DOANH NGHIỆP

Mẫu Công văn giải trình với khách hàng năm 2025 cho doanh nghiệp

Tham vấn bởi luật sư Nguyễn Thụy Hân

Chuyên viên pháp lý Kiều Diễm

15:23 01/03/25

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp file word mẫu Công văn giải trình với khách hàng năm 2025 cho doanh nghiệp và một số lưu ý khi sử dụng để đảm bảo tính chuyên nghiệp.

>> Lịch thi đấu LEC 2025 - LEC 2025 Winter

>> Danh sách văn bản Trung ương cập nhật ngày 28/02/2025

1. Mẫu Công văn giải trình với khách hàng năm 2025 cho doanh nghiệp

Dưới đây file word mẫu công văn giải trình với khách hàng năm 2025 dành cho doanh nghiệp.

File word Mẫu công văn giải trình với khách hàng năm 2025

Mẫu Công văn giải trình với khách hàng

Ảnh minh họa mẫu công văn giải trình với khách hàng năm 2025

2. Các trường hợp sử dụng mẫu công văn giải trình với khách hàng năm 2025

Dưới đây là các mục đích chính mà mẫu công văn này có thể được sử dụng như:

(i) Giải trình về lỗi hoặc sai sót trong dịch vụ/sản phẩm

Nếu công ty cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng và xảy ra sai sót (ví dụ: giao hàng chậm, sản phẩm lỗi, dịch vụ không đạt yêu cầu), công văn này có thể được sử dụng để:

- Xác nhận sự việc xảy ra.

- Giải thích nguyên nhân dẫn đến sai sót (ví dụ: do lỗi kỹ thuật, nhân sự, hoặc lý do khách quan như thiên tai, dịch bệnh).

- Đưa ra biện pháp khắc phục (ví dụ: đổi trả sản phẩm, bồi thường, hoặc cải thiện dịch vụ trong tương lai).

(ii) Làm rõ thông tin liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch

Trong trường hợp khách hàng có thắc mắc về các điều khoản trong hợp đồng, hóa đơn, hoặc các giao dịch tài chính, công văn này có thể được dùng để:

- Giải thích chi tiết về các khoản phí, điều khoản hợp đồng, hoặc lịch thanh toán.

- Cung cấp thêm tài liệu hoặc thông tin bổ sung để làm rõ vấn đề.

(iii) Phản hồi yêu cầu hoặc khiếu nại của khách hàng

Khi khách hàng gửi khiếu nại hoặc yêu cầu giải thích về một vấn đề cụ thể, công văn này có thể được sử dụng để:

- Xác nhận công ty đã nhận được khiếu nại/ yêu cầu.

- Trình bày kết quả kiểm tra hoặc điều tra nội bộ liên quan đến vấn đề.

- Đưa ra giải pháp hoặc cam kết để giải quyết vấn đề.

Ví dụ: Khách hàng phàn nàn về chất lượng sản phẩm không đúng như quảng cáo, công ty có thể dùng công văn để giải thích quy trình sản xuất và đề xuất đổi sản phẩm mới.

(iv) Thông báo và xin lỗi về sự cố ngoài ý muốn

Nếu có sự cố ngoài ý muốn ảnh hưởng đến khách hàng (như sự cố kỹ thuật, ngừng cung cấp dịch vụ tạm thời, hoặc lỗi hệ thống), công văn này có thể được dùng để:

- Thông báo chính thức về sự cố.

- Xin lỗi khách hàng vì những bất tiện gây ra.

- Đưa ra thời gian khắc phục hoặc các biện pháp hỗ trợ.

Ví dụ: Một công ty phần mềm gặp lỗi hệ thống khiến khách hàng không truy cập được dịch vụ, họ có thể dùng công văn này để thông báo, xin lỗi và cam kết sửa lỗi trong thời gian sớm nhất.

(v) Giải thích về việc chậm trễ hoặc không thực hiện được cam kết

Nếu công ty không thể thực hiện đúng cam kết với khách hàng (ví dụ: chậm tiến độ dự án, không cung cấp dịch vụ đúng thời hạn), công văn này có thể được dùng để:

- Giải thích lý do chậm trễ (ví dụ: do thiếu nguyên liệu, nhân sự, hoặc các vấn đề pháp lý).

- Đề xuất phương án thay thế hoặc thời gian hoàn thành mới.

Ví dụ: Một công ty xây dựng không thể hoàn thành công trình đúng hạn do thiếu vật liệu, họ có thể dùng công văn này để giải thích và xin gia hạn thời gian.

3. Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Công văn giải trình với khách hàng năm 2025

(i) Tính chuyên nghiệp: Công văn cần được điền đầy đủ thông tin (số công văn, ngày tháng, thông tin công ty, khách hàng, nội dung cụ thể) để đảm bảo tính chính thức và minh bạch.

(ii) Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn từ lịch sự, rõ ràng, tránh gây hiểu lầm hoặc làm mất lòng khách hàng.

(iii) Mẫu công văn trên chỉ mang tính thamm khảo. Tùy vào mục đích cụ thể, nội dung giải trình cần được điều chỉnh để phù hợp với tình huống thực tế.

(iv) Kèm theo tài liệu (nếu cần): Nếu có tài liệu chứng minh (hợp đồng, hóa đơn, biên bản kiểm tra), nên đính kèm để tăng tính thuyết phục.

>> Tham khảo:

>> Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn năm 2025

>> Mẫu Công văn giải trình Bảo hiểm xã hội năm 2025 cho doanh nghiệp

>> Mẫu Công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế 2025

>> Mẫu công văn gửi cơ quan thuế giải đáp vướng mắc, hướng dẫn thủ tục năm 2025

>> Mẫu Công văn giải trình chậm nộp báo cáo năm 2025 dành cho doanh nghiệp

>> Mẫu công văn đề nghị thanh toán nợ quá hạn năm 2025 cho doanh nghiệp

Điều 292. Các loại chế tài trong thương mại – Luật Thương mại 2005

1. Buộc thực hiện đúng hợp đồng.

2. Phạt vi phạm.

3. Buộc bồi thường thiệt hại.

4. Tạm ngừng thực hiện hợp đồng.

5. Đình chỉ thực hiện hợp đồng.

6. Huỷ bỏ hợp đồng.

7. Các biện pháp khác do các bên thoả thuận không trái với nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam, điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên và tập quán thương mại quốc tế.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.