Khi phát hiện biên lai đặt in bị mất thì phải xử lý thế nào?

Khi phát hiện biên lai đặt in bị mất thì phải xử lý thế nào?

Theo quy định tại Điều 40 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Xử lý biên lai đặt in, tự in trong trường hợp mất, cháy, hỏng

1. Tổ chức thu các khoản phí lệ phí nếu phát hiện mất, cháy, hỏng biên lai đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp với nội dung như sau: tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng biên lai; mã số thuế, địa chỉ; căn cứ biên bản mất, cháy, hỏng; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; từ số; đến số; số lượng; liên biên lai chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng biên lai. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Báo cáo về việc mất, cháy, hỏng biên lai thực hiện theo Mẫu số BC21/BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

2. Trường hợp người nộp thuế, người nộp phí, lệ phí làm mất, cháy, hỏng chứng từ, biên lai thì được sử dụng bản chụp liên lưu tại tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, trên đó có xác nhận, đóng dấu (nếu có) của tổ chức thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng biên lai để làm chứng từ thanh toán, quyết toán tài chính. Tổ chức thu phí, lệ phí và người nộp chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng biên lai.

Theo đó, trong trường hợp phát hiện biên lai đặt in đã lập hoặc chưa lập bị mất thì tổ chức thu phí phải lập báo cáo theo Mẫu số BC21/BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc mất biên lai và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc mất biên lai, với nội dung gồm:

- Tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng biên lai;

- Mã số thuế, địa chỉ;

- Căn cứ biên bản mất, cháy, hỏng;

- Tên loại biên lai;

- Ký hiệu mẫu biên lai;

- Ký hiệu biên lai; từ số; đến số; số lượng; liên biên lai chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng biên lai

Thời hạn thông báo với cơ quan quản lý về việc mất biên lai đặt in chậm nhất không quá 05 ngày làm việc khi xảy ra việc mất.Trong trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Đối với người nộp thuế, người nộp phí, lệ phí khi làm mất biên lai thì được sử dụng bản chụp liên lưu tại tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, trên đó có xác nhận, đóng dấu (nếu có) của tổ chức thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc mất biên lai để làm chứng từ thanh toán, quyết toán tài chính.

>> Cập nhật mới: Hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực và đã được thay thế bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Theo khoản 2 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về xử lý chuyển tiếp đối với biên lai giấy từ ngày 01/7/2026 như sau:

Xử lý chuyển tiếp

1. Việc quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia khi bán hàng dự trữ quốc gia (hóa đơn bằng giấy) thực hiện theo quy định pháp luật về bán hàng dự trữ quốc gia. Trường hợp Bộ Tài chính có thông báo chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia thì các đơn vị thực hiện chuyển đổi theo quy định. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia (hóa đơn bằng giấy) chưa sử dụng hết phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

2. Biên lai giấy theo hình thức tự in, đặt in theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2026. Từ ngày 01 tháng 01 năm 2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Tổ chức sử dụng biên lai giấy phải thực hiện chuyển đổi để áp dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.

3. Kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng hết phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Như vậy, biên lai giấy theo hình thức tự in, đặt in theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/12/2026.

Và từ ngày 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Tổ chức sử dụng biên lai giấy phải thực hiện chuyển đổi để áp dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Vì vậy, hiện hành không còn quy định về nội dung xử lý biên lai đặt in, tự in trong trường hợp mất, cháy, hỏng.

Khi phát hiện biên lai đặt in bị mất thì phải xử lý thế nào? (Hình từ Internet)

Biên lai gồm những loại nào?

Theo Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Loại chứng từ

1. Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

b) Biên lai gồm:

b.1) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

b.2) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

b.3) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

2. Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.

Như vậy, theo quy định thì có 3 loại biên lai gồm:

- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Ngoài ra còn có thể có loại biên lai khác trong trường hợp Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Trách nhiệm của Tổng cục Thuế trong việc xử lý thông tin về hóa đơn ra sao?

Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 43 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Xây dựng, thu thập, xử lý và quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ

...

3. Xử lý thông tin về hóa đơn, chứng từ

Tổng cục Thuế có trách nhiệm xử lý thông tin, dữ liệu trước khi được tích hợp và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu quốc gia để đảm bảo tính hợp lý, thống nhất. Nội dung xử lý thông tin, dữ liệu gồm:

a) Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ quy định, quy trình trong việc thu thập thông tin, dữ liệu;

b) Kiểm tra, đánh giá về cơ sở pháp lý, mức độ tin cậy của thông tin, dữ liệu;

c) Tổng hợp, sắp xếp, phân loại thông tin, dữ liệu phù hợp với nội dung quy định;

d) Đối với các thông tin, dữ liệu được cập nhật từ cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành đó có trách nhiệm đảm bảo về tính chính xác của thông tin, dữ liệu.

...

Theo đó, Tổng cục Thuế có trách nhiệm xử lý thông tin, dữ liệu hóa đơn trước khi được tích hợp và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu quốc gia nhằm đảm bảo tính hợp lý và thống nhất trên hệ thống.

Các nội dung xử lý thông tin, dữ liệu về hóa đơn, chứng từ của Tổng cục Thuế bao gồm:

- Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ quy định, quy trình trong việc thu thập thông tin, dữ liệu;

- Kiểm tra, đánh giá về cơ sở pháp lý, mức độ tin cậy của thông tin, dữ liệu;

- Tổng hợp, sắp xếp, phân loại thông tin, dữ liệu phù hợp với nội dung quy định;

- Đối với các thông tin, dữ liệu được cập nhật từ cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành đó có trách nhiệm đảm bảo về tính chính xác của thông tin, dữ liệu.