét về bản chất
logic, giả thuyết được đặt ra từ việc xem xét bản chất riêng, chung của sự vật
và mối quan hệ của chúng hay gọi là quá trình suy luận. Quá trình suy luận là
cơ sở hình thành giả thuyết khoa học.
- Đóng góp của đề tài: Trình bày những đóng
góp dự kiến của đề tài về mặt học thuật và thực tiễn
- Cấu trúc của đề tài: Nêu các phần dự kiến sẽ
nghiên cứu (Mở đầu, các chương, mục…) một cách chi tiết
- Danh mục tài liệu
khảo: Liệt
kê các tài liệu tham khảo, sắp xếp theo đúng quy định.
2.3. Tổ chức toạ đàm,
hội thảo chuyên gia về đề tài nghiên cứu
Cần xây dựng kế hoạch chương
trình cho buổi toạ đàm, hội thảo:
- Mục đích yêu cầu
- Thời gian, Địa điểm,
Thành phần tham dự
- Nội dung toạ đàm
- Tổ chức thực hiện
2.4. Thu thập xử lý
thông tin và viết nội dung đề tài
2.4.1. Phương pháp tiếp
cận thu thập thông tin
- Tiếp cận nội quan và
ngoại quan: Tiếp cận nội quan là nghĩ theo ý mình. Nội quan rất cần cho NCKH. Còn
tiếp cận ngoại quan là nghĩ theo ý người khác. Người nghiên cứu không nên ngại
« nghĩ theo ý mình » vì mọi ý nghĩ dù theo ý mình hay ý người khác thì cũng đều
phải kiểm chứng để đảm bảo rằng nó đúng theo quy luật khách quan. (một nhà sinh
học người Pháp nói: Không có nội quan thì không có nghiên cứu nào được bắt đầu,
nhưng chỉ với nội quan thì không có nghiên cứu nào được kết thúc)
- Tiếp cận quan sát
hoặc thực nghiệm: Có
thể quan sát hoặc thực nghiệm để thu thập thông tin cho việc hình thành luận cứ
+ Tiếp cận quan sát
được sử dụng đối với nhiều loại hình nghiên cứu: nghiên cứu mô tả, nghiên cứu
giải thích và nghiên cứu giải pháp.
+ Tiếp cận thực nghiệm
được dùng trong nghiên cứu khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và nghiên cứu
công nghệ. Cũng có một số nghiên cứu giải pháp và nghiên cứu giải thích bắt
buộc phải sử dụng tiếp cận thực nghiệm.
- Tiếp cận lịch sử
và lôgic: Tiếp cận lịch sử là xem xét sự vật qua những sự kiện trong
quá khứ. Mỗi sự kiện riêng biệt trong quá khứ là ngẫu nhiên nhưng chuỗi sự kiện
trong quá khứ luôn bị chi phối bởi một quy luật tất yếu. Với phương pháp khách
quan thu thập thông tin về chuỗi sự kiện trong quá khứ, người nghiên cứu sẽ
nhận biết được logic tất yếu của quá trình phát triển. Tiếp cận lịch sử đòi hỏi
thu thập thông tin về các sự kiện (định tính và định lượng) sắp xếp các sự kiện
theo một trật tự nhất định, chẳng hạn diễn biến của từng sự kiện, quan hệ nhân -
quả giữa các sự kiện... nhờ đó mà làm bộc lộ lôgic tất yếu trong tiến trình
phát triển của sự vật. Tiếp cận lịch sử và logic phải đi đến cái cuối cùng là
nhận thức được cái lôgic.
- Tiếp cận phân tích và
tổng hợp: Phân
tích một sự vật là sự phân chia sự vật thành những bộ phận có bản chất khác
biệt nhau.Còn tổng hợp là xác lập những liên kết tất yếu giữa các bộ phận đã
được phân tích.
Người nghiên cứu có thể
thu thập thông tin từ tiếp cận phân tích trước. Song cũng có thể thu thập thông
tin từ tiếp cận tổng hợp trước. Tuy nhiên cuối cùng vẫn phải đưa ra một đánh
giá tổng hợp đối với sự vật được xem xét.
-Tiếp cận định tính
và định lượng: Đối tượng khảo sát luôn phải xem xét ở cả 2 khía cạnh định
tính và định lượng. Cũng
có khi
không thể tìm được các thông tin định lượng. Trong trường hợp đó phải chấp nhận
thông tin định tính là duy nhất. Tiếp cận định tính và định lượng dù bắt đầu từ
đâu trước cũng phải đi đến mục tiêu cuối cùng là nhận thức bản chất định tính
của sự vật.
- Tiếp cận hệ thống và
cấu trúc: Hệ
thống có thể được hiểu là một tập hợp các phần tử có quan hệ tương tác để thực
hiện một mục tiêu xác định. Như vậy, khi nói đến hệ thống là phải nói đến phần
tử, tương tác và mục tiêu. (Ví dụ: máy bay là một hệ thống kỹ thuật, trong đó
không một bộ phận nào có thể bay được nhưng sự tương tác giữa chúng đã làm hệ
thống này bay được.)
- Tiếp cận cá biệt và
so sánh: Tiếp
cận cá biệt cho phép xem xét sự vật một cách cô lập với các sự vật khác. Tiếp
cận so sánh cho phép xem xét sự vật trong tương quan. Bất kể trong nghiên cứu
tự nhiên hay xã hội người nghiên cứu luôn có xu hướng chọn các sự vật đối
chứng. Cặp phương pháp tiếp cận cá biệt và so sánh cuối cùng phải dẫn đến kết
quả về nhận thức cái cá biệt.
2.4.2. Một số phương
pháp thu thập thông tin
- Phương pháp nghiên
cứu tài liệu:
Mục đích của nghiên cứu tài liệu là nhằm tìm hiểu những luận cứ mà đồng nghiệp
đi trước đã làm, không mất thời gian lập lại những công việc mà các đồng nghiệp
đã thực hiện. Nghiên cứu tài liệu có thể thu thập được những thông tin sau: Cơ
sở lý thuyết liên quan đến chủ đề nghiên cứu, kết quả nghiên cứu của đồng
nghiệp đã công bố trên các ấn phẩm, chủ trương chính sách liên quan đến chủ đề nghiên cứu, số
liệu thống kê, …Các bước tiến hành nghiên cứu tài liệu như sau:
+ Thu thập tài liệu từ
các nguồn như tài liệu khoa học trong ngành, tài liệu khoa học ngoài ngành, tài
liệu truyền thông đại chúng; Phân tích các nguồn tài liệu: Nguồn tài
liệu được phân tích từ nhiều góc độ như chủng loại, tác giả,..Xét về chủng loại
có các nguồn gồm (theo chuyên môn)
*Tạp chí và báo cáo
khoa học trong ngành - đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình tìm kiếm
luận cứ cho nghiên cứu bởi vì nó thuộc chính lĩnh vực nghiên cứu và mang tính thời sự cao về
chuyên môn.
*Tác phẩm khoa học là
loại công trình đủ hoàn thiện về lý thuyết, có giá trị cao về các luận cứ lý
thuyết nhưng không mang tính thời sự;
*Tạp chí và báo cáo khoa
học ngoài ngành cung cấp thông tin nhiều mặt, có ích cho việc phát triển chiều
rộng của nghiên cứu, có thể có những gợi ý độc đáo, thoát khỏi đường mòn của
những nghiên cứu trong ngành;
*Tài liệu lưu trữ có
thể bao gồm các văn kiện chính thức của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính
trị xã hội, các hồ sơ thuộc loại thông tin không công bố trên báo chí;
*Thông tin đại chúng
gồm các báo chí, bản tin của các cơ quan thông tấn, chương trình phát thanh
truyền hình... là một nguồn tư liệu quý vì nó phản ánh nhu cầu bức xúc từ cuộc
sống. Tuy nhiên thông tin đại chúng không đòi hỏi chiều sâu nghiên cứu như
chuyên khảo khoa học;
Các nguồn tài liệu trên
đây luôn có thể tồn tại dưới 2 dạng: Nguồn tài liệu cấp 1 gồm những tài liệu
nguyên gốc của chính tác giả hoặc nhóm tác giả viết. Nguồn tài liệu cấp 2 gồm
những tài liệu được tóm tắt, xử lý biên soạn biên dịch trích dẫn, tổng quan từ
tài liệu cấp 1. Trong nghiên cứu khoa học người ta ưu tiên sử dụng tài liệu cấp 1, chỉ trong trường hợp
không thể tìm được tài liệu cấp 1, người ta mới sử dụng tài liệu cấp 2. Tài
liệu dịch, sách dịch về nguyên tắc phải được xem là tài liệu cấp 2, khi sử dụng
tài liệu dịch phải tra cứu bản gốc.
+ Phân tích nguồn
tài liệu: Có thể phân tích nguồn tài liệu theo tác giả. Mỗi loại tác giả có
một cách nhìn riêng biệt trước đối tượng nghiên cứu. Tác giả trong ngành có am
hiểu sâu sắc lĩnh vực nghiên cứu. Tác giả ngoài ngành có thể có cái nhìn độc
đáo, khách quan thậm chí có thể cung cấp những nội dung liên ngành, liên bộ
môn. Tác giả trong cuộc được trực tiếp sống trong sự kiện. Họ có thể am hiểu
tường tận những sự kiện liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu. Còn tác giả ngoài
cuộc cũng như tác giả ngoài ngành có thể cung cấp những gợi ý độc đáo. Tác giả
trong nước am hiểu thực tiễn đất nước mình, tác giả ngoài nước cung cấp thông
tin nhiều mặt trong bối cảnh quốc tế. Các tác giả sống cùng thời với sự kiện có
thể là những nhân chứng trực tiếp. Tuy nhiên họ chưa kịp có thời gian để thu
thập hết các thông tin liên quan, hơn nữa có thể bị những hạn chế lịch sử. Tác
giả hậu thế được kế thừa cả một bề dày tích lũy kinh nghiệm và nghiên cứu của
đồng nghiệp, do vậy có điều kiện phân tích sâu sắc hơn những sự kiện.Ngoài ra
có thể phân tích tài liệu theo nội dung:
Đúng/Sai Thật/Giả Đủ/Thiếu
Xác thực/Méo mó/Gian
lận
Đã xử lý/Tài liệu thô
chưa qua xử lý
+ Tổng hợp tài liệu: Gồm những nội dung sau
*Chỉnh lý tài liệu
Thiếu: Bổ túc tài liệu
sau khi phân tích phát hiện thiếu, sai lệch, chỉ chọn những thứ cần để đủ xây
dựng luận cứ
Méo mó/Gian lận: chỉnh
lý
Sai: Phân tích phương
pháp
*Sắp xếp tài liệu
Đồng đại: Sắp xếp theo
đồng đại tức lấy trong cùng thời điểm để quan sát tương quan
Lịch đại: Theo lịch
đại, tức là theo tiến trình của các sự kiện để quan sát động thái.
*Xử lý kết quả
- Điểm mạnh được sử
dụng để làm luận cứ cho nghiên cứu
- Điểm yếu được sử dụng
để nhận dạng vấn đề mới
- Phương pháp quan sát:
Có thể
phân loại như sau:
+ Theo mức độ chuẩn bị:
Có quan sát có chuẩn bị trước và quan sát không chuẩn bị (bất chợt gặp)
+ Theo quan hệ giữa
người quan sát và người bị quan sát: Có quan sát không tham dự (chỉ đóng vai
trò ghi chép) và quan sát có tham dự (hòa nhập vào đối tượng khảo sát như một
thành viên.
+ Theo mục đích xử lý
thông tin, quan sát được phân chia thành quan sát mô tả và quan sát phân tích.
