|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HUẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 12/2026/QĐ-UBND
|
Huế, ngày 05 tháng 3
năm 2026
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRÊN ĐỊA
BÀN THÀNH PHỐ HUẾ
Căn cứ Luật Tổ chức
chính quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
33/2024/QH15;
Căn cứ Luật Giao dịch
điện tử số 20/2023/QH15;
Căn cứ Luật Công nghệ
thông tin số 67/2006/QH11;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số
113/2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
41/2017/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số
cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám
đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 5042/TTr-SNV ngày 24 tháng 10 năm 2025;
Ủy ban nhân dân thành
phố ban hành Quyết định ban hành Quy định công tác văn thư trên địa bàn thành
phố Huế.
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này “Quy định công tác văn thư trên địa bàn thành phố
Huế”.
Điều 2. Điều khoản thi
hành
1. Quyết định này có
hiệu lực kể từ ngày 16 tháng 3 năm 2026.
2. Bãi bỏ Quyết định số
18/2021/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên
Huế ban hành Quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.
Điều 3. Trách nhiệm tổ
chức thực hiện
Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch
Ủy ban nhân dân các các xã, phường; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức liên quan
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- TT HĐND thành phố;
- CT, PCT UBND thành phố;
- Sở Tư pháp;
- Công báo thành phố;
- Cổng TTĐT thành phố;
- VP: CVP, các PCVP và các CV;
- Lưu: VT, CCHC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần
Hữu Thùy Giang
|
QUY
ĐỊNH
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố)
Chương
I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy định này quy
định về công tác văn thư trên địa bàn thành phố Huế.
2. Công tác văn thư
được quy định tại Quy định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý
văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và
sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Điều
2. Đối tượng áp dụng
Quy định này áp dụng
đối với các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Ủy ban nhân dân các
xã, phường trên địa bàn thành phố (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều
3. Giải thích từ ngữ
1. Quy định công tác
văn thư bao gồm những quy định chung về hoạt động văn thư đối với các loại hình
cơ quan, tổ chức; là căn cứ để xây dựng Quy chế về công tác văn thư của mỗi cơ
quan, tổ chức.
2. Hồ sơ điện tử là tập
hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
3. Hệ thống quản lý văn
bản điều hành là phần mềm dùng chung được Ủy ban nhân dân thành phố triển khai
trên địa bàn thành phố thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác
nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý
thông tin văn bản, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao
chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác
nghiệp của cán bộ, công chức (sau đây gọi chung là Hệ thống).
4. Cơ sở dữ liệu Biểu
mẫu là Cơ sở dữ liệu lưu trữ Hệ thống các biểu mẫu văn bản quản lý nhà nước
phục vụ công tác chỉ đạo điều hành và thủ tục hành chính trên từng lĩnh vực
quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân thành phố, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy
ban nhân dân thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường và Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các xã, phường.
Điều 4. Trách nhiệm đối
với công tác văn thư
1. Trách nhiệm của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư
a) Tổ chức xây dựng,
ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định và tin học hóa công tác
văn thư theo quy định của pháp luật, Ủy ban nhân dân thành phố;
b) Quản lý văn bản, tài
liệu của cơ quan, tổ chức. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công
tác văn thư đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử
lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;
c) Chỉ đạo việc số hóa
văn bản, phát hành văn bản điện tử và trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết
(máy vi tính, máy in, máy fax, máy scanner, máy photocopy) theo quy định.
2. Trách nhiệm của
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành
chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng)
a) Chánh Văn phòng giúp
người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực
hiện công tác văn thư và tin học hóa công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức;
đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, vận hành Hệ thống
cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc;
b) Giúp người đứng đầu
cơ quan, tổ chức theo dõi thời gian xử lý văn bản theo Quy chế làm việc của cơ
quan, báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến, văn bản đi trong các buổi
giao ban hàng tháng của cơ quan, tổ chức;
c) Tham mưu cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc;
d) Tổ chức thực hiện
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của
Trưởng các đơn vị chức năng (phòng, ban và tương đương), người đứng đầu các đơn
vị trực thuộc (sau đây gọi chung là Trưởng các đơn vị).
a) Trưởng các đơn vị có
trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức
về công tác văn thư;
b) Theo dõi, giám sát
tình hình xử lý văn bản đến, văn bản đi và đôn đốc nhắc nhở về tình hình thụ lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
4. Trách nhiệm của cán
bộ, công chức, viên chức, người lao động
a) Cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến
công tác văn thư phải thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, Hệ thống và
Quy định này;
b) Trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách
nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu,
chất lượng của hồ sơ theo quy định và thống kê thành mục lục hồ sơ trước khi
nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
5. Trách nhiệm của Văn
thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư)
a) Đăng ký, thực hiện
thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến;
c) Sắp xếp, bảo quản và
phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản;
d) Quản lý Sổ đăng ký
văn bản;
đ) Quản lý, sử dụng con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo
quy định.
6. Người làm công tác
văn thư phải đảm bảo các quy định tại Thông tư số 02/2021/TT-BNV quy định mã
số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức
chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư, được sửa đổi, bổ
sung bởi Thông tư số 06/2022/TT-BNV.
Điều 5. Giá trị pháp lý
của văn bản điện tử
Thực hiện theo quy định
tại Điều 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Điều 6. Cá nhân sử dụng
Hệ thống quản lý văn bản điều hành
1. Mỗi cá nhân được cấp
một tài khoản (account) để truy cập vào Hệ thống, được cấp tài liệu và hướng
dẫn sử dụng Hệ thống nhằm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức
năng, nhiệm vụ được phân công.
2. Khi chuyển công tác
đến cơ quan, tổ chức mới hoặc tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ mới tại cơ quan, tổ
chức, cá nhân phải liên hệ với bộ phận phụ trách quản lý Hệ thống tại cơ quan,
tổ chức để đăng ký tài khoản người dùng, cấp quyền truy cập vào Hệ thống và
được hướng dẫn sử dụng các chức năng của Hệ thống.
3. Sử dụng Hệ thống để
kịp thời tiếp nhận và xử lý các văn bản, công việc được phân công theo đúng
trách nhiệm và quyền hạn được phân công và đúng quy trình được cơ quan, tổ chức
quy định.
4. Bảo vệ mật khẩu,
không cung cấp hoặc để lộ mật khẩu Hệ thống.
5. Khi có sự cố kỹ
thuật xảy ra trên Hệ thống phải ghi nhận lại sự cố và nhanh chóng thông báo với
bộ phận phụ trách Hệ thống tại cơ quan, tổ chức để được hỗ trợ và xử lý kịp
thời.
Điều 7. Sử dụng Hệ
thống quản lý văn bản điều hành
1. Khi luân chuyển văn
bản điện tử trên Hệ thống, cơ quan, tổ chức đã được cấp chứng thư số hợp lệ bắt
buộc phải tích hợp chữ ký số theo quy định nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật,
tin cậy, xác thực của dữ liệu và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm trong việc quản lý các tài khoản đăng nhập vào Hệ thống của các cá
nhân thuộc cơ quan, tổ chức.
3. Khi có sự thay đổi
về nhân sự hoặc chức vụ của cá nhân tại cơ quan, tổ chức
a) Trường hợp nghỉ
việc, về hưu hoặc chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức khác: Thực hiện vô hiệu
hóa tài khoản người dùng trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức, đảm bảo cá nhân
không đăng nhập và sử dụng được Hệ thống. Cơ quan, tổ chức lưu ý không xóa tài khoản
của cá nhân để tránh trường hợp mất quá trình xử lý của văn bản, công việc;
b) Trường hợp tiếp nhận
cá nhân mới: Thực hiện tạo mới và phân quyền tài khoản người dùng để đăng nhập
vào Hệ thống;
c) Trường hợp thay đổi
chức vụ hoặc vị trí công tác của cá nhân tại cơ quan, tổ chức: Thực hiện phân
quyền, chỉnh sửa và cập nhật thông tin tài khoản người dùng trên Hệ thống.
4. Trong trường hợp Hệ
thống xảy ra sự cố bị ngưng hoạt động, cơ quan, tổ chức phải tiến hành xử lý
công việc trên giấy hoặc công cụ khác. Đồng thời, cơ quan, tổ chức phải nhanh chóng
liên hệ với Sở Khoa học và Công nghệ, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố để
được hỗ trợ và xử lý kịp thời. Sau khi sự cố đã được khắc phục, cơ quan, tổ
chức phải kiểm tra lại tính ổn định và thực hiện cập nhật các thông tin đã xử
lý vào Hệ thống.
5. Định kỳ hàng ngày
sao lưu dữ liệu văn bản của cơ quan, tổ chức để đảm bảo an toàn, an ninh cho Hệ
thống.
6. Khi triển khai sử
dụng Hệ thống tại cơ quan, tổ chức cần phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ,
Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố để thực hiện việc liên thông kết nối với
trục liên thông của thành phố.
Điều 8. Quản lý, cập
nhật và khai thác Cơ sở dữ liệu Biểu mẫu văn bản hành chính thành phố Huế
1. Cơ sở dữ liệu biểu
mẫu: Các biểu mẫu trong Cơ sở dữ liệu biểu mẫu được số hóa theo hướng ngắn gọn,
dễ hiểu, đúng thẩm quyền, đúng thể thức văn bản được tích hợp vào Hệ thống;
Trang thông tin điều hành tác nghiệp và sẵn sàng liên thông, tích hợp với các
Hệ thống thông tin, phần mềm, cơ sở dữ liệu khác của thành phố.
2. Cập nhật Cơ sở dữ
liệu biểu mẫu
a) Cơ sở dữ liệu biểu
mẫu ban đầu do Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng, công bố danh mục theo từng
cơ quan, tổ chức và giao cho các cơ quan, tổ chức quản lý, sử dụng theo danh mục;
b) Trong quá trình khai
thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu biểu mẫu do cơ quan, tổ chức quản lý nếu phát sinh
thêm biểu mẫu ngoài danh mục đã được Ủy ban nhân dân thành phố công bố hoặc cần
chỉnh sửa biểu mẫu đã có trong Cơ sở dữ liệu biểu mẫu ban đầu thì cơ quan đó
phải chủ động xây dựng biểu mẫu mới và tiến hành cập nhật bổ sung biểu mẫu vào
Cơ sở dữ liệu biểu mẫu (trên Trang Thông tin Điều hành tác nghiệp của đơn vị).
Việc xây dựng biểu mẫu
mới hoặc chỉnh sửa biểu mẫu được thực hiện theo quy trình xây dựng biểu mẫu và
cập nhật vào Cơ sở dữ liệu biểu mẫu văn bản hành chính theo Phụ lục I Quy định
này.
c) Người được giao sử
dụng tài khoản để cập nhật, quản lý Cơ sở dữ liệu biểu mẫu có trách nhiệm bảo
mật về thông tin tài khoản, bảo đảm sự chính xác và chịu trách nhiệm về các số
liệu, văn bản điện tử được gửi đi từ tài khoản do mình sử dụng.
3. Khai thác Cơ sở dữ
liệu biểu mẫu
a) Cơ sở dữ liệu biểu
mẫu được tích hợp, liên thông tại Hệ thống và Trang thông tin điều hành tác
nghiệp của các cơ quan, tổ chức để cán bộ, công chức, viên chức khai thác sử
dụng;
b) Cán bộ, công chức,
viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố khai
thác và sử dụng hiệu quả Cơ sở dữ liệu biểu mẫu để phục vụ cho hoạt động công
vụ, nâng cao chất lượng văn bản tham mưu.
4. Trách nhiệm của Văn
phòng Ủy ban nhân dân thành phố
a) Tổ chức kết nối, tích
hợp, chia sẻ Cơ sở dữ liệu biểu mẫu văn bản hành chính với Hệ thống; Trang
thông tin điều hành tác nghiệp và sẵn sàng liên thông, tích hợp với các Hệ
thống thông tin, phần mềm, cơ sở dữ liệu khác của thành phố;
b) Chịu trách nhiệm tổ
chức tập huấn việc cập nhật và khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu biểu mẫu cho các
cơ quan, tổ chức;
c) Chịu trách nhiệm đảm
bảo hạ tầng và an ninh an toàn thông tin Cơ sở dữ liệu biểu mẫu theo quy định.
5. Sở Nội vụ phối hợp
với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực
hiện quản lý, cập nhật và khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu biểu mẫu tại các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn thành phố; định kỳ hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dân
thành phố.
6. Các sở, ban, ngành;
Ủy ban nhân dân các xã, phường
a) Tổ chức thực hiện
việc cập nhật, và khai thác sử dụng Biểu mẫu văn bản hành chính theo quy định.
Chịu trách nhiệm về độ chính xác của dữ liệu được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu
biểu mẫu;
b) Bảo đảm cơ sở vật
chất cho việc vận hành, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu biểu mẫu tại cơ quan,
tổ chức;
c) Phối hợp với Văn
phòng Ủy ban nhân dân thành phố trong việc kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu
biểu mẫu văn bản hành chính.
Điều 9. Bảo vệ bí mật
nhà nước trong công tác văn thư
Mọi hoạt động trong
công tác văn thư của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều
10. Kinh phí cho hoạt động văn thư
Hàng năm, các cơ quan,
tổ chức bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách Nhà nước
theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Chương
II
QUY
ĐỊNH CỤ THỂ
Mục
1. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều
11. Hình thức văn bản
Gồm các loại hình văn
bản sau:
1. Văn bản quy phạm
pháp luật.
2. Văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên
ngành.
Điều
12. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm
pháp luật: Thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15; Nghị định số
78/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn
thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung bởi
Nghị định số 187/2025/NĐ-CP.
2. Văn bản hành chính:
Thực hiện theo quy định tại Điều 8, Điều 9 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và Cơ sở dữ liệu biểu mẫu văn bản hành chính thành phố Huế.
3. Văn bản chuyên
ngành: Thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành.
Điều
13. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn
bản quy phạm pháp luật thực hiện theo các quy định của Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số
87/2025/QH15; Nghị định số 78/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện
pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 187/2025/NĐ-CP.
2. Việc soạn thảo văn
bản khác được thực hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.
Điều
14. Duyệt bản thảo văn bản
Thực hiện theo quy định
tại Điều 11 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các
Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.
Điều
15. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Trưởng đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản và thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban
hành.
Điều
16. Ký ban hành văn bản
Thực hiện theo quy định
tại Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các
Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.
Mục
2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều
17. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đến,
văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư để làm
thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy
định của pháp luật.
2. Văn bản đến, văn bản
đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn:
“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải
được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
3. Văn bản phải được
theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
4. Khi nhận được văn
bản điện tử đến, Văn thư phải xử lý kịp thời, không chờ văn bản giấy (nếu có).
Các cơ quan, tổ chức phân công tới chuyên viên chủ trì ngay trong ngày.
5. Văn bản, tài liệu có
nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký,
quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều
18. Danh mục các loại văn bản bắt buộc áp dụng trong cơ quan nhà nước được gửi,
nhận qua môi trường mạng
Việc gửi, nhận văn bản
điện tử không gửi kèm văn bản giấy thực hiện theo Phụ lục II Quy định này và
được điều chỉnh, bổ sung theo quy định của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.
Điều
19. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi
1. Quy trình quản lý
văn bản đến, văn bản đi tại các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân các xã,
phường trên địa bàn thành phố Huế thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Quy
định này.
2. Quy trình quản lý
văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các
xã, phường thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy định này.
4. Quy trình quản lý
văn bản đến, văn bản đi tại các sở, ban, ngành trên địa bàn thành phố Huế thực
hiện theo quy định tại Phụ lục V Quy định này.
5. Quy trình quản lý
văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Huế thực hiện
theo quy định tại Phụ lục VI Quy định này.
Điều
20. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Thực hiện theo quy định
tại Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các
Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.
Điều
21. Đăng ký văn bản đi
Thực hiện theo quy định
tại Điều 16 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các
Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.
Điều
22. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn
Thực hiện theo quy định
tại Điều 17 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các
Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.
Điều
23. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Thực hiện theo quy định
tại Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các
Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.
Điều
24. Lưu văn bản đi
Thực hiện theo quy định
tại Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các
Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.
Điều
25. Tiếp nhận văn bản đến; đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến
Thực hiện theo quy định
tại Điều 21, Điều 22, Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và
quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.
Điều
26. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được
văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo
yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức; những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được giải quyết ngay, đảm bảo theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc
theo quy định của pháp luật. Trong một số trường hợp cần thiết, công chức, viên
chức chuyên môn in Phiếu giải quyết văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy
trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến.
2. Trường hợp văn bản
đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện
theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách
nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn
nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có
dấu “Tài liệu thu hồi” Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả
lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng có
trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết,
tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên
quan, đảm bảo 100% văn bản đi được liên thông với văn bản đến trên Hệ thống
quản lý văn bản điều hành.
Mục
3. SAO VĂN BẢN
Điều
27. Các hình thức bản sao
1. Các hình thức bản
sao thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP.
2. Thể thức và kỹ thuật
trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phần
II, Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều
28. Giá trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục
và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.
Điều
29. Thẩm quyền sao văn bản
Thực hiện theo quy định
tại Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Mục
4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều
30. Lập Danh mục hồ sơ
1. Tác dụng của Danh mục
hồ sơ
a) Quản lý các hoạt
động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua Hệ thống hồ sơ;
b) Giúp cho cơ quan, tổ
chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong
giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;
c) Là căn cứ để kiểm
tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức
và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và
chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
d) Là căn cứ để lựa
chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
2. Căn cứ lập Danh mục
hồ sơ
Các căn cứ chủ yếu để
lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức;
Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy định về công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ
chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước;
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).
3. Tổ chức lập Danh mục
hồ sơ
a) Danh mục hồ sơ được
lập theo hai cách sau:
Cách thứ nhất: Văn thư
xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của
các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng
hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
Cách thứ hai: Các đơn
vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư;
Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa
(nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính
để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
b) Danh mục hồ sơ do
người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm.
c) Văn thư sao chụp
Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan đồng thời cập
nhật vào Hệ thống để cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ và thực
hiện lập hồ sơ điện tử. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa
sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ
sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi,
bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục
hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
4. Mẫu Danh mục hồ sơ
theo phụ lục VII Quy định này
Điều
31. Lập hồ sơ
Thực hiện theo quy định
tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều
32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thực hiện theo quy
định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Trách nhiệm của đơn
vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức: Thực hiện theo quy định tại Điều 31 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Chương
III
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều
33. Tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ có trách
nhiệm kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện Quy định này tại các cơ quan,
tổ chức.
2. Sở Khoa học và Công
nghệ đảm bảo các điều kiện về mặt hạ tầng để triển khai ứng dụng văn bản điện
tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Xây dựng và triển khai kế hoạch duy
trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các Hệ thống thông tin phục vụ công tác
quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử liên thông giữa các đơn
vị.
3. Sở Tài chính bảo đảm
kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các Hệ thống thông tin phục vụ
công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử, coi đây là các nhiệm vụ cấp bách, là điều
kiện tối thiểu để làm việc, được ưu tiên kinh phí trong kế hoạch ngân sách hàng
năm.
4. Thủ trưởng các sở,
ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã,
phường trên địa bàn thành phố có trách nhiệm:
a) Phổ biến, triển khai
thực hiện các quy định tại Quy định này;
b) Gương mẫu thực hiện
việc quản lý, điều hành công việc qua môi trường mạng; thường xuyên chỉ đạo các
cá nhân, đơn vị trực thuộc sử dụng văn bản điện tử phục vụ quản lý, điều hành
và trao đổi thông tin để thay thế văn bản giấy; quán triệt chỉ đạo việc gửi kèm
hồ sơ, văn bản điện tử khi trình các cấp có thẩm quyền một cách kịp thời, tiến
tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường mạng;
c) Căn cứ Quy định này
và các văn bản pháp luật có liên quan xây dựng Quy định công tác văn thư của cơ
quan, tổ chức.
5. Trong quá trình thực
hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức
phản ánh bằng văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành
phố xem xét, quyết định./.
PHỤ
LỤC I
QUY TRÌNH XÂY DỰNG BIỂU MẪU VÀ CẬP NHẬT VÀO CƠ
SỞ DỮ LIỆU BIỂU MẪU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố)
PHỤ
LỤC II
DANH MỤC VĂN BẢN ĐIỆN TỬ KHÔNG GỬI KÈM VĂN BẢN
GIẤY
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố)
|
STT
|
Các
loại văn bản
|
|
I
|
Văn bản quy phạm pháp
luật
|
|
1
|
Quyết định của Uỷ ban
nhân dân thành phố
|
|
II
|
Văn bản hành chính
|
|
2
|
Quyết định (cá biệt)
|
|
3
|
Chỉ thị
|
|
4
|
Quy chế
|
|
5
|
Quy định
|
|
6
|
Thông báo (ý kiến kết
luận của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố; về công tác chỉ đạo điều
hành,...)
|
|
7
|
Thông cáo
|
|
8
|
Hướng dẫn
|
|
9
|
Chương trình
|
|
10
|
Kế hoạch
|
|
11
|
Phương án
|
|
12
|
Đề án
|
|
13
|
Dự án
|
|
14
|
Báo cáo (tháng, quý,
năm về tình hình kinh tế - xã hội, số liệu thống kê theo chuyên ngành, các
báo cáo theo yêu cầu,...)
|
|
15
|
Tờ trình
|
|
16
|
Công văn
|
|
17
|
Công điện
|
|
18
|
Giấy ủy quyền
|
|
19
|
Giấy mời họp, hội
nghị
|
|
20
|
Phiếu gửi
|
|
21
|
Phiếu chuyển
|
|
22
|
Phiếu báo
|
Ghi chú:
1. Văn bản điện tử
không gửi kèm bản giấy đáp ứng quy định tại Điều 6, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan trong Hệ thống hành chính nhà nước; Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn
thư.
2. Danh mục trên không
áp dụng với các loại văn bản sau:
a) Văn bản, hồ sơ thuộc
dạng mật, tối mật, tuyệt mật theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.
b) Văn bản, hồ sơ có
thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa bao gồm: bản đồ, bản vẽ thiết
kế, ấn phẩm, vật phẩm.
c) Văn bản, hồ sơ bắt
buộc phải gửi kèm bản giấy theo quy định của văn bản pháp luật có liên quan;
văn bản, hồ sơ chuyên ngành theo quy định phải lưu trữ hồ sơ bằng bản gốc.
d) Văn bản, hồ sơ có
liên quan đến nội dung quy hoạch, tài chính, tổ chức, bộ máy, công tác cán bộ,
kỷ luật, chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao
động; cấp, thu hồi giấy phép, chủ trương đầu tư; quyết định giao đất, cho thuê
đất, khai thác tài nguyên khoáng sản, các loại giấy phép, các văn bản về đấu
thầu (chỉ gửi bản giấy cho đối tượng trực tiếp liên quan, các cá nhân, đơn vị
phối hợp thực hiện thì gửi bản điện tử theo quy định).
3. Các văn bản theo
danh mục nêu trên được gửi kèm bản giấy đến các cơ quan, tổ chức
a) Văn bản, hồ sơ gửi
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo Quy chế làm việc của Chính phủ.
b) Cơ quan kiểm tra văn
bản quy phạm pháp luật; cơ quan đăng Công báo; đăng trên Cơ sở dữ liệu văn bản
pháp luật; các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài Hệ thống hành chính nhà nước.
PHỤ
LỤC III
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI
CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC XÃ, PHƯỜNG
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố)
|
Bước
|
Người
thực hiện
|
Trình
tự thực hiện
|
Thời gian
|
|
1
|
Văn
thư
|
a) Tiếp nhận văn bản
điện tử đến trong Hệ thống.
- Đăng ký văn bản
điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong
vòng 2 giờ (theo giờ hành chính).
- Chuyển văn bản điện
tử cho Trưởng phòng/ người đứng đầu đơn vị (sau đây gọi chung là Trưởng
phòng).
b) Tiếp nhận văn bản
đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu
“Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên Hệ thống:
- Trường hợp văn bản
điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên
văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn
vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản điện tử đến.
- Trường hợp không có
văn bản điện tử đến trên Hệ thống: Văn thư số hóa văn bản đến (sao y văn bản
giấy sang văn bản điện tử theo quy định) và thực hiện đăng ký văn bản điện tử
đến như mục a.
|
Sáng:
07h30; 09h00 Chiều: 13h00/ 13h30; 14h30
|
|
2
|
Trưởng
phòng
|
- Cho ý kiến chỉ đạo
xử lý văn bản trên Hệ thống. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều bộ phận
hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ bộ phận hoặc cá nhân chủ trì, bộ phận hoặc
cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi bộ phận, cá nhân.
- Chuyển văn bản cho công
chức, viên chức chuyên môn giải quyết theo thẩm quyền.
|
Sáng:
09h00; 10h00 Chiều: 15h00; 16h00
|
|
3
|
Công
chức, viên chức chuyên môn
|
- Nghiên cứu, thu
thập thông tin để giải quyết văn bản.
- Cập nhật ý kiến
giải quyết văn bản đề nghị lãnh đạo xem xét, quyết định.
- Trường hợp cần xin
ý kiến của lãnh đạo trên Phiếu xử lý văn bản đến: Công chức, viên chức chuyên
môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy.
- Dự thảo nội dung
văn bản, trao đổi, lấy ý kiến đóng góp (nếu cần), tiếp thu và hoàn thành bản
thảo văn bản.
- Xác thực bằng chữ
ký số chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Chuyển Lãnh đạo
phòng ký ban hành văn bản.
|
Theo
thời gian quy định
|
|
4
|
Lãnh
đạo phòng
|
- Xem xét, ký số văn
bản điện tử.
- Chuyển Văn thư làm
thủ tục phát hành văn bản điện tử.
|
Hàng
ngày
|
|
5
|
Văn
thư
|
- Cấp số, thời gian
ban hành văn bản.
- Văn thư thực hiện
in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan
tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư và hồ sơ công việc.
- Ký số của cơ quan
vào văn bản điện tử.
- Bản gốc văn bản
điện tử được lưu trên Hệ thống của cơ quan.
- Phát hành văn bản
đi:
+ Đối với các loại
văn bản phát hành hoàn toàn theo hình thức văn bản điện tử: Văn thư phát hành
văn bản điện tử.
+ Đối với các loại
văn bản phát hành theo hình thức văn bản điện tử và đồng thời gửi kèm văn bản
giấy: Văn thư phát hành văn bản điện tử đồng thời làm thủ tục phát hành,
chuyển phát văn bản đi bằng giấy.
|
Hàng
ngày
|
Ghi chú:
- Đối với văn bản đến
tiếp nhận sau 16h00 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian
nhận là 07h30 ngày hôm sau (ngoại trừ văn bản hỏa tốc, thưởng khẩn, khẩn).
- Đối với văn bản
chuyển phát hành sau 16h30 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời
gian nhận là 07h30 của ngày hôm sau ngoại trừ văn bản hỏa tốc, thượng khẩn,
khẩn) và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn bản hỏa tốc. Văn bản chuyển
phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính vào ngày thứ Hai của tuần
kế tiếp./.
PHỤ
LỤC IV
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC XÃ, PHƯỜNG
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố)
|
Bước
|
Người
thực hiện
|
Trình
tự thực hiện
|
Thời gian
|
|
1
|
Văn
thư
|
a) Tiếp nhận văn bản
điện tử đến trong Hệ thống.
- Đăng ký văn bản
điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong
vòng 02 giờ (theo giờ hành chính).
- Chuyển văn bản điện
tử cho Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã (gọi tắt là
Chánh Văn phòng)
b) Tiếp nhận văn bản
đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu
“Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên Hệ thống:
- Trường hợp văn bản
điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên
văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn
vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản điện tử đến.
- Trường hợp không có
văn bản điện tử đến trên Hệ thống: Văn thư số hóa văn bản đến (sao y văn bản
giấy sang văn bản điện tử theo quy định) và thực hiện đăng ký văn bản điện tử
đến như mục a.
|
Sáng:
07h30; 09h00 Chiều: 13h00/ 13h30; 14h30
|
|
2
|
Chánh
Văn phòng
|
- Cho ý kiến chỉ đạo
xử lý văn bản trên Hệ thống. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều bộ phận
hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ bộ phận hoặc cá nhân chủ trì, bộ phận hoặc
cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi bộ phận, cá nhân.
- Chuyển văn bản cho công
chức, viên chức chuyên môn.
|
Sáng:
09h00; 10h00 Chiều: 15h00; 16h00
|
|
3
|
Công
chức, viên chức chuyên môn
|
- Nghiên cứu, thu
thập thông tin để giải quyết văn bản.
- Cập nhật ý kiến
giải quyết văn bản đề nghị lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã, phường xem xét, quyết
định.
- Trường hợp cần xin
ý kiến của lãnh đạo trên Phiếu xử lý văn bản đến: Công chức, viên chức chuyên
môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy.
- Dự thảo nội dung
văn bản, trao đổi, lấy ý kiến đóng góp (nếu cần), tiếp thu và hoàn thành bản
thảo văn bản.
- Xác thực bằng chữ
ký số chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Chuyển Chánh Văn
phòng xem xét về nội dung trước khi trình ký.
|
Theo
thời gian quy định
|
|
4
|
Chánh
Văn phòng
|
- Đối với văn bản Ủy
ban nhân dân xã, phường ký ban hành: Chánh Văn phòng xem xét về nội dung (xác
thực bằng chữ ký số) và chuyển Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã, phường ký ban
hành văn bản.
- Đối với văn bản ký
thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã: Chánh Văn phòng xác thực bằng chữ
ký số ban hành văn bản và chuyển Văn thư làm thủ tục phát hành văn bản điện
tử.
|
Hàng
ngày
|
|
5
|
Lãnh
đạo Ủy ban nhân dân xã, phường
|
- Xem xét, ký số văn
bản điện tử.
- Chuyển Văn thư làm
thủ tục phát hành văn bản điện tử.
|
Hàng
ngày
|
|
6
|
Văn
thư
|
- Cấp số, thời gian
ban hành văn bản.
- Văn thư thực hiện
in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan
tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư và hồ sơ công việc.
- Ký số của cơ quan
vào văn bản điện tử.
- Bản gốc văn bản
điện tử được lưu trên Hệ thống của cơ quan.
- Phát hành văn bản
đi :
+ Đối với các loại
văn bản phát hành hoàn toàn theo hình thức văn bản điện tử: Văn thư phát hành
văn bản điện tử.
+ Đối với các loại
văn bản phát hành theo hình thức văn bản điện tử và đồng thời gửi kèm văn bản
giấy: Văn thư phát hành văn bản điện tử đồng thời làm thủ tục phát hành,
chuyển phát văn bản đi bằng giấy.
|
Hàng
ngày
|
Ghi chú:
- Đối với văn bản đến
tiếp nhận sau 16h30 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian
nhận là 07h30 ngày hôm sau (ngoại trừ văn bản hỏa tốc).
- Đối với văn bản
chuyển phát hành sau 16h30 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời
gian nhận là 07h30 của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn
bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính
vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp./.
PHỤ
LỤC V
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI
CÁC SỞ, BAN, NGÀNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố)
1.
Quản lý văn bản đến và đi tại các Sở
|
Bước
|
Người
thực hiện
|
Trình
tự thực hiện
|
Thời gian
|
|
1
|
Văn
thư
|
a) Tiếp nhận văn bản
điện tử đến trong Hệ thống.
- Đăng ký văn bản
điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong
vòng 2 giờ (theo giờ hành chính).
- Chuyển văn bản điện
tử cho Giám đốc Sở.
b) Tiếp nhận văn bản
đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu
“Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên Hệ thống:
- Trường hợp văn bản
điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên
văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn
vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản điện tử đến.
- Trường hợp không có
văn bản điện tử đến trên Hệ thống: Văn thư số hóa văn bản đến (sao y văn bản
giấy sang văn bản điện tử theo quy định) và thực hiện đăng ký văn bản điện tử
đến như mục a.
|
Sáng:
07h30; 09h00 Chiều: 13h00/ 13h30; 14h30
|
|
2
|
Giám
đốc Sở
|
- Cho ý kiến chỉ đạo
giải quyết văn bản điện tử. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị
hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá
nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
- Chuyển văn bản điện
tử cho Phòng/Ban/Chi cục giải quyết.
|
Sáng:
09h00; 10h00 Chiều: 15h00; 16h00
|
|
3
|
Trưởng
phòng/ Trưởng ban/Chi cục trưởng
|
- Tiếp nhận văn bản
điện tử và xem xét xử lý.
- Trưởng phòng chuyển
văn bản điện tử cho công chức chuyên môn giải quyết theo thẩm quyền.
- Trưởng ban/Chi cục
trưởng chuyển văn bản điện tử cho Trưởng phòng thuộc Ban/Chi cục để phân công
chức, viên chức chuyên môn giải quyết theo thẩm quyền.
|
Sáng:
09h00; 10h00 Chiều: 15h00; 16h00
|
|
4
|
Công
chức, viên chức chuyên môn
|
- Nghiên cứu, thu
thập thông tin để giải quyết văn bản.
- Cập nhật ý kiến
giải quyết văn bản đề nghị lãnh đạo xem xét, quyết định.
- Trường hợp cần xin
ý kiến của lãnh đạo trên Phiếu xử lý văn bản đến: Công chức, viên chức chuyên
môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy.
- Dự thảo nội dung
văn bản, trao đổi, lấy ý kiến đóng góp (nếu cần), tiếp thu và hoàn thành bản
thảo văn bản.
- Chuyển Trưởng
phòng/Trưởng ban/Chi cục trưởng xem xét duyệt nội dung và thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản.
|
Theo
thời gian quy định
|
|
5
|
Trưởng
phòng/ Trưởng ban/Chi cục trưởng
|
- Xem xét, duyệt nội
dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử (xác thực bằng chữ ký
số).
- Chuyển Lãnh đạo Sở
ký ban hành văn bản.
|
Hàng
ngày
|
|
6
|
Lãnh
đạo Sở
|
- Xem xét, ký số văn
bản điện tử.
- Chuyển Văn thư làm
thủ tục phát hành văn bản điện tử.
|
Hàng
ngày
|
|
7
|
Văn
thư
|
- Cấp số, thời gian
ban hành văn bản.
- Văn thư thực hiện
in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan
tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư và hồ sơ công việc.
- Ký số của cơ quan
vào văn bản điện tử.
- Bản gốc văn bản
điện tử được lưu trên Hệ thống của cơ quan.
- Phát hành văn bản
đi:
+ Đối với các loại
văn bản phát hành hoàn toàn theo hình thức văn bản điện tử: Văn thư phát hành
văn bản điện tử.
+ Đối với các loại
văn bản phát hành theo hình thức văn bản điện tử và đồng thời gửi kèm văn bản
giấy: Văn thư phát hành văn bản điện tử đồng thời làm thủ tục phát hành,
chuyển phát văn bản đi bằng giấy.
|
Hàng
ngày
|
2.
Quản lý văn bản đến và đi tại các Ban/Chi cục trực thuộc Sở
|
Bước
|
Người
thực hiện
|
Trình
tự thực hiện
|
Thời gian
|
|
1
|
Văn
thư
|
a) Tiếp nhận văn bản điện
tử đến trong Hệ thống.
- Đăng ký văn bản
điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong
vòng 02 giờ (theo giờ hành chính).
- Chuyển văn bản điện
tử cho Trưởng ban/Chi cục trưởng.
b) Tiếp nhận văn bản
đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu
“Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên Hệ thống:
- Trường hợp văn bản
điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư , ghi số đến và ngày đến trên
văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn
vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản điện tử đến.
- Trường hợp không có
văn bản điện tử đến trên Hệ thống: Văn thư số hóa văn bản đến (sao y văn bản
giấy sang văn bản điện tử theo quy định) và thực hiện đăng ký văn bản điện tử
đến như mục a.
|
Sáng:
07h30; 09h00 Chiều: 13h00/ 13h30; 14h30
|
|
2
|
Trưởng
ban/Chi cục trưởng
|
- Cho ý kiến chỉ đạo
giải quyết văn bản điện tử. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị
hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá
nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
- Chuyển văn bản điện
tử cho phòng chuyên môn giải quyết.
|
Sáng:
09h00; 10h00 Chiều: 15h00; 16h00
|
|
3
|
Trưởng
phòng thuộc Ban/Chi cục
|
- Tiếp nhận văn bản
điện tử và xem xét xử lý.
- Chuyển văn bản điện
tử cho công chức, viên chức chuyên môn giải quyết theo thẩm quyền.
|
Sáng:
09h00; 10h00 Chiều: 15h00; 16h00
|
|
4
|
Công
chức, viên chức chuyên môn
|
- Nghiên cứu, thu
thập thông tin để giải quyết văn bản.
- Cập nhật ý kiến
giải quyết văn bản đề nghị lãnh đạo xem xét, quyết định.
- Trường hợp cần xin
ý kiến của lãnh đạo trên Phiếu xử lý văn bản đến: Công chức, viên chức chuyên
môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy.
- Dự thảo nội dung
văn bản, trao đổi, lấy ý kiến đóng góp (nếu cần), tiếp thu và hoàn thành bản
thảo văn bản.
- Chuyển Trưởng phòng
thuộc Ban/Chi cục xem xét duyệt nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản.
|
Theo
thời gian quy định
|
|
5
|
Trưởng
phòng thuộc Ban/Chi cục
|
- Xem xét, duyệt nội
dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử (xác thực bằng chữ ký
số).
- Chuyển Lãnh đạo
Ban/Chi cục ký ban hành văn bản.
|
Hàng
ngày
|
|
6
|
Lãnh
đạo Ban/Chi cục
|
- Xem xét, ký số văn
bản điện tử.
- Chuyển Văn thư làm
thủ tục phát hành văn bản điện tử.
|
Hàng
ngày
|
|
7
|
Văn
thư
|
- Cấp số, thời gian
ban hành văn bản.
- Văn thư thực hiện
in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan
tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư và hồ sơ công việc.
- Ký số của cơ quan
vào văn bản điện tử.
- Bản gốc văn bản điện
tử được lưu trên Hệ thống của cơ quan
- Phát hành văn bản
đi :
+ Đối với các loại
văn bản phát hành hoàn toàn theo hình thức văn bản điện tử: Văn thư phát hành
văn bản điện tử.
+ Đối với các loại
văn bản phát hành theo hình thức văn bản điện tử và đồng thời gửi kèm văn bản
giấy: Văn thư phát hành văn bản điện tử đồng thời làm thủ tục phát hành,
chuyển phát văn bản đi bằng giấy.
|
Hàng
ngày
|
Ghi chú:
- Đối với văn bản đến
tiếp nhận sau 16h30 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian
nhận là 07h30 ngày hôm sau (trừ văn bản hỏa tốc).
- Đối với văn bản
chuyển phát hành sau 16h30 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời
gian nhận là 07h30 của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn
bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính
vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp./.
PHỤ
LỤC VI
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI
VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HUẾ
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố)
1.
Quản lý văn bản đến và đi thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân thành
phố
|
Bước
|
Người
thực hiện
|
Trình
tự thực hiện
|
Thời gian
|
|
1
|
Văn
thư
|
a) Tiếp nhận văn bản
điện tử đến trong Hệ thống.
- Đăng ký văn bản
điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong
vòng 02 giờ (theo giờ hành chính).
- Chuyển văn bản điện
tử cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (gọi tắt là Chánh Văn
phòng).
b) Tiếp nhận văn bản
đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu
“Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên Hệ thống:
- Trường hợp văn bản
điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên
văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn
vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản điện tử đến.
- Trường hợp không có
văn bản điện tử đến trên Hệ thống: Văn thư số hóa văn bản đến (sao y văn bản
giấy sang văn bản điện tử theo quy định) và thực hiện đăng ký văn bản điện tử
đến như mục a.
|
Thường
xuyên
|
|
2
|
Chánh
Văn phòng
|
- Cho ý kiến chỉ đạo
xử lý văn bản trên Hệ thống. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều bộ phận
hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ bộ phận hoặc cá nhân chủ trì, bộ phận hoặc
cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi bộ phận, cá nhân.
- Chuyển văn bản cho công
chức, viên chức chuyên môn.
|
Sáng:
8h30; 10h00 Chiều: 14h00; 16h00
|
|
3
|
Công
chức, viên chức chuyên môn
|
- Nghiên cứu, thu
thập thông tin để giải quyết văn bản.
- Cập nhật ý kiến đề
xuất giải quyết văn bản đề nghị Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét,
quyết định; đồng thời gửi Lãnh đạo Văn phòng phụ trách để biết, theo dõi.
- Trường hợp cần xin
ý kiến của lãnh đạo trên Phiếu xử lý văn bản đến: Công chức, viên chức chuyên
môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy.
- Sau khi có ý kiến
của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, dự thảo nội dung văn bản, trao đổi,
lấy ý kiến đóng góp (nếu cần), tiếp thu và hoàn thành bản thảo văn bản.
- Xác thực bằng chữ
ký số chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Chuyển Lãnh đạo Văn
phòng xem xét về nội dung trước khi trình ký.
|
Theo
thời gian quy định
|
|
4
|
Lãnh
đạo Văn phòng
|
- Đối với văn bản
trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố ký ban hành: Lãnh đạo Văn phòng xem
xét về nội dung, xác thực bằng chữ ký số và chuyển Lãnh đạo Ủy ban nhân dân
thành phố ký ban hành văn bản.
- Đối với văn bản ký
thừa lệnh Chủ tịch UBND thành phố: Lãnh đạo Văn phòng xác thực bằng chữ ký số
ban hành văn bản và chuyển cho Văn thư làm thủ tục phát hành văn bản điện tử.
|
Hàng
ngày
|
|
5
|
Lãnh
đạo Ủy ban nhân dân thành phố/Lãnh đạo Văn phòng
|
- Xem xét, ký số văn
bản điện tử.
- Đối với Lãnh đạo Ủy
ban nhân dân thành phố thực hiện xác thực ký số trên văn bản điện tử (trực
tiếp thực hiện hoặc ủy quyền).
- Chuyển cho Văn thư
làm thủ tục phát hành văn bản điện tử.
|
Hàng
ngày
|
|
6
|
Văn
thư
|
- Cấp số, thời gian
ban hành văn bản.
- Văn thư thực hiện
in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan
tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư và hồ sơ công việc.
- Ký số của cơ quan
vào văn bản điện tử.
- Bản gốc văn bản
điện tử được lưu trên Hệ thống của cơ quan.
- Phát hành văn bản
đi:
+ Đối với các loại
văn bản phát hành hoàn toàn theo hình thức văn bản điện tử: Văn thư phát hành
văn bản điện tử.
+ Đối với các loại
văn bản phát hành theo hình thức văn bản điện tử và đồng thời gửi kèm văn bản
giấy: Văn thư phát hành văn bản điện tử đồng thời làm thủ tục phát hành,
chuyển phát văn bản đi bằng giấy.
|
Hàng
ngày
|
2.
Quản lý văn bản đến và đi thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân
dân thành phố
Thực hiện theo Quy
trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại các sở, ban ngành trên địa bàn thành
phố Huế tại Phụ lục V Quy định này.
Ghi chú:
- Đối với văn bản đến
tiếp nhận sau 16h30 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian
nhận là 07h30 ngày hôm sau (trừ văn bản hỏa tốc).
- Đối với văn bản
chuyển phát hành sau 16h30 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời
gian nhận là 07h30 của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn
bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính
vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp./.
PHỤ
LỤC VII
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố)
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ
Năm
...
(Kèm
theo Quyết định số……/QĐ-…… ngày .. tháng … năm….của ......)
|
Số
và ký hiệu hồ sơ
|
Tên đề mục và tiêu đề
hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Người
lập hồ sơ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. VĂN PHÒNG
|
|
|
|
|
|
1. Công tác tổng hợp
|
|
|
|
|
01.TH
|
Hồ sơ hội nghị tổng
kết năm của ngành, cơ quan
|
Vĩnh
viễn
|
Nguyễn
Văn A
|
|
|
02.TH
|
Hồ sơ hội nghị sơ kết
công tác của ngành, cơ quan
|
5
năm
|
|
|
|
03.TH
|
Tập lưu chương trình,
kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
04.TH
|
Tập lưu chương trình,
kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng của cơ quan và các đơn vị
trực thuộc
|
20
năm
|
|
|
|
05.TH
|
Tập lưu chương trình,
kế hoạch, báo cáo công tác tháng, tuần của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
|
10
năm
|
|
|
|
06.TH
|
Hồ sơ ứng dụng ISO
của ngành, cơ quan
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
07.TH
|
Tập thông báo ý kiến,
kết luận cuộc họp
|
10
năm
|
|
|
|
08.TH
|
Tập công văn trao đổi
về những vấn đề chung
|
10
năm
|
|
|
|
|
2. Công tác tổ chức,
cán bộ
|
|
|
|
|
09.TCCB
|
Hồ sơ về việc thành
lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn
vị trực thuộc
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
10.TCCB
|
Kế hoạch, báo cáo
công tác tổ chức, cán bộ hàng năm của cơ quan
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
11.TCCB
|
Hồ sơ xây dựng đề án
tổ chức của ngành, cơ quan
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
12.TCCB
|
Hồ sơ quy hoạch cán
bộ
|
20
năm
|
|
|
|
13.TCCB
|
Hồ sơ đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ
|
10
năm
|
|
|
|
14.TCCB
|
Hồ sơ về việc bổ
nhiệm cán bộ
|
70
năm
|
|
|
|
15.TCCB
|
Hồ sơ về việc điều động,
luân chuyển cán bộ
|
70
năm
|
|
|
|
16.TCCB
|
Hồ sơ về việc kỷ luật
cán bộ
|
70
năm
|
|
|
|
17.TCCB
|
Hồ sơ giải quyết chế
độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội…)
|
70
năm
|
|
|
|
18.TCCB
|
Hồ sơ gốc cán bộ công
chức, viên chức
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
19.TCCB
|
Sổ, phiếu quản lý hồ
sơ cán bộ
|
70
năm
|
|
|
|
20.TCCB
|
Kế hoạch, báo cáo
công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
21.TCCB
|
Hồ sơ tổ chức các lớp
bồi dưỡng cán bộ
|
10
năm
|
|
|
|
22.TCCB
|
Hồ sơ về công tác bảo
vệ chính trị nội bộ
|
20
năm
|
|
|
|
23.TCCB
|
Công văn trao đổi về
công tác tổ chức, cán bộ
|
10
năm
|
|
|
|
|
3. Công tác văn phòng
|
|
|
|
|
24.VP
|
Hồ sơ xây dựng, ban
hành chế độ, quy định về tài chính, kế toán
|
20
năm
|
|
|
|
25.VP
|
Hồ sơ về nâng lương
của các bộ công chức, viên chức
|
20
năm
|
|
|
|
26.VP
|
Hồ sơ về thi đua khen
thưởng cho tập thể, cá nhân
|
10
năm
|
|
|
|
27.VP
|
Quy chế làm việc, quy
định dân chủ, phòng chống tham nhũng
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
28.VP
|
Hồ sơ theo dõi công
tác phòng cháy chữa cháy
|
10
năm
|
|
|
|
29.VP
|
Tập lưu, sổ đăng ký
văn bản đi đối với quyết định, quy định, Quy định, hướng dẫn
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
30.VP
|
Tập lưu, sổ đăng ký
văn bản đi đối với các loại văn bản khác
|
50
năm
|
|
|
|
31.VP
|
Hồ sơ xây dựng, ban
hành định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
32.VP
|
Kế hoạch, báo cáo
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hàng năm, nhiều năm
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
33.VP
|
Kế hoạch, báo cáo công
tác hành chính, văn thư, lưu trữ quý, tháng
|
10
năm
|
|
|
|
34.VP
|
Hồ sơ về lập, ban
hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
35.VP
|
Báo cáo thống kê văn
thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
|
20
năm
|
|
|
|
36.VP
|
Hồ sơ tổ chức thực
hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác
sử dụng…)
|
20
năm
|
|
|
|
37.VP
|
Hồ sơ quản lý tài sản
của cơ quan
|
20
năm
|
|
|
|
38.VP
|
Hồ sơ về công tác
quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan
|
10
năm
|
|
|
|
39.VP
|
Hồ sơ về phòng chống cháy,
nổ, thiên tai… của cơ quan
|
10
năm
|
|
|
|
40.VP
|
Kế hoạch, Báo cáo công
tác tài chính, kế toán hàng năm
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
|
…
|
...
|
…
|
|
|
|
|
II.
PHÒNG…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ sơ này
có …(1)….hồ sơ, bao gồm:
……(2)………hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn;
……(2)…...hồ sơ bảo quản
có thời hạn.
Hướng dẫn sử dụng:
Cột 1: Ghi số và ký
hiệu của hồ sơ gồm số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các
chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Cột 2: Ghi số thứ tự và
tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ.
Cột 3: Ghi thời hạn bảo
quản của hồ sơ: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
Cột 4: Ghi tên cá nhân
chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
Cột 5: Ghi những thông
tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm
trước sang, hồ sơ loại mật v.v....
(1) Ghi tổng số hồ sơ
có trong Danh mục.
(2) Ghi số lượng hồ sơ
bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.