Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Căn cứ tại mục 4 Phần II Phụ lục 1 ban hành kèm theo Quyết định 1896/QĐ-BTC năm 2026 hướng dẫn thủ tục thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

(1) Trình tự thực hiện:

Bước 1: Người nộp thuế gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì Hệ thống thông tin quản lý thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Người nộp thuế ký và gửi đến cơ quan thuế quản lý qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế dành cho tổ chức nước ngoài tại Việt Nam của Cục Thuế.

Bước 3: Hệ thống thông tin quản lý thuế gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC về việc tiếp nhận không tiếp nhận qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TBĐKĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo trực tiếp đến tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

(2) Cách thức thực hiện:

- Trực tiếp: Tại TTPVHCC cấp tỉnh, xã.

- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật.

- Trực tuyến: Qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia.

(3) Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký/ Thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

- Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).

(4) Thời hạn giải quyết:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, lập hồ sơ, khai đầy đủ thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Tải về Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và gửi đến Cơ quan thuế.

Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân giữ dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu tại Hệ thống Định danh và xác thực điện tử là khớp đúng, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi yêu cầu đề nghị người nộp thuế xác nhận qua địa chỉ thư điện tử, số điện thoại của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc người đại diện pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Người nộp thuế có trách nhiệm xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo:

+Trường hợp người nộp thuế chưa xác nhận hoặc xác nhận không thành công: Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

+ Trường hợp Người nộp thuế đã xác nhận đúng thời hạn và Người nộp thuế không thuộc trường hợp: người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân đang là người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân khác mà người nộp thuế đó có trạng thái mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh, người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chẩm dứt hiệu lực mã số thuế, người nộp thuế tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế; người nộp thuế có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ, người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.

+ Trường hợp Người nộp thuế đã xác nhận đúng thời hạn và Người nộp thuế thuộc trường hợp người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân đang là người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân khác mà người nộp thuế đó có trạng thái mã số thuế người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, người nộp thuế tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế; người nộp thuế có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ; người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Người nộp thuế, cơ quan thuế ban hành thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo Mẫu số 01/TBBSTT-NNT Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp thực hiện xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký.

Người nộp thuế thực hiện giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung của cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế chấp nhận thông tin giải trình, bồ sung hoặc kết quả xác minh Người nộp thuế có hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Người nộp thuế.

Trường hợp Người nộp thuế không giải trình hoặc quá thời hạn quy định mà không giải trình được thông tin hoặc kết quả xác minh Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo cơ quan thuế thông báo về việc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Người nộp thuế

(5) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Tổ chức nước ngoài có hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ thông qua nênề tảng thương mại điện từ, nền tảng số khác.

(6) Cơ quan giải quyết TTHC: Thuế tỉnh, thành phố/Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, Chi cục Thuế thương mại điện tử/ Thuế Cơ sở.

(7) Phí, lệ phí: Không.

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? (Hình từ Internet)

Nội dung được ghi trên hóa đơn bao gồm những nội dung nào?

Căn cứ tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

(2) Số hóa đơn;

(3) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua;

(5) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

(6) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận);

(7) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;

(8) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;

(9) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

(10) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến

mại (nều có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

(11) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

(12) Nội dung khác trên hóa đơn.

Quy định chi tiết nội dung của hóa đơn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung được quy định tại Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa hiện nay như thế nào?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn cụ thể như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

...

Theo đó, tùy vào từng loại hoạt động mà thời điểm lập hóa đơn sẽ khác nhau cụ thể như sau:

- Đối với hoạt động bán hàng hóa thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.