Gặp sai sót hóa đơn thì xử lý ra sao theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP?

Gặp sai sót hóa đơn thì xử lý ra sao theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP?

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Đồng thời, theo khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm b khoản 14 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định về bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

Theo đó, nếu gặp sai sót hóa đơn thì thực hiện xử lý sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:

Nếu gặp sai sót hóa đơn có thể thực hiện điều chỉnh hóa đơn điển tử, thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:

Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai

Thực hiện: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

Quy trình xử lý:

Bước 1: Người bán thông báo việc hóa đơn sai sót cho người mua.

Gửi thông báo cho người mua tại danh sách hóa đơn (thông báo hóa đơn sai sót).

Hoặc gửi tại mục Xử lý hóa đơn lập sai/Thông báo HĐ lập sai (thông báo hóa đơn sai sót).

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế về việc sai sót thông tin trên hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Bước 3: Không cần phải lập lại hóa đơn.

Bước 4: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót.

Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Thực hiện: Có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót.

Phương án 1: Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH

Quy trình xử lý:

Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Nội dung ghi trên hóa đơn điều chỉnh:

Điều chỉnh tăng => ghi dấu dương (+).

Điều chỉnh giảm => ghi dấu âm (-).

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh rồi gửi cho người mua (nếu HĐĐT không có mã) hoặc gửi CQT cấp mã rồi sau đó gửi cho người mua (nếu HĐĐT có mã).

Lưu ý:

Nếu có thỏa thuận giữa người bán và người mua thì 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.

Cần tra cứu MST cá nhân/doanh nghiệp trước khi lập hóa đơn để hạn chế sai sót.

Phương án 2: Lập hóa đơn THAY THẾ

Quy trình xử lý:

Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn sai sót.

Trường hợp có thỏa thuận giữa 2 bên thì ghi rõ sai sót vào văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế.

Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Người bán ký số trên hóa đơn thay thế rồi gửi cho người mua (HĐĐT không có mã) hoặc gửi CQT cấp mã rồi sau đó gửi cho người mua (HĐĐT có mã).

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã đã lập sai do cơ quan thuế phát hiện

Quy trình xử lý:

Bước 1: Người bán nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế.

Cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP để người bán kiểm tra nội dung sai.

Bước 2: Người bán lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi cơ quan thuế.

Trường hợp 4: Người bán chủ động thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế

Quy trình xử lý:

Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Sau khi tiếp nhận, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động phản hồi cho người bán theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trường hợp 5: Các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập (Các tình huống phát sinh):

[1] Hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán, phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Nếu khoản điều chỉnh phát sinh giảm => ghi âm (-).

- Nếu khoản điều chỉnh phát sinh tăng => ghi dương (+) phù hợp với thực tế.

[2] Điều chỉnh chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ.

- Số tiền chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau.

- Số tiền chiết khấu phải đảm bảo không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau.

- Có thể lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.

- Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

=> Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua - bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

[3] Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ.

- Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả đổi hàng làm thay đổi giá trị) => người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

- Nếu hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và đã đăng ký tên người mua => khi trả lại phải tuân thủ pháp luật liên quan. Nếu người mua dùng HĐĐT => người mua lập hóa đơn trả lại cho người bán.

- Trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm, hoặc các khoản chi để giảm thu khác theo quy định pháp luật kinh doanh bảo hiểm:

+ Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản/thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ:

++ Số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (chưa bao gồm VAT).

++Số tiền VAT theo hóa đơn thu phí bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn).

++ Lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm.

+ Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền.

Gặp sai sót hóa đơn thì xử lý ra sao theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP? (Hình từ Internet)

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in phải bảo quản, lưu trữ như thế nào?

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ cụ thể như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Theo đó, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

- Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để bán cho các đối tượng nào?

Theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP một số cụm từ bị thay thế bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định việc áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để bán cho các đối tượng sau đây:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (nếu đủ điều kiện) theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.