Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn gì?

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn gì?

Căn cứ tại Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 quy định như sau:

Hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

4. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Xem thêm: Lịch nộp thuế, tờ khai thuế 2024 quan trọng doanh nghiệp, kế toán cần lưu ý

Căn cứ vào khoản 2 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn gì? (Hình từ internet)

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn hợp lệ khi đảm bảo các điều kiện gì?

Căn cứ khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về hóa đơn hợp pháp như sau:

Giải thích từ ngữ

...

7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

...

Việc lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

...

Bên cạnh đó, tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 có quy định như sau:

Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

...

2. Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

...

Theo đó, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Một hóa đơn điện tử không có mã, được xem là hợp pháp khi:

- Nội dung và hình thức hóa đơn tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP (trong đó nội dung tuân thủ các tiêu thức bắt buộc tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế xuất hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

- Doanh nghiệp xuất hóa đơn thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.

Căn cứ vào Điều 13 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định về lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau:

Điều 13. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo quy định trên, từ ngày 01/7/2026, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được xem là hợp lệ khi đáp ứng các điều kiện sau:

- Sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

- Ký số trên hóa đơn điện tử;

- Gửi hóa đơn cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua;

- Việc lập, ký và gửi hóa đơn phải phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Có những loại hóa đơn điện tử nào theo quy định hiện nay?

Căn cứ Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

...

Như vậy, hóa đơn điện tử hiện nay sẽ bao gồm những loại hóa đơn sau:

- Hóa đơn giá trị gia tăng;

- Hóa đơn bán hàng;

- Tem điện tử;

- Vé điện tử;

- Thẻ điện tử;

- Phiếu thu điện tử;

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;

- Các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

Căn cứ tại Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về các loại hóa đơn.

Theo đó, hiện nay có các loại hóa đơn sau:

(1) Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Dành cho các tổ chức kinh tế khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.

- Hoạt động vận tải quốc tế.

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

- Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

(2) Hóa đơn bán hàng

Dành cho các tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp áp dụng cho:

- Các hoạt động bán hàng, dịch vụ nội địa; vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và xuất khẩu ra nước ngoài.

- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng vào nội địa hoặc bán giữa các khu phi thuế quan với nhau (trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”).

(3) Hóa đơn thương mại điện tử

Áp dụng đối với các tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng được điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

(Trường hợp không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử thì được lựa chọn lập hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử).

(4) Hóa đơn điện tử bán tài sản công

Sử dụng khi thực hiện bán, chuyển nhượng các tài sản công theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.

(5) Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

Sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước thực hiện bán hàng dự trữ quốc gia.

(6) Các loại hóa đơn khác

- Tem, vé, thẻ theo định dạng chuẩn dữ liệu.

- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng (được lập theo thông lệ quốc tế và quy định pháp luật liên quan).