|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HUẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 43/KH-UBND
|
Huế, ngày 26
tháng 01 năm 2026
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2026
Thực hiện Quyết định số 3888/QĐ-UBND
ngày 20/12/2025 của UBND thành phố Huế về việc ban hành Chương trình công tác
năm 2026; trên cơ sở thực tiễn quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại
địa phương, UBND thành phố Huế ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm
2026 như sau:
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Mục đích
a) Tăng cường công tác quản lý
nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đưa việc thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ đúng quy định của Nhà nước. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, đơn vị; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.
b) Tổ chức triển khai thi hành
Luật Lưu trữ bảo đảm đồng bộ, thống nhất, hiệu lực, hiệu quả. Xác định cụ thể nội
dung công việc, thời hạn, tiến độ hoàn thành và trách nhiệm của các cơ quan, tổ
chức có liên quan trong việc tổ chức triển khai thi hành Luật Lưu trữ.
2. Yêu cầu
a) Bảo đảm sự chỉ đạo thống nhất
của UBND thành phố và sự phối hợp chặt chẽ, thường xuyên, hiệu quả giữa các sở,
ban, ngành; UBND các xã, phường (sau đây gọi là cơ quan, đơn vị) trong
việc triển khai các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ.
b) Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện đảm bảo các quy định của pháp luật và
phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị; tích cực, chủ động, thường
xuyên kiểm tra, theo dõi, báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch đúng tiến độ, đảm
bảo kịp thời, chất lượng, thiết thực, hiệu quả.
c) Đưa nội dung công tác văn
thư, lưu trữ vào tiêu chí để đánh giá và bình xét thi đua hàng năm đối với tập
thể, cá nhân. Xử lý trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và các cá nhân không
nghiêm túc thực hiện.
d) Tập trung chỉ đạo có hiệu quả
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc
lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.
II. NỘI DUNG
KẾ HOẠCH
1. Tuyên
truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ
Tăng cường công tác tuyên truyền,
phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, Lưu
trữ đến các cơ quan, đơn vị, người dân bằng nhiều hình thức đa dạng đảm bảo
công tác tuyên truyền đạt hiệu quả, nội dung rõ ràng, thiết thực …
2. Xây dựng
và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ
a) Sở Nội vụ tiến hành rà soát
văn bản quy phạm pháp luật do UBND thành phố ban hành; đề xuất sửa đổi, bổ
sung, thay thế, bãi bỏ hoặc ban hành mới các văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm
tính thống nhất, đồng bộ với quy định của pháp luật hiện hành.
b) Các cơ quan, đơn vị tập
trung xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quy định, hướng dẫn
về văn thư, lưu trữ của đơn vị phù hợp với các quy định của pháp luật hiện
hành.
3. Công tác
tổ chức cán bộ
a) Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch
và tổ chức bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức,
viên chức của các cơ quan, đơn vị. Nội dung tập huấn tập trung vào các nội dung
về lưu trữ điện tử, khai thác sử dụng tài liệu số để nâng cao hơn nữa năng lực
và chất lượng tham mưu của đội ngũ cán bộ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ,
nhằm đảm bảo triển khai thực hiện thống nhất, đồng bộ, đáp ứng các yêu cầu, nhiệm
vụ trong thời kỳ công nghệ số.
b) Các cơ quan, đơn vị rà soát
bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn và
thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp[1]
độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công
tác lưu trữ của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật. Xây dựng Kế hoạch, nội
dung, chương trình, tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, tới
toàn thể công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý.
4. Kiểm tra
việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ
a) Sở Nội vụ tăng cường kiểm
tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị. Nội dung
kiểm tra tập trung vào các vấn đề sau:
- Tình hình thực hiện các quy định
của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
- Các hoạt động nghiệp vụ về
công tác văn thư, lưu trữ. Công tác quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập
đơn vị hành chính, cơ quan, đơn vị.
- Công tác lập hồ sơ điện tử
trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống
kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
b) Kiểm tra, giám sát chất lượng
hoạt động dịch vụ lưu trữ, tập trung vào việc kiểm tra chất lượng dịch vụ chỉnh
lý tài liệu lưu trữ.
c) Các cơ quan, đơn vị xây dựng
kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; tiến hành kiểm tra
ít nhất 20% đơn vị hoặc cá nhân thuộc phạm vi quản lý; báo cáo kết quả thực hiện
về Sở Nội vụ trước ngày 30/10/2026.
5. Quản lý
tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố
a) Tại Lưu trữ cơ quan
- Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ
thủ tục hành chính điện tử theo quy định tại Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày
31/8/2023 của Bộ Nội vụ hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
- Thực hiện nghiêm túc Chỉ thị
số 03/CT-UBND ngày 13/02/2023 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế (nay là thành phố
Huế) về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số
trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện việc sắp xếp, chỉnh
lý thu nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
theo quy định của pháp luật.
- Quản lý tài liệu lưu trữ
trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc tổ chức lại:
+ Thực hiện nghiêm túc các hoạt
động về văn thư theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về Công tác văn thư; đặc biệt là việc quản lý, sử dụng con dấu[2]; quản
lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc tổ
chức lại theo quy định tại Điều 13 Luật Lưu trữ và Chương VII Thông tư số
06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của
Luật lưu trữ.
+ Trong quá trình sắp xếp trụ sở
phải bố trí vị trí kho Lưu trữ cơ quan đảm bảo theo quy định của pháp luật và
phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
+ Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
chịu trách nhiệm trước pháp luật và UBND thành phố nếu để xảy ra sai phạm trong
công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ.
b) Tại Lưu trữ lịch sử thành phố
- Xây dựng Dự án Số hóa tài liệu
lưu trữ của các cơ quan, đơn vị cấp huyện sau quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy
hành chính trên địa bàn thành phố Huế.
- Xây dựng Đề án “Chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng và và thu nhận tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
được hình thành trong hoạt động của HĐND&UBND cấp xã vào Lưu trữ lịch sử
thành phố Huế giai đoạn 2026 - 2035” và Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng
tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Huế
giai đoạn 2026 - 2030”.
- Xây dựng Kế hoạch triển khai
Phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chuyển
giao tại Trung tâm Lưu trữ.
- Tiếp tục triển khai thực hiện
Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt
Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 -
2025”; Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh Thừa Thiên Huế (nay
là thành phố Huế) và về tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2022 - 2031”; Chương
trình “Công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ
xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Thừa Thiên Huế (nay là thành
phố Huế) giai đoạn 2023 - 2030”; Kế hoạch số 176/KH-UBND ngày 26/4/2024 của
UBND tỉnh Thừa Thiên Huế (nay là thành phố Huế) thực hiện Quyết định số
71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải
pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia giai đoạn II.
c) Quản lý tài liệu lưu trữ của
các cơ quan, đơn vị cấp huyện sau khi thực hiện mô hình chính quyền hai cấp
- Giao UBND các xã, phường[2] tiếp tục quản lý khối tài liệu lưu
trữ của các cơ quan, đơn vị cấp huyện sau khi thực hiện mô hình chính quyền hai
cấp tại các địa điểm bảo quản tập trung; đồng thời phối hợp với Trung tâm Lưu
trữ tổ chức sử dụng khối tài liệu này theo đúng quy định của pháp luật.
- Sở Nội vụ chỉ đạo Trung tâm
Lưu trữ khẩn trương phối hợp với cơ quan, đơn vị liên quan đề xuất địa điểm để
lưu trữ, bảo quản tài liệu tập trung tạ thành phố do Trung tâm Lưu trữ quản lý.
6. Xây dựng,
bố trí kho Lưu trữ
a) Xây dựng Kho Lưu trữ chuyên
dụng của thành phố
Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng
và Phát triển đô thị thành phố phối hợp với Sở Tài chính, Sở Xây dựng, Sở Nội vụ
và các đơn vị liên quan triển khai thực hiện Nghị quyết số 122/NQ-HĐND ngày
13/11/2020 của HĐND tỉnh (nay là thành phố Huế) về chủ trương đầu tư Dự
án Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh thuộc khu B - Khu Đô thị hành chính thành phố Huế.
b) Đối với kho Lưu trữ cơ quan
của các cơ quan, đơn vị
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
căn cứ vào tình hình thực tiễn để chỉ đạo thực hiện việc bố trí kho Lưu trữ cơ
quan và trang cấp các trang thiết bị cần thiết đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn
quy định của nhà nước.
