|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 64/KH-UBND
|
Hà Nội, ngày 13
tháng 02 năm 2026
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2026
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng
6 năm 2024; Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 31/2026/NĐ-CP ngày
21/01/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu
trữ; các Thông tư hướng dẫn thi hành và Chương trình công tác năm 2026 của UBND
Thành phố.
Căn cứ tình hình thực tiễn công
tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. Để triển khai thực hiện thống
nhất, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; đồng thời
cụ thể hóa các chủ trương, định hướng của Trung ương và Thành phố về chuyển đổi
số, đổi mới sáng tạo, phát triển khoa học và công nghệ trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ, phù hợp với tình hình thực tế tại các cơ quan, tổ chức, UBND thành phố
Hà Nội ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 như sau:
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Mục đích
a) Tiếp tục nâng cao hiệu lực,
hiệu quả, tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy
vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu
trữ trong hoạt động phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, của Thành phố và
trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
b) Nâng cao trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong việc
thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
c) Đẩy mạnh chuyển đổi số trong
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản
hướng dẫn thi hành. Gắn công tác văn thư, lưu trữ với xây dựng chính quyền số
và quản trị dữ liệu số; thực hiện chuẩn hóa hồ sơ, tài liệu điện tử; bảo đảm kết
nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành,
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung và các cơ sở
dữ liệu chuyên ngành của Thành phố.
d) Thực hiện chỉnh lý, sắp xếp,
bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ
phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác quản lý điều
hành và các nhu cầu của tổ chức, cá nhân.
2. Yêu cầu
a) Đảm bảo công tác văn thư,
lưu trữ trên địa bàn Thành phố triển khai đồng bộ, thống nhất và thực hiện theo
đúng quy định của pháp luật.
b) Thủ trưởng các Sở, ban,
ngành; các đơn vị sự nghiệp; các cơ quan ngành dọc Trung ương đóng trên địa bàn
Thành phố; các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; doanh nghiệp nhà
nước thuộc Thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường (sau đây gọi chung là cơ
quan, tổ chức) căn cứ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 của Thành phố,
xây dựng và tổ chức triển khai, thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ đồng
bộ, thống nhất, theo đúng quy định của pháp luật, xác định rõ trách nhiệm của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ
chức mình đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
c) Kết quả thực hiện lập hồ sơ
điện tử, cập nhật dữ liệu lưu trữ số, tích hợp hệ thống và bảo đảm chất lượng dữ
liệu là tiêu chí quan trọng đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của tập thể, cá
nhân.
II. NHIỆM VỤ
VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN
1. Nhiệm vụ
trọng tâm
a) Rà soát, thống kê, phân loại
toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trước
khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp; chỉnh lý dứt
điểm tài liệu tồn đọng và lựa chọn số hóa tài liệu sau khi đã chỉnh lý hoàn chỉnh;
bảo quản tập trung an toàn tài liệu.
b) Đẩy mạnh việc lập hồ sơ điện
tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Thành phố.
c) Triển khai, vận hành ổn định
Hệ thống và cập nhật dữ liệu vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức.
d) Thực hiện chuẩn hóa dữ liệu
hồ sơ, tài liệu điện tử; xây dựng bộ siêu dữ liệu lưu trữ và cập nhật thông tin
siêu dữ liệu cho hồ sơ, tài liệu; phân loại, gắn mã định danh nhằm phục vụ quản
lý tập trung, khai thác, chia sẻ và tích hợp dữ liệu.
2. Nhiệm vụ
thường xuyên
a) Công tác tuyên truyền, phổ
biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Tiếp tục đẩy mạnh và đổi mới
công tác tuyên truyền, phổ biến bằng nhiều hình thức các văn bản mới quy định về
văn thư, lưu trữ của Nhà nước gồm: Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định, Thông tư
và các văn bản hướng dẫn có liên quan về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tới công chức,
viên chức của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
b) Công tác xây dựng, ban hành
văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ
- Sở Nội vụ: xây dựng, ban hành
các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy
định.
