|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH KHÁNH HÒA
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1241/QĐ-UBND
|
Khánh Hòa,
ngày 09 tháng 5 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
PHÊ
DUYỆT ĐỀ ÁN “SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA GIAI ĐOẠN 2024 - 2026”
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH
HÒA
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương
ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11
năm 2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm
2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số Điều của
Luật Lưu trữ;
Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng
4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử
của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;
Căn cứ Quyết định số 4607/QĐ-UBND ngày 14
tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch chuyển đổi số tỉnh
Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 1538/TTr-SNV ngày 25 tháng 4 năm 2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Đề án “Số hoá tài liệu lưu trữ tại tỉnh Khánh Hòa
giai đoạn 2024 - 2026”.
Điều 2. Giao
Giám đốc Sở Nội vụ triển khai thực hiện Đề án đảm bảo thời gian, tiến độ và
hiệu quả; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện Đề án cho Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh theo quy định.
Điều 3. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký; Quyết định số 4279/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11
năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Đề án số hóa tài liệu lưu
trữ vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026” hết hiệu lực thi hành
kể từ ngày ban hành Quyết định này.
Điều 4. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Thông tin
và Truyền thông, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố; thủ
trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 4;
- CT,
PCT UBND tỉnh;
- Văn
phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh;
- Các
Sở, ban ngành;
- UBND
các huyện, thị xã, thành phố;
- TT
Công báo tỉnh;
- Lưu:
VT, HP, HT.
|
CHỦ TỊCH
Nguyễn Tấn Tuân
|
ĐỀ ÁN
SỐ
HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA GIAI ĐOẠN 2024 - 2026
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1241/QĐ-UBND ngày 09 tháng 5 năm 2024 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
Phần
l
NHỮNG
THÔNG TIN CHUNG
I. QUAN ĐIỂM XÂY DỰNG
ĐỀ ÁN, CƠ SỞ PHÁP LÝ
1. Quan điểm xây dựng
Đề án
Công nghệ thông tin là công cụ quan trọng
hàng đầu để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút
ngắn quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Ứng dụng rộng rãi công
nghệ thông tin và truyền thông là yếu tố có ý nghĩa chiến lược, góp phần tăng
trưởng kinh tế, phát triển xã hội và tăng năng suất, hiệu suất lao động, ứng
dụng công nghệ thông tin phải gắn liền với quá trình đổi mới và bám sát mục
tiêu phát triển kinh tế xã hội, phải lồng ghép trong các chương trình, hoạt
động chính trị, quản lý, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ và an
ninh quốc phòng. Xác định được tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong đời
sống xã hội, tại Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Bộ Chính
trị (Khoá XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu
cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, Đảng ta đã khẳng định: “Ứng
dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức
mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi
mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực
cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội
nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an
ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt, đón đầu để thực hiện thắng lợi sự
nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa”.
Thực hiện các chủ trương của Đảng và chính
sách của Nhà nước, những năm qua các cơ quan nhà nước đã tập trung ứng dụng
công nghệ thông tin và có nhiều bước phát triển vượt bậc, góp phần nâng cao
hiệu quả trong quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội. Văn bản, tài
liệu là sản phẩm trong hoạt động của cơ quan nhà nước, những thay đổi trong
phương thức hoạt động của các cơ quan nhà nước theo hướng phù hợp với môi
trường công nghệ đã kéo theo những tác động nhất định đối với công tác văn thư,
lưu trữ. Đặc biệt, kể từ khi hình thành mô hình Chính phủ điện tử dẫn tới sự ra
đời của tài liệu điện tử (một loại hình tài liệu lưu trữ mới) đã tác động đến
công tác lưu trữ và yêu cầu số hóa tài liệu (chuyển tài liệu từ dạng analog (truyền
thống) sang tài liệu dạng digital (số)) nhằm nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc và
phục vụ nhanh chóng, kịp thời nhu cầu tra cứu tài liệu lưu trữ mọi lúc, mọi
nơi. Đây là cơ sở có tính tiền đề để Lưu trữ Việt Nam bước vào kỷ nguyên mới -
Cách mạng công nghiệp số 4.0.
Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển
mạnh mẽ của công nghệ số đang làm thay đổi sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội
và phương thức hoạt động của các cơ quan nhà nước, trong đó có các cơ quan lưu
trữ. Cùng với chiến lược và lộ trình chuyển đổi số quốc gia, chuyển đổi số
trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ then chốt của ngành lưu trữ, đòi
hỏi ngành lưu trữ phải có giải pháp đồng bộ về tổ chức cơ quan quản lý nhà nước
và quản lý tài liệu lưu trữ phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia. Đó
chính là quá trình chuyển đổi cách thức tạo lập, trao đổi, lưu trữ, quản lý và
khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ từ giấy sang điện tử. Chính vì vậy, một
trong những yêu cầu đặt ra với lĩnh vực lưu trữ chính là cần có giải pháp tổ
chức quản lý tài liệu lưu trữ một cách phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc
gia và chủ động tham gia vào cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư theo chủ
trương của Đảng và chính sách của Nhà nước trong bối cảnh hiện nay.
Theo đó để đảm bảo thực hiện có hiệu quả việc
chuyển đổi số trong công tác lưu trữ, ngày 03 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính
phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện
tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” với mục tiêu “Quản lý
thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao
hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người
dân và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan
nhà nước”. Điều này đã đặt ra yêu cầu cho các tất cả các tỉnh, thành phố
trên cả nước cần phải có giải pháp để quản lý tập trung, thống nhất những tài
liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
2. Cơ sở pháp lý
a) Cơ sở pháp lý quy định về tài liệu và lưu
trữ tài liệu
- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan
Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;
- Quyết định số 765/QĐ-TTg ngày 23/6/2022 của
Thủ tướng Chính phủ ban hành ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công cơ bản,
thiết yếu sử dụng ngân sách nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực Nội vụ;
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007
của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ;
- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ
tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của
cơ quan nhà nước;
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010
của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài
liệu giấy;
- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014
của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ;
- Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014
của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu
giấy bằng phương pháp thủ công;
- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019
của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn thông tin đầu vào và yêu cầu bảo
quản tài liệu lưu trữ điện tử;
- Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022
của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu;
- Thông tư số 08/2023/TT-BNV ngày 31/5/2023
của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự
nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ;
- Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023
của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu
nền giấy;
- Quyết định số 246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002
của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy”
theo TCVN ISO 9001:2000 ;
- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu
lưu trữ;
- Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quy trình hướng dẫn thực hiện Quy
trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày
15/3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý
văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa.
