Tiền lương thanh toán bằng tiền mặt vẫn được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN khi nào?

Tiền lương thanh toán bằng tiền mặt vẫn được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN khi nào?

Đầu tiên, tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

b) Khoản chi thực tế phát sinh khác, bao gồm:

b1) Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật;

b2) Khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong doanh nghiệp;

b3) Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật;

b4) Khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp;

b5) Khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; khoản tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách theo quy định của pháp luật; khoản tài trợ theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; khoản tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;

b6) Khoản chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;

b7) Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường;

b8) Khoản chi thực tế cho người được biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt, ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng;

b9) Một số khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ theo quy định của Chính phủ;

b10) Một số khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng, đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b11) Chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon và net zero, giảm ô nhiễm môi trường, đồng thời liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b12) Một số khoản đóng góp vào các quỹ được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định của Chính phủ;

c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

...

Theo đó, điều kiện để các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN thì các khoản chi đó phải xuất phát từ thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Tuy nhiên, tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 lại không nhắc đến khoản chi tiền lương có phải thanh toán không dùng tiền mặt hay không?

Do đó, ngày 15/12/2025 Chính Phủ đã ban hành Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Cụ thể, tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã hướng dẫn Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Theo đó, Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã quy định các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã có thì doanh nghiệp lại vẫn tiếp tục thắc rằng các khoản thanh toán khác này có bao gồm cả khoản chi từ tiền lương, tiên công hay không? Vì theo Điều 96 Bộ luật Lao động 2019 quy định thì không bắt buộc áp dụng hình thức thanh toán tiền lương cho người lao động theo một dạng cố định nào?

Dựa vào tình hình đó thì Bộ Tài chính đã có có câu trả lời hướng dẫn cho tiền lương thanh toán bằng tiền mặt vẫn khi nào được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN và khi nào không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, cụ thể:

Ngoài ra, ngày 09/01/2026, Thuế tỉnh Ninh Bình cũng đã ban hành Công văn 275/NBI-QLDN2 năm 2026 Tải về hướng dẫn về tiền lương thanh toán bằng tiền mặt vẫn được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN khi đáp ứng điều kiện như sau:

Từ những căn cứ trên, có thế thấy không phải tất cả các trường hợp khi doanh nghiệp thanh toán tiền lương cho người lao động cũng đều bắt buộc chuyển khoản (thanh toán không dùng tiền măt).

Mà thay vào đó, việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ tiền lương chỉ áp dụng đối với trường hợp khi doanh nghiệp thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên từng lần mới được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Như vậy, đối với trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền lương cho người lao động bằng tiền mặt nhưng từng lẫn thanh toán đều dưới 5 triệu đồng thì vẫn đủ điều kiện để được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN theo quy định pháp luật.

MỚI: Chính thức không nộp lệ phí môn bài và tờ khai từ 01/01/2026 theo Công văn 645/CT-CS của Cục Thuế?

Tiền lương thanh toán bằng tiền mặt vẫn được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN khi nào? (Hình từ Internet)

Khi nào doanh nghiệp phải quyết toán thuế TNDN năm 2025?

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 quy định thời han nộp hồ sơ khai thuế TNDN như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

...

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

...

Như vậy, dựa vào căn cứ trên, quyết toán thuế TNDN hàng năm phải nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính:

- Nếu năm tài chính trùng với năm dương lịch từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 thì hạn nộp là ngày 31/3/2026.

Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động có phải quyết toán thuế TNDN không?

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định quản lý thuế đối với người nộp thuế trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh như sau:

Quản lý thuế đối với người nộp thuế trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh

Người nộp thuế thực hiện thông báo khi tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo quy định tại Điều 37 Luật Quản lý thuế và các quy định sau:

...

2. Trong thời gian người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh:

a) Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính thì vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế tháng, quý; hồ sơ quyết toán năm.

...

Do đó, doanh nghiệp trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh không cần khai quyết toán thuế TNDN, trừ trường hợp người nộp thuế tạm ngừng kinh doanh không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính thì vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế tháng, quý; hồ sơ quyết toán năm.