Hướng dẫn doanh nghiệp mới thành lập đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết?

Hướng dẫn doanh nghiệp mới thành lập đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết?

Vừa qua, Thuế Thành phố Cần Thơ ban hành Tài liệu hướng dẫn nghĩa vụ thuế đối với doanh nghiệp mới thành lập TẢI VỀ

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký doanh nghiệp và được cấp mã số thuế, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Theo đó, tại Mục II của Tài liệu hướng dẫn chi tiết doanh nghiệp mới thành lập thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Nộp hồ sơ đăng ký: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC) bằng phương thức điện tử thông qua Cổng thông tin điện tửcủa cơ quan thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

TẢI VỀ: MẪU 01/ĐKTĐ-HĐĐT

- Xác thực người đại diện theo pháp luật: Sau khi gửi hồ sơ đăng ký, trong thời hạn 01 ngày làm việc, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Đây là bước bắt buộc để hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Để việc xác thực được thực hiện thành công, doanh nghiệp cần lưu ý:

+ Người đại diện theo pháp luật phải có tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2 còn hiệu lực.

+ Thông tin của người đại diện theo pháp luật (họ và tên, số định danh cá nhân, ngày sinh và các thông tin liên quan) trên hệ thống đăng ký thuế phải trùng khớp với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

+ Trường hợp thông tin không thống nhất hoặc chưa được cập nhật, hệ thống sẽ từ chối xác thực và doanh nghiệp không thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký thuế trước khi xác thực lại.

- Tiếp nhận kết quả đăng ký: Sau khi người đại diện theo pháp luật hoàn thành xác thực sinh trắc học, Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế sẽ tự động xử lý hồ sơ đăng ký và gửi Thông báo chấp nhận hoặc Thông báo không chấp nhận đăng ký sửdụng hóa đơn điện tử bằng phương thức điện tử.

- Thiết lập và sử dụng hóa đơn điện tử: Sau khi nhận được Thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện thiết lập mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử, cấu hình các thông tin cần thiết theo quy định và có thể lập, ký số, phát hành hóa đơn điện tửkhi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên hoàn thành việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi được cấp mã số thuế và trước thời điểm phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc chuẩn bị đầy đủ tài khoản giao dịch điện tử, chữ ký số, tài khoản VNeID và phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp triển khai hoạt động kinh doanh thuận lợi, hạn chế gián đoạn và bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật ngay từ khi bắt đầu hoạt động.

Hướng dẫn doanh nghiệp mới thành lập đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết?

Đối tượng nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định 254/2026?

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định những đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

(1) Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

(2) Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định, bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trừ trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

(3) Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng, khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền;

(4) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử mà có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hướng dẫn xử lý khi ghi sai số tiền trên hóa đơn điện tử?

Căn cứ điểm a và b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;

b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

...

Như vậy, trường hợp ghi sai số tiền trên hóa đơn điện tử thì xử lý như sau:

*Trường hợp lập hóa đơn điện tử ghi sai số tiền bằng chữ: người bán thông báo cho người mua về việc ghi sai số tiền trên hóa đơn và không phải lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

*Trường hợp lập hóa đơn điện tử ghi sai về số tiền ghi trên hóa đơn (ghi bằng số): người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn như sau:

(1) Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm";

(2) Người bán lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn điện tử lập sai:

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

LƯU Ý:

- Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

- Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.