Cách đánh mã số định danh văn bản số hoá của cơ quan Nhà nước?
Ngày 29/11/2025, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG năm 2025 hướng dẫn việc số hoá hồ sơ, tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị.
Trong đó, căn cứ vào tiểu mục 2.4 Mục II Phụ lục kèm theo Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG năm 2025 có hướng dẫn vể cách đánh mã số định danh văn bản số hóa của cơ quan Nhà nước như sau:
Yêu cầu: mã thống nhất và không trùng lặp nhau đối với văn bản số hoá trong hệ thống chính trị.
Cấu trúc mã số định danh văn bản:
MCQ_LV_STT_PB
Trong đó:
Thành phần | Ý nghĩa | Quy tắc | Ví dụ |
MCQ | Mã cơ quan | Mã cơ quan theo quy định tại Quyết định 20/2020/QĐ- TTg , sửa đổi, bổ sung tại Quyết định 09/2025/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức. | G06.01 |
LV | Loại văn bản | Viết tắt của loại văn bản | L Luật NQ Nghị quyết NĐ Nghị định QĐ Quyết định TT Thông tư CV Công văn TB Thông báo BC Báo cáo KH Kế hoạch CTr Chương trình GM Giấy mời BB Biên bản GP Giấy phép VB Văn bằng QC Quy chế … ….. |
STT | Số thứ tự phân biệt | Số thứ tự tăng dần của tài liệu để phân biệt các tài liệu với nhau. | 000001-999999 |
PB | Phiên bản | Phiên bản tài liệu số hoá để phân biệt giữa những lần hiệu chỉnh (nếu có). | V1: Bản quét gốc V2: Bản hiệu chỉnh lần 1 V3: Bản hiệu chỉnh lần 2 … |
Xem thêm:
>> Các khoản nợ thuế phát sinh trước 01/07/2026 phải được xử lý theo luật Quản lý thuế sửa đổi mới?
>> 06 nhóm nội dung được sửa đổi Dự thảo Luật Quản lý thuế tại Công văn 933?
>>> Tra cứu MST doanh nghiệp: Tại đây
>>> Tra cứu MST cá nhân: Tại đây
Hướng dẫn cách đánh mã số định danh văn bản số hoá của cơ quan Nhà nước? (Hình từ Internet)
Cơ quan thuế có phải thực hiện số hóa văn bản không?
Căn cứ vào Mục I Phụ lục kèm theo Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG năm 2025 có quy định về đối tượng áp dụng như sau:
1.2. Đối tượng áp dụng
Các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị bao gồm: các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan, đơn vị tại địa phương; các cơ quan, đơn vị thuộc tổ chức chính trị, chính trị-xã hội.
Cơ quan thuế là cơ quan nhà nước thuộc Chính phủ nên bắt buộc phải thực hiện số hóa văn bản.
Khi thực hiện số hóa phải đảm bảo những nguyên tắc nào?
Dựa vào tiểu mục 1.4 Mục I Phụ lục kèm theo Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG năm 2025 có quy định về nguyên tắc số hóa như sau:
- Bảo đảm tính toàn vẹn và chính xác
Quá trình số hoá phải phản ánh trung thực, đầy đủ nội dung, hình thức và giá trị của bản gốc; không làm thay đổi, sai lệch hoặc làm mất giá trị pháp lý của tài liệu. Kết quả số hoá phải được kiểm tra, đối chiếu, xác thực trước khi đưa vào sử dụng.
- Tuân thủ tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật
Việc số hoá phải áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn về định dạng tệp, cấu trúc dữ liệu, dữ liệu đặc tả (siêu dữ liệu/metadata), đảm bảo khả năng liên thông, tích hợp và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin.
- Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin
Dữ liệu số hoá phải được quản lý, lưu trữ và bảo vệ theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân; có cơ chế phân quyền, sao lưu, mã hoá và phục hồi dữ liệu.
- Bảo đảm khả năng truy xuất và lưu vết
Mọi hoạt động tạo lập, chỉnh sửa, truy cập dữ liệu số hoá phải được ghi nhận, lưu vết đầy đủ nhằm phục vụ việc kiểm tra, xác minh và đảm bảo tính minh bạch.
- Ưu tiên theo giá trị và nhu cầu sử dụng
Việc số hoá cần được thực hiện theo lộ trình, tập trung vào các tài liệu, dữ liệu và quy trình có giá trị cao, phục vụ trực tiếp công tác quản lý, điều hành, cung cấp dịch vụ công và các hoạt động trọng yếu của cơ quan, tổ chức.
- Khuyến khích mở và chia sẻ dữ liệu
Dữ liệu số hoá không thuộc phạm vi bí mật Nhà nước hoặc dữ liệu hạn chế được khuyến khích chia sẻ, khai thác, sử dụng lại theo cơ chế phù hợp; thúc đẩy hình thành và phát triển dữ liệu mở.
- Bảo đảm cập nhật, duy trì và sử dụng lâu dài
Dữ liệu số hoá phải được quản lý, cập nhật thường xuyên, chuyển đổi định dạng khi cần thiết để đảm bảo tính sẵn sàng và khả năng sử dụng lâu dài.
- Bảo đảm giá trị pháp lý
Tài liệu, hồ sơ sau số hoá được chứng thực điện tử, ký số hoặc gắn các yếu tố xác thực cần thiết để xác định rõ tính tin cậy, bảo đảm giá trị pháp lý tương đương bản gốc theo quy định của pháp luật.
- Lấy người sử dụng làm trung tâm
Quá trình số hoá phải hướng tới mục tiêu phục vụ người dân, doanh nghiệp và cán bộ, bảo đảm dữ liệu được truy cập, khai thác và sử dụng thuận tiện, dễ dàng; làm cơ sở đơn giản hoá thủ tục hành chính của cơ quan nhà nước.
- Bảo đảm tính đồng bộ và tích hợp :
Việc số hoá được thực hiện thống nhất, đồng bộ, kết nối, chia sẻ trong Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số, hệ thống thông tin của các cơ quan, tổ chức; tránh trùng lặp, phân tán và cát cứ dữ liệu.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