Trong quan sát, người nghiên
cứu có thể quan sát bằng nhiều cách khác nhau như trực tiếp xem, nghe, sử dụng
các phương tiện ghi âm, sử dụng các phương tiện đo lường ( bác sĩ sử dụng máy
siêu âm, cảnh sát sử dụng máy đo độ cồn, bắn tốc độ...)
- Phương pháp phỏng vấn
Phỏng vấn là đưa ra
những câu hỏi với người đối thoại để thu thập thông tin. Thực chất phỏng vấn có
thể hiếu là quan sát gián tiếp hay nói cách khác là nhờ người khác quan sát hộ
sau đó hỏi lại kết quả quan sát.
Trong phỏng vấn trước
hết cần chọn người đối thoại. Người đối thoại có thể là người rất am hiểu, ít
am hiểu hoặc hoàn toàn không am hiểu lĩnh vực nghiên cứu. Họ có thể cho ý kiến
về những khía cạnh rất khác nhau.Sau khi đã lựa chọn được người đối thoại, cần
phân tích tâm lý đối tác. Trước mỗi đối tác người nghiên cứu cần có những cách
tiếp cận tâm lý khác nhau. Người có nhiều hiểu biết thường sẵn sàng cộng tác,
dễ dàng tiếp nhận câu hỏi và cho câu tả lời chính xác...
Trong phỏng vấn người
ta chia ra các loại như phỏng vấn có chuẩn bị trước, phỏng vấn không chuẩn bị
trước, trao đổi trực tiếp, trao đổi qua điện thoại.Dù là loại phỏng vấn nào thì
cách đặt câu hỏi cũng rất quan trọng vì nó có vai trò quyết định đến kết quả
phỏng vấn.. Lưu ý nên hỏi vào việc người ta làm, tránh đòi hỏi người ta đánh
giá hoặc hỏi những vấn đề nhạy cảm.
- Phương pháp hội nghị
Nội dung phương pháp
này là nêu câu hỏi trước một nhóm chuyên gia để nghe họ tranh luận, phân tích.
Ưu điểm của phương pháp này là được nghe ý kiến của nhiều người có hiểu biết.
Nhược điểm của phương pháp này là ý kiến hội nghị thường hay bị chi phối bởi
những người có tài hùng biện và những người có địa vị xã hội cao hơn ở trong
nhóm.
Để khắc phục nhược điểm
người ta thường dùng phương pháp tấn công não (là phương pháp nghiên cứu
do A. Osbom - người Mỹ khởi xướng). Phương pháp tích ý tưởng do 2 nhóm chuyên
gia thực hiện, một nhóm chuyên phát ý tưởng còn một nhóm chuyên phân tích.
Người tổ chức tấn công não cần tạo bầu không khí tự do tư tưởng, không khích lệ
tán thưởng, cũng không châm biếm chỉ trích, cần lắng nghe mọi ý kiến kể cả ý
kiến lạc đề.
- Điều tra bằng bảng
hỏi
Điều tra bằng bảng hỏi
vốn là phương pháp của xã hội học nhưng đã được áp dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực.
Về mặt kỹ thuật của phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi có ba loại công việc phải
quan tâm: Chọn mẫu, thiết kế bảng câu hỏi, xử lý kết quả.
+ Thứ nhất, chọn mẫu:
Việc chọn mẫu phải đảm bảo vừa mang tính ngẫu nhiên vừa mang tính đại diện,
tránh chọn mẫu theo định hướng chủ quan của người nghiên cứu.
+ Thứ 2, thiết kế bảng
câu hỏi. Có 2 nội dung cần quan tâm trong thiết kế bảng câu hỏi, đó là: các
loại câu hỏi và trật tự lôgic của câu hỏi.Các loại câu hỏi phải đảm bảo khai
thác cao nhất ý kiến cá nhân của từng người được hỏi. Tốt nhất phải đặt câu hỏi
vào những công việc cụ thể liên quan đến cá nhân mỗi người, tránh những câu hỏi
yêu cầu người ta đánh giá về người khác (chẳng hạn sinh viên của trường có chăm
học không, hoặc câu hỏi ở tầm khái quát, chẳng hạn: Chính sách đối với giáo
viên hiện nay có hợp lý không)
2.4.3 Xử lý thông tin định
lượng và thông tin định tính
- Xử lý thông tin định
lượng: Thông
tin định lượng thu thập được từ các tài liệu thống kê hoặc kết quả quan sát,
thực nghiệm. Người nghiên cứu không thể ghi chép các số liệu dưới dạng nguyên
thủy vào tài liệu khoa học, mà phải sắp xếp sao cho bộc lộ được mối liên hệ và
xu thế của sự vật. Số liệu có thể trình bày dưới nhiều dạng từ thấp đến cao
gồm: con số rời rạc, bảng số liệu, biểu đồ, đồ thị
+ Con số rời rạc: Mô tả định lượng các sự
kiện bằng con số rời rạc là hình thức thông dụng trong các tài liệu khoa học.
Nó cung cấp cho người đọc những thông tin định lượng để có thể so sánh được các
sự kiện với nhau. Con số rời rạc được sử dụng trong trường hợp các số liệu
thuộc các sự vật riêng lẻ, không mang tính hệ thống, không thành chuỗi theo
thời gian. Ví dụ: nhóm nghiên cứu đã khảo sát 9 đoàn nghệ thuật, 5 nhà hát, 3
rạp chiếu phim trong vòng 1 tháng.
+ Bảng số liệu: Bảng số liệu được sử
dụng khi số liệu mang tính hệ thống, thể hiện một cấu trúc hoặc một xu thế. Ví
dụ, đoạn sau đây có thể thay thế bằng bảng số liệu “Việc đăng ký danh hiệu Gia
đình Văn hóa ở thành phố trong những năm gần đây như sau: Năm 2009 trong tổng
số 84 hộ gia đình có 81 hộ đăng ký đạt tỷ lệ 98%. Trong số hộ đăng ký danh hiệu
này có 71 hộ đạt chiếm tỷ lệ 87%. Năm 2010 trong tổng số 84 hộ có 82 hộ đăng ký đạt tỷ lệ 98,5%.
Trong số hộ đăng ký thì số hộ đạt danh hiệu là 70 hộ chiếm 85,5%. Năm 2011
trong tổng số 84 hộ có 80 hộ dăng ký đạt tỷ lệ 97,5%. Trong số hộ đăng ký thì
số hộ đạt danh hiệu là 70 hộ chiếm 85,%.
|
Năm
|
Tổng
số hộ
dân
|
Tổng
số hộ đăng ký GĐVH
|
Tỷ
lệ
|
Tổng
số hộ đạt GĐVH
|
Tỷ
lệ
|
|
2009
|
84
|
81
|
98%
|
71
|
87%
|
|
2010
|
84
|
82
|
98,5%
|
70
|
85,5%
|
|
2011
|
84
|
80
|
97,5%
|
70
|
85,5%
|
Xây dựng bản số
liệu là xây dựng bảng kê nêu rõ, gọn theo thứ tự nhất định những số liệu thể
hiện những đặc điểm của sự vật hiện tượng. Phân tích bảng số liệu là dùng tư duy so sánh,
phân tích, tổng hợp các số liệu để qua đó làm nổi bật các đặc điểm của các đối
tượng và mối quan hệ giữa các đối tượng đó. Có 3 phương pháp phân tích bảng số
liệu là: Phương pháp phân tích theo toàn bộ quá trình biến đổi tức là
phân tích quá trình từ thời đầu đến thời điểm cuối. Phương pháp phân tích
theo từng đối tượng và Phương pháp phân tích theo giai đoạn. Cách làm này phải chia
toàn bộ quá trình biến đổi thành các giai đoạn (muốn thế quá trình này phải có
từ 3 thời điểm trở lên và mỗi giai đoạn được chia theo tiêu chí là có ít nất
một đối tượng có sự biến đổi khác hẳn trước hoặc sau đó.) Ba phương pháp phân
tích này có ý nghĩa như nhau. Tùy cấu trúc của bảng số liệu mà chọn cách phân
tích phù hợp để cho kết quả tốt.
