THUẾ - KẾ TOÁN

Lưu giữ tài liệu trong doanh nghiệp

07:53 09/06/21

Đối với doanh nghiệp, việc lưu giữ tài liệu là một phần quan trọng trong quá trình hoạt động. Ngoài việc đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật còn giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, kiểm tra nội dung và khối lượng văn bản trong công ty.

>> 23 Khoản thu nhập khác chịu thuế khi tính thuế TNDN

>> Khi nào được làm Bản cam kết 02 về thuế thu nhập cá nhân?

Tài liệu phải lưu giữ:

Căn cứ vào Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 thì tùy theo loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp có những tài liệu nào thì phải lưu giữ những tài liệu đó. Những tài liệu doanh nghiệp phải lưu giữ bao gồm:

- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty;

- Sổ đăng ký thành viên đối với Công ty Trách nhiệm hữu hạn nhiều thành viên hoặc Sổ đăng ký cổ đông đối với công ty cổ phần.

Quý thành viên có thể tham khảo công việc: Lập sổ đăng ký thành viên trong Công ty TNHH NTV; Lập sổ đăng ký cổ đông trong công ty cổ phần

- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

- Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

Quý thành viên có thể tham khảo công việc:

Biên bản họp hội đồng thành viên trong công ty hợp danh;

Biên bản họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH Một thành viên;

Biên bản họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH nhiều thành viên;

Biên bản họp hội đồng quản trị trong công ty Cổ phần;

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông trong công ty Cổ phần.

- Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Địa điểm lưu giữ:

Trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty thì sẽ bị phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP

Thời hạn lưu giữ: Thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Tài liệu		Thời hạn lưu giữ
Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty		Vĩnh viễn
Biên bản họp		10 năm
Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán :	Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
	6 tháng, 9 tháng	20 năm
	Quý, tháng	5 năm
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính		10 năm
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính		5 năm
Hồ sơ tài sản cổ định: các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như thanh lý, nhượng bán, kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản…		10 năm

Lưu ý :

- Trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được" đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.

-Trường hợp doanh nghiệp để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng sẽ bị Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP

Căn cứ pháp lý:

Thông tư 09/2011/TT-BNV

Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Kim Hằng

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.