Hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế theo Công văn 740?

Hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế theo Công văn 740?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

....

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

....

Đồng thời, theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ như sau:

Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

...

Ngoài ra, tại Điều 34b Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí khi sử dụng chứng từ điện tử:

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí khi sử dụng chứng từ điện tử

...

3. Chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan quản lý thuế

a) Chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử

Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế và đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.

....

Theo đó, nội dung Công văn 740/QNG-QLDN1 năm 2026 Tải về hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế như sau:

- Khi tổ chức chi trả thu nhập có thực hiện khấu trừ thuế TNCN của cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế thì phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế theo các quy định nêu trên.

- Trường hợp tổ chức chi trả đã khấu trừ thuế của các cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế (bao gồm trường hợp cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân sau đó phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế) nhưng tổ chức chi trả thu nhập chưa lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế thì tổ chức chi trả thu nhập thực hiện lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế để cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế theo quy định.

Xem thêm:

>> Chính thức hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng được miễn thuế GTGT, thuế TNCN từ 01/01/2026?

>> Cách tính thuế hộ kinh doanh 2026 mức doanh thu 500 triệu theo dự thảo mới nhất như thế nào?

>> Lương tháng 12 trả vào tháng 1/2026 sẽ áp dụng biểu thuế nào?

Hướng dẫn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế theo Công văn 740? (Hình từ Internet)

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026 là mẫu nào?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

...

4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

...

Đồng thời căn cứ theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

...

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một loại giấy tờ do tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN để ghi nhận thông tin về khoản thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.

Tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định các biểu mẫu hóa đơn, biên lai điện tử, trong đó mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là mẫu 03/TNCN.

Theo đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi Mẫu số 03/TNCN tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Mẫu này có dạng như sau:

Tải về Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN áp dụng hiện hành.

Nội dung nào bắt buộc phải có trong chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định hiện hành?

Căn cứ khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định những nội dung bắt buộc phải có trong chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ 1/6/2025:

(1) Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

(2) Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

(3) Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

(4) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

(5) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

(6) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

(7) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.