- Kế hoạch số 4366/KH-UBND ngày 21/5/2021 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa triển khai lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ
quan Nhà nước tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2025.
b) Cơ sở pháp lý quy định về công nghệ thông
tin
- Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007
của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà
nước;
- Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của
Bộ Chính trị (Khóa XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp
ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế;
- Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của
Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử
giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025;
- Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020
của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
- Thông tư số 03/2020/TT-BTTTT ngày
24/02/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về lập đề cương và dự toán
chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi
thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước;
- Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025,
định hướng năm 2030;
- Quyết định số 2323/BTTTT-THH ngày
31/12/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Khung Kiến thức Chính phủ
điện tử Việt Nam, phiên bản 2.0;
- Quyết định số 1222/QĐ-UBND ngày 04/5/2018
của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh
Khánh Hòa;
- Kế hoạch số 13784/KH-UBND ngày 31/12/2020
của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa về ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển
chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng trong hoạt động của cơ quan
nhà nước tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2025.
II. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ
ÁN
1. Mục tiêu chung
a) Số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh
viễn góp phần bảo tồn, gìn giữ di sản văn hóa của quốc gia và của địa phương,
từng bước đưa hoạt động số hóa thành nội dung thường xuyên có tính chuyên
nghiệp cao tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh và làm thay đổi căn bản về
phương pháp quản lý, thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực
lưu trữ theo hướng hiện đại.
b) Tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài
liệu số hóa nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà
nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa -
xã hội của tỉnh và cung cấp tài liệu nhanh nhất đến với công chúng để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy
định của Luật Lưu trữ.
2. Mục tiêu cụ thể
a) Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, quản lý thống nhất, bảo quản an toàn, tổ chức
sử dụng tối ưu nhất tài liệu lưu trữ điện tử đã được số hóa tối ưu nhất và
hướng tới thực hiện văn thư, lưu trữ số theo đúng mục tiêu chuyển đổi số của
Chính phủ.
b) Lưu trữ dữ liệu đồng bộ với hệ thống quản
lý văn bản và điều hành của tỉnh nhằm đảm bảo thống nhất liên thông, thông suốt
dữ liệu văn bản điện tử và khi đồng bộ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử của tỉnh, đảm bảo an toàn thông tin và đồng bộ với các hệ thống dùng
chung của tỉnh tăng cường khả năng kết nối và chia sẻ; đồng thời thực hiện kết
nối kho dữ liệu mở của tỉnh triển khai trong giai đoạn 2021 - 2026.
c) Chuyển đổi việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dữ liệu số và thực hiện trên môi trường
mạng, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả,
tiết kiệm thời gian.
d) Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và
hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai
thác, sử dụng.
e) Bảo đảm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu
đề ra trong kế hoạch lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan nhà nước tỉnh
Khánh Hòa.
g) Tiến hành chỉnh lý 8.842,5 mét tài liệu
tại Lưu trữ cơ quan; số hóa 623,84 mét tài liệu và bồi nền 45.000 tờ tài liệu
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026, đang được bảo quản
tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
3. Yêu cầu
a) Đảm bảo thực hiện theo các quy định tại
Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án
“Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” và
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ
liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
b) Tài liệu lưu trữ được số hóa là những tài
liệu có tính pháp lý và giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã được chỉnh lý khoa học
và đang được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
c) Tài liệu lưu trữ được số hóa phải đảm bảo
tính trung thực, theo trật tự của hồ sơ, tài liệu và tuân thủ các quy trình kỹ
thuật do phần mềm cung cấp.
d) Tài liệu lưu trữ sau khi số hóa phải đảm
bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu
lưu trữ gốc và hỗ trợ thực hiện việc duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.
e) Phần mềm được xây dựng phải đảm bảo đáp
ứng các tiêu chuẩn về công nghệ kết nối và lưu trữ dữ liệu từ với hệ thống phần
mềm quản lý văn bản và điều hành EOffice cũng như các tiêu chuẩn về dữ liệu đặc
tả do Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ quy định.
4. Đối tượng áp dụng
a) Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh.
b) Các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh.
c) UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh.
III. THỰC TRẠNG VÀ SỰ
CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN
1. Các yếu tố ảnh
hưởng đến tài liệu lưu trữ
a) Yếu tố thực tiễn: Tài liệu lưu trữ có vai
trò đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến
lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội; là tài sản quý giá của quốc gia, dân
tộc, vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của
các cơ quan hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã
hội, an ninh, quốc phòng...; vừa có giá trị lịch sử phản ánh toàn bộ quá trình
hình thành, phát triển của con người trên mọi phương diện cũng như đời sống
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi địa phương nói riêng và cả nước nói
chung.
b) Điều kiện bảo quản: Hiện tại phần lớn tài
liệu tại các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa là tài liệu giấy được lưu trữ, bảo
quản chung trong một môi trường với lưu trữ phương pháp truyền thống. Trải qua
thời gian dài tồn tại cùng với những nguyên nhân khác nhau nên hầu hết tài liệu
lưu trữ nhất là những tài liệu hình thành trước năm 2010 đã bị xuống cấp và một
bộ phận tài liệu đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau. Tài
liệu lưu trữ bị hư hỏng, mất mát có nhiều dạng, nhiều kiểu khác nhau, có loại
bị mục, nát, có loại bị bay màu mực, có loại bị các vi sinh vật, sinh vật làm
thủng hoặc rách giấy, thậm chí có loại bị hư hỏng nặng và mất chữ hoàn toàn.
Mỗi dạng, kiểu hư hỏng của tài liệu có thể do một hoặc một số nguyên nhân gây
ra, có thể khái quát một số nguyên nhân sau:
- Do sự lão hóa tự thân của tài liệu lưu trữ:
Điều kiện khí hậu nóng ẩm, mưa nhiều, trong khi kho tàng, trang thiết bị dùng
để bảo quản tài liệu còn hạn chế và những tài liệu được hình thành từ năm 1969
đến năm 1999 do chất liệu giấy không tốt nên dễ bị hư hại và sẽ hỏng hoàn toàn
tài liệu trong khoảng 10 năm tới nếu không có những biện pháp bảo toàn thích
đáng.
- Do sự xâm hại tài liệu của các loài sinh
vật và vi sinh vật: với khí hậu của nước ta là điều kiện tốt để các loài sinh
vật phát triển nhanh, trong đó các loài gây hại nhiều nhất đối với tài liệu lưu
trữ như: mối, mọt, loài gặm nhấm, các loại côn trùng khác... Ngoài ra, các loại
vi sinh vật như nấm, mốc cũng phát triển rất nhanh và mạnh trên môi trường sống
có chứa chất xenlulo, có độ ẩm cao và ở những nơi không làm vệ sinh tài liệu
thường xuyên, khi đó sẽ để lại các vết bẩn và làm giảm độ bền của tài liệu, sẽ
làm hư hỏng vĩnh viễn tài liệu.
- Do các điều kiện tự nhiên và tác động của
con người gây nên: thời tiết, khí hậu, cách thức con người khai thác, sử dụng
tài liệu.
Một số nguyên nhân nêu trên đã làm cho tài
liệu lưu trữ ngày càng xuống cấp và có nguy cơ bị hủy hoại đáng kể. Bên cạnh
đó, do vị trí địa lý Khánh Hòa là một tỉnh ven biển ở Khu vực duyên hải Nam
Trung Bộ, nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới gió mùa, mùa khô thì nắng nóng
kéo dài với nhiệt độ cao còn mùa mưa nhiều bão và áp thấp nhiệt đới, độ ẩm cao
là những yếu tố tác động làm cho tài liệu lưu trữ càng nhanh bị hư hỏng.
Với tình hình biến đổi khí hậu như hiện nay
và nhu cầu khai thác tài liệu ngày càng tăng thì tình trạng tài liệu hư hỏng sẽ
tăng lên gây khó khăn cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu và không thể đưa
ra khai thác phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học. Tình trạng này chẳng những
gây khó khăn cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu mà còn hạn chế cho việc phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ kinh tế - xã hội của địa phương và nếu
không được sự quan tâm đầu tư kịp thời thì chỉ trong một thời gian không xa di
sản quý giá của tỉnh sẽ bị hủy hoại; khi đó, dù có được đầu tư thỏa đáng cũng
không phục hồi được. Điều này cho thấy rằng việc đề ra và thực hiện các giải
pháp để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, nhất là những tài liệu có giá trị vĩnh
viễn của tỉnh là rất cần thiết và cấp bách.
Vì vậy, nhiệm vụ bảo vệ, bảo quản được an
toàn bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ trong mọi tình huống và giữ được thông
tin chứa trong tài liệu để phục vụ cho nhu cầu của xã hội hiện nay cũng như sau
này là cấp thiết, đòi hỏi phải thực hiện các giải pháp phù hợp với khoa học và
nghiệp vụ do lưu trữ học đề ra. Một trong số các giải pháp hàng đầu được quan
tâm triển khai thực hiện trong giai đoạn hiện nay đó là giải pháp số hóa tài
liệu lưu trữ.
2. Thực trạng về công
tác lưu trữ
a) Thực trạng về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ
cơ quan
Thực hiện Kế hoạch giải quyết tài liệu tích
đống tại các sở, ban ngành thuộc tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2009 - 2010, 06/14 Sở
đã thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu hình thành từ trước năm 2004 trở về
trước. Đến giai đoạn 2011 - 2015, cơ bản tài liệu từ trước năm 2004 trở về
trước của các sở, ban ngành còn lại đã được chỉnh lý hoàn chỉnh với tổng số gần
1.540 mét tài liệu. Tại các huyện, thị xã, thành phố cũng đã chỉnh lý trên
2.500 mét tài liệu hình thành trước năm 2010, trong đó thành phố Nha Trang, Cam
Ranh và huyện Cam Lâm đã chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng quy định trên 500 mét
tài liệu và các huyện Vạn Ninh, Diên Khánh, Khánh Sơn, Khánh Vĩnh, thị xã Ninh
Hòa đã chỉnh lý sơ bộ một phần tài liệu. Từ năm 2016 đến nay, các sở, ban ngành
và các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh tiếp tục hợp đồng chỉnh lý
trên 6.000 mét tài liệu.
Hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu luôn
được các cơ quan, địa phương tại tỉnh quan tâm thực hiện nhưng do kinh phí nhà
nước được cấp hàng năm để chỉnh lý hạn chế nên số lượng tài liệu tồn đọng, tích
đống còn rất nhiều và ngày càng tăng theo thời gian, do tình trạng tài liệu
hình thành từ khâu giải quyết công việc không được lập hồ sơ mà để ở dạng lộn
xộn, tùy tiện, phổ biến nhất là tại các phòng, ban chuyên môn cấp huyện, cấp xã
và khi nộp vào Lưu trữ cơ quan cũng chỉ được sắp xếp, phân loại theo văn bản
đi, văn bản đến hoặc giữ nguyên ở dạng bó gói. Tài liệu tồn đọng, tích đống lẫn
lộn tài liệu có thời hạn và tài liệu vĩnh viễn nên khó có thể lựa chọn để tách
riêng tài liệu có thời hạn vĩnh viễn để đưa ra chỉnh lý nên cần phải chỉnh lý
toàn bộ tài liệu tồn đọng mới lựa chọn được những tài liệu có giá trị vĩnh viễn
để tiến hành số hóa.
Theo thống kê, số lượng tài liệu lưu trữ hiện
đang bảo quản tại Văn phòng Đoàn ĐBQH & HĐND tỉnh; Văn phòng UBND tỉnh; các
sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
là 13.867 mét giá trong đó có 7.967 mét tài liệu cần chỉnh lý bao gồm tài liệu
bản chính, bản gốc, bản sao thuộc các lĩnh vực hành chính, xây dựng cơ bản,
khoa học kỹ thuật..., cụ thể:
- Số mét giá tài liệu cần chỉnh lý của Văn
phòng Đoàn ĐBQH & HĐND tỉnh và các sở, ban ngành là 2.439.
- Số mét giá tài liệu cần chỉnh lý của các
huyện, thị xã, thành phố là 5.528.
Trong số những tài liệu trên có nhiều tài
liệu đang bị mối, mọt, rách, thủng... do các thảm họa thiên nhiên và các tác
nhân khác tác động. Trong thời gian tới số lượng tài liệu bị hư hỏng sẽ ngày
càng tăng và sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi nếu không có biện pháp
khoa học tác động, dẫn đến khó khăn trong việc khai thác, sử dụng những tài
liệu gốc. Ngoài ra, rất nhiều tài liệu chưa được xác định đúng thời hạn bảo
quản do được đưa ra chỉnh lý trước khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số
10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 quy định Thời hạn bảo quản tài liệu và các thông
tư quy định thời hạn bảo quản chuyên ngành nên tài liệu mặc dù đã được chỉnh lý
nhưng vẫn đang tồn đọng chưa thể lựa chọn được tài liệu có giá trị vĩnh viễn để
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử hoặc tổ chức tiêu hủy hết thời hạn bảo quản theo
quy định.
Mặc dù các cơ quan, địa phương nhìn nhận được
tầm quan trọng của việc chỉnh lý, đánh giá lại tài liệu nhưng không đủ khả
năng, nhân lực để chỉnh lý hay đánh giá lại tài liệu do không có cán bộ làm
công tác lưu trữ chuyên trách và trình độ, kinh nghiệm thực tế chỉnh lý tài
liệu của cán bộ văn thư ở các cơ quan, tổ chức còn hạn chế.