+ Biểu đồ: Đối với những số liệu
so sánh, người nghiên cứu có thể chuyển từ bảng số liệu sang biểu đồ để cung
cấp cho người đọc một hình ảnh trực quan về tương quan giữa hai hay nhiều sự
vật cần so sánh.
Xây dựng biểu đồ là xây
dựng những hình vẽ để biểu diễn một khái niệm, quy luật hay mối quan hệ nào đó.
Có các loại biểu đồ khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng biệt nên tùy yêu cầu
xử lý thông tin mà có cách xử lý hợp lý để đưa ra biểu đồ thích hợp. Các loại biểu
đồ thường gặp trong xử lý thông tin là các loại biểu đồ:
* Biểu đồ hình cột: Là
loại biểu đồ thể hiện số lượng và sự biến đổi số lượng của các đối tượng qua
một số thời điểm.
* Biểu đồ hình tròn: Là
biểu đồ thể hiện cơ cấu các
thành phần của các đối tượng trong một vài thời điểm.
+ Đồ thị: Đồ thị được sử dụng khi
quy mô của tập hợp số liệu đủ lớn, để có thể từ các số liệu ngẫu nhiên, nhận ra
những liên hệ tất yếu. Để xử lý số liệu theo cách này người nghiên cứu cần có những kiến thức nhất định
về toán.
Xử lý thông tin định
tính: Mục
đích xử lý thông tin định tính là nhận dạng bản chất và mối liên hệ bản chất
giữa các sự kiện. Kết quả sẽ giúp người nghiên cứu mô tả được dưới dạng các sơ
đồ hoặc biểu thức toán học. Sơ đồ cho phép hình dung một cách trực quan các mối
liên hệ giữa các yếu tố trong cấu trúc của một sự vật mà không quan tâm đến
kích thước thật hoặc tỷ lệ thực của chúng. (ví dụ: sơ đồ hệ thống cơ quan quản
lý nhà nước về văn hóa). Mô hình toán cho phép khái quát hóa các
liên hệ của sự
vật, tính toán được các
quan hệ định lượng giữa
chúng.(Trong phương pháp mô hình toán, người ta dùng các loại ngôn ngữ toán học
như số liệu, biểu thức, biểu đồ, đồ thị...để thực hiện các đại lượng và quan hệ
gữa các đại lượng của sự vật.)
2.4.4. Viết nội dung đề
tài
Dựa vào những thông tin
đã thu thập được tiến hành viết nội dung đề tài theo cấu trúc đã được xác định
2.5. Thực hiện thủ tục
tổ chức nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học
- Chuẩn bị hồ sơ,
bao gồm: Bản chính, bản tóm tắt, các chứng từ tài chính, các phụ lục của đề
tài…
- Tổ chức nghiệm
thu đề tài:Chủ tịch hội đồng chủ trì phiên họp theo trình tự sau:
- Chủ nhiệm đề tài báo
cáo tóm tắt kết quả nghiên cứu;
- Các ủy viên phản biện
đọc phiếu nhận xét đánh giá đề tài;
- Thư ký khoa học đọc
phiếu nhận xét của thành viên vắng mặt (nếu có) để hội đồng tham khảo;
- Thành viên hội đồng
nêu câu hỏi đối với chủ nhiệm đề tài về kết quả và các vấn đề liên quan của đề
tài;
- Chủ nhiệm đề tài trả
lời các câu hỏi của hội đồng;
- Hội đồng thảo luận
kín và tiến hành đánh giá đối với đề tài
- Hội đồng bầu Ban kiểm
phiếu và tiến hành bỏ phiếu
- Trưởng ban kiểm phiếu
thông báo kết quả kiểm phiếu đối với đề tài
- Chủ tịch hội đồng dự
thảo kết luận đánh giá, trong đó cần nêu rõ, cụ thể những nội dung cần
chỉnh sửa, bổ sung để hoàn thiện đối với đề tài
- Hội đồng thảo luận để
thống nhất từng nội dung kết luận
- Hội đồng thông qua
biên bản.
2.6. Hoàn thiện và
thanh quyết toán đề tài nghiên cứu khoa học
Hoàn thiện hồ sơ thanh
quyết toán kinh phí đề tài
- Thuyết minh đề tài đã
phê duyệt
- Hợp đồng triển khai
thực hiện đề tài
- Dự toán kinh phí
- Các phiếu đánh giá đề
tài
- Biên bản đánh giá đề
tài
- Quyết toán kinh phí
và chứng từ kèm theo (nếu có)
- Biên bản thanh lý hợp
đồng triển khai thực hiện đề tài
3. Kết cấu của đề tài
nghiên cứu
3.1. Mở đầu: Bao gồm các nội dung:
- Lý do chọn đề tài
(Tính cấp thiết của đề tài b)
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài
- Khách thể nghiên cứu
- Đối tượng khảo sát
- Phạm vi nghiên cứu
- Mục tiêu và nhiệm
vụ nghiên cứu
- Lịch sử nghiên cứu
- Giả thuyết nghiên cứu
- Phương pháp nghiên
cứu
- Đóng góp của đề tài
- Cấu trúc của đề tài
3.2. Phần nội dung: Trình bày nội dung chi tiết
của các chương theo cấu trúc đã
định
3.3. Phần kết luận,
khuyến nghị:
Trình
bày nội dung này sau khi kết thúc chương cuối cùng của đề tài
- Kết luận chính thức
về kết quả nghiên cứu;
- Nêu lên những mặt
mạnh, mặt yếu và khả năng ứng dụng của đề tài;
- Khuyến nghị về các
khả năng nghiên cứu tiếp theo và đề xuất ý kiến.
3.4. Danh mục tài liệu
tham khảo:
Sắp xếp theo đúng quy định đã được hướng dẫn
TÀI
LIỆU THAM KHẢO
1. Vũ Cao Đàm (2007), Giáo
trình phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Nxb Giáo dục, Hà Nội.
2. Phạm Viết Vượng
(2004), Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Nxb Đại học Quốc gia Hà
Nội.
3. Lê Tử Thành (2013), Logic
học và phương pháp nghiên cứu khoa học Nxb Trẻ, tp Hồ Chí Minh
4. Gille - Gaston
Granger, (người dịch: Phan Ngọc, Phan Thiều) (1995), Khoa học và các khoa
học, Nxb
Thế giới.
CÂU
HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Trình bày
khái niệm đề tài khoa học, và cách đặt tên đề tài. Hãy đặt tên
một đề tài khoa học cụ thể.
2. Đề tài nghiên cứu
khoa học cần đáp ứng những yêu cầu nào? Hãy nêu những yêu cầu đó
3. Nghiên cứu khoa học
trong lưu trữ có thể đề cập đến những vấn đề nào? Hãy nêu tên một đề tài nghiên
cứu khoa học về lưu trữ
4. Trình bày cách lựa
chọn đề tài nghiên cứu khoa học? Nêu tên đề tài nghiên cứu khoa học của anh
(chị ) và cách lựa chọn đề tài đó.
5. Đề cương nghiên cứu
cần thuyết minh những nội dung gì? Hãy nêu những nội dung đó.
6. Hãy nêu tên đề tài
nghiên cứu khoa học của anh (chị) và xây dựng đề cương nghiên cứu của đề tài
đó.
7. Trình bày các phương
pháp tiếp cận thu thập thông tin.
8. Trình bày các phương
pháp thu thập
thông tin.
9. Cho biết tên đề tài
nghiên cứu khoa học của anh (chị) và các phương pháp thu thập thông tin cho đề
tài đó? Tại sao lại sử dụng các phương pháp đó?
10. Trình bày cách xử
lý thông tin định lượng và thông tin định tính
12. Hãy xử lý các thông
tin định lượng và thông tin định tính trong đề tài nghiên cứu khoa học của anh
(chị).