7. Quản lý
công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã
a) Ban hành các văn bản quản
lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế văn thư, lưu trữ;
Danh mục hồ sơ; quy chế khai thác, sử dụng tài liệu; Bảng thời hạn bảo quản và
các quy định, hướng dẫn khác về văn thư, lưu trữ.
b) Bố trí công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật, cử
công chức, viên chức tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn về văn thư, lưu trữ.
c) Công tác quản lý văn bản và
lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.
d) Thực hiện nghiêm túc việc quản
lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ khi thực hiện sắp xếp đơn vị
hành chính cấp xã. Thống kê số lượng, tình trạng tài liệu lưu trữ (đã chỉnh
lý/chưa chỉnh lý); đồng thời căn cứ vào tình hình ngân sách địa phương để
xây dựng kế hoạch chỉnh lý toàn bộ, một phần hoặc chỉnh lý sơ bộ và tiêu hủy
các tài liệu lưu trữ hết giá trị.
e) Bố trí kho lưu trữ phù hợp với
điều kiện thực tiễn để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của HĐND&UBND cấp
xã.
III. KINH
PHÍ THỰC HIỆN
1. Đề án “Bồi dưỡng, tập huấn về
công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn
vị trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 - 2030”: Thực hiện theo Quyết định số 3213/QĐ-UBND
ngày 12/12/2019.
2. Kế hoạch triển khai thực hiện
Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt
Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 -
2025”: Thực hiện theo Quyết định số 2072/QĐ-UBND ngày 14/08/2020.
3. Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu
trữ quý, hiếm của tỉnh Thừa Thiên Huế và về tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2022
- 2031”: Thực hiện theo Quyết định số 1141/QĐ-UBND ngày 16/05/2022.
4. Kinh phí cho hoạt động văn
thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị: Thực hiện việc bố trí kinh phí cho công
tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 60, Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP.
5. Các nội dung khác của Kế hoạch
thực hiện theo quy định của pháp luật.
IV. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Sở Nội
vụ
a) Tăng cường việc giám sát,
theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kế hoạch và báo cáo kết
quả cho UBND thành phố.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, đơn vị có liên quan để triển khai có hiệu quả các nội dung của kế hoạch
trong phạm vi, quyền hạn được giao.
2. Sở Tài
chính
Chủ trì phối hợp với các cơ
quan, đơn vị có liên quan để tham mưu bố trí nguồn kinh phí đảm bảo cho việc thực
hiện Kế hoạch.
3. Thủ
trưởng các cơ quan, đơn vị
a) Căn cứ vào các nội dung của
Kế hoạch này và tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị để xây dựng kế hoạch và
chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý thực hiện nghiêm túc các nhiệm
vụ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2026; báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ
trước ngày 01 tháng 12 năm 2026.
b) Thực hiện chế độ báo cáo thống
kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng, đúng thời
gian quy định.
Trong quá trình tổ chức thực hiện,
nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để
tổng hợp, báo cáo UBND thành phố theo quy định./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
(b/c);
- CT, PCT UBND thành phố;
- Các sở, ban, ngành thành phố;
- UBND các xã, phường;
- Các tổ chức xã hội - nghề nghiệp;
- DNNN thuộc UBND thành phố;
- CVP, PCVP và CV: TC, TH, NV;
- Lưu: VT, CCHC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Hữu Thuỳ Giang
|
[1] Chế
độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm được thực hiện theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV
ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy
hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức và Công văn số 2939/BNV-TL ngày
04/10/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với
cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ. Bồi dưỡng hiện vật được thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 24/2022/TT-BLĐTBXH ngày 30/11/2022 của Bộ trưởng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định việc bồi dưỡng bằng hiện vật đối với
người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại. Trường
hợp các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã bố trí được phòng, kho lưu trữ để bảo
quản tài liệu và có nhân sự làm việc trực tiếp trong kho thì sẽ được hưởng các
chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm và chế độ bồi dưỡng hiện vật theo quy định của
pháp luật.
[2] gồm
: Phú Lộc, Phú Vang, A Lưới 2, Hương Thủy, Thuận Hóa, Phú Xuân, Hương Trà, Quảng
Điền, Phong Điền