Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất? Có cần biên bản giao nhận hàng hóa để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất?

Hiện nay, pháp luật không có quy định cụ thể về Biên bản bàn giao nhận hàng hóa. Do đó, tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng, các doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể tự soạn thảo mẫu văn bản phù hợp với yêu cầu của mình.

Mỗi biên bản bàn giao hàng hóa có thể có sự khác biệt nhất định tùy vào điều kiện, loại hàng hóa và yêu cầu của các bên. Tuy nhiên, biên bản cần phải đảm bảo tuân thủ đúng thủ tục và không vi phạm các quy định của pháp luật.

Tham khảo mẫu Biên bản giao nhận dưới đây:

Tải về mẫu biên bàn giao nhận hàng hóa tại đây (tham khảo)

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất? (Hình từ Internet)

Có cần biên bản giao nhận hàng hóa để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Căn cứ Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định như sau:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Như vậy để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì cần có những hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Biên bản bàn giao hàng hóa là một văn bản ghi nhận đầy đủ thông tin về quá trình chuyển giao hàng hóa từ bên bán sang bên mua. Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản, nhằm xác nhận việc chuyển giao hàng hóa đã được thực hiện chính xác và đầy đủ, đồng thời ghi nhận tình trạng của hàng hóa tại thời điểm bàn giao.

Theo đó, biên bản giao nhận hàng hóa thường chứa các nội dung như sau: Biên bản bàn giao hàng hóa thường bao gồm các nội dung chính như sau:

- Thông tin các bên:

+ Thông tin bên bán hàng, bên nhận hàng (và bên giao hàng nếu có).

+ Thông tin bên nhận hàng: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện, chức vụ.

+ Thông tin bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện, chức vụ.

- Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng.

- Nội dung bàn giao hàng hóa: Mô tả chi tiết hàng hóa (số lượng, đơn giá, chủng loại, v.v.).

+ Chữ ký và đóng dấu: Ký tên xác nhận và đóng dấu của cả hai bên.

Như vậy, biên bản giao nhận là một biên bản chứng minh cho việc giao nhận hàng hóa của hai bên. Biên bản giao nhận hàng hóa không phải là tài liệu duy nhất để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Tuy nhiên, nó đóng vai trò hỗ trợ trong việc làm rõ các giao dịch, giúp chứng minh tính hợp lý của các chi phí trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu.

Điều kiện để xác định chi phí hợp lý tính thuế TNDN vẫn là có hóa đơn hợp lệ, chứng từ hợp pháp và các chứng từ thanh toán khác theo quy định.

Cập nhật mới: Hiện hành, Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thuế TNDN hết hiệu lực từ ngày 12/03/2026 và ngừng áp dụng kể từ kỳ tính thuế năm 2025 được thay thế bởi Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Theo đó, tại Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định điều kiện hạch toán chi phí khi tính thuế TNDN là các khoản chi phí được trừ phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và các thành phần hồ sơ.

Hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

Các khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và các thành phần hồ sơ. Thành phần hồ sơ cụ thể như sau:

...

13. Hồ sơ của một số khoản chi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:

a) Đối với trường hợp mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng dây, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng, hồ sơ gồm: Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ (đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt); bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm;

b) Đối với trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền/giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, hồ sơ gồm: Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ; quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng hóa, dịch vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động;

c) Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong trường hợp có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ và khi thanh toán doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

d) Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định của pháp luật về quản lý thuế thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay cho cá nhân đó nếu có chứng từ nộp thuế.

...

Như vậy, một trong những điều kiện xác định khoản chi được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN là phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và các thành phần hồ sơ, trong đó, trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ phải có biên bản bàn giao hàng hóa