Hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong bao nhiêu năm?

Hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong bao nhiêu năm?

Căn cứ vào khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV có quy định về lưu trữ hợp đồng lao động điện tử như sau:

Lưu trữ, khai thác, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

1. Dữ liệu mở trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu quốc gia. Tổ chức, cá nhân liên quan đến việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử có nhu cầu khai thác, sử dụng dữ liệu thuộc danh mục dữ liệu mở thực hiện đăng ký khai thác và sử dụng dữ liệu theo quy định về khai thác, sử dụng dữ liệu của Trung tâm Dữ liệu quốc gia.

2. Tổ chức, cá nhân liên quan đến việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử có nhu cầu khai thác, sử dụng dữ liệu thuộc danh mục dữ liệu chủ, dữ liệu dùng chung trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện đăng ký bằng văn bản với Bộ Nội vụ theo mẫu tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này. Thông tin dữ liệu được chia sẻ hoặc thông báo từ chối chia sẻ và lý do từ chối chia sẻ thông tin dữ liệu sẽ được gửi tới địa chỉ hòm thư điện tử của tổ chức, cá nhân ghi trong văn bản đăng ký.

3. Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

...

Theo quy định trên, thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.

Tường hợp người giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

Xem thêm:

>>> Từ 01/07/2026, đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bắt buộc sử dụng VNeID đúng không?

>>> Từ 1/7/2026 có bắt buộc chuyển hợp đồng lao động bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử không?

Hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong bao nhiêu năm? (Hình từ Internet)

Trách nhiệm của Nhà cung cấp eContract được quy định như thế nào?

Trách nhiệm của Nhà cung cấp eContract được quy định tại Điều 21 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, cụ thể như sau:

(1) Gửi bản hợp đồng lao động điện tử có gắn ID cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ.

(2) Thiết lập kênh kết nối kỹ thuật ổn định, an toàn với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, bảo đảm khả năng truyền nhận dữ liệu chính xác, kịp thời và bảo mật.

(3) Công khai thông báo phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên trang thông tin điện tử chính thức của Nhà cung cấp eContract, bao gồm: quy trình đăng ký sử dụng dịch vụ, biểu mẫu, chi phí liên quan và các điều kiện cung cấp dịch vụ.

(4) Bảo đảm kết nối liên tục, bảo mật, toàn vẹn dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; các điều kiện cần thiết để thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử và thực hiện các giao dịch theo yêu cầu của các bên có liên quan trong việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử.

(5) Cung cấp công cụ để người sử dụng lao động số hóa, chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử; công cụ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định pháp luật.

(6) Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo về triển khai hoạt động cung cấp eContract; về tình hình giao dịch hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định của Bộ Nội vụ.

(7) Thực hiện lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về lưu trữ.

(8) Xây dựng và duy trì phương án kỹ thuật, tổ chức, nhân sự và quy trình nghiệp vụ để thực hiện việc chứng thực hợp đồng lao động điện tử.

(9) Trường hợp Nhà cung cấp eContract chấm dứt hoạt động thì toàn bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử phải được chuyển giao cho Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

Chi trả tiền lương khi chưa ký hợp đồng lao động có được tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN?

Căn cứ tại điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định điều kiện khoản chi được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

...

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Đồng thời, theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

...

8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

b) Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

...

Theo đó, chi trả tiền lương được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp phải đảm bảo điều kiện sau:

- Các khoản chi trả tiền lương bằng tiền đã thực chi trả đến người lao động, được chứng minh bằng hồ sơ và các chứng từ thanh toán.

- Các khoản chi trả tiền lương phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Như vậy, chi trả tiền lương khi chưa ký hợp đồng lao động không được tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN