Khi nào phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn?

Khi nào phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về các trường hợp doanh nghiệp phải giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Theo đó, các trường hợp doanh nghiệp phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn bao gồm:

- Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;

- Hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17, 18; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể gồm:

+ Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn;

+ Hành vi trốn thuế;

+ Vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại, người bảo lãnh nộp tiền thuế;

+ Hành vi in/đặt in hóa đơn theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc đặt in trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

+ Hành vi cho, bán hóa đơn;

+ Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

>> Cập nhật mới: Hiện nay khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi khoản 22 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định trường hợp giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn hiện nay cụ thể như sau :

(1) Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn có mức tối đa của khung tiền phạt đối với hành vi đó từ 15.000.000 đồng trở lên đối với cá nhân, từ 30.000.000 đồng trở lên đối với tổ chức hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;

Các hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17 và 18 Nghị định 125/2020/NĐ-CP bao gồm:

(2) Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn.

(3) Hành vi trốn thuế.

(4) Hành vi vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại, người bảo lãnh nộp tiền thuế.

Lưu ý: Việc giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Khi nào phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn? (Hình từ internet)

Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các hành vi sau được xem là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả;

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

- Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

- Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Ngoài ra, tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn chứng từ như sau:

Hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn chứng từ là việc sử dụng:

- Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định;

- Hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ);

- Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;

- Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;

- Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;

+ Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

>> Cập nhật mới: Hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực và đã được thay thế bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Theo đó, tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP giải thích cụ thể về sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ như sau:

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

- Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn (đối với hóa đơn giấy đã phát hành, sử dụng trong giai đoạn trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử); sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra; sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn chứng từ như thế nào?

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn chứng từ như sau:

(1) Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

(2) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

(3) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

- Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

>> Cập nhật mới: Theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ và chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hiện nay như sau:

(1) Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

(2) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ và đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

(3) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

- Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá;

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán;

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.