Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh theo Công văn 3858?

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh theo Công văn 3858?

Vừa qua, Cục Thuế đã có Công văn 3858/CT-NVT năm 2025 về việc hướng dẫn một số nội dung nghiệp vụ quản lý thuế.

Tải về Công văn 3858/CT-NVT năm 2025.

Theo đó, tại Mục 2 Công văn 3858/CT-NVT năm 2025 Cục Thuế hướng dẫn một số nội dung về đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh cụ thể như sau:

Tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn cụ thể như sau:

Nội dung của hóa đơn

...

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bản

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bản theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

...

Tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ược sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện từ khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

...

3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:

a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán:

...

Tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm b khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế có trách nhiệm ban hành Thông báo chấp nhận không chấp nhận đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế.

Tại khoản 3 Điều 57 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử như sau:

Trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử

...

3. Chi cục thuế địa phương có trách nhiệm:

a) Kiểm tra việc sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, sử dụng chứng từ điện từ trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế,

b) Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy hóa đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế.

Căn cứ các quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì:

- Hộ kinh doanh thực hiện đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở (các địa điểm kinh doanh không phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).

Trong đó, thông tin đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh xác định như sau:

+ Mã số thuế của hộ kinh doanh: Là số định danh cá nhân của chủ hộ kinh doanh.

+ Tên, địa chỉ của hộ kinh doanh: Là thông tin tên, địa chỉ trụ sở ghi trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế rà soát cập nhật tương ứng theo địa bản hành chính 02 cấp.

+ Cơ quan thuế quản lý: Là Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.

+ Chứng thư số sử dụng: Hộ kinh doanh được sử dụng các chứng thư số đã cấp cho hộ kinh doanh và địa điểm kinh doanh trước đây còn hiệu lực.

- Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đồng thời có trách nhiệm quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh theo quy định tại khoản 3 Điều 57 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thuế cơ sở quản lý địa điểm kinh doanh thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo số định danh cá nhân của chủ hộ kinh doanh trên hệ thống hỏa đơn điện từ.

Trong đó, thông tin địa chỉ trụ sở do hộ kinh doanh kê khai trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh và được cơ quan đăng ký kinh doanh truyền cho cơ quan thuế theo cơ chế một cửa liên thông.

Đối với hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 và cơ quan thuế đã tích hợp theo số định danh cá nhân, Hệ thống TMS tự động xác định Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở theo nguyên tắc như sau:

Là cơ quan thuế quản lý trực tiếp mà số thuế được cấp trước đây có nút tích "đăng ký liên thông" và nút tích "hộ kinh doanh";

Trường hợp không có nút tích "đăng ký liên thông" thì xác định theo mã số thuế khác trạng thái 01 có thông tin giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và có ngày cấp mã xa nhất.

- Hộ kinh doanh tự xác định doanh thu theo hóa đơn điện tử để kê khai, tính thuế, nộp thuế cho Thuế cơ sở nơi hộ kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh (nơi có địa điểm kinh doanh hoặc nơi có bất động sản cho thuê) theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh theo Công văn 3858? (Hình từ Internet)

Mã thủ tục hành chính đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay là gì?

Theo Điều 1 Quyết định 1474/QĐ-BTC năm 2025 quy định như sau:

Công bố kèm theo Quyết định này Danh mục 949 thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính, cụ thể:

1. Lĩnh vực hải quan: 225 thủ tục hành chính.

2. Lĩnh vực thuế: 219 thủ tục hành chính.

3. Lĩnh vực chứng khoán: 104 thủ tục hành chính.

4. Lĩnh vực phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể: 95 thủ tục hành chính.

5. Lĩnh vực đầu tư tại Việt Nam: 58 thủ tục hành chính.

...

Theo quy định trên, lĩnh vực thuế hiện nay có 219 thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính.

Đồng thời tại Danh mục mã thủ tục hành chính lĩnh vực thuế Tải về quy định mã thủ tục hành chính đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là 1.010337.

Khi sử dung hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cần có trách nhiệm như thế nào?

Căn cứ theo Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cần có trách nhiệm như sau:

- Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

- Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.

- Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.