Chuyên
đề 18 (Chuyên đề báo cáo)
THỰC TIỄN XÂY DỰNG CÁC VĂN BẢN HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Mục đích
Chuyên đề báo cáo giúp
học viên liên hệ, vận dụng, đối chiếu, so sánh giữa lý thuyết được cung cấp
trong Phần kiến thức, kỹ năng với thực tiễn công tác tại cơ quan, tổ chức.
2. Yêu cầu
2.1. Đối với Ban tổ
chức lớp học:
- Cần lựa chọn nội dung
chuyên đề báo cáo phù hợp với đối tượng học viên của lớp;
- Yêu cầu báo cáo viên
chuẩn bị nội dung và xây dựng kế hoạch cụ thể.
2.2. Đối với báo cáo
viên:
- Báo cáo viên trình
bày chuyên đề có thể là: Các nhà quản lý, nhà khoa học, giảng viên của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn. Báo cáo viên phải là người có nhiều kinh nghiệm quản lý, nghiên
cứu thực tiễn tổ chức hoạt động lưu trữ và có khả năng sư phạm tốt.
- Thiết kế chuyên đề
báo cáo theo hình thức tọa đàm, có phần trình bày chung, phần trao đổi - thảo
luận, phần tóm tắt, kết luận nội dung và rút ra những bài học kinh nghiệm. Có
thể kết hợp với đi khảo sát thực tế.
3. Nội dung
Học viên khảo sát thực
tiễn xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, qua
đó đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc xây dựng và
áp dụng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ.
- Độ dài từ 15 đến 20
trang A4 (không kể trang bìa, tài liệu tham khảo và phụ lục), sử dụng phông
chức Times New Roman, cỡ chữ 14, cách dòng 1,5.
- Có phân tích, đánh
giá, ý kiến nêu ra cần có số liệu minh chứng rõ ràng.
3.1. Khái quát về cơ
quan, tổ chức và bộ phận tổ chức hoạt động công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ
chức
- Giới thiệu khái quát
cơ quan, tổ chức
- Giới thiệu về đội ngũ
viên chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức
3.2. Thực trạng xây
dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ chức
- Nêu thực trạng
- Đánh giá
- Nguyên nhân
|
|
KT.BỘ TRƯỞNG
THỨ
TRƯỞNG
Triệu
Văn Cường
|
MỤC
LỤC
|
STT
|
Chuyên đề
|
Trang
|
|
PHẦN 1: KIẾN THỨC CHUNG
|
|
1
|
Nhà nước
trong hệ thống chính trị
|
|
|
2
|
Tổ chức bộ
máy nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
|
|
|
3
|
Pháp luật và
hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam
|
|
|
4
|
Viên chức và
văn hoá công sở
|
|
|
5
|
Tiêu chuẩn
chức danh Lưu trữ viên và đạo đức nghề nghiệp
|
|
|
6
|
Cải cách hành
chính
|
|
|
7
|
Chuyên đề báo
cáo: Thực hiện pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ
|
|
|
PHẦN 2: KIẾN THỨC, KỸ NĂNG NGHỀ NGHIỆP
|
|
8
|
Kỹ năng soạn
thảo văn bản quản lí
|
|
|
9
|
Kỹ năng lập
hồ sơ và quản lý hồ sơ
|
|
|
10
|
Kỹ năng làm
việc nhóm
|
|
|
11
|
Kỹ năng giao
tiếp
|
|
|
12
|
Kỹ năng quản
lý thời gian
|
|
|
13
|
Bảo mật hồ
sơ, tài liệu
|
|
|
14
|
Kỹ năng hướng
dẫn nghiệp vụ lưu trữ
|
|
|
15
|
Số hóa tài
liệu lưu trữ
|
|
|
16
|
Ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
|
|
|
17
|
Chuyên đề17.
Thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học
|
|
|
18
|
Chuyên đề báo
cáo: Thực tiễn xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan,
tổ chức
|
|