Chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động của doanh nghiệp 2026
Tình trạng Đã biết
Ngày hiệu lực Đã biết
Công việc thay thế: Đã biết
Công việc bị thay thế: Đã biết
Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp thực hiện việc thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội và chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động như sau:
>> Giải quyết hưởng trợ cấp thất nghiệp cho người lao động
>> Giải quyết chế độ tử tuất cho người lao động
- Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.
- Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.
Lưu ý: Chậm nhất là ngày 01/01/2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.
(Căn cứ Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024)
1. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp là người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu doanh nghiệp đã giữ của người lao động, trừ một số trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
- Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.
- Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp.
- Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Theo đó, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động.
Chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động của doanh nghiệp 2026
(Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)
2. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động của doanh nghiệp
Theo hướng dẫn tại khoản 7.2 Mục 7 và Mục 9 Công văn 1952/BHXH-TST của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ngày 28/4/2023, thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp được thực hiện như sau:
Bước 1. Thông báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN và lập hồ sơ báo giảm theo hồ sơ điện tử 600 gửi đến cơ quan bảo hiểm đang quản lý nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Hồ sơ bao gồm:
- Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp- mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 (được cập nhật trực tiếp trên phần mềm kê khai).
- Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế - mẫu TK01-TS ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026: Chỉ nộp trong trường hợp có người lao động cần điều chỉnh, sửa đổi thông tin cá nhân.
Hình thức gửi hồ sơ: Công ty thực hiện kê khai và nộp hồ sơ qua phần mềm BHXH điện tử (IVAN) hoặc Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.
Lưu ý: Việc báo giảm lao động được thực hiện hàng tháng kịp thời, không để dồn vào những ngày cuối cùng của tháng. Doanh nghiệp nộp không quá 03 bộ hồ sơ/tháng (trừ trường hợp cần thiết khác) và thực hiện chuyển nộp tiền đóng bảo hiểm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng.
Bước 2. Thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
- Trường hợp sổ BHXH đã rà soát và trả sổ cho người lao động, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm thực hiện xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN chuyển về doanh nghiệp để trả cho người lao động.
- Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát và trả sổ thì cơ quan BHXH không xác nhận quá trình BHXH, BHTN theo hồ sơ điện tử 600 đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ giấy theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 626 kèm sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH qua bưu điện để được rà soát, cập nhật dữ liệu, xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN, chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.
- Trường hợp đơn vị nợ tại thời điểm nộp hồ sơ báo giảm, sau khi được cơ quan BHXH xác nhận, in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN; doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đủ số tiền nợ và lập Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN cho người lao động (không cần nộp sổ BHXH) gửi theo PGNHS 620 cho cơ quan BHXH để in tờ rời sổ BHXH xác nhận bổ sung.
Đối với hồ sơ điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN: Doanh nghiệp chỉ nộp hồ sơ 600 điện tử với các trường hợp đang tham gia tại doanh nghiệp và cơ quan BHXH chỉ điều chỉnh dữ liệu không thực hiện in tờ rời xác nhận quá trình điều chỉnh, các trường hợp nghỉ việc đã chốt sổ và in tờ rời phải nộp theo hồ sơ 609 giấy kèm sổ BHXH để thực hiện in tờ rời xác nhận lại quá trình đóng theo đúng dữ liệu đã điều chỉnh.
8,632
Tìm kiếm văn bản
Công việc pháp lý liên quan
- Đăng ký điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (tăng, giảm lao động; đổi thông tin đơn vị sử dụng lao động; đổi mức lương; gia hạn BHYT) từ 01/7/2025 đối với hộ kinh doanh
- Cấp lại sổ BHXH, đổi và điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT đối với hộ kinh doanh
- Truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc đối với hộ kinh doanh
- Chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động đối với hộ kinh doanh
- Thủ tục báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp của năm trước đối với hộ kinh doanh
- Giải quyết chế độ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hộ kinh doanh
- Giải quyết hưởng trợ cấp thất nghiệp cho người lao động đối với hộ kinh doanh
- Giải quyết chế độ trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản đối với hộ kinh doanh
- Giải quyết chế độ tử tuất cho người lao động đối với hộ kinh doanh
- Giải quyết chế độ thai sản cho người lao động làm việc tại hộ kinh doanh
