THUẾ - KẾ TOÁN

Bộ hồ sơ ủy quyền thanh toán cho nhân viên 2026 không dùng tiền mặt

Chuyên viên pháp lý Kiều Diễm

15:38 17/04/26

Bộ hồ sơ ủy quyền thanh toán cho nhân viên 2026 phải có văn bản nội bộ của Công ty phải ghi rõ chủ trương, phạm vi, hình thức thanh toán được phép ủy quyền cho người lao động.

>> Thông báo Cục thuế về sử dụng hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh doanh thu dưới 500 triệu/năm

>> Phụ lục I Thông tư 26/2026/TT-BTC (Mẫu biểu Thông tư 26/2026/TT-BTC)

1. Bộ hồ sơ ủy quyền thanh toán cho nhân viên 2026 không dùng tiền mặt

Năm 2026, trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động mua hộ hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh, với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên và người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động thì khoản chi này vẫn được trừ khi tính thuế TNDN 2026.

Theo đó, bộ hồ sơ ủy quyền thanh toán cho nhân viên 2026 không dùng tiền mặt để được ghi nhận chi phí hợp lý bao gồm:

(1) Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.

Hóa đơn GTGT phải mang tên, mã số thuế của Công ty, không được mang tên người lao động. Hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin là yếu tố quan trọng để đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lệ.

(2) Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn bản nội bộ của Công ty phải ghi rõ chủ trương, phạm vi, hình thức thanh toán được phép ủy quyền cho người lao động.

>> Tham khảo: Mẫu quy chế tài chính ủy quyền thanh toán cho người lao động trong công ty

(3) Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng hóa, dịch vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp.

(4) Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Có thể chuyển khoản ngân hàng hoặc hoàn qua ví điện tử chính danh.

(Căn cứ pháp lý: điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC)

Trên đây là bộ hồ sơ ủy quyền thanh toán cho nhân viên 2026 không dùng tiền mặt và một số lưu ý.

Bộ hồ sơ ủy quyền thanh toán cho nhân viên 2026 không dùng tiền mặt

(Ảnh minh họa – Nguồn Internet)

2. Điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026

Điều kiện để các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN 2026 bao gồm:

(1) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

(2) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

(3) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

(4) Không thuộc các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo quy định tại Điều 10 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

(Theo khoản 1 Điều 9 Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp 2025 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)

Xem chi tiết chi tiết các điều kiện trên tại công việc pháp lý: Các khoản chi phí được trừ (chi phí hợp lý) 2026

Xem hồ sơ chi phí được trừ tại công việc pháp lý: Tổng hợp hồ sơ chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp 2026

3. Tổng hợp Nghị định, Thông tư hướng dẫn thuế TNDN 2026

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất 2026 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 có hiệu lực từ ngày 01/10/2025 đến nay.

>>TẢI VỀ<< VBHN Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2026 và các văn bản hướng dẫn

Các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thuế TNDN 2026 mới nhất bao gồm: Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Xem thêm một số chính sách nổi bật về thuế TNDN 2026:

- Mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Bảng kê 02/TNDN) thay bảng kê 01/TNDN.

- Bảng kê mua hàng trên 05 triệu phải thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

- Cập nhật quy định thanh toán không dùng tiền mặt mới nhất theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

- Quy định mới về chi phí lãi vay không được trừ khi tính thuế TNDN 2025

- Quy định hóa đơn trên 05 triệu phải chuyển khoản để tính chi phí được trừ áp dụng từ ngày 15/12/2025

- Điểm mới về chi phí được trừ, không được trừ theo Luật Thuế TNDN 2025

- Những mặt hàng không cần hóa đơn đầu vào mới nhất theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.