Trước tình hình này, để quản lý, sử dụng khai
thác tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả đáp ứng được yêu cầu phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội của các địa phương,
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều
của Luật Lưu trữ. Theo đó, Nghị định yêu cầu tài liệu điện tử hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo
quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản
lý tài liệu điện tử. Để thực hiện được yêu cầu này, ngoài việc lưu trữ tài liệu
giấy bằng phương pháp truyền thống cần tăng thêm lưu trữ tài liệu dưới dạng
file ảnh bằng phương pháp số hóa những tài liệu giấy nhất là số hóa những tài
liệu có giá trị vĩnh viễn và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm tăng tính an
toàn, bảo mật cho tài liệu lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc, sẽ
tăng cường bảo vệ tài liệu, tránh gây rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý
muốn, phục vụ tốt nhu cầu khai thác tài liệu và tra cứu một cách khoa học.
b) Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị
và phần mềm tại Lưu trữ lịch sử
Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh với tổng diện tích
279 m² là kho tạm nằm tại số 56 Nguyễn Thiện Thuật, phường Tân Lập được đầu tư
hộp, giá đựng tài liệu và các trang thiết bị cần thiết để phòng cháy, chữa cháy
và giám sát tự động để bảo quản an toàn tài liệu. Việc đầu tư các điều kiện cho
Kho lưu trữ lịch sử được quan tâm thực hiện nhưng vẫn chưa đảm bảo theo đúng
các tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định, thiếu diện tích để bố trí đầy đủ các kho,
phòng chức năng như: phòng bồi nền, phòng số hóa tài liệu, kho lưu trữ điện tử,
phòng đọc bằng máy vi tính và khu vực trưng bày tài liệu và có sức chứa 1.221
mét tài liệu. Phòng đọc tài liệu giấy được bố trí tại trụ sở làm việc của Trung
tâm Lưu trữ lịch sử tại 196 đường Thống Nhất, phường Phương Sài cách xa kho lưu
trữ tài liệu gây mất thời gian và khó khăn trong việc vận chuyển, bảo quản an
toàn tài liệu khi phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu.
Triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (giai đoạn 2016 - 2021) theo Quyết định số
1211/QĐ-UBND ngày 11/5/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa, Kho Lưu trữ
lịch sử được trang bị hệ thống cơ sở vật chất, công nghệ thông tin, các trang
thiết bị nhằm phục vụ tốt công tác khai thác, sử dụng và số hóa tài liệu, cụ
thể:
|
STT
|
Trang thiết bị
|
Số lượng
|
|
1
|
Máy chủ HP HPE ML110 Gen10
|
1 bộ
|
|
2
|
Hệ thống lưu trữ NAS READYNAS 214
|
1 bộ
|
|
3
|
Thiết bị chuyển mạch Smart Switch
|
1 bộ
|
|
4
|
Bản quyền Symantic cho Server SYMANTEC
Endpoint Protection
|
1 bộ
|
|
5
|
Máy scan Kodak Alaris S2070
|
2 máy
|
|
6
|
Máy Scan Kodak Flatbed A3
|
2 máy
|
|
7
|
Máy vi tính Intel® Core i3
|
2 máy
|
|
8
|
Ổ cứng di động WD My passport 1Tb
|
2 cái
|
|
9
|
Tủ hồ sơ di động Hòa Phát - Kích thước:
(W*D*H): 3.100*2.140*2.115
|
1 bộ
|
|
10
|
Phần mềm quản lý tài liệu số hóa
|
1 bộ
|
Phần mềm quản lý tài liệu số hóa chuyên dùng
với các tính năng như sau: biên mục dữ liệu thông tin hồ sơ, tài liệu, đính kèm
tệp tin; cho phép cập nhật, phân quyền, sao lưu, phục hồi dữ liệu lưu trữ và
cho phép chuyển đổi dữ liệu từ excel, phần mềm Lotus Notes (phần mềm quản lý cơ
sở dữ liệu cũ tại Kho) để gắn tệp tài liệu số hóa... đã giúp việc tra tìm, khai
thác tài liệu đã số hóa được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian (trung bình thời
gian tìm kiếm 01 văn bản/hồ sơ trên phần mềm mất khoảng 03 đến 05 phút). Tuy
nhiên, do được xây dựng từ năm 2016 nên phần mềm chưa đáp ứng yêu cầu theo
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu. Ngoài ra,
chức năng chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm Lotus Notes do phần mềm hạn chế số
lượng người thực hiện và phải đối khớp dữ liệu đã nhập trong Lotus Notes với dữ
liệu số hóa trên phần mềm mới gắn được dữ liệu nên chỉ mới tạo lập được cơ sở
dữ liệu hoàn chỉnh cho 02 phông tài liệu do đó chưa thể phục vụ nhu cầu khai thác
trực tuyến tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu công nghệ số hiện nay. Bên cạnh đó,
phần mềm chưa có cổng thông tin để các cá nhân, đơn vị, tổ chức tra cứu và mượn
trả tài liệu, cơ sở dữ liệu hiện có không liên thông được với các cơ sở dữ liệu
điện tử của các cơ quan với nhau.
Hiện nay, hệ thống phần mềm quản lý văn bản
E-Office đã được triển khai cho tất cả các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh
Khánh Hòa từ cấp tỉnh đến cấp huyện và các cơ quan ngành dọc trên địa bàn, tất
cả tài liệu điện tử hình thành đều được lưu trữ trên hệ thống phần mềm này. Yêu
cầu đặt ra là phải kết nối và lưu trữ dữ liệu giữa phần mềm quản lý văn bản
E-Office và phần mềm quản lý số hóa tại Lưu trữ lịch sử nhưng hiện nay phần mềm
tại Lưu trữ lịch sử chưa đáp ứng các tiêu chuẩn về công nghệ kết nối cũng như
tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả do Bộ Thông tin và Truyền thông và Bộ Nội vụ quy
định.
Thêm vào đó, máy chủ HPE ProLiant ML110 hiện
nay tại Lưu trữ lịch sử dùng Chip Intel® Xeon® Bronze 3106 được sản xuất từ năm
2017, so với hệ chip mới ra gần đây thì đã cũ, khả năng tối ưu hóa không cao và
với 8 khe ổ cứng chỉ chứa dung lượng dữ liệu tối đa là 16TB. Hệ thống lưu trữ
NAS READYNAS 214 có cấu hình phần cứng vừa phải với 4 khay cắm ổ cứng có thể
làm việc với bốn đĩa ổ cứng và mỗi ổ cứng có dung lượng lên tới 2TB cho dung
lượng lưu trữ tối đa là 8TB. Với hiện trạng hạ tầng công nghệ thông tin hiện
nay chỉ phục vụ được cho việc lưu trữ dung lượng dữ liệu nhỏ và chạy ứng dụng,
phần mềm trong nội bộ nên không thể đáp ứng việc lưu trữ dung lượng lớn dữ liệu
trong tương lai và việc kết nối, liên thông với hệ thống quản lý văn bản và
điều hành E-Office của tỉnh cũng như tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước theo lộ trình và chưa đảm
bảo các chức năng, tính năng để bảo vệ an toàn, bảo quản lâu dài tài liệu điện
tử khi đưa ra phục vụ nhu cầu khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ điện tử.
c) Thực trạng tài liệu và khai thác tài liệu
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Kho lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản 1221
mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đã số hóa được 27,08 mét tài liệu
Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa (1989 -1996) và Phông Ban Thi đua - Khen
thưởng (1976-2007) theo Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
giai đoạn 2016 - 2021”. Dự kiến đến năm 2030, số lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu
vào Kho lưu trữ lịch sử đạt khoảng 2.000 mét nhưng với diện tích hạn hẹp như
trên sẽ khó thực hiện việc tiếp nhận theo đúng quy định.
Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh những năm qua nhìn chung đảm bảo phục vụ kịp
thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan nhà nước cũng như yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân trong và ngoài tỉnh. Trong giai
đoạn 2016 - 2021, bình quân mỗi năm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận, giải quyết
hồ sơ, thủ tục cấp bản sao và cấp chứng thực tài liệu lưu trữ trực tuyến mức độ
3, 4 với số lượng gần 3.000 văn bản. Trong thời gian tới, dự kiến số lượt người
khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ tăng bình quân hàng năm là 70% do số
lượng tài liệu của cơ quan, địa phương nộp vào Lưu trữ lịch sử tăng lên gấp 3
lần.
Hiện nay, quy trình khai thác tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử còn sử dụng nhiều bước bằng phương pháp thủ công (trung
bình mỗi lần tra thủ công 01 văn bản/hồ sơ phải mất 0,5 đến 01 ngày làm việc)
cụ thể gồm các bước: (1) Cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử
đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin dịch vụ hành chính công của tỉnh; (2)
Lưu trữ viên trình xin ý kiến phê duyệt của lãnh đạo; (3) Đăng ký vào sổ khai
thác tài liệu, tiến hành tra tìm danh mục tài liệu trong sổ mục lục sau đó tìm
tài liệu tại kho; (4) Phôtô, sao lục tài liệu; (5) trình Lãnh đạo ký chứng
thực; (6) Lưu trữ viên thu lệ phí, kiểm tra giấy giới thiệu hoặc giấy tờ tùy
thân của độc giả và giao tài liệu. Tình trạng quản lý và tra tìm tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống là
nguyên nhân làm cho quy trình khai thác chưa thể đổi mới. Đây cũng là lý do làm
cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong nhiều lĩnh vực như: Thông
báo, công bố, trưng bày, triển lãm, giới thiệu chuyên đề tài liệu lưu trữ,
nghiên cứu biên soạn, xuất bản sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh còn hạn chế. Trong thời gian tới với số lượng tài liệu nộp lưu ngày
càng tăng và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ngày càng nhiều
mà Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ số hóa và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu số hóa
được 02/148 phông đang lưu trữ và chưa được tích hợp CSDL trên môi trường mạng
internet; theo xu hướng công nghệ thông tin hiện nay sẽ mất nhiều thời gian để
tra tìm và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Qua đó, làm
giảm sự hài lòng của cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu khai thác trực tuyến tài
liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Ngoài ra, tài liệu lưu trữ chủ yếu lưu giữ
thủ công trong tình trạng kho không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật lại phải chịu sự
tác động lớn về thời tiết, khí hậu nên dần bị lão hóa, hư hỏng theo thời gian.
Bên cạnh đó, việc thường xuyên phục vụ khai thác dưới hình thức bản gốc, bản
chính văn bản và sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu có giá trị
vĩnh viễn dễ nhàu nát, mờ chữ không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Thêm vào đó,
rủi ro mất thông tin, dữ liệu hồ sơ gốc do các sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn,
thiên tai, ý thức trách nhiệm của viên chức trực tiếp thụ lý hồ sơ... là vô
cùng lớn gây khó khăn, mất nhiều thời gian và công sức trong việc tìm kiếm.
d) Thực trạng nhân lực tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh
Đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện nay được duy trì với số lượng 09 biên chế, trong đó
08 người có trình độ đại học và 01 người trình độ cao đẳng. Hàng năm, đội ngũ
này được quan tâm cử đi tham gia các lớp đào tạo để nâng cao trình độ chuyên
môn nghiệp vụ qua đó kịp thời đáp ứng sự thay đổi công nghệ trong công tác lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, với số lượng biên chế viên chức cố
định mà tài liệu nộp lưu ngày càng tăng và diện tích kho hạn hẹp gây khó khăn
trong việc tìm kiếm tài liệu khi phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu nên đòi hỏi
cần phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ qua việc số hóa để bảo vệ tài liệu
lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của các yếu tố lý hóa trong quá trình
sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu của công chúng là vấn
đề quan trọng và cấp bách.
Cùng với chiến lược và lộ trình chuyển đổi số
quốc gia, chuyển đổi số về văn thư, lưu trữ là một trong những nhiệm vụ then
chốt của ngành lưu trữ đã đặt ra yêu cầu cần có giải pháp tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ một cách phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia và chủ động
tham gia vào cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư theo đúng chủ trương của
Đảng và chính sách của nhà nước trong bối cảnh hiện nay. Giải pháp chính là số
hóa tài liệu và quản lý bằng phần mềm lưu trữ chuyên dụng; với số lượng biên
chế hạn chế hiện nay phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác tại Kho nên Lưu trữ
lịch sử tỉnh không thể tự số hóa toàn bộ tài liệu hiện đang bảo quản bằng các
thiết bị số hóa được trang bị theo Đề án trước đây.
Ngày 03 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ
đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử
của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” với mục tiêu “Quản lý thống
nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu
quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân
và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà
nước”. Điều này cho thấy việc quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ
các Phông lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa là cần
thiết. Nhận thấy được yêu cầu cấp thiết này và tầm quan trọng của việc số hóa,
Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Đề án số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại
tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026” tại Quyết định số 4279/QĐ-UBND ngày 24
tháng 11 năm 2021.
Tuy nhiên, qua 02 năm triển khai thực hiện Đề
án đã phát sinh nhiều hạn chế, khó khăn, cụ thể:
- Đối với quy trình số hóa: Sau khi các cơ
quan, đơn vị, địa phương thực hiện chỉnh lý tài liệu sẽ lựa chọn những tài liệu
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiến hành số hóa; cơ sở dữ liệu
tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ vào thiết bị lưu trữ và tiến hành nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử; Lưu trữ lịch sử sẽ kiểm tra dữ liệu nộp lưu, nếu chất
lượng không đạt yêu cầu sẽ trả lại cho các cơ quan, đơn vị rà soát, thực hiện
lại và quá trình này sẽ lặp lại cho đến khi đạt yêu cầu mới phê duyệt kết quả
nộp lưu gây mất thời gian cho các cơ quan, đơn vị, địa phương và Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
- Lộ trình cấp kinh phí thực hiện: năm 2023
có 02 cơ quan là Sở Tài chính và Sở Xây dựng sẽ được cấp kinh phí thực hiện số
hóa tài liệu nhưng 02 cơ quan này đã thực hiện chỉnh lý trong năm 2022 và đã
nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nên không có tài
liệu vĩnh viễn để được cấp kinh phí thực hiện số hóa theo lộ trình quy định.
Ngoài ra, các cơ quan, đơn theo lộ trình sẽ được cấp kinh phí thực hiện chỉnh
lý, số hóa trong năm 2024, 2025, 2026 nhưng phải di dời trụ sở trong năm 2024
để triển khai xây dựng trụ sở làm việc của Tỉnh ủy, Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, Ủy
ban nhân dân tỉnh nên được ưu tiên cấp kinh phí chỉnh lý trong năm 2023, 2024
để tránh thất thoát tài liệu khi di dời đã làm thay đổi lộ trình của Đề án.
- Tại Lưu trữ lịch sử nhiều tài liệu của giai
đoạn trước đã bị hư hỏng nhưng chưa được bồi nền nên chưa thể tiến hành số hóa
theo lộ trình của Đề án.
Do đó, để đảm bảo lộ trình thực hiện Quyết
định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 -
2025”, việc xây dựng Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại tỉnh Khánh
Hòa giai đoạn 2024 - 2026” trên cơ sở Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn
tại tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026” và các văn bản quy định mới ban hành
về lưu trữ là thực sự cần thiết. Đây cũng là giải pháp khắc phục hạn chế, khó
khăn của Đề án đã ban hành và phù hợp xu hướng phát triển của mô hình chính phủ
điện tử ở Việt Nam và các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ.
Phần
II
NỘI
DUNG VÀ KINH PHÍ CỦA ĐỀ ÁN
I. NỘI DUNG THỰC HIỆN
1. Phạm vi thực hiện
a) Tiến hành chỉnh lý những tài liệu đang tồn
đọng, tích đống để sắp xếp một cách khoa học và lựa chọn những tài liệu đã
chỉnh lý thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để số hóa. Tài liệu
đưa ra chỉnh lý và số hóa những tài liệu có thời gian từ năm 2016 trở về trước
và được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Đoàn ĐBQH & HĐND
tỉnh; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh.
b) Tổ chức số hóa những Phông tài liệu đã
được chỉnh lý hoàn chỉnh và đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
c) Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu điện tử
và tài liệu số hóa trên cơ sở phát triển phần mềm quản lý tài liệu số hóa của
Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (giai đoạn 2016 - 2021)
đảm bảo theo tiêu chuẩn quy định và có thể kết nối với phần mềm quản lý văn bản
E-Office; xây dựng mới Cổng Thông tin điện tử Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để
phục vụ khai thác trực tuyến tài liệu và các hoạt động khác của công tác lưu
trữ theo quy định.
d) Đào tạo và chuyển giao công nghệ
Đào tạo hướng dẫn sử dụng các chức năng mới
được cập nhật trên phần mềm và cách thức chuyển đổi cơ sở dữ liệu của tài liệu
lưu trữ được số hóa với mục đích cung cấp đầy đủ các kiến thức cơ bản và nâng
cao về các bước quy trình số hóa, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu đã có nhằm
hỗ trợ thực hiện tốt nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các thao tác cơ bản trong quy
trình chuyển đổi dữ liệu, số hóa hồ sơ lưu trữ phát sinh sau khi đề án kết
thúc.
- Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu đã được số
hóa một cách an toàn, bảo mật và có hiệu quả.
e) Tổ chức giao nộp cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và chuyển đổi dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ
sơ, tài liệu lưu trữ đảm bảo phục vụ có hiệu quả nhu cầu khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ.
2. Tiến độ thực hiện
Đề án triển khai thực hiện trong thời gian 03
năm từ 2024 đến 2026, cụ thể:
- Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và các sở,
ban, ngành thuộc UBND tỉnh tiến hành bàn giao tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ để thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu theo
kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
(Số liệu tại Phụ lục
I)
- UBND các huyện, thị xã, thành phố ban hành
kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND cấp huyện; bố trí kinh phí để thực hiện việc chỉnh lý tài liệu theo kế
hoạch đã ban hành, đảm bảo việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng
năm đúng thời gian quy định.
(Số liệu tại Phụ lục
V)
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc
Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ như sau:
+ Rà soát, thống kê chi tiết tài liệu có tình
trạng vật lý kém (bị giòn, dễ gãy nát, rách, ố vàng...) của các Phông tài liệu
hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; tham mưu xây dựng Kế hoạch bồi nền
tài liệu trong giai đoạn 2024 - 2026 theo hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng
hoặc đấu thầu cho đơn vị sự nghiệp cung ứng dịch vụ công, trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
+ Tham mưu xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài
liệu của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh
theo lộ trình và mức độ ưu tiên bằng hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu
thầu cho đơn vị sự nghiệp cung ứng dịch vụ công, trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
+ Tham mưu xây dựng Kế hoạch số hóa tài liệu
của các Phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo lộ
trình và mức độ ưu tiên bằng hình thức đấu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp dịch
vụ có năng lực thực hiện nhiệm vụ số hóa, trinh cấp có thẩm quyền phê duyệt.
(Số liệu tại Phụ lục
XII)
- Sở Nội vụ hoàn thiện xây dựng Cổng Thông
tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử
và tài liệu số hóa trong năm 2024; tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, số hóa, bồi
nền tài liệu theo lộ trình quy định và kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
3. Giải pháp thực
hiện
a) Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và các
sở, ban ngành thuộc UBND tỉnh tiến hành bàn giao tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ để thực hiện chỉnh lý theo lộ trình quy định.
(Số liệu tại Phụ lục
I)
b) Căn cứ dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu,
các địa phương tùy theo khả năng cân đối kinh phí để thực hiện việc chỉnh lý
đảm bảo việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm đúng thời gian
quy định.
(Số liệu tại Phụ lục
V)
c) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc
Sở Nội vụ tham mưu xây dựng các Kế hoạch triển khai thực hiện việc chỉnh lý,
bồi nền và số hóa tài liệu trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; thông báo thời
gian, địa điểm, lộ trình thực hiện bàn giao tài liệu đến Văn phòng Đoàn ĐBQH và
HĐND tỉnh, các sở, ban ngành thuộc UBND tỉnh; tham mưu lựa chọn tài liệu có giá
trị vĩnh viễn để thực hiện thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và bàn giao
lại tài liệu có thời hạn, tài liệu hết giá trị cho các cơ quan quản lý khi kết
thúc chỉnh lý.
d) Căn cứ dự toán kinh phí cần thực hiện để
chỉnh lý, bồi nền, số hóa tài liệu và xây dựng phần mềm và theo lộ trình quy
định, hàng năm Sở Nội vụ lập dự toán kinh phí trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
và triển khai thực hiện đảm bảo theo quy định.
(Dự toán kinh phí tại
Phụ lục II, III, IV, XI, XVII, XX)
đ) Sở Nội vụ lập và trình thẩm định, phê
duyệt đề cương và dự toán chi tiết xây dựng Cổng Thông tin Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên
cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện có và tổ chức
thực hiện sau khi được phê duyệt; tổ chức thực hiện chỉnh lý, bồi nền, số hóa
tài liệu theo kế hoạch được phê duyệt.
4. Quy trình thực
hiện chỉnh lý, bồi nền và số hóa tài liệu
a) Quy trình chỉnh lý tài liệu thực hiện theo
Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 .
b) Quy trình số hóa tài liệu thực hiện theo
Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
ban hành Quy hình hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập
bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.
c) Quy trình bồi nền tài liệu thực hiện theo
Quyết định số 246/QĐ-LTNN ngày 17 tháng 12 năm 2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về
việc ban hành quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
II. DỰ TOÁN KINH PHÍ
THỰC HIỆN
1. Dự toán kinh phí
thực hiện
a) Dự toán kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài
liệu
- Ngân sách tỉnh cấp cho Sở Nội vụ để thực
hiện chỉnh lý tài liệu của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và các sở, ban,
ngành thuộc UBND tỉnh theo lộ trình và mức độ ưu tiên bằng hình thức giao nhiệm
vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cho đơn vị sự nghiệp cung ứng dịch vụ công, kinh phí
là 23.773.277.694 đồng (Bằng chữ: Hai mươi ba tỷ bảy trăm bảy mươi ba
triệu hai trăm bảy mươi bảy ngàn sáu trăm chín mươi bốn đồng) trong đó:
+ Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm
2024 là 8.703.524.839 đồng (Bằng chữ: Tám tỷ bảy trăm lẻ ba triệu năm
trăm hai mươi bốn ngàn tám trăm ba mươi chín đồng).
+ Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm
2025 là 10.136.438.179 đồng (Bằng chữ: Mười tỷ một trăm ba mươi sáu
triệu bốn trăm ba mươi tám ngàn một trăm bảy mươi chín đồng).
+ Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm
2026 là 4.933.314.676 đồng (Bằng chữ: Bốn tỷ chín trăm ba mươi ba
triệu ba trăm mười bốn ngàn sáu trăm bảy mươi sáu đồng).
(Dự toán chi tiết tại
Phụ lục II, III, IV)
- Ngân sách cấp huyện tự cân đối để thực hiện
chỉnh lý cho các đơn vị trực thuộc là 50.902.489.420 đồng (Bằng chữ:
Năm mươi tỷ chín trăm lẻ hai triệu bốn trăm tám mươi chín ngàn bốn trăm hai
mươi đồng).
(Dự toán chi tiết tại
Phụ lục V)
Định mức lao động chỉnh lý, định mức máy móc
thiết bị, định mức công cụ dụng cụ, định mức vật tư văn phòng phẩm, định mức
tiêu hao năng lượng áp dụng theo Phụ lục II, III tại Thông tư số 16/2023/TT-BNV
ngày 15/11/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật
chỉnh lý tài liệu nền giấy.
(Định mức chi tiết
tại Phụ lục VI, VII, VIII, XIX, X)
b) Dự toán kinh phí số hóa tài liệu tại Lưu
trữ lịch sử trong giai đoạn 2024 - 2026 do Ngân sách tỉnh cấp cho Sở Nội vụ để
thực hiện bằng hình thức đấu thầu, với kinh phí là 14.546.875.137 đồng (Bằng
chữ: Mười bốn tỷ năm trăm bốn mươi sáu triệu, tám trăm bảy mươi lăm ngàn, một
trăm ba mươi bảy đồng), trong đó:
- Kinh phí số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh năm 2024 là 3.680.403.498 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ sáu trăm tám
mươi triệu, bốn trăm lẻ ba ngàn, bốn trăm chín mươi tám đồng).
- Kinh phí số hóa liệu tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh năm 2025 là 6.321.485.201 đồng (Bằng chữ: Sáu tỷ ba trăm
hai mươi mốt triệu, bốn trăm tám mươi lăm ngàn, hai trăm lẻ một đồng).
- Kinh phí số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh năm 2026 là 4.544.986.438 đồng (Bằng chữ: Bốn tỷ năm trăm bốn
mươi bốn triệu, chín trăm tám mươi sáu ngàn, bốn trăm ba mươi tám đồng).
(Dự toán kinh phí số
hóa tại Phụ lục XI)
Kinh phí số hóa tài liệu được thực hiện từ
kinh phí tạo lập cơ sở dữ liệu; đơn giá nhân công áp dụng theo Phụ lục II tại
Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định
mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; kinh phí vật tư
áp dụng theo Phụ lục V tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ; kinh phí hao phí thiết bị áp dụng theo Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày
07/05/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn,
khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do nhà
nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh
nghiệp.
(Chi tiết tại Phụ lục
XIII, XIV, XV, XVI)
c) Dự toán kinh phí bồi nền tài liệu tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh trong giai đoạn 2024 - 2026 do Ngân sách tỉnh cấp cho Sở Nội
vụ để thực hiện theo lộ trình và mức độ ưu tiên bằng hình thức giao nhiệm vụ,
đặt hàng hoặc đấu thầu cho đơn vị sự nghiệp cung ứng dịch vụ công, với kinh phí
là 787.560.000 đồng (Bằng chữ: Bảy trăm tám mươi bảy triệu năm trăm
sáu mươi nghìn đồng), trong đó:
- Kinh phí bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh năm 2024 là 262.520.000 đồng (Bằng chữ: Hai trăm sáu mươi hai
triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng).
- Kinh phí bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh năm 2025 là 262.520.000 đồng (Bằng chữ: Hai trăm sáu mươi hai
triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng).
- Kinh phí bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh năm 2026 là 262.520.000 đồng (Bằng chữ: Hai trăm sáu mươi hai
triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng).
(Dự toán chi tiết tại
Phụ lục XVII)
Kinh phí bồi nền tài liệu áp dụng đơn giá bồi
nền theo Phụ lục I tại Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng
phương pháp thủ công; kinh phí vật tư bồi nền áp dụng theo Phụ lục II tại Thông
tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức
kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công.
(Đơn giá chi tiết tại
Phụ lục XVIII, XIX)
d) Dự toán kinh phí xây dựng Cổng Thông tin
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và
tài liệu số hóa trên cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
đã được đầu tư tại Lưu trữ lịch sử tỉnh: 6.774.809.015 đồng (Bằng
chữ: Sáu tỷ bảy trăm bảy mươi bốn triệu tám trăm linh chín nghìn không trăm
mười lăm đồng).
(Dự toán kinh phí tại
Phụ lục XX)
2. Tiến độ cấp kinh
phí
Kinh phí thực hiện gồm: Ngân sách nhà nước
tỉnh (kinh phí chi thường xuyên), ngân sách nhà nước cấp huyện và các
nguồn vốn hợp pháp khác. Kinh phí thực hiện cụ thể như sau:
a) Kinh phí chỉnh lý, bồi nền tài liệu được
cấp hàng năm cho Sở Nội vụ từ ngân sách tỉnh (kinh phí chi thường xuyên)
để giao cho đơn vị cung ứng dịch vụ sự nghiệp công theo hình thức giao nhiệm
vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu để tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu cho các cơ
quan và bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo kế hoạch được cấp có
thẩm quyền phê duyệt.
b) Kinh phí thực hiện số hóa tài liệu tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh được cấp hàng năm cho Sở Nội vụ từ ngân sách tỉnh (kinh phí
chi thường xuyên) theo kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt để tổ chức
đấu thầu lựa chọn đơn vị có năng lực thực hiện nhiệm vụ số hóa theo quy định.
c) Kinh phí chỉnh lý khoa học tài liệu của các
huyện, thị xã, thành phố, do UBND các huyện, thị xã, thành phố rà soát, sắp xếp
trong nguồn dự toán được giao hàng năm và các nguồn tài chính hợp pháp của ngân
sách cấp huyện để thực hiện.
d) Kinh phí xây dựng Cổng Thông tin Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số
hóa trên cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện có được
cấp cho Sở Nội vụ từ nguồn vốn chuyển đổi số theo Kế hoạch chuyển đổi số của
tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2023 - 2025 đã được UBND tỉnh phê duyệt.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Sở Nội vụ
a) Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thông tin và
Truyền thông triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo quy định hiện
hành.
b) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
tham mưu xây dựng các kế hoạch chỉnh lý, bồi nền, số hóa tài liệu theo lộ trình
và mức độ ưu tiên để trình UBND tỉnh phê duyệt. Trong đó, kế hoạch chỉnh lý,
bồi nền tài liệu bằng hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu để lựa
chọn đơn vị cung ứng dịch vụ sự nghiệp công thực hiện; kế hoạch thực hiện việc
số hóa bằng hình thức đấu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có năng lực
thực hiện nhiệm vụ số hóa theo quy định.
c) Đối với năm 2024, vào thời điểm rà soát dự
toán đã phân bổ cho các nhiệm vụ chi trong năm của các cơ quan, tổng hợp, xác
định kinh phí cần thực hiện để chỉnh lý, bồi nền và số hóa, gửi Sở Tài chính
tổng hợp, tham mưu trình UBND tỉnh bổ sung để thực hiện theo tiến độ Đề án được
phê duyệt.
Trong trường hợp các cơ quan, đơn vị không
thuộc đối tượng chỉnh lý tài liệu trong năm 2024, khi rà soát dự toán được phân
bổ trong năm nhưng không sử dụng hết thì tổng hợp, đề xuất Sở Tài chính tổng
hợp, tham mưu trình UBND tỉnh bổ sung để thực hiện chỉnh lý sớm hơn so với lộ
trình Đề án được phê duyệt.
d) Từ năm 2025 trở đi, xây dựng, xác định
kinh phí thực hiện trong năm để chỉnh lý, bồi nền và số hóa theo lộ trình (vào
thời điểm xây dựng dự toán), gửi Sở Tài chính tổng hợp, cân đối theo khả năng
ngân sách tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh thông qua.
e) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chủ
trì thực hiện việc tiếp nhận tài liệu của các cơ quan để tổ chức thực hiện việc
chỉnh lý và lựa chọn những tài liệu có tình trạng vật lý kém bị hư hỏng để đưa
ra bồi nền theo lộ trình quy định.
g) Lựa chọn đơn vị có đủ điều kiện năng lực
về chuyên ngành số hóa tài liệu lưu trữ để số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh.
h) Lập, trình phê duyệt đề cương và dự toán
chi tiết xây dựng Cổng Thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm quản
lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa; phê duyệt, lựa chọn và ký kết
hợp đồng nhà thầu đảm bảo tiêu chuẩn quy định; nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và
tổ chức quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm đạt hiệu quả.
i) Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, thẩm định
tài liệu đề nghị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh của các huyện, thị xã, thành
phố và phê duyệt mục lục tài liệu nộp lưu theo đúng quy trình.
k) Trong quá trình triển khai nếu có phát
sinh, vướng mắc kịp thời tổng hợp điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.
2. Sở Tài chính
a) Đối với năm 2024, vào thời điểm rà soát dự
toán đã phân bổ cho các nhiệm vụ chi trong năm, trên cơ sở tổng hợp kinh phí
cần thực hiện để chỉnh lý, bồi nền và số hóa của Sở Nội vụ, tham mưu trình UBND
tỉnh bổ sung từ nguồn điều chỉnh dự toán để thực hiện theo tiến độ Đề án được
phê duyệt.
Trong trường hợp các cơ quan, đơn vị không
thuộc đối tượng chỉnh lý tài liệu trong năm 2024, khi rà soát dự toán được phân
bổ trong năm nhưng không sử dụng hết và theo đề xuất của Sở Nội vụ, tổng hợp,
tham mưu trình UBND tỉnh bổ sung để thực hiện chỉnh lý sớm hơn so với lộ trình
Đề án được phê duyệt.
b) Từ năm 2025 trở đi, trên cơ sở dự toán
kinh phí do Sở Nội vụ lập cùng thời điểm xây dựng dự toán hàng năm để thực hiện
nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan và bồi nền, số hóa tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh theo lộ trình; Sở Tài chính tổng hợp, cân đối theo khả năng ngân sách
tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh thông qua.
3. Sở Thông tin và
Truyền thông
a) Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai, thiết
lập kết nối, liên thông phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu
số hóa với phần mềm Quản lý văn bản và điều hành theo phương án kết nối đã được
phê duyệt, nhằm phục vụ trích xuất, nộp lưu tài liệu điện tử có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên
quan tổ chức thẩm định các nhiệm vụ, dự án công nghệ thông tin triển khai lưu
trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước theo quy định.
4. Văn phòng Đoàn
ĐBQH và HĐND tỉnh, các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị
xã, thành phố
a) Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và các
sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh:
- Chủ động thống kê số lượng, thành phần tài
liệu từ năm 2016 trở về trước và thực hiện bàn giao tài liệu cho Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ để chỉnh lý theo lộ trình.
- Đối với năm 2024, vào thời điểm rà soát dự
toán đã phân bổ cho các nhiệm vụ chi trong năm của các cơ quan, xác định kinh
phí cần thực hiện để chỉnh lý gửi Sở Nội vụ tổng hợp, gửi Sở Tài chính thẩm
định, tham mưu trình UBND tỉnh bổ sung để thực hiện theo tiến độ Đề án được phê
duyệt.
b) UBND các huyện, thị xã, thành phố chủ động
bố trí kinh phí để triển khai thực hiện chỉnh lý; phối hợp với Sở Nội vụ tăng
cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện chỉnh lý tài liệu trên địa bàn đảm bảo
lựa chọn tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực để tổ chức triển khai thực
hiện theo tiến độ; đáp ứng chất lượng hồ sơ, tài liệu để thực hiện việc nộp lưu
tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh./.