- Các cơ quan, tổ chức: chủ động
rà soát, xây dựng, sửa đổi bổ sung, ban hành kịp thời các văn bản quản lý, chỉ
đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ (Kế hoạch, Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Danh mục hồ sơ,
tài liệu cần số hóa ...).
c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ
- Sở Nội vụ: xây dựng Kế hoạch,
chương trình, nội dung và tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
thuộc Thành phố, tập trung vào các nội dung:
+ Tuyên truyền, phổ biến các
văn bản mới quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước, của Thành phố;
+ Tổ chức triển khai, hướng dẫn
lưu trữ hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện
tử tập trung của cơ quan, tổ chức.
- Các cơ quan, tổ chức: xây dựng
Kế hoạch, nội dung, chương trình, tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ tới toàn thể công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi
quản lý.
d) Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn
nghiệp vụ
- Sở Nội vụ: xây dựng Kế hoạch
kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện kiểm tra kết hợp hướng dẫn nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, tập trung vào các nội dung:
+ Chấp hành các quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và việc rà soát, xây dựng, sửa đổi bổ
sung, ban hành kịp thời các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn
thư, lưu trữ;
+ Ứng dụng công nghệ thông tin
và công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
+ Kiểm tra chất lượng cung cấp
của các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố
Hà Nội và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
+ Kiểm tra, phát hiện và xử lý
vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền được quy định
tại Nghị định số 31/2026/NĐ-CP ngày 21/01/2026 của Chính phủ (có hiệu lực từ
ngày 08/3/2026).
- Các cơ quan, tổ chức: xây dựng
Kế hoạch tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị, trong đó thực hiện
kiểm tra tối thiểu 50% đơn vị trực thuộc (nếu có).
đ) Thực hiện công tác văn thư
- Thực hiện việc quản lý văn bản
đi, văn bản đến và nâng cao chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản đúng thẩm
quyền, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
- 100% thực hiện việc tiếp nhận,
xử lý, phát hành văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử trừ những văn bản
thuộc bí mật nhà nước.
- Xây dựng, cập nhật Danh mục hồ
sơ công việc của cơ quan, tổ chức bảo đảm đầy đủ các lĩnh vực hoạt động của cơ
quan.
- Thực hiện ký số toàn trình và
lập hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố.
- Quản lý, sử dụng con dấu, chữ
ký số, thiết bị lưu khóa bí mật đúng quy định của pháp luật; bảo đảm an toàn, bảo
mật.
e) Thực hiện công tác lưu trữ
- Tăng cường bảo quản an toàn,
tập trung hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp.
- Tập trung chỉnh lý, số hóa
tài liệu theo Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập
trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội” (phê duyệt tại Quyết định
số 2112/QĐ-UBND ngày 19/4/2025 của UBND Thành phố). Sau khi số hóa, tổ chức kiểm
tra chất lượng dữ liệu; thực hiện chuẩn hóa định dạng và cấu trúc dữ liệu, cập
nhật thông tin siêu dữ liệu (metadata); tích hợp dữ liệu vào Hệ thống quản lý
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức, bảo đảm
tính toàn vẹn, xác thực và khả năng tra cứu, khai thác lâu dài.
- Thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đúng thời hạn; bảo đảm đầy đủ thành
phần hồ sơ. Hồ sơ điện tử nộp lưu bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng
truy cập theo tiêu chuẩn.
- Triển khai, vận hành ổn định
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của các cơ
quan, tổ chức. Chuẩn hóa, cập nhật cơ sở dữ liệu đầy đủ, bảo đảm an toàn dữ liệu
vào Hệ thống.
- Bố trí kho lưu trữ bảo quản
tài liệu giấy và lưu trữ điện tử:
+ Đối với kho lưu trữ giấy:
Bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị lưu trữ và thiết bị phòng cháy, chữa cháy
đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức; kịp thời khắc phục tình trạng kho lưu trữ không đáp ứng yêu cầu
theo quy định của pháp luật;
+ Đối với lưu trữ điện tử:
Bố trí, nâng cấp máy trạm, thiết bị đầu cuối, đường truyền, kết nối mạng và các
điều kiện kỹ thuật cần thiết khác nhằm bảo đảm việc lập hồ sơ, quản lý, cập nhật,
khai thác và sử dụng hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử trên các hệ thống
thông tin dùng chung của Thành phố.
g) Bảo vệ bí mật nhà nước trong
công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện nghiêm quy định của
Luật bảo vệ bí mật nhà nước; các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành và quy
chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư, lưu trữ.
h) Quản lý tài liệu tại Lưu trữ
lịch sử Thành phố
- Tăng cường công tác thu thập
hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu:
+ Ưu tiên thu thập những phông
tài liệu chưa có trong kho lưu trữ để đảm bảo có nhiều loại hình tài liệu tại
Lưu trữ lịch sử; thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức
sau khi giải thể, chia tách, sáp nhập và tài liệu của các quận, huyện, xã, phường
trước khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp;
+ Xây dựng Kế hoạch thu thập
tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử năm
2026; tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu[1].
- Thực hiện các biện pháp bảo
quản tài liệu lưu trữ lịch sử, kiểm soát chặt chẽ các nguy cơ gây ảnh hưởng đến
an toàn tài liệu, đảm bảo tính nguyên vẹn và kéo dài tuổi thọ tài liệu; đầu tư
trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
-Tập trung phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ thông qua các hình thức phù hợp; phục vụ độc giả khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ theo quy định.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu đối với
tài liệu lưu trữ lịch sử hiện có để quản lý, lưu trữ và khai thác thông tin hiệu
quả.
- Tham mưu UBND Thành phố xây dựng
Kế hoạch và triển khai thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/01/2026 của Thủ
tướng Chính phủ phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.
i) Quản lý hoạt động dịch vụ
lưu trữ và Cấp, cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ
- Tăng cường quản lý, kiểm tra
chất lượng cung cấp và sử dụng dịch vụ lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
- Thực hiện thủ tục Cấp, cấp lại
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức
kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
- Các cơ quan, tổ chức sử dụng
dịch vụ lưu trữ chủ động lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ đáp ứng đủ điều
kiện về năng lực, chuyên môn; tăng cường quản lý, kiểm tra, giám sát quy trình,
tiến độ và chất lượng thực hiện dịch vụ lưu trữ theo quy định.
k) Tổ chức hủy tài liệu hết thời
hạn lưu trữ, trùng lặp
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố tiến hành xác định giá trị tài liệu và lập
Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp đề nghị hủy và gửi hồ sơ về Sở
Nội vụ thẩm định; sau đó thực hiện quy trình hủy tài liệu lưu trữ theo Điều 16
Luật Lưu trữ năm 2024 và Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ Nội vụ.
- Các cơ quan, tổ chức khác lập
danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và thực hiện hủy tài liệu
theo quy định của pháp luật.
3. Tiến độ
thực hiện nhiệm vụ: Chi tiết tại Phụ lục kèm theo Kế hoạch
này.
III. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Sở Nội
vụ
a) Tổ chức triển khai thực hiện
Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026; theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn và kiểm
tra các cơ quan, tổ chức trong việc triển khai thực hiện Kế hoạch này.
b) Chủ trì, tham mưu UBND Thành
phố và ban hành các văn bản quản lý,
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác
văn thư, lưu trữ theo quy định.
c) Triển khai, vận hành, quản
lý Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ
quan, tổ chức và hướng dẫn cơ quan, tổ chức cập nhật dữ liệu vào Hệ thống. Kết
nối chia sẻ dữ liệu lưu trữ với hệ thống dữ liệu dùng chung của Thành phố theo
đúng quy định của Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật.
d) Chủ trì, tham mưu UBND Thành
phố về công tác thi đua, khen thưởng lĩnh vực văn thư, lưu trữ: Tổng hợp, đề xuất
biểu dương, khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc, tiêu biểu
trong công tác văn thư, lưu trữ.
đ) Đề xuất xử lý kỷ luật và xử
phạt vi phạm hành chính đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật
về lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 31/2026/NĐ-CP.
e) Thực hiện chế độ báo cáo định
kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND
Thành phố đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ.
2. Văn
phòng UBND Thành phố
a) Đảm bảo Hệ thống Quản lý văn
bản và Điều hành Thành phố vận hành thông suốt, liên tục.
b) Rà soát, bổ sung và nâng cấp
các tính năng của Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố nhằm đáp ứng
yêu cầu kết nối, liên thông, tích hợp đồng bộ, phục vụ việc thu nộp hồ sơ, tài
liệu điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập
trung của cơ quan, tổ chức.
3. Trung
tâm Phục vụ Hành chính công Thành phố
Kết nối Hệ thống Dịch vụ công
trực tuyến với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập
trung của cơ quan, tổ chức, bảo đảm việc thu nộp hồ sơ thủ tục hành chính được
thực hiện đầy đủ, kịp thời theo quy định.
4. Sở Khoa
học và Công nghệ
a) Chủ trì triển khai, thực hiện
Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các
cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội” đã được UBND Thành phố phê duyệt tại Quyết
định số 2112/QĐ-UBND ngày 19/4/2025 và Kế hoạch số 20-KH/BCĐ57 ngày 19/01/2026
của Ban Chỉ đạo 57 Thành ủy.
b) Sau khi số hóa tài liệu theo
Đề án đã được phê duyệt, dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được cập nhật đầy đủ, kịp
thời vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của
cơ quan, tổ chức để phục vụ công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật.
c) Đảm bảo an toàn thông tin, hạ
tầng kỹ thuật: máy chủ, đường truyền đáp ứng yêu cầu kết nối, tích hợp, đồng bộ
thông tin giữa các hệ thống cơ sở dữ liệu.
5. Công an
Thành phố
a) Chủ trì, hướng dẫn các cơ
quan, tổ chức thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định độ mật và
quản lý văn bản mật trong công tác văn thư, lưu trữ.
b) Đảm bảo an toàn thông tin cơ
sở dữ liệu; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức bảo mật dữ liệu trong quá trình triển
khai, quản lý và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố; Hệ thống
quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của các cơ quan, tổ chức.
6. Sở Tài
chính
Trên cơ sở đề xuất của các Sở,
ban, ngành Thành phố, UBND xã, phường tham mưu tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm
quyền bố trí nguồn kinh phí để triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
phù hợp với khả năng cân đối của ngân sách Thành phố và quy định hiện hành.
7. Các cơ
quan, tổ chức
a) Xây dựng và triển khai thực hiện
Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây
dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 theo quy
định.
b) Ưu tiên bố trí nguồn lực;
xây dựng nội dung nhiệm vụ cụ thể, khả thi gắn với các nhiệm vụ về Chuyển đổi số
và Cải cách hành chính của Thành phố; tập trung chỉ đạo quyết liệt và tổ chức
thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp đề ra trong Kế hoạch công tác văn
thư, lưu trữ năm 2026.
c) Thực hiện nghiêm túc việc lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử Thành
phố theo quy định; bảo đảm 100% công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ
điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố. Đưa nội dung lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ đúng thời hạn vào lưu trữ hiện hành trở thành một trong
các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng tháng, hằng năm đối với
công chức, viên chức.
d) Chủ động cập nhật hồ sơ, tài
liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
tập trung của cơ quan, tổ chức thông qua việc kết nối, chia sẻ dữ liệu từ các hệ
thống thông tin, cơ sở dữ liệu của Thành phố đã được tích hợp, liên thông.
đ) Xây dựng, sửa đổi bổ sung,
ban hành kịp thời các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư,
lưu trữ và tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động; tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ năm
2024 và các văn bản hướng dẫn có liên quan về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
e) Thực hiện xác định giá trị
tài liệu để phân loại, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến
hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố
- Thực hiện chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu tồn đọng hình thành trước ngày Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực
thi hành theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; hoàn thành việc nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định (theo Điều
65 Luật Lưu trữ năm 2024).
- Đối với hồ sơ, tài liệu
có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trước ngày Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu
lực thi hành, thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, chậm nhất không quá ngày 01 tháng 7 năm 2030 (theo
Điều 65 Luật Lưu trữ năm 2024).
g) Tổ chức hủy tài liệu hết thời
hạn lưu trữ, tài liệu trùng lặp theo quy định. h) Bảo quản an toàn và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ.
IV. KINH PHÍ
THỰC HIỆN
1. Kinh phí thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ được bảo đảm từ nguồn ngân sách nhà nước theo phân cấp ngân
sách hiện hành và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.
2. Việc lập dự toán, quản lý và
sử dụng kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo Luật Ngân sách
nhà nước và các quy định của pháp luật có liên quan, trong đó:
a) Kinh phí cho công tác văn
thư thực hiện theo Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ.
b) Kinh phí cho công tác lưu trữ
thực hiện theo Điều 60 Luật Lưu trữ năm 2024. Trên đây là Kế hoạch công tác văn
thư, lưu trữ năm 2026 của Thành phố.
UBND Thành phố yêu cầu các cơ
quan, tổ chức nghiêm túc triển khai thực hiện.
Trong quá trình thực hiện, nếu
có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp,
báo cáo UBND Thành phố xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước BNV;
- Chủ tịch UBND TP;
- Các PCT UBND TP;
- Các Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc TP, các cơ quan ngành dọc Trung
ương đóng trên địa bàn Thành phố, Tổ chức xã hội, Tổ chức xã hội - nghề nghiệp,
Doanh nghiệp nhà nước;
- UBND các xã, phường;
- VP UBND TP: CVP, các PCVP, Các phòng: NC, TH, KGVX;
- Lưu: VT, SNV.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Dương Đức Tuấn
|
PHỤ LỤC:
CHI TIẾT THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2026
(Kèm theo Kế hoạch số 64/KH-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2026 của UBND thành phố
Hà Nội)
|
STT
|
Tên nhiệm vụ
|
Sản phẩm
|
Đơn vị chủ trì
|
Thời gian thực hiện
|
|
1.
|
Tuyên truyền, phổ biến pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ
|
Báo cáo, tài liệu tuyên truyền
|
Sở Nội vụ; các cơ quan, tổ chức
|
Thường xuyên
|
|
2.
|
Tham mưu UBND Thành phố và ban
hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ
theo quy định
|
Văn bản
|
Sở Nội vụ
|
Thường xuyên
|
|
3.
|
Rà soát, xây dựng, sửa đổi bổ
sung, ban hành kịp thời các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác
văn thư, lưu trữ
|
Kế hoạch; Quy chế; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản; Danh mục hồ
sơ, tài liệu cần số hóa
|
Các cơ quan, tổ chức
|
Hoàn thành trước 31/3/2026
|
|
4.
|
Tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ
|
Kế hoạch, Danh sách lớp, Tài liệu
|
Sở Nội vụ
|
Tháng 5/2026
|
|
Các cơ quan, tổ chức
|
Hoàn thành trong quý III, quý IV năm 2026
|
|
5.
|
Kiểm tra việc thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
|
Kế hoạch, Biên bản kiểm tra
|
Sở Nội vụ
|
Trong năm 2026
|
|
6.
|
Cơ quan, tổ chức tự kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ
|
Kế hoạch, Biên bản
|
Các cơ quan, tổ chức
|
Hoàn thành trong quý III năm 2026
|
|
7.
|
Cập nhật Danh mục hồ sơ, lập
hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống
|
Danh mục Hồ sơ và hồ sơ được lập trên Hệ thống
|
Các cơ quan, tổ chức
|
Năm 2026
|
|
8.
|
Rà soát, thống kê, phân loại
toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy
|
Biểu số liệu
|
Các cơ quan, tổ chức
|
Hoàn thành trước 31/3/2026
|
|
9.
|
Thực hiện kết nối Hệ thống Quản
lý văn bản và Điều hành của Thành phố và Hệ thống Dịch vụ công trực tuyến với
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ
quan, tổ chức để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử.
|
Kết nối liên thông hệ thống thông tin của Thành phố
|
- Văn phòng UBND Thành phố;
- Trung tâm Phục vụ hành
chính công Thành phố;
- Sở Khoa học và Công nghệ
|
Quý I, II/2026
|
|
10.
|
Chỉnh lý và số hóa tài liệu
theo Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của
các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội” (phê duyệt tại Quyết định số
2112/QĐ-UBND ngày
19/4/2025 của UBND Thành phố)
|
Hồ sơ, Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
|
Sở Khoa học và Công nghệ
|
Năm 2026
|
|
11.
|
Triển khai, vận hành và cập
nhật dữ liệu vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập
trung:
|
|
|
Thường xuyên
|
|
- Thực hiện quản trị, phân
quyền khai thác, sử dụng; bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật thông tin và thực
hiện sao lưu dữ liệu định kỳ theo quy định của pháp luật;
|
Hệ thống
|
Sở Nội vụ
|
|
- Cập nhật đầy đủ, kịp thời
hồ sơ điện tử đã giải quyết xong vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ điện tử tập trung theo quy định;
- Cập nhật dữ liệu số hóa
đối với tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức.
|
Cơ sở dữ liệu
|
Các cơ quan, tổ chức
|
|
12.
|
Bảo quản, khai thác, sử dụng
hiệu quả tài liệu lưu trữ; bảo đảm điều kiện kho tàng, trang thiết bị lưu trữ
|
Tài liệu
|
Các cơ quan, tổ chức
|
Thường xuyên
|
|
13.
|
Thực hiện hủy tài liệu hết thời
hạn lưu trữ, trùng lặp
|
Danh mục tài liệu hủy, Quyết định, Biên bản
|
Các cơ quan, tổ chức
|
Thường xuyên
|
|
14.
|
Xây dựng Kế hoạch thu thập
tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử năm
2026; hướng dẫn, tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đối với các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
|
Hồ sơ, tài liệu
|
Sở Nội vụ
(Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố)
|
Năm 2026
|
|
15.
|
Thực hiện số hóa đối với tài liệu
lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao; biên mục dữ liệu đặc
tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức
độ 3, 4
|
Dữ liệu tài liệu đã được số hóa
|
Sở Nội vụ
(Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố)
|
Năm 2026
|
|
16.
|
Tham mưu UBND Thành phố xây dựng
Kế hoạch và triển khai thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/01/2026 của
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu
lưu trữ
|
Kế hoạch
|
Sở Nội vụ
(Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố)
|
Năm 2026
|
|
17.
|
Thực hiện chế độ báo cáo về
công tác văn thư, lưu trữ:
|
Báo cáo
|
Các cơ quan, tổ chức
|
|
|
- Báo cáo kết quả thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm
2027;
|
Trước ngày 30/11/2026
|
|
- Báo cáo thống kê công
tác văn thư, lưu trữ năm 2026;
|
Trước ngày 05/02/2027
|
|
- Báo cáo đột xuất khác (nếu
có).
|
Thực hiện khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
|
[1] Ủy
ban nhân dân quận Nam Từ Liêm (cũ), Ủy ban nhân dân huyện Phú Xuyên (cũ), Ủy
ban nhân dân huyện Thanh Trì (cũ) và Ủy ban nhân dân huyện Thanh Oai (